Handboek Milieumanagementsysteem Zernike Institute for Advanced Materials

Milieumanagementsysteem FWN-complex

Handboek Milieumanagementsysteem Zernike Institute for Advanced Materials

Titel: Datum:

14-07-2010

Page:

1 of 10

Handboek Milieumanagementsysteem Zernike Institute for Advanced Materials Inhoudsopgave 0

INLEIDING ................................................................................................................................ 2

1

MILIEUJAARPLAN EN MILIEUACTIELIJST ................................................................... 3 1.1 1.3

2

MILIEUASPECTEN ...................................................................................................................... 4 2.1

3

MILIEUTAKEN............................................................................................................................ 6 INTERNE OVERLEGSTRUCTUUR................................................................................................ 7

MILIEUREGISTRATIES EN INTERNE CONTROLE ............................................................ 9 5.1 5.2

6

REGISTER WETGEVING EN INSTITUUTSCHECKLIST .................................................................. 5 WIJZIGINGEN IN DE WERKWIJZE............................................................................................... 5

MILIEUTAKEN, BEVOEGDHEDEN EN OVERLEG.............................................................. 6 4.1 4.2

5

BIJHOUDEN MILIEUASPECTEN ................................................................................................. 4

MILIEUWET- EN REGELGEVING ........................................................................................... 5 3.1 3.2

4

WERKWIJZE OPSTELLEN MILIEUACTIELIJST ............................................................................ 3 UITVOERING MILIEUACTIELIJST ................................................................................................ 3

MILIEUREGISTRATIES ............................................................................................................... 9 INTERNE CONTROLE ................................................................................................................. 9

BETROKKEN PERSONEN ........................................................................................................ 10

Document beheerder: instituutsvertegenwoordiger in het Beraad Arbo en milieu

HB04nl



Titel: Datum:

14-07-2010

Page:

0

2 of 10

Inleiding

De structuur van het milieumanagementsysteem voor de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen voor de locatie Zernike, bestaat uit een algemeen, overkoepelend deel (Algemeen Handboek, HB-AL-01) en diverse delen op instituutsniveau (Handboeken HB-02 tot en met HB-xx). De structuur van het milieumanagementsysteem is schematisch weergegeven in het Algemene Handboek, REG-AL-01. Voor u ligt het Handboek Milieumanagementsysteem van het Zernike Institute for Advanced Materials. In dit handboek wordt ingegaan op de verschillende aspecten binnen het milieumanagementsysteem die op het niveau van het instituut en op het niveau van de tot het instituut behorende basiseenheden relevant zijn. De handboeken van de verschillende instituten binnen de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen zijn alle op eenzelfde wijze opgebouwd; dit vergroot het inzicht in, en de efficiëntie van het milieumanagementsysteem in zijn totaliteit. In dit instituutshandboek wordt een omschrijving gegeven van een aantal relevante onderwerpen zoals: opstellen milieuactielijst, milieuaspectenregisters, opstellen procedures. De instituutsvertegenwoordiger in het Beraad Arbo en Milieu verzorgt de coördinatie van het milieumanagement binnen het instituut. De Arbo- en milieucontactpersoon verzorgt de coördinatie van milieumanagement binnen de basiseenheid. De instituutsvertegenwoordiger in het Beraad Arbo en Milieu is verantwoordelijk voor het beheer van dit instituutshandboek. Het milieumanagementsysteem is opgezet volgens de norm NEN-EN-ISO 14001, Milieumanagementsystemen, eisen en richtlijnen voor gebruik, kortweg ISO 14001. Per beschreven onderwerp in dit instituutshandboek is aansluiting gezocht bij de norm ISO 14001. Hiermee wordt een directe relatie nagestreefd met de norm.


