@Hak Cipta dilindungi oleh Undang-Undang Dilarang memperbanyak buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PROGRAM INTERNASIONAL Tim Penyusun: Muhamad Agil Edy Hartulistiyoso Eko Hari Purnomo Nachrowi Ajen Mukarom Rahadian Pratama Hudri Uceu Nurmalia Soleh Hidayat Tata Letak Isi dan Desain Sampul: Ajen Mukarom Andri Alamsyah Diterbitkan oleh: Direktorat Kerjasama dan Program Internasional Institut Pertanian Bogor Gedung Andi Hakim Nasoetion Lantai 2, Kampus IPB Dramaga Bogor 16680 Telp/faks. (0251) 8622 638 Cetakan pertama, Desember 2013 @Hak Cipta dilindungi oleh Undang-Undang Dilarang memperbanyak buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit

KATA PENGANTAR Sejalan dengan visi Institut Pertanian Bogor (IPB) untuk menjadi perguruan tinggi bertaraf internasional, IPB terus meningkatkan jumlah dan mutu kerjasama internasional. Untuk menunjang hal tersebut, buku Prosedur Operasional Baku Program Internasional (POB-PI) disusun sebagai panduan bagi unit kerja di lingkungan IPB dalam merencanakan dan melaksanakan program internasional. Buku yang berisi 19 POB terkait mahasiswa asing, peneliti asing, dan dokumen kerjasama merupakan bagian dari program Direktorat Kerjasama dan Program Internasional (KSPI) IPB untuk meningkatkan mutu pelayanan. Ucapan terima kasih disampaikan kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan buku POB-PI ini. Semoga buku ini dapat dimanfaatkan dengan baik oleh semua pihak yang memerlukannya. Bogor, Desember 2013

Tim Penyusun

DAFTAR ISI POB PI 001 Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri......... 1 POB PI 002 Perpanjangan Tugas Belajar Bagi Staf IPB yang Belajar di Universitas Mitra Luar Negeri........................................... 10 POB PI 003 Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Asing Reguler di IPB....................................... 13 POB PI 004 Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing Peneliti ke IPB................................................................... 20 POB PI 005 Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka Credit Earning, Magang (Internship) atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VITAS/KITAS...................................................... 26 POB PI 006 Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka Credit Earning, Magang (Internship) atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VKSB................................................................... 31 POB PI 007 Mendatangkan Mahasiswa Asing Dan Tenaga Ahli Asing ke IPB kurang dari atau sama dengan 5 (Lima) Bulan (≤ 150 Hari) dengan VKSB............................................... 34 POB PI 008 Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Mahasiswa Asing Reguler di IPB......................................................... 38 POB PI 009 Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) bagi Tenaga Ahli Asing di IPB............................................................... 41 POB PI 010 Perpanjangan Izin Penelitian bagi Mahasiswa Asing dan Tugas Tenaga Ahli Asing di IPB......................................... 45 POB PI 011 Proses Konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/ VISA Indeks 211) menjadi KITAS bagi Mahasiswa dan Tenaga Ahli Asing.............................................................. 49 POB PI 012 Pengurusan Penerbitan Ulang KITAS Karena Hilang........ 53 POB PI 013 Penandatanganan Naskah Kerjasama Internasional............ 59

POB PI 014 Impor Barang Tanpa Angka Pengenal Impor (API) dan Pembebasan Bea Masuk dan Cukai...........................72 POB PI 015 Inisiasi dan Pembentukan Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda....................................................................89 POB PI 016 Pengajuan Izin Kerjasama Penyelenggaraan Program Gelar Bersama/Gelar Ganda ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI).............................................97 POB PI 017 Mahasiswa Inbound Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda..................................................................106 POB PI 018 Mahasiswa Outbond Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda..................................................................110 POB PI 019 Pengajuan Permohonan Tinggal di Asrama Internasional bagi Mahasiswa Asing...............................113

INSTITUT PERTANIAN BOGOR JUDUL AREA

DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

PENGURUSAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

KODE: POB-PI-01 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : 00

1. Tujuan 1.1. Memudahkan dosen untuk mendapatkan dokumen perjalanan ke luar negeri. 1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen perjalanan dinas. 2. Ruang lingkup Proses pengurusan dokumen perjalanan dinas staf IPB yang akan berangkat ke luar negeri meliputi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di DIKTI dan BPKLN, KEMDIKBUD 2.3. Pengurusan administrasi di SETNEG 2.4. Pengurusan administrasi di KEMLU 2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar Negara Tujuan 3. Definisi 3.1. Keberangkatan dosen ke luar negeri yang dimaksud dalam hal ini adalah keberangkatan dosen ke luar negeri dalam rangka tugas belajar, kunjungan singkat, seminar dan lain sebagainya yang memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3.2. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3.3. SEKJEN KEMDIKBUD adalah Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3.4. BKTLN adalah Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sekretariat Negara 3.5. SETNEG adalah Sekretariat Negara 3.6. DITJEN DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi 3.7. KEMLU adalah Kementerian Luar Negeri 4. Informasi dan Ketentuan Umum 4.1. Keberangkatan dosen ke luar negeri harus mendapatkan ijin dari unit tempat bekerja di IPB, DIKTI, BPKLN, SETNEG dan KEMLU. 4.2. Dosen yang akan ke luar negeri untuk kunjungan singkat dapat menggunakan paspor hijau atau paspor dinas (biru) namun disarankan proses ijin keberangkatan (SP SETNEG) dan exit permit dari KEMLU tetap diproses walaupun menggunakan paspor hijau (sangat dianjurkan menggunakan paspor dinas). Untuk kunjungan dalam jangka waktu lama (> 90 hari) harus menggunakan paspor dinas dan administrasi harus tercatat di Direktorat SDM IPB.

1



KEBERANGKATAN STAF IPB KE LUAR NEGERI (Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri) Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


4.3. Proses adminsitrasi keberangkatan dosen ke luar negeri memerlukan waktu 15 (lima belas) hari kerja terhitung sejak pengusulan surat dari Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan IPB ke DIKTI sampai diperolehnya exit permit dari KEMLU. 4.4. Proses pengajuan visa di Kedutaan Besar (KEDUBES) negara tujuan sangat beragam dari 3 sampai 15 hari kerja untuk negara selain USA. Pengajuan visa untuk USA memerlukan waktu antara 10 hari kerja sampai tak terhingga. 4.5. Pengajuan visa ke KEDUBES negara tujuan harus mengikuti ketentuan yang berlaku di masing-masing KEDUBES (lihat lampiran persyaratan visa). 4.6. Dokumen yang digunakan dalam proses pengurusan dokumen perjalanan luar negeri bagi staf IPB antara lain: surat pengajuan, surat ijin/rekomendasi, formulir isian, surat pengantar dari WRAK, Surat persetujuan DIKTI, Surat pengantar dari KEMDIKBUD, dokumen/surat ijin dari SETNEG, paspor, exit permit, dan rekomendasi visa. 5. Referensi 5.1. Undang-Undang Nomor 9 tahun 1992 yang sudah diperbaharui dengan Undang-Undang Nomor 6 tahun 2011 tentang Keimigrasian. 5.2. Peraturan Pemerintah Nomor 36 tahun 1994 tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia 5.3. Peraturan Pemerintah Nomor Pegawai Negeri Sipil.

53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin

5.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi PNS di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. 5.5. PP Nomor 36 tahun 1994 pasal 12 dan Surat Keputusan Menteri Luar Negeri Nomor 089 tahun 1995 tentang Paspor Dinas. 6. Lampiran 6.1. Diagram alir pengurusan dokumen perjalanan dinas luar negeri bagi staf IPB. 6.2. Contoh surat permohonan paspor dinas 6.3. Contoh daftar riwayat hidup 6.4. Contoh surat persetujuan keberangkatan ke luar negeri 6.5. Contoh surat pernyataan 6.6. Contoh surat perjanjian bagi staf yang akan berada di luar negeri lebih dari 3 bulan

2



KEBERANGKATAN STAF IPB KE LUAR NEGERI (Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri) Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


7. Prosedur 7.1. Staf IPB mengajukan usul keberangkatan kepada pimpinan di unit kerja 7.2. Unit kerja mengeluarkan ijin dan rekomendasi 7.3. Staf IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI/ICO 7.4. Dit. KSPI/ICO meneliti kelengkapan berkas staf yang akan berangkat 7.5. Petugas Dit. KSPI membuat draf surat pengantar yang ditandatangani oleh WRAK untuk ditujukan ke DIKTI 7.6. WRAK atas nama Rektor menandatangani surat pengantar (untuk masa tugas lebih dari 3 bulan, tembusan ke Direktur SDM sebagai pemberitahuan) 7.7. Petugas Dit. KSPI mengirimkan dokumen ke DIKTI 7.8. DIKTI melalui Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan mengeluarkan surat persetujuan 7.9. SEKJEN KEMDIKBUD melalui BPKLN membuat surat pengantar ke BKTLN SETNEG 7.10. SETNEG mengeluarkan Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg) (1 berkas fotokopi kepada yang bersangkutan, 1 berkas fotokopi ke Direktur SDM untuk masa tugas >3 bulan, 2 berkas fotokopi untuk arsip ICO) 7.11. KEMLU mengeluarkan paspor, exit permit dan rekomendasi visa 7.12. Staf IPB mengajukan permohonan visa ke KEDUBES negara yang dituju 7.13. KEDUBES negara tujuan memproses dan menerbitkan visa bagi staf IPB

3

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRAN

POB PI 001

Diagram Alir Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri STAF IPB

IPB

DIKTI/KEMDIKBUD

Mulai

Ijin & rekomen dasi

Persetujuan dari Dikti

Penyampaian berkas ke Dit.KSPI

Surat ijin & rekomendasi

Surat persetujuan

Dit. KSPI menerima berkas keberangkatan

Sekjen Kemdikbud mengeluarkan surat pengantar ke BTKLN SETNEG

tidak lengkap

KEMLU

KEDUBES

1

Usul keberangkatan dari staf/dosen

Berkas keberangkatan

SETNEG

Penelaahan di Dit. KSPI

Surat pengantar

Persetujuan

lengkap

Dit. KSPI membuat surat pengantar di ttd WRAK Petugas Dit.KSPI mengirimkan berkas ke Dikti Paspor, exit permit, rekomendasi visa 2

4

Surat persetujuan SETNEG

KEMLU mengeluarkan paspor, exit permit dan rekomndasi Visa 2

1

Paspor, exit permit, rekomendasi visa

Proses Visa di KEDUBES


LAMPIRAN

POB PI 001

Contoh Permohonan Paspor Dinas

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Kampus IPB Dramaga, 16680 Bogor Telp. (0251) 8622638/8622642 ext. 214, Faksimile (0251) 8622638

PERMOHONAN PASPOR DIPLOMATIK/DINAS

Nama lengkap Pekerjaan/jabatan Tempat dan tanggal lahir Alamat rumah sekarang Alamat kantor/instansi Alamat keluarga di Indonesia

: ....................................................................................................... : ....................................................................................................... : ....................................................................................................... : ....................................................................................................... : ...................................................................................................... : .......................................................................................................

TANDA - TANDA Rambut Alis Mata Hidung

: .................................................... : .................................................... : ................................................... : ....................................................

Surat keputusan dari Tanggal dan No. surat keputusan Negara yang dituju Keperluan Berangkat paling lambat Lamanya di luar negeri Visa transit yang diperlukan Keterangan lain – lain

Kumis Janggut Tinggi Lain – lain

: ................................................... : ................................................... : ................................................... : ...................................................

: ...................................................................................................... : ...................................................................................................... : ...................................................................................................... : ...................................................................................................... : ...................................................................................................... : ..................................................................................................... : ...................................................................................................... : ......................................................................................................

Jakarta, …………………………………… Tanda tangan pemohon,

…………………………………………… NIP. PERHATIAN : Diisi dengan lengkap dan jelas (tidak ada singkatan nama)

5


LAMPIRAN

POB PI 001

Contoh Daftar Riwayat Hidup

DAFTAR RIWAYAT HIDUP 1. Nama lengkap (pakai gelar) 2. Departemen/Direktorat Jenderal 3. Alamat kantor dan No. Telepon 4. Alamat rumah dan No. Telepon 5. Tempat dan tanggal lahir 6. a. Jabatan/golongan b. NIP 7. a. Kawin/belum kawin b. Tanggungan keluarga 8. Kemampuan bahasa

: .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : ..........................................................................................

9. Riwayat pendidikan dan tahun

: .......................................................................................... .......................................................................................... ..........................................................................................

