Handleiding. Contractmanagement Overeenkomst Papierverwerking t.b.v. de Staat der Nederlanden

Handleiding

Contractmanagement Overeenkomst Papierverwerking t.b.v. de Staat der Nederlanden Ingangsdatum: 1 september 2014

Dep. VERTROUWELIJK | Handleiding overeenkomst Papierverwerking t.b.v. de Staat der Nederlanden | 15 januari 2015

Colofon Afzendgegevens

Ministerie van Justitie Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum VenJ - Europees Aanbesteden (EA) - Contractmanagement Justitie (CMJ) Turfmarkt 146 2511 DP Den Haag Postbus 20301 2500 EH Den Haag www.rijksoverheid.nl/venj

Auteurs

Wilco Bavelaar Rianda van Wijk Senior adviseurs Europees aanbesteden

Documentversie

1.0

Pagina 2 van 44


Inhoud

1

De overeenkomst in één oogopslag—5

2

Inleiding—6

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Deelnemers aan de overeenkomsten—8 Deelnemers (zoals opgenomen in deelnemerslijst)—8 Optie tot deelname (zoals opgenomen in deelnemerslijst)—11 Niet-Deelnemer (zoals opgenomen in deelnemerslijst)—11 Uitzonderingen en wijzigingen gedurende de looptijd van de overeenkomst—11

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Contactgegevens actoren—13 Contracteigenaar—13 Categoriemanager—13 Contract- en leveranciermanager CMJ—13 Ondertekenaar—13 Dienstverlener—14

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11

Overeenkomst—16 Looptijd—16 Contractnummer Leonardo—16 Zaaknummer Digijust—16 Algemene Rijksvoorwaarden 2014 (ARVODI-2014)—16 Afwijkingen van en aanvullingen op de ARVODI-2014—16 Scope—17 Buiten scope—18 Implementatieperiode—18 Implementatieplan—18 Bestelprocedure—18 Uitvoering bestelling—19 Facturatie & betaling—21

6

Tarieven—23

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13

Werkwijze contractmanagement—25 Contractmanagement en beheer overeenkomst—25 Taakopvatting centraal contactmanagement—25 Strategisch en tactisch beheer—26 Operationeel beheer—26 Vaste contactpersonen—26 Periodiek overleg—26 Managementinformatie—27 Jaaroverzicht—28 Accountantsverklaring—29 Calamiteiten—29 Calamiteitenplan—29 Klachtenprocedure—29 Schadeafhandelingsprocedure—29

8 8.1

Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s)—31 Tevredenheid over de dienstverlening—31 Pagina 3 van 44


8.2 8.3 8.4

Gegevensbeheer—32 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen—32 Evaluatiegesprekken—32

9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

Belangrijke contractuele voorwaarden en afspraken—33 Boete—33 Sociale voorwaarden—34 Social return—34 Geheimhouding—34 Garantie—35 Extra rapportages en overleggen—35

10

Nadere informatie over de overeenkomst—36

11

Bijlagen—37

12

Bijlage A Tarieven Reisswolf Nederland B.V.—38

13 Bijlage B Beschrijvend document (inclusief aanpassingen in de Nota’s van Inlichtingen)—39 14 Bijlage C Programma van Eisen (inclusief aanpassingen in de Nota’s van Inlichtingen)—40 15

Bijlage D Nota’s van Inlichtingen—41

16

Bijlage E Overeenkomst—42

17

Bijlage F Verschillen voorgaande/nieuwe overeenkomst (analyse Reisswolf)—43

18

Bijlage G Handboek Rijksoverheid (opgesteld door Reisswolf)—44

Pagina 4 van 44


1

De overeenkomst in één oogopslag

Pagina 5 van 44


2

Inleiding

Dit document heeft als doel om de gesloten overeenkomst naar aanleiding van de Europese aanbesteding ‘Rijksbrede afvoer en/of verwerking van informatiedragers bestaande uit vertrouwelijk papier, karton en overige informatiedragers en het verkopen van (rest) grondstoffen (vertrouwelijk papier en karton)’ inzichtelijk en operationeel te maken voor de Deelnemers aan de overeenkomst. Zie Bijlage C Programma van Eisen (hierin zijn de aanpassingen in de Nota’s van Inlichtingen verwerkt) voor een volledige beschrijving van de overeengekomen dienstverlening. Deze handleiding bevat enkel een samenvatting van de overeengekomen dienstverlening. Het is noodzakelijk om Bijlage C Programma van Eisen goed door te lezen! De Europese aanbesteding is vanuit het Categoriemanagement Papier, Drukwerk en Afvoer Vertrouwelijk Papier in 2014 rijksbreed uitgevoerd door het ministerie van Veiligheid en Justitie. Alle Deelnemers aan deze Europese aanbesteding hebben vooraf dan wel na publicatie de pSG van het ministerie van Veiligheid en Justitie gemachtigd de aanbesteding mede namens hen uit te voeren. De te bereiken doelstelling is het stimuleren van het hergebruik van grondstoffen. Daartoe is beleid ontwikkeld met betrekking tot de levenscyclus van papier. De Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen doelstelling is om de recycle cyclus van het papier te verhogen van 1 naar 6 maal. Dit kan grotendeels bewerkstelligd worden door het in te zamelen papier zoveel mogelijk als vertrouwelijk papier in te zamelen en te verwerken. De dienstverlener dient gedurende de contractperiode, een oplopend percentage van het voor verkoop bestemde papier weer te (laten) recyclen tot kantoorpapier. Dit percentage zal gedurende de looptijd van de overeenkomst dienen te stijgen tot circa 70% van het totale volume ingezamelde vertrouwelijk papier van de Deelnemers. Gestreefd wordt om het percentage gelijke tred te laten houden met het beoogde afnamepercentage van (100%) gerecycled kantoorpapier door Opdrachtgever. De opdracht is niet onderverdeeld in percelen. Zie voor de redenen paragraaf 1.6 van het Beschrijvend document (Bijlage B bij deze Handleiding). De aanbesteding heeft geresulteerd in één dienstverlener die ten behoeve van de Deelnemers inzamelmiddelen beschikbaar stelt, de afvoer en verwerking van (vertrouwelijk) papier, karton en digitale informatiedragers verzorgt en het verwerkte vertrouwelijk papier en het karton verkoopt (aan fabrikanten) voor het vervaardigen van gerecycled kantoorpapier. Gecontracteerd is Reisswolf Nederland B.V.. De voorgaande overeenkomst voor papierverwerking zoals opgenomen in de aanbesteding expireerde op 1 juli 2014. Voor de periode 1 juli 2014 tot 1 september 2014 is de voorgaande raamovereenkomst verlengd in verband met het kort geding dat door één van de afgewezen inschrijvers was aangespannen tegen de gunningsbeslissing van 5 juni 2014. In de voorgaande overeenkomst was de mogelijkheid van een nawerking van drie maanden opgenomen. De werkzaamheden die in de maanden juli en augustus 2014 zijn verricht, vallen de jure onder de nawerkingsbepalingen van de voorgaande overeenkomst. De nieuwe overeenkomst is ingegaan op 1 september 2014 en is in de week daaraan voorafgaand ondertekend door de pSG van VenJ en op 1 september 2014 door Reisswolf Nederland B.V.. Vanaf 1 september 2014 vindt de dienstverlening plaats conform de nieuwe overeenkomst. Pagina 6 van 44


Tevens heeft vanaf 1 september 2014 tot december 2014 de implementatie van de nieuwe overeenkomst plaatsgevonden. Hiervoor is door de dienstverlener een implementatieplan opgesteld. Voor elke locatie is een inventarisatieformulier ingevuld waarin het inzamelplan is vastgelegd. Het inventarisatieformulier is onderdeel van het dienstverleningsplan dat in de vorm van een handboek per deelnemer beschikbaar is gesteld. De implementatieperiode had tot doel de nieuwe overeenkomst te implementeren in de organisatie van de Deelnemers. De contactpersonen van de Deelnemers konden in deze periode de benodigde gegevens uit de voor de Deelnemer betreffende overeenkomst implementeren en bekend maken. De implementatie van de nieuwe overeenkomst is ondersteund door de afdeling Contractmanagement Justitie van het Inkoopuitvoeringscentrum van Veiligheid en Justitie (hierna: CMJ) in samenwerking met de contactpersonen van de Deelnemers. Verder zijn er enkele Deelnemers die nog lopende overeenkomsten hebben. Dit betreft het ministerie van Defensie waarvan de overeenkomsten expireren op 31 oktober 2015 (vertrouwelijk papier) en 28 februari 2016 (bedrijfsafval inclusief papier), het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) waarvan de overeenkomst expireert op 14 oktober 2015 en de Raad voor de Kinderbescherming (optie tot deelname) waarvan de overeenkomst expireert medio 2016. Deze lopende overeenkomsten worden tot aan de aangegeven expiratiedata gerespecteerd.