HB04nl



Titel: Datum:

14-07-2010

Page:

1 1.1

3 of 10

Milieujaarplan en milieuactielijst

Werkwijze opstellen milieuactielijst

Jaarlijks wordt er door de Arbo- en milieucoördinator van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen een milieujaarplan opgesteld. Dit is een algemeen milieujaarplan geschreven voor de gehele Faculteit. Het wordt in september voorgelegd aan de Faculteitsraad. Naast het milieujaarplan worden door het instituut eigen milieuactielijsten opgesteld. Deze milieuactielijsten bevatten milieuacties of milieumaatregelen die voor het eigen instituut relevant zijn. De milieuactielijst wordt opgesteld met gebruikmaking van het formulier opgenomen in het Algemene Handboek (FOR-AL-03). De instituutsvertegenwoordiger in het Beraad Arbo en Milieu draagt zorg voor het samenstellen van de milieuactielijst, op basis van gegevens aangeleverd door de Arbo- en milieucontactpersonen van de basiseenheden binnen het instituut. De milieuactielijsten van de instituten dienen als input voor het opstellen van het overkoepelende milieujaarverslag en -jaarplan.

1.3

Uitvoering milieuactielijst

De Arbo- en milieucontactpersoon van de basiseenheid houdt toezicht op de uitvoering / implementatie van de voorgenomen maatregelen en de planning. De stand van zaken ten aanzien van de milieuzorg in de basiseenheid wordt besproken in de vergadering van het Bestuur van de basiseenheid. Een verslag van deze bespreking wordt jaarlijks, voor 1 mei, gestuurd aan het Bestuur van het Zernike Institute for Advanced Materials, ter attentie van de instituutsvertegenwoordiger in het Beraad Arbo en Milieu. Het totaal van de bijdragen van de basiseenheden wordt besproken in het Bestuur van het Zernike Institute for Advanced Materials. Jaarlijks, eind mei, evalueert het Bestuur van het Zernike Institute for Advanced Materials de uitvoering van zijn milieuactielijst van het voorgaande jaar. Alle voorgenomen maatregelen en de uitvoering daarvan worden dan besproken. Een verslag van deze bespreking wordt verzonden naar de Arbo- en milieucoördinator van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen.


HB04nl



Titel: Datum:

14-07-2010

Page:

2 2.1

4 of 10

Milieuaspecten

Bijhouden Milieuaspecten

Een milieuaspectenregister is een overzicht van:  activiteiten en plaats waar activiteiten plaatsvinden  gevolg voor het milieu van activiteiten (afval, water, lucht, bodem, energie, externe veiligheid)  milieuaspecten onder bijzonder omstandigheden (milieurisico’s)  afwegen milieuaspecten bij inkoop van producten De Arbo- en milieucontactpersoon verzorgt het opstellen en actualiseren van de milieuaspectenregister voor de basiseenheid waarvoor hij verantwoordelijk is. Hierbij wordt hulp verleend door de facultaire Arbo- en milieucoördinator. Jaarlijks worden de milieuaspectenregisters besproken in het Bestuur van de basiseenheid. Indien noodzakelijk worden de registers aangepast. Op basis van deze bespreking worden de prioriteiten vastgesteld. Deze prioriteiten vormen de input voor de milieuactielijst van de eigen basiseenheid. De vertegenwoordiger van het Zernike Institute for Advanced Materials in het Beraad Arbo en Milieu bundelt de milieuaspectenregisters van de basiseenheden die tot het Zernike Institute for Advanced Materials behoren. Het Bestuur van het instituut stelt de prioriteiten vast voor de milieuactielijst van het instituut.


HB04nl



Titel: Datum:

14-07-2010

Page:

3 3.1

5 of 10

Milieuwet- en regelgeving

Register wetgeving en instituutschecklist

In het Algemene Handboek is een Register wet- en regelgeving (REG-AL-02) opgenomen. In dit register is de milieuwet- en regelgeving opgenomen die relevant is voor de activiteit binnen de FWN-gebouwen op het Zernike-complex. Dit register is een algemeen register dat wordt bijgehouden en geactualiseerd door de Arboen milieucoördinator van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen (FWN). Indien er andere personen aangewezen zijn als verantwoordelijke voor het bijhouden van wetgeving (bijv. voor straling en GGO) dan is dit aangegeven in het register. De voorschriften uit de vergunning Wet milieubeheer en Wet verontreiniging oppervlaktewateren zijn vastgelegd in een locatiechecklist, zodat de basiseenheid zelf controle kan uitoefenen op het naleven van de voorschriften. Jaarlijks worden de voorschriften gecontroleerd. De Arbo- en milieucontactpersoon van de basiseenheid neemt het initiatief tot het uitvoeren van de controle. Indien bepaalde wettelijke voorschriften niet worden nageleefd, meldt de Arbo- en milieucontactpersoon van de basiseenheid dit aan de Arbo- en milieucoördinator FWN, met gelijktijdige kennisgeving aan de instituutsvertegenwoordiger in het Beraad Arbo en Milieu. In overleg wordt een oplossing gezocht voor deze afwijking. De Arbo- en milieucontactpersoon coördineert de implementatie van de maatregel.