10. Negara yang dituju 11. Lapangan pelajaran yang diinginkan 12. Lamanya belajar di luar negeri 13. Untuk tugas ini belum/sudah pernah diminta bantuan juga dari negara donor badan asing Kapan 14. Sudah pernah ke luar negeri Negara Kapan Untuk apa 15. Surat keputusan No. dan tanggal

: .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... : .......................................................................................... Bogor,

Mengetahui Rektor/Dekan,

Dibuat dengan sebenarnya Calon yang bepergian,

.................................................... NIP.

.............................................................. NIP. Mengetahui, Departemen Pendidikan Nasional Kepala Biro Perencanaan dan KLN

6

.............................................................................


LAMPIRAN

POB PI 001

Contoh Surat Persetujuan Keberangkatan ke Luar Negeri Nomor Lampiran Perihal

: /I3.31/LN/20..... : 1 (satu) berkas : Keberangkatan dosen ke luar negeri

Kepada Yth. Direktur Ketenagaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Nasional Jl. Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta Kami beritahukan dengan hormat bahwa: Nama : ............................................................NIP : ........................................................ dosen pada Fakultas : ......................................................................... Institut Pertanian Bogor, mendapat tugas ke luar negeri untuk, melaksanakan program : ......................................................................... dalam bidang : ......................................................................... berlangsung selama : ......................................................................... sejak tanggal : ......................................................................... di negara/Universitas : ......................................................................... biaya/sponsor dari : ......................................................................... Oleh karena itu kepergiannya tersebut sangat penting untuk perkembangan pendidkan di Institut Pertanian Bogor, maka kamimohon bantuan Saudara agar dapat memberikan persetujuan bagi kepentingan termaksud di atas serta proses selanjutnya. Atas perhatian dan bantuannya kami ucapkan terima kasih. A.n. Rektor Wakil Rektor, Bidang Akademik dan Kemahasiswaan,

Prof. Dr. Ir. Yonny Koesmaryono, MS NIP. 19581228 198503 1003 Tembusan : 1. Yth. Dirjen Dikti Jakarta 2. Yth. Karo. Perencanaan dan KLN, Depdiknas Jakarta 3. Kasubdit. KPT Dit. P2TK2PT Jakarta 4. Yth. Dekan Fakultas ............................................IPB 5. Yth. Direktur Sumberdaya Manusia IPB 6. Arsip

7


LAMPIRAN

POB PI 001

Contoh Surat Pernyataan

PERNYATAAN Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama NIP Jabatan Alamat

: .................................................................................................................................... : .................................................................................................................................... : .................................................................................................................................... : ....................................................................................................................................

Menyatakan bahwa selama di luar negeri dalam rangka : .............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. 1. 2. 3.

Biaya perjalanan pulang pergi dan biaya hidup di luar negeri di tanggung sendiri; Biaya perawatan jika menderita sakit, kecelakaan dll, di tanggung sendiri; Akan menyampaikan laporan ke Sekretariat Negara RI setelah kembali ke Indonesia

Demikian agar yang berkepentingan maklum adanya. Jakarta, .......................................................

Materai 6000

.................................................................... NIP. Mengetahui Departemen Pendidikan Nasional Kepala Biro Perencanaan dan KLN

........................................................................

8


LAMPIRAN

POB PI 001

Contoh Surat Perjanjian SURAT PERJANJIAN

Yang bertanda tangan di bawah ini

:

Nama Pangkat/Jabatan Departemen/non – dept

: : :

Dengan ini sungguh sungguh atau kehendak saya sendiri dan semata – mata untuk mendapatkan tugas belajar di luar negeri, bahwa saya menerima syarat – syarat dan perjanjian dan memenuhi kewajiban – kewajiban dalam peraturan Presiden No. 12 tahun 1961 dan Surat Keputusan Menteri pertama tanggal 16 Mei 1961 Nomor : 24/MP/1961, dan berjanji pula bahwa saya akan menghindarkan segala perbuatan tercela baik sebagai pegawai /pelajar maupun sebagai anggota masyarakat (misalnya tidak memenuhi kewajiban untuk membayar hutang – hutang) dan apabila dikemudian hari terjadi perbuatan tercela tersebut, maka saya bersedia mendapatkan sesuatu hukuman jabatan menurut peraturan – peraturan pemerintah No. 30 tahun 1980 atau menurut peraturan – peraturan yang berlaku bagi anggota angkatan bersenjata.

Jakarta, .......................................20... Mengetahui : Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Biro Kerjasama Luar Negeri, Materai 6000

( ...................................................................) NIP.

( .................................................................) NIP.

9

INSTITUT PERTANIAN BOGOR


JUDUL PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR BAGI STAF IPB YANG BELAJAR DI UNIVERSITAS MITRA LUAR NEGERI AREA

Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan 1.1. Membantu pengurusan ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi staf IPB yang belajar di universitas mitra di luar negeri 1.2. Melancarkan proses studi staf IPB 2. Ruang lingkup Proses pengajuan perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi dosen IPB mencakup : 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di SETNEG 3. Definisi 3.1. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3.2. SEKJEN KEMDIKBUD adalah Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3.3. SETNEG adalah Sekretariat Negara Republik Indonesia 3.4. DITJEN DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi 4. Ketentuan Umum Staf IPB yang mengajukan perpanjangan ijin/tugas belajar harus menyertakan: 4.1. Laporan kemajuan studi 4.2. Rencana studi lanjutan 4.3. Surat rekomendasi dari supervisor dan surat keterangan beasiswa dari sponsor 5. Referensi 5.1. Peraturan Pemerintah Nomor Pegawai Negeri Sipil

53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin

5.2. Peraturan Pemerintah Nomor 48 tahun 2005 Tentang Pengangkatan Tenaga Honorer Menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil 5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi PNS di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional

10



JUDUL PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR BAGI STAF IPB YANG BELAJAR DI UNIVERSITAS MITRA LUAR NEGERI AREA



6. Lampiran Diagram alir perpanjangan tugas belajar bagi staf IPB yang belajar di universitas mitra luar negeri 7. Prosedur 7.1. Staf IPB mengajukan perpanjangan tugas belajar di luar negeri ke unit kerja 7.2. Unit kerja mengeluarkan ijin dan rekomendasi bagi staf yang mengajukan perpanjangan ijin tugas belajar di luar negeri 7.3. Staf IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI/ICO 7.4. Petugas Dit.KSPI meneliti berkas persyaratan dan menyiapkan draf surat permohonan yang untuk ditandatangani WRAK 7.5. WRAK atas nama Rektor membuat surat permohonan ke DIKTI 7.6. DIKTI melalui Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan mengeluarkan surat persetujuan 7.7. SEKJEN KEMDIKBUD melalui BPKLN KEMBDIKBUD membuat surat pengantar ke SETNEG 7.8. SETNEG (atas nama pemerintah) mengeluarkan surat ijin perpanjangan Tugas Belajar di luar negeri 7.9. Surat ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri diterima oleh staf/dosen (tembusan kepada Dir. SDM IPB sebagai pemberitahuan).

11

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRAN

POB PI 002

Diagram Alir Perpanjangan Tugas Belajar Bagi Staf IPB Yang Belajar di Universitas Mitra Luar Negeri STAF IPB

IPB

DIKTI/KEMDIKBUD

SETNEG

mulai Pengajuan ijin tugas belajar ke unit kerja

Berkas persyaratan

Surat rekomendasi

Rekomen -dasi dari unit kerja

Penyampaian berksa ke Dit. KSPI cq. ICO

Penelaahan berkas oleh Dit. KSPI dan pembuatan draf surat

WRAK a.n Rektor membuat surat permohonan ke Dikti

Surat permohonan

Persetuju an

Surat persetujuan dari Dikti

Surat Pengantar Sekjen Kemdikbud

Surat perpanjangan tugas belajar

12

Keputusan tugas belajar



KODE: POB-PI-03

JUDUL PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : 00

1. Tujuan Mempermudah pengurusan administrasi bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor. 2. Ruang lingkup 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di Biro PKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi 2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara asal mahasiswa. 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah warga negara asing yang mengikuti pendidikan di Institut Pertanian Bogor. 3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia. 3.3. Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 3.4. KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas. 3.5. VITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas. 3.6. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 3.7. SEKJEN KEMDIKBUD adalah kependekan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

dari

Sekretaris

Jenderal

3.8. Ditjen DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 3.9. Ditjen Imigrasi adalah Direktorat Jenderal Imigrasi. 3.10. STTB adalah Surat Tanda Tamat Belajar 4. Ketentuan Umum 4.1. Calon Mahasiswa Asing Calon mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB dibedakan atas dua kelompok: 4.1.1. Calon mahasiswa asing yang mendaftar masuk mulai tahun pertama program pendidikan yaitu yang baru lulus SLTA atau setara dengan lulusan program diploma di luar negeri dan akan mendaftar ke program Program Diploma, Sarjana atau Sekolah Pascasarjana (SPs) IPB.

13





4.1.2. Mahasiswa asing yang telah menjadi mahasiswa di salah satu perguruan tinggi di luar negeri dan akan pindah mengikuti pendidikan di IPB dengan tujuan (1) melanjutkan (mentransfer) pendidikan, (2) mengambil mata kuliah tertentu atau (3) melaksanakan tugas khusus/penelitian. 4.2. Persyaratan Warga negara asing dapat melanjutkan pendidikan di IPB dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut: 4.2.1. Lulusan sederajat SLTA dan memiliki STTB dengan prestasi yang dipandang cukup. Khusus bagi mahasiswa transfer harus memiliki transkrip dari perguruan tinggi asal yang telah terakreditasi/terdaftar pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) RI. 4.2.2. Memperoleh izin belajar dari Kemdikbud RI yang dimohonkan melalui perwakilan RI di negaranya bagi yang tinggal di luar negeri, atau melalui perwakilan negaranya di Indonesia bagi yang tinggal di Indonesia. 4.2.3. Lolos seleksi dan atau ujian masuk 4.3. Proses penerimaan 4.3.1. Calon mahasiswa atau mahasiswa asing dapat mendaftar ke IPB dengan membuat surat lamaran kepada Rektor IPB dengan melampirkan suatu rangkap berkas-berkas sebagai berikut:

14

a.

Fotokopi paspor yang masih berlaku minimal 1 (satu) tahun

b.

Daftar Riwayat Hidup

c.

Surat Ijin belajar dari KEMDIKBUD RI

d.

Fotokopi ijazah termasuk daftar prestasi yang sudah dilegalisasi pejabat yang berwenang, atau transkrip matakuliah yang telah diambil di PT asalnya, serta bagi mahasiswa transfer menyertakan pasfoto ukuran 4 x 6 cm sebanyak 3 lembar.

e.

Surat keterangan jaminan biaya hidup dan biaya pendidikan orangtua/instansi penjamin dana

f.

Surat pernyataan tidak akan bekerja selama menjadi mahasiswa di Indonesia

g.

Surat pernyataan tidak akan ikut campur dalam kegiatan politik di Indonesia dan akan mematuhi perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

h.

Surat keterangan berbadan sehat

i.

Memiliki visa





4.3.2. Berkas persyaratan yang harus dilengkapi pada saat pendaftaran (berkas persyaratan) adalah: a.

Surat permohonan menjadi mahasiswa di IPB ditujukan ke Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WRAK) untuk program diploma dan sarjana, sedangkan untuk program pascasarjana ditujukan kepada Dekan Sekolah Pascasarjana

b.

Daftar riwayat hidup (curriculum vitae)

c.

Fotocopy/salinan dilegalisir

d.

Surat keterangan jaminan biaya pendidikan dan biaya hidup selama pendidikan

ijazah

termasuk

transkrip

akademik

yang

4.4. Status dan Rencana Studi Mahasiswa Asing 4.4.1.

Dengan mempertimbangkan kesulitan dalam menyesuaikan penggunaan Bahasa Indonesia selama mengikuti pendidikan di IPB, mahasiswa asing pertama kali akan diterima sebagai mahasiswa berstatus khusus. Selama berstatus khusus mahasiswa asing wajib mengikuti perlatihan Bahasa Indonesia baik di IPB maupun di luar IPB yang diakui oleh IPB.

4.4.2.

Setelah dinyatakan lulus dari pelatihan Bahasa Indonesia yang diberi bobot setara 2 sks dan meraih IPK ≥ 2.00 dalam waktu maksimum 4 (empat) semester, status mahasiswa asing beralih dari status khusus ke status reguler dan apabila IPK kurang dari 2.00, maka mahasiswa tersebut dikeluarkan dari IPB.