Pagina 7 van 44


3

Deelnemers aan de overeenkomsten

Zie onderstaand overzicht voor een specificatie van de Deelnemers. Alle in paragraaf 3.1 genoemde Deelnemers maken deel uit van de overeenkomst. Deelnemers (kerndepartementen) die onderdeel zijn van een concerndienstverlener (hierna: CDV) kunnen beschikken over locaties die net buiten het verzorgingsgebied van een CDV vallen. Daarvoor geldt dat ook die locaties onderdeel zijn van de overeenkomst. Evenzo geldt dat voor kerndepartementen alle tot de kerndepartementen behorende organisaties onderdeel zijn van de overeenkomst en niet apart als Deelnemer zijn vermeld, tenzij een bepaald organisatieonderdeel uitdrukkelijk afziet van deelname. 3.1

Deelnemers (zoals opgenomen in deelnemerslijst) Ministerie van

Deelnemer

Algemene Zaken

Kerndepartement Dienst Publiek en Communicatie (DPC) Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR)

Buitenlandse Zaken

Kerndepartement Adviesraad Internationale vraagstukken Centrum tot Bevordering van de Import (CBI) Commissie van advies inzake volkenrechtelijke vraagstukken (CAVV) Staatscommissie voor het Internationaal privaatrecht

Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Kerndepartement Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), voorheen De Werkmaatschappij Doc Direkt FMHaaglanden, inclusief het gehele verzorgingsgebied Huurcommissie Logius P-Direkt Rijksvastgoedbedrijf i.o. (onder meer RGD en RVOB) SSC-ICT Haaglanden ICTU

Defensie (vanaf november 2015)

Kerndepartement Commando Zeestrijdkrachten Pagina 8 van 44


Commando Landstrijdkrachten Commando Luchtstrijdkrachten Koninklijke Marechaussee Commando Dienstencentra Defensie Materieel Organisatie Economische Zaken

Kerndepartement Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, voorheen AgentschapNL en Dienst Regelingen Agentschap Telecom Autoriteit Consument en Markt Centraal Planbureau (CPB) Dienst ICT Uitvoeringsorganisatie (DICTU) Dienst Landelijk Gebied Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) Staatstoezicht op de mijnen

Financiën

Kerndepartement (alles wat buiten de PPS-contracten valt) Belastingdienst Domeinen Roerende Zaken Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering Rijksauditdienst (RAD)

Infrastructuur en Milieu

Kerndepartement Deltacommissaris Inspectie Leefomgeving en Transport Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) Nederlandse Emissieautoriteit Planbureau voor Leefomgeving Rijksproject Academie Rijkswaterstaat Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid

Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Kerndepartement Adviesraad voor het Wetenschaps- en Technologiebeleid College voor Examens Dienst Uitvoering Onderwijs Erfgoedinspectie Inspectie van het Onderwijs

Pagina 9 van 44


Nationaal Archief Raad voor Cultuur Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Kerndepartement Agentschap SZW

Veiligheid en Justitie

Kerndepartement Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) (vanaf 14 oktober 2015) College bescherming persoonsgegevens (CBP) College voor de Rechten van de Mens Dienst Justis Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Hoge Raad der Nederlanden Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) JustID Nederlands Forensisch Instituut (NFI) Nederlands Register Gerechtelijk Deskundigen Openbaar Ministerie Rechtspraak Schadefonds Geweldsmisdrijven

Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Kerndepartement Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg (CIBG) College ter Bescherming van Geneesmiddelen Gezondheidsraad Inspectie Jeugdzorg Inspectie voor de Gezondheidszorg Nederlandse Zorgautoriteit Raad voor Maatschappelijke Ontwikkeling Raad voor de Volksgezondheid en Zorg (RVZ) Raad voor Gezondheidsonderzoek Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) (wordt naar verwachting geprivatiseerd, beoogd in 2015) Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP)

Hoge Colleges van Staat

Algemene Rekenkamer Pagina 10 van 44


Tweede Kamer Nationale ombudsman en Kinderombudsman Raad van State Overig

Kanselarij der Nederlandse Orden Reclassering Nederland Staatsbosbeheer Centraal Administratie Kantoor (CAK) Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS)

3.2

3.3

3.4

Optie tot deelname (zoals opgenomen in deelnemerslijst) Ministerie van

Deelnemer

Veiligheid en Justitie

Raad voor de Kinderbescherming (vanaf medio 2016)

Overig

Kansspelautoriteit

Niet-Deelnemer (zoals opgenomen in deelnemerslijst) Ministerie van

Deelnemer

Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Rijksdienst voor Caribisch Nederland (RCN) Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD)

Hoge Colleges van Staat

Eerste Kamer

Uitzonderingen en wijzigingen gedurende de looptijd van de overeenkomst De Staat is organisatorisch aan veranderingen onderhevig. Verzelfstandiging van, opname in andere en/of rechtsopvolging van rijksonderdelen wijzigt de deelname aan de overeenkomst niet, tenzij de betreffende organisatie uitdrukkelijk afziet van deelname. In het laatste geval wordt de contracten leveranciermanager van CMJ hierover schriftelijk geïnformeerd door de Deelnemer. De organisatorische veranderingen kunnen eveneens inhouden dat organisaties tijdens de looptijd van de overeenkomst onderdeel gaan uitmaken van het Rijk en daarmee automatisch Deelnemer aan de overeenkomst worden, tenzij de betreffende organisatie uitdrukkelijk afziet van deelname of lopende overeenkomsten eerst moeten worden uitgediend. In dat laatste geval stroomt de organisatie na expiratie van de lopende overeenkomst in als Deelnemer. Bepaalde (delen van) rijksonderdelen zijn gehuisvest of worden tijdens de looptijd van de overeenkomst gehuisvest in locaties die deel uitmaken van pps-constructies (publiek private samenwerking), waar de onderhavige dienst deel van uitmaakt. Voor die locatie(s) (die (delen) van rijksonderdelen) geldt dat deze gedurende die huisvesting niet deelnemen aan de overeenkomst. Bij de start van de overeenkomst betreft dit in totaal ongeveer 16 locaties.

Pagina 11 van 44


Het aantal locaties van Deelnemers kan uitbreiden en/of afnemen en adressen kunnen wijzigen. De Deelnemer informeert leverancier en de contracten leveranciermanager van CMJ hierover schriftelijk.

Pagina 12 van 44


4

Contactgegevens actoren

4.1

Contracteigenaar Ministerie van Veiligheid en Justitie T.a.v. Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum N-22 Turfmarkt 147 (Postbus 20301) 2511 DP (2500 EH) Den Haag

4.2

Categoriemanager De categoriemanager voor deze overeenkomst is: Ministerie van Veiligheid en Justitie De heer A.E. (Edward) Frencken MBA Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum N-22 Turfmarkt 147 (Postbus 20301) 2511 DP (2500 EH) Den Haag Telefoon: 06 – 48 10 01 73 Email: [email protected]

4.3

Contract- en leveranciermanager CMJ De contracten leveranciermanager van CMJ voor deze overeenkomst is: Ministerie van Veiligheid en Justitie De heer P. (Peter) van Boven Afd. Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum / Contractmanagement Justitie Turfmarkt 147 (Postbus 20301) 2511 DP (2500 EH) Den Haag Telefoon: 06 – 46 87 10 84 Email: [email protected]

4.4

Ondertekenaar De plaatsvervangend Secretaris-Generaal van het ministerie van Veiligheid en Justitie is gemandateerd om namens de Deelnemers de overeenkomst te tekenen. In afwijking van artikel 10.2 van de ARVODI-2014 geldt dat namens de Staat alleen de Categoriemanager Papier, Drukwerk en Afvoer Vertrouwelijk Papier en de plaatsvervangend Secretaris-Generaal van het ministerie van VenJ de overeenkomst volledig kunnen vertegenwoordigen en binden en kunnen wijzigen, voor zover deze wijzigingen de aan deze overeenkomst ten grondslag liggende Europese aanbesteding niet wezenlijk wijzigt. Kennisgevingen van partijen op grond van de overeenkomst worden schriftelijk gedaan. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben slechts rechtskracht indien deze schriftelijk zijn gedaan of bevestigd door een daartoe bevoegde persoon.

Pagina 13 van 44


4.5

Dienstverlener

Contactgegevens Statutaire naam Opdrachtnemer

Reisswolf Nederland B.V.

Hoedanigheid van de Inschrijving

Zelfstandig

Handelsnaam

Reisswolf Nederland B.V.

Postadres

Postbus 23

Postcode

9679 ZG

Plaats

Scheemda

Land

Nederland

Bezoekadres

Haven Zuidzijde 21

Postcode

9679 TD

Plaats

Scheemda

Land

Nederland

Telefoonnummer

0597 – 59 15 26

Faxnummer

0597 – 59 35 79

Adres Website

www.reisswolf.nl

Contactpersoon aanbesteding

De heer F. (Freerk) Potze

Telefoonnummer

06 – 53 36 17 56

Email adres

[email protected]

Bestellen

Dit kan per post, fax, email of telefonisch.

Besteladres

Reisswolf Nederland B.V., Haven Zuidzijde 21

Telefoonnummer

0597 – 59 15 26

Faxnummer

0597 – 59 35 79

Email adres

[email protected]

Webshop

N.v.t. Het wordt op dit moment niet noodzakelijk geacht om hierin te voorzien.

Contactpersoon op strategisch niveau

De heer R. (Rob) Kuijer

Functie

Commercieel Directeur

Telefoonnummer

06 – 51 78 63 67

Email adres

[email protected]

Vervangend contactpersoon op strategisch niveau

De heer M. (Mark) Overmars

Functie

Landelijk Account Manager

Telefoonnummer

06 – 13 78 46 61

Email adres

[email protected]

Rol

Is landelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de overeenkomst voor het strategisch overleg. Pagina 14 van 44


Contactpersoon op tactisch en operationeel niveau

De heer M. (Mark) Overmars

Functie

Landelijk Account Manager

Telefoonnummer

06 – 13 78 46 61

Faxnummer

0597 – 59 35 79

Email adres

m. [email protected]

Back-up

De heer R. (Rob) Kuijer

Telefoonnummer

06 – 51 78 63 67

Faxnummer

0597 – 59 35 79

Email adres

[email protected] -

Rol -

Primair aanspreekpunt voor Deelnemer/CDV. Voert operationele gesprekken en is in staat om desgewenst operationeel bij te sturen. Aanspreekpunt voor factuurbehandeling. Aanspreekpunt voor contractuele zaken. Aanspreekpunt voor schadeafhandeling.

