Bachelorproef Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting
Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Management assistant
Academiejaar
2014-2015
Examenkans
1
Studente
Fleur De Clerck
De vergelijking tussen het takenpakket van een administratief bediende en een personal assistant In welke mate verschilt het takenpakket van een administratief bediende met die van een personal assistant? Interne begeleider
Externe begeleider
Ludo Schoukens
Annelies Depoorter
Bachelorproef Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting
Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Management assistant
Academiejaar
2014-2015
Examenkans
1
Studente
Fleur De Clerck
De vergelijking tussen het takenpakket van een administratief bediende en een personal assistant In welke mate verschilt het takenpakket van een administratief bediende met die van een personal assistant?
Interne begeleider
Externe begeleider
Ludo Schoukens
Annelies Verpoorter
Woord vooraf In dit voorwoord wil ik enkele mensen bedanken die me geholpen, gesteund en gemotiveerd hebben bij het voltooien van mijn bachelorproef. Eerst en vooral wil ik mijn interne promotor, Ludo Schoukens, bedanken voor alle informatie en nodige feedback die hij mij gegeven heeft gedurende het schrijven van mijn eindwerk. Ook wil ik graag een woord van dank richten aan mijn externe promotor, Annelies Depoorter, die mij goed heeft geholpen bij het kiezen van een gepast onderwerp, de zoektocht naar werknemers met de juiste functie, bij de vragenlijst om mijn kwalitatief onderzoek uit te voeren en voor de nodige bijsturing van mijn schrijfwerk. Daarnaast wil ik de coördinator van de bachelorproef, Lieselot Longueville, bedanken om ons alle informatie te verschaffen voor de realisatie van de bachelorproef. Evenveel dank gaat uit naar mijn vrienden en familieleden die mij steeds hielpen waar nodig, mij af en toe het nodige advies gaven en voor ontspanning zorgden. Met deze bachelorproef sluit ik bijna mijn opleiding af. Daarom wil ik heel graag mijn ouders, Vincent De Clerck en Leen Ledeganck, bedanken omdat zij mij de mogelijkheid hebben gegeven om hogere studies te volgen. Natuurlijk ook omdat zij mij steeds gesteund en gemotiveerd hebben gedurende deze drie jaren. Vandaar een welgemeende dank aan al deze personen! Fleur De Clerck Brugge, mei 2015
2
Inhoudsopgave
1
Profiel van een Administratief bediende ...................................................................... 9
1.1
Opleiding .......................................................................................................................... 9
1.1.1
Secundaire opleidingen ................................................................................................... 9
1.1.2
Verkorte cursussen ....................................................................................................... 10
1.1.3
Bacheloropleidingen ..................................................................................................... 14
1.2
Takenpakket ................................................................................................................... 16
1.2.1
Functieomschrijving ..................................................................................................... 16
1.2.2
Beschrijving van het takenpakket ............................................................................... 16
1.3
De competenties ........................................................................................................... 17
1.3.1
Welke competenties moet een administratief bediende hebben? ........................... 17
1.4
De verloning .................................................................................................................. 19
1.4.1
Bruto maandloon .......................................................................................................... 19
1.4.2
Extralegale voordelen ................................................................................................... 19
1.5
Conclusie ........................................................................................................................ 20
2
Profiel van een Personal Assistant .............................................................................. 21
2.1
Het assistantberoep ....................................................................................................... 21
2.1.1
Naamgeving ................................................................................................................... 21
2.1.2
Functiecategorieën ........................................................................................................ 21
2.2
Opleiding ........................................................................................................................ 22
2.2.1
Bacheloropleiding Office management ...................................................................... 23
2.2.2
Cursus Personal Assistant ............................................................................................ 34
2.3
Takenpakket ................................................................................................................... 36
2.3.1
Functieomschrijving ..................................................................................................... 36
2.3.2
Sleutelrollen voor een PA ............................................................................................ 37
2.3.3
Beschrijving van het takenpakket ............................................................................... 37
2.4
Competenties ................................................................................................................. 38
2.4.1
Vaardigheden ................................................................................................................. 38
2.4.2
Kennisniveau ................................................................................................................. 38
2.4.3
Persoonlijkheid .............................................................................................................. 38
3
2.5
Verloning ........................................................................................................................ 40
2.5.1
Bruto maandloon .......................................................................................................... 40
2.5.2
Bonussen ........................................................................................................................ 42
2.5.3
Extralegale voordelen ................................................................................................... 42
2.5.4
Niet-financiële voordelen ............................................................................................. 43
2.5.5
Flexibele verloning ........................................................................................................ 43
2.6
Conclusie ........................................................................................................................ 43
3
Carrièremogelijkheden.................................................................................................. 45
3.1
Ontwikkelen................................................................................................................... 45
3.1.1
Zelfkennis in kaart brengen ......................................................................................... 45
3.1.2
Opleidingen.................................................................................................................... 45
3.1.3
Alternatieve ontplooiingsmanieren ............................................................................. 47
3.2
Carrièrepaden................................................................................................................. 47
3.2.1
Meegroeien met de manager ........................................................................................ 47
3.2.2
Meegroeien met het bedrijf.......................................................................................... 47
3.2.3
Groeien binnen een functie ......................................................................................... 47
3.2.4
Zich specialiseren en doorgroeien .............................................................................. 48
3.3
Toekomstmogelijkheden .............................................................................................. 48
3.3.1
Nieuwe manier van werken ......................................................................................... 48
3.3.2
Technologieën ............................................................................................................... 48
3.4
Conclusie ........................................................................................................................ 49
4
Kwalitatief onderzoek .................................................................................................. 50
4.1
Administratief bediende ............................................................................................... 50
4.2
Personal Assistant ......................................................................................................... 51
4
Lijst met figuren Figuur 1: Regionale verschilpercentages administratieve functies
19
Figuur 2: Opleidingsniveau Personal Assistant
22
Figuur 3: Tijdsbesteding opleidingen bij nieuwe assistants
46
5
Lijst met tabellen Tabel 1: TSO-richtingen in België als voorbereiding op een administratieve functie (Secundaire opleidingen, 2014) 9 Tabel 2: BSO-richtingen in België als voorbereiding op een administratieve functie (Secundaire opleidingen, 2014) 10 Tabel 3: Vergelijking opleidingsprogramma's Syntra voor een administratief bediende (Syntra Brussel, 2010)(Syntra West, 2015) 11 Tabel 4: Bacheloropleiding in België als voorbereiding op de functie van een Personal Assistant (Baeten, 2013) 14 Tabel 5: Opleiding Office Management met afstudeerrichting Management Assistant23 Tabel 6: Opleiding Office Management met afstudeerrichting Medical Management Assistant 26 Tabel 7: Opleiding Office Management met afstudeerrichting Human Resources Management
28
Tabel 8: Opleiding Office Management met afstudeerrichting Bedrijfsvertaler-tolk
29
Tabel 9: Opleiding Office Management met afstudeerrichting Event- en Projectmanagement
31
6
Lijst met afkortingen BSO
Beroepssecundair Onderwijs
CAT-tools
Computer-assisted translation
CEO
Chief Executive Officer
DTP
Desktoppublishing
ECABO
Economisch en administratief beroepsonderwijs
EPM
Enterprise Project Management
ERP
Enterprise Resource Planning
ICT
Informatie- en communicatietechnologie
KH
Katholieke Hogeschool
KU
Katholieke Universiteit
MS
Microsoft
OM
Office Management
PA
Personal Assistant
PR
Public Relations
SDL
Simple Directmedia Layer
TSO
Technisch Secundair Onderwijs
VZW
Vereniging Zonder Winstoogmerk
7
Inleiding In het secundair onderwijs heb ik de richting Secretariaat-Talen gevolgd, dus ging ik op zoek naar een opleiding die hierop aansloot. Al snel kwam ik uit bij administratieve opleidingen aan Syntra voor functies als Administratief Bediende/Medewerken of de bacheloropleiding Office Management. Na enig opzoekwerk koos ik voor de laatste opleiding, omdat er hier meer functiemogelijkheden zijn en ik vond de job van een Administratief Bediende wat éénzijdig. Toen ik op zoek ging naar een onderwerp voor mijn bachelorproef leek het mij interessant om de functie van een administratief bediende en een personal assistant te gaan onderzoeken. In deze bachelorproef onderzoek ik dus beide profielen en kijk ik welke carrièremogelijkheden en er zijn. Ook voer ik een kwalitatief onderzoek door interviews af te nemen van werkneemsters die één van deze twee functies uitoefenen. Voor mijn literatuurstudie maak ik gebruik van boeken, artikels uit tijdschriften, Youtubefilmpjes en websites. Voor mijn kwalitatief onderzoek bevraag in mensen uit het werkveld. In het eerste hoofdstuk van deze bachelorproef beschrijf ik het profiel van een administratief bediende. Hierbij spits ik eerst toe op de opleidingen die een administratief bediende kan volgen om zich in voldoende mate te kunnen voorbereiden op het werkveld. Vervolgens geef ik een korte toelichting over de job van een administratief bediende en bespreek ik het takenpakket grondig. Daarnaast geef ik de soorten competenties aan en welke vereist zijn voor een administratief bediende. Ten slotte verduidelijk ik het verloningspakket en vergelijk ik deze met soortgelijke functies. Het tweede hoofdstuk behandelt het profiel van een personal assistant. De subhoofdstukken zijn hetzelfde als bij het voorgaande hoofdstuk. Als eerste komen de mogelijke opleidingen aan bod, vervolgens de competenties, daarna het takenpakket en ten slotte de verloning. In het derde hoofdstuk bespreek ik de carrièremogelijkheden voor zowel een administratief bediende als een personal Assistant. Eerst overloop ik alle mogelijkheden om zich als werknemer te ontwikkelen gedurende de loopbaan. Daarna komen de vier carrièrepaden die een assistant kan bewandelen en als laatste de toekomstmogelijkheden voor beide functies. Omdat deze functies meestal uitgeoefend worden door het vrouwelijke geslacht refereer ik steeds naar een vrouw doorheen mijn bachelorproef.
8
1 Profiel van een Administratief bediende 1.1 Opleiding Men kan zich opleiden voor een administratieve functie in verschillende onderwijsvormen. In dit deel komen de secundaire opleidingen, bacheloropleidingen en deeltijdse opleidingen of verkorte cursussen aan bod. De tabellen geven de mogelijke opleidingen weer met de bijhorende onderwijsinstellingen.
