HANDBOEK. Functiewaardering Groothandel Bloemen en Planten

HANDBOEK

Functiewaardering Groothandel Bloemen en Planten

HANDBOEK

Functiewaardering Groothandel Bloemen en Planten

FUNCTIEHANDBOEK

3

Inhoudsopgave Algemene Informatie 1 2 3

Opzet van het Handboek Functiewaardering Wat is functiewaardering ORBA®-methode

Van theorie naar praktijk 1 2 3 4 5 6 7 8

Inleiding Implementatie binnen de eigen onderneming Opstellen van functieprofielen Indelingscommissie Indelen van functies Beroepsprocedure Beroepsprocedure schematisch weergegeven Beroepscommissie

Referentiemateriaal 1 2 3

Referentieraster Functierangschikkingslijst en Functieprofielen Functiedocumenten

Hulpmiddelen 1 2 3

Format Functieprofiel Indelingsformulier Brochure ORBA®-methode

FUNCTIEHANDBOEK

5

Algemene Informatie 1 2 3

Opzet van het Handboek Functiewaardering Wat is functiewaardering ORBA®-methode

FUNCTIEHANDBOEK

5

1. Opzet van het Handboek Functiewaardering Het handboek ORBA®-functiewaardering voor de Groothandel Bloemen en Planten dient als hulpmiddel voor ondernemingen bij het indelen van binnen de organisatie voorkomende functies in de aan de CAO gerelateerde functiegroepen. Het handboek is onderverdeeld in vier delen. Het eerste deel bevat algemene informatie. Zo komt het onderwerp functiewaardering zelf aan de orde en meer specifiek de ORBA®methode. In deel 2, Van theorie naar praktijk, is het gehele proces met betrekking tot invoering van functiewaardering bij bedrijven en het indelen van functies beschreven. Aandacht wordt besteed aan de stappen die moeten worden doorlopen om functiewaardering succesvol te implementeren binnen de afzonderlijke ondernemingen. Voordat alle stappen in het implementatietraject nader worden toegelicht wordt in hoofdstuk A uitvoerig stilgestaan bij het opzetten van een implementatietraject binnen de eigen onderneming. Conform de CAO hebben werknemers het recht om bezwaar aan te tekenen tegen een door de werkgever genomen indelingsbeslissing. Deel 2 wordt afgesloten met twee hoofdstukken over de behandeling van bezwaren via onder andere een interne toetsingscommissie en de beroepsprocedure. Deel drie van dit handboek bevat het referentiemateriaal. Dit materiaal is het resultaat van het door de AWVN uitgevoerde functieonderzoek binnen de Groothandel Bloemen en Planten. Het belangrijkste onderdeel hiervan is het zogenaamde referentieraster. Dit raster bestaat uit een schema waarin voor de branche herkenbare functies zijn gecategoriseerd naar functiefamilie en zwaarte. Deze functies worden referentiefuncties genoemd en zijn gewaardeerd volgens de ORBA®- methode. De referentiefuncties fungeren als normen of kapstokken voor het vergelijkenderwijs indelen van de diverse voorkomende bedrijfsfuncties. Voor alle van de in totaal 42 referentiefuncties is een volledige functieomschrijving (functiedocument) in dit deel van het handboek opgenomen. Alle in dit handboek opgenomen referentiefuncties zijn gewaardeerd met behulp van het ORBA®-functiewaardering systeem van AWVN en zijn besproken met functiewaarderingsdeskundigen van de bij de CAO betrokken vakorganisaties. Daarnaast bestaat deel drie uit een tweetal overzichten met ORBA®-gegevens. In de functierangschikkingslijst zijn alle referentiefuncties gerangschikt naar zwaarte. De profieloverzichten geven inzicht in de opbouw van de functies. Daarnaast bestaat deel drie uit een tweetal overzichten met ORBA®-score per functiefamilie. Deel vier van dit handboek bestaat uit een aantal bijlagen. Deze bijlagen omvatten hulpmiddelen. De hulpmiddelen zijn ontwikkeld om de implementatie van functiewaardering bij de afzonderlijke ondernemingen te ondersteunen en te vereenvoudigen. Het betreft onder andere vragenlijsten voor het verkrijgen en vastleggen van functie-informatie en formulieren voor het indelen van functies. Daarnaast is een begrippenlijst en adressenlijst opgenomen. Tot slot adviseren wij u, voordat u met het indelen van functies gaat beginnen eerst dit handboek goed door te lezen. Door het volgen van de beschreven procedures en gebruik te maken van de opgenomen hulpmiddelen kunnen veel problemen worden voorkomen. Wanneer u vragen heeft over de toepassing van dit handboek, neemt u dan contact op met de brancheorganisatie VGB of de vakorganisatie. FUNCTIEHANDBOEK

6

2. Wat is functiewaardering? In het bedrijfsleven -op kantoren en in fabrieken- bij instellingen, bij de overheid, kortom in elke organisatie worden werkzaamheden uitgevoerd die verschillend van aard en inhoud zijn. Vaak wil men in een organisatie die verschillende werkzaamheden (die zijn ondergebracht in functies) in een rangorde plaatsen en vervolgens deze rangorde (naar niveau of zwaarte) gebruiken voor doeleinden van Personeelsmanagement en dan met name het onderbouwen van de beloningsverhoudingen. Zoals de naam al aangeeft gaat het hierbij om het waarderen van functies. Maar wat is een functie? Een veel gebruikte definitie is weergegeven in onderstaand kader.

Definitie “Een functie is het geheel van onderling samenhangende verantwoordelijkheden en activiteiten die door een persoon worden uitgeoefend en die gericht zijn op het realiseren van een bepaald doel of een bepaalde bijdrage”.

Om functies te kunnen waarderen moeten zij eerst onderzocht of geanalyseerd worden. Het hiervoor gebruikte onderzoek wordt aangeduid met de term functieonderzoek of ook wel functie-analyse. Functieonderzoeken kunnen betrekking hebben op branches, organisaties, afdelingen of individuele functies. Functieonderzoeken resulteren vaak, maar niet altijd, in zgn. functieomschrijvingen. In een functieomschrijving worden onder meer zaken vastgelegd als de naam van de functie, het doel van de functie, de positie van de functie in de organisatie, de belangrijkste verantwoordelijkheids- en resultaatgebieden of kerntaken en een aantal specifieke onderwerpen, zoals de vanuit de functie vereiste sociale vaardigheden, de zgn. specifieke handelingsvereisten en de in de functie voorkomende bezwarende omstandigheden. Na het beschrijven van de functies moeten deze worden gewaardeerd. De zogenaamde analytische- of puntensystemen van functiewaardering, waartoe ook ORBA® de Nieuwe Generatie behoort, zijn in Nederland de meest gebruikte systemen voor het vaststellen van de functieniveauverhoudingen binnen een organisatie. Deze systemen beogen een verantwoorde rangorde van functies te verkrijgen • door een systematische omschrijving en analyse van functies • volgens een aantal nauwkeurig omschreven en afgebakende criteria • via een methode van puntenwaardering. Op basis van via het functieonderzoek verkregen informatie (veelal functieomschrijvingen) wordt voor elke functie bepaald welke criteria van toepassing zijn. Vervolgens worden aan alle van toepassing zijnde criteria punten toegekend. Het aantal punten hangt af van de mate waarin zo’n criterium wordt vereist, respectievelijk voorkomt in het kader van een juiste uitoefening van de functie. Het aantal punten wordt voor elke functie per criterium afzonderlijk bepaald. Naarmate de complexiteit van de functie groter is, er een sterker beroep wordt gedaan op kennis, er meer eisen gesteld worden aan de uitdrukkingsvaardigheid e.d. worden er voor die criteria ook meer punten gegeven.

FUNCTIEHANDBOEK

7

De met behulp van het systeem verkregen rangorde fungeert als basis voor de in de CAO opgenomen functiegroepenstructuur. In deze functiegroepenstructuur wordt vastgelegd welke functies niveaumatig bij elkaar horen of anders gezegd: tot welke bandbreedte een functie behoort. Omdat de functiegroepen corresponderen met de eveneens in de CAO opgenomen salarisgroepen betekent indeling van een functie in een functiegroep (functiewaardering) tevens indeling in een bepaalde salarisschaal (beloning).

3. ORBA®-methode In elke organisatie, of het nu gaat om kantoren, fabrieken of overheidsinstellingen, worden werkzaamheden uitgevoerd die verschillend van aard en inhoud zijn. Vaak wil men in een organisatie die verschillende werkzaamheden (die geclusterd zijn in functies) in een rangorde plaatsen. Vervolgens kan deze rangorde gebruikt worden voor het onderbouwen van de beloningsverhoudingen. De zogenaamde analytische- of puntensystemen, waartoe ook ORBA® de Nieuwe Generatie behoort, worden in Nederland het meest gebruikt voor het vaststellen van de functieniveauverhoudingen binnen een organisatie. Deze systemen beogen een verantwoorde rangorde van functies te verkrijgen • door een systematische omschrijving en analyse van functies • volgens een aantal nauwkeurig omschreven en afgebakende criteria (gezichtspunten) • via een methode van puntenwaardering. Uitgangspunt is de zwaarte van de functie. De uitkomsten van deze systemen van functiewaardering zijn derhalve nooit een maatstaf voor de prestatie of de capaciteiten van de medewerkers in hun functie.

Functiewaardering is een methode om functieniveaus te bepalen, niet om mensen in de uitoefening van hun functie beoordelen!

De met behulp van het systeem verkregen rangorde fungeert als basis voor de in de CAO opgenomen referentieraster. In dit raster wordt vastgelegd welke functies niveaumatig bij elkaar horen of anders gezegd: tot welke functiegroep een functie behoort. Omdat de functiegroepen corresponderen met de eveneens in de CAO opgenomen salarisgroepen betekent de indeling van een functie in een functiegroep (functiewaardering) tevens indeling in een bepaalde salarisschaal (beloning).

2. ORBA® de Nieuwe Generatie ORBA® de Nieuwe Generatie behoort tot de meest toegepaste functiewaarderingssystemen in Nederland. Het is een integraal toepasbaar systeem voor organisatie- en functieonderzoek en functiewaardering. ORBA® de Nieuwe Generatie is de meest recente versie van een functiewaarderingsmethode die haar oorsprong heeft in de jaren ’50. In het verleden stond deze methode bekend onder de namen GM (Genormaliseerde Methode) en UGM (Uitgebreide Genormaliseerde Methode) en ORBA® (Organisatiebureau AWV). FUNCTIEHANDBOEK

8

De ORBA®-methode is zoals gezegd integraal. Dit betekent dat alle functies, ongeacht het niveau, vakgebied of de branche met ORBA® gewaardeerd kunnen worden. Het gehele proces van ontwikkeling, toetsing en toepassing van de ORBA®-methode werd en wordt van nabij gevolgd en begeleid door de functiewaarderingsdeskundigen van de vakorganisaties. Over de systematiek en de uitwerking van de ORBA®-methode wordt regelmatig overleg gepleegd. Hierdoor bestaat er bij de vakbondsdeskundigen vertrouwen in de ORBA®-methode en de manier waarop zij wordt toegepast. De functiewaarderingsdeskundigen van de vakorganisaties zijn ook in staat om de toepassing in de praktijk te volgen en te toetsen. Zij spelen bijvoorbeeld een belangrijke rol bij het behandelen van zogenaamde externe beroepen.

3. Het waarderen van functies met ORBA® Het eigenlijke waarderen van functies geschiedt met behulp van in de ORBA®-methode vastgelegde gezichtspunten. Deze gezichtspunten maken het mogelijk om functies te analyseren en te waarderen. De gezichtspunten zijn zodanig gekozen dat alle belangrijke, d.w.z. niveaubepalende, aspecten die bij het vervullen van functies een rol (kunnen) spelen, aan de orde komen. De gezichtspunten zijn gegroepeerd in een vijftal hoofdkenmerken. Deze hoofdkenmerken en de bijbehorende gezichtspunten staan in onderstaande tabel aangegeven1.

HOOFDKENMERK

Gezichtspunten

Afweegfactor

VERANTWOORDELIJKHEID

• Problematiek • Effect

6 4

KENNIS SOCIALE INTERACTIE

• Kennis • Leidinggeven • Uitdrukkingsvaardigheid • Contact

5 2 2 2

SPECIFIEKE HANDELINGSVEREISTEN

• Bewegingsvaardigheid • Oplettendheid • Uitzonderlijke kenmerken

2 1 1

BEZWARENDE OMSTANDIGHEDEN

• Lichamelijke inspanning /massa • Lichamelijke inspanning /houding • Werkomstandigheden • Persoonlijk risico

1 1 3 1

Voor een uitgebreide omschrijving van de hoofdkenmerken van de ORBA®-methode wordt verwezen naar de ORBA®-brochure.

1

FUNCTIEHANDBOEK

9

FUNCTIEHANDBOEK

10

Van theorie naar praktijk 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Inleiding Implementatie binnen de eigen onderneming Opstellen van functieprofielen Indelingscommissie Indelen van functies Beroepsprocedure Beroepsprocedure schematisch weergegeven Beroepscommissie Externe behandeling van het beroep

FUNCTIEHANDBOEK

11

1. Inleiding Met vakorganisaties is in de CAO 1999-2001 afgesproken dat de functielijst uit de CAO op basis van een functiewaardering wordt ingedeeld. Aanvankelijk was men er van uitgegaan dat het USB systeem zou worden gevolgd. Gedurende het onderzoek werd echter besloten over te gaan op het ORBA®-systeem. Het invoeren van een functiewaarderingsysteem is een omvangrijk proces. Alle functies zullen vanaf juli 2002 op basis van de ORBA®-methode en volgens de geldende procedures worden ingedeeld in functiegroepen. De verantwoordelijkheid voor het indelen van de binnen de onderneming voorkomende functies berust bij de werkgever. Voor de meeste ondernemingen zal er nogal wat werk moeten worden verricht voordat dit is gerealiseerd. Ter ondersteuning is dit deel van “Van Theorie naar Praktijk” in dit handboek opgenomen, waarin alle stappen worden omschreven en toegelicht om functie-onderzoek binnen de eigen onderneming te implementeren. In hoofdstuk 2 wordt een korte beschrijving gegeven van de verschillende stappen. Per stap wordt aandacht besteed aan punten die van belang zijn bij het implementatietraject. In de daarop volgende hoofdstukken wordt dieper ingegaan op afzonderlijke stappen. Ter verduidelijking staat op de volgende pagina het gehele implementatietraject schematisch weergegeven.

FUNCTIEHANDBOEK

12

2. Schema: Stappen invoering functie-onderzoek Gesprek met leidinggevende

Bezwaar aantekenen bij werkgever

Behandeling door Interne beroepscommissie

Bezwaar voorleggen aan Externe Beroepscommissie

DEFINITIEVE UITSPRAAK

FUNCTIEHANDBOEK

13

2. Implementatie binnen de eigen onderneming Wat moet er allemaal gedaan worden, wie moet erbij worden betrokken, hoeveel tijd kost het, welke zaken moeten niet over het hoofd worden gezien? Kortom hoe moet het worden aangepakt. Om te beginnen wordt aanbevolen om binnen de organisatie een medewerker aan te wijzen die als trekker van dit implementatie project zal fungeren. De trekker zal een plan van aanpak opstellen en het gehele project coordineren. Onderdeel van het plan van aanpak is een tijdpad. Dit dient niet alleen voor houvast maar ook voor de duidelijkheid naar en in de organisatie. In het tijdpad staat aangegeven welke stappen wanneer moeten plaatsvinden en wanneer deze moeten zijn afgerond.

Te doorlopen stappen bij de implementatie van functie-onderzoek binnen de eigen onderneming 1. Informeren Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging en medewerkers 2. Opstellen functieprofielen 3. Instellen indelingscommissie(wordt aanbevolen) 4. Indelen functies door de indelingscommissie of werkgever 5. Instellen interne toetsingscommissie; behandelen van bezwaar en beroep (indien nodig)

1. Informeren van de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging en de medewerkers Van groot belang bij de invoering van een nieuw systeem voor functiewaardering is communicatie. Om de acceptatie door werknemers te bevorderen bevelen wij dringend aan om tijdig informatie te geven over het nieuwe systeem en de bijbehorende procedures. Hierbij geniet de Ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging speciale aandacht. Niet in de zin van de Wet op de Ondernemingsraad, immers het nieuwe systeem is in de CAO met vakorganisaties afgesproken, maar zeker wel voor het bijdragen aan de informatievoorziening naar werknemers en daarmee aan het vergroten van draagvlak en acceptatie van het nieuwe systeem. Wanneer het plan van aanpak is opgesteld is het aan te bevelen om dit te communiceren met de OR of personeelsvertegenwoordiging en de medewerkers. Voor het creëren van draagvlak en acceptatie is het van belang om hen duidelijkheid te verschaffen over wat het functieonderzoek inhoudt, welke rol alle betrokkenen daarin spelen en wat de consequenties zijn. Met name dit laatste punt verdient de nodige aandacht. Uiteindelijk heeft een indeling mogelijk consequenties voor het salaris. Het spreekt voor zich dat deze communicatie op verschillende manieren kan plaatsvinden. Gedacht kan worden aan een presentatie voor het gehele personeel, het agenderen van het onderwerp voor het afdelings- of werkoverleg, een artikel in het personeelsblad e.d. Aanbevolen wordt om niet alleen aan het begin van traject maar ook gedurende het traject de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging en de medewerkers te blijven informeren over de stand van zaken. Hoe meer openheid en duidelijkheid hoe beter. FUNCTIEHANDBOEK

14

2. Opstellen van functieprofielen Een aantal organisaties beschikt reeds over functieprofielen en kan deze stap overslaan. Voor de overigen is het bij deze stap van belang om na te denken over wie deze functieprofielen gaat opstellen. In de meeste gevallen zal dit worden gedaan door Personeelszaken, door de lijn of door beiden. Het verdient aanbeveling om Personeelszaken het geheel te laten coördineren. Vanuit deze afdeling kan worden aangegeven hoe de profielen moeten worden opgesteld, kan ondersteuning worden geboden en kan de consistentie worden bewaakt. Een belangrijk onderdeel in deze stap is de betrokkenheid van de medewerkers. Aanbevolen wordt om de medewerkers het concept van het functieprofiel voor te leggen en ruimte te geven om te bespreken. Bij grotere groepen medewerkers met dezelfde functie kan het profiel beter in een werkoverleg worden besproken. Het is van belang dat de medewerker zich herkent in het functieprofiel. Het is niet de bedoeling dat iedere taak of activiteit in het profiel wordt opgenomen. Het gaat om de kerntaken/activiteiten. Functieprofielen zijn er in vele soorten en maten. Ze kunnen kort en kernachtig worden omschreven, heel uitgebreid of iets er tussenin. Om de functies te kunnen indelen is het duidelijk kort omschrijven van de kerntaken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden een minimale vereiste. In hoofdstuk 3 staat een aantal aanwijzingen voor het opstellen van dergelijke functieprofielen. Het is denkbaar dat organisaties de functieprofielen niet alleen voor het indelen willen gebruiken maar ook om medewerkers te voorzien van een duidelijke taakomschrijving of voor werving en selectie, loopbaanbeleid e.d.. In dat geval kunnen de functieprofielen worden uitgebreid met zaken als vereiste scholing, vaardigheden, competenties e.d. Dit is echter voor het indelen van de functies niet noodzakelijk. Wanneer een organisatie nog geen ervaring heeft met het opstellen van functieprofielen is dit een omvangrijke klus. Om enig inzicht te krijgen in de tijd die hiervoor nodig is, wordt aanbevolen om te starten met een kleine afdeling. Op basis van deze ervaring kan de rest van het traject meer in detail worden gepland. 3. Instellen van een indelingscommissie Nadat alle functieprofielen zijn opgesteld, kan een indelingscommissie worden ingesteld. Als een bedrijf erg klein is of als er geen vrijwilligers hiervoor zijn kan de werkgever ook zelf de functies indelen. In hoofdstuk 4 staat meer informatie over de samenstelling en de taken van de indelingscommissie. 4. Indelen van functies door de indelingscommissie In hoofdstuk 5 staan uitvoerig de stappen beschreven met betrekking tot het indelen van functies. Het is afhankelijk van de ervaring van een commissie en de eventuele problematiek en de hoeveelheid probleemgevallen (moeilijk in te delen functies) of een dergelijk proces veel of weinig tijd in beslag neemt. Nadat alle functies op basis van het referentiemateriaal zijn ingedeeld blijft de indelingscommissie bestaan voor het zogenaamde onderhoud. Aanbevolen wordt om vooraf af te spreken hoe vaak de indelingscommissie bij elkaar komt. In de meeste gevallen wordt een indelingscommissie voor een periode van vier jaar aangesteld. Men kan er uiteraard ook voor kiezen alleen dan bijeen te komen als daar aanleiding toe bestaat.

FUNCTIEHANDBOEK

15

5. Instellen van een beroepscommissie De beroepscommissie hoeft alleen te worden ingesteld wanneer hiertoe aanleiding is. In hoofdstuk 2 staat uitgebreide informatie over de beroepscommissie en de beroepsprocedure.

3. Opstellen van functieprofielen Het vastleggen (of actualiseren) van functie-informatie vormt een belangrijke stap in het gehele functie-onderzoek. Op basis van deze informatie worden de functies ingedeeld in functiegroepen. Zonder goede functie-informatie kan een functie niet worden ingedeeld. Vastgelegde functie-informatie omvat de belangrijkste verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Anders gezegd, het gaat om de kernactiviteiten / verantwoordelijkheden. Details kunnen achterwege worden gelaten. Niet iedere organisatie heeft de nodige ervaring met het vastleggen van functie-informatie. In dit hoofdstuk zijn een aantal aandachtspunten en tips opgenomen om degene die de functie-informatie gaat vastleggen bij deze activiteit te ondersteunen. De Functievragenlijst en het ORBA®-vragenformulier (opgenomen in deel 4) kan voor het vastleggen van functie-informatie worden gebruikt. Een andere vorm die kan worden gebruikt is het functieprofiel. De vormgeving van het functieprofiel lijkt meer op de in het handboek functiewaardering opgenomen referentiefuncties. Dit kan de vergelijkbaarheid vergemakkelijken, maar vergt mogelijk meer werk. Verder in dit hoofdstuk worden de onderdelen van het functieprofiel besproken. Een voorbeeld van een (niet ingevuld) functieprofiel is als bijlage 3 in Deel 4 opgenomen. Het staat de organisatie overigens vrij een eigen vorm voor het vastleggen van functieinformatie te kiezen. 2. Organisatieschema Voordat wordt begonnen met het opstellen van de profielen, wordt aanbevolen een organisatieschema op te stellen. Hierdoor krijgt eenieder helderheid over de organisatiestructuur en de bijbehorende hiërarchische lijnen. Tevens is dit een eerste moment om na te denken over welke functies (functiebenamingen) in welke afdeling voorkomen. Dit lijkt een overbodige activiteit, maar het komt regelmatig voor dat binnen een organisatie onduidelijkheid bestaat over functienamen of wie aan wie nu leiding geeft. 3. Aandachtspunten bij het opstellen van functieprofielen Aan de hand van een aantal beschreven antwoorden kunnen medewerkers de meest passende antwoorden aankruisen. Tevens is er ruimte om zelf informatie toe te voegen. De vragenlijst is zeer beknopt en is vooral bedoeld voor functies in de functiefamilie (sector) Uitvoering. 4. Aandachtspunten bij het ORBA®-vragenformulier De opzet van het ORBA®-vragenformulier is bijna identiek aan de volgorde en hoofdstukken of tekstblokken van de functiedocumenten (referentiefuncties). Hiermee wordt bevorderd dat de functie-informatie goed vergelijkbaar is met de functiedocumenten (referentiefuncties). Het ORBA®-vragenformulier treft u als bijlage 2 in Deel 4 van dit handboek aan. FUNCTIEHANDBOEK

16

Onderdelen van het ORBA®-vragenformulier 1. Voorblad met ruimte voor Functiebenaming, Naam afdeling/sector, Functiecode en ruimte voor ondertekening 2. Positie van de functie in de organisatie 3. Kerntaken en bijdrage(n), verantwoordelijkheden en bevoegdheden 4. Communicatie 5. Specifieke handelingsvereisten 6. Bezwarende omstandigheden Een toelichting per onderdeel is in het vragenformulier opgenomen.

5. Aandachtspunten bij het opstellen van functieprofielen Zoals reeds vermeld wordt het voorbeeld van het lege functieprofiel dat is opgenomen in dit handboek (Deel 4, bijlage 3) als leidraad genomen. In onderstaand kader staan de onderdelen genoemd die aan bod komen.

