HANDBOEK FINANCIEN
april 2011
Algemeen Bureau Financiën is dagelijks aanwezig van 9.00 tot 15.30 uur op kamer L3-022. Declaraties kunnen gedaan worden via declaratieformulieren, voorzien van originele bonnen. Declaratieformulieren kunt u vinden naast de deur en op de medewerkersite. Onderstaand wordt een aantal veelvoorkomende financiële onderwerpen behandeld. Basisregels: - altijd de originele bonnen bijvoegen - wanneer u een factuur zelf per bank of creditcard hebt betaald, moet het betaalbewijs worden bijgevoegd (u kun het artikel immers teruggestuurd hebben). - facturen dienen te zijn voorzien van sofi-nummer of BTW-nummer/KvK-nummer - declaratie is altijd getekend door budgethouder NB: Deze handleiding gaat alleen over de materiële financiële regelingen. Voor vragen over salaris, keuzemodel arbeidsvoorwaarden , rechtspositie en dergelijke wordt u verwezen naar de afdeling HR&F (thans: Mieke in ’t Hout)
Aanvraag subsidie/contracten Alle subsidie-aanvragen (incl. NWO) en aanvragen voor het aangaan van contracten, die boven de bevoegdheid van de decaan liggen (thans: maximaal K€ 125 per jaar dan wel maximaal 4 jaar) moeten voordat de aanvraag gedaan wordt, voorgelegd worden aan het College van Bestuur. De adviserende organen van het CvB moeten voldoende tijd hebben voor beoordeling. U dient daarom rekening te houden met 5 tot 10 dagen voor de beoordeling. U dient de aanvraag via Bureau Onderzoek en de controller te doen. Alle originele contracten horen in een register bij de controller.
Afscheidscollege (voor hoogleraren) Hoogleraren worden in de gelegenheid gesteld een afscheidscollege te houden. Hiervoor is een aparte regeling. U wordt verzocht hierover contact op te nemen met Bureau Financiën.
Afscheid (overig) Voor overige medewerkers die afscheid nemen, bestaat de mogelijkheid om met de leerstoelgroep uit eten te gaan, tot een maximum van € 50,= per persoon (incl. drank). De decaan kan besluiten hiervan af te wijken.
Antwoordnummer De faculteit heef een antwoordnummer voor correspondentie waarbij een reactie van de geadresseerde wordt verwacht (bv enquête, advertentie). U kunt hiervoor contact opnemen met Bureau Bestuur en Beheer (Trees Ketting).
Artiestenregeling Honoraria voor artiesten kunnen nooit als free-lance betaald worden. U moet vooraf contact opnemen met Bureau Financiën, omdat hiervoor verplicht een aparte fiscale regeling geldt.
Betaling aan natuurlijke personen Het is een zeer beperkt aantal gevallen mogelijk personen, die niet bij de EUR in dienst zijn, een vergoeding te geven voor verrichte werkzaamheden. Als het werkzaamheden betreffen die tenminste een aantal weken duren, is een aanstelling of een overeenkomst met Tempo Team de aangewezen weg. Wanneer u zelf al een kandidaat heeft, geldt bij Tempo Team een beperkt tarief. U kunt in dat geval contact opnemen met Bureau Financiën. Als het zeer kortdurende werkzaamheden betreffen (bv een student die op een voorlichtingsdag komt helpen), kan er als free-lance betaald worden. Daarvoor gelden een aantal voorwaarden: - Er is geen gezagsverhouding (de belastingdienst gaat er al heel snel van uit dat die er wel is!!) - De free-lancer ontvangt een vast bedrag voor een vaste klus, dus geen bedrag per uur - De free-lancer mag niet in hetzelfde jaar dat de werkzaamheden worden verricht, in dienst bij de EUR zijn geweest. Let op: de declaratie moet voorzien zijn van een kopie van het ID-bewijs. Een aantal free-lancers zijn zgn. zzp-ers. Zij declareren op basis van de BTW. In dat geval moet tevens een kopie van de zgn. VAR-verklaring worden ingediend (zie ook de regeling gastsprekers/docenten). Let op: vanaf 2012 wijzigt de regeling voor betaling aan natuurlijke personen. U wordt hierover nog nader geïnformeerd.
