Handleiding Beveiligde site

Handleiding Beveiligde site

Handleiding Beveiligde site Auteur Datum

OS/Instructie & Kwaliteit maart 2012

HANDLEIDING | Beveiligde site | maart 2012

Inhoud

1 Inleiding 5 2 Algemeen 6 2.1 Beschikbaarheid beveiligde site 6 2.2 Systeemeisen 6 2.3 De informatiesymbolen (i-tjes) 6 3

Aanmelding van uw organisatie

7

Handleiding beheerder 8 4 4.1 Inloggen 8 4.2 Mijn gegevens wijzigen 11 4.3 Aanvragen autorisatie 11 4.3.1 Nieuwe gebruiker 11 Koppelen rollen 14 4.3.2 4.3.3 Koppelen kenmerken 15 4.3.4 Overzicht 16 4.4 Inloggevens en tokengenerator naar nieuwe gebruiker 18 4.5 Resetten wachtwoord gebruiker 18 Wijzigen contactpersoon 19 4.6 4.7 Raadplegen contactpersonen 21 4.8 Afmelden gebruiker 22 4.9 Afmelden, andere of extra beheerder 24 4.10 Afmelden van uw organisatie 24 Uitloggen 24 4.11 5 Handleiding gebruiker 25 Inloggen 25 5.1 5.2 Mijn gegevens wijzigen 27 5.3 Uitloggen 28 6. 6.1 6.1.1 6.2 6.3

Uitwisselen bestanden 29 Ophalen bestanden 29 Downloaden examendocumenten 30 Terugtrekken bestanden (Raadplegen verstuurde bestanden) 33 Versturen bestanden 34

Contact 36 7

4 van 36


Inleiding De beveiligde site dient voor de gegevensuitwisseling tussen de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en zakelijke klanten. Om toegang te krijgen tot de nieuwe beveiligde site krijgt u van DUO een tokengenerator1. De tokengenerator genereert een getallenreeks. Met het token, een inlognaam en wachtwoord kunt u inloggen om gegevens uit te wisselen met DUO via www.duo.nl / zakelijk.

Inloggen via de internetsite van DUO, tabblad zakelijk.

Voor de uitwisseling via de beveiligde site is er een belangrijke rol voor de beheerder2 en gebruiker(s) van uw organisatie. De beheerder is verantwoordelijk voor het actueel houden van de bij ons vastgelegde gegevens over de organisatie in verband met de uitwisseling via de beveiligde site. Dit geldt ook voor het actueel hebben en houden van de registratie van gebruikers van de beveiligde site binnen de organisatie. Gebruikers kunnen gegevens uitwisselen via de beveiligde site maar hebben geen beheertaken. Daarom treft u zowel een handleiding voor de beheerder (hoofdstuk 4) als voor de gebruiker (hoofdstuk 5) aan.

1 Tokengenerator: een apparaat dat op verzoek een nummer (token) genereert, dat naast de inlognaam en het wachtwoord wordt gebruikt bij de authenticatie en autorisatie van een Gebruiker van de beveiligde site. 2 Beheerder: een door de Afnemer aan te wijzen en bij de DUO aangemelde functionaris (b.v. huidige contactpersoon), die namens de Afnemer de administratie van Gebruikers kan voeren en de bevoegdheden van die Gebruikers kan uitoefenen. 5 van 36


2.

Algemeen In dit hoofdstuk § 2.1 Beschikbaarheid § 2.2 Systeemeisen § 2.3 De informatiesymbolen

2.1. Beschikbaarheid beveiligde site Als de beveiligde site om bijvoorbeeld technische redenen niet beschikbaar is, kunt u op een later tijdstip opnieuw proberen in te loggen. Als het op een voor u kritiek moment gebeurt of als de ‘storing’ aanhoudt, kunt u contact opnemen met de afdeling waarmee u contact onderhoudt (zie hoofdstuk 7 ‘Contact’). 2.2. Systeemeisen Om de beveiligde site te kunnen gebruiken hebt u een pc met internetverbinding nodig. Als u een recente versie van de browser Internet Explorer of Mozilla Firefox gebruikt, zijn er geen nadere systeemeisen. Inloggen is niet mogelijk als cookies door uw internetbrowser worden geblokkeerd. Raadpleeg de helpfunctie van uw browser als u de instelling met betrekking tot cookies wilt wijzigen/toestaan. Ook is inloggen niet mogelijk als het beveiligingsniveau binnen uw netwerk op een te hoog niveau is ingesteld (raadpleeg hiervoor uw systeembeheerder). 2.3. De informatiesymbolen (i-tjes) Als u in de schermen met de muis op het symbooltje ‘i’ gaat staan krijgt u extra informatie over het (invoeg)veld.

het informatiesymbool

6 van 36


3.