3.2

Wijzigingen in de werkwijze

Algemene wijzigingen Als de werkzaamheden binnen de basiseenheid zodanig wijzigen dat zij een negatief effect op het milieu hebben, dan dient dit te worden gemeld aan de Arbo- en milieucoördinator FWN, met gelijktijdige kennisgeving aan de instituutsvertegenwoordiger in het Beraad Arbo en Milieu. De Arbo- en milieucoördinator FWN kan dan in overleg met de gemeente of waterschap bepalen of er een vergunning moet worden aangevraagd. Wijzigingen t.a.v. GGO Zie hiervoor het Handboek Administratieve organisatie Genetisch Gemodificeerde Organismen, of neem contact op met de biologische veiligheidsfunctionaris. Wijzigingen t.a.v. straling Zie hiervoor het Handboek Straling, of neem contact op met de stralingsbeschermingseenheid.


HB04nl



Titel: Datum:

14-07-2010

4 4.1

Page:

6 of 10

Milieutaken, bevoegdheden en overleg

Milieutaken

In onderstaande tabel is aangegeven welke functionaris verantwoordelijk is voor de meest relevante milieutaken binnen het instituut dan wel de basiseenheid. In het facultaire milieuhandboek zijn de milieutaken weergegeven die betrekking hebben op de gehele locatie.

Onderwerp Beleid, jaarplan en milieuactielijst  Input leveren aan Arbo- en milieucoördinator FWN voor het opstellen van het milieujaarverslag  Opstellen milieuactielijst voor instituut  Bewaken voortgang milieuactielijst instituut Ontwikkelingen en wetgeving  Wijzigingen in wetgeving implementeren in werkwijze  Melden van wijzigingen in werkwijze aan milieucoördinator  Controleren op naleving milieuwetgeving (checklist)  Communiceren met Arbo- en milieucoördinator FWN t.a.v. milieuzaken Operationele zaken  Inkoop gevaarlijke stoffen  Opslag chemicaliën  Afvoer afvalstoffen  Registratie afvalstoffen en chemicaliën  Voorzieningen laboratoria Documentbeheer  Beheer milieumanagementdocumenten  Voorstellen voor wijzigen documenten  Controleren en autoriseren documenten  Verspreiden documenten

Verantwoordelijk Directeur Zernike Institute for Advanced Materials

Uitvoerend Vertegenwoordiger Zernike Institute in Beraad Arbo en Milieu

Directeur Zernike Institute for Advanced Materials

Vertegenwoordiger Zernike Institute in Beraad Arbo en Milieu

Voorzitter basiseenheid

Arbo- en milieucontactpersoon

Directeur Zernike Institute for Advanced Materials (voor zover het gehele instituut betreffend) Voorzitter basiseenheid (voor de basiseenheid)

Vertegenwoordiger Zernike Institute in Beraad Arbo en Milieu (voor zover het gehele instituut betreffend) Arbo- en milieucontactpersoon (voor de basiseenheid) Vertegenwoordiger Zernike Institute in Beraad Arbo en Milieu (voor zover het gehele instituut betreffend) Arbo- en milieucontactpersoon en secretariaat (voor de basiseenheid) Vertegenwoordiger Zernike Institute in Beraad Arbo en Milieu (voor zover het gehele instituut betreffend) Arbo- en milieucontactpersoon (voor de basiseenheid)

Personeel en Organisatie  Informeren nieuw personeel, studenten, afstudeerders, onderzoekers t.a.v. milieubeleid en veiligheid  Vastleggen interne overlegstructuur