4.4.3.

Mahasiswa asing yang dapat mencapai nilai IPK minimum dalam waktu yang ditetapkan diberi kesempatan untuk menyelesaikan seluruh pendidikan tidak lebih dari 16 semester.

4.4.4.

Mahasiswa asing yang mengambil Program Sarjana tidak wajib mengambil matakuliah PPKN, Bahasa Indonesia, Agama, serta Olahraga dan seni. Ketentuan matakuliah yang wajib diambil diatur dalam ketentuan khusus dan ditetapkan oleh Ketua Departemen atau Tim yang ditunjuk. Total jumlah sks minimum yang harus diambil oleh mahasiswa asing tanpa matakuliah pengecualian di atas adalah 144 sks. Bagi mahasiswa pindahan dengan mempertimbangkan matakuliah yang dapat ditransfer/diakreditasi dari PT asalnya. Jumlah maksimum kredit yang dapat ditransfer adalah 50 persen dari total kredit yang harus dipenuhi di IPB.

15





5. Referensi

5.1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 dan Nomor 19 tahun 2005 Standar Nasional Pendidikan. 5.3. Peraturan Presiden Nomor 94 tahun 2006 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara RI (sebagai perubahan presiden Nomor 9tahun 2005). 5.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2007 tentang Persyaratan dan Prosedur bagi Warga Negara Asing untuk Menjadi Mahasiswa pada Perguruan Tinggi di Indonesia 5.5. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)

17/MWA-

5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian BogorNomor 069/K13/PP/2003. 6. Lampiran

Diagram alir penerimaan warga negara asing untuk menjadi mahasiswa reguler di IPB 7. Prosedur

7.1. Warga Negara Asing (WNA) mengajukan permohonan untuk menjadi mahasiswa IPB ditujukan ke WRAK untuk S0 dan S1, dan ke Dekan Sekolah Pascasarjana (SPs) untuk program Pascasarjana. 7.2. WNA menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/SPs/Rektor cq. WRAK 7.3. Tim yang ditetapkan oleh WRAK (PPMB & Dit. AP) atau Dekan SPs melakukan seleksi terhadap berkas aplikasi mahasiswa dan WRAK menerbitkan letter of acceptance bagi WNA yang diterima. 7.4. Rektor cq. WRAK atau Dekan SPs membuat permohonan ijin belajar ke Dikti 7.5. Dit. KSPI mengirimkan surat permohonan ijin belajar bagi calon mahasiswa asing beserta data pendukungnya ke Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Ditjen Dikti 7.6. Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Ditjen DIKTI mengeluarkan surat rekomendasi ijin belajar ke BPKLN (tembusan Rektor IPB) 7.7. BPKLN mengadakan clearence dan mengeluarkan persetujuan ijin belajar 7.8. Petugas Dit. KSPI mengambil persetujuan ijin belajar ke BPKLN 7.9. Petugas Dit. KSPI mengajukan calling visa bagi calon mahasiswa asing tersebut ke Ditjen Imigrasi

16





7.10. Ditjen imigrasi mengeluarkan surat rekomendasi Vitas (calling visa) dan Dit. KSPI menyampaikan kepada calon mahasiswa asing 7.11. Calon mahasiswa asing mengajukan Vitas ke Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara asalnya. 7.12. Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa asing mengeluarkan Vitas 7.13. Mahasiswa asing berangkat ke IPB, setiba di IPB yang bersangkutan melapor ke Dit. KSPI untuk diberikan pengarahan terkait perijinan 7.14. Dit. KSPI memberikan pengarahan kepada mahasiswa asing (proses pembuatan Kitas di Kantor Imigrasi Bogor maksimal 7 hari setelah tiba di Indonesia). 7.15. Petugas Dit. KSPI membantu mahasiswa asing melakukan konversi visa ke Kantor Imigrasi Bogor 7.16. Kantor Imigrasi Bogor akan mengeluarkan Kitas untuk yang bersangkutan dan diberikan melalui petugas Dit.KSPI 7.17. Petugas Dit. KSPI akan menyerahkan Kitas kepada mahasiswa asing dan menahan buku biru keimigrasian yang bersangkutan 7.18. Mahasiswa asing mengajukan permohonan pembuatan Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) ke Mabes Polri.

17

Institut InstitutPertanian PertanianBogor Bogor

LAMPIRAN LAMPIRAN

POB POBPIPI003 003

DiagramAlir AlirPenerimaan Penerimaan Warga Warga Negara Diagram Negara Asing Asinguntuk untukmenjadi menjadi Mahasiswa Reguler Reguler di Mahasiswa di IPB IPB MAHASISWA MAHASISWA

IPB IPB

DIKTI/KEMDIKBUD DIKTI/KEMDIKBUD

BPKLN BPKLN

IMIGRASI IMIGRASI

KEDUBES KEDUBES

Mulai Mulai Pengajuan

Pengajuan berkas berkas permohao permohao nan nan

Penerimaan

Penerimaan berkas berkas

Seleksi

Stop

Seleksi berkas berkas

Letter of Acceptance Letter of

letter of Pengiriman Acceptance letter of Acceptance

Stop

Acceptance

Pengiriman

Pengajuan ijin

belajar keijin Dikti Pengajuan belajar ke Dikti Surat penolakan

Surat penolakan

Surat penolakan

Surat penolakan

Surat persetujuan

Surat persetujuan

Pengajuan calling visa


Permohonan

ijin belajar Permohonan ijin belajar

Surat Rekomendasi Surat

Rekomendasi Clearan ce

Clearan ce Surat persetujuan

Surat persetujuan Dokumen persyaratan

Dokumen persyaratan

Memproses rekomendasi calling visa Surat rekomendasi

Surat rekomendasi

Pengajuan visa

Pengajuan visa

18

Pengambilan surat rekomendasi

Pengambilan surat rekomendasi

Memproses rekomendasi calling Surat visa

rekomendasi

Surat rekomendasi

Penerbitan visa

Penerbitan visa 1

1

MABES POLRI MABES POLRI

POB PI 003

Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB MAHASISWA

Institut Bogor DIKTI/KEMDIKBUD IPB InstitutPertanian Pertanian Bogor

BPKLN

POB POBPIPI003 003

visa

Melapor ke Dit. KSPI visa

2

2

KEDUBES

MABES POLRI

LAMPIRAN LAMPIRAN 1

2

Berangkat ke Indonesia MAHASISWA MAHASISWA

visa

IMIGRASI

visa

2

DiagramAlir AlirPenerimaan Penerimaan Warga Warga Negara Diagram Negara Asing Asinguntuk untukmenjadi menjadi Mahasiswa Reguler Reguler di Mahasiswa di IPB IPB IPB IPB

Memberikan pengarahan Membantu proses konversi

DIKTI/KEMDIKBUD DIKTI/KEMDIKBUD

BPKLN BPKLN

IMIGRASI IMIGRASI

KEDUBES KEDUBES


1 1 Penerbitan KITAS

2

2

visa

visa

Berangkat ke

Berangkat ke Indonesia KITAS Indonesia

Melapor ke

Melapor ke Dit. KSPI Pengajuan Dit. KSPI SKLD

Berkas persayaratan KITAS

KITAS Pengajuan SKLD

Pengajuan SKLD

Berkas persayaratan

SKLD Berkas persayaratan

KITAS

KITAS

Memberikan

Memberikan pengarahan pengarahan Membantu

proses Membantu Dit. KSPI konversi proses Membuat surat konversi pengantar KITAS

Surat KITAS

Pengantar

Membantu pengajuan SKLD Dit. KSPI Membuat surat Dit. KSPI pengantar

Membuat surat pengantar

Penerbitan KITAS Penerbitan

KITAS

KITAS

KITAS

Pembuatan SKLD SKLD

Surat Pengantar

Surat Pengantar

Membantu pengajuan SKLD Membantu SKLD

SKLD

pengajuan SKLD

Pembuatan SKLD

Pembuatan SKLD

SKLD

SKLD

19



PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan 1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia. 1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing. 2. Ruang lingkup Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di KEMRISTEK 2.3. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi 2.4. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing. 2.5. Pengurusan konversi VKSB ke VISA penelitian melalui persetujuan Kanwil Imigrasi Jawa Barat dan Ditjen Imigrasi 2.6. Pengurusan visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara terdekat untuk peneliti yang sudah masuk Indonesia dengan visa on arrival. 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu. 3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia. 3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya. 3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas. 4. Informasi dan Ketentuan Umum 4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti berdasarkan pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut. 4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti di IPB harus mendapatkan izin penelitian dan VISA penelitian, yang akan di ubah menjadi KITAS setelah tiba di Indonesia sesuai lama tinggal di Indonesia.

20





4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti harus melalui proses pengajuan izin penelitian ke Sekretariat Izin Peneliti Asing Kementerian RISTEK 2 (dua) bulan sebelum kedatangan. 4.4. Pengajuan VISA ke Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing peneliti tersebut dilakukan setelah mendapatkan izin penelitian dari RISTEK dan rekomendasi VISA dari Ditjen Imigrasi. 4.5. Untuk mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti yang sudah tiba di Indonesia sebelum izin penelitiannya diperoleh, dapat mengajukan izin penelitian dan dapat melakukan konversi VKSB ke VISA penelitian dengan merubahnya menjadi KITAS. 4.6. Jenis VISA yang dapat dikonversi menjadi VISA penelitian adalah hanya VKSB. Peneliti yang sudah masuk ke Indonesia dengan visa on arrival sebelum izin penelitian diajukan, maka yang bersangkutan harus keluar Indonesia terlebih dahulu untuk mendapatkan visa penelitian setelah izin penelitiannya disetujui dan memperoleh calling visa. 4.7. Persayaratan: 4.7.1. Pengajuan Surat Izin Penelitian: Surat permohonan dan proposal penelitian rinci 4.7.2. Persetujuan Vitas : Surat Izin Penelitian, Fotokopi Paspor, dan surat pengantar 4.7.3. Pengajuan SKLD: Surat permohonan, Fotokopi paspor, Kitas, dan foto 4.7.4. Izin Kesbang Kemdagri: Surat permohonan, Fotokopi paspor, Kitas, fotokopi SKJ dan SIP 4.7.5. Pengajuan SKJ: surat permohonan, fotokopi paspor, foto dan Visa 4.7.6. Pengajuan Simaksi: Surat SPP dari Kesbang Kemdagri, SKJ, SKLD, Kitas, SIP, Surat pernyataan dan proposal penelitian 5. Referensi: 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 41 Tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 5.3. Keputusan Presiden Republik Indonesia :

21



KODE: POB-PI-04 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB

NO. REVISI : 00


5.4. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen 5.5. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007 5.7. Peraturan Menteri Negara Riset dan Teknologi : 5.7.1. Nomor 08/M/PER/IX/2007 tentang pelaporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 5.7.2. Nomor 09/M/PER/XII/2007 tentang Tim Koordinasi, Pengawasan dan Sanksi Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 5.8. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWAIPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3). 5.9. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003. 6. Lampiran Diagram alir penerimaan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti ke IPB 7. Prosedur 7.1. Unit kerja menyampaikan usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri 7.2. Unit kerja mengirimkan berkas ke Dit. KSPI/ICO untuk diproses lebih lanjut 7.3. Dit. KSPI/ICO mengkonfirmasi ke unit kerja dan counter part peneliti terkait di IPB 7.4. Dit. KSPI/ICO membuat surat permohonan izin penelitian ke KEMRISTEK 7.5. KEMRISTEK mengeluarkan surat izin penelitian 7.6. Ditjen Imigrasi mengeluarkan Vitas (calling visa) dan dikirim ke KBRI/KONJEN dan ke IPB 7.7. Mahasiswa/tenaga ahli asing KBRI/KONJEN setempat.

peneliti

memproses

aplikasi

Vitas

ke

7.8. KBRI/KONJEN setempat mengeluarkan Visa untuk mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti

22

7.9. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses pembuatan KITAS di Kantor Imigrasi Bogor (tidak boleh lebih dari 7 hari sejak kedatangan)





7.10. Kantor Imigrasi Bogor menerbitkan KITAS 7.11. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti melapor ke kepolisian, mengajukan izin melakukan kegiatan di lapangan ke Kesbang Kemdagri, dan mengajukan Surat Keterangan Jalan (SKJ) 7.12. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan Izin Masuk Kawasan Konservasi