Aanmelding van uw organisatie Als uw organisatie voor het eerst gebruik wil maken van de diensten die via de beveiligde site worden aangeboden, dan moet uw organisatie zich aanmelden. U kunt het Aanmeldformulier beveiligde site bij DUO aanvragen en opsturen naar het Informatiepunt Onderwijs (IPO), het Informatiepunt Deurwaarders (IPD) of Informatiepunt Hoger Onderwijs (IHO) (zie hoofdstuk 7 ‘Contact’). Uw organisatie geeft bij de aanmelding een beheerder op, die verantwoordelijk wordt voor het beheer van de beveiligde site. De beheerder krijgt specifieke beheerderautorisaties toegekend en eventueel autorisaties die verbonden zijn aan de aangevraagde diensten. Bij de acceptatie van uw organisatie spelen ook de gebruikersvoorwaarden een rol. Het bevoegd gezag accepteert bij de aanmelding de voorwaarden. Deze regelen de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden die verbonden zijn aan het gebruik van de beveiligde site. Na de acceptatie van uw organisatie wordt een informatie- en beveiligingspakket, inclusief een tokengenerator die aan de beheerder is gekoppeld, aan de beheerder (aangetekend) verstuurd.

7 van 36


4.

Handleiding beheerder In dit hoofdstuk § 4.1 Inloggen § 4.2 Mijn gegevens wijzigen § 4.3 Aanvragen autorisatie § 4.3.1 Nieuwe gebruiker § 4.3.2 Koppelen rollen § 4.3.3 Koppelen kenmerken § 4.3.4 Overzicht § 4.4 Inloggegevens en tokengenerator naar nieuwe gebruiker § 4.5 Resetten wachtwoordgebruiker § 4.6 Afmelden gebruiker

4.1. Inloggen Om toegang tot de beveiligde site te krijgen, moet u beschikken over een: • Inlognaam • Wachtwoord • Tokengenerator.

Tokengenerator

U hebt toegang tot die diensten op de beveiligde site waarvoor u bent geautoriseerd. Het eigendom van de uitgereikte tokengenerator gaat vanaf de uitreiking op u over. Deze kan dus niet door één van uw collega’s worden gebruikt (persoonsgebonden). De startpagina voor u als beheerder is de zakelijke site op www.duo.nl. Klik in het rechtermenu op de link ‘Inloggen beveiligde site’ om in te loggen. In het onderstaande scherm ‘Inloggen’ vult u uw inlognaam, uw wachtwoord en een cijferreeks (token) in, die wordt vermeld op de display van uw tokengenerator, nadat u op het knopje van de tokengenerator hebt gedrukt.

8 van 36


Inlogscherm

Knop Als u de gevraagde gegevens juist hebt ingevuld en vervolgens op deze knop klikt, wordt een welkomstscherm met mededelingen getoond. Als u voor de eerste keer inlogt, wordt het onderstaande scherm ‘wijzigen wachwoord’ getoond.

Inloggen

Scherm Wijzigen wachtwoord

De eisen waaraan het nieuwe wachtwoord moet voldoen ziet u in dit scherm. Klik na de wijziging op de link ‘Wijzig wachtwoord’. Het welkomstscherm met mededelingen wordt dan getoond. U kunt ook uw wachtwoord wijzigen als dit nog niet is verlopen door op de link ‘verander wachtwoord’ rechtsboven in het scherm te klikken. 9 van 36


Een gewijzigde autorisatie werkt direct na uitloggen en opnieuw inloggen.

Scherm Verander wachtwoord

Mogelijke problemen bij inloggen: • Als u vijf keer op onjuiste wijze inlogt, wordt uw account vijftien minuten geblokkeerd, waarna u opnieuw kunt inloggen. • Als u het wachtwoord bent vergeten, kunt u per e-mail (zie hoofdstuk 7 ‘Contact’) verzoeken om een nieuw wachtwoord. Het nieuwe wachtwoord sturen wij u per brief toe. Uw account wordt geblokkeerd totdat u zich opnieuw heeft geregistreerd. De nieuwe registratie is pas afgerond als u uw nieuwe wachtwoord heeft gewijzigd. NB: geldt alleen in het geval u beheerder bent. • Een beheerder kan het wachtwoord voor de gebruiker resetten. • Het eigendom van de uitgereikte tokengenerator gaat vanaf de uitreiking op u over. In geval van deactivatie van uw tokengenerator hoeft deze niet aan DUO te worden teruggegeven. • Als uw tokengenerator zoek of defect is, meld dit dan direct aan DUO. DUO deactiveert deze tokengenerator zo spoedig mogelijk en verstrekt u per aangetekende post een vervangend exemplaar (zie hoofdstuk7 ‘Contact’). U dient de tokengenrator aan DUO te retourneren als deze niet meer wordt gebruikt, behalve als deze defect is. • Als de door u ingevoerde autorisatiegegevens onjuist zijn, ziet u na het klikken op de link ‘Inloggen’ een leeg scherm. Neem contact op met de helpdesk beveiligde site als de inlogproblemen aanhouden (zie hoofdstuk 7 ‘Contact’). Als u op de link ‘inloggen’ klikt, wordt onderstaand welkomstscherm met mededelingen geopend.

