Handleiding BaseNet Internet Projects
Handleiding: BaseNet Internet Projects
Inhoudsopgave 1. Voorwoord .................................................................................................................... 1 2. Relatiebeheer ................................................................................................................. 2 1. Een particulier aanmaken ........................................................................................ 2 2. Een bedrijf aanmaken .............................................................................................. 2 3. Contactpersoon toevoegen ........................................................................................ 3 4. Selecties en mailings ............................................................................................... 4 5. Importeren van relaties ............................................................................................ 6 6. Een mislukte import nogmaals aanbieden .................................................................... 7 7. Relaties ontdubbelen ................................................................................................ 7 3. Agenda en Taken ............................................................................................................ 9 1. Aanmaken van een agendapunt ................................................................................. 9 2. Doorzoeken van de agenda ..................................................................................... 10 3. Taken aanmaken ................................................................................................... 10 4. Correspondentie ............................................................................................................ 12 1. Een E-mail bericht versturen ................................................................................... 12 2. Uw E-mail archiveren ............................................................................................ 14 3. Een E-mail omzetten naar een taak ........................................................................... 14 4. Een brief aanmaken ............................................................................................... 15 5. Zoek brieven en e-mails ......................................................................................... 16 5.1. Correspondentie zoeken ............................................................................... 16 5.2. Overige functies ......................................................................................... 16 6. Scanner inbox ....................................................................................................... 16 6.1. Instellingen ................................................................................................ 16 6.2. Gebruik ..................................................................................................... 18 7. Een out-of-office reply instellen voor uw e-mail account .............................................. 18 5. Uren/Projecten .............................................................................................................. 20 1. Uren per dag ........................................................................................................ 20 1.1. Inleiding urenregistratie .............................................................................. 20 1.2. Invoer van losse urenregels ......................................................................... 20 1.3. Uren snelinvoer (multi-uren scherm) .............................................................. 21 2. Uren divers ......................................................................................................... 23 2.1. Zoekscherm uren ....................................................................................... 23 2.2. Wijzig project ........................................................................................... 23 2.3. Uren invoeren via de stopwatch ..................................................................... 24 3. Projecten ............................................................................................................ 24 3.1. Een nieuw project aanmaken ....................................................................... 24 3.2. Factureren vanuit het project ........................................................................ 26 3.3. Taakbeheer in het project ............................................................................ 26 3.4. Opmerkingen ............................................................................................ 27 4. Projecten facturatie ............................................................................................... 27 6. Evenementen ................................................................................................................ 29 1. Inleiding Evenementen ........................................................................................... 29 2. Een evenement aanmaken ....................................................................................... 29 3. Activiteiten aanmaken ............................................................................................ 30 4. Genodigden toevoegen aan het evenement ................................................................. 32 5. Deelnemers .......................................................................................................... 34 5.1. Deelnemer afmelden voor deelname ............................................................... 34 5.2. Deelnemer afmelden voor mailing ................................................................. 35 7. Spreekuur / Afspraak ..................................................................................................... 36 1. Agenda spreekuren ................................................................................................ 36 2. Spreekuren ........................................................................................................... 36
iii
Handleiding
3. Een bestaand spreekuur meerdere keren kopieren ........................................................ 37 4. Afspraken inplannen via de snelplanner ..................................................................... 38 5. Gemaakte afspraken controleren ............................................................................... 38 6. Een afspraak behandelen ........................................................................................ 38 7. Herhaalafspraken ................................................................................................... 39 8. Inter collegiale toetsing .......................................................................................... 40 8. Administratiemodule ...................................................................................................... 41 1. Stamgegevens ....................................................................................................... 41 1.1. Invoeren van de administratiegegevens ........................................................... 41 1.2. Grootboekrekeningen aanmaken/aanpassen ..................................................... 42 1.3. Dagboeken aanmaken/aanpassen ................................................................... 43 1.4. Producten en Diensten ................................................................................ 44 1.5. BTW code/Percentage instellingen ................................................................ 46 1.6. Herinneringstekst per type herinnering ........................................................... 47 1.7. Standaard memoriaal .................................................................................. 48 2. Dagboeken .......................................................................................................... 50 2.1. Inkomende facturen .................................................................................... 50 2.2. Uitgaande facturen ..................................................................................... 55 2.3. Handmatig invoeren van bankmutaties ........................................................... 57 2.4. Importeren van bankmutaties/afschriften ........................................................ 60 2.5. Gebruik van het memoriaal ......................................................................... 63 3. Contracten .......................................................................................................... 65 3.1. Aanmaken van contracten ........................................................................... 65 3.2. Factureren van contracten ............................................................................ 68 4. Overzichten ......................................................................................................... 69 4.1. Debiteuren/Project kaart .............................................................................. 69 4.2. Het versturen van herinneringen naar debiteuren .............................................. 70 4.3. Aanmaken van een incasso bestand ............................................................... 71 4.4. Openstaande debiteuren per jaar per periode ................................................... 71 4.5. Crediteuren/Project kaart ............................................................................. 72 4.6. Openstaande crediteuren actueel ................................................................... 72 4.7. Openstaande crediteuren per jaar per periode .................................................. 73 4.8. Bekijken en wijzigingen grootboekmutaties .................................................... 73 4.9. Exporteren van grootboekmutaties ................................................................ 74 4.10. Balans en verlies & winst rekening ............................................................. 75 5. Verwerkingen en controles ..................................................................................... 75 5.1. Verwerken van de dagboeken ...................................................................... 75 5.2. Openen/Sluiten van de boekperioden ............................................................. 76 5.3. BTW aangifte ........................................................................................... 77 5.4. Openen nieuw boekjaar met openingsbalans .................................................... 79 6. Vaste activa ........................................................................................................ 81 6.1. Afschrijfmethoden ..................................................................................... 81 6.2. Activagroepen ........................................................................................... 82 6.3. Vaste Activa beheren ................................................................................. 82 9. Loonadministratie ......................................................................................................... 86 1. Aanmaken loonadministratie .................................................................................. 86 1.1. Invoeren van een nieuwe werkgever .............................................................. 86 1.2. Toevoegen van werknemers ......................................................................... 89 2. Periodieke verloning en loonstroken ........................................................................ 97 2.1. Doorzetten van periodieke verloning ............................................................. 97 2.2. De loonstroken .......................................................................................... 99 3. Administratieve afhandelingen ................................................................................ 99 3.1. Belastingdienst .......................................................................................... 99 3.2. Loonjournaalpost ..................................................................................... 100
iv
Handleiding
3.3. Uit te betalen lonen .................................................................................. 10. Beheer Bedrijfsinstellingen .......................................................................................... 1. Inleiding Bedrijfsinstellingen ................................................................................. 2. Systeem ............................................................................................................. 3. Project ............................................................................................................... 4. Relatiebeheer ...................................................................................................... 5. Agenda .............................................................................................................. 6. Taken ................................................................................................................ 7. Correspondentie .................................................................................................. 8. Kenmerken ......................................................................................................... 9. Uren .................................................................................................................. 10. Templates ......................................................................................................... 11. Facturatie ......................................................................................................... 12. Klanten intranet ................................................................................................. 13. Administratie .................................................................................................... 14. Persoonlijk ........................................................................................................ 15. E-mail .............................................................................................................. 16. PDA ................................................................................................................ 17. Webdav ............................................................................................................ 18. Workflows ........................................................................................................ 18.1. Workflows aanmaken ............................................................................... 11. Persoonlijke Instellingen ............................................................................................. 1. Inleiding persoonlijke Instellingen .......................................................................... 2. Persoonlijk ......................................................................................................... 3. Relatiebeheer ...................................................................................................... 4. Agenda .............................................................................................................. 5. Taken ................................................................................................................ 6. Uren .................................................................................................................. 7. E-mail ............................................................................................................... 8. PDA .................................................................................................................. 9. Webdav ............................................................................................................. 12. Templates ontwikkelen en aanpassen ............................................................................. 1. Templates in BaseNet Online CRM ........................................................................ 2. Voordefinities en koppelingen ................................................................................ 2.1. Voordefinities ........................................................................................... 2.2. Koppelingen met entiteiten ......................................................................... 2.3. Koppeling van velden ................................................................................ 2.4. Koppeling van uw bedrijfsgegevens .............................................................. 3. HTML templates ................................................................................................. 3.1. Nieuwe e-mailtemplate maken ..................................................................... 3.2. Bestaande e-mailtemplate aanpassen ............................................................. 4. RTF templates .................................................................................................... 4.1. Brieftemplates ontwikkelen en aanpassen ....................................................... 4.2. Nieuwe brieftemplate maken ....................................................................... 4.3. Bestaande brieftemplate aanpassen ............................................................... 5. Voorbeelden templatecodes ................................................................................... 5.1. Templatecodes voor een e-mail .................................................................... 5.2. Templatecodes van relaties voor een e-mail .................................................... 5.3. Templatecodes van projecten voor een e-mail ................................................. 5.4. Templatecodes van medewerkers voor een e-mail ............................................ 5.5. Templatecodes voor een brief / fax ............................................................... 5.6. Templatecodes van relaties voor een brief / fax ............................................... 5.7. Templatecodes van projecten voor een brief / fax ............................................ 5.8. Templatecodes van medewerkers voor een brief / fax .......................................
v
100 101 101 101 103 103 103 104 105 105 105 106 106 107 107 107 108 108 109 109 109 113 113 113 113 114 114 114 115 115 116 117 117 117 117 117 118 118 118 119 119 119 119 120 121 121 121 121 122 123 124 124 125 126
Handleiding
5.9. Templatecodes voor de datum voor e-mail / brief / fax ..................................... 5.10. Templatecodes voor de bedrijfsgegevens ...................................................... 6. Voorgedefinieerde templatecodes ............................................................................ 13. Dienstenmatrix .......................................................................................................... 1. Overzicht modules en functionaliteiten .................................................................... 14. Tips en trucs ............................................................................................................. 1. Sneller zoeken met % teken .................................................................................. 2. Snel een nieuw onderdeel opstarten met de quicklaunch .............................................. 3. Menu-onderdelen in tabbladen of losse vensters weergeven ......................................... 4. Handig werken met datumvelden ............................................................................ 5. Snelle acties bij gekoppelde relaties ........................................................................ 6. Mail overhalen uit Outlook ................................................................................... 15. Veel gestelde vragen .................................................................................................. 1. Agenda en Taken ................................................................................................ 1.1. Hoe pas ik de kleuren in de agenda aan? ....................................................... 1.2. Hoe maak ik een groepsafspraak / verstuur ik een uitnodiging? .......................... 2. Correspondentie .................................................................................................. 2.1. Hoe archiveer ik een e-mail? ....................................................................... 2.2. Waar vind ik mijn onverzonden e-mails? ....................................................... 2.3. Ik kan mijn gearchiveerde document niet terugvinden. ...................................... 2.4. Hoe verstuur ik een mailing? ....................................................................... 3. Administratie ..................................................................................................... 3.1. Hoe maak ik een creditfactuur? .................................................................. 3.2. Hoe boek ik een creditfactuur weg? ............................................................. 3.3. Hoe verstuur ik een factuur per e-mail? ........................................................ 3.4. Hoe verstuur ik een herinnering per e-mail? .................................................. 3.5. Hoe boek ik een deelbetaling af in de bank? .................................................. 3.6. Ik krijg een melding bij het importeren van het bankboek, dat de factuur in een latere periode is geboekt. Wat nu? ..................................................................... 3.7. Welk bestandsformaat moet ik selecteren voor de bankimport? .......................... 3.8. Het lukt mij niet een inkomende factuur op de status 'Geboekt' te krijgen. ............ 3.9. Ik kan mijn boeking niet terugvinden. .......................................................... 3.10. Hoe komt het dat er een verschil zit tussen mijn debiteuren- of crediteurensaldo op de balans en mijn openstaande posten? .......................................................... 3.11. Wat moet ik doen bij een nieuw boekjaar? .................................................. 3.12. Hoe pas ik de herinneringsteksten aan? ....................................................... 4. Stappenplan facturatie 21 procent btw ..................................................................... 4.1. Aanmaken btw code 21 procent ................................................................... 5. Beheer bedrijfsinstellingen .................................................................................... 5.1. Hoe maak ik een gebruiker aan? .................................................................. 5.2. Hoe zet ik een gebruiker op inactief? ............................................................ 5.3. Hoe pas ik een brief template aan? ............................................................... 5.4. Hoe pas ik een e-mail template aan? ............................................................. 5.5. Is het mogelijk in extra vrij velden of nieuwe velden te maken? .......................... 5.6. Kan ik ook gegevens importeren in BaseNet? ................................................. 6. Persoonlijke instellingen ....................................................................................... 6.1. Hoe pas ik mijn wachtwoord aan? ................................................................ 6.2. Hoe reset ik de login? (foutieve login) .......................................................... 6.3. Hoe zorg ik er voor dat ik inzage krijg in de agenda van mijn collega's? ............... 6.4. Hoe werkt Webdav? .................................................................................. 7. Overig ............................................................................................................... 7.1. BaseNet opent geen nieuwe schermen vanwege een pop-up blocker. Hoe pas ik dat aan? .........................................................................................................
vi
127 127 128 130 130 135 135 135 135 135 136 136 141 141 141 141 144 144 146 146 147 147 147 148 149 151 153 154 155 156 156 157 158 159 159 159 159 159 160 161 162 163 163 164 164 164 165 165 165 165
Lijst van tabellen 13.1. Dienstenmatrix ........................................................................................................ 130 14.1. Speciale karakters in datumvelden .............................................................................. 136
vii
Lijst van voorbeelden 10.1. 10.2. 12.1. 14.1. 14.2.
Voorbeeld van een terugbeltaak ................................................................................. Het verloop van een workflow ................................................................................... Voorbeeld van een templatecode ................................................................................ Voorbeeld van zoeken met behulp van % .................................................................... Voorbeeld van een nieuwe mail via de quicklaunch .......................................................
viii
104 109 118 135 135
Hoofdstuk 1. Voorwoord In deze handleiding staan stapsgewijs veel gebruikte functies binnen BaseNet Internet Projects beschreven. Als u op zoek bent naar een aantal handige tips en trucs kunt u het beste het hoofdstuk Tips en trucs raadplegen. Ieder hoofdstuk begint met een blok met menustappen welke er als volgt uitziet: Servicedesk -> Handleiding In het bovenstaande geval heeft de uitleg betrekking op het menu "handleiding" welke u in BaseNet Online CRM na het inloggen via het menu aan de linkerzijde terug kunt vinden. Klik eerst op servicedesk en vervolgens op handleiding om dit specifieke menu weer te geven. Knoppen zien er als volgt uit: voorbeeldknop. Wij werken continu aan de verbetering van onze dienstverlening. Hiervan is de handleiding ook een belangrijk onderdeel. Mocht u eventuele onvolkomenheden aantreffen in deze handleiding, dan stellen wij het zeer op prijs als u dit wilt melden aan onze servicedesk via het contactformulier in BaseNet Online CRM. Deze kunt u vinden via Servicedesk -> Contact Wij hopen dat deze handleiding u kan ondersteunen bij uw werkzaamheden binnen BaseNet Online CRM. Met vriendelijke groet, Het team van BaseNet Online CRM
1
Hoofdstuk 2. Relatiebeheer Relatiebeheer vormt het hart van de applicatie. Alle onderdelen, waaronder onder andere agenda, e-mail, taken en projecten zijn direct inzichtelijk bij uw relaties. Bij het koppelen van deze onderdelen bouwt u direct relatiehistorie op.
1. Een particulier aanmaken Relatiebeheer -> Particulieren
Procedure 2.1. Een particulier aanmaken 1.
Klik op Nieuw Onderstaand scherm verschijnt:
Vul de gegevens zo uitgebreid mogelijk in om zo goed mogelijk gebruik te maken van BaseNet Online CRM.
Tip BaseNet Online CRM maakt gebruik van een postcode zoeker. U hoeft alleen het huisnummer en de postcode in te vullen, klik vervolgens op Zoek adres met postcode en huisnummer Indien de particulier ook bekend is bij een bedrijf, kunt u het bedrijfsadres kopieeren van het bedrijf door het bedrijf te koppelen bij het bedrijfsadres. 2.
In het tabblad 'Overige' is het mogelijk om de persoonlijke gegeven van de particulier in te vullen zoals BSN nummer, geboortedatum, nationaliteit, etc.
3.
In het tabblad 'Partner' kunt u de partner van de particulier koppelen. U kunt hier ook direct een nieuwe particulier aanmaken. Indien de partner nog niet is ingevoerd in BaseNet Online CRM. Klik dan op Nieuwe partner koppelen
2. Een bedrijf aanmaken Relatiebeheer -> Bedrijven
2
Relatiebeheer
Procedure 2.2. Een bedrijf aanmaken 1.
Klik op Nieuw. Onderstaand scherm verschijnt.
2.
Vul alle gegevens in. Door op de knop Zoek adres met postcode en huisnummer te klikken vult het systeem automatisch de straat- en plaatsnaam in. Kijkt u ook nog even onder de tabbladen Overige (om de aanhef in te voeren) en Contactpersonen om eventueel contactpersonen toe te voegen. Klik op Bewaar om de relatie aan te maken.
3. Contactpersoon toevoegen Relatiebeheer -> Contactpersonen Er zijn meerdere manieren om contactpersonen in te voeren. Contactpersonen kunt u direct aanmaken onder een bedrijf, via de ingang contactpersonen of via het actie menu. In deze handleiding gaan wij in op het aanmaken van een contactpersoon via het actiemenu.
Procedure 2.3. Het aanmaken van een contactpersoon
Tip Het is mogelijk om een nieuwe bedrijfsrelatie aan te maken tijdens het aanmaken van een nieuw contactpersoon.
3
Relatiebeheer
Vul in het rood omcircelde veld een bedrijfsnaam in. Zodra u op Bewaar klikt wordt er bij het aanmaken van de nieuwe contactpersoon ook een nieuwe bedrijfsrelatie aangemaakt. 1.
Klik op de "actieknop" bovenin en kies voor "nieuwe contactpersoon". Er verschijnt nu een nieuw scherm waar u de gegevens van de contactpersoon kunt invoeren.
2.
Vul in dit scherm alle naw-gegevens in. De velden Titel (voor) en Titel (na) kunt u gebruiken om titels als mr. drs. of bijvoorbeeld (MBA) in te vullen. Deze titels worden bijvoorbeeld bij mailings meegenomen.
3.
Vergeet niet het veld postadres in te vullen. Dit adres wordt gebruikt bij het versturen van bijvoorbeeld brieven of mailings aan de contactpersoon.
4.
In het midden van het scherm vindt u het veld bedrijf. Hier geeft u aan bij welke organisatie de persoon werkzaam is. Om een bedrijf te koppelen kunt u de naam van het eerder ingevoerde bedrijf intypen en op "tab" drukken om het bedrijf te koppelen. Als u het bedrijf niet eenvoudig kunt vinden kunt u op het vergrootglas klikken voor uitgebreidere zoekmogelijkheden.
5.
Met de knop Bewaar/Sluit (links bovenin) kunt u de relatie bewaren. De relatie is nu ingevoerd.
4. Selecties en mailings Relatiebeheer -> Selecties Relaties Met selecties kunt u uw relatiebestand filteren op diverse specifieke kenmerken. De selectie is vervolgens te gebruiken voor het uitdraaien van overzichten of het opstellen van een mailing. In dit hoofdstuk meer over de werking hiervan en de te volgen stappen.
Procedure 2.4. Het maken van de selectie en mailing 1.
Klik op Nieuw onderstaand scherm verschijnt:
4
Relatiebeheer
Binnen dit scherm kunt u de criteria aangeven waarop u wilt selecteren. Selectie Binnen dit veld kunt u de selectie een naam geven, hierdoor kunt u de selectie in de toekomst eenvoudig terugvinden voor eventueel hergebruik. Soort relatie Binnen dit veld kunt u onderscheid aanbrengen in de te selecteren relatie. Eventueel kunt u hier gebruik maken van de vrije velden. Datum in vanaf Dit veld maakt het mogelijk relaties welke binnen een bepaalde periode zijn ingevoerd te selecteren. Accountmanager Hier kunt u relaties van een bepaalde medewerker selecteren. Laat dit veld leeg om alle relaties mee te nemen. Kenmerken Hier kunt u de al ingevoerde kenmerken gebruiken om nog verder te selecteren. Het is mogelijk kenmerken te combineren of juist uit te sluiten binnen uw selectie. Als u bijvoorbeeld een selectie wilt maken van alle relaties welke de kenmerken kerstkaart en nieuwbrief hebben en niet het kenmerk interessegebied 2 dient de selectie er als volgt uit te zien:
Bij een dergelijke selectie dient u de haakjes te gebruiken.
5
Relatiebeheer
Als u een selectie wilt maken waarbij u meerdere kenmerken wilt meenemen zonder uitzonderingen hoeft u geen gebruik te maken van haakjes. Voor een selectie van relaties welke de kenmerken kerstkaart en nieuwbrief hebben ziet een dergelijke selectie er als volgt uit:
2.
De selectie controleren: Controleer nog eenmaal de door u aangemaakte selectie. Klik op de knop bewaar en vervolgens de knop Maak mailing. Het scherm Toon geselecteerde relatie gegevens verschijnt. Dit scherm bestaat uit twee delen, namelijk een overzicht van de relaties die binnen de selectie vallen en de tabbladen welke elk een bepaald type mailing (sms, brief, email et cetera) tonen.
3.
Kies vervolgens een door u gewenste mailingsoort.
E-mail Via dit tabblad kunt u een gepersonaliseerde E-mail mailing versturen. Selecteer hiervoor een template, en geef een onderwerp in. Brief Hier kunt u een brieventemplate selecteren om een brieven mailing te maken. SMS Maakt het mogelijk een sms mailing te versturen Hieraan zijn extra kosten verbonden Etiketten Hier kunt u etiketten uitdraaien. Selecteer een etiket formaat en klik op Print etiketten om de etiketten uit te draaien. Kenmerken Voeg een kenmerk toe aan de selectieKlik op het tabblad kenmerk na het versturen van de mailing om een kenmerk toe te kennen aan de gehele selectie. Bijvoorbeeld nieuwsbrief januari 2008 Op deze manier kunt u in de toekomst eenvoudig terugzoeken wie de mailing heeft ontvangen. Onderstaande stap is alleen van toepassing bij de verzending van E-mail mailings. 4.
Bekijk de status \ historie van de mailings Ga terug naar het menu: Relatiebeheer > Selecties Relaties Hier vindt u de knop Bekijk Status/history E-mail mailings. Middels deze knop kunt u de status en historie bekijken van eerder verstuurde mailings bekijken.
5. Importeren van relaties Belangrijk De importfunctionaliteit staat standaard uitgeschakeld en kunt u laten inschakelen door per e-mail een verzoek te doen aan de servicedesk. Op het importeren kan anders dan in deze handleiding geen support gegeven worden. BaseNet Online CRM kan ook uw import verzorgen tegen het standaard uurtarief. Informeer hiernaar bij uw accountmanager. Om te kunnen importeren gaat u naar Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Systeem -> Gegevens importeren Kies vervolgens een soort import (bedrijven, contactpersonen of particulieren) en klik op download om het importsjabloon te downloaden. Nu kunt u beginnen met invullen van het sjabloon. Op het tweede tabblad binnen dit sjabloon staan van de meeste velden de specificaties (veldlengtes) beschreven. Het is belangrijk u aan deze voorschriften te houden om het bestand na invullen succesvol te kunnen importeren.
6
Relatiebeheer
Procedure 2.5. Importeren van contactpersonen Het systeem kent bij het importeren standaard relatiecodes toe. Zolang u geen contactpersonen gaat importeren is dit prima. Als u echter wel contactpersonen gaat importeren dient u te beginnen met het het importeren van bedrijven. 1.
Donwload de importsheet voor bedrijven en maak een nieuwe kolom aan (dient de eerste kolom te zijn). Geef deze kolom de naam "Rcode". In deze kolom kunt u nu zelf codes ingeven voor de te importeren bedrijven. Het is aan te raden een nummering te hanteren onder de 100000. Dit is namelijk het eerste getal welke standaard in het systeem is ingegeven.
2.
Importeer na het compleet invullen van de Excel sheet de bedrijven. Vergeet niet de Excel sheet af te sluiten tijdens het importeren. Om te kunnen importeren gaat u naar Beheer -> Bedrijfsinstellingen > Systeem -> Gegevens importeren Zet vervolgens de pulldown op bedrijven en klik op bladeren om de Exelsheet aan te klikken. Nu hoeft u enkel nog op importeren te klikken om de sheet te importeren.
3.
Nu kunt u de sheet voor contactpersonen invullen. De eerder ingegeven "rcode" kunt u in het veld "bedrijfscode" invoeren. Hiermee koppelt u de te importeren contactpersonen aan de eerder geimporteerde bedrijven.
4.
Importeer na het compleet invullen van de Excel sheet de contactpersonen. Vergeet niet de Excel sheet af te sluiten tijdens het importeren. Om te kunnen importeren gaat u naar Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Systeem -> Gegevens importeren Zet vervolgens de pulldown op contactpersonen en klik op bladeren om de Exelsheet aan te klikken. Nu hoeft u enkel nog op importeren te klikken om de sheet te importeren.
6. Een mislukte import nogmaals aanbieden Bij het importeren van relaties voert het systeem automatisch een controle uit op de inhoud van het te importeren bestand. Velden die niet correct zijn ingegeven worden geweigerd. Na het importeren worden eventuele foutieve regels weergegeven zoals hieronder:
In dit voorbeeld heeft men geprobeerd 76 objecten te importeren. Hierbij zijn er 75 correct geimporteerd en is er 1 fout gegaan. Door op de (rode) link te klikken zal er een Excel bestand geopend worden met hierin het foutieve object. In de eerste kolom staat -voor zover mogelijk- waarom dit object niet geimporteerd kon worden. U kunt het sjabloon vervolgens aanpassen en alleen de foutieve objecten nogmaals aanbieden. Om een import ongedaan te maken klikt u op een regel en vervolgens op Verwijderen
Belangrijk Door een eerdere import te verwijderen verdwijnen alle objecten van de geselecteerde import uit het systeem. Het is niet mogelijk een import terug te zetten na het verwijderen! Twee weken na de datum van importeren worden eerdere imports geblokkeerd zodat verwijderen niet meer mogelijk is.
7. Relaties ontdubbelen Het kan voorkomen dat een relatie dubbel in uw systeem staat en dat u, al dan niet bewust, aan beide uren en correspondentie heeft gekoppeld. U kunt dat ongedaan maken door te gaan naar: Relatiebeheer > Bedrijven > Acties > Ontdubbel Zodra u heeft geklikt op ontdubbel zal onderstaande scherm verschijnen.
7
Relatiebeheer
Maak een selectie van twee bedrijfsrelaties en klik op Ontdubbel. Onderstaande melding verschijnt:
Deze melding is slechts ter info. Zodra u op 'OK' heeft geklikt worden alle uren en correspondentiestukken geplaatst onder de aangegeven relatie.
8
Hoofdstuk 3. Agenda en Taken 1. Aanmaken van een agendapunt Om een agendapunt aan te maken gaat u naar: Agenda / Taken -> Agenda Selecteer een tijd en dubbelklik, onderstaand scherm opent:
Dit scherm is bedoeld om een nieuwe afspraak snel in te kunnen voeren. U kunt een project en/of een relatie koppelen. Door dit te doen is de afspraak ook zichtbaar bij uw relatie en/of project. Het is ook mogelijk een herhaal- of -groepsafspraak in te plannen. Klik hiervoor op de knop Open Scherm. Het onderstaande scherm zal geopend worden.
9
Agenda en Taken
In het tabblad "notificaties" kunt u eventueel een notificatie instellen voor u of de relatie waarmee u een afspraak hebt.
2. Doorzoeken van de agenda Het is ook mogelijk uw agenda eenvoudig te doorzoeken. Ga hiervoor naar: Agenda / Taken -> Agenda rechtsonderin kunt u middels de knop doorzoek agenda eenvoudig de agenda doorzoeken. Het is mogelijk te zoeken op diverse criteria. Ook kunt u hier een overzicht van uw agenda afdrukken. Om dit te doen klikt u op zoek, vinkt de afspraken die u wilt afdrukken aan en kiest u bij overzichten voor "Agenda overzicht" om een overzicht van u agenda af te drukken.
Tip Ongeziene agendapunten worden standaard getoond in het openingsscherm van BaseNet Online CRM. Het is ook mogelijk om op ongeziene agendapunten te zoeken via de "doorzoek agenda" optie.
3. Taken aanmaken Agenda / Taken -> Taken Rechts in het scherm vindt u de knop nieuw. Klik hier eenmaal op. Onderstaand scherm verschijnt.
10
Agenda en Taken
De optie "geplaatst door" is standaard reeds ingevuld met uw naam. Ook het veld "taak voor" is ingevuld. Indien u de taak aan een ander persoon wilt toewijzen kunt de invoer wissen en de naam van een collega hier invoeren. De taak wordt dan toegewezen aan een van uw collega's. Hij / zij zal de taak vervolgens direct in het startscherm van BaseNet Online CRM zien als ongeziene taak. Het is evenals bij bijvoorbeeld agendapunten en e-mails mogelijk om een relatie en project te koppelen. Het grote voordeel hiervan is dat u de desbetreffende taak eenvoudig kunt terugvinden onder uw relaties en projecten. U bouwt hiermee als het ware direct historie op. Met een escalatietijd en datum gereed kunt u instellen wanneer de desbetreffende taak afgerond moet zijn. Bijvoorbeeld een terugbeltaak welke na 4 uur escaleert en na 8 uur gereed moet zijn. Bij deze situatie komt de taak "groen" binnen, na vier uur escaleert de taak en wordt deze "oranje". Het is nu nog mogelijk de taak op tijd af te ronden. Na acht uur zal de taak "rood" worden en is de taak te laat uitgevoerd.
Tip Om optimaal met taken te werken is het aan te raden om via het menu: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Taken standaard taken aan te maken met bijbehorende escalaties.
11
Hoofdstuk 4. Correspondentie 1. Een E-mail bericht versturen Acties -> Nieuwe E-mail In vrijwel alle onderdelen van BaseNet Online CRM is er de mogelijkheid om een project en / of relatie te koppelen. Dit is ook het geval bij E-mail. Door de e-mail die u verstuurt te koppelen aan projecten en relaties kunt u deze eenvoudig terugvinden. Daarnaast kunt u vanuit elk scherm een nieuwe e-mail opstellen. U hoeft daarvoor niet eerst naar de inbox te gaan. Door gebruik te maken van het e-mail icoon bij een relatiekaart is deze direct gekoppeld aan de e-mail. Het e-mail icoon:
Dit icoon is niet zichtbaar in de zoekschermen. Als u vanuit het zoekscherm snel een e-mail wil opstellen dan kunt u dat doen via door de cursor boven Acties te houden en daar te klikken op e-mail. Project Koppel hier een project. Het is mogelijk hier op een deel van de naam te zoeken of op een projectnummer. Relatie Koppel hier de relatie naar wie u de mail stuurt. Na versturen van de mail kunt u de e-mail ook onder deze relatie terugvinden. Templates Het is aan te raden gebruik te maken van templates. Templates kunnen diverse zaken samenvoegen. Versturen Na het versturen van een e-mail kunt u nog diverse verzendvoorkeuren ingeven:
12
Correspondentie
Hieronder een korte uitleg van de mogelijkheden: • Bewaar in de 'Sent' map: zorgt ervoor dat de mail automatisch wordt opgeslagen in de Sent map van uw E-mail account. • Archiveer: archiveert de desbetreffende mail onder de gekoppelde relatie en / of een project. De mail kunt u vervolgens eenvoudig terugvinden onder de relatie en/of het project. • Vrijgave klantenintranet: deze optie werkt alleen indien u gebruik maakt van het klantenintranet. Door dit vakje aan te vinken geeft u de mail direct vrij naar uw klantenintranet. Uw relatie kan vervolgens de mail direct bekijken. • Bevestiging: zorgt dat de ontvangen bij het openen het verzoek krijgt een leesbevestiging te versturen. • De verzonden mail achteraf printen: dit onderdeel werkt alleen in combinatie met de instelling "een verzonden e-mail achteraf printen". Hierover leest u meer op de pagina Persoonlijke instellingen [113]
Tip Door bij de verzendvoorkeuren te kiezen voor de optie "Sla verzendvoorkeuren op als standaard" hoeft u in het vervolg na het versturen slechts op enter of de spatiebalk te drukken om de mail te versturen. Het systeem zal in dit geval rekening houden met de door u eerder ingegeven standaard instellingen.
13
Correspondentie
2. Uw E-mail archiveren Correspondentie -> E-mail boxes Traditionele E-mail applicaties werken veelal met mapjes voor het opslaan van uw E-mail berichten. Binnen BaseNet Online CRM staan uw relaties en / of projecten centraal. Al uw E-mails kunt u archiveren onder relaties en / of projecten en zo eenvoudig terugvinden. De E-mail berichten zijn -indien gewenstook direct inzichtelijk voor uw collega's.
Procedure 4.1. Opslaan van een losse E-mail 1.
Klik op de E-mail welke u wilt archiveren
2.
Vul nu een project en / of een relatie in. Dit kunt u doen zonder de E-mail te openen in de hiervoor bestemde velden welke u kunt vinden boven het preview venster van het aangeklikte E-mail bericht.
3.
Geef een inzagenniveau in. Voor meer informatie over de werking van inzage niveaus en het instellen hiervan leest u meer op de pagina Bedrijfsinstellingen [102]
4.
Als u gebruik maakt van het klantenintranet en de E-mail wenst vrij te geven kunt u het vakje "Vrijgave Klanten Intranet" aanvinken.
5.
Klik nu op Bewaren om de E-mail te archiveren en te verwijderen uit uw E-mail box.
Procedure 4.2. Archiveren van meerdere E-mail berichten in een handeling 1.
Vink de berichten welke u wilt archiveren aan.
2.
Klik nu op de knop Bewaren bovenin in het E-mail scherm. (Dit is de knop naast Nieuw)
3.
Er verschijnt nu een nieuw venster:
4.
Geef nu een project en /of een relatie in.
5.
Geef een inzage niveau in.
6.
Klik nu op Bewaar de geselecteerde berichten
3. Een E-mail omzetten naar een taak Correspondentie -> E-mail boxes Als een E-mail bericht opgepakt moet worden door een collega zou u de mail kunnen doorsturen. In dit geval mist u echter controle en ziet u niet direct wat de status is. Binnen BaseNet Online CRM kunt u daarom met een druk op de knop een mail omzetten naar een taak en klaarzetten voor een collega.
14
Correspondentie
1.
Open het E-mail bericht welke u wilt doorzetten naar een collega.
2.
Klik nu rechtsbovenin op het "taak" icoon.
3.
Er verschijnt nu een nieuwe taak met in het opmerkingenveld de inhoud van de E-mail.
4.
Vul "type taak" in, maar kies er niet voor om het opmerkingenveld te overschrijven.
5.
Vul in het veld "taak voor" de naam in van uw collega.
6.
Koppel project en / of relatie. Als deze gegevens in de mail al waren ingevuld zijn deze automatisch meegenomen.
7.
Geef een escalatie datum en een datum gereed in.
8.
Klik nu op bewaar / sluit om de taak te bewaren.
