FINANCIEEL HANDBOEK 2011

FINANCIEEL HANDBOEK 2011

FINANCIELE EN VERANTWOORDINGSPROCEDURES VAN DE VLAAMSE JUDOFEDERATIE VZW VOOR HET KALENDERJAAR 2011

Mike Van de Rostyne, penningmeester.

1. Basisprincipes Financieel handboek 2011 Versie 14/06/2011

1

1.1. De financiële en verantwoordingsprocedures van de Vlaamse Judofederatie VZW (hierna VJF genaamd), in samenhang met de statuten van de vereniging en haar huishoudelijk reglement, vormen de bindende basis van alle financiële verrichtingen van de vereniging. 1.2. Omtrent elke wijziging van deze procedures wordt een beslissing getroffen door de Raad van Bestuur en elk lid-club van de vereniging kan een wijziging aan de procedures voorstellen. Deze voorstellen tot wijziging dienen toegestuurd te worden ter attentie van de penningmeester van de vereniging, die ze op een eerstvolgende vergadering van de Raad van Bestuur zal voorleggen. 1.3. Indien het voorstel tot wijziging zaken inhoudt waarover de Raad van Bestuur niet rechtsgeldig kan beslissen, omdat het beslissingsrecht toekomt aan de Algemene Vergadering, zal het voorstel van wijziging ingeschreven worden op de dagorde van de eerstvolgende Algemene Vergadering. 1.4. In geval een conflict zou rijzen tussen de financiële en verantwoordingsprocedures en artikelen van de statuten en/of het huishoudelijk reglement, zal de beslissing van de Raad van Bestuur van doorslaggevende aard zijn. Bij staking van stemmen binnen de Raad van Bestuur zal de stem van de voorzitter van de Raad van Bestuur van doorslaggevende aard zijn. In dit laatste geval zal de penningmeester hieromtrent verslag uitbrengen op de eerstvolgende Algemene Vergadering. 1.5. Alle door de vereniging afgesloten contracten worden door de penningmeester op de maatschappelijke zetel bewaard en zullen door hem, op het einde van zijn ambtstermijn, overgedragen worden aan de secretaris-generaal, die ze op zijn beurt zal overmaken aan de opvolgende penningmeester.

Financieel handboek 2011 Versie 14/06/2011

2

Referenties naar de statuten art. 5, vierde lid: Het uitgetreden of uitgesloten lid kan geen deel van het maatschappelijk vermogen of patrimonium van de Vlaamse Judofederatie opeisen en kan nooit teruggave of vergoeding van de gestorte bijdragen, aanbrengsten of van andere prestaties vorderen. art. 6 : De Algemene Vergadering stelt jaarlijks de bijdragen van de leden vast, met een maximum van € 619,73. Deze jaarlijkse bijdrage dient jaarlijks te worden betaald vóór 31 januari. De bijdragen zijn eisbaar vanaf de aansluiting, zij zijn niet terugvorderbaar noch deelbaar. art. 17 : De Raad van Bestuur leidt de zaken van de VJF. Hij is bevoegd voor alle aangelegenheden met uitzondering van deze die door de wet uitdrukkelijk aan de Algemene Vergadering zijn voorbehouden. Hij kan onder meer alle handelingen verrichten; alle akten stellen, overeenkomsten sluiten en minnelijke schikkingen treffen, dit met en tegenover personeel, banken, de overheid, de openbare instellingen en gelijk welke derden; alle daden van beheer en beschikking stellen met betrekking tot roerende en onroerende goederen; leningen sluiten; legaten, subsidies, schenkingen en overdrachten aanvaarden, aan rechten verzaken; volmachten verlenen aan alle door hem aangewezen mandatarissen die al dan niet lid zijn van de vereniging; het huishoudelijk reglement samenstellen en/of wijzigen; de vereniging in rechte vertegenwoordigen als eiser of als verweerder en beslissen over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen. De Raad van Bestuur kan eveneens een wijziging van de statuten voorstellen. Geen akte verbindt de vereniging indien zij niet twee handtekeningen van de leden van de Raad van Bestuur draagt, waaronder deze van de voorzitter of zijn volmachtdrager. De Raad van Bestuur kan onder de leden van de Raad van Bestuur een afgevaardigd beheerder benoemen en aan deze zijn bevoegdheid voor bepaalde handelingen en taken overdragen. De functie van voorzitter en afgevaardigd bestuurder kunnen gecumuleerd worden. Behoudens de genoemde bevoegdheidsdelegatie vanwege de Raad van Bestuur, verzorgt de afgevaardigd bestuurder onder meer de lopende zaken en de dagelijkse briefwisseling en tekent namens de vereniging eveneens alle bescheiden die nodig zijn voor de uitoefening van zijn taak. Hij is tevens bevoegd de beslissingen van de Raad van Bestuur uit te voeren en in het bijzonder het mandaat ad litem te verstrekken aan een advocaat in gerechtelijke acties als eiser of verweerder.


