Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer

HKB_IV-0_p01-06 Page 1 Thursday, May 13, 2004 2:34 PM

IV

Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer

Handboek Kwaliteitszorg Brandweer | juni 2004

IV-0-1


IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer

Postbus 30435 2500 GK Den Haag Telefax: 070-3169201 www.vnguitgeverij.nl © VNG Uitgeverij, Den Haag 2004 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel de auteur en de uitgever het boek met de uiterste zorg hebben samengesteld, kunnen zij geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor een eventuele onvolledigheid of onjuistheid, dan wel de gevolgen daarvan.

IV-0-2



IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Samenvatting

Samenvatting In deze handleiding wordt toegelicht op welke wijzen de voortgang van het proces van verbeteren en vernieuwen van gemeentelijke brandweerkorpsen, het regionaal bureau en de regionale brandweer als geheel wordt getoetst. Toepassing van integrale kwaliteitszorg bij de brandweer houdt in de eerste plaats in dat alle gemeentelijke brandweerkorpsen en het regionaal bureau zich afzonderlijk een beeld vormen van het niveau van de dienstverlening. Het gaat hierbij om de stand van zaken op het gebied van de brandweerzorg, de zorg voor de rampenbestrijding en de hiermee samenhangende bedrijfsvoering. Als referentie wordt hierbij gebruik gemaakt van het door het Netwerk kwaliteitszorg brandweer van de NVBR ontwikkelde "Normenboek Brandweer". Op basis hiervan wordt een interne audit uitgevoerd door daartoe opgeleide ‘interne auditors’ uit andere brandweerkorpsen binnen de regio en het regionaal bureau. Het globale beeld van de organisatie- en kwaliteitsontwikkeling dat dit oplevert, wordt verdiept in een positiebepaling en vervolgens in een zelfevaluatie. De zelfbeschrijvingen van gemeentelijke brandweerkorpsen en van het regionaal bureau als resultaat van de door hen uitgevoerde zelfevaluaties worden gecombineerd in de gecombineerde zelfbeschrijving op regionaal niveau. De gecombineerde zelfbeschrijving wordt vervolgens onderworpen aan een externe audit. Deze wordt uitgevoerd door daartoe opgeleide zogenaamde externe auditors van brandweerkorpsen, gemeenten en partnerorganisaties elders uit Nederland. Integrale kwaliteitszorg komt tot uitdrukking in een proces van voortdurend verbeteren en vernieuwen. Op basis van de zelfbeschrijvingen en positiebepalingen worden daarom zowel door gemeentelijke brandweerkorpsen als het regionaal bureau verbeterplannen opgesteld. De voortgang van de uitvoering van de verbeterplannen van de gemeentelijke brandweerkorpsen wordt geëvalueerd aan de hand van een interne visitatie. Een burgemeester van een andere gemeente en leidinggevenden van andere brandweerkorpsen en eventueel partnerorganisaties voeren de interne visitatie uit. De verbeterplannen van het regionaal bureau en van de gemeentelijke brandweerkorpsen worden gecombineerd in het regionaal verbeterplan. Het regionaal verbeterplan wordt geëvalueerd aan de hand van een intercollegiale visitatie. Deze wordt uitgevoerd door een voorzitter van een andere regionale brandweer en leidinggevenden van andere regionale en gemeentelijke brandweren en partnerorganisaties. In deze "Handleiding audits en visitaties bij de brandweer" wordt toegelicht wat in- en externe audits, interne en intercollegiale visitaties inhouden en hoe ze worden georganiseerd.


IV-0-3



IV-0-4



IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Inhoud

Inhoud 1

Inleiding

IV-1-1

2 2.1 2.2 2.3

Opzet van de toetsingen Interne audit en interne visitatie Externe audit en intercollegiale visitatie Eisen te stellen aan auditors

IV-2-1 IV-2-1 IV-2-1 IV-2-2

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Interne audits De samenstelling van interne auditteams Voorbereiding interne audit Uitvoering interne audit Evaluatie interne audit

IV-3-1 IV-3-1 IV-3-1 IV-3-2 IV-3-3

4 4.1 4.2 4.3 4.4

Externe audits De samenstelling van externe auditteams Voorbereiding externe audit Uitvoering externe audit Evaluatie externe audit

IV-4-1 IV-4-1 IV-4-1 IV-4-2 IV-4-9

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

Interne visitaties Eisen te stellen aan interne visitators De samenstelling van interne visitatieteams Voorbereiding interne visitatie Uitvoering interne visitatie Rapportage interne visitatie Evaluatie intern visitatieteam

IV-5-1 IV-5-1 IV-5-2 IV-5-2 IV-5-2 IV-5-3 IV-5-4

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

Intercollegiale visitaties Eisen te stellen aan intercollegiale visitators De samenstelling van intercollegiale visitatieteams Voorbereiding intercollegiale visitatie Uitvoering intercollegiale visitatie Rapportage intercollegiale visitatie Evaluatie intercollegiaal visitatieteam

IV-6-1 IV-6-1 IV-6-2 IV-6-2 IV-6-3 IV-6-3 IV-6-4

7

Communicatie

IV-7-1

Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4A Bijlage 4B Bijlage 4C Bijlage 4D

Standaardcontract voor externe audits en intercollegiale visitaties Auditor- & visitatorprofiel Gedragscode voor auditors, auditleiders, visitators en voorzitters van visitatieteams Stappenplan voor interne audits Stappenplan voor externe audits Stappenplan voor interne visitaties Stappenplan voor intercollegiale visitaties


IV-bijl 1-1 IV-bijl 2-1 IV-bijl 3-1 IV-bijl 4A-1 IV-bijl 4B-1 IV-bijl 4C-1 IV-bijl 4D-1

IV-0-5



IV-0-6



IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer 1 Inleiding

1

Inleiding

Elk verbeteren vernieuwingsproces maakt het noodzakelijk om te toetsen of de gestelde verbeterdoelstellingen zijn gehaald. Die noodzaak is er enerzijds om te voorkomen dat het kwaliteitsverbeteringproces een te vrijblijvend karakter krijgt en anderzijds om het management en het bestuur in staat te stellen om rekenschap af te leggen over de voortgang van de kwaliteitsontwikkeling binnen de brandweerorganisatie. Audits en visitaties zijn bruikbare instrumenten om de voortgang van het verbeterproces te meten. De doelen die beoogd worden met het houden van audits en visitaties binnen het kwaliteitssysteem zijn: – het korps kan zich een beeld vormen van de ontwikkelingsfase waarin het zich bevindt; – het management kan zijn eigen bevindingen over de voortgang van de kwaliteitsontwikkeling en tevens de effecten van verbetermaatregelen toetsen; – het management en het bestuur kunnen het kwaliteitsverbeteringbeleid evalueren en zonodig de doelstellingen wijzigen; – het management, en in afgeleide zin het bestuur, kunnen rekenschap afleggen over het gevoerde kwaliteitsverbeteringbeleid. In de handleiding "Kwaliteitszorgsysteem Brandweer" staat beschreven hoe het INK-managementmodel is vertaald voor gebruik binnen de brandweerorganisatie. Het kwaliteitszorgsysteem kent een vierjarige cyclus, gelijk opgaand met de beleids- en planningscyclus die de brandweer al kent. In het eerste jaar wordt door de regionale brandweer en de hierin samenwerkende brandweerkorpsen een gezamenlijke visie op brandweerzorg en de rol van kwaliteitszorg geformuleerd of een bestaande visie op actualiteit geëvalueerd. In samenhang hiermee vormen de gemeentelijke brandweerkorpsen en het regionaal bureau zich een beeld van hun feitelijk functioneren en kiezen ze een onderling afgestemde nagestreefde ontwikkelingsfase. Om zich een beeld van hun feitelijk functioneren te vormen wordt zowel bij de (inter) gemeentelijke brandweerkorpsen als bij het regionaal bureau een interne audit gehouden aan de hand van het "Normenboek Brandweer", met name gericht op de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de brandweerzorg, de zorg voor de rampenbestrijding en de hiermee samenhangende bedrijfsvoering. Op basis van de resultaten hiervan kunnen een aantal eerste verbeteren vernieuwingsacties zichtbaar worden gemaakt en in gang worden gezet. In het tweede jaar wordt een positiebepaling uitgevoerd en verder verdiept in een zelfevaluatie. Het resultaat hiervan is een zelfbeschrijving. Naar aanleiding hiervan stelt elk gemeentelijk brandweerkorps en het regionaal bureau een verbeterplan op. De zelfbeschrijvingen van de gemeentelijke brandweerkorpsen en van het regionaal bureau worden gecombineerd tot de gecombineerde zelfbeschrijving op regionaal niveau. Op basis daarvan wordt een regionaal verbeterplan opgesteld. In het derde jaar wordt de gecombineerde zelfbeschrijving onderworpen aan een externe audit op regionale schaal. Deze audit volgt de INK-systematiek voor externe audits. In het vierde jaar worden de lokale verbeterplannen en die van het regionaal bureau onderworpen aan een interne visitatie. Het regionaal verbeterplan wordt onderworpen aan een intercollegiale visitatie. Tijdens de vierjarige kwaliteitscyclus kan het verbeteren vernieuwingstraject een krachtige impuls worden gegeven door de eigen prestaties te vergelijken met die van andere gemeentelijke brandweerkorpsen of regionale bureaus. Toepassing van benchmarking vormt hierbij een belangrijk hulpmiddel. Door middel van meten, vergelijken en verbeteren in zogenaamde vergelijkingskringen analyseren deelnemende brandweerkorpsen eigen en andermans prestaties op verbetermogelijkheden. In het vijfde jaar begint de cyclus opnieuw en wordt weer een interne audit binnen de gemeentelijke korpsen en het regionaal bureau gehouden.


IV-1-1


IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer 1 Inleiding

De gang van zaken bij de positiebepaling en de zelfevaluatie zijn beschreven in respectievelijk de "Toelichting voor de brandweer op de INK-handleiding positiebepaling" en de "Gids voor zelfevaluatie bij de brandweer". Deze handleiding "Audits en visitaties bij de brandweer" geeft richtlijnen voor de opzet, voorbereiding, uitvoering en rapportage van de interne en externe audits en de interne en intercollegiale visitaties. Deze richtlijnen hebben tot doel de uniformiteit in de uitvoering en daarmee de objectiviteit van audits en visitaties te bevorderen en de vergelijkbaarheid tussen de korpsen en regio’s op landelijk niveau inzichtelijk te maken.

Gemeentelijke Brandweer Jaar 1

Regionale Brandweer

Regionaal Bureau

Visie op brandweerzorg Bewustwording

Jaar 2

Interne Audit

Interne Audit

Positiebepaling

Positiebepaling

Zelfevaluatie

Gecombineerde zelfbeschrijving

Zelfevaluatie

Verbeterplan

Regionaal Verbeterplan

Verbeterplan

Jaar 3 Jaar 4

Externe Audit Interne Visitatie

Jaar 1

Jaar 4

IV-1-2

Intercollegiale Visitatie Benchmarking

Indicatoren bepalen

Data verzamelen

Data verwerken & bijstellen indicatoren

Prestaties vergelijken



IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer 2 Opzet van de toetsingen

2

Opzet van de toetsingen

Er dient onderscheid te worden gemaakt tussen de toetsingen op het niveau van een gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau en op het niveau van de regionale brandweer als geheel.

2.1

Interne audit en interne visitatie

De toetsingen op gemeentelijk niveau (interne audit) worden aan het begin van de vierjaarlijkse kwaliteitscyclus, in het eerste jaar, georganiseerd en uitgevoerd door leidinggevenden en staffunctionarissen van gemeentelijke brandweerkorpsen en eventueel partnerorganisaties binnen de eigen regio. Ze zijn gericht op de activiteiten en plannen van een enkel korps of – uitsluitend voor wat betreft een interne audit - het regionaal bureau. De coördinatie ligt bij de regionale brandweer. De opdrachtgevers van interne audits zijn de commandanten van de gemeentelijk korpsen en de commandant van de regionale brandweer (voor het regionaal bureau). Aan hen wordt ook gerapporteerd. Door middel van een interne audit toetst het auditteam aan de hand van de indicatoren in het "Normenboek Brandweer" wat de stand van zaken is met betrekking tot de uitvoering van de brandweerzorg, de zorg voor de rampenbestrijding en de hiermee samenhangende bedrijfsvoering in het gemeentelijk brandweerkorps of het regionaal bureau. Op basis van de resultaten van een interne audit wordt een eerste aanzet voor het verbeterplan opgesteld. Het volledige verbeterplan kan pas worden opgesteld als in het tweede jaar van de kwaliteitscyclus ook de positiebepaling en de zelfevaluatie zijn uitgevoerd. In het verbeterplan worden de verbeteren vernieuwingsprojecten opgenomen, inclusief de planning van de realisatie en de begroting van de daarmee gepaard gaande kosten. Een intern auditteam bestaat uit tot intern auditor opgeleide leidinggevenden en staffunctionarissen leidinggevenden en staffunctionarissen van gemeentelijke brandweerkorpsen en het regionaal bureau. De voortgang van de verbeterplannen van de gemeentelijke brandweerkorpsen wordt aan het einde van de vierjarige kwaliteitscyclus, in het vierde jaar, gevisiteerd. Opdrachtgever van een interne visitatie is de burgemeester van de gemeente van het betreffende gemeentelijke brandweerkorps. Aan hem of haar wordt ook gerapporteerd. Een intern visitatieteam bestaat uit een burgemeester en een commandant van een andere gemeente, één of meer leidinggevenden of staffunctionarissen van andere gemeentelijke brandweerkorpsen uit de brandweer- of veiligheidsregio of het regionaal bureau en zo mogelijk één of meer leidinggevenden van gemeenten en partnerorganisaties zoals de regiopolitie en GHOR. Degenen die in het audit- of visitatieteam zitten, dienen onafhankelijk te staan ten opzichte van de organisatie die zij toetsen. Daarom zullen de leden van een intern audit- of visitatieteam alleen de toetsing van de zelfbeschrijving (interne audit) en van de verbeterplannen (interne visitatie) van een ander korps binnen dezelfde regio en van het regionaal bureau uitvoeren. Bij de interne audit van het regionaal bureau zullen met het oog op de onafhankelijkheid over het algemeen geen leidinggevenden of staffunctionarissen van het regionaal bureau zelf als interne auditors fungeren.

