HAK PRIVILEGE Aplikasi Registrasi ini memiliki beberapa fungsionalitas yang akan digunakan oleh beberapa pengguna yaitu : 1. Spesifikasi untuk mahasiswa a. Kelola Pengambilan matakuliah Fungsionalitas ini akan memfasilitasi mahasiswa untuk dapat melakukan beberapa proses yaitu : 1) Registrasi (mengambil matakuliah yang ditawarkan) yang akan terbagi menjadi dua tahap yaitu : a) Tahap I : Mahasiswa mengambil matakuliah yang ditawarkan kaprodi untuk mengetahui jumlah peminatan matakuliah (memesan kuota) b) Tahap II : Mahasiswa melakukan registrasi dengan memastikan tidak ada lagi bentrok jadwal perkuliahan. Mahasiswa dapat mengambil matakuliah paket yang disediakan sesuai dengan kelas masing-masing lengkap dengan jadwal perkuliahan, dosen pengajar serta peruntukan kelas, atau memilih mata kuliah yang disediakan oleh kaprodi untuk semester yang akan berlangsung dengan memperhatikan batas kuota kelas, kuota sks, matakuliah semester wajib dan menangani matakuliah pengambilan pre-requisite maupun co-requisite 2) PRS (perubahan rencana studi) yaitu penyesuaian/perubahan rencana matakuliah yang diambil mahasiswa untuk semester yang akan berlangsung hingga siap ACC dosen wali dengan memperhatikan tingkat kelulusan Fungsionalitas pengambilan matakuliah ini memiliki fitur yaitu : i) View matakuliah registrasi atau PRS ii) View status registrasi atau PRS iii) Input pengambilan matakuliah atau PRS. Mahasiswa juga dapat melakukan reset registrasi ketika sudah diberikan izin oleh BAA. iv) Cetak KSM, yang dapat dilakukan berulang-ulang. b. Kelola Penjadwalan, fitur dan fungsionalitas ada pada user manual penjadwalan – mahasiswa. c. Kelola Perwalian, fitur maupun fungsionalitas ada pada user manual perwalian – mahasiswa. d. Kelola Pembayaran biaya studi (tagihan), yaitu melihat tagihan biaya studi per semester sesuai mahasiswa bersangkutan . 2. Spesifikasi untuk kaprodi maupun Kepala PPDU a. Kelola Pengadaan matakuliah, yaitu melakukan pemilihan matakuliah yang akan ditawarkan oleh kaprodi maupun Kepala PPDU di tiap kelas dan semester yang akan berlangsung (registrasi maupun PRS). Penawaran matakuliah akan terbagi menjadi dua tahap yaitu :
1) Tahap I , penawaran matakuliah bertujuan untuk mengetahui peminatan mahasiswa terhadap matakuliah yang akan diselenggarakan, sehingga belum disertai jadwal perkuliahan,namun setiap matakuliah sudah dilengkapi dosen pengajar(yang tidak akan dimunculkan pada form mahasiswa saat registrasi), peruntukan dan kelas prodi. 2) Tahap II , penawaran matakuliah telah dilengkapi jadwal perkuliahan, kuota yang sudah dibagi oleh kaprodi serta kelas asal (yang sudah ditentukan kaprodi) Pengadaan matakuliah memiliki fitur : 1) Input matakuliah tawaran (add course) 2) View matakuliah tawaran (view course) 3) Update matakuliah tawaran 4) Delete matakuliah tawaran dengan melakukan pengecekan peminatan mahasiswa 5) Aktif matakuliah tawaran 6) Cetak matakuliah tawaran 7) Cetak rekap registrasi 8) Ekspor matakuliah tawaran, yaitu menyimpan atau mendownload matakuliah yang ditawarkan dengan file berformat .csv Selain mengikuti form yang disediakan sistem, pengadaan matakuliah dapat dibuat dengan cara import file bertipe excel dengan fitur : 9) Import matakuliah, dimana sistem akan mempersilakan user untuk menambah maupun menimpa data ketika import matakuliah 10) Monitoring pengambilan matakuliah (registration status) 11) Course allocation, yaitu mengalokasikan matakuliah untuk prodi lain 12) Get