1.1.1 Secundaire opleidingen De eerste onderwijsvorm is de secundaire opleiding. Binnen de TSO-richtingen en BSOrichtingen zijn er verschillende opleidingen te volgen. Volgens Mariet van de Burt, adviseur secretariële beroepen van ECABO is op 90% van de Middelbare Beroepsonderwijs-scholen het competentiegericht onderwijs ingevoerd. De leerlingen worden veel meer in de context van het beroep opgeleid dan voorheen. Vroeger waren het voornamelijk theoretische vakken maar nu zijn er ook meer praktijklessen. Op deze manier krijgen de leerlingen al vroeg in de opleiding het gevoel op ze over de competenties beschikken voor een administratieve job. (de Martines – van Schoonhoven, 2010) In onderstaande Tabel 1 worden de onderwijsinstellingen weergegeven in België die mogelijke TSO-richtingen aanbieden als voorbereiding op een administratieve functie zoals een administratief bediende. Tabel 1: TSO-richtingen in België als voorbereiding op een administratieve functie (Secundaire opleidingen, 2014)
Opleiding
Onderwijsinstelling
Administratie vrije beroepen
Secundaire Handelsschool Sint-Lodewijk (Antwerpen)
KMO-administratie
Sint-Ursula-Instituut (Lier) (Hasselt) Provinciale Handelsschool
Onthaal en public relations
Vrij Handelsen Sportinstituut Sint-Michiels (Sint-Michiels) Guldensporencollege 2(7(Kortrijk) Provincie Antwerpen scholen) Guldensporencollege (Kortrijk) Limburg (6 2(26 scholen) Provincie Antwerpen scholen)
Secretariaat-talen
Oost-Vlaanderen (6 scholen) Provincie Limburg (10 scholen) West-Vlaanderen (23 (4 scholen) Provincie Oost-Vlaanderen scholen) Provincie Vlaams-Brabant school) West-Vlaanderen(1(19 scholen) Brussels Hoofdstedelijk Gewest (2 scholen) Provincie Vlaams-Brabant (14 scholen) Provincie Brussels Hoofdstedelijk Gewest (5 scholen)
9
In onderstaande Tabel 2 worden de onderwijsinstellingen weergegeven in België die mogelijke BSO-richtingen aanbieden als voorbereiding op een administratieve functie zoals een administratief bediende. Tabel 2: BSO-richtingen in België als voorbereiding op een administratieve functie (Secundaire opleidingen, 2014)
Opleiding
Onderwijsinstelling
Kantoor
Provincie Antwerpen (50 scholen) Provincie Limburg (28 scholen) Provincie Oost-Vlaanderen (40 scholen) Provincie West-Vlaanderen (22 scholen) Provincie Vlaams-Brabant (26 scholen) Provincie Brussels Hoofdstedelijk Gewest (9 scholen)
Kantooradministratie en gegevensbeheer
Provincie Antwerpen (37 scholen) Provincie Limburg (21 scholen) Provincie Oost-Vlaanderen (31 scholen) Provincie West-Vlaanderen (21 scholen) Provincie Vlaams-Brabant (22 scholen) Provincie Brussels Hoofdstedelijk Gewest (7 scholen)
Onthaal en recreatie
GO! Technisch atheneum (Wemmel) Stedelijk Lyceum Olymiade (Antwerpen) Colomaplus bovenbouw 2 (Mechelen) Sint-jozefsinstituut (Brugge) Provinciaal Handels- en Taalinstituut (Gent) Onze Lieve Vrouw-Presentatie (Sint-Niklaas)
1.1.2 Verkorte cursussen 1.1.2.1 Syntra Syntra biedt de opleiding administratief bediende voor één of twee jaar aan in verschillende instellingen die verspreid zijn over het hele land. Zo is er Syntra West in de steden Brugge, Oostende, Veurne, Roeselare, Ieper en Kortrijk. Syntra MiddenVlaanderen in Oudenaarde, Asse, Ukkel, Gent en Aalst. Syntra Antwerpen-Brussel in Antwerpen, Brussel, Mechelen, Kontich, Sint-Niklaas, Leuven en Kempen. Syntra Limburg in Limburg, Neerpelt, Tessenderlo, Hasselt, Genk, Maaseik en Tongeren. (Syntra, 2010)
10
Men kan de éénjarige opleiding volgen in Syntra Brussel. De doelgroep zijn afgestudeerden uit een BSO of TSO-richting (behalve handel of kantoor), meewerkende echtgenote(n), mensen die zich willen heroriënteren na een periode thuis of werkloos te zijn geweest, arbeiders/arbeidsters die een administratieve functie beogen. De minimum leeftijd is 18 jaar en men dient een basiskennis Frans en Engels te hebben. De prijs van de opleiding inclusief kosten van handboeken bedraagt 440 euro. (Syntra Brussel, 2012) De tweejarige opleiding kan men volgen in de verscheidene campussen in Syntra West, Syntra Midden-Vlaanderen, Syntra Antwerpen & Vlaams-Brabant. De doelgroep voor deze opleiding zijn afgestudeerden uit BSO of TSO (alle richtingen, behalve handel en kantoor), meewerkende echtgenote(n), mensen die zich willen heroriënteren na een periode thuis of werkloos te zijn geweest, arbeiders/arbeidsters die een administratieve functie beogen. De vereiste leeftijd is minimuum 18 jaar. Syntra verwacht ook dat de cursist een basiskennis Frans en Engels heeft. Hiervoor neemt men aan het begin van de opleiding een test af. Ook is er een instapproef dactylo, waarbij je typsnelheid wordt gemeten. Indien de student hier niet voor slaagt, is er een mogelijkheid om zich hiervoor bij te scholen. De kostprijs van de opleiding bedraagt ongeveer 800 euro. (Syntra West, 2015) Het programma van de opleidingen is vrij gelijklopend. In Tabel 3 zijn de verschillen en gelijkenissen duidelijk waar te nemen. In de tweejarige opleiding is het vak boekhouding wat uitgebreider en dienen de studenten een eindwerk te maken, wat in de éénjarige opleiding niet van toepassing is. Tabel 3: Vergelijking opleidingsprogramma's Syntra voor een administratief bediende (Syntra Brussel, 2010)(Syntra West, 2015)
Vak Informatica
Opleiding van één jaar
Opleiding van twee jaar
X
X
Windows – bestandsbeheer
x
x
MS Word
x
x
MS Excel MS Outlook MS Accesss MS PowerPoint Internet
x
x
x
x
x x
x
x Communicatie
X
X
Mondelinge communicatie
x
x
Zakelijke communicatie
x
x
Sociale communicatie
x
x
11
Handelscorrespondentie
x
x
Notuleren van vergaderingen
x
x
X
X
Frans (basiskennis vereist)
x
x
Engels (basiskennis vereist)
x
x
Duits
x
x
Sociale wetgeving & personeelsadministratie
X
X
Boekhouden
X
X
x
x
Talen
Algemene boekhouding Bijhouden kasboek
x
Bankverrichtingen en elektronisch bankieren
x
Eindwerkbegeleiding
X
Eindproef – verdediging jury
X
1.1.2.2 Centrum voor Avondonderwijs VZW De opleiding administratief bediende aan het Centrum voor Avondonderwijs VZW biedt de mogelijkheid om alle competenties en vaardigheden aan te leren die nodig zijn om een succesvolle administratief bediende te worden. Er wordt zowel aandacht besteed aan de theorie als aan de praktijkgerichte lessen. De cursus bestaat uit 12 weken les van drie uur voor € 485. In de laatste les wordt het theoretisch examen afgelegd. Na het succesvol voltooien van deze opleiding is de cursist in het bezit van een erkend diploma. Deze opleiding is toegankelijk voor iedereen, maar blijkt het meest ideaal voor degenen die de cursus op een snelle en praktijkgerichte manier willen leren. Er is overigens geen specifieke voorkennis vereist. Voor de opleiding administratief bediende is er een persoonlijke begeleiding, omdat de lessen voor middelgrote groepen worden gegeven. Bovendien krijgt u ook les van een ervaren docent. (Administratief bediende, 2015) De onderwerpen die men behandelt gedurende de opleiding zijn:
De toekomstmogelijkheden als administratief bediende; het starten als administratief bediende in bijberoep; uw eigen administratie in orde leren brengen; alle mogelijke communicatietechnieken worden aangeleerd; de boekhoudkundige verwerkingen toepassen; 12
werken met tabellen en grafieken; facturen/ contracten en lijsten opmaken; het contact met klanten onderhouden; rekeningen en betalingen controleren; zakelijke brieven en e-mails schrijven; een vergadering voorbereiden en leiden; een verslag voor een vergadering opmaken; de verschillende afdelingen van een bedrijf leren kennen; het belang van een geordend klassement en archief kennen; professioneel leren telefoneren; spreek- en gesprekstechnieken; time management en agendabeheer; leren werken met MS Word en MS Excel.
1.1.2.3 Centrum voor Afstandsonderwijs De opleiding administratief bediende aan het Centrum voor Afstandsonderwijs biedt de mogelijkheid tot een uitgebreide thuisstudie. Alle aspecten komen aan bod. De cursus is zeer praktijkgericht, zodat u snel aan de slag kan. De studieduur van de cursus is zes tot negen maanden voor € 298. Na de opleiding legt u een examen af en wanneer u hiervoor slaagt, bent u in het bezit van een erkend diploma. Deze opleiding is toegankelijk voor iedereen, ook voor wie zijn kennis wat wil opfrissen. De cursus is heel praktijkgericht en wordt door ervaren docenten die het beroep zelf uitoefenen, gegeven. Er is geen specifieke voorkennis vereist. (Administratief bediende, 2015) De onderwerpen die men behandelt gedurende de opleiding zijn:
De toekomstmogelijkheden als administratief bediende; het starten als administratief bediende in bijberoep; uw eigen administratie in orde leren brengen; alle mogelijke communicatietechnieken worden aangeleerd; de boekhoudkundige verwerkingen toepassen; werken met tabellen en grafieken ; facturen/ contracten en lijsten opmaken; het contact met klanten onderhouden; rekeningen en betalingen controleren; zakelijke brieven en e-mails schrijven; een vergadering voorbereiden en leiden; een verslag voor een vergadering opmaken; de verschillende afdelingen van een bedrijf leren kennen; het belang van een geordend klassement en archief kennen; professioneel leren telefoneren; 13
spreek- en gesprekstechnieken; time management en agendabeheer; leren werken met MS Word en MS Excel.
1.1.3 Bacheloropleidingen Dit deel stelt de bacheloropleidingen voor die relevant zijn voor het uitoefenen van een administratieve functie. Zowel in theorie als in praktijk toetsen deze opleidingen aan het werkveld. In onderstaande Tabel 4 zijn de bacheloropleidingen waar te nemen die zowel theoretisch als praktisch een zeer goede voorbereiding zijn op de functie van een administratief bediende.(Baeten, 2013) Bovendien zijn alle hogescholen of universiteiten in de tabel te vinden waar men deze opleidingen kan volgen in België. Tabel 4: Bacheloropleiding in België als voorbereiding op de functie van een Personal Assistant (Baeten, 2013)
Bacheloropleiding Office Management
Hogeschool/universiteit
Communicatie & PR
AP Hogeschool Antwerpen Artevelde Hogeschool Erasmushogeschool Brussel Hogeschool West-Vlaanderen Hogeschool PXL Katholieke Universiteit Leuven Thomas More Universiteit Gent Artevelde Hogeschool Hogent Hogeschool West-Vlaanderen Hogeschool PXL Karel de Grote-Hogeschool Katholieke Hogeschool Leuven Katholieke Universiteit Leuven Odisee Thomas More Vives
Bedrijfsmanagement
AP Hogeschool Antwerpen Artevelde Hogeschool Erasmushogeschool Brussel Hogeschool West-Vlaanderen Hogeschool PXL Hogent Katholieke Hogeschool Limburg Thomas More Universiteit Gent Vives
14
Taal- & Letterkunde Informatica
Economie – Handel
HR Management
Marketing
Logistiek Management
Katholieke Universiteit Leuven Universiteit Antwerpen Vrije Universiteit Brussel AP Hogeschool Antwerpen Erasmushogeschool Brussel Hogent Hogeschool West-Vlaanderen Hogeschool PXL Karel de Grote-Hogeschool Katholieke Hogeschool Leuven Odisee Thomas More Universiteit Antwerpen Universiteit Gent Universiteit Hasselt Vives Vrije Universiteit Brussel Artevelde Hogeschool Hogeschool West-Vlaanderen Karel de Grote-Hogeschool Katholieke Universiteit Leuven Ugent Universiteit Antwerpen Vrije Universiteit Brussel Katholieke Hogeschool Leuven Katholieke Universiteit Leuven Thomas More Vlerick AP Hogeschool Antwerpen Artevelde Hogeschool Hogeschool West-Vlaanderen Hogeschool PXL Karel de Grote-Hogeschool Katholieke Hogeschool Leuven Odisee Thomas More AP Hogeschool Antwerpen Artevelde Hogeschool Hogent Hogeschool PXL Hogeschool West-Vlaanderen Karel de Grote-Hogeschool Katholieke Hogeschool Leuven Katholieke Hogeschool Limburg Odisee Thomas More Vives
15
Vertaler Tolk
Sociale – Humane Wetenschappen Intercultureel Management
Hogent Hogeschool PXL Katholieke Hogeschool Leuven Katholieke Hogeschool Limburg Katholieke Universiteit Leuven Thomas More Universiteit Antwerpen Vives Katholieke Universiteit Leuven Universiteit Antwerpen Universiteit Gent Thomas More Karel de Grote-Hogeschool
De populairste Hoger BeroepsOnderwijs-opleidingen onder Administratief MBOgediplomeerden zijn Personeel en Arbeid, Management, Economie & recht, Communicatie en Facility Management. (de Martines-van Schoonhoven, 2010)
1.2 Takenpakket Om het takenpakket van een administratief bediende te kunnen achterhalen, heb ik mij gebaseerd op vacatures en de beschrijving van het takenpakket van uitzendkantoren. Deze verschillen soms een klein beetje, maar de inhoud is in grote lijnen wel hetzelfde.