De taak is nu geplaatst bij de medewerker en hij/zij kan de taak oppakken. Via de Persoonlijke Instellingen kunt u onder Taken aangeven of u een e-mailnotificatie wenst te ontvangen zodra hij/zij de taak op de status Gereed zet.
4. Een brief aanmaken Acties -> Nieuwe brief 1.
In het veld medewerker kunt u de naam van de medewerker invoeren welke de brief gaat ondertekenen. Standaard staat hier de medewerker welke is ingelogd gekoppeld.
2.
Vul nu een relatie en eventueel een project in.
3.
Kies een template.
4.
Vul nu het onderwerp in.
5.
Klik op Maak brief aan om de brief aan te maken. Uw standaard tekstverwerker wordt geopend afhankelijk van uw instellingen.
Belangrijk Er zijn twee manieren om brieven te bewerken binnen BaseNet Online CRM. • Webdav • Download / Upload • AutoUploadDownloadApplet Met "webdav" kunt u brieven direct bewerken en opslaan via BaseNet Online CRM. Deze mogelijkheid werkt echter enkel voor computers met Windows en Office. Voor meer informatie over het instelen van webdav kunt u hier [109] kijken. Met de tweede mogelijkheid "download / Upload" dient u de brief eerst lokaal op te slaan op uw computer. Vervolgens kunt u via de knop bladeren de gewijzigde brief terugplaatsen in BaseNet. De derde mogelijkheid AutoUploadDownloadApplet zorgt ervoor dat u ook direct uw brieven kunt bewerken zonder deze eerst lokaal op te slaan. Deze mogelijkheid werkt naar Windows ook voor Apple en Linux gebruikers. De AutoUploadDownloadApplet wordt enkel op verzoek ingeschakeld aangezien het van belang is een toelichting te krijgen voor het juiste gebruik hiervan.
15
Correspondentie
5. Zoek brieven en e-mails Correspondentie -> Brieven / E-mail
5.1. Correspondentie zoeken 5.2. Overige functies Via het menu brieven / e-mail kunt u opgeslagen correspondentie eenvoudig terugvinden. U kunt diverse zoekcriteria ingeven. Klik vervolgens op zoek om de correspondentie terug te zoeken. Standaard zoekt het systeem Fulltext, dit houdt in dat het systeem de volledige inhoud van documenten en e-mail berichten doorzoekt bij de zoekopdracht. Opgeslagen correspondentie is ook terug te vinden onder relaties en /of projecten. Open hiervoor een relatie of project en klik op het tabblad historie om alle opgeslagen onderdelen te tonen. Via het actiemenu na het openen van een relatie of project kunt u ook kiezen voor de uitgebreide historie.
6. Scanner inbox 6.1. Instellingen Correspondentie -> Scanner Inbox
Belangrijk Dit menu is enkel beschikbaar als u gebruikt maakt van de optionele "Scanmodule". Om de Scanmodule van BaseNet Online CRM goed te doen functioneren dienen een aantal zaken ingesteld te worden. De instellingen zijn middels enkele eenvoudige stappen te realiseren: 1.
Klik op Start ScanInbox
2.
U krijgt de volgende melding te zien:
16
Correspondentie
Vink hier "Always trust content from this publisher" aan. NB: Als u stap 2 ooit in het verleden genomen hebt, zal dit scherm niet nogmaals verschijnen. 3.
Nadat de installatie voltooid is, krijgt u de volgende melding:
Deze melding krijgt u omdat er nog geen map aangemaakt is met de naam 'scan_uploads'. De map waar de scans op de computer (netwerkschijf of server) binnenkomen dient 'scan_uploads' te heten. Hernoem daarom de huidige map of maak een nieuwe aan met deze naam 4.
Klik nu rechtsonder in het beeld het rode icoontje met een scanner. Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm.
5.
Klik op "Inlog gegevens" en voer de logingegevens van de Scanneruser in. Mocht u deze nog niet hebben ontvangen dan kunt u hierover contact opnemen met de helpdesk.
6.
Klik nu op "Scan directory" en selecteer de map "scan_uploads". Dit is de map die u zojuist had aangemaakt.
7.
Klik nu op "Run" De scans worden nu in uw BaseNet Online CRM omgeving geladen.
17
Correspondentie
6.2. Gebruik Met de scanmodule van BaseNet Online CRM kunt u al uw binnenkomende post digitaal in BaseNet verwerken en archiveren onder uw relaties en \ of projecten. 1.
Om een scan te verwerken dubbelklikt u op een regel. Vervolgens verschijnt een nieuw scherm.
2.
Koppel een relatie en / of een project.
3.
Vul een onderwerp in.
4.
Kies een type document (dit veld staat standaard op scan).
5.
Geef eventueel een afwijkende ingangsdatum in.
6.
Klik op verwerk om de scan te archiveren.
Tip Klik op Nieuwe e-mail om een nieuwe scan direct als bijlage te versturen per e-mail. Het is ook mogelijk om de scan te openen voordat u deze verwerkt. Hiervoor klikt u op de knop Bestand openen.
7. Een out-of-office reply instellen voor uw email account Om een out of office reply in te stellen gaat u naar uw mailbox en volgt u de volgende stappen. 1.
Ga met uw muisaanwijzer op de bovenste folder staan (naast de mailboxnaam) en klik op de rechtermuisknop. Er verschijnt nu een nieuw menu:
2.
Kies nu voor afwezigheid. Er verschijnt nu een nieuw venster:
18
Correspondentie
3.
Vul hier de velden onderwerp en tekst in. U kunt zelf aangeven vanaf en tot en met welke datum de automatische reply geactiveerd en gedeactiveerd dient te zijn door te datumvelden in te vullen. Vervolgens kunt u op Bewaar / Sluit klikken om de melding te bewaren.
De out-of-office reply is nu actief.
19
Hoofdstuk 5. Uren/Projecten 1. Uren per dag 1.1. Inleiding urenregistratie Binnen BaseNet Online CRM zijn er drie manieren om uren te registeren 1. Toevoegen van losse urenregels 2. Uren toevoegen met behulp van de stopwatch 3. Direct meerdere uren invoeren via het multi-uren invoerscherm In dit hoofstuk staan alle bovenstaande manieren beschreven. Het instellen van uurtarieven
Belangrijk Om goed met uurtarieven te werken is onderstaande van belang. Er zijn vier levels met uurtarieven. 1. Medewerkerstarief per project 2. Algemeen project tarief 3. Medewerkerstarief 4. Kantoor tarief Het systeem kijkt eerst of level 1 is ingevuld, zo ja dan wordt dat tarief gepakt. Wanneer het niet is ingevuld wordt elke keer een level hoger gekeken. De level 3 en level 4 tarieven kunt u wijzigen wanneer u beheerders rechten heeft. Ga hiervoor naar: Beheer > Bedrijfsinstellingen -> Uren en vervolgens naar "standaard uurtarief" (level 4) of "uurtarieven per medewerker" (level 3).
1.2. Invoer van losse urenregels Uren / Projecten -> Uren per dag 1.
Klik op Nieuw om een nieuwe urenregel in te voeren. Onderstaand scherm verschijnt:
20
Uren/Projecten
Na het openen zijn de velden "medewerker" en "datum" standaard gevuld. Het is mogelijk deze velden aan te passen. Het is mogelijk uren te schrijven in de toekomst, er komt echter wel een waarschuwing in beeld wanneer dit gebeurd. 2.
Vul "type werkzaamheden" in. Deze uurtypes kunnen op de urenspecificatie van uw facturen getoond worden. De lijst met werkzaamheden is zelf aan te passen indien u over beheerdersrechten beschikt via het menu: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Uren -> Type werkzaamheden
3.
Vul factureerbare en bestede uren in.
4.
In het veld opmerkingen kunt u een toelichting op de uren invoeren. Standaard wordt deze opmerking getoond op de urenspecificatie van uw factuurlayout.
5.
Als u een bezoek wilt vastleggen en met een prijs per kilometer werkt dient u kilometers in te vullen en het veld reiskosten op "ja" te zetten. Als u werkt met een vaste prijs per bezoek hoeft u enkel de reiskosten op "ja" te zetten. Het is voor bovenstaande van belang dat u via het menu: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Facturatie -> Factuurinstellingen Instelt of u werkt met een kilometerprijs of een vaste prijs per bezoek.
6.
Koppel een project en bedrijf en klik op Bewaar/Sluit om de urenregel te bewaren.
Tip Als u meerdere urenregels moet invullen op eenzelfde project kunt u het beste gebruik maken van Bewaar/Copy om snel meerdere uurregels in te voeren. De inhoud blijft hiermee intact en u hoeft slechts omschrijving en aantal uren in te voeren om een volgende regel in te voeren.
1.3. Uren snelinvoer (multi-uren scherm) Uren / Projecten -> Uren per dag -> Vul meerdere uren in Of rechtstreeks via het hoofdmenu van BaseNet Online CRM (klik op een willekeurige dag om het scherm te openen). Het multi-uren scherm maakt het mogelijk versneld uren in te voeren in BaseNet Online CRM. U hoeft slechts op een bepaalde dag te klikken en kunt middels de "tab" toets op uw toetsenbord eenvoudig naar een volgende veld navigeren.
21
Uren/Projecten
Tip Voor optimaal gebruik van het "multi-uren invoer scherm" raden wij u aan om onderstaande instellingen na te lopen: 1. Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Uren -> Aantal werkuren per dag 2. Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Uren -> Bestaande uren bewerken via het multi-uren scherm Aantal werkuren per dag Deze instelling geeft het aantal normuren per dag aan en bepaalt de kleur van het invoerscherm. De standaardinstelling van deze setting is acht uur. Dit betekent in de praktijk dat de desbetreffende dag oranje met een uitroepteken wordt weergegeven in het urenscherm. Bij meer dan acht uur zal de dag groen gemarkeerd worden met een "v". Bestaande uren bewerken via het multi-uren invoer scherm Met deze optie kunt u aangeven of u bestaande uren ook wilt kunnen bewerken via het "multi-uren" scherm. Het voordeel is dat u bestaande uren eenvoudig kunt aanpassen. Het nadeel is dat u slechts vijftien urenregels per dag kunt ingeven via het "multi-uren" scherm. Indien u gemiddeld meer dan vijftien regels per dag schrijft raden wij aan de instelling uit te schakelen.
Procedure 5.1. Uren invoeren 1.
Om uren in te voeren klikt u op een willekeurige dag in het openingsscherm van BaseNet Online CRM.of gaat u naar: Uren / Projecten -> Uren per dag -> Vul meerdere uren in Vervolgens verschijnt onderstaand scherm:
2.
Vul nu een project in en het systeem zal automatisch de factuurrelatie van het gekoppelde project koppelen.
3.
Vul nu uurtype, factureerbare uren en bestede uren in en vervolgens een omschrijving. Dit kunt u eventueel voor meerdere regels doen.
4.
Klik op Bewaar om de uren te bewaren. Er zal een melding verschijnen ter controle met hierin de door u ingevoerde uren. Klik vervolgens op "ok" en het scherm zal (afhankelijk van uw instellingen) afgesloten worden.
22
Uren/Projecten
Tip Het is ook mogelijk om agendapunten te importeren als uren. Dit kunt u rechtstreeks vanuit het "multi-uren" scherm doen door op Importeer uit agenda te klikken. De afspraken die op de geselecteerde dag in uw agenda staan, worden dan vervolgens ingelezen in het multi urenscherm.
2. Uren divers Ga naar Uren/projecten-> uren divers
2.1. Zoekscherm uren In het scherm uren divers ziet u de volgende zoekfunctionaliteiten:
Er kan hier geselecteerd worden op: <step> Medewerker <step> Datum van tm <step> Type werkzaamheden <step> Gekoppeld aan factuur <step> Relatie <step> Project Aan de hand van deze selecties kunnen ook meerder overzichten gedraaid worden voor managementrapportages. In het systeem staan een aantal standaard overzichten. Indien u hier op maat gemaakte overzichten wilt hebben, neem dan contact op met uw accountmanager.
2.2. Wijzig project Binnen BaseNet Online CRM is het mogelijk om meerdere uren tegelijk te verplaatsen naar een ander project. Zoek de uren op van een bepaald project en vink deze aan. Klik op Wijzig project Het volgende scherm verschijnt in beeld:
23
Uren/Projecten
Selecteer het project. De relatie wordt aan de hand van het project geselecteerd. Klik op Aanpassen Klik vervolgens op Sluit scherm
2.3. Uren invoeren via de stopwatch Acties -> Stopwatch De stopwatchfunctie binnen BaseNet Online CRM maakt het mogelijk om automatisch tijd te registreren bij bepaalde werkzaamheden zoals bijvoorbeeld het versturen van een e-mail of het afronden van een taak. Het is ook mogelijk de stopwatch los op te roepen.
Tip Als u gebruik wilt maken van de "actieve stopwatch mogelijkheid" waarbij de stopwatch automatisch tijd registreert bij veelvoorkomende handelingen (versturen e-mail, gereed melden taak etc.) dient u de volgende instelling na te lopen: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Uren -> Automatische registratie "Ja" geeft aan dat de automatische registratie is geactiveerd, "Nee" schakelt de automatische registratie uit. Vergeet niet na het wijzigen van de instellingen op Bewaar te klikken en opnieuw in te loggen om de wijzingen actief te maken. Na het instellen van deze setting zal u na het versturen van een e-mail e.d. automatisch de vraag krijgen of u uren wilt registreren. Standaard uurtypes instellen Het is ook mogelijk om standaarduurtypes in te stellen welke automatisch gekoppeld worden aan de stopwatch handeling waar u mee bezig bent (bijvoorbeeld: "e-mail uit" na het versturen van een e-mail). Om dit in te stellen gaat u naar het volgende menu: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Uren -> Standaard werkzaamheden
3. Projecten 3.1. Een nieuw project aanmaken In het projectenscherm kunnen projecten aangemaakt en bijgehouden worden. Via een project kan je uren bijhouden, uren factureren, prijsafspraken facturen, etc. etc. Ga naar Uren/Projecten-> Projecten Klik op Nieuw om een nieuw project aan te maken. Het volgende scherm wordt ingeladen:
24
Uren/Projecten
Automatisch wordt de accountmanager en de medewerker ingevuld van het project met de gebruiker die het project aanmaakt. Indien nodig pas dit aan. Relatie Selecteer boven in de relatie van het project. Het kan zijn dat de relatie nog niet is ingevoerd in BaseNet Online CRM. Selecteer dan eerst het type relatie en klik dan op het + tekentje. U kunt de relatie nu in voeren. Wanneer u hiermee klaar bent, klik op Bewaar/Sluit en de relatie is geselecteerd in het project Omschrijving Vul de omschrijving van het project in, automatisch wordt ook de zoekcode overgenomen van de de omschrijving. Indien nodig, pas dit dan aan. Klik op Bewaar om het project op te slaan. Ga naar het tabblad 'Project info' Offerte/Ref.nr. Indien bekend vul het offertenummer of het referentienummer in van de klant. Ingangsdatum De ingangsdatum wordt automatisch op de dag van vandaag gezet, indien nodig pas dit aan Relatie Indien de factuurrelatie anders is dan de projectrelatie, geef hier dan de factuurrelatie aan.
Tip Gebruik deze functie ook, als u wilt factureren naar contactpersoon B van bedrijf X, terwijl de klant contactpersoon A is van bedrijf X. Dit worden binnen BaseNet Online CRM gezien als twee relaties. Geef onder de factuurrelatie de prijsafspraken weer: Wijze van facturering U kunt hier kiezen tussen, maandelijks, per kwartaal, handmatig, indien gereed. Dit is puur bedoelt als zoekfunctie bij de projectenfacturatie. In de volgende paragraaf staat de projectenfacturatie uitgelegd. Waarschuwen bij uren groter dan Wanneer u een waarschuwing wilt ontvangen bij een bepaalde hoeveelheid uren, vul dat hier dan in. Geschatte uren Indien u hier een hoeveelheid uren opgeeft, zal in het zoekscherm van de projecten een balk verschijnen per project wat de status is van de geschatte uren. Kantoorkosten Vul hier het percentage kantoorkosten dat u over het uurtarief wilt doorbelasten. Fixed price Wanneer alle werkzaamheden geschieden op een vaste prijs, vul dat hier in. Doorbelastingen of losse factuurregels, worden wel gefactureerd.
25
Uren/Projecten
Max. uren Vul hier in het maximaal aantal uur dat u wilt factureren. Er worden niet meer uren gefactureerd dan het aantal dat u hier invult, ook al heeft u meer factureerbare uren geschreven. Voorschot Indien u als eerste een voorschot wilt factureren naar de klant, vul dat hier in. Bij het factureren wordt dan eerst een nota aangemaakt met alleen het voorschot erop. De uren en / of doorbelastingen worden genegeerd bij de voorschotfactuur. Verreken voorsch. Hier kunt u aangeven of u het gefactureerde voorschot wilt verrekenen bij de eerst volgende factuur of op het moment dat een project op de status 'Gereed' wordt gezet. Reiskosten U kunt kiezen tussen reiskosten per bezoek of reiskosten per kilometer. Vul vervolgens het bedrag in. Bij het schrijven van uren, kunt u vervolgens aangeven of dit doorbelast moet worden.
3.2. Factureren vanuit het project Ga naar het tabblad 'Financieel' In het tabblad uren/tarieven kunt u het standaardtarief van het project instellen. Ook kunt u per medewerker een afwijkend uurtarief hier invullen. U kunt het standaardtarief voor alle projecten instellen via Beheer-> bedrijfsinstellingen-> Facturatie-> Factuurinstellingen. In het tabblad 'Factuurregels' kunt u losse factuurregels aanmaken die gefactureerd dienen te worden naar de klant. Product/Art. Selecteer hier het product dat u wilt factureren. Aantal Vul de hoeveelheid in. Omschrijving Hier wordt automatisch de omschrijving van het product neergezet, pas dit aan indien nodig. Prijs Vul hier het bedrag in.
Tip De prijs van de producten wordt standaard exclusief btw aangegeven. Indien u de prijs inclusief btw wilt invoeren, neem dan contact op met uw accountmanager. Klik op Voeg toe om de factuurregel toe te voegen aan het project, zodat deze klaar staat om te factureren. Om daadwerkelijk de factuur aan te maken ga dan naar het tabblad 'Facturen'. Klik op Factureren De factuur wordt aangemaakt. De regel die in het scherm verschijnt is de factuur, indien u deze nog wilt bewerken klik dubbel op de regel. De factuur wordt nu in een nieuw scherm ingeladen. U kunt de factuur openen in Word om deze te printen door op te knop Print factuur te klikken. Ook kunt u direct vanuit het project de factuur openen door op de knop Print te klikken. Aanpassingen aan de factuur dient u alleen in BaseNet Online CRM te doen en niet in Word!
3.3. Taakbeheer in het project In het tabblad 'Taken' kunt u taken aanmaken en beheren. Klik op Nieuw om een taak aan te maken. Ga naar Taken aanmaken. Hier staat verder uitgelegd hoe u een taak aanmaakt. Nadat u een taak of meerdere taken heeft aangemaakt ziet u vervolgens in dit scherm naar voren komen, wanneer een taak uitgevoerd dient te worden. De taken staan klaar om uitgevoerd te worden. In de kolom 'Status' ziet u de kleur van de taak. Groen Zowel de escalatiedatum als de gereeddatum zijn nog niet bereikt, de taak hoeft nog niet uitgevoerd te worden. Oranje De escalatiedatum is overschreden, de gereeddatum is nog niet bereikt. Dit is het moment om de taak uit te voeren. Rood De escalatiedatum en de gereeddatum zijn overschreden. De taak had nu dus al uitgevoerd moeten zijn.
26
Uren/Projecten
Nadat u een taak heeft voltooid, kunt u de status aanpassen naar gereed.
3.4. Opmerkingen In het tabblad 'Opmerkingen', kunt u twee soorten opmerkingen maken. Opmerkingen In dit veld kunt u standaard opmerkingen plaatsen van het project. Deze opmerkingen vindt u alleen terug in dit scherm. Alert opmerkingen Indien u een alertopmerking plaatst, komt er een geel icoontje met een uitroepteken in het project te staan. Dit icoontje ziet u ook in het zoekscherm van de projecten. De bedoeling van de alert opmerking is dat deze altijd zichtbaar is, wanneer een project opgezocht wordt. Wanneer u vervolgens met de muis op het icoontje staat, komt de alert opmerking in beeld.
4. Projecten facturatie Uren/Projecten -> Projecten Facturatie Via de projectenfacturatie kunt u wannneer u vanuit meerdere projecten te gelijk eenvoudig facturen aanmaken op basis van factureerbare uren en / of doorbelastingen.
Tip Via het veld "uren t\m" en "doorbelastingen t\m" kunt u eenvoudig filteren op uren en doorbelastingen tot de door u ingevulde datum. Dit is bijvoorbeeld handig als u tot een bepaalde datum wilt factureren. 1.
Klik op Zoek om een overzicht met factureerbare projecten te zien. In dit overzicht ziet u direct wat er openstaat aan uren en doorbelastingen, onder het tabblad verrichtingen. Hier ziet u ook het voorschot wat staat ingevuld in het project naar voren komen. Het is mogelijk om voorafgaand aan de facturatie een overzicht uit te draaien in Excel. Om dit te doen selecteert u de desbetreffende projecten en kiest u aan de linkerzijde voor "overzichten". Selecteer vervolgens het rapport "OHW_SPEC_UREN" om een Excel bestand te krijgen met hierin de uren en het bedrag van de facturen.
2.
Als u nog correcties wilt doorvoeren in bijvoorbeeld de uren hoeft u slechts te klikken op "openstaande uren" in de lijst. Een nieuw scherm opent met hierin de uurregels welke klaar staan voor facturatie. In dit stadium kunt u nog wijzigingen aanbrengen in omschrijvingen e.d.
3.
Na controle kunt u de facturen aanmaken. Dit doet u door de desbetreffende projecten in de lijst aan te vinken en vervolgens op de knop Maken/Bijwerken facturen te klikken. De facturen worden nu aangemaakt en er zal na voltooiing hiervan een nieuw venster verschijnen met de mededeling dat er een x aantal facturen zijn aangemaakt. Dit venster dient slechts ter controle en kunt u wegklikken door op "Ok" te klikken. Om de facturen na het aanmaken te printen klikt u op de knop Print/Verwerk facturen en vervolgens op Print.
4.
In dit stadium zijn de facturen nog afzonderlijk aan te passen. Dit kunt u doen door op de link te klikken met "Open factuur:" gevolgd door het aangemaakte factuurnummer. Deze link staat in de kolom 'factuur'. Er verschijnt nu een nieuw venster zoals hieronder: In dit scherm kunt u de factuur nog handmatig corrigeren of extra regels toevoegen.
27
Uren/Projecten
5.
Als alle facturen correct zijn, kunt u de facturen gaan verwerken. Door dit te doen zullen de zojuist aangemaakte facturen de status "gefactureerd" krijgen en doorgezet worden naar uw administratie. Hiervoor vinkt u nogmaals alle projecten aan en klikt u op de knop Print/Verwerk facturen klik nu op de knop "verwerk" om de facturen te verwerken.
Waarschuwing Na het verwerken van facturen zijn deze NIET meer aan te passen. Dit proces is NIET terug te draaien. Gebruik de verwerk knop alleen als u er zeker van bent dat alle factueren correct zijn. 6.
U heeft nu de facturen aangemaakt. De projecten zullen nu niet meer zichtbaar zijn in de lijst tenzij u er nog uren of doorbelastingen op heeft geboekt. Om eventueel later nog een correctie aan te brengen in de factuur zult u de factuur moeten crediteren. Dit kunt u doen in de uitgaande factuur via de knop Creëer creditfactuur De uren en doorbelastingen worden op deze manier weer vrijgegeven en staan dus weer op factureerbaar.
28
Hoofdstuk 6. Evenementen 1. Inleiding Evenementen Met de evenementenmodule kunnen evenementen, trainingen, cursussen, etc. makkelijker georgraniseerd en gefactureerd worden. Alle genodigden en deelnemers van kunnen binnen een evenementenproject, vastgelegd worden, uitgenodigd worden en gefactureerd worden. De stappen voor een evenement zien er doorgaans als volgt uit: • Evenement aanmaken • Activiteiten voor het evenement aanmaken • Relaties op het evenement toevoegen als genodigden • De genodigden uitnodigen (middels een mailing met aanmeldmogelijkheid) • De aangemelden genodigden (automatisch) factureren
2. Een evenement aanmaken Evenementen -> Evenementen Klik op Nieuw Onderstaand scherm verschijnt nu:
Bij relatie koppelt u de relatie waar het evenement voor is. Bij het organiseren van eigen (cq. interne) evenementen, is dit veld doorgaans leeg. Dit veld kan evt. ook gebruikt worden om de (externe) contactpersoon voor dit specifieke evenement in te geven.
29
Evenementen
Bij Accountmanager en Medewerker koppelt u de medewerker(s) van die zich bezighouden met dit evenement. De omschrijving van het evenement is voor intern gebruik belangrijk om het evenement makkelijk terug te vinden en te herkennen. Deze omschrijving wordt ook getoond bij het versturen van uitnodigingen en op de facturen. Evenement info Geef in de datumvelden aan wanneer het evenement begint en zal eindigen. Let hierbij op dat u ook de tijd ook aangeeft. Zie onderstaande afbeelding voor extra toelichting.
Als u een vinkje zet bij 'Automatisch facturen' wordt er direct bij aanmelding via internet door een deelnemer, een factuur per e-mail vertuurd. Doet u dit niet, dan zult u zelf handmatig de facturen moeten aanmaken via het tabblad 'Financieel'. Bij de velden 'Bevestigings' en 'Afmeld template' dient u een e-mailtemplate te koppelen die gebruikt kan worden om aan de deelnemer een bevestiging te sturen van aan- of afmelding voor het evenement. Waneer een deelnemer zich via internet aan- of afmeldt, wordt er direct automatisch een mail verstuurd op basis van de gekoppelde template. Templates kunnen aangemaakt en bewerkt worden via: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Templates > E-mail
3. Activiteiten aanmaken Evenement -> Tabblad: Activiteiten -> Nieuw Een evenement bestaat uit een of meerdere activiteiten. De activiteiten kunnen verplicht worden gesteld, ook is het mogelijk dat deelnemers zich voor bepaalde activiteiten dienen aan te melden (via internet), deelnemers kunnen ook handmatig aangemeld worden vanuit het systeem. In dit tabblad kunt u de verschillende activiteiten van het evenement toevoegen. Klik op de knop Nieuw om een activiteit toe te voegen. Het onderstaande scherm zal worden geopend:
30
Evenementen
In dit voorbeeld is de activiteit "Aanvang evenement". Deelnemers van dit evenement dienen deze activiteit verplicht bij te wonen. Er zijn verder geen kosten aan verbonden. Hierdoor is er niets ingevuld bij "Product", "Factuuromschrijving" en "Prijs". Binnen dit evenement zijn ook een aantal optionele activiteiten beschikbaar. Voor deze activiteiten kunnen gebruikers zich (optioneel) aanmelden. Zie onderstaand voorbeeld. Het onderstaande scherm zal worden geopend:
31
Evenementen
De naam van de activiteit wordt getoond op de aanmeldpagina. Indien gewenst kan deze dus afwijken van de factuuromschrijving van de activiteit (zoals in het voorbeeld te zien is). Koppel bij 'Product' het product dat u wilt gebruiken voor de facturatie. Indien er al een omschrijving en prijs bij het product zijn aangegeven zullen deze velden automatisch ingevuld worden. Desgewenst kunnen deze overschreven worden met een factuuromschrijving en prijs welke alleen voor dit evenement gelden. De tijd en datum die u aangeeft bij 'Begin' en 'Einde activiteit' zullen worden vermeld op de aanmeldingspagina voor de deelnemers. Als u een vinkje zet bij 'Automatische inschrijving' dan zorgt dat er voor dat er al een vinkje is gezet bij de betreffende activiteit voor alle uitgenodigde deelnemers op het moment dat ze de uitnodigingspagina bezoeken. Als u vervolgens ook een vinkje zet bij 'Verplichte deelname', dan is het niet mogelijk voor de deelnemers om geen deel te nemen aan deze activiteit als ze bij het evenement aanwezig willen zijn. Zodra u meerdere activiteiten aan een evenement heeft toegevoegd dan ziet dat er als volgt uit:
4. Genodigden toevoegen aan het evenement Evenement -> Tabblad: Genodigden -> Genodigden Relaties toevoegen aan het evenement Om relaties (als genodigden) te koppelen aan het evenement klikt u op Voeg relaties toe aan het Evenement. Onderstaande scherm zal openen.
32
Evenementen
In dit scherm kunt u relaties opzoeken en toevoegen. Maak hiervoor een selectie en klik op Selecteer/Sluit
Tip Geef relaties van te voren een kenmerk om deze allemaal in een keer toe te kunnen voegen via: "Alles met kenmerk" -> Selecteer Factuurrelatie De factuur van de selectie van relaties kan ook aan een debiteur gericht worden. Hiervoor dient u het veld "Factuurrelatie" te gebruiken. Dit is met name handig wanneer de rekening van bijvoorbeeld een cursus door de baas betaald wordt en niet door de deelnemers zelf. Activiteiten selectie Bij het veld 'Activiteiten' kunt u de activiteiten selecteren waarvoor u de relaties wilt uitnodigen. U kunt zo zelf aangeven welke relaties zich voor welke specifieke activiteiten mogen aanmelden. Zo kan het zijn dat alle genodigden wel mogen deelnemen aan de cursus maar niet uitgenodigd worden voor het diner en zich daar dus ook niet voor kunnen aanmelden (via internet). Uitnodigingen versturen Als u vervolgens naar het tabblad 'Genodigden' gaat kunt u alle toegevoegde relaties bekijken. Via de de knop Acties (rechts) kunt u een mailing versturen. Zie het hoofdstuk 'Relatiebeheer' voor meer informatie over het versturen van mailings.
Belangrijk Wij zetten standaard drie templates voor u klaar die u kunt gebruiken voor evenementen, namelijk: Uitnodiging, Aanmeldbevestiging en Afmeldbevestiging.
33
Evenementen
In de uitnodiging staat standaard een link waarmee de genodigde zich direct kan aanmelden voor de activiteiten (en daarmee het evenement). De aanmeldpagina ziet er als volgt uit:
Net als bij alle templates kunt u deze zelf beheren. Ook hebt u altijd de mogelijkheid om dit uit te besteden. In dat geval wordt er een professionele template op maat gemaakt tegen het standaard uurtarief.
5. Deelnemers Evenement -> Tabblad: Deelname -> Aangemeld Deelname Zodra genodigden zich via de uitnodigingspagina hebben aangemeld zullen zij automatisch terecht komen in het tabblad 'Aangemeld' onder het tabblad 'Deelname'. Via dit overzicht kunt u via de knop Acties (rechts) aangeven welke klanten wel of niet aanwezig waren, ook kunt u deze nog een mailing versturen of handmatig afmelden. Genodigde kunnen eventueel ook handmatig aangemeld worden. Hiervoor dient u de genodigden in het tabblad 'Genodigden' aan te vinken en middels de knop Acties (rechts) kunt u deze aanmelden. Op deze wijze wordt de gehele selectie voor alle activiteiten aangemeld. Ook kunt u iedere deelnemer afzonderlijk opnenen om deze per activiteit aan te melden vanuit ditzelfde tabblad. In het tabblad 'Aanwezig' krijgt u een overzicht van alle relaties waarvan u heeft aangegeven dat ze aanwezig waren. Deze relaties kunt u vanuit hier een mailing sturen via de knop Acties. Financieel Hier ziet u alle facturen die verstuurd zijn naar de deelnemende relaties. Als u een vinkje heeft gezet bij 'Automatisch factureren' in het tabblad 'Evenement info.' dan zal het systeem automatisch facturen versturen naar de deelnemers zodra zij zich hebben aagnemeld op de uitnodigingspagina. Mochten zij zich later weer afmelden dan wordt er automatisch een creditfactuur aangemaakt en verstuurd. Heeft u niet aangegeven dat u de facturen automatisch wilt aanmaken, dan kunt u klikken op de knop Genereer facturen.
5.1. Deelnemer afmelden voor deelname Onder dit tabblad kunt u ook deelnemers handmatig afmelden. Maak hiervoor een selectie van relaties en selecteer via Acties voor Afmelden.
34
Evenementen
5.2. Deelnemer afmelden voor mailing HIER VOLGT TEKST
35
Hoofdstuk 7. Spreekuur / Afspraak Tip De module Spreekuur / Afspraak is alleen beschikbaar voor gebruikers van de medische module.
1. Agenda spreekuren Spreekuur / Afspraak -> Agenda spreekuren Via het menu Agenda spreekuren kunt u uw afspraken in agendaweergave bekijken. Als u gebruik maakt van adhoc spreekuren kunt u ook direct een afspraak inplannen. Meer uitleg over het aanmaken van spreekuren kunt u terugvinden in het hoofdstuk over spreekuren. Om een medische afspraak in te plannen dubbelklikt u op de agenda waarna onderstaand scherm verschijnt:
Vervolgens kunt u kiezen voor een medische afspraak en via de snelplanner de afspraak inplannen.
2. Spreekuren Om afspraken in te kunnen plannen via de afsprakenmodule is het noodzakelijk om spreekuren aan te maken. Via het menu: Spreekuur / Afspraak -> Spreekuren kunt u spreekuren aanmaken, bekijken en bewerken.
Procedure 7.1. Het aanmaken van een nieuw spreekuur 1.
Ga naar: Spreekuur / Afspraak -> Spreekuren
2.
Klik aan de rechterzijde op de knop nieuw.
3.
Onderstaand scherm verschijnt:
36
Spreekuur / Afspraak
Nu kunt u de diverse gegevens van het spreekuur invullen. Vul in ieder geval de volgende gegevens in: - locatie - datum - tijd - behandeld door - achterwacht arts 4.
Klik nu op bewaar om het spreekuur op te slaan. Na het bewaren van een spreekuur is het spreekuur direct beschikbaar via internet.
Binnen een spreekuur heeft u nog de mogelijkheid een aantal extra opties aan te geven. Hieronder staan deze mogelijkheden verder beschreven. Inloop door deze knop aan te vinken krijgt het desbetreffende spreekuur geen vaste tijden per consult. Een client maakt een afspraak tussen het begin en het eind van het spreekuur. Besloten door deze knop aan te vinken is het spreekuur niet zichtaar via internet en kunnen er alleen telefonisch afspraken ingepland worden. Adhoc door dit veld aan te vinken kunt u via Agenda -> Spreekuren een afspraak inplannen. Bewaar / Sluit bewaart het spreekuur en sluit vervolgens het scherm. Bewaar / copy maakt het mogelijk een kopie te maken van het spreekuur en deze vervolgens nogmaals op te slaan. In het veld extra tijd kunt u extra tijd invoeren. Deze tijd wordt opgeteld bij de reeds ingevoerde tijd. Bij een familie wordt deze tijd een keer opgeteld. Dit veld is met name handig voor nieuwe medewerkers die ingewerkt moeten worden.
3. Een bestaand spreekuur meerdere keren kopieren Via het menu: Spreekuur / Afspraak -> Spreekuren kunt u eenvoudig spreekuren kopieren. Klik op zoek om een lijst met spreekuren op te vragen. Klik een keer op een spreekuur om deze te selecteren. Klik vervolgens op kopieren om het spreekuur te kopieren. Onderstaand scherm verschijnt:
37
Spreekuur / Afspraak
geef het aantal weken in dat u het spreekuur wilt kopieren en klik op ok. Het spreekuur is nu gekopieerd.