Welkomstscherm

10 van 36


Linken • Inhoud tonen • Inhoud verbergen De inhoud van de mededelingen wordt volledig zichtbaar als u op de link ‘Inhoud tonen’ onder de betreffende mededeling klikt. Als een mededeling is geopend, kunt u deze verbergen door op de dan zichtbare link ‘Inhoud verbergen’ te klikken. 4.2. Mijn gegevens wijzigen Als u in het linker menu op ‘Beheren zakelijke klant’ en vervolgens op “Mijn gegevens wijzigen’ klikt wordt onderstaand scherm geopend. U kunt het telefoonnummer, faxnummer en het e-mailadres wijzigen.

Scherm Mijn gegevens wijzigen

Beheren autorisatie > > Uitwisselen bestanden > > > Beheren zakelijke klant > > >

Beheren autorisatie gebruikers Reset wachtwoord (beheerder) Ophalen bestanden Terugtrekken bestanden Versturen bestanden Mijn gegevens wijzigen Wijzigen contactpersoon Raadplegen contactpersonen

Knop Als u gegevens heeft aangepast en vervolgens op deze knop klikt, krijgt u opnieuw bovenstaand scherm inclusief wijziging(en) te zien.

Opslaan

4.3. Aanvragen autorisatie 4.3.1. Nieuwe gebruiker Als beheerder van uw organisatie kunt u indien uw toegang tot de beveiligde site is geregeld, voor nieuwe gebruikers autorisatie voor de beveiligde site bij DUO aanvragen. U kunt uitsluitend rollen en diensten toekennen waarvoor u, in uw rol als beheerder toestemming heeft gekregen en uitsluitend gebruikers autoriseren voor organisatie(delen) waarvoor u als beheerder zelf ook bent geautoriseerd. Via de toegekende rol(len) krijgt de gebruiker de autorisatie om bepaalde diensten uit te voeren. DUO stelt de rollen vast. Enkele voorbeelden van rollen zijn: Administrateur, Deurwaarder, DUO-medewerker, behandelaar inschrijvingen VO, examensecretaris VO.

11 van 36


U kunt ook aan uzelf gebruikersrollen toekennen via ‘Beheren autorisatie gebruikers’. U kunt dan uw naam kiezen in het scherm ‘Selecteren gebruiker’. Bij het koppelen van de rollen kiest u dan de gebruikersrollen. Bij de kenmerken koppelt u de kenmerken waarvoor u deze rol gaat uitvoeren. Na het afronden van de transactie hebt u dezelfde rechten als een gebruiker. De handleiding voor gebruikers is dan ook voor u van toepassing (hoofdstuk 5). Klik in het linkermenu op ‘Beheren autorisatie gebruikers’. Het onderstaande scherm ‘Selecteren gebruiker’ wordt dan getoond. Als u op de knop ‘Zoeken’ in dit scherm klikt, wordt een lijst met alle gebruikers van de organisatie(s) waarvoor u de autorisaties mag beheren getoond. U kunt controleren of de gebruiker al aanwezig is. Als dit het geval is, kunt u het proces beëindigen, een andere gebruiker opvoeren of bij een bestaande gebruiker rollen en selectiekenmerken toevoegen en/of verwijderen. Controleer eerst of de gebruiker al is geregistreerd. De bestaande gebruikers ziet u onder het blauwe vlak.

Scherm Selecteren gebruiker

Beheren autorisatie Uitwisselen bestanden Beheren zakelijke klant

> > > > > > > >


Knoppen Als u op de knop ‘Zoeken’ klikt, wordt een lijst met alle gebruikers van de organisatie(s) waarvoor u autorisaties mag beheren getoond. U kunt een specifieke gebruiker zoeken door de naam in het invoervak achter ‘Gebruiker’ in te vullen en op deze knop te klikken. Als de gebruiker nog niet is geregistreerd kunt u de nieuwe gebruiker toevoegen door op deze knop te klikken.

12 van 36

Zoeken

Nieuw


Het onderstaande scherm ‘1. gebruiker wordt getoond als u op de knop ‘Nieuw’ hebt geklikt.

Scherm 1 gebruiker


> > > > > > > >


Verplichte velden: Achternaam; Voorletters; Telefoonnummer; Inlognaam en Mailadres. Meldingen: Naam komt al voor Als de achternaam en de voorletters van de gebruiker al bij het organisatiedeel voorkomen, geeft het systeem een melding. U kunt aangeven dat de gebruiker toch opgevoerd moet worden of het proces beëindigen. Inlognaam komt al voor Als de inlognaam van de gebruiker al voorkomt, geeft het systeem een melding. U kunt een andere inlognaam kiezen of het proces beëindigen. Knoppen Als u op de knop ‘Annuleren’ klikt, wordt er niets vastgelegd en keert u terug naar het beginscherm ‘Selecteren gebruiker’. Als u op de knop ‘Vorige’ klikt, keert u terug naar het vorige scherm ‘Selecteren gebruiker’. Als u de velden heeft gevuld en geselecteerd en op ‘Volgende’ klikt, dient u de rollen te koppelen (4.3.2.).

Annuleren

Vorige

Volgende

13 van 36


4.3.2. Koppelen rollen Na de opvoer van de nieuwe gebruiker (4.3.1.) wordt het scherm ‘2. Koppelen rollen’ getoond. U kunt rollen aan de gebruiker koppelen door een rol in het selectievak ‘Te koppelen rollen’ te selecteren en deze met de knop te verplaatsen naar het vak ‘Gekoppelde rollen’. U kunt met de knop rollen bij een gebruiker verwijderen.

