ZZP Handboek voor zelfstandigen
tijs van den boomen
U ITGEVERIJ N I EUW E Z IJDS
Reken je praktijk door Op de website bij dit boek, zzp-freelancen.nl, staan schema’s waarmee je je praktijk kunt doorrekenen. Hier kun je ook een gratis e-sample downloaden met vier hoofdstukken uit dit boek. De bedragen in de rekenschema’s zijn afkomstig uit het voorbeeld van de ontwerper in dit boek. Door de bedragen aan te passen stel je een eigen financieel plan op. Aan de orde komen: • Bezittingen • Exploitatie • Liquiditeit • Bezetting • Belasting • Inkomen De cijfers en bedragen in het boek en in de rekenschema’s geven de actuele stand van zaken weer van januari 2012. Belastingen en regelingen worden nogal eens gewijzigd. Voor de laatste informatie kun je terecht op de centrale overheidssite antwoordvoorbedrijven.nl/zzp.
Vooraf
Life is what you choose luidt de kop van een reclame op Coca-Cola-automaten. ‘Voortaan parkeer ik op de plek van de directeur’ is een van de reacties van de hippe jongeman die een blikje omhooghoudt. Andere mogelijkheden die geopperd worden: ‘Ik doe nu mijn stropdas af’ en ‘Ik zeg dat ik vrijdag thuis werk’. Als je ideaal van een vrij leven zo bescheiden is, dan is een eigen zaak misschien een brug te ver. Ondanks de crisis blijft het aantal zelfstandigen groeien, elk jaar beginnen tachtig- tot negentigduizend mensen voor zichzelf. Niet met de ambitie om een groot bedrijf op te zetten, maar als manier om hun talenten in vrijheid te ontplooien. Volgens de Rabobank gaat het om een nieuw type ondernemer: ‘de verpersoonlijking van de netwerkeconomie in Nederland.’ Onderzoeker Arjan van den Born beschouwt hen als ‘de bijen van de kenniseconomie die zorgen voor bloeiende organisaties en groeiende industrieën.’ Het afgelopen decennium nam het aantal zelfstandigen met iets meer dan de helft toe; in sectoren als de zakelijke dienstverlening, de culturele
Netwerkeconomie
Vooraf
Zelfstandigen zijn gelukkiger
Erkenning door de Sociaal-Economische Raad (SER)
sector en de bouw was de groei nog sterker. Ook vrouwen, hoogopgeleiden, niet-westerse allochtonen en 45-plussers scoorden bovengemiddeld. De economische crisis heeft geen rem gezet op het aantal zelfstandigen: afgezien van een kleine dip in de tweede helft van 2009 is de groei gewoon verdergegaan. Volgens het CBS waren er eind 2011 bijna driekwart miljoen ondernemingen waarin slechts één persoon werkzaam is. Dat is niet helemaal hetzelfde als een ZZP’er, een Zelfstandige Zonder Personeel, omdat het CBS bijvoorbeeld ook de zelfstandige boer meerekent en de cafébaas die in zijn eentje werkt, maar de trend is helder: de moderne economie drijft steeds meer op flexibele, gespecialiseerde krachten. Dat is echter maar een deel van de verklaring voor de opmars van de eigen baas: minstens zo belangrijk zijn de drang tot zelfontplooiing en de behoefte aan vrijheid van de zelfstandige zelf. ‘Mensen die een vrij beroep uitoefenen zijn gelukkiger dan mensen die voor een baas werken. Dat verschil is vrij groot. Het hebben van een vrij beroep heeft meer invloed op je geluk dan een hoog inkomen. Vrijelijk over je eigen tijd beschikken, doen wat je wilt, dat is blijkbaar belangrijk.’ Aldus Ruut Veenhoven, hoogleraar Sociale condities voor menselijk geluk aan de Erasmus Universiteit en al ruim dertig jaar onderzoeker op het gebied van geluk en levenskunst. Er is één maar: ‘Je moet natuurlijk wel tegen de onzekerheid kunnen die erbij hoort.’ Ook volgens onderzoek van Princeton University word je gelukkiger door te investeren in ervaringen dan door het najagen van bezit. Nobelprijswinnaar Daniel Kahneman en econoom Angus Deaton analyseerden 450 duizend enquêtes waarin mensen gevraagd werd hoe ze zich voelen. Net als Veenhoven komen ook deze Amerikaanse onderzoekers met een ontbindende voorwaarde: je jaarinkomen moet minstens 75 duizend dollar bedragen, pas daarboven leidt meer geld niet tot meer geluk. In 2010 kregen de kleine zelfstandigen twee eigen zetels in de SER, de Sociaal-Economische Raad. Aan werknemerszijde kreeg FNV Zelfstandigen een officiële plaats aan de onderhandelingstafel, aan werkgeverszijde schoof het Platform Zelfstandige Ondernemers (PZO) aan. Dat was een late erkenning van het economische belang van de kleine zelfstandige, want alle propaganda over small is beautiful ten spijt is de nadruk lang blijven 6
Vooraf