4. Afspraken inplannen via de snelplanner De snelplanner maakt het mogelijk om snel een afspraak in te plannen met slechts een aantal basisgegevens. 1.
Om een afspraak in te plannen via de snelplanner gaat u naar het volgende menu: Spreekuur / Afspraak -> Afspraken
2.
Klik nu aan de rechterzijde op Snel planning en verschijnt nu een nieuw venster waar u een locatie, spreekuur en tijd kunt ingeven.
3.
Klik na het invullen van alle gegevens op Bewaar en verstuur E-mail om de afspraak vast te leggen en een E-mail te sturen naar uw relatie. De afspraak is nu ingevoerd in het systeem en uw relatie kan vanuit de afspraakbevestigingsmail anamnese en reisschema ingeven.
5. Gemaakte afspraken controleren Het is mogelijk om nieuwe afspraken te controleren op volledigheid en behandeling om zo de kwaliteit te waarborgen. Dit is met name belangrijk voor de achterwacht arts. Het controleren van gemaakte afspraken is echter niet verplicht. 1.
Om afspraken te controleren gaat u naar het menu: Spreekuur / afspraak -> Te controleren
2.
Klik op zoek om een lijst met afspraken op te vragen. Het is mogelijk hier te filteren op afspraken voor een bepaalde locatie of binnen een bepaalde periode.
3.
Nu ziet u een lijst met afspraken. Het status veld in het zoekscherm geeft aan of de afspraak nog nagelopen dient te worden. Door met de muis over de status heen te gaan ziet u zonder de afspraak te openen welke informatie beschikbaar is. Het betreft hier de anamnese welke uw relatie heeft ingevuld. Een kruisje geeft aan dat een anamnese nog niet is ingevuld, een V dat er geen afwijkingen zijn ingevuld en een uitroepteken dat er afwijkingen zijn gevonden.
4.
Selecteer een afspraak door eenmaal te klikken op een afspraak. Klik vervolgens op de knop Zet status op te behandelen om de status van de afspraak aan te passen naar te behandelen. De persoon die nu de afspraak gaat behandelen ziet vervolgens dat de afspraak is nagelopen en behandeld mag worden.
6. Een afspraak behandelen Hier staat kort beschreven hoe u eenvoudig een afspraak kunt behandelen. In deze handleiding staat een behandeling vanuit het afsprakenscherm beschreven. Het is echter ook mogelijk afspraken te openen vanuit spreekuren. 1.
Ga naar het afsprakenscherm: Spreekuur / afspraak -> Afspraken
2.
Klik op zoek en open de afspraak.
38
Spreekuur / Afspraak
3.
Na het openen van een afspraak controleert het systeem direct op basis van de gegevens of de relatie al bekend is. Als dit het geval is zal er een vraag verschijnen of het dezelfde relatie betreft als een eerdere relatie met dezelfde gegevens. Door nu op ok te klikken zal het systeem de al bekende relatie koppelen en de gegevens van de eerdere afspraak meenemen. Klikt u op annuleren, dan zal het systeem een nieuwe relatie aanmaken.
4.
Na het openen van de afspraak ziet u direct alle ingevoerde gegevens. Deze kunt u doornemen met de relatie. Door op de knop Gezondh.verkl te klikken kunt u de gezondheidsverklaring afdrukken en laten ondertekenen.
5.
Klik nu op het tabblad "vaccinatie historie" om de vaccinatiehistorie van uw relatie in te vullen. Het is de bedoeling dat u hier al eerder gegeven vaccinaties vanuit het vaccinatieboekje invult. Het systeem zal met het opstellen van het advies rekening houden met de historie.
6.
Klik na het aanpassen van gegevens op de knop bewaar om de afspraak te bewaren en verdere gegevens in te kunnen voeren.
7.
Klik nu op het tabblad "advies" en vervolgens op de knop Maken bijwerken advies om advies te genereren. Het systeem toont vervolgens welke vaccins gegeven moeten worden. Rood geeft aan verplicht, lichtere kleuren zijn niet verplicht. Door met de muis over de adviezen heen te gaan zal aanvullende informatie verstrekt worden. Dit werkt zowel bij vaccinatie advies alsook bij malariaadvies.
Tip Door in een datumveld 10j in te vullen kunt u direct 10 jaar verder in de tijd. Dit werkt ook voor maanden (m) of dagen (d). 8.
Loop nu de overige tabbladen af en vink de producten af. Vervolgens dient u de betaalwijze te selecteren en de afspraak op te behandelen te zetten. Klik nu op bewaar om het consult te bewaren.
9.
Nu kunt u via de knop Maak/Print fact. de factuur aanmaken en afdrukken.
10. De afspraak is nu volledig afgerond.
7. Herhaalafspraken Er zijn twee manieren om herhaalafspraken in te plannen. Direct na afronding van een consult of rond de datum van herhaling. Beide manieren worden hier besproken. Het is van belang eerst het hoofdstuk over het behandelen van afspraken door te nemen.
Procedure 7.2. Direct een herhaalafspraak inplannen 1.
Klik na het behandelen van een afspraak op de knop herhaalafspraak. Er verschijnt nu een nieuw venster waar u direct de herhaalafspraak kunt inplannen via een snelplanner.
2.
Vul alle gegevens in en klik op Bewaar en verstuur mail om de afspraak definitief in te plannen en een mail met bevestiging te sturen naar uw relatie.
Procedure 7.3. Een herhaling inplannen over een langere datum 1.
Als iemand over bijvoorbeeld een half jaar moet terugkomen is het verstandiger de herhaling nog niet direct in te plannen. Het is mogelijk om het herhaalverzoek te agenderen en deze over een halfjaar nogmaals toe te sturen. Uw relatie kan vervolgens de afspraak inplannen. Om dit te doen gaat u na het behandelen van een afspraak naar het tabblad "opmerkingen / overige" en vult u de datum herhaal in.
39
Spreekuur / Afspraak
2.
De herhaalafspraken komen vervolgens automatisch in het menu: Spreekuur / Afspraak -> Herhaalafspraken te staan.
3.
Vink nu de afspraken aan welke herhaald moeten worden en verstuur via de knop Verstuur bulk Email en markeer als verstuurd de uitnodiging om de herhaalafspraak te maken. Uw relaties ontvangen nu een mail met hierin de herhaaloproep en een verwijzing naar de vorige afspraak. Het systeem controleert automatisch of uw relatie in de periode van 6 weken voor of na de herhaaldatum niet al zelf een afspraak heeft gemaakt. Als dit wel het geval is verschijnt de afspraak niet meer in de lijst van herhaalafspraken.
8. Inter collegiale toetsing Via het menu Spreekuur / afspraak -> Intercollegiale toetsing kunt u afspraken na behandeling toetsen. Hier staan alle afspraken met inhoud. De inhoud is echter niet meer aan te passen. Na een toetsing wordt vastgelegd wie de toetsing heeft gedaan en wanneer.
Procedure 7.4. Het uitvoeren van een toetsing 1.
Ga naar Spreekuur / afspraak -> Intercollegiale toetsing en klik op zoek om op de afspraken te zoeken. Eventueel kunt u extra zoekcriteria ingeven. Door "extra info" aan te vinken zal het zoeken iets langer duren, maar zal er wel meer informatie getoond worden.
2.
Ga met de muis over de afspraak heen en er zal extra informatie getoond worden. Als dit voldoende is om een afspraak akkoord te bevinden hoeft u slechts de afspraak te selecteren (eenmaal klikken) en kunt u vervolgens op de knop akoord om de afspraak akkoord te bevinden. Als de afspraak niet akkoord is kunt u deze openen en in het tabblad "Intercollegiale toetsing" aangeven waarom de afspraak niet akkoord is bevonden.
40
Hoofdstuk 8. Administratiemodule 1. Stamgegevens Administratie -> Stamgegevens
1.1. Invoeren van de administratiegegevens Deze paragraaf beschrijft een aantal basisinstellingen welke vereist zijn om op een goede manier te kunnen werken met de administratiemodule. Alvorens u start met de administratiemodule is het van belang de basisgegevens goed in te voeren. Deze gegevens worden gebruikt voor bijvoorbeeld de factuurtemplate en overige administratieve instellingen. 1.
Ga naar Administratie -> Stamgegevens -> Administraties / Afdelingen
2.
Klik op zoek om de administratie te openen, klik éénmaal op de regel en klik vervolgens op wijzigen Dubbel klikken op de regel volstaat ook. Het volgende invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
3.
Naam adres Voer hier o.a. de naw-gegevens in. Deze gegevens zullen gebruikt worden in de factuur en eventueel andere administratieve koppelingen.
4.
Overheid / belasting De gegevens welke hier ingevuld worden, worden gebruikt voor de BTW aangifte. Ook is hier een verschillenrekening in te stellen voor de belastingaangifte.
5.
Vestigingen Hier is het mogelijk om meerdere afdelingen te koppelen aan de desbetreffende administratie. De afdelingen worden aangemaakt door BaseNet Online CRM.
6.
Factuurinformatie In dit tabblad is o.a. een standaard voettekst in te stellen voor de uitgaande facturen.
7.
Factuur Email Hier staat de begeleidende e-mail bij voor de facturatie per e-mail. Deze begeleidende e-mail kan uit verschillende codes bestaan die verwijzen naar de gekoppelde uitgaande factuur. Het is aan te raden hier geen wijzigingen in de code aan te brengen (alleen van toepassing indien er gebruik
41
Administratiemodule
wordt gemaakt van de module facturatie per e-mail). Geef in het veld 'Copy mail' het e-mailadres aan waar u een cc-mail van de uitgaande e-mail zou willen ontvangen. Geef in het veld 'Reply mail' het e-mailadres aan waarop de ontvanger kan replyen. 8.
Herinnering Email Hier staat de begeleidende e-mail voor de herinneringen per e-mail. Deze begeleidende e-mail kan uit verschillende codes bestaan die verwijzen naar de gekoppelde uitgaande factuur. Het is aan te raden hier geen wijzigingen in de code aan te brengen (alleen van toepassing indien er gebruik wordt gemaakt van de module facturatie per e-mail). Geef in het veld 'Copy mail' het emailadres aan waar u een cc-mail van de uitgaande e-mail zou willen ontvangen. Geef in het veld 'Reply mail' het e-mailadres aan waarop de ontvanger kan replyen.
9.
Overige Hier is het mogelijk om een grootboekrekening te koppelen voor "nog te controleren". Deze grootboek wordt gebruikt door het systeem bij gebruik van de bankimport indien er voor de betreffende mutatie geen bijhorende factuur of grootboek gevonden kan worden.
1.2. Grootboekrekeningen aanmaken/aanpassen Deze paragraaf beschrijft de mogelijkheid om grootboekrekeningen aan te maken/passen. Bij de standaard initialisatie is er al een standaard grootboekschema aanwezig, die grotendeels alle soorten grootboekrekeningen bevat. 1.
Ga naar Administratie -> Stamgegevens -> Grootboekrekeningen
2.
Klik op zoek De grootboekrekeningen die aanwezig zijn worden nu in het zoekscherm weergegeven.
3.
Om grootboekrekeningen aan te passen klik op éénmaal grootboekregel en klik op wijzigen Ook dubbel klikken op de regel volstaat. Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
4.
Alle gegevens zijn aan te passen, behalve het grootboek nr.
5.
Om een grootboek te verwijderen, vink de grootboeken en klik vervolgens op verwijderen Het kan zijn dat het grootboek niet verwijderd kan worden. In dit geval is het grootboek gekoppeld aan een dagboek, product, btw code of het grootboek is al gebruikt bij een boeking.
42
Administratiemodule
6.
Voor het aanmaken van een nieuw grootboek klik op nieuw in het zoekscherm. Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
7.
Grootboek nr. Vul het grootboek nr. in.
8.
Omschrijving Vul de omschrijving van het grootboeknummer in zoals deze op de balans of op de verlies & winstrekening naar voren moet komen.
9.
Type B/W Selecteer hier of het grootboek een verlies & winst grootboek is of een balans grootboek.
10. Zoeknaam Vul hier de zoeknaam van het grootboek in. 11. Subverdichting Vul hier de subverdichting in van het grootboek in. 12. Kostenplaats Selecteer hier of het grootboek gekoppeld moet worden aan een kostenplaats. 13. Standaard kostenpl. Voer hier de kostenplaats in, als het grootboek alleen door deze kostenplaats gebruikt mag worden. 14. Standaard BTW Selecteer hier de voorkeursinstelling voor het btw tarief in. Dit btw tarief wordt dan standaard geselecteerd, wanneer het grootboek gebruikt wordt. 15. Klik op bewaar/nieuw om het grootboek op te slaan en nieuw grootboek aan te maken. 16. Klik op bewaar/sluit om het grootboek op te slaan en het scherm af te sluiten.
1.3. Dagboeken aanmaken/aanpassen In deze paragraaf wordt beschreven hoe dagboeken aangemaakt kunnen worden. De standaard initialisatie bevat al een aantal dagboeken die gebruikt kunnen worden. 1.
Ga naar Administratie -> Stamgegevens -> Dagboeken
43
Administratiemodule
2.
Klik op nieuw Het volgende invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
3.
Dagboek code Dit is een interne code om de volgorde van de dagboeken te bepalen. Het is aan te raden om hier met minimaal twee getallen te werken zodat in de toekomst eenvoudig de volgorde is te wijzigen.
4.
Externe code Dit veld is alleen van toepassing als er gebruikt wordt gemaakt van de exportfunctie naar exact.
5.
Administratie Hier kan worden aangeven op welke administratie het desbetreffende dagboek van toepassing is. Kies hier voor "alles" om het dagboek bij alle administraties terug te laten komen.
6.
Omschrijving Vul hier een omschrijving in om het dagboek eenvoudig terug te vinden en te herkennen.
7.
Bankrekening Dit veld dient ingevuld te worden bij het type bankboek, indien er gebruik wordt gemaakt van de automatische importfunctie. Achter het veld staat een vinkje aan om het rekeningnummer te verifieren. Indien het rekeningnummer niet correct is zal het bij het opslaan van het dagboek getoond worden.
8.
Grootboek Koppel hier een grootboekrekening.
9.
GBK verschil Dit veld dient ingevuld te worden bij het type 'Bankboek', indien er gebruik wordt gemaakt van de automatische importfunctie.
1.4. Producten en Diensten In deze paragraaf wordt beschreven hoe producten en/of diensten gewijzigd of aangemaakt kunnen worden. De standaard initialisatie bevat al een aantal producten en/of diensten die gebruikt kunnen worden. 1.
Ga naar Administratie -> Stamgegevens -> Producten en diensten
2.
Klik op zoek De al ingestelde producten en diensten worden weergeven in het zoekscherm.
3.
Om producten of diensten aan te passen klik éénmaal op de regel en klik op wijzigen Ook dubbel klikken op de regel volstaat. Onderstaand scherm wordt geopend:
44
Administratiemodule
4.
Alle gegevens zijn aan te passen, behalve het productnummer
Tip Wanneer een product of dienst niet meer gebruikt mag worden, maar ook niet verwijderd mag worden, kan deze op inactief worden gezet. Klik éénmaal op de regel van het product of dienst en klik op zet op (in)actief Het product of dienst is uiteraard ook weer op actief te zetten. 5.
Om een product of dienst te verwijderen, klik éénmaal op de regel van het product of dienst en klik op verwijderen
6.
Voor het aanmaken van een nieuw product of dienst klik op nieuw in het zoekscherm. Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
45
Administratiemodule
7.
Omschrijving Vul de omschrijving van het product of dienst in.
8.
Zoeknaam Vul hier de zoeknaam van het product of dienst in.
9.
Prijs Vul hier de standaardprijs in, inclusief of exclusief btw. De prijs is een voorkeursinstelling, deze is dus nog aan te passen bij het aanmaken van een factuur.
10. Btw soort Vul hier de btw soort in. De btw soort is een voorkeursinstelling, deze is dus nog aan te passen bij het aanmaken van de factuur. 11. productregels groeperen Selecteer hier ja, wanneer de productregels gegroepeerd dienen te worden op de factuur.
Tip Wanneer het vaak voorkomt dat dezelfde producten of diensten meerdere keren op een factuur terecht komen, is het wellicht handig om de producten te groeperen. Op de factuur zal er dan één regel staan met dit product, op de volgende pagina zal er vervolgens een specificatie terecht komen over deze producten. 12. Volgorde op de factuur Vul hier de waarde 1 t/m .... in. De laagste waarde komt boven aan de factuur terecht. 13. Negeer regel indien waarde 0 Zet hier een vinkje indien u dit product of dienst niet op de factuur wilt laten zien als factuurregel, indien de waarde van de regel 0 is. 14. Factuurregel omschrijving Vul hier de omschrijving van de factuurregel in. Dit is een voorkeursinstelling, deze is dus aan te passen bij het aanmaken van een factuur. Indien factuurregels worden gegroepeerd, is deze regel niet aan te passen op de factuur.
1.5. BTW code/Percentage instellingen In deze paragraaf wordt beschreven hoe verschillende btw codes/percentage instellingen aangemaakt kunnen worden. De standaard btw codes zijn al ingesteld, zoals code 1a 19% te betalen btw, code 1b 6% te
46
Administratiemodule
betalen btw, code 5b voorbelasting 19% en 6% te ontvangen btw. Naast deze codes zijn er nog een aantal codes die gebruikt kunnen worden. 1.
Ga naar Administratie -> Stamgegevens -> BTW code/Percentage instellingen
2.
Klik op nieuw Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
3.
Code Vul hier een oplopende nummering in.
4.
Externe Code Deze code is van belang indien gegevens worden geïmporteerd in bijvoorbeeld exact.
5.
Type aangifte Selecteer hier de juiste btw code.
6.
Percentage Vul hier het percentage in.
Tip De vrije invoer kan gebruikt worden bij inkomende facturen. Indien er bij een inkomende factuur meerdere btw tarieven worden gebruikt (19%, 6%, 0%), dan is het niet nodig om de inkomende factuur per regel in te voeren. Dan kan de vrije invoer gebruikt worden als btw code, het is dan alleen noodzakelijk om de bedragen exclusief en inclusief btw beiden in te boeken in de inkomende factuurregel. 7.
Omschrijving Vul hier de omschrijving die hoort bij de btw code, zoals 19% te ontvangen btw.
8.
Grootboek Selecteer hier het juiste grootboek voor de btw code. Deze is niet altijd verplicht.
Tip De btw codes kunnen ook gebruikt worden in het kas- of bankboek. Zet dan een vinkje achter kas/bankboek.
1.6. Herinneringstekst per type herinnering In deze paragraaf wordt beschreven hoe de herinneringsteksten per type herinnering aan te passen/maken. Standaard is de 1e-, 2e herinnering en aanmaning al aanwezig. Deze dienen alleen nog wel gevuld te worden. 1.
Ga naar Administratie -> Stamgegevens -> Herinneringstekst per type herinnering
47
Administratiemodule
2.
Om de herinneringsteksten aan te vullen klik op zoek De herinneringstypes zullen in beeld verschijnen.
3.
Klik op de regel en klik op wijzigen Dubbel klikken op de regel volstaat ook. Het volgende invoerscherm zal in een nieuw venster geopend worden:
4.
Template kop Vul hier de kop van de type herinnering in.
5.
Inleidende tekst Vul hier de inleidende tekst in dat voor het openstaande factuuroverzicht dient te komen.
6.
Verdere toelichting Vul hier de verdere toelichting in, dat na het openstaande factuuroverzicht dient te komen.
7.
Administratiekosten Vul hier in of er extra kosten van de herinnering in rekening wordt gebracht. Dit bedrag wordt vervolgens bij het openstaande saldo opgeteld in de herinnering of aanmaning.
Tip Om meerdere herinneringstypes aan te maken, klik in het zoekscherm op nieuw en volg bovenstaande punten.
1.7. Standaard memoriaal In deze paragraaf wordt beschreven hoe een standaard memoriaal aangemaakt kan worden die veelvuldig gebruikt wordt. Een standaard memoriaal kan worden gebruik voor bijvoorbeeld loonjournalen die keer op keer identiek aan elkaar zijn. Bij het maken van een nieuwe memoriaalboeking is het mogelijk deze boeking te importeren. 1.
Ga naar Administratie -> Stamgegevens -> Standaard memoriaal
2.
Klik op nieuw het volgende scherm zal in een nieuw venster worden geopend:
48
Administratiemodule
3.
Dagboek Kies het juiste memoriaaldagboek. Alleen van toepassing indien er meerdere memoriaaldagboeken aanwezig zijn.
4.
Administratie Kies hier de juiste administratie. Alleen van toepassing indien er meerdere administraties aanwezig zijn.
5.
Omschrijving Vul hier de omschrijving in van het standaard memoriaal, bijvoorbeeld loonjournaalpost maand: ....
6.
Klik op bewaar
7.
Klik op nieuw Het volgende invoerscherm zal in een nieuw venster worden geopend:
8.
Grootboek Kies hier het juiste grootboek.
9.
Omschrijving Vul hier de juiste omschrijving in.
10. Debet/Credit Vul het juiste bedrag onder debet of credit in. Alleen van toepassing indien het bedrag altijd hetzelfde is.
49
Administratiemodule
2. Dagboeken Administratie -> Dagboeken
2.1. Inkomende facturen In deze paragraaf wordt beschreven hoe de inkomende facturen ingevoerd kunnen worden in het inkoopboek. 1.
Ga naar Administratie -> Dagboeken -> Inkomende facturen
2.
Klik op nieuw Het volgende invoerscherm zal in een nieuw venster worden geopend:
Tip Het bovenste scherm is de snelinvoer voor de inkomende facturen. De snelinvoer van de inkomende facturen is het best te gebruiken wanneer de factuur niet wordt doorbelast aan een debiteur en de inkomende factuur maar met 1 regel wordt ingeboekt. Indien u hier geen gebruik van wilt maken van de snelinvoer, klik het scherm weg door op het kruisje te klikken. Vervolgens kun u aan de linkerkant in de inkomende factuur de snelinvoer uit zetten. Bij geen gebruik van de snelinvoer ga door naar stap 7 3.
Factuur nr Vul het factuurnummer in, zoals deze op de inkomende factuur wordt vermeld. BaseNet Online CRM zal het factuurnummer automatisch overnemen als betaalreferentie.
4.
Bedrijf Selecteer hier de relatie van wie de inkomende factuur afkomstig is. Betaalwijze, Bankrekeningnujmmer,Boekingsomschrijving en grootboek worden automatisch ingevuld, indien deze ingevuld staan in de crediteureninstellingen.
50
Administratiemodule
Tip Om Crediteureninstellingen te wijzigen of toe te voegen, klik op de relatie. Ga vervolgens naar acties-> deb/cred. info. Het volgende invoerscherm zal in een nieuw venster worden geopend:
Dit scherm wordt gebruikt voor zowel de debiteuren als de crediteuren. Voor de inkomende factuur kunt u de volgende velden gebruiken: - Bankrekeningnummer; - Betaalwijze (inkomende facturen); - Vervaltermijn; - Standaard boekingsomschrijving inkomende facturen; - Grootboek. Indien de velden hier zijn ingevuld, wordt dit overgenomen op de inkomende factuur de eerst volgende keer wanneer u deze relatie selecteert. 5.
Factuurdatum Voer de factuurdatum in, welke op de inkomende factuur staat vermeld. BaseNet Online CRM zal op basis van de factuurdatum automatisch de vervaldatum invullen.
6.
Factuur is gelijk aanNaast de crediteureninstellingen kunt u gebruik maken van de optie 'factuur is gelijk aan' Hier vindt u eerdere facturen die eerder zijn ingeboekt onder deze relatie. Hier kunt u dus een eerdere factuur kiezen, de volgende velden worden dan ingevuld/overschreven: - Betaalwijze; - Boekingsomschrijving; - Grootboek; - Totaal inclusief; - BTW. De velden die hierboven zijn beschreven zijn uiteraard ook handmatig in te vullen/aan te passen. U hoeft dus geen gebruik te maken van de crediteureninstellingen of de optie 'factuur is gelijk aan'. Dit wordt echter wel aangeraden om zo efficient mogelijk te werken.
51
Administratiemodule
Klik op bewaar Het scherm van de inkomende factuur wordt volledig ingevuld, inclusief de factuurregel. Indien u meerder administraties voert, kunt u de administratie nu omzetten. Klik op bewaar/nieuw wanneer u nog een inkomende factuur wilt inboeken. Indien u klaar ben met boeken klik dan op bewaar/sluit De factuur kan nu ook via de melding op geboekt gezet worden. Hieronder wordt doorgegaan met de uitleg zonder de snelinvoer van de inkomende factuur.
7.
Factuur nr Vul het factuurnummer in, zoals deze op de inkomende factuur wordt vermeld. BaseNet Online CRM zal het factuurnummer automatisch overnemen als betaalreferentie.
8.
Administratie Selecteer de administratie waarop de inkomende factuur betrekking heeft (alleen van toepassing wanneer u over meerdere administraties beschikt).
9.
Crediteur Maak een koppeling met de relatie waarvan de inkomende factuur afkomstig is. Eventuele crediteur instellingen worden automatisch overgenomen bij de verdere invoer van de inkomende factuur.
Tip Via bewerk crediteur instellingen is het mogelijk om per crediteur een standaard betaalwijze, bankrekeningnummer, betaaltermijn, boekingsomschrijving en grootboekrekening in te stellen. Deze instellingen worden automatisch overgenomen tijdens het invoeren van inkomende facturen. 10. Betaalwijze Selecteer de wijze waarop de inkomende factuur wordt betaald: a.
Via bank Wordt gebruikt om aan te geven dat de inkomende factuur niet is betaald en dient te worden meegenomen bij de uitgaande betalingen;
b.
Auto. incasso Wordt gebruikt om aan te geven dat de inkomende factuur door de crediteur wordt geïncasseerden derhalve niet dient te worden meegenomen met de uitgaande betalingen
52
Administratiemodule
c.
NVT Wordt gebruikt om aan te geven dat de inkomende factuur reeds is betaald en derhalve niet dient te worden meegenomen bij de uitgaande betalingen.
11. Bankrekeningnummer Voer het bankrekeningnummer in waarnaar het factuurbedrag dient te worden overgemaakt (indien van toepassing). 12. Factuurdatum Voer de factuurdatum in, welke op de inkomende factuur staat vermeld. BaseNet Online CRM zal op basis van de factuurdatum automatisch de vervaldatum, het boekjaar en de boekperiode van de inkomende factuur invullen. 13. Vervaldatum Voer de vervaldatum in, welke op de inkomende factuur staat vermeld. 14. Status Een nieuwe inkomende factuur heeft de status "lopend". U hoeft deze tijdens het invoeren van de inkomende factuur niet te wijzigen. 15. Dagboek Selecteer via welk inkoopboek de inkomende factuur in de administratie dient te worden geboekt (alleen van toepassing indien u over meerdere inkoopboeken beschikt). 16. Boekjaar Vul het boekjaar in waarop de inkomende factuur betrekking heeft. 17. Periode Vul de boekperiode in waarop de inkomende factuur betrekking heeft. 18. Boekingsomschrijving Vul een boekingsomschrijving in. BaseNet Online CRM zal de boekingsomschrijving automatisch overnemen bij het invoeren van de inkomende factuurregels. 19. Betaalreferentie Vul hier een betaalreferentie in. BaseNet Online CRM zal de boekingsomschrijving automatisch overnemen bij het invoeren van de inkomende factuurregels. 20. Totaal excl. Voer het totaalbedrag exclusief btw van de inkomende factuur in. 21. Totaal incl. Voer het totaalbedrag inclusief btw van de inkomende factuur in.
Belangrijk U bent niet verplicht om zowel het totaalbedrag van de factuur exclusief btw alsook het totaalbedrag van de factuur inclusief btw in te voeren. Echter, dient er ten minste één van deze velden ingevuld te zijn, zodat BaseNet Online CRM kan controleren of het totaal bedrag van de inkomende factuurregels overeenkomt met het totaalbedrag van de factuur. 22. Klik op Bewaar Het boekstuknummer van de inkomende factuur wordt automatisch door BaseNet Online CRM aangemaakt en de ingevoerde gegevens worden opgeslagen. U kunt nu de inkomende factuurregels aanmaken. 23. Klik op Nieuw Het onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
53
Administratiemodule
24. Grootboekrekening Koppel de grootboekrekening waarop de inkomende factuurregel dient te worden geboekt. 25. Prijs excl. Voer het factuurregel bedrag exclusief btw in. 26. BTW Selecteer het btw-tarief dat over het factuurregel bedrag wordt berekend. 27. Prijs incl. Voer het factuurregel bedrag inclusief btw in.
Tip Via het grootboekrekening onderhoudscherm (klik éénnmaal op de gekoppelde grootboekrekening) kunt u per grootboekrekening een standaard btw-tarief instellen. Deze instelling wordt automatisch overgenomen tijdens het invoeren van de inkomende factuurregels. Op het moment dat u het factuurregel bedrag exclusief BTW invoert, zal BaseNet Online CRM automatisch het factuurregel bedrag inclusief btw berekenen. 28. Project Koppel het project waarom de inkomende factuurregel betrekking. 29. Doorbelasting Koppel het product dat gebruikt zal worden als doorbelasting.
Belangrijk Koppel alleen het project en doorbelasting, wanneer de gemaakte kosten doorbelast moeten worden aan de klant. Wanneer alleen de kosten zichtbaar moeten zijn per project, koppel dan alleen het project. 30. Klik op bewaar/nieuw of bewaar/copy om de inkomende factuurregel op te slaan en direct een nieuwe inkomende factuurregel in te voeren. Klik op bewaar/sluit om de inkomende factuurregel op te slaan en naar het invoerscherm van de inkomende factuur terug te keren. 31. Wanneer alle factuurregels ingevoerd zijn, klik op bewaar/nieuw om de inkomende factuur op te slaan en een nieuw scherm te openen om een nieuwe inkomende factuur in te voeren. 32. Klik op Bewaar/sluit om de factuur op te slaan en het scherm van de inkomende factuur te sluiten.
Waarschuwing Bij het opslaan van de factuur vraagt BaseNet Online CRM of de factuur op geboekt moet komen te staan. Wanneer de factuur op geboekt staat, worden de ingeboekte regels doorgevoerd naar de grootboekmutaties. Wanneer deze vraag niet in het scherm naar
54
Administratiemodule
voren komt, is de factuur niet goed ingevoerd. Er zal dan een verschil zitten in het bedrag van de factuur en het bedrag van de ingeboekte factuurregels.
2.2. Uitgaande facturen In deze paragraaf wordt beschreven hoe uitgaande facturen aangemaakt kunnen worden in het verkoopboek. 1.
Ga naar Administratie -> Dagboeken -> Uitgaande facturen
2.
Klik op nieuw Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
3.
Administratie Selecteer de administratie waarop de uitgaande factuur betrekking heeft (alleen van toepassing wanneer u over meerdere administraties beschikt).
4.
Order nr. Vul hier het order nummer in.
5.
Status Een nieuwe uitgaande factuur heeft standaard de status "Wacht". U hoeft deze tijdens het invoeren van de uitgaande factuur niet wijzigen.
6.
Dagboek Selecteer in welk verkoopboek de uitgaande factuur in de administratie dient te worden geboekt (alleen van toepassing indien u over meerdere verkoopboeken beschikt).
7.
Debet/Credit Selecteer een type uitgaande factuur. Een normale uitgaande factuur is een debetfactuur. Selecteer "credit" indien u een negatieve uitgaande factuur wilt aanmaken.
8.
Verzenddatum Voer de verzenddatum in. BaseNet Online CRM zal op basis van de verzenddatum automatisch de vervaldatum berekenen.
55
Administratiemodule
9.
Vervaldatum Voer de vervaldatum in. Als deze automatisch is ingevoerd door BaseNet Online CRM (zie punt 8) dan kunt u deze altijd aanpassen.
10. Boekjaar Voer het boekjaar in waarop de uitgaande factuur betrekking heeft. 11. Periode Voer de periode in waarop de uitgaande factuur betrekking heeft. 12. Factuur voor Geef hier aan voor welke relatie de factuur bedoeld is. 13. Factuur naar Geef hier aan naar welke relatie de factuur verstuurd moet worden.
Tip Door verschillende relaties in te voeren bij "Factuur voor" en "Factuur naar" is het mogelijk een factuur voor klant X naar de verantwoordelijke boekhouder/accountant te sturen. Het is ook mogelijk een factuur voor klant X naar een contactpersoon van klant X te sturen zodat de factuur ter attentie van een contactpersoon naar het bedrijf wordt verstuurd.
Tip Via Bewerk debiteur instellingen is het mogelijk per debiteur een standaard betaalwijze, bankrekeningnummer (tbv automatische incasso),aangepaste betaaltermijn , e-mailadres (facturatie per e-mail module) en de taal (Buitenlandse facturatie module) in te stellen. Deze instellingen worden automatisch overgenomen tijdens het aanmaken van uitgaande facturen. 14. Betaalwijze Selecteer de wijze waarop de uitgaande factuur wordt betaald: a.
Via Bank Wordt gebruikt om aan te geven dat de uitgaande factuur betaald dient te worden via een bankoverschrijving.
b.
Auto. incasso Wordt gebruikt om aan te geven dat de uitgaande factuur zal worden geïncasseerd.
15. Factuur per e-mail Selecteer of de factuur per e-mail verstuurd moet worden. Alleen mogelijk indien gebruik wordt gemaakt van de module facturatie per e-mail.
Belangrijk De factuur zal automatisch verstuurd worden via de e-mail bij verwerking van de factuur, indien bij factuur per e-mail "Ja" is geselecteerd. 16. Project Koppel de factuur aan het project (indien van toepassing). 17. Klik op bewaar Het factuurnummer van de uitgaande factuur wordt automatisch aangemaakt door BaseNet Online CRM en de ingevoerde gegevens worden opgeslagen. De factuurregels kunnen nu aangemaakt worden. 18. Klik op nieuw Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
56
Administratiemodule
19. Product/Artikel Koppel het product/artikel dat gefactureerd moet worden. 20. Aantal Geef aan hoeveel producten/artikelen gefactureerd moeten worden. 21. BTW Selecteer de btw-code die van toepassing is. Het bedrag inclusief btw zal automatisch berekend worden. 22. Omschrijving Vul hier de omschrijving van de factuurregel in. 23. Klik op bewaar/nieuw om de uitgaande factuurregel op te slaan en een nieuwe factuurregel toe te voegen. 24. Klik op bewaar/sluit om de uitgaande factuurregel op te slaan en het scherm te sluiten. 25. Indien de factuur gereed is klik op verwerk De factuur zal de status "gefactureerd" krijgen en kan nu niet meer worden aangepast. 26. Klik op Print factuur om de factuur uit te printen in Word.
Tip Om een factuur te crediteren, open de factuur en klik op Creëer creditfactuur er wordt dan een nieuwe factuur aangemaakt in een nieuw venster waarin de originele factuur volledig gecrediteerd zal worden. De creditfactuur heeft de status wacht en kan nog gewijzigd worden.
2.3. Handmatig invoeren van bankmutaties In deze paragraaf wordt beschreven hoe de bankmutaties in BaseNet Online CRM kunnen worden gezet. 1.
Ga naar Administratie -> Dagboeken -> Bank ..... Het zoekscherm van de bankboekstukken verschijnt in beeld.
2.
Klik op nieuw Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
57
Administratiemodule
3.