Binnenlandse dienstreizen De kosten voor binnenlandse dienstreizen kunnen gedeclareerd worden via het formulier Reiskosten binnenland. Er dient bij voorkeur gereisd te worden met het Openbaar Vervoer. U dient dan uw trein-en buskaartjes bij te voegen. Wanneer u met de OV-chipkaart reist, moet u eveneens een bewijs meesturen. Dat kan door een uitdraai te maken in de oplaadmachines (u kunt slechts de laatste 12 transacties printen, dus u moet dat tijdig doen) of via een uitdraai van uw persoonlijke kaart via internet (u moet dan in uw profiel wel de privacy-instellingen hebben gewijzigd, anders staan er geen in- en uitcheck-adressen bij). Wanneer u met de auto reist, kunt u € 0,11 per km declareren. Wanneer u met meerdere collega’s in 1 auto reist, kunt u het aantal personen * € 0,11 declareren, met een maximum van het fiscaal vrijgestelde bedrag (thans € 0,19).
Op uw declaratie dient vermeld te worden waarheen gereisd is en waarom. Uw declaratie dient voor akkoord te worden getekend door uw leerstoelhouder (leerstoelhouders door afdelingshoofden en afdelingshoofden door decaan). U reist naar keuze vanaf huis of werkplek, maar u moet er rekening mee houden dat het traject huiswerkplek, nooit onder de dienstreis kan vallen, want dat wordt vergoedt via de reiskostenvergoeding bij uw salaris (stel, u woont in Utrecht en moet naar Den Haag, dan is het deel Utrecht-Gouda al onderdeel van uw woon-werk-verkeer, en kunt u dus uitsluitend Gouda-Den Haag declareren, dan wel Rotterdam-Den Haag). U moet zelf zorgen dat de declaratie de bedragen excl. het woon-werktraject bevat. Als de declaratie niet in orde is, wordt hij aan u teruggestuurd. Maaltijden e.d. tijdens dienstreizen worden nooit vergoedt; taxi’s slechts bij hoge uitzondering.
Buitenlandse dienstreizen Buitenlandse dienstreizen moeten altijd vooraf aangemeld worden via het formulier Aanvraag buitenlandse dienstreis. Deze moet getekend worden door de budgethouder. Wanneer u ten laste van uw persoonlijke budget reist, of de reis alleen aanmeldt (dus zonder kosten voor de universiteit), dan dient uw aanvraag getekend te worden door uw leerstoelhouder (leerstoelhouders door afdelingshoofden en afdelingshoofden door decaan). Op de aanvraag staat waar u naar toe wilt, en waarom, alsmede een raming van de kosten, en of u een voorschot wilt. De betreffende budgethouder bepaalt welke kosten vergoedt worden, of er een voorschot mag worden verstrekt en welke voorwaarden er verder gelden (bv dat de paper wordt geaccepteerd). let op: het voorschot wordt pas verstrekt als aan alle voorwaarden is voldaan (bv acceptatie van de paper). Binnen 2 maanden na afloop van de reis, moet u een declaratie indienen, voorzien van de originele bonnen. U moet er rekening mee houden dat wanneer u met 2 personen een 2 –persoonskamer hebt, slechts de helft van de kosten van de kamer wordt vergoedt (en dus niet de prijs die een eenpersoonskamer zou hebben gekost). Voorts geldt dat vervoer van vliegveld naar hotel v.v. onder de reiskosten valt, maar het overige vervoer ter plaatse valt onder de dagvergoeding, en dat wordt niet altijd vergoedt. Onder de dagvergoeding vallen de maaltijden, alsmede een bedrag per uur, waaruit kleine consumpties, en overige onkosten ter plaatse vallen. De budgethouder beslist of er een dagvergoeding wordt verstrekt of niet. De dagvergoeding bedraagt 75% van de normbedragen die hiervoor door het ministerie van binnenlandse zaken zijn vastgesteld. Hierin zijn tevens de maximale bedragen voor een hotel vastgesteld. Alle vooraf aangemelde dienstreizen vallen onder de collectieve reisongevallen/-bagageverzekering van de universiteit. Een laptop is hierbij tevens verzekerd, mits als handbagage meegenomen. Wanneer de reis niet doorgaat dient u dit zo spoedig mogelijk bij zowel de budgethouder, als Bureau Financiën te melden, en eventueel verstrekte voorschotten moeten direct worden teruggestort.
BTW Over de inkomsten moet in de regel BTW worden afgedragen. Hierop zijn een paar uitzonderingen, waaronder onderwijsdienstverlening. Het is daarom noodzakelijk achterliggende stukken van inkomsten aan Bureau Financiën te overleggen.
Congressen Voor het organiseren van een congres, heeft u toestemming nodig van het D/MT. U dient dan tevens aan te geven welke ondersteuning u eventueel van de faculteit wilt.