Pagina 15 van 44


5

Overeenkomst

5.1

Looptijd De datum van ingang van de overeenkomst is 1 september 2014. De overeenkomst heeft een initiële looptijd van 6 (zes) jaar, met een éénzijdig bij het ministerie van Veiligheid en Justitie (na goedkeuring door de Deelnemers) berustend optierecht om de overeenkomst met maximaal 24 maanden te verlengen in een nader te bepalen onderverdeling. Na ommekomst van deze termijn heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst met drie (3) maanden te verlengen voor retransitie onder gelijkblijvende voorwaarden. De dienstverlener zal in deze periode de diensten afbouwen en in goed onderling overleg overdragen aan de nieuw gecontracteerde partij(en) en tevens alle informatie overdragen die nodig is voor de nieuwe partij(en) om efficiënt en effectief de transitie zo kort mogelijk te houden.

5.2

Contractnummer Leonardo Het contractnummer van de overeenkomst in Leonardo is 40100008561.

5.3

Zaaknummer Digijust De aanbestedingsdocumenten zijn in Digijust opgenomen onder zaaknummer 504146.

5.4

Algemene Rijksvoorwaarden 2014 (ARVODI-2014) Op de overeenkomst zijn de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten 2014 (ARVODI-2014) van toepassing. De algemene voorwaarden van de dienstverlener zijn niet van toepassing op deze overeenkomst.

5.4.1

Afwijkingen van en aanvullingen op de ARVODI-2014 •

• •

•

•

In afwijking van artikel 10.2 geldt dat namens de Staat alleen de Categoriemanager Papier, Drukwerk en Afvoer Vertrouwelijk Papier en de plaatsvervangend SecretarisGeneraal van het ministerie van VenJ de overeenkomst volledig kunnen vertegenwoordigen en binden en kunnen wijzigen, voor zover deze wijzigingen de aan deze overeenkomst ten grondslag liggende Europese aanbesteding niet wezenlijk wijzigt. Er is een klantenraad ingesteld als bedoeld in artikel 11. In aanvulling op artikel 13 geldt met betrekking tot publicatie het volgende: Uitsluitend de Staat is bevoegd om (delen van) een rapportage openbaar te maken. Indien de Staat daartoe besluit, vermeldt hij daarbij de dienstverlener als uitvoerend bureau. Indien de Staat gelijktijdig met de publicatie van het eindrapport een toelichting of commentaar daarop openbaar wil maken, pleegt hij daarover voorafgaand overleg met de dienstverlener. In afwijking van artikel 21.3 wordt onder opdrachten verstaan: Bestellingen. Voor het berekenen van de totale waarde per bestelling worden de kosten en opbrengsten bij elkaar opgeteld en niet met elkaar verrekend. Daarbij geldt voor zowel de kosten als de opbrengsten dat eventuele negatieve bedragen als positieve bedragen worden beschouwd (voorbeeld: kosten € 100 + opbrengsten € 100 = € 200 totale waarde en niet € 0). In aanvulling op artikel 24 geldt ten aanzien van - ten behoeve van bestellingen tot het verrichten van diensten - derden betrokken informatie, dat de intellectuele eigendomsrechten bij deze derden verblijven. De dienstverlener regelt voor de Staat een passend gebruiksrecht. Pagina 16 van 44


•

•

5.5

In aanvulling op lid a en lid b van artikel 26 lid 1 geldt: de verzekering tegen beroepsaansprakelijkheid en bedrijfsaansprakelijkheid heeft een dekking voor ten minste EURO 1.250.000 per aanspraak, met een minimale jaarlijkse uitkering van 200% van dit bedrag. De dienstverlener toont op eerste verzoek van de Staat bewijs van verzekering. In aanvulling op artikel 31 geldt dat het in de overeenkomst opgenomen artikel 8 geheimhouding eveneens tot de voortdurende bepalingen behoort.

Scope De scope van de Europese aanbesteding ‘Rijksbrede afvoer en/of verwerking van informatiedragers bestaande uit vertrouwelijk papier, karton en overige informatiedragers en het verkopen van (rest) grondstoffen (vertrouwelijk papier en karton) ten behoeve van de Staat der Nederlanden’ is als volgt: “Het ten behoeve van de Deelnemers ophalen en (laten) verwerken (versnipperen conform de gestelde DIN norm) van informatiedragers, die verzameld zijn in inzamelingsmiddelen die door de dienstverlener beschikbaar zijn gesteld en de verkoop van de vernietigde informatiedragers.” In het dienstverleningsproces wordt onderscheid gemaakt tussen: Huur van containers; Vervoeren van informatiedragers (zoals papier) van de inzamelplaats naar de verwerkingslocatie; Verwerken van de informatiedragers volgens de vastgestelde normen tot verhandelbare grondstoffen; Verhandelen van de grondstoffen. De informatiedragers worden onderverdeeld in de volgende categorieën: - Stroom 1: Vertrouwelijk papier; - Stroom 2: (Rest) Papier en Karton; - Stroom 3: Digitale informatiedragers. •

Stroom 1: Vertrouwelijk papier Binnen de stroom vertrouwelijk papier maakt Opdrachtgever onderscheid tussen Gerubriceerd Vertrouwelijk Papier en (Overig) Vertrouwelijk Papier. Gerubriceerd Vertrouwelijk Papier moet conform VIRBI 2013 vernietigd worden volgens DIN-norm 66399 in de klasse P4, P5, P6, en/of P7. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de naleving van dit voorschrift en stelt om die reden aan haar medewerkers rolcontainers beschikbaar, voorzien van shredders die conform deze normen het gerubriceerde papier vernietigen. Onder (Overig) Vertrouwelijk Papier verstaat Opdrachtgever al het overige papier, dat niet gerubriceerd is, maar waarvan Opdrachtgever het ongewenst vindt dat het openbaar beschikbaar komt. (Overig) Vertrouwelijk Papier moet vernietigd worden volgens DIN-norm 66399 in klasse P3.

•

Stroom 2: (Rest) Papier en Karton Deze stroom betreft de verwerking van karton en een (bescheiden) restant deel (rest) papier dat om diverse redenen niet via stroom 1 kan worden aangeleverd, bijvoorbeeld archiefopruimingen waarbij niet alleen het papier maar bijvoorbeeld ook ordners afgevoerd dienen te worden. De verhouding tussen karton en papier is circa Pagina 17 van 44


80% : 20%, waarbij het deel papier maximaal 20% zal zijn. Deze stroom behoeft niet vertrouwelijk ingezameld, verwerkt en gerecycled te worden. Opdrachtgever neemt maatregelen en verwacht initiatieven van de dienstverlener om het aandeel papier in deze stroom zo gering als mogelijk te laten zijn. •

Stroom 3: Digitale informatiedragers Deze stroom dient als vertrouwelijk materiaal ingezameld en vernietigd te worden. Het gaat daarbij om cd’s, dvd’s, usb-sticks, cassettes, diskettes, videobanden etcetera (dit betreft geen limitatieve opsomming). Incidenteel zullen “losse” harde schijven voor vernietiging worden aangeboden evenals SSD. In alle gevallen gaat het om een zeer bescheiden hoeveelheid. Verkoop van de vernietigde informatiedragers is niet van toepassing op digitale informatiedragers.

In DIN 66399 wordt onderscheid gemaakt in drie beschermingscategorieën en 7 veiligheidsniveaus voor 6 onderscheiden categorieën datadragers. Voor vertrouwelijk papier geldt klasse P3; voor alle overige categorieën datadragers gelden de hoogste veiligheidsniveaus: O7; T7; E7; F7 en H7. 5.6

Buiten scope De volgende onderdelen vallen buiten de scope: • Ophalen en (laten) verwerken van cartridges; • Overig afval; • Complete apparaten zoals desktop’s en laptop’s. Deze dienen ter vernietiging te worden aangeboden aan de Dienst Roerende Zaken.

5.7

Implementatieperiode Direct na voorlopige gunning van de overeenkomst is een implementatiemanager aangesteld door de dienstverlener. Vanaf 1 september 2014 is het implementatieplan uitgevoerd en heeft implementatie plaatsgevonden van de nieuwe overeenkomst. Bestellingen vinden vanaf 1 september 2014 plaats onder de nieuwe overeenkomst.

5.8

Implementatieplan • De implementatiemanager heeft een implementatieplan opgesteld dat is goedgekeurd door Opdrachtgever. • In het implementatieplan is aandacht besteed aan de verschillen tussen de voorgaande en de nieuwe overeenkomst, het opstarten van de dienstverlening bij de locaties van de CDV’s en Deelnemers, aan de vastgestelde formats voor de managementinformatie en is beschreven welke inspanningen worden verwacht van Opdrachtgever, CDV en Deelnemers. Verder bevat het implementatieplan o.a. een inventarisatieformulier (inzamelplan) en een handboek (dienstverleningsplan).