student id, yaitu fitur untuk mendapatkan hak akses mahasiswa tertentu 13) View rekap registrasi mahasiswa (course registration) yaitu monitoring progress registrasi per mahasiswa, atau melakukan registrasi mahasiswa tertentu maupun melakukan reset registrasi mahasiswa tertentu 14) View status registrasi atau PRS mahasiswa (Student registration status), yaitu melihat status atau tahapan registrasi yang sudah dilakukan oleh mahasiswa 15) Cetak KSM (study card) 16) Cek KSM (study card check), yaitu Fitur untuk melakukan pengecekan KSM melalui kode tertentu b. Kelola registrasi
1) Pindah kelas untuk mahasiswa prodinya (class movement), yaitu Firtur untuk menangani pindah kelas untuk mahasiswa di prodi masing-masing 2) Pengaturan mahasiswa (manage student), yaitu mengalokasikan mahasiswa yang telah registrasi ke dalam kelas-kelas (sesuai kelas asal) dengan fitur : 3) Pengaturan maksimal SKS per nim, yaitu fitur untuk mengatur jumlah sks maksimal yang dapat diambil oleh nim tertentu 4) Pengaturan matakuliah pengecualian(Subject Exception), yaitu mengatur matakuliah yang tidak akan dimasukkan ke dalam perhitungan SKS ketika penawaran matakuliah (misal geladi atau kerja praktik) c. Kelola Penjadwalan, yaitu merancang jadwal perkuliahan dan jadwal ujian, serta melakukan pengaturan penjadwalan, dimana proses penjadwalan beserta fitur dan fungsionalitas akan ada pada user manual Penjadwalan - admin. d. Kelola Perwalian, kaprodi dapat melakukan approval terhadap hasil perwalian, mengelola pesan (message) dan data dosen wali, fitur dan fungsionalitas akan ada pada 3. Spesifikasi untuk BAA/Rooster a. Kelola Pengadaan matakuliah, merupakan fungsionalitas yang dapat dijalankan seizin kaprodi, dengan fitur : 1) Import matakuliah tawaran 2) Update matakuliah tawaran 3) Eksport perkuliahan tawaran 4) View matakuliah tawaran BAA dapat melakukan fungsionalitas yang dapat dilakukan oleh mahasiswa setelah mendapatkan izin terlebih dahulu. Hal ini akan dilakukan antara lain ketika mahasiswa terlambat melakukan registrasi, sehingga BAA dapat melakukan reset registrasi mahasiswa bersangkutan. BAA juga dapat melakukan cetak KSM setelah mendapatkan konfirmasi dari mahasiswa yang bersangkutan. Fitur yang dapat dilakukan oleh BAA yaitu: b. Get student id c. View rekap registrasi mahasiswa (course registration) yaitu monitoring progress registrasi per mahasiswa) d. View status registrasi atau PRS mahasiswa (Student Registration Status) e. Cetak KSM f. Cek KSM (Study Card Check) g. Monitoring pengambilan matakuliah (Registration Status) yaitu memonitoring atau mengawasi pengambilan matakuliah semua prodi (status tahapan registrasi)
b. Kelola registrasi 1) Pengaturan penentuan standar Indeks prestasi (Maximum Credit Rule) yaitu fitur untuk mengatur penentuan standar Indeks Prestasi disertai aturan pengambilan SKS c. Pengaturan registrasi 1) Registration privilege yaitu menangani pengaturan hak akses tahapan registrasi untuk melakukan aksi terkait registrasi normal atau PRS berdasarkan usergroup. Aksi yang dapat dilakukan yaitu tambah dan hapus matakuliah(normal atau PRS), siap ACC, ACC, cetak KSM, dan reset. 