Congreskosten (binnenland) Ook de kosten voor binnenlandse congressen vallen onder het onderzoeksbudget van de onderzoeksdirecteur en moeten dus tegelijk met de buitenlandse congreskosten vooraf aangevraagd worden. U ontvangt hierover bericht van de onderzoeksdirecteur. Deze kosten kunnen dan achteraf gedeclareerd worden met het formulier Onkostendeclaratie.
Contracten met derden/derde-geldstroom-onderzoek Wanneer u overweegt een contract met derden af te sluiten, bv voor onderzoek dat door derden wordt betaald, dient u contact op te nemen met Bureau Financiën, om alle wettelijke en financiële zaken goed te regelen.
Cursus Academic Writing Promovendi kunnen deelnemen aan de cursus Academic Writing in english for PhD-students. Zowel de cursus als het bijbehorende boek worden vergoedt (uit het meest voor de hand liggende budget).
Gastsprekers/gastdocenten Regels voor het uitnodigen van een gastspreker/gastdocent: - Vooraf toestemming van de budgethouder (voor onderwijs is dit het afdelingshoofd) - het formulier gastsprekers moet ingevuld en getekend worden en voorzien van een kopie van ID-kaart, en eventueel VAR-verklaring indienen bij Bureau Financiën (zie ook betaling aan natuurlijke personen). Gastsprekers worden onderscheiden in de volgende 4 groepen, en voor iedere groep geldt een eigen vergoedingsregeling: A. buitenlandse gasthoogleraren die in het kader van bestaande uitwisselingsovereenkomsten voor een bezoek aan Nederland worden uitgenodigd; B. andere buitenlandse gastsprekers; C. gasthoogleraren en andere sprekers die een functie vervullen bij een Nederlandse instelling van wetenschappelijk onderwijs; D. andere gastsprekers, woonachtig in Nederland. De categorieën B en D komen in aanmerking voor een honorarium. Hieronder volgt een overzicht van de richtlijnen voor vergoeding van een gastcollege:
1. Bij reguliere cursussen in de bachelor- en de masteropleidingen geldt een vaste regeling voor betaling van gastcolleges. Voor een gastcollege van ¾ uur geldt een vergoeding van € 60,=, voor een gastcollege van 2 * ¾ uur geldt een vergoeding van € 110,=. Alleen voor zeer exceptionele gastdocenten kan daar vanaf geweken worden. In alle gevallen dient het afdelingshoofd VOORAF om toestemming te worden gevraagd. 2. Per cursus van 8 collegebijeenkomsten mogen niet meer dan twee colleges gegeven worden door een externe gastdocent; hierbij is altijd de coördinator of de eigenlijke docent aanwezig. Let op: Sinds 1 juli 2010 is de fiscale regeling voor onderwijsvrijstelling voor docenten gewijzigd. De regeling is thans zo dat alleen andere onderwijsinstellingen en zzp-ers die in het zgn CRKBO-register staan ingeschreven, gebruik mogen maken van de vrijstelling. Alle andere gastdocenten moeten BTW in rekening brengen (uiteraard alleen als de vergoeding via een bedrijf geschiedt). let op: gastdocenten mogen maar maximaal 10 dagdelen per jaar (per instelling) ingezet worden! Aandachtspunt: Als wordt afgezien van honorering is het mogelijk een boekenbon ter beschikking te stellen. Dit kan tot een maximumbedrag van € 50,=. De betreffende boekenbon dient vergezeld te gaan van een briefje met bv de tekst: “Hartelijk dank voor uw vrijwillige bijdrage aan ons college over ….. Als blijk van waardering voor uw vrijwillige inzet, ontvangt u hierbij een attentie/boekenbon”. Een afschrift van deze brief dient bij de declaratie van de boekenbon gevoegd te worden. Dit is ter voorkoming van fiscale consequenties. Let op: deze regeling mag niet toegepast worden op eigen medewerkers! Let op: vanaf 2012 wijzigt de regeling voor betaling aan gastdocenten. U wordt hierover nog nader geïnformeerd.
IBL U kunt zelf via de website van de UB een zgn IBL-account afsluiten (Interbibliothecair leenverkeer). U moet dan een budgetnummer opgeven, dat u bij Bureau Financiën kunt verkrijgen
IND De faculteit betaalt voor medewerkers die in dienst komen en voor gasthoogleraren de IND-kosten. Voor meegekomen familieleden en mensen met een reguliere gastvrijheidsovereenkomst worden deze niet vergoedt. Zij zullen de kosten aan de faculteit moeten vergoeden.