liggen op bedrijven met een hoofdkantoor, een afdeling research en een marketingbudget. Natuurlijk had je altijd al zelfstandigen, maar die bevonden zich aan de rand van de economie en moesten zich in de ogen van de mainstream tevreden stellen met de kruimels. Een eigen praktijk werd vaak gezien als ‘opstapje naar een echte baan’. In werkelijkheid moesten de meeste zelfstandigen er toen al niet aan denken onder een baas te moeten werken, en de meeste gruwen daar onverminderd van. Ook voor veel werknemers was een eigen praktijk al veel langer een heimelijke droom. Want een eigen baas bepaalt zelf wat hij doet, wanneer hij dat doet en voor welke prijs. Nieuw is wel dat zo veel mensen de sprong naar zelfstandigheid wagen en met succes hun lot in eigen hand nemen. Twintigers die al tijdens hun studie beginnen met ondernemen, dertigers die na een paar jaar ervaring in loondienst als zelfstandige de markt opgaan, veertigers die de kans grijpen om hun beste jaren voor zichzelf te gelde te maken, vijftigers en zestigers die geen zin hebben om vroegtijdig te gaan rentenieren en die hun kennis en ervaring inzetten om nog een keer te vlammen. ‘Ik kan me niet voorstellen dat ik nog voor een baas zou werken, dat ik ondergeschikte zou zijn’, zegt Jeroen Smit, schrijver van de besteller over de ondergang van ABN Amro. Acht jaar geleden nam hij ontslag: ‘Dat is een van de beste beslissingen die ik in mijn leven heb genomen. Ik vind het onbegrijpelijk dat nog zoveel goed opgeleide, oudere mensen het willen, werken voor een baas.’ Onder zelfstandigen vind je ook arbeidsongeschikten die een geheel nieuwe weg inslaan, timmermannen die er genoeg van hebben om zich door hun baas te laten verhuren en dat liever zelf doen, hobbyisten die hun kunde en contacten verzilveren, handelaren die met een paar uur per dag op hun zolder werken meer verdienen dan vroeger met lange dagen op de beursvloer, moeders die een deeltijdonderneming starten voor de uren dat de kinderen op school zitten, gehaaide reclamejongens die met tijdelijke allianties de hoofdprijs binnenhalen, postbezorgers die eindelijk hun roeping als acteur durven volgen. Bijna net zo verschillend als de motieven zijn ook de benamingen waarmee zelfstandigen worden aangeduid: eenmanszaken, self navigators, mi7
‘Onbegrijpelijk dat nog zoveel goed opgeleide mensen voor een baas willen werken’
Vooraf
Term freelancer verliest terrein
Naslagwerk
cro-ondernemers, vrijberoepsbeoefenaren, ik-bv’s, eenpitters en natuurlijk freelancers. De laatste tien jaar wint de aanduiding zelfstandige zonder personeel terrein, beter bekend onder de afkorting ZZP’er. Deze ambtelijke term stamt oorspronkelijk uit de koker van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en werd in de bouwwereld gretig overgenomen om de vele bouwvakkers aan te duiden die voor zichzelf begonnen. Het gaf hen een officieel randje, een welkome buffer tegen het predicaat beunhaas. Vandaaruit vond het begrip zowel zijn weg naar de chiquere wereld van de interimmers en consultants, als naar de onderkant van de markt: ook illegale werksters bieden zich tegenwoordig aan als ZZP’er. Niet zo vreemd dus dat grappenmakers zeggen dat ZZP’er eigenlijk staat voor Zielepoot Zonder Pensioen of voor Zotten Zonder Perspectief. Tegelijk begon het woord freelancer slijtage te vertonen. In het online computerspel Entropia Universe zijn freelancers de laagste kaste, kleine krabbelaars die geld verdienen met het verzamelen van dierenzweet. En in de folder Present! – hoe presenteer je jezelf als journalistiek ondernemer adviseert de Nederlandse Vereniging van Journalisten (NVJ) haar eigen achterban om zich zelfstandig ondernemer te noemen in plaats van freelancejournalist: ‘De ene term heeft een zakelijke associatie, de andere een sociale.’ Overigens is er ook een tegenbeweging zichtbaar. Op grote billboards langs de snelweg vraagt een groot adviesbureau om ‘Freelance Finance Professionals’. En zo begint de term freelancer, mede door de internationale toepasbaarheid, mogelijk aan een nieuwe toekomst. Desalniettemin hebben de uitgever en auteur van dit boek besloten om de titel Handboek Freelancen – waaronder het al sinds 1996 verschijnt – met ingang van 2011 definitief te veranderen in ZZP – Handboek voor zelfstandigen. Elk jaar verschijnt hiervan een geactualiseerde editie. Dit handboek is een naslagwerk voor startende en ervaren zelfstandigen. Het is een leidraad om een eigen praktijk op te zetten of om een bestaande praktijk door te lichten. Dit boek maakt je vertrouwd met de basisbegrippen van bedrijfsvoering, want verkoopbare kwaliteiten zijn niet veel waard als je niet over een minimum aan verkoopkwaliteiten beschikt.