23

24

Surat persetujuan

Pengajuan berkas permohao nan

Mulai

PENGUSUL

Surat permohonan

Membuat surat permohonan ijin penelitian

Konfirmasi ke unit kerja

Penerimaan berkas

IPB

Clear -ance

KEMRISTEK

Persetu -juan

DITJEN. IMIGRASI

1

Surat persetujuan

KBRI/KONJEN

KANTOR IMIGRASI

MABES POLRI

PHKA KEMHUT

LAMPIRAN

KESBANG KEMDAGRI

Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing Peneliti ke IPB

POB PI 004


25

SIMAKSI

Mhs/tenaga ahli asing mengajukan ijin memasuki kawasan konservasi

IK

Mhs/tenaga ahli asing mengajukan ijin melakukan kegiatan di lapangan

SKJ

Mhs/tenaga ahli asing melapor ke kepolisian

Mhs/tenaga ahli asing memproses pembuatan Kitas di Kanim Bogor

Mhs/tenaga ahli asing memproses aplikasi Vitas ke KBRI/KONJEN

PENGUSUL

IPB

KEMRISTEK DITJEN. IMIGRASI

visa

Proses Penerbitan Visa

1

KBRI/KONJEN

kitas

Proses Penerbitan Kitas

KANTOR IMIGRASI

SKJ

Proses Penerbitan SKJ

MABES POLRI

IK

Proses Penerbitan Ijin kegiatan

SIMAKSI

Proses Penerbitan Simaksi

PHKA KEMHUT

LAMPIRAN

KESBANG KEMDAGRI

Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing Peneliti ke IPB

POB PI 004




JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA MAGANG ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS VITAS/KITAS AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan 1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia. 1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing. 2. Ruang lingkup Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di beberapa instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI dan/atau LIPI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi 2.5. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing. 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu. 3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia. 3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya. 3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas. 3.5. SPP adalah kependekan dari Surat Pemberitahuan Praktek/Penelitian. 3.6. SIMAKSI adalah kependekan dari Surat Izin Memasuki Kawasan Konservasi. 4. Ketentuan Umum 4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut. 4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB) atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia. 4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <180 hari dapat dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit KSPI atas nama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau

26





Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing (prosedur mengacu pada POB PI-06). 4.4. Bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang akan tinggal di Indonesia untuk program magang (internship) >4 bulan disarankan untuk menggunakan fasilitas calling visa agar mendapatkan fasilitas VITAS/KITAS. 4.5. Fasilitas VITAS/KITAS harus mendapatkan izin dari Ditjen DIKTI dan persetujuan dari Ditjen Imigrasi. 5. Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia : 5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen 5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007 5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWAIPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3). 5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003. 6. Lampiran Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka magang (internship) atau praktek kerja dengan fasilitas Kitas/Vitas 7. Prosedur 7.1. Usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri 7.2. Mahasiswa/tenaga ahli asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO 7.3. Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh mahasiswa/tenaga ahli asing 7.4. Dit. KSPI melakukan konfirmasi ke unit kerja terkait di IPB 7.5. Bila unit kerja menerima mahasiswa asing untuk magang/praktek kerja maka Dit. KSPI menyiapkan surat penerimaan (Letter of Acceptance) dan dikirimkan

27





kepada mahasiswa asing calon peserta magang dan atau ke institusi asal mahasiswa asing. Surat tersebut ditembuskan kepada Rektor, WRAK,WRRK, Dekan terkait, depertemen terkait, pembimbing dari departemen terkait. 7.6. Dit. KSPI selanjutnya membuat surat permohonan izin magang/praktek kerja bagi mahasiswa asing ke Dikti cc. BPKLN 7.7. Dit. Kelembagaan Dikti mengeluarkan rekomendasi dan BPKLN mengeluarkan surat izin magang/praktek kerja lapang bagi mahasiswa asing 7.8. Dit. KSPI mengajukan calling visa ke Ditjen Imigrasi 7.9. Ditjen imigrasi mengeluarkan surat persetujuan Vitas 7.10. Mahasiswa/tenaga ahli KBRI/Konjen setempat

asing

peneliti

memproses

aplikasi

Vitas

ke

7.11. Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal RI di negara asal mahasiswa/tenaga ahli asing mengeluarkan Visa untuk mahasiswa/tenaga ahli asing yang akan ke IPB 7.12. Mahasiswa asing/tenaga ahli asing mengajukan permohonan pembuatan Kitas ke Kantor Imigrasi Bogor. Proses pengajuan permohonan dapat dibantu oleh petugas Dit. KSPI 7.13. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti melapor ke Mabes Polri difasilitasi oleh petugas Dit. KSPI 7.14. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan SPP ke KESBANG KEMDAGRI untuk praktek kerja/magang di luar kampus IPB (jika diperlukan) 7.15. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan SIMAKSI ke Ditjen PHKA (untuk praktek kerja/magang di kawasan konservasi)

28

29

Surat ijin magang

Pengajuan berkas permohao nan

Mulai

PENGUSUL


Surat permohonan

Membuat surat permohonan ijin magang

Konfirmasi ke unit kerja

Penerimaan & pemeriksaan berkas

IPB

LAMPIRAN

Surat ijin magang

Rekom endasi

DIKTI/BPKLN

persetujuan calling visa

DITJEN. IMIGRASI

1

KBRI/KONJEN

KANTOR IMIGRASI

MABES POLRI

KESBANG KEMDAGRI

PHKA KEMHUT

Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam Rangka Magang atau Praktek Kerja dengan Fasilitas Vitas/Kitas

POB PI 005


30

SIMAKSI

Mhs/tenaga ahli asing mengajukan ijin memasuki kawasan konservasi

IK

Mhs asing mengajukan ijin praktek lapangan di luar IPB

SKJ

Mhs/tenaga ahli asing melapor ke kepolisian

Mhs/tenaga ahli asing memproses pembuatan Kitas di Kanim Bogor

Mhs/tenaga ahli asing memproses aplikasi Vitas ke KBRI/KONJEN

PENGUSUL

IPB

KEMRISTEK DITJEN. IMIGRASI

visa

Proses Penerbitan Visa

1

KBRI/KONJEN

kitas

Proses Penerbitan Kitas

KANTOR IMIGRASI

SKJ

Proses Penerbitan SKJ

MABES POLRI

IK

Proses Penerbitan Ijin kegiatan

KESBANG KEMDAGRI

SIMAKSI

Proses Penerbitan Simaksi

PHKA KEMHUT

LAMPIRAN

Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam Rangka Magang atau Praktek Kerja dengan Fasilitas Vitas/Kitas

POB PI 005




JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA CREDIT EARNING, MAGANG (INTERNSHIP) ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS VKSB AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan 1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia. 1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing. 2. Ruang lingkup Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 2 instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing. 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu. 3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia. 3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya. 3.4. Dit. KSPI adalah Direktorat Kerjasama dan Program Internasional 3.5. ICO adalah International Collaboration Office 3.6. SIMAKSI adalah Surat Ijin Memasuki Kawasan Konservasi 4. Ketentuan Umum 4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut. 4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB) atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia. 4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <180 hari dapat dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit KSPI atasnama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing (prosedur mengacu pada POB PI-07).

31



JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA CREDIT EARNING, MAGANG (INTERNSHIP) ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS VKSB AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


5. Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia : 5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen 5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007 5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWAIPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3). 5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003. 6. Lampiran Diagram alir penerimaan mahasiswa asing dalam rangka credit earning, magang (internship) atau praktek kerja dengan fasilitas VKSB 7. Prosedur 7.1. Usul mendatangkan mahasiswa asing dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri 7.2. Mahasiswa asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO 7.3. Petugas Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh mahasiswa 7.4. Petugas Dit. KSPI atas nama WRRK membuat surat undangan kepada mahasiswa asing 7.5. Dir. KSPI atas nama WRRK membuat surat permohonan VKSB kepada bagian konsuler di Kedubes RI atau Konjen RI 7.6. Mahasiswa asing mengajukan VKSB ke KBRI/Konjen RI di negaranya 7.7. KEDUBES atau KONJEN RI di negara asal mahasiswa mengeluarkan VKSB untuk mahasiswa asing yang akan ke IPB 7.8. Mahasiswa mengurus Surat Tanda Melapor (STM) di kepolisian setempat (Polres/Polresta)

32

7.9. Mahasiswa mengajukan SIMAKSI (apabila diperlukan untuk yang akan masuk ke kawasan konservasi)


LAMPIRAN

POB PI 006

Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam Rangka Credit Earning, Magang (Internship), atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VKSB PENGUSUL

IPB

KEDUBES/KONJEN

POLRI

PHKA

Mulai Usul mendatangkan mahasiswa asing Penyampaian berkas ke Dit.KSPI Invitation Letter

Dit. KSPI membuat dan mengirimkan Invitatton letter Dit.KSPI membuat surat permohonan VKSB

Surat permohonan VKSB

Proses aplikasi VKSB ke KBRI/KONJEN

Penerbitan VKSB

VKSB

VKSB

Berangkat ke IPB

Membuat STM di kepolisian setempat

STM

Mengajukan SIMAKSI

STM

Proses pembuatan STM

STM

Penerbitan SIMAKSI

STM

33



JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING KE IPB KURANG DARI ATAU SAMA DENGAN 5 (LIMA) BULAN (≤ 150 HARI) DENGAN VKSB AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan 1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia. 1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing. 2. Ruang lingkup Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi 2.5. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu. 3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia. 3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya. 3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas. 4. Informasi dan Ketentuan Umum 4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut. 4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan VKSB atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia. 4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <150 hari dan tidak melakukan kegiatan penelitian di luar kampus IPB atau di luar fasilitas milik IPB bisa dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit. KSPI atas nama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing.

34





4.4. Untuk mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang akan tinggal di Indonesia untuk waktu>150 hari harus menggunakan fasilitas VITAS / KITAS. 4.5. VKSB yang diperoleh dapat diperpanjang selama tinggal di Indonesia kurang dari atau sama dengan 150 hari, dengan catatan perpanjangan yang ketiga harus di proses untuk mendapatkan persetujuan dari Kanwil Imigrasi Bandung. 5. Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia : 5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen 5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.3. Peraturan menteri pendidikan nasional republik indonesia nomor 25 tahun 2007 tentang persyaratan dan prosedur bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa pada perguruan tinggi dl indonesia 5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWAIPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) 5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003. 6. Lampiran Diagram alir penerimaan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB kurang dari atau sama dengan 5 bulan dengan VKSB 7. Prosedur 7.1. Koordinator kerjasama atau instansi luar negeri mengajukan usul kedatangan mahasiswa asing ke Dit. KSPI/ICO 7.2. Koordinator kerjasama atau instansi luar negeri atau mahasiswa asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO. Berkas dapat disampaikan melalui email [email protected] 7.3. Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh mahasiswa 7.4. Dit. KSPI atas nama WRRK membuat surat undangan kepada mahasiswa asing

35





7.5. Dir. KSPI atas nama WRRK membuat surat permohonan VKSB kepada bagian konsuler di Kedubes RI atau Konjen RI 7.6. Mahasiswa /tenaga ahli asing mengajukan VKSB ke KBRI/Konjen RI di negaranya 7.7. Kedubes atau Konjen RI di negara asal mahasiswa mengeluarkan VKSB untuk mahasiswa asing yang akan ke IPB 7.8. Mahasiswa mengurus Surat tanda melapor (STM) di kepolisian setempat (Polres/Polresta) 7.9. Mahasiswa mengajukan SIMAKSI (apabila diperlukan untuk yang akan masuk ke kawasan konservasi)

36


LAMPIRAN

POB PI 007

Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing ke IPB Kurang Dari atau Sama Dengan 5 (Lima) Bulan (≤ 150 Hari) dengan VKSB PENGUSUL

IPB

KEDUBES/KONJEN

POLRI

PHKA

Mulai Usul mendatangkan mahasiswa asing Penyampaian berkas ke Dit.KSPI Invitation Letter

Dit. KSPI membuat dan mengirimkan Invitatton letter Dit.KSPI membuat surat permohonan VKSB