5.9

Bestelprocedure • Bestellingen vinden plaats vanaf 1 september 2014. • Gedurende de looptijd van de overeenkomst zijn de deelnemers verplicht om bij behoefte aan de onderhavige diensten bestellingen bij de dienstverlener te plaatsen. • Bestellen vindt overwegend plaats door de individuele Deelnemers zelf of door de CDV’s. • Op basis van het inzamelplan adviseert de dienstverlener de Deelnemer over het aantal en de soort in te zetten containers, de ledigingsfrequentie van de containers op basis van de periodiek aangeboden hoeveelheden en de lokale omstandigheden. Indien de Deelnemer met dit advies instemt, legt de Deelnemer dit vast in een bestelling. Deze bestelling betreft vervolgens de standaard dienstverlening. • Afwijkingen van de standaard dienstverlening kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de inzameldag(en), extra containers, opruiming/schoning, mutaties in het Pagina 18 van 44


•

•

•

• •

5.10

gewenste aantal containers en/of overige inzamelmiddelen enzovoort. Afspraken hierover worden in de bestelling vastgelegd. De dienstverlener accepteert alleen extra bestellingen die: - Op schrift zijn gezet of via email zijn verstuurd; - Passen binnen de afspraken uit de overeenkomst; - Afkomstig zijn van een bevoegde medewerker van de Deelnemer/CDV. De dienstverlener accepteert geen bestellingen die niet in de overeenkomst zijn afgesproken. Dergelijke bestellingen kunnen alleen door de medewerker van de CDV en/of de Deelnemer worden geplaatst na goedkeuring door de contracten leveranciermanager van Opdrachtgever en dan alleen wanneer zij niet in strijd zijn met de voor deze overeenkomst gehouden aanbesteding en de Aanbestedingswet 2012. De bestelling vindt schriftelijk plaats. Onder schriftelijk wordt ook een elektronische wijze van bestellen verstaan. Over elektronisch bestellen zullen partijen nader afspraken maken. Vooralsnog zijn deze afspraken per deelnemer verschillend. Vanuit Categoriemanagement wordt gestreefd om DigiInkoop samen met Logius op centraal in te regelen, zodat elke Deelnemer hierop kan aansluiten. In spoedeisende gevallen kan de bestelling mondeling worden geplaatst. De mondelinge bestelling zal schriftelijk worden bevestigd door de Deelnemer of CDV. In de bestelling wordt vastgelegd: o Naam en adres van de Deelnemer / CDV; o Welke specifieke diensten de bestelling betreft (afvoer vertrouwelijk papier, karton, overige informatiedragers); o Aantal, soort en volume van de te leveren containers, hulpmiddelen etc.; o Wat de ledigingsfrequentie is; o Wat het afhaaladres is (deze locatie bevindt zich niet op de openbare weg en staat onder toezicht van de Deelnemer); o Voor welke periode de bestelling wordt verstrekt; o Het adres waar de managementinformatie/facturering aan wordt gezonden; o Naam, woonplaats en rekeningnummer, waarop creditering dient plaats te vinden. Op verzoek van de Deelnemer of CDV kunnen maatwerkafspraken in de bestelling worden vastgelegd. Opdrachtgever, Deelnemers en CDV’s nemen deel aan het rijksbrede inkoopproject DigiInkoop dat als doel heeft het papieren bestel- en factureringsproces te vervangen door een elektronisch proces. DigiInkoop is op dit moment nog niet bij alle Deelnemers in gebruik. Naar verwachting gebeurt dit tijdens de looptijd van de overeenkomst. Van de dienstverlener wordt verwacht dat, zodra de aansluiting van Opdrachtgever en/of Deelnemer en/of CDV is gerealiseerd, de communicatie in het bestel- en facturatieproces vanaf een nader af te stemmen moment via deze aansluiting zal gaan verlopen. Daartoe zal de dienstverlener op eerste verzoek van Opdrachtgever om niet aansluiten op DigiInkoop onder de daarvoor geldende aansluitvoorwaarden van Logius.

Uitvoering bestelling • De dienstverlener is verplicht om binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst van een reguliere bestelling en twee (2) werkdagen voor een spoedbestelling uitvoering te geven aan de betreffende bestelling. • De dienstverlener vervangt binnen 1 werkdag defecte / beschadigde containers waarvan de vertrouwelijkheid van de inhoud niet langer gegarandeerd is/kan worden. • De dienstverlener voert mutaties van het aantal gewenste containers en/of overige inzamelmiddelen binnen twee weken na melding door. Het kan in dit geval zowel levering, verplaatsing of verwijdering van containers betreffen. • De dienstverlener stelt de volgende containers beschikbaar: o Vertrouwelijk papier: Pagina 19 van 44


• • •

•

•

•

Afsluitbare aluminium containers van circa 150 liter en circa 240 liter (2 wiels) en circa 500 liter (4 wiels) voorzien van een beveiligd deksel dat uitsluitend door de dienstverlener is te openen en/of Aluminium containers van 240 liter (2 wiels) voorzien van een shredder op het deksel. o (Rest) Papier en karton: Aluminium containers van circa 70 liter, 240 liter (2 wiels) en 500 liter (4 wiels) en plastic containers van 660 liter (4 wiels) voorzien van een (beveiligd) deksel. Voor zover containers voorzien zijn van een beveiligd deksel is dit deksel uitsluitend te openen door de dienstverlener of een daartoe door de Deelnemer aangewezen medewerker van de Deelnemer (die daarvoor op eerste verzoek een sleutel ontvangt van de dienstverlener) en/of Perscontainers van 24 m3 al dan niet voorzien van een beladingssysteem/hefkantelinstallatie. Voor karton hoeft geen afgesloten container te worden gebruikt. (Rest) papier en karton mag met kunststof containers worden ingezameld. o Digitale informatiedragers: Aluminium containers van circa 70 liter, 240 liter (2 wiels) en 500 liter (4 wiels) en plastic containers van 660 liter (4 wiels) voorzien van een (beveiligd) deksel. Voor zover containers voorzien zijn van een beveiligd deksel is dit deksel uitsluitend te openen door de dienstverlener of een daartoe door de Deelnemer aangewezen medewerker van de Deelnemer (die daarvoor op eerste verzoek een sleutel ontvangt van de dienstverlener) In overleg tussen de Deelnemer en de dienstverlener kan gekozen worden voor een ander formaat aluminium container of perscontainer. De dienstverlener ledigt de containers op werkdagen tussen 07.00 uur en 17.00 uur, tenzij in de bestelling anders is overeengekomen met de Deelnemer. De Deelnemers en daarmee de aflever/ophaaladressen zijn geografisch verspreid door heel Nederland. De dienstverlener haalt het vertrouwelijk papier af vanaf de deur van de afhaallocatie van de Deelnemer (uitzonderingen daargelaten als bijvoorbeeld bij justitiële inrichtingen waar sprake is van meerdere deuren. De ophaallocatie kan achter een afgesloten deur/poort liggen), mits deze bereikbaar is voor het voertuig van de dienstverlener en tenzij de Deelnemer en de dienstverlener daar andere afspraken over maken. De verantwoordelijkheid voor het vertrouwelijk papier gaat op dat moment over van de Deelnemer naar de dienstverlener. De dienstverlener weegt iedere partij die in ontvangst wordt genomen ter plekke, op de locatie van de Deelnemer, met behulp van een op het transportmiddel aanwezige geijkte weeginstallatie. De dienstverlener overlegt iedere keer nadat een partij in ontvangst is genomen aan de aangewezen medewerker van Deelnemer in tweevoud een ontvangstbon/weegbon. Acceptatie van de diensten vindt plaats door het tekenen van de ontvangstbon/ weegbon door de medewerker van de Deelnemer. De chauffeur/bijrijder biedt de ontvangstbon/weegbon aan. De medewerker van de Deelnemer die toegang geeft tot de locatie waar de containers staan, is bevoegd te tekenen. De wachttijd voor de chauffeur/bijrijder dient in redelijkheid en afhankelijk van de lokale omstandigheden zo kort mogelijk te zijn. De dienstverlener draagt zorg voor de eigen administratie van de ontvangstbonnen/weegbonnen. Op de ontvangstbon/weegbon dient tenminste te staan: o Een volgnummer; o Een Deelnemer nummer, gegenereerd door de dienstverlener; o Het adres van de afhaallocatie; Pagina 20 van 44


De datum van afhalen; Het aantal afgehaalde containers, per type container; Totaal afgehaalde netto gewicht; De grondstofsoort; Het kenteken van het voertuig van dienstverlener; De naam van de medewerker van de dienstverlener die de partij heeft opgehaald; o De naam van de medewerker die de partij heeft afgegeven; o De handtekening van de medewerker die de partij heeft afgegeven. De Deelnemer heeft het recht aanvullende informatie op het ontvangstbewijs te wensen. De dienstverlener levert de ontvangstbonnen/weegbonnen digitaal als bijlage bij de factuur. o o o o o o

5.11

Facturatie & betaling • Omwille van een efficiënte verwerking factureert de dienstverlener slechts vanuit 1 vast adres aan de Deelnemers en/of de CDV’s. • Alle facturen aan de Deelnemers en/of de CDV’s dienen te refereren aan het debiteurennummer dat de Deelnemer/CDV voor de dienstverlener hanteert. • Alle kosten van facturatie en inrichting van facturatie komen voor rekening van de dienstverlener. • In het laatste jaar van de overeenkomst worden geen structurele wijzigingen in de facturatie meer doorgevoerd, anders dan na overleg met en instemming van de dienstverlener. • De dienstverlener verstuurt aan de financiële administratie van de CDV en/of de Deelnemer één of meerdere debetfacturen en een creditfactuur per maand, in de maand volgend op de factuurmaand. • De (verzamel) debetfactuur heeft betrekking op de kosten voor de diensten, zoals de huur van de containers en/of de variabele kosten voor de dienstverlening (o.a. kosten per stop, kosten ledigingkosten verwerking etc.). • Dienstverlener crediteert maandelijks de opbrengsten van vertrouwelijk papier en karton aan de Deelnemer of de CDV. • De (verzamel)factuur bevat ten minste de volgende elementen: o Contractnummer en verplichtingennummer van de bestelling; o Naam, afhaaladres en vestigingsplaats (locatie) van de Deelnemers(s)/CDV; o Data waarop vertrouwelijk papier is opgehaald; o Aantal geleegde containers (per type) per afgehaalde partij; o Netto gewicht van de afgehaalde partij; o Kosten per afgehaalde partij (kosten per stop, kosten per lediging per (type) container, kosten voor versnippering volgens overeengekomen norm); o Opbrengst van de afgehaalde partij, inclusief de vermelding van de voor die periode gehanteerde prijsindex voor papier conform de afgesproken marktprijzen oud papier; o Kostensoorten, kostenplaatsen voor zover afgesproken in de bestelling; o Als digitale bijlage toegevoegd de betreffende ontvangstbonnen/weegbonnen. Voor specificatie van de kosten dienen de tarieven en omschrijvingen te worden gehanteerd conform Bijlage A Tarieven. • De facturen moeten elektronisch en/of schriftelijk (hard kopie) worden aangeboden. • De factuur/facturen/creditfacturen worden via het centrale aanleverpunt voor facturen Digipoort aan de betreffende Deelnemer gezonden. Indien de betreffende Deelnemer (nog) niet is aangesloten op DigiInkoop (Digipoort) vindt facturatie plaats in pdf aan het emailadres per factuuradres. Op verzoek van Deelnemer/CDV kan de factuur ook schriftelijk (hard kopie) worden aangeboden. • Dienstverlener werkt mee bij de realisatie van de koppeling met Leonardo voor die Deelnemers die deze applicatie gebruiken ten aanzien van processen zoals facturatie

Pagina 21 van 44


•

voor zover deze betrekking hebben op bestellingen die voortvloeien uit de overeenkomst. Betaling binnen 30 dagen na ontvangst en acceptatie van de overeenkomstig een bestelling verrichte diensten.