3

art. 18 : Het financieel beheer bestaande uit de rekening van het afgelopen dienstjaar wordt jaarlijks door de Raad van Bestuur onderworpen aan de goedkeuring van de Algemene Vergadering. Deze Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen op de wijze zoals voorzien in de statuten. art. 19 : De VJF is als vereniging aansprakelijk voor de misgrepen die kunnen toegeschreven worden, hetzij aan haar aangestelden, hetzij aan de organen waardoor haar wil wordt uitgevoerd. Door de bestuurders wordt geen persoonlijke verplichting aangegaan betreffende de verbintenissen van de federatie. art. 21, eerste lid: Dezelfde vereisten van art. 21 worden gesteld wanneer de Algemene Vergadering zich uitspreekt over de ontbinding van de federatie. In geval van ontbinding zal het maatschappelijk vermogen geschonken worden aan één of meer verenigingen zonder winstoogmerk.


4

Referenties naar het huishoudelijk reglement. art. 5 : gevolgen van de beslissing van de Raad van Bestuur Elke club, die een voorlopige goedkeuring tot opening krijgt van de Raad van Bestuur is er toe gehouden aan al de verplichtingen te voldoen als lid-club (jaarlijkse bijdrage enz...) art. 9 : formaliteiten voor vergunninghouders, inzonderheid 3e lid. Om een vergunning aan te vragen moet iedere beoefenaar een door de VJF ter beschikking aan de clubs gesteld aanvraagformulier, volledig en leesbaar invullen. Deze formaliteiten gebeuren door de clubsecretarissen. De aanvraag wordt ondertekend door de clubmandataris, de beoefenaar of door één van de ouders of de wettelijke vertegenwoordiger, indien hij/zij nog niet ten volle 18 jaar is (de clubleiders zijn verantwoordelijk voor deze handtekening). De aanvraag wordt overgemaakt conform de bepalingen van het huishoudelijk reglement. De vergunningsaanvraag wordt slechts geregistreerd wanneer de betaling op de VJF is toegekomen. Ieder bestuurslid van een club dient in het bezit te zijn van een geldige vergunning. art. 25 : functie van de voorzitter (zie huishoudelijk reglement) art. 29 : functie van de penningmeester (zie huishoudelijk reglement) .


5

2. Boekhouding en begroting. 2.1. Algemeenheden 2.1.1.

De valuta voor alle financiële verrichtingen is de Euro (€).

2.1.2.

Indien een financiële transactie geschiedt in een vreemde munt, zal de officiële dagkoers van de bank geldig zijn voor de financiële transactie.

2.1.3.

De boekhoudperiode vangt aan op 1 januari en loopt tot en met 31 december.

2.1.4.

De voorzitter en het directiecomité van de VJF kunnen ten alle tijde aan de penningmeester een rapport opvragen van de financiële toestand van de vereniging. Indien de penningmeester dergelijk verzoek ontvangt, zal hij uiterlijk op de eerstvolgende Raad van Bestuur dit rapport, ondersteund door alle mogelijke bewijsstukken indienen bij de voorzitter en/of het directiecomité.

2.1.5.

De voorzitter en het directiecomité van de VJF kunnen ten alle tijde het op de Algemene Vergadering aangesteld accountantkantoor vragen een onderzoek naar de financiële toestand van de vereniging in te stellen. De penningmeester is ertoe gehouden al de rekenplichtige stukken te tonen die door het accountantkantoor worden opgevraagd. Uiterlijk tegen de eerstvolgende Raad van Bestuur dient het rapport van het accountantkantoor bij de voorzitter en het directiecomité neergelegd te worden.