1.2.1 Functieomschrijving Het administratief personeel is in elk bedrijf belangrijk, omdat zij zorgen voor het vlotte verloop van de activiteiten van het bedrijf, de administratieve taken en de ondersteunende taken. Het takenpakket kan in elk bedrijf een beetje verschillen, maar de hoofdtaken komen toch telkens overeen met elkaar. De functie wordt telkens anders ingevuld, omdat het takenpakket afhankelijk is van het departement, het functieniveau, de organisatie, … (Administratief assistent, 2015) Meestal zijn er geen expliciete diplomavereisten voor de functie van een administratief bediende. Het diploma van een tweede of derde graad beroepsonderwijs is vaak voldoende voor de meeste organisaties. Enkele bedrijven vragen echter wel een diploma secundair of hogeronderwijs. (Administratief Medewerker, 2015)
1.2.2 Beschrijving van het takenpakket Het takenpakket van een administratief bediende is zeer gevarieerd. De administratief bediende voert verschillende soorten taken uit. Er zijn administratieve, organisatorische, communicatieve en ICT-gerelateerde taken. De opdrachten die zij moeten uitvoeren krijgen ze meestal in opdracht van hun verantwoordelijke. Hierbij kunnen ze ook steeds terecht wanneer er zich problemen voordoen. (Administratief Medewerker, 2015)
16
Het grootste deel van de dag voert de administratief bediende administratieve of ondersteunende taken uit. De inhoud hiervan is sterk afhankelijk van de afdeling waarin zij werkt. (Administratief Medewerker, 2015) Verslagen en nota’s uittypen, dossiers opvolgen, het agendabeheer opvolgen, receptietaken zijn taken die hiertoe behoren. (Administratief assistent, 2015) Ook voert zij opdrachten uit die organisatietalent vergen. De administratief bediende organiseert een vergadering, beheert de agenda van de manager en/of collega’s, boekt de zakenreizen, organiseert personeelsfeesten, zorgt voor de logistiek. Daarnaast staat zij ervoor in dat alle interne en externe communicatie in het bedrijf vlot verloopt. Zij beantwoordt de telefoons, verzorgt de schriftelijke correspondentie met klanten en leveranciers, geeft nota’s correct door aan de betreffende collega, etc. Bovendien is het belangrijk dat de administratief bediende een goede kennis Frans en Engels heeft om de mondelinge communicatie te verzorgen.(Administratief assistent, 2015) Elke werknemer die een administratieve functie heeft, moet vlot met de computer kunnen werken. Ook is het belangrijk om met bepaalde programma’s te kunnen werken zoals MS Word, MS Excel, MS PowerPoint en ERP-pakketten zoals Navision of SAP. Met MS Word worden verslagen opgesteld, brieven uitgetypt en nota’s bijgehouden, MS Excel wordt dan weer gebruikt voor het werken met rekenbladen. Men maakt gebruik van MS PowerPoint om presentaties te maken voor vergaderingen. Om met databases te kunnen werken moet de administratief bediende goed overweg kunnen met Access voor het verzamelen en beheren van gegevens (klantenbestanden), data input.(Administratief assistent, 2015)
1.3 De competenties Om te achterhalen welke competenties vereist zijn bij de job van een administratief bediende heb ik enkele competentieprofielen en vacatures van assistant plus geraadpleegd. Daaruit heb ik afgeleid naar welke competenties het meest gevraagd worden. Competenties zijn samengesteld uit kennis, vaardigheden en eigenschappen. (Competenties, 2010) De competentie hebben, betekent dat iemand bekwaam is een bepaalde handeling uit te voeren of een probleem op te lossen. (Vaardigheid, 2014)
1.3.1 Welke competenties moet een administratief bediende hebben? Men verwacht van een administratief bediende dat ze nauwkeurig en ordelijk te werk gaat. Ook moet ze goed kunnen organiseren en doelgericht werken. Verder wenst men dat een administratief bediende een bepaalde verantwoordelijkheidszin heeft. Werken in teamverband is zeer belangrijk, alsook flexibel zijn.(Administratief medewerker, 2015) De werkgever verwacht dat de administratief bediende over een diploma secundair onderwijs of soms ook over een bachelorsdiploma beschikt. De talenkennis is belangrijk daarom wordt er meestal gevraagd naar een goede kennis van Nederlands en Frans. (Administratief bediende, 2015) 17
Volgens de HR-manager scoren administratieve werknemers het best als men beschikt over IT- en Taalvaardigheden. Ook relevante administratieve- of sectorervaring scoren hoog. Verder zijn communicatieve en sociale vaardigheden ook zeer belangrijk wanneer men een administratief bediende gaat aanwerven. (Robert Half, 2014)
18
1.4 De verloning 1.4.1 Bruto maandloon Om de gegevens van de verloning van administratieve bedienden te analyseren heb ik mij gebaseerd op de cijfers van 2015 in de salarisgids van Robert Half. Uit Bijlage 1 kan men afleiden wat het gemiddelde bruto maandloon van een administratief bedient inhoudt. Een administratief bediende zonder ervaring verdient maandelijks tussen €1875 en 2100. Een werkneemster met een administratieve functie met drie tot vijf jaar ervaring ontvangt een salaris van € 2000 - €2425. Wie in deze functie al meer dan vijf jaar ervaring heeft kan tot €3300 per maand verdienen. Onderstaande Figuur 1 toont duidelijk aan waar de best betaalde jobs zich bevinden. Zo scoort de regio Brussel en Zaventem het hoogst, gevolgd door de regio Waver, Antwerpen en Gent.
Figuur 1: Regionale verschilpercentages administratieve functies
1.4.2 Extralegale voordelen Naast de vereffening in geld omvat het verloningspakket ook extra voordelen of benefits, de extralegale voordelen. De vijf gekendste extralegale voordelen in een administratieve job zijn maaltijdcheques, verzekering, gezondheidszorg, ecocheques, transportvergoeding en een pensioenplan/ groepsverzekering. (Administratieve job, 2015)
19
1.5 Conclusie Een administratief bediende heeft de mogelijkheid om te kiezen voor een secundaire opleiding, een bacheloropleiding of om een verkorte cursus/opleiding te volgen. Veel werkgevers vragen enkel om een secundaire diploma, maar toch zijn er enkele organisaties die een bachelorsdiploma eisen van de administratief bediende. Uit het takenpakket van een administratief bediende kan men afleiden dat zij voornamelijk administratieve en ondersteunde taken uitvoert en ervoor zorgt dat de organisatie van het bedrijf vlot verloopt. Flexibiliteit, verantwoordelijkheidszin en nauwkeurig en ordelijk te werk gaan zijn de belangrijkste competenties van een administratief bediende. Ook het belang van de talenkennis mag niet onderschat worden, want zij is namelijk het aanspreekpunt van het bedrijf en verzorgt alle communicatie met leveranciers en klanten. Uit de verloning kan leidt men af dat de administratief bediende een goed startersloon heeft, maar dat dit hoger wordt naarmate men meer ervaring opdoet. De administratief bediende ontvangt de klassieke voordelen.
20
2 Profiel van een Personal Assistant 2.1 Het assistantberoep Het is belangrijk om eerst een beeld te schetsen van een assistant. De rollen van de verschillende soorten assistant kunnen sterk variëren. Er bestaat niet één vaste definitie voor het assistantberoep. Ieder bedrijf kiest namelijk zijn eigen naamgeving voor haar functies. Ook zijn er assistants in alle mogelijke sectoren en daardoor varieert de jobinhoud, afhankelijk van het soort of de grootte van de organisatie. (Baeten, 2013)
2.1.1 Naamgeving Men merkt dat er steeds minder ‘secretaresses’ zijn. Deze benaming neemt het in onze regio op tegen de ‘Management Assistant’ en de ‘Office Manager’. De term directiesecretaresse neemt het dan weer op tegen de ‘Executive of Personal Assistant’. (Baeten, 2013) Het beroep van een management assistant overkoepelt erg uiteenlopende functies. Net als de secretaresse komt de management assistant voor in elke bedrijfssector, maar haar takenpakket is afgestemd op de omstandigheden (sector, groot bedrijf, management,…).
2.1.2 Functiecategorieën Assistants zijn in drie grote functiecategorieën onderverdeeld: top-assistants, department assistants en allround assistants. De naamgeving top assistants spreekt al voor zich dat deze assistants meedraaien aan de top van het bedrijf. Deze werknemers werken als Personal Assistant, Executive Assistant, Office manager, Customer Relations Officer of Management Assistant voor één of meerdere managers. Ze werken aan de top omdat deze managers een sleutelfunctie uitvoeren (CEO, Algemeen directeur of lid van het managementcomité) of veel impact op de organisatie hebben. (Corremans, Dauwe, Van de Hofstadt, Vanbesien, 2007) Men verwacht dat deze top assistants zelfstandig, autonoom, proactief en sturend kunnen werken. Ook is er in deze functie al sneller meerdere jaren ervaring vereist. (Baeten, 2007) Het is opvallend dat de verschillen tussen de functietitels heel miniem zijn, zoals management assistant en personal assistant. Ze worden hier strikter geïnterpreteerd, omdat het takenpakket op dit niveau vooral voortvloeit uit overleg tussen de manager en de Management Assistant. (Corremans, Dauwe, Van de Hofstadt, Vanbesien, 2007)
21
Deze assistants helpen het afdelingshoofd of volledige afdelingen. Ze werken op een specifieke afdeling zoals Human Resources of Marketing. De functies van department assistants zijn Legal Secretary, Human Resource Assistant, Payroll Assistant, PR/Communication Assistant, Sales Assistant, Marketing Assistant, Logistics Assistant of Purchase Assistant. Het verschil met de top assistants is dat de Department assistants zich focussen op één vakgebied en hun manager overkoepelt niet het volledige bedrijf. Ook werken ze niet altijd op één afdeling van een groot bedrijf, ze kunnen ook een sleutelrol vertolken binnen kleinere en gespecialiseerde ondernemingen. (Corremans, Dauwe, Van de Hofstadt, Vanbesien, 2007) De allround assistants werken voor meerdere managers of een hele afdeling en krijgen diverse uitdagingen vanuit alle mogelijke richtingen. Een Projectassistant, Operationassistant, Administrative Assistant of Junior Assistant zijn de functies binnen de allround assistants. Zij beschikken over de taak hun medewerkers het werk in ideale omstandigheden te laten uitvoeren en zijn zowat het aanspreekpunt voor alles wat het operationele kader aangaat. De assistants zijn verantwoordelijk voor zowel administratieve als praktische taken. Het verschil met department assistants houdt in dat de allround assistant minder gespecialiseerd zijn binnen een bepaalde tak. De werkgever verwacht van een allround assistant dat ze nauwkeurig te werk gaat en over een grote portie organisatietalent beschikt. (Corremans, Dauwe, Van de Hofstadt, Vanbesien, 2007)
2.2 Opleiding In dit eerste subhoofdstuk worden alle opleidingen weergegeven die relevant kunnen zijn voor iemand die de functie van een personal assistant zal uitvoeren. De bacheloropleidingen worden uitgebreid besproken en de verkorte cursussen komen ook aanbod.