Pagina 22 van 44


6

Tarieven

• • •

•

•

•

•

De tarieven staan vermeld in Bijlage A. Alle tarieven zijn in Euro’s, zijn exclusief BTW en inclusief alle eventueel bijkomende kosten zoals de diensten als vermeld in Bijlage C Programma van Eisen. De dienstverlener mag bij kostenverhogende wettelijke maatregelen van overheidswege te allen tijde een voorstel tot prijsaanpassing indienen voor de tarieven die zijn vermeld in Bijlage A Tarieven. De tariefaanpassingen gaan in na schriftelijke instemming van Opdrachtgever. Opdrachtgever onthoudt niet op onredelijke gronden zijn instemming. De overeengekomen tarieven (met uitzondering van de opbrengstprijs) zijn vast en onveranderlijk gedurende de duur van de overeenkomst en de onder deze overeenkomst verstrekte bestellingen. Voor maatwerkafspraken geldt dat de tarieven voor in te zetten middelen en dienstverlening zich in een logisch verband dienen te verhouden ten opzichte van de overeengekomen huurprijzen/prijzen voor de dienstverlening. De huurprijzen voor afwijkende maten aluminium containers ten opzichte van de standaardcontainers (zie paragraaf 5.10) zijn gelijk aan de huurprijs voor het dichtbij gelegen formaat 2-wiels of 4-wiels container. De opbrengstprijzen worden als volgt geïndexeerd: De geoffreerde opbrengstenprijzen in de inschrijving zijn gebaseerd op de MOP (marktberichten oud papier) prijzen voor Nederland en Belgie van maart 2014 gepubliceerd door MRB-uitgeverij. De geoffreerde opbrengstenprijzen worden per kwaliteitsklasse voor de maanden april tot het moment van de start van de dienstverlening geïndexeerd overeenkomstig de indexatieprocedure als hieronder vermeld. Hierna worden de opbrengstprijzen maandelijks geïndexeerd per kwaliteitsklasse aan de hand van de hoogste prijs per kwaliteitsklasse van de MOP (marktberichten oud papier). De indexatie vindt telkens plaats op de voorafgaande maand, waarbij maart 2014 wordt gesteld op 100%. De indexatie vindt plaats op de kwaliteitsklassen: o Voor vertrouwelijk papier 100% op de kwaliteitsklasse Ontinktingdruk (1.11) conform de EN643; o Voor karton 80% op de kwaliteitsklasse Karton (1.04/1.05) en 20% op de kwaliteitsklasse Ontinktingdruk (1.11) conform de EN643. Deze kwaliteitsklassen en percentages staan vast tot 1 januari 2015. Na voornoemde periode zal de dienstverlener voor een periode van telkens 6 maanden schriftelijke goedkeuring aan Opdrachtgever vragen voor de te hanteren kwaliteitsklassen en percentages. De dienstverlener dient zijn verzoek uiterlijk twee maanden voor einddatum van elke periode schriftelijk in. De dienstverlener hanteert de kwaliteitsklassen en percentages voor de opvolgende periode van 6 maanden, na schriftelijke goedkeuring van Opdrachtgever. Indien Opdrachtgever zijn goedkeuring onthoudt, hanteert de dienstverlener de kwaliteitsklassen en percentages van de voorgaande periode totdat Opdrachtgever zijn goedkeuring heeft gegeven. Opdrachtgever onthoudt niet op onredelijke gronden zijn instemming. Voor indexering hanteert de dienstverlener navolgende formules:

Pagina 23 van 44


Voor vertrouwelijk papier: Opbrengstprijsmaand x + (Mopprijskwaliteitsklasse maand x +1 – Mopprijskwaliteitsklasse maand x) = Opbrengstprijs maand x+1 Voor karton: 0,8 X Opbrengstprijsmaand x + (Mopprijskwaliteitsklasse maand x +1 – Mopprijskwaliteitsklasse maand x) + 0,2 X Opbrengstprijsmaand x + (Mopprijskwaliteitsklasse maand x +1 – Mopprijskwaliteitsklasse maand x) = Opbrengstprijs maand x+1 De dienstverlener crediteert het opgehaalde volume per Deelnemer of CDV in de maand volgend op de maand waarin het volume is opgehaald en verrekent het volume met de voor de ophaalmaand van toepassing zijnde opbrengstprijs. De dienstverlener overlegt één maal per jaar in de managementrapportage voor het strategisch overleg de indexaties per maand over de rapportageperiode en toont de juistheid van de indexaties aan met de gepubliceerde MOP gegevens conform bovenstaande formules. De dienstverlener specificeert naast de indexaties eveneens het opgehaalde volume per maand en de opbrengsten per maand en de totaalopbrengst en zal op eerste verzoek van Opdrachtgever de door de Deelnemer of CDV geaccordeerde weegbrieven tonen. Opdrachtgever geeft tijdens het tactisch managementoverleg zijn akkoord op de indexaties. Indien Opdrachtgever geen akkoord geeft zal Opdrachtgever de dienstverlener schriftelijk en gemotiveerd informeren, waarop de dienstverlener de indexaties zal aanpassen en/of de juistheid van de indexaties zal aantonen, zulks ter beoordeling van Opdrachtgever. Indien de dienstverlener de juistheid van de indexaties onvoldoende aantoont naar het oordeel van Opdrachtgever en/of indien afgeweken wordt van de voorgeschreven methode, dan heeft Opdrachtgever het recht op dat moment de indexatie van de maand voorafgaand aan de actuele maand vast te stellen op basis van de hierboven opgenomen procedure, die de dienstverlener bij voorbaat heeft geaccepteerd en die dan vast staan voor een periode van zes (6) maanden, tenzij Opdrachtgever op dat moment een kortere periode bepaalt. Aangezien verkoop niet van toepassing is voor vernietigde informatiedragers, geldt hiervoor geen indexeringsprocedure.

Pagina 24 van 44


7

Werkwijze contractmanagement

7.1

Contractmanagement en beheer overeenkomst Het contractmanagement en –beheer richt zich op het in ruime zin uitvoering geven aan de afgesloten overeenkomst en het zorgen voor een optimale benutting van deze overeenkomst. Opdrachtgever hecht grote waarde aan een goed beheer van de overeenkomst om langs deze lijn ook de beoogde verbeteringen te kunnen doorvoeren. Monitoring van de kwaliteit van dienstverlening c.q. leveringen is een essentieel onderdeel van dit beheer evenals de eenduidige aansturing van partijen vanuit het centraal contractmanagement voor wat betreft de overeenkomst. Beheertaken zijn het bewaken van de contractueel afgesproken rechten en plichten, het bewaken van de einddatum en eventuele verlenging, invulling geven aan leveranciersmanagement en het monitoren van de prestaties van de dienstverlener en het monitoren van de afname. Het beheer van de overeenkomst voortkomende uit deze aanbesteding is de verantwoordelijkheid van de categoriemanager en wordt uitgevoerd door de centrale contractmanagementorganisatie van het ministerie van Veiligheid en Justitie: de afdeling Contractmanagement Justitie (hierna: CMJ). Zij is verantwoordelijk voor het uitvoeren van contractmanagement van een groot aantal Justitiebrede maar ook een aantal Rijksbrede (raam)contracten. Op dit moment voert CMJ deze contractmanagementrol uit op drie (vak-)gebieden, te weten: • ICT • Facilitair • Inhuur derden

7.2

Taakopvatting centraal contactmanagement De taakopvatting van CMJ is als volgt: CMJ voert het strategisch/tactisch contractmanagement van de overeenkomst op Rijksbreed niveau. CMJ rapporteert aan verschillende gremia over de uitvoering en uitnutting van de overeenkomst en voert op reguliere basis leveranciersgesprekken met de dienstverlener. Tevens fungeert CMJ als escalatiepunt voor zowel alle Deelnemers alsmede de dienstverlener, indien afspraken niet worden nagekomen. De contracten leveranciermanager van CMJ voert de volgende taken uit: • Monitoren van en rapporteren over de uitnutting van de overeenkomst in geld, gewicht, aantallen en volumes; • Beheren van het aanbod en de scope van de te leveren diensten; • Het voeren van tactisch/strategisch leveranciersmanagement, waar nodig in overleg dan wel in escalatie; • Het bewaken van de rechten en plichten van de Deelnemers ten opzichte van de overeenkomst; • Het coördineren van de ervaringen over de prestaties van de dienstverlener en het rapporteren over de formele meting van deze prestaties; • Het adviseren over verlenging, beëindiging of aanpassing van de overeenkomst; • Het verzamelen van aanvullende wensen van Deelnemers; • Het geven van voorlichting, presentatie of uitleg aan de gebruikers van de overeenkomst; Pagina 25 van 44


• •

Het actief volgen van de marktontwikkelingen en initiatieven nemen om deze te vertalen naar de deelnemende sectoren; Prijsindexeringen.