8
Vooraf
Het handboek behandelt de belangrijkste algemene aspecten van het zelfstandig ondernemerschap, zaken die voor elke eigen baas hetzelfde zijn. Voor specifieke informatie zoals vestigingsvergunningen en vereiste diploma’s kun je terecht bij de Kamer van Koophandel of bij je beroepsvereniging. Een greep uit de onderwerpen in dit handboek: hoe ontwikkel je een krachtig netwerk? Welke eisen stelt de fiscus aan het ondernemerschap? Wie bezit het auteursrecht en wanneer wordt dit overgedragen? Welke stappen kun je ondernemen tegen wanbetalers? Aan welke eisen voldoet een goede offerte? Moet je een eigen website hebben? Wanneer is een verzekering tegen arbeidsongeschiktheid nodig? Is een auto van de zaak voordeliger? Hoe onderbouw je gesprekken met financiers? Laat je niet afschrikken door de omvang en detaillering van dit boek. Het eerste hoofdstuk vat de zelfstandige praktijk in 69 stappen samen (zie de gekleurde pagina’s). Bij elke stap staan verwijzingen naar de verdere inhoud van het boek. Maar je kunt natuurlijk ook de inhoudsopgave gebruiken om díe zaken op te zoeken waarover je op dat moment iets wilt of moet weten. In de startfase is het meestal niet interessant om te weten hoe je ‘overtollig geld’ het beste kunt beleggen. En omgekeerd is de liquiditeit meestal geen probleem als je een aantal jaren bezig bent. Sommige zaken hoef je maar één keer uit te zoeken. Of helemaal niet: als je niet btw-plichtig bent, kun je dat deel gewoon overslaan. Ook auteursrecht en samenwerking in een maatschap zijn niet voor iedereen belangrijk. Als je een enorme weerstand hebt tegen boekhouden, kun je de hele financiële administratie uitbesteden. Dat kost geld en belemmert het inzicht in je reilen en zeilen, maar het kan wel. Tot slot: ondernemen is geen wetenschap. Intuïtie, originaliteit en flair spelen net zo goed een rol als vakkennis, reflectie en financieel inzicht. Een zelfstandige praktijk is geen machine die je van a tot z kunt doorgronden. Het is eerder een levend organisme dat je regelmatig moet voeden, maar dat je tegelijk ook de kans moet geven om zich te ontwikkelen in een richting die je aanvankelijk misschien niet had voorzien. Een goede praktijk past als een tweede huid, zorg dus dat ze meegroeit met je behoeften. Of dat nu het grote geld is, een avontuurlijk leven of inhoudelijke verdieping. Of alle drie. 9
Stappenplan
Poen, pret en prestige
Inhoud
1 Start In 69 stappen een nieuwe praktijk opzetten of een bestaande doorlichten. Ideaal voor de ZZT’er, de Zelfstandige Zonder Tijd. Weet wat je wilt · Verken de markt · Zoek opdrachten · Maak afspraken met je klant · Regel je financiën · Zorg voor zekerheid · Bespaar op belastingen · Timmer je zaak juridisch af · Organiseer je werk
2 Ondernemende tijden Zelfstandigen profiteren van de flexibilisering van de economie, ook in turbulente tijden. Mits het goede ondernemers zijn met realistische doelen. Crisis? Welke crisis? · Diensteneconomie · E-lancers · Kennis en ervaring · Wat een ondernemer moet kunnen · Concrete doelen · Nadelen van een eigen praktijk · Het klimmen der jaren · Combinatie met een baan
Inhoud
3 De markt op Marketing is de complete communicatie met je markt: wat kunnen klanten van je verwachten. Alle keuzes monden uit in één zin: je marketingformule. Aanbod en doelgroepen kiezen · Het alternatieve marktonderzoek · Marketingprincipes · Persoon & presentatie · Specialisatie · Kwaliteit · Tarief · Gratis? · Werkplek · De formule · Bedrijfsnaam of eigen naam · Huisstijl
4 Klanten werven Om opdrachten binnen te halen moet je de boer op en daarbij speelt je netwerk een grote rol. Begin op tijd met je acquisitie, want als de opdrachten teruglopen ben je te laat. Netwerken · Werving · Bestaande klanten binden · Nieuwe klanten benaderen · Website · Twitteren · Mailen · Schrijven · Bellen · Face to face
5 Contracten Zonder heldere afspraken heb je binnen de kortste keren confl icten. Door de voorwaarden zelf op papier te zetten, houd je bovendien het initiatief. Briefing · De offerte · Algemene leveringsvoorwaarden · Onderhandelen · Ondertekende opdracht · Raamovereenkomst · Auteursrecht regelen · Huwelijkse voorwaarden 6 Het geld Een investeringsbegroting en een exploitatiebegroting volstaan meestal om te weten waar je financieel staat. Een korte handleiding. De grondregel · Investeren · Financieren · Eigen vermogen · Lang vreemd vermogen · Kort vreemd vermogen · Financieringsplan · Winst · Cashflow · Wanbetaling · Declarabele uren
12
Inhoud
7 Belastingen Zorg dat de fiscus je erkent als zelfstandig ondernemer, dan betaal je veel minder belasting. Verdiep je dus in de eisen die de Belastingdienst stelt. Bewijs van zelfstandigheid (VAR) · Het urencriterium · Pseudoondernemers · Btw 8 De aangifte Je hoeft niet te wachten op de blauwe envelop met de belastingaanslag. Maak zelf vooraf een schatting, zodat je weet hoeveel je ongeveer netto zult overhouden. Het verzamelinkomen · Aftrekposten · De aanslag · Netto besteedbaar inkomen · Rekenschema’s · Reserveren · Kantoorruimte · Auto
9 Risico’s afdekken Ook in slechte tijden moet een zelfstandige voor zichzelf zorgen. Je kunt je verzekeren, maar er zijn meer manieren om risico’s op te vangen. Collectieve verzekeringen · Ziekte · Arbeidsongeschiktheid · Zwangerschap · Persoonlijke financiële planning · Juridisch conflict · Overige verzekeringen
10 De boekhouding Een hekel aan papierwerk? Je kunt de boekhouding uitbesteden, maar ook dan is het handig om de principes van de administratie te begrijpen. Basisopzet · Gemengde kosten · Factuur · Automatiseren · Boekhouder
11 Rechtsvormen Voor de meeste zelfstandigen is een eenmanszaak de beste rechtsvorm. Voor samenwerkingsverbanden zijn er meerdere manieren om de aansprakelijkheid te regelen.