Onderdelen van het functieprofiel 1. Koptekst 2. Functienaam 3. Doel 4. Plaats in de organisatie 5. Kerntaken/Verantwoordelijkheidsgebieden 6. Bezwarende omstandigheden Hieronder treft u een nadere toelichting op de onderdelen van het functieprofiel

1. Koptekst Functie Hier de functienaam vermelden die van toepassing is en als zodanig is aangegeven op het organisatieschema. Probeer zoveel mogelijk functienamen te hanteren die de lading dekken. Bijvoorbeeld Medewerker crediteurenadministratie in plaats van Medewerker financiële administratie. Afgeraden wordt om een functienaam te kiezen die is gebruikt voor de functies in het referentieraster. De kans is groot dat bij gelijke functienaam de overeenkomstige (zelfde) functiegroepindeling wordt verwacht, terwijl de inhoud van de functie niet gelijk is (en dus een hogere of lagere indeling kan hebben). De opstellers hebben ook juist daarom gekozen voor zeer algemene functiebenamingen voor de referentiefuncties. De keuze voor functienamen is uitsluitend afhankelijk van wat binnen de organisatie past en staat geheel los van functienamen zoals vermeld in het referentieraster. Om verwarring te voorkomen wordt afgeraden om dezelfde functienamen te gebruiken voor functies die een verschillende inhoud, dus andere verantwoordelijkheden hebben. (sub)Afdeling Hier de afdeling vermelden waarvan de functie onderdeel uitmaakt. Eventueel kan dit worden aangevuld met de subafdeling(en). FUNCTIEHANDBOEK

17

Functiecode Hier de betreffende functiecode vermelden. Indien geen functiecodes aanwezig zijn wordt aanbevolen om de functieprofielen een uniek nummer te geven, zodat deze in een later stadium makkelijk zijn te achterhalen. Datum Hier de datum vermelden waarop de definitieve versie van het functieprofiel is opgesteld. Wanneer het functieprofiel wordt aangepast dient ook de datum te worden aangepast! Op deze manier kunnen de verschillende versies van elkaar worden onderscheiden. 2. Functienaam Zie punt 1 Koptekst / Functie. 3. Doel Het doel geeft de kern van de functie weer. Het is niet de bedoeling dat er een samenvatting wordt gegeven van de functie-inhoud in proza. Het is vaak lastig om het doel van de functie te formuleren. Aangeraden wordt om dit pas te doen nadat de functie-inhoud is vastgesteld en is omschreven. Pas dan ontstaat er een compleet beeld van de functie en is het eenvoudiger om het (eind)doel te formuleren. In een aantal gevallen kan het voorkomen dat er twee doelen worden omschreven. Dit is echter een uitzondering!!! 4. Plaats in de organisatie Direct leidinggevende Hier de functienaam vermelden van de direct leidinggevende (het gaat om de hiërarchische lijn, ofwel aan wie wordt gerapporteerd, aan wie wordt verantwoording afgelegd). Ondergeschikten Hier alle functienamen vermelden van de medewerkers waaraan leiding wordt gegeven. Ook hier gaat het om de hiërarchische lijn. 5. Kerntaken / Verantwoordelijkheidsgebieden Het is voor het kort en kernachtig beschrijven van de functie-inhoud zinvol toe te schrijven naar zogenaamde verantwoordelijkheidsgebieden, ook wel kerntaken genoemd. Iedere functie bestaat uit ca. 2 tot 6 verantwoordelijkheidsgebieden. Let wel: het gaat om WAT de functionaris moet/mag doen. Bij het opstellen van de functie-inhoud kan het beste worden begonnen met het benoemen van de verantwoordelijkheidsgebieden in steekwoorden. Vervolgens dient ieder verantwoordelijkheidsgebied verder uitgewerkt te worden. Ieder verantwoordelijkheidsgebied begint met een zin die de kern van dat verantwoordelijkheidsgebied weergeeft. Ieder verantwoordelijkheidsgebied bestaat vervolgens uit een aantal activiteiten of beslissingen. Deze activiteiten en/of beslissingen geven weer wat gedaan moet worden om tot het beoogde resultaat te komen. Het is aan te bevelen om de verantwoordelijkheidsgebieden of kerntaken is een logische volgorde te plaatsen. Dit om de samenhang tussen de onderscheiden verantwoordelijkheidsgebieden inzichtelijk te maken en hiermee een duidelijker beeld van de functie te schetsen. Hierbij kunnen een tweetal principes gehanteerd worden: FUNCTIEHANDBOEK

18

a. Proces benadering: het input->throughput->output • Input: Wat is de beginsituatie, wat is aanleiding om aan het werk te gaan Bijvoorbeeld: Een werkopdracht, een planning, een verzoek van een klant... • Throughput: Wat zijn de kernactiviteiten die verricht moeten worden • Output: Waartoe dienen die activiteiten, wat moet het resultaat zijn b. Chronologisch: • Voorbereiden van de primaire kerntaken Bijvoorbeeld: zorgen dat benodigde materialen en gereedschappen beschikbaar zijn instellen en afstellen van apparatuur /gereedschappen • Uitvoeren van de primaire kerntaken • Controleren van de resultaten van de uitvoering en bijstellen bij afwijkingen op het gewenste resultaat • Overige werkzaamheden van andere aard dan de primaire kerntaken Bijvoorbeeld: invullen van werkbriefjes, urenverantwoordingen registreren van gebruikte materialen NB: in een enkel geval kan alleen worden volstaan met de kernzin en is het niet nodig om het verantwoordelijkheidsgebied verder uit te werken in bijbehorende activiteiten. Bijvoorbeeld voor een uitvoerende functie in het gemechaniseerd loonwerk: “Uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden (invullen van gegevens, bijhouden van lijsten e.d.), zodat informatie voor de urenverantwoording beschikbaar is”. Het zou vervolgens te ver voeren om hier alle bijbehorende activiteiten te benoemen. In de uitwerking van de verantwoordelijkheidsgebieden zal een balans gevonden moeten worden tussen summier en gedetailleerd omschrijven. Beschrijf alleen de belangrijkste activiteiten! Het gaat er om dat er een goed beeld van de functie op papier komt te staan op basis waarvan een functiegroepindeling kan worden gemaakt. Het kan voorkomen dat een aantal activiteiten toch het vermelden waard is, maar niet echt goed zijn onder te brengen bij een van de reeds genoemde verantwoordelijkheidsgebieden. Dan kan volstaan worden met: Uitvoeren van diverse overige werkzaamheden, waaronder: • ... • ... • ... In het kader hieronder staan nog een aantal aandachtspunten vermeld die de duidelijkheid en vergelijkbaarheid van de zelf opgestelde functieprofielen (bedrijfsfuncties) met de referentiefuncties uit het handboek functiewaardering zal bevorderen.

FUNCTIEHANDBOEK

19

Extra aandachtspunten voor nog meer duidelijkheid en vergelijkbaarheid! •

Begin met hele werkwoorden!!! Het gaat om activiteiten welke verricht moeten worden

•

Probeer zo concreet mogelijk te zijn en maak het niet ingewikkelder dan het is (het vergelijken van cijferlijsten is wat anders dan het analyseren van gegevens!)

•

Bij werkwoorden als informeren, adviseren e.d. altijd vermelden voor wie (functienaam, eventueel afdeling) de informatie of het advies bedoeld is, dus: “informeren van ... m.b.t. ... ”, adviseren van ... m.b.t. ... .

•

Bij het opstellen van plannen, budget e.d. duidelijk vermelden wie de plannen goedkeurt, dus: opstellen van beleidsplannen, ter bespreking en goedkeuring voorleggen aan

•

“onderhouden van contacten” niet als aparte activiteit benoemen, maar verwoorden in een activiteit waartoe dat contact onderhouden moet worden, bijvoorbeeld: - overleggen met klanten in geval van planningswijzigingen, of - onderhandelen met leveranciers over leveringsafspraken in plaats van: - onderhouden van contacten met klanten en leveranciers

6. Bezwarende omstandigheden Dit blok bestaat, indien van toepassing, uit vier alinea’s. Uitoefenen van kracht Bijvoorbeeld: Uitoefenen van kracht bij het tillen en verplaatsen van goederen. Houding Bijvoorbeeld: Inspannende houding bij het werken op moeilijk toegankelijke plaatsen. (Denk hierbij aan de functie van Technisch medewerker). Werkomstandigheden (verwoord in “hinder van ....) Bijvoorbeeld: Hinder van tocht, geluid, vuil. Dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen. Kans op letsel Bijvoorbeeld: Kans op letsel door in aanraking komen met draaiende delen van machines, door uitschietend gereedschap, door in aanraking komen met agressieve stoffen.

4. Indelingscommissie 1. Doel De indelingscommissie richt zich op het vergelijken van inhoudelijk gedefinieerde functies ten behoeve van het verkrijgen van een onderlinge functierangorde, waarbij gebruik wordt gemaakt van daartoe specifiek voor de Groothandel Bloemen en Planten opgesteld referentiemateriaal. FUNCTIEHANDBOEK

20

De indelingscommissie houdt zich dus niet bezig met: • de juistheid van de inhoud van functies en • het indelen van personen in functies. Deze taken behoren tot de verantwoordelijkheid van de werkgever. 2. Samenstelling De indelingscommissie wordt ingesteld door en rapporteert aan de directie. Voor de acceptatie van de besluiten van functies in functiegroepen is draagvlak en vertrouwen essentieel. Om dit te bevorderen zijn de volgende aandachtspunten van toepassing. Voor de indelingscommissie is het van belang dat: • deze een samenstelling heeft die een afspiegeling vormt van de in de onderneming voorkomende disciplines • de leden inzicht hebben in de opbouw van de organisatie en de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden over afdelingen en functies • de leden een goed inzicht hebben in het onderkennen van verschillen in functies en het herleiden hiervan naar een juiste indeling • de leden afstand kunnen nemen van individuele belangen De indelingscommissie bestaat veelal uit twee tot vijf personen uit het managementteam of directie. Aanbevolen wordt om te kiezen voor een samenstelling van vaste leden. Hierdoor wordt ervaring opgebouwd en continuïteit gewaarborgd. 3. Frequentie van bijeenkomsten De indelingscommissie wordt bijeengeroepen door de voorzitter, zo vaak als nodig is voor het tijdig behandelen van indelingen. Daarnaast kan de indelingscommissie ook op verzoek van personeelszaken bijeen worden geroepen. 4. Verantwoordelijkheidsgebieden Opstellen van indelingsadviezen (functiegroepindelingen van voorgelegde functies aan de hand van aangedragen functie-informatie en referentiemateriaal). Motiveren en vastleggen van functiegroepindelingen. Zorgen voor een goed beheerde administratie van te behandelen, in behandeling zijnde en behandelde indelingen, zodanig dat misverstanden ten aanzien van enige indeling worden voorkomen. 5. Opleiding Leden van de indelingscommissie dienen ten behoeve van een adequate invulling van hun verantwoordelijkheidsgebieden goed te worden geïnformeerd. Aandacht moet besteed worden aan de werking van functie-onderzoek binnen de organisatie, de geldende indelings- en beroepsprocedures en meer specifiek het referentiemateriaal en de gezichtspunten behorende bij het functiewaarderingssysteem ORBA®.

5. Indelen van functies 1. Inleiding Om het indelen van functies op een verantwoorde manier uit te voeren, dient voor iedere afzonderlijke functie een aantal stappen te worden doorlopen. In dit hoofdstuk worden deze stappen nader toegelicht. FUNCTIEHANDBOEK

21

Stappen bij het indelen van functies Achtereenvolgens zijn de volgende stappen onderscheiden 1. selecteren van geschikte referentiefuncties 2. bedrijfsfunctie vergelijken met geselecteerde referentiefuncties 3. wegen van verschillen 4. nemen van een indelingsbeslissing (formuleren van een indelingsadvies)

Voordat met het indelen van functies wordt begonnen is het van belang dat de leden van de indelingscommissie zich realiseren dat het bij functiewaardering gaat om de zwaarte van de functie en dus niet om de persoon die de functie vervult. De verleiding is groot om zaken als prestaties en capaciteiten van medewerkers bij indelingsbeslissingen te betrekken. Het beoordelen van medewerkers is in dit proces evenwel niet aan de orde. Anders gezegd, het gaat om WAT (functie-inhoud) wordt gedaan en niet hoe (functioneren) het wordt gedaan. Het indelen van de binnen een onderneming voorkomende bedrijfsfuncties moet zorgvuldig gebeuren. Daarom is het belangrijk een duidelijk beeld te krijgen van alle activiteiten en verantwoordelijkheden die in de functies voorkomen. In het kader van zorgvuldigheid en acceptatie is het van groot belang dat werkgever en werknemer overeenstemming bereiken over de inhoud van de functie voordat tot indelen wordt overgegaan. Dit houdt in dat de werkgever een afschrift van de functie-informatie (ingevulde Functievragenlijst, ingevuld ORBA®-vragenformulier of een functieprofiel) verstrekt en dit met de werknemer bespreekt. Let wel: de werkgever is verantwoordelijk voor de inrichting van de organisatie, m.a.w. voor het verdelen van de taken/verantwoordelijkheden. De werknemer ondertekent de functie-informatie voor gezien, letterlijk om aan te geven dat hij op de hoogte is van de functie die aan hem is toegewezen.

Stap 1: Het selecteren van geschikte referentiefunctie(s)

Om het selecteren van referentiefuncties te vergemakkelijken zijn de functies onderverdeeld in vier sectoren of functiefamilie (zie kader).

Zes sectoren (of functiefamilies) 1. Productie 2. Administratie 3. Commercie 4. Ondersteunende Diensten

Het spreekt voor zich dat in eerste instantie referentiefuncties worden geselecteerd uit de sector of functiefamilie van de in te delen functie. In een enkel geval is het ook nodig om een referentiefunctie te selecteren uit een andere sector, maar daarbij zij opgemerkt dat het over het algemeen als lastig wordt ervaren om functies uit verschillende sectoren te vergelijken.

FUNCTIEHANDBOEK

22

Op basis van de beschikbare informatie over de in te delen bedrijfsfunctie wordt eerst vastgesteld tot welke sector of functiefamilie de functie behoort en wat de kern van de functie is in termen van activiteiten en verantwoordelijkheden. Vervolgens wordt vastgesteld of de functie ook nog activiteiten en verantwoordelijkheden omvat die niet tot de kern behoren of die bijvoorbeeld op het terrein van een andere sector of functiefamilie liggen. Bij elke in te delen bedrijfsfunctie worden vervolgens de best passende referentiefuncties uit het handboek functiewaardering gezocht, dat wil zeggen de referentiefuncties die qua inhoud het meest op de in te delen bedrijfsfunctie lijken. Opmerking: • Het verdient aanbeveling om eerst globaal kennis te nemen van de inhoud van het handboek functiewaardering voordat tot een meer gerichte vergelijking met referentiefuncties wordt overgegaan. • Ga bij het zoeken naar referentiefuncties niet uitsluitend af op de naam van de functie. De gehele functie-inhoud is voor de vergelijking van belang!

Stap 2: Vergelijken

De volgende stap in het indelingsproces is het vergelijken van de bedrijfsfunctie met de geselecteerde referentiefunctie(s). Hierbij is in de eerste plaats van belang om kritisch te kijken naar de inhoud van de in te delen bedrijfsfunctie. Staat de kern van de functie goed op papier? Alle leden van de indelingscommissie moeten na bestudering van de functieinformatie een goed en eenduidig beeld hebben van de kern van de functie. In een aantal gevallen zal het misschien nodig zijn om aanvullende informatie in te winnen bij de betreffende leidinggevende. Indien blijkt dat niveaubepalende functie-informatie niet is vermeld, zal de functie-informatie hierop aangepast moeten worden. Dit met het oog op de herleidbaarheid van de indeling van de functie in een functiegroep. Wanneer de functie-informatie voor iedereen duidelijk is, kan vervolgens worden nagegaan in hoeverre de in te delen functie overeenkomt, dan wel verschilt van de referentiefunctie(s). Soms is de in te delen functie vrijwel identiek aan een geselecteerde referentiefunctie. In dat geval kan de hierna volgende stap in het indelingsproces (wegen van de verschillen) worden overgeslagen en kan de functie direct ingedeeld worden in de functiegroep van de referentiefunctie (zie Stap 4). Vaak zal de in te delen functie echter op een aantal punten (wezenlijk) verschillen van de geselecteerde referentiefunctie(s). Het is de bedoeling dat zo duidelijk mogelijk wordt aangegeven op welke punten de in te delen functie afwijkt van de geselecteerde referentiefunctie(s). In dit kader wordt dan ook wel gesproken van “plussen” en “minnen”: wat zijn “meer” in de functie opgenomen verantwoordelijkheden en kernactiviteiten, respectievelijk minder dan de referentiefunctie. Een drietal situaties kunnen hierbij aan de orde zijn:

FUNCTIEHANDBOEK

23

•

•

•

Situatie 1 De bedrijfsfunctie heeft een aantal activiteiten en/of verantwoordelijkheden meer dan de geselecteerde referentiefunctie Situatie 2 De bedrijfsfunctie heeft een aantal activiteiten en/of verantwoordelijkheden minder dan de geselecteerde referentiefunctie Situatie 3 De bedrijfsfunctie heeft een aantal activiteiten en/of verantwoordelijkheden meer, maar tegelijkertijd ook minder dan de geselecteerde referentiefunctie.

In deze gevallen dient eerst te worden nagegaan waaruit de verschillen tussen bedrijfsfunctie en referentiefunctie(s) bestaan voordat tot indeling kan worden overgegaan (stap 4). Opmerking: Het verdient aanbeveling om deze “meers” of “minders” te motiveren en vast te leggen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van het ORBA®-indelingsformulier (zie bijlage 4A en 4B). Het gaat bij het vaststellen van “plussen” en “minnen” vooral om hoofdlijnen en niet om allerlei details die niet werkelijk van invloed zijn op de verantwoordelijkheden binnen de functie. “Plussen” ten opzichte van de geselecteerde referentiefunctie kunnen onder andere ontstaan door: • Verbreding van de functie, bijvoorbeeld doordat de functionaris naast de in de omschrijving genoemde werkzaamheden tevens structureel werkzaamheden in een ander werkproces verricht (bijvoorbeeld naast productiewerkzaamheden ook werkzaamheden op het gebied van administratie, automatisering of logistiek. •

Verdieping van de functie, bijvoorbeeld omdat het soort beslissingen dat in de bedrijfsfunctie moet worden genomen aanmerkelijk complexer is en ook van beduidend meer invloed op het bedrijfsresultaat dan in de referentiefunctie. “Minnen” kunnen bijvoorbeeld ontstaan wanneer bepaalde in de referentiefunctie opgenomen werkzaamheden binnen het eigen bedrijf niet voorkomen of omdat een medewerker van het bedrijf zich nog in een leersituatie bevindt en om die reden bepaalde werkzaamheden niet kan of mag uitvoeren.

•

Multifunctionaliteit en multi-inzetbaarheid houden in dat een functionaris meerdere verschillende werkzaamheden in één werkproces of meerdere verschillende werkzaamheden in ook andere werkprocessen niet tegelijkertijd verricht. Hier kan zowel van verbreding als van verdieping gesproken worden. Deze werkzaamheden kunnen van een zelfde soort en aard zijn, waarbij een zelfde niveau van beslissingen moet (mag) worden genomen. Ook kan het zijn dat er andere beslissingen genomen moeten worden. Deze verbreding of verdieping hoeft niet automatisch te leiden tot een verzwaring van de functie (“plussen”) en dus tot indeling in een hogere functiegroep. Wanneer op basis van de verschillende tegelijkertijd uit te voeren werkzaamheden zaken moeten worden gecombineerd om tot beslissingen te komen, leidt dit meestal tot een verzwaring van de functie (zoals hierboven bij verdieping is beschreven).

FUNCTIEHANDBOEK

24

Stap 3 Wegen van verschillen Nadat de verschillen (“plussen” en “minnen”) duidelijk zijn, dient bepaald te worden wat de waarde of zwaarte is van de aangetroffen verschillen. In Deel 1, hoofdstuk C “De ORBA®-methode nader toegelicht” is reeds uiteengezet welke gezichtspunten in ogenschouw worden genomen bij het bepalen van de functiezwaarte. Beschreven is tevens het gebruik van afweegfactoren, hetgeen tot gevolg heeft dat met name zaken als verantwoordelijkheid, kennis en in iets mindere mate sociale interactie sterk bepalend zijn voor de functiezwaarte, m.a.w. het niveau van de functie. Bij het wegen van de verschillen wordt vastgesteld wat het effect of waarde is van de “plussen” en “minnen” op een eventuele toename en/of afname van zaken als verantwoordelijkheid, kennis, sociale interactie en bezwarende omstandigheden. Dus of een functie “zwaarder” of “lichter” is dan de geselecteerde referentiefuncties. Bij het wegen van de “meers” en “minders” gaat de volgende regel op: • Hoe kleiner het aantal “plussen” of “minnen”, des te meer komt de te refereren functie overeen met de referentiefunctie(s). Opmerking: • Het verdient aanbeveling om bij het vaststellen van de “meers” of “minders” niet uit te gaan van slechts één referentiefunctie, maar van meerdere vergelijkbare referentiefuncties uit verschillende functiegroepen. • Omdat de kenmerken van gewicht verschillen (een belangrijk kenmerk als Verantwoordelijkheid weegt zwaar!), is het van belang te bezien op welke kenmerken de “meers” en “minders” zijn vastgesteld. . In de ORBA®-brochure (Deel 4, bijlage 5) staan alle gezichtspunten nader omschreven. Aanbevolen wordt om voorafgaand aan het indelen deze brochure door te nemen. TIP Een belangrijk hulpmiddel bij het vergelijken van een in te delen bedrijfsfunctie met referentiefuncties en het wegen van “plussen” en “minnen”, zijn de ORBA®-indelingsformulieren (Deel 4, bijlage 4A en 4B).Het indelingsformulier4A (indelingsformulier Wg) is bedoeld voor bedrijven waar geen indelingscommissie is ingesteld. Indelingsformulier 4B (indelingsformulier IC) is bedoeld voor de (leden van de) indelingscommissie, als indelingsadvies voor het te nemen indelingsbesluit door de werkgever.

Stap 4 Indelen van een functie in een functiegroep. Het nemen van een indelingsbeslissing (indelingsadvies)

Op basis van de vergelijking tussen de in te delen functie en de referentiefunctie(s) en een zorgvuldige afweging van de “plussen” en “minnen”, dient een beslissing te worden genomen met betrekking tot een indelingsadvies. Hierbij kunnen zich de volgende situaties voordoen.

FUNCTIEHANDBOEK

25

Situatie 1 De in te delen functie verschilt niet of nauwelijks van een geselecteerde referentiefunctie. In dit geval volgt automatisch een indeling van de functie in de functiegroep waarin de desbetreffende referentiefunctie is ingedeeld. Situatie 2 Er is sprake van “plussen” en “minnen”, maar deze zijn weinig in aantal en behoren niet echt tot de kerntaken/verantwoordelijkheden van de functie. In dit geval kan vrijwel altijd worden geconcludeerd dat de in te delen functie nagenoeg gelijk is aan de referentiefunctie en dat zij in dezelfde functiegroep ingedeeld kan worden als deze referentiefunctie. Situatie 3 De “plussen” en “minnen” zijn groter in aantal en wijken tevens af van de kerntaken/ verantwoordelijkheden van de referentiefuncties. In dit geval moet worden nagegaan in welke functiegroepen de referentiefuncties zijn ingedeeld: • zijn dat dezelfde groepen, dan hoort de functie meestal ook in die groep thuis • zijn dat verschillende maar opeenvolgende groepen, dan dient bepaald te worden met welke referentiefunctie de in te delen bedrijfsfunctie het meest overeenstemt • zijn dat groepen die ver uit elkaar liggen, dan ontstaat er mogelijk een indelingsprobleem. In dit geval is het - mede gezien het belang van de betreffende werknemers aan te bevelen om advies ten aanzien van een functie-indeling in te winnen bij de brancheorganisatie, of bij de systeemhouder AWVN (in Deel 4, is als bijlage 7 een adressenlijst opgenomen). Slechts een zeer beperkt aantal bedrijfsfuncties zal moeilijk of niet te vergelijken zijn en een echt indelingsprobleem opleveren. Ook in dit geval is het aan te bevelen om advies ten aanzien van de functie-indeling in te winnen bij de brancheorganisatie VGB of AWVN, systeemhouder van ORBA® en opsteller van dit handboek. Hieraan zijn mogelijk kosten verbonden.

Stap 5 Nemen van een indelingsbeslissing

De indelingsbeslissing wordt genomen door de werkgever, al dan niet na het inwinnen van een extern advies en/of na discussie en overleg met de betrokken leidinggevende en dient naast de motivatie van de “plussen” en “minnen” ook op het ORBA®-indelingsformulier te worden genoteerd. De werkgever deelt het resultaat van zijn indeling bij voorkeur schriftelijk mee aan de werknemers, met vermelding van de functiegroep waarin ieders functie is ingedeeld. Desgevraagd geeft hij nadere toelichting over de referentiefunctie(s) waarmee is vergeleken, en de door hem getrokken conclusies.

6. Beroepscommissie 1. Inleiding Wanneer een medewerker van mening is dat zijn functie omschrijving aan de hand waarvan hij is ingedeeld zodanig is gewijzigd dat het indelingsbesluit moet worden herzien of FUNCTIEHANDBOEK

26

indien hij zich niet kan verenigingen met de indeling van zijn functie , kan hij in beroep gaan. Hiertoe is een beroepsprocedure opgesteld, die in dit hoofdstuk nader wordt omschreven. Deze procedure maakt deel uit van de ORBA® -methode voor functie-onderzoek en -waardering. Het gebruik van deze methode is per CAO vastgelegd en de toepassing van de procedure zal door een ieder in acht moeten worden genomen. In de procedure is vastgelegd op welke wijze bezwaar kan worden gemaakt respectievelijk in beroep kan worden gegaan tegen: • de (vastgelegde) functie-informatie, op basis waarvan de functie is ingedeeld • de indeling van de functie. De hierop betrekking hebbende procedure bestaat uit een drietal onderdelen of fases. • de bezwaarfase • de interne behandeling van het beroep • de externe behandeling van het beroep 2. Procedurestappen per fase Voordat een werknemer bezwaar indient, zal hij eerst met zijn werkgever overleg voeren over de functie indeling. Indien de werknemer na dit gesprek van mening blijft dat de functie niet juist is omschreven of ingedeeld kan de medewerker bezwaar aantekenen.