2.2

Externe audit en intercollegiale visitatie

De toetsingen op regionaal niveau (externe audit en intercollegiale visitatie) worden uitgevoerd door een extern audit- respectievelijk intercollegiaal visitatieteam. Een extern auditteam is samengesteld uit tot INK-auditor opgeleide brandweermanagers van buiten de eigen regio, zo mogelijk aangevuld met één of meer tot INK auditor opgeleide managers van politie, GHOR of een gemeente en een externe eveneens tot INK-auditor opgeleide kwaliteitsdeskundige. Een intercollegiaal visitatieteam bestaat uit een voorzitter van een regionale brandweer (teamleider), een regionaal en een gemeentelijk commandant brandweer en


IV-2-1



zo mogelijk diensthoofden van gemeenten (gemeentesecretaris) en partnerorganisaties zoals regiopolitie en GHOR. Een externe audit vindt plaats in het derde jaar van de kwaliteitscyclus. Bij een externe audit wordt de gecombineerde zelfbeschrijving van de regionale brandweer getoetst. De gecombineerde zelfbeschrijving is het geheel van de zelfbeschrijvingen van de gemeentelijke korpsen en van het regionaal bureau binnen een regionale brandweer of veiligheidsregio. Een zelfbeschrijving is het resultaat van een zelfevaluatie dat door een gemeentelijk brandweerkorps of het regionaal bureau is uitgevoerd. Een intercollegiale visitatie vindt plaats in het vierde jaar van de kwaliteitscyclus. Bij een intercollegiale visitatie wordt de uitvoering van het regionaal verbeterplan getoetst. Het regionaal verbeterplan is het geheel van de verbeteren vernieuwingsplannen van gemeentelijke korpsen en van het regionaal bureau binnen een regionale brandweer of veiligheidsregio. Een verbeterplan omvat de verbeteren vernieuwingsactiviteiten en projecten zoals die uit de interne audit, de positiebepaling en de zelfevaluatie van een gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau naar voren zijn gekomen. In een verbeterplan zijn verbeteren vernieuwingsactiviteiten gekozen die moeten bijdragen aan het realiseren van de regionale visie op brandweerzorg, de hiervan afgeleide strategische doelstellingen, de nagestreefde ontwikkelingsfase van het gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau en de gekozen strategie om één en ander te bereiken. In het verbeterplan zijn uiteraard ook termijnen, beschikbare menskracht en noodzakelijke financiële en andere middelen opgenomen. Het regionaal verbeterplan sluit minstens aan op en wordt in principe daarom opgenomen in het regionaal organisatieplan brandweer dat door het algemeen bestuur elke vier jaar moet worden vastgesteld. Een externe audit en een intercollegiale visitatie zijn gericht op de kwaliteitsontwikkeling, het permanente proces van verbeteren en vernieuwen, van de regionale brandweer én de hierin samenwerkende gemeentelijke brandweerkorpsen. De opdrachtgever van een externe audit en intercollegiale visitatie is de voorzitter van de regionale brandweer, aan wie ook wordt gerapporteerd. De organisatie van externe audits en intercollegiale visitaties berust bij het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer.

2.3

Eisen te stellen aan auditors

Het is belangrijk dat de audits op een doeltreffende en onderling vergelijkbare manier worden uitgevoerd. Daarvoor zijn naast een goed omschreven auditproces ook gekwalificeerde auditors nodig. De auditors vormen samen met de auditleider het auditteam. Onafhankelijkheid en integriteit van een auditor zijn van wezenlijk belang bij de uitvoering van een audit. Tegelijkertijd wordt een collegiale en constructieve opstelling gevraagd. Belangrijk is het besef bij een auditor dat hij werkzaam is ten behoeve van de collega's van een ander korps in hun streven naar verbetering. Daarbij dient begrip voor een situatie niet te worden verward met persoonlijke verbondenheid (sympathie). Het is voorts niet de bedoeling om binnen de te auditten organisatie één of meer schuldigen aan te wijzen op basis van feitenmateriaal. Een auditor neemt dit feitenmateriaal zoals het is en beoordeelt het in termen van het INK managementmodel naar sterke punten, gebieden voor verbetering, opzet, implementatie respectievelijk aanpak, uitkomst en gebruik. In de praktijk komt het objectief beoordelen neer op een intersubjectieve beoordeling door een team van gekwalificeerde auditors. Dit vraagt van elke auditor de bereidheid en het vermogen om als teamlid te functioneren in het voor een bepaalde audit samengesteld team en tot een gezamenlijk gedragen resultaat te komen. In bijlage 2 zijn de gewenste kenmerken nader uitgewerkt in het profiel voor auditors. Een auditor moet voldoen aan hoge kwaliteitsnormen. Het is essentieel dat de auditor beschikt over ruime ervaring en kennis van het brandweervak. De auditor moet goed in staat zijn om vanuit de systematiek van het INK-managementmodel inzicht in een gemeentelijk brandweerkorps, een regionaal bureau of de regionale brandweer als geheel te krijgen en dwarsverbanden te leggen. Aanwijsbare affiniteit met en ervaring in verbeteren/of kwaliteitsprojecten is wenselijk. Om interne audits te mogen uitvoeren dient de auditor de opleiding tot intern brandweerauditor te hebben gevolgd. Om externe audits te mogen uitvoeren dient de auditor de specifieke, op de brandweerorganisatie toegesneden, INK-auditor opleiding te hebben gevolgd. Eerst nadat de tot INK-auditor opgeleide externe

IV-2-2




auditor een externe audit in het kader van het Kwaliteitszorgsysteem Brandweer of een door het INK georganiseerde externe audit in een andere organisatie heeft uitgevoerd is sprake van de kwalificatie gecertificeerde INK-auditor. Opleiding en training zijn vereist om binnen het team op eenduidige en slagvaardige wijze te werken en te komen tot een kwaliteitsproduct. Naast de standaard auditor opleiding kan het nodig zijn om in een aanvullende cursus aandacht te besteden aan een aantal specifieke auditvaardigheden en kennis op het gebied van sturing en kwaliteitszorg van organisaties. Naarmate een auditor minimaal twee maal op een voor de auditleider als bevredigend beoordeelde wijze aan een externe audit heeft deelgenomen, krijgt betrokkene de kwalificatie van senior auditor. Voor de taak van auditleider zijn naast ervaring in het uitvoeren van externe audits specifieke persoonlijke eigenschappen vereist. Deze zijn uitgewerkt in het profiel in bijlage 2.


IV-2-3



IV-2-4



IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer 3 Interne audits

3

Interne audits

3.1

De samenstelling van interne auditteams

Voor interne audits ligt de coördinatie van de teamsamenstelling bij de commandant van de regionale brandweer in afstemming met de regionale kwaliteitsfunctie brandweer of regionaal kwaliteitsbureau). Een intern auditteam bestaat uit circa vier personen die allen de opleiding tot interne brandweerauditor hebben gevolgd. De teamleider dient de kwalificatie van senior-auditor te hebben. Hij of zij heeft de op de brandweer toegesneden INK-auditoropleiding gevolgd, is door middel van praktijkervaring gecertificeerd, heeft aan tenminste twee externe audits als INK-auditor1 meegewerkt en is daarom bevoegd om interne audits te leiden. De overige leden kunnen volstaan met de kortere, zogenaamde interne brandweer auditor-opleiding en hebben zo mogelijk praktijkervaring opgedaan bij eerdere op het Kwaliteitszorgsysteem Brandweer toegesneden interne audits. Eén van de leden van het team is de secretaris, die in samenspraak met de teamleider het concept-auditrapport opstelt tijdens de afstemming met het interne auditteam. De commandant van de regionale brandweer en de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer zorgen in afstemming met de teamleider voor een evenwichtige samenstelling van het auditteam. De teamsamenstelling wordt uiterlijk negen weken voor de interne audit afgerond en door de commandant van regionale brandweer schriftelijk aan de leden van het interne auditteam medegedeeld. De gezamenlijke leden dekken qua kennis en ervaring in principe alle onderdelen van de veiligheidsketen voor brandweerzorg en rampenbestrijding af, van pro-actie tot en met nazorg, plus de bedrijfsvoering. Eventueel kunnen ook managers van partnerorganisaties uit de rampenbestrijding (politie en geneeskundige hulpverlening) of van gemeentelijke diensten in het interne auditteam worden opgenomen. Dit past binnen de toenemende samenwerking en ketenafstemming tussen de partners in de veiligheidsregio.

3.2

Voorbereiding interne audit

De auditplanning voor de gehele regio wordt opgezet door het regionale kwaliteitsbureau en afgestemd met de gemeenten (gemeentelijke brandweerkorpsen) en de interne auditors, waarna de planning wordt vastgesteld door de regionaal commandant brandweer en de gezamenlijke gemeentelijke commandanten. Voor het programma van de interne audit zelf is een model stappenplan (zie bijlage 4A) beschikbaar, dat dient als basis voor het definitieve programma per gemeentelijk korps of regionaal bureau. Het stappenplan wordt uiterlijk negen weken voor de interne audit door de commandant van de regionale brandweer aan de leden van het interne auditteam en het te auditten gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau toegezonden. Een interne audit duurt voor het te auditten gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau vier aaneengesloten dagdelen waarvan één avond, zodat ook de vrijwillige leden van het gemeentelijk brandweerkorps betrokken kunnen worden in de audit-gesprekken. De personen met wie tijdens het zogenaamde auditbezoek aan het gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau wordt gesproken hoeven zich slechts gedurende een gedeelte van deze vier dagdelen beschikbaar te stellen.

1.

Bij de eerste cyclus van interne audits zal het vermoedelijk niet mogelijk zijn dat alle auditleiders aan de ervaringseis van twee INK-audits hebben voldaan. In overleg met het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer zal hiervoor een oplossing worden gezocht. Mogelijk wordt hierbij een beroep gedaan op externe senior auditors van de politie en/of GHOR en gemeenten.


IV-3-1



Voor de leden van het interne auditteam is inclusief de noodzakelijke voorbereidingen en evaluatie voor elke interne audit een inspanning van acht dagdelen noodzakelijk, voor de interne auditleider zijn dit er negen en voor de secretaris dertien. Voordat een auditteam ter plekke een interne audit kan komen uitvoeren, dient het gemeentelijk brandweerkorps of het regionaal bureau zelf voldoende voorwerk te hebben verricht. Ter voorbereiding van de auditors dient de commandant vooraf schriftelijke informatie aan te leveren over de organisatie, waaronder een beschrijving van de situatie binnen het korps of het regionaal bureau inclusief een organogram, het beleidsplan, nieuwe ontwikkelingen, lopende verbeteracties, eventuele eerdere auditresultaten en dergelijke. Het interne audit-proces start met de aankondigingsbrief van de regionale kwaliteitsfunctionaris aan de commandant van het betreffende gemeentelijk brandweerkorps of het regionaal bureau, inclusief een programmavoorstel en de gegevens van de auditors, circa drie maanden voor de geplande datum waarop de interne audit wordt aangevangen. De door de gemeentelijk of regionaal commandant brandweer aan te leveren documenten worden circa vier weken voor de audit doorgestuurd naar de desbetreffende auditors. Hiermee krijgen de auditors inzicht in de organisatie en de voortgang van de kwaliteitsontwikkeling bij het te auditten gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau. In een voorbereidingsbijeenkomst bespreken de auditors hun individuele bevindingen en tevens de taakverdeling binnen het auditteam en eventuele gewenste aanpassingen aan het programma. De gemeentelijk of regionaal commandant brandweer zorgt dat de gevraagde aanpassingen zoveel mogelijk worden gehonoreerd. Verder moet de commandant van het gemeentelijk brandweerkorps of het hoofd van het regionaal bureau waar de interne audit zal worden uitgevoerd: – het eigen gemeentelijk korps of het regionaal bureau informeren over de doelstelling van en de gang van zaken rond de interne audit; – alle gelegenheid en medewerking geven aan het interne auditteam om een doeltreffend en doelmatig auditproces te doorlopen, met name wat betreft het korpsbezoek; – toegang verlenen tot alle voorzieningen en tot al het feitenmateriaal dat door het interne auditteam wordt verlangd; – rekening houden met de gedragscode voor auditors, auditleiders, visitators en voorzitters van visitatieteams (bijlage 3).

3.3

Uitvoering interne audit

Met een interne audit zal naar verwachting per afzonderlijk gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau minder tijd gemoeid zijn dan met de externe audit op regionaal niveau. Dit hangt samen met het verschil in karakter, te weten de toetsing van de mate van uitvoering van de brandweerzorg, de zorg voor de rampenbestrijding en de hiermee samenhangende bedrijfsvoering aan de hand van de indicatoren van de door het Netwerk kwaliteitszorg brandweer van de NVBR ontwikkelde "Normenboek Brandweer". Doordat het "Normenboek Brandweer" volgens een matrixstructuur is opgebouwd waarin naast de schakels van de veiligheidsketen en bedrijfsvoering ook een relatie wordt gelegd naar de organisatie- en resultaatgebieden van het INK-managementmodel, geeft de uitkomst van de interne audit direct aanknopingspunten voor het selecteren van de eerste verbeteren vernieuwingsacties voor het later op te stellen verbeterplan. De uitvoering van een interne audit zal naar verwachting bovendien sneller verlopen naarmate binnen de regionale brandweer sprake is van standaardisatie bij het opstellen van de zelfbeschrijvingen en de interne auditors voldoende bekend zijn met de situatie in het te auditten gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau.