7.3

Strategisch en tactisch beheer CMJ is verantwoordelijk voor het strategisch en tactisch contractmanagement. De contracten leveranciermanager van CMJ is het primaire in- en externe aanspreekpunt als het gaat om de toepassing, het gebruik en de uitleg van de overeenkomst. Na het afsluiten van de overeenkomst worden werkafspraken gemaakt met de gecontracteerde dienstverlener. Bij de Deelnemers zijn gebruikers aangewezen als vertegenwoordiger richting CMJ voor het geven van medewerking, vertegenwoordiging in de overlegstructuur en het aanleveren van informatie. CMJ heeft een ondersteunende functie naar de Deelnemers, waarbij de focus ligt op de gemeenschappelijke vraagstukken.

7.4

Operationeel beheer De Deelnemers zijn verantwoordelijk voor het operationeel contractmanagement en plaatsen zelf bestellingen. De Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering en het bewaken van de prestaties op de eigen bestellingen.

7.5

Vaste contactpersonen De dienstverlener stelt per werkgebied van Opdrachtgever, CDV en Deelnemers een vast contactpersoon aan die als aanspreekpunt fungeert en de operationele gesprekken voert. Tevens wijst dienstverlener voor de duur van de overeenkomst één vast contactpersoon en een vervangend contactpersoon aan die landelijk verantwoordelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst voor het strategisch overleg. Zie paragraaf 4.5 voor de contactgegevens van deze vaste contactpersonen.

7.6

Periodiek overleg Ten behoeve van de communicatie tussen de dienstverlener en Opdrachtgever bestaan de volgende overlegstructuren: •

Strategisch overleg met de categoriemanager en de contracten leveranciermanager van CMJ en optioneel de categoriemanager Grondstoffenmanagement over onder andere: o Ontwikkelingen van en bij Opdrachtgever, CDV’s, Deelnemers en de dienstverlener; o Marktontwikkelingen, innovatie, gezamenlijke product/dienstontwikkeling; o Besparingsmogelijkheden; o Optimalisatie van de samenwerking en de dienstverlening; o Knelpunten/escalaties vanuit tactisch niveau mede op basis van geregistreerde klachten; o Wijzigingen van prijzen en tarieven voor zover deze afwijken van de contractueel vastgestelde methodiek. Het strategisch overleg vindt minimaal eenmaal per jaar plaats op initiatief van Opdrachtgever, of zo veel vaker als Opdrachtgever wenst. Het strategisch overleg richt zich op de ontwikkeling van de dienstverlening aan Opdrachtgever op de lange termijn en escalaties vanuit het tactisch overleg. Van het overleg wordt een verslag gemaakt door Opdrachtgever en dit wordt na vaststelling beschikbaar gesteld aan de Deelnemers.

•

Tactisch overleg met de contracten leveranciermanager van CMJ over onder andere: o Terugblik (ontwikkeling van de samenwerkingsrelatie); o Acties en afspraken vorig overleg; Pagina 26 van 44


o o o o

Prestaties (algemeen, per resultaatgebied, per KPI); Analyses, trends en corrigerende maatregelen; Indexeringen van prijzen en tarieven volgens de contractueel vastgestelde methodiek; Knelpunten/escalaties vanuit operationeel niveau.

Het tactisch overleg wordt minimaal tweemaal per jaar gevoerd op initiatief van de contracten leveranciermanager, of zo veel vaker als Opdrachtgever wenst. Het tactisch overleg richt zich op de prestaties van de dienstverlener op de resultaatgebieden gemeten aan de hand van KPI’s, verbetervoorstellen en escalaties vanuit het operationeel overleg voor de gehele overeenkomst. Van het overleg wordt een verslag gemaakt door Opdrachtgever en dit wordt na vaststelling beschikbaar gesteld aan de dienstverlener en de Deelnemers. •

Operationeel overleg met de contracten leveranciermanager van CMJ en de aangewezen vertegenwoordiger van de CDV over onder andere: o Terugblik (ontwikkeling van de samenwerkingsrelatie werkgebied); o Acties en afspraken vorig overleg; o Communicatie; o Resultaten resultaatgebieden per CDV en per locatie van de CDV; o Financiële aspecten; o Personeel. Het operationeel overleg kan elk kwartaal per CDV worden gehouden. Het operationeel overleg richt zich op de prestaties van de dienstverlener op locaties van de Deelnemers en CDV’s. De voortgang wordt aan de hand van een voortgangsrapportage ingevuld. Van het overleg wordt een verslag gemaakt door de dienstverlener en dit wordt na vaststelling door de vertegenwoordiger van de CDV beschikbaar gesteld aan de dienstverlener en de (onderdelen van) Deelnemers binnen zijn verzorgingsgebied.

7.7

Managementinformatie De dienstverlener levert per kwartaal uiterlijk op 15 mei, 15 augustus, 15 november en 15 februari van het jaar een managementrapportage aan Opdrachtgever, CDV en/of Deelnemer. Alle kosten van managementrapportages komen voor rekening van de dienstverlener. De • • • •

managementrapportage voor Opdrachtgever bestaat uit vier delen: A: alle managementinformatie op het niveau van de totale overeenkomst; B: alle managementinformatie op het niveau van de CDV’s; C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemers; D: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer per locatie van de Deelnemer.

De managementrapportage voor de CDV bestaat uit drie delen: • B: alle managementinformatie op het niveau van de CDV; • C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemers die onder het werkingsgebied van de CDV vallen; • D: alle managementinformatie op het niveau van de locaties van de Deelnemers die onder het werkingsgebied van de CDV vallen. De managementinformatie voor de Deelnemer bestaat uit twee delen: • C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer als geheel; • D: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer per locatie van de Deelnemer. Pagina 27 van 44


De managementinformatie heeft betrekking op alle gefactureerde diensten en omvat minimaal: • • •

• •

Overzicht van het aantal containers per locatie (D), per Deelnemer (C), per CDV (B) en voor het totaal (A); Overzicht van het aantal stops per locatie (D), per Deelnemer (C), per CDV (B) en voor het totaal (A); Overzicht van het netto gewicht van de partijen vertrouwelijk papier die in de betreffende periode per locatie (D), per Deelnemer (C), per CDV (B) en voor het totaal (A) is afgehaald/ingezameld; Overzicht van de kosten van verwerking van het ingezamelde vertrouwelijk papier per locatie (D), per Deelnemer (C), per CDV (B) en voor het totaal (A); Overzicht van de aan Deelnemer/CDV betaalde papieropbrengst van de afgehaalde partijen, inclusief de vermelding van de voor die periode gehanteerde prijsindex voor papier per locatie (D), per Deelnemer (C), per CDV (B) en voor het totaal (A).

Gelijktijdig met of in de managementinformatie stuurt de dienstverlener aan iedere Deelnemer die in de factuurperiode vertrouwelijk papier heeft aangeleverd een getekend proces-verbaal waarin minimaal is opgenomen: • • • •

7.8

De partijen vertrouwelijk papier die in de afgelopen periode zijn afgehaald en vernietigd (volgnummer, datum, netto gewicht); De wijze van vernietiging; Het percentage verwerkt papier, dat na verwerking afwijkt van de vastgestelde norm; Registratieoverzicht van klachten die zich hebben voorgedaan en de wijze van afhandeling daarvan door de dienstverlener.

Jaaroverzicht De dienstverlener levert één maal per jaar (vóór 1 april) aan Opdrachtgever een jaaroverzicht aan waarin wordt gerapporteerd over: • • •

•

•

• •

Algemene informatie met betrekking tot de voortgang van de uitvoering van de overeenkomst in het afgelopen jaar; De managementinformatie, gebaseerd op de totale realisaties in het afgelopen jaar; Een overzicht van de gehanteerde indexaties per maand over het afgelopen jaar en waarin de juistheid van de indexaties wordt aangetoond met de gepubliceerde MOP gegevens; De dienstverlener zorgt voor het bepalen en managen van de carbon footprint (CO2 voetafdruk) van zijn organisatie en overlegt jaarlijks zijn CO2 resultaat van het afgelopen jaar en zijn doelstellingen voor het komende jaar; Een overzicht betreffende de vereiste certificering dat minimaal bevat: o Een overzicht van de certificaten waarover de dienstverlener beschikt; o Een overzicht van de instantie(s) die de betreffende certificaten controleert en toeziet op de juistheid van de processen waarop deze certificaten betrekking hebben; o Een overzicht van de data waarop audits betreffende deze certificaten hebben plaatsgevonden, de aangegeven verbeterpunten en de wijze waarop deze verbeterpunten in de processen zijn verwerkt. De audits op de snippergrootte die de verwerkingsmachine produceert, waarin gerapporteerd wordt over het percentage afwijking ten opzichte van de norm; De calamiteiten die zich hebben voorgedaan tijdens het transport, de opslag en de verwerking en de getroffen maatregelen om herhaling te voorkomen;

Pagina 28 van 44


•

•

Een analyse met betrekking tot de managementoverzichten en daarop gebaseerde verbetervoorstellen, evenals een prognose, vooruitzichten en optimalisatieplan voor het komende jaar van de overeenkomst; Een overzicht van de door de dienstverlener verkochte papiergrondstof aan een (of meerdere) fabrikant(en) voor het vervaardigen van gerecycled kantoorpapier, voorzien van een accountantsverklaring.

Verder levert de dienstverlener tegelijk met het jaaroverzicht aan: • Een kopie van het keuringsrapport van de op het transportmiddel aanwezige weeginstallatie die door een geaccrediteerde keuringsinstelling / gecertificeerd meetbedrijf is geijkt; • Een ingevuld en ondertekend verantwoordingsformulier social return. 7.9

Accountantsverklaring De dienstverlener verstrekt gelijktijdig met de jaarrapportage een accountantsverklaring die betrekking heeft op de rechtmatigheid van de door de dienstverlener verzonden facturen, de integriteit van de informatievoorziening en de compleetheid, juistheid en actualiteit van de managementrapportages en overige rapportages. De kosten van het accountantsonderzoek en de accountantsrapportage komen voor rekening van de dienstverlener.