De bezwaarfase Een medewerker kan bezwaar aantekenen (een verzoek tot heroverweging) indien hij van mening is dat de functie-informatie aan de hand waarvan hij is ingedeeld, zodanig is gewijzigd dat het indelingsbesluit moet worden herzien of indien hij zich niet kan verenigen met de indeling van zijn functie.

1. Het verzoek tot heroverweging van het resultaat en de bijbehorende motivatie dient schriftelijk ingediend te worden bij personeelszaken en wel binnen één maand nadat de medewerker schriftelijk het bericht van zijn functiegroepindeling heeft ontvangen. 2. Na de indiening vindt op initiatief van personeelszaken in eerste instantie een gesprek plaats tussen de medewerker en zijn direct leidinggevende. Het gesprek tussen leidinggevende en medewerker, alsmede de schriftelijk weergave van de uitkomst van het gesprek, dient binnen één maand na ontvangst van het bezwaarschrift plaats te vinden c.q. te worden vastgelegd.

De Interne Beroepsfase Indien de leidinggevende achter het ingediende bezwaar staat of indien de medewerker van mening is dat het gesprek met de leidinggevende niet tot een bevredigende oplossing heeft geleid, kan de interne beroepsfase in gang worden gezet.

3. Het interne beroep dient binnen 1 maand na de schriftelijke weergave van de uitkomst van de interne bezwaarfase ingediend te worden bij personeelszaken.

FUNCTIEHANDBOEK

27

4. Personeelszaken draagt zorg voor de tijdige behandeling door de beroepscommissie en het beschikbaars stellen van alle documenten omtrent het beroep. 5. De interne beroepscommissie kan allereerst het ingediende beroep al dan niet ontvankelijk verklaren. Dit betekent een uitspraak over het al dan niet voldoen aan de formele vereisten. Een en ander dient schriftelijk te worden vastgelegd en aan personeelszaken ter beschikking te worden gesteld voor afhandeling en mededeling aan betrokken medewerker. De formele vereisten zijn: - aan de in de procedure gestelde termijnen moet zijn voldaan - de inhoudelijke argumentatie van de medewerker om in beroep te gaan moet gegrond zijn. 6. Indien het beroep niet ontvankelijk wordt verklaard en de medewerker kan zich niet in dit besluit vinden, dan kan de medewerker de externe beroepsprocedure in gang zetten (zie stap 8). 7. Indien het beroep ontvankelijk wordt verklaard, wordt het in behandeling genomen door de interne beroepscommissie. De commissie op haar beurt schakelt de indelingscommissie in voor het opnieuw in behandeling nemen van de functie-indeling. 8. De uitslag van het onderzoek en de gevolgen daarvan dienen, binnen één maand na het indienen van het interne beroep, schriftelijk te worden vastgelegd en (via personeelszaken) meegedeeld aam de betrokken medewerker. Externe Beroepsfase Indien de medewerker zich niet kan vinden in de uitkomsten van de interne beroepsfase kan de medewerker de externe beroepsprocedure in gang zetten. De beroepsmogelijkheid geldt zowel voor georganiseerde als niet georganiseerde medewerkers.

9. Binnen 1 maand na afhandeling van het interne beroep dient het externe beroep ingediend te worden bij het secretariaat van de Externe Beroepscommissie ten kantore van de VGB. 10. Het secretariaat van de VGB draagt zorg voor een tijdige behandeling door de Externe Beroepscommissie. De Externe Beroepscommissie bestaat uit vier leden, te weten : twee leden van werkgeverszijde twee leden van werknemerszijde De behandeling van een extern beroep zal telkens door tenminste 1 persoon van werkgeverszijde en tenminste 1 persoon van werknemerszijde worden uitgevoerd. 11. De Externe Beroepscommissie behandelt het bezwaar in principe schriftelijk, maar kan besluiten om partijen te horen en een bedrijfsbezoek af te leggen. Op grond van de haar ter beschikking staande informatie beoordeelt de commissie gegrondheid of ongegrondheid van het bezwaar. FUNCTIEHANDBOEK

28

Indien de Externe Beroepscommissie niet tot een unanieme uitspraak kan komen, is zij verplicht advies in te winnen bij de functiewaarderingsdeskundigen van AWVN of vakorganisaties. De Externe Beroepscommissie kan dan alleen gemotiveerd van het advies van de functiewaarderingsdeskundigen afwijken. 12. De Externe Beroepscommissie doet binnen één maand na ontvangst van het beroep uitspraak over de indeling van de functie. Deze uitspraak wordt schriftelijk bevestigd via het secretariaat aan de betrokken medewerker en werkgever. De uitspraak van de Externe Beroepscommissie is bindend.

Schema Beroepsprocedure

Gesprek met leidinggevende

Bezwaar aantekenen bij werkgever

Behandeling door Interne beroepscommissie

Bezwaar voorleggen aan Externe Beroepscommissie

DEFINITIEVE UITSPRAAK

7. Inhoud Beroep 1. Doel Behandelen van bezwaren en beroepen tegen de indeling van een functie op zodanige wijze dat, met de grootst mogelijke duidelijkheid, de acceptatie van genomen beslissingen wordt bereikt. 2. Samenstelling De interne toetsingscommissie is paritair samengesteld en bestaat uit: • Twee leden benoemd door de werkgever • Twee leden benoemd door de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging Samen kiezen zij een voorzitter. Bij organisaties waarbij geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging bestaat wordt het ingediende interne bezwaar door de werkgever behandeld. Voor een optimale acceptatie wordt aanbevolen om ofwel een vertegenwoordiger van de brancheorganisatie CUMELA Nederland, ofwel een vertegenwoordiger van AWVN (systeemhouder ORBA®), ofwel de regionale vakbondsvertegenwoordiger te vragen gezamenlijk met de werkgever het intern bezwaar in behandeling te nemen. Deze kunnen de rol van een interne toetsingscommissie vervullen.

FUNCTIEHANDBOEK

29

3. Verantwoordelijkheden In ontvangst nemen van het interne bezwaar en in eerste instantie vaststellen van de wijze van behandelen, zodanig dat wordt voldaan aan de eisen van zorgvuldigheid (en de in dit handboek opgenomen procedure (zie hierna, hoofdstuk G). Onderzoeken, eventueel door het uitnodigen van en voeren van gesprekken met betrokken medewerker(s) en (direct) leidinggevende, teneinde te beoordelen of de vastgestelde procedures zijn nageleefd en het bezwaar inhoudelijk kan worden behandeld. De interne toetsingscommissie stelt vast of het bezwaar ontvankelijk is in de zin van dat het bezwaar binnen de hiervoor geldende termijn door de werknemer is ingediend, of de vereiste documenten aanwezig zijn en ondertekend zijn en of het bezwaar gemotiveerd / beargumenteerd is (functie-indeling is grond van bezwaar; zie ook hierna, hoofdstuk G). Zorg dragen voor het technisch inhoudelijk laten behandelen van het bezwaar door de indelingscommissie en opstellen van een rapportage, teneinde betrokkenen van een uitkomst te voorzien. Zorgen voor een goed beheerde administratie van te behandelen, in behandeling zijnde en behandelde bezwaren, zodanig dat duidelijkheid ten aanzien van enig bezwaar zowel inhoudelijk als procedureel gewaarborgd wordt. Let wel: de interne toetsingscommissie behandelt niet technisch inhoudelijk de indelingsbeslissing of het bezwaar van de werknemer tegen de indelingsbeslissing, neemt aldus geen standpunt in over de juistheid van de indelingsbeslissing of het bezwaar hiertegen. 4. Benodigde kennis Leden van de interne toetsingscommissie dienen ten behoeve van een adequate invulling van hun verantwoordelijkheid goed te worden geïnformeerd. Aandacht moet worden besteed aan de werking van functieonderzoek binnen de organisatie en meer specifiek de geldende indelingsprocedure en de procedures van bezwaar en beroep. Aanbevolen wordt om kennis te nemen van de aan dit handboek toegevoegde ORBA®-brochure (zie deel 4, bijlage 5).

8. Interne beroepscommissie (indien wenselijk) De werknemer heeft het recht om bezwaar of beroep aan te tekenen tegen de resultaten van het door zijn werkgever genomen indelingsbesluit. De hierop betrekking hebbende procedure bestaat uit een 3-tal fases: • de bezwaarfase • de interne behandeling van het beroep • de externe behandeling van het beroep 1. Doel Behandelen van ingediende interne beroepen op een zodanige wijze dat met de grootst mogelijke duidelijkheid acceptatie van genomen beslissingen wordt bereikt. 2. Samenstelling De interne beroepscommissie is paritair samengesteld en bestaat uit: • Twee leden benoemd door de werkgever • Twee leden benoemd door de OR of PVT FUNCTIEHANDBOEK

30

Bij kleinere organisaties bestaat de commissie alleen uit de werkgever en de lokale vakbondsvertegenwoordiger. Aanbevolen wordt de beroepscommissie pas in te stellen op het moment dat dat nodig is. 3. Verantwoordelijkheidsgebieden In ontvangst nemen van het interne beroep en in eerste instantie vaststellen van de wijze van behandelen zodanig dat voldaan wordt aan de eisen van zorgvuldigheid. Onderzoeken, eventueel door het uitnodigen van en gesprekken voeren met betrokken medewerkers en leidinggevende teneinde te beoordelen of de gevolgde procedures zijn nageleefd en het beroep inhoudelijk wordt behandeld. Zorg dragen voor het technisch inhoudelijk laten behandelen van het beroep door de indelingscommissie en opstellen van een rapportage, teneinde personeelszaken van de uitkomst te voorzien. Zorgen voor een goed beheerde administratie van te behandelen, in behandeling zijnde en behandelde beroepen, zodanig dat misverstanden ten aanzien van enig beroep zowel inhoudelijk als procedureel worden voorkomen. 4. Benodigde kennis Leden van de beroepscommissie dienen ten behoeve van een adequate invulling van hun verantwoordelijkheidsgebieden goed te worden geïnformeerd door personeelszaken. Aandacht moet worden besteed aan de werking van functie-onderzoek binnen de organisatie en meer specifiek de geldende indelings-en beroepsprocedures.

9. Externe behandeling van het beroep Indien langs de in de voorgaande punten aangegeven weg geen voor de werknemer bevredigende oplossing wordt verkregen, kan hij zijn bezwaar voorleggen aan de Centrale Beroepscommissie. Deze mogelijkheid (ook wel extern beroep genoemd) geldt voor zowel georganiseerde als niet georganiseerde werknemers. De Centrale Beroepscommissie bestaat uit 5 leden, te weten 2 door de bij de CAO betrokken werknemersorganisaties benoemde leden, 2 door de bij de CAO betrokken werkgeversorganisatie, alsmede een door deze leden zelf benoemde voorzitter. Verzoeken tot behandeling van een beroep door de commissie dienen binnen een termijn van 30 dagen na fase 1 of fase 2 schriftelijk te worden aangemeld bij de Centrale Beroepscommissie en te worden voorzien van bezwaarstukken. De commissie behandelt het beroep in principe schriftelijk, maar kan desgewenst besluiten om partijen te horen en een bedrijfsbezoek af te leggen. Op grond van de haar ter beschikking staande informatie beoordeelt de commissie de gegrondheid of ongegrondheid van het bezwaar en doet zij binnen 30 dagen na ontvangst van het bezwaar uitspraak over de indeling van de functie. Deze uitspraak wordt schriftelijk bevestigd aan de betrokken werknemer(s) en de werkgever.

FUNCTIEHANDBOEK

31

Werkwijze en status van de uitspraak: Indien de commissie dat wenst kan zij zich in haar oordeelsvorming laten bijstaan door de namens de werkgevers- en werknemersorganisaties optredende functiewaarderingsdeskundigen. Indien de commissie niet tot een eensluidende uitspraak kan komen is zij verplicht om advies in te winnen bij voornoemde functiewaarderingsdeskundigen. De commissie kan in die gevallen slechts gemotiveerd van het advies van de deskundigen afwijken. De uitspraak van de Centrale Beroepscommissie geldt als een bindend advies naar partijen i.c. werknemer en werkgever. Op de volgende pagina is de procedure van bezwaar en beroep in schema weergegeven. Bezwaar- en beroepsprocedure schematisch weergegeven Overlegfase

GESPREK LEIDINGGEVENDE EN MEDEWERKER

leidinggevende niet eens met bezwaar

einde procedure

INTERNE

medewerker akkoord

medewerker niet akkoord

BEHANDELING DOOR DE INTERNE TOETSINGSCOMMISSIE

bezwaar niet ontvankelijk

einde procedure

leidinggevende eens met bezwaar

medewerker akkoord

bezwaar ontvankelijk

medewerker niet akkoord

einde procedure

BEHANDELING DOOR INDELINGSCOMMISSIE functiegroep wordt herzien

einde procedure

EXTERNE

functiegroep wordt niet herzien mdw. akkoord

BEHANDELING DOOR CENTRALE BEROEPSCOMMISSIE

BINDENDE UITSPRAAK

FUNCTIEHANDBOEK

32

mdw.niet akkoord

Referentiemateriaal 1 2 3

Referentieraster Functierangschikkingslijst en Functieprofielen Functiedocumenten

FUNCTIEHANDBOEK

33

FUNCTIEHANDBOEK

34

110-130

130-150

150-170

170-190

6

7

8

9

Commercie Productiemedewerker A

Productie

Verkoper Inkoper B Verkoper Lijnauto Inkoper A

Chef Productie

Productiemedewerker B Productiemedewerker C Productiemedewerker D Productiemedewerker E Expeditiemedewerker Productiemedewerker F Uitgangscontroleur C&C Productiemedewerker G Algemeen Verkoopmedewerker C&C Ingangscontroleur Medewerker Export documenten Chauffeur Binnenland Productiemedewerker H Medew Verkoop Binnendienst Productiemedewerker I Medew. Verkoop & Orderpick C&C Kwaliteitscontroleur Chauffeur Buitenland Verkoper Cash & Carry Voorman Expeditie Bandleider Hoofd Bloemen C&C Transportplanner Chef Voorkant

ORBA Functiehandboek VGB AWVN

90-110

70-90

4

5

50-70

30-50

2

3

0-30

1

functiegroep/ ORBA-score

discipline

Salarisadministrateur

Debiteurenadministrateur Boekhouder

Medewerker P&O

Administratief medewerker Inkoop Administratief mede. Crediteuren

Algemeen administratief medewerker

Administratie

RASTER REFERENTIEFUNCTIES GROOTHANDEL BLOEMEN EN PLANTEN

maart 2002

Netwerkbeheerder

Secretaresse

Monteur

Receptioniste- Telefoniste

Medewerker Kantine

Ondersteunende Diensten

Functierangschikkingslijst Functienummer

Functienaam

00.02.01.06 00.02.01.10 00.02.01.09 00.02.01.08 00.02.01.11 00.04.01.03 00.02.03.03 00.02.01.05 00.02.03.08 00.02.01.12 00.04.01.02 00.01.02.06 00.02.02.01 00.02.03.07 00.03.01.06 00.02.03.05 00.02.01.04 00.03.01.01 00.02.01.03 00.01.02.02 00.01.02.05 00.02.02.02 00.02.03.06 00.03.01.02 00.01.02.44 00.02.03.02 00.04.02.01 00.04.04.01 00.02.01.02 00.03.01.03 00.02.01.13 00.02.03.04 00.03.01.05 00.04.01.01 00.02.03.01 00.01.02.01 00.01.01.02 00.01.02.03 00.02.01.01 00.03.01.04 00.04.03.01 00.01.01.01

Productiemedewerker A Productiemedewerker B Productiemedewerker C Productiemedewerker D Productiemedewerker E Medewerker kantine Expeditiemedewerker Productiemedewerker F Uitgangscontroleur C&C Productiemedewerker G Receptioniste en telefoniste Algemeen Verkoopmedewerker C&C Ingangscontroleur Medewerker Export documenten Algemeen administratief medewerker Chauffeur Binnenland Productiemedewerker H Administratief medewerker inkoop Productiemedewerker I Medewerker verkoop binnendienst Medewerker verkoop en orderpicker C&C Kwaliteitscontroleur Chauffeur Buitenland Administratief medewerker crediteuren Verkoper Cash & Carry Voorman Expeditie Monteur Medewerker P&O Bandleider Debiteurenadministrateur Hoofd Bloemen C&C Transportplanner Boekhouder Secretaresse Chef Voorkant Verkoper Inkoper B Verkoper Lijnauto Chef Productie Salarisadministrateur Netwerkbeheerder Inkoper A

FUNCTIEHANDBOEK

ORBA-score

35

26 37 40 42 44 44 48 57 57 65 76 77 79 81 84 86 88 96 97 99 100 106 106 107 112 114 119 119 124 134 135 135 136 138 140 152 154 155 155 158 176 184

00.01.02.03 00.01.02.04 00.01.02.05 00.01.02.06 00.02.01.01 00.02.01.02 00.02.01.03 00.02.01.04 00.02.01.05 00.02.01.06 00.02.01.08 00.02.01.99 00.02.01.10 00.02.01.11 00.02.01.12 00.02.01.13 00.02.02.01 00.02.02.02 00.02.03.01 00.02.03.02 00.02.03.03 00.02.03.04 00.02.03.05 00.02.03.06 0.02.03.47 00.02.03.08 00.03.01.01 00.03.01.02 00.03.01.03 00.03.01.04 00.03.01.05 00.03.01.06 00.04.01.01 00.04.01.02 00.04.01.03 00.04.02.01 00.04.03.01 00.04.04.01

ORBA-score

Inkoper A Inkoper B Verkoper Medewerker verkoop binnendienst Verkoper lijnauto Verkoper C&C Medewerker verkoop en orderpicker C&C Alg. verkoopmedew. C&C Chef productie Bandleider Productiemedewerker I Pruductiemedewerker H Productiemedewerker F Productiemedewerker A Productiemedewerker D Productiemedewerker C Productiemedewerker B Productiemedewerker E Productiemedewerker G Hoofd bloemen C&C Ingangscontroleur Kwaliteitscontroleur Chef voorkant Voorman expeditie Expeditiemedewerker transportplanner Chauffeur binnenland Chauffeur buitenland Medew. exportdocumenten Uitgangscontroleur C&C Adm. medewerker inkoop Administratief medewerker crediteuren Debiteurenadministrateur Salarisadministrateur Boekhouder Algemeen administratief medewerker Secretaresse Receptioniste en telefoniste Medewerker kantine Monteur Netwerkbeheerder Medewerker P&O

Specifieke handelingsvereisten Bezwarende omstandigheden

00.01.01.01 00.01.01.02 00.01.02.01 00.01.02.02

Sociale interactie

Functienaam

Kennis

Functienr.

Verantwoordelijkheid

Overzicht functieprofielen

82.0 74.0 69.0

60.0 50.0 45.0

37.0 22.0 32.0

5.0 8.0 6.0

0.0 0.0 0.0

184 154 152

38.0 58.0 48.0

30.0 40.0 32.5

20.0 27.0 18.0

8.0 17.0 6.0

3.0 13.0 7.0

99 155 112

38.00 28.0 7.0 54.0 38.0 36.0 20.0 5.0 17.0 15.0 10.0 13.0 23.0 58.0 33.0 43.0 62.0 43.0 15.0 62.0 30.0 42.0 33.00 18.0 41.0

30.0 25.0 45.0 37.5 30.0 30.0 15.0 2.5 10.0 7.5 5.0 10.0 17.5 40.0 25.0 30.0 40.0 30.0 10.0 45.0 17.5 22.5 27.5 15.0 30.0

15.0 12.0 31.0 23.0 9.0 11.0 7.0 1.0 2.0 2.0 1.0 3.0 8.0 25.0 8.0 16.0 25.0 18.0 4.0 21.0 8.0 9.0 8.0 7.0 13.0

8.0 6.0 0.0 6.0 8.0 6.0 6.0 4.0 6.0 7.0 6.0 8.0 6.0 6.0 3.0 7.0 6.0 11.0 6.0 5.0 16.0 18.0 9.0 8.0 9.0

9.0 6.0 3.0 3.00 12.0 5.0 9.0 13.0 7.0 8.0 15.0 10.0 10.0 6.0 10.0 10.0 7.0 12.0 13.0 1.5 14.0 14.0 3.0 9.0 3.0

100 77 155 124 97 88 57 26 42 40 37 44 65 135 79 106 140 114 48 135 86 106 81 57 96

46.0 59.0 74.0 59.0

32.5 40.0 50.0 45.0

20.0 28.0 28.0 25.0

6.0 6.0 5.0 6.0

2.0 1.0 1.0 1.0

107 134 158 136

33.0 56.0 28.0 15.0 46.0 82.0 49.0

25.0 40.0 20.0 12.5 32.5 60.0 37.5

14.0 29.0 17.0 7.0 12.0 28.0 20.0

11.0 11.0 10.0 5.0 14.0 5.0 11.0

1.0 2.0 1.0 4.0 14.0 1.0 1.0

84 138 76 44 119 176 119

FUNCTIEHANDBOEK

36

FUNCTIEHANDBOEK

37

Doel van de functie

Productie medewerker A

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven

Verantwoordelijkheidsgebieden/Kerntaken

02.01.06

Datum

02 – 10-01

opsteller

RC 1548

Mede zorgen voor het schoon en ordelijk houden van de werkplek en –omgeving.

Uitvoeren van voorkomende werkzaamheden aan een van de productiebanden voor het maken van bloembossen of boeketten aan de hand van instructies, zodanig dat de juiste bossen of boeketten verpakt en verzonden kunnen worden. Hetgeen onder meer inhoudt: • aftellen, opleggen of toevoegen van het voorgeschreven aantal bloemen / decoratief groen op de band, daarbij lettend op de kwaliteit (smet, breuk e.d.) • signaleren van kwaliteitsafwijkingen aan de uitdeler of bandleider.

Geen.

Geen.

Collega’s

Bandleider, waaronder ressorteren ca. 15 medewerkers.

Positie van de functie in de organisatie

Opleggen van bloementakken en / of decoratief groen op de band, zodanig dat de juiste bloembossen en boeketten verpakt kunnen worden.

functie

Bezwarende omstandigheden

Specifieke handelingsvereisten

Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

1

Hinder van enig achtergrondlawaai. Kort-cyclische handelingen bij werkzaamheden aan de band.

Eenzijdige houdingen en -spierbelasting bij het zittend/staand uitvoeren van de werkzaamheden aan de band.

Opletten de bloemen tijdens de handelingen niet te beschadigen en letten op de juiste aantallen.

Opleggen van bloemen in een machinegebonden tempo.

Melden van afwijkingen aan de bandleider en ‘uitdeler’. Samenwerken met collega’s.

Productie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

38

Doel van de functie

Productie medewerker B

Geen.

Geen.

Collega’s


Teamleider afdeling rekken, w.o. ressorteren ca. 15 medewerkers.

functienr.

02.01.10

Datum

22-11-01

Mede zorgen voor het opruimen/schoonmaken van de afdeling.

opsteller

1229 / RC

Plaatsen van emmers met bloemen in rekken en verzendklaar maken van rekken, zodanig dat bloemen bestand zijn tegen het transport en een goede presentatie van de bloemen wordt verkregen. Hiertoe wisselend uitvoeren van werkzaamheden zoals: • uit elkaar halen van stapelrekken en plaatsen van rekken op de transportband van de stapelmachine • afnemen van de emmers met bloemen van de bij de band aangevoerde karren en plaatsen van de emmers in rekken op de band van de stapelmachine • bij het plaatsen van de emmers, visueel beoordelen van de kwaliteit van de bloemen, de schikking van de bloemen in emmer/rek en opletten, de emmers zo te plaatsen dat geen schade optreedt tijdens verdere verwerking of transport • stapelen van rekken (handmatig of machinaal), omwikkelen van rekken met folie, etiketteren van de rekken en verplaatsen van de rekken met behulp van pompwagen naar koel- of expeditieruimte.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


Vullen en verzendklaar maken van rekken, op zodanige wijze dat de bloemen op een verantwoorde manier verzonden kunnen worden.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

2

Kans op handletsel bij het uit/in elkaar zetten van rekken en bij het stapelen, verplaatsen van rekken.

Kort-cyclische handelingen bij het afnemen/plaatsen van emmers. Temperatuurwisselingen bij het afvoeren van karren naar koelruimten.

Eenzijdige houdingen en –spierbelasting bij het afnemen/plaatsen van de emmers.

Krachtsuitoefening vereist bij het uit/in elkaar zetten van rekken, het hanteren van emmers met bloemen en het verplaatsen van rekken met behulp van pompwagen.

Opletten de bloemen tijdens de handelingen niet te beschadigen en letten op kwaliteit/presentatie van de bloemen in de emmers/rekken.

Plaatsen van emmers in rekken in machinegebonden tempo.

Overleggen met de teamleider en samenwerken met collega’s.

Productie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

39

Doel van de functie

Productie medewerker C

Geen.

Geen.

Collega’s.


Hoofd inpakafdeling met ca. 15 medewerkers

functienr.