IV-3-2




Wel moet de eis overeind blijven dat de betrokken auditors onafhankelijk staan ten opzichte van het te toetsen gemeentelijke brandweerkorps of regionaal bureau. Het auditbezoek start met een openingsbijeenkomst van het auditteam met de burgemeester en de commandant (bij de interne audit van een gemeentelijk brandweerkorps), respectievelijk met de voorzitter of portefeuillehouder bedrijfsvoering en de commandant van de regionale brandweer (bij de interne audit van het regionaal bureau) en zo mogelijk alle andere auditees. Het doel van de audit, het bezoekprogramma en ontwikkelingen sinds de vorige audit komen daarbij aan de orde. Daarna gaat het auditteam in groepjes van twee personen gesprekken voeren met de leidinggevenden en medewerkers volgens het vastgestelde programma. Tijdens het auditbezoek worden de aangetroffen situaties en de beschikbare actuele documenten besproken en beoordeeld aan de hand van het ‘Normenboek Brandweer’. De resultaten worden vastgelegd naar de mate van realisatie van de norm. Hiervoor kunnen de volgende kwalificaties worden gebruikt: – niet voldoende: de norm wordt niet of in zeer geringe mate conform de beschrijving gerealiseerd; – bijna voldoende: de norm wordt ten dele conform de beschrijving gerealiseerd; – voldoende: de norm wordt gerealiseerd conform de beschrijving en de toelichting op de norm; – ruim voldoende: de norm wordt gerealiseerd en bovendien wordt conform de beschrijving een wezenlijke extra bijdrage geleverd aan de verbetering van de kwaliteit. Na afloop van het bezoekprogramma komt het intern auditteam bijeen in een consensusbijeenkomst om hun bevindingen te bespreken en de definitieve beoordeling vast te stellen. De regionale kwaliteitsfunctionaris is als toehoorder ook bij deze bijeenkomst aanwezig. Op basis van de gezamenlijk vastgestelde conclusies met betrekking tot het auditbezoek stelt de secretaris in afstemming met de auditleider de rapportage op. In de rapportage wordt aangegeven welk niveau van realisatie van de normen is bereikt door het brandweerkorps of het regionaal bureau. In de toelichting worden de feitelijke constateringen waarop de beoordeling is gebaseerd, benoemd. De sterke punten en de verbeterpunten zoals die uit de interne audit naar voren komen completeren de rapportage. Het rapport wordt door de auditleider binnen twee weken na afloop van het auditbezoek als concept verstuurd naar de opdrachtgevende gemeentelijk of regionaal commandant brandweer en naar de regionale kwaliteitsfunctionaris. Indien de commandant brandweer van mening is dat het conceptrapport feitelijke onjuistheden bevat, laat hij dit binnen een week na ontvangst schriftelijk aan de secretaris van het auditteam weten. De secretaris past in afstemming met de auditleider zonodig het conceptrapport aan en zendt dit binnen een week na ontvangst van de mededeling dat het conceptrapport geen of juist wel aanleiding tot commentaar geeft opnieuw naar de opdrachtgevende commandant brandweer en de regionale kwaliteitsfunctionaris. Binnen een week na ontvangst van de definitieve interne auditrapportage bevestigt de opdrachtgevende commandant aan de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer dat geen bezwaar bestaat tegen verspreiding van de interne auditrapportage voor eigen gebruik onder de leden van het interne auditteam, onder oplegging van geheimhouding. De opdrachtgevende commandant stelt de burgemeester, de leidinggevenden en medewerkers en de personeelsvertegenwoordiging van het gemeentelijk brandweerkorps, respectievelijk de voorzitter en/of de portefeuillehouder bedrijfsvoering van de regionale brandweer, het hoofd en de medewerkers van het regionaal bureau en de personeelsvertegenwoordiging van de regionale brandweer in kennis van het interne auditrapport.

3.4

Evaluatie interne audit

Kort na de interne audit (binnen vier weken na ontvangst van het definitieve auditrapport) houden de auditleider en de secretaris van het auditteam een evaluatiegesprek met de burgemeester en de commandant van de betreffende gemeentelijke brandweer, respectievelijk met de voorzitter of portefeuillehouder


IV-3-3



bedrijfsvoering, de commandant en het hoofd regionaal bureau van de betreffende regionale brandweer. Ook de regionale kwaliteitsfunctionaris is bij dit gesprek aanwezig. Tijdens dit gesprek komt naast het auditrapport met de resultaten van de interne audit ook aan de orde hoe het gemeentelijk brandweerkorps of het regionaal bureau het instrument “interne audit” hebben ervaren. Het gaat hierbij zowel om de bruikbaarheid als de uitvoering ervan. Binnen vier weken na ontvangst van de definitieve interne auditrapportage houdt het interne auditteam zelf een korte interne evaluatie onder leiding van de auditleider over de gang van zaken bij de zojuist gehouden interne audit. Bij deze evaluatievergadering is ook de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer aanwezig. De secretaris van het interne auditteam maakt hiervan een beknopt dat door de auditleider aan de opdrachtgevende commandant en de commandant van de regionale brandweer wordt gezonden. De verschillende onderdelen (stappen) van een interne audit en het totale tijdsbeslag zijn samengevat in een schema in bijlage 4A.

IV-3-4



IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer 4 Externe audits

4

Externe audits

4.1

De samenstelling van externe auditteams

Voor het uitvoeren van externe audits zal een landelijke pool worden gevomd van ongeveer honderd personen die de op de brandweer toegesneden INK-auditor-opleiding of – voorzover het leidinggevenden van gemeenten, GHOR en regiopolitie en externe kwaliteitsdeskundigen betreft, de opleiding tot INKauditor hebben gevolgd. Door het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer wordt uit deze pool een extern auditteam samengesteld. Ieder korps dat een aanvraag voor auditors indient, is verplicht zelf ook opgeleide brandweer INK-auditors voor de pool beschikbaar te stellen. Wanneer een korps personen aanmeldt voor de auditorspool, betekent dat ook een principeakkoord over hun beschikbaarheid in geval van deelname aan een externe audit bij een andere regionale brandweer. Hiertoe wordt afhankelijk van de aanstelling van de externe auditor door de commandant van het gemeentelijk brandweerkorps of van de regionale brandweer, de externe auditor en het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer een overeenkomst gesloten. (zie bijlage 1) Daarnaast wordt een bestand opgebouwd van externe gecertificeerde INK-auditors, dat wil zeggen van buiten de brandweerorganisatie, zoals regiopolitie, GHOR en gemeenten. Er zullen geen vaste teams worden geformeerd. Afhankelijk van de beschikbaarheid en eventueel andere knelpunten worden auditors in principe één tot maximaal twee keer per jaar ingezet voor een externe audit bij een andere regionale brandweer. Het auditteam dat een externe audit gaat uitvoeren, bestaat uit vijf tot zes personen, te weten vier personen uit de brandweerorganisatie en één of twee personen van daarbuiten. Tenminste twee teamleden, waaronder de teamleider, voldoen aan de kwalificatie van senior-auditor. Om voor deze kwalificatie in aanmerking te komen moet de auditor aan minimaal twee externe brandweeraudits of zogenaamde INK-audits hebben meegewerkt. Daarnaast wordt de mogelijkheid open gehouden om als auditor een tot INK-auditor opgeleide en/of gecertificeerde persoon van een partnerorganisatie uit de rampenbestrijding (politie, GHOR of een gemeente) of tot INK-auditor gecertificeerde externe kwaliteitsdeskundige toe te voegen. De samenstelling van een team kan per externe audit verschillen en moet bij voorkeur toegesneden zijn op de specifieke aspecten (aard van het gebied, dominante veiligheidsrisico’s, omvang en organisatievorm van de brandweer en dergelijke) die voor de betreffende regio van belang zijn. De voorzitter van de aanvragende regionale brandweer kan zijn wensen hiertoe kenbaar maken aan het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer, die hiermee zoveel mogelijk rekening houdt. Eén van de leden van het externe auditteam treedt op als secretaris.

4.2

Voorbereiding externe audit

Een externe audit wordt opgestart door middel van een aanvraag van de voorzitter van de regionale brandweer bij het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer. Bij deze aanvraag dient de voorzitter van de regionale brandweer desgewenst aan te geven welke specifieke deskundigheden gelet op de omvang en organisatievorm van de brandweer en bijzondere veiligheidsaspecten bij voorkeur in het auditteam vertegenwoordigd moeten zijn. Tevens wordt in de aanvraag aangegeven in welke periode de externe audit bij voorkeur moet plaatsvinden. Deze aanvraag dient minstens zes maanden voor de aanvang van de externe audit bij het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer te worden gedaan. Binnen de landelijke pool van INK-auditors gaat het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer op zoek naar geschikte en beschikbare kandidaten op basis van de aanvraag van de regio. Uiterlijk negen weken voorafgaande aan de eerste consensusbijeenkomst van het externe auditteam is het externe auditteam samengesteld en ontvangen de leden van het auditteam van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer de team-


IV-4-1



samenstelling en het stappenplannen de commandant van de aanvragende regionale brandweer het stappenplan. Het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer zorgt ervoor dat iedere externe auditor acht tot tien weken voorafgaande aan de eerste consensusbijeenkomst beschikt over de nieuwste versie van het "Brandweerscoringsboek" om de resultaten van de beoordeling in te verwerken. Hierin staan de negen aandachtsgebieden uit het INK-managementmodel (vijf organisatiegebieden, te weten Leiderschap, Strategie en beleid, Management van medewerkers, Management van middelen, Management van processen, en vier resultaatgebieden, te weten Klanten en leveranciers, Medewerkers, Maatschappij en Bestuur en financiers), maar wel toegespitst op de werkzaamheden en activiteiten van de brandweer zoals die voorkomen in elk van de vijf schakels van de veiligheidsketen en de bedrijfsvoering. Om een externe audit te kunnen uitvoeren moet de gecombineerde zelfbeschrijving en daarmee dus ook de zelfbeschrijvingen van de gemeentelijke brandweerkorpsen en van het regionaal bureau volgens de negen organisatie en resultaatgebieden van het INK-managementmodel zijn opgebouwd. Uiterlijk vier weken voorafgaand aan de eerste consensusbijeenkomst ontvangt ieder lid van het externe auditteam van de commandant van de aanvragende regionale brandweer tevens een exemplaar van de gecombineerde zelfbeschrijving en eventuele andere relevante beleids- en bedrijfsvoeringdocumenten (beleidsplan, bedrijfsplan, jaarverslag e.d.) van de regionale brandweer. Om voor het houden van een externe audit in aanmerking te komen moeten de gemeentelijke brandweerkorpsen en het regionaal bureau van de aanvragende regionale brandweer eerst afzonderlijk een interne audit hebben ondergaan, een positiebepaling en een zelfevaluatie hebben uitgevoerd. De gecombineerde zelfbeschrijving, zijnde de samenvoeging van de afzonderlijke zelfbeschrijvingen van de gemeentelijke brandweerkorpsen en het regionaal bureau, vormt voorwerp van de externe audit. In de externe audit wordt het zelfbeeld dat in de gecombineerde zelfbeschrijving ligt opgesloten volgens de systematiek van het ‘Brandweerscoringsboek’ getoetst. De regionale kwaliteitsfunctionaris van de aanvragende regionale brandweer is betrokken bij de voorbereiding van de externe audit. Deze functionaris ondersteunt het externe auditteam door op verzoek te faciliteren bij het korpsbezoek en toegang te verschaffen tot informatiebronnen binnen de regionale brandweer en de gemeentelijke korpsen. De regionale kwaliteitsfunctionaris maakt echter geen deel uit van het externe auditteam. Verder moet de commandant van de aanvragende regionale brandweer: – de eigen gemeentelijke korpsen en het regionaal bureau informeren over de doelstelling van en de gang van zaken rond de externe audit; – alle gelegenheid en medewerking geven aan het externe auditteam om een doeltreffend en doelmatig auditproces te doorlopen, met name wat betreft het korpsbezoek; – toegang verlenen tot alle voorzieningen en tot al het feitenmateriaal dat door het externe auditteam wordt verlangd; – rekening houden met de gedragscode voor auditors, auditleiders, visitators en voorzitters van visitatieteams. (bijlage 3)

4.3

Uitvoering externe audit

Individuele beoordeling gecombineerde zelfbeschrijving Gedurende de eerste twee dagen van de auditperiode lezen de auditors de gecombineerde zelfbeschrijving en beoordelen deze onafhankelijk van elkaar op basis van de aanwijzingen in het "Brandweerscoringsboek". Voor elk van de negen organisatie- en resultaatgebieden vermelden zij de sterke punten, de gebieden voor verbetering en de onderwerpen voor het auditbezoek en tenslotte de individuele score voor opzet, implementatie, evaluatie & bijstelling (voor de organisatiegebieden) en voor opzet, uitkomsten en gebruik (voor de resultaatgebieden).

IV-4-2




Met het oog op een samenhangende beeldvorming moet daarbij de onderstaande volgorde van aandachtsgebieden worden aangehouden: – 5 (Management van processen) en 9 (Bestuur en Financiers, tevredenheid en gedrag) – 1a (Leiderschap, richten) en 8 (Maatschappij) – 1b (Leiderschap, inrichten), 2 (Strategie en Beleid) en 6 (Klanten) – 4 (Management van middelen) en 9 (Bestuur en Financiers, output) – 1c (Leiderschap, verrichten), 3 (Management van medewerkers) en 7 (Medewerkers). De resultaten worden aan het einde van de tweede dag, doch uiterlijk tien dagen voorafgaande aan de eerste consensusbijeenkomst door de individuele leden van het externe auditteam toegestuurd naar de externe auditleider. Deze verzamelt de scores van de individuele auditors en maakt een programma voor het vervolg van de externe audit, welke in de regel een week later plaatsvindt.

