Handboek Buitenlandstage Versie 20 september 2010 Beste leerling, Dit digitale handboek helpt je bij de voorbereiding van je stage, maar het is ook een handig naslagwerk tijdens en na de stage - vooral dankzij de ingebouwde hyperlinks. Zorg dus dat je dit handboek altijd bij de hand hebt; bewaar het in je mailbox, op je harde schijf, op een memoriestick … We wensen je een goede stage in het buitenland! De medewerkers van Bureau (Groenhorst College Barneveld)
Buitenland
Als je naar het hoofdmenu wilt, klik je op de oranje pijl. Voor het afsluiten van de presentatie, gebruik je de Escape – toets.
Inleiding
Een stage in Europa
Een stage buiten Europa
De stage begeleider
De POK
Stageplaats zoeken
Subsidie
Bonnen boekje
OV-kaart
Checklist
Gezondheid
Verzekering
Een vlucht boeken
Stappen plan
Registratie Aequor
Heimwee
Vragen?
Stuur een kaartje
Studie financiering
Een stage in Europa Tijdens de opleiding kun je eenmalig een subsidie ontvangen voor een stage in een Europees land (Leonardo subsidie). De regeling geldt voor: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Groot Brittannië en Zweden. En verder: Turkije, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland.
Subsidie De hoogte van de subsidie is afhankelijk van het land waar je heen gaat en de lengte van de stage. Na overleg krijg je een voorschot overgemaakt op je bankrekening. Na afloop van de stage moet je hier verantwoording over afleggen en krijg je het restbedrag uitgekeerd. Om in aanmerking te komen voor de subsidie gelden de volgende voorwaarden: •De stage vindt plaats in een Europees land. •De stageperiode duurt minimaal 3 en maximaal 26 aaneengesloten weken. Voor de BBL geldt een minimum van 2 weken. •Bij het afbreken van een stage of het niet nakomen van de verplichtingen, moeten het voorschot en de verzekeringspremie worden terugbetaald.
Let op! Probeer altijd minimaal 5 weken op stage te gaan. Stagebieders zitten niet te wachten op leerlingen die korter willen. Een uitzondering is de schapenstage.
Verzekering
Let op:
Bureau Buitenland sluit een speciale stageverzekering voor je af. De verzekering dekt geneeskundige en tandheelkundige kosten, buitengewone kosten en hulpverlening, ongevallen, aansprakelijkheid, rechtshulp en bagage. Je krijgt een digitaal verzekeringspasje via de mail. Zorg dat je dit bij de hand houdt.
Dit geldt alleen als je binnen Europa op stage gaat (met een Leonardo Subsidie). In andere gevallen moet je de verzekering zelf afsluiten.
Als je schade hebt, kun je zelf contact opnemen met de verzekeraar (IPS – Lippmann). Als je een annuleringsverzekering wilt voor de reis, moet je die zelf afsluiten. Houd er wel rekening mee dat je niet ‘zomaar’ kunt annuleren. Dit kan alleen in geval van een sterfgeval in de nabije omgeving of ernstige ziekte.
OV-kaart Als je naar het buitenland gaat, kun je een maandelijkse vergoeding aanvragen omdat je de OV-kaart niet gebruikt. Je doet dit met het formulier ’OV-vergoeding buitenland’ op de site van de DUO-IB groep. De vergoeding is € 82,34 per maand (norm 2011). Vraag de vergoeding aan minstens twee maanden voordat je naar het buitenland vertrekt. Bij de schooladministratie kun je het formulier laten ondertekenen. Het geld dat je krijgt, kun je gebruiken voor je eigen bijdrage.
Studiefinanciering Tijdens de stage behoud je het recht op studiefinanciering. Je kunt als het ware je studiefinanciering meenemen naar het buitenland. Met het WS-formulier "wijziging student" kun je doorgeven aan de DUO-IB Groep dat je tijdelijk naar het buitenland gaat. Je kunt dan een beurs voor uitwonende studenten aanvragen. Als je dit op tijd doet, krijg je je studiefinanciering vijf weken voor vertrek uitbetaald. Dit geld kun je gebruiken voor je eigen bijdrage aan de stage.
Het zoeken van een stageplaats Je bent zelf verantwoordelijk voor het vinden van een stageplaats. Dat kan via www.aequor.nl Een stagebedrijf MOET Aequor gecertificeerd zijn.
De stagebegeleider Je gaat eerst langs je stagebegeleider. Hij of zij is degene die toestemming moet geven voor je stage. Als de stagebegeleider akkoord gaat neem je contact op met de BPV coördinator. Samen vul je het toestemmingsformulier in. Dit formulier stuur je op naar naar Bureau Buitenland voor de aanvraag van een subsidie. Tijdens de stageperiode, is de stagebegeleider je eerste aanspreekpersoon. Je maakt samen afspraken over hoe en wanneer jullie contact houden – dat kan bijvoorbeeld via Skype. Als er een serieus probleem ontstaat, dan zal de stagebegeleider samen met Bureau Buitenland naar een oplossing zoeken.
Heimwee Iedereen krijgt vroeg of laat wel enig gevoel van heimwee. Dat is dus heel normaal. Toch kun je er wel wat aan doen: > Ga goed voorbereid op reis. Houd er rekening mee dat je in een andere cultuur komt met andere gewoonten. > Zet een chatbox of website op voor onderling contact (MSN, Hyves). > Praat over je gevoelens met mede stagiairs, collega's, begeleider. > Beperk het bellen. Eén keer per week is genoeg, de rest kan per mail. > Houd een dagboekje bij om je gevoelens te beschrijven of mail af en toe een verslag rond. > Besteed veel aandacht aan ontspanning en afleiding. Sporten is een goede ontspanning. > Zorg voor een gezonde leefstijl (goed en regelmatig eten). Wees voorzichtig met alcohol - het versterkt je negatieve gevoelens.