2) Pengaturan semester yang akan berlangsung (Set semester) 3) Pengaturan matakuliah pengecualian (Subject Exception) d. Kelola Penjadwalan, yaitu mengelola jadwal ujian (jadwal akan dikeluarkan setelah registrasi selesai) dengan fitur dan fungsionalitas ada pada user manual Penjadwalan - admin. Kelola penjadwalan ujian lebih merupakan tanggung jawab utama rooster. BAA/rooster juga dapat memasukkan jadwal perkuliahan atas permintaan kaprodi. e. Pengaturan registrasi management 1) Student leaves, yaitu dapat melakukan pengaturan data terkait registrasi mahasiswa cuti, drop out. 2) Academic Status, memasukkan data terkait lulus tingkat (tingkat I hingga tingkat IV) 3) ExStudent view 4. Spesifikasi untuk dosen wali a. Kelola Penjadwalan, yaitu meilhat jadwal kuliah dan jadwal ujian, dimana dosen wali dapat melakukan fungsionalitas yang dapat dilakukan mahsiswa setelah mendapatkan izin terlebih dahulu. Memiliki fitur maupun fungsionalitas akan ada pada user manual Penjadwalan - admin. b. Kelola Perwalian, membuat catatan perwalian selama melakukan ACC terhadap mahasiswa, mengelola pesan serta mengelola histori akademik dengan fitur yang akan ada ada user manual Perwalian - admin. c. Kelola pengadaan matakuliah, dapat melakukan fungsionalitas yang dapat dilakukan oleh mahasiswa setelah mendapatkan izin terlebih dahulu, yaitu : 1) Get student id 2) View rekap registrasi mahasiswa (course registration) yaitu memonitoring progress registrasi per mahasiswa 3) View status registrasi atau PRS mahasiswa (Student Registration Status) 4) Cetak KSM 5) Cek KSM (Study Card Check)
6) Monitoring pengambilan matakuliah (Registration Status) 5. Spesifikasi untuk Bagian Keuangan a. Kelola Pembayaran biaya studi (tagihan), yaitu mengelola pembayaran per semester mahasiswa, pembayaran tunggakan semester maupun PMB, pembiayaan beasiswa, kembalian bayar, maupun pembayaran denda dengan beberapa fitur sesuai dengan user manual pembayaran - admin. 6. Spesifikasi untuk wakil dekan 1 Pimpinan fakultas dapat meliputi wakil dekan atau dekan maupun wakil rektor atau rektor. Dimana pimpinan fakultas dapat melihat rekap atau laporan terkait beberapa fungsionalitas yaitu : a. Kelola pengadaan matakuliah 1) Input matakuliah tawaran 2) View matakuliah tawaran 3) Update matakuliah tawaran 4) Delete matakuliah tawaran 5) Cetak matakuliah tawaran 6) Eksport matakuliah tawaran 7) Import matakuliah tawaran 8) Monitoring pengambilan matakuliah (Registration Status) 9) Course allocation Wakil dekan dapat melakukan fungsionalitas yang dapat dilakukan oleh mahasiswa untuk mengetahui informasi tentang mahasiswa yaitu : 1) Get student id 2) View rekap registrasi (Course Registration) 3) View status registrasi atau PRS mahasiswa 4) Cetak KSM 5) Cek KSM (Study Card Check) b. Kelola registrasi
1) Pindah kelas untuk mahasiswa berdasarkan prodi 2) Pengaturan mahasiswa (Manage Student) 3) Pengaturan maksimal SKS per nim (Maximum Credit Rule) c. Kelola Pembayaran biaya studi (tagihan), termasuk pembiayaan beasiswa dan kembalian bayar, mengacu kepada user manual Pembayaran – admin. d. Kelola Penjadwalan, meliputi jadwal perkuliahan dan ujian, mengacu kepada user manual Penjadwalan - admin e. Kelola Perwalian, meliputi data akademik maupun non akademik mahasiswa, dan histori perwalian, mengacu kepada user manual Perwalian - admin 7. Spesifikasi untuk wakil rektor 1 a. Kelola pengadaan matakuliah 1) View matakuliah registrasi(View Course) 2) Monitoring pengambilan matakuliah (Registration Status) b. Kelola Pembayaran biaya studi c. Kelola Penjadwalan 8. Spesifikasi untuk rektor a. Kelola pengadaan matakuliah 1) View matakuliah registrasi(View Course) 2) Monitoring pengambilan matakuliah (Registration Status) b. Kelola Pembayaran biaya studi c. Kelola Penjadwalan