Eerste consensusbijeenkomst Op de middag of avond van de derde dag van de auditperiode komt het hele team bij elkaar onder leiding van de auditleider. Bij een externe audit wordt er meestal voor gekozen om het externe auditteam de middag of avond voorafgaand aan de groepsbeoordeling bij elkaar te laten komen, zodat de teamleden nader met elkaar kennis kunnen maken en de rollen binnen het team kunnen worden afgestemd. De externe auditleider dient aandacht te geven aan ieders individuele rolinvulling om de effectiviteit van het auditteam zo groot mogelijk te laten zijn. Tijdens een proces van discussie en consensusvorming komt het auditteam deze dag tot een gemeenschappelijk groepsoordeel. De door het externe auditteam gedeelde sterkten, verbeterpunten en onderwerpen voor het korpsbezoek worden reeds zoveel mogelijk in de vorm van de auditrapportage geformuleerd. Dit is belangrijk omdat het de basis legt voor de eindrapportage. Na de discussieronde en het bereiken van consensus kunnen door de secretaris van het externe auditteam onder verantwoordelijkheid van de externe auditleider de consensusscore, de profielschets en het spinnenweb voorlopig worden ingevuld. Het externe auditteam kan vervolgens analyseren welke dwarsverbanden en hoofdlijnen in de gemeenschappelijke inzichten door middel van satépennen kunnen worden weergegeven. Het gaat hierbij om enkele dominante thema's die herkenbaar zijn in de gehele gecombineerde zelfbeschrijving. Deze kernthema’s zullen in het auditrapport worden verwerkt en voor de aanvragende regionale brandweer als grondslag kunnen dienen voor het vaststellen van prioriteiten bij verbeteren vernieuwingsacties. Tevens wordt in dit gedeelte van de externe audit vastgesteld welke organisatieonderdelen en personen tijdens het auditbezoek bezocht zullen worden en welke onderwerpen daarbij aan de orde dienen te komen. De auditleider completeert tenslotte het programma voor het auditbezoek, stemt dit af met de regionale kwaliteitsfunctionaris en legt dit aan het einde van de eerste consensusbijeenkomst aan de commandant van de aanvragende regionale brandweer voor. Naar verwachting zijn met de eerste consensusbijeenkomst inclusief de voorafgaande middag- of avondbijeenkomst drie dagdelen gemoeid.

Auditbezoek externe audit Het auditbezoek bij een externe audit vindt meestal plaats op twee aansluitende dagen na de eerste consensusbijeenkomst. Het auditbezoek is door de commandant van de aanvragende regionale brandweer aangekondigd bij de voorzitter van de regionale brandweer, de gemeentelijke commandanten brandweer en het hoofd van het regionaal bureau. De commandant van de aanvragende regionale brandweer draagt er tevens zorg voor dat de leidinggevenden en medewerkers waarmee het externe auditteam gesprekken wil voeren inderdaad op de in het programma aangegeven tijdstippen beschikbaar zijn. Uit doelmatigheidsoverwegingen zullen de gesprekken in de regel op één door de aanvragende regionale brandweer beschikbaar te stellen locatie worden gevoerd. In overleg tussen de auditleider en de commandant van de aanvragende regionale brandweer kunnen ook meerdere locaties worden afgesproken. Tijdens het auditbezoek voeren de auditors gesprekken met het management en met de medewerkers van gemeentelijke brandweerkorpsen en de regionale brandweer. Op deze wijze verifiëren de auditors de inhoud van de gecombineerde zelfbeschrijving en voeren zij nader onderzoek uit om antwoord te krijgen op de vragen die tijdens de eerste consensusbijeenkomst naar voren zijn gekomen. Het auditbezoek stelt


IV-4-3



de externe auditors daarnaast in staat om de cultuur en de beleving in de regionale brandweer en de hierin samenwerkende gemeentelijke brandweerkorpsen te proeven. Aanbevolen wordt om de auditgesprekken in groepjes van telkens twee auditors te houden. Belangrijk is voorts dat de bevindingen tijdens het auditbezoek op beknopte doch volledige wijze worden vastgelegd. Deze wijze van vastlegging moet een directe opname in het auditrapport mogelijk maken. Aan het einde van de eerste dag van het auditbezoek houdt het extern auditteam een korte voortgangsbespreking waar de eerste bevindingen worden uitgewisseld. Zonodig wordt het programma van de tweede dag van het auditbezoek aangepast. In dat geval wordt de medewerking ingeroepen van de commandant van de aanvragende regionale brandweer en van de regionale kwaliteitsfunctionaris. Aan het einde van de tweede dag van het auditbezoek bespreekt het auditteam in het kort de bevindingen uit de gevoerde gesprekken. De secretaris verzamelt de verslagen van de gevoerde gesprekken en draagt er zorg voor dat deze uiterlijk aan het begin van de volgende dag in het bezit zijn van de auditleider.

Tweede consensusbijeenkomst en rapportage De laatste dagen van de auditperiode worden besteed aan het samenstellen van het definitieve auditrapport en de aanbieding ervan aan de opdrachtgever. Op de dag na afloop van het auditbezoek komt het auditteam weer in een tweede consensusvergadering bijeen om te bezien of er consequenties zijn voor de eerder vastgestelde sterke punten, gebieden voor verbetering en de groepsscores. Ieder teamlid geeft eerst opnieuw zijn of haar individuele scores voor de opzet, implementatie en evaluatie & bijstelling (bij de organisatiegebieden), respectievelijk voor de opzet, de uitkomsten en het gebruik (bij de resultaatgebieden) naar aanleiding van de bevindingen tijdens het auditbezoek. Zie het voorbeeld op de volgende pagina. Voorbeeld individuele scores organisatiegebieden 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 Opzet

Implementatie

Evaluatie en bijstelling

Werkwijze – werkwijze is transparant – er zijn goed gedefinieerde processen – focus op relevante belanghebbenden

geen bewijs slechts ad hoc of sporadisch

enig bewijs

aantoonbaar bewijs

overduidelijk bewijs

behoort tot de best practices

Integriteit – werkwijze is een afgeleide van de missie, visie en strategie – relaties met andere processen of activiteiten zijn vastgesteld


enig bewijs

aantoonbaar bewijs



Mate van implementatie – alle verticale lagen in de organisatie – alle horizontale lagen in de organisatie

nergens te zien slechts ad hoc of sporadisch

geïmplementeerd in een deel van de relevante organisatiedelen

geïmplementeerd in de helft van de relevante organisatiedelen

geïmplementeerd in een groot deel van de relevante organisatiedelen

geïmplementeerd in alle relevante organisatiedelen

Wijze van implementatie – de werkwijze is planmatig geïmplementeerd


enig bewijs

aantoonbaar bewijs



Evaluatie – werkwijze en activiteiten worden geëvalueerd op effectiviteit en hun bijdrage aan de doelstellingen van de organisatie


enig bewijs

aantoonbaar bewijs



Bijstellen – werkwijze en activiteiten worden naar aanleiding van de evaluatie bijgesteld


enig bewijs

aantoonbaar bewijs



score Opzet 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 score Implementatie 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 score Gebruik 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 totaalscore 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

IV-4-4




Voorbeeld individuele scores resultaatgebieden 0 5 1015 20 25 30 35 4045 50 55 6065 70 75 80 85 90 95 100 Opzet

Keuze maatstaven – afgeleid van de visie, missie en strategie – doelgroepen vastgesteld – relaties met de andere maatstaven transparant


Meetmethode – adequate meetmethode is vastgesteld – meetmethode is ingevoerd


sommige maatstaven zijn relevant

men weet wat men wil meten

overduidelijk bewijs van een integraal meetsysteem,


aantoonbaar bewijs



de meeste maatstaven halen de doelstellingen

alle doelstellingen worden gehaald

alle maatstaven overtreffen de doelstellingen

enig bewijs

Uitkomsten

Gebruik

Doelstellingen – doelstellingen zijn vastgesteld – doelstellingen worden gerealiseerd

doelstellingen sommige maatstaven worden niet of halen de slechts sporadisch doelstellingen gehaald

Trends – de trends zijn positief en/of de resultaten zijn aanhoudend goed – toekomstige resultaten zijn voorspelbaar

geen resultaten of sommige maatstaven de meeste sterke positieve trend sterke positieve trend slechts sporadisch laten positieve trends maatstaven laten en/of aanhoudend en/of aanhoudend zien en/of zijn positieve trends zien excellente resultaten excellente resultaten aanhoudend goed en/of zijn over enkele jaren voor over minimaal de aanhoudend goed veel maatstaven laatste drie jaar

Vergelijking – vergelijking met andere organisaties vindt plaats en laat goede resultaten in relatie met de branche en/of excellente organisaties zien

geen resultaten of sommige maatstaven slechts sporadisch zijn gunstig in relatie tot de branche

Oorzaak/gevolg – de bereikte resultaten kunnen worden verklaard uit de gekozen aanpak in de organisatiegebieden

geen resultaten of slechts sporadisch

voor sommige maatstaven is de relatie aantoonbaar

aantoonbaar bewijs voor de relatie naar inspanningen

resultaten zijn overduidelijk het bewijs van inspanningen

alle resultaten zijn het bewijs van de inspanningen


enig bewijs

aantoonbaar bewijs



Verbeteren en vernieuwen – uitkomsten en analyses worden gebruikt om te verbeteren en te vernieuwen. Daar waar nodig worden meetmethoden bijgesteld.

de meeste maatstaven zijn gunstig in relatie met de branche

gunstige resultaten in men behoort voor relatie met de vele maatstaven tot branche en sommige de besten, binnen en maatstaven zijn buiten de branche positief t.o.v. de beste

score Opzet 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 score Implementatie 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 score Gebruik 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 totaalscore 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

Vervolgens bekijkt het auditteam als geheel of er wijzigingen nodig zijn in de eerder vastgestelde voorlopige groepsscores. Daarmee kan het definitieve of totaal scoreoverzicht worden ingevuld. Zie onderstaand voorbeeld. Totaal scoreoverzicht Voorbeeld totaal score organisatiegebieden score % aandachtsgebied

1a 1b

score % 2a 2b

1c

2c

totale score delingsfactor

3

score % 3a 3b

score % 4a 4b

5a 5b

3c

4c

5c

3

3

score %

3

3

totaal score % Voorbeeld totaal score resultaatgebieden aandachtsgebied score %

6


%

7

%

8

%

9

%

IV-4-5



Van percentages naar punten aandachtsgebied 1. Leiderschap 2. Strategie en beleid 3. Management van medewerkers 4. Management van middelen 5. Management van processen 6. Klanten en leveranciers 7. Medewerkers 8. Maatschappij 9. Bestuur en financiers

score %

factor x 1,0 x 0,8 x 0,9 x 0,9 x 1,4 x 2,0 x 0,9 x 0,6 x 1,5 puntentotaal

punten

Tevens kan de definitieve versie van de profielschets, het spinnenweb en de satépennen (i.c. de dominante thema's) worden ingevuld en de uitgangspunten voor de Managementletter worden vastgesteld.

management van processen

management van management van middelen medewerkers

strategie en beleid

leiderschap

Profielschets

IV-4-6

1a.

richten

1b.

inrichten

1c.

verrichten

2a.

oriënteren

2b.

creëren

2c.

implementeren

3a.

organiseren

3b.

investeren

3c.

respecteren

4a.

geld

4b.

kennis en technologie

4c.

materiaal en diensten

5a.

identificeren en ontwerpen

5b.

invoeren en beheersen

5c.

doorlichten en verbeteren

6.

Klanten en leveranciers

7.

Medewerkers

8.

Maatschappij

9.

Bestuur en financiers

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%




Voorbeeld van een spinnenweb

3 Management van medewerkers

Het spinnenweb geeft een overzicht van de procentuele totaalscores op de afzonderlijke negen organisatie- en resultaatgebieden. Daaruit kan worden afgeleid in welke ontwikkelingsfase een organisatie (bij een externe audit: de regionale brandweer als intergemeentelijk brandweersamenwerkingsverband) zich bevindt. Het spinnenweb is zo opgebouwd dat de organisatiegebieden en de resultaatgebieden die nauw met elkaar samenhangen tegenover elkaar staan. Zo ontstaat een beeld van de relatieve positie van respectievelijk de balans tussen de organisatie- en de resultaatgebieden. Door middel van de satépennen worden de losse bevindingen van de auditors samengevoegd tot enkele dominante thema's, die dwars door de gecombineerde zelfbeschrijving en daarmee ook door de gezamenlijke gemeentelijke brandweerkorpsen en het regionaal bureau heen lopen. Deze thema’s leggen vaak de verbinding tussen verschillende organisatie en resultaatgebieden. Bij een externe audit moet voor de tweede consensusbijeenkomst gerekend worden met een hele dag. Na afloop van deze bijeenkomst levert ieder teamlid alle documentatie (zowel de analoge of papieren scoreboeken en aantekeningen als de digitale bestanden) in bij de auditleider voor vernietiging, om te waarborgen dat alle verkregen gegevens vertrouwelijk blijven. Het is dan vervolgens de taak van de auditleider om het auditrapport samen te stellen uit de verzamelde gegevens en de Managementletter op te stellen. Per organisatie- en resultaatgebied en deelgebied worden de in de eerste en tweede consensusbijeenkomsten gezamenlijk vastgestelde sterke punten en de gebieden voor verbetering aangegeven. Voor deze uitwerking is ongeveer twee dagen nodig. Binnen één week na het auditbezoek biedt de auditleider het auditrapport in concept aan de commandant van de aanvragende regionale brandweer en het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer aan.