13
Adressen
Aansprakelijkheid · Vergunningen en diploma’s · Eenmanszaak · Maatschap · Vennootschap onder firma (vof) · Commanditaire Vennootschap (cv) · De natuurlijke personen vergeleken · Besloten Vennootschap (bv) · Stichting · Coöperatieve vereniging 12 Het werk organiseren Zonder praktische inslag is een eigen praktijk lastig te realiseren. Zet je organisatie goed op poten, dan heb je er zo min mogelijk omkijken naar. Bereikbaarheid · Techniek & spullen · Timemanagement · Scheiding werk en privé · Kinderopvang · RSI · Duurzaamheid 13 Combinatie met uitkering Een uitkering kan een springplank naar zelfstandigheid zijn. En omgekeerd kan de bijstand in tijden van crisis een vangnet zijn. AOW · Bijstand · Bbz voor starters · Bbz voor gevestigde ondernemers · Studiebeurs · WIA · WW · WWIK
14 De toekomst Een praktijk is altijd in beweging, en anders is de buitenwereld dat wel. Houd jezelf en je zaak dus regelmatig tegen het licht en stuur waar nodig bij. Hoe houd je het leuk? · Inhoudelijke ontwikkeling · Meer omzet. Of juist minder? · Klantenbestand doorlichten · Nieuwe doelgroepen · Orderportefeuille · Uitbesteden · Samenwerken · Stoppen Adressen Literatuur Index Over de auteur
14
341
1 Start In 69 stappen een nieuwe praktijk opzetten of een bestaande doorlichten. Ideaal voor de ZZT’er, de Zelfstandige Zonder Tijd.
Weet wat je wilt · Verken de markt · Zoek opdrachten · Maak afspraken met je klant · Regel je financiën · Zorg voor zekerheid · Bespaar op belastingen · Timmer je zaak juridisch af · Organiseer je werk Of je hem nu ZZP’er, freelancer of eigen baas noemt, hij is een zelfstandig ondernemer, net als een slager, een fabrikant en een aannemer. Het verschil met andere ondernemers is dat de zelfstandige meestal diensten verkoopt in plaats van producten. Specialistische kennis en ervaring staan centraal, de investeringen in machines, voorraden en gebouwen zijn vaak laag en de start is relatief gemakkelijk omdat weinig of geen vergunningen nodig zijn. Als er al een onderscheid te maken is tussen freelancers en mensen met een eigen praktijk, dan is het misschien dat een freelancer naar zijn klanten toe gaat en dat iemand met een eigen praktijk zijn klanten ontvangt. De freelancer is dan degene die ’s morgens in de spiegel kijkt of hij er professioneel genoeg uitziet, de man of vrouw met een praktijk aan huis kijkt of er
Spiegel
Hoofdstuk 1
geen kinderfietsjes of lege flessen in de gang staan waarover de klant, letterlijk of figuurlijk, zou kunnen vallen. De grens tussen een eigen praktijk en een eigen bedrijf is evenmin duidelijk te trekken: een videoproducent met een studio en vijftigduizend euro aan apparatuur wordt meestal een zelfstandige genoemd, een kleine boekhouder met een kantoor heeft een bedrijf. De fiscus hanteert het begrip zelfstandige overigens niet, maar kent alleen ondernemers.
Ondernemingsplan niet heilig
Rekenschema’s
Is het ingewikkeld om een eigen praktijk op te zetten? Het lijkt er wel op als je de dikte van dit boek in aanmerking neemt. Of als je bij een bank of bij de Kamer van Koophandel een model-ondernemingsplan haalt. Maar laat je niet intimideren: het is helemaal niet nodig om je praktijk vast te leggen in een lijvig plan. Meestal is het voldoende om de hoofdlijnen voor jezelf kort op papier te zetten. Een gestructureerde aanpak is belangrijker dan een plan dat in de praktijk toch niet uitkomt. Dat een ondernemingsplan niet heilig is, blijkt ook uit onderzoek van het onderzoeksinstituut EIM. Slechts veertig procent van de tweeduizend onderzochte bedrijven had zo’n plan bij aanvang. Hun winst was niet hoger dan die van de ondernemers zonder plan, wel hadden ze een hogere omzet. In 69 stappen leidt dit hoofdstuk je langs alle aspecten van een zelfstandige praktijk. Je kunt de stappen gebruiken als handleiding om een nieuwe praktijk op te zetten of een bestaande door te lichten. Je kunt er ook een officieel ondernemingsplan mee schrijven. Beperk je tot de punten die voor jou essentieel zijn. Actualiteit is belangrijker dan omvang: stel een plan regelmatig bij, liefst één keer per jaar (zie pagina 317). Elk van de stappen verwijst naar een of meer paragrafen of passages in het boek. Daarmee is dit hoofdstuk tevens een alternatieve inhoudsopgave, die je op een doelgerichte manier door het boek loodst. Bijvoorbeeld naar de schema’s waarmee je de financiën kunt doorrekenen. Uitleg over de samenhang tussen de schema’s vind je op pagina 215. De schema’s staan ook op de website die bij dit boek hoort. Op zzpfreelancen.nl kun je je eigen cijfers invullen, waarna je de schema’s kunt downloaden en opslaan. Schat je kansen realistisch in: vermijd zowel luchtfietserij als zwartgalligheid. 16