Metingen en registraties en controle  Beheer milieuaspectregisters  Bespreken resultaten milieuregistraties  Kalibratie  Plannen periodieke inspecties (instituutschecklist)  Controle op uitvoeren corrigerende maatregelen



HB04nl



Titel: Datum:

14-07-2010

Onderwerp Inkoop  Inkoop chemicaliën  Voorraadregistratie  Beheer en opslag gevaarlijke stoffen

4.2

Page: Verantwoordelijk Voorzitter basiseenheid

7 of 10 Uitvoerend Arbo- en milieucontactpersoon Onderzoeker

Interne overlegstructuur

De Arbo- en milieucontactpersoon is het eerste aanspreekpunt op de basiseenheid, voor medewerkers en studenten, ten aanzien van milieuzaken. De Arbo- en milieucontactpersoon kan informatie inwinnen bij de Arbo- en milieucoördinator van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen (FWN) en bij de instituutsvertegenwoordiger in het Beraad Arbo en Milieu. De Arbo- en milieucontactpersoon zal, eventueel in overleg met de instituutsvertegenwoordiger in het Beraad Arbo en Milieu, zorgdragen voor adequate oplossingen voor milieuproblemen. Het Beraad Arbo en Milieu. Het Instituut heeft één afgevaardigde (staflid) die deelneemt aan het (facultaire) Beraad Arbo en Milieu. Dit overleg vindt periodiek plaats en wordt gecoördineerd door de Arbo- en milieucoördinator FWN. Tijdens dit strategisch overleg worden o.a. onderstaande onderwerpen behandeld:  Functioneren van het Arbo- en milieumanagement  milieubeleid en jaarplannen  wetgeving en vergunningen  wijziging in werkwijzes en procedures

Overleg van Arbo- en milieucontactpersonen Ieder basiseenheid1 dient één afgevaardigde (de Arbo- en milieucontactpersoon) te sturen naar het Overleg van Arbo- en milieucontactpersonen. Ook de instituutsvertegenwoordiger in het Beraad Arbo en Milieu neemt aan dit overleg deel. Dit overleg vindt periodiek plaats en wordt gecoördineerd door de Arbo- en milieucoördinator FWN. Tijdens dit uitvoeringsoverleg worden o.a. onderstaande onderwerpen behandeld:  milieubeleid en jaarplannen  genomen maatregelen / operationele zaken  wetgeving en vergunningen  auditresultaten  mededelingen interne milieu-inspecties  benodigde info voor het milieujaarverslag De vertegenwoordiger van het Zernike Institute in het Beraad Arbo en Milieu rapporteert aan de directeur en het Bestuur van het Zernike Institute over het in het Beraad besprokene. De vergaderingen van het Bestuur van het Zernike Institute hebben milieumanagement als vast agendapunt.

1

Hiervan zijn uitgezonderd de basiseenheden waarvan de werkzaamheden slechts zeer geringe milieu-aspecten meebrengen; zie sectie 6. Document beheerder: instituutsvertegenwoordiger in het Beraad Arbo en milieu

HB04nl



Titel: Datum:

14-07-2010

Page:

8 of 10

De Arbo- en milieucontactpersoon van de basiseenheid koppelt de informatie terug van het Overleg van Arbo- en milieucontactpersonen naar de basiseenheid. Het onderwerp milieumanagement is een vast agendapunt van de vergaderingen van het Bestuur van de basiseenheid.


HB04nl



Titel: Datum:

14-07-2010

Page:

5 5.1

9 of 10

Milieuregistraties en interne controle

Milieuregistraties

Ter informatie diene het volgende: In het Algemene deel van het milieumeet- en registratieplan liggen de verplichte milieumetingen en registraties vast voor de diverse locaties. Dit milieumeet- en registratieplan is opgenomen in het Algemene Handboek 01. De meet- en registratieverplichtingen vloeien voort uit de vergunningen in het kader van de Wet milieubeheer (Wvo) en Wet verontreiniging oppervlaktewateren (WVO). De Arbo- en milieucoördinator van de FWN is verantwoordelijk voor het coördineren van de metingen conform het algemeen deel van het meet- en registratieplan en voor het actualiseren van het algemeen deel van het meet- en registratieplan. Verplichtingen op grond van de Kernenergiewet en de Wet Milieugevaarlijke stoffen (w.o GGO), zijn hierin niet opgenomen, maar dienen decentraal in een meet- en registratieplan te worden opgenomen.