IV-4-7



De commandant van de regionale brandweer toetst de concept-auditrapportage op feitelijke onjuistheden en geeft hiervan uiterlijk zeven dagen na ontvangst bericht aan de auditleider. De auditleider past zonodig de auditrapportage aan en biedt deze in definitieve vorm eerst aan het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer aan. Het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer biedt vervolgens gewaarmerkte exemplaren van het auditrapport aan de voorzitter en de commandant van van de regionale brandweer aan. De voorzitter van de regionale brandweer stelt het dagelijks en algemeen bestuur in kennis van het auditrapport. De commandant van de regionale brandweer stelt de commandanten van de gemeentelijke brandweerkorpsen en het hoofd van het regionaal bureau in kennis van het auditrapport. De voorzitter van de regionale brandweer bevestigt binnen zeven dagen na overhandiging schriftelijk bij het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer de ontvangst van het auditrapport en laat tevens weten geen bezwaar hebben tegen toezending van een gewaarmerkt exemplaar van het auditrapport voor persoonlijk gebruik onder oplegging van geheimhouding. Een exemplaar van het auditrapport vergezeld van de schriftelijke ontvangstbevestiging van de voorzitter van de regionale brandweer wordt door het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer gearchiveerd en gebruikt voor algemene analyse in samenhang met andere auditrapporten. Het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer doet mededeling aan het hoofd van de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid dat het auditrapport door de voorzitter van de regionale brandweer is ontvangen. Na verkregen schriftelijke toestemming van de voorzitter van de regionale brandweer zendt het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer een gewaarmerkt afschrift van het auditrapport voor persoonlijk gebruik en onder oplegging van geheimhouding aan de leden van het externe auditteam.

4.4

Evaluatie externe audit

Evaluatie door het auditteam zelf Direct na afloop van de externe audit (na ontvangst van de schriftelijke verklaring van de voorzitter van de regionale brandweer dat deze geen bezwaar heeft tegen toezending aan de leden van het auditteam van een gewaarmerkt exemplaar van het auditrapport voor persoonlijk gebruik onder oplegging van geheimhouding) houdt het auditteam zelf een evaluatie onder leiding van de auditleider over de gang van zaken bij deze externe audit. Aandachtspunten in deze evaluatie zijn: – Was de planning realistisch? – Hoe verliepen de verschillende fasen (individuele beoordeling, eerste consensusvergadering, auditbezoek, tweede consensusvergadering en rapportage)? – Was de korpszelfbeschrijving geschikt om extern te auditten? – Was het “Brandweerscoringsboek” goed bruikbaar? – Waren kennis en vaardigheden van de teamleden toereikend? – Hoe verliep de samenwerking binnen het team, inclusief de liaisonrol van de auditleider? – Hoe verliep de samenwerking met het korps, inclusief de rol van de regionale kwaliteitsfunctionaris? De resultaten van deze evaluatie worden door de auditleider toegestuurd aan het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer.

IV-4-8




Evaluatie met de geauditeerde Kort na de externe audit (binnen vier weken na ontvangst van het definitieve auditrapport) houden de auditleider en de secretaris van het auditteam een evaluatiegesprek met de voorzitter en de commandant van de betreffende regionale brandweer en een vertegenwoordiger van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer. Ook de regionale kwaliteitsfunctionaris is bij dit gesprek aanwezig. Tijdens dit gesprek komt naast het auditrapport met de resultaten van de externe audit ook aan de orde hoe de regionale brandweer en de hierin samenwerkende gemeentelijke brandweerkorpsen het instrument "externe audit" hebben ervaren. Het gaat hierbij zowel om de bruikbaarheid als de uitvoering ervan. De verschillende onderdelen (stappen) van een externe audit en het totale tijdsbeslag zijn samengevat in een schema in bijlage 4B.


IV-4-9



IV-4-10



IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer 5 Interne visitaties

5

Interne visitaties

5.1

Eisen te stellen aan interne visitators

Een interne visitatie vormt een onderzoek in de vorm van een evaluatie van de opzet, de uitvoering en de voortgang van het verbeterplan van een gemeentelijk brandweerkorps. In het verbeterplan heeft het management van het gemeentelijk brandweerkorps naar aanleiding van de interne audit, de positiebepaling en de zelfevaluatie specifieke verbeteren vernieuwingsprojecten en activiteiten geformuleerd. Uitgangspunten hierbij vormen de regionale visie op brandweerzorg, de missie van het gemeentelijk brandweerkorps, de verbeteren vernieuwingsprojecten en activiteiten die uit de interne audit, de positiebepaling en de zelfevaluatie naar voren zijn gekomen, het nagestreefde organisatieontwikkelingsniveau, de van de visie afgeleide doelstellingen en de strategie om deze doelstellingen en het nagestreefde ontwikkelingsniveau te bereiken. Het verbeterplan heeft door zijn aard en doelstelling een strategisch karakter en dit stelt eisen aan personen die een interne visitatie uitvoeren. In de eerste plaats betreft dit eisen op het gebied van kennis en ervaring met strategische sturingsvraagstukken van overheidsorganisaties. Het gaat hierbij met name om de vraag hoe het management van het gemeentelijk brandweerkorps zijn koers bepaalt op basis van enerzijds de regionale visie op brandweerzorg en anderzijds de missie als uitdrukking van de identiteit van het gemeentelijk brandweerkorps. In samenhang hiermee is ook aan de orde hoe het management daarbij gebruik maakt van de kansen en bedreigingen in de omgeving van het gemeentelijk brandweerkorps en omgaat met de interne sterkten en zwakten van de eigen organisatie. Het kiezen van verbeteren vernieuwingsprojecten en activiteiten vraagt voorts om een genuanceerd afwegingsproces waarbij nagestreefde resultaten, beschikbare middelen en haalbaarheid tegen elkaar moeten worden afgewogen. Tenslotte spelen ook de bestuurlijke en politieke ruimte en prioriteiten en maatschappelijke eisen en verwachtingen een rol Zij zijn immers bepalend voor de wijze waarop het management uitvoering geeft aan de taken van het gemeentelijk brandweerkorps. Een interne visitator moet in staat zijn zich hiervan een goed beeld te vormen en de verschillende afwegingen en dilemma's naar waarde te kunnen inschatten. Een interne visitator moet in staat zijn om door te vragen met het oog op het verkrijgen van een scherp en zo objectief mogelijk beeld, zonder daarbij in een kruisverhoor te vervallen. Een interne visitator dient zich bewust te zijn van het doel van een interne visitatie, namelijk het geven van reflectie aan het management van het gemeentelijk brandweerkorps op de gemaakte keuzes en de uitvoering van zijn proces van verbeteren en vernieuwen. Een interne visitator dient voorts ook over goede communicatieve vaardigheden te beschikken. Voorts gelden voor een interne visitator de eisen die ook aan auditoren worden gesteld: Onafhankelijkheid, integriteit, collegiale en constructieve opstelling, het tonen van echte belangstelling, inlevingsvermogen zonder daarbij deelgenoot te worden, ervaring hebben met verbeteren vernieuwingstrajecten en hoge kwaliteitsnormen over de eigen taakuitvoering hanteren. De interne visitator moet voor zover hij zelf bij een gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau werkzaam is over een ruime ervaring beschikken. Tenslotte moet een interne visitator een goede kennis hebben van de werking van het INK-managementmodel en de waarde daarvan voor de besturing van organisaties. Zo mogelijk heeft een interne visitator een opleiding tot interne auditor of externe INK-auditor gevolgd. Afhankelijk van de gebleken behoefte zal


IV-5-1



door het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer worden voorzien in een op het Kwaliteitszorgsysteem Brandweer gebaseerde korte opleiding tot intern visitator. Met betrekking tot het profiel van de interne visitator wordt verwezen naar bijlage 2 en met betrekking tot de gedragscode voor interne visitators en voorzitters van een interne visitatie wordt verwezen naar bijlage 3.

5.2

De samenstelling van interne visitatieteams

Een intern visitatieteam bestaat uit een burgemeester (voorzitter) en een commandant brandweer van een andere gemeente en één of meer leidinggevenden of staffunctionarissen van andere gemeentelijke brandweerkorpsen uit de brandweer- of veiligheidsregio of het regionaal bureau en zo mogelijk ook één of meer leidinggevenden van gemeenten en partnerorganisaties zoals de regiopolitie en GHOR. De commandant van de regionale brandweer stelt aan het intern visitatieteam een secretaris beschikbaar, die in zijn dagelijks werk niet hiërarchisch ondergeschikt is aan het management van het intern te visiteren gemeentelijk brandweerkorps. Ook op de secretaris van het interne visitatieteam is de gedragcode voor auditors, auditleiders, visitators en voorzitters van visitatieteams van overeenkomstige toepassing. Uiterlijk negen weken voor de interne visitatie zendt de commandant van de regionale brandweer schriftelijk de samenstelling van het visitatieteam en het stappenplan naar de leden van het interne visitatieteam en het stappenplan aan de burgemeester van de aanvragende gemeente.

5.3

Voorbereiding interne visitatie

Interne visitaties worden in het vierde jaar van de kwaliteitscyclus gehouden. De planning van de interne visitaties wordt voor alle gemeentelijke korpsen binnen de regionale brandweer door het regionaal kwaliteitsbureau in overleg met de gemeentelijke commandanten en de regionaal commandant vastgesteld. Ongeveer drie maanden voorafgaand aan de interne visitatie neemt de regionale kwaliteitsfunctionaris contact op met de commandant van het gemeentelijk brandweerkorps en de burgemeester van de betreffende gemeente. In gezamenlijk overleg tussen hen wordt de datum en het programma van het interne visitatiebezoek vastgesteld. Het programma wordt vastgelegd in een stappenplan waarbij gebruik kan worden gemaakt van het model in bijlage 4C. De commandant van de regionale brandweer stelt vervolgens uiterlijk 9 weken voorafgaande aan het visitatiebezoek met medewerking van de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer een intern visitatieteam samen. De commandant van de regionale brandweer legt het stappenplan zo spoedig mogelijk aan de voorzitter, de secretaris en de overige leden van het interne visitatieteam voor. De gemeentelijke commandant brandweer zorgt uiterlijk zes weken voor het visitatiebezoek voor het beschikbaar stellen van de relevante documenten zoals de zelfbeschrijving, het verbeterplan, resultaten van eerdere interne audits of visitaties, beleids- en bedrijfsvoeringdocumenten (beleidsplan, bedrijfsplan en jaarverslag) en eventuele voortgangsrapportages van het betreffende gemeentelijke brandweerkorps aan de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer. De regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer zendt uiterlijk vier weken voor het interne visitatiebezoek de zelfbeschrijving, het verbeterplan en de eventuele voortgangsrapportages naar de voorzitter, de leden en de secretaris van het interne visitatieteam.

5.4

Uitvoering interne visitatie

De leden van het visitatieteam bestuderen vooraf en onafhankelijk van elkaar het verbeterplan, de zelfbeschrijving, beleids- en bedrijfsvoeringdocumenten, resultaten van eerdere interne audits en visitaties en de eventuele voortgangsrapportages van het gemeentelijk brandweerkorps.

IV-5-2




Vervolgens bespreekt het interne visitatieteam één week voor het interne visitatiebezoek het visitatieprogramma, overlegt over de opvallende punten en maakt afspraken over de te volgen werkwijze en daarbij geldende vraag- en aandachtspunten tijdens de visitatie. De interne visitatie zelf beslaat in de regel een dag (twee dagdelen), waarbij met name met het management gesprekken worden gevoerd. Ook een gesprek met de burgemeester en een gesprek met een vertegenwoordiging van de (vrijwillige en beroeps)medewerkers van het gemeentelijk brandweerkorps maken onderdeel uit van het interne visitatiebezoek. Afhankelijk van de wensen van de vrijwillige leden van het management en de te betrekken medewerkers van het gemeentelijk brandweerkorps wordt een gedeelte van het visitatiebezoek tijdens de avonduren gehouden. De gesprekken worden door het interne visitatieteam in gezamenlijkheid gevoerd. De secretaris van het interne visitatieteam legt de belangrijkste overwegingen, opvattingen en conclusies van elk gevoerd gesprek in het verslag vast Aan het einde van elk visitatiegesprek vindt steeds een korte evaluatie met de deelnemers plaats.

5.5

Rapportage interne visitatie

Onmiddellijk na afloop van het interne visitatiebezoek komt het interne visitatieteam in vergadering bijeen om de wederzijdse ervaringen tijdens de gesprekken uit te wisselen. De secretaris van het interne visitatieteam legt de daarbij aan de orde gekomen overwegingen, opvattingen en conclusies in het verslag vast. De secretaris neemt hierop alle aan de leden van het visitatieteam uitgereikte stukken in en laat deze vernietigen. De voorzitter van het interne visitatieteam werkt in samenwerking met de secretaris binnen twee weken na afloop van het visitatiebezoek het interne visitatierapport uit en stuurt het in concept toe aan de opdrachtgevende burgemeester en in afschrift aan de commandant van het gemeentelijk brandweerkorps en de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer. De burgemeester en/of de commandant van het gemeentelijk brandweerkorps laat uiterlijk na zeven dagen weten of het conceptrapport feitelijke onjuistheden bevat en laat dit schriftelijk aan de secretaris van het interne visitatieteam weten. De voorzitter en de secretaris van het interne visitatieteam passen het interne visitatierapport zonodig aan en zenden de definitieve versie binnen een week na ontvangst van de mededeling dat de tekst wel of geen feitelijke onjuistheden bevat opnieuw toe aan de opdrachtgevende burgemeester, de commandant van het gemeentelijk brandweerkorps, de regionaal commandant en de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer. Na verkregen toestemming van de opdrachtgevende burgemeester zendt de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer gewaarmerkte exemplaren naar de leden van het visitatieteam. De opdrachtgevende burgemeester bepaalt in hoeverre, aan wie en in welke vorm verspreiding wordt gegeven aan het interne visitatierapport. Binnen vier weken na ontvangst van het definitieve visitatierapport voeren de voorzitter en de secretaris van het interne visitatieteam een evaluatiegesprek met de burgemeester en de commandant van de gevisiteerde gemeentelijke brandweer. Bij dit gesprek is ook de regionale kwaliteitsfunctionaris aanwezig. Naast de resultaten van de interne visitatie komen in dit gesprek met name de ervaringen van het gemeentelijke brandweerkorps met de toepassing en bruikbaarheid van het instrument interne visitatie aan de orde.