Figuur 2: Opleidingsniveau Personal Assistant
22
De bedrijven die op zoek zijn naar een PA verwachten dat een Personal Assistant een bacheloropleiding heeft gevolgd. In Figuur 2 is af te leiden naar welk opleidingniveau de bedrijven op zoek zijn. De mogelijke bacheloropleidingen zijn Office Management, Communicatie & PR, Bedrijfsmanagement, Taal- & letterkunde, Informatica, Economie – Handel, Human Resources Management, Marketing, Logistiek Management, Vertaler Tolk, Sociale – Humane Wetenschappen, Intercultureel Management. Deze opleidingen toetsen zowel in theorie als in de praktijk alle vereisten om voldoende op de job voorbereid te zijn. (Baeten, 2013)
2.2.1 Bacheloropleiding Office management Office management is de meest relevante opleiding voor personal assistants. Het merendeel van alle personal assistants in België hebben deze opleiding gevolgd. (Baeten, 2013). In dit subhoofdstuk bespreek ik de mogelijke afstudeerrichtingen management assistant, medical management assistant, human resources management, bedrijfsvertaler-tolk, event en –projectmanagement die in België te volgen zijn. Alle vakken en modules die de onderwijsinstellingen aanbieden, worden overzichtelijk voorgesteld in een tabel. Op die manier is het duidelijk te zien welke hogeschool welke vakken doceert. De eerste afstudeerrichting van de opleiding Office management is Management Assistant. Hogeschool West-Vlaanderen, Vives, Hogent en Artevelde Hogeschool bieden delen afstudeerrichting binnen de opleiding Office management aan. In de hogeschool Thomas More is de afstudeerrichting Management Assistant niet te volgen, maar zijn er gerelateerde afstuurrichtingen te volgen. Deze zijn cross media management, customer relations, talen en internationaal werken, event- en projectmanagement. (Thomas More) Hogent biedt ook de mogelijkheid om een module naar keuze te volgen. De student kan kiezen uit Internationaal Duits, Internationaal Spaans, Executive of Kwaliteitsmanagement. (Hogent) Tabel 5: Opleiding Office Management met afstudeerrichting Management Assistant
Howest Nederlands
X
Vives X
Bedrijfscommunicatie Nederlands Frans
X
Bedrijfscommunicatie Frans Engels
X
X
Hogent
Artevelde
X X
X
X
X
X
X
X
X
23
Bedrijfscommunicatie Engels
X
X
X
Duits/ Spaans
X
Meertalige telefoontraining
X
MS Word
X
X
X
X
MS PowerPoint
X
X
X
X
MS Outlook
X
X
X
X
MS Publisher
X
X
X
X
MS Sharepoint
X
X
X
X
MS Acces
X
X
X
X
MS Excel
X
X
X
X
Beeldverwerking
X
X
Corporate Branding & Communication
X
Navision
X
Sociale media ERP
X
X
X
X X
X
X
DTP
X
Office management
X
X
Bedrijfseconomie
X
X
X
Communicatie & sociale vaardigheden
X
X
X
Management technieken
X
KMO-management Netwerking & interculturele communicatie
X X
X
Informatievaardigheden & onderzoeksmethodologie Copywriting
X
X X
24
Religie, zingeving en levensbeschouwing
X
X
X
X
Economie
X
X
X
X
Boekhouden
X
X
Internationale handel
X
X
Marketing
X
Recht
X
HRM
X X
X
X
X
X
X
X
Event management
X
X
X
Travel management
X
Jobcoaching
X
X
X
Projectweek
X
Oefenbedrijf
X
X
X
X
Kijkstage
X
X
X
Inloopstage
X
Stage
X
X
X
X
Bachelorproef
X
X
X
X
De tweede afstudeerrichting is Medical Management Assistant. Deze afstudeerrichting kan men volgen in Artevelde Hogeschool, Hogent, Hogeschool West-Vlaanderen, Thomas more en Vives. Vives biedt twee uitdiepingstrajecten aan, waaruit de studenten één opleidingsonderdeel moeten kiezen. Het eerste uitdiepingstraject bestaat uit Eurolanguages, een opfriscursus wiskunde, Photoshop, ontwikkelen van websites, VZW-wetgeving, Concepting, Sportmanagement, Inkoop, Muziekmanagement, Overheidsmanagement of Tutorship. Het 2e uitdiepingstraject bestaat uit Basis Duits, Basis Spaans, HR Basics en een praktijkopdracht, Verkooptraining en internationaal zakendoen. (Vives) Hogent biedt in het derde jaar de mogelijkheid om een keuze-opleidingsonderdeel te volgen. Deze opleidingsonderdelen zijn HRM en Sociaal Recht, Medische Instumentaria, Ander opleidingsonderdeel na goedkeuring, Studium General 2014-2015 of Ondernemen. (Hogent) 25
Tabel 6: Opleiding Office Management met afstudeerrichting Medical Management Assistant
Artevelde
Hogent
Howest
Thomas More
Vives
X
X
X
X
Hogeschool Nederlands Medische terminologie Nederlands
X
X
X
X
X
Frans
X
X
X
X
X
Medische terminologie Frans
X
X
X
X
X
Engels
X
X
X
X
X
Medische terminologie Engels
X
X
X
X
X
Meertalige telefoontraining Anatomie & fysiologie
X X
Deontologie Pathologie
X
Psychologie
X
Microbiologie & hygiëne in de gezondheidszorg Geneesmiddelen & medische hulpmiddelen Medische onderzoeksmethoden & traumatologie Medische sociologie
X
X
X
X
X X
X X
X X X
X
X
X
X
EHBO
X
X
Kijkstage
X
Organisatie gezondheidszorg
X
X
Basisprincipes van Farmacologie
Medische registratie
X
X
X X
X
X
X
X
X
X
X
Beheer en beleid in de gezondheidszorg Administratieve organisatie
X
X
X
X
X
Bedrijfsethiek
X
X
X
MS Word
X
X
X
X
X
MS PowerPoint
X
X
X
X
?
MS Outlook
X
X
X
X
MS Publisher
X
X
X
X
X
X
?
X
X
X
X
X
X
X
MS SharePoint MS Acces
X
X
MS Excel
X
X
Beeldverwerking
X
26
Corporate Branding & Communication ERP
X
Navision
X
Medische software
X X
X
Office management Communicatie & sociale vaardigheden Managementvaardigheden
X
X
X X
X X
X
X
X
X
X
Copywriting Religie, zingeving en levensbeschouwing Algemene economie
X X X
Boekhouden
X X
X
X
X
Marketing (Handels)recht
X
X
X X
X X
X
X
X
Juridisch management
X
Finance & logistics
X
HR management
X
Eventmanagement
X
Travelmanagement
X
Financiering van de ziekenhuizen Jobcoaching
X X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X
Projectweek
X
Kijkstage Inloopstage
X
Stage
X
X
X
Bachelorproef
X
X
X
Keuzemodule: Gebarentaal/ Alternatieve behandelingswijzen
X
X X
X
27
De volgende afstudeerrichting is Human Resources Management. Vives en Thomas more zijn de hogescholen in België die deze afstudeerrichting aanbieden. Tabel 7: Opleiding Office Management met afstudeerrichting Human Resources Management
Vives Nederlands
X
Zakelijke Communicatie Frans
X X
Bedrijfscommunicatie Frans Engels
Thomas More
X X
Bedrijfscommunicatie Engels
X
Duits/ Spaans/ Russisch/ Chinees/ Italiaans MS Word
X X
X
MS PowerPoint
X
X
MS Outlook
X
X
MS Publisher
X
X
MS SharePoint
X
X
MS Acces
X
X
MS Excel
X
X
Navision
X
Integratie
X
Visio/ Acrobat
X
Sociale media
X
Management technieken
X
Copywriting
X
Religie, zingeving en levensbeschouwing Algemene Economie
X
Boekhouden
X
Recht
X
HR basics
X
Arbeidsmarkt en actoren
X
Werkveldoriëntatie
X
X
X X
Bedrijfsmanagement
X
Projectmanagement
X
Time management
X
28
Bedrijfseconomie
X
Personal skills
X
Oefenbedrijf in hr-afdeling
X
Human talentmanagement
X
X
Information management Bedrijfspsychologie
X X
X
Bedrijfsethiek Sociaal recht & personeelsadministratie HR-tools en e-HRM
X X
X
X
X
Masterclasses
X
Travelmanagement
X
Bedrijfsbezoeken
X
Teamworkshop European Conference
X
Stage in HR-omgeving & onderzoeksopdracht
X
X
De voorlaatste afstudeerrichting binnen de opleiding Office Management is Bedrijfsvertaler-tolk. Hogent, Katholieke Hogeschool Limburg, PXL Hogeschool, Vives en Thomas more doceren deze richting. Tabel 8: Opleiding Office Management met afstudeerrichting Bedrijfsvertaler-tolk
Hogent
KHlim
Nederlands
X
X
Bedrijfscommunicatie Nederlands
X
X
Frans
X
X
Bedrijfscommunicatie Frans
X
X
Vertalen Frans
X
X
X
Vertalen en tolken Frans
X
X
X
Engels
X
X
Bedrijfscommunicatie Engels
X
X
Vertalen Engels
X
X
X
Vertalen en tolken Engels
X
X
X
Initiatie vertaalvaardigheden
X
Pxl X
Thomas more
X X
X
X X
X
X
X X
X
Computerondersteund vertalen Duits/ Spaans
Vives
X X
X X
X
X
X
29
Vertalen Duits/ Spaans
X
X
X
MS Word
X
X
X
X
X
MS PowerPoint
X
X
X
X
X
MS Outlook
X
X
X
X
X
MS Publisher
X
X
X
X
X
MS SharePoint
X
X
X
X
X
MS Acces
X
X
X
X
X
MS Excel
X
X
X
X
X
X
X
Meertalige telefoontraining
Integratie Navision
X
SDL-Trados
X
Sociale media
X
Cloud computing
X
Management technieken Verkooptechnieken
X X
X X
Werkveldoriëntatie
X
Copywriting
X
Religie, zingeving en levensbeschouwing Cultuurkennis Frans
X
Cultuurkennis Engels
X
Cultuurkennis Duits
X
Cultuurkennis Spaans
X
Algemene economie
X
X
X
Bedrijfseconomie
X
X
X
X
Financieel management
X
X
Professionele ontwikkeling
X
Interculturele communicatie
X
Ondernemen
X
Studium 2014-2015
X
Ander opleidingsonderdeel naar keuze
X
X
X X X
X
Marketing Juridisch management
X
X
Internationale handel
Recht
X
X X
X
X
X X
X
30
HR management
X
X
Eventmanagement
X
Organisatiecultuur en –structuur
X
Beschaving en cultuur
X
Kritische reflectie
X
Professionalisering OM
X
Internationalisering
X
X
Terminologie en CAT-tools
X
Oefenbedrijf
X
X
Kijkstage
X
X
Bedrijfsbezoeken
X
X
Inloopstage Stage
X X
X
X
X
X
Beurzen Bachelorproef
X X
X
X
X
X
X
Ten slotte wordt de afstudeerrichting Event- en Projectmanagement besproken. Deze afstudeerrichting kan men volgen in Artevelde Hogeschool, Karel de Grote-Hogeschool, Katholieke Hogeschool Leuven en Thomas more. Tabel 9: Opleiding Office Management met afstudeerrichting Event- en Projectmanagement
Artevelde Hogeschool
KdG
KHleuven
Thomas more
Bedrijfscommunicatie Nederlands EPM Frans EPM
X
X
X
X
X
X
X
Zakelijke communicatie Frans
X
X
X
Engels EPM
X
X
X
Bedrijfscommunicatie Engels EPM MS Word
X
X
X
X
X
X
X
X
MS PowerPoint
X
X
X
X
MS Outlook
X
X
X
31
MS Publisher
X
X
MS SharePoint
X
X
MS Acces
X
X
X
X
MS Excel
X
X
X
X
Integratie
X
ERP
X
Navision
X
Statistiek
X
Multimedia
X
Webdesign, DTP, grafische applicaties en expert tools
X X
Innovatieve media- en communicatietechnieken
X
Toegepaste communicatietechnieken
X
Management
X X
Event productie
X X
Professionele ontwikkeling & participatiestage EPM
X
Algemene Economie Bedrijfseconomie
X
X
X
Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Religie, zingeving en levensbeschouwing
X
X
X X X
X
X X
Boekhouden Internationale handel Marketing