Proses aplikasi VKSB ke KBRI/KONJEN

VKSB

Surat permohonan VKSB

Penerbitan VKSB

VKSB

Berangkat ke IPB

Membuat STM di kepolisian setempat

STM

Mengajukan SIMAKSI

STM

Proses pembuatan STM STM

Penerbitan SIMAKSI

STM

37



JUDUL PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI MAHASISWA ASING REGULER DI IPB AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan 1.1. Membantu pengurusan perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing di IPB. 1.2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi mahasiswa asing yang sedang melaksanakan studi di IPB. 2. Ruang lingkup Proses perpanjangan ITAS mahasiswa asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 3 instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Kantor Imigrasi Bogor 2.3. Pengurusan Perpanjangan ITAS di Kantor Imigrasi Bogor. 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu. 3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia. 3.3. ITAS adalah kependekan dari Izin Tinggal Terbatas. 3.4. WRAK adalah Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan 4. Informasi dan Ketentuan Umum 4.1. Proses perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing reguler pada dasarnya adalah wewenang dan tanggungjawab pihak perguruan tinggi (IPB). 4.2. Pengusulan perpanjangan izin tinggal terbatas bagi mahasiswa asing reguler kepada Kanim Imigrasi Bogor difasilitasi oleh IPB. 4.3. Proses administrasi perpanjangan ITAS diperlukan waktu sekurang-kurangnya 5 hari kerja 4.4. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mahasiswa asing/tenaga ahli : 4.4.1. Laporan kemajuan belajar bagi mahasiswa asing dari Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk pertimbangan pembuatan surat rekomendasi Rektor 4.4.2. Surat rekomendasi dan persetujuan dari Rektor 4.4.3. Surat jaminan dan foto kopi KTP sponsor 4.4.4. Foto kopi dan paspor asli

38

4.4.5. Foto kopi kartu KITAS/VITAS



JUDUL PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI MAHASISWA ASING REGULER DI IPB AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


4.4.6. Mengisi formulir keimigrasian PERDIM nomor 24, 26, dan 27 5. Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007 5.3. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWAIPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) 5.4. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003 5.5. Surat Edaran Ditjen Imigrasi Nomor: IMI-IZ.01.10-1217 tentang Persyaratan Visa dan Izin Tinggal Terbatas Bagi Pelajar/Mahasiswa Asing. 5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003. 6. Lampiran Diagram alir perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing reguler di IPB 7. Prosedur 7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama atau mahasiswa asing mengajukan usulan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI 7.2. Mahasiswa menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI 7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan pembuatan ITAS 7.4. Rektor/WRAK membuat surat pernyataan status aktif mahasiswa untuk perpanjangan ITAS mahasiswa asing (Petugas Dit. KSPI membuatkan draf surat tersebut) 7.5. Mahasiswa dibantu petugas Dit. KSPI mengurus perpanjangan ITAS ke Kantor Imigrasi Bogor 7.6. Kantor Imigrasi Bogor mengeluarkan perpanjangan ITAS mahasiswa asing

39


LAMPIRAN

POB PI 008

Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Mahasiswa Asing Reguler di IPB PENGUSUL

IPB

KANTOR IMIGRASI

Mulai Usul perpanjangan ITAS

Persyaratan

Pemerik -saan Membuat draf surat pernyataan status mahasiwa Surat pernyataan status mahasiswa

Pengajuan ITAS Proses Penerbitan ITAS

KITAS

40

KITAS



JUDUL PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI TENAGA AHLI ASING DI IPB AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan 1.1. Membantu pengurusan perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing di IPB. 1.2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi tenaga ahli asing sedang melaksanakan studi dan tugas di IPB.

yang

2. Ruang lingkup Proses perpanjangan izin tugas tenaga ahli asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI, BPKLN KEMDIKBUD 2.3. Pengurusan administrasi di DITJEN Imigrasi atau Kantor Imigrasi 2.4. Pengurusan administrasi di KEMENAKERTRAN 2.5. Pengurusan Perpanjangan VITAS/KITAS di Kantor Imigrasi Bogor. 3. Definisi 3.1. Tenaga ahli asing adalah tenaga ahli yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu. 3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia. 3.3. ITAS adalah kependekan dari Izin Tinggal Terbatas. 3.4. TA-01 adalah rekomendasi untuk mendapatkan visa bagi tenaga ahli asing tenaga ahli asing 4. Ketentuan Umum 4.1. Proses perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing pada dasarnya adalah wewenang dan tanggungjawab pihak perguruan tinggi (IPB). 4.2. Pengusulan persetujuan perpanjangan ITAS tenaga ahli asing kepada Ditjen DIKTI, BPKLN KEMDIKBUD dan Ditjen Imigrasi dapat oleh IPB. 4.3. Proses Pengurusan TA-01 di Kemenakertrans 4.4. Proses administrasi perpanjangan VITAS/KITAS diperlukan waktu 1,5 bulan apabila pengajuan usul dari Rektor IPB dilakukan sebelum tgl. 5 pada bulan berjalan. Sedangkan apabila pengajuan dilakukan setelah tanggal 5 diperlukan waktu 2 bulan untuk prosesnya. 4.5. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mhs.asing/tenaga ahli : 4.5.1. Kegiatan tenaga ahli asing dan rencana selanjutnya. 4.5.2. Surat rekomendasi dan persetujuan dari counterpart

41





4.5.3. Surat Izin tugas dari KEMDIKBUD 4.5.4. Surat jaminan dan foto kopi KTP sponsor 4.5.5. Foto kopi dan passpor asli 4.5.6. Foto kopi kartu KITAS/VITAS 4.5.7. Mengisi formulir keimigrasian PERDIM nomor 24, 26, dan 27 5. Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia : 5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen 5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007 5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWAIPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) 5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003 6. Lampiran Diagram alir perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing 7. Prosedur 7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama (unit kerja host tenaga ahli asing) mengajukan usul perpanjangan ITAS/Izin tugas tenaga ahli asing ke Dit. KSPI c.q. ICO 7.2. Pengusul menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI 7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan pembuatan ITAS 7.4. Petugas Dit. KSPI membuat surat permohonan perpanjangan penugasan tenaga ahli asing ke Dikti 7.5. Dikti akan mengirimkan surat rekomendasi perpanjangan Izin penugasan tenaga ahli asing ke BPKLN, Kemdikbud 7.6. BPKLN, Kemdikbud mengeluarkan Izin perpanjangan tugas tenaga ahli asing

42





7.7. Dit. KSPI membuat surat pengantar permohonan perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Tenaga Ahli Asing ke Kanim Bogor 7.8. Kantor Imigrasi Bogor mengeluarkan perpanjangan ITAS tenaga ahli asing yang diusulkan oleh IPB

43


LAMPIRAN

POB PI 009

Perpanjangan ITAS Bagi Tenaga Ahli Asing PENGUSUL

IPB

DIKTI

KANTOR IMIGRASI

Mulai Usul perpanjangan ITAS/Tugas TAA

Persyaratan

Pemerik -saan

Membuat draf surat permohonan perpanjangan penugasan Surat permohonan

Dikti membuat surat rekomendasi ke BPKLN Surat rekomendasi

BPKLN mengeluarkan ijin perpanjangan tugas Surat ijin

Surat ijin

Pengajuan ITAS Proses Penerbitan ITAS

KITAS

44

KITAS



JUDUL PERPANJANGAN IZIN PENELITIAN BAGI MAHASISWA ASING DAN TUGAS TENAGA AHLI ASING DI IPB AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan 1.1. Membantu pengurusan perpanjangan izin penelitian bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB. 1.2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang sedang melaksanakan penelitian di IPB. 2. Ruang lingkup Proses perpanjangan izin penelitian mahasiswa dan tugas tenaga ahli asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurus administrasi di DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di Kementerian Negara Riset dan Teknologi (KEMRISTEK/RISTEK) untuk izin penelitian 2.4. Pengurusan administrasi di DITJEN Imigrasi atauKantor Imigrasi 2.5. Pengurusan Perpanjangan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa/tenaga ahli asing 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan kegiatan penelitian di IPB selama kurun waktu tertentu. 3.2. Tenaga ahli asing adalah tenaga ahli yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan kegiatan penelitian di IPB selama kurun waktu tertentu. 3.3. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia. 3.4. VKSB adalah kependekan dari Visa Kunjungan Sosial Budaya. 3.5. VITAS/KITAS adalah kependekan dari Visa/Kartu Izin Tinggal Terbatas. 3.6. RISTEK adalah Kementerian Riset dan Teknologi 3.7. SKJ adalah Surat Keterangan Jalan 3.8. SKLD adalah Surat Keterangan Lapor Diri 4. Ketentuan Umum 4.1. Proses administrasi perpanjangan izin penelitian diperlukan waktu 2 minggu (10 hari kerja) apabila pengajuan usul perpanjangan izin penelitian dilakukan sebelum tanggal 1 pada bulan berikutnya. Sedangkan apabila pengajuan dilakukan setelah tanggal 1, maka diperlukan waktu 1 bulan untuk prosesnya.

45





4.2. Permohonan perpanjangan izin penelitian ke RISTEK harus disampaikan paling lambat 30 hari kalender sebelum berakhirnya jangka waktu izin penelitian yang telah diberikan sebelumnya. 4.3. Proses administrasi perpanjangan ITAS atas perpanjangan izin penelitian diperlukan waktu 2 minggu dan proses perpanjangan harus melalui persetujuan Kanwil Imigrasi Jawa Barat. 4.4. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mahasiswa asing/tenaga ahli : 4.4.1. Laporan kemajuan penelitianbagi mahasiswa asingatau tenaga ahli asing dan rencana selanjutnya. 4.4.2. Surat rekomendasi dan persetujuan dari mitra kerja 4.4.3 Surat permohonan perpanjangan izin penelitian 4.4.4. Foto kopi paspor 4.4.5. Foto kopi KITAS/VITAS 4.4.6. Pas Foto 4x6 cm, 2 lembar 5. Referensi 5.1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 41 Tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia : 5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen 5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.3. Peraturan Menteri Negara Riset dan Teknologi : 5.3.1. Nomor 08/M/PER/IX/2007 tentang pelaporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 5.3.2. Nomor 09/M/PER/XII/2007 tentang Tim Koordinasi, Pengawasan dan Sanksi Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWAIPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)

46

5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003





6. Lampiran Diagram alir perpanjangan izin penelitian bagi mahasiswa asing dan tugas tenaga ahli asing di IPB 7. Prosedur 7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama (unit kerja host tenaga ahli asing) mengajukan usul perpanjangan ITAS/izin tugas tenaga ahli asing ke Dit. KSPI c.q. ICO 7.2. Pengusul menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI 7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan 7.4. Petugas Dit. KSPI membuat draf surat pengantar ke KEMRISTEK dan ditandatangani oleh WRAK atas nama Rektor dan dikirimkan ke Kemristek. 7.5. KEMRISTEK mengeluarkan persetujuan 7.6. Ristek membuat surat pengantar yang ditujukan ke Kanim Bogor untuk perpanjangan Kitas, Mabes Polri untuk SKJ/SKLD, Kemdagri untuk SPP 7.7. ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses surat ke ke Kanim Bogor untuk Perpanjangan Kitas 7.8. Kanim Bogor mengeluarkan surat rekomendasi ke Kanwil Jawa Barat 7.9. Kanwil Jawa Barat (di Bandung) mengeluarkan persetujuan ke Kanim Bogor untuk perpanjangan izin tinggal 7.10. ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses SKJ dan SKLD bagi mahasiswa asing/tenaga ahli asing 7.11. ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses SPP ke Kemdagri 7.12. Kemdagri menerbitkan SPP bagi mahasiswa asing/tenaga ahli asing

47



LAMPIRAN LAMPIRAN

POB PI 010

POB PI 010

Diagram Alir Perpanjangan BagiMahasiswa MahasiswaAsing Asing dan Diagram Alir PerpanjanganIjin Ijin Penelitian Penelitian Bagi dan Tugas Asingdi diIPB IPB TugasTenaga Tenaga Ahli Ahli Asing PENGUSUL PENGUSUL

IPBIPB

KEMRISTEK KEMRISTEK

KANIM BOGOR KANIM BOGOR

11

Kanim Kanim mengeluarkan mengeluarkan rekomendasi rekomendasi

MulaiMulai Pengajuan Pengajuan berkas berkas permohao permohao nan nan

Penerimaan Penerimaan berkas berkas

KEMDAGRI KEMDAGRI

rekomendasi

Pemerik-

PersetuPersetujuan

juan

Dit. KSPI

membuat Dit. KSPI surat pengantar membuat surat pengantar

Surat pengantar


Surat Surat rekomendasi

Pemeriksaan saan berkas berkas

Surat pengantar

KANWIL JABAR KANWIL JABAR

Penerbitan

KITAS Penerbitan KITAS Kermristek membuat Kermristek persetujuan

membuat persetujuan Persetujuan

Surat persetujuan Surat

persetujuan

KITAS

KITAS 2

2

Persetujuan Surat persetujuan

Surat persetujuan Surat pengantar

2

2

KITAS

Dit.KSPI/ MA memproses surat perrpanjangan Dit.KSPI/ MA KITAS

memproses KITAS Memproses SKJ surat dan SKLD perrpanjangan KITAS SKJ/ Memproses SKJ SKLD dan SKLD SKJ/ Memproses SPP SKLD SPP

Memproses SPP

48

SPP

Surat pengantar 1

1

Penerbitan SKJ &SKLD SKJ/ Penerbitan SKLD SKJ &SKLD

SKJ/ SKLD

Penerbitan SPP SPP

Penerbitan SPP SPP



JUDUL PROSES KONVERSI VISA KUNJUNGAN SOSIAL BUDAYA (VKSB/VISA INDEKS 211) MENJADI KITAS BAGI MAHASISWA DAN TENAGA AHLI ASING AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan Mempermudah pengurusan administrasi bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor. 2. Ruang lingkup 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Dirjen DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di Dirjen Imigrasi 2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara asal mahasiswa. 3. Definisi: 3.1. Mahasiswa asing adalah warga negara asing yang mengikuti pendidikan di Institut Pertanian Bogor. 3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia. 3.3. KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas. 3.4. VITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas. 3.5. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri. 3.6. Sekjen KEMDIKBUD merupakan kependekan dari Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 3.7. Ditjen DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 3.8. Dirjen Imigrasi adalah Direktorat Jenderal Imigrasi. 4. Ketentuan Umum: Tidak ada 5. Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 dan Nomor 19 tahun 2005 Standar Nasional Pendidikan. 5.3. Peraturan Presiden Nomor 94 tahun 2006 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara RI (sebagai perubahan presiden Nomor 9 tahun 2005).