Scherm 2 Koppelen rollen


> > > > > > > >


Melding: Geen rollen aanwezig U kunt aangeven dat de gebruiker toch opgevoerd moet worden of het proces beëindigen. Als de nieuwe gebruiker zonder rol(len) wordt opgevoerd, kan deze geen gegevens met DUO uitwisselen. Knoppen Als u op de knop ‘Annuleren’ klikt, wordt er niets vastgelegd en keert u terug naar het beginscherm. Als u op de knop ‘Vorige’ klikt, keert u terug naar het vorige scherm ‘Nieuwe gebruiker’. Als u op de knop ‘Volgende’ klikt gaat u naar de volgende stap. U moet dan de selectiekenmerken aan de rol(len) koppelen (4.3.3.).

14 van 36

Annuleren

Vorige

Volgende


4.3.3. Koppelen kenmerken Aan een rol zijn kenmerken (organisatiedelen) gekoppeld. Als er sprake is van meer dan één rol kunt u de rol met de oranje toevoeging ‘Wijzigen’ aanpassen (kenmerken koppelen of ontkoppelen). Klik op de blauwe link ‘Wijzigen’ als u een andere rol wilt aanpassen. De toegestane kenmerken bij de gekoppelde rol worden in het linkervenster getoond. U selecteert betreffende kenmerken voor de nieuwe gebruiker en klikt dan op de toets om kenmerken aan de nieuwe gebruiker te koppelen. De toets gebruikt u als u kenmerken bij de gebruiker wilt verwijderen.

Scherm 3 Koppelen kenmerken


> > > > > > > >


Meldingen: Geen selectiekenmerken aanwezig • Er zijn geen selectiekenmerken aanwezig, die aan de geselecteerde gebruiker gekoppeld kunnen worden. U kunt dan een andere gebruiker of rol selecteren of het proces beëindigen. • Als er geen kenmerken worden gekoppeld, kan de nieuwe gebruiker geen gegevens zien. Link Als u op deze link klikt, kunt u de rol (als er meer dan 1 rol is), waarvoor u kenmerken wilt koppelen/ontkoppelen wijzigen. De rol met de oranje link is actief. Klik op de blauwe link ‘wijzigen’ als u een andere rol wilt aanpassen.

15 van 36


Knoppen Als u op de knop ‘Annuleren’ klikt, wordt er niets vastgelegd en keert u terug naar het beginscherm. Als u op de knop ‘Vorige’ klikt, keert u terug naar het vorige scherm ‘Koppelen rollen’. Als u op de knop ‘Volgende’ klikt, gaat u naar de laatste stap. U krijgt dan een overzicht van de aanvraag (4.3.4.).

Annuleren

Vorige

Volgende

4.3.4. Overzicht In dit laatste scherm ‘Overzicht aanvraag’ ziet u een overzicht van de door u ingevoerde gegevens.

Scherm 4 Overzicht aanvraag


> > > > > > > >


3 Voorbeelden van kenmerken: Brinnummer; vestigingsnummer; Regiocode; Gemeentecode 16 van 36


Knoppen Als u op deze knop klikt, wordt er niets vastgelegd en keert u terug naar het beginscherm. Als u op deze knop klikt, keert u terug naar het vorige scherm ‘Koppelen kenmerken’. Als u op deze knop klikt, kunt u het overzicht printen. Als u op deze knop klikt, wordt het overzicht ter afhandeling naar DUO verstuurd. U ziet aansluitend de mededeling dat de aanvraag is verstuurd. U ontvangt geen ontvangstbevestiging. De transactie is hiermee geëindigd.

Annuleren

Vorige Print

Verstuur

Scherm Aanvraag verstuurd

Knop Als u op deze knop klikt, wordt het beginscherm getoond. De opgevoerde nieuwe gebruiker wordt zichtbaar in het scherm ‘Selecteren gebruiker’ als u op de knop ‘Zoeken’ klikt (zie onder staand scherm).

Ok

De opgevoerde gebruiker kan dan echter nog geen gebruik maken van de beveiligde site. De gebruiker heeft nog geen wachtwoord en tokengenerator. Zie voor de afhandeling hiervan paragraaf 4.4.



> > > > > > > >


17 van 36


4.4. Inloggegevens en tokengenerator naar nieuwe gebruiker De inloggegevens worden aangetekend naar de nieuwe gebruiker gestuurd. Een unieke tokengenerator voor de nieuwe gebruiker wordt afzonderlijk naar de beheerder gestuurd (aangetekend). De beheerder overhandigt de tokengenerator aan de nieuwe gebruiker. 4.5. Resetten wachtwoord gebruiker U kunt het wachtwoord van een gebruiker resetten als de gebruiker bijvoorbeeld zijn wachtwoord is vergeten. Klik in het linkermenu op ‘Beheren autorisatie’ en vervolgens op ‘Reset wachtwoord’. Het onderstaande scherm wordt dan geopend.