X X
X
X
32
Recht
X
X
Small Business Project Juridische toepassingen in EPM
X X
X
HRM
X X
X
Office management
X
Informatievaardigheden en – onderzoekmethodologie
X
Strategisch eventmanagement
X
Project management
X
X
X
Financieel management van evenementen
X
X
X
Event communication & sponsoring
X
Eventorganisatie & practicum
X
X
X
Event toolbox
X
Workshop creativiteit voor events
X
Workshop communicatie
X
Workshop publieksevenementen
X
Leadership
X
Interculturele communicatie
X
X
X
X
X
X
Cultuurmanagement
X
Organisatiecultuur en –structuur
X
Vrijetijdsmanagement
X X
Workshop zakelijke evenementen Online reputatie- en relatiemanagement
X
X X
X
X
33
Keuzemodule: Sport events/ MICE/ Intercultural awareness in event management/ Exhibitions
X
Praktijkprojecten
X
X
Oefenbedrijf
X
Bedrijfsbezoeken
X
Beurzen
X
Kijkstage
X
Inloopstage
X
X
Stage
X
X
X
Bachelorproef
X
X
X
2.2.2 Cursus Personal Assistant Naast de bacheloropleidingen die te volgen zijn in alle mogelijke hogescholen in België, zijn er ook meerdere organisaties die een cursus om een Personal Assistant te worden, aanbieden. Er zijn drie cursussen beschikbaar van enkele dagen waar de deelnemer de belangrijkste competenties van een Personal Assistant aangeleerd krijgt in enkele modules. Wolters Kluwer biedt een tweedaagse opleiding aan om de competenties van een assistant te verbeteren. Er wordt aangeleerd om zelfstandig te werken, maar ook om in teamverband te kunnen functioneren. De doelgroep van deze cursus zijn directiesecretaresses, personal assistants, management assistants en office managers met enkele jaren ervaring. De cursus wordt gegeven door een ervaren docente met een hoge expertise. De cursus kost € 1360. Het programma bestaat uit twee dagen. De eerste dag ligt de focus op het beter functioneren als assistant. Deze topic behandelt drie delen: werken vanuit eigen kracht, werken met anderen en assertiviteit. De tweede dag gaat over doeltreffend samenwerken in teamverband. De onderwerpen zijn samenwerken, leidinggeven en conflicthantering. Volgens de getuigenissen van deelnemers die actief zijn als personal assistant, management assistant of directie assistente is de cursus zeer leerrijk voor mensen die specifieke antwoorden willen op hun vragen, worden er tips gegevens die onmiddellijk in de praktijk ingezet kunnen worden en is de cursus een goede manier om aan zelf coaching
34
te doen en zichzelf te verbeteren. (Beter functioneren als management assistant, Wolters Kluwer) De volgende cursus is die van de onderwijsinstelling International Faculty for Executives. De beroepsopleiding tot Personal Assistant bestaat uit een theoretisch deel, praktijkgevallen, rollenspellen en autodiagnostiek. De cursus bestaat uit 1 dag les en dan nog 4 halve dagen. De doelgroep zijn personal assistants en management assistants. De prijs bedraagt € 1580 voor een lesperiode van 21 uur. Tijdens de eerste dag behandelt men module 1: uw functie, werkkader en uw omgeving bepalen. Deze module handelt voor het grootste deel theoretisch met een praktijkoefening op het einde. Het onderwerp van de tweede module is uw persoonlijke deskundigheid optimaliseren. Het is zowel theoretisch, praktisch als met een autodiagnostiek van persoonlijke deskundigen. In de derde module leert men de studenten om hun tijd beter te beheren om in autonomie te winnen aan de hand van de theoretische cursus. Als vierde module krijgt men tips over hoe om te gaan met gevoelige situaties. De laatste module efficiënt communiceren wordt afgesloten met een assertiviteitstest. (Personal Assistant van A tot Z, International Faculty for Executives) De tweedaagse cursus bij Teampower wordt gegeven aan de hand van rollenspellen om op die manier nieuwe methodes en vaardigheden te ontwikkelen. De doelgroep zijn secretaressen en personal assistants. De opleiding wordt gedoceerd door Olivier Nyssen en kost € 840. Met het programma van deze cursus is het de bedoeling dat de personal assistant de vaardigheid om beter te luisteren, begrijpen, communiceren en organiseren meer ontwikkelt. (Personal assistants, teampower) NTI en Centrum voor Avondonderwijs Vzw bieden een opleiding aan van 12 weken. Het NTI is een erkende onderwijsinstelling die bacheloropleidingen en secundaire opleidingen aanbiedt. Daarnaast zijn er ook vele cursussen zoals de cursus Personal Assistant. De opleiding voor een personal assistant wordt door de instelling NTI gegeven in samenwerking met DOOR. Er is een mogelijkheid om de cursus gedurende drie maand of vijf maand te volgen. De inschrijvingskosten bedragen € 35 en de prijs per maand voor drie maanden is € 195,90 en € 117,92 voor vier maanden. De deelnemers leren tijdens de cursus Personal Assistant met DOOR: evenementen organiseren, optreden als projectleider, communiceren met de organisatie en de leiding nemen. De vakinhoudelijke begeleiding door de docent, lesmateriaal, studieondersteuning van de mentor en het gebruik van de digitale toestellen zijn in de prijs inbegrepen. De cursus bevat ook een gratis praktijktraining en dvd, dit zijn praktijkstudies die onder begeleiding van de docent gegeven worden. Op deze manier wordt er kennis gemaakt met realistische situaties waar personal assistants in het bedrijfsleven mee te maken krijgen.
35
Aan het einde van de cursus test men de student met een digitale kennistest. Ook de prestaties tijdens de praktijkstudies tellen mee. Het Centrum voor Avondonderwijs Vzw heeft een opleiding voor een management assistant of directiesecretaresse. De cursus leert alle kwaliteiten die een goede management assistant moet beheersen zoals het beheren van de agenda, vergaderingen plannen, zelfstandig en verantwoordelijk kunnen werken, prioriteiten stellen, omgaan met klanten, etc. Tijdens de opleiding wordt er eveneens veel nadruk gelegd op de praktische kant van de job. De doelgroep van deze cursus is werknemers die de job op een praktijkgerichte manier onder de knie willen krijgen. De opleiding bestaat uit twaalf lessen van drie uur. Het lesgeld bedraagt € 485. Het is de bedoeling dat het theoretische deel thuis ingestudeerd wordt, zodat er in de praktijkgerichte lessen nadruk gelegd kan worden op realistische situaties. Tijdens de laatste les legt de student een theoretische test af om alle kennis die gedurende de opleiding geleerd is, te beproeven.
2.3 Takenpakket In het derde deel leg ik kort uit wat de functieomschrijving van een PA is en wat haar sleutelrollen binnen de functie zijn. Overigens wordt het gevarieerde takenpakket van een Personal Assistant beschreven.
2.3.1 Functieomschrijving De personal assisant spitst zich toe op de dagelijkse taken, zodanig dat de manager zich op de grote lijnen kan focussen. Zij is zijn rechterhand en zorgt ervoor dat zijn werk lichter wordt. Enkele van deze routinetaken van een PA zijn de manager persoonlijk assisteren, het secretariaat leiden, alle correspondentie behandelen, de agenda beheren en vergaderingen voorbereiden of organiseren. (Baeten, 2013) De invulling van het takenpakket van een assistant verschilt telkens. Alles hangt af van de manager en het bedrijf waarvoor zij werkt. De PA kan specifiek voor één manager werken, een hele afdeling ondersteunen of een team vormen met meerdere assistants waaraan ze al dan niet leiding geeft. (Baeten, 2013) Zij is verantwoordelijk voor de vlotte flow in het bedrijf, zorgt ervoor dat iedereen in de beste omstandigheden kan werken, is verantwoordelijk voor alle communicatie. Kortom de Personal Assistant heeft een centrale rol in het bedrijf en wordt daarom aanzien als de spilfiguur van de organisatie. (Baeten, 2013)
36
2.3.2 Sleutelrollen voor een PA De job van een assistant behoort tot een sleutelfunctie in het bedrijfsleven, omdat vele bedrijven een beroep doen op hun expertise. 93% van de bedrijven heeft minstens één Management Assistant in dienst, volgens een Europese bevraging van Secretary Plus. De PA vertegenwoordigt een sleutelrol in het bedrijf. Als eerste is zij de rechterhand en assistente van de manager, daarnaast werkt de assistant ook als tussenpersoon, adiviseur en probleemoplosser in het bedrijf. De medewerkers steunen op haar als de coördinator, organisator, infobeheerder en aanspreekpunt van de organisatie. (Corremans, Dauwe, Van der Hofstadt, Vanbesien, 2007) Een bevraging van Connected toont aan dat 83% van de bevraagden ermee akkoord gaan dat Personal Assistants de belangrijkste rol vertegenwoordigen in het bedrijfsleven, na een Management Assistant. (Connected, 2012) Personal Assistants en Management Assistants zijn de assistants die de meest toegevoegde waarde voor het bedrijf geven, maar ook Junior Assistants spelen een belangrijke rol in de onderneming.(Baeten, 2013)
2.3.3 Beschrijving van het takenpakket 2.3.3.1 Routinetaken Elke top assistant heeft een lijstje van steeds terugkerende taken binnen hun takenpakket. Deze taken behoren tot de eindverantwoordelijkheid van een PA (Baeten, 2013) Prioriteiten stellen in de workload; Informatie managen (e-mail, social media, telefoongesprekken, post, etc.), prioriteiten stellen en delegeren, doorverwijzen en afhandelen; Zorgen voor de follow-up van acties door andere afdelingen, zodat taken tijdig worden afgehandeld; Goede werkrelaties bevorderen (intern en extern); Budgetten bewaken en beheren; Diverse events organiseren; Projecten managen en ondersteunen; Handelen namens de manager, zodat deze zich kan richten op kerntaken; Eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties; Complexe data verzamelen en analyseren; Voorbereiden en opstellen van rapporten en presentaties; De manager op de hoogte houden van belangrijke lopende zaken die spelen; Afspraken voorbereiden.