Start
Het is onmogelijk om op alles voorbereid te zijn. Als je op alle fronten zekerheid wilt, blijf je jaren bezig met uitzoeken, plannen schrijven en herschrijven. Op die manier blijf je dus op je plaats. Absolute zekerheid en een eigen praktijk gaan niet samen. Elke zelfstandige leert door vallen. En door daarna weer op te staan. En zo verder. Door te beginnen, door naar buiten te treden verken je langzaam je markt en ontdek je wellicht geheel nieuwe markten. Geen papieren marktonderzoek dus, maar actieonderzoek . Zo verken je je grenzen. Forceer jezelf niet, het is belangrijk om lol in je praktijk te houden en enthousiasme uit te blijven stralen. Geloof in jezelf, maar neem geen opdrachten aan die te groot of te complex zijn. Want met een verknalde klus verspeel je je naam. Actie dus, maar wel gericht. Welke doelen stel je je? Welke stappen ga je ondernemen om meer betalende opdrachtgevers te krijgen? Hoeveel tijd en geld ga je daarin steken? In een actieplan neem je de essentie van je praktijk op. Van tijd tot tijd loop je het actieplan na. Heb je de doelen gehaald? En waren de begrote kosten reëel? Zo kun je beoordelen of je nog op schema ligt, of dat het nodig is om je plannen bij te stellen. In plaats van een actieplan kun je ook een mission statement schrijven: een korte samenvatting van de doelen die je wilt bereiken. Zo’n statement moet SMART zijn: Short, Measurable, Achievable, Realistic en Time-bound. Een derde mogelijkheid is een strategie uitstippelen. In dat geval staan niet je doelen centraal, maar de manier waarop je te werk wilt gaan. Als je bijvoorbeeld nieuwe doelgroepen voor kunst wilt interesseren, kunnen artistieke tupperware parties een verrassende ingang zijn. Het uitwerken van plannen is geen rechtlijnig proces waar automatisch de enig juiste oplossing uit rolt. Plannen uitwerken is kiezen. Als je bijvoorbeeld kiest voor een lagere uurprijs dan je concurrenten, beïnvloedt dat de winstverwachting en het aantal klanten dat je moet werven. Soms kom je niet onder een ondernemingsplan uit, bijvoorbeeld als je een lening van de bank wilt. Er zijn veel modelplannen in omloop – onder andere van de Kamer van Koophandel – maar deze zijn niet toegespitst op zelfstandigen. Bovendien komt een invuloefening slecht over.
17
Actieonderzoek
Mission statement
Strategie formuleren
Hoofdstuk 1
Persoonlijk plan
Een ondernemingsplan is een presentatie van je bedrijf en is dus altijd een persoonlijk document. Het is een uitgebreide versie van het actieplan, aangevuld met je persoonlijke gegevens. Laat voorgedrukte standaardwerkjes dus voor wat ze zijn.
18
Start
Weet wat je wilt 1.
Kies een branche die past bij je kennis en ervaring en waar je hart naar uitgaat. Dat is belangrijker dan een branche die op dit moment in de mode is. Maar overdrijf niet: de vraag naar hoefsmeden en loodzetters is beperkt. Zie pagina 38, 57 en 323.
2.
Ken je kwaliteiten als ondernemer. En je tekortkomingen. Geboren ondernemers zijn zeldzaam, leg dus vast welke zwakke punten je wilt verbeteren en welke je ondervangt door taken uit te besteden. Zie pagina 39 en 172.
3.
Leg je doelen vast voor de korte termijn (1 tot 2 jaar) en de lange termijn (3 tot 5 jaar). Een goed hulpmiddel zijn de drie p’s: poen, pret en prestige. Durf te groeien, of het nu in de breedte is of in de diepte. Zie pagina 43, 92, 162 en 321.
4.
Bepaal hoeveel tijd je aan je praktijk wilt besteden. Dat is afhankelijk van je privéleven, maar ook van de vraag of je je ziel en zaligheid kwijt kunt in je werk of dat het vooral een manier is om geld te verdienen. Zie pagina 44 en 168.
5.
Bedenk of je fulltime ondernemer wilt zijn of een ‘hybride ondernemer’ die zijn praktijk uitoefent naast een vaste baan. Bedenk ook of zo’n baan door positieve motieven wordt ingegeven (contacten, verdieping) of door negatieve (angst, status). Zie pagina 47 en 327.
6.
Beslis hoeveel je wilt verdienen, en vooral hoeveel je minimaal moet verdienen gezien je financiële verplichtingen. Zie pagina 40 en 213.
7.
Bedenk of je alleen wilt werken of samen met anderen. En of die anderen bij voorkeur ondergeschikten zijn of gelijkwaardige partners. Zie pagina 328.
8.
Organiseer steun en feedback. Zorg dat iemand je regelmatig een spiegel voorhoudt. Dat kan een ervaren adviseur zijn, een vriend, je partner of een collega-zelfstandige. Zie pagina 46, 74 en 320.
19
Hoofdstuk 1
Verken de markt 9.
Formuleer het aanbod vanuit het perspectief van je klanten. Niet jouw kennis staat centraal, maar wat je voor de klant kunt betekenen. Een goed hulpmiddel is de elevator pitch. Zie pagina 35, 52 en 58.
10.