Scherm Reset wachtwoord


> > > > > > > >


Knop Als u op deze knop klikt, wordt een lijst met alle gebruikers van de organisatie(s) waarvoor de u autorisaties mag beheren getoond. U kunt een specifieke gebruiker zoeken door de naam in het invoer vak achter ‘Gebruiker’ in te vullen en op deze knop te klikken.

Zoeken

De gebruikers worden onder het blauwe vlak (bovenstaand scherm) getoond. Als u op de naam van een gebruiker klikt wordt het onderstaande vervolgscherm getoond.

18 van 36


Scherm Reset wachtwoord


> > > > > > > >


Knoppen Als u op deze knop klikt, wordt het wachtwoord niet gereset en keert u terug naar het beginscherm. Als u op deze knop klikt, accepteert u het automatisch gegenereerde wachtwoord (zie schermdeel ‘Nieuw wachtwoord’). De gebruiker moet dit wachtwoord bij het inloggen gebruiken en vervolgens wijzigen in een nieuw te kiezen wachtwoord.

Annuleren

Accepteer

4.6. wijzigen contactpersonen Als u de gegevens van een contactpersoon wilt wijzigen moet u in het linker menu op ‘Beheren zakelijke klant’ en vervolgens op ‘Wijzingen contactpersoon’ klikken. Het onderstaande scherm wordt dan getoond.

19 van 36




> > > > > > > >


Als u op de naam van de betreffende contactpersoon hebt geklikt, wordt het onderstaande scherm getoond.

Scherm Wijzigen contactpersoon door beheerder


20 van 36

> > > > > > > >



Knoppen Als u op deze knop klikt, wordt er niets vastgelegd en keert u terug naar het beginscherm. Als u op deze knop klikt, worden de gegevens inclusief de wijziging(en) opgeslagen.

Annuleren

Opslaan

4.7. Raadplegen contactpersonen Als u de gegevens van een contactpersoon wilt raadplegen, bv. naar aanleiding van problemen met het gebruik van de beveiligde site, moet u in het linker menu op ‘Beheren zakelijke klant’ en vervolgens op ‘Raadplegen contactpersonen’ klikken. Het onderstaande scherm wordt dan getoond.

Scherm Raadplegen contactpersonen (1)


> > > > > > > >

Beheren autorisatie gebruikers Reset wachtwoord gebruiker Ophalen bestanden Terugtrekken bestanden Versturen bestanden Mijn gegevens wijzigen Wijzigen contactpersoon Raadplegen contactpersonen

Klik op de naam van de contactpersoon, waarvan u de gegevens wilt raadplegen. Het onderstaande scherm wordt dan getoond.

21 van 36


Scherm Raadplegen contactpersonen (2)


> > > > > > > >


Knop Als u na het raadplegen van de gegevens op deze knop klikt, keert u terug naar het beginscherm.

Annuleren

4.8 Afmelden gebruiker Voor een actuele administratie moet u als beheerder van uw organisatie gebruikers afmelden die geen rollen meer uitvoeren bij uw organisatie. Als u een gebruiker wilt afmelden of diens gegevens wilt wijzigen moet u in het linker menu op ‘Beheren autorisatie’ en vervolgens op ‘Beheren autorisatie gebruikers’ klikken. Het onderstaande scherm wordt dan getoond.


22 van 36



> > > > > > > >


Knop Als u op deze knop klikt, wordt een lijst met alle gebruikers van de organisatie(s) waarvoor de u autorisaties mag beheren getoond.

Zoeken

Als u vervolgens een naam selecteert door erop te klikken, wordt onderstaand scherm ‘1. gebruiker’ geopend.

Scherm 1 Gebruiker


> > > > > > > >


Knop Als u op deze knop klikt, wordt de gebruiker niet verwijderd en keert u terug naar het vorige scherm. Als u op deze knop klikt, worden de gegevens van de gebruiker verwijderd en is de gebruiker afgemeld voor het gebruik van de beveiligde site.

Annuleren

Verwijderen

23 van 36


4.9. Afmelden, andere of extra beheerder Als u stopt als beheerder van uw organisatie m.b.t. de uitwisseling via de beveiligde site moet u dit schriftelijk melden aan de afdeling van DUO waar u contact mee onderhoudt (zie hoofdstuk 7 ‘Contact’). Autoriseren van een andere of een extra beheerder Als daarvoor wordt gekozen, verzoek ik u een aanvraagformulier*) m.b.t. toegang voor de beveiligde site in te dienen o.v.v ‘2e beheerder’. Daarna ontvangt betrokkene als 2e beheerder een token, inlognaam en wachtwoord en kan als beheerder aan de slag. (Uw bevoegde gezag zal hier voor moeten tekenen). *) Zie de zakelijke DUO site: Zakelijk / ‘Beveiligde site’ / ‘Aanmeldformulier (pdf)

4.10. Afmelden van uw organisatie Als uw organisatie, ongeacht de reden (bv. fusie, opheffing), geen gebruik meer maakt van de beveiligde site moet u dit schriftelijk doorgeven aan de afdeling van DUO, waarmee uw organisatie contact heeft. Bij het afmelden van uw organisatie worden alle daarbij behorende gebruikers ook afgemeld. U moet de afmelding dus niet via de beveiligde site regelen en ook geen gegevens hierop wijzigen. U ontvangt een bevestigingsbericht van de afmelding van DUO. 4.11. Uitloggen Als u in een menuscherm rechtsboven op ‘Uitloggen’ klikt, verlaat u de beveiligde site.