49





5.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2007 tentang Persyaratan dan Prosedur bagi Warga Negara Asing untuk Menjadi Mahasiswa pada Perguruan Tinggi di Indonesia 5.5. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)

17/MWA-

5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003. 6. Lampiran Diagram alir proses konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/Visa Indeks 211) menjadi KITAS bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing 7. Prosedur: 7.1. WNA dengan VKSB yang berada di lingkungan IPB melapor ke unit pengampu di IPB 7.2. Unit pengampu di IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI 7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas 7.4. Petugas Dit. KSPI membuat surat permohonan ijin belajar ke Dikti (diagram alir surat ijin belajar dapat dilihat pada POB 03)/Ijin penelitian ke Kemristek (diagram alir surat ijin penelitian dapat dilihat pada POB 04) 7.5. Dikti/BPKLN melakukan clearance bagi mahasiswa asing yang akan studi di IPB dan clearance di Kemristek bagi tenaga ahli/peneliti asing yang akan melakukan penelitian di luar area IPB. 7.6. Dikti/BPKLN menerbitkan Surat Ijin Belajar (SIB) bagi mahasiswa asing yang studi di IPB, Kemristek menerbitkan Surat Ijin Penelitian (SIP) bagi mahasiswa asing/tenaga ahli asing/peneliti asing yang akan melakukan penelitian di luar area kampus IPB. 7.7. Mahasiswa asing/tenaga ahli asing/peneliti asing dibantu oleh petugas Dit. KSPI (bila diperlukan) menyampaikan berkas persyaratan konversi Visa ke Kantor Imigrasi Bogor untuk mendapatkan rekomendasi dari Kantor Wilayah Imigrasi Jawa Barat di Bandung. 7.8. Kanwil Imigrasi Jawa Barat membuat surat rekomendasi konversi VKSB ke Dirjen Imigrasi di Jakarta 7.9. Dirjen Imigrasi mengeluarkan surat persetujuan konversi VKSB ke Kantor Imigrasi Bogor 7.10. Kantor Imigrasi Bogor mengkoversi VKSB ke KITAS

50





7.11. Mahasisa asing/tenaga ahli asing/ peneliti asing mengajukan permohonan pembuatan Surat Keterangan Jalan (SKJ) dan Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) ke Mabes Polri 7.12. Mabes Polri menerbitkan SKJ dan SKLD

51



LAMPIRAN LAMPIRAN

POB PI 011

POB PI 011

Diagram AlirAlir Proses Konversi SosialBudaya Budaya(VKSB/Visa (VKSB/Visa Indeks Diagram Proses KonversiVisa VisaKunjungan Kunjungan Sosial Indeks 211)211) menjadi dan Tenaga TenagaAhli AhliAsing Asing menjadiKitas KitasBagi BagiMahasiswa Mahasiswa dan PENGUSUL PENGUSUL

IPBIPB

DIKTI/BPKLN/ DIKTI/BPKLN/ KEMRISTEK KEMRISTEK

MulaiMulai Pengajuan Pengajuan berkas berkas permohao permohao nan nan

11

Penerimaan Penerimaan berkas berkas

KANIM BOGOR KANIM BOGOR

Kanim Kanim mengeluarkan mengeluarkan rekomendasi rekomendasi Surat Surat rekomendasi

rekomendasi

Pemerik-

Pemeriksaan saan berkas berkas

PersetuPersetujuan

juan

Dit. KSPI

membuat Dit. KSPI surat permohonan membuat surat permohonan

Surat rekomendasi Surat

rekomendasi Persetujuan

Surat permohonan

Persetujuan

Surat permohonan stop

Surat pemberitahuan

Clearance

Surat pemberitahuan

stop

Clearance Penerbitan SIB/SIP

Penerbitan SIB/SIP

2

2

KITAS

KITAS

SIB/SIP Dit.KSPI/ MA menyampaikan berkas persyaratan Dit.KSPI/ MA ke Kanim Bogor menyampaikan

Memproses SKJ berkas dan SKLD persyaratan ke

MemprosesSKJ/ SKJ dan SKLD SKLD SKJ/ SKLD

52

Kanim Bogor

KANWIL JABAR DIRJEN MABES DIRJEN IMIGRASIMABES KANWIL JABAR POLRIPOLRI IMIGRASI

SIB/SIP

Proses Konversi

Proses Konversi

KITAS

Surat persetujuan

Surat persetujuan

KITAS 2

2

1

1

Penerbitan SKJ &SKLD

Penerbitan SKJ/ SKJ &SKLD SKLD SKJ/ SKLD



PENGURUSAN PENERBITAN ULANG KITAS KARENA HILANG Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan Membantu mahasiswa asing IPB dalam pengurusan penerbitan ulang Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) yang hilang. 2. Ruang lingkup Proses penerbitan ulang KITAS mahasiswa asing IPB meliputi: 2.1. Pengurusan administrasi di ICO IPB. 2.2. Pengurusan administrasi di Kantor Imigrasi 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB. 3.2. Wasdakim adalah Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian yang bertugas melakukan pengawasan dan penindakan keimigrasian terhadap orang asing. 3.3. KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas 4. Ketentuan Umum Mahasiswa asing yang kehilangan KITAS, harus segera mengurus penerbitan ulang KITAS dengan terlebih dahulu melaporkan kehilangan KITAS kepada petugas Dit. KSPI/ ICO. Pengurusan penerbitan ulang KITAS dilaksanakan oleh mahasiswa asing dibantu Petugas Dit. KSPI IPB di kantor Imigrasi dan Kepolisian Republik Indonesia. Berkas persyaratan yang harus disiapkan untuk penerbitan ulang KITAS: 

Surat Izin Belajar



Salinan KITAS



Paspor dan Salinannya



Buku Biru dan Salinannya



Surat Kehilangan dari Kepolisian RI



Surat Permohonan Penerbitan Ulang KITAS yang ditujukan kepada Kepala Imigrasi RI



Surat Kuasa Pengurusan KITAS



Salinan KTP Penjamin



Salinan KTP yang dikuasakan



Pengisian Formulir Perdim 24,26 dan 27

53



PENGURUSAN PENERBITAN ULANG KITAS KARENA HILANG Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


5. Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007 5.3. Surat Edaran Ditjen Imigrasi Nomor: IMI-IZ.01.10-1217 tentang Persyaratan Visa dan Izin Tinggal Terbatas Bagi Pelajar/Mahasiswa Asing. 5.4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 31 tahun 2013 tentang peraturan pelaksanaan UU No.6 Tahun 2011 tentang keimigrasian. 6. Lampiran 6.1. Diagram alir penerbitan ulang KITAS yang hilang 6.2. Format Formulir Keimigrasian.(Perdim 24, 26, 27) 7. Prosedur 7.1. Mahasiswa asing melaporkan kehilangan KITAS ke Dit. KSPI IPB dengan melampirkan Surat Ijin Belajar, Salinan Paspor, KITAS, dan salinan Buku Biru. 7.2. Petugas Dit. KSPI IPB membuat surat permohonan penerbitan ulang KITAS, Surat Kuasa dan mengisi formulir Perdim 24, 26 dan 27 (lampiran 1,2 dan 3) 7.3. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing mengurus Keterangan Kehilangan dari Kepolisian RI.

Surat

7.4. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk mengajukan penerbitan KITAS pengganti ke Kantor Imigrasi 7.5. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk membuat Berita Acara Pemeriksaan (BAP) di kantor Imigrasi seksi Wasdakim. 7.6. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing ke Kanwil Imigrasi Jawa Barat untuk melaporkan kehilangan kitas dengan membawa rekomendasi dari Kanim Bogor dan salinan dokumen persyaratan 7.7. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk mengambil surat persetujuan dari kanwil 7.8. Mahasiswa Asing didampingi petugas Dit. KSPI menyerahkan surat persetujuan dari Kanwil ke kantor Imigrasi untuk proses pembuatan duplikat KITASi. 7.9. Mahasiswa asing mengambil duplikat KITAS di loket pengambilan Kantor Imigrasi.

54

7.10. Mahasiswa asing menyerahkan copy duplikat KITAS ke petugas pendamping dari Dit. KSPI


LAMPIRAN

POB PI 012

Diagram Alir Pengurusan Penerbitan Ulang KITAS Karena Hilang MAHASISWA Mulai

Pelaporan kehilangan dan penyerahan dokumen persyaratan

6

Duplikat KITAS

Selesai

DIT.KSPI

KEPOLISIAN

IMIGRASI

KANWIL

1 Berkas Persyaratan pengurusan kehilanga KITAS

Surat Keterangan Kehilangan

Membuat surat & Mendampingin mhs mengurus srt. Ket . Kehilangan dr Kepolisian

Proses penerbitan surat keterangan kehilangan.



Mendampingi mhs mengurus BAP kehilangan KITAS

Surat BAP Kehilangan KITAS

Mendampingi mhs mengurus ijin penerbitan Duplikat KITAS

Surat Izin Penerbitan Duplikat KITAS

Mendampingi mhs mengurus penerbitan Duplikat KITAS

Proses penerbitan BAP kehilangan KITAS



Proses penerbitan Ijin penerbitan duplikat KITAS

1 2

5

2

3

Surat Ijin Penerbitan Duplikat KITAS

Surat Ijin Penerbitan Duplikat KITAS

4 3 Proses penerbitan duplikat KITAS 4

Duplikat KITAS 5 6

55


POB PI 012

Format Formulir Keimigrasian a. Formulir Izin Tinggal Terbatas dan Tetap (Perdim 24)

56

LAMPIRAN

INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 0012

LAMPIRAN

b. Formulir Pendaftaran Orang Asing (Perdim 26)

57

INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 0012

c. Formulir Perubahan Data Orang Asing (Perdim 27)

58

LAMPIRAN



PENANDATANGANAN NASKAH KERJASAMA INTERNASIONAL Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan Memberikan panduan proses penyusunan dokumen kerjasama seperti MoU dan MoA dengan mitra kerjasama internasional 2. Ruang lingkup: Ruang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan penyusunan naskah kerjasama internasional antara IPB dengan mitra kerjasama luar negeri. 3. Definisi 3.1. Kerjasama Internasional adalah kerjasama yang dijalin antara IPB dengan pihak mitra kerjasama luar negeri baik berupa lembaga pendidikan tinggi, perusahaan swasta, pusat penelitian, atau institusi lain yang relevan. 3.2. Memorandum of Understanding adalah perjanjian pendahuluan,yang nantinya akan dijabarkan dan diuraikan dengan perjanjian lainnya yang memuat aturan dan persyaratan secara lebih detail. 3.3. Memorandum of Agreement (MoA) adalah bentuk tertulis dari para pihak untuk sepakat (bukan hanya sepaham) untuk melakukan ataupun tidak melakukan sesuatu. 4. Ketentuan Umum Tidak ada 5. Dasar Hukum 5.1. Undang-undang no. 37 Tahun 1999 tentang hubungan luar negeri 5.2. Undang-undang no. 24 tahun 2000 tentang perjanjian internasional 5.3. Permendiknas No 26 Tahun 2007 tentang Kerja sama perguruan Tinggi di Indonesia dengan Perguruan Tingg atau Lembaga Pendidikan lai di Luar Negeri 5.4. PP No 41 Tahun 2006 tentang Perizinan melakukan kegiatan penelitian dan Pengembangan asing, badan usaha asing dan orang asing 5.5. Prosedur Operasi Baku Institut Pertanian Bogor 6. Lampiran 6.1. Diagram Alir penandatanganan naskah kerjasama internasional 6.2. Contoh naskah kerjasama internasional (MoU dan MoA)