Kies de doelgroepen die je wilt bedienen. Zoek bij voorkeur een niche waar je min of meer vrij spel hebt. Zie pagina 53 en 323.
11.
Bepaal welke diensten je aan welke doelgroepen wilt aanbieden. Spreid je risico’s en zorg dat er minstens één cash cow bij zit. En liefst ook een star. Zie pagina 53, 59 en 321.
12. Leg je formule vast in één zin. Zo’n verbaal visitekaartje legt je Unique Selling Point (USP) vast. Geef klanten de tijd om aan je formule te wennen, een jaar is de minimale termijn om je eraan te verbinden. Zie pagina 76. 13.
Breng je concurrenten in kaart en leer van ze. Benchmarking is daarvoor een goed instrument. Wees concurrenten te slim af, of werk juist met ze samen. Zie pagina 52.
14. Bepaal op welke specifieke klanten je je gaat richten. Actieonderzoek is een goede methode: al onderzoekend ben je aan het werk, al werkend onderzoek je de markt. Zie pagina 54, 94 en 323. 15.
Bepaal je uurprijs. Soms is een prijs per woord gebruikelijk, of per patiënt, foto, rechtszaak, consult. Maar maak ook in die gevallen een koppeling naar het tarief dat je per uur verdient, want uren zijn het belangrijkste kapitaal van een zelfstandige. Ook als hij iets gratis aanbiedt. Zie pagina 64, 68 en 72.
16.
Differentieer je tarieven, bijvoorbeeld naar de aard en spoedeisendheid van de opdracht, de status van de opdrachtgever en je persoonlijke motivatie. Als ondernemer mag je namelijk zelf bepalen wie je hoeveel vraagt. Zie pagina 65.
20
Start
Zoek opdrachten 17.
Voorkom afhankelijkheid van één of enkele grote opdrachtgevers, en niet alleen omdat de fiscus dat eist. Bepaal hoeveel opdrachtgevers je minimaal wilt hebben en hoe groot de grootste mag zijn. Zie pagina 176 en 322.
18.
Geef je praktijk een herkenbare, aansprekende naam, bijvoorbeeld je eigen naam. Check of de domeinnaam nog vrij is, zodat je de naam van je praktijk consequent kunt gebruiken in al je uitingen. Zie pagina 78.
19.
Zorg dat je vindbaar bent. Met een traditioneel visitekaartje of met een website. Liefst met beide. Zie pagina 78 en 99.
20. Begin op tijd met acquisitie. Welke opdrachten wil je binnenhalen? Bij welke opdrachtgevers? Op welke manier benader je ze? Hoeveel geld en tijd kost dat? Welke actie onderneem je, uitgesplitst naar kwartalen? Zie pagina 33, 83 en 89. 21. Koester je huidige netwerk, want bij bestaande klanten kom je veel makkelijker binnen dan bij nieuwe. Welke personen en bedrijven maken er deel van uit? In welke branche zitten ze? Hoe wil je met ze verder? Zie pagina 92 en 323. 22. Vergroot je netwerk. Wie wil je aan je netwerk toevoegen en hoe pak je dat aan? Je kunt een agent of bemiddelingsbureau inschakelen, maar ook dan zul je nog zelf nieuwe contacten moeten leggen. Zie pagina 96 en 327. 23. Let op je uiterlijke presentatie, niet alleen bij je kleding, maar ook bij je brieven, mails, telefoontjes en andere communicatie. Want je krijgt nooit een tweede kans voor de eerste indruk. Zie pagina 58 en 115. 24. Leer goed schrijven, of laat je anders helpen. Een goed hulpmiddel bij het schrijven van een brief of folder is AIDA: Attention, Interest, Desire, Action. Zie pagina 109 en 111. 25. Zeg vaker ‘nee’, dat kan heel goed zijn voor je profiel. Je kunt een opdracht doorspelen aan iemand in je netwerk. Behalve als het om een slechte opdrachtgever gaat: die geef je de bons. Zie pagina 61 en 323. 21
Hoofdstuk 1
Maak afspraken met je klant 26. Bepaal waar je gaat werken: bij je klanten, thuis of op een apart kantoor. Een kantoor buiten de deur is door de fiscale aftrekbaarheid goedkoper dan je denkt. Bovendien zorgt het voor een scheiding tussen werk en privé. Zie pagina 72 en 295. 27. Zorg voor een goede briefing en offerte. Zeker als je de eerste keer voor een klant werkt, zijn heldere, schriftelijke afspraken onontbeerlijk. Door ze zelf op papier te zetten houd je bovendien het initiatief in handen. Zie pagina 117, 119, 130 en 176. 28. Hang geen smoesjes op als je een deadline niet gaat halen of een klus dreigt te verknallen. Betrouwbaarheid is een essentiële eigenschap van zelfstandigen en een slechte reputatie spreekt zich snel rond. Zie pagina 38 en 292. 29. Oefen in onderhandelen, want voor niks gaat de zon op. Bepaal van te voren je ondergrens en houd je daaraan. En durf stiltes te laten vallen. Zie pagina 66 en 128. 30. Breng meerwerk in rekening. De term stamt uit de bouw, maar is bruikbaar in alle situaties waarin sprake is van extra werk dat niet te voorzien was, of van aanvullende eisen die de opdrachtgever achteraf stelde. Zie pagina 124. 31.
Regel bij samenwerking wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat is vooral belangrijk als je bemiddelt bij het inschakelen van derden. Zorg dat je niet aansprakelijk bent als de klant niet betaalt, of bereken voor dat risico extra geld. Zie pagina 62 en 286.