Scherm Uitloggen

24 van 36


5.

Handleiding gebruiker In dit hoofdstuk § 5.1 Inloggen § 5.2 Mijn gegevens wijzigen § 5.3 Uitloggen

5.1 Inloggen Om toegang tot de beveiligde site te krijgen, moet u beschikken over een: • Inlognaam • Wachtwoord • Tokengenerator. De beheerder van uw organisatie heeft u als gebruiker van de beveiligde site aangemeld. Uw inlognaam wordt door de beheerder bij de aanmelding ingevuld. Uw inloggegevens en een gebruikershandleiding heeft u per aangetekende post van onsontvangen. De beheerder van uw organisatie zal u de tokengenerator overhandigen. U hebt toegang tot die diensten op de beveiligde site waarvoor u bent geautoriseerd door de beheerder. De ontvangen tokengenerator is strikt persoonlijk en aan uw inlognaam gekoppeld. Deze mag dus niet door één van uw collega’s worden gebruikt. De startpagina voor u als gebruiker is de zakelijke site op www.duo.nl. Klik in het rechtermenu op de link ‘Inloggen beveiligde site’, om in te loggen. In het scherm ‘Inloggen’ vult u uw inlognaam, uw wachtwoord en een cijferreeks in die wordt vermeld op de display van uw tokengenerator, nadat u op het knopje van de tokengenerator heeft gedrukt.

Scherm Inloggen

25 van 36


Link Inloggen Klik op de link ‘Inloggen’ nadat u de gevraagde gegevens heeft ingevuld. Als u voor de eerste keer inlogt, moet u uw wachtwoord wijzigen. Het onderstaande scherm wordt dan getoond. De eisen waaraan het nieuwe wachtwoord moet voldoen ziet u in dit scherm.

Scherm wijzigen wachtwoord

Link Wijzig wachtwoord Als u de gegevens in de opvoervakken heeft ingevuld en daarna op de link ‘wijzig wachtwoord’ klikt, is uw wachtwoord gewijzigd. U kunt ook uw wachtwoord wijzigen als dit nog niet is verlopen door op de link ‘wachtwoord wijzigen’ rechtsboven in het scherm te klikken. Een gewijzigde autorisatie werkt direct na uitloggen en opnieuw inloggen. Mogelijke problemen bij inloggen: • Als u het wachtwoord bent vergeten, kunt u uw wachtwoord laten resetten door de beheerder van uw organisatie. • Als u vijf keer op onjuiste wijze inlogt, wordt uw account vijftien minuten geblokkeerd, waarna u opnieuw kunt inloggen. • Het eigendom van de uitgereikte tokengenerator gaat vanaf de uitreiking op u over. In geval van deactivatie van uw tokengenerator hoeft deze niet te worden teruggegeven aan DUO. • Als uw tokengenerator zoek of defect is, meld dit dan direct aan DUO. DUO deactiveert deze tokengenerator zo spoedig mogelijk en verstrekt per aangetekende post een vervangend exemplaar (zie hoofdstuk 7 ‘Contact’ en Gebruikersovereenkomst).

26 van 36


U krijgt een melding te zien als: • u niet als gebruiker bent geregistreerd • als er geen menu-item beschikbaar is. Als u op de link ‘Inloggen’ klikt, wordt onderstaand welkomstscherm geopend. De nieuwe mededelingen worden getoond. De inhoud van de overige mededelingen wordt volledig zichtbaar als u op ‘Inhoud tonen’ achter de betreffende mededeling klikt.

Welkomstscherm

5.2. Mijn gegevens wijzigen Als u in het linkermenu op ‘Beheren zakelijke klant’ en daarna op ‘Mijn gegevens wijzigen’ klikt, wordt onderstaand scherm geopend. U kunt het telefoon- en faxnummer en het e-mailadres wijzigen.

Scherm Mijn gegevens wijzigen

Uitwisselen bestanden Beheren zakelijke klant

> > > >

Ophalen bestanden Terugtrekken bestanden Versturen bestanden Mijn gegevens wijzigen

Knop Als u gegevens heeft aangepast en vervolgens op deze knop klikt, krijgt u opnieuw bovenstaand scherm inclusief wijziging(en) te zien.

Opslaan

27 van 36


5.3. Uitloggen Als u in een menuscherm rechtsboven op ‘Uitloggen’ klikt, verlaat u de beveiligde site.

Scherm Uitloggen

28 van 36


6.

Uitwisselen bestanden In dit hoofdstuk § 6.1 Ophalen bestanden § 6.1.1 Downloaden examendocumenten § 6.2 Versturen bestanden § 6.3 Raadplegen verstuurde bestanden en terugtrekken

Via de beveiligde site kunt u nadat u bent ingelogd bestanden ophalen, versturen en terugtrekken. 6.1 Ophalen bestanden Log in op Beveiligde site

kies in linkermenu: uitwisselen bestanden

Kies: ophalen bestanden

Het onderstaande scherm ‘Ophalen bestanden’ wordt dan getoond.