02.01.09

Datum

03 – 10 - 01

opsteller


Overleggen met chef in geval van onduidelijkheden met betrekking tot inpakinstructies (beeldscherminformatie), geconstateerde kwaliteitsgebreken e.d.

1229 / RC

Uitvoeren van werkzaamheden met betrekking tot het centraal inpakken van bloemen, boeketten en planten voor verzending naar afnemers, zodanig dat voldaan wordt aan de (klant)instructies terzake en producten bestand zijn tegen het transport naar afnemers (West Europa). In dit verband, aan de hand van beeldscherm-instructies, uitprinten van stickers/etiketten en eventuele aanvullende instructies van chef: • ophalen/ bij inpaktafel aanvoeren van verpakkingsmaterialen • inpakken van op de tafel aangevoerde producten d.m.v. inhoezen, in containers plaatsen e.d. en uitvoeren van een laatste controle op (algemene) kwaliteit van producten • plaatsen van aangegeven aantal producteenheden in voorgeschreven verzendverpakkingen en zonodig aanbrengen van opvulmateriaal • sluiten en stickeren van de verzendverpakkingen en deze op de transportband plaatsen.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


Inpakken van bloemen, boeketten en planten in verzendverpakking, zodanig dat producten bestand zijn tegen het transport naar afnemers.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

Hinder van enig achtergrondlawaai.

functiegroep

2

Inspannende houdingen zoals bukken, reiken e.d. bij het hanteren/verplaatsen van producten.

Uitoefen van kracht bij het verplaatsen/ op de band zetten van producteenheden.

Opletten de juiste instructies te volgen, de producten tijdens de handelingen niet te beschadigen en verpakte eenheden op juite wijze te stickeren.

Formeren van dozen uit plano’s, inpakken van producten, opvullen van verpakkingen en hanteren van verpakte eenheden.

Overleggen met chef in geval van onduidelijkheden in verpakkingsinstructies, kwaliteitsproblemen e.d.

Productie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

40

Doel van de functie

Productie medewerker D

Geen.

Geen.

Collega’s


Hoofd monsterafdeling, w.o. ressorteren ca. 5 medewerkers

functienr.

02.01.08

Datum

02 – 10 - 01

opsteller


1229 /RC

Waarschuwen van het hoofd monsterafdeling bij het aantreffen van kwaliteitsgebreken, smet en ongedierte (vuil, meeldauw, spint etc.)

Samenstellen en verzend-gereedmaken van monsterboeketten, boeketten voor kleine orders, intern gebruik en personeelsbestellingen aan de hand van aanwijzingen en instructies van het hoofd monsterafdeling, zodanig dat boeketten voldoen aan opgegeven specificaties en kwaliteitsstandaard. Hiertoe ondermeer: • bijeen zoeken en sorteren van de benodigde bloemen en decoratief groen, daarbij letten op kwaliteit, steel-lengte en vrij zijn van smet en ongedierte • vergaren en schikken (handmatig) van het vereiste aantal bloemen/decoratief groen per boeket, daarbij aandacht besteden aan kleurverdeling en opmaak en het verwijderen van overtollig of lelijk blad • handmatig binden, afkorten en inrollen of inzakken van de boeketten, deze voorzien van etiket • op water zetten, toevoegen van voedingstoffen en verpakken van boeketten in voorgeschreven doos • gereed zetten van kleine orders, boeketten voor intern gebruik en personeelbestellingen in emmers • sorteren van overgebleven bloemen, decoratief groen en verpakkingsmaterialen en deze gereed zetten voor afvoer.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


Samenstellen en verzend-gereedmaken van monsterboeketten, kleine orders en personeelsbestellingen, zodanig dat aan de gestelde eisen wordt voldaan.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

2

Hinder van enig achtergrondlawaai en hinder van het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen.

Werken in veelal staande houding.

Uitoefenen van kracht bij het gereedzetten van orders en monsterboeketten

Aandacht schenken aan de kwaliteit en opmaak van boeketten.

Handmatig sorteren, prepareren, schikken, binden en afkorten. Inrollen/inzakken van boeketten en aanbrengen van stickers. inpakken van boeketten voor verzending.

Melden van afwijkingen en problemen aan hoofd monsterafdeling en medewerkers aanvoer/koelcel. Samenwerken met collega’s.

Monsterboeketten

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

41

Productie medewerker E

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven

02.01.11

Datum

03-10-01

Verrichten van diverse werkzaamheden zoals: • schoonhouden van de diverse werkplekken; • in elkaar zetten van kooikarren.

opsteller

1622 rc1548

Administratief verwerken en controleren van de in- en uitgaande veilingfusten zodanig dat deze kwantitatief en kwalitatief overeenkomt met de planningslijsten. Een en ander houdt in: • tellen en registreren van de fusten; • vastleggen en doorgeven van afwijkingen; • uitschrijven en inleveren van ontvangstbonnen.

Verantwoordelijkheidsgebieden/Kerntaken Verwerken van veilingfusten aan de hand van een dagelijkse planningslijst teneinde te zorgen voor een ongestoorde doorstroom. Dit houdt onder meer in: • innemen en sorteren van fusten naar soort en grootte; • controleren van de kwaliteit van de ontvangen fusten • stapelen van fusten volgens een opgegeven patroon; • terugbrengen van fusten naar de veiling met behulp van een electrotrekker.

Geen

Geen

Fustmedewerker(s) en magazijnmedewerkers

Positie van de functie in de organisatie Hoofd Inslag & Verdeling, Cel -, dock - en fustbeheer, met ca. 23 medewerkers

Doel van de functie Verwerken en controleren van in- en uitgaande veilingfusten teneinde een ongestoorde en correcte doorstroom te bewerkstelligen.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

2

Kans op letsel bij transportwerkzaamheden, over stapelen van fusten, in elkaar zetten van kooikarren en door uitglijden op gladde vloeren.

Hinder van temperatuurverschillen en tocht bij overgang tussen ruimten en van achtergrondlawaai.

Veel staan en lopen. Gedwongen / inspannende houdingen (bukken, reiken, duwen e.d.) bij diverse werkzaamheden. Inspannende houding bij het besturen van een electrotrekker (gedurende een beperkt deel van de dag).

Krachtsinspanning bij het duwen van karren en het tillen van (stapels) fusten.

Aandacht hebben voor afwijkingen in de doorstroom, bij het controleren van ontvangsten en de wijze van stapelen.

Bedienen van een electrotrekker en manoeuvreren met het “treintje” door de hallen en gangen.

Melden van afwijkingen en problemen aan de chef. Signaleren van afwijkingen en bijzonderheden aan administratief medewerker fustbeheer en / of veiling medewerker. Samenwerken met directe collega’s.

Inslag en Verdeling

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

42

Doel van de functie

Medewerker Kantine

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


04.01.03

Datum

05-06-2001

opsteller

1622 rc1548

Uitvoeren van werkzaamheden teneinde de geldmiddelen die medewerkers besteden aan de catering te beheersen, waaronder: • beheren van de kleine kas • wisselen van geld ten behoeve van aankopen van medewerkers via de automaten • ophalen en afdragen van geld uit de machines.

Schoonmaken van (kantine)benodigdheden teneinde hygiëne en netheid te garanderen. Een ander inhoudende: • schoonmaken van de (kantine)tafels • schoonmaken van de automaten • verzorgen van de afwas.

Verzorgen van dranken en etenswaren teneinde medewerkers tijdig en correct te voorzien van de gevraagde consumpties, hetgeen onder meer inhoudt: • bestellen van een vast assortiment verpakte etenswaren en dranken volgens een vast patroon bij vaste leveranciers • wijzigen van de bestellingen naar aanleiding van wijzigingen in (tijdelijk) personeelsbestand, voorraad producten, e.d. • in ontvangst nemen en controleren van de verpakte etenswaren en dranken op aantal en uiterlijk • vullen van automaten • zetten van koffie en thee.

Geen

Geen

Medewerker Kantine en medewerkers Drukkerij

Medewerker bedrijfsbureau met 6 medewerkers


Verzorgen van de catering, zodanig dat tijdig de gevraagde consumpties volgens geldende voorschriften worden aangeboden.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

Kans op letsel door in aanraking komen met hete dranken en heet water.

Langdurig staan.

2

Uitoefenen van kracht bij het tillen en dragen van bestellingen / boodschappen (tot circa 12 kg).

Met aandacht wisselen van geld.

Werken met afwasmachine, schoonmaakapparatuur.

Beantwoorden van vragen van medewerkers en informeren van medewerkers omtrent de gang van zaken in de kantine. Bestellen van dranken etenswaren bij leveranciers. Bespreken van werkzaamheden met leidinggevende en collega.

Verrichten van bijkomende werkzaamheden, zoals: • bijhouden van de inventaris en indien nodig inkopen doen • beheren en uitgeven van sleutels van de kledingkasten • op verzoek verzorgen van verpakte broodjes en frisdrank • verzamelen en afdragen van het telefoongeld.

Facilities

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

43

Doel van de functie

Expeditiemedewerker

geen.

geen.

collega’s


functienr.

02.03.03

Datum

28-11-1

Mede schoonmaken/opruimen van de expeditieruimte.

opsteller

1229

Gereedzetten, verzendklaar maken van rolkarren en laden van vrachtwagens, zodanig dat orders op tijd verzonden kunnen worden. Hiertoe ondermeer: • controleren van ordersamenstelling op juiste bestemming (filiaal/klant) aan de hand van vrachtbrieven en afleverbonnen en corrigeren van onjuistheden/manco’s in overleg met boxenmedewerker • toezien op een efficiënte/deugdelijke belading van rolkarren en waar mogelijk optimaliseren van de beladingsgraad , rekening houdend met de kwetsbaarheid van producten tijdens het transport • omwikkelen van rolkarren met strechfolie ter bescherming van producten tijdens het transport • volgens laadplan en aanwijzingen van chauffeurs, plaatsen en borgen van rolkarren in vrachtwagencombinaties, rekening houdend met de gewichtsverdeling over de laadruimte • lossen van wagens met aangevoerde bloemen of retourgoederen (rolkarren, leeg fust e.d.).

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven

Positie van de functie in de organisatie Hoofd logistiek, w.o. ressorteren ca. 35 chauffeurs (binnen-/buitenland), 4 expeditie medewerkers en 1 transportplanner.

Verzendgereed maken bloemenzendingen naar filialen en klanten en lossen van vrachtwagen met aangevoerde bloemen en retourfust.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

Kans op handletsel bij het verplaatsen van de rolkarren.

Hinder van temperatuurwisselingen en tocht in expeditieruimte.

2

Inspannende houdingen bij het optimaliseren van de belading van rolkarren en het (tot in de wagens) verplaatsen van de beladen karren.

Uitoefenen van kracht bij het hanteren fust met product en het handmatig verplaatsen van rolkarren.

Aandacht vereist bij het controleren van verzendeenheden op juiste samenstelling en bestemmingen.

Hanteren van fust met bloemen, rekening houdend met de kwetsbaarheid van de producten.

Overleggen met transportplanner, boxenmedewerkers, chauffeurs, inzake de werkuitvoering.

Logistiek

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

44

Doel van de functie

Productie medewerker F

geen.

geen.


collega uitdelers (andere lijnen)

functienr.

02.01.05

Datum

03-10-01

opsteller

1229 / RC

Mede zorg dragen voor het schoon en ordelijk houden van de productielijn en directe omgeving.

Op verzoek van de bandleider, instrueren van medewerkers bloemenverwerking inzake werkwijze en behandeling van materiaal, aandacht schenken aan de opvolging daarvan en signaleren van geconstateerde fouten/onregelmatigheden bij de bandleider.

Zorgen voor een tijdige aanvoer c.q. verdeling van bloemen en decoratief groen over de verschillende paktafels aan de lijn aan de hand van instructies van de bandleider, zodanig dat het lijnproces ongehinderd doorgang kan vinden. Een en ander houdt onder meer in: • uitpakken/lossnijden van aangevoerde bloemen (indien nodig) en op tijd aanvoeren van te verwerken bloemen/decoratief groen bij de paktafels aan de lijn • daarbij letten op de lengte, kwaliteit en eventuele ongedierte of smet in het materiaal en attenderen van de bandleider op aangetroffen afwijkingen • zorgen voor het tijdig opruimen/afvoeren van emballage/leegfust • assisteren bij werkzaamheden of inspringen voor medewerkers indien de eigen taak dat toelaat.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven

Positie van de functie in de organisatie bandleider, w.o. ressorteren ca. 15 medewerkers (uitdeler en medewerkers bloemenverwerking).

Verdelen van de te verwerken bloemen op/over de verschillende inpaktafels en zorgdragen voor de afvoer van fust, zodanig dat de werkzaamheden aan de lijn ongehinderd voortgang kunnen vinden.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

Hinder van enig machinelawaai op de afdeling.

functiegroep

3

Inspannende houdingen bij het aanvoeren van de bloemen en uitvoeren van transportwerkzaamheden.

Uitoefenen van kracht bij het hanteren van bloemen, verplaatsen van fust.

Letten op het tijdig aanvoeren/aanvullen van bloemen/decoratief groen bij paktafels. Aandacht hebben voor kwaliteit en letten op smet of ongedierte in bloemen.

Hanteren van bloemen en verrichten van verwerkingshandelingen bij instructie aan medewerkers.

Overleggen met bandleider inzake uitvoering van werkzaamheden. Geven van aanwijzingen/instructies aan medewerkers bloemenverwerking met betrekking tot werkwijze/behandeling van het te verwerken materiaal.

Productie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

45

Doel van de functie

Uitgangscontroleur Cash & Carry

Geen

Geen


Medewerkers verzorging, expeditie en verkoop

Box chef (met ca. 25 medewerkers)

functienr.

02.03.08

Datum

20 – 11 - 01

opsteller

RC 1548

Verrichten van diverse werkzaamheden zoals: • opschrijven van de weekaanbiedingen op het verkoopbord (bij de ingang) aan de hand van verkregen informatie van de inkoop • scannen van de verkochte producten bij de kassa met behulp van de scanapparatuur • aannemen van (via de vrachtwagens) binnenkomende lege containers en platen en deze transporteren naar diverse locaties met behulp van een electrotrekker • schoonmaken van de werkomgeving.

Uitvoeren van uitgangscontrole op verkochte (partijen) producten en zorgdragen voor de verzending, zodanig dat de afnemer de juiste producten kan ontvangen. Hiertoe onder meer: controleren of de verkochte producten (met betrekking tot soort en aantallen en bij bloemen op aantallen per fust) overeenkomen met de factuurgegevens (laten) maken van correcties in de facturen (opnieuw scannen van de producten) bij geconstateerde afwijkingen opgeven van te verzenden partijen aan de transportonderneming.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


Controleren van producten en factuurgegevens m.b.t. verkochte bloemen en planten, zodanig dat de betaling correct is en de juiste producten door de klant worden afgenomen.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

Hinder van tocht en wisselende temperaturen.

Veelal lopend en staand werken.

functiegroep

Krachtsuitoefening bij verplaatsen van containers.

Nauwgezet beoordelen van de aantallen en soorten producten.

Bedienen van een elektrotrekker

3

Bespreken van bijzonderheden in de dagelijkse werkuitvoering met de directe chef en caissière. Overleggen met de afnemer over de verkochte producten. Informeren van de transportonderneming omtrent tijdstip en te vervoeren partijen.

Expeditie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

46

Doel van de functie

Productie medewerker G

Aandacht hebben voor de kwetsbaarheid van het product en het correct inpakken van de juiste soort en hoeveelheid.

Hanteren van bloemen. Bedienen van een pc. Manoeuvreren met karren.

functienr.

02.01.12

Datum

20– 11 - 01

opsteller

Mede zorgen voor het schoon en ordentelijk houden van de werkplek en - omgeving

RC 1548

ORBA

Kans op letsel door uitglijden op natte vloeren.

functiegroep

3

Verplaatsen van karren. Tillen van fusten met bloemen. Tillen en overpakken van bossen.

Hinder van koude (8 tot 15 graad Celsius) gedurende een beperkt deel van de dag en temperatuurwisselingen.



Overleggen met de chef in geval van onduidelijkheden en geconstateerde kwaliteitsgebreken.


Informeren over en bespreken van niet uitvoerbare orders met de verkoop. Overleggen met de chef omtrent onduidelijkheden en kwaliteitsgebreken. Samenwerken en bespreken van de werkzaamheden met collega’s.

Productie

Eenzijdige houding bij inpakwerkzaamheden. Veel staand en lopend werken en soms bukken.

Geen

Geen

Collega ’s

Sociale interactie

afdeling

Behandelen van orders voor afnemers aan de hand van orderlijsten en specifieke klanten instructies, zodanig dat de producten op de juiste wijze verpakt zijn en dat de afnemers de juiste bloemen en planten ontvangen. Hetgeen onder meer inhoudt: • opvragen van orders en / of orderlijsten uit het geautomatiseerde systeem • uitprinten van bijbehorende stickers / etiketten met behulp van de pc • verzamelen van producten uit de rekken (orderpicking) • beoordelen van het uiterlijk van de producten • overleggen met de verkoop bij ontbrekende producten en onvoldoende kwaliteit en doen van voorstellen hierbij • ophalen van verpakkingsmateriaal e.d. • inpakken van de producten in hoezen, dozen, emmers, containers e.d. • aanbrengen van stickers / etiketten • gereedzetten van de producten voor transport • laden van vrachtwagens met karren.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven

Positie van de functie in de organisatie Hoofd inpakafdeling met ca. 15 medewerkers

Uitvoeren van orders voor bloemen en planten, zodanig dat de juiste leveringen verstuurd worden en de producten bestand zijn tegen het transport naar afnemers.

functie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

47

Doel van de functie

Receptioniste en telefoniste

functienr.

04.01.02

Datum

22 – 11 - 01

opsteller

RC 1548

Instellen van het antwoordapparaat en afhandelen van hiermee ontvangen gesprekken, zodanig dat de bereikbaarheid van de onderneming wordt gegarandeerd. Hiertoe onder andere: • inspreken van berichten op automatische telefoon-antwoordapparaten • doorgeven van via bandjes afgeluisterde informatie en verzoeken aan betreffende bedrijfsfunctionarissen.

Ontvangen en te woord staan van bezoekers en hen in contact brengen met de gewenste bedrijfsfunctionarissen, zodanig dat een representatief beeld van de onderneming wordt overgedragen.

Afhandelen van telefoon -, en telefaxcontacten, zodanig dat snel en correct verbindingen tot stand worden gebracht en boodschappen worden doorgegeven. Hetgeen onder meer inhoudt: • tot stand brengen van lokale, interlokale en internationale verbindingen, met behulp van de telefooncentrale en telefaxapparatuur. aannemen van inkomende telefoongesprekken en zorgen voor de juiste doorverbinding, een en ander volgens geldende gebruiken (2 vreemde talen) • registreren van gesprekken, noteren van boodschappen • vastleggen van veelgevraagde telefoonnummers en adressen • opzoeken van functionarissen met behulp van een personenzoekinstallatie • verzenden van telefaxberichten en distribueren van ontvangen berichten.


Geen

Onder direct

Geen

Ca. 30 medewerkers, verdeeld over Inslag & verdeling, Drukkerij, Facilities, Transport en Fustadministratie

Neven

Onder indirect

Hoofd Bedrijfsbureau

Boven


Tot stand brengen van telefoon- en faxverbindingen en ontvangen en te woord staan van bezoekers, zodanig dat bijgedragen wordt aan een optimale communicatie tussen het bedrijf en externe relaties.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

4

Enerverend werk tijdens spitsuren, bij opeenhoping van telefoongesprekken en gelijktijdig ontvangen van bezoekers (ca. 1,5 uur per dag).

Soms eenzijdige spierbelasting bij bediening van telefooncentrale.

Met aandacht en concentratie afhandelen van gesprekken.

Bedienen van telefooncentrale, antwoordapparaat, personenzoekinstallatie en P.C.

Op vlotte, prettige en zakelijke wijze behandelen van inkomende en uitgaande telefoongesprekken (2 vreemde talen), oproepen e.d.. Te woord staan van bezoekers en verstrekken van inlichtingen. Opvragen en verstrekken van informatie bij / aan Verkoop, Administratie, Planning en leveranciers.

Uitvoeren van bijkomende werkzaamheden, zoals: • invullen van de vrachtbrieven aan de hand van de leveringsbonnen en archiveren van CRM documenten • controleren van de aantallen verstuurde producten op de leveringsbonnen aan de hand van de verkooporders en archiveren van de leveringsbonnen • bijhouden van de aanwezigheidsregistratie van een deel van het personeel • melden van storingen en opgeven van wijzigingen met betrekking tot de telefooncentrale aan de leverancier • afhandelen van de uitgaande post.

Logistiek - Bedrijfsbureau

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

48

Doel van de functie

Algemeen verkoopmedewerker Cash & Carry

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


01.02.06

Datum

22 – 11 - 01

opsteller

RC 1548

Aannemen van klachten en beantwoorden van vragen van klanten. Beoordelen van de aard van de klacht of vraag en deze voorleggen aan de betreffende medewerker of chef, zodanig dat de klant de juiste informatie ontvangt, dan wel zelf beantwoorden van de vragen met betrekking tot voorraden, assortiment, prijzen e.d.

Uitvoeren van bestellingen van klanten aan de hand van telefonische aanvragen op zodanige wijze dat de klanten de juiste bloemen en planten ontvangen en de verzending op de juiste wijze plaats vindt. Hetgeen onder meer inhoudt: • opnemen van de bestellingen • verzamelen van producten aan de hand van de bestellijst (orderpicking) • inpakken van de verkochte producten in dozen of emmers • gereedzetten van de producten voor transport • maken van de facturen met behulp van de pc.

Afhandelen van aankopen van klanten aan de hand van de door de klant aangeleverde producten, zodanig dat een juiste en tijdige verkoop kan worden gerealiseerd. Hiertoe onder meer: • scannen en factureren van de producten met behulp van scanner en pc • inpakken van de producten • afrekenen van de producten aan de kassa.

Geen

Geen

Collega ’s algemeen verkoopmedewerker en verkoper

Hoofd Verkoop


Ondersteunen van de verkoop door het bedienen van klanten en (administratief) afhandelen van aankopen en bestellingen van bloemen en planten, zodanig dat klanten optimaal bediend worden en leveringen adequaat kunnen worden gerealiseerd.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

Hinder van tocht

functiegroep

4


Tillen van fusten met bloemen. Tillen en inpakken van bloemen en planten.


Bedienen van een pc.

Verstrekken van informatie aan klanten omtrent assortiment, prijzen, facturen e.d.. Bespreken van klachten met de klant en betreffende medewerkers of chef. Samenwerken en bespreken van de werkzaamheden met collega’s.

Verrichten van diverse werkzaamheden zoals: • Schoon en ordentelijk houden van de verkoopomgeving • Innemen en opruimen van lege fusten • Bestellen van kantinebenodigdheden

Verkoop

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

49

Ingangscontroleur

Doel van de functie

Geen

Geen


Productiemedewerkers

Chef productie

functienr.

02.02.01

Datum

03 – 10 - 01

opsteller

AWVN/AD/rc

Uitvoeren van ingangscontrole op aangevoerde partijen ingekocht product, zodanig dat de juiste kwaliteit wordt vastgesteld. Hiertoe onder meer: visueel beoordelen van bloemen/planten aan de hand van opgestelde kwaliteitseisen en toekennen van kwaliteitsklassen zorgdragen voor het retourneren van beschadigde producten naar de leverancier controleren van binnenkomende producten op kwantiteit aan de hand van vrachtgegevens melden van geconstateerde afwijkingen aan inkoper/keurmeester en overleggen ten aanzien van verdere verwerking registreren van gegevens met betrekking tot kwaliteit en kwantiteit, aanbrengen van stickers ten behoeve van opslag of verdeling en in voorraad zetten van partijen.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


Verzamelen en registreren van diverse gegevens met betrekking tot ingekochte producten, zodanig dat de kwaliteit van binnenkomende partijen wordt vastgesteld.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

Hinder van tocht en wisselende temperaturen. Koud bij werken in koelcel.

Veelal lopend en staand werken.

4

Krachtsuitoefening bij het tillen van dozen en emmers met een maximaal gewicht van 20 kg.

Nauwgezet beoordelen van de (visuele) kwaliteit van producten en registreren van bevindingen en resultaten.

Bespreken van bijzonderheden in de dagelijkse werkuitvoering met de directe chef en verwerkende afdelingen. Melden van onregelmatigheden, adviseren en overleggen ten aanzien van verdere verwerking van partijen.

Productie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

50

Doel van de functie

Medewerker exportdocumenten

Geen

Geen


Medewerkers expeditie

Chef expeditie

functienr.

02.03.07

Datum

22 – 11 - 01

opsteller

RC 1548

Periodiek verwerken van C.B.S.-formulieren en maken van diverse transportoverzichten.

Opmaken van pro forma-facturen aan de hand van de bij de zending behorende documenten, op basis van voorschriften en prijsafspraken. Een en ander ter fiattering voorleggen aan de chef.

Gereedmaken van de bij de diverse transporten behorende transport-, export- en douanedocumenten, zodanig dat de juiste gegevens tijdig op de documenten worden verwerkt. Verzamelen van op de diverse zendingen betrekking hebbende gegevens volgens de geldende procedures, afhankelijk van soort goederen (statistiek-nummers) en bestemming. Mede samenstellen van dossiers per zending.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


Opmaken van documenten en facturen bij de diverse export-zendingen, zodanig dat documenten correct en tijdig beschikbaar zijn.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

4

Eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij typewerk gedurende een groot deel van de dag [ca. 3 uur per dag].