IV-5-3



5.6

Evaluatie intern visitatieteam

Zo spoedig mogelijk (circa één maand) na het uitbrengen van de definitieve versie van het interne visitatierapport aan de opdrachtgevende burgemeester belegt de secretaris in overleg met de voorzitter van het interne visitatieteam een evaluatiebijeenkomst waarvoor naast de leden van het interne visitatieteam ook de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer wordt uitgenodigd. Aandachtspunten hierbij zijn: – Was de planning realistisch? – Was het aangeboden gegevensmateriaal voldoende bruikbaar? – Waren kennis en vaardigheden van de teamleden toereikend? – Hoe verliep de samenwerking in het team? – Hoe verliep de samenwerking met het korps? De resultaten van deze evaluatie worden door de secretaris in een beknopt verslag vastgelegd en door de voorzitter van het interne visitatieteam aangeboden aan de commandant van de regionale brandweer.

IV-5-4



IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer 6 Intercollegiale visitaties

6

Intercollegiale visitaties

6.1 Eisen te stellen aan intercollegiale visitators Een intercollegiale visitatie vormt een onderzoek in de vorm van een evaluatie van de opzet, de uitvoering en de voortgang van het regionaal verbeterplan van een regionale brandweer en de hierin samenwerkende gemeentelijke brandweerkorpsen. In het regionale verbeterplan heeft het management van de regionale brandweer samen met het management van de gemeentelijke brandweerkorpsen de verbeterplannen van de gemeentelijke brandweerkorpsen en van het regionaal bureau gecombineerd. Het regionale verbeterplan geeft richting aan het gezamenlijke verbeteren vernieuwingsproces. Bepalend hierbij is de gezamenlijk geformuleerde regionale visie op brandweerzorg, de missie als uitdrukking van de identiteit van het intergemeentelijk brandweersamenwerkingsverband, het onderling afgestemde gezamenlijke ontwikkelingsniveau en de van de visie afgeleide doelstellingen en de strategie om deze doelstellingen te verwezenlijken en het nagestreefde ontwikkelingsniveau te bereiken. Het regionale verbeterplan heeft door zijn aard en doelstelling een strategisch karakter en dit stelt eisen aan hen die een intercollegiale visitatie uitvoeren. In de eerste plaats betreft dit eisen op het gebied van kennis en ervaring met strategische sturingsvraagstukken van overheidsorganisaties. Het gaat hierbij met name om de vraag hoe het gezamenlijk management van de regionale brandweer en de hierin samenwerkende gemeentelijke brandweerkorpsen hun koers bepalen op basis van enerzijds de regionale visie op brandweerzorg en anderzijds de missie als uitdrukking van de gedeelde identiteit van de samenwerkende gemeentelijke brandweerkorpsen en het regionaal bureau. In samenhang hiermee is ook aan de orde hoe het gezamenlijk management van de regionale brandweer en van de gemeentelijke brandweerkorpsen daarbij gebruik maken van de kansen en bedreigingen in de maatschappelijke en politiek-bestuurlijke omgeving van deze organisaties. Voorts gaat het erom hoe het gezamenlijk management omgaat met de interne sterkten en zwakten van de eigen organisatie. Het kiezen van onderling afgestemde verbeteren vernieuwingsprojecten en activiteiten vraagt op intergemeentelijke schaal voorts om een buitengewoon genuanceerd afwegingsproces waarbij nagestreefde resultaten, beschikbare middelen en haalbaarheid tegen elkaar moeten worden afgewogen. Tenslotte zijn in de wereld van het verlengd lokaal bestuur, waarin de regionale brandweer haar koers moet bepalen, met name ook de lokale verschillen in bestuurlijke en politieke ruimte en prioriteiten en maatschappelijke eisen en verwachtingen van groot belang. De uiteindelijk door bestuur en politiek gegeven en/of door adequate toepassing van leiderschap verkregen ruimte zijn in hoge mate bepalend voor de wijze waarop het gezamenlijk management uitvoering kan geven aan de zorg voor brandweer en rampenbestrijding door de samenwerkende brandweerkorpsen. Een intercollegiale visitator moet in staat zijn zich een goed beeld te vormen van de belangen die aan de orde zijn en de verschillende afwegingen en dilemma's van het gezamenlijk management naar waarde te kunnen inschatten. Evenals een interne visitator moet ook een intercollegiale visitator een sterk ontwikkelde onderzoekende houding hebben. Een intercollegiale visitator moet in staat zijn voor zichzelf een zo scherp en objectief mogelijk beeld te vormen. Zijn of haar inzicht in sturingsvraagstukken en goed ontwikkelde bevragingstechnieken moeten de intercollegiale visitator hiertoe in staat stellen. Een intercollegiale visitator dient zich bewust te zijn van het doel van een interne visitatie, namelijk het geven van reflectie uitmondend in een strategisch advies aan het gezamenlijk management van de regionale brandweer en de hierin samenwerkende gemeentelijke brandweerkorpsen op de gemaakte keuzes en de uitvoering van zijn proces van verbeteren en vernieuwen.


IV-6-1



Een intercollegiale visitator dient voorts ook over goede communicatieve vaardigheden te beschikken. Voorts gelden voor een intercollegiale visitator de eisen die ook aan auditoren worden gesteld: Onafhankelijkheid, integriteit, collegiale en constructieve opstelling, het tonen van echte belangstelling, inlevingsvermogen zonder daarbij deelgenoot te worden, ervaring hebben met verbeteren vernieuwingstrajecten en hoge kwaliteitsnormen over de eigen taakuitvoering hanteren. De intercollegiale visitator moet voor zover hij of zij zelf bij een gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau werkzaam is over een ruime werkervaring beschikken. Tenslotte moet een intercollegiale visitator een goede kennis hebben van de werking van het INK-managementmodel en de waarde daarvan voor de besturing van organisaties. Bij voorkeur heeft een intercollegiale visitator een opleiding tot externe INK-(brandweer) auditor gevolgd. Afhankelijk van de gebleken behoefte zal door het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer worden voorzien in een op het Kwaliteitszorgsysteem Brandweer gebaseerde opleiding tot intercollegiaal visitator. Met betrekking tot het profiel van de intercollegiaal visitator wordt verwezen naar bijlage 2 en met betrekking tot de gedragscode voor intercollegiale visitators en voorzitters van een intercollegiaal visitatieteam wordt verwezen naar bijlage 3.

6.2

De samenstelling van intercollegiale visitatieteams

Een intercollegiaal visitatieteam bestaat uit een voorzitter van een regionale brandweer als teamleider, een regionaal en een gemeentelijk commandant brandweer en mogelijk ook diensthoofden van gemeenten (gemeentesecretaris) en partnerorganisaties, zoals de regiopolitie of de GHOR. Het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer stelt aan het intercollegiaal visitatieteam een secretaris beschikbaar. Ook op de secretaris van het intercollegiaal visitatieteam is de gedragscode voor auditoren, auditleiders, visitators en voorzitters van visitaties van overeenkomstige toepassing.

6.3

Voorbereiding intercollegiale visitatie

Intercollegiale visitaties worden in het vierde jaar van de kwaliteitscyclus gehouden. Ze worden door de voorzitter van de regionale brandweer tenminste zes maanden voorafgaande aan het visitatiebezoek bij het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer aangevraagd. Het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer is belast met het organiseren van de intercollegiale visitatie en het verspreiden en innemen van de benodigde documenten. Het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer beschikt over een pool van gekwalificeerde commandanten van regionale brandweren en gemeentelijke brandweerkorpsen, voorzitters van regionale brandweren en leidinggevenden van regiopolitiekorpsen, regionale GHOR-organisaties en gemeenten. Het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer stelt hieruit een intercollegiaal visitatieteam samen, voegt hieraan een secretaris toe en stelt – uiterlijk negen weken voorafgaande aan het visitatiebezoek - in overleg met de commandant van de aanvragende regionale brandweer en de voorzitter en leden van het intercollegiaal visitatieteam de datum en het programma van het visitatiebezoek vast. Uiterlijk negen weken voorafgaande aan de eerste consensusbijeenkomst van het intercollegiale visitatieteam is het visitatieteam samengesteld en ontvangen de leden van het visitatieteam van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer de teamsamenstelling en het stappenplan en de voorzitter van de aanvragende regionale brandweer het stappenplan. De secretaris werkt het programma van de intercollegiale visitatie uit in een stappenplan en zendt dit uiterlijk negen weken voorafgaande aan het visitatiebezoek aan de voorzitter van de aanvragende regionale brandweer en de voorzitter en teamleden van het intercollegiale visitatieteam. Voor het stappenplan kan gebruikt worden gemaakt van het model in bijlage 4D. De commandant van de regionale brandweer stelt uiterlijk zes weken voorafgaande aan het visitatiebezoek de gecombineerde zelfbeschrijving, het regionale verbeterplan en/of het regionaal organisatieplan brand-

IV-6-2




weer, de externe auditrapportage, beleids- en bedrijfsvoeringdocumenten (beleidsplan, bedrijfsplan en jaarverslag) en eventuele voortgangsrapportages aan de secretaris van het intercollegiale visitatieteam beschikbaar. De secretaris van het intercollegiale visitatieteam zendt deze stukken zo spoedig mogelijk doch uiterlijk vier weken voorafgaande aan het visitatiebezoek aan de leden van het intercollegiale visitatieteam.

6.4

Uitvoering intercollegiale visitatie

Bij een intercollegiale visitatie wordt nagegaan hoe de voortgang is bij de uitvoering van het regionale verbeterplan. Het regionale verbeterplan combineert de verbeterplannen van het regionaal bureau en die van de gemeentelijke brandweerkorpsen. Deze verbeterplannen zijn opgesteld naar aanleiding van de resultaten van bij de gemeentelijke brandweerkorpsen en het regionaal bureau uitgevoerde interne audits, positiebepalingen en zelfevaluaties. Aan de hand van de zelfbeschrijvingen van de gemeentelijke brandweerkorpsen en het regionaal bureau is de gecombineerde zelfbeschrijving opgesteld. In het derde jaar van de kwaliteitscyclus brandweer is hierop een externe audit uitgevoerd. Naar aanleiding van de externe auditrapportage zijn mogelijk bijstellingen of aanvullingen doorgevoerd in de verbeterplannen van gemeentelijke brandweerkorpsen, van het regionaal bureau en daarmee ook in het regionale verbeterplan. De leden van het intercollegiale visitatieteam bestuderen eerst onafhankelijk van elkaar de gecombineerde zelfbeschrijving, het regionale verbeterplan en/of het regionaal organisatieplan brandweer, de externe auditrapportage en de voortgangsrapportages. Vervolgens bespreekt het intercollegiaal visitatieteam één week voor het visitatiebezoek het visitatieprogramma, overlegt over de opvallende punten en maakt afspraken over de te volgen werkwijze en daarbij geldende vraag- en aandachtspunten tijdens de visitatie. De intercollegiale visitatie zelf beslaat in de regel een dag (twee dagdelen), waarbij met name met de voorzitter of een afvaardiging van het dagelijks bestuur, het management van de regionale brandweer en het management van de gemeentelijke brandweerkorpsen gesprekken worden gevoerd. Ook een gesprek met een afvaardiging van de medewerkers van het regionaal bureau en met de vrijwillige en beroepsmedewerkers van de gemeentelijke brandweerkorpsen maakt onderdeel uit van het visitatiebezoek. Afhankelijk van de wensen van de vrijwillige medewerkers van de gemeentelijke brandweerkorpsen wordt een gedeelte van het visitatiebezoek tijdens de avonduren gehouden. De gesprekken worden door het intercollegiale visitatieteam in gezamenlijkheid gevoerd. De secretaris van het intercollegiale visitatieteam legt de belangrijkste overwegingen, opvattingen en conclusies van elk gevoerd gesprek in het verslag vast Aan het einde van elk visitatiegesprek vindt steeds een korte evaluatie met de deelnemers plaats.

6.5

Rapportage intercollegiale visitatie

Onmiddellijk na afloop van het intercollegiaal visitatiebezoek komt het visitatieteam in vergadering bijeen om de wederzijdse ervaringen tijdens de gesprekken uit te wisselen. De secretaris van het intercollegiaal visitatieteam legt de daarbij aan de orde gekomen overwegingen, opvattingen en conclusies in het verslag vast. De secretaris neemt hierop alle aan de leden van het visitatieteam uitgereikte stukken in en laat deze vernietigen. De voorzitter van het intercollegiaal visitatieteam werkt in samenwerking met de secretaris binnen twee weken na afloop van het visitatiebezoek het intercollegiaal visitatierapport uit en stuurt het in concept toe aan de voorzitter en de commandant van de opdrachtgevende regionale brandweer en in afschrift aan het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer. De voorzitter en/of de commandant van de opdrachtgevende regionale brandweer laten uiterlijk na zeven dagen weten of het conceptrapport feitelijke onjuistheden bevat en laat dit schriftelijk aan de secretaris van het intercollegiaal visitatieteam weten. De voorzitter en de secretaris van het intercollegiaal visitatieteam passen het intercollegiaal visitatierapport zonodig aan en bieden dit binnen een week na ontvangst van de mededeling dat de conceptrapportage wel of geen feitelijke onjuistheden bevat in definitieve vorm aan het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer aan.