2.2. Begroting 2.2.1.

De begroting bestrijkt een periode die ingaat op 1 januari en loopt tot en met 31 december van een zelfde kalenderjaar.

2.2.2.

Elke commissie dient de door haar opgemaakte begroting voor haar commissie in bij de penningmeester van de vereniging,uiterlijk vóór 1 oktober van het jaar dat het begrotingsjaar voorafgaat.

2.2.3.

De penningmeester zal alle door de commissies opgemaakte begrotingen verzamelen en bundelen, een begroting voor de gehele vereniging opmaken en deze aan de goedkeuring van de Raad van Bestuur onderwerpen. De begroting zal evenwel slechts bindend zijn na goedkeuring door de Algemene Vergadering.

Financieel Handboek 2011 Versie 14/06/2011

6

2.3. Boekhouding 2.3.1.

De boekhouding van de vereniging wordt gevoerd volgens de algemene principes van het Belgisch boekhoudrecht en is er op gericht ten alle tijde een exacte financiële toestand van de vereniging weer te geven.

2.3.2.

De boekhouding geschiedt dagelijks of zo dicht mogelijk bij de gebeurtenis waarop de financiële verrichtingen betrekking hebben.

2.3.3.

Alle financiële verrichtingen dienen te geschieden via de geëigende kanalen van de vereniging.

2.3.4.

De penningmeester zal de boeken afsluiten per 31 december, een financieel verslag opmaken en dit onderwerpen aan de goedkeuring van het aangesteld accountantkantoor en de Raad van Bestuur , uiterlijk één maand voor de Algemene Vergadering. Het accountantkantoor zal haar verslag overmaken aan de Raad van Bestuur en voordragen op de Algemene Vergadering. De penningmeester zal het financiële verslag voorleggen aan de Raad van Bestuur en het onderwerpen aan de goedkeuring van de Algemene Vergadering.

2.4. Banktransacties. 2.4.1.

De naam van de rekeningvoerende houder is "VLAAMSE JUDOFEDERATIE VZW".

2.4.2.

De penningmeester is de aangewezen persoon om alle banktransacties te verrichten, hij kan volmacht geven aan de boekhoudster om alle transacties van < 1.000 euro in zijn naam uit te voeren. In onvoorziene omstandigheden is het de voorzitter toegelaten transacties te verrichten. Voor het elektronisch betaalverkeer “Isabel”, zijn er voor het directie comité betaalkaarten voorzien zodat ten allen tijden bankverrichtingen kunnen gebeuren.

2.4.3.

Belangwekkende geldelijke overschotten in de zichtrekening (d.w.z. meer dan € 38.000 zullen door de penningmeester (of zijn gevolmachtigde) overgeschreven worden naar een intrestopbrengende rekening. Indien het over te schrijven bedrag meer is dan € 50.000 zal de penningmeester, de voorzitter en de secretaris-generaal van deze transactie op de hoogte brengen. Hij zal deze transactie ook aan de goedkeuring van de Raad van Bestuur onderwerpen.

2.4.4.

Ten einde een maximum aan rentabiliteit van betalingsuitgaven te bekomen, kan het directie comité een kredietkaart opnemen bij de rekeningvoerende bankinstelling.

2.4.5.

Het afsluiten en het openen van een bankrekening zal geschieden volgens dezelfde procedure als de wijziging in het penningmeesterschap.


7

2.4.6.

Alle uitzonderlijke uitgaven of aankopen boven € 2.500 dienen vooraf ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de Raad van Bestuur.