Het bonnenboekje
Welke kosten mag je declareren:
Tijdens je stage moet je alle bonnetjes en rekeningen bewaren. Ook je vliegticket en instapkaart horen hier bij. Je plakt alles in een schrift en schrijft er een volgnummer bij.
•Kosten voor vervoer. •Kosten voor verblijf. •Kosten voor levensonderhoud. •Kosten voor culturele uitstapjes.
Voorin het schrift plak je een overzicht van alle gemaakte kosten en het totaalbedrag. Gebruik daarvoor een excelbestandje. Na afloop van de stage moet je het bonnenboekje inleveren bij Bureau Buitenland.
Welke kosten mag je NIET declareren: Privé-aankopen, souvenirs, een rondje in de pub, belkaarten, enzovoort.
Stappenplan
Zoek een stagebedrijf met een Aequor registratie. Vraag toestemming aan je stagebegeleider.
Neem contact op met de BPV-coördinator
Meld je bij Bureau Buitenland met het toestemmingsformulier en het contract. Regel de Praktijkovereenkomst (POK). Na aankomst: neem contact op met je stagebegeleider. Tijdens de stage: verzamel je bonnen en houd een financieel overzicht bij. Vul je Europass in samen met je stagebegeleider (deze krijg je toe gemaild). Laat het bedrijf aanmelden bij Aequor. Vul de enquête in (stage rapport RAP4LEO). Werk aan je stageopdrachten. Na terugkeer: meld je bij je stagebegeleider met je stageopdrachten.
Meld je bij Bureau Buitenland met je bonnenboekje, Leopass en Rap4leo.
De Praktijkovereenkomst (POK) Net als bij iedere andere stage moet je zorgen dat de POK in orde is voordat je weg gaat. Doe dit als volgt: • Vul het contract in bij de BPV coördinator. • Print het uit en lever het in bij Bureau Buitenland. • Lever een kopie van het contract in bij de administratie. Er wordt nu een Engelstalige of Duitstalige POK gemaakt, die je moet laten invullen door je stagebieder (doe dit via de fax of scan het zodat je het kan mailen). • Als je de POK terug hebt, lever je de POK in tweevoud in bij de administratie en bij Bureau Buitenland. Natuurlijk houd je een exemplaar voor je stagebedrijf en één voor jezelf.
Zolang de POK niet is ingeleverd, kan er geen geld worden uitgekeerd door Bureau Buitenland.
Een stage buiten Europa Als je buiten Europa op stage gaat, is niet alles in deze presentatie van toepassing. Het is in ieder geval wel de bedoeling dat je naar je stagebieder gaat en Bureau Buitenland op de hoogte brengt van je plannen. Wij kunnen je ook helpen met praktische zaken. Zeker als het gaat om stages buiten Europa, werken we nauw samen met Stichting Uitwisseling. Kijk eens op hun website voor meer informatie.
Groenhorst College Barneveld ontwikkelt steeds meer activiteiten buiten Europa. Hieronder een paar voorbeelden. Ethiopië Landbouwproject waar leerlingen bij betrokken zijn. Zie filmpje. China Uitwisselingsprogramma met Beijing Vocational College of Agriculture. Zie filmpje.
Gezondheid Zorg dat je van te voren weet welke gezondheidsrisico’s je loopt in het land van bestemming. Kun je gewoon leidingwater drinken? Heb je vaccinaties nodig? Is het verstandig om EHBO-spullen mee te nemen? Antwoorden op deze vragen vind je op de site gezondopreis.nl. Voor vaccinaties kun je, je melden bij de GGD. Een vergoeding hiervoor zit meestal in je ziektenkostenverzekering.
Je kunt je trouwens ook thuis laten vaccineren. Klik op thuisvaccinaties.nl.
Stuur een kaartje We vinden het erg leuk als je ons een kaartje stuurt vanaf je stageplek. Stuur deze naar: Groenhorst College t.a.v. mevr. R. Vink Postbus 60080 1320 AB Almere The Netherlands
Vragen? Heb je nog vragen, neem dan contact op met de BPV coördinator op je locatie. Je kunt ook mailen naar:
[email protected]. Bellen mag ook: 0342-455589
Een vlucht boeken Je kunt pas een vlucht boeken als je alle partijen akkoord zijn: de stagebieder, de stagebegeleider en het Bureau Buitenland. Informeer bij de stagebedrijf naar welk vliegveld je het best kan vliegen. Bij een stage buiten Europa moet je ook zeker weten dat je werkvergunning en visum in orde is. Boek niet bij de eerste de beste luchtvaartmaatschappij. Vergelijk prijzen en let daarbij ook op eventuele bijbetalingen. Soms kun je voordeliger uit zijn als je boekt via een reisbureau zeker als ze speciale studententarieven hanteren.
Registratie Aequor Het is erg belangrijk dat je tijdens de stage het bedrijf laat registreren bij Aequor. Dat kan via een Engelstalig of Duitstalig formulier op de site van Aequor. Als het bedrijf niet wordt geregistreerd, loop je het risico dat de stage later wordt afgekeurd.