Boekstuknr. het boekstuknummer wordt automatisch door BaseNet Online CRM aangemaakt op basis van het vorige bankboekstuk (nieuw boekstuknummer = vorig boekstuknummer + 1). Indien gewenst, kunt u dit aanpassen.
Tip Door de boekstuknummering gelijk te laten lopen met de nummering van uw bankafschriften blijft de administratie overzichtelijk. 4.
Beginsaldo Het beginsaldo wordt automatisch door BaseNet Online CRM ingevuld op basis van het vorige bankboekstuk (nieuw beginsaldo = eindsaldo vorig boekstuk). Indien gewenst, kunt u dit aanpassen.
Waarschuwing Indien het beginsaldo van het nieuwe boekstuk niet overeenkomt met het beginsaldo op uw rekeningafschrift, kan het zijn dat het vorige rekeningafschrift niet juist / volledig is ingevoerd. Controleer het vorige bankboekstuk. 5.
Eindsaldo Voer het eindsaldo van het bankafschrift in.
6.
Datum Voer de datum in, welke op het bankafschrift staat vermeld. BaseNet Online CRM zal op basis van de afschrift datum automatisch het boekjaar en de boekperiode van het bankafschrift invullen.
7.
Boekjaar Vul het boekjaar in waarop het bankmutaties betrekking op hebben.
8.
Periode Vul de periode in waarop de bankmutaties betrekking op hebben.
9.
Status Een nieuw boekstuk heeft standaard de status "Lopend". U hoeft deze tijdens het invoeren van het bankafschrift niet te wijzigen.
10. Klik op bewaar Het boekstuknummer wordt definitief gemaakt en de ingevoerde gegevens worden opgeslagen. U kunt nu de afschrift regels invoeren. 11. Klik op nieuw Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
58
Administratiemodule
12. Met betrekking tot het invoeren van de afschrift regels wordt er onderscheidt gemaakt tussen de volgende situaties: a.
De afschrift regel heeft betrekking op een openstaande uitgaande factuur, welke in BaseNet Online CRM is aangemaakt;
b.
De afschrift regel heeft betrekking op een openstaande inkomende factuur, welke in BaseNet Online CRM is ingevoerd;
c.
Overige betalingen of ontvangsten.
13. (Situatie a) fact. debiteur Voer het factuurnummer van de openstaande uitgaande factuur in, waarop de betaling betrekking heeft. BaseNet Online CRM zal automatisch de velden "Grootboek", "Prijs", "BTW", "Prijs" tot. en "Omschrijving" invullen. Indien het ontvangen bedrag lager is dan het factuurbedrag, pas het bedrag dan aan. U krijgt vervolgens de volgende melding:
Waarschuwing Indien u op OK klikt, zal het bedrag in het tabblad verschil wegboekt worden op het grootboek betalingsverschillen. De factuur is dan geboekt als zijnde betaald. Indien u dit niet wilt, klikt op annuleren. Het restant bedrag zal dan open blijven staan op de factuur. 14. (Situatie b) fact. crediteur Voer het factuurnummer van de openstaande inkomende factuur in, waarop de betaling betrekking heeft. BaseNet Online CRM zal automatisch de velden "Grootboek", "Prijs", "BTW", "Prijs tot." en "Omschrijving" invullen. Indien het ontvangen bedrag lager is dan het factuurbedrag, pas het bedrag dan aan. U krijgt vervolgens de volgende melding:
59
Administratiemodule
Waarschuwing Indien u op OK klikt, zal het bedrag in het tabblad verschil wegboekt worden op het grootboek betalingsverschillen. De factuur is dan geboekt als zijnde betaald. Indien u dit niet wilt, klikt op annuleren. Het restant bedrag zal dan open blijven staan op de factuur. 15. (Situatie c) overige betalingen Voer het grootboek, prijs, BTW (indien van toepassing) en omschrijving in. Indien er een betaling heeft plaatsgevonden heeft die doorbelast moet worden naar een klant, vul dan ook Project, Doorbelasting (product) en eventueel een opslag in. 16. Klik op bewaar/nieuw voor het invoeren van een volgende bankregel. 17. Klik op bewaar/sluit wanneer alle regels zijn ingevoerd.
Waarschuwing Indien de regels juist zijn ingevoerd zal onder restant "0,00" staan. Wanneer hier een ander getal staat, zijn de regels niet goed ingevoerd, of de begin- of eindstand is niet juist. 18. Wanneer het bankboek juist is ingevoerd, klik op bewaar/sluit BaseNet Online CRM zal vragen of het bankboek op geboekt moet komen te staan, klik op OK.
2.4. Importeren van bankmutaties/afschriften In deze paragraaf wordt beschreven hoe de bankmutaties geïmporteerd kunnen worden in BaseNet Online CRM. De mutaties dienen eerst vanuit Internet-/telebankieren worden gedownload en lokaal op de computer worden opgeslagen. 1.
Ga naar Administratie -> Dagboeken -> Bank ..... Het zoekscherm van de bankboekstukken verschijnt in beeld.
2.
Klik op nieuw Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
60
Administratiemodule
(Het is niet nodig om handmatig een nieuw boekstuk aan te maken. Klik op importeer bankboek om deze stap over te slaan, BaseNet Online CRM maakt automatisch een nieuw boekstuk aan aan de hand van het vorige boekstuk. Ga vervolgens naar stap 9). 3.
Boekstuknummer Het boekstuknummer wordt automatisch door BaseNet Online CRM ingevuld op basis van het vorige bankboekstuk (nieuw boekstuknummer = vorig boekstuknummer + 1). Indien gewenst, kunt u dit boekstuknummer ook aanpassen.
Tip Door de boekstuknummering gelijk te laten lopen met de nummering van uw bankafschriften blijft de administratie overzichtelijk. 4.
Beginsaldo Het beginsaldo wordt automatisch door BaseNet Online CRM ingevuld op basis van het vorige bankboekstuk (nieuw beginsaldo = eindsaldo vorig boekstuk). Indien gewenst, kunt u dit aanpassen.
Waarschuwing Indien het beginsaldo van het nieuwe boekstuk niet overeenkomt met het beginsaldo op uw rekeningafschrift, kan het zijn dat het vorige rekeningafschrift niet juist / volledig is ingevoerd. Controleer het vorige bankboekstuk. 5.
Eindsaldo Het eindsaldo wordt automatisch berekend door de uitkomst van de mutaties, het eindsaldo dient voor het importeren hetzelfde te zijn als het beginsaldo.
6.
Vul datum, boekjaar en boekperiode in.
7.
Klik op bewaar Het boekstuknummer wordt definitief gemaakt en de ingevoerde gegevens worden opgeslagen. De mutaties kunnen nu worden ingevoerd.
8.
Klik op importeren Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
61
Administratiemodule
9.
Via het pulldownmenu dient het goede importbestand geselecteerd te worden, meestal is dit het MT940 bestand (controleer dit aan de hand van het bestand dat gedownload is via Internet-/telebankieren).
10. Klik op bladeren om het importbestand te selecteren, dat lokaal is opgeslagen op de computer. 11. Klik op importeer De mutaties worden nu ingelezen in het bankboek. Indien gereed wordt het scherm afgesloten en de volgende melding gegeven, afhankelijk van de hoeveelheid regels:
12. De geïmporteerde regels staan nu in het bankboek. Betalingen of ontvangsten die overeenkomen met openstaande inkomende facturen of openstaande uitgaande facturen worden automatisch op het juist grootboek geplaatst (alleen indien de juiste omschrijving en bedrag wordt meegegeven met de betaling). Wanneer een bedrag niet overeenkomt met het factuurbedrag, zal de factuur niet geselecteerd worden. U dient de factuur (inkomend of uitgaand) handmatig te koppelen. U krijgt de volgende melding:
62
Administratiemodule
Waarschuwing Indien u op OK klikt, zal het factuurbedrag het oude bedrag overschrijven. U dient hier in principe altijd 'Annuleren' te selecteren. Het restant zal dan open blijven staan op de factuur. 13. Overige betalingen of ontvangsten worden op een tussenrekening "Nog te controleren" geplaatst. Klik deze regel aan klik op wijzigen Het volgende invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
14. Selecteer het juiste grootboek, eventueel btw en pas indien nodig de omschrijving aan. Klik vervolgens op bewaar/sluit 15. Boek op deze manier de bankregels op de juiste grootboeken.
Waarschuwing Indien de regels juist zijn ingevoerd zal onder restant "0,00" staan. Wanneer hier een ander getal staat, zijn de regels niet goed ingevoerd, of de begin- of eindstand is niet juist. 16. Wanneer het bankboek juist is ingevoerd, klik dan op bewaar/sluit BaseNet Online CRM zal vragen of het bankboek op geboekt moet komen te staan, klik op OK.
2.5. Gebruik van het memoriaal In deze paragraaf wordt beschreven hoe boekingen die niet in de dagboeken inkoopboek, verkoopboek, bankboek en kasboek kunnen staan, in het memoriaal aangemaakt kunnen worden. 1.
Ga naar Administratie -> Dagboeken -> Memoriaal .....
2.
Klik op nieuw Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
63
Administratiemodule
3.
Datum Vul hier de datum in wanneer de boeking dient plaats te vinden. Boekjaar en periode worden automatisch aangepast.
Tip Correcties in de beginbalans worden in periode 0 geboekt. Alleen in deze periode is het mogelijk om op grootboeken te boeken die gekoppeld zijn aan een dagboek en op de te betalen en te ontvangen btw grootboeken. Correcties die gemaakt worden voor de jaarafsluiting, komen in periode 13. Deze boekingen dienen handmatig aangepast te worden naar de juiste periode. 4.
Omschrijving Vul hier de omschrijving die u wilt meegeven aan de boeking(en).
5.
Klik op bewaar Het boekstuknummer van het memoriaal wordt automatisch door BaseNet Online CRM aangemaakt en de ingevoerde gegevens worden opgeslagen. Nu kunnen de memoriaal regels aangemaakt worden.
6.
Klik op nieuw Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
64
Administratiemodule
7.
Fact. debiteur Koppel hier het uitgaande factuurnummer, alleen er een verkoopfactuur weggeboekt dient te worden. Grootboek, Omschrijving en bedrag Debet of Credit worden automatisch ingevuld.
8.
Fact. crediteur Koppel hier het inkomende factuurnummer, alleen u er een inkoopfactuur weggeboekt moet worden. Grootboek, Omschrijving en bedrag Debet of Credit worden automatisch ingevuld.
9.
Klik op bewaar/nieuw voor een nieuwe memoriaal regel of op bewaar/creëer tegenboeking om de boeking tegen te boeken. omschrijving, het dagboek en de btw (indien van toepassing) ingevuld te worden.
10. Grootboek Voor memoriaalboekingen zonder verkoopfactuur of inkoopfactuur, moet het grootboek, de omschrijving, het bedrag en de btw (indien van toepassing) ingevuld te worden.
Tip Door op plaats restant te klikken, zal BaseNet Online CRM automatisch het verschil tussen de reeds ingevoerde regels invullen bij Debet of Credit.
3. Contracten Administratie -> Contracten
3.1. Aanmaken van contracten In deze paragraaf wordt beschreven hoe contracten binnen BaseNet Online CRM aangemaakt kunnen worden. Vanuit de contracten kunnen namelijk automatisch facturen gegenereerd worden (zie paragraaf 3.2).
Belangrijk Deze module is standaard NIET geactiveerd. Aan de acitvatie hiervan zitten geen extra kosten verbonden. Neem contact op met de sericedesk indien u deze module wenst te gebruiken. 1.
Ga naar Administratie -> Contracten -> Contracten
2.
Klik op nieuw Het volgende invoerscherm wordt in en nieuw venster geopend:
65
Administratiemodule
3.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerdere administraties binnen BaseNet Online CRM gevoerd worden).
4.
Status Selecteer hier de juiste status van het contract. De keuze bestaat uit lopend, wacht, proef, hold en inactief.
5.
Contract voor Voer hier voor wie het contract bestemd is.
6.
Factuur naar Automatisch wordt de factuur relatie overgenomen die bij contract voor is ingevoerd. Indien nodig pas de factuur relatie aan.
7.
Zet een vinkje in welke maand het contract gefactureerd dient te worden. Indien het contract maandelijks gefactureerd dient te worden, klik dan op Alle maanden selecteren
8.
Datum start Vul hier wanneer het contract in gaat.
Tip Indien het contract de status proef heeft en er wordt een startdatum ingevuld, dan wordt het contract automatisch op deze datum op lopend gezet. 9.
Dagboek Selecteer hier het juiste verkoopboek (Alleen van toepassing indien u gebruikt maakt van meerdere verkoopboeken).
10. Type contract Selecteer hier om wat voor type contract dit contract betrekking heeft. De types kunnen hier ook aangemaakt worden. 11. Betaalwijze Indien de klant een machtiging heeft afgegeven voor het contract, selecteer dan hier "auto. incasso". Laat anders de betaalwijze op "nvt" staan. 12. Fact. per e-mail Indien de klant de factuur per e-mail ontvangt selecteer dan hier "ja". Klik vervolgens op bewerk debiteur instellingen om het bankrekening en het e-mailadres van de klant hier in te vullen.
66
Administratiemodule
Belangrijk Voor het versturen van facturen per email, heeft u de module facturatie per email nodig.
13. In het tabblad 'factuur informatie' kunt u een koptekst invullen die ook op de factuur terugkomt. Ook kunt u hier interne informatie ingeven van het contract. 14. In het tabblad 'facturen' staan alle facturen die al verstuurd zijn via dit contract. 15. In het tabblad 'project' kunt u een project / dossier toevoegen aan het contract. Voor meer informatie zie 'factureren van contracten'. 16. Klik op bewaar 17. Klik op nieuw om contractregels aan het contract toe te voegen. Het volgende invoerscherm zal in een nieuw venster worden geopend:
18. Product/art. Selecteer hier het product dat aan het contract moet worden toegevoegd. Prijs, de BTW en de factuurinformatie zullen automatisch ingevuld worden, indien dit in het product is ingesteld (zie producten en diensten). 19. Vul het aantal producten in en vul indien nodig onder "Aangepaste informatie factuur" een aangepaste factuurregel omschrijving mee. 20. Vul indien nodig onder de tab "Interne info" een interne opmerking over deze contractregel.
Tip Onder de tab "Extra factuur eenmalig" is het mogelijk om een eenmalig factuurregel aan het contract toe te voegen. Deze eenmalige regel zal eenmalig worden gefactureerd en wel de eerst volgende contract facturatie (bijvoorbeeld initialisatie kosten). 21. Klik op bewaar/sluit indien alles juist is ingevoerd.
67
Administratiemodule
22. Vul onder de tab "Factuurinformatie" de koptekst van de factuur toe. Bijvoorbeeld: Deze factuur naar aanleiding van uw abonnement.... 23. Klik op bewaar/sluit wanneer het contract volledig is aangemaakt.
3.2. Factureren van contracten In deze paragraaf wordt beschreven hoe vanuit de contracten automatisch facturen aangemaakt kunnen worden. 1.
Ga naar Administratie -> Contracten -> Contracten
2.
Status Selecteer hier de status lopend.
3.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerdere administraties in BaseNet Online CRM worden gevoerd).
4.
Type contract Selecteer hier het type contract (Alleen van toepassing indien er meerdere types aanwezig zijn).
5.
Vink "gebruik" aan, vink de "maand" aan, vul boekjaar en periode in.
Tip Voor het verwerken van de facturen in het "uitgaande facturen" scherm, is het handig om eerst de facturen vanuit de contracten aan te maken die per e-mail verstuurd wordt (selecteer "ja" bij per email) 6.
Klik op zoek De contracten die gefactureerd kunnen worden, zullen nu in het zoekscherm in beeld komen.
7.
Vink de contracten aan die gefactureerd dienen te worden en klik op creëer facturen De volgende melding komt in beeld:
8.
Klik op OK. De volgende melding komt in beeld (aantal hangt af van aantal contracten dat geselecteerd is):
68
Administratiemodule
Tip Wanneer de factureren zijn aangemaakt en u wilt ook de gekoppelde projecten / dossiers factureren, ga dan naar Uren / Projecten-> Projecten facturatie of Advocatuur-> financiële overzichten verwerkingen om eerst de projecten- of dossier facturen bij te werken met de uren / doorbelastingen die nog op de factuur bijgezet kunnen worden. 9.
Om de facturen te controleren, te printen en te verwerken, ga naar Administratie -> Dagboeken -> Uitgaande facturen Selecteer Status: Factureerbaar, hetzelfde boekjaar en periode die geselecteerd waren bij de contracten.
10. Klik op zoek De aangemaakt facturen zullen in beeld komen.
4. Overzichten Administratie -> Overzichten
4.1. Debiteuren/Project kaart Deze paragraaf beschrijft de mogelijkheden van de debiteuren/project kaart. Hierin zijn de betaalstatussen van debiteuren te zien. Daarnaast is het mogelijk om snel naar het dagboek te gaan, waar de betaling heeft plaatsgevonden. 1.
Ga naar Administratie -> Overzichten -> Debiteuren/Project kaart
2.
Er kan op twee manieren gezocht worden in de debiteuren/project kaart.
3.
a.
Zoeken op debiteur Voer hier het relatienummer in van de debiteur. Om de zoekopdracht te verfijnen is het mogelijk om de velden "boekjaar", "administratie", "verzenddatum vanaf", "verzenddatum tot en met", "vervaldatum vanaf" of "vervaldatum tot en met" in te vullen. Klik op zoek De resultaten zullen in beeld komen.
b.
Zoeken op project Voer hier de projectcode in. Om de zoekopdracht te verfijnen is het mogelijk om de velden "boekjaar", "administratie", "verzenddatum vanaf", "verzenddatum tot en met", "vervaldatum vanaf" of "vervaldatum tot en met" in te vullen. Klik op zoek De resultaten zullen in beeld komen.
Kolom betaling/afboek. In deze kolom is te zien waar en welk bedrag is afgeboekt van de factuur. Klik op de blauwe omschrijving en het dagboekstuk waar de factuur is afgeboekt wordt in een nieuw venster geopend (dit kan zijn het bankboek, kasboek en het memoriaal). Het getal tussen haakjes is het aantal dagen dat de factuur heeft opengestaan.
69
Administratiemodule
4.2. Het versturen van herinneringen naar debiteuren In deze paragraaf wordt beschreven hoe herinneringen naar debiteuren gestuurd kunnen worden. 1.
Ga naar Administratie -> Overzichten -> Openstaande debiteuren actueel Het zoekscherm van de openstaande debiteuren verschijnt in beeld.
2.
Om de zoekopdracht te verfijnen is het mogelijk om "vervaldatum tot en met", "administratie" en/of "aantal herinneringen" in te vullen. Klik op zoek De resultaten zullen in beeld verschijnen.
Tip Voor het versturen van herinneringen is het handig om alleen de vervaldatum in te vullen (datum van vandaag). Zo worden alle openstaande uitgaande facturen getoond, waarbij de vervaldatum nog niet verstreken is. 3.
Vink de facturen aan waarvan een herinnering moet worden verstuurd. Klik vervolgens op print/email verwerk herinneringen Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
4.
Type herinnering Hier kan de type herinnering geselecteerd worden. De type herinneringen staan beschreven onder Administratie -> Stamgegevens -> Type herinnering
5.
Print herinnering(en) Via de knop print herinnering(en) kunnen de herinneringen geopend worden in Word. De herinneringen worden gegroepeerd per debiteur, wanneer een debiteur meerdere facturen heeft openstaan, worden er dus maar één herinneringen aangemaakt.
6.
Email herinnering(en) Via de knop email herinnering(en) zullen de herinnering(en) op de achtergrond verstuurd worden via de email naar de debiteur(en), indien hier een e-mailadres voor ingesteld staat.
7.
Email 1 herinnering Via de knop email 1 herinnering is het mogelijk om de email eerst te openen voordat deze verstuurd wordt. Deze email is nog aan te passen voordat deze wordt verstuurd.
70
Administratiemodule
Belangrijk Voor het versturen van herinneringen per email, heeft u de module herinneringen per email nodig. 8.
Verwerk herinnering Klik op verwerk herinneringen de automatische teller op de verstuurde herinneringen zal met 1 verhoogd worden.
Belangrijk Gebruik de knop verwerk herinneringen alleen indien er daadwerkelijk herinneringen verstuurd zijn. 9.
Sluit het scherm af.
10. Opmerking toevoegen klik op opmerking toevoegen om aan de aangevinkte facturen een opmerking toe te voegen.
4.3. Aanmaken van een incasso bestand In deze paragraaf wordt beschreven hoe een incassobestand aangemaakt kan worden om uitgaande factureren te incasseren van debiteuren, indien deze debiteuren een machtiging hebben afgegeven. 1.
Ga naar administratie -> Overzichten -> Openstaande debiteuren actueel
2.
Auto. incasso Vul hier in ja.
3.
Om de zoekopdracht te verfijnen kunt u zoeken "verzenddatum vanaf", "verzend datum tot en met", en "administratie" invullen. Klik op zoek De zoekresultaten zullen in beeld verschijnen.
4.
Vink de facturen aan waar u het incasso bestand van wilt aanmaken en klik op creëer incasso clieop Sla dit bestand lokaal op.
5.
Importeer vervolgens dit bestand in Internet-/telebankieren, om vervolgens de incasso te verzorgen.
4.4. Openstaande debiteuren per jaar per periode Deze paragraaf beschrijft hoe de openstaande debiteuren van een bepaalde periode bekeken kunnen worden. Dit is handig voor onder andere de jaarafsluiting, het saldo hiervan dient gelijk te zijn met de debiteurenpost op de balans. 1.
Ga naar Administratie -> overzichten -> Openstaande debiteuren per jaar per periode
2.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (Alleen van toepassing indien er meerdere administraties in BaseNet Online CRM gevoerd worden).
3.
Dagboek Selecteer hier het juiste dagboek (Alleen van toepassing indien er meerdere verkoopboeken gebruikt worden in BaseNet Online CRM).
4.
T/m jaar Vul hier het boekjaar in.
5.
T/m periode Vul hier de periode in.
6.
Klik op zoek De resultaten zullen in beeld verschijnen.
71
Administratiemodule
Belangrijk Zorg ervoor dat het maximaal aantal zoekresultaten genoeg is. Dit is handmatig aan te passen. De standaard hoeveelheid kan aangepast worden onder Beheer -> Persoonlijke instellingen -> Persoonlijk -> Standaard aantal zoekresultaten 7.
Openstaand Hier zal het totale bedrag komen te staan, dat op dat moment openstond.
8.
Origineel Hier zal het originele bedrag komen te staan van de openstaande facturen.
4.5. Crediteuren/Project kaart Deze paragraaf beschrijft de mogelijkheden van de crediteuren/project kaart. Hierin is te zien of facturen daadwerkelijk betaald zijn en wanneer. Daarnaast is het mogelijk om direct naar het dagboek te gaan waar de betaling heeft plaatsgevonden. 1.
Ga naar Administratie -> Overzichten -> Crediteuren/Project kaart
2.
Er kan op twee manier gezocht worden op de crediteuren/project kaart
3.
a.
Zoeken op debiteur Vul hier het relatienummer in van de debiteur. Om de zoekopdracht te verfijnen is het mogelijk om "boekjaar", "administratie", "verzend datum vanaf", "verzenddatum tot en met", "vervaldatum vanaf" of "vervaldatum tot en met" invullen. Klik op zoek De resultaten zullen naar voren komen.
b.
Zoeken op project Vul hier de projectcode in. Om de zoekopdracht te verfijnen is het mogelijk om "boekjaar", "administratie", "verzend datum vanaf", "verzenddatum tot en met", "vervaldatum vanaf" of "vervaldatum tot en met" invullen. Klik op zoek De resultaten zullen naar voren komen.
Betalingen/Afboek. In deze kolom is te zien waar en met welk bedrag is afgeboekt van de factuur. Klik op de blauwe omschrijving en het dagboekstuk waar de factuur is afgeboekt komt naar voren. Het getal tussen haakjes is het aantal dagen dat de factuur heeft opengestaan.
4.6. Openstaande crediteuren actueel Deze paragraaf beschrijft hoe een betaalbestand aangemaakt moet worden, die vervolgens kan worden geïmporteerd in Internet-/telebankieren. Op deze manier kunnen openstaande inkomende facturen in een paar handelingen betaald worden. 1.
Ga naar Administratie -> Overzichten -> Openstaande crediteuren actueel
2.
Auto. Incasso Vul hier in nee.
3.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerdere administraties in BaseNet Online CRM worden gevoerd).
4.
Om de zoekopdracht te verfijnen is het mogelijk om "verzenddatum vanaf", "verzenddatum tot en met", "vervaldatum" en/of "vervaldatum tot en met" in te voeren. Klik op zoek De resultaten zullen in beeld verschijnen.
Tip Voor het betalen van inkomende facturen is het handig om alleen de vervaldatum in te vullen (datum van vandaag). Zo worden alle openstaande inkomende facturen getoond, waarbij de vervaldatum nog niet verstreken is. 5.
Vink de facturen aan die betaald dienen te worden, klik vervolgens op creëer export CLIEOP Sla het betaalbestand lokaal op.
72
Administratiemodule
Belangrijk Indien een factuur al is meegenomen met een eerder betaalbestand, is dit te zien onder de kolom "clieop status". Hierin staat dan Geëxporteerd op: datum en export nr. Controleer vervolgens eerst of deze factuur daadwerkelijk betaald is, voordat deze nog een keer wordt meegenomen in het betaalbestand. 6.
Importeer het betaalbestand vervolgens in de eigen bankomgeving (Internet-/telebankieren).
4.7. Openstaande crediteuren per jaar per periode Deze paragraaf beschrijft hoe de openstaande crediteuren van een bepaalde periode bekeken kunnen worden. Dit is handig voor onder andere de jaarafsluiting, het saldo hiervan dient gelijk te zijn met de crediteurenpost op de balans. 1.
Ga naar Administratie -> Overzichten -> Openstaande crediteuren per jaar per periode
2.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (Alleen van toepassing indien er meerdere administraties in BaseNet Online CRM gevoerd worden).
3.
Dagboek Selecteer hier het juiste verkoopboek (Alleen van toepassing indien er meerdere administraties in BaseNet Online CRM gevoerd worden).
4.
T/m jaar Voer hier het boekjaar in.
5.
T/m periode Voer hier de periode in.
6.
Klik op zoek De resultaten zullen in beeld verschijnen.
Belangrijk Zorg ervoor het aantal maximaal resultaten genoeg is. Dit is handmatig aan te passen. De standaard hoeveelheid kan aangepast worden onder Beheer -> Persoonlijke instellingen -> Persoonlijk -> Standaard aantal zoekresultaten 7.
Openstaand Hier zal het totale openstaande bedrag komen te staan van de opstaande facturen van de geslecteerde boekperiode.
8.
Origineel Hier zal het originele bedrag komen te staan van de toen openstaande facturen.
4.8. Bekijken en wijzigingen grootboekmutaties Deze paragraaf beschrijft de mogelijkheden om door grootboekmutaties te zoeken en eventueel de grootboekmutaties aan te passen. 1.
Ga naar Administratie -> Overzichten -> Mutatie grootboekrekeningen Het zoekscherm van de grootboekmutaties zal in beeld verschijnen.
2.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerdere administraties in BaseNet Online CRM worden gevoerd).
Tip Om de zoekopdracht te verfijnen, gebruik dan de opties "Inclusief geboekt", "BTW percentage", "Kostenplaats", "Kostensoort", "Dagboek", "Prijs vanaf", "Prijs t/m", "Boekjaar", "Boekperiode vanaf", "Boekperiode t/m", "Grootboek vanaf", "Grootboek t/m" en "Project". 3.
Klik op zoek De resultaten zullen in beeld verschijnen.
73
Administratiemodule
Belangrijk Zorg ervoor dat het maximaal aantal zoekresultaten genoeg is. Dit is handmatig aan te passen. De standaard hoeveelheid kan aangepast worden onder Beheer -> Persoonlijke instellingen -> Persoonlijk -> Standaard aantal zoekresultaten 4.
Om een regel te openen en eventueel te wijzigen selecteer de regel en klik op bekijk boeking Het dagboekstuk waar de regel in is geboekt zal in een nieuw venster worden geopend. Hier is de boekingsregel zo nodig te wijzigen (indien het dagboekstuk niet verwerkt is).
4.9. Exporteren van grootboekmutaties Deze paragraaf beschrijft de mogelijkheid om de grootboekmutaties te exporteren naar Excel. Deze functie is vooral van toepassing bij de jaarafsluiting. 1.
Ga naar Administratie -> Overzichten -> Mutaties grootboekrekeningen Het zoekscherm van de grootboekmutaties zal in beeld verschijnen.
2.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerdere administraties in BaseNet Online CRM worden gevoerd).
Tip Om de zoekopdracht te verfijnen, gebruik dan de opties "Inclusief geboekt", "BTW percentage", "Kostenplaats", "Kostensoort", "Dagboek", "Prijs vanaf", "Prijs t/m", "Boekjaar", "Boekperiode vanaf", "Boekperiode t/m", "Grootboek vanaf", "Grootboek t/m" en "Project". 3.
Max. resultaten Zet het maximaal aantal resultaten op 50.000 (het maximum). Klik vervolgens op het pulldown menu onder "Overzichten" Klik op "grootboek Excel". De volgende melding zal in beeld verschijnen.
4.
Klik op OK. Het document wordt aangemaakt. Indien gereed wordt de volgende melding gegeven.
74
Administratiemodule
5.
Klik op OK. Het rapport zal indien aangegeven in Excel worden geopend en de grootboekmutaties zullen per grootboek worden weergegeven.
4.10. Balans en verlies & winst rekening Deze paragraaf beschrijft hoe de balans opgevraagd kan worden en hoe er van de balans of winst & verliesrekening doorgeklikt kan worden naar de grootboekmutaties en dagboekstukken. 1.
Ga naar Administratie -> Overzichten -> Balans en verlies & winst rekening Het zoekscherm voor de balans en verlies & winst zal in beeld verschijnen.
2.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerder administraties in BaseNet Online CRM worden gevoerd).
Tip Hier kunnen ook de resultaten opgevraagd worden van een project of een kostenplaats. Selecteer dan het juiste project/kostenplaats. 3.
Selecteer het juiste boekjaar en de periodes. Klik op toon De balans wordt weergeven.
4.
Indien er gegevens gewijzigd dienen te worden, klik op de naam van het grootboek. Het scherm van de grootboekmutaties wordt geopend.
5.
De balans of verlies & winst rekening kan ook worden exporteert naar Excel. Gebruik hiervoor het rapport verdichtingsbalans en klik op toon
6.
Voor het wijzigen van de grootboekmuaties, bekijk de handleiding 4.8. Bekijken en wijzigen grootboekmutaties.
5. Verwerkingen en controles Administratie -> Verwerking en controles
5.1. Verwerken van de dagboeken Deze paragraaf beschrijft de mogelijkheid om boekstukken te verwerken. Na de verwerking is het niet meer mogelijk om boekstukken aan te passen. Dit wordt dan ook meestal gedaan na een jaarafsluiting. 1.
Ga naar Administratie -> Verwerking en controles -> Verwerken dagboeken Het zoekscherm van de te verwerken dagboeken zal in beeld verschijnen.
2.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerder administraties in BaseNet Online CRM worden gevoerd).
3.
Jaar Voer hier het boekjaar in.
4.
Periode Selecteer hier de periode.
5.
Verwerk Selecteer hier of de geboekte boekstukken of de lopende boekstukken moeten worden verwerkt.
Tip In de lopende boekstukken mag geen verschil zitten, anders worden de boekstukken niet verwerkt.
75
Administratiemodule
6.
Klik op zoek De boekstukken die verwerkt kunnen worden zullen worden weergegeven.
7.
Vink de regels aan en klik op verwerk dagboeken De volgende melding wordt gegeven:
Waarschuwing De verwerking is niet terug te draaien. Boekstukken die verwerkt zijn, kunnen niet meer aangepast of verwijderd worden. 8.
Klik op OK. om door te gaan. De boekstukken zijn nu verwerkt.
5.2. Openen/Sluiten van de boekperioden Deze paragraaf beschrijft de mogelijkheid op boekperiodes te sluiten en te openen. Dit wordt veel gebruikt wanneer een periode (maand) is afgelopen. Als een periode dicht is kunnen er geen wijzigingen meer in de periode gedaan worden. 1.
Status De statussen die gekozen kunnen worden, zijn open/dicht/verwerkt. Afhankelijk van de wat er moet gebeuren, kies de juiste status.
2.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerder administraties in BaseNet Online CRM worden gevoerd).
3.
Zoek op het jaar waarin de perioden gewijzigd dienen te worden.
4.
Klik op zoek De perioden verschijnen in beeld.
5.
Vink de periode aan en klik op wijzigen Het volgende scherm wordt in een nieuw venster geopend:
76
Administratiemodule
6.
De "periode", "jaar", "administratie" en "status" worden weergegeven. Verander de status (ook kan de periode, jaar en administratie nog aangepast worden) en klik op bewaar/sluit
Tip Wanneer een periode de status dicht heeft, zijn er geen aanpassingen meer te maken in deze periode. Wel kan de periode weer op open gezet worden.
Waarschuwing Perioden die worden verwerkt, zijn niet meer aan te passen. Deze handeling is ook niet meer terug te draaien.
5.3. BTW aangifte Deze paragraaf beschrijft hoe er een btw aangifte aangemaakt dient te worden. Deze aangifte is vervolgens met een paar controle mogelijkheden te controleren. 1.
Ga naar Administratie -> Verwerking en controles -> BTW aangifte Het scherm van de btw aangifte zal in beeld verschijnen.
2.
Klik op Nieuw Het volgende scherm wordt in een nieuw venster geopend:
77
Administratiemodule
3.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerder administraties in BaseNet Online CRM worden gevoerd).
4.
Boekjaar Selecteer hier het juiste boekjaar.
5.
Periode vanaf Selecteer hier de juiste periode.
6.
T/m Selecteer hier de juiste periode.
7.
Inclusief geboekt Selecteer hier "ja".
8.
Klik op Bewaar
9.
Klik op Bereken de btw voor aangegeven periode De btw aangifte wordt berekend.
10. Achter verschillende bedragen in de btw aangifte staan pijltjes, hiermee kunnen de bedragen gecontroleerd worden. 11. Klik op Print aangifte om de aangifte in Word te openen en eventueel uit te printen. 12. Er is de mogelijkheid om de btw aangifte te verwerken. Aan deze mogelijkheid zijn voor- en nadelen aan verbonden. Voordelen: - De verwerkte btw komt in een volgende aangifte niet meer naar voren. (indien u de btw van periode 1 heeft verwerkt, kunt u de volgende btw aangifte periode 1 t/m 2 berekenen. De btw die verwerkt is in de vorige aangifte, komt niet in deze aangifte terecht.) - Er wordt automatisch een inkomende factuur aangemaakt. (De tenaamstselling van de factuur kunt u aangeven bij: administratie-> stamgegevens-> administratie/afdelingen. U vindt dit onder het tabblad overheid/belastingen); - De btw grootboekrekeningen worden leeggeboekt via deze inkomende factuur;
78
Administratiemodule
- De inkomende factuur kan in een betaalbestand meegenomen worden via openstaande crediteuren actueel om deze te voldoen. Nadeel: - De boekstukken waar btw in is berekend, worden ook verwerkt. Deze zijn dus niet meer aan te passen. Correcties zullen dus in het memoriaal gemaakt moeten worden.