2.5. Wijziging in het penningmeesterschap. 2.5.1.

Indien het penningmeesterschap eindigt, hetzij door ontslag van de penningmeester, hetzij door aanduiding van een nieuwe penningmeester, is de procedure als volgt: De voorzitter, de scheidende en de nieuwe penningmeester zullen in gemeenzaam overleg een sluitingsdatum bepalen, die binnen een periode van veertien dagen na de ontslagdatum gelegen is. De scheidende penningmeester sluit de boekhouding af en zal alle bescheiden met betrekking tot de financiële verrichtingen overdragen aan de nieuwe penningmeester. De partijen (i.e. voorzitter, scheidende penningmeester en nieuwe penningmeester) zullen de neergelegde documenten onderzoeken en een financieel verslag van overdracht in viervoud opmaken. Eén exemplaar wordt overgemaakt aan de secretaris-generaal, en elk van de hierboven vermelde partijen behoudt één kopie. De voorzitter zal op de eerstvolgende vergadering van de Raad van Bestuur het financieel verslag van overdracht voorleggen.

2.5.2.

Bovenvermelde procedure ontslaat de scheidende penningmeester niet van eventuele misgrepen in het penningmeesterschap tijdens zijn ambtsperiode.


8

3. Inkomstenstromen. De voornaamste inkomstenstromen van de VLAAMSE JUDOFEDERTIE VZW zijn: 3.1.

De inkomsten uit leden-clubbijdragen, verschuldigd door de ledenclubs aan de federatie voor een kalenderjaar: deze zijn voor 2011 vastgesteld op: één dojo 2 dojo's van 0 tot 49 leden € 100 € 174 van 50 tot 99 leden € 112 € 199 vanaf 100 leden € 124 € 199 (De vrijwilligersverzekering van 25 euro is voorzien in deze clubbijdrage)

Vanaf de 3de dojo dient supplementair bovenop de leden-clubbijdrage een dojobijdrage betaald te worden. Deze bedraagt : van 0 tot 49 leden : €80 van 50 tot 90 leden : €90 vanaf 100 leden : €100

Te late betaling van de clubbijdrage adm. boete € 5/mnd Aan de ledenclubs worden vrijkaarten gegeven op clubnaam die in januari worden verstuurd. Het gebruik van de vrijkaart is geldig op alle officiële kampioenschappen van de federatie, mits voorlegging van een geldige vergunning. Volgende wedstrijden komen in aanmerking voor de vrijkaart: - provinciale kampioenschappen - regionale kampioenschappen - nationale kampioenschappen - interclubwedstrijden Het aantal vrijkaarten voor een bepaald kalenderjaar wordt bepaald in functie van het aantal vergunningen op het einde van de maand november van het voorgaande kalenderjaar: van 0 tot 10 leden geen vrijkaarten van 11 tot 49 leden 2 vrijkaarten van 50 tot 99 leden 3 vrijkaarten van 100 tot 149 leden 4 vrijkaarten van 150 tot 199 leden 5 vrijkaarten meer dan 199 leden 6 vrijkaarten De leden van de verschillende commissies zullen tevens een vrijkaart ontvangen. De officiële tekst dient op de rugzijde van de kaart vermeld te zijn. Misbruik van een vrijkaart leidt automatisch tot het intrekken ervan en verloren kaarten worden in de loop van het kalenderjaar niet vervangen. Bij verlies en het aanvragen van een nieuwe vrijkaart wordt €100 gevraagd Financieel Handboek 2011 Versie 14/06/2011