Met aandacht verwerken van gegevens op documenten, in een situatie waarin de gang van zaken regelmatig moet worden onderbroken door telefoongesprekken en dergelijke.

Bedienen van P.C. (toetsenbord).

Inwinnen en verstrekken van informatie betreffende verzendingen, documenten en voorwaarden in samenwerking met bedrijfsmedewerkers en douanebeambten. Afstemmen over de uitvoering van de werkzaamheden met de chef.

Expeditie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

51

Doel van de functie

Algemeen administratief medewerker

Geen

Geen


Collegae administratief medewerkers

Hoofd administratie

functienr.

03.01.06

Datum

24-01-2002

Uitvoeren van diverse bijkomende werkzaamheden zoals: • ophalen en distribueren van de post • bijhouden van bestanden in het geautomatiseerde systeem • uitvoeren van typewerkzaamheden • kopiëren, verspreiden en archiveren van stukken.

opsteller

RC 1548

Verwerken van gegevens met betrekking tot kasmutaties in het geautomatiseerde systeem, zodanig dat de kosten juist worden doorbelast / geboekt en het grootboek kan worden afgesloten ; een en ander overeenkomstig regels en voorschriften. Dit houdt onder meer in: • Coderen van ontvangsten en uitgaven • Invoeren / boeken van de mutaties

Controleren en behandelen van inkoopfacturen, zodanig dat afwijkingen volgens de procedure worden gesignaleerd en de juiste facturen kunnen worden geboekt en betaalbaar gesteld. Hetgeen onder meer inhoudt:: • Vergelijken van factuurgegevens met bestel – en ontvangstbonnen • Melden van geconstateerde verschillen aan de chef, magazijn ontvangst, besteller of inkoper • Inwinnen van aanvullende informatie n.a.v. onduidelijkheden of afwijkingen bij leveranciers (veelal de veiling), bestellers, inkoper, magazijn of chef • Invoeren / boeken van facturen • Archiveren van afgehandelde facturen

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


Verwerken en archiveren van administaratieve gegevens en bescheiden, zodanig dat de gegevens op tijd en op de juiste wijze in het geautomatiseerde systeem aanwezig zijn en bescheiden teruggevonden kunnen worden.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

4

Eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij typewerkzaamheden gedurende een deel van de dag (ca. 2 uur).

Aandacht en concentratie bij het invoeren van gegevens.

Bedienen van een P.C. (toetsenbord)

Uitwisselen van informatie (in – en extern) over onvolkomenheden of afwijkingen m.b.t. facturen, kasmutaties, bestanden e.d..

Administratie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

52

Doel van de functie

Chauffeur binnenland

Geen

Geen


Collega chauffeurs en expeditiemedewerkers

Hoofd Transport

functienr.

02.03.05

Datum

Naleven van wettelijke regels en voorschriften.

13 juni 2001

opsteller

AWVN/AD

Registreren van brandstofverbruik, kilometerstanden, kosten. Invullen en verwisselen van tachograafschijf, conform voorschrift.

Zorgen voor tijdig periodiek onderhoud van de vrachtwagen, zodanig dat een optimale bedrijfszekerheid wordt gewaarborgd. Hiertoe controleren van de werking van de motor en de technische staat van de wagen. Maken van afspraken met garage via chef. Uitvoeren van dagelijks onderhoud en brandstofinname. Opsporen en verhelpen van kleine mankementen aan de vrachtwagen. Opnemen van contact met chef over hoe te handelen in geval van problemen onderweg.

Afleveren van sierteeltproducten aan veelal vaste afnemers in het binnenland (voornamelijk regio, inclusief stedelijke gebieden) met behulp van vrachtwagen, zodanig dat de juiste goederen bij de juiste afnemer op de gewenste levertijd aanwezig zijn. Een en ander houdt onder meer in: • bepalen van de wijze en mede laden van de wagen voor vertrek, daarbij controleren van de lading met bijbehorende documenten en zorg dragen voor een adequate borging van de lading, juiste temperatuurinstelling van koel-units e.d. • inspecteren van het materieel en werking van koel-units voor vertrek / onderweg • rijden van (hoofdzakelijk) vastgestelde routes, daarbij beoordelen van verkeerssituaties, restricties, manoeuvreermogelijkheden e.d. en op basis daarvan beoordelen in welke situaties een andere route te volgen • lossen van de lading bij afnemers en mee terug nemen van leeg fust • laten tekenen voor ontvangst op afleveringsbonnen / vrachtbrieven

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


Vervoeren van sierteeltproducten, zodanig dat deze binnen de gestelde tijd en met behoud van kwaliteit bij de afnemers worden afgeleverd.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

4

Kans op letsel bij verkeersongevallen. Kans op handletsel bij laden en lossen.

Hinder van lawaai. Laden en lossen onder alle weersomstandigheden. Vuil en nat werk bij schoonmaken en klein onderhoud. Enerverend bij deelname aan verkeer.

Inspannende houdingen bij in en uit de wagen klimmen, laaden loswerk en bij onderhoud en reparatie. Eenzijdige houding en oogspierbelasting, soms lang achtereen achter het stuur zitten.

Krachtsuitoefening bij laaden loswerkzaamheden (incidenteel) en bij onderhoud en reparatie.

Aandacht hebben voor het voertuig en he6t verkeer tijdens ritten. Aandacht bij laaden loswerkzaamheden en voor de correcte afhandeling van documenten.

Besturen, bedienen van en manoeuvreren met vrachtwagen, handpallettruck en heftruck. Werken met handgereedschappen (storingen/kleine reparaties).

Geven van aanwijzingen aan expeditiepersoneel inzake wijze/volgorde van beladen. verstrekken/inwinnen van informatie resp. afstemmen en samenwerken met afnemers en monteurs inzake onder andere (afwijkingen in) vrachtbrieven, goederen, storingen, reparaties.

Expeditie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

53

Doel van de functie

Productie medewerker H

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


02.01.04

Datum

03-10-01

opsteller

AWVN/AD/rc

Bijhouden van een registratie van order- en partijgegevens met gebruikmaking van een geautomatiseerd systeem.

Voorbereiden van de be-/verwerking van sierteeltproducten volgens binnengekomen klantorders, door onder meer: toewijzen van goederen, na visuele controle op de kwaliteit, hierbij inschatten van het kwaliteitsniveau van het product ten opzichte van de eisen van de klant aangeven van eventuele extra bewerkingen, wijze van verpakken e.d. klaarzetten van partijen voor inpakken en/of verzending; ophalen van product uit koelcel. signaleren van afwijkingen aan producten, zonodig verwijderen van dode bladeren en bloemen; bij grotere kwaliteitsafwijkingen contact opnemen met de desbetreffende verantwoordelijke.

geen

geen

productiemedewerkers

Chef productie


Voorbereiden van uit te leveren klantorders door het verdelen/toewijzen en klaarzetten van goederen voor verdere verwerking.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

Kans op letsel bij transportwerkzaamheden.

Hinder van temperatuurwisselingen.

functiegroep

Uitoefenen van kracht bij het tillen/verplaatsen van product.

Opletten bij de beoordeling van de kwaliteit van producten.

Hanteren van handpallettruck.

Bespreken van bijzonderheden in da dagelijkse werkuitvoering met directe chef. Melden van kwaliteitsafwijzingen aan de inkoper. Kort omschrijven van uit voeren speciale bewerkingen.

Productie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

54

Doel van de functie

Administratief medewerker Inkoop

Geen

Geen


Termijn – en Klokinkopers en collegae administratief medewerkers Inkoop

functienr.

03.01.01

Datum

05-06-2001

opsteller

1622 rc1548

Telefonisch plaatsen van bestellingen en bijstellen van inkoopopdrachten bij leverancier.

Aannemen en selecteren van telefoongesprekken welke bestemd zijn voor de afdeling Inkoop zodat vragen in ontvangst genomen worden en zo snel mogelijk beantwoord kunnen worden. Hiertoe beoordelen van aard, verzoek en doel en beslissen over doorverbinden, verwijzen naar andere functionarissen of zelf afhandelen van bepaalde kwesties.

Uitvoeren van administratieve werkzaamheden zodanig dat te gebruiken gegevens ten behoeve van de afdeling Inkoop actueel en juist zijn. Een en ander houdt in: • bijhouden van de voorraden • omnummeren van producten • afboeken van bestellingen • verwerken van leveranciersmutaties • invoeren van gegevens van nieuwe producten • bijhouden van overzichten • wijzigen van macro ’s ten behoeve van (excel)bestanden.

Verwerken van gegevens met betrekking tot termijn – en klokinkopen in het geautomatiseerde systeem, zodanig dat een juiste en tijdige inkoop kan worden gerealiseerd. Dit houdt onder meer in: • ingeven van gedetailleerde data van termijn - en klokinkopen aan de hand van verkregen gegevens • aanmaken van inkooporders voor bestellingen bij derden aan de hand van opdrachten van de inkopers • controleren van de factuurprijzen ten opzichte van de afgesproken prijzen.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven

Positie van de functie in de organisatie Hoofd Inkoop, met ca. 12 medewerkers. Coördinator Inkoop (vaktechnisch)

Verwerken van inkopen van diverse soorten snijbloemen en snijgroen en uitvoeren van administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de afdeling Inkoop, zodanig dat de gegevens op tijd en op de juiste wijze in het geautomatiseerde systeem aanwezig zijn en bestellingen bij derden kunnen plaatsvinden.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

5

Eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij typewerkzaamheden gedurende een groot deel van de dag (ca. 4 uur).

Bedienen van een P.C. (toetsenbord) Aandacht en concentratie bij het invoeren van gedetailleerde gegevens.

Uitwisselen van informatie over inkoopgegevens met Hoofd Inkoop, Inkoopcoördinator en Inkopers. Informeren van leveranciers over inkoopopdrachten. Telefonisch te woord staan van relaties.

Inkoop

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

55

Doel van de functie

Productie medewerker I

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


02.01.03

Datum

03 – 10 - 01

opsteller

RC 1548

Uitvoeren van de kwantitatieve en kwalitatieve voorraadcontrole in de cellen. Opstellen van de cellijst en signaleren van verschillen met de administratieve

Uitvoeren van de productieorder per afnemer aan de hand van de computerlijst, zodanig dat de afnemer de juiste soort in de juiste hoeveelheid ontvangt. Hiertoe onder meer: • verzamelen van de gewenste bossen vanuit de voorraad (order picken) • samenstellen van de gewenste bossen vanuit de veilingvoorraad • overdragen van de order aan de productiemedewerker voor verdere afhandeling.

Treffen van voorbereidingen en op voorraad maken (inpakken) van de bossen met bloemen voor een efficiënt productieverloop, zodanig dat de afhandeling van de productieorders binnen de gestelde tijd kan plaatsvinden. Een en ander houdt onder meer in: • controleren van de ontvangen fusten en dozen (aantal, soort en kwaliteit) aan de hand van de inkoopbrieven • controleren van de ontvangen bloemen aan de hand van de inkoopbrieven, beoordelen van de kwaliteit en signaleren van kwaliteitsproblemen aan de chef • melden van manco ’s aan de veilingkeurmeester • controleren van de kwaliteit van de bloemen op voorraad, registreren van de bevindingen en in overleg met de chef zorgen voor de vernietiging van de bloemen van inferieure kwaliteit • verdelen van de bloemenvoorraad, bepalen van de verkoopeenheid per bloemsoort aan de hand van de voorraad, de orders en de te verwachten vraag

Geen

Geen

Box medewerkers

Chef boxen


Verdelen en inpakken van bloemen voor buitenlandse afnemers aan de hand van productieorders, zodanig dat de afnemer de juiste bloemen van de juiste kwaliteit en in de juiste hoeveelheid ontvangt. Bewaken van de kwaliteit van de ingekochte en verwerkte producten.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

5

Kans op letsel door uitglijden op natte vloeren en kans op handletsel bij bind – en bosmachines en door het bekneld raken tussen karren.

Hinder van achtergrondlawaai, koude (8 tot 15 graad Celsius gedurende een deel van de dag) en temperatuurwisselingen. Hinder van tijdsdruk bij het behandelen van productieorders.


Verplaatsen van karren. Tillen van fusten met bloemen. Tillen en overpakken van bossen. (gedurende ca. 3 uur per dag).

Aandacht hebben voor de kwetsbaarheid van het product en het correct inpakken van de juiste soort en hoeveelheid bloemen. Nauwgezet (visueel) beoordelen van de kwaliteit van de producten en registreren van de bevindingen.

Manoeuvreren met karren. Hanteren van bloemstengels tot bossen en deze in papier verpakken.

verleggen met chef over kwalitatieve en kwantitatieve afwijkingen. Melden van manco’s aan de veilingkeurmeester. Bespreken van problemen en op voorraad verdelen van de bloemen met de chef. Samenwerken met collega boxmedewerkers.

Schoonmaken van werktafels, karren en werkomgeving.

voorraad. Doen van voorstellen aan de chef met betrekking tot vernietigen van partijen. Opruimen en ordenen van de cellen.

Productie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

56

Doel van de functie

Medewerker verkoopbinnendienst

functienr.

01.02.02

Datum

22 – 11 - 01

opsteller

RC 1548

Verrichten van diverse administratieve en ondersteunende werkzaamheden, zodanig dat de orderbehandeling en de inkoop - en overige verkoopactiviteiten optimaal kunnen plaatsvinden. Hetgeen onder meer inhoudt: • vervaardigen van de standaard verkooplijst aan de hand van de gegevens van de Inkoper en Hoofd inkoop & verkoop • bijhouden van het klantenbestand • opnemen en registreren van klachten en deze voorleggen aan Hoofd inkoop & verkoop • uitvoeren van typewerkzaamheden • archiveren van stukken, bijhouden en periodiek schonen van archieven en bestanden • bijhouden van kantoorvoorraad en bestellen van de artikelen.

Behandelen van schriftelijk (via de fax) ontvangen orders aan de hand van de verzonden standaard verkooplijst van veelal vaste buitenlandse afnemers, zodanig dat een juiste en tijdige orderuitvoering kan worden gerealiseerd. Hiertoe onder meer: • beoordelen van de opdracht op onduidelijkheden en opvragen van ontbrekende informatie • verwerken van de ordergegevens in geautomatiseerd systeem • aanbieden van alternatieven naar aanleiding van gevraagde producten die niet of onvoldoende in voorraad zijn • aanmaken van de productieorders met behulp van het geautomatiseerde systeem • aanmaken en verzenden van facturen aan de hand van de ordergegevens en de verwerkte productieorders


Geen

Onder direct

Geen

Collega medewerker verkoopbinnendienst, Verkoper lijnauto, Inkoper en Chef boxen

Neven

Onder indirect

Directeur of Manager inkoop & verkoop

Boven


Verwerken van leveringsopdrachten en verrichten van diverse administratieve werkzaamheden, zodanig dat de leveringen adequaat kunnen worden gerealiseerd, afnemers optimaal worden bediend en de administratie correct wordt uitgevoerd.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

5

Eenzijdige houding en belasting van oog – en rugspieren bij het werken met beeldscherm (ca. 3 – 4 uur per dag).

Aandacht en concentratie bij het invoeren en controleren van verkoopgegevens.

Bedienen van een pc (toetsenbord)

Bespreken van onduidelijkheden, alternatieve aanbiedingen en klachten met de afnemers. Verstrekken van informatie aan afnemers omtrent prijzen en facturen. Informeren van Verkoop, Inkoop en Productie omtrent orders. Telefonisch te woord staan van diverse relaties. Bewerken van concepten en uitwerken van standaardmatige brieven. Een en ander in de Nederlandse en 1 vreemde taal.

Aannemen van telefoongesprekken via het algemene nummer ten behoeve van enige functionarissen en na ruggespraak doorverbinden. Hiertoe navragen van aard, verzoek en doel van de aanvragen, verwijzen naar andere functionarissen of zelf afhandelen van bepaalde kwesties.

Verkoop

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

57

Doel van de functie

Medewerker verkoop & orderpicker Cash & Carry

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


01.02.05

Datum

22 – 11 - 01

opsteller

RC 1548

Uitvoeren van orders voor afnemers op zodanige wijze dat de afnemers de juiste bloemen en planten ontvangen en de verzending op de juiste wijze plaats vindt. Hetgeen onder meer inhoudt: • Verzamelen van producten a.d.h.v. de order (orderpicking) • Inpakken van de verkochte producten in dozen of emmers • Gereedzetten van de producten voor transport • Laden van vrachtwagens met karren

Behandelen van telefonische of schriftelijk (via de fax / e-mail) ontvangen orders aan de hand van de verzonden standaard verkooplijsten of aanbiedingen van veelal vaste afnemers, zodanig dat een juiste en tijdige orderuitvoering kan worden gerealiseerd. Hiertoe onder meer: • Beoordelen van de opdracht op onduidelijkheden en opvragen van ontbrekende informatie • Beantwoorden van vragen van afnemers m.b.t. voorraden, assortiment, leveringen, prijzen e.d. • Verwerken van de ordergegevens in geautomatiseerd systeem • Aanbieden van alternatieven n.a.v. gevraagde producten die niet of onvoldoende in voorraad zijn • Opstellen van aanbiedingen a.d.h.v. de aanvragen en prijslijsten, zonodig overleggen omtrent de condities met de chef • Aanmaken en verzenden van facturen aan de hand van de ordergegevens

Geen

Geen

Collega ’s en medewerkers bloemen en planten

Hoofd Verkoop


Behandelen van orders voor bloemen en planten en verwerken en uitvoeren van leveringsopdrachten, zodanig dat leveringen adequaat kunnen worden gerealiseerd en afnemers optimaal worden bediend.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA


functiegroep

5



Verplaatsen van karren. Tillen van fusten met bloemen. Tillen en overpakken van bossen.


Bedienen van een pc. Manoeuvreren met karren.

Bespreken van onduidelijkheden en alternatieve aanbiedingen met de afnemers. Verstrekken van informatie aan afnemers omtrent assortiment, prijzen en facturen. Samenwerken en bespreken van de werkzaamheden met collega’s.

Verrichten van diverse werkzaamheden zoals: • Ophalen van reserveringen van partijen bloemen en planten bij de veiling • Aanmaken en plakken van stickers op verzendingen • Schoonmaken van de werkomgeving

Verkoop

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

58

Doel van de functie

Kwaliteitscontroleur

Geen.

Geen

-


Hoofd productie, w.o. ressorteren ca. 150 medewerkers.

functienr.

02.02.02

Datum

22-11-01

opsteller

1229/rc

Registreren van alle afgekeurde- en voor herveiling aangeboden partijen, zodat juiste facturering en creditering mogelijk is.

Beoordelen van door afnemers geweigerde/retour gezonden producten op mogelijkheid tot hergebruik, aanbieden voor herveiling of afkeur en nemen van actie terzake ( terugplaatsen in de koelcellen, transport naar veiling of weggooien).

Dagelijks uitvoeren van kwaliteitscontroles op eigen voorraad in de koelcellen en verwerkingsafdelingen, teneinde te waarborgen dat uitsluitend bloemen/planten worden verwerkt en uitgeleverd die voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Beoordelen van door medewerkers bloemenverwerking/inpakkers gemelde kwaliteitsproblemen en vaststellen of producten nog aan de kwaliteitseisen voldoen. Bespreken van bevindingen met het hoofd afdeling verwerking en aangeven op welke wijze de kwaliteit nog verbeterd kan worden.

Keuren van ingekochte partijen bloemen, decoratief groen en planten op kwaliteit en kwantiteit, teneinde er voor te zorgen dat ingekocht product voldoet aan de kwaliteitsstandaard van de onderneming i.c. kwaliteitsafspraken met afnemers. Hiertoe controleren / keuren van ingekocht product, op veilinglocatie of bedrijfslocatie op ondermeer: • overeenstemming kwaliteit met aangegeven kwaliteitskeur • aantallen per fust, steellengte, gewicht e.d. • ziekte/aantastingen als roest, meeldauw, spint, trips e.d. Beoordelen van het totale kwaliteitsniveau, zonodig na een meer uitgebreide controle en classificeren van partijen in termen van goed- of afkeur. Inlichten van chef en inkopers over afgekeurde partij(en).

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


Bewaken van de kwaliteit van ingekochte en verwerkte producten, zodanig dat het product dat naar afnemers wordt verzonden voldoet aan de gestelde eisen.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

Kans op letsel t.g.v. druk intern transport (karren, heftrucks e.d.).

5

Hinder van temperatuurwisselingen bij het wisselend verblijven in veiling hallen, expeditieruimte, koelcellen, en verwerkingsafdelingen.

Inspannende houdingen als bukken en reiken bij het hanteren van fust met bloemen en containers met planten.

Krachtsuitoefening bij het hanteren van fust met bloemen en containers met planten.

Aandacht vereist bij keuringswerkzaamheden.

Geen bijzondere handelingsvereisten.

Bespreken van keuringsresultaten i.c. de consequentie daarvan met chef, inkopers, verwerkings-/inpakafdelingen en veilingmedewerkers. Uitleggen aan verwerkers/inpakkers hoe de kwaliteit nog gunstig beïnvloed kan worden.

Productie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

59

Doel van de functie

Chauffeur buitenland

Geen.

Onder indirect


functienr.

02.03.06

Datum

Naleven van wettelijke regels en voorschriften.

22 – 11 - 01

opsteller

1229 / rc

Registreren van brandstofverbruik, kilometerstanden, kosten. Invullen en verwisselen van tachograafschijf, conform voorschrift.

Zorgen voor tijdig periodiek onderhoud van het materieel, zodanig dat optimale bedrijfszekerheid en veiligheid wordt gewaarborgd. Hiertoe regelmatig uitvoeren van inspecties aan materieel, koelapparatuur e.d. en melden van bevindingen aan hoofd logistiek of routeplanner. Maken van afspraken met de garage via de chef voor uitvoering van onderhoud en reparaties. Uitvoeren van gebruikersonderhoud, verhelpen van kleine mankementen, zorgen voor brandstofinname e.d. Opnemen van contact met hoofd logistiek of routeplanner over hoe te handelen in geval van problemen onderweg.

Afleveren van karren met bloemen/decoratief groen op fust bij buitenlandse afnemers, met behulp van een vrachtwagencombinatie, zodanig dat de juiste karren op de gewenste levertijd bij de juiste afnemers aanwezig zijn. Een en ander houdt ondermeer in: • bepalen van de wijze en mede laden van de wagen voor vertrek, daarbij controleren van de lading met bijbehorende documenten en zorg dragen voor een adequate borging van de karren, juiste temperatuurinstelling van koel-units e.d. • inspecteren van het materieel en werking van koel-units voor vertrek/onderweg • rijden van (hoofdzakelijk) vastgestelde routes, daarbij beoordelen van verkeerssituaties, restricties, manoeuvreermogelijkheden e.d. en op basis daarvan beoordelen in welke situaties een andere route te volgen • lossen van karren bij afnemers en mee terug nemen van karren/leeg fust • afleveren van goederen buiten de openingsuren van de winkel, hiertoe beheren van de (magazijn)sleutels van de afnemer • innen van geld en cheques bij aflevering in voorkomende gevallen

Geen.

Chauffeurs.

Onder direct

Neven

Boven

Positie van de functie in de organisatie Hoofd logistiek, w.o. ressorteren ca 35 chauffeurs (binnen-/buitenland), 4 expeditiemedewerkers en 1 transportplanner

Afleveren van bloemen bij diverse veelal vaste afnemers in het buitenland, overeenkomstig de op vrachtdocumenten vermelde gegevens.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

5

Kans op letsel ten gevolge van verkeersongevallen. Kans op handletsel bij laaden loswerkzaam-heden.

Hinder van motor-/verkeerslawaai. Enerverend bij deelname aan het verkeer. Monotoon bij lange ritten.

Inspannende houdingen bij het in- en uit de wagen klimmen, bij het laden/lossen van de karren en bij uitvoering van onderhoud. Eenzijdige houding en oogspierbelasting tijdens het lang achtereen achter het stuur zitten.

Krachtsuitoefening bij laden en lossen van de veelal zwaar beladen rol-karren en bij uitvoering van onderhoud aan materieel.

Aandacht hebben voor voertuig en verkeer tijdens (lange) ritten. Opletten de juiste zending op juiste afleveradres te lossen.

Besturen en bedienen van en manoeuvreren met een vrachtwagencombinatie.

Geven van aanwijzingen aan expeditiepersoneel inzake wijze/volgorde van beladen. Verstrekken / inwinnen van informatie resp. afstemmen en samenwerken met afnemers en monteurs inzake o.a. (afwijkingen in) vrachtbrieven, goederen, storingen, reparaties. ( 1 vreemde taal).

Logistiek

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

60

Doel van de functie

Administratief medewerker Crediteuren

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


03.01.02

Datum

13 – 06 - 01

opsteller

RC 1548

Voorbereiden en mede uitvoeren van de boekhoudkundige verwerking van inkoopfacturen, zodanig dat kosten op een juiste wijze worden doorbelast en betrouwbaar inzicht wordt gegeven betreffende terug te vorderen BTW en de verplichtingen aan crediteuren. Hiertoe onder meer: • coderen en boeken van de facturen rekening houdend met valuta en soort e crediteur, overleggen met de 1 medewerker of chef bij afwijkende zaken • controleren en corrigeren van door bestellers aangegeven kostenplaatsen • uitsplitsen van BTW en eventuele kostenverschillen • controleren van de verwerking en oplossen van verschillen.