Tip Het grote voordeel bij het verwerken van de btw is dat correctie achteraf altijd meegenomen worden in een volgende aangifte. Deze mogelijkheid is er ook wanneer de btw aangifte niet verwerkt wordt. Indien u de aangifte per maand doet, geeft u in volgende aangiftes aan periode 1 t/m 2 (februari), periode 1 t/m 3 (maart), etc. etc. Vervolgens vinkt u altijd de laatste twee aangiftes aan in het zoekscherm en kies bij overzichten het rapport: xls aangifte omzetbelasting. Indien dit rapport niet in uw omgeving staat, neem dan contact op met onze helpdesk. In dit overzicht wordt de laatste aangifte en de vorige aangifte getoond en de gecorrigeerde aangifte (de gecorrigeerde aangifte is de laatste aangifte -/- de vorige aangifte). Op deze manier worden altijd correcties meegenomen in een volgende aangifte.
5.4. Openen nieuw boekjaar met openingsbalans Deze paragraaf beschrijft hoe de openingsbalans van een nieuw boekjaar aangemaakt kan worden aan de hand van het vorig boekjaar. 1.
Ga naar Administratie -> Verwerken en controles -> Openen nieuw boekjaar met openingsbalans Het scherm om een nieuwe openingsbalans te creëeren zal in beeld verschijnen.
79
Administratiemodule
2.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerder administraties in BaseNet Online CRM worden gevoerd).
3.
Inclusief geboekt Selecteer hier "ja"
4.
Geef jaar en periode waarin de beginbalans gemaakt moet worden.
5.
a.
Nieuw boekjaar Selecteer hier in welk jaar de beginbalans aangemaakt dient te worden.
b.
Periode Voer hier periode 0 in.
Geef jaar en periode waarover de beginbalans berekend moeten worden. a.
Vanaf boekjaar en t/m boekjaar Voer hier het jaar in waarover de beginbalans berekend dient te worden.
b.
Periode Voer hier de periodes in waarover de beginbalans berekend dient te worden.
6.
Grootboek Selecteer hier de grootboekrekening waar de winst van het vorig boekjaar op geboekt moet worden.
7.
Dagboek Hier staat het automatische memoriaal waar de beginbalans in geboekt moet worden.
80
Administratiemodule
8.
Splitsen op kostenplaats Hier kunt u aangegeven of de beginbalans gesplitst dient te worden als kosten plaatsen. Indien u hier geen gebruik van maakt, selecteer hier 'Nee'.
9.
Openen boekjaar Indien het boekjaar (periode 1 t/m 13) aangemaakt dient te worden, selecteer dan ja bij het automatisch open alle perioden nieuw boekjaar.
10. Klik op Creëer openingsbalans om de openingsbalans en eventueel de rest van het boekjaar aan te maken.
Tip Een openingsbalans kan meerdere keren aangemaakt worden. Elke keer wanneer op de knop creëer openingsbalans wordt geklikt wordt de vorige openingsbalans overschreven.
6. Vaste activa 6.1. Afschrijfmethoden Deze paragraaf beschrijft hoe er afschrijfmethoden aangemaakt dienen te worden. De afschrijfmethoden zijn nodig om een automatische afschrijving te creëeren op activa. 1.
Ga naar Administratie -> Vaste activa -> Afschrijfmethoden Het scherm van de afschrijfmethoden zal in beeld verschijnen.
2.
Klik op nieuw Het volgende scherm wordt in een nieuw venster geopend:
3.
Naam Vul hier een unieke naam in van de afschrijfmethode.
4.
Aantal maanden Vul hier hoelang de afschrijfmethode moet duren.
81
Administratiemodule
5.
Type Het type afschrijfmethode is altijd lineair in BaseNet Online CRM (dit is dan ook niet aan te passen).
6.
Omschrijving Vul hie de omschrijving in van de afschrijfmethode.
7.
Klik op bewaar/sluit om de afschrijfmethode te bewaren en het scherm af te sluiten.
6.2. Activagroepen Deze paragraaf beschrijft hoe activagroepen aangemaakt moeten worden. De activagroepen zijn nodig om een automatische afschrijving te creëeren op activa. 1.
Ga naar Administratie -> Vaste activa -> Activagroepen Het scherm om activagroepen aan te maken zal in beeld verschijnen.
2.
Klik op nieuw Het volgende invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
3.
Naam Vul hier de naam in van het activagroep (bijvoorbeeld vlottende activa).
4.
Afschrijfmethode Selecteer hier de afschrijfmethode die hoort bij deze activagroep.
5.
Afschrijvingsjournaalposten a.
Afs. kosten debet (V/W) Selecteer hier het grootboekrekening waar de afschrijvingskosten op moeten worden geboekt.
b.
Afs. credit (balans) Selecteer hier het grootboekrekening waar de afschrijving op weggeboekt moeten worden.
6.
Omschrijving Vul hier de omschrijving van het activagroep in.
7.
Klik op bewaar/sluit om de activagroep te bewaren en het scherm af te sluiten.
6.3. Vaste Activa beheren Deze paragraaf beschrijft hoe er activa ingevoerd kan worden in de activa lijst en hoe de afschrijfmethoden aangemaakt kunnen worden.
82
Administratiemodule
1.
Ga naar Administratie -> Vaste activa -> Vaste activa beheren Het scherm om de vaste activa te beheren zal in beeld verschijnen.
2.
Klik op nieuw Het volgende scherm zal in een nieuw venster worden geopend:
3.
Naam Vul hier de naam van de activa in.
4.
Serienummer Vul hier het serienummer van de activa in.
5.
Administratie Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerdere administraties in BaseNet Online CRM worden gevoerd).
6.
Datum aanschaf Vul hier de factuurdatum in van de activa.
7.
Activum grootboek Selecteer hier de het grootboekrekening wat ook is gebruikt bij de inkomende factuur.
8.
Activagroep Selecteer hier de juiste activagroep.
9.
Afschrijfmethode De afschrijfmethode wordt automatisch ingevuld, wanneer de activagroep wordt geselecteerd. Deze is nog wel aan te passen naar een andere afschrijfmethode (zie handleiding afschrijfmethoden).
10. Begindatum Vul hier de begindatum in van de eerste afschrijving (datum van aflevering). 11. Einddatum en periodes worden automatisch ingevuld nadat de afschrijfmethode en begindatum is ingevuld.
83
Administratiemodule
12. Klik op tabblad "omschrijving", vul hier de omschrijving in van de activa. 13. Klik op bewaar De activa wordt nu opgeslagen in de activa module. 14. Klik op mutatie Het volgende scherm wordt in een nieuw venster geopend:
Belangrijk Alle mutaties die op de grootboekrekening zijn geboekt, die geselecteerd is bij bewerk activum, worden weergegeven. 15. Klik op de regel die hoort bij het activum en klik op selecteer De selectie wordt geselecteerd in het activum. Zie onderstaand scherm:
84
Administratiemodule
16. Klik op bijwerken afschrijvingsschema om het afschrijvingschema aan te maken. Klik op het tabblad "afschrijvingsjournaalposten"om de journaalposten en de statussen hiervan te bekijken.
Belangrijk Het afschrijvingsschema wordt gemaakt in het automatisch memoriaal. Ga naar Administratie -> Dagboeken > Memoriaal (auto) om de memoriaalboekingen te bekijken en eventueel te boeken of te verwerken.
Tip Wanneer een activum geherwaardeerd wordt, of verkocht, is het mogelijk om dit bij te werken. Klik bij herwaardering 1,2 of 3 op mutatie Selecteer de herwaardering of verkoopboeking. Klik bewaar en vul "vanaf jaar" en "periode" in van de herwaardering. Klik vervolgens op bijwerken afschrijvingsschema
85
Hoofdstuk 9. Loonadministratie 1. Aanmaken loonadministratie Loonadministratie -> Werkgevers
1.1. Invoeren van een nieuwe werkgever Klik op nieuw Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
Klik op het vergrootglas bij het veld 'administratie'. Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
86
Loonadministratie
Klik op zoek De mogelijke werkgevers komen in beeld. Klik op selecteer De administratie is nu gekoppeld als werkgever. Ga naar het tabblad overige. Vergoeding per kilometer: Vul hier de reiskostenvergoeding per kilometer in die voor alle of de meeste werknemers geldt. Aantal uren per dag: Vul hier in hoeveel uur een werkdag bestaat voor alle of de meeste werknemers. Percentage werkgeversbijdrage levensloop: Indien werknemers gebruik maken van de levensloopregeling en u draagt hier een percentage aan bij, vul dan hier het percentage van de bijdrage in. Ga naar het tabblad loonheffingen. Loonheffingennummer: Vul hier uw loonheffingennummer in. Het nummer bestaat uit 9 cijfers, de letter L en dan weer 2 cijfers. U vindt het loonheffingennummer op de acceptgiro die u van de belastingdienst ontvangt betreffende de loonheffing. Aangifte per: Geef in dit pull-down aan per welke periode de aangifte moet gebeuren (het meest gebruikelijke is per maand). Loonaangifte worden betaald via G-rekening: Een G-rekening is een waarborg voor de belastingdienst, indien u gebruik maakt van een G-rekening, vink dat dan hier aan. Risicogroep: Vul in het veld '%met een deel van de naam van de risicogroep', klik vervolgens op Tab. De mogelijke resultaten zullen verschijnen. U hebt aan het begin van het kalenderjaar van de belastingdienst ontvangen in welke risicogroep u ingedeeld bent. Indien u de risicogroep niet weet, neem dan contact op met de belastingtelefoon om dit te achterhalen. Loontype: Geef in dit pull-down aan per welke periode de lonen worden verloont (het meeste gebruikelijke is per maand of per vier weken). CBS CodeCAO: Vul in het veld de code in van uw CAO, indien uw bedrijf is ingedeeld in een CAO. Zo niet, laat dit veld leeg. Ga naar het tabblad premies. Klik op nieuw Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
87
Loonadministratie
Selecteer type 'gedifferentieerde premie WGA' Het percentage voor de gedifferentieerde premie WGA heeft u aan het begin van het kalenderjaar ontvangen van de belastingdienst. U kunt ervoor kiezen om maximaal 50% door te belasten aan uw werknemers. Zorg er in dat geval voor dat de velden 'percentage werknemer' en 'percentage werkgever' bij elkaar opgeteld het totale percentage maken de WGA premie. Indien u niets wilt doorbelasten aan uw werknemers, vul dan het totale percentage in het veld 'percentage werkgever'. Klik op bewaar/sluit In dit scherm kunt u ook reserveringen toevoegen. Indien u reserveringen opbouwt voor uw werknemer, die geen dertiende maand of vakantiegeld zijn, voer deze dan hier in. U kunt kiezen uit de types: Reservering extra periode; Vrije reservering; Reservering feestdagen; Reservering vrije dagen; Reservering kort verzuim; Eindejaarsreservering. Ga naar het tabblad prognoses. Uitbetaling vakantiegeld: Selecteer in dit pull-down menu in welke maand u het vakantiegeld wilt laten vrijvallen voor de werknemers. Indien de werknemers geen reservering opbouwen, selecteer hier dan 'geen'. Het komt voor dat werknemers meerdere vakantiegeld reserveringen opbouwen, selecteer deze onder uitbetaling vakantiegeld2 en/of uitbetaling vakantiegeld3, selecteer ook de maand waarin deze reservering vrijvalt. Uitbetaling 13e maand: Selecteer in dit pull-down menu in welke maand u de dertiende maand wilt laten vrijvallen voor de werknemers. Indien de werknemers geen reservering voor een dertiende maand opbouwen, selecteer hier dan 'geen'. Indien werknemers wel een dertiende maand opbouwen, vul dan het aantal loonperiodes in dat opgebouwd wordt per jaar voor de dertiende maand. Het komt voor dat werknemers nog een andere bonus opbouwen dan alleen een dertiende maand, selecteer deze onder bonus 2 en/of bonus 3, selecteer ook de maand waarin deze bonus vrijvalt.
88
Loonadministratie
Selecteer ook hoeveel loonperiodes die de opbouw van de bonus(sen) bedragen.
1.2. Toevoegen van werknemers U kunt uw werknemers toevoegen in het tabblad medewerkers onder de werkgever. Klik eerst linksboven op bewaar Klik op nieuw Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
Klik op het vergrootglas bij het veld 'medewerker'. Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
89
Loonadministratie
Klik op zoek Uw werknemers/medewerkers zullen in beeld verschijnen. Klik op de werknemer die u wilt koppelen aan de loonadministratie-werknemer en klik op selecteer De werknemer is nu gekoppeld aan de loonadministratie Type: Selecteer hier of de werknemer fulltime, regelmatig parttime of onregelmatig parttime in dienst is. Indien u bij type fulltime heeft geselecteerd, vul dan ook het periodeloon in. Indien u bij type regelmatig parttime heeft geselecteerd, vul dan ook het uurloon of periodeloon in en de loonuren en loondagen. Indien u bij type onregelmatig partime heeft geselecteerd, vul dan alleen het uurloon. Datum in dienst: Vul hier de datum in van de indiensttreding van de werknemer. Klik op bewaar Datum uit dienst: Wanneer u werknemer niet meer in dienst is, vul hier de datum uit dienst van de werknemer. De werknemer mag niet verwijderd worden. Klik vervolgens op de naam van de werknemer: in dit geval klikt u dan op Karel Loonadministratie. Het volgende scherm wordt in een nieuw venster geopend:
90
Loonadministratie
Vul bij het tabblad adresgegevens de adresgegevens op van de werknemer. Ga naar het tabblad overige. Vul hier de volgende gegevens in: Geboortedatum; Geboorteplaats; Voornamen; Functieomschrijving; Rekening nr; BSN / Sofi nr; Nationaliteit; ID soort; ID nummer; ID vervaldatum; Burgerlijke staat. Klik op bewaar/sluit Bovenstaande gegevens zijn van toepassing voor de belastingdienst, deze gegevens zijn erg belangrijk en dienen juist ingevuld te worden. Indien de werknemer een (negatieve) toeslagen ontvangt, vul deze dan in onder het tabblad toeslagen. Klik op nieuw Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
91
Loonadministratie
Elke toeslag bestaat uit een soort en een type. U selecteer eerst het soort toeslag en vervolgens het type toeslag. Er zijn verschillende soorten toeslagen: Brutotoeslag: Een bedrag dat periodiek terugkomt in de verloning, bijvoorbeeld een maandelijkse bonus. Brutotoeslag met vakantiereservering: Hetzelfde als brutotoeslag, alleen komt er bovenop de toeslag een vakantiegeldreservering. Eindheffing: Van toepassing bij bijvoorbeeld bovenmatige onkostenvergoeding. Komt in principe niet voor bij vaste toeslag. Fiscale eindheffing: Van toepassing bij bijvoorbeeld teruggave zvw. Komt niet voor bij vaste toeslag. Loon in natura: Bijvoorbeeld dagelijkse lunch op het werk. Onbelast: Een onbelaste vergoeding via de loonstrook. Een inhouding op het nettoloon is een onbelaste negatieve toeslag. Komt niet voor bij vaste toeslag. Overwerk: Komt niet voor als vaste toeslag. Reiskosten: U kunt reiskosten voor woon-werkverkeer het beste invoeren op het tabblad 'vervoer' van de vaste gegevens van de werknemer. Uitbetaling reservering: Komt niet voor als vaste toeslag. Indien u een soort toeslag heeft geselecteerd, dient u ook het type toeslag en de waarde te selecteren. Klik vervolgens op bewaar/nieuw om een nieuwe toeslag toe te voegen, of op bewaar/sluit als u klaar bent met het toevoegen van toeslagen. Indien u niet weet of u hier iets moet invullen kunt u via de mail contact met ons opnemen via
[email protected] of telefonisch via 020-6855031 keuze 3 administratie. Indien er inhoudingen voor alle heffingen bestaan voor uw werknemers, zoals pensioen, vul deze dan in onder het tabblad inhoudingen. Klik op nieuw Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
92
Loonadministratie
Er zijn twee soorten inhoudingen, inhoudingen voor alle heffingen en kosten werkgever. 'Inhoudingen voor alle heffingen is een inhouding' op het brutosalaris van een werknemer en 'kosten werkgever' is een bijdrage van de werkgever aan de werknemer, maar komt niet op de loonstrook terug. Deze soorten bestaan uit de volgende types: ANW-gat werknemer; Extra inhouding i.c.m. spaarloon; Invaliditeispensioen werknemer; Pensioen werknemer; VUT werknemer; WIA-gat werknemer; Standaard, eigen keus. Ga naar het tabblad sparen. Indien een werknemer spaarloon of levensloop opbouwt, kunt u dat hier aangeven. Er kan niet voor beiden opties gekozen worden in een jaar. Het spaarloon mag niet meer bedragen dan 613,- Euro per jaar. Aan levensloop mag niet meer opgebouwd worden dan 12 procent per jaar van het brutoloon en het maximale bedrag dat opgebouwd mag worden is 210 procent van het fiscaal jaarloon. Tabblad spaarloon: Spaarloon per periode: Alle periodes opgeteld mag niet meer uitkomen dan 613,- per jaar. Rekeningnummer spaarloon: Vul hier het rekeningnummer in, waar het spaarloon naar overgemaakt dient te worden. Tabblad levensloop: Werknemersbijdrage levensloopregeling Percentage van brutoloon: Vul hier het percentage in van het brutoloon, maximaal 12 procent. Vast bedrag: Vul hier een vast bedrag in voor de opbouw van de levensloop. Rekeningnummer levensloop: Vul hier het rekeningnummer in waar de periodieke levensloop naar wordt gestort. Het percentage of het vast bedrag worden periodiek ingehouden.
93
Loonadministratie
Werkgeversbijdrage levensloopregeling: Gebruik percentage van werkgever: zet hier een vinkje indien het percentage van de werkgeversbijdrage het percentage is wat bij de werkgever is ingevuld in het tabblad 'overige'. Afwijkend percentage: Vul hier het percentage wat u bijdraagt aan levensloop over het brutoloon. Verloon werkgeversbijdrage als: Selecteer hier of u de bijdrage verloont als levensloop of als brutoloon. Ook bijzonder beloning: Zet hier een vinkje indien u ook het percentage bijdraagt bij bijzondere beloning, zoals vakantiegeld. Opname uit levensloopregeling per periode: Indien de werknemer levensloop laat uitbetalen, vul hier het bedrag in wat per periode wordt uitbetaald. Ga naar het tabblad loonheffing. Selecteer bij tabel welke tabel er wordt gebruikt voor de verloning. Het meeste gebruikelijk is hier witte tabel met loonheffingskorting. Indien de werknemer meerdere werkgevers heeft, mag de heffingskorting maar 1 keer toegepast worden. Ga naar het tabblad vervoer. Hier kunt u aangeven of de werknemer reiskostenvergoeding ontvangt, of een auto van de zaak heeft. In het tabblad overige kunt u de reiskosten invullen en in het tabblad voertuigen kunt u de auto van de zaak koppelen aan uw werknemer. Tabblad overige. Afstand woon-werk (enkele reis): Vul hier de afstand woon-werk enkele reis in. Thuiswerkdagen per week: Vul hier het aantal thuiswerkdagen per week in. Kilometervergoeding: Vul hier de vergoeding per kilometer in, indien deze anders is als bij de werkgever in het tabblad 'overige' is ingevuld. Reiskostenvergoeding type U kunt op verschillende manieren een reiskostenvergoeding geven. Het aantal kilometers woon-werk maal twee, de werkelijke gemaakte kosten of een vast bedrag. Het vast bedrag is door de belastingdienst vastgesteld en wordt berekend als volgt: Het aantal kilometers X 2 X 214 werkdagen per jaar. Wanneer een fulltime werknemer tot 2 werkdagen thuis werkt, mag deze berekening gebruikt worden. Indien uw bedrijf leaseauto's/bedrijfsauto's verschaft aan uw werknemers ga dan naar het tabblad voertuigen. Klik eerst linksboven op bewaar Klik op nieuw Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
94
Loonadministratie
Kenteken: Vul hier het kenteken van het voertuig in. Omschrijving: Vul hier de omschrijving in van het voertuig, bij voorkeur merk, type en uitvoering. Cataloguswaarde: Vul hier de cataloguswaarde van het voertuig in, bij leaseauto's staat dit op het contract. Bijtelling: Indien de werknemer het voertuig ook prive gebuikt, dient er bijtelling betaald te worden over het voertuig door de werknemer. Stel hier het percentage in. Het percentage staat vaak ook op het leasecontract, indien u dit niet weet, kunt u contact met ons opnemen. Datum aankoop: Vul hier de aankoopdatum of de datum dat het leasecontract is begonnen. Datum verkoop: Indien het voertuig verkocht is of het leasecontract is afgelopen, vul deze datum hier in. Klik op bewaar Klik op nieuw Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
95
Loonadministratie
Percentage: Vul hier het percentage in dat de werknemer gebruikt maakt van het voertuig. Eigen bijdrage: Indien de werknemer een bijdrage betaald voor het gebruik van het voertuig, vul dat dan hier in. Vanaf: Vul hier de datum in vanaf wanneer de werknemer gebruikt maakt van het voertuig. Tot: Vul hier de datum in tot wanneer de werknemer gebruikt heeft gemaakt van het voertuig. Klik vervolgens op bewaar/sluit Ga naar het tabblad vakantiegeld Reserveer vakantiegeld: Zet hier. een vinkje wanneer de werknemer vakantiegeld opbouwt. Opbouw werknemer: Vul hier het bedrag in wat er tot nu toe is opgebouwd aan vakantiegeld door de werknemer. U vindt dit bedrag op de laatste loonstrook van de werknemer bij cumulatieven. Reservering werkgever: Vul hier het bedrag in wat er tot nu toe is gereserveerd door de werkgever op deze werknemer. U kunt het percentage aan reservering opvragen bij het bedrijf die voorheen de loonadministratie uitvoerde. Aantal jaren extra deelname levensloopregeling: Vul hier in hoeveel jaar de werknemer al aan levensloop heeft opgebouwd. Eerder toegepaste levensloopverlofkorting: Vul hier het bedrag aan levensloopverlofkorting dat al is toegepast op deze werknemer Ga naar het tabblad reservering. Indien u nog extra reserveringen heeft opbouwt voor uw werknemer, kunt u dat in dit tabblad invoeren. De extra reserveringen die opgebouwd kunnen worden, zijn: Reservering extra periode; Vrije reservering; Reservering feestdagen; Reservering vrije dagen; Reservering kort verzuim; Eindejaarsreservering. Klik op nieuw Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
96
Loonadministratie
Selecteer het type reservering en vul vervolgens het bedrag wat er tot nu is opgebouwd door de werknemer en is gereserveerd door de werknemer. De opbouw werknemer vindt u op de laatste loonstrook, de reservering werkgever kunt u opvragen bij het bedrijf die voorheen de loonadministratie uitvoerde. U bent nu klaar met het invoeren van de werknemer, klik op bewaar/sluit als u klaar bent met het invoeren van werknemers. Klik op bewaar/nieuw indien u nog meer werknemers wilt invoeren. Indien u volledig klaar bent met het invoeren van de stamgegevens, kunnen wij de gegevens verwerken in ons loonprogramma. U kunt vervolgens de lonen periodiek gaan verwerken. Indien u het invoeren van de loonadministratie niet zelf wilt verrichten, kunt u dit ook door ons laten doen. Er geldt voor deze optie wel een ander tarief met betrekking tot de initialisatie. Indien u hier meer over te weten wilt komen, kunt u contact met ons opnemen.
2. Periodieke verloning en loonstroken 2.1. Doorzetten van periodieke verloning Ga naar Loonadministratie-> periodes Klik op nieuw Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
97
Loonadministratie
Indien u meerdere werkgevers verloont, selecteer dan de juiste werkgever. Het boekjaar en periode worden vervolgens automatisch ingevuld. De eerste periode van het kalenderjaar moet altijd 1 zijn. Klik op bewaar Klik vervolgens op genereer De loongegevens worden per werknemer ingelezen. Om de gegevens van een werknemer te wijzigen of in te vullen, klik op de regel en klik op wijzigen Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
Van een fulltimer wordt het periodeloon overgenomen van de stamgegevens. Van een regelmatig parttimer worden de loonuren, loondagen en het uurloon of het periodeloon overgenomen van de stamgegevens. Van een onregelmatig parttimer wordt het uurloon overgenomen van de stamgegevens.
98
Loonadministratie
Mochten de loongegevens niet kloppen, pas dat dan hier aan en klik op bewaar Periodieke toeslagen kunt u hier ook aanpassen en bekijken. Ga naar het tabblad Toeslagen, om nieuwe toeslagen toe te voegen klik op nieuw Bijvoorbeeld wanneer uw werknemer per loonperiode een verschillende reiskostenvergoeding ontvangt, selecteer dan de soort reiskosten. Ook kunt u toeslagen wijzigen via de knop wijzigen Ga naar het tabblad inhoudingen De inhoudingen die zijn overgenomen van de stamgegevens kunt u niet verwijderen, ook kunt u geen nieuwe inhoudingen toevoegen. Een netto inhouding voor bijvoorbeeld een boete, dient ingevoerd te worden als negatieve onbelaste toeslag. Indien de gegevens kloppen van de werknemers en u wilt de loongegevens van de volgende werknemer bekijken, klik dan op > De loongegevens van de werknemer worden dan opgeslagen en de volgende werknemer wordt geopend. Indien loongegevens niet kloppen, omdat deze niet goed zijn ingevuld bij de stamgegevens kunt u deze in de stamgegevens aan passen.
Waarschuwing Indien u de stamgegevens wijzigt van een loonmedewerker, terwijl een periode op lopend staat, verwijder dan deze loonmedewerker uit de periode. Nadat de loonmedewerker is aangepast in de stamgegevens, klik dan opnieuw op genereer Indien alle gegevens juist zijn, klik dan op verwerk De periode wordt doorgezet naar ons loonverwerkingsprogramma en de periode die u hebtFtijd verwerkt is ook niet meer aan te passen. De periode krijgt dan de status 'in verwerking'. Er kan maar 1 periode de status in verwerking hebben per werkgever.
2.2. De loonstroken Wanneer de loonstroken via ons loonverwerkingsprogramma worden teruggeplaatst in uw omgeving, kunt u deze als pdf bestand openen. U kunt er ook voor kiezen om de loonstroken te e-mailen naar uw werknemers. Ga naar Loonadministratie-> loonstroken U kunt hier zoeken op werkgever, werknemer, jaar en periode. Indien u de verwerkte loonstrook van een bepaalde werknemer wilt openen, klik dubbel op de regel van de werknemer, ga naar het tabblad 'verwerkte loonstrook' klik vervolgens op download loonstrook Indien u deze loonstrook wilt e-mailen naar uw werknemer, klik dan op e-mail loonstroken U kunt ook meerder loonstroken tegelijk openen of e-mailen. Geef bepaalde zoekcriteria mee en klik op zoek Vink alle loonstroken aan door middel van een vinkje te zetten naast werkgever. Klik vervolgens op download loonstroken.zip of op e-mailen loonstroken
3. Administratieve afhandelingen 3.1. Belastingdienst Nadat de loonstroken van een periode zijn aangemaakt, wordt tevens de loonaangifte verstuurd naar de Belastingdienst. Een beknopt overzicht van de te betalen loonheffingen en het betalingskenmerk ontvangt u van ons. Hierop staat tevens voor wanneer de te betalen loonheffingen betaald dient te worden. Indien er na een verwerkte periode nog correcties moeten gebeuren, dan is dit uiteraard mogelijk. Hiervoor dient u wel eerst met ons contact op te nemen om dit realiseren.
99
Loonadministratie
3.2. Loonjournaalpost Een kopie van de loonjournaalpost ontvangt u van ons voor uw administratie. Indien u BaseNet gebruikt als boekhoudpakket zullen wij tevens de loonjournaalpost in het dagboek memoriaal in uw administratie verwerken.
3.3. Uit te betalen lonen U ontvangt van ons een overzicht met de te betalen nettolonen en daarbij ook een clieop03 betaalbestand. Dit bestand kunt u uploaden in uw internetbankieren en zo de lonen snel en gemakkelijk uitbetalen. De bovenstaande punten zullen u veel tijdsbesparing opleveren met betrekking tot de loonadministratie.
100
Hoofdstuk 10. Beheer Bedrijfsinstellingen 1. Inleiding Bedrijfsinstellingen Beheer -> Bedrijfsinstellingen De optie "Bedrijfsinstellingen" is standaard enkel beschikbaar voor iedere eerste gebruiker van BaseNet Online CRM. Het is mogelijk meer gebruikers toegang te geven tot deze optie. Hiervoor kunt u het beste even per mail een verzoek sturen naar de servicedesk. Iedere gebruiker beschikt standaard wel over "Persoonlijke Instellingen".
2. Systeem Klanten backup Via dit menu kunt u een klantenbackup aanvragen. Al uw gegevens zullen gecomprimeerd worden aangeboden als zipbestand. Aan het maken van een back-up zitten eenmalige kosten van euro 15,00 verbonden. Deze optie is standaard niet aanwezig, maar kan op aanvraag worden geactiveerd. Gebruikersaccounts Via dit menu kunt u gebruikersaccounts aanmaken. Om dit te doen volgt u ondertsaande stappen: 1.
Maak via Relatiebeheer -> Medewerkers de desbetreffende gebruiker als medewerker aan. Het is van belang hier in ieder geval de naam en het e-mail adres van de medewerker in te voeren.
2.
Ga naar Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Systeem -> Gebruikersaccounts en klik op Zoek om de eerder aangemaakte medewerker te zoeken. Dubbelklik vervolgens op de desbetreffende regel om het scherm voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker te tonen.
3.
Vul nu een wachtwoord in en klik op Bewaar om de nieuwe gebruikersaccount op te slaan. Het is ook mogelijk de gegevens direct te mailen naar de desbetreffende medewerker. Om dit te doen gebruikt u de knop Bewaar en Email er verschijnt vervolgens een nieuwe e-mail met hierin de gegevens van de zojuist aangemaakte gebruikersaccounts.
Tip Via het menu "gebruikersaccounts" is het ook mogelijk een account te resetten na vijf foutieve inlogpogingen. Een account op inactief zetten is ook mogelijk. De gebruiker heeft dan direct geen toegang meer tot de applicatie.
Waarschuwing Aangemaakte gebruikers worden automatisch meegenomen met de maandelijkse facturatietelling. IP Beveiliging Het is mogelijk om inloggen op BaseNet Online CRM te beperken voor bepaalde gebruikers. Standaard kan iedereen overal inloggen. Door een ip filter in te stellen via dit menu kunt u gebruik alleen toestaan vanuit bepaalde locaties. Om een IP filter in te stellen doet u het volgende: 1.
Ga naar Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Systeem -> Ip filter
101
Beheer Bedrijfsinstellingen
2.
Klik op Nieuw. Er verschijnt nu een nieuw scherm.
3.
Vul nu in het veld IP nr het gewenste IP adres in. Om het IP adres van uw huidige locatie in te vullen kunt u direct op Vul IP-nummer huidige lokatie automatisch klikken.
4.
Vervolgens kunt u een omschrijving invullen en op Bewaar/Sluit klikken om uw wijzigingen op te slaan.
IP beveiliging in combinatie met Automatic two step verification Het alternatief voor de SMS verificatie is het door BaseNet ontwikkelde Automatic two step verification. Bij deze verificatie methode wordt middels een push notificatie een inlogtoken naar de smartphone van de gebruiker verstuurd. Nadat de gebruiker het pushbericht heeft ontvangen en heeft geverifieerd dat de token correct is, wordt de gebruiker automatisch ingelogd. •
Automatic two step verification kunt u per gebruiker instellen. Ga naar: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Systeem -> Gebruikersaccounts Onder het label ‘Extra pushmessage verificatie indien buiten IP beveiliging’ vindt u het label ‘Push via Mobiel’. Hierbij staat een select met daarin een lijst van apparaten waarmee de gebruiker via de BaseNet App ingelogd is geweest. Selecteer het gewenste apparaat. Eventueel kunt u een test pushmessage sturen door op de knop Test pushbericht te klikken. Klik op Bewaar om de gewijzigde gegevens op te slaan. Vanaf dat moment is de Automatic two step verification voor die gebruiker actief.
IP beveiliging in combinatie met SMS verificatie Als gebruik gemaakt wordt van IP beveiliging kan middels SMS verificatie worden ingelogd op locaties buiten de in het filter ingestelde IP adressen om. De gebruikers ontvangen dan na het ingeven van gebruikersnaam en wachtwoord direct een unieke smscode waarmee toegang wordt gegeven. SMS verificatie wordt automatisch actief wanneer bij de gebruiker een mobiel nummer wordt ingevoerd. Dit nummer kunt u invullen door te gaan naar: 1.
Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Systeem -> Gebruikersaccounts
2.
Onder het label ‘Extra SMS verificatie indien buiten IP beveiliging’ vult u in het veld ‘Mobiel nummer’ het mobiele telefoonnummer van de medewerker in. Klik op Bewaar om de gewijzigde gegevens op te slaan. Vanaf dat moment is de SMS verificatie voor die gebruiker actief.
Inzage niveaus Binnen BaseNet Online CRM kunt u inzage niveaus definieren. Dit zijn als het ware rechten groepen. De groepen kunt u zelf aanmaken en beheren. Iedereen beschikt standaard over de niveaus "iedereen" en "prive". Binnen het menu "Inzage rechten" kunt u vervolgens bepalen welke gebruikers toegang hebben tot welke niveaus. De "inzage niveaus" kunt u koppelen aan diverse opgeslagen items zoals "e-mails", "agendapunten" en "projecten". Hiermee kunt u inzage in opgeslagen onderdelen uitsluiten. Inzage rechten Met inzage rechten kunt u bepalen welke gebruikers toegang krijgen tot welke "inzage niveaus". Gegevens importeren Via dit menu kunt u eenvoudig gegevens importeren in BaseNet Online CRM. In het hoofdstuk importeren van relaties kunt u meer lezen over het importeren van gegevens. Beheer bedrijfsgegevens In dit menu kunt u uw bedrijfsgegevens instellen. Het is ook mogelijk uw logo te uploaden. De gegevens welke u hier invult worden als basis gebruikt bij de (standaard) templates.
102
Beheer Bedrijfsinstellingen
3. Project Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Project Projectstatus bij koppelen Deze instelling heeft betrekking op het koppelen van projecten. Standaard zoekt het systeem naar alle projecten. Door deze setting in te stellen kunt u projecten met bepaalde statussen (bijvoorbeeld geannuleerde projecten) uitsluiten. De projecten welke u hier invult zullen enkel meegenomen worden bij het koppelen.
4. Relatiebeheer Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Relatiebeheer Bedrijven Via dit menu kunt u de vrije velden invullen welke u terug kunt vinden in de relatiekaart van de bedrijven (tabblad vrije velden). Contactpersonen Via dit menu kunt u de vrije velden invullen welke u terug kunt vinden in de relatiekaart van de contactpersonen (tabblad vrije velden). Particulieren Via dit menu kunt u de vrije velden invullen welke u terug kunt vinden in de relatiekaart van de particulieren (tabblad vrije velden). Medewerkers Via dit menu kunt u de vrije velden invullen welke u terug kunt vinden in de relatiekaart van de medewerkers (tabblad vrije velden). Relatie Types Hier kunt u relatie types aanmaken. Deze kunt u gebruiken in het tabblad overige relatie. Dit tabblad kunt u terugvinden bij de relatiekaarten van de bedrijven, contactpersonen en particulieren en is bedoeld om verbanden tussen relaties te maken. Historie instellingen Na het openen van een relatiekaart of een project kunt u via het tabblad "historie" de laatste items zien welke hebben plaatsgevonden op de relatie of het project. Via deze instelling kunt u bepalen wat en hoeveel u wilt zien. Hou er rekening mee dat het vergroten van het aantal resultaten automatisch resulteert in een langere laadtijd.