9

3.2. De inkomsten uit de federale vergunningverzekering: het bedrag van de federale vergunning verzekering wordt voor het jaar 2011 vastgesteld op € 36 en een kleutervergunning aan € 20 (geen index aanpassing voor 2011). Vanaf 2010 zal de vergunning worden geïndexeerd, maar de verhoging zal pas worden toegepast bij het overschrijden van een volle euro. Voor het aanmaken van een duplicaat vergunning wordt € 5 gevraagd. Indien U geen gebruik maakt van het digitaal ledenbestand en de vergunningen door de administratie van de federatie dienen te worden verwerkt zal er een extra kost per vergunning dienen betaald te worden van € 0,5 3.3. De inkomsten uit de betoelaging van het B.L.O.S.O.: de betoelaging van het B.L.O.S.O. wordt opgesplitst in subsidies voor basisopdrachten, bestaande uit werkingssubsidies en personeelssubsidies, en in subsidies voor facultatieve opdrachten, bestaande uit het realiseren van een specifiek jeugdsportbeleid (facultatieve opdracht “jeugdsport”), het organiseren van sportkampen (facultatieve opdracht “sportkampen”), het realiseren van een integraal topsportbeleid (facultatieve opdracht “topsport”) en het organiseren van activiteiten die passen in het prioriteitenbeleid van de Vlaamse regering (facultatieve opdracht “prioriteitenbeleid”). Elk van de toegekende toelages dient aangewend te worden binnen het bestek waarvoor zij is bestemd. 3.4. De inkomsten uit de betoelaging van het B.O.I.C.: de betoelaging van het B.O.I.C. wordt toegekend binnen het kader van het samenwerkingsakkoord tussen de nationale federatie (Koninklijke Belgische Judobond VZW) en het B.O.I.C. en mag slechts gebruikt worden binnen het bestek van de programmaonderdelen waarvoor zij is bestemd. 3.5. De inkomsten voortvloeiend uit sponsoring: aan de inkomsten uit sponsoring zal door de Raad van Bestuur een bestemming gegeven worden in functie van de met de sponsor afgesloten overeenkomst. 3.6. De inkomsten voortvloeiend uit publiciteitswerving voor Judo-Contact. Het tarief voor publiciteit werd vastgesteld op (excl. BTW) 4-kleurendruk : enkel omslag 1/1 blad: 1/2 blad: 1/3 blad:

€ 1.000 € 600 € 400

4-kleurendruk : binnenblad 1/1 blad: 1/2 blad: 1/4 blad: 1/8 blad: 1/16 blad:

€ € € € €

600 400 250 200 100

4-kleurendruk : middenste binnenblad:

€

900


10

Publiciteit via de officiële website van de federatie € 200 (excl. BTW) per maand en € 2.200 euro voor een volledig jaar. De facturatie geschiedt na elke verschijning. 3.7. De inkomsten voortvloeiend uit toegewezen organisaties:

inschrijvingsgelden, inkomtarieven en

De hierna genoemde inkomsten zijn incl. BTW indien deze aan de BTWregeling onderworpen zijn. 3.7.1. inschrijvingsgelden voor wedstrijden Flanders judocup enkel buitenlanders door overschrijving € 10 Flanders judocup enkel buitenlander ter plaatse € 12,50 Provinciale kampioenschappen € 10 (doorstorting van de provincies aan de VJF € 5 voor degene die op de uitslaglijst staan van de PK en mogen deelnemen aan de RK) Individuele jeugdbeker €5 Pupillen en miniemenontmoetingen €1 Interclub/ploeg (heren en dames) 1ste afd. € 372 2de afd. € 174 3de afd. € 149 4de afd. € 124 boetesysteem indien forfait (zie reglement) Andere ploegenkampioenschappen € 50 Belgisch kampioenschap masters € 10 4 beurtenkaart voor de shiai

€ 20

3.7.2. Inkomtarieven voor wedstrijden Regionale kampioenschappen: ouder dan 12 jaar €5 Flanders Judocup ouder dan 12 jaar € 10 jonger dan 12 jaar €0 ticket 2 dagen € 15 Belgische Kampioenschappen: toegangsprijs bepaald door K.B.J.B. 3.7.3. Inrichting van interclubwedstrijden De uiteindelijke toewijzing geschiedt door de raad van bestuur van de vereniging op voorstel van de wedstrijdorganisatiecommissie (zie hieromtrent de desbetreffende reglementering); De nationale finaledag van de ereafdeling wordt ingericht door de Koninklijke Belgische Judobond VZW, die alternerend een toewijzing zal doen aan een regionale federatie. 3.7.3. Inrichting van een organisatie zonder toestemming VJF : boeten €1.000 3.7.4. Clubs die een tornooi aanvraag indienen moeten over een actieve SR/TO te beschikken. Indien ze over geen van beide beschikken zal een boete van €150 per tornooi worden aangerekend. € 75 euro indien ze over één van beide beschikken. Financieel Handboek 2011 Versie 14/06/2011