37
2.3.3.2 Specifieke taken Naast deze vaste taken heeft een personal assistant ook taken die voorvloeien uit overleg en samenwerking tussen de manager en zichzelf. De PA voert een sleutelfunctie uit en heeft dus een zeer divers en wijd takenpakket. (Baeten, 2013)
2.4 Competenties De assistant heeft een uitgebreid competentieprofiel. Doordat men haar ziet als de spilfiguur van het bedrijf verwacht men dat zij zich snel aanpast aan alle mogelijke werkomstandigheden. Daarnaast heeft de PA zin voor initiatief en werkt ze zowel autonoom als proactief. Door de belangrijke verantwoordelijkheden kan ze zelfstandig en autonoom prioriteiten stellen. Deze verantwoordelijkheden vergen een zekere creativiteit en goed ontwikkelde competenties. De Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen (SERV) liet in 2006 een beroepscompententieprofiel opstellen van de management assistant. Uit deze studie kwam een nieuwe definitie van het beroep tot stand: “ De management assistant is gelieerd (sic) aan één of meerdere personen, voor wie ze een pakket taken vervult afhankelijk van de concrete situatie. Voor deze hiërarchische meerder(en) werkt zij inhoudelijk, voorbereidend en ondersteunend bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Vooral administratief en organisatorisch rekent de manager op zijn assistant: zij staat in voor (sic) organiseren van activiteiten, beheren van informatie en correspondentie en voor het tijds- en prioriteitenbeheer van de manager. Zij onderhoudt de interne en externe relaties voor de manager. De management assistant heeft inzicht in de kernactiviteiten en strategieën van het bedrijf en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.” (Corremans, Dauwe, Van der Hofstadt, Vanbesien, 2007)
2.4.1 Vaardigheden De managers stellen steeds hogere eisen aan de assistants. Naast ervaring zijn bij het rekruteren van een assistant ook de redactionele en commerciële vaardigheden van belang. Overigens staan kennis van de sector, afdeling en onderneming ook bovenaan het lijstje van noodzakelijke vaardigheden. (Baeten, 2013)
2.4.2 Kennisniveau Een goede talenkennis behoort tot één van de belangrijkste basiscompetenties die een assistant moet beheersen. De vereiste talen zijn Nederlands, Frans en Engels. De Duitse taal is minder noodzakelijk in ons land. Daarnaast hoort elke assistant een uitstekende ICT-kennis te hebben. Het office-pakket (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Outlook) en het gebruik van de basis ICTtools en internet zijn vanzelfsprekend. (Baeten, 2013)
2.4.3 Persoonlijkheid Volgens een onderzoek van Secretary Plus naar de persoonlijkheidskenmerken van de ideale assistant zijn betrouwbaarheid, aanpassingsvermogen, discretie, efficiëntie, orde en 38
nauwgezetheid, verantwoordelijkheidsgevoel, coördinatie, prioriteiten stellen en flexibiliteit de belangrijkste persoonlijkheidskenmerken. (Corremans, Dauwe, Van der Hofstadt, Vanbesien, 2007)
39
2.5 Verloning 2.5.1 Bruto maandloon Een assistant heeft een gemiddeld bruto maandloon van € 2.825. Een klein deel (18%) verdient meer dan € 3.500 en enkele uitzonderingen aan de top ontvangen een salaris van € 4.898. Aangezien zij meer verantwoordelijkheden toegewezen krijgen dan de meeste assistants is hun functie vergelijkbaar met die van een co-manager. (Salariswijzer 2014,2014) Uit Bijlage 1 kan men afleiden hoeveel het bruto maandloon van een personal assistant bedraagt volgens de jaren ervaring. Ook kan men de lonen van andere top assistant hiermee vergelijken. Het loon van de assistant kan bepaald worden door verschillende factoren. De opleiding en het functieniveau spelen hier een belangrijk rol, maar de werkervaring en sector waarin de assistant werkt zijn ook zeer belangrijk. Bovendien kan het loon nog variëren volgens de tewerkstellingsregio. (Baeten,2013) Het diploma vormt het bewijs dat men over bepaalde vaardigheden beschikt. De werkgever zal zijn waardering dan ook uiten in de vorm van een hoger salaris. Hoogopgeleiden ontvangen vanaf het begin van de rekrutering een hoger salaris. Diegenen die over een masterdiploma beschikken, ontvangen een loon dat 2% hoger ligt dan het nationaal gemiddelde en de werknemers met een postuniversitair diploma verdienen zelfs 8% meer. (Salariswijzer 2014,2014). Toch hecht de bedrijvenwereld meer belang aan het carrièrelang bijleren. De assistants laten zich bijscholen, specialiseren zich en schaven hun kennis en vaardigheden continu bij. Dit resulteert op een positieve manier, omdat het voldoening geeft voor de assistants en het leidt tot hogere lonen en meer carrièremogelijkheden. (Baeten, 2013) Vaardigheden zoals talenkennis blijken ook een troef te zijn. Het getuigt van een ondernemende ingesteldheid. De meertaligheid (Nederlands/Frans/Engels) is tegelijkertijd een voorwaarde en een bewijs van professionele flexibiliteit en engagement met een verhoogde meerwaarde. Meertalig personeel verdient tot 8% meer dan de gemiddelde assistant. (Baeten, 2013) Het functieniveau heeft een grote invloed op het salaris van een assistant. De verantwoordelijkheden en ingewikkeldheid van haar job bepalen het salaris. Assistants met topfuncties zoals HR Managers of Office Managers leveren dan ook een hoger loon op. De werkervaring heeft in bepaalde mate invloed op het loon, maar de grootste sprong is merkbaar bij werknemers met meer dan tien jaar ervaring. Daarentegen blijft het salaris van medewerkers met meer dan 15 jaar ervaring nagenoeg gelijk, los van indexering. (Salariswijzer 2014,2014)
40
Ook de sector waarin men bedrijvig is, is een belangrijke loondeterminant. De best betaalde sector is de chemische industrie, waar een PA gemiddeld een brutoloon ontvangt van 3.560 euro. Ook de energie- en watervoorzieningsorganisaties en financiële instellingen betalen hoge vergoedingen uit aan de assistants. (Salariswijzer 2014,2014) In Brussel zijn 46% van de gesalarieerden actief in één van de drie best betalende sectoren. De financiële sector is het sterkst vertegenwoordigd. (Baeten, 2013) De verloning varieert samen met het functieniveau het sterkst per tewerkstellingsregio. De salarissen in het centrum van het land zijn het hoogst. Bedrijven in Brussel kennen de hoogste lonen toe, maar ook werken in Leuven, Antwerpen en Gent betaalt goed. (Salariswijzer 2014,2014) Een onderzoek die gevoerd werd door Secretary Plus en USG People naar competenties, verloning en rententie bij 15.600 assistants toont aan dat het gemiddelde bruto maandloon in de provincie Luik ongeveer 2.200 euro bedraagt. De salarissen in Brussel zijn nog eens 25% hoger. (Regionaal loonverschil assistants loopt op tot 25%, Secretary Plus) De oorzaak van de hoge lonen in deze regio’s is de aanwezigheid van multinationals, Europese hoofdkwartieren, provinciale bedrijvencentra, industriële sites en universiteiten die naar hoogopgeleide en meertalige werknemers vragen. Ook de woon- en leefkosten in de grootsteden zijn hoger, waardoor het loonniveau stijgt. In Figuur 4 kan men afleiden waar deze regio’s zich bevinden. (Salariswijzer 2014,2014)
Figuur 3: Best betalende regio's in België
Om de meest geschikte assistant te zoeken, zijn de bedrijven vaak genoodzaakt om medewerkers buiten hun vestigingsplaats aan te werven. De pendelaars ontvangen een hoger loon om het tijdsverlies te compenseren. Zij kunnen tot 11% meer verdienen dan gemiddelde nationale assistant. (Baeten, 2013)
41
2.5.2 Bonussen Om hun werknemers te blijven motiveren, voorzien de bedrijven naast het basisloon vaak ook aanvullende vormen van verloning. De assistant voelt zich op deze manier steeds betrokken bij het bedrijf en de onderneming karakteriseert zich bovendien als aantrekkelijke werkgever op de arbeidsmarkt. (Salariswijzer 2014,2014) Personal assistants en officers ontvangen vaak een commissie. Dit variabel loon hangt af van individuele- of groepsresultaten. Eén op drie assistants ontvangt zowel een individuele als collectieve bonus. Tijdens een individueel evaluatiegesprek bepaalt men welke bonus ze kunnen behalen en welke prestaties hiervoor vereist zijn, ook kan het in een collectief bonusplan gegoten worden. (Salariswijzer 2014,2014)
2.5.3 Extralegale voordelen Naast de vergoeding in loon en de bonussen omvat het brutoloonpakket ook extra voordelen in de vorm van extralegale voordelen. Er zijn drie groepen voordelen: klassieke, buitengewone en zeldzame voordelen. Extralegale voordelen kunnen oplopen tot 20% van het brutoloonpakket. (HR Insights, Secretary Plus) Deze extralegale voordelen voor assistants zijn gebruikelijk geworden en behoren tot het standaard salarispakket. Tot de klassieke voordelen horen onder meer maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering en transportvergoeding. (Baeten, 2013) Deeltijds werken, een eindejaarsbonus, extra verlofdagen, een laptop, een gsm + abonnement behoren tot de buitengewone en ook geliefde voordelen die werknemers ontvangen. Dit zijn voordelen die aan het groeien zijn en gunstig zijn voor zowel het bedrijf als de bediende. Werknemers die deeltijds werken, kunnen een beter evenwicht vinden tussen werk en het privéleven. De eindejaarsbonus is een collectief voordeel, waardoor er heel wat werknemers tevreden worden gehouden. (Baeten, 2013) De individuele voordelen zoals laptops of gsm’s komen steeds vaker voor in het verloningspakket, maar blijken toch meer voor te komen in hogere functies. De assistant kan met deze extra’s flexibeler werken. (Baeten, 2013) Negen op de tien assistants krijgen een aanvullende beloning in de vorm van de 13e maand. Deze eindejaarspremie is echter geen verworven recht voor elke werknemer, men ontvangt enkel een 13e maand als dat in de sectorale of ondernemings cao of in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd of als het bedrijf de jaarlijkse gewoonte heeft iedere werknemer dit bedrag uit te betalen. De eindejaarspremie wordt als loon beschouwd en is zowel onderworpen aan RSZ als aan een bedrijfsvoorheffing van 16,15% op het totale bedrag. (Salariswijzer 2014, 2014) Zeldzame voordelen zoals cadeaubonnen, een bedrijfswagen, een smartphone of internetverbinding zijn minder gebruikelijke voordelen die meestal alleen assistants met hogere functies innen. Deze extra’s worden niet alleen bepaald op basis van functietitel, ook de bedrijfscultuur- en imago hebben hier een invloed op. (Baeten, 2013) 42
Er is een toenemende vraag naar een wijder aanbod extralegale voordelen. De voordelen en het verloningspakket spelen een belangrijkere rol in de keuze voor een bepaalde werkgever. (Baeten, 2013)
2.5.4 Niet-financiële voordelen 65% van de assistants blijken tevreden te zijn met hun salarispakket, maar alleen het loon en de extralegale voordelen zijn onvoldoende om de werknemer op lange termijn te stimuleren. In een peiling naar werktevredenheid wordt aangetoond dat niet-financiële voordelen meer effect hebben op retentie. Deze intangibles tellen vier categorieën: tijd, jobinhoud en –context, doorgroeimogelijkheden en ontwikkelingskansen en bedrijfscultuur. (Baeten, 2013) Assistants gaan op zoek naar een job die een goed evenwicht biedt tussen het werk en privéleven, alsook is de jobinhoud van groot belang. Personal Assistants zoeken een job met doorgroeimogelijkheden en wensen opleidingen te volgen. (Baeten, 2013)
2.5.5 Flexibele verloning Een flexibele verloning is nodig om de medewerkers te blijven motiveren. Een werkgever doet er goed aan om het loonpakket om de drie à vier jaar te hierzien om de werknemers op die manier tevreden te houden. Twee factoren die de behoeften van de werknemers beïnvloeden zijn de leeftijd en gezinssituatie. Als werkgever zal het lonen om rekening te houden met de wensen en noden van de werknemers. Met een gelijk loonbudget kan men een meerwaarde creëren voor de assistants. (Baeten, 2013)
2.6 Conclusie Het opleidingsniveau van een personal assistant is voor een organisatie heel belangrijk. Bijna alle bedrijven zullen een bacheloropleiding eisen van de PA, omdat ze op deze manier over vele competenties beschikken. In België zijn er tal van opleidingen die aangeboden worden door hogescholen om in voldoende mate voorbereid te worden op de functie van een personal assistant. De personal assistant heeft bepaalde sleutelrollen aangezien zij een belangrijke functie in het bedrijf heeft doordat zij de rechterhand van de manager is. Zij voert klassieke taken uit, maar de belangrijkste taak bestaat eruit om het de manager zo gemakkelijk mogelijk te maken en zoveel mogelijk taken uit te voeren in zijn plaats. De PA houdt zich in mindere mate bezig met uitvoerende taken en organiseert en plant veel in het bedrijf. Ook in het opmerkelijk dat de personal assistant een zeer uitgebreid en wijd takenpakket heeft en dat zij voor één manager of algemeen directeur werkt. Uit het competentieprofiel van een PA kan men besluiten dat dit zeer uitgebreid is. Zij moet met alle mogelijke situaties kunnen omgaan en haar steeds flexibel opstellen. Tegelijkertijd heeft de PA veel verantwoordelijkheden en moet zij zich goed kunnen organiseren en alle zaken plannen voor de manager en zichzelf. Zowel de vaardigheden, het kennisniveau en de persoonlijkheid zijn van groot belang. 43
Een topassistant, dus ook een personal assistant, ontvangt het hoogste bediendenloon en daarbovenop geniet zij ook van tal van extra legale voordelen. Assistant kunnen ook bonussen en niet-financiële voordelen ontvangen, maar dit hangt af van de organisatie waar zij werkt.
44
3 Carrièremogelijkheden In dit hoofdstuk worden de mogelijkheden om carrière te maken en hoe men zich kan ontwikkelen uitgediept. Eerst komen de mogelijkheden om zich te ontwikkelen aan bod, vervolgens de verschillende carrièrepaden en daarna de toekomstmogelijkheden van zowel een Administratief Bediende als een Personal Assistant. Heel wat werknemers hebben de ambitie om carrière te maken. Dit is echter een ruim begrip, want dit vertaalt zich niet enkel in een hoger loon of een promotie. De gesalarieerde wenst een job die haar blijft prikkelen. Men wil evolueren in hun carrière door aan de persoonlijke ontwikkeling te werken, inzicht te krijgen in hun talenten en ontwikkelingsmogelijkheden. (Baeten, 2013)
3.1 Ontwikkelen 3.1.1 Zelfkennis in kaart brengen Om een mooie carrière uit te kunnen bouwen is het belangrijk dat de assistant eerst en vooral nadenkt over haar persoonlijke keuzes. Deze keuzes beginnen bij de studiekeuze, gevolgd door de eerste job en gedurende de loopbaan volgen er stappen volgens de leeftijd van de werknemer. (Baeten, 2013) Het moment dat een werknemer verandert van job valt ze terug op haar studiekeuze. Ook houdt ze rekening met persoonlijke drijfveren en waarden. Gedrag, kennis en vaardigheden zijn competenties die kunnen wijzigen doorheen de carrière. (Baeten, 2013) De eigenschappen die voor een groot deel de carrière bepalen zijn inzicht vergaren, juist inzetten en deze eigenschappen uitbouwen. Overigens is het belangrijk om bij een carrièreswitch de persoonlijke loopbankankers1 te bekijken. (Baeten,2013) Een andere manier om loopbaandoelstellingen te bepalen is het maken van een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP). Een POP is een soort ontwikkelingscontract tussen de werknemer en de manager. Dit leidt tot een voortdurend leerproces. In Bijlage 3 geeft men aan hoe een POP samengesteld is. Eerst en vooral is het belangrijk om na te denken over jezelf en uw toekomstplannen. Op deze manier kan een POP meehelpen bij het onderzoek naar de eigen wensen en ambities. (Baeten, 2013)
3.1.2 Opleidingen Men verwacht veel van assistants. Bovenop het vaste takenpakket komen er telkens taken bij die managers eisen van hun administratief bediende of personal assistants. Daarom kiezen zij ervoor om zich bij te scholen door opleidingen te volgen. De opleidingen gebeuren intern of extern, met behulp van een onderwijsinstelling.