5. Agenda Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Agenda Typen Via dit menu kunt u agenda typen aanmaken. Het is tevens mogelijk de agenda typen een bepaalde kleur mee te geven. De kleur welke u hier gebruikt heeft betrekking op de kleur van het door u aangemaakte agendapunt. Status Hier kunt u statussen aanmaken voor uw agendapunten. Hier kunt u tevens een kleur instellen. Deze kleur heeft betrekking op de tekstkleur van het door u aangemaakte agendapunt. Medewerkers in de agenda Hier kunt u per medewerker instellen tot welke agenda hij / zij toegang mag hebben. Door met uw muis over meerdere medewerkers heen te gaan kunt u in een keer een hele groep verwijderen of toegang geven. Medewerkers in de multi-agenda Hier kunt u bepalen welke medewerkers u in de multi-agenda wilt zien. Dit is tevens per gebruiker in te stellen. Deze instelling heeft betrekking op de medewerkers welke u kunt selecteren in de multi-agenda. Standaard geselecteerd in de multi-agenda Met deze instelling kunt u aangeven welke medewerkers u standaard geselecteerd wilt hebben na het openen van de "multi-agenda".
103
Beheer Bedrijfsinstellingen
Agenda notificatie Als u automatisch een agenda notificatie wenst in te stellen bij ieder agendapunt kunt u dat hier aangeven. Er zal vervolgens op de door u gewenste tijd voorafgaand aan het agendapunt een popup verschijnen. Het is overigens ook mogelijk om dit afzonderlijk per agendapunt in te stellen. Agenda freebusy/icalendar informatie koppelen aan uw relaties Hier kunt u de agenda van een relatie toevoegen. Deze informatie zal gebruikt worden bij het inplannen van groepsafspraken. Het systeem kan dan controleren of er al een afspraak is ingepland. Agenda vrijgeven op internet Hier kunt u aangeven of u uw agenda wilt vrijgeven via internet. Als u hiervoor kies kunt u via de URL uw agenda in diverse applicaties bekijken. Het is niet mogelijk afspraken in te plannen in uw agenda, maar deze mogelijkheid geeft enkel inzage. Agenda tijdsinstellingen Hier kunt u standaard tijden instellen voor de weergave van uw agenda. Agenda aantal dagen zichtbaar in de agenda Hierin kunt u ingeven hoeveel dagen u standaard wilt zien in uw agenda. Bij zeven dagen zal er standaard een weekoverzicht verschijnen. Bij dertig dagen een maandoverzicht. Interval De interval geeft aan in welke tijdsrange uw agenda zichtbaar moet zijn. 5, 10, 15, 20, 30 of 60 Minuten. Tooltips agenda Door deze instelling in te schakelen kunt u in uw agenda met de muis op een agendapunt gaan staan om aanvullende informatie te tonen. Tooltips multi agenda Door deze instelling in te schakelen kunt u in de multi-agenda met de muis op een agendapunt gaan staan om aanvullende informatie te tonen. Opmaak agendaoverzichten Hier kunt u zelf de opmaak van uw agendapunten instellen. Wij raden u echter aan dit alleen te doen als u beschikt over voldoende kennis van onze templatecodes. Er is geen ondersteuning op deze instelling. Standaard locatie vulling Bij het aanmaken van een agendapunt kunt u middels deze instelling aangeven hoe u de locatievulling wenst. U kunt hierbij kiezen voor locatie vulling vanuit de gekoppelde relatie (hierbij kiest het systeem het vestigingsadres van de relatie) of met de relatie van het project. Het is ook mogelijk deze instelling uit te schakelen. Het systeem zal in dit geval geen locatie vullen bij het koppelen van een relatie of project.
6. Taken Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Taken Type taken Binnen dit menu kunt u type taken aanmaken. Voor ieder type is het mogelijk een escalatiedatum en datum gereed in te geven. Dit is een voorbeeld van taak met als type "terugbellen":
Voorbeeld 10.1. Voorbeeld van een terugbeltaak Bij een terugbeltaak wilt u dat iemand na het aanmaken van de taak binnen 4 uur terugbelt, na 8 uur is deze persoon te laat. Hiervoor klikt u op nieuw vervolgens vult u als omschrijving in "Terugbellen". Bij "escalatie na" vult u bij werkuren "4" in en bij "Gereed binnen" 1 werkdag. Als u nu een terugbeltaak aanmaakt zal deze binnenkomen met een groen bolletje, na 4 uur escaleert de taak en wordt deze oranje en na 1 werkdag bent u te laat en zal de taak rood worden. Status taken Hier kunt u taakstatussen aanmaken en beheren.
104
Beheer Bedrijfsinstellingen
Het aantal standaard dagen dat u vooruit wilt zoeken Als u erg veel taken hebt is het handig om alleen taken met een bepaald aantal dagen vooruit in te stellen. In dit geval ziet u in uw overzichten standaard alleen de taken tot het aantal dagen dat u in deze instelling hebt ingegeven. Het is overigens mogelijk om bij het zoeken handmatig een uitzondering te maken. Taken waarschuwingen tonen in het hoofdscherm Als u deze instelling op "ja" zet zult u automatisch bij iedere aangemaakte taak een reminder "pop-up" ontvangen in het hoofdscherm. Deze "pop-up" kan naast taken ook agendapunten tonen. Het is ook mogelijk om voor specifieke taken handmatig een "pop-up" in te stellen.
7. Correspondentie Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Correspondentie Gearchiveerde correspondentie wijzigen achteraf toestaan Met deze instelling kunt u bepalen of correspondentie verplaatst mag worden na het opslaan.
8. Kenmerken Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Kenmerken Met kenmerken kunt u uw relaties of projecten aanduiden. Kenmerken kunnen gebruikt worden voor selecties en mailings of het terugvinden van groepen relaties en / of projecten. Binnen kenmerken is er onderscheid gemaakt tussen relatiekenmerken en projectkenmerken. Kenmerken dienen een groep en omschrijving mee te krijgen. Onder een groep kunt u meerdere kenmerken hangen. Relatie kenmerken Hier kunt u relatiekenmerken aanmaken. Klik op Nieuw om een nieuw kenmerk aan te maken. Kies een groep en voer een omschrijving in. Klik vervolgens op Bewaar / sluit om het nieuwe kenmerk te bewaren. U kunt nu het zojuist aangemaakte kenmerk koppelen aan uw relaties. Project kenmerken Hier kunt u projectkenmerken aanmaken. Klik op Nieuw om een nieuw kenmerk aan te maken. Kies een groep en voer een omschrijving in. Klik vervolgens op Bewaar / sluit om het nieuwe kenmerk te bewaren. U kunt nu het zojuist aangemaakte kenmerk koppelen aan uw projecten.
9. Uren Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Uren Type werkzaamheden Hier kunt u uurtypes aanmaken en / of wijzigen. Uurtypes kunt u selecteren bij het invoeren van uren en kunnen ook op uw factuurspecificatie getoond worden. Standaard uurtarief project Hier kunt u een standaard uurtarief ingeven voor uw projecten. Bij nieuwe projecten zal deze instelling automatisch meegenomen worden. Uurtarieven Bij uurtarieven kunt u een uurtarief per medewerker per periode instellen. Reiskosten per kilometer Hier kunt u de reiskosten per kilometer ingeven. Bij het schrijven van uw uren kunt u het veld reiskosten op "ja" zetten en het aantal kilometers ingeven voor facturatie. Het project is verplicht bij uren schrijven Hier kunt u ingeven of een project altijd verplicht is bij het schrijven van uren. Het is aan te raden deze standaard op "ja" te zetten. Aantal werkuren per dag Deze setting bepaalt hoe het urenoverzicht in het hoofdmenu wordt weergegeven. Vult u hier bijvoorbeeld "8" in dan zal het urenoverzicht pas "groen" worden na het invoeren van 8 uur.
105
Beheer Bedrijfsinstellingen
Standaard werkzaamheden Dit menu is alleen van toepassing als u gebruik maakt van de stopwatch functionaliteit. U kunt hier ingeven welke uurtypes gebruikt moeten worden bij bepaalde handelingen. Standaard omschrijving In deze instelling kunt u een standaard omschrijving invullen welke het systeem automatisch gebruikt bij de invoer van uren. Uiteraard kunt u deze omschrijving altijd handmatig uitbreiden of verwijderen per urenregel. Automatische registratie Deze instelling is enkel van toepassing als u gebruik maakt van de stopwatch functionaliteit. Door bij deze instelling "ja" in te geven zal de stopwatch automatisch bij bepaalde handelingen (zoals het afmelden van een taak of het versturen van een E-mail) verschijnen. Bestaande uren bewerken via het multi uren scherm Als u deze instelling op "ja" zet kunt u via het multi-uren scherm uren bewerken. Al ingevoerde regels blijven staan. Dit heeft echter wel tot gevolg dat u per dag maar maximaal vijftien urenregels kunt ingeven via het multi-uren scherm.
10. Templates Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Templates
Belangrijk Met templates kunt u e-mails, brieven of rapporten samenvoegen. Het maken van uitgebreide templates vereist wel technische kennis. Er is geen support op het maken van templates door onze servicedesk. BaseNet Online CRM kan uiteraard wel templates op maat voor u ontwikkelen tegen het standaard uurtarief. Er zijn overigens wel een aantal standaard templates aanwezig welke u kunt gebruiken. E-mail templates Hier bevinden zich uw e-mail templates. Als u met BaseNet Online CRM begint heeft u al een aantal standaard templates welke u kunt aanpassen. Het is ook mogelijk via Nieuw aan de hand van voorbeeld een nieuwe template aan te maken aan de hand van een voorbeeld.
Tip Als u een bepaalde E-mail template veel gebruikt kunt u deze middels de knop Gebruik als standaard template als standaard instellen. Het voordeel hiervan is dat u niet steeds hoeft te zoeken naar de desbetreffende template, maar deze met een druk op de knop kunt selecteren. Middels de knop Verwijder de instelling als standaard template kunt u de standaard template instelling verwijderen. Brieven templates Hier bevinden zich uw brieven templates. Als u met BaseNet Online CRM begint heeft u al een aantal standaard templates welke u kunt aanpassen. Het is ook mogelijk via Nieuw aan de hand van voorbeeld een nieuwe template aan te maken aan de hand van een voorbeeld. Memo templates Hier kunt u specifieke templates voor memo's aanmaken.
11. Facturatie Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Facturatie Factuur instellingen Hier kunt u uw factuur instellingen ingeven. De instellingen welke u hier maakt zijn van toepassing op alle nieuwe projecten welke u aanmaakt. Het is van belang om de gekoppelde producten NIET te wijzigen. Dit heeft directe gevolgen voor het doorboeken van uw facturen. In het hoodstuk Administratie kunt u meer lezen over het nalopen van de factuur instellingen
106
Beheer Bedrijfsinstellingen
Type openstaande facturen in alertopmerking (bedrijfsniveau) Met deze instelling kunt u op bedrijfsniveau aangeven of openstaande nota's als alertopmerking getoond moeten worden. In tegenstelling tot de overige instelling is deze instelling niet direct actief. Na het inschakelen van deze setting zal het systeem gedurende de nacht de informatie updaten en de setting actief maken. Openstaande facturen tonen bij relaties (gebruikersniveau) Deze instelling is gekoppeld aan "Type openstaande facturen in alertopmerking (bedrijfsniveau)". Hier kunt u echter per medewerker instellen of de desbetreffende gebruiker de alertopmerking mag zien of niet.
12. Klanten intranet Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Klanten Intranet Het klantenintranet van BaseNet Online CRM is af te nemen als een aanvullende dienst. Onderstaande instellingen zijn alleen van toepassing als u het klantenintranet afneemt. Automatisch vrijgeven E-mail Geef hierin aan of u opgeslagen E-mails automatisch wilt vrijgeven voor het klantenintranet. Automatisch vrijgeven Agenda Geef hierin aan of u opgeslagen agendapunten automatisch wilt vrijgeven voor het klantenintranet. Automatisch vrijgeven briven Geef hierin aan of u opgeslagen brieven automatisch wilt vrijgeven voor het klantenintranet. Automatisch vrijgeven taken Geef hierin aan of u opgeslagen taken automatisch wilt vrijgeven voor het klantenintranet.
13. Administratie Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Administratie Inzage rechten administratie Via dit menu kunt u bepalen welke gebruikers tot welke administratie inzage hebben.
14. Persoonlijk Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Persoonlijk Persoonlijke instellingen Hier kunt u aangeven op welke manier u bekend wilt staan binnen BaseNet Online CRM. Uw naam en initialen zullen vermeld worden bij het opslaan van onderdelen binnen het systeem. Standaard relatie bij het zoeken Relatiebeheer is opgesplitst in particulieren, medewerkers, bedrijven en contactpersonen. In deze instelling kunt u aangeven op welke relaties u standaard wilt zoeken. Weergave relaties in zoekschermen Met deze instelling kunt u aangeven hoe u wilt dat relaties getoond worden in de zoekscherm. U kunt hierbij kiezen voor een officiele naam (inclusief titel) of voornaam en achternaam. Standaard aantal zoekresultaten Standaard zoekt het systeem op 50 resultaten. Dit verhoogt de snelheid tijdens zoeken, maar kan er ook toe leiden dat u in bepaalde gevallen tekort resultaten ziet. Dit kunt u handmatig aanpassen per zoekopdracht. Deze instelling maakt het mogelijk om het standaard aantal zoekresultaten te verhogen voor iedere zoekopdracht. Door het aanpassen van deze instelling kan het overigens voorkomen dat het zoeken langer duurt.
107
Beheer Bedrijfsinstellingen
Standaard inzage recht Met deze instelling kunt u ervoor kiezen om alles op te slaan met een bepaald inzage niveau. Introductiescherm Hier kunt u bepalen welke onderdelen u standaard wilt tonen op het introductiescherm van BaseNet Online CRM. SMS afzendernaam Als u met het versturen van een sms niet uw eigen nummer wilt meegeven kunt u hier een afzendernaam ingeven. De ontvangen ziet vervolgens de door u ingegeven afzendernaam in plaats van een mobiel telefoonnummer. Wachtwoord veranderen Hier kunt u uw wachtwoord veranderen. Printen zonder bevestiging Via deze instelling kunt u aangeven of u na het versturen van een E-mail de e-mail automatisch wilt kunnen printen. Toon eerst verjaardagen eigen afdeling Middels deze instelling kunt u ervoor kiezen om in het introductiescherm eerst de verjaardagen van uw eigen afdeling te tonen. Dit is uiteraard enkel van toepassing als u meerdere afdelingen hebt binnen BaseNet Online CRM.
15. E-mail Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> E-mail E-mail accounts Hier kunt u e-mail accounts toevoegen, bekijken of bewerken. Welke collega's in uw e-mail mogen kijken In dit menu kunt u aangeven welke collega's toegang krijgen tot uw E-mail account. Als u deze instelling heeft gemaakt krijgt de desbetreffende collega een "pull-down" bij de E-mail waarmee hij / zij kan wisselen tussen de mailboxen. Welke collega's concepten voor u klaar mogen zetten Hier kunt u aangeven welke collega's concepten voor u klaar mogen zetten. Vraag om een print te maken direct na het verzenden Via deze instelling kunt u aangeven of u na het versturen van een E-mail de e-mail wilt kunnen printen. Door deze instelling op "ja" te zetten zal er een extra instelling verschijnen op de verzendvoorkeuren na het versturen van een E-mail. Altijd een BCC versturen naar Hier kunt u een e-mail adres invullen. Het systeem zal vervolgens bij iedere verzonden mail een blinde kopie versturen naar het door u opgegeven e-mail adres. Automatisch de relatie van het project koppelen Door deze instelling op "Ja" te zetten zal het systeem na het koppelen van een project automatisch de projectrelatie koppelen. Standaard e-mnail template Hier kunt u een standaard e-mail template selecteren en tevens aanvinken of het systeem deze automatisch moet invullen na het openen van een nieuwe mail. Dit laatste is echter niet aan te raden als u gebruik maakt van samenvoegvelden. Deze kunnen namelijk niet direct gekoppeld worden. Zin waarmee een reply e-mail begint Deze instelling heeft betrekking op de regel welke verschijnt na het beantwoorden van een E-mail. Deze regel is standaard Nederlands. Het is echter mogelijk om deze hier naar Engels aan te passen.
16. PDA Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> PDA
108
Beheer Bedrijfsinstellingen
Agendapunten vanuit de PDA krijgen standaard op Inzage PRIVE Deze instelling zorgt ervoor dat alle afspraken welke u aanmaakt op uw PDA standaard als prive afspraak in BaseNet Online CRM verschijnen. Hierdoor is enkel de tijd geblokkeerd. De inhoud van de afspraak is niet zichtbaar voor andere medewerkers.
17. Webdav Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Webdav
Waarschuwing Webdav maakt het mogelijk om via BaseNet Online CRM snel documenten te openen en te bewerken. Na het bewaren van een document zal deze automatisch in BaseNet opgeslagen worden. Deze optie werkt enkel op Windows systemen. Het gebruik van webdav is afhankelijk van diverse factoren op de lokale computer. Derhalve kunnen wij geen support geven op deze functionaliteit. Als alternatief voor Webdav is het ook mogelijk gebruik te maken van de AutoUploadDownloadApplet. Deze mogelijkheid werkt ook op Mac en Linux systemen. Om deze mogelijkheid te activeren dient u een mail te sturen naar de servicedesk. Webdav instellingen Hier kunt u de instellingen voor webdav maken voor uw situatie. Wij raden gebruik van de webdav Applet aan indien u werkt met Windows. Voor overige systemen kunt u het beste een verzoek naar de servicedesk sturen voor het inschakelen van de AutoUploadDownloadApplet.
18. Workflows Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Workflows Workflows zijn binnen BaseNet Online CRM een serie gekoppelde taken. Het is mogelijk de taken afhankelijk van elkaar te triggeren en te verdelen over bepaalde medewerkers, functies of afdelingen.
Voorbeeld 10.2. Het verloop van een workflow Als u bijvoorbeeld een verkoopgesprek registreert in het systeem zijn er voorafgaand hieraan nog een aantal handelingen denkbaar. U wilt bijvoorbeeld nog een taak ontvangen dat u het gesprek moet voorbereiden en naderhand een taak dat u opvolging moet geven. Hierbij kunt u een workflow aanmaken die de desbetreffende taken automatisch aanmaakt na het registreren van een agendapunt met als type verkoopgesprek. In het volgende hoofdstuk staat beschreven hoe u een workflow kunt aanmaken.
Belangrijk Workflows zijn zeer uitgebreid en daarom complex om in te stellen. BaseNet Online CRM kan ook voor u een workflow inrichten. Hiervoor kunt u een verzoek sturen naar de servicedesk. Gebruik hiervoor het formulier welke u kunt terugvinden via Handleiding -> Contact. Na ontvangst van de gewenste workflow zullen wij u een indicatie van de kosten toesturen.
18.1. Workflows aanmaken Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Workflows -> Workflows
Procedure 10.1. Het aanmaken van een workflow 1.
Klik op Nieuw om een nieuwe workflow aan te maken. Onderstaand scherm verschijnt:
109
Beheer Bedrijfsinstellingen
2.
Beginscherm Onder de omschrijving kunt u aangeven of u de workflow aan een specifieke gebruiker wilt koppelen, dit is niet verplicht. Ook kunt u hier eventueel aangeven voor welke afdeling u de workflow wilt gebruiken.
3.
Type definierenWanneer de omschrijving ed. ingevoerd zijn komt u bij het scherm waar u het type workflow gaat aangeven en de duur ervan. U kunt nu kiezen voor het type workflow ("alleen bij"), u ziet in de onderstaande afbeelding dat er is gekozen voor "afspraak" (agenda).
Wanneer u dit aangegeven heeft kunt u de status van de agenda afspraak bepalen en het type agendapunt invoeren. Hiermee geeft u aan bij welke "gebeurtenis" (of event) de workflow moet starten. 4.
ActivatieBij activatie geeft u aan wanneer de workflow precies gestart moet worden, zoals in dit voorbeeld op het moment dat de afspraak "Definitief" is zoals bij het type agenda "Verkoopgesprek".
5.
Moment van activatieMet de activatie vraag kunt u aangeven of u een vraag wenst voordat de workflow start of dat deze automatisch, zonder waarschuwing, moet starten.
110
Beheer Bedrijfsinstellingen
U heeft verschillende types bij activatie, het gekozen type hangt af van het type workflow dat u wilt maken, onderstaande mogelijkheden voor het starten van de workflow zijn beschikbaar : • Start workflow op event Dit wil zeggen dat de workflow start, zodra het event word bewaard of bevestigd. Een event kan bijvoorbeeld agendapunt, project, etc. zijn. • Start workflow x tijd voor event Bij dit type geeft u een dag op wanneer u aan de workflow gaat beginnen en dan kunt u verder in de instellingen aangeven wanneer de workflow klaar moet zijn. • Eindig workflow x tijd voor event Bij dit type geeft u aan op welke datum de workflow afgerond moet zijn, u geeft dan een bepaalde datum op, wanneer u een afspraak heeft en kunt u bijvoorbeeld instellen dat de workflow een dag van te voren klaar moet zijn. • Start workflow x tijd na event Start de workflow bijv. 3 dagen nadat u de afspraak heeft in de agenda, dit kan bijv. doen als terugkoppeling doen naar de klant zoals bijvoorbeeld terugbellen na een afspraak. • Eindig workflow x tijd na event Wanneer u hiervoor kiest, dan kunt u aangeven hoeveel dagen, nadat het event begonnen is, de taak gereed dient te zijn. 6.
Nieuwe workflow taakWanneer het beginscherm van de workflow is ingesteld kunt u verder gaan met het aanmaken van de taken. Wanneer u een taak wilt instellen bij de workflow dient u op nieuw te klikken in het scherm van de workflow. Als u dit gedaan heeft komt u in het scherm van een nieuwe taak, in dit scherm kunt u een omschrijving en weer een korte omschrijving geven. U dient de gegevens altijd te bewaren.
7.
Workflow controleU kunt hier de standaard status instellen. Zo kan een taak standaard op wacht staan en dan wanneer de aangegeven taak gereed of gepland is op lopend. Dit wil zeggen dat deze taak actief wordt wanneer de volgende taak op gereed staat.
Per taak kunt u een vaste tijd aangeven, zodat deze bijvoorbeeld binnen 2 weken gereed moet zijn. Wanneer u, bij opeenvolgende taken te laat bent met de eerste taak, dan kan het zo zijn dat de volgende taak al geescaleerd is. Escalatie staat voor een waarschuwing dat de taak bijna gereed moet zijn u kunt dit zien als een geheugen steuntje.
111
Beheer Bedrijfsinstellingen
U kunt een vaste tijd aangegeven doormiddel van Ja aan te geven bij vaste tijd. Ook kunt u bij tijd trigger Ja of Nee aangeven. Wanneer u hier Ja aangeeft, dan wijzigt de escalatie tijd en gereed tijd in de daaropvolgende taken. Zet u deze op Nee en u wijzigt de gereed datum of escalatie datum dan zal dit geen invloed hebben op de daaropvolgende taken. 8.
Taak gegevens In de afbeelding ziet u hoe u de tijd kunt instellen voor de taak in de workflow, deze tijd zal worden weergegeven in de datum balk van escalatie en gereed. U kunt deze gegevens rechtsboven in een taak zien.
Zoals u ziet is er een geplande tijd van 0 uren voor deze taak, daarnaast moet deze taak binnen 1 werkdag gereed zijn. U zal na 4 werkuren een melding krijgen dat er een taak gaat escaleren.
112
Hoofdstuk 11. Persoonlijke Instellingen 1. Inleiding persoonlijke Instellingen Beheer -> Persoonlijke Instellingen Standaard beschikt iedere gebruiker over persoonlijke instellingen. Door middel van persoonlijke instellingen kunnen gebruikers eigen voorkeuren instellen voor bijvoorbeeld de layout van de agenda of zoekmogelijkheden. Het is mogelijk om de persoonlijke instellingen op verzoek uit te schakelen. Wij raden dit echter af.
2. Persoonlijk Beheer -> Persoonlijke Instellingen -> Persoonlijk Persoonlijke instellingen Hier kunt u aangeven op welke manier u bekend wilt staan binnen BaseNet Online CRM. Uw naam en initialen zullen vermeld worden bij het opslaan van onderdelen binnen het systeem. Standaard relatie bij het zoeken Relatiebeheer is opgesplitst in particulieren, medewerkers, bedrijven en contactpersonen. In deze instelling kunt u aangeven op welke relaties u standaard wilt zoeken. Weergave relaties in zoekschermen Met deze instelling kunt u aangeven hoe u wilt dat relaties getoond worden in de zoekscherm. U kunt hierbij kiezen voor een officiele naam (inclusief titel) of voornaam en achternaam. Standaard aantal zoekresultaten Standaard zoekt het systeem op 50 resultaten. Dit verhoogt de snelheid tijdens zoeken, maar kan er ook toe leiden dat u in bepaalde gevallen tekort resultaten ziet. Dit kunt u handmatig aanpassen per zoekopdracht. Deze instelling maakt het mogelijk om het standaard aantal zoekresultaten te verhogen voor iedere zoekopdracht. Door het aanpassen van deze instelling kan het overigens voorkomen dat het zoeken langer duurt. Standaard inzage recht Met deze instelling kunt u ervoor kiezen om alles op te slaan met een bepaald inzage niveau. Introductiescherm Hier kunt u bepalen welke onderdelen u standaard wilt tonen op het introductiescherm van BaseNet Online CRM. SMS afzendernaam Als u met het versturen van een sms niet uw eigen nummer wilt meegeven kunt u hier een afzendernaam ingeven. De ontvangen ziet vervolgens de door u ingegeven afzendernaam in plaats van een mobiel telefoonnummer. Wachtwoord veranderen Hier kunt u uw wachtwoord veranderen. Printen zonder bevestiging Via deze instelling kunt u aangeven of u na het versturen van een E-mail de e-mail automatisch wilt kunnen printen. Toon eerst verjaardagen eigen afdeling Middels deze instelling kunt u ervoor kiezen om in het introductiescherm eerst de verjaardagen van uw eigen afdeling te tonen. Dit is uiteraard enkel van toepassing als u meerdere afdelingen hebt binnen BaseNet Online CRM.
3. Relatiebeheer Beheer -> Persoonlijke Instellingen -> Relatiebeheer
113
Persoonlijke Instellingen
Historie instellingen Na het openen van een relatiekaart of een project kunt u via het tabblad "historie" de laatste items zien welke hebben plaatsgevonden op de relatie of het project. Via deze instelling kunt u bepalen wat en hoeveel u wilt zien. Hou er rekening mee dat het vergroten van het aantal resultaten automatisch resulteert in een langere laadtijd.
4. Agenda Beheer -> Persoonlijke Instellingen -> Agenda Agenda tijdsinstellingen Hier kunt u standaard tijden instellen voor de weergave van uw agenda. Agenda aantal dagen zichtbaar in de agenda Hierin kunt u ingeven hoeveel dagen u standaard wilt zien in uw agenda. Bij zeven dagen zal er standaard een weekoverzicht verschijnen. Bij dertig dagen een maandoverzicht. Interval De interval geeft aan in welke tijdsrange uw agenda zichtbaar moet zijn. 5, 10, 15, 20, 30 of 60 Minuten. Tooltips agenda Door deze instelling in te schakelen kunt u in uw agenda met de muis op een agendapunt gaan staan om aanvullende informatie te tonen. Tooltips multi agenda Door deze instelling in te schakelen kunt u in de multi-agenda met de muis op een agendapunt gaan staan om aanvullende informatie te tonen. Opmaak agendaoverzichten Hier kunt u zelf de opmaak van uw agendapunten instellen. Wij raden u echter aan dit alleen te doen als u beschikt over voldoende kennis van onze templatecodes. Er is geen ondersteuning op deze instelling. Standaard locatie vulling Bij het aanmaken van een agendapunt kunt u middels deze instelling aangeven hoe u de locatievulling wenst. U kunt hierbij kiezen voor locatie vulling vanuit de gekoppelde relatie (hierbij kiest het systeem het vestigingsadres van de relatie) of met de relatie van het project. Het is ook mogelijk deze instelling uit te schakelen. Het systeem zal in dit geval geen locatie vullen bij het koppelen van een relatie of project.
5. Taken Beheer -> Persoonlijke Instellingen -> Taken Het aantal standaard dagen dat u vooruit wilt zoeken Als u erg veel taken hebt is het handig om alleen taken met een bepaald aantal dagen vooruit in te stellen. In dit geval ziet u in uw overzichten standaard alleen de taken tot het aantal dagen dat u in deze instelling hebt ingegeven. Het is overigens mogelijk om bij het zoeken handmatig een uitzondering te maken. Taken waarschuwingen tonen in het hoofdscherm Als u deze instelling op "ja" zet zult u automatisch bij iedere aangemaakte taak een reminder "pop-up" ontvangen in het hoofdscherm. Deze "pop-up" kan naast taken ook agendapunten tonen. Het is ook mogelijk om voor specifieke taken handmatig een "pop-up" in te stellen.
6. Uren Beheer -> Persoonlijke Instellingen -> Uren Aantal werkuren per dag Deze setting bepaalt hoe het urenoverzicht in het hoofdmenu wordt weergegeven. Vult u hier bijvoorbeeld "8" in dan zal het urenoverzicht pas "groen" worden na het invoeren van 8 uur.
114
Persoonlijke Instellingen
Standaard werkzaamheden Dit menu is alleen van toepassing als u gebruik maakt van de stopwatch functionaliteit. U kunt hier ingeven welke uurtypes gebruikt moeten worden bij bepaalde handelingen. Standaard omschrijving In deze instelling kunt u een standaard omschrijving invullen welke het systeem automatisch gebruikt bij de invoer van uren. Uiteraard kunt u deze omschrijving altijd handmatig uitbreiden of verwijderen per urenregel. Automatische registratie Deze instelling is enkel van toepassing als u gebruik maakt van de stopwatch functionaliteit. Door bij deze instelling "ja" in te geven zal de stopwatch automatisch bij bepaalde handelingen (zoals het afmelden van een taak of het versturen van een E-mail) verschijnen. Bestaande uren bewerken via het multi uren scherm Als u deze instelling op "ja" zet kunt u via het multi-uren scherm uren bewerken. Al ingevoerde regels blijven staan. Dit heeft echter wel tot gevolg dat u per dag maar maximaal vijftien urenregels kunt ingeven via het multi-uren scherm.
7. E-mail Beheer -> Persoonlijke Instellingen -> E-mail E-mail accounts Hier kunt u e-mail accounts toevoegen, bekijken of bewerken. Welke collega's in uw e-mail mogen kijken In dit menu kunt u aangeven welke collega's toegang krijgen tot uw E-mail account. Als u deze instelling heeft gemaakt krijgt de desbetreffende collega een "pull-down" bij de E-mail waarmee hij / zij kan wisselen tussen de mailboxen. Welke collega's concepten voor u klaar mogen zetten Hier kunt u aangeven welke collega's concepten voor u klaar mogen zetten. Vraag om een print te maken direct na het verzenden Via deze instelling kunt u aangeven of u na het versturen van een E-mail de e-mail wilt kunnen printen. Door deze instelling op "ja" te zetten zal er een extra instelling verschijnen op de verzendvoorkeuren na het versturen van een E-mail. Altijd een BCC versturen naar Hier kunt u een e-mail adres invullen. Het systeem zal vervolgens bij iedere verzonden mail een blinde kopie versturen naar het door u opgegeven e-mail adres. Automatisch de relatie van het project koppelen Door deze instelling op "Ja" te zetten zal het systeem na het koppelen van een project automatisch de projectrelatie koppelen. Standaard e-mnail template Hier kunt u een standaard e-mail template selecteren en tevens aanvinken of het systeem deze automatisch moet invullen na het openen van een nieuwe mail. Dit laatste is echter niet aan te raden als u gebruik maakt van samenvoegvelden. Deze kunnen namelijk niet direct gekoppeld worden. Zin waarmee een reply e-mail begint Deze instelling heeft betrekking op de regel welke verschijnt na het beantwoorden van een E-mail. Deze regel is standaard Nederlands. Het is echter mogelijk om deze hier naar Engels aan te passen.
8. PDA Beheer -> Persoonlijke Instellingen -> PDA Agendapunten vanuit de PDA krijgen standaard op Inzage PRIVE Deze instelling zorgt ervoor dat alle afspraken welke u aanmaakt op uw PDA standaard als prive afspraak in BaseNet Online CRM verschijnen. Hierdoor is enkel de tijd geblokkeerd. De inhoud van de afspraak is niet zichtbaar voor andere medewerkers.
115
Persoonlijke Instellingen
9. Webdav Beheer -> Persoonlijke Instellingen -> Webdav
Waarschuwing Webdav maakt het mogelijk om via BaseNet Online CRM snel documenten te openen en te bewerken. Na het bewaren van een document zal deze automatisch in BaseNet opgeslagen worden. Deze optie werkt enkel op Windows systemen. Het gebruik van webdav is afhankelijk van diverse factoren op de lokale computer. Derhalve kunnen wij geen support geven op deze functionaliteit. Webdav instellingen Hier kunt u de instellingen voor webdav maken voor uw situatie. Wij raden gebruik van de webdav Applet aan. De applet werkt voor de meeste gevallen het beste. Om met de applet te kunnen werken dient u eenmalig JAVA te installeren op de computer. Dit kunt u gratis doen via http:// www.java.com/nl/. Kies vervolgens voor "gratis java download" om de laatste versie te downloaden en te installeren.
116
Hoofdstuk 12. Templates ontwikkelen en aanpassen 1. Templates in BaseNet Online CRM Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Templates (-> E-mail, Brieven, Memo of Overige) Templates (sjablonen) worden op diverse locaties in het systeem gebruikt. Templates maken het mogelijk correspondentie effectief op te stellen. Hier wordt uitgelegd hoe u templates voor het opstellen van een email, brief en of een fax kunt ontwikkelen of aanpassen. Een template voor het opstellen van uw correspondentie bestaat in de basis uit diverse templatecodes. Deze templatecodes verwijzen naar velden in uw systeem, van bijvoorbeeld de relatie waaraan u de brief heeft gekoppeld. Bij het opstellen van een correspondentiestuk wordt voor deze velden de in het systeem ingevoerde waarde opgehaald. Deze waarde komt te staan op de plaats van de templatecode.
Tip Wij (BaseNet Online CRM) kunnen voor u de werkzaamheden van het ontwikkelen en of aanpassen van templates uit handen nemen. Tegen uurtarief ontwikkelen wij voor u de gewenste templates. Voor meer informatie of de ontwikkeling van een factuur template raden wij u aan contact op te nemen met uw accountmanager.
Belangrijk Zorg ervoor dat u bij het opstellen van de correspondentie eerst een project en of een relatie koppelt. Alleen dan kunnen de gewenste velden in de template worden samengevoegd bij het opstellen van het correspondentiestuk.