11

3.8. De inkomsten voortvloeiend uit het inrichten van vormingsstages: - Handboeken – cursussen € 15 - Stages sportkampen (per week afhankelijk van de door ons te betalen accommodatie) 3.9. De inkomsten voortvloeiend uit het inrichten van pedagogische activiteiten: - Bloso-cursus: naargelang de tarifiëring van het BLOSO - Inschrijvingsgeld voor deelname aan sho-dan-shiken - 1e,2e en 3e dan: € 50 e - 4 en 5e dan: € 100 - vanaf 6e dan: € 100 - Pedagogische bijscholingen: € 20 3.10 Andere inkomsten: Inkomsten uit verkoop van goederen: ronde stickers (per stuk) lange stickers (per stuk) DVD CD rom kleuterjudo Verzendingskosten DVD binnenland Verzendingskosten DVD buitenland Judobeertje Judobal/verhuur weegschalen Inkomsten uit verkoop van formulieren: verkoop van shiaikaarten: per kaart verkoop van technische kaarten: per kaart

€1 € 1,25 € 18,15 € 10 € 2,50 €5 € 10 € 25 € 10 € 10

Inkomsten voor levering van diensten: Vergunning € 36 Kleutervergunning tot 6 jaar € 20 Verwerking per vergunning door secretariaat € 0,5 duplicaat vergunning €5 Verkeerde overschrijvingen bij terugbetaling administratiekosten €5 Te late betaling van de clubbijdrage adm. boete € 5/mnd Duplicaat diploma €5 Duplicaat kaart zwarte gordel €5 Versturen van de listing per post/maand € 10 bijkomende listing federatie € 10 rondschrijven ledenclubs via listing - per blad + toevoegen € 40 info tornooi aan kalender Rondschrijven niet-ledenclubs via listing –per blad € 100 Clubadressen op sticker per lid club € 25 met commerciële doeleinden € 200 Vergunninghouders van een lid-club - per sticker € 0,15 Financieel Handboek 2011 Versie 14/06/2011 12

(enkel beschikbaar voor het lid-club zelf) Verhuur dojo € 25/uur Terugsturen van vrijkaarten, vergeten vergunningen,shiaikaarten € 2.5 Uitlenen materiaal : hier zal een waarborg worden gevraagd van € 25 bij te late terugbrenging zal € 1/dag worden gevraagd 4. Uitgaven en verantwoording van uitgaven 4.1. Algemeenheden: het basisprincipe van de verantwoording van uitgaven ligt in het minimaliseren van de uitgaven en het opvoeren van de efficaciteit van de betalingen en de boekhouding. De VJF zal alleen de uitgaven ten laste nemen die verband houden met een activiteit van de federatie. Hierbij wordt voor en door iedereen een uniforme staat aangehouden. Alle uitgaven geschieden via de bankrekening, via bankcheques of via kas op voorlegging van een originele factuur of een rekenplichtig kasstuk. Alle kasstukken betreffende het vorige boekjaar moeten op de federatie toekomen voor de 15 januari van het nieuwe boekjaar. 4.2. Bij de voorlegging van een originele factuur wordt na goedkeuring door de penningmeester de factuur betaald aan de leverancier van de goederen of van de dienst of geschiedt de terugbetaling aan de persoon die het bedrag van de factuur heeft voorgeschoten. 4.3. Een rekenplichtig kasstuk dient volgende gegevens te vermelden: datum van de geleverde prestatie, dienst of verplaatsing, aard van de prestatie, aantal km verplaatsing (heen en terug). - De vrijwilligers maken op jaarbasis een keuze (van 01/01-31/12) : -

ofwel zal men kiezen voor reële kosten : verplaatsingskosten € 0.,31 per kilometer ofwel zal men kiezen voor vrijwilligersvergoeding : maximum €30 per dag, de jaargrens mag niet meer bedragen dan €1232,92. + € 0,20/km met een max. van 2000 km op jaarbasis - scheidsrechters en tijdopnemers: per prestatie € 30 - leden WOC € 30 - leden redactiecommissie € 30 - leden tuchtcommissie, beroepscommissie € 30

De verantwoordelijke van de organisatie is verantwoordelijk voor het verzamelen van de rekenplichtige kasstukken en voor het overmaken aan het administratief secretariaat binnen de 14 kalenderdagen na de organisatie. De uitbetaling zal gebeuren binnen de 60 kalenderdagen.