Loopbaanankers: Een loopbaananker focust op persoonlijke eigenschappen. Zo stelt de assistant haarzelf de vraag wat zij belangrijk vindt, waar ze waarde aan hecht of wat haar motiveert in een job en loopbaan. 1
45
Het assistantberoep is een beroep die steeds evolueert en door de jaren heen worden er ook steeds hogere eisen gesteld en meer competenties verwacht. Er ontstaat een professioneel model2. (Baeten, 2013) Werknemers die regelmatig van job veranderen, genieten van meer ervaring en een groot professioneel netwerk binnen de sector of de organisatie waarin ze werken. (Baeten, 2013) Veel bedrijven bieden zelf extra opleidingsmogelijkheden aan, die afgestemd zijn op het verwachtingspatroon van de assistants. Een opleidingstraject start meestal bij aanvang van de rekrutering en voor een personal assistant tot 16 weken innemen. Voor overige assistants duurt een interne training tussen de twee tot acht weken. (Baeten, 2013) Uit onderstaande peiling ‘Figuur 3: Tijdsbesteding opleidingen bij nieuwe assistants’ kunt u afleiden hoeveel tijd werkgevers bereid zijn te spenderen aan het opleiden van nieuwe assistants. Het grootste deel van de all-round assistants volgen een training van twee tot vier weken. De duur van de trainingen bij de department assistants zijn veelal verdeeld over een periode van één tot twee weken, twee tot vier weken en vier tot acht weken. De tijd die organisaties willen besteden aan het opleiden van een personal assistant, die tot de groep van de top assistants hoort, verschilt veel meer de bij de twee voorgaande groepen assistants. Hieruit kunnen we afleiden dat organisaties geneigd zijn behoorlijk wat tijd te besteden aan opleidingen en cursussen om hun assistants bij te scholen. (Baeten, 2013)
Figuur 3: Tijdsbesteding opleidingen bij nieuwe assistants
Professioneel model: Een assistant doet tijdens haar loopboon verder ervaring op, onderhoudt en verbreedt haar kennis dankzij on the job training. 2
46
3.1.3 Alternatieve ontplooiingsmanieren Naast de formele opleidingen zijn er ook andere mogelijkheden om zich te ontplooien als werknemer. Enkele voorbeelden zijn workshops, congressen enbeurzen. Ook coachingsessies door de manager of door een externe coach kunnen voor ontwikkelingskansen zorgen doordat de assistant werkt aan haar zwakke punten en op die manier groeit in haar job. Bovendien zijn lidmaatschap van vakvereniging of sociale netwerpgroepen gunstig voor ontplooiing. (Baeten, 2013)
3.2 Carrièrepaden Om carrière te maken zijn er theoretisch gezien vier paden te bewandelen als assistant. Zij kan meegroeien met de manager, meegroeien met bedrijf, groeien binnen de functie of zich specialiseren en doorgroeien.
3.2.1 Meegroeien met de manager In dit carrièrepad maakt de assistant carrière door haar manager steeds te ondersteunen en te helpen, zodat hij zo goed mogelijk kan functioneren in de organisatie. Hier is carrière maken gelijk aan samen opklimmen in de hiërarchie. (Corremans, Dauwe, Van der Hofstadt, Vanbesien, 2007) Volgens een webpoll naar de gezamelijke carrièreplannen van de manager en de assistant zijn 25% van de assistants bereid om intern een overstap te maken samen met de manager, 7% zou de uitdaging aangaan om samen over te stappen naar een ander bedrijf en 19% had afgesproken met de manager of bij een overstap, intern of extern, samen te blijven werken. (Corremans, Dauwe, Van der Hofstadt, Vanbesien, 2007)
3.2.2 Meegroeien met het bedrijf Dit carrièrepad is mogelijk voor assistant die in jonge bedrijven actief zijn. Het bedrijf verwacht dat de assistant flexibel is, zodat ze snel kunnen evolueren. Ze krijgen de mogelijkheid om de functie naar hun hand te zetten. De assistant krijgt nieuwe uitdagingen die hun steeds blijven prikkelen en motiveren. Op die manier worden ze het spilfiguur van het bedrijf, doordat ze inspelen op nieuwe noden. (Baeten, 2013)
3.2.3 Groeien binnen een functie Hier blijft de assistant actief binnen dezelfde functie, maar evolueert het takenpakket geleidelijk en krijgt de assistant meer verantwoordelijkheden. Voor hen is het belangrijkste dat ze zich kunnen verrijken in hun functie. Zolang dit evolueert, vordert hun carrière en persoonlijke groei. (Corremans, Dauwe, Van der Hofstadt, Vanbesien, 2007) “Ik hoef niet per se hogerop. Het is het minste van mijn zorgen. Ik heb voor deze baan gekozen vanuit mijn interesse voor communicatie. Zolang ik het gevoel heb dat ik elke dag bijleer, ben ik tevreden. Mijn werk ik gevarieerd genoeg en regelmatig krijg ik de kans om nieuwe taken bij te nemen en nieuwe uitdagingen aan te gaan.” (Corremans, Dauwe, Van der Hofstadt, Vanbesien, 2007)
47
3.2.4 Zich specialiseren en doorgroeien Functies waarin werknemers zich oneindig lang kunnen blijven verbeteren en doorgroeien, zijn zeer moeilijk te vinden. Dit is vaak het moment dat ze genoeg voorbereid zijn om over te stappen naar een andere functie. Doordat de assistant zich specialiseerde in een bepaalde opdracht of project wordt er interesse opgewekt in dit specifieke domein. Overigens is er zeer veel vraag op de arbeidsmarkt naar assistants met een bepaalde specialisatie. (Baeten, 2013)
3.3 Toekomstmogelijkheden 3.3.1 Nieuwe manier van werken De globalisering van de economie, de groeiende aandacht voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), de vergrijzing, de verschuiving naar een diensteneconomie, de progressieve concurrent, de opkomst van de BRIC-landen, de evolutie van de communicatiemiddelen, etc. zijn allemaal factoren die de wereld doen evolueren. (Baeten, 2013) Dit heeft een grote impact op de gedrevenheid van de werknemers en het doet ook goed aan de aantrekking op de arbeidsmarkt. (Baeten, 2013) ‘Het nieuwe werken’ ofwel het afstandswerk is de realiteit voor de assistants. De assistants zien hier echter wel nadelen in zoals het sociale contact die wegvalt of het effect dat het afstandwerken heeft op de informatiedoorstroming. Ookal komt het thuiswerken meer en meer op, toch zullen assistants nog vaak aanwezig moeten zijn op kantoor omdat zij bepaalde verantwoordelijkheden hebben die zij niet kunnen regelen vanop afstand. (Baeten, 2013) Het voordeel aan ‘het nieuwe werken’ is dat er meerdere mogelijkheden zijn om hiermee om te gaan. Het is een uitdaging tussen het bedrijf en de werknemers om het werk vlotter en efficiënter te kunnen laten verlopen. Aan de hand van proefprojecten kunnen assistants zien hoe dit het beste kan verlopen. (Baeten, 2013) Ook intern- en extern outsourcen kunnen gelinkt worden aan de blik op de toekomst. De externe outsourcing houdt in dat de bedrijven voor managementondersteuning een beroep doen op uitzend- en projectmedewerkers. Zo kunnen ze help vragen bij een werving en selectie of bij het voeren van functioneringsgesprekken. De interne outsourcing richt zich vaak op een shared service center, dat wil zeggen een bedrijf binnen het bedrijf. De werknemers van die centrale dienst binnen het bedrijf hebben een duidelijke specialisatie en dat levert voor het bedrijf een toegevoegde waarde op. (Baeten, 2013)
3.3.2 Technologieën De nieuwe technologieën bieden zeer interessante mogelijkheden voor de communicatie, om de kennis te delen, samen te werken met andere landen en te managen. (Baeten, 2013)
48
3.4 Conclusie Voor een werknemer met een administratieve functie zijn er heel wat mogelijkheden om carrière te maken. Uit hoofdstuk 3 is dan ook gebleken dat iedere assistant dit op een andere manier kan doen. Sommige assistants zijn blij met hun job en willen zich blijven verbeteren in hun huidige functie, terwijl anderen een hogere functie beogen. Het volgen van opleidingen biedt veel voordelen en dat zien de werkgevers ook in. Veel organisaties bieden werknemers de kans om relevante opleidingen te volgen. Ook zijn er dergelijke manieren om zich te ontplooien zoals coachingsessies met de manager of externe experts. Door de nieuwe technologieën en manier van werken biedt het assistantberoep zeer veel mogelijkheden om het werk in de toekomst alleen maar vlotter en efficiënter te laten verlopen. Er zijn dus ook veel mogelijkheden in de administratieve sector.
49
4 Kwalitatief onderzoek In de drie eerste hoofdstukken heb ik mijn theoretisch onderzoek uitgevoerd aan de hand van boeken en websites. Om deze theorie in de praktijk te onderzoeken heb ik administratieve bedienden en personal assistants uit het werkveld geinterviewd. De vragenlijst handelt over de opleiding, het takenpakket, de competenties, de loopbaan, de verloning, ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden. In bijlage 3 en 4 staan de tien vragen die ik stelde aan de administratief bediende of personal assistant.
4.1 Administratief bediende De administratief bedienden hebben allemaal meerdere opleidingen gevolgd aan onderwijsinstellingen die verkorte trajecten aanbieden van één jaar. Het gaat meestal om opleidingen om de competenties te verbeteren zoals assertiviteit of ICT-kennis. Het merendeel van de bedienden oefenen sinds het begin van hun carrière reeds dezelfde functie uit, maar wel in andere bedrijven. Enkelen hebben voordien gewerkt als secretaresse in kleinere bedrijven. De evoluties in hun functie zijn volgens de Administratief Bedienden dat alles eenvoudiger geworden is door de komst van de computer en het internet. Alle administratieve taken kunnen efficiënter en sneller uitgevoerd worden. Het takenpakket van deze bedienden bestaat hoofdzakelijk uit administratieve taken zoals het opstellen van documenten en brieven, klasseerwerk en het verzorgen van alle inkomende en uitgaande correspondentie. Volgens hen zijn de belangrijkste competenties de mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, nauwkeurig tewerk kunnen gaan, zin voor initiatief hebben, assertiviteit en flexibiliteit. Over het algemeen zijn de administratief bedienden tevreden met hun bruto maandloon. Ook genieten zij van de klassieke extralegale voordelen. Alle organisaties waar de bedienden actief zijn geven de mogelijkheid om zich verder te ontwikkelen door het volgen van cursussen of opleidingen. Twee vierden hebben reeds meerdere cursussen gevolgd om hun ICT-kennis te verbreden en enkelen hebben cursussen over organisatietalent en presentatietechnieken gevolgd. De meesten hebben doorgroeimogelijkheden binnen hun functie. De managers geven tijdens feedbacksessies aan dat ze zich kunnen opwerken tot Management Assistant of Executive/Personal Assistant indien ze bereid zijn om bijkomende opleidingen te volgen. Een bevraagde kreeg de kans om binnen de organisatie als Personal Assistant aan de slag te gaan, maar dit behoorde niet tot één van haar ambities. Bij de vraag wat de verschillen zijn tussen een personal assistant en een administratief bediende waren enkelen niet echt op de hoogte van de functieomschrijving van een PA. Anderen gaven aan dat een Personal Assistant meer verantwoordelijkheden heeft en de 50
leiding kan hebben over een volledige afdeling en dat zij voornamelijk voor de manager werkt. Uit voorgaande antwoorden van de administratief bedienden kan ik besluiten dat zij een uitvoerend takenpakket hebben met hoofdzakelijk administratieve taken. De competenties flexibiliteit en assertiviteit schijnen volgens de meesten de belangrijksten te zijn en ze zijn over het algemeen tevreden over hun verloning. Er zijn vaak doorgroeimogelijkheden als ze bereid zijn bijkomende opleidingen te volgen.