2. Voordefinities en koppelingen 2.1. Voordefinities Met voordefinities legt u de basis van het pad naar de gewenste velden van bijvoorbeeld een relatie en of project. Er zijn een aantal voordefinities die u zult gebruiken bij het ontwikkelen of aanpassen van een template, te weten: • $data.email. Te gebruiken bij e-mail en memo templates. • $data.letter. Te gebruiken bij brief- en fax templates.
2.2. Koppelingen met entiteiten Een relatie, project of bijvoorbeeld een medewerker is binnen het systeem een zogenaamde entiteit. Achter de genoemde voordefinities wordt de entiteit geplaatst waarvan u de velden wilt gebruiken. Enkele voorbeelden: • relation. Voor gegevens van de gekoppelde relatie (particulier, contactpersoon of bedrijf). • project. Voor gegevens van het gekoppelde project.
117
Templates ontwikkelen en aanpassen
• project.relation. Voor gegevens van de relatie (particulier, contactpersoon of bedrijf) van het gekoppelde project. • employee. Voor gegevens van de medewerker die het correspondentiestuk opstelt.
2.3. Koppeling van velden Als u het pad naar de juiste entiteit eenmaal hebt staan kunt u het gewenste veld van deze entiteit koppelen. Dit doet u door de veldnaam (templatecode) van het veld achter het opgestelde pad naar de entiteit te plaatsen. Welke templatecode voor welk veld gebruikt wordt kunt u eenvoudig achterhalen. Hiervoor opent u bijvoorbeeld het scherm van een contactpersoon. Op dit scherm vindt u het veld Roepnaam, met daarvoor het label (hier staat de tekst 'Roepnaam'). Wanneer u met de cursor van de muis boven het label komt, verschijnt er een tooltip (mouse over). In deze tooltip vindt u de templatecode. Voor Roepnaam is dit 'firstname'.
Voorbeeld 12.1. Voorbeeld van een templatecode De code $data.email.relation.firstname omvat het volledige pad naar de voornaam van de aan de e-mail gekoppelde relatie. Als het veld 'voornaam' bij de gekoppelde relatie is ingevuld in uw systeem, verschijnt bij het opstellen van de e-mail op de plaats van deze code de waarde die in dat veld is ingevuld.
2.4. Koppeling van uw bedrijfsgegevens Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Beheer bedrijfsgegevens Binnen uw systeem kunt u de gegevens van uw bedrijf beheren. Deze gegevens kunt u terug laten komen op uw correspondentiestukken. Het pad naar deze gegevens is opgebouwd uit een eigen voordefinitie met daar achter de templatecode van het gewenste veld. De voordefinitie naar deze gegevens is de volgende: $data.companyInfo.mijnBedrijf.. In deze voordefinitie wordt geen onderscheid gemaakt tussen e-mail of brief, deze is altijd dezelfde. De templatecodes voor de beschikbare velden vindt u terug in de tooltip van het label. De templatecodes van de meest gebruikte velden vindt u ook in het overzicht Voorbeelden templatecodes.
3. HTML templates HTML bestanden worden gebruikt voor het opstellen van e-mail en memo templates. Bij het opstellen van templates in een HTML (Hyper Text Markup Language) document kunnen de templatecodes direct in de tekst geplaatst worden. Let er wel op dat u bij het opmaken van de tekst altijd de gehele code voorziet van de gewenste opmaak. Doet u dit niet, dan zal de templatecode niet functioneren.
118
Templates ontwikkelen en aanpassen
3.1. Nieuwe e-mailtemplate maken Tip In veel gevallen is het handig om gebruik te maken van de in het systeem beschikbare voorbeelden. Deze vindt u onder de knop Nieuw aan de hand van voorbeeld. Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Templates -> E-mail -> Druk op Nieuw Kies een 'Soort' voor de nieuwe template en geef deze een voor u begrijpelijke naam. Eventueel kunt u aangeven of de template voor alle gebruikers binnen uw bedrijfsaccount beschikbaar is of bijvoorbeeld alleen voor een bepaalde afdeling of medewerker. Indien gewenst kunt u voor deze template een onderwerp ingeven. Deze wordt dan bij het opstellen van de e-mail automatisch ingevuld. Onder het tabblad Template vult u de door u gewenste teksten en templatecodes in. Pas indien gewenst de opmaak van het document aan. Onder het tabblad Bijlagen kunt u indien gewenst bijlagen aan deze template koppelen. Deze worden dan bij het opstellen van de e-mail automatisch als bijlage geplaatst. Druk nu op de knop Bewaar of Bewaar/Sluit om uw template te bewaren. U krijgt de melding dat uw gegevens zijn bewaard. De template is klaar voor gebruik. U kunt deze testen door een nieuwe e-mail aan te maken. Voor meer informatie over het aanmaken van een e-mail verwijzen wij u naar de pagina Een E-mail bericht versturen.
3.2. Bestaande e-mailtemplate aanpassen Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Templates -> E-mail -> Druk op Zoek Bij de initialisatie van uw account zijn een aantal standaard templates voor u klaargezet. In veel gevallen volstaan deze standaarden. Daarnaast zijn er een aantal standaard templates terug te vinden onder de knop Nieuw aan de hand van voorbeeld. Mogelijk wilt u een ander lettertype gebruiken of bepaalde uitlijningen aanpassen aan uw eigen wensen. Selecteer de template die u wilt aanpassen en druk op de knop Wijzigen. Een nieuw venster wordt geopend. Breng de gewenste wijzigingen aan. Druk nu op de knop Bewaar of Bewaar/Sluit om het aangepaste bestand te bewaren in het systeem. U krijgt de melding dat uw gegevens zijn bewaard. De template is klaar voor gebruik. U kunt deze testen door een nieuwe brief aan te maken. Voor meer informatie over het aanmaken van een e-mail verwijzen wij u naar de pagina Een E-mail bericht versturen.
4. RTF templates RTF bestanden worden gebruikt voor het opstellen van brief-, fax-, offerte-, factuur- en herinneringtemplates. Bij het opstellen van templates in een RTF (Rich Text Format) document dienen de templatecodes in zogenaamde merge fields geplaatst te worden. Door het plaatsen van de templatecode in een merge field blijft de ingevoerde code altijd functioneren. Indien u geen gebruik maakt van merge fields zal dit niet het geval zijn.
4.1. Brieftemplates ontwikkelen en aanpassen Tip De templates die gebruikt worden voor het opstellen van de facturen en herinneringen vindt u terug op een ander scherm.
119
Templates ontwikkelen en aanpassen
Administratie -> Stamgegevens -> Factuur template Voor het aanpassen van de factuur templates is nog geen informatie beschikbaar in deze handleiding.
Belangrijk Bij het opstellen van templates in een RTF (Rich Text Format) document dient u gebruik te maken van zogenaamde 'merge fields'. Door het gebruik van merge fields zorgt u ervoor dat bij het wijzigen van bijvoorbeeld het lettertype de templatecodes blijven functioneren.
Tip Merge fields in Word, office versie 2003: Kies in uw standaard werkbalk 'Invoegen / Insert' en vervolgens 'Veld / Field'. Een nieuwe venster wordt geopend. Kies onder 'Veldnaam / Fieldname' voor 'MergeField'. U kunt onder 'Veldeigenschappen, Veldnaam / Fieldproperties, Fieldname' de door u gewenste code toevoegen. Kies vervolgens OK om het veld toe te voegen aan uw template. Merge fields in Word, office versie 2007: Open de tab 'Invoegen / Insert'. In het blok 'Tekst / Text' kiest u voor 'Snelonderdelen / Quick Parts'. Vervolgens kiest u de optie 'Veld / Field'. Een nieuwe venster wordt geopend. Kies onder 'Veldnaam / Fieldname' voor 'MergeField'. U kunt onder 'Veldeigenschappen, Veldnaam / Fieldproperties, Fieldname' de door u gewenste code toevoegen. Kies vervolgens OK om het veld toe te voegen aan uw template. Voor meer informatie over het gebruik van merge fields raadpleegt u de help functie of handleiding van uw tekstverwerkingsoftware.
Tip Er zijn meerdere standaard templates beschikbaar voor brieven, faxen, offertes en of andere documenten. Een aantal staan reeds voor u ingesteld. U vindt er nog meer onder de knop Nieuw aan de hand van voorbeeld. Deze templates kunt u aanpassen naar uw eigen wensen.
4.2. Nieuwe brieftemplate maken Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Templates -> Brieven -> Druk op Nieuw Kies een 'Soort' voor de nieuwe template en geef deze een voor u begrijpelijke naam. Eventueel kunt u aangeven of de template voor alle gebruikers binnen uw bedrijfsaccount beschikbaar is of bijvoorbeeld alleen voor een bepaalde afdeling of medewerker. Maak een nieuw .rtf document aan en bewaar deze ergens bij u op de computer op een locatie die u gemakkelijk terug kunt vinden. Voor de door u gewenste teksten en templatecodes in. Pas indien gewenst de opmaak van het document aan en sla het bestand (.rtf!) opnieuw op. Keer terug naar het scherm 'Onderhoud brieven templates' van de template die u zojuist heeft aangepast. Druk achter het label 'Bestand' op de knop 'Bladeren' of 'Browse'. Navigeer naar het door u aangepaste bronbestand en selecteer deze. Druk nu op de knop Bewaar of Bewaar/Sluit om het aangepaste bestand te uploaden naar het systeem. U krijgt de melding dat uw gegevens zijn bewaard. De template is klaar voor gebruik. U kunt deze testen door een nieuwe brief aan te maken. Voor meer informatie over het aanmaken van een brief verwijzen wij u naar de pagina Een brief aanmaken.
120
Templates ontwikkelen en aanpassen
4.3. Bestaande brieftemplate aanpassen Bij de initialisatie van uw account zijn een aantal standaard templates voor u klaargezet. In veel gevallen volstaan deze standaarden. Daarnaast zijn er een aantal standaard templates terug te vinden onder de knop Nieuw aan de hand van voorbeeld. Mogelijk wilt u een ander lettertype gebruiken of bepaalde marges aanpassen aan uw eigen wensen. Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Templates -> Brieven -> Druk op Zoek Selecteer de template die u wilt aanpassen en druk op de knop Wijzigen. Een nieuw venster wordt geopend. Druk op de knop Download template en bewaar het bronbestand van de template bij u op de computer op een locatie die u gemakkelijk terug kunt vinden. Open het bestand met bijvoorbeeld Microsoft Word. Breng de gewenste wijzigingen aan en sla het nieuwe bronbestand op. Let er hierbij op dat het bestand opgeslagen wordt als .rtf document. Keer terug naar het scherm 'Onderhoud brieven templates' van de template die u zojuist heeft aangepast. Druk achter het label 'Bestand' op de knop 'Bladeren' of 'Browse'. Navigeer naar het door u aangepaste bronbestand en selecteer deze. Druk nu op de knop Bewaar of Bewaar/Sluit om het aangepaste bestand te uploaden naar het systeem. U krijgt de melding dat uw gegevens zijn bewaard. De template is klaar voor gebruik. U kunt deze testen door een nieuwe brief aan te maken. Voor meer informatie over het aanmaken van een brief verwijzen wij u naar de pagina Een brief aanmaken.
5. Voorbeelden templatecodes Hier vindt u een aantal veel gebruikte templatecodes van diverse entiteiten (contactpersoon, project, medewerker en meer). Niet al de templatecodes worden hier getoond. Met behulp van de tooltips die verschijnen bij de labels van de velden op de schermen van de verschillende entiteiten (bijvoorbeeld een contactpersoon, een particulier, een bedrijf, een project of een taak) kunt u al de gewenste templatecodes terugvinden. Zie ook Koppeling van velden. In de eerste twee overzichten vindt u templatecodes die gerelateerd zijn aan uw correspondentiestuk (email of brief / fax).
5.1. Templatecodes voor een e-mail $data.email.lesubject Het door u ingegeven onderwerp van de e-mail. $data.email.to Geeft de inhoud van het veld 'Aan'. $data.email.cc Geeft de inhoud van het veld 'Cc'. $data.email.bcc Geeft de inhoud van het veld 'Bcc'. U kunt de op de relatiekaart ingevoerde gegevens van de relatie automatisch terug laten komen in uw correspondentie. Plaats de door u gewenste templatecode op de juiste plaats in de template. Koppel bij het opstellen van een e-mail, brief of bijvoorbeeld fax de contactpersoon of particulier aan wie u de correspondentie wilt richten. De templatecodes in de template zullen bij het opstellen van de correspondentie vervangen worden door de gegevens van de relatie.
5.2. Templatecodes van relaties voor een e-mail Belangrijk U dient de templatecodes te gebruiken in combinatie met een van de voordefinities '$data.letter.' of '$data.email.'.
121
Templates ontwikkelen en aanpassen
Bijvoorbeeld: '$data.letter.relation.initials' of '$data.email.relation.initials'. $data.email.relation.initials De initialen van de relatie. $data.email.relation.firstname De voornaam van de relatie. $data.email.relation.middlename Het tussenvoegsel van de achternaam van de relatie. $data.email.relation.lastname De achternaam van de relatie. $data.email.relation.fullname De volledige naam van de relatie (inclusief voornaam, voluit). $data.email.relation.christianname De volledeige voornamen van de relatie. $data.email.relation.title De titel van de relatie. $data.email.relation.surtitle De titel (na) van de relatie. $data.email.relation.sex De geslachtsaanduiding van de relatie. $data.email.relation.birthday.format.date De geboortedatum van de relatie. $data.email.relation.borncity De geboorteplaats van de relatie. $data.email.relation.hstreet De straatnaam van het prive adres van de relatie. $data.email.relation.hhouseno Het huisnummer van het prive adres van de relatie. $data.email.relation.hhousenoext De toevoeging van het huisnummer van het prive adres van de relatie. $data.email.relation.hzipcode De postcode van het prive adres van de relatie. $data.email.relation.hcity De plaatsnaam van het prive adres van de relatie. $data.email.relation.tel2 Het prive telefoonnummer van de relatie. $data.email.relation.mobile Het mobiele telefoonnummer van de relatie. $data.email.relation.tel1 Het werk telefoonnummer van de relatie. $data.email.relation.email Het e-mailadres van de relatie. $data.email.relation.fax Het faxnummer van de relatie. $data.email.relation.functdescr De functieomschrijving van de relatie. $data.email.relation.homepage Het adres van de website van de relatie. $data.email.relation.rcode De relatiecode van de relatie.
5.3. Templatecodes van projecten voor een e-mail U kunt de op het project ingevoerde gegevens automatisch terug laten komen in uw correspondentie. Plaats de door u gewenste templatecode op de juiste plaats in de template. Koppel bij het opstellen van een email, brief of bijvoorbeeld fax het project waaraan u de correspondentie wilt koppelen. De templatecodes in de template zullen bij het opstellen van de correspondentie vervangen worden door de gegevens van het project.
122
Templates ontwikkelen en aanpassen
$data.email.project.pshdescr De omschrijving van het project. $data.email.project.pcode De projectcode. $data.email.project.pstatus De projectstatus. $data.email.project.pdatestart.format.date De datum waarop het project in het systeem is ingevoerd. $data.email.project.plastupd De datum waarop het project voor het laatst is bijgewerkt, inclusief uren en minuten. $data.email.project.plastupd.format.date De datum waarop het project voor het laatst is bijgewerkt. $data.email.project.plaunchdate.format.date Ingangsdatum van het project. $data.email.project.pdateend.format.date Gereeddatum van het project. $data.email.project.pmaxhours Maximaal aantal uren te besteden aan het project. $data.email.project.phours Geschatte aantal uren voor het project. $data.email.project.employee.fullname Accountmanager van het project. $data.email.project.interneMedewerker.fullname Verantwoordelijke medewerker van het project.
5.4. Templatecodes van medewerkers voor een e-mail $data.email.employee.initials De initialen van de medewerker. $data.email.employee.firstname De voornaam van de medewerker. $data.email.employee.middlename Het tussenvoegsel van de achternaam van de medewerker. $data.email.employee.lastname De achternaam van de medewerker. $data.email.employee.fullname De volledige naam van de medewerker (inclusief voornaam, voluit). $data.email.employee.christianname De volledeige voornamen van de medewerker. $data.email.employee.title De titel van de medewerker. $data.email.employee.surtitle De titel (na) van de medewerker. $data.email.employee.sex De geslachtsaanduiding van de medewerker. $data.email.employee.birthday.format.date De geboortedatum van de medewerker. $data.email.employee.rbirthcity De geboorteplaats van de medewerker. $data.email.employee.hstreet De straatnaam van het prive adres van de medewerker. $data.email.employee.hhouseno Het huisnummer van het prive adres van de medewerker. $data.email.employee.hhousenoext De toevoeging van het huisnummer van het prive adres van de medewerker. $data.email.employee.hzipcode De postcode van het prive adres van de medewerker.
123
Templates ontwikkelen en aanpassen
$data.email.employee.hcity De plaatsnaam van het prive adres van de medewerker. $data.email.employee.tel2 Het prive telefoonnummer van de medewerker. $data.email.employee.mobile Het mobiele telefoonnummer van de medewerker. $data.email.employee.tel1 Het werk telefoonnummer van de medewerker. $data.email.employee.email Het e-mailadres van de medewerker. $data.email.employee.fax Het faxnummer van de medewerker. $data.email.employee.functdescr De functieomschrijving van de medewerker. $data.email.employee.homepage Het adres van de website van de medewerker. $data.email.employee.rcode De relatiecode van de medewerker.
5.5. Templatecodes voor een brief / fax $data.letter.lesubject Het door u ingegeven onderwerp van de e-mail. $data.letter.leref Het referentienummer van dit correspondentiestuk. Dit nummer wordt bij het aanmaken van het nieuwe correspondentiestuk automatisch aangemaakt en gekoppeld. $data.letter.letterno Het correspondentienummer van dit correspondentiestuk. Dit nummer wordt bij het aanmaken van het nieuwe correspondentiestuk automatisch aangemaakt en gekoppeld. $util.proper($data.letter.employee.ocity) De plaatsnaam uit het bedrijfsadres van de medewerker (ingelogde gebruiker op BaseNet Online CRM) die het correspondentiestuk opstelt. $data.letter.ledate.format.longdate De aanmaakdatum van het correspondentiestuk met de maand voluit geschreven. Deze datum wordt bij het aanmaken van het nieuwe correspondentiestuk automatisch aangemaakt en gekoppeld. $data.letter.leauteur De initialen met de eerste letter van de achternaam van de medewerker (ingelogde gebruiker op BaseNet Online CRM) die het correspondentiestuk opstelt.
5.6. Templatecodes van relaties voor een brief / fax U kunt de op de relatiekaart ingevoerde gegevens van de relatie automatisch terug laten komen in uw correspondentie. Plaats de door u gewenste templatecode op de juiste plaats in de template. Koppel bij het opstellen van een e-mail, brief of bijvoorbeeld fax de contactpersoon of particulier aan wie u de correspondentie wilt richten. De templatecodes in de template zullen bij het opstellen van de correspondentie vervangen worden door de gegevens van de relatie. $data.letter.relation.initials De initialen van de relatie. $data.letter.relation.firstname De voornaam van de relatie. $data.letter.relation.middlename Het tussenvoegsel van de achternaam van de relatie. $data.letter.relation.lastname De achternaam van de relatie. $data.letter.relation.fullname De volledige naam van de relatie (inclusief voornaam, voluit). $data.letter.relation.christianname De volledeige voornamen van de relatie.
124
Templates ontwikkelen en aanpassen
$data.letter.relation.title De titel van de relatie. $data.letter.relation.surtitle De titel (na) van de relatie. $data.letter.relation.sex De geslachtsaanduiding van de relatie. $data.letter.relation.birthday.format.date De geboortedatum van de relatie. $data.letter.relation.borncity De geboorteplaats van de relatie. $data.letter.relation.hstreet De straatnaam van het prive adres van de relatie. $data.letter.relation.hhouseno Het huisnummer van het prive adres van de relatie. $data.letter.relation.hhousenoext De toevoeging van het huisnummer van het prive adres van de relatie. $data.letter.relation.hzipcode De postcode van het prive adres van de relatie. $data.letter.relation.hcity De plaatsnaam van het prive adres van de relatie. $data.letter.relation.tel2 Het prive telefoonnummer van de relatie. $data.letter.relation.mobile Het mobiele telefoonnummer van de relatie. $data.letter.relation.tel1 Het werk telefoonnummer van de relatie. $data.letter.relation.email Het e-mailadres van de relatie. $data.letter.relation.fax Het faxnummer van de relatie. $data.letter.relation.functdescr De functieomschrijving van de relatie. $data.letter.relation.homepage Het adres van de website van de relatie. $data.letter.relation.rcode De relatiecode van de relatie.
5.7. Templatecodes van projecten voor een brief / fax U kunt de op het project ingevoerde gegevens automatisch terug laten komen in uw correspondentie. Plaats de door u gewenste templatecode op de juiste plaats in de template. Koppel bij het opstellen van een email, brief of bijvoorbeeld fax het project waaraan u de correspondentie wilt koppelen. De templatecodes in de template zullen bij het opstellen van de correspondentie vervangen worden door de gegevens van het project. $data.letter.project.pshdescr De omschrijving van het project. $data.letter.project.pcode De projectcode. $data.letter.project.pstatus De projectstatus. $data.letter.project.pdatestart.format.date De datum waarop het project in het systeem is ingevoerd. $data.letter.project.plastupd De datum waarop het project voor het laatst is bijgewerkt, inclusief uren en minuten. $data.letter.project.plastupd.format.date De datum waarop het project voor het laatst is bijgewerkt. $data.letter.project.plaunchdate.format.date Ingangsdatum van het project.
125
Templates ontwikkelen en aanpassen
$data.letter.project.pdateend.format.date Gereeddatum van het project. $data.letter.project.pmaxhours Maximaal aantal uren te besteden aan het project. $data.letter.project.phours Geschatte aantal uren voor het project. $data.letter.project.employee.fullname Accountmanager van het project. $data.letter.project.interneMedewerker.fullname Verantwoordelijke medewerker van het project.
5.8. Templatecodes van medewerkers voor een brief / fax $data.letter.employee.initials De initialen van de medewerker. $data.letter.employee.firstname De voornaam van de medewerker. $data.letter.employee.middlename Het tussenvoegsel van de achternaam van de medewerker. $data.letter.employee.lastname De achternaam van de medewerker. $data.letter.employee.fullname De volledige naam van de medewerker (inclusief voornaam, voluit). $data.letter.employee.christianname De volledeige voornamen van de medewerker. $data.letter.employee.title De titel van de medewerker. $data.letter.employee.surtitle De titel (na) van de medewerker. $data.letter.employee.sex De geslachtsaanduiding van de medewerker. $data.letter.employee.birthday.format.date De geboortedatum van de medewerker. $data.letter.employee.rbirthcity De geboorteplaats van de medewerker. $data.letter.employee.hstreet De straatnaam van het prive adres van de medewerker. $data.letter.employee.hhouseno Het huisnummer van het prive adres van de medewerker. $data.letter.employee.hhousenoext De toevoeging van het huisnummer van het prive adres van de medewerker. $data.letter.employee.hzipcode De postcode van het prive adres van de medewerker. $data.letter.employee.hcity De plaatsnaam van het prive adres van de medewerker. $data.letter.employee.tel2 Het prive telefoonnummer van de medewerker. $data.letter.employee.mobile Het mobiele telefoonnummer van de medewerker. $data.letter.employee.tel1 Het werk telefoonnummer van de medewerker. $data.letter.employee.email Het e-mailadres van de medewerker. $data.letter.employee.fax Het faxnummer van de medewerker. $data.letter.employee.functdescr De functieomschrijving van de medewerker. $data.letter.employee.homepage Het adres van de website van de medewerker.
126
Templates ontwikkelen en aanpassen
$data.letter.employee.rcode De relatiecode van de medewerker.
5.9. Templatecodes voor de datum voor e-mail / brief / fax Achter de templatecode zal de weergave worden getoond op basis van de datum 01-01-2012 om 09:00. $data.now.format.date 01-01-2012. $data.now.format.longdate 1 januari 2012. $data.now.format.fulldatetime zondag, 1 januari 2012 09:00. $data.now.format.verylongdutchdateDMY een januari tweeduizendtwaalf.
5.10. Templatecodes voor de bedrijfsgegevens U kunt de bij de bedrijfsgegevens ingevoerde gegevens automatisch terug laten komen in uw correspondentie. Plaats de door u gewenste templatecode op de juiste plaats in de template. De templatecodes in de template zullen bij het opstellen van de correspondentie vervangen worden door de gegevens van uw eigen bedrijf.
Belangrijk U dient de templatecodes te gebruiken zonder een voordefinitie. Bijvoorbeeld: '$data.companyInfo.mijnbedrijf.compname'. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compname De naam van het bedrijf. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compstreet Straatnaam van het bezoekadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compstreet2 2e adresregel van het bezoekadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.comphousenr Huisnummer van het bezoekadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.comphousenrext Toevoeging van het huisnummer van het bezoekadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compzipcode Postcode van het bezoekadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compplaats Plaatsnaam van het bezoekadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compprovincie Provincie van het bezoekadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compcountry Land van het bezoekadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.comppoststreet Straatnaam (of Postbus) van het postadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compposthousenr Huisnummer van het postadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compposthousenrext Toevoeging van het van het postadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.comppoststreet2 2e adresregel van het postadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.comppostbzipcode Postcode van het postadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.comppostbcity Plaatsnaam van het postadres.
127
Templates ontwikkelen en aanpassen
$data.companyInfo.mijnBedrijf.comppostprovincie Provincie van het postadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.comppostcountry Land van het postadres. $data.companyInfo.mijnBedrijf.comptel Telefoonnummer van het bedrijf. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compfax Faxnummer van het bedrijf. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compemail E-mailadres van het bedrijf. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compurl Website adres van het bedrijf. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compbank Bankrekeningnummer van het bedrijf. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compbankname Naam van de bank van het bankrekeningnummer van het bedrijf. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compbankcity Plaatnaam van de bank van het rekeningnummer van het bedrijf. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compkvknummer Nummer Kamer van Koophandel van het bedrijf. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compkvkcity Plaats van inschrijving bij de Kamer van Koophandel van het bedrijf. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compbtwnummer Het BTW nummer van het bedrijf. $data.companyInfo.mijnBedrijf.compinfo Vrij veld voor bijvoorbeeld het opnemen van een slogan.
6. Voorgedefinieerde templatecodes Voor een aantal veel voorkomende samenstellingen van meerdere templatecodes zijn voorgedefinieerde codes beschikbaar. Zo kunt u bijvoorbeeld met één enkele code het verzendadres, inclusief bedrijfsnaam en of contactpersoon (inclusief afdeling) in uw briefhoofd plaatsen met de code $data.letter.relation.addressName. Hier vindt u een aantal voorgedefinieerde codes.
Belangrijk Een aantal van deze templatecodes dient u te gebruiken in combinatie met een voordefinitie. Dit is het geval bij de templatecodes welke beginnen met $voorDefinitie.. Bij deze codes vervangt u '$voordefinitie' door '$data.email' of '$data.letter'. De aanhef van een brief of e-mail is niet voor iedere relatie gelijk. Daarom is op de relatiekaart een veld opgenomen waarmee u kunt instellen welke aanhef u voor een relatie wenst te gebruiken. Standaard is de aanhef ingesteld op: 'Geachte heer Tussenvoegsel Achternaam' of 'Geachte mevrouw Tussenvoegsel Achternaam'. $voorDefinitie.relation.aanhef, Resultaat: Geachte heer Tussenvoegsel Achternaam, $voorDefinitie.relation.addressName Volledige naam van de gekoppelde relatie, inclusief de naam van het bedrijf en de afdeling. Deze code wordt in veel gevallen gebruikt in het briefhoofd. Resultaat: Bedrijfsnaam b.v. Afdeling T.a.v. titel Initialen tussenvoegsel Achternaam, Titel (na)
128
Templates ontwikkelen en aanpassen
$voorDefinitie.relation.mailAddress Volledige postadres van de gekoppelde relatie, inclusief tweede adresregel. Deze code wordt in veel gevallen gebruikt voor de adressering van de correspondentie. Resultaat: Straatnaam huisnummer toevoeging-huisnummer Inhoud tweede adresregel Postcode PLAATSNAAM $voorDefinitie.relation.officeAddress Volledige (bezoek-)adres van het bedrijf van de gekoppelde relatie, inclusief tweede adresregel. Resultaat: Straatnaam huisnummer toevoeging-huisnummer Inhoud tweede adresregel Postcode PLAATSNAAM $voorDefinitie.employee.name.format.withtitle Volledige naam inclusief titel en titel (na) van de medewerker (ingelogde gebruiker op BaseNet Online CRM) die de e-mail opstelt. Resultaat: Titel Initialen tussenvoegsel Achternaam Titel (na) $data.companyInfo.mijnBedrijf.address Het adres van uw bedrijf (van de afdeling waar de ingelogde gebruiker onder valt), zoals ingevuld op de pagina beheer bedrijfsgegevens. Resultaat: Straatnaam huinummer toevoeging-huisnummer Straatnaam 2 Postcode PLAATSNAAM $data.companyInfo.mijnBedrijf.postAddress Het postadres van uw bedrijf (van de afdeling waar de ingelogde gebruiker onder valt), zoals ingevuld op de pagina beheer bedrijfsgegevens. Resultaat: Straatnaam huinummer toevoeging-huisnummer Straatnaam 2 Postcode PLAATSNAAM
129
Hoofdstuk 13. Dienstenmatrix 1. Overzicht modules en functionaliteiten BaseNet Online CRM kent twee versies een Plus en een Professional variant. De Professional versie is de meest uitgebreide variant. Deze versie heeft bovenop de standaardfunctionaliteiten extra: de multi-agenda (meerdere medewerkers naast elkaar), groepsafspraken, herhaalafspraken, workflows en facturatie. De module financiele administratie kan alleen worden afgenomen in combinatie met de professional versie.
Tabel 13.1. Dienstenmatrix BaseNet Online CRM Online CRM Gratis updates en backups
JA
JA
Ondersteuning (helpdesk)
JA
JA
Werkt goed met Internet Explorer en /of Firefox
JA
JA
Werkt goed onder Windows 2000/XP/Vista, MAC, Linux
JA
JA
Uniek dashboard
JA
JA
Uitgebreide managementinformatie
JA
JA
Webbased software
JA
JA
Overal realtime inloggen
JA
JA
Direct telefoonnummers bellen met Skype of andere VOIP client
JA
JA
Items koppelen aan projecten
JA
JA
Items koppelen aan relaties
JA
JA
Handige zoekfuncties
JA
JA
Onderscheid in bedrijven, afdelingen/locaties en medewerkers
JA
JA
Eigen instellingen beheren
JA
JA
Inzage niveau's
JA
JA
Inloggen via sms code*
JA
JA
Eenvoudig in te richten naar eigen wensen
JA
JA
Algemeen
Algemeen gebruik
130
Dienstenmatrix
BaseNet Online CRM Online CRM Overige modules PDA synchronisatie per gebruiker per maand
x
2,50 euro
KlantenIntranet
x
op aanvraag
Website intregratie
x
op aanvraag
Online afspraken module
x
op aanvraag
Koppeling externe administraties
x
op aanvraag
Document scanning (scan post in)
x
op aanvraag
Bedrijven
JA
JA
Contactpersonen
JA
JA
Particulieren
JA
JA
Medewerkers
JA
JA
Overzichten
JA
JA
Vrije velden
JA
JA
Opmerkingen
JA
JA
Koppelen accountmanager
JA
JA
Verbanden leggen tussen relaties (is commissaris van ...)
JA
JA
Geintegreerde brieven module
JA
JA
Geintegreerde email module
JA
JA
Bestanden koppelen aan relaties/projecten
JA
JA
Notities aanmaken voor collega's
JA
JA
SMS berichten versturen*
JA
JA
Sjablonen voor brieven en email
JA
JA
JA
JA
x
JA
Relatiebeheer
Correspondentie
Email Sjablonen/templates Meerdere email accounts per gebruiker
131
Dienstenmatrix
BaseNet Online CRM Online CRM Direct archiveren van berichten
JA
JA
Innovatief SPAM filter
JA
JA
Email accounts van collega's bekijken
JA
JA
Concepten klaar zetten voor collega's
JA
JA
Automatische controle op virussen
JA
JA
JA
JA
Groepsagenda / multi agenda
x
JA
Herhaalafspraken
x
JA
Groepsafspraken
x
JA
Dag, week, maand weergave
JA
JA
Zelf start en eind tijden bepalen
JA
JA
SMS notificatie voor de afspraak
JA
JA
Beeld notificatie voor de afspraak
JA
JA
Zelf type agendapunten definieren
JA
JA
Popup notificatie voor de afspraak
JA
JA
x
JA
Geplande werktijd
JA
JA
Gereed/ escalatiedatum
JA
JA
Popup notificatie voor taken
JA
JA
Statusoverzicht in dashboard
JA
JA
Selecties op kenmerken en andere criteria
x
JA
Gepersonaliseerde brievenmailings versturen
x
JA
Gepersonaliseerde emailings **
x
JA
SMS mailings *
x
JA
Agenda Eigen agenda
Taken Workflows
Selecties en mailings
132
Dienstenmatrix
BaseNet Online CRM Online CRM Exporteer selectie naar Excel
x
JA
Print etiketten voor selectie
x
JA
Onderscheid tussen uren besteed/ te factureren
JA
JA
Omschrijving
JA
JA
Zelf type uren instellen
JA
JA
Reiskosten declareren
JA
JA
Uurtarieven per bedrijf, project, medewerker
JA
JA
Onderscheid in suspects, prospects en sales
x
JA
Overzichtelijke historie
x
JA
Marketing campagnes koppelen
x
JA
Verwachtingswaarde definieren
x
JA
Statistieken per medewerker
x
JA
Offertes sturen via templates
x
JA
Producten koppelen
x
JA
Rendementsberekeningen uitvoeren
x
JA
Importmogelijkheden
x
JA
Excel
JA
JA
PDF
JA
JA
XML
JA
JA
Facturen aan de hand van producten
x
JA
Facturen aan de hand van diensten
x
JA
Factureren met behulp van projecten
x
JA
Uren
Sales module
Overzichten
Facturatie
133
Dienstenmatrix
BaseNet Online CRM Online CRM Facturen in eigen huisstijl
x
JA
Batchgewijs factureren
x
JA
Buitenlandse facturatie
x
Op aanvraag
Voorraadbeheer
x
JA
Betalingsmogelijkheden
x
JA
Facturatiemogelijkheden
x
JA
Optimale integratie front en backoffice
x
JA
Marketingtools
x
JA
Rapportagemogelijkheden
x
JA
Gratis accountantslogin
x
JA
Debiteuren en Crediteuren beheer
x
JA
BTW Aangifte
x
JA
Consolidatie mogelijkheden
x
JA
Versturen herinneringen
x
JA
Autorisatiemogelijkheden
x
JA
Import- en exportmogelijkheden
x
JA
Webshop (optionele module)
Financiele administatie (optionele module)
* Aan het versturen van SMS berichten zijn extra kosten verbonden. Deze bedragen 0,20 per sms bericht. ** Eerste 1000 gepersonaliseerde berichten per maand gratis. Hierboven 0,01ct per gepersonaliseerde mailbericht.
Tip Voor meer informatie over de diverse modules en functionaliteiten kunt u deze handleiding inzien of contact opnemen met onze servicedesk.