13

- Trainers : -

verplaatsingskosten €0,31 per KM lesgeld € 18,59 per uur

Om vrijgesteld te zijn van RSZ bijdragen mag het aantal trainingen niet meer dan 25 dagen op jaarbasis bedragen (in alle organisaties samen) en dienen de trainingsdagen vooraf doorgegeven te worden aan de federatie die deze op haar beurt moet doorgeven aan FOD. Indien boven de 25 dagen zal er gewerkt worden via VLABUS . - lesgevers op regionaal en nationaal niveau inzake bijscholing en opleidingscursussen scheidsrechters en tijdopnemers ontvangen per uur €18,59 de ontvangen vergoedingen zullen voor de betrokkene evenwel als belastbare materie aangezien worden (inhouding voorheffing ) en mag de 25 dagen regeling niet overschrijden. - leden van de Raad van Bestuur kunnen in hun functie een keuze maken tussen reële of forfaitaire onkosten vergoeding. Bij de reële kosten nl verplaatsingskosten kan men een maandelijkse internetvergoeding ontvangen van max. € 40 mits voorlegging van de faktuur. - leden van de medische commissie, niet-contractuele: dienen te factureren op zelfstandige basis (hier zal de goedkeuring van het multidisciplinair project worden afgewacht) - bijscholing leraren - buitenlander : steeds in onderlinge afspraak reis verblijf vergoeding - binnenlandse trainers VPK : normaal tarief vergoeding inclusief : 35 € per uur deze vergoeding is een belastbare materie en mag op jaarbasis niet meer dan 25 dagen bedragen om vrijgesteld te zijn van RSZ anders dient men te werken met een dagcontract en zal er een demona aangifte moeten worden opgemaakt. * Zakgeld internationale wedstrijden per dag (reisdagen is één dag) Atleten € 10 Begeleiding coach,referee,official € 15 Elite atleten per kwartaal onkosten doorsturen op het einde van de maand volgend op het kwartaal * Vergoeding Coach / trainer - Binnenlandse wedstrijden in opdracht van de federatie : hier zal men een keuze dienen te maken tussen verplaatsingskosten of forfait. - Buitenlandse wedstrijden en stages € 37,50 per dag + VPK (deze vergoeding samen met het zakgeld mag de verblijfsvergoeding van het Financieel Handboek 2011 Versie 14/06/2011 14

betreffende land niet overschrijden. (De verblijfsvergoeding is niet belastbaar) - Buitenlandse wedstrijden en stages voor trainers in vast dienstverband € 35 per dag (incl. zakgeld) Deze verblijfsvergoeding zal op het einde van de maand uitbetaald worden samen met het loon. (De verblijfsvergoeding is niet belastbaar) Algemeen : Boven de 20 deelnemers kan een tweede trainer fungeren die ook zijn vergoeding als onkosten kan indienen. -

De ingediende kasstukken dienen steeds aan de aanwezigheidslijst van de trainingen gehecht te worden.De kasstukken dienen binnen een termijn van één maand ingediend te worden op de federatie.

-

De atleten die voorkomen op de olympische lijst kunnen recht hebben op verplaatsingskosten ,voor de vooraf bepaalde trainingen, .De lijst van atleten en trainingen dient te worden goedgekeurd door de RVB.

4.4. Afrekening van een internationale ontmoeting, een binnenlandse of een buitenlandse stage of een organisatie over meerdere dagen. De verantwoordelijke begeleider van de Raad van Bestuur of de aangeduide verantwoordelijke zal binnen de 14 kalenderdagen een schriftelijke afrekening indienen op het administratief secretariaat ter attentie van de penningmeester. De afrekening dient alle rekenplichtige stukken te bevatten die een bewijs leveren van de gemaakte uitgaven. De Raad van Bestuur realiseert zich als geen ander dat niet voor alle uitgaven rekenplichtige stukken voorhanden kunnen zijn. Nochtans staat zij er op dat voor de niet door rekenplichtige stukken verantwoorde uitgaven een verklaring op eer door de verantwoordelijke begeleider wordt toegevoegd. In alle geval dient de ingediende afrekening klaar en duidelijk gesteld te worden zodanig dat een concreet overzicht verkregen wordt van de gemaakte uitgaven. Als voorbeeld ter zake kan bvb. opgave gegeven worden van de ontvangen voorschotten en kan voor wat betreft de uitgaven een opsplitsing gemaakt worden tussen de uitgaven voor verblijf, de uitgaven voor lokale verplaatsingen, de uitgaven voor inschrijvingen en de uitgaven ten gunste van de atleten en begeleidend kader. Als eindresultaat dient hetzij een positief of een negatief saldo te verschijnen. Tevens zal de verantwoordelijke een algemeen verslag indienen omtrent het verloop van de manifestatie en wordt, in geval van een internationale wedstrijd een verslag opgemaakt dienstig voor de sportcommissie en/of judocontact. Zie tevens richtlijnen aan begeleiders en coaches. 4.5.