IV-6-3



Het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer biedt vervolgens gewaarmerkte exemplaren van het intercollegiaal visitatierapport aan de voorzitter en de commandant van de regionale brandweer aan. De voorzitter van de regionale brandweer stelt het dagelijks en algemeen bestuur in kennis van het intercollegiaal visitatierapport. De commandant van de regionale brandweer stelt de commandanten van de gemeentelijke brandweerkorpsen en het hoofd van het regionaal bureau in kennis van het intercollegiaal visitatierapport. De voorzitter van de regionale brandweer bevestigt binnen zeven dagen na overhandiging schriftelijk bij het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer de ontvangst van het intercollegiaal visitatierapport en laat tevens weten geen bezwaar hebben tegen toezending van een gewaarmerkt exemplaar van het intercollegiaal visitatierapport voor persoonlijk gebruik onder oplegging van geheimhouding. Een exemplaar van het intercollegiaal visitatierapport vergezeld van de schriftelijke ontvangstbevestiging van de voorzitter van de regionale brandweer wordt door het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer gearchiveerd en gebruikt voor algemene analyse in samenhang met andere intercollegiale visitatierapporten. Het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer doet mededeling aan het hoofd van de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid dat het intercollegiaal visitatierapport door de voorzitter van de regionale brandweer is ontvangen. Na verkregen schriftelijke toestemming van de voorzitter van de regionale brandweer zendt het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer een gewaarmerkt afschrift van het intercollegiaal visitatierapport voor persoonlijk gebruik en onder oplegging van geheimhouding aan de leden van het intercollegiaal visitatieteam. Binnen vier weken na ontvangst van het definitieve visitatierapport voeren de voorzitter en de secretaris van het intercollegiale visitatieteam en een vertegenwoordiger van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer een evaluatiegesprek met de voorzitter en de commandant van de gevisiteerde regionale brandweer. Bij dit gesprek is ook de regionale kwaliteitsfunctionaris aanwezig. Naast de resultaten van de intercollegiale visitatie komen in dit gesprek met name de ervaringen van de regionale brandweer en de hierin samenwerkende gemeentelijke brandweerkorpsen met de toepassing en bruikbaarheid van het instrument intercollegiale visitatie aan de orde.

6.6

Evaluatie intercollegiaal visitatieteam

Zo spoedig mogelijk na het uitbrengen van de definitieve versie van het intercollegiaal visitatierapport aan de voorzitter van de opdrachtgevende regionale brandweer belegt de secretaris in overleg met de voorzitter van het intercollegiaal visitatieteam een evaluatiebijeenkomst waarvoor de leden van het visitatieteam worden uitgenodigd. Aandachtspunten hierbij zijn: – Was de planning realistisch? – Was het aangeboden gegevensmateriaal voldoende bruikbaar? – Waren kennis en vaardigheden van de teamleden toereikend? – Hoe verliep de samenwerking in het team? – Hoe verliep de samenwerking met de regionale brandweer en de gemeentelijke korpsen? De resultaten van deze evaluatie worden door de secretaris in een beknopt verslag vastgelegd en door de voorzitter van het intercollegiale visitatieteam aangeboden aan het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer.

IV-6-4



IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer 7 Communicatie

7

Communicatie

Binnen het verband van de regionale brandweer en de daarin samenwerkende gemeenten en gemeentelijke brandweerkorpsen dienen onderling afgestemde afspraken te worden gemaakt over de verspreiding van de rapportages die tot stand komen in het kader van de in- en externe audits, interne en intercollegiale visitaties. Met het oog op de openbaarheid van externe auditrapportages en intercollegiale visitatierapportages verdient het aanbeveling om landelijke afspraken te maken.


IV-7-1


IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer 7 Communicatie

IV-7-2


HKB_IV-bijl 1_p01-02 Page 1 Thursday, May 13, 2004 3:32 PM

IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 1 Standaardcontract voor externe audits en intercollegiale visitaties

Bijlage 1 Standaardcontract voor externe audits en intercollegiale visitaties Deze bijlage bevat het standaardcontract zoals dat door de auditor of visitator, diens commandant en het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer gezamenlijk wordt ondertekend. Ondergetekenden verklaren dat ... (naam auditor) zal kunnen worden ingezet bij een externe audit of intercollegiale visitatie in het kader van de uitvoering van het kwaliteitszorgsysteem van de Brandweer volgens de richtlijnen van de 'Handleiding audits en visitaties bij de brandweer'. ... (naam auditor), werkzaam als ... (functie) in het brandweerkorps van ... (gemeente), verklaart: – gedurende de uitvoering van een externe audit of intercollegiale visitatie in een nader af te spreken periode geen verlof (gewoon of bijzonder) te zullen opnemen; – bij onvoorziene verhindering direct voorafgaand of tijdens de audit- of visitatieperiode dit onmiddellijk te zullen melden aan het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer; – zich te zullen houden aan de gedragscode zoals opgesteld; – bij bezwaren tegen inzet bij een externe audit ten behoeve van een specifiek regionaal korps dit onmiddellijk te zullen melden aan de directeur van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer. ... (naam), commandant van het brandweerkorps ... / van de regionale brandweer ..., verklaart: – ... (naam auditor) volledig vrij te stellen van de normale taken en functies binnen het korps ten behoeve van het verrichten van werkzaamheden in het kader van een externe audit of intercollegiale visitatie voor de duur van de audit of visitatie in een nader af te spreken periode; – dat ... (naam auditor) gedurende die periode onder de geldende rechtspositionele en overige regelingen zal blijven vallen, voorzover in dit contract niet anders is bepaald. ... (naam), hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer verklaart: – dat ... (naam auditor) voldoet aan het vastgestelde auditorprofiel en het gevraagde deskundigheidsniveau.


IV-bijl 1-1


IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 1 Standaardcontract voor externe audits en intercollegiale visitaties

IV-bijl 1-2



IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 2 Auditor- & visitatieprofiel

Bijlage 2 Auditor- & visitatorprofiel De in- of externe auditor of interne of intercollegiale visitator die zich beschikbaar heeft gesteld voor (interne en externe) audits of (interne of intercollegiale) visitaties in het kader van de uitvoering van het kwaliteitszorgsysteem van de brandweer, voldoet aan de volgende kenmerken: – is integer, draagt de missie uit van de lerende organisatie; – is onbevooroordeeld ten opzichte van het te auditten korps; – is in staat om het procesaspect van de bedrijfsvoering en relaties tussen deelaspecten snel te doorzien; – heeft goede kennis van de toepassing van het INK-managementmodel en de interne en/of externe auditprocedure en houdt relevante deskundigheid op peil; – is onderzoekend en beschikt over analytisch denkvermogen; – heeft het vermogen om te werken met incomplete informatie en onzekerheid; – is in staat te komen tot aanvaardbare conclusies op basis van de auditwaarnemingen; is bereid en in staat onder druk in een team te werken; – is communicatief sterk, kan goed luisteren en is in staat de eigen gedachten goed onder woorden te brengen; – is in staat vast te blijven houden aan een conclusie ondanks de druk tot verandering die niet is gebaseerd op bewijzen; – is bereid om op basis van argumenten tot overeenstemming te komen; – is sociaal vaardig, weet op diplomatieke wijze een afwijkend standpunt te verwoorden; – is vaardig in het schriftelijk formuleren op tactvolle en constructieve wijze. De senior-auditor is beschikbaar voor externe audits of intercollegiale visitaties en voldoet aan alle kenmerken die gelden voor de auditor en visitator. Bovendien gelden de volgende aanvullende eisen: – heeft de op de brandweer toegesneden auditoropleiding van het INK met succes afgerond en heeft als auditor deelgenomen aan tenminste twee externe INK-audits (is gecertificeerd auditor); – beschikt over goede organisatorische vaardigheden; – beschikt over natuurlijk overwicht; – is vaardig in het begeleiden van groepsprocessen; – is in staat om het auditteam op basis van argumenten tot overeenstemming te laten komen; – is zich bewust van het belang van zijn/haar rol in en voor het auditteam. Binnen een team voor externe audits wordt ook een externe INK-deskundige opgenomen. Deze externe deskundigen voldoen aan alle kenmerken die gelden voor de auditor. Bovendien gelden de volgende aanvullende eisen: – heeft ruime ervaring met het INK-managementmodel en als auditor in andere organisaties dan de brandweer; – is vaardig in het richting geven aan het auditproces; – heeft kennis van de brandweerorganisatie; – heeft het vermogen om te waken over de objectiviteit van de audit.


IV-bijl 2-1


IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 2 Auditor- & visitatieprofiel

IV-bijl 2-2



IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 3 Gedragscode voor auditors, auditleiders, visitators en voorzitters van visitatieteams

Bijlage 3 Gedragscode voor auditors, auditleiders, visitators en voorzitters van visitatieteams De kern van de zorg voor kwaliteit ligt in het voortdurend afstemmen van de (interne) organisatie op de (externe) omgeving. De dynamiek is gericht op de voortdurende verbetering van deze afstemming in het licht van gestelde resultaten. Gezien de bedoelingen van het kwaliteitsstelsel is de intentie van een auditor het stimuleren en ondersteunen van de verbeterdynamiek. Daarvoor is een objectieve, feitelijke beoordeling nodig van de aangeleverde auditgegevens en waarnemingen tijdens het korpsbezoek. Een dergelijke beoordeling heeft tot doel om de commandant en het management van het brandweerkorps (of de regionale brandweer en de hierin samenwerkende gemeentelijke brandweerkorpsen) een adequaat beeld te schetsen van de stand van zaken rond de kwaliteitsontwikkeling en van de mogelijke verbeterrichtingen binnen het korps. Om deze uitgangspunten te garanderen worden in de hierna volgende gedragscode de verplichtingen van een auditor, visitator, auditleider en voorzitter van een visitatieteam bij de uitvoering van een in- of externe audit, interne of intercollegiale visitatie beschreven. Houding en gerichtheid – Integer en discreet handelen en al datgene nalaten dat afbreuk kan doen aan de goede naam van de brandweer, aan de bedoelingen van het kwaliteitszorgsysteem en aan de goede naam van de collegaauditors en/of visitators; – zich onafhankelijk opstellen ten opzichte van het te auditten of visiteren korps of regionale brandweer; – zonder vooroordelen en onpartijdig werken; – zoveel mogelijk objectief zijn, dat wil zeggen uitsluitend oordelen over de in de korpszelfbeschrijving aangedragen en zelf waargenomen feiten en niet op grond van meningen en mogelijke informatie van anderen, al of niet daartoe aangeboden; – het oordeel formuleren in collegiale en constructieve termen, gericht op de mogelijkheden van het te auditten of visiteren korps of regionale brandweer om tot verbetering te komen. Geheimhouding – Alle informatie die verkregen wordt tijdens de audit- of visitatieperiode, waaronder het audit- of visitatiebezoek, behandelen als strikt vertrouwelijk en zich daarover alleen uiten tijdens de auditperiode, en dan alleen binnen het audit- of visitatieteam; – in het geval de externe auditor of intercollegiale visitator door het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer, eventueel op verzoek van de commandant van de geauditte of gevisiteerde regionale brandweer, ontslagen wordt van de verplichting tot geheimhouding (bijvoorbeeld bij ernstige integriteitskwesties), de belangen van alle betrokkenen zorgvuldig afwegen alvorens tot openbare uiting over te gaan; – indien een voor de vervulling van de audittaak vereiste uiting slechts kan worden gedaan door openbaarmaking daarvan, en degene wiens aangelegenheid het betreft daaraan niet meewerkt, dit overleggen met de auditleider, de voorzitter van het intercollegiale visitatieteam of het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer; – alle informatie die de auditor of visitator onder zich heeft in het kader van de audit of visitatie – hoe ook vastgelegd – aan het einde van de audit-of visitatieperiode vernietigen en hierover verantwoording afleggen aan de auditleider of voorzitter van het visitatieteam. Geen voordeel ontlenen – op geen enkele manier op enig tijdstip geldelijk, materiële of immateriële vergoedingen, geschenken of beloningen aannemen van directe of indirecte belanghebbenden bij de audit of visitatie of anderszins persoonlijke voordelen ontlenen aan de werkzaamheden als auditor.


IV-bijl 3-1


IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 3 Gedragscode voor auditors, auditleiders, visitators en voorzitters van visitatieteams

IV-bijl 3-2


HKB_IV-bijl 4A_p01-02 Page 1 Thursday, May 13, 2004 3:31 PM

IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 4A Stappenplan voor interne audits

Bijlage 4A Nr.

Stappenplan voor interne audits

Wat

Wie

Wanneer

1

Aankondigingsbrief naar commandant gemeentelijke brandweer of hoofd regionaal bureau: • programma voorstel • gegevens auditors

regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer

3 maanden vóór de audit

2

Samenstellen intern auditteam: • auditleider (commandant gemeentelijke brandweer of leidinggevende gemeentelijke of regionale brandweer voorzitter met kwalificatie senior-auditor), drie auditors waarvan één mogelijk van een gemeente of partnerorganisatie: regiopolitie of GHOR) • toezenden teamsamenstelling en stappenplan interne audit naar leden interne auditteam • toezenden stappenplan naar aanvragende commandant gemeentelijke brandweer of hoofd regionaal bureau

commandant regionale brandweer i.s.m. regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer

9 weken vóór de interne audit

3

Informatie over betreffende gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau naar regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer: • beschrijving huidige situatie • organogram • beleids- en bedrijfsvoeringsdocumenten (beleidsplan, bedrijfsplan en jaarverslag) • nieuwe ontwikkelingen • lopende verbeteracties • resultaten eerdere audits

commandant gemeentelijke brandweer

6 weken voor de audit

4

Informatie over betreffende gemeentelijk brandweerkorps of regionaal bureau ad 2 naar leden interne auditteam


5

Bestuderen informatie

leden auditteam

2 dagdelen

6

Voorbereidingsbijeenkomst • individuele bevindingen uitwisselen • taakverdeling binnen auditteam • eventuele aanpassing programma doorgeven aan commandant en regionale kwaliteitsfunctionaris

leden auditteam

1 dagdeel

7

Auditbezoek • gesprekken bij alle relevante onderdelen van het brandweerkorps of regionaal bureau

leden auditteam

4 dagdelen waarvan 1 avond

8

Consensusbijeenkomst • definitieve beoordeling resultaten • vaststellen conclusies rapportage

leden auditteam + regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer

1 dagdeel

9

Opstellen rapportage en toesturen in concept aan opdrachtgevende gemeentelijk of regionaal commandant brandweer en de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer

secretaris auditteam

3 dagdelen

10

Schriftelijk aan secretaris auditteam laten weten of conceptauditrapportage feitelijke onjuistheden bevat.