Scherm Ophalen bestanden

Uitwisselen bestanden

> Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden

Als er bestanden klaar staan op de beveiligde site stuurt DUO u een e-mail. U kunt ervoor kiezen om alle beschikbare bestandssoorten, waarvoor u bent geautoriseerd, op te halen of om een bestandssoort in het drop-down veld te selecteren en deze op te halen (bv. Terugkoppeling gereed; Overzicht uitslagen). U moet met een vinkje aangeven of het een nieuw of al opgehaald bestand(en) betreft. Het is ook mogelijk om beide aan te vinken. Knop Als u op deze knop klikt, worden de bestanden die aan uw selectie voldoen getoond onder het blauwe vak (zie bovenstaand scherm).

Zoeken

Als u op één van de bestandsnamen klikt wordt onderstaand scherm getoond. In dit geval wordt het bestand met Internet Explorer opgehaald. 29 van 36


Scherm Ophalen bestanden 2

Uitwisselen bestanden

> Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden

Knoppen Als u op deze knop klikt, kunt u het bestand inzien. Als u op deze knop klikt, kunt u het bestand op de gewenste locatie opslaan. Als u op deze knop klikt, annuleert u het ophalen van het bestand.

Openen Opslaan Annuleren

Er wordt een melding getoond: • Als er geen bestanden zijn gevonden. • Als het bestand al aanwezig is. Indien een bestand met dezelfde bestandsnaam op de gekozen locatie aanwezig is, volgt deze melding. U kunt kiezen uit ‘Overschrijven’ of ‘Afbreken’. Als u kiest voor ‘Overschrijven’, wordt het bestand dat al aanwezig is overschreven met wijziging van datum/tijd ontvangst. • Als het bestand niet juist kan worden opgeslagen. De reden wordt dan getoond. U kunt het bestand dan nogmaals proberen op te halen, een ander bestand kiezen of stoppen. 6.1.1 Downloaden examendocumenten In het kader van het noodscenario centrale examens VO, kan er besloten worden om geheime examendocumenten te verstrekken via de beveiligde site van DUO. Als er bestanden voor u klaar staan ontvangt u hierover een e-mail. Log in op de beveiligde site

30 van 36


Ophalen bestanden: Het onderstaande scherm ‘Ophalen bestanden’ wordt getoond

U kunt ervoor kiezen om alle beschikbare bestandssoorten, waarvoor u bent geautoriseerd, op te halen. Let op: In het drop-down veld kunt u ook selecteren of het om reeds eerder opgehaalde bestanden gaat. (Dit kan het geval zijn als uw collega al bestanden heeft opgehaald). U moet met een vinkje aangeven of het een nieuw of al opgehaald bestand(en) betreft. Het is ook mogelijk om beide aan te vinken.

Knop Als u op deze knop klikt, worden de bestanden die aan uw selectie voldoen getoond onder het blauwe vak (zie bovenstaand scherm). Als u op één van de bestandsnamen klikt wordt onderstaand scherm getoond. In dit geval wordt het bestand met Internet Explorer opgehaald.

Uitwisselen bestanden > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden Knoppen Klik in dit geval NIET op de knop ‘Openen’ !

Openen

Als u op deze knop klikt, kunt u het bestand op de gewenste locatie opslaan. KIES DEZE OPTIE !

Opslaan

Als u op deze knop klikt, annuleert u het ophalen van het bestand.

Annuleren

Kies Opslaan • Sla het bestand op op een extern medium (bijv. USB-stick, DVD etc); • Het is belangrijk dat u zelf het pad kiest waar u het bestand wilt opslaan. 31 van 36


Let op: Als u direct zou kiezen voor ‘openen’ zal het bestand opgeslagen worden op uw computer of netwerk (op een willekeurige plaats) en dit kan de geheimhouding schaden. Daarom is het uiterst belangrijk dat u zelf het ‘pad’ kiest.

Voorbeeld opslaan examendocument Openen vanaf extern medium • Geheime examendocumenten zijn altijd extra beveiligd met een wachtwoord. Dit wachtwoord wordt in een aparte e-mail verzonden aan de examensecretaris en plaatsvervangend examensecretaris van uw school (indien bekend bij DUO). • Bij het openen van het bestand moet door de examensecretaris het wachtwoord ingevuld worden.