Behandelen van betalingsherinneringen met betrekking tot binnen - en buitenlandse crediteuren, teneinde een correcte afhandeling te bewerkstelligen. Overleggen met chef over buiten de voorschriften / richtlijnen vallende kwesties.

Controleren en betaalbaar stellen van ontvangen facturen, zodanig dat de betalingen binnen de gestelde en gewenste termijnen verricht worden en de kredietfaciliteiten optimaal worden gebruikt. Hetgeen onder meer inhoudt: • controleren van te betalen facturen op volledigheid en juistheid, verhelpen van verschillen / onjuistheden • inwinnen van aanvullende informatie naar aanleiding van geconstateerde onduidelijkheden of afwijkingen bij opdrachtgevers en leveranciers • tijdig opvragen van informatie bij en goedkeuring van opdrachtgevers, teneinde betaalbaarstelling te kunnen realiseren • verzamelen van creditnota ’s voor debiteuren • facturen betaalbaar stellen en zorgen dat betaling kan plaatsvinden • archiveren van de bescheiden.

Geen

Geen

Collegae Administratief medewerker crediteuren (2), debiteurenadministrateur (2), e facturist, medewerker nacalculatie, 1 medewerker administratie, controller bedrijfsadministratie en salarisadministrateur

oofd financiële administratie met ca. 10 medewerkers


Beheren van de crediteurenadministratie, zodanig dat deze administratie actueel is en de betalingen binnen de gestelde en gewenste termijnen verricht kunnen worden.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

5

Eenzijdige houding en belasting van oog - en rugspieren bij beeldschermwerk [ca. 2 uur per dag].

Aandacht hebben voor afwijkingen tussen facturen en administratieve bescheiden en bij het controleren en verwerken van gegevens en archiveren van bescheiden.

Bedienen van een personal computer (toetsenbord).

Inwinnen / verstrekken van informatie bij / aan crediteuren (in de Nederlandse en 1 vreemde taal). Bespreken van onduidelijke kwesties met betrokken functionarissen.

Assisteren bij de nacalculatie, zodanig dat inzicht in de werkelijke inkoopkosten en transportkosten ten behoeve van de verkoop verkregen wordt. Daartoe onder meer: • verstrekken van gegevens over bepaalde inkoopkosten aan de hand van goedgekeurde facturen • bijstellen van de norm voor transportkosten aan de hand van de werkelijke kosten.

Financiële administratie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

61

Doel van de functie

Verkoper Cash &Carry

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


01.02.04

Datum

22 – 11 - 01

opsteller

RC 1548

Verzorgen van de bloemen en planten in de verkooppunten, zodanig dat de verkooppunten de juiste uitstraling hebben en de producten goed geprijsd zijn. Dit omvat onder meer: • onderhouden van de producten en verwijderen van slechte producten • aanvullen, verplaatsen en rangschikken van producten • opruimen en ordenen van de bloemencel, verwijderen van afval en h k d i

Plegen van relatiebeheer met de klant. Navraag doen m.b.t. de kwaliteit van vorige leveringen, het transport e.d. Signaleren van knelpunten aan hoofd verkoop en inkoop en doen van voorstellen in deze. Behandelen van klachten van de klant, beoordelen van de kwaliteit van de producten en voorleggen van de bevindingen bij Hoofd inkoop en Hoofd verzorging.

Bedienen en te woord staan van klanten op zodanige wijze dat de klant efficiënt geholpen wordt, de bloemen en planten op juiste wijze verkocht worden en de verkoop bevorderd wordt. Hetgeen onder meer inhoudt • peilen van de behoeften van de klant, beoordelen van de verkoopmogelijkheden en aanbieden van de juiste producten • adviseren van de klant t.a.v. alternatieve producten • attenderen van de klant op actuele en goed lopende producten • beantwoorden van vragen m.b.t. kwaliteit, prijzen, levertijden e.d. • verstrekken van incidentele kortingen op basis van (te verwachte) jaaromzet en bespreken van structurele kortingen met hoofd verkoop • inpakken van de verkochte producten in dozen of emmers • maken van de factuur m.b.v. een pc en zorgen voor de afrekening

Geen

Geen

Collega ’s en medewerkers bloemen en planten

Hoofd Verkoop


Verkopen van bloemen en planten aan bezoekende klanten, zodanig dat de klant vriendelijk en klantgericht geholpen wordt en een zo optimaal mogelijk verkoopresultaat ontstaat. Zorgen voor een kwalitatief goede verzorging en aanvulling van de bloemen en planten zodanig dat een ordentelijk en klantvriendelijk verkooppunt ontstaat.

functie



Sociale interactie

afdeling

schoonmaken van de omgeving legen, verwijderen, opstapelen en transporteren van fusten laden en lossen van vrachtwagen met karren met producten en lege fusten.

ORBA


functiegroep

6



Verplaatsen van karren. Tillen van fusten met bloemen. Tillen en overpakken van bossen. (gedurende een beperkt deel van de dag).


Bedienen van een pc. Manoeuvreren met karren.

Verstrekken van informatie aan en adviseren van klanten inzake producten, kwaliteit en prijzen. Bespreken van problemen / klachten en bevorderen van aanvaardbare oplossingen met instandhouding van een goede relatie. Informeren van hoofd verkoop, inkoop, verzorging m.b.t. wensen en klachten en doen van voorstellen terzake. Samenwerken en bespreken van de werkzaamheden met collega’s.

Gereed maken van bestellingen van klanten aan de hand van ontvangen bestellijst. Verzamelen van gevraagde producten en gereed zetten voor transport. Noteren van het aantallen fusten en karren.

• •

Verkoop

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

62

Voorman expeditie

Doel van de functie

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven

02.03.02

Datum

28-11-1

opsteller

1229

Mede uitvoering geven aan de werkzaamheden voor het op basis van de verzendplanning klaarmaken van orders, zodanig dat deze tijdig voor verlading bij het juiste laaddoc aanwezig zijn. In dit kader ondermeer: • afstemmen van de werkvolgorde met collega’s van de afdeling koelcel en inpak in verband met aanvoervolgorde (karren en via de transportband) van de verschillende verpakte ordercomponeneten • formeren van orders d.m.v. orderpicking uit de op de expeditievloer/-band aangevoerde producten • scannen van de ordercomponenten ter bevestiging van de uitlevering (facturering) en controle op het compleet zijn van orderzendingen • pallettiseren van de orders en stabiliseren van palletladingen door het omwikkelen van pallets met strechfolie • gereedzetten van orders bij het vereiste laaddoc en aanbrengen van (eventuele) merken/- etiketten/stickers.

Organiseren, regelen van de werkzaamheden m.b.t. formeren, verzendgereed maken en klaar zetten van orders voor verlading, zodanig dat een doelmatige werkuitvoering wordt gerealiseerd en de orders tijdig voor verlading bij het juiste laaddoc gereedstaan. Hiertoe: • indelen van medewerkers, toewijzen van werkzaamheden en verstrekken van aanwijzingen en instructies terzake • toezicht houden op de uitvoering van werkzaamheden in kwalitatieve en kwantitatieve zin en aangeven van gewenste correcties • oplossen van door medewerkers gemelde problemen.


Vaktechnisch: ca. 10 expeditiemedewerkers.

-

-

Hoofd transport en expeditie met ca. 25 medewerkers.


Realiseren van een adequate orderverzameling en verzendgereedmaken van orders, zodanig dat orders op een kwalitatief verantwoorde wijze vervoerd kunnen worden en tijdig bij het juiste laaddoc voor gereed staan voor verlading.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

Kans op letsel t.g.v. de transporten op de expeditievloer.

Hinder van tocht bij het werken in de nabijheid van laaddoc’s.

6

Inspannende houdingen bij het hanteren van producteenheden en verplaatsen van karren en pallets.

Uitoefenen van kracht bij het stapelen producteenheden op pallets, verplaatsen (niet gemotoriseerd) van pallets en karren e.d.

Aandacht vereist bij uitvoering van m.n. controletaken.

Bedienen en besturen van een heftruck en manoeuvreren met verschillende soorten transportmaterieel (karren, pompwagens e.d.).

Geven van aanwijzingen en instructies aan medewerkers. Overleggen/afstemmen met chef, afdeling verkoop en collega’s productieafdeling. Bespreken van technische-, organisatorische- en personele aangelegenheden met chef.

Behartigen van personele aangelegenheden binnen zijn werkgebied zoals begeleiden, stimuleren en motiveren van medewerkers en bevorderen van een goede werksfeer en samenwerking binnen de groep. Opstellen van werkroosters tijdens piekdagen.

Zorg dragen voor een doelmatige en veilige inzet van rollend materieel en hulpmiddelen. Bespreken van kwesties inzake reparaties of vervanging met chef.

Volgen van de planning inzake (gewijzigde) leverafspraken, vertrektijden van auto’s en de stand van zake in de productieafdeling, zodanig dat tijdig de vereiste actie kan worden ondernomen om orders op tijd voor transport gereed te hebben. Controleren van gereedstaande orders op juiste samenstelling, palletbelading, etikettering en plaats (laaddoc) en (laten) aanbrengen van eventuele correcties. Aangeven van mogelijke consequenties t.g.v. planningswijzigingen bij chef en/of afdeling verkoop en bespreken van mogelijke alternatieven. Doen van voorstellen m.b.t. verbeteringen van procedures en/of werkwijze tijdens afdelingsvergaderingen.

Logistiek

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

63

Monteur

Doel van de functie

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


04.02.01

Datum

13 – 06 -01

opsteller

1229

Doen van voorstellen aan de bedrijfsleider met betrekking tot verbetering van

Uitvoeren van periodieke inspecties op (voornamelijk) werktuigbouwkundig gebied , zodanig dat de technische condities tijdig worden onderkend en correctieve acties ondernomen kunnen worden. Hiertoe onder meer: • mede opstellen van een preventief onderhoudsplan in overleg met de bedrijfsleider • uitvoeren van inspecties, beoordelen van de staat van onderhoud en noteren van bevindingen • herstellen van (dreigende) mankementen voor zover dit direct mogelijk/noodzakelijk is • bespreken van bevindingen met de bedrijfsleider en daarbij aangeven van prioriteiten inzake onderhoud/reparatie • uitvoeren van het correctief onderhoud voortvloeiend uit inspecties.

Verhelpen van storingen op werktuigbouwkundig gebied, in productieapparatuur (transportbanden, stapel-, binden inpak-machines), rollend materieel en utilityinstallaties en gebouwen, aan de hand van ontvangen meldingen, zodanig dat (productie)werkzaamheden uit het oogpunt van techniek en veiligheid kunnen worden hervat en stagnatie tot een minimum beperkt blijft. In dit kader onder meer: • lokaliseren van storingen i.c. storingsoorzaken • beoordelen van de aard van storingen en vaststellen of leveranciers/ servicemonteurs (onderhouds-/servicecontracten) ingeschakeld moeten worden • uitvoeren van (nood) reparaties in overleg met chef en/of afdelingsleiding.

Geen.

Geen.

Geen.

Bedrijfsleider, w.o. ressorteren ca. 200 medewerkers (incl. afdelingsleiding)


Verhelpen van storingen en verrichten van onderhouds-/reparatiewerkzaamheden op werktuigbouwkundig gebied, zodanig dat apparatuur/installaties voor (voornamelijk) productiedoeleinden optimaal inzetbaar zijn en voldoen aan de gestelde veiligheidseisen.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

6

Kans op letsel door vallen, uitschietend gereedschap en contact met onder spanning staande delen van apparatuur.

Hinder van machinelawaai en temperatuurwisselingen bij het wisselend aanwezig zijn in productieruimten, koelruimten en buiten

Inspannende houdingen bij het werken op moeilijk toegankelijke plaatsen.

Krachtsuitoefening bij verplaatsen van materialen en bij demontage-/montagewerkzaamheden.

Aandacht vereist bij het uitvoeren van diverse werkzaamheden, mede met het oog op veiligheid.

Demonteren/monteren, afstellen van apparatuur. Bewerken van materialen, gebruikmakend van handgereedschappen, lasapparatuur e.d.

Bespreken van technische bijzonderheden met de bedrijfsleider, afdelingsleiding en leveranciers/servicemonteurs. Doen van voorstellen ter verbetering van situaties.

Onderhouden van werkplaats en gereedschappen. Beheren van de voorraad reserve onderdelen/materialen en opgeven van bestellingen aan de bedrijfsleider.

Toepassen van uit de werkopdrachten voortvloeiende technieken en bewerkingen zoals electrisch- / autogeen lassen en verspannende bewerkingen zoals boren, zagen, slijpen e.d.

Assisteren van leveranciers bij het plaatsen en in bedrijfstellen/uittesten van nieuwe apparatuur, teneinde onder meer vertrouwd te raken met de (onderhouds-) technische aspecten van nieuwe apparatuur.

bepaalde situaties en uitvoeren van kleine modificaties en revisiewerkzaamheden.

Productie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

64

Doel van de functie

Medewerker P & O

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


04.04.01

Datum

25-01-2002

opsteller

RC 1548

Verzorgen van de ziekmeldingen, zodanig dat registratie aan de procedure voldoet en vragen en problemen op een vlotte en correcte wijze worden afgehandeld. Hetgeen o.a. inhoudt:: • registreren en doorgeven van ziekmeldingen • informeren van de afdelingschef over het ziekteverzuim per medewerker • verstrekken van informatie over de status van de ziekte van medewerkers aan belanghebbenden • controleren van de begeleiding van de Arbo dienst • periodiek berekenen van ziekteverzuinmpercentage • verwerken van ziektedagen in het tijdregistratiesysteem

Uitvoeren van administratieve werkzaamheden voor de personeelsadministratie, zodanig dat gegevens op de juiste wijze worden verwerkt en informatie tijdig beschikbaar is, met in achtneming van de geldende voorschriften. Hiertoe onder meer: • verzamelen, invoeren en actueel houden muteren en controleren van de personeelsgegevens in het Personeels Informatie Systeem • administratief verwerken van in- en uitdiensttredingen • actueel houden van personeelsdossiers • genereren, verwerken en doorgeven van mutaties aan externe instanties zoals Ziektekostenverzekeraars, Bedrijfsvereniging, Arbo- dienst, Pensioenfonds etc. • samenstellen van diverse overzichten met gegevens uit de personeelsadministratie zoals, personeelsverloop, ziekteverzuim etc.

Geen

Geen

Collegae medewerkers administratie en personeelszaken

Hoofd administratie of Hoofd P & O


Uitvoeren van diverse taken voor personeelsvoorziening - zorg en beheer, zodanig dat een optimale bijdrage wordt geleverd aan het realiseren van de doelen van de afdeling Personeelszaken.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

Eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij beeldschermwerkzaamheden gedurende een deel van de dag.

Aandacht en concentratie bij het invoeren van gegevens.

Bedienen van een P.C. (toetsenbord)

6

Bespreken van werkzaamheden en problemen met de chef. Overleg plegen met en informeren van afdelingschefs en medewerkers omtrent regelingen, ziekte, tijdregistratie e.d. Verstrekken van informatie aan externe instanties. Opstellen van memo’s en concept brieven.

Uitvoeren van diverse werkzaamheden zoals: • bewaken van regelingen en zorgen voor attenties bij speciale gelegenheden zoals huwelijk, geboorte, overlijden, jubileum, pensionering etc • beantwoorden van vragen van medewerkers m.b.t. bedrijfsregels, ziekte - en tijdregistratie • distribueren van personeelsmededelingen • uitreiken en beheren van persoonlijke beschermingsmiddelen

Beheren van de tijd – en verlofregistratie, zodanig dat de registratie correct plaatvindt en de salarisadministratie over de juiste gegevens beschikt. Hetgeen o.a. inhoudt: • controleren van de boekingen op inclompeetheid en onjuistheden • opvragen van informatie over onduidelijkheden bij betrokkenen • invoeren van correcties in het systeem

Administratie en Personeelszaken

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

65

Bandleider

Doel van de functie

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


02.01.02

Datum

13 – 06 -01

opsteller

1229

Bewaken van het productieproces aan de band, zodanig dat voldaan wordt aan de normen ten aanzien van kwaliteit en kwantiteit. Hiertoe uitvoeren van controle op de opvolging van instructies, kwaliteit van bloemen/boeketten, tijdig afvoeren van verpakte eenheden e.d. en corrigerend optreden ingeval van geconstateerde afwijkingen.

Treffen van voorbereidingen voor een efficiënt productieverloop, zodanig dat de productie, met inbegrip van orderwisselingen, volgens planning kan aanvangen. Bespreken van de orders met de coördinator die voor de orderverdeling over de verschillende banden zorg draagt. Regelen van en toezien op een tijdige aanvoer van bloemen, verpakkingsmaterialen e.d. bij de band.

Waarborgen van een ongestoorde productievoortgang aan een inpakband, met betrekking tot het in team-verband samenstellen, inpakken en verzendklaar maken van bossen/boeketten bloemen, zodanig dat productieopdrachten zowel kwalitatief als kwantitatief binnen de gestelde tijd worden afgewerkt. Hiertoe: • indelen van medewerkers voor de verschillende werkzaamheden aan de band • geven van aanwijzingen en instructies met betrekking tot samenstelling boeketten, lengte van de bloemen, verpakkingsmateriaal, etiketten, aantal bossen per emmer op kar of in doos, e.d. • instrueren van de uitdeler inzake de verdeling van bloemen over de verschillende inpaktafels en de daarbij te geven werkgerichte instructies aan medewerkers aan de band • zorgen voor een adequate werkoverdracht bij wisseling van (part-time) medewerkers aan de band • oplossen van eventuele problemen welke zich tijdens de werkzaamheden kunnen voordoen.

Geen

Ca. 15 medewerkers (uitdeler en medewerkers bloemenverwerking).

Collega bandleiders

Hoofd productie, w.o. ressorteren 4 – 5 banden met in totaal ca. 50 medewerkers


Regelen van de werkzaamheden aan een productieband voor het samenstellen, inpakken en verzendklaarmaken van bossen/boeketten bloemen, zodanig dat gewerkt wordt conform de normen ten aanzien van kwaliteit en kwantiteit.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

Hinder van enig machinelawaai op de afdeling.

functiegroep

6

Aandacht vereist m.b.t. de kwaliteit van te verwerken materiaal en uitvoering van werkzaamheden door medewerkers.

Verhelpen van kleine storingen in lijnapparatuur.

Geven van aanwijzingen en instructie aan medewerkers. Overleggen met hoofd productie inzake organisatorische-, technische-, kwaliteits- en personele aangelegenheden en met de coördinator inzake orderverdeling. Voeren van werkoverleg en functioneringsgesprekken met medewerkers.

Zorgen voor de personele aangelegenheden, waaronder regelen van vakantie en verlof en inspelen op ziektesituaties, inwerken van nieuw en / of tijdelijk personeel, begeleiden, motiveren en stimuleren van medewerkers en toezien op handhaving van bedrijfs – en veiligheidsvoorschriften.

Beoordelen van de werking van de band en apparatuur zoals binden afkortmachine, water-doseerapparaat e.d. en verhelpen van kleine storingen. Zorgen voor tijdig en adequaat (preventief)onderhoud van de lijn, zodanig dat een goede werking wordt gewaarborgd. Toezien op het schoon en ordelijk houden van apparatuur en werkomgeving.

Productie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

66

Debiteurenadministrateur

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven


03.01.03

Datum

05 – 06 - 01

opsteller

RC 1548

Bewaken van het verloop van de debiteurensaldi en bevorderen dat overschrijdingen van de krediettermijn tot een minimum beperkt worden, zodanig dat de kredietbeleid wordt toegepast. Een ander omvat onder andere: • controleren van de debiteurensaldi en vaststellen van termijnoverschrijdingen; • beoordelen van de situatie, rekening houdend met het betalingsgedrag van de klant; • informeren van chef en verkoop en overleggen in geval van afwijkende aanpakken; • manen (mondeling en schriftelijk) van binnen- en buitenlandse debiteuren volgens procedure of gemaakte afspraken; • rapporteren van chef en verkoop over de voortgang en adviseren over het inschakelen van het incassobureau.

Verwerken van betalingen in de debiteuren- en grootboekadministratie, zodanig dat de actuele stand van zaken m.b.t. debiteuren is vastgelegd. Hetgeen in hoofdzaak inhoudt: • vergelijken van betalingen met factuurbedragen en oorzaken van eventuele verschillen achterhalen en oplossen • controleren van betalingen van debiteuren waaraan de levering is gestaakt of waarop vorderingen via incassobureaus lopen, noteren en volgens procedure signaleren • controleren van de boekhoudkundige verwerkingen en corrigeren van fouten.

Geen

Geen

Crediteurenadministrateur (3), collega debiteurenadministrateur, facturist, e medewerker nacalculatie, 1 medewerker administratie, controller bedrijfsadministratie en salarisadministrateur.

Hoofd financiële administratie met ca. 10 medewerkers


Doel van de functie Beheren van de debiteurenadministratie, zodanig dat deze administratie actueel is en tijdig kan worden beschikt over informatie betreffende vorderingen. Bevorderen dat overschrijdingen van de krediettermijn tot een minimum beperkt worden, zodanig dat wordt voldaan aan de kredietbeleid. Verzorgen van alle bankzaken, zodanig dat de betalingen verricht worden en de uitgaven en ontvangsten op juiste wijze geboekt worden.

Boven

•

•

•

functie




ORBA

functiegroep

7

Eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij beeldschermwerk [ca. 2 uur per dag].

Aandacht hebben bij het controleren en verwerken van gegevens, alsmede bij het verstrekken / opvragen van informatie.

Informeren en raadplegen van chef en functionarissen afdeling verkoop inzake maningen en betalingsachterstanden, toelichten van saldo-overzichten. Bespreken van factuurproblemen, leveringen, manco ’s e.d. met afnemers, verkoop en logistiek. Manen van debiteuren (mondeling/schriftelijk) in de Nederlandse en een vreemde taal. Informeren van banken en incassobureaus over mutaties en vorderingen. Opvragen van informatie over bank – en giroafschriften.

Verwerken van mutaties op de bank – en girorekeningen en verrichten van betalingen aan de hand van nota ’s en verzoeken van de chef, zodanig dat de boekingen en betalingen op correct wijze plaatsvinden. Hetgeen onder meer inhoudt: • coderen en controleren van de bank – en giromutaties • inbrengen van de boekinggegevens in het geautomatiseerde systeem • betaalbaat stellen van facturen en zorgen voor de betaling.

Controleren van de verzending van de facturen door de facturiste.

Samenstellen van periodieke overzichten, zodat inzicht kan worden verkregen in onder meer prognoses van de ontvangsten, betalingsachterstanden, gemiddelde werkelijke krediettermijn e.d.

Nagaan (op verzoek) van de kredietwaardigheid van nieuwe en bestaande relaties en adviseren van chef en verkoop over klantgebonden afwijkingen van de leveringsvoorwaarden, teneinde bij twijfel de betaling zeker te stellen. Hiertoe inwinnen van gegevens bij externe bureaus.


Sociale interactie

afdeling

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

67

Doel van de functie

Hoofd Bloemen Cash & Carry

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


02.01.13

Datum

22 – 11 - 01

opsteller

RC 1548

Verzorgen van de bloemen in de bloemencellen (verkooppunten), zodanig dat de verkooppunten de juiste uitstraling hebben en de producten goed geprijsd zijn. Dit omvat onder meer:

Bedienen en te woord staan van klanten en aannemen van telefonische bestellingen, op zodanige wijze dat de klant efficiënt geholpen wordt en de bloemen op juiste wijze verkocht worden. Hetgeen onder meer inhoudt • peilen van de behoeften van de klant, beoordelen van de verkoopmogelijkheden en aanbieden van de juiste producten • adviseren van de klant t.a.v. alternatieve producten • attenderen van de klant op actuele en goed lopende producten • beantwoorden van vragen m.b.t. kwaliteit, prijzen, verzorging e.d. • opnemen van de telefonische bestelling en zorgdragen voor de uitvoering hiervan • informeren van de inkoop m.b.t. gewenste soorten en hoeveelheden bloemen.

Leiding geven aan de uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot ontvangst, verzorging en behandelen van bestellingen van bloemen en bedienen van klanten, op zodanige wijze dat de klant bloemen van goede kwaliteit ontvangt. Dit houdt met name in: Instrueren en coachen van medewerkers bepalen en verdelen van de werkzaamheden en vaststellen van de prioriteiten toezicht houden op de uit te voeren werkzaamheden en aangeven van gewenste aanpassingen oplossen van moeilijkheden die door medewerkers niet kunnen of mogen worden verholpen bespreken van de voortgang met de medewerkers

Geen

Ca. 5 Medewerkers bloemen

-

Directeur / Bedrijfsleider


Zorgen voor een ordentelijk en klantvriendelijk verkooppunt van bloemen door een goede verzorging en aanvulling van bloemen, zodanig dat de klanten de juiste bloemen van de juiste kwaliteit en in de juiste hoeveelheid kunnen ontvangen.

functie



Sociale interactie

afdeling onderhouden van de producten en verwijderen van slechte producten aanvullen, verplaatsen en rangschikken van producten opruimen en ordenen van de bloemencel, verwijderen van afval en schoonmaken van de omgeving legen, verwijderen, opstapelen en transporteren van fusten laden en lossen van vrachtwagen met volle en lege karren en fusten

ORBA


functiegroep

7

Hinder van koude (8 tot 15 graad Celsius gedurende een deel van de dag) en temperatuurwisselingen.