4.2 Personal Assistant De opleiding die de bevraagde personal assistants gevolgd hebben zijn zeer verschillend. De helft heeft een bacheloropleiding gevolgd, waarvan slechts één assistant is afgestudeerd in de opleiding Office Management. Eén PA heeft enkel een TSO-opleiding gevolgd en daarna meteen begonnen als receptioniste en zo doorgegroeid naar een personal assistant. Enkelen hebben ook verschillende administratieve opleidingen aan Syntra gevolgd. De meeste Personal Assistants hebben gedurende hun volledige loopbaan een administratieve functie uitgevoerd als secretaresse of administratief bediende en zijn dan later doorgegroeid tot PA. Het is opvallend dat velen blijven werken zijn voor hetzelfde bedrijf, maar veranderden van functie. Drie vierden van de assistants gaan akkoord met het feit dat het grote verschil tussen de twee functies is dat een Administratief Bediende veel meer uitvoerend werk moet uitvoeren zoals het typen van brieven of telefoons beantwoorden. Daarentegen is de grootste verantwoordelijkheid van een PA om de rechterhand van de manager te zijn. Volgens de bevraagden zijn de evoluties in de job van een Personal Assistant vooral merkbaar in het takenpakket, ook hebben ze doorheen de jaren meer verantwoordelijkheden gekregen. Het takenpakket is enerzijds gewijzigd, omdat de bedrijven innoveren en evolueren en dus ook steeds nieuwe taken bijkomen. Anderzijds omdat de computer haar intrede heeft gedaan. Over het algemeen is het takenpakket redelijk gelijklopend. Ze heeft veel basistaken die dagelijks moeten gebeuren om de organisatie in goede banen te laten lopen, maar er zijn ook specifieke taken die moeten gebeuren voor de manager of algemeen directeur. Overigens hebben sommige Personal Assistant bijkomende projecten die ze moeten organiseren of de leiding over geven. Elke PA is erover eens dat de belangrijke taak is om de manager/algemeen directeur zoveel mogelijk te helpen en alle taken uit te voeren, zodat hij minder werk heeft. Organisatietalent, flexibiliteit, bereidbaarhaar, talenkennis, discretie, zelfstandigheid, zin voor verantwoordelijkheid, assertiviteit, prioriteiten kunnen stellen en pro-actief werken zijn de competenties die de assistant meegeven als de belangrijkste competenties. 75% van de ondervraagden zijn tevreden tot zeer tevreden over hun loon. Ze schijnen correct betaald te worden en zijn goed op de hoogste van de gebruikelijke barema. De assistants genieten allemaal van extralegale voordelen. Bij de meesten zijn dit de klassieke 51
en soms ook buitengewone voordelen zoals een smartphone. De ene assistant vindt het interessanter om een groot bruto loon te ontvangen omdat dit dan voor een groter pension zorgt, terwijl de andere meer om extralegale voordelen vraagt. 45% van de assistants ziet haar brutoloon elk jaar stijgen door een goede evaluatie op het einde van het jaar. Elke assistant heeft de mogelijkheid om zich te ontwikkelen door bijkomende cursussen/opleidingen te volgen. Drie op de vier kunnen elke mogelijk opleiding volgen zolang deze opleiding maar gerelateerd is met de job en ze kunnen aantonen dat ze hier een voordeel uit zullen halen. Eén bedrijf heeft een eigen trainingscentrum die jaarlijks cursussen aanbiedt zoals change management of PowerPoint lessen. De assistant geven aan dat er geen of weinig doorgroeimogelijkheden zijn binnen hun functie omdat ze al een top assistant zijn. Ze zouden wel kunnen solliciteren voor de functie van Manager of Algemeen Directeur, maar zij geven aan dat ze al voldoende verantwoordelijkheden hebben in de job die ze nu uitoefenen. Uit de antwoorden van alle PA’s kan ik concluderen dat hun functie zeer veel verantwoordelijkheden draagt en dat het takenpakket zeer uitgebreid is. Het takenpakket schijnt voor het grootste deel rond de Manager of Algemeen Directeur te draaien. Ze krijgen veel mogelijkheden zoals zich verder ontwikkelen door het volgen van opleidingen. Daarnaast lijken alle assistants van een hoog bediendenloon te genieten, maar zijn er voor hun niet bepaalde doorgroeimogelijkheden.
52
Conclusie Uit mijn theoretisch en kwalitatief onderzoek kan men besluiten dat er in België zeer veel mogelijkheden zijn om opleidingen te volgen om zich goed voor te bereiden op de functie van een administratief bediende of een personal assistant. Uit mijn onderzoek kan ik concluderen dat de werkgever van elke personal assistant die ze aanwerven verwacht dat ze een bachelorsdiploma behaald hebben. Ook stel ik vast dat een bachelorsopleiding is uitgebreider is dan een secundaire opleiding of een verkorte opleiding. Het takenpakket van een administratief bediende verschilt sterk van die van een personal assistant. Een administratief bediende focust op de administratieve en ondersteunende taken van een afdeling of het bedrijf terwijl een personal assistant het werk lichter maakt voor de manager of de algemeen directeur. Ook voert de administratie bediende meer uitvoerende taken uit zoals het uittypen van verslagen, het opstellen van documenten. Er zijn gelijklopende taken maar het is opmerkelijk dat de twee functies een sterk verschillend takenpakket hebben. Daarentegen zijn de competenties dan weer wel te vergelijken. Beide functies vragen flexibiliteit, nauwkeurigheid, verantwoordelijkheidszin, initiatief, creativiteit, etc. Ook verwacht de organisatie dat zowel de administratief bediende als de personal assistant een goede kennis heeft van talen. Het Nederlands, Frans en Engels zijn in de twee functies zeer belangrijk. Vervolgens verwacht men dat ze alle twee een goede ICT-kennis hebben. De verloning verschilt in sterke mate, omdat een top assistant geniet van het hoogste bediendenloon. De best betalende regio’s zijn voor beide functies rondom Brussel en ook ontvangen ze beiden extralegale voordelen. De personal assistant zullen sneller buitengewone voordelen krijgen van de organisaties, terwijl de administratief bedienden normaal enkel klassieke voordelen ontvangen. Zowel mijn theoretisch als kwalitatief onderzoek tonen aan dat er in beide jobs ontwikkelingsmogelijkheden zijn. De personal assistants die ik bevraagd heb, geven wel aan dat zij nu al de hoogste functie uitoefenen. Ze kunnen hun vaardigheden en competenties wel verbeteren maar zijn niet op zoek naar een hogere functie zoals hun manager. Als algemene conclusie kan ik besluiten dat er zowel gelijkenissen als verschillen in de twee functies zitten. Vooral de opleiding, competenties en verloning tonen het meeste verschil. Voor een administratief bediende bestaat er een mogelijkheid om zich op te werken tot een personal assistant of door bijkomende opleidingen te volgen.
53
Referentielijst Administratief assistent. (2015). Geraadpleegd op 27 maart 2015 via www.stepstone.be Administratief bediende. (2010). Geraadpleegd op 4 mei 2015 via www.syntra.be Administratief bediende. (2010). Geraadpleegd op 4 mei 2015 via www.syntrabrussel.be Administratief bediende. (2015). Geraadpleegd op 4 mei 2015 via www.syntrawest.be Administratief bediende. (2015). Geraadpleegd op 23 april 2015 via http://www.centrumvooravondonderwijs.be/opleiding/administratief-bediende/ Administratief bediende. (2015).Geraadpleegd op 23 april 2015 via https://www.centrumvoorafstandsonderwijs.be/cursus/administratief-bediende/ Administratief medewerker. (2015). Geraadpleegd op 27 maart 2015 via www.jobat.be Administratieve job. (2015). Geraadpleegt op 30 maart 2015 via www.jobat.be Baeten. V. (2013). Het assistantberoep. Antwerpen: Stadsbader. De Martines – van Schoonhoven, A. (2010). Adieu secretaresse, hello assistant. Alpen aan den Rijn: Kluwer. Management assistant. Interessante visie over het beroep management assistant. Geraadpleegd op 22 oktober 2014 via www.assistantplus.be Salarisgids 2015 [Brochure]. (2015). Robert Half Salariswijzer 2014. (2014) Geraadpleegd op 20 april 2015 via http://upload.assistantplus.com/uploads/14/default/14723.pdf Vaardigheid. (2014). Wikipedia. Geraadpleegd op 18 mei 2015 via http://nl.wikipedia.org/wiki/Vaardigheid Vanbesien, M., Corremans, G., Dauwe, M. & Van der Hofstadt, L. (2007). Beroep: management assistant. Brussel: SP nv. Secundaire opleidingen. (2014). Geraadpleegd op 29 april 2015 via http://dataonderwijs.vlaanderen.be/
54
Geraadpleegde werken De/het soort. (2011). Geraadpleegd op 23 mei 2015 via https://onzetaal.nl/taaladvies/advies/de-hetsoort Deze / die / dit / dat. (2014). Geraadpleegd op 23 mei 2015 via https://onzetaal.nl/taaladvies/advies/deze-die-dit-dat France, S. (2009). The Definiftive Personal Assistant & Secretarial Handbook. Geraadpleegd op 25 april 2015 via https://books.google.be/books?id=TOXjGEKgsBoC&printsec=frontcover&hl=nl#v=onepage&q&f =false Management assistant. Interessante visie over het beroep management assistant. Geraadpleegd op 22 oktober 2014 via www.assistantplus.be Pollefliet. L. (2012). Schrijven van verslag tot eindwerp. (5e druk). Gent: Academia Press. Verhaeghe, A. (2014). Thuiswerken voor management assistants en administratieve medewerkers. Brussel: ASP nv.
55
Bijlagen Bijlage 1: Salaris administratieve functies
56
Bijlage 2: Salarisbenchmark 2014
57
Bijlage 3: Persoonlijk Ontwikkelingsplan
58
Bijlage 4: Vragenlijst Administratief Bediende 1. 2. 3. 4.
Welke opleidingen heeft u gevolgd en waar? Hoelang voert u de functie als administratief bediende al uit? Welke functies heeft u reeds gedaan en bij welke bedrijven was dit? Als u kijkt naar uw loopbaan, wat is de evolutie van een administratief bediende van vroeger tot nu? 5. Welke taken doet u in uw huidige job en in uw vorige jobs? 6. Wat zijn de belangrijkste competenties als administratief bediende volgens u? 7. Kunt u iets meer vertellen over uw verloning (loon + extralegale voordelen)? Bent u hier tevreden over? 8. Biedt uw werk de mogelijkheid om bijkomende cursussen/ opleidingen te volgen? Zo ja, heeft u hier zelf al aan deelgenomen? 9. Zijn er volgens u doorgroeimogelijkheden binnen uw functie? Heeft u interesse in een job als personal assistant of executive assistant en waarom? 10. Welke zijn de verschillen tussen een personal assistant en een administratief bediende?
59
Bijlage 5: Vragenlijst Personal Assistant 1. Welke opleiding heeft u gevolgd en waar? 2. Hoelang voert u de functie van personal assistant al uit? 3. Heeft u voordien nog gewerkt als secretaresse of administratief bediende (zo ja, waar zitten de grote verschillen voor u)? En was dit in hetzelfde bedrijf of andere bedrijven? 4. Wat is de evolutie van een personal assistant van vroeger tot nu? 5. Waaruit bestaat uw takenpakket? Wat zijn uw voornaamste en belangrijkste taken? Waarin verschillen deze taken met de taken die u deed in het verleden als secretaresse of administratief bediende? 6. Welke competenties moet een personal assistant zeker beheersen volgens u? 7. Kunt u iets meer vertellen over uw verloning (loon + extralegale voordelen? Bent u hier tevreden over? 8. Biedt de organisatie waar u werkt mogelijkheden om bijkomende cursussen/opleidingen te volgen? Zo ja, heeft u hier zelf al aan deelgenomen? 9. Zijn er volgens u doorgroeimogelijkheden binnen uw functie? 10. Welke zijn de verschillen tussen een administratief bediende en een personal assistant?
60
61