Voorbeeld invoerscherm wachtwoord • Daarna kunt u het bestand uitprinten met inachtneming van de hieronder beschreven richtlijnen. Voor het downloaden en opslaan gelden de volgende richtlijnen: Richtlijnen voor de vermenigvuldiging van examendocumenten die zijn gedownload van de beveiligde site a) De examensecretaris downloadt, in aanwezigheid van minimaal één medewerker, bij voorkeur de plaatsvervangend examensecretaris, de examendocumenten van de beveiligde site naar een extern medium (bijvoorbeeld een USB-stick of DVD). Dit gebeurt bij voorkeur één schooldag vóór afname van het examen; 32 van 36


b) De examensecretaris en de medewerker zorgen gezamenlijk, onmiddellijk na het downloaden, voor het uitprinten van de examendocumenten in de benodigde hoeveelheid. Indien gewenst kunnen enige reserve-exemplaren geprint worden; c) De examensecretaris en de medewerker doen alle uitgeprinte examendocumenten in een envelop. De envelop wordt door de examensecretaris verzegeld en voorzien van diens handtekening; d) Op de envelop wordt het aantal exemplaren vermeld; e) De examensecretaris en de medewerker vergewissen zich ervan dat de envelop en het externe medium op een veilige plaats (bijvoorbeeld de kluis) worden bewaard zolang het een geheim examendocument betreft; f) De examensecretaris en de medewerker vergewissen zich ervan dat de gedown loade bestanden niet in de computer zijn opgeslagen; g) De examensecretaris en de medewerker vergewissen zich ervan dat geen kopieën of originelen bij de printer en/of kopieermachine zijn achtergebleven. De examensecretaris en de medewerker wissen de examendocumenten uit het geheugen.

6.2 Terugtrekken bestanden (Raadplegen verstuurde Bestanden) Log in op Beveiligde site


Kies: terugtrekken bestanden

Het onderstaande scherm wordt dan getoond. U kunt verstuurde bestanden raadplegen en/of terugtrekken.

Scherm Raadplegen verstuurde bestanden

Uitwisselen bestanden > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden Het meest recente bestand staat bovenaan. De sortering is op datum/tijd aanmaak. Linkjes: Inzien Klik op de link ‘inzien’ als u een verstuurd bestand wilt bekijken. Het onderstaande scherm wordt dan getoond (in dit geval via Internet Explorer).

33 van 36


Terugtrekken Als u op de link ‘terugtrekken’ klikt, kunt u het betreffende bestand terugtrekken. U kunt verstuurde bestanden van de bestandssoorten, waarvoor u geautoriseerd bent en die nog niet zijn verwerkt, terugtrekken. Alle bestanden worden getoond. Als u in het drop-down veld een bestandsoort kiest, worden de bijbehorende bestanden getoond. Wachttijd is verstreken Als de wachttijd van het bestand is verstreken, wordt het bestand wel getoond in het overzicht, maar kunt u dit bestand niet meer terugtrekken. De link ‘terugtrekken’ ontbreekt dan.

Scherm Raadplegen verstuurde bestanden

Uitwisselen bestanden > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden

6.3. Versturen bestanden Log in op Beveiligde site


Kies: versturen bestanden

Het onderstaande scherm ‘Versturen bestand’ wordt dan getoond.

34 van 36


Uitwisselen bestanden > Ophalen bestanden > Terugtrekken bestanden > Versturen bestanden Knoppen Klik op de knop ‘Bladeren’ om de locatie van het betreffende bestand, dat u naar DUO wilt sturen, te selecteren.

Bladeren

Als u op deze knop klikt, wordt er geen bestand verstuurd en keert u terug naar het beginscherm.

Annuleren

Als u op deze knop klikt, wordt het geselecteerde bestand naar de beveiligde site van DUO verstuurd.

Versturen

U ontvangt een melding met daarin datum en tijd van ontvangst van het verstuurde bestand. Er • • • • • • •

wordt een melding getoond: Als u geen bestand heeft geselecteerd. U kunt dan alsnog een bestand kiezen of het proces beëindigen. Als de bestandsnaam niet overeenkomt met de vastgelegde bestandsnaam in het dropdown veld. U kunt een ander bestand kiezen of het proces beëindigen. Als de maximum grootte van het te versturen bestand wordt overschreden. U kunt een ander bestand kiezen of het proces beëindigen. Als het geselecteerde bestand niet aanwezig is. U kunt een ander bestand kiezen of het proces beëindigen. Als er al één of meer bestanden met dezelfde naam en van dezelfde bestandsoort zijn verstuurd ontvangt u een overzicht hiervan. Als een bestand dat verzonden is, niet juist is, moet u het betreffende bestand terugtrekken (zie 6.2). Als het bestand niet juist is verstuurd, volgt er een melding met opgave van de reden.

35 van 36


7. Contact Helpdesk beveiligde site (IPO/IPD) Bij de Service Desk kunt u terecht met uw verzoeken om informatie en/of hulp met betrekking tot de beveiligde site. Telefonisch bereikbaar Op werkdagen van 09.00 tot 17.00 uur.

Onderwijsnummer/Informatiepunt onderwijs (IPO): Telefoon (050) 599 90 00 E-mail [email protected]

Onderwijsnummer/Informatiepunt Hoger Onderwijs (IHO): Telefoon (050) 599 90 00 E-mail [email protected]

Klantenservice/Informatiepunt Deurwaarders (IPD): Telefoon (050) 599 97 79 E-mail [email protected]

Retouradres tokens (indien niet meer in gebruik) DUO OS / Onderwijsnummer / IPO Antwoornummer 199 9700 VB Groningen

36 van 36

6043-003

Handleiding Beveiligde site

Recommend Documents