32. Verdiep je in de leveringsvoorwaarden van je opdrachtgever, want vaak is hij in staat die eenzijdig op te leggen. Concentreer je op bepalingen die voor jou onaanvaardbaar zijn en laat die doorstrepen. Zie pagina 127. 33. Bewaak je auteursrecht, want het kan tot zeventig jaar na je dood een inkomstenbron zijn. Om het auteursrecht te verkrijgen hoef je niets te doen, om het je niet te laten afnemen door uitgevers of producenten des te meer. Zie pagina 81, 122, 134, 281 en 329. 22
Start
34. Houd je ideeën voor je, want ze zijn niet beschermd. Tegelijk moet je ideeën delen om ze aan de man te kunnen brengen. Laat eventueel vooraf een geheimhoudingsverplichting ondertekenen, maar wees niet te angstvallig. Zie pagina 55, 116 en 117. 35. Laat confl icten niet uit de hand lopen. Houd je hoofd erbij en bijt je niet vast in je emotionele gelijk: soms is het verstandiger om je verlies te nemen. Zie pagina 249. 36. Schakel op tijd een incassobureau in, want sommige klanten zijn alleen gevoelig voor dreigementen. Wees vooral alert bij bedrijven met financiële problemen: bij een faillissement vis je meestal achter het net. Zie pagina 167. 37. Bewaak je kwaliteit, want dat is je belangrijkste troef. Misschien ben je zelf erg tevreden over de kwaliteit van je werk, maar je opdrachtgevers niet. Ook als het gelijk aan jouw kant zou liggen, heb je toch een probleem. Zie pagina 62, 115, 132 en 324.
23
Hoofdstuk 1
Regel je financiën 38. Zorg voor vermogen. De investeringen voor een zelfstandige praktijk zijn relatief bescheiden, maar een beetje startkapitaal heb je meestal wel nodig. Eigen vermogen hoeft niet van jezelf te zijn: een lening van vrienden of familie valt er ook onder. En het is tevens de basis om makkelijker geld te lenen van een bank. Zie pagina 147, 151, 154 en 281. 39. Bereken je minimale omzet op basis van de opdrachten die je al op zak hebt. Trek er de kosten af die je daarvoor moet maken en je kent je minimale nettowinst. Doe hetzelfde met de redelijkerwijs te verwachten omzet en je weet waar je waarschijnlijk op kunt rekenen. Zie pagina 159. 40. Doe de boekhouding zoveel mogelijk zelf, dat bevordert het zicht op je zaak. Een boekhoudprogramma kan behulpzaam zijn, maar overdrijf je automatiseringsdrift niet. Zie pagina 144, 172 en 254. 41. Maak een liquiditeitsprognose als je krap dreigt te komen zitten. Het is een hulpmiddel om bottle-necks in je kasstroom te ontdekken en op tijd maatregelen te treffen. Zie pagina 162. 42. Verzilver tijdig de goodwill van je praktijk, want het is niet makkelijk een zelfstandige praktijk rechtstreeks te verkopen. Let ook op het afrekenen van de opgebouwde oudedagsreserve. Zie pagina 329.
24
Start
Zorg voor zekerheid 43. Combineer je praktijk met een beperkt dienstverband. Vooral in de startfase kan dat handig zijn, op termijn dreigt echter het gevaar dat je aandacht te veel versnippert en je zaak niet echt van de grond komt. Zie pagina 36, 47, 181, 232 en 247. 44. Heb je een uitkering, gebruik deze dan als springplank. Zowel de ww, de wia, als de Wet Werk en Bijstand hebben startersregelingen en ook een studiebeurs staat een eigen praktijk niet in de weg. aow’ers kunnen zelfs onbeperkt ondernemen. Zie pagina 303. 45. Zorg voor een financiële buffer, dat komt zowel je nachtrust als de kwaliteit van je orderportefeuille ten goede. Drie maanden is wel het absolute minimum. Zie pagina 40, 149, en 323. 46. Maak van ondernemen geen heilig moeten. Check regelmatig of je praktijk wel voldoet aan wat je je ten doel had gesteld. Zo niet, dan is stoppen een serieuze optie. Voor zelfstandigen die het tijdelijk niet redden is er het Besluit bijstandverlening zelfstandigen. Zie pagina 307 en 318. 47. Regel je oudedag. Je kunt een lijfrente of koopsompolis overwegen, maar als je voldoende discipline hebt is het voordeliger om je geld zelf vast te zetten. Zie pagina 196, 200, 239 en 249. 48. Verzeker je goed, maar niet te goed. Een ziektekostenverzekering is verplicht, een aansprakelijkheidsverzekering is onmisbaar, een uitvaartverzekering bijna altijd overbodig. En de arbeidsongeschiktheidsverzekering zit daartussen in. Zie pagina 229, 234 en 250.
25
Hoofdstuk 1
Bespaar op belastingen 49. Vraag een var aan en zorg dat je een var-wuo krijgt. Verplicht is die niet, wel heel handig omdat opdrachtgevers dan geen risico lopen op naheffingen. Zie pagina 132, 173 en 327. 50. Zoek uit over welke diensten je btw in rekening moet brengen. Niet jíj bent namelijk btw-plichtig, maar je activiteiten kunnen dat wel zijn. Btw-heffing brengt papierwerk met zich mee, maar het kan financieel voordelig uitpakken. Zie pagina 145, 164, 186, 187 en 259. 51.