7.10

Calamiteiten In geval van een calamiteit meldt de dienstverlener direct de aard en de gevolgen van de calamiteit aan de contracten leveranciermanager van Opdrachtgever. Voor zover daarbij sprake is van verlies van vertrouwelijke documenten dient de dienstverlener alle mogelijke middelen in te zetten om vervolgschade te voorkomen.

7.11

Calamiteitenplan De dienstverlener zorgt voor een calamiteitenplan, dat voorziet in instructies aan de medewerker voor het geval er zich calamiteiten voordoen tijdens transport van de afhaallocatie naar de vernietigingslocatie.

7.12

Klachtenprocedure De dienstverlener beschikt over een klachtenprocedure aan de hand waarvan klachten worden behandeld. De dienstverlener dient uiterlijk de werkdag volgend op de dag waarop een klacht kenbaar wordt gemaakt te reageren en aan te vangen met de behandeling van de klacht. Klachten worden uiterlijk binnen 2 werkdagen afgehandeld. Wanneer de dienstverlener een klacht niet binnen 2 werkdagen kan oplossen stelt hij de Deelnemer hiervan gemotiveerd in kennis. In eerste instantie vindt het overleg over de klachtafhandeling plaats tussen de betreffende Deelnemer al dan niet met interventie van de contracten leveranciermanager van CMJ.

7.13

Schadeafhandelingsprocedure De dienstverlener beschikt over een schadeafhandelingsprocedure aan de hand waarvan schades worden afgehandeld. De dienstverlener reageert uiterlijk de werkdag volgend op de dag waarop de schade kenbaar is gemaakt en vangt aan met de behandeling van de schadeklacht. De dienstverlener neemt en houdt de regie in de afhandeling van de schade en maakt voor de afhandeling van de schade gebruik van een standaard schadeformulier. Klachten met betrekking tot schades dienen uiterlijk binnen 10 werkdagen te worden afgehandeld. Wanneer de dienstverlener een klacht met betrekking tot een schade niet binnen 10 werkdagen kan oplossen, stelt hij de Deelnemer en de contracten leveranciermanager van CMJ hiervan gemotiveerd in kennis.

Pagina 29 van 44


Voorbeelden van schades: • De dienstverlener is aansprakelijk voor schade/verlies van sleutels/passen etc. die in het bezit zijn van de dienstverlener; • De dienstverlener is aansprakelijk voor alle schade die is, of zal ontstaan door het niet naleven van de (wettelijke) afvalvoorschriften. • Aantoonbare schade voortvloeiend uit ondeugdelijk materiaal, of uit handelen van medewerkers van/namens de dienstverlener wordt op de dienstverlener verhaald.

Pagina 30 van 44


8

Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s)

Om een adequate langdurige dienstverlenersrelatie (partnerschap) op te kunnen bouwen, de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen monitoren en te kunnen sturen op de overeenkomst, wordt gewerkt met Key Performance Indicators, kortweg KPI’s genoemd. De prestatie-indicatoren die hiermee worden bedoeld, betreffen de dienstverlening gebaseerd op Bijlage B (Beschrijvend document), Bijlage C (Programma van Eisen) en Bijlage E (Overeenkomst). De contracten leveranciermanager van CMJ zal op systematische wijze de tevredenheid van de Deelnemers meten. De • • • 8.1

volgende drie resultaatgebieden vormen de basis van prestatiemonitoring: Resultaatgebied 1: Tevredenheid over de dienstverlening; Resultaatgebied 2: Gegevensbeheer; Resultaatgebied 3: Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

Tevredenheid over de dienstverlening De tevredenheid over de dienstverlening wordt elk kwartaal (in de maand die volgt op het afgelopen kwartaal) beoordeeld op basis van de voortgangsrapportage (hierna: VGR). In deze VGR worden de prestaties van de dienstverlener beoordeeld aan de hand van de volgende aspecten: • Algehele indruk; • Kwaliteit van de dienstverlening; • Kwaliteit van de containers en overige inzamelunits; • Kwaliteit personeel van de dienstverlener; • Communicatie; • Innovatief vermogen. De dienstverlener dient eenmaal per halfjaar (circa juli en januari) op operationeel niveau een VGR in te vullen met de lokale contractverantwoordelijke medewerker van de Deelnemer, waarbij de medewerker altijd een onderbouwde waardering geeft. In de voortgangsrapportage zijn 7 vragen opgenomen waarop met zeer ontevreden (1), ontevreden (2), matig (3) tevreden (4) en zeer tevreden (5) gescoord kan worden: 1. Leveringen vinden plaats binnen de afgesproken levertijd? 2. Is Opdrachtgever tevreden over de containers/inzamelmiddelen (geen defecten, schoon)? 3. Is Opdrachtgever tevreden over het personeel van de dienstverlener (bedrijfskleding, houding en NL sprekend)? 4. Is Opdrachtgever tevreden over de contactpersoon van de dienstverlener (kennis, communicatie, afspraken en de frequentie hiervan)? 5. Is Opdrachtgever tevreden over de facturering (foutloos, bevat alle informatie)? 6. Is de wijze waarop de dienstverlener meedenkt over verbeteringen naar tevredenheid (innovatie, duurzaamheid)? 7. Totaalbeeld dienstverlening, hoe tevreden is Opdrachtgever met de dienstverlener? De resultaten van de meest recente VGR’s per werkgebied worden per half jaar door dienstverlener gerapporteerd op tactisch niveau (circa juli en januari). Door de score per element van de VGR van alle werkgebieden bij elkaar op te tellen ontstaat een gemiddelde score per element. Door bij x VGR op dezelfde vraag de scores bij elkaar op te tellen en te delen door x wordt het gemiddeld resultaat berekend.

Pagina 31 van 44


De norm voor de KPI is dat de score van de elementen van de landelijke VGR over de betreffende periode 3,8 of hoger is. Indien het landelijk gemiddelde lager is dan een 3,8 zal de dienstverlener een analyse doen op deze score en dient de dienstverlener een plan van aanpak op te stellen ten aanzien van verbeteracties. Hierin moet worden aangegeven wat de tijdelijke en de lange termijn oplossing is, zowel in proces als eindresultaat. 8.2

Gegevensbeheer De dienstverlener is verantwoordelijk voor de tijdigheid en volledigheid van de aan te leveren voortgangsrapportages, managementinformatie en overige rapportages en levert conform de vastgestelde tijd (zie paragraaf 7.7) na afloop van het kwartaal de vastgestelde bestanden aan. De norm voor de KPI is dat de bestanden en overzichten tijdig en volledig (100%) worden aangeleverd, zodat Opdrachtgever deze kan controleren. Indien de bestanden en overzichten niet tijdig en/of onvolledig zijn aangeleverd is de score onvoldoende.

8.3

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen De dienstverlener rapporteert tenminste 1 maal per jaar (circa januari) verbetervoorstellen (inclusief een onderbouwing van die voorstellen). Essentieel hierbij is dat verbetering aantoonbaar en substantieel voordeel voor Opdrachtgever oplevert. Verbetervoorstellen hoeven niet alleen tot kostenbesparing te leiden, maar kunnen ook gericht zijn op verhoging van de beleving of de inzet van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen in brede zin. Het resultaat van deze rapportage wordt uitgedrukt in een voldoende of onvoldoende. Het resultaat van een rapportage is voldoende als de dienstverlener naar de mening van Opdrachtgever met voldoende onderbouwde verbetervoorstellen komt.

8.4

Evaluatiegesprekken Eenmaal per jaar zullen er evaluatiegesprekken plaatsvinden tussen Opdrachtgever en de dienstverlener om de resultaten van de KPI’s te bespreken en eventueel benodigde acties uit te werken.

Pagina 32 van 44


9

Belangrijke contractuele voorwaarden en afspraken

9.1

Boete Er kan een boete worden opgelegd als de dienstverlener de overeengekomen afvoertermijn niet nakomt, niet tijdig een deugdelijke rapportage aanlevert en/of er niet wordt voldaan aan de vertrouwelijkheids- en beveiligingseisen. Alle boetes staan los van de aansprakelijkheid zoals opgenomen in artikel 21 van de ARVODI-2014. •

Afvoertermijn: Indien de dienstverlener de overeengekomen afvoertermijn niet nakomt, kan dit leiden tot een onmiddellijk opeisbare boete van Euro 200,00 per dag voor elk afhaaladres tot een maximum van Euro 2.000,00 ingaande op de dag van het verzuim. Deze boetes kunnen vanaf drie werkdagen na verzending van een schriftelijke kennisgeving door Opdrachtgever worden verrekend met openstaande c.q. nog te ontvangen facturen. Het maximum geldt voor alle afhaaladressen.

•

Rapportage: Het niet tijdig verschaffen van een deugdelijke rapportage als bedoeld in Bijlage C Programma van Eisen (Hoofdstuk 11), kan leiden tot een boete van Euro 500,00 per dag. Deze boetes kunnen vanaf drie werkdagen na verzending van een schriftelijke kennisgeving door Opdrachtgever worden verrekend met openstaande c.q. nog te ontvangen facturen.

•

Vertrouwelijkheid: Het niet voldoen aan de vertrouwelijkheids- en beveiligingseisen kan leiden tot een boete van Euro 50.000,00 per gebeurtenis. Een gebeurtenis is één voorval. Twee voorvallen zijn twee gebeurtenissen. De boetes kunnen vanaf drie werkdagen na verzending van een schriftelijke kennisgeving door Opdrachtgever worden verrekend met openstaande c.q. nog te ontvangen facturen. Bij het tweemaal niet voldoen aan de vertrouwelijkheids- en beveiligingseisen is de dienstverlener zonder ingebrekestelling terstond in verzuim. De boete geldt op basis van het betreffende artikel in de overeenkomst, tenzij de boete is vastgesteld op basis van het Wetboek van Strafrecht. Dit laatste is het geval wanneer de geheimhoudingsverplichting wordt geschonden (zie paragraaf 9.4).