134
Hoofdstuk 14. Tips en trucs In dit hoofdstuk staan een aantal handige mogelijkheden besproken om het werken met BaseNet Online CRM te vereenvoudigen en te versnellen.
1. Sneller zoeken met % teken Het percentage teken maakt het mogelijk om bij zoekopdrachten op een gedeelte van een naam te zoeken.
Voorbeeld 14.1. Voorbeeld van zoeken met behulp van % In sommige gevallen kan het handig zijn om op een gedeelte van een naam te zoeken. Als u bijvoorbeeld op zoek bent naar een relatie met "hout" in de naam, maar u weet niet meer de gehele naam kunt u natuurlijk gewoon hout in geven. Het systeem zal dan echter alleen namen welke beginnen met "hout" weergeven zoals bijvoorbeeld Houtsma of Houten. Door het % teken te gebruiken (%hout) zal het systeem ook andere alternatieven tonen zoals bijvoorbeeld Verkhout of Berkhout.
2. Snel een nieuw onderdeel opstarten met de quicklaunch De "quicklaunch" is een serie knoppen welke u in vrijwel alle schermen van BaseNet Online CRM tegenkomt.
Middels de quicklaunch kunt u snel bijvoorbeeld een nieuwe E-mail opstellen vanuit een relatie. Het voordeel van de quicklaunch is dat u deze snel kunt opstarten en eventuele gegevens welke bekend zijn worden automatisch meegenomen.
Voorbeeld 14.2. Voorbeeld van een nieuwe mail via de quicklaunch Als u een projectenscherm open heeft en u wilt de relatie van het project een e-mail sturen hoeft u slechts op het E-mail icoon te klikken rechtsbovenin het project. Er zal vervolgens een nieuw venster geopend worden met hierin het nieuwe E-mail bericht en de relatie en het project zijn in dit geval al gekoppeld.
3. Menu-onderdelen in tabbladen of losse vensters weergeven Bij het aanklikken van een menu in BaseNet Online CRM wordt standaard het huidige onderdeel vervangen. In bepaalde gevallen kan het handig zijn om deze in een apart tabblad of zelfs een apart venster te openen. Om dit te doen houdt u tijdens het aanklikken van een menu CTRL (menu laden in een nieuw tabblad) of SHIFT (menu laden in een nieuw venster) ingedrukt.
4. Handig werken met datumvelden Ook voor datumvelden zijn een aantal handige mogelijkheden om een datum snel in te voeren. Hieronder volgt een tabel met hierin de mogelijkheden waarin x staat voor aantal (getal):
135
Tips en trucs
Tabel 14.1. Speciale karakters in datumvelden In te geven waarde
Resultaat
+x -x
x dagen vooruit / achteruit vanaf de huidige datum
+xw / -xw
x weken vooruit / achteruit vanaf de huidige datum
+xm / -xm
x maanden vooruit / achteruit vanaf de huidige datum
+xj / -xj
x jaren vooruit / achteruit vanaf de huidige datum
5. Snelle acties bij gekoppelde relaties Als u bij een gekoppelde relatie bijvoorbeeld snel de relatiehistorie wilt bekijken kunt u door middel van een rechtermuisknop een nieuw menu oproepen met hierin een aantal snelkeuzes.
Vervolgens kunt u kiezen voor "relatie historie" om direct de relatie historie op te roepen.
6. Mail overhalen uit Outlook Beheer -> Persoonlijke Instellingen -> E-mail -> E-mailaccounts
Procedure 14.1. Mail overzetten vanuit uw bestaande Outlook e-mail account 1.
CRM mailbox gegevens: Open de desbetreffende mail account door te dubbelklikken. Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm met de gegevens die benodigd zijn om de mailbox in Outlook te configureren.
136
Tips en trucs
Houd deze gegevens bij de hand om deze in de volgende stappen te kunnen invoeren. 2.
Mailbox in Outlook instellen: Open Outlook en ga naar: Extra -> Accountinstellingen -> en klik hier op "Nieuw" Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm, klik hier op volgende.
Nadat u op volgende heb geklikt vinkt u "Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren" aan en klikt u op Volgende.
137
Tips en trucs
In het volgende scherm kiest u Internet e-mail en klikt u weer op Volgende.
Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm. In dit scherm geeft u de mailboxinstellingen van uw BaseNet Internet Projects mailbox in (zie gegevens van Stap 1) en drukt u weer op volgende.
138
Tips en trucs
De mailbox is nu toegevoegd. Outlook haalt echter niet automatisch de mappen op, dit dient u handmatig te doen. Ga hiervoor naar de nieuwe toegevoegde mailbox en klik rechts op Postvak IN en klik vervolgens op IMAP-mappen...
139
Tips en trucs
Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm. Voer hiervoor de volgende drie stappen, in de aangegeven volgorde, uit: 1. Klik op Query 2. Selecteer alle mappen 3. Klik op aanmelden Klik tot slot op OK en de BaseNet Internet Projects mailbox is volledig met alle mappen aan uw Outlook omgeving toegevoegd. U kunt nu de inhoud van uw oude mailbox naar de nieuw toegevoegde BaseNet Internet Projects mailbox slepen.
140
Hoofdstuk 15. Veel gestelde vragen 1. Agenda en Taken 1.1. Hoe pas ik de kleuren in de agenda aan? Bij het aanpassen van de kleuren in de agenda wordt er onderscheid gemaakt tussen de achtergrondkleuren en de kleuren van de tekst. Achtergrondkleuren geven aan om wat voor type afspraak het gaat. De kleur van de tekst in het agendapunt geeft aan wat de status is van de afspraak. 1.
Ga naar Beheer > Agenda > Typen
2.
Hier kunt u de kleuren aanpassen per type afspraak. Deze instelling heeft betrekking op de kleur van het gehele agendapunt.
1.
Ga naar Beheer > Agenda >Status
2.
Hier kunt u de kleuren van de status aanpassen per status. Dit heeft betrekking op de kleur van de tekstkleur.
1.2. Hoe maak ik een groepsafspraak / verstuur ik een uitnodiging? 1.
Ga naarAgenda/Taken > Agenda
2.
Selecteer een datum en tijd waar u de afspraak wilt plannen.
3.
Klik op Open scherm
4.
Voer gegevens in het nieuw geopende scherm en klik op Bewaar.
5.
Klik nu op de knop Groepsafspraak. Onderstaande scherm wordt geopend.
141
Veel gestelde vragen
6.
Geef bij 'Relatie' de relatie aan die u wilt toevoegen aan de groepsafspraak. Klik vervolgens op Toevoegen aan groepsafspraak
Tip U kunt bij het toevoegen van relaties aan de groepsafspraak ook Particulieren, Contactpersonen of Bedrijfsrelaties toevoegen.
Tip Als de genodigde collega al een afspraak heeft gepland op het aangegeven moment dan wordt dat aangegeven door een blauwe markering bij die collega. Wordt de afspraak toch ingepland voor de betreffende relatie, dan wordt er met een rode markering aangegeven dat deze persoon een dubbele afspraak heeft staan in zijn of haar agenda. 7.
Geef bij 'Aanwezigheid' aan of de uitnodiging Optioneel, Vereist of Niet Vereist is. Dit zal vermeldt worden in de e-mail die verzonden wordt naar de genodigden voor deze afspraak.
Tip Indien u inzage heeft in de geslecteerde medewerker/collega zal de afspraak automatisch worden aangemaakt in zijn of haar agenda.
Tip Als u een uitnodiging verstuurd naar een relatie die niet werkt met BaseNet Internet Projects dan zal deze relatie een e-mail ontvangen waarin de keuze wordt gegeven om de uitnodiging te accepteren of weigeren. Deze functie wordt ook ondersteund door externe applicaties zoals Outlook. 8.
Klik op Selectie toevoegen aan groepsafspraak indien u meerdere relaties tegelijkertijd wilt toevoegen aan de groepsafspraak. Zie onderstaande afbeelding.
142
Veel gestelde vragen
Als u een selectie heeft gemaakt, kunt u de relaties selecteren en klikken op Selecteer / Sluit of Selecteer indien u nog een selectie wenst toe voegen. 9.
Zodra u klaar bent met uw selecties kunt u klikken op de knop Bewaar en verstuur uitnodigingen. Onderstaande scherm zal verschijnen ter informatie.
143
Veel gestelde vragen
Belangrijk Groepsafspraken kunnen alleen geannuleerd worden door de gebruiker die deze heeft aangemaakt.
Tip Onderaan in het scherm kunt u de tijden en datum van de afspraak nog handmatig aanpassen indien dat nodig blijkt te zijn.
2. Correspondentie 2.1. Hoe archiveer ik een e-mail? E-mails kunnen op twee manieren worden gearchiveerd. Per stuk of met meerdere tegelijkertijd. 1.
Ga naar Correspondentie > E-mail boxes
144
Veel gestelde vragen
2.
Indien u een enkele e-mail wilt archiveren selecteert u de e-mail welke u wilt archiveren en klik vervolgens op de knop Bewaar. Deze knop is in de onderstaande afbeelding rood omcirkeld aangegeven.
Belangrijk De snelarchiveer balk is standaard niet zichtbaar. U dient te klikken op de rood omcircelde rand (zie hieronder) om het venster te laten tonen.
3.
Indien u meerdere e-mails tegelijkertijd wilt archiveren doet u het volgende. Selecteer de e-mails en klik op de knop Bewaren. Deze knop is in de onderstaande afbeelding rood omcirkeld aangegeven.
4.
Onderstaande scherm zal verschijnen.
U kunt hier aangeven aan welk project en welke relatie u de correspondentie wilt koppelen.
Belangrijk Indien u geen vinkje zet bij 'Verwijder uit mailbox' zullen de e-mails niet verwijderd worden uit de inbox.
145
Veel gestelde vragen
2.2. Waar vind ik mijn onverzonden e-mails? Bij het afsluiten van een e-mail in plaats van deze te versturen wordt u altijd gevraagd of u het concept wilt verwijderen. Zie onderstaande afbeelding voor meer informatie. Indien u klik op Cancel of Annuleren wordt de e-mail opgeslagen bij de onverzonden e-mails.
1.
Ga naar het hoofdscherm. Hiermee wordt bedoeld het beginscherm dat u te zien krijgt wanneer u net bent ingelogd in BaseNet Internet Projects. U kunt ook klikken op het logo linksboven in uw beeldscherm om bij het hoofdscherm te komen.
2.
Indien u onverzonden e-mails in uw systeem heeft staan wordt dat gemeld door de volgende melding: "U heeft 3 onverzonden e-mail(s)."
3.
Klik op de melding om te zien welke e-mails er nog verstuurd kunnen worden. Hier kunt u de onverzonden e-mails selecteren om ze alsnog te versturen of ze te verwijderen.
2.3. Ik kan mijn gearchiveerde document niet terugvinden. Ga naar Correspondentie > Brieven /e-mail Omdat in deze gevallen nooit zeker is wat er is gebeurt met een correspondentie stuk zullen wij hieronder beschrijven hoe er het beste gezocht kan worden naar zo een dergelijk document. Zie hieronder het zoekscherm voor de correspondentie.
146
Veel gestelde vragen
Behandeld door Geef hier alleen een relatie aan indien u zeker weet dat die gebruiker het correspondentiestuk heeft behandeld. Contactpersoon Geef hier de relatie waarvan u de correspondentie probeert te vinden. Als u niet precies weet om welke contactpersoon het ging kunt u beter de bijhorende bedrijfsrelatie selecteren om op te zoeken. Datum vanaf en t/m Gebruik deze velden bij deze zoekactie als u zeker bent van de datum. Laat deze velden anders voor de zekerheid leeg. Afdeling Zet dit veld bij deze zoekactie op alle afdelingen. Inzage Zet dit veld bij deze zoekactie op alle niveaus. Door vervolgens te zoeken op inhoud wordt er bekeken wat er in de e-mails, bijlage van e-mail of de brief staat en of de omschrijving overeenkomt met de zoekactie. Kunt u na het volgen van deze stappen uw document nog steeds niet terugvinden, dan raden wij u aan contact op te nemen met de servicedesk.
2.4. Hoe verstuur ik een mailing? Zie hiervoor het hoofdstuk Selecties en Mailings onder Relatiebeheer of klik hier.
3. Administratie 3.1. Hoe maak ik een creditfactuur? Facturen kunt u gemakkelijk met één druk op de knop crediteren. 1.
Ga naar Administratie-> Dagboeken-> Uitgaande facturen
2.
Zoek de factuur op die u wilt crediteren, klik vervolgens dubbel op de factuur om deze te openen. Het volgende scherm wordt in een nieuw venster geopend:
147
Veel gestelde vragen
3.
Klik op de knop creëer creditfactuur om de factuur te crediteren. Het volgende scherm wordt in een nieuw venster geopend:
Klik op OK om de factuur te crediteren. Uren of doorbelastingen die gekoppeld zijn op de factuur, worden vrijgegeven en op factureerbaar gezet. Wanneer u op OK heeft geklikt wordt de creditfactuur aangemaakt en in een nieuw scherm geopend. U kunt de factuur nog bewerken, wanneer u niet de volledige factuur wilt crediteren, maar bijvoorbeeld maar een gedeelte van de factuur. Pas de factuur naar wens aan en verwerk deze vervolgens.
3.2. Hoe boek ik een creditfactuur weg? Creditfacturen dient u zelf weg te boeken. Dat gebeurt niet automatisch. Volg onderstaande stappen om de facturen tegen elkaar weg te boeken. 1.
Ga naar Administratie -> Dagboeken -> Memoriaal
2.
Klik op nieuw om een nieuw boekstuk aan te maken. Het volgende invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
148
Veel gestelde vragen
3.
Klik op bewaar om een boekstuknummer aan te maken.
4.
Klik op nieuw om een boeking te maken in het memoriaal. Het volgende invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:
5.
Fact. debiteur Voer hier het factuurnummer in van de creditfactuur indien het gaat om een uitgaande creditfactuur. Klik vervolgens op bewaar/nieuw Vul nu in hetzelfde veld het bijbehorende factuurnummer in en klik op bewaar/sluit
6.
Fact. crediteur Voer hier het factuurnummer in van de creditfactuur indien het gaat om een inkomende creditfactuur. Klik vervolgens op bewaar/nieuw Vul nu in hetzelfde veld het bijhorende factuurnummer in en klik op bewaar/sluit
7.
Nu de boekingen credit en debet gelijk zijn aan elkaar kan het boekstuk op de status 'Geboekt' gezet worden door te klikken op bewaar
3.3. Hoe verstuur ik een factuur per e-mail? U kunt via het systeem facturen per e-mail versturen naar uw klanten. Hiervoor dienen eerst een aantal gegevens ingesteld te worden, neem hiervoor contact op met onze helpdesk. Nadat alles ingesteld is, kunt u gemakkelijk facturen per e-mail versturen.
149
Veel gestelde vragen
U kunt de uitgaande factuur op drie plekken in het systeem aanmaken. 1. Contracten-> U dient in het contract aan te geven of de factuur per e-mail wordt verstuurd. 2. Projecten-> U kunt in de debiteuren info van de klant het e-mailadres invullen. Wanneer er hier een emailadres staat ingevuld, dan wordt er bij het aanmaken van een uitgaande factuur automatisch aangegeven dat deze per e-mail vestuurd moet worden. 3. Handmatig-> Bij het aanmaken van de uitgaande factuur kunt u de pulldown gebruiken om de factuur per e-mail te versturen. U kunt de facturen in een batch per e-mail versturen. Wanneer u de begeleidende e-mail van de factuur wilt aanpassen, kunt u de facturen ook per stuk versturen. 1.
Ga naar Administratie-> Dagboeken-> Uitgaande facturen
2.
Facturen versturen in een batch per e-mail Selecteer bij factuur per e-mail 'Ja'. Dit kunt u doen in het zoekscherm, zie onderstaand scherm:
3.
Klik op zoek Selecteer alles, of zet vinkjes bij de facturen die u wilt versturen in een batch. Klik vervolgens op print/verwerk facturen Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
Klik op Verwerk facturen. De facturen worden vervolgens verwerkt en automatisch per e-mail verstuurd naar uw klanten. 4.
Facturen versturen per stuk De factuur hoeft in dit geval niet op factuur per e-mail ingesteld te staan. U klik de factuur open, het volgende scherm wordt in een nieuw venster geopend:
150
Veel gestelde vragen
5.
Klik op de knopmaak email De e-mail met de factuur in de bijlage, wordt in een nieuw venster geopend. U kunt eventueel de begeleidende e-mail nog aanpassen. Klik vervolgens op versturen om de e-mail met factuur daadwerkelijk naar de klant te versturen.
6.
De factuur is nu wel verstuurd naar de klant, maar nog niet verwerkt. Selecteer in de uitgaande factuur, factuur per e-mail 'Nee'. klik vervolgens op bewaar en vervolgens op verwerk.
3.4. Hoe verstuur ik een herinnering per e-mail? U kunt via het systeem herinneringen per e-mail versturen naar uw klanten. Hiervoor dienen eerst een aantal gegevens ingesteld te worden, neem hiervoor contact op met onze helpdesk als dat nog niet is gedaan. Nadat alles ingesteld is, kunt u gemakkelijk herinneringen per e-mail versturen. U kunt de herinneringen in een batch per e-mail versturen. Wanneer u de begeleidende e-mail van de herinnering wilt aanpassen, kunt u de herinnering ook per stuk versturen. 1.
Ga naar Administratie-> Overzichten-> Openstaande debiteuren actueel
2.
Herinneringen in een batch versturen per e-mail De herinnering wordt naar het e-mailadres wat staat ingevuld bij de debiteureninstellingen. Wanneer deze leeg is, wordt de herinnering verstuurd naar het e-mailadres dat in de relatiekaart staat.
3.
Klik op zoek De facturen waarvan u een herinnering kunt sturen, zullen in beeld verschijnen. Vink de facturen aan die u wilt herinneringen en klik op print/verwerk herinnering Het volgende scherm zal in een nieuw venster worden geopend:
151
Veel gestelde vragen
Selecteer het juiste type herinnering, klik vervolgens op email herinnering(en) De herinneringen worden vervolgens op de achtergrond verstuurd naar uw klanten en de e-mail wordt gearchiveerd in de historie van de klanten. 4.
Klik vervolgens op verwerk herinnering De teller met het aantal herinneringen die verstuurd zijn voor de uitgaande facturen gaat 1 omhoog en de datum van vandaag komt bij de facturen te staan als datum van de laatste verstuurde herinnering. Klik vervolgens op sluit scherm
5.
Herinneringen per stuk versturen per e-mail U kunt de herinneringen ook per stuk versturen. U kunt dit alleen doen per debiteur. Er kan namelijk maar één e-mailscherm per keer aangemaakt worden worden. Selecteer de openstaande facturen van één debiteur. Klik op print/verwerk herinnering Het volgende scherm wordt in een nieuw venster geopend:
152
Veel gestelde vragen
Selecteer het juiste type herinnering, klik vervolgens op email 1 herinnering De e-mail wordt aangemaakt en komt naar voren in een nieuw scherm, u de tekst hiervan nog aanpassen. Klik nadat de email naar wens is aangepast op versturen De e-mail wordt verstuurd naar de klant en gearchiveerd in de historie van de klant. 6.
Klik vervolgens op verwerk herinnering De teller met het aantal herinneringen die verstuurd zijn voor de uitgaande facturen gaat 1 omhoog en de datum van vandaag komt bij de facturen te staan. Klik vervolgens op sluit scherm
3.5. Hoe boek ik een deelbetaling af in de bank? Wanneer u mutaties importeert in het bankboek, worden deelbetalingen niet op de factuur afgeboekt. Dit gebeurd alleen wanneer het bedrag klopt. Deze betaling/ontvangst dient u dan ook handmatig te koppelen. 1.
Ga naar Administratie->Dagboeken-> Bank .....
2.
Klik indien nodig op zoek De boekstukken zullen in regels onder elkaar in het zoekscherm verschijnen. Open het juiste boekstuk door dubbel op de regel te klikken.
3.
Open de boeking door dubbel op de regel te klikken, onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:
153
Veel gestelde vragen
4.
Deze betaling heeft betrekking op een factuur met een totaalbedrag van 297,50 Euro. Vul het factuurnummer in in het veld 'Fact. debiteur' Het volgende scherm zal in een nieuw venster verschijnen:
Klik op 'Annuleren' om het bedrag van 150,- Euro af te boeken van de openstaande factuur. Klik vervolgens op bewaar/sluit Deze manier van afboeken werkt hetzelfde voor debiteuren als voor crediteuren.
3.6. Ik krijg een melding bij het importeren van het bankboek, dat de factuur in een latere periode is geboekt. Wat nu? De volgende melding kan worden gegeven bij het importeren van het bankboek:
1.
Het bankboek krijgt bij de import een periode en boekjaar mee. Dit wordt ingevuld aan de hand van de datum die in de afschriftregels wordt meegegeven. Het boekstuk van de bank staat in ieder geval in een eerdere periode geboekt dan dat de uitgaande of inkomende factuur is geboekt Zoek de uitgaande factuur of inkomende factuur eerst op via administratie-> dagboeken-> uitgaande of inkomende facturen en kijk in welke periode deze geboekt is.
154
Veel gestelde vragen
Meestal is het alleen het geval dat de periode van het bankboekstuk één periode naar voren gezet dient te worden. Open het boekstuk, in het bovenste gedeelte van het boekstuk, kunt u de periode aanpassen. Zie onderstaand scherm:
Vervolgens kunt u klikken op opnieuw matchen Wanneer de melding niet opnieuw wordt weergegeven, is het probleem opgelost. 2.
Wanneer het probleem niet is opgelost, is de factuur waarschijnlijk in een geheel verkeerd boekjaar of periode geboekt. Wanneer u het probleem niet kan vinden, neem dan contact op met onze helpdesk.
3.7. Welk bestandsformaat moet ik selecteren voor de bankimport? De exportmogelijkheden voor mutaties van banken verschillen per bank. Hieronder leest u welk bestandsformaat u dient te selecteren om een juiste bankimport te kunnen doen in BaseNet Online CRM. 1.
Ga naar Administratie > Dagboeken > Bank > klik op Importeer Bankboek
2.
Het volgende scherm wordt in een nieuw venster geopend:
155
Veel gestelde vragen
3.
Hier kunt u voor elke bank zien welke bestandsformaat geselecteerd dient te worden. Kies voor het formaat MT940 indien uw bank of formaat er niet tussen staat.
3.8. Het lukt mij niet een inkomende factuur op de status 'Geboekt' te krijgen. Inkomende facturen kunnen pas worden verwerkt zodra de boeking overeen komt met het bedrag dat is aangegeven door de gebruiker. Hieronder leest u welke stappen u kunt ondernemen om te controleren of uw boeking of inkomende factuur kloppend is. 1.
U kunt uw inkomende facturen terugvinden via Administratie -> Dagboeken -> Inkomende facturen
2.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een inkomende factuur. De bedragen 'Totaal excl.' en 'Totaal incl.' dienen met elkaar overeen te komen. Is dat niet het geval, zoals te zien is in dit voorbeeld, dan zal de inkomende factuur geen status 'Geboekt' of 'Verwerkt' kunnen krijgen.
Tip U hoeft niet beiden velden in te vullen, alleen 'Totaal excl. OF 'Totaal incl. hoeft ingevuld te worden. Dit zorgt er tevens voor dat de kans op verschillen wordt verkleind.
3.9. Ik kan mijn boeking niet terugvinden. Boekingen kunnen, zodra ze zijn aangemaakt, niet verwijderd worden uit het pakket. De oorzaak van het zoek raken van een boeking is vaak te vinden bij een invoerfout of afwijkende status. Hieronder leest u hoe u boekingen altijd terug kunt vinden. 1.
Uitgaande factuur Ga naar Administratie -> Dagboeken -> Uitgaande facturen
156
Veel gestelde vragen
2.
Zorg er voor dat alle variabelen in het zoekscherm leeg zijn of op 'Alles' staan. Zie onderstaande afbeelding als toelichting. Zoek daarna op het factuurnummer. U zou de factuur nu moeten vinden.
3.
Inkomende factuur Ga naar Administratie -> Dagboeken -> Inkomende factuur
4.
Zorg er voor dat alle variabelen in het zoekscherm leeg zijn of op 'Alles' staan. Zie onderstaande afbeelding als toelichting. Zoek daarna op het boekstuknummer. U zou de factuur nu moeten vinden.
5.
Kas/Bankboek of Memoriaal Ga naar Administratie -> Dagboeken -> Kas/Bankboek of Memoriaal
6.
Zorg er voor dat alle variabelen in het zoekscherm leeg zijn of op 'Alles' staan. Zie onderstaande afbeelding als toelichting. Zoek daarna op het boekstuknummer. U zou het boekstuk nu moeten vinden.
3.10. Hoe komt het dat er een verschil zit tussen mijn debiteuren- of crediteurensaldo op de balans en mijn openstaande posten? Het kan voorkomen dat het saldo van de debiteuren of crediteuren, welke vermeld wordt op de balans, afwijkt van de openstaande saldo's. Hieronder leest u wat u kunt doen om er voor te zorgen dat de saldo's weer gaan gelijk lopen. 1.
Zorg er eerst voor dat u de goede saldo's met elkaar vergelijkt. Ga voor de openstaande debiteuren naar Administratie > Overzichten > Openstaande debiteuren per jaar per periode Ga voor de openstaande crediteuren naar Administratie > Overzichten > Openstaande crediteuren per jaar per periode
2.
Kijk of alle boekstukken geboekt of verwerkt zijn. Zolang dat niet het geval is kan het kloppen dat er een verschil is. Een factuur die staat aangegeven als zijnde afgeletterd in een lopend boekstuk van de bank, kas of het memoriaal wordt niet meer aangegeven als openstaande factuur zodat de betreffende debiteur niet onbedoeld wordt aangemaand en de crediteur niet dubbel wordt betaald. Echter, de boekingen van een lopend boekstuk worden niet doorgevoerd in de Balans en Winst en Verlies. Hierdoor kan een verschil ontstaan tussen de openstaande saldo's en hetgeen wat op de balans vermeld wordt.
157
Veel gestelde vragen
3.
Het is mogelijk om de periodes 0 en 13 te gebruiken voor correcties in de boekhouding. Hierdoor zou een verschil veroorzaakt kunnen zijn. Ga naar het memoriaal en zoek op de periodes 0 en 13 om te kijken of daar boekingen gedaan zijn op de grootboeken van de debiteuren en crediteuren.
4.
Als bovenstaande acties het verschil niet verklaren dan kan het zijn dat het saldo al vanaf het begin van het jaar niet klopt. Kijk op de balans in periode 0 of het saldo overeenkomt met de openstaande lijst van de debiteuren of crediteuren in het voorgaande boekjaar in periode 13. Als deze saldo's niet overeenkomen dan dient de beginbalans van het betreffende boekjaar bijgewerkt te worden. Ga hiervoor naar Administratie > Verwerkingen en Controles > Openen nieuw boekjaar met openingsbalans
3.11. Wat moet ik doen bij een nieuw boekjaar? Wanneer u een boekjaar in ons systeem afsluit, kunt u ook automatisch een beginbalans aan maken. Ga naar Administratie-> verwerking en Controles 1.
Klik op 'Openen nieuw boekjaar met openingsbalans' Het volgende scherm wordt weergegeven:
2.
Indien u beschikt over meerder administraties dient u één voor één de openingsbalans aan te maken door middel van het veranderen van de pull down administratie.
3.
De gegevens van het nieuwe boekjaar en oude boekjaar staan al ingevuld, indien dit anders dient te zijn, kunt u dat aanpassen.
4.
Selecteer het grootboek waar u het resultaat geboekt wilt hebben.
158
Veel gestelde vragen
5.
Klik vervolgens op creëer openingsbalans
3.12. Hoe pas ik de herinneringsteksten aan? Hier leest u hoe en waar u de herinneringsteksten kunt aanpassen. 1.
Ga naar Administratie > Stamgegevens > Herinneringstekst per type herinnering
2.
Als u daar heeft geklikt op Zoek dan heeft u daar een of meerdere resultaten.
3.
U kunt deze teksten zelf aanpassen en beheren. Bij het maken van nieuwe herinneringen zullen de aangepaste teksten getoond worden.
4. Stappenplan facturatie 21 procent btw 4.1. Aanmaken btw code 21 procent <step> Ga naar Administratie > Stamgegevens > Btw code / percentage instellingen 1.
Klik op Nieuw. Onderstaande scherm verschijnt in beeld.
2.
In het veld code, vult u een code in die nog niet gebruikt is
5. Beheer bedrijfsinstellingen 5.1. Hoe maak ik een gebruiker aan? Voordat er een BaseNet Internet Projects gebruiker aangemaakt kan worden dient deze als medewerker te worden ingevoerd. 1.
Ga naar Relatiebeheer > Medewerkers > Nieuw Voer de gegevens van de betreffende medewerker in.
159
Veel gestelde vragen
2.
Ga vervolgens naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Systeem > Gebruikersaccounts en selecteer de medewerker. Klik vervolgens op Maak account aan/Bewerk. Onderstaande scherm verschijnt in beeld.
3.
Mobiel nummer Wanneer de gebruiker vanaf een onbekende locatie probeert in te loggen zal er een extra sms verificatie verstuurd worden naar het mobiele nummer dat u in dit veld aangeeft.
4.
Voeg deze gebruiker toe aan de agenda van alle medewerkers Zet hier een vinkje indien u de agenda direct bij al uw reeds bestaande gebruikers inzichtelijk wilt maken. Dit kan later ook handmatig gedaan worden via Beheer > Bedrijfsinstellingen > Agenda > Medewerkers in agenda/multiagenda
5.
Klik vervolgens op Bewaar en e-mail. Er zal voor u een e-mail worden aangemaakt met de inlognaam en wachtwoord welke u kunt versturen naar de betreffende persoon. Als u klikt op Bewaar zal de gebruiker ook worden aangemaakt.
Belangrijk Er zal voor u ook een e-mailadres aangemaakt worden op basis van de achternaam en de bedrijfsnaam. Deze zal er als volgt uit zien:
[email protected]. Indien u al beschikt over een e-mailadres dan kunt u uw webhost vragen de e-mail te forwarden naar dit adres. Vraag uw accountmanager voor meer informatie.
5.2. Hoe zet ik een gebruiker op inactief? Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Systeem > Gebruikersaccounts
160
Veel gestelde vragen
1.
Klik op Zoek om alle medewerkers en gebruikers op te vragen.
2.
Dubbel klik vervolgens op de gebruikers welke u op inactief wenst te zetten. Onderstaande scherm zal verschijnen.
Zet een vinkje in het rood omcircelde veld om de gebruiker op inactief te zetten.
Belangrijk Zodra een gebruiker op inactief staat is het niet meer mogelijk in te loggen voor die gebruiker. BaseNet Internet Projects zal geen automatisch geen kosten meer in rekening brengen voor de gebruikers die op inactief staan
5.3. Hoe pas ik een brief template aan? 1.
Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Templates > Brieven
2.
Klik op Zoek om alle brieven templates op te vragen. klik vervolgens dubbel op de template die u wilt aanpassen.
3.
Klik in het nieuw geopende scherm (zie hieronder) op Download template. U zult een rtf. bestand (rich text file) aangeboden krijgen.
161
Veel gestelde vragen
4.
Volg de stappen die staan beschreven in het hier boven getoonde voorbeeld.
Tip Klik hier om te zien welke codes er beschikbaar zijn voor brieventemplates.
5.4. Hoe pas ik een e-mail template aan? 1.
Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Templates > E-mail
2.
Klik op Zoek om alle e-mail templates op te vragen. Klik vervolgens dubbel op de template die u wilt aanpassen. Onderstaande scherm zal geopend worden.
162
Veel gestelde vragen
3.
Zodra u uw wijzigingen heeft doorgevoerd in de template kunt u klikken op Bewaar.
Tip Klik hier voor voorbeelden van templatecodes.
Tip Het is mogelijk om standaard bijlages toe te voegen bij de e-mailtemplate. In bovenstaande afbeelding ziet u het onderdeel Bijlagen rood omcirkeld aangegeven.
5.5. Is het mogelijk in extra vrij velden of nieuwe velden te maken? Het is mogelijk om nieuwe velden te toe voegen in uw omgeving. Wij noemen dit 'flexvelden'. Neem contact op met uw accountmanager als u hier mee informatie over wilt ontvangen.
5.6. Kan ik ook gegevens importeren in BaseNet? Ja dat is mogelijk. Neem hiervoor contact op met de servicedesk. Via Beheer > Bedrijfsinstellingen > Gegevens importeren, wordt het dan mogelijk te importeren. Klik hier voor meer informatie over het importeren van relaties.
163
Veel gestelde vragen
6. Persoonlijke instellingen 6.1. Hoe pas ik mijn wachtwoord aan? Ga naar Beheer > Persoonlijke instellingen > Wachtwoord veranderen Hier kunt u uw wachtwoord aanpassen. Vergeet niet om op Bewaar te klikken!
6.2. Hoe reset ik de login? (foutieve login) Wanneer een gebruiker vijf keer foutief heeft geprobeerd in te loggen wordt zijn of haar account geblokkeerd.
Belangrijk Niet alle gebruikers hebben de mogelijkheid om dit te resetten. Er is altijd minstens een gebruiker die deze wijziging kan doorvoeren. 1.
Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Gebruikersaccounts
2.
Klik op Zoek om alle gebruikers en medewerkers op te vragen. Open de betreffende gebruiker door er op dubbel te klikken.
3.
Onderaan in het nieuw geopende scherm (zie hieronder) kunt u het aantal foutieve logins terug zetten op nul. Hierna kan de betreffende gebruiker weer inloggen.
164
Veel gestelde vragen
6.3. Hoe zorg ik er voor dat ik inzage krijg in de agenda van mijn collega's? Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Agenda > Medewerkers in agenda Indien u niet over bedrijfsinstellingen beschikt is dit niet mogelijk. Hier kunt u per gebruiker aangeven in welke agenda inzage mogelijk moet zijn. Klik op Bewaar om de wijzigingen op te slaan. Klik op Copy to Multi om de wijzigingen ook te verwerken in de multi-agenda. Klik op Copy to Std om de aangegeven selectie ook standaard te selecteren in de multi-agenda.
6.4. Hoe werkt Webdav?
7. Overig 7.1. BaseNet opent geen nieuwe schermen vanwege een pop-up blocker. Hoe pas ik dat aan? Voordat u dit kunt voorkomen, dient u te weten of te achterhalen met welke browser u werkt. Indien u op onderstaande logo klikt om op internet te komen dan werkt u met Internet Explorer als browser.
165
Veel gestelde vragen
Indien u op onderstaande logo klikt om op internet te komen dan werkt u met Firefox als browser.
166
Veel gestelde vragen
Hier leest u welke stappen u kunt ondernemen indien u gebruik maakt van Internet Explorer (IE) 1.
Ga naar Extra > Pop-upblokkering > Instellingen voor pop-upblokkering.
2.
Typ daar 'crm.basenet.nl'. Zie onderstaande afbeeling.
167
Veel gestelde vragen
Hier leest u welke stappen u kunt ondernemen indien u gebruik maakt van Firefox.
1.
Ga naar Extra > Opties > Inhoud > Pop-upvensters blokkeren > Uitzonderingen.
2.
Typ daar 'crm.basenet.nl'. Zie onderstaande afbeeling.
168
Veel gestelde vragen
Belangrijk In sommige gevallen is een toolbar de boosdoener, in veel gevallen gaat het dan om de Google toolbar. Dat gaat als volgt:
169