Metingen en registraties betreffende zuurkasten worden door en onder verantwoordelijkheid van het Facilitair Bedrijf gedaan.

5.2

Interne controle

Het milieumanagementsysteem wordt voortdurend gecontroleerd op zijn werking, met andere woorden: de zorgsysteemdocumenten (procedures, registers, etc.) uit het Algemeen Handboek HB-AL-01 en uit de Instituutshandboeken worden geaudit. Hiervoor wordt door de Arbo- en milieucoördinator FWN een auditplan opgesteld en uitgevoerd. Binnen de basiseenheid worden audits uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de basiseenheid door de Arbo- en milieucontactpersoon. Deze vinden zoveel mogelijk plaats aan de hand van een vragenlijst of checklist.


HB04nl



Titel: Datum:

14-07-2010

Page:

6

10 of 10

Betrokken personen

De volgende voor het milieumanagementsysteem relevante functies worden op dit moment vervuld door de hieronder genoemde personen. Directeur Zernike Institute for Advanced Materials Vertegenwoordiger Zernike Institute in Beraad Arbo en Milieu Basiseenheid Physics of Nanodevices Basiseenheid Surfaces and Thin Films Basiseenheid Optical Condensed Matter Physics Basiseenheid Physical Chemistry of Polymers Basiseenheid Solid-state Chemistry Basiseenheid Materials Science

Basiseenheid Physics of Organic Semiconductors Basiseenheid Polymer Thin Film and Surface Science Basiseenheid Polymer Chemistry and Bioengineering Basiseenheid Nanostructured Materials and Interfaces Basiseenheid Single-molecule biophysics

Stafmedewerker Arbo, Milieu en Veiligheid

prof.dr. T.T.M. Palstra prof.dr. K. Loos Voorzitter: prof.dr.ir. B.J. van Wees Arbo- en milieucontactpersoon: J.G. Holstein Voorzitter: prof.dr. P. Rudolf Arbo- en milieucontactpersoon: L. Venema Voorzitter: prof.dr.ir. P.H.M. van Loosdrecht Arbo- en milieucontactpersoon: Ir. A.F. Kamp Voorzitter: prof.dr. G. ten Brinke Arbo- en milieucontactpersoon: Ing. G.O.R. Alberda van Ekenstein Voorzitter: prof.dr. T.T.M. Palstra Arbo- en milieucontactpersoon: Ing. J. Baas Voorzitter: prof.dr. J.T.M. De Hosson Arbo- en milieucontactpersoon: Dr. D.I. Vainchtein Voorzitter: prof.dr. J.C. van Hummelen (a.i.) Arbo- en milieucontactpersoon: J. Harkema Voorzitter: prof.dr. A.J. Schouten Arbo- en milieucontactpersoon: Ing. N. Brouwer Voorzitter: prof.dr. A. Herrmann Arbo- en milieucontactpersoon: J. Wildeman Voorzitter: dr. ir. B.J. Kooi Arbo- en milieucontactpersoon: Ing. G. ten Brink Voorzitter: prof.dr. A.M. van Oijen Arbo- en milieucontactpersoon: prof.dr. A.M. van Oijen prof.dr. K. Loos

De basiseenheden Computational Physics (prof.dr. H. De Raedt), Micromechanics (prof.dr.ir. E. van der Giessen), Theoretical Chemistry (prof.dr. M. Filatov) en Theory of Condensed Matter (prof.dr. J. Knoester) hebben geen eigen arboen milieucontactpersoon; de aard van hun werkzaamheden maakt het mogelijk dat de arboen milieuaspecten rechtstreeks op het niveau van het Zernike Institute worden behartigd.


HB04nl

Handboek Milieumanagementsysteem Zernike Institute for Advanced Materials

Recommend Documents