Tenslotte kunnen door de penningmeester "nota's voor de boekhouding" worden aangemaakt, waardoor uitgaven binnen de boekhouding zullen worden verantwoord. Deze nota's zullen uitleg verschaffen omtrent de aard van de Financieel Handboek 2011 Versie 14/06/2011 15

uitgaven. 5. Bijzondere toekenningen ( Provinciale comité’s ) Toekenningen aan provinciale comités: bij beslissing van de Raad van Bestuur 08/12/2009 wordt aan de provinciale comités voor het kalenderjaar 2011 een toelage toegekend voor een totaal gebudgetteerd bedrag van € 22.000 euro, te verdelen onder de vijf provincies rekening houdende met het respectievelijk aantal leden per provincie in verhouding tot het inwonersaantal per provincie. Dit kan nog worden verhoogd met 1000 euro per provincie bij het indienen van een project. Een eerste deel van de toelage ten bedrage van 40 % kan door de provinciale comités opgevraagd worden op 30 januari mits de indiening van een factuur ten aanzien van de federatie. De toelage dient aangewend te worden voor de organisatie van een provinciale algemene vergadering met passende viering voor verdienstelijke leden van de provincie, nieuwjaarsreceptie, voor de administratieve werking van het provinciaal secretariaat tijdens het eerste kwartaal en voor de organisatie van de provinciale kampioenschappen: De aankoop en levering van de medailles voor de erkende provinciale kampioenschappen gebeurt door de federatie. Een tweede, een derde en een vierde deel van de toelage bedraagt telkens 20 % kan door de provinciale comités opgevraagd worden respectievelijk op 10 april, 10 juli en 10 oktober en zal dienen voor de administratieve werking van het provinciaal secretariaat tijdens het tweede, het derde en het vierde kwartaal. Een toelage voor de sportieve werking van de provinciale comités kunnen opgevraagd worden na indienen van een project voor max € 1000 per provincie. De rekenplichtige stukken met betrekking tot de ingediende facturatie ten aanzien van de federatie zullen nagezien worden tijdens de maand september voor het eerste semester van het jaar en tijdens de maand december voor het vervolg van het jaar. Eventuele regularisaties kunnen geschieden ten aanzien van de provinciale comités. De boekhouding van de provinciale comités zal tweemaal per jaar opgenomen worden in de boekhouding van de Vlaamse Judo Federatie (op 30/06 en op 31/12) De bepalingen in het financieel handboek zijn ook van toepassing voor de provinciale comité’s


16

FINANCIELE REGELING ORGANISATIES VJF Tussenkomsten Kampioenchappen

1° “Interprovinciale miniemen ontmoeting”. Zie lastenboek

2° Nationaal Interprovinciaal ploegen tornooi U15 Zie lastenboek .

3° “Nationaal Interprovinciaal ploegen tornooi U17 Zie lastenboek

3° Overeenkomst voor nationale,federale en regionale organisaties uitgegeven volgens lastenboek aan de provincies of een andere organisator : * Flanders judocup * Regionale Kampioenschappen * Officiële Belgische Kampioenschappen * Nationale interclub - Steeds een speciale overeenkomst in de vorm van een contract Algemeen : - afspraak en typeovereenkomst (schriftelijk ) per toegekende activiteit met de VJF en organisator. Lastenboek zal doorgegeven worden.


17

FINANCIEEL HANDBOEK 2011

Recommend Documents