opdrachtgevende commandant brandweer

binnen 1 week na ontvangst concept-rapportage

11

Eventueel aanpassen auditrapportage en in definitieve vorm toezenden aan opdrachtgevende commandant en regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer.

auditleider en secretaris auditteam

1 dagdeel binnen 1 week na ontvangst schriftelijk bericht ad 10

12

Bevestiging ontvangst auditrapportage aan regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer en verklaring van geen bezwaar verspreiding auditrapportage onder leden auditteam


binnen 1 week na toezenden ad 11

13

Evaluatiegesprek met burgemeester en commandant gemeentelijk brandweerkorps of voorzitter (portefeuillehouder bedrijfsvoering), regionaal commandant , hoofd regionaal bureau en regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer: • bespreking auditrapport • gang van zaken tijdens de audit

auditleider en secretaris auditteam

binnen 4 weken na ontvangst definitieve auditrapportage door opdrachtgevende commandant

14

In kennis stellen van het interne auditrapport aan: interne audit gemeentelijk brandweerkorps: • burgemeester, de leidinggevenden en medewerkers en de personeelsvertegenwoordiging interne audit regionaal bureau: • voorzitter en/of de portefeuillehouder bedrijfsvoering van de regionale brandweer, het hoofd en de medewerkers van het regionaal bureau en de personeelsvertegenwoordiging van de regionale brandweer


zo spoedig mogelijk na ontvangst definitief auditrapport

15

Evaluatiegesprek intern auditteam: • bespreking auditrapport • gang van zaken tijdens de audit

auditleider, secretaris en leden auditteam, regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer

1 dagdeel binnen 4 weken na ontvangst definitieve interne auditrapportage

Totaal tijdsbeslag

leden auditteam secretaris auditteam auditleider

9 dagdelen 13 dagdelen 10 dagdelen


of hoofd regionaal bureau

4 weken vóór de audit

1 week vóór de audit

binnen 2 weken na de audit

IV-bijl 4A-1

HKB_IV-bijl 4A_p01-02 Page 2 Thursday, May 13, 2004 3:31 PM

IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 4A Stappenplan voor interne audits

IV-bijl 4A-2


HKB_IV-bijl 4B_p01-02 Page 1 Thursday, May 13, 2004 3:30 PM

IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 4B Stappenplan voor externe audits

Bijlage 4B Nr.

Stappenplan voor externe audits

Wat

Wie

Wanneer

1

Aanvraag externe audit bij Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer • welke periode • welke specifieke deskundigheid

voorzitter regionale brandweer

6 maanden vóór de audit

2

Samenstellen auditteam: • op basis van aanvraag door regio en beschikbaarheid auditors uit de pool Toezenden aan leden extern auditteam: • contract met auditor en korps waartoe hij behoort • Brandweerscoringsboek toesturen • teamsamenstelling en stappenplan externe audit Toezenden aan commandant aanvragende regionale brandweer: • stappenplan externe audit

Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer


3

Informatie over de betreffende regionale brandweer naar leden auditteam • gecombineerde zelfbeschrijving • regionaal verbeterplan • regionaal organisatieplan brandweer • beleids- en bedrijfsvoeringsdocumenten (beleidsplan, bedrijfsplan en jaarverslag) • eventuele voortgangsrapportages

regionaal commandant i.s.m. regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer


4

Individuele beoordeling informatie, uitkomsten toesturen aan de auditleider

leden auditteam

4 dagdelen 10 dagen vóór de audit

5

Eerste consensusbijeenkomst • consensus m.b.t. scores, profielschets, spinnenweb, satépennen • definitief programma auditbezoek voorleggen aan commandant opdrachtgevende regionale brandweer

leden auditteam

1 avond + 2 dagdelen

6

Auditbezoek • gesprekken bij alle relevante onderdelen van de gemeentelijke brandweerkorpsen en de regionale brandweer

leden auditteam

4 dagdelen

7

Tweede consensus bijeenkomst • definitieve scores • profielschets, spinnenweb, satépennen • uitgangspunten Managementletter • documenten inleveren bij de auditleider • interne evaluatie binnen auditteam

leden auditteam

2 dagdelen

8

Opstellen rapportage • uitwerken auditrapport • opstellen managementletter • toezenden in concept aan commandant opdrachtgevende regionale brandweer en aan regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer

auditleider

4 dagdelen

Schriftelijk aan auditleider laten weten of concept-auditrapportage feitelijke onjuistheden bevat.

opdrachtgevende regionaal commandant brandweer

binnen 1 week na ontvangst concept-rapportage

10

Eventueel aanpassen auditrapportage en in de definitieve vorm toezenden aan het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer.

auditleider

1 dagdeel binnen 1 week na ontvangst schriftelijk bericht ad 9

11

Aanbieden gewaarmerkte exemplaren definitieve auditrapportage en managementletter aan voorzitter en commandant regionale brandweer

hoofd Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer

binnen 2 weken na aanbieden ad 10

12

Aanbieden definitieve auditrapportage en managementletter aan commandanten gemeentelijke brandweren en hoofd regionaal bureau

opdrachtgevende regionaal commandant brandweer

binnen 1 week na aanbieden ad 11

13

Bevestiging ontvangst auditrapportage aan hoofd Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer en verklaring van geen bezwaar verspreiding auditrapportage onder leden auditteam

voorzitter opdrachtgevende regionale brandweer

binnen 1 week na aanbieden ad 12

14

Evaluatiegesprek • auditrapport • gang van zaken tijdens de audit

auditleider, secretaris en leden auditteam

1 dagdeel

Toezending verslag evaluatie externe audit aan hoofd Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer

auditleider

1 dagdeel binnen 1 week na evaluatiegesprek

Totaal tijdsbeslag

leden auditteam secretaris auditteam auditleider


9

15


binnen 1 week na de audit

binnen 4 weken na ontvangst van de verklaring ad 13

IV-bijl 4B-1

HKB_IV-bijl 4B_p01-02 Page 2 Thursday, May 13, 2004 3:30 PM

IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 4B Stappenplan voor externe audits

IV-bijl 4B-2


HKB_IV-bijl 4C_p01-02 Page 1 Thursday, May 13, 2004 3:30 PM

IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 4C Stappenplan voor interne visitaties

Bijlage 4C

Nr.

Stappenplan voor interne visitaties

Wat

Wie

Wanneer

1

Afstemming interne visitatie met gemeentelijk commandant brandweer en burgemeester betreffende gemeente


3 maanden vóór inerne visitatie

2

Samenstellen intern visitatieteam: • voorzitter regionale brandweer, commandant regionale brandweer, gemeentelijk commandant brandweer, diensthoofden van regiopolitie, GHOR en gemeenten • toezenden teamsamenstelling en stappenplan interne visitatie naar leden intern visitatieteam • toezenden stappenplan naar aanvragende

commandant regionale brandweer i.s.m. regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer

9 weken vóór de interne visitatie

3

Toesturen relevante documenten aan secretaris intercollegiaal visitatieteam: • zelfbeschrijving • verbeterplan • interne auditrapportage & rapportage eerdere visitatie • beleids- en bedrijfsvoeringsdocumenten (beleidsplan, bedrijfsplan en jaarverslag) • eventuele voortgangsrapportages

commandant gemeentelijke brandweer

6 weken voor de interne visitatie

4

Toesturen relevante documenten ad 3 aan leden intern visitatieteam


4 weken vóór de visitatie

5

Bestuderen documentatie ad 3 Voorbespreking met intercollegiaal visitatieteam

leden intern visitatieteam

4 dagdelen 1 week vóór de visitatie

6

Visitatiebezoek • gesprekken met de burgemeester en de commandant van de gemeentelijke brandweer, andere leidinggevenden en een vertegenwoordiging van de medewerkers • korte evaluatie met gesprekspartners • afstemmingsbijeenkomst met visitatieteam • innemen + vernietiging uitgereikte documentatie ad 3 leden visitatieteam

leden intercollegiaal visitatieteam

2 dagdelen

7

Opstellen concept-rapportage Toesturen aan burgemeester en commandant gevisiteerde gemeentelijke brandweer en in afschrift aan de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer

voorzitter i.s.m. secretaris visitatieteam

4 dagdelen binnen 2 weken na de visitatie

8

Schriftelijke mededeling aan secretaris visitatieteam of concept-rapportage feitelijke onjuistheden bevat

burgemeester en/of commandant gevisiteerde gemeentelijke brandweer

binnen 7 dagen na ontvangst concept-rapportage

9

Zonodig aanpassen rapportage + toezenden definitieve versie intern visitatierapportage aan de burgemeester en de commandant van het gevisiteerde brandweerkorps, de regionaal commandant brandweer en de regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer


binnen 1 week na de mededeling ad 8

10

Verklaring van geen bezwaar verspreiding visitatierapportage onder leden visitatieteam

burgemeester gevisiteerde gemeentelijke brandweer


12

Evaluatiegesprek met burgemeester en commandant gevisiteerd brandweerkorps en regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer: • bespreking intercollegiaal visitatierapport • gang van zaken tijdens de visitatie

voorzitter en secretaris intern visitatieteam

binnen 4 weken na ontvangst definitieve visitatierapportage ad 9

13

Evaluatie intern visitatieteam Beknopt verslag evaluatie opstellen en toezenden aan commandant regionale brandweer

intern visitatieteam secretaris intern visitatieteam

1 dagdeel ca. 1 maand na ontvangst rapport

Totaal tijdsbeslag

leden visitatieteam secretaris visitatieteam voorzitter visitatieteam



secretaris intecollegiaal visitatieteam

IV-bijl 4C-1

HKB_IV-bijl 4C_p01-02 Page 2 Thursday, May 13, 2004 3:30 PM

IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 4C Stappenplan voor interne visitaties

IV-bijl 4C-2


HKB_IV-bijl 4D_p01-02 Page 1 Thursday, May 13, 2004 3:29 PM

IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 4D Stappenplan voor intercollegiale visitaties

Bijlage 4D

Nr. 1

Stappenplan voor intercollegiale visitaties

Wat

Wie

Wanneer

Aanvraag intercollegiale visitatie op regionaal verbeterplan bij het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer

voorzitter regionale brandweer

6 maanden vóór intercollegiale visitatie

Samenstellen intercollegiaal visitatieteam: • voorzitter regionale brandweer, commandant regionale brandweer, gemeentelijk commandant brandweer, diensthoofden van regiopolitie, GHOR en gemeenten Toezenden aan leden intercollegiaal visitatieteam: • contract met visitator en korps waartoe hij of zij behoort • teamsamenstelling en stappenplan externe audit Toezenden aan voorzitter aanvragende regionale brandweer: • Stappenplan intercollegiale visitatie

Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer

9 weken vóór de intercollegiale visitatie

3

Toesturen relevante documenten aan secretaris intercollegiaal visitatieteam: • gecombineerde zelfbeschrijving • regionaal verbeterplan • externe auditrapportage • beleids- en bedrijfsvoeringdocumenten (beleidsplan, bedrijfsplan en jaarverslag) • eventuele voortgangsrapportages

commandant regionale brandweer

6 weken voor de interne visitatie

4

Toesturen relevante documenten ad 3 aan leden intercollegiaal visitatieteam

secretaris intercollegiaal visitatieteam

4 weken vóór de visitatie

5

Bestuderen documentatie ad 3 Voorbespreking met intercollegiaal visitatieteam


4 dagdelen 1 week vóór de visitatie

6

Visitatiebezoek • gesprekken met de voorzitter en de commandant van de regionale brandweer, het management van de gemeentelijke brandweerkorpsen en een vertegenwoordiging van de medewerkers • korte evaluatie met gesprekspartners • afstemmingsbijeenkomst met visitatieteam • innemen + vernietiging uitgereikte documentatie ad 3 leden visitatieteam


2 dagdelen

7

Opstellen conceptrapportage Toesturen aan voorzitter en commandant gevisiteerde regionale burgemeester en in afschrift aan het hoofd van het Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer


4 dagdelen binnen 2 weken na de visitatie

8

Schriftelijke mededeling aan secretaris visitatieteam of conceptrapportage feitelijke onjuistheden bevat

voorzitter en/of commandant gevisiteerde regionale brandweer

binnen 7 dagen na ontvangst conceptrapportage

9

Zonodig aanpassen rapportage Toezenden definitieve versie intercollegiale visitatierapportage aan hoofd Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer


binnen 1 week na de mededeling ad 8

10

Aanbieden gewaarmerkte exemplaren intercollegiale visitatierapporten aan voorzitter en commandant gevisiteerde regionale brandweer Archivering één exemplaar in archief Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer Mededeling aan Inspectie OO&V dat intercollegiaal visitatierapport aan voorzitter regionale brandweer is gezonden

hoofd Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer

zo spoedig mogelijk na de ontvangst ad 9

11

Bevestiging ontvangst visitatierapportage aan hoofd Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer en verklaring van geen bezwaar verspreiding visitatierapportage onder leden visitatieteam

voorzitter gevisiteerde regionale brandweer


12

Evaluatiegesprek met voorzitter en commandant regionale brandweer en regionale kwaliteitsfunctionaris brandweer: • bespreking intercollegiaal visitatierapport • gang van zaken tijdens de visitatie

voorzitter en secretaris intercollegiaal visitatieteam

binnen 4 weken na ontvangst definitieve visitatierapportage ad 10

13

Evaluatie intercollegiaal visitatieteam Beknopt verslag evaluatie opstellen en toezenden aan hoofd Landelijk Kwaliteitsbureau Brandweer

Intercollegiaal visitatieteam secretaris intern visitatieteam

1 dagdeel ca. 1 maand na ontvangst rapport

Totaal tijdsbeslag

leden visitatieteam secretaris visitatieteam voorzitter visitatieteam


2




IV-bijl 4D-1

HKB_IV-bijl 4D_p01-02 Page 2 Thursday, May 13, 2004 3:29 PM

IV Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer Bijlage 4D Stappenplan voor intercollegiale visitaties

IV-bijl 4D-2


Handleiding Audits en Visitaties bij de Brandweer

Recommend Documents