59



PENANDATANGANAN NASKAH KERJASAMA INTERNASIONAL Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


7. Prosedur 7.1. Unit kerja atau mitra kerjasama internasional menyampaikan usulan penandatanganan naskah kerjasama internasional kepada Direktorat Kerjasama dan Program Internasional. 7.2. Direktur Kerjasama dan Program Internasional menetapkan tim pengkaji naskah kerjasama internasional. 7.3. Tim pengkaji naskah kerjasama internasional membahas aspek legal dan isi dari naskah kerjasama internasional. 7.4. Tim pengkaji menyerahkan naskah kerjasama internasional yang telah ditelaah ke Direktorat Kerjasama dan Program Internasional. 7.5. Direktorat Kerjasama dan Program Internasional penandatanganan naskah kerjasama internasional. 7.6

60

memproses

Direktorat Kerjasama dan Program Internasional mengarsipkan mengirimkan naskah kerjasama internasional kepada pihak terkait.

dan


LAMPIRAN

POB PI 013

Diagram Alir Penandatanganan Naskah Kerjasama Internasional PENGUSUL

Mulai

Penyampaian pemberitahuan dan atau usulan ke Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

DIT. KSPI

Menerima usulan penyusunan dan penandatanganan dok. legal

Dir. KSPI menetapkan tim pengkaji

TIM PENGKAJI Tim Pengkaji membahas aspek legal dan isi dari naskah kerjasama internasional

Tim Pengkaji Menyerahkan naskah kerjasama internasional yang sudah di telaah

Dit. KSPI menerima naskah kerjasama internasional yang telah ditelaah tim pengkaji

Dit. KSPI memproses penandatangan naskah kerjasama Internasional

Pengusul/pihak terkait menerima naskah kerjasama internasional yang telah ditandatangani

Dit. KSPI cq. ICO mengirimkan naskah kerjasama internasional kepada pihak terkait dan mengarsipkan(photo copy dan arsip digital)

61

Institut Pertanian Bogor POB PI 013

LAMPIRAN

Contoh Naskah Kerjasama Internasional (MoU)

GENERAL MEMORANDUM FOR ACADEMIC COOPERATION AND EXCHANGE BETWEEN KYOTO UNIVERSITY AND BOGOR AGRICULTURAL UNIVERSITY The President of Kyoto University and the Rector of Bogor Agricultural University hereby conclude an agreement for academic cooperation and exchange between the two universities (referred to hereafter as ‘the two parties’). 1. The two parties will promote in particular the following activities: [1] Exchange of scientific materials, publications, and information [2] Exchange of faculty members [3] Exchange of students [4] Joint research and meetings for research [5] Development and promotion of other academic cooperation as mutually agreed 2. The development and implementation of each program based upon this agreement shall be negotiated and agreed upon by both parties under a separate agreement prior to the initiation of the particular program. All programs and activities under this agreement will be operated in accordance with the laws and regulations of the respective countries. 3. All financial arrangements to pursue any of the above activities are to be negotiated for each specific case. 4. The details of and arrangements for any publication of research results produced through collaboration under this agreement must be decided and agreed upon in advance in writing by the two parties. 5. The two parties agree that, in the event of research collaboration leading to patent rights, copyrights, or other intellectual property rights, a further agreement must be negotiated in each case in accordance with the policies of the two parties on intellectual property. 6. Amendment of this general memorandum is to be effected upon deliberation by the two parties.

62

7. This general memorandum shall be effective upon signature by the two parties and shall remain in force for a period of five years. Thereafter it may be reviewed and extended upon agreement by the two parties.


LAMPIRAN

POB PI 0013

8. Termination of this general memorandum may be effected upon deliberation by the two parties. Either party has the right to terminate the memorandum without liability by giving six months notice in writing of such intent. 9. The general memorandum is written in English. Date

Date

[Signed] Hiroshi Matsumoto President Kyoto University

[Signed] Herry Suhardiyanto Rector Bogor Agricultural University

63


LAMPIRAN

Contoh Naskah Kerjasama Internasional (MoA)

MEMORANDUM OF AGREEMENT between THE CONSORTIUM OF BOGOR AGRICULTURAL UNIVERSITY, UNIVERSITY OF JAMBI AND TADULAKO UNIVERSITY and UNIVERSITY OF GOETTINGEN Concerning Collaborative Research Centre 990: Ecological and Socioeconomic Functions of Tropical Lowland Rainforest Transformation Systems in Sumatra, Indonesia Bogor Agricultural University (IPB) as the coordinator of the consortium of three Indonesian universities: Bogor Agricultural University, University of Jambi(UNJA) and Tadulako University (UNTAD) hereinafter referred to as The Consortium and University of Goettingen (UGOE), together hereinafter referred to as the Parties; Desiring to strengthen scientific research cooperation based on the principle of mutual benefit and to develop research projects under the cooperation of The Consortium and UGOE. Bearing in mind The Agreement between the Government of the Republic of Indonesia and the Government of the Federal Republic of Germany regarding Technical Cooperation dated 9 April 1984, the Agreement on Scientific Cooperation between the Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) and the Directorate General for Higher Education of the Department for National Education of Indonesia (DGHE) and the Joint Guidelines for the Implementation of the Agreement, signed on November 21, 2000 in Bonn, and Jakarta Declaration signed on July 12, 2012 in Jakarta, Referring to the Convention on Biological Diversity that has been signed and ratified by The Government of Indonesia in August 23, 1994and by The Government of Germany in December 21, 1993, as well as the Nagoya Protocol signed by The Government of Indonesia in May 2011 and The Government of Germany in June 2011. Pursuant to the prevailing laws and regulations in Indonesia and in Germany, as well as the procedures and policies of both Governments concerning international scientific and technological cooperation;

64


LAMPIRAN

POB PI 0013

Have agreed as follows: Article 1 Objective The objective of the research cooperation under this Memorandum of Agreement (MoA) is to promote mutual research cooperation and develop scientific capabilities of the two Parties on the Collaborative Research Centre 990 with the topic “Ecological and Socioeconomic Functions of Tropical Lowland Rainforest Transformation Systems in Sumatra, Indonesia” (hereinafter referred to as CRC 990). Article 2 Joint Research Activities Joint research activities on CRC990 will include the following scientific project groups: 1. Research in relation to environmental processes (hereinafter referred to as Group A) 2. Research in relation to biota and ecosystem services (hereinafter referred to as Group B) 3. Research in relation to human dimensions (hereinafter referred to as Group C) Article 3 Scope of Activity The activities to be conducted in relation to joint research program mentioned in Article 2 shall include but not limited to: 1. Exchange of researchers and graduate students in the projects of (a) environmental processes, (b) biota and ecosystem services, and (c) human dimensions. The number of researchers or graduate students to be exchanged and other related issues will be mutually determined and agreed by both parties on a case-by-case-basis. 2. Exchange of scientific materials, publications, and information. 3. Joint publication and scientific meetings. 4. Joint fund raising for related activities from public and private sources. 5. Joint research and development in the field of ecological and socioeconomic functions of tropical lowland rainforest transformation systems. 6. Facilitate and support educational programs. 7. Facilitate and support language-training programs. 8. Other activities mutually agreed upon by the Parties. Article 4 Contribution of the Parties In accordance with the prevailing laws and regulations in both respected countries, and subject to the availability of funds, The Consortium and UGOE shall: 1. Provide facilities for the execution of the joint research and education activities. 2. Assign qualified researchers, graduate students, and technicians for the implementation of activities under this MoA. 3. Provide supports for other activities agreed upon by both parties.

65


LAMPIRAN

POB PI 0013

Article 5 Funding System and Mechanism 1.

Funding for activities of CRC990, especially for administrative support, infrastructure and research, will be mainly provided by UGoe and German Research Foundation (DFG). Its disbursement mechanism will be arranged in separate financial agreements according to the approved proposal by DFG in accordance to the regulations of DFG and/or UGOEas well as cost and tariff standards of the Ministry of Finance, Republic of Indonesia.

2.

The Parties further acknowledge that due to the funding provided by the DFG, the rights of the DFG as the sponsor of this Cooperation Project, particularly its entitlement to report on the work and the results achieved within the scope of DFG funding, shall not be affected. Article 6 Mechanism for Cooperation

1.

2.

3.

The development and implementation of each program or project based upon this agreement shall be negotiated and agreed upon by both parties under a separate agreement prior to the initiation of the particular program or project which carry out these activities in accordance with the laws and regulations of the respective countries. In every Program or Project Document, the following topics will be dealt with by mutual consent: aims, duration, results, input, budget, management, publication, benefit sharing and intellectual property right. Both parties will appoint Principal Investigator (PI) or Counterpart responsible for the formulation and implementation of the concerned program or project. The Parties agree to establish “Joint Management Board (JMB)” which consists of three representatives from each Party. The JMB is set up to finalize, review, stimulate and evaluate the cooperation regularly. The JMB will meet at least once every year either in Germany or in the Republic of Indonesia Article 7 Responsibilities

In accordance with the prevailing laws and regulations in both respected countries, and subject to the availability of funds, A. The Consortium shall: 1. Assist in arranging the necessary permits for the approved UGOE personnel for the purpose of entering and leaving Indonesia whenever necessary. 2. Assist in arranging the necessary permits and the Material Transfer Agreement (hereinafter as MTA) for research material transfer within Indonesia and from Indonesia to Germany and to other countries that agreed upon by both parties. 3. Assist in obtaining custom duties and tax exemption according to the applicable tax laws and regulations. 4. Facilitate language training programs

66


LAMPIRAN

B. UGOE shall: 1. Provide advice and help to the approved The Consortium personnel concerning the necessary permit for the purpose of entering and leaving Germany whenever necessary (i.e., invitation letters, recommendations). 2. Support fundraising activities for the collaboration. 3. Support the Indonesian Counterparts to arrange necessary permits as described in article 7A.2 4. Assist and provide support to The Consortium personnel entering Germany with jointly collected soil samples and other research materials for the purpose of joint research. 5. Facilitate language training programs Article 8 Access to Research Material and Location

1. In the implementation of the Joint Research Program under this MoA, the Parties will respect

the principles given in the Convention on Biological Diversity (“CBD”) concerning research materials and the locations related to Genetic Resources and Traditional Knowledge associated with Genetic Resources (hereinafter “GR and TKGR”). 2. The Parties will acquire Prior Informed Consent (PIC) from the relevant authorities of the providing Party and will establish Mutually Agreed Terms (MAT), in compliance with Nagoya Protocol and National Legislation of the country providing GR and TKGR. Article 9 Genetic Resources and Traditional Knowledge Associated with Genetic Resources 1. 2. 3. 4.

5.

6.

7.

The Parties shall recognize the value of GR and TKGR, and recognize the rights of GR and TKGR holders; The Parties shall protect GR and TKGR against misuse and misappropriation, particularly the misuse for commercial purposes. Any collection, use or utilization (including commercialization) of GR and TKGR in an unfair or illicit manner, is considered ass wrong do and will be treated under the law of the Republic of Indonesia; Compliance with the obligations referred to in clause (3) of this Article, means that each Party shall protect intellectual property of GR and TKGR in the location, independent of whether (i) the local person is a citizen of or domiciled in the location or not, and (ii) independent of legal rights of a Party; Any GR and TKGR access to and use of each Party in the implementation oft his Partnership Agreement will require permit approval from the relevant authorities. Parties should ensure that local communities should be informed prior to agree with the access and information to the results of the cooperative or collaborative activities hat use these GR and TKGR; When a cooperative and collaborative activities under this Memorandum of Agreement, GR and TKGR are exploited for any commercial purposes, however in compliance with para 4 and 5 of this clause, the Party, on behalf of the local communities concerned, be entitled to intellectual property rights, where applicable, and related benefit-sharing; The benefits of protection which the holder has the right GR and TKGR include a fair and equitable sharing of benefits arising from commercial use of GR and TKGR in industry;

67


8.