Kopieerkosten Kopieerkosten die elders zijn gemaakt, bijv in archieven en bibliotheken, kunt u onder overlegging van bonnen tot maximaal € 100,= per jaar declareren via het formulier Onkostendeclaratie.
Kopieerwerk voor bv onderwijs kunt u via het Bureau Onderwijs laten doen. Dit moet zoveel mogelijk via de drukkerij van Service Point, omdat dat goedkoper is, en omdat onze kopieermachines onvoldoende capaciteit hebben.
Maaltijdbonnen overwerk Een medewerker die ’s avonds college of voorlichting aan studenten geeft, kan bij Bureau BOS, Bureau Beheer of Bestuur en Bureau Financiën een maaltijdbon voor het bedrijfsrestaurant halen voor maximaal € 10,=
NWO premieregeling Wanneer een medewerker een aanvraag heeft ingediend bij NWO, KNAW of EU, die als wel subsidiabel is beoordeeld, maar wegens gebrek aan financiële middelen niet voor subsidiering in aanmerking is gekomen, kan een beroep doen op een premieregeling van het CvB. De premie bedraagt € 7.000,= en wordt toegevoegd aan uw potje. Een brief om de premie aan te vragen is te verkrijgen bij de controller, die de brief ook mee moet ondertekenen.
Onderwijskosten De afdelingshoofden beschikken over een budget voor aanvullende onderwijskosten. Hierbij kan gedacht worden aan gastsprekers, uitstapjes met studenten,DVD’s voor onderwijs, maar ook de kosten voor de didactische cursussen vallen onder dit budget. U dient vooraf toestemming te vragen aan het betreffende afdelingshoofd. Zie ook het onderwerp Gastdocenten. Voor de regelingen inzake de readerregeling wordt u verwezen naar Bureau Onderwijs. Let op: in verband met auteursrechten, BTW en de controle op aantallen en bedragen is het BESLIST NIET mogelijk zelf readers te laten drukken of boeken aan te schaffen en deze zelf contant aan studenten te verkopen.
Onderzoekskosten Voor onderzoekskosten heeft de onderzoeksdirecteur een budget. U kunt op de door hem/haar aangegeven wijze aanvragen indienen. Voor subsidiëring komen in aanmerking: - congresbezoek (binnen/buitenland, mits paper geaccepteerd) - tekstcorrectie (geen vertaalkosten) - veldwerk voor onze eigen promovendi ten behoeve van hun eigen promotieonderzoek.
Oraties Hiervoor is een aparte regeling verkrijgbaar bij Bureau Financiën.
Overhead-regeling Op sommige inkomsten en uitgaven van de faculteit wordt in een aantal gevallen overhead ingehouden. Het gaat hier om de volgende gevallen: - bij de zgn. potjes wordt 5% centrale overhead ingehouden op de netto-inkomsten, alsmede 5% facultaire overhead. De overhead wordt eens per kwartaal verrekend over de inkomsten in dat kwartaal. - bij congressen wordt 5% centrale overhead, 5 % tbv de inzet van Bureau Onderzoek (vzv relevant), alsmede 5% ter dekking van kleine kantoorkosten berekend over de gemaakte directe kosten. - bij derde-geldstroomonderzoek wordt 5% centrale overhead ingehouden op de nettoinkomsten, alsmede 5% facultaire overhead.
Potjes De faculteit kent een zgn. potjesregeling. Dit zijn zelfverdiende budgetten. De inkomsten kunnen komen uit bv lezingen die in het land gehouden worden e.d.. Voorts wordt de eventuele NWOpremie ook aan de potjes toegevoegd. Let hierbij ook op de regels voor BTW en overhead. Uit het potje kunnen zakelijke onkosten vergoedt worden. Let op: in verband met de europese aanbesteding is het niet mogelijk computerhardware en kantoorartikelen voor thuisgebruik, dan wel zelf aangeschaft, te vergoeden!
Promoties Hiervoor is een aparte regeling verkrijgbaar bij Bureau Financiën
Representatie In een beperkt aantal gevallen is het mogelijk vanwege representatie ergens te gaan eten met gasten (let wel: dus niet voor bespreking met medewerkers onderling, dan is het nl. geen representatie). U moet in dat geval toestemming hebben van de budgethouder. Er gelden de volgende maximale bedragen die vergoedt worden: - lunch 20,= per persoon (incl. drank) - diner 60,= per persoon (incl drank) Fooien worden tot maximaal 10% van het totaal vergoedt. Uitzondering op deze richtlijnen alleen op schriftelijke aanvraag bij de decaan.
Vertaal/correctiekosten Hiervoor wordt u verwezen naar het onderwerp Onderzoekskosten.