•

Geheimhouding: Voor het schenden van de geheimhoudingsverplichting (zie paragraaf 9.4) kan een boete worden opgelegd als bedoeld in de geheimhoudingsverklaring (op grond van het Wetboek van Strafrecht).

•

Nakoming/Schadevergoeding: De boete komt de Deelnemer toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen: o Zijn vordering tot nakoming van de verplichting tot het verrichten van de diensten; o Zijn recht op schadevergoeding.

•

Verrekenen van de boete: Voor alle bovengenoemde boetes geldt dat de boete wordt verrekend met de door de Deelnemer verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan. Pagina 33 van 44


9.2

Sociale voorwaarden De dienstverlener heeft de verklaring sociale voorwaarden ingevuld en rechtsgeldig ondertekend en verplichten zich: • Te bewaken of het verklaarde regime van toepassing is en bij wijziging een nieuwe ingevulde en rechtsgeldig ondertekende verklaring sociale voorwaarden aan Opdrachtgever te overleggen; • Die maatregelen te treffen die onder het door de dienstverlener verklaarde regime van toepassing zijn (bij de start van de overeenkomst betreft dit voor de dienstverlener Regime 2: Geen risico).

9.3

Social return Gedurende de looptijd van de overeenkomst is social return van toepassing. Voor het voldoen aan deze verplichting hanteert de dienstverlener 5% van het totaal aan kosten van alle bestellingen exclusief BTW (zijnde vier (4) personen voor elk 40 uur per week bij een opdrachtwaarde van € 238.504,-- excl. BTW). De dienstverlener dient dit bedrag te besteden aan extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen behorende uit de doelgroep: • Wet Werk en Bijstand (WWB) gerechtigden, die langer werkloos zijn dan 12 maanden, 50 jaar of ouder zijn en/of die zonder re-integratieondersteuning of andere begeleiding niet zelfstandig aan werk kunnen komen; • Werkloosheidswet (WW) gerechtigden, die langer werkloos zijn dan 12 maanden, en/of 50 jaar of ouder zijn; • Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) gerechtigden; • Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) gerechtigden; • Wet Arbeidsongeschiktheid zelfstandigen (WAZ) gerechtigden; • Wet Arbeidsongeschiktheidsvoorziening Jonggehandicapten (WAJONG) gerechtigden; • Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte Werkloze werknemers (IOAW) gerechtigden; • Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen (IOAZ) gerechtigden; • Wet Sociale Werkvoorziening (WSW) geïndiceerden; • Leer/werkplekken voor niet uitkeringsgerechtigde werkzoekenden (nuggers); • Leer/werkplekken voor vroegtijdig schoolverlaters en jongeren met onvoldoende kwalificaties; • Leer/werkplekken in het kader van BOL/BBL opleidingen, VSO en/of praktijkscholen. Als de hierboven genoemde wetten vervanging krijgen in nieuwe wetten, dan verwijzen de hierboven genoemde wetten voortaan naar die nieuwe wetten. Opdrachtgever controleert op basis van het verantwoordingsformulier social return (aan te leveren met het jaaroverzicht, zie paragraaf 7.8) of de dienstverlener blijft voldoen aan deze verplichting. Indien Opdrachtgever op basis van het verantwoordingsformulier social return constateert dat de dienstverlener gedurende de looptijd van de overeenkomst tweemaal achtereen niet het percentage van 5% haalt, dan treedt Opdrachtgever in overleg met de dienstverlener. Op basis van dit overleg: • Stellen Opdrachtgever en de dienstverlener de oorzaken vast voor het niet behalen van het genoemde percentage door de dienstverlener; • Stellen Opdrachtgever en de dienstverlener maatregelen vast voor het verbeterd nakomen van de verplichting tot “social return” door de dienstverlener. Deze maatregelen worden als bijlage toegevoegd aan de overeenkomst.

9.4

Geheimhouding De dienstverlener heeft een geheimhoudingsverklaring rechtspersoon ondertekend en overgelegd aan Opdrachtgever. Pagina 34 van 44


Daarnaast laat de dienstverlener al zijn in te zetten personeel dat met de directe uitvoering van de diensten is belast en in te zetten derden een geheimhoudingsverklaring derden tekenen. De geheimhoudingsverklaringen van het personeel dienen van kracht te blijven na beëindiging van een dienstverband. De dienstverlener verzorgt de administratie van de getekende geheimhoudingsverklaringen en overlegt deze op verzoek aan Opdrachtgever. 9.5

Garantie De dienstverlener garandeert dat: • De door of namens hem op grond van de overeenkomst en/of bestelling(en) te verlenen diensten op vakbekwame wijze ononderbroken zullen worden uitgevoerd. De dienstverlener zal bij uitvoering van deze overeenkomst aantoonbaar voldoen aan het kwaliteitsniveau zoals omschreven in de inschrijving; • De door of namens hem te verlenen diensten en de resultaten daarvan zullen voldoen aan de overeengekomen kwalificaties als vastgelegd in de overeenkomst en nadere stukken; • Voor de duur van de overeenkomst en van de bestelling(en) zijn personeel voldoet en zal blijven voldoen aan de overeengekomen kwaliteiten ten aanzien van opleiding, deskundigheid en ervaring; • Hij voor de duur van de overeenkomst -om niet- voor al zijn personeel die met de uitvoering van de diensten is belast in het bezit is en blijft van Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG) overeenkomstig de daaraan gestelde eisen als vermeld in Bijlage C Programma van Eisen. De dienstverlener toont de VOG’s op eerste verzoek van Opdrachtgever.

9.6

Extra rapportages en overleggen Wanneer een extra overleg of een extra rapportage wordt verlangd door Opdrachtgever, dan wordt deze gehouden/geleverd door de dienstverlener. Voor het aantal geldt in redelijkheid en billijkheid.

Pagina 35 van 44


10

Nadere informatie over de overeenkomst

Indien u nog vragen hebt met betrekking tot deze overeenkomst, de te hanteren bestelprocedure en/of structurele klachten heeft over de dienstverlening door de gecontracteerde dienstverlener, dan verzoeken wij u in eerste instantie contact op te nemen met de inkoopafdeling of contactpersoon van uw eigen organisatie. Als 2e lijn kan CMJ worden benaderd.

Pagina 36 van 44


11

Bijlagen

Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

A B C D E F G

Tarieven Reisswolf Nederland B.V. Beschrijvend document (inclusief aanpassingen in de Nota’s van Inlichtingen) Programma van Eisen (inclusief aanpassingen in de Nota’s van Inlichtingen) Nota’s van Inlichtingen Overeenkomst Verschillen voorgaande / nieuwe overeenkomst (analyse Reisswolf) Handboek Rijksoverheid (opgesteld door Reisswolf)

Pagina 37 van 44


12

Bijlage A

Tarieven Reisswolf Nederland B.V.

PRIJSOPGAVE VERTROUWELIJK PAPIER/ KARTON

Omschrijving kosten

Nadere omschrijving

Prijs Inschrijver A

Prijs per stop (afhaallocatie, per vrac htwagen voor rolcontainers)

€ 36,50

Prijs per geledigde rolc ontainer ongeac ht de maat en soort (beveiligd, onbeveiligd en onbeveiligd met shredder).

Prijs per geledigde persc ontainer, per kilometer.

Huurprijs c ontainer per jaar beveiligde variant

Huurprijs c ontainer niet beveiligde variant (voor schonen/archiefopruimingen)

€ 0,01 Prijs per kilometer voor het verwisselen en ledigen en verwerken van de inhoud van een persc ontainer. Voor het aantal kilometers geldt de kortste afstand van en naar de locatie.

€ 1,30

Bureauc ontainer (overige informatiedragers) (inc l. verwerking)

€ 0,50

alle maten als vermeld in PVE 2 wiels

€ 0,50


€ 0,50


€ 0,50


€ 0,50

persc ontainer Meerprijs huur per jaar niet beveiligde variant met shredder

€ 2.400,00

2 wiels

€ 50,00

Transporthulpmiddel voor 2 wiels container huurprijs per jaar

€ 12,50

Omschrijving opbrengsten

Nadere omschrijving

Opbrengst per vernietigde KG vertrouwelijk papier (100% Ontintingsdruk 1.11)

Inclusief verwerking/rec yc ling; maximale snippergrootte 320 mm2, onleesbaar onreproduc eerbaar, c onform Din-norm 66399 P3.

Opbrengst per vernietigde KG papier / karton (80% karton 1.04/1.05 en 20% Ontintingsdruk 1.11)

Inclusief verwerking/rec yc ling

Prijs Inschrijver A

€ 0,12

€ 0,085

Pagina 38 van 44


13

Bijlage B Beschrijvend document (inclusief aanpassingen in de Nota’s van Inlichtingen)

Separaat bijgevoegd.

Pagina 39 van 44


14

Bijlage C Programma van Eisen (inclusief aanpassingen in de Nota’s van Inlichtingen)


Pagina 40 van 44


15

Bijlage D

Nota’s van Inlichtingen


Pagina 41 van 44


16

Bijlage E

Overeenkomst


Pagina 42 van 44


17

Bijlage F Verschillen voorgaande/nieuwe overeenkomst (analyse Reisswolf)


Pagina 43 van 44


18

Bijlage G

Handboek Rijksoverheid (opgesteld door Reisswolf)


Pagina 44 van 44

Handleiding. Contractmanagement Overeenkomst Papierverwerking t.b.v. de Staat der Nederlanden

Recommend Documents