Bereken de belastingvrijstelling waar je gebruik van kunt maken, ondernemers kunnen heel wat aftrekposten opvoeren. Bereken ook je heffingskorting. Zie pagina 196 en 204.
52. Bereken je netto besteedbaar inkomen. Van de nettowinst mag je eerst de belastingvrijstelling en heffingskorting aftrekken voordat je belasting gaat betalen. Zie pagina 212 en 215. 53. Reserveer geld voor de btw-verrekening en de belastingaanslagen. Vooral de periode na de start is lastig: dan kun je zowel een voorlopige aanslag voor het komende jaar krijgen als een definitieve aanslag voor het voorgaande. Zie pagina 211 en 217. 54. Zorg dat buitenlandse opdrachtgevers geen belasting en premies inhouden op je honorarium, want dan betaal je dubbel. Vraag eventueel een E101-verklaring aan bij de Sociale Verzekeringsbank. Zie pagina 196. 55. Neem een boekhouder of accountant in de arm, want de bonnetjes inschrijven kun je prima zelf, maar de belastingaangifte kun je beter uitbesteden. Dat levert meestal meer op dan het kost. Zie pagina 172. 56. Bereken of je je auto op de zaak zet of privé houdt. In principe is het gunstig om auto’s ouder dan drie jaar privé te houden en de zakelijke kilometers à 19 cent te declareren bij je bedrijf. Zie pagina 220. 57. Huur een kantoor buitenshuis en de fiscus betaalt mee. Voor het aftrekken van een kantoor aan huis gelden strenge eisen, soms is een verbouwing noodzakelijk. Zie pagina 217 en 273.
26
Start
Timmer je zaak juridisch af 58. Meld je aan bij de Kamer van Koophandel, want sinds 1 januari 2010 moeten alle zelfstandigen zich inschrijven. Zie pagina 263, 274, 279 en 284. 59. Zoek uit welke vergunningen en diploma’s je nodig hebt en regel die. Dankzij de deregulering heeft dat meestal niet veel om het lijf. Zie pagina 273.
60. Kies een rechtsvorm en stel een samenwerkingsovereenkomst op als je vast met iemand samenwerkt. Incidentele samenwerking kun je ook per offerte regelen. Zie pagina 275, 280, 282, 286 en 327. 61. Word lid van een beroepsvereniging, brancheorganisatie of vakbond voor zelfstandigen. Zo sla je vier vliegen in een klap: juridische ondersteuning, uitwisseling van kennis, collectieve belangenbehartiging en de mogelijkheid tot netwerken. Zie pagina 89, 127, 238, 249 en 320.
27
Hoofdstuk 1
Organiseer je werk 62. Zorg dat je bereikbaar bent. Maar overdrijf niet: 24 uur per dag bereikbaar zijn is voor de meeste zelfstandigen niet nodig. Zie pagina 287. 63. Investeer in goede, betrouwbare spullen. Weeg de aanschafkosten af tegen de tijd die je bespaart. En vergeet daarbij de uren (of dagen) die onderhoud en installatie kosten niet. Zie pagina 289. 64. Voorkom rsi, want het kan je lange tijd uit de running houden en dan komt er geen geld binnen. De belangrijkste remedie is simpel: neem voldoende pauze en zorg voor beweging. Zie pagina 300. 65. Houd je uren een tijdje bij, zo krijg je grip op je belangrijkste kapitaal: tijd. Bovendien eist de fiscus het soms. Bekijk hoeveel uren declarabel zijn en welke bezettingsgraad haalbaar is. Maak een nacalculatie, zodat je in de toekomst reëler kunt off reren. Zie pagina 69, 126, 170, 179, 260 en 322. 66. Werk gedisciplineerd. Zowel luiheid als stress bedreigen de zelfstandig ondernemer. Je hoeft geen negen tot vijf ritme aan te houden, maar regelmaat helpt wel. Kies de tips voor timemanagement die bij je passen. Zie pagina 292 en 319. 67. Neem kinderopvang. Een eigen praktijk laat zich goed combineren met zorgtaken. Soms te goed. Zorg dat je rustig kunt werken, de fiscus betaalt mee. Zie pagina 297. 68. Besteed werk uit aan een andere zelfstandige, een uitzendkracht, een stagiair of een specialist uit een lage-lonenland. Of begin een echt bedrijf met personeel. Zie pagina 325. 69. Houd het leuk, zet op tijd de ramen open. Jaag niet te veel achter vastgestelde doelen aan, dat belemmert het zicht op onverwachte kansen die zich aandienen. Zie pagina 319, 323 en 324.
28
Uitgegeven door: Uitgeverij Nieuwezijds, Amsterdam Fiscale adviezen: Jeep van Laar, De Bilt Omslagontwerp: Studio Jan de Boer, Amsterdam Zetwerk: Holland Graphics, Amsterdam Copyright © 1996, 1997, 1998, 2000 Tijs van den Boomen Copyright © 2002, 2003, 2004, 2006, 2008 Tijs van den Boomen, Wilma van Hoeflaken Copyright © 2010, 2011, 2012 Tijs van den Boomen ISBN 978 90 5712 345 0 NUR 780 Bij de productie van dit boek is gebruikgemaakt van papier dat het keurmerk van de Forest Stewardship Council (FSC) mag dragen. Bij dit papier is het zeker dat de productie niet tot bosvernietiging heeft geleid. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfi lm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaarden schrijver(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.