LAMPIRAN

The parties commit themselves to pursue their best endeavors to respect the Convention on Biological Diversity in the Conduct of the Joint activities under this agreement, particularly as regards the benefit sharing with a view to local communities and GR and TKGR holders. Article 10 Transfer of Research Material

1. Research materials are collected materials in the projects, which will be defined in the

Material Transfer Agreement (MTA) of each research project between the researchers from The Consortium and UGOE. 2. Transfer of any research materials collected by all project members and to be used in the Joint Research Program and used by any third party shall in principle be made by preparing MTA following the CBD and Nagoya Protocol guidelines and be approved by the Parties. 3. The Parties will form a team to monitor the compliance to regulation for the transfer process of the research materials. The monitoring team will be comprised of representative from The Consortium, UGOE and National Scientific Authority (LIPI). Article 11 Intellectual Property Rights, Results and Publication Any Intellectual Property Rights (IPR) brought by the Parties for the implementation of activities under this MoA shall remain the property of that Party. Further details as to Intellectual Property Rights, if appropriate, shall be governed in the respective separate agreements specifying the activities taken under this MoA. For the avoidance of doubt, the Parties agree that no warranty or representation of any kind is made or given by the Parties concerning the absence of any infringement of any proprietary rights of any third party, particularly no warranty is given that the IPR brought or the results achieved are free from third party rights. For the avoidance of doubt, each Party shall be solely liable for the use of another Party’s information or data. However, to the extent legal protections to the contrary or infringements of third party rights are known to the Party that brought IPR for the implementation of activities under this MoA, said party shall be obliged to immediately inform the other Parties. 2. Any IPR, data and information resulting from research activities conducted under this MoA shall be jointly owned by both Parties, and both Parties shall be allowed to use such property for non-commercial purpose free of royalty. Should the intellectual property right, data, and information resulting from the research activities under this MoA be used for commercial purpose by one Party, the other Party shall be entitled to the royalties obtained from the exploitation of such property on the basis of principle of equitable contribution. The detail on commercialization has to be agreed by both parties in separate agreement document. The value of the object as part of contribution will be measured by taking into account the following factors: a. The scarcity of the object (the rarer the objects, the higher its value will be); b. The commercial value of the result of the research (the higher its commercial value is the higher its worth as part of the contribution will be); 3. The utilization of the object of the research and their findings under this MoA outside the territories of the Republic of Indonesia and the Germany by one of the Parties requires prior 1.

68


LAMPIRAN

POB PI 0013

4. 5. 6.

7. 8.

written approval from the other Party on a case-by-case basis and shall not be unreasonably withheld. The Parties agree that all information, of whatever kind and in whatever form that is marked as confidential by the disclosing Party, shall be treated as confidential information and may not be disclosed to any third party without the prior written consent of the disclosing party. Referring to clause no. 4, the Parties are entitled to use the results of their scientific cooperation for further educational, scientific and conservation purposes, including the right to publish the results upon agreed by the Parties. Any publication shall be developed as joint publication with significant sicentific contribution of both parties and with recognized authorship according to the appropriate share on the publication and in respect to good scientific practice. The publication initiating party shall inform the other party about intended manuscript, inorder to give the other party the opportunity to contribute to draft the publication jointly. In case of the other party can or will not contribute to such publication in an appropriate manner, it must be declared in written form to the initiator in due time. Due to the funding provided by the DFG, the Consortium acknowledges that all publications shall explicitly refer to the Cooperation Project as the origin of the published results and to the DFG as the sponsor providing the funds. Termination of this MoA shall not affect rights and/or obligation under this Article. Article 12 Confidentiality

Subject to the governing law of each institution’s jurisdiction regarding public records, the universities agree not to use or disclose to anyone information belonging to the other party which is disclosed in connection with this Agreement which is of confidential nature and agree not to make any announcements of any nature in respect to this Agreement without the consent of the other party hereto. Article 13 Benefit Sharing

1. The Parties shall note that benefits include both non-monetary and monetary benefits. 2. Non-monetary benefits may include, but not limited to, joint publications, education, training, technology transfer and granting equipment.

3. Monetary benefits may include grant, salary, compensation payment, and others in accordance with the procedure to be jointly developed and agreed upon by the Parties.

4. Benefit sharing shall also include other parties such as owner of research location or concession holder.

Article 14 Settlement of Dispute Any dispute arising out of the interpretation or implementation of this MoA shall be settled amicably by consultation or negotiation among The Parties. In case the Parties can not reach amicable settlement of the dispute, the dispute shall be referred to and finally settled by BANI; details thereof shall be governed in a separate agreement. The place of arbitration shall be Indonesia. However, taking into consideration the cooperation, the parties – in case it proves

69


LAMPIRAN

necessary due to conflicting Indonesian laws – will seek for a solution taking into account reasonable interests both of the Consortium and UGOE. Article 15 Official Address and Person in Charge Any notice, request or other communication to be given or served pursuant to this Agreement shall be in writing and dealt with as follows: 1.

The Consortium: marked for the attention of MoA for the Indonesian University Consortium: Prof. Dr. Anas M. Fauzi Coordinator, The Consortium Bogor Agricultural University IPB Darmaga Campus Bogor 16680 Indonesia Phone: +62 251 8622637 Email: [email protected]

2.

The UGOE: marked for the attention of MoA for UGOE: Prof. Dr. Stefan Scheu Speaker CRC990 c/o Georg August University of Goettingen Berliner Strasse 28, 37073 Göttingen Germany Phone : +49 551 39 5445 Email: [email protected] Article 16 Limitation of Personnel

1.

2.

UGOE will ensure its best endeavors to raise its involved personnel‘ awareness for Indonesian culture and local customs and take reasonable precautions to provide for its personnel to have due regard for respective local traditions and custom. Either The Consortium or UGOE may terminate this MoA or any program and project in pursuance thereof in case the other Party’s personnel or expert violates any agreed conditions for the implementation of activities, programs, or projects under this MoA Article 17 Amendments, Duration, and Termination

1. 2.

70

Any amendment to this MoA can only be made in writing by mutual consent of The Parties. The MoA shall be effective as of 1 January 2012 and be valid for a period of 5 (five) years and can be extended or renewed in writing by mutual consent of the parties, unless one of the Parties notifies in writing of its intention to terminate this MoA at least 6 (six) months in advance.


LAMPIRAN

POB PI 0013

3.

The termination of this MoA shall not prejudice the completion of any on-going programs and project made under this MoA until the completion of such programs or projects. Terminated MoA can be amended in order to support the continuation of CRC 990 as mentioned above.

IN WITNESS THEREOF, the undersigned, the Authorized Representatives, have signed this MoA Signed at Bogor (INDONESIA), on ..., 2013, in five (5) original texts in the English language, all five texts being equally authentic. The Parties For University of Goettingen - Germany

For The Consortium Universities - Indonesia

Prof. Dr. Hiltraud Casper-Hehne Vice President

Prof. Dr. Anas M. Fauzi Coordinator of Consortium Bogor Agricultural University

Implementing Institution Prof. Dr. Stefan Scheu Speaker CRC 990

Witnessby

Prof. Dr. Ir. H. Zulkarnain, M.Hort.Sc Vice Rector for Collaboration Affairs University of Jambi

Prof. Ir. Zainuddin, PhD Vice Rector for Collaboration Affairs Tadulako University

71



JUDUL IMPOR BARANG TANPA ANGKA PENGENAL IMPOR (API) DAN PEMBEBASAN BEA MASUK DAN CUKAI AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan Memberikan panduan prosedur impor dan pembebasan bea masuk barang bantuan/hibah untuk kegiatan pendidikan dan penelitian. 2. Ruang lingkup Ruang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan persiapan dokumen dan tata cara proses impor dan pembebasan bea masuk barang bantuan/hibah ke IPB. 3. Definisi 3.1. Impor adalah proses transportasi barang atau komoditas dari suatu negara ke negara lain secara legal. 3.2. Pabean adalah instansi (jawatan, kantor) yang mengawasi, memungut, dan mengurus bea masuk (impor) dan bea keluar (ekspor), baik melalui darat, laut, maupun melalui udara. 3.3. Kepabeanan adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pengawasan atas lalu lintas barang yang masuk atau keluar daerah pabean serta pemungutan bea masuk dan bea keluar. 3.4. Invoice adalah bukti pembayaran barang yang di impor yang meliputi harga barang, biaya jasa pengiriman beserta pajak. 3.5. Air Waybill/Bill of Lading adalah pemberitahuan dari jasa pengangkutan 4. Ketentuan Umum 4.1. Pengurusan dokumen kepabeanan sebaiknya dilakukan sebelum barang yang diimpor sampai ke Indonesia untuk menghindari biaya kelebihan waktu berlabuh (demurrage). 4.2. Dokumen pendukung yang harus dilengkapi untuk impor barang bantuan/hibah adalah: 4.2.1. Data daftar barang yang akan di impor beserta estimasi harga barang yang sudah dilengkapi biaya pengiriman, pajak dan lainnya, 4.2.2. Surat keterangan hibah/bantuan dari Universitas pemberi barang di luar negeri 4.2.3. Surat keterangan barang yang akan di impor dari Atase Perdagangan KBRI di negara institusi pengirim. 4.2.4. Invoice 4.2.5. Daftar Barang (Packing List)

72

4.2.6. Air Waybill/Bill of Lading





5. Dasar Hukum 5.1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2006 tentang perubahan atas undang-undang No. 10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan 5.2. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 70/PMK.04/2012 tentang Pembebasan Bea masuk dan Cukai Atas Impor Barang Kiriman, Hadiah/Hibah untuk Keperluan Ibadah Umum, Amal, Sosial, dan Kebudayaan. 5.3. Prosedur Operasi Baku Institut Pertanian Bogor 6. Lampiran 6.1. Diagram Alir Prosedur Impor Barang Bantuan/Hibah 6.2. Contoh surat permohonan bebas bea masuk dan pungutan impor 6.3. Contoh surat permohonan impor tanpa API 6.4. Contoh surat keterangan importasi barang bantuan untuk penelitian dan pendidikan 6.5. Contoh Invoice 6.6. Contoh Airway bill 6.7. Contoh surat rekomendasi bebas bea 6.8. Contoh surat balasan impor tanpa API 6.9. Contoh surat keterangan dari KBRI 6.10. Contoh surat keterangan hibah dari institusi pengekspor 7. Prosedur 7.1. Unit kerja menyampaikan permohonan impor barang bantuan/hibah dengan melengkapi dokumen yang dibutuhkan kepada Direktorat Kerjasama dan Program Internasional Up. Subdit Program Internasional 7.2. Direktorat Kerjasama Program Internasional (Dit. KSPI) memproses permohonan rekomendasi bebas bea dan cukai beserta dokumen pendukung lainnya yang ditujukan kepada Direktur Kelembagaan Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (KEMDIKBUD) serta memproses permohonan impor tanpa API ke Direktur Impor, Kementerian Perdagangan (KEMDAG). 7.3. KEMDIKBUD menerbitkan surat Rekomendasi Bebas Bea dan Cukai. 7.4. KEMDAG mengeluarkan Surat Impor Tanpa API. 7.5. Dit. KSPI mengambil surat Rekomendasi Bebas Bea dan Cukai dan Surat Impor Tanpa API.

73





7.6. Dit. KSPI membuat surat permohonan bebas bea masuk dan pajak dalam rangka impor dengan melampirkan surat Rekomendasi Bebas Bea dan Cukai dan Surat Impor Tanpa API yang ditujukan ke Direktur Jenderal Bea dan Cukai Up. Direktur Fasilitas Kepabeanan. 7.7. DirektoratJenderal Bea Cukai menerbitkan Surat Pemberitahuan Bebas Bea Masuk dan Cukai. 7.8. Dit. KSPI mengambil surat Pemberitahuan Bebas Bea Masuk dan Cukai. 7.9. Dit. KSPI menyampaikan pemberitahuan ke Unit Kerja tentang surat Pemberitahuan Bebas Bea Masuk dan Cukai. 7.10. Unit Kerja memproses Pemberitahuan Impor Barang (PIB)/custom sendiri atau melalui Pengusaha Pengangkutan Jasa Kepabeanan atau Forwarder.

74


LAMPIRAN

POB PI 014

Diagram Alir Prosedur