Veel staand en lopend werken en soms bukken.

Verplaatsen van karren. Tillen van fusten met bloemen. Tillen en overpakken van bossen. (gedurende een beperkt deel van de dag).

Aandacht hebben voor de kwetsbaarheid van het product. Nauwgezet (visueel) beoordelen van de kwaliteit van de producten en registreren van de bevindingen.

Bedienen van een pc (toetsenbord).

Leiden en instrueren van medewerkers; overdragen van kennis en inzicht. Afstemmen en overleggen met de Bedrijfsleider en afdeling inkoop over onder meer problemen, wensen en bestellingen. Bespreken van wensen en beantwoorden van vragen van klanten.

Beheren van de voorraden bloemen in de verkooppunten en opvragen en verwerken van voorraadgegevens in het geautomatiseerde systeem, zodanig dat aan de te verwachte vraag aan bloemen in kwalitatieve en kwantitatieve zin beantwoord kan worden. Hetgeen onder meer inhoudt: • controleren van de kwaliteit van de bloemen op voorraad, registreren van de bevindingen en zorgdragen voor de vernietiging van de bloemen van inferieure kwaliteit en afprijzen van nog te verkopen bloemen • opvragen van de soorten en hoeveelheden nog te ontvangen bloemen • bestellen van bloemen ter aanvulling van de voorraad • bepalen van de goed en slecht verkopende bloemen a.d.h.v. de dervinglijst • bespreken van de voorraadposities met de inkoop.

• •

• • •

Bloemen

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

68

Transportplanner

Doel van de functie

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven

02.03.04

Datum

13 – 06 - 01

opsteller

1229

Zorgdragen voor het plannen van extern uit te voeren onderhouds- en raparatiewerkzaamheden, APK-keuringen e.d. aan vrachtwagencombinaties, zodanig dat een en ander past binnen de reguliere verzendschema’s en een veilige inzet van rollend materieel kan worden gewaarborgd. Signaleren van periodieke onderhoudstijdstippen en regelen van afspraken terzake met chauffeurs en garagebedrijf.

Opstellen van de (concept) routeplanning voor het dagelijks vervoer van bloemen, decoratief groen en bij-goed naar veelal vaste afnemers in het binnen – en buitenland, zodanig dat de vervoerscapaciteit ( 20 vrachtwagencombinaties) efficiënt wordt aangewend en de orders tijdig kunnen worden afgeleverd. In dit kader onder meer: vaststellen van de rijroutes, rekening houdend met ordergrootte, aflevertijden, ophalen leeg fust, karren e.d. • indelen van orders en opstellen van beladingsplannen in overleg met afdeling verkoop en afdeling verwerking • zonodig, inhuren van extra vervoerscapaciteit bij (vaste) externe expediteurs • indelen van de chauffeurs, rekening houdend met rijtijdenbesluit en wensen van chauffeurs • bespreken van vervoersplannen met hoofd logistiek • instrueren van expeditiemedewerkers en chauffeurs inzake beladingsplannen, toelichten van bijzonderheden met betrekking tot afleveringen, retour-fust e.d. • controleren van gereedstaande orders op compleet zijn, verzendverpakking, orderaan-duidingen/merken e.d. en zonodig laten uitvoeren van correcties


Chauffeurs (functioneel)

Geen.

Geen.

Positie van de functie in de organisatie Hoofd logistiek, waaronder ressorteren ca. 35 chauffeurs (binnen-/buitenland), 4 expeditiemedewerkers en 1 transportplanner.

Opstellen van routeplanningen en beladingsprogramma’s, zodanig dat de vervoerscapaciteit efficiënt wordt aangewend en producten op tijd kunnen worden vervoerd.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

Hinder van temperatuurwisselingen tussen afdelingen.

7

Aandacht en accuratesse vereist bij administratieve- en controlewerkzaamheden.

Geen bijzondere vereisten.

Geven van aanwijzingen en instructies aan chauffeurs en expeditiemedewerkers. Afstemmen van activiteiten met hoofd logistiek, afdeling verkoop en afdeling verwerking, externe expediteurs en garage. Bespreken van personele kwesties en voeren van functioneringsgesprekken met chauffeurs.

Mede behartigen van personele aangelegenheden zoals het behandelen van verlofaanvragen, bespreken van kwesties met en wensen van chauffeurs tijdens functioneringsgesprekken en aandragen van oplossingen terzake. Bespreken van personele kwesties met hoofd logistiek.

Zorgen voor een effectief beheer en administratie van leeg fust, eigen rol-karren en veilingkarren, zodanig dat de traceerbaarheid wordt gewaarborgd en huurkosten van veiligkarren zo laag mogelijk blijven.

Logistiek

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

69

Boekhouder

Doel van de functie

Geen.

Geen


Collega’s financiën en administratie.

functienr.

03.01.05

Datum

28-11-1

opsteller

1229

Voorts uitvoering geven aan werkzaamheden zoals onder meer: • voorbereiden van crediteurenbetalingen ter fiattering/betaalbaarstelling door hoofd F&A • controleren van creditfacturen met onderliggende bescheiden op juistheid • verzorgen van periodieke aangiften (BTW/MWST/TVA) • uitdraaien/versturen van betalingsherinneringen en opnemen van contact met klanten terzake in overleg met hoofd F&A en/of verkoop • uitdraaien/controleren van diverse overzichten, verwerken van correcties in overleg met hoofd F&A • periodiek vaststellen van voorraadposities bloemen, planten, emballagematerialen etc. • bijhouden/aanmelden van zakenreizen bij verzekeringsagentschap • doen van contante betalingen via kas en bijhouden van de kasboekadministratie

Boekingsgereedmaken van financiële bescheiden en verzorgen van de invoer van boekhoudkundige data, conform vastgestelde procedures, op zodanige wijze dat informatie inzake dagboeken en grootboekrekeningen tijdig en in de juiste vorm beschikbaar is overeenkomstig daaraan gestelde wettelijke- en ondernemingsvoorschriften. Dit omvat onder andere: • controleren van inkoop-/kostenfacturen met bijbehorende bescheiden (veiling-/afleverbonnen e.d.), uitzoeken van verschillen via leveranciers en/of interne functionarissen • invoeren van handgemaakte facturen m.b.t. verkopen, omzetprovisies, e.d. • vertalen van voorraden in financiële gegevens op basis van verrekenprijzen • voorbereiden/verwerken van overloopposten en gegevens m.b.t. voorzieningen • invoeren van gegevens m.b.t. in- en verkopen, voorraden e.d. in het grootboek en afsluiten van grootboekrekeningen op daartoe vastgestelde data • signaleren van fouten/bijzonderheden en raadplegen van hoofd financiën en administratie m.b.t. uit te voeren correcties.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven

Positie van de functie in de organisatie Hoofd financiën en administratie waar onder ressorteren 1 boekhouder, 1 administratief- medewerker, 1 salarisadministrateur en 1 telefoniste/receptioniste

Verwerken van boekhoudkundige gegevens m.b.t. de diverse subadministraties, zodanig dat deze administraties tijdig zijn bijgewerkt en de juiste gegevens bevatten

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

Eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij beeldschermwerkzaamheden.

7

Aandacht vereist bij het verwerken en controleren van gegevens(bestanden) en het verstrekken van informatie.


Overleggen met chef, interne functionarissen, leveranciers en afnemers inzake onduidelijkheden m.b.t. mutaties, schulden en vorderingen ( 2 moderne talen mondeling/schriftelijk).

Financiën en Administratie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

70

Secretaresse

Doel van de functie

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


04.01.01

Datum

28-11-1

opsteller

1229

Verwerken van de in- en uitgaande post, zodanig dat deze tijdig afgehandeld kan worden. Hiertoe, selecteren en op prioriteit leggen van stukken, verzorgen van aanvullende informatie en voorleggen van stukken ter afhandeling. Zelf afhandelen van routinezaken.

Aannemen en selecteren van telefoongesprekken t.b.v. directie en managementleden ( 2 vreemde talen), zodanig dat alleen mogelijk van belang zijnde gesprekken worden doorverbonden. Hiertoe beoordelen van aard, verzoek en doel van de aanvragen en na ruggespraak doorverbinden van gesprekken, verwijzen naar andere functionarissen of zelf afhandelen van bepaalde zaken.

Bijhouden van de agenda van directieleden, zodanig dat een goed inzicht beschikbaar is in de afspraken. In dit kader, regelen van en attenderen op afspraken en daarbij bevorderen van een doelmatige tijdsindeling. Voorbereiden van activiteiten door het verzamelen en overdragen en toelichten van dossierbescheiden.

Verzorgen van de correspondentie voor directie, management-team en hoofd personeelszaken, zodanig dat bescheiden tijdig, foutloos en volgens geldende voorschriften gereedkomen, hetgeen in hoofdzaak inhoud: • opstellen van brieven, mededelingen e.d. (2 vreemde talen) volgens concept danwel summiere aanwijzingen • verwerken van verlangde bescheiden en na controle voorleggen ter ondertekening • toepassen van regels m.b.t. het opslaan, beveiligen en toegankelijk houden van databestanden.

Geen.

Geen.

Geen

Positie van de functie in de organisatie Directie (hiërarchisch) Managementteam en hoofd personeelszaken (functioneel).

Uitvoeren van secretariële werkzaamheden, t.b.v. directie, Managementteam en Personeelszaken, zodanig dat een adequate ondersteuning wordt gerealiseerd.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

functiegroep

7

Eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij tekstverwerking.

Met aandacht en concentratie bescheiden foutloos voorbereiden/opstellen. Telefoongesprekken op juiste wijze afhandelen.

Bedienen van kantoorapparatuur.

Afstemmen van prioriteiten gericht op het tijdig beschikbaar hebben van bescheiden en het nakomen van afspraken. Bewerken van concepten en notulen en verzorgen van correspondentie en vertaalwerkzaamheden Te woord staan van relaties, verstrekken en inwinnen van informatie. E.e.a. in het Nederlands en 2 vreemde talen.

Verzorgen van diverse andere secretariële werkzaamheden ter ondersteuning, zoals het verzamelen/opvragen, controleren en bewerken van diverse gegevens, beheren van archieven en dossiers, uitvoeren van vertaalwerkzaamheden (in/uit 2 vreemde talen) e.d.

Verwerken van gegevens t.b.v. de salarisadministratie, zodanig dat betalingen juist en tijdig kunnen plaatsvinden. In dit kader, verzamelen en controleren van aanwezigheids-, overwerk-, verlof- en ziektegegevens, doen van navraag en corrigeren van onvolkomenheden. Verwerken van periodieke gegevens in betreffende databestanden en actueel houden van stambestanden. Stemt de administratie en daarop betrekking hebbende vragen, af met het hoofd personeelszaken.

Voorbereiden van de agenda, notuleren van vergaderingen en uitwerken en distribueren van verslagen, zodanig dat efficiënt vergaderd kan worden en afspraken opvolging vinden binnen de daarvoor aangegeven prioriteiten.

Directie/MT

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

71

Chef voorkant

Doel van de functie

functienr.

Geen

Onder indirect

02.03.01

Datum

13 – 06 - 01

opsteller

1229

Indelen van de werkzaamheden en regelen van activiteiten, zodanig dat de werkzaamheden efficiënt kunnen worden uitgevoerd en de productie-afdelingen tijdig over de vereiste kwaliteit bloemen/decoratief groen en benodigde materialen kunnen beschikken. In dit verband : • overleggen over aanvoeren orderplanning met inkoop, resp. hoofden productie (bloemenverwerking) ter vaststelling van prioriteiten • coördineren van de werkzaamheden tussen celmedewerkers, bijhalers, voorverwerkers en medewerkers fust • beoordelen van de lopende gang van zaken, daartoe regelmatig afstemmen van activiteiten met de productie-afdelingen en zonodig bijsturen van de werkzaamheden binnen eigen werkgebied

Leiding geven aan de uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot de ontvangst, controle en opslag van de aangevoerde bloemen, decoratief groen en bijgoed, orderpicking ten behoeve van voor verwerking, voorverwerken van bloemen/decoratief groen en fustbehandeling, zodanig dat sprake is van een effectieve personeelsinzet en een doelmatige werkuitvoering wordt gerealiseerd. Hiertoe ondermeer: • indelen van medewerkers en geven van aanwijzingen en instructies met betrekking tot de werkuitvoering • toezicht houden op de werkuitvoering en aangeven van gewenste correcties • oplossen van problemen die niet door medewerkers kunnen of mogen worden opgelost • bespreken van problemen van organisatorische-/personele aard met de bedrijfsleider tijdens ad hoc of periodiek overleg.


Ca. 15 medewerkers (celmedewerkers, bijhalers, voorverwerkers en medewerkers fust)

Collega afdelingshoofden (monsterafdeling, productie en verlading)

Onder direct

Neven

Boven

Positie van de functie in de organisatie Bedrijfsleider, waaronder ressorteren alle afdelingen (van ontvangst tot en met verlading gereedproduct) met in totaal ca. 150 medewerkers.

Waarborgen van een adequate ontvangst, controle en opslag van bloemen/decoratief groen, tijdige aanvoer en voorbewerking daarvan ten behoeve van productielijnen en behandelen van fustmateriaal, zodanig dat voldaan wordt aan de gestelde eisen met betrekking tot kwaliteit en productielijnen tijdig over het vereiste materiaal kunnen beschikken.

functie


Verhelpen van kleine storingen. Specifieke handelingsvereisten

ORBA

functiegroep

Kans op letsel door druk intern verkeer van transportmiddelen.

7

Hinder van tocht bij losperron en temperatuurwisselingen bij het wisselend verblijven in werken koelruimten.

Aandacht vereist tijdens controles en vastlegging van administratieve gegevens.

Geven van aanwijzingen en instructies aan medewerkers. Overleggen/afstemmen met de bedrijfsleider, afdeling inkoop en hoofden productie inzake aanvoer en kwaliteit van het materiaal. Bespreken van technische-, organisatorische- en personele aangelegenheden met de bedrijfsleider. Voeren van werkoverleg en functioneringsgesprekken met medewerkers.

Zorgen voor de personele aangelegenheden, waaronder regelen van vakantie en verlof en inspelen op ziektesituaties, inwerken van nieuw en / of tijdelijk personeel, begeleiden, motiveren en stimuleren van medewerkers en toezien op handhaving van bedrijfs – en veiligheidsvoorschriften.

Zorg dragen voor het schoon/opgeruimd houden van de ruimten binnen het eigen werkgebied.

Zorg dragen voor en toezien op een juist en veilig gebruik van en uitvoering van onderhoud aan transportmiddelen. Controleren van de werking van koel-installaties. Verhelpen van kleine storingen. Bespreken van storingen/gebreken aan materieel/installaties met de bedrijfsleider.

Zorg dragen voor en toezien op de ontvangst, controle en opslag van aangevoerde bloemen, decoratief groen en bijgoed, zodanig dat de kwaliteit daarvan kan worden gewaarborgd, de aantallen overeen-komen met de inkooporders en de houdbaarheid wordt veiliggesteld. In dit verband ondermeer: • (laten) inspecteren van aangevoerd materiaal op overeenkomst met vermelde kwalliteits aanduiding, aanwezigheid van smet (vuil, meeldauw e.d.) en ongedierte (luis, spint etc.) en melden van onregelmatigheden aan de bedrijfsleider i.c. inkoop • (laten) uitvoeren van tussentijdse inspecties op opgeslagen materiaal in de koelcellen en bespreken van bevindingen en te nemen maatregelen met afdeling inkoop • zorgdragen voor regelmatig inventariseren en doorgeven van de bloemenvoorraad aan de afdeling inkoop.

Productie

Sociale interactie

afdeling

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

72

Verkoper

Doel van de functie

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


01.02.01

Datum

02.10.01

opsteller

1229 /RC

Bespreken van kwesties met afnemers inzake claims, betalingsachterstanden, levertijden e.d. en bespreken van oplossingen, afhankelijk van de omvang/inpact, in overleg met de directeur.

Volgen van omzetcijfers en afnamepatronen en initiëren van activiteiten in de richting van afnemers, teneinde omzet- en margedoelstellingen te waarborgen. Desgewenst, bezoeken van afnemers ter bespreking van lopende zaken en bestendiging van de goede relatie.

Uitvoeren van het verkoopplan met betrekking tot de verkoop van bloemenboeketten aan grootwinkelketens in (een deel van) West Europa, zodanig dat omzetdoelstellingen en streefmarges worden gerealiseerd en de binding met afnemers wordt gewaarborgd. In dit verband: • bevorderen van de verkoop door het (voornamelijk telefonisch) onderhouden van contacten met afnemers/inkopers en noteren van daaruit voortvloeiende orders • geven van informatie en adviezen aan afnemers inzake boeketsamenstelling, laten maken en versturen van monsters en verkoopondersteunende informatie (leaflets) • opstellen van calculaties op basis van met inkoop besproken prijs- en aanbodverwachtingen • opstellen van offertes en onderhandelen met afnemers over prijzen, kortingen en leveringsvoorwaarden, een en ander binnen daarvoor vastgestelde marges of in overleg met de directeur • vast leggen van afspraken en (laten) invoeren van gegevens voor orderverwerking.

Geen.

Geen.

Verkopers.

Directeur, w.o. ressorteren alle afdelingen met in totaal ca. 250 medewerkers.


Realiseren van het verkoopplan binnen een toegewezen exportregio, teneinde te voldoen aan de gestelde kwantitatieve en financiële omzet.

functie

functiegroep

8

n.v.t. Bezwarende omstandigheden

ORBA

Aandacht en concentratie bij het administratief verwerken en controleren van gegevens.

Verstrekken van informatie aan, adviseren van en onderhandelen met afnemers inzake producten en leveringsvoorwaarden. Bespreken van problemen/klachten en bevorderen van aanvaardbare oplossingen met instandhouding van een goede relatie ( 2 vreemde talen mondeling/schriftelijk). Uitwisselen van informatie met de directeur, inkopers, collega’s inzake nieuwe ontwikkelingen en doen van voorstellen terzake.

Zich oriënteren omtrent activiteiten van concurrenten, nieuwe producten in de markt, prijsstellingen e.d. en bespreken van ontwikkelingen terzake met de directeur en inkopers zodat een passende strategie kan worden ontwikkeld om de continuïteit van de onderneming te waarborgen.

Werven van nieuwe klanten passend binnen het ondernemingsbeleid voor wat betreft doelgroep en geografische ligging. Hiertoe verzamelen van gegevens via brancheverenigingen e.d. en benaderen (telefonisch) van prospects terzake.

Verkoop


Sociale interactie

afdeling

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

73

Inkoper B

Doel van de functie

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


01.01.02

Datum

03 – 10 - 01

opsteller

RC 1548

Vastleggen van de gegevens over de aangekochte partijen in een geautomatiseerd systeem, zodanig dat de verkoopprijzen bepaald kunnen worden, de voorraadgegevens actueel gehouden kunnen worden en betalingen verricht kunnen worden. Hetgeen onder meer omvat: • informeren van de productieafdeling met betrekking tot de aankopen (inkoopbrieven per partij) • oplossen van problemen inzake leveringen met de veiling • controleren van de veilingfacturen.

Inkopen van snijbloemen, decoratief groen en planten op dagelijkse basis via de veilingklok, zodanig dat de bedrijfsvoorraad per dag met de juiste soorten en voor een gunstige prijs wordt aangevuld, hetgeen in hoofdzaak inhoudt: • maken van een inschatting van de te verkopen soorten en hoeveelheden voor de komende dag(en) aan de hand van het tijdstip (jaargetijden, feestdagen, weekend), het weer, huidige bedrijfsvoorraad, prijzen van de afgelopen dagen e.d. • afstemmen op hoofdlijnen van het in te kopen assortiment en de inkoopprijzen met de chef • beoordelen van de kwaliteit en aangeboden hoeveelheden van de producten per kweker • beoordelen van de inkoopprijs per product aan de hand van het aanbod, de te verwachten verkoopprijs en de bedrijfsvoorraad • in zeer korte tijd beslissen over de aan te kopen producten tegen de klokprijs • bijstellen van het inkoopassortiment aan de hand van het aanbod en de klokprijs, kiezen voor alternatieve soorten of inkopen tegen een hogere prijs.

Geen

Geen

Medewerker verkoopbinnendienst, verkoper lijnauto

Hoofd inkoop & verkoop


Inkopen van bloemen en planten tegen een zo gunstig mogelijke prijs en in de juiste hoeveelheden, zodat de te verwachten verkopen aan vaste afnemers kunnen plaatsvinden.

functie



Sociale interactie

afdeling

N.v.t.

ORBA

functiegroep

8

Aandacht en concentratie bij het inkopen via de klok en bij de administratieve verwerking van de inkopen.

Bedienen van een pc (toetsenbord)

Uitwisselen en afstemmen van informatie over te verwachten omzetten, aankoopprijzen, assortiment en hoeveelheden met de chef en / of directeur. Informeren van Productieafdeling omtrent aankopen en bijzonderheden. Bespreken van problemen en klachten over leveringen met de veiling.

Zich op de hoogte houden van ontwikkelingen en trends in de markt door het lezen van vakliteratuur, bezoeken van beurzen en beoordelen van het aankooppatroon van afnemers.

Inkoop & verkoop

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

74

Verkoper lijnauto

Doel van de functie

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


01.02.03

Datum

06 – 04 - 01

opsteller

RC 1548

Aanbieden van bloemen en planten die per vrachtwagen met een winkelgedeelte naar de vaste buitenlandse afnemers worden gebracht, zodanig dat de bloemen en planten in de juiste kwaliteit afgeleverd worden en een markt conforme prijs verkregen wordt. Hetgeen onder meer inhoudt: • bepalen van de keuze van het assortiment en de hoeveelheden van bloemen en planten aan de hand van de beschikbare voorraad, de (te verwachte) marktvraag in het betreffende gebied, de kostprijs, de jaargetijden, feestdagen e.d. • geven van opdracht aan de inkoper ten aanzien van het op korte termijn aanvullen van de voorraad • op aantrekkelijke wijze inrichten van het winkelgedeelte in de vrachtwagen en de producten op harmonieuze wijze presenteren • vaststellen van de prijzen aan de hand van de telefonische verkoopprijzen en in overleg met de chef en tussentijds wijzigen van de prijzen afhankelijk van de vraag en de houdbaarheid van de producten • maken van een keuze met betrekking tot welke en het aantal klanten dat bezocht wordt afhankelijk van de tijd en de omzetverwachting • vervoeren van de producten met combinatie of oplegger, daarbij beoordelen van verkeerssituaties en rekening houdend met de restricties van het transportmiddel (tonnage, lading, lengte, manoeuvreerbaarheid e.d.) • bespreken van het assortiment en de prijzen met de afnemer en op optimale wijze verkopen van de producten • bespreken van wensen en klachten van de afnemers • bijhouden van de verkoop – en voorraadadministratie en beheren van de kasgelden

Geen

Geen

Medewerker verkoopbinnendienst, Inkoper en Chef boxen

Directeur of Manager inkoop & verkoop


Verkopen van bloemen en planten aan vaste buitenlandse klanten (bloemisterijen) ter plekke met behulp van een vrachtwagencombinatie of trekker met oplegger, zodanig dat de (week)voorraad binnen de gestelde termijn verkocht wordt tegen de dan geldende prijzen.

functie


Besturen en bedienen van en manoeuvreren met vrachtwagencombinatie of trekker met oplegger.


ORBA

Kans op letsel bij verkeersongevallen.

functiegroep

Hinder van lawaai en van vuil en nat werk bij schoonmaken. Enerverend bij deelname aan verkeer. Monotonie bij lange ritten.

8

Inspannende houding bij in en uit de wagen klimmen en bij laad - en los werkzaamheden. Eenzijdige houding en oogspierbelasting bij lang achtereen achter het stuur zitten.

Krachtuitoefeningen bij laad – en loswerkzaamheden.

Aandacht hebben voor het voertuig en het verkeer tijdens (soms langdurige) ritten.

Opvragen bij en verstrekken van informatie aan interne afdelingen (inkoop, verkoop, productie) met betrekking tot de belading van de vrachtwagen. Bespreken van klachten en wensen van afnemers met Inkoop en Verkoop en Kwaliteitsmedewerker. Verstrekken van product - en prijsinformatie aan afnemers. Aandacht hebben voor resp. inspelen op de wensen / behoeften van afnemers en in stand houden en bevorderen van een goede commerciële relatie. Een en ander in de Nederlandse en 1 vreemde taal.

Naleven van wettelijke voorschriften en regels.

Registreren van kilometerstanden, kosten en brandstofverbruik. Invullen en verwisselen van tachograafschijf.

Zorgen voor tijdig periodiek onderhoud van de combinatie of oplegger, zodanig dat een optimale bedrijfszekerheid wordt gewaarborgd. Hiertoe controleren van de werking van de motor en de technische staat van het materieel. Uitvoeren van kleine controles en maken van afspraken met de garage.

Zorgen voor het beladen en inrichten van de vrachtwagen met bloemen en planten, zodanig dat de vrachtwagen maximaal beladen wordt en de kwaliteit van de producten gewaarborgd zijn. Hiertoe onder meer: • toezien op de juiste wijze van samenstellen van de bossen door de box medewerkers • inladen van de vrachtwagen en inrichten van de winkel • beoordelen van de kwaliteit van de producten en bepalen of deze op water gezet moeten worden of ingerold moeten worden

Verkoop

Sociale interactie

afdeling

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

75

Chef Productie

Doel van de functie

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


02.01.01

Datum

01 juni 2001

opsteller

AWVN/AD

Op peil houden van werkvoorraden en bijhouden van een administratie terzake. Bevorderen van een goede kwaliteitshandhaving van producten door onder meer instellen en controleren van voedingsdosering, controleren en bijstellen van watertemperatuur e.d.

Controleren van de werking van beschikbare apparatuur in de verwerkingsruimte en zorgen voor tijdig onderhoud.

Zorgen voor de inzet van machines, materialen en mensen, zodanig dat een efficiënte productie-uitvoering wordt gewaarborgd. Hiertoe onder meer: beoordelen van de planning op haalbaarheid en in overleg doorvoeren van noodzakelijke aanpassingen indelen van personeel op de verschillende werkplekken zorgdragen voor de tijdige aanwezigheid van goederen en hulpmaterialen.

Leiding geven aan de uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot ontvangst, controle, eventueel opslag, orderbehandeling en verpakking van sierteeltproducten, op zodanige wijze dat de productieplanning wordt gerealiseerd en de normen ten aanzien van kwaliteit worden gehandhaafd. Dit houdt met name in: instrueren van medewerkers inzake de te realiseren productie en de eigen werkzaamheden daarin toezicht houden op de uit te voeren werkzaamheden en aangeven van gewenste aanpassingen oplossen van moeilijkheden die door medewerkers niet kunnen of mogen worden verholpen.

Geen

Ca. 15 productiemedewerkers

-

Manager Bedrijfsvoering


Realiseren van de opslag, de verwerking en het afleveringsgereed maken van sierteeltproducten, zodanig dat wordt voldaan aan de gestelde kwalitatieve en kwantitatieve normen.

functie



Sociale interactie

afdeling

ORBA

Hinder van tocht en temperatuurswisselingen.

Niet van toepassing.

functiegroep

8

Leiden en instrueren van medewerkers; overdragen van kennis en inzicht. Afstemmen en overleggen met Manager Bedrijfsvoering, Kwaliteitsmedewerkers en technisch personeel over onder meer productie/planning, kwaliteit, storingen en reparaties.

Zorgen voor de personele aangelegenheden, waaronder regelen van vakantie en verlof en inspelen op ziektesituaties, inwerken van nieuw en/of tijdelijk personeel, begeleiden, motiveren en stimuleren van medewerkers en toezien op handhaving van bedrijfsveiligheidsvoorschriften.

Analyseren van de oorzaak van productieklachten en nemen van maatregelen ter voorkoming of minimalisering van herhaling. Adviseren inzake de afhandeling.

Productie

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

76

Doel van de functie

Salarisadministrateur

functienr.

03.01.04

Datum

05 – 06 - 01

opsteller

RC 1548

Voorbereiden van de boekhoudkundige verwerking van salarissen, uitkeringen en inhoudingen, zodanig dat boekingen op tijd en overeenkomstig het juiste oorzakelijk verband kunnen plaatsvinden. Hiertoe afstemmen van de door het verwerkingsprogramma gegenereerde journaalposten. Controleren van verkregen gegevens en facturen m.b.t. de administraties van pensioenen, ziekengelduitkeringen, verzekerdenadministratie ziekenfondsen e.d..

Controleren van in de salarisadministratie verwerkte gegevens aan de hand van door het Loonservice bureau geleverde output. Voorbereiden en invoeren van correcties gericht op juiste betalingen en boekingen. Zorgen voor de betaalbaarstelling van salarissen en uitkeringen.

Verzamelen en controleren van de bruto-salarisgegevens, zodanig dat op tijd de gegevens voor de periodieke salarisberekening beschikbaar zijn ter verdere verwerking bij het Loonservice bureau. Daartoe onder meer: • verzamelen van aanwezigheid -, overwerk -, verlof - en ziektegegevens, uitvoeren van volledigheidscontroles met betrekking tot gewerkte uren, doen van navragen en corrigeren van onvolkomenheden • toepassen van regels met betrekking tot toeslagen voor overwerk, reiskostenvergoedingen, kinderopvang e.d. • verwerken van inhoudingen op voorschotten en loonbeslagen • verwerken van personeelsmutaties en gegevens met betrekking tot pensioenen, spaarloon, waogat – en ziektekostenverzekeringen e.d..


Geen

Onder direct

Geen

Crediteurenadministrateur (3), debiteurenadministrateur (2), facturist, medewerker e nacalculatie, 1 medewerker administratie, controller bedrijfsadministratie

Neven

Onder indirect

Hoofd financiële administratie met ca. 10 medewerkers

Boven


Zorgen voor een correcte verwerking van gegevens m.b.t. salarissen en uitkeringen, zodanig dat wordt voldaan aan (wettelijke) voorschriften en dat betalingen op tijd en correct plaatsvinden.

functie


ORBA

functiegroep

Eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij werken met een beeldscherm gedurende een deel van de werktijd [ca. 2 uur per dag].

8

Bedienen van een P.C. (toetsenbord).


Aandacht hebben bij het beoordelen en verwerken van gegevens en bij het doorgeven van informatie.

Verstrekken / uitwisselen van informatie aan / met externe instanties. Uitleg geven over regels en bepalingen, beantwoorden van vragen van o.a. personeelsleden. Opvragen van informatie en overleg plegen met afdeling personeelszaken en diverse afdelingshoofden. Voeren van (standaard)correspondentie.

Op de hoogte blijven van veranderingen in wetgeving en dergelijke, verwerven van de hiervoor nodige informatie zodanig dat te allen tijde kan worden voldaan aan actuele regels en voorschriften.

Informeren van bedrijfsmedewerkers over de uitvoering van sociale wetten, belastingen, bedrijfsregelingen, salarisberekeningen e.d. Verstrekken van informatie en geven van toelichting in het kader van controles door inspecties en externe accountants uitgevoerde controles.

Beheren van het tijdregistratiesysteem, zodat de geleverde output blijft beantwoorden aan eisen van inzichtelijkheid en juistheid. Hiertoe onder meer: • (mede) beoordelen van de kwaliteit van bestaande systeem • formuleren van gebruikerswensen • adviseren over toe te passen applicaties.

Samenstellen resp. verifiëren van (wettelijk) voorgeschreven overzichten en aangiften. Afstemmen van aangiften e.d. met het grootboek. Eén en ander zodanig dat wordt voldaan aan wettelijke voorschriften, een sluitende administratie is verzekerd en op tijd de vereiste aangiften worden gedaan.


Sociale interactie

afdeling

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

77

Netwerkbeheerder

Doel van de functie

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


04.03.01

Datum

28-11-1

opsteller

1229

‘Customizen’ van standaard-applicaties (binnen de developmentomgeving van het systeem) naar wensen van gebruikers en programmeren van gebruikersapplicaties zodanig dat deze voldoen aan de door gebruikers gestelde eisen. Hiertoe ondermeer: • in overleg met de gebruiker opstellen van een functionele analyse inzake gewenste toepassingen • beoordelen of wensen kunnen worden gehonoreerd binnen de mogelijkheden van het systeem, c.q. zonder dat er complicaties optreden binnen de bestaande softwarestructuur • testen van nieuwe applicaties en verzorgen van de overdracht met daarbij behorende instructies en handleidingen.

Bewaken en beheren van de NT-netwerkinfrastructuur ( 4 servers, 40 pcaansluitingen en randapparatuur), zodanig dat een continue beschikbaarheid van informatiesystemen en gegevensverzamelingen voor gebruikers is gewaarborgd en de beveiliging van gegevens is zekergesteld. In dit kader onder meer door: • monitoren van de performance van de systemen teneinde problemen vroegtijdig te kunnen onderkennen en nemen van maatregelen om de perfomance te optimaliseren • installeren van hardware en softwarepakketten, ontwikkelen en vastleggen van procedures t.b.v. gebruikers • treffen van beveiligingsmaatregelen, w.o. passwords, autorisatie-niveaus, back up-procedures • opzetten/onderhouden van de internet site • adviseren van het hoofd financiën en automatisering inzake aanpassingen, uitbreiding en keuzes t.a.v. hard- en software.

Geen

Geen

Geen

Hoofd financiën en automatisering waaronder ressorteren 3 medewerkers.


Beschikbaar en operationeel houden van systeemprogrammatuur en datacommunicatiefaciliteiten, zodanig dat een effectieve en efficiënte gegevensverwerking kan worden gewaarborgd.

functie


ORBA

functiegroep

Belasting van oog- en rugspieren bij het werken met beeldscherm.

9

Bedienen van apparatuur en verrichten van montagehandelingen bij het installeren van apparatuur/componenten.


Aandacht vereist bij het monitoren/testen van apparatuur.

Bespreken van knelpunten en mogelijkheden op het gebied van hard- en software met hoofd financiën en automatisering, hard- en softwareleveranciers. Formuleren en toelichten van voorstellen en documentatie. Bespreken van wensen (applicaties), geven van uitleg, advies en instructies aan gebruikers.

Beheren van de interne telecommunicatiestructuur, zodanig dat het telefoonverkeer correct kan plaatsvinden. Hiertoe programmeren van de (ISDN)centrale, aansluiten/programmeren van toestellen (kiescodes, persoonlijke instellingen, protocollen e.d.). Raadplegen/inschakelen van de provider bij niet op te lossen storingen.

Verlenen van praktische ondersteuning aan gebruikers bij o.a. het opsporen van fouten, onderzoeken van knelpunten, verhelpen van storingen, optimaliseren van mogelijkheden en gebruik, zodat een optimaal systeemgebruik is gewaarborgd. Dit door o.m.: • analyseren van fout-oorzaken, zowel t.a.v. systeemprogrammatuur als in samenhang met hardware, eventueel in samenspraak met leverancier • bevorderen van een doelmatig gebruik van apparatuur en programmatuur • adviseren over mogelijkheden en gebruik van systeemcomponenten.

Invoeren, begeleiden en documenteren van nieuwe/aangepaste softwaretoepassingen, zodanig dat storingen of onderbrekingen tot een minimum worden beperkt en bestaande programmatuur en gegevens zijn veilig gesteld.

Automatisering

Sociale interactie

afdeling

functiedocument

FUNCTIEHANDBOEK

78

Inkoper A

Doel van de functie

functienr.

Onder indirect

Onder direct

Neven

Boven


01.01.01

Datum

03.10.01

opsteller

1229 / RC

Onderhandelen met kwekers over termijnaankopen (assortiment, prijs, kwaliteit, aantallen, verpakking, logistieke verplichtingen en betalingsvoorwaarden) en voorbereiden van contracten terzake ter bespreking met hoofd inkoop. Beoordelen van de leveranciersprestaties en bewaken van het nakomen van contractafspraken door kwekers/leveranciers.

Inkopen van snijbloemen, decoratief groen en planten, zowel dagelijks via de veilingklok, al dan niet met inschakeling van commissionairs, als op termijn rechtstreeks van kwekers in binnen en buitenland, zodanig dat gewenste producten van juiste kwaliteit tegen zo gunstig mogelijke prijzen tijdig beschikbaar komen en aan de leveringsverplichtingen van afnemers kan worden voldaan. Hiertoe: • zich op de hoogte stellen van de dagelijkse leveringsverplichtingen aan afnemers door intensief overleg met verkoop, en oriëntatie omtrent aanwezige voorraden in koelcellen • zich oriënteren ten aanzien van assortiment en kwaliteit van aangeboden partijen tegen de achtergrond van de met eigen afnemers gemaakte kwaliteits/prijsafspraken • ondernemen van actie via de daartoe geëigende handelskanalen, te weten inkopen via de veilingklok, verstrekken van opdrachten aan en onderhouden van contacten met commis-sionairs of aankopen van partijen via kwekers, daarbij nemen van directe beslissingen met betrekking tot prijs, kwaliteit en aantallen, danwel maken van afspraken terzake (al dan niet na ruggespraak met hoofd inkoop) met commissionairs en kwekers

Geen.

Geen.

Collega inkopers

Hoofd inkoop, w.o. ressorteren 6 inkopers en 2 administratief medewerkers inkoop.


Realiseren van een tijdige aankoop en ontvangst van benodigde soorten en aantallen snijbloemen, decoratief groen en planten van vereiste kwaliteit, tegen zo gunstig mogelijke prijzen.

functie

functiegroep

N.v.t. Bezwarende omstandigheden

ORBA

Aandacht en concentratie bij klokinkopen, onderhandelen met kwekers en verwerken van informatie in bestanden.

9

Uitwisselen en afstemmen van informatie over inkoopaangelegenheden met hoofd inkoop, afdeling verkoop, kwaliteitscontrole, verwerking en commissionairs. Voeren van (voorbereidende) onderhandelingen met kwekers over termijncontracten. Bespreken van klachten/geschillen met leveranciers en intern belanghebbenden, een en ander in de Nederlandse- en 1 vreemde taal.

Up to date houden van leveranciersinformatie en invoeren van aankoopgegevens in bestanden, zodanig dat een actueel inzicht wordt verkregen met betrekking tot afspraken, regelingen e.d. met leveranciers en de financiële afwikkeling van inkopen op adequate wijze kan plaats vinden.

Verkennen van de markt in binnen- en buitenland voor wat betreft ontwikkelingen in het aanbod van (nieuwe) producten, aanbiedingen, aanvoertijden, potentiële leveranciers en prijsontwikkelingen, zodat hierop tijdig en adequaat kan worden ingespeeld. Bespreken van ontwikkelingen met hoofd inkoop en afdeling verkoop.

Behandelen van reclamaties naar toeleveranciers met betrekking tot problemen ten aanzien van de kwaliteits- of leveringsverplichtingen en oplossen van eventuele geschillen ten aanzien van facturen, rekening houdend met de commerciële belangen en goede relaties met leveranciers.

Inkoop


Sociale interactie

afdeling

functiedocument

Hulpmiddelen 1 2 3

Format Functieprofiel Indelingsformulier Brochure ORBA®-methode

FUNCTIEHANDBOEK

79

FUNCTIEHANDBOEK

80

Bijlage 2 Voorbeeld functieprofiel (leeg)

FUNCTIEPROFIEL

Afdeling: Functiecode: Datum:

Doel van de functie ...

Plaats in de organisatie

Direct leidinggevende :

, met ca. ... medewerkers.

Ondergeschikten

:

Kerntaken/Verantwoordelijkheidsgebieden [3 tot max. 6 kerntaken] ....

Bezwarende omstandigheden ... Medewerker: (voor gezien)

Paraaf: Datum:

Leidinggevende: (voor akkoord)

Paraaf: Datum:

FUNCTIEHANDBOEK

81

Bijlage 3A ORBA®-Indelingsformulier (Wg) IN TE DELEN FUNCTIE ▼ Naam : Afdeling: ...

Naam medewerker(s): ...

Vergeleken met Referentiefunctie(s) uit het handboek ▼

Nummer

1. ... 2. ...

...

Groep

“Plussen” en “Minnen”▼ (argumentatie / motivering) De IN TE DELEN BEDRIJFSFUNCTIE is ten opzichte van Referentiefunctie 1: ... Weging op relevante kenmerk(en)


Kennis

Sociale interactie



++; = ; — ❏ Zwaarder (++), want... ❏ Min of meer gelijk (=), want... ❏ Lichter (—), want... De IN TE DELEN BEDRIJFSFUNCTIE is ten opzichte van Referentiefunctie 2: ... Weging op relevante kenmerk(en)


Kennis

Sociale interactie



++; = ; — ❏ Zwaarder (++), want... ❏ Min of meer gelijk (=), want... ❏ Lichter (—), want... Indelingsbesluit WERKGEVER

De functie wordt ingedeeld in functiegroep

FUNCTIEHANDBOEK

82

Datum

Handtekening

Bijlage 3B ORBA®-Indelingsformulier (IC) IN TE DELEN FUNCTIE ▼ Naam : Afdeling: ...

Naam medewerker(s): ...

Vergeleken met Referentiefunctie(s) uit het handboek ▼

Nummer

1. ... 2. ...

...

Groep

“Plussen” en “Minnen”▼ (argumentatie / motivering) De IN TE DELEN BEDRIJFSFUNCTIE is ten opzichte van Referentiefunctie 1: ... Weging op relevante kenmerk(en)


Kennis

Sociale interactie



++; = ; — ❏ Zwaarder (++), want... ❏ Min of meer gelijk (=), want... ❏ Lichter (—), want...

* Alleen wanneer indelingsbesluit afwijkt van indelingsadvies: s.v.p. motivering op achterzijde van dit blad.

De IN TE DELEN BEDRIJFSFUNCTIE is ten opzichte van Referentiefunctie 2: ... Weging op relevante kenmerk(en)


Kennis

Sociale interactie



++; = ; — ❏ Zwaarder (++), want... ❏ Min of meer gelijk (=), want... ❏ Lichter (—), want... Advies INDELINGSCOMMISSIE

Advies om de functie in te delen in functiegroep

Datum

Handtekening

Datum

Handtekening

De voorzitter, namens de Indelingscommissie INDELINGSBESLUIT

De functie wordt ingedeeld in functiegroep

Door de werkgever* FUNCTIEHANDBOEK

83

Bijlage 4 ORBA®-brochure (separaat)

FUNCTIEHANDBOEK

84

Bijlage 5 Begrippenlijst

Bedrijfsfunctie

Functie (zie hieronder) zoals deze bij een bedrijf voor komt. Elk bedrijf heeft de verantwoordelijkheden en activiteiten op een eigen wijze georganiseerd in functies en in een functiestructuur.

Functie

Het geheel van onderling samenhangende verantwoordelijkheden en activiteiten, die door een persoon worden uitgeoefend en die gericht zijn op het realiseren van een bepaald doel of bepaalde bijdrage.

Format

Een voorgestructureerd document als voorbeeld voor gebruik bij de ondernemingen. In dit handboek zijn drie voorbeelden opgenomen, te weten een van een functieprofiel en twee voorbeelden van indelingsformulieren.

Functiedocument

Of functieomschrijving. Het document waarin de functie-informatie volgens de ORBA® methode is beschreven. De referentiefuncties zijn beschreven in een functiedocument.

Functiefamilie

Of sector: Een verzameling van functies die eenzelfde werkgebied of soort werk hebben. Bijvoorbeeld: • Uitvoering: voor uitvoering van het loonwerk • Techniek: voor technische functies. Voor de functiefamilie Uitvoering zijn drie opvolgende niveaus van de functie van Medewerker Gemechaniseerd Loonwerk beschreven.

Functiegroep

Ook wel functieklasse genoemd. Een met het CAO salarisgebouw corresponderende verdeling van functies die min of meer even zwaar zijn. Een functiegroep heeft een onder- en bovengrens (bandbreedte) in ORBA®-punten.

Functieomschrijving Zie functiedocument. Functieprofiel

Een korte functieomschrijving. Een functieprofiel bestaat minimaal uit: • Doel • Plaats in de organisatie • Verantwoordelijkheidsgebieden/kerntaken. In het in dit handboek opgenomen voorbeeld is tevens Bezwarende omstandigheden opgenomen.

Functierangorde

Een overzicht waarin functies zijn gerangschikt naar zwaarte, uitgedrukt in ORBA®-punten (ORBA®-score) of functiegroepen.

FUNCTIEHANDBOEK

85

Functie rangschikkingslijst

Zie functierangorde.

Functiestructuur

Het totaal aan binnen een organisatie voorkomende functies alsmede de (hiërarchische) relaties tussen deze functies.

Functiewaardering

Het gehele proces van het op systematische wijze omschrijven en analyseren van verschillen tussen functies. Deze verschillen worden tot uitdrukking gebracht in termen van relatieve zwaarte of functieniveau (d.i. indeling in functiegroepen). Functiewaardering wordt gebruikt als onderbouwing van beloningsverhoudingen. Zie ook “Plussen en minnen”.

Functioneel denken Alle mentale en fysieke activiteiten, die noodzakelijk zijn voor en handelen het realiseren van het met een functie beoogde resultaat. Analyse van functioneel denken en handelen voor functiewaarderingsdoeleinden vindt plaats aan de hand van gezichtspunten. Gezichtspunten

Kenmerken van functies respectievelijk van functioneel denken en handelen, bedoeld om het niveau van een functie te bepalen en te kunnen verklaren en tevens functies te kunnen vergelijken.

Hoofdkenmerken

De belangrijkste kenmerken van functies, bedoeld om het niveau van een functie te bepalen en te kunnen verklaren en tevens functies te kunnen vergelijken. De 5 hoofdkenmerken zijn: • Verantwoordelijkheid • Kennis • Sociale interactie • Specifieke handelingsvereisten • Bezwarende omstandigheden Hoofdkenmerken zijn verder onderverdeeld naar gezichtspunten. Een uitleg over de hoofdkenmerken vindt u in de ORBA®-brochure.

Implementatietraject Het geheel van activiteiten om te komen tot vastgestelde functiegroepindelingen. In grote lijnen gaat het om het vastleggen van functie-informatie (invullen van vragenlijsten, opstellen van functieprofielen) en het indelen van functies in functiegroepen. Indelen

Een bedrijfsfunctie wordt ingedeeld in een functiegroep als resultaat van vergelijking (“plussen” en “minnen”) met één of meer referentiefuncties.

Indelingsformulier

Een formulier als hulpmiddel voor het indelen en de verslaglegging hiervan. Op het indelingsformulier kan worden aangegeven met welke referentiefunctie(s) de in te delen bedrijfsfunctie is vergeleken en waarop tevens de argumentatie / motivering van een indelingsadvies en indelingsbeslissing zijn vermeld.

Inschalingsdatum

De datum waarop alle CAO-functies ingedeeld moeten zijn in FUNCTIEHANDBOEK

86

een functiegroep o.b.v. het handboek ORBA®-functiewaardering Groothandel in Bloemen en Planten, d.w.z. volgens de ORBA®methode en de daarbij geldende procedures. Kerntaak

Een geheel van bij elkaar horende activiteiten/werkzaamheden gericht op het bereiken van een specifiek doel (resultaat, bijdrage). Elke kerntaak draagt rechtstreeks bij aan het bereiken van het doel van de functie. Een functie bestaat in de regel uit ca. 3 tot 6 kerntaken. Wordt ook wel verantwoordelijkheidsgebied genoemd.

Organisatieschema

Een schematische weergave van de functiestructuur van een bedrijf. Wordt ook wel organigram of organogram genoemd

ORBA®-methode

Een analytische methode van functiewaardering die voor alle functies binnen organisaties kan worden gebruikt. De ORBA®methode levert onderbouwing van beloningsverhoudingen. AWVN is systeemhouder van ORBA®.

ORBA® nieuwe generatie

Is de jongste versie van de ORBA®-methode. Voorgangers zijn ORBA®, UGM ‘64, UGM (Uitgebreide Genormaliseerde methode), GM (Genormaliseerde Methode).

ORBA®-score

De som van het aantal punten als resultaat van de analyse van de functie per gezichtspunt (zie functiewaardering). De ORBA® score geeft weer op welke afstand de functie ten opzichte van de boven-/ondergrens van de functiegroep staat. Alleen de referentiefuncties zijn op deze wijze gewaardeerd en hebben een ORBA®-score.

Overzicht functieprofielen

Overzicht waarin per functiefamilie (sector) vermeld wat de ORBA®-score is op de 5 hoofdkenmerken behorende bij de ORBA®-methode.

Plussen en minnen

Het proces waarbij wordt aangegeven op welke onderdelen een in te delen bedrijfsfunctie verschilt van de geselecteerde referentiefunctie(s). Een “plus” wil zeggen dat de in te delen functie meer inhoudt (zwaarder is) dan de referentiefunctie, een “min” wil zeggen dat de in te delen functie minder inhoudt (lichter is) dan de referentiefunctie. Het vergelijken en toekennen van plussen en/of minnen vindt plaats op hoofdkenmerken en leidt tot een conclusie over de indeling van de bedrijfsfunctie in een functiegroep.

Referentiefunctie

Een functie die gebruikt wordt om de in te delen bedrijfsfuncties mee te vergelijken. De referentiefuncties in dit handboek functiewaardering zijn door AWVN gewaardeerd met de ORBA®-methode. Over de inhoud en indeling van de referentiefuncties bestaat consensus tussen AWVN en vakbonden.

FUNCTIEHANDBOEK

87

Referentiemateriaal Het totaal aan materiaal / documentatie dat gebruikt wordt om functies te kunnen indelen. Dit bestaat uit: functiedocumenten of -omschrijvingen van referentiefuncties, het referentieraster, functierangschikkingslijst, overzichten functieprofielen. Referentieraster

Een overzicht in de vorm van een matrix waarin alle referentiefuncties zijn weergegeven per functiefamilie en de betreffende functiegroep.

Sector

Zie functiefamilie.

Systeemhouder

AWVN is systeemhouder van het ORBA®-systeem. AWVN is verantwoordelijk voor en bewaakt de juiste toepassing van de ORBA®-methode, de procedures en richtlijnen die onderdeel uitmaken van het systeem.

FUNCTIEHANDBOEK

88

VGB Turfstekerstraat 63 1431 GD AALSMEER tel. 0297-380202 fax 0297-360309

DIENSTENBOND CNV Amperestraat 10 1221 GJ HILVERSUM tel. 035-6773907 fax 035-6832103

FNV BONDGENOTEN Postbus 9208 3506 GE UTRECHT tel. 030-2738222 fax 035-2738225

HANDBOEK. Functiewaardering Groothandel Bloemen en Planten

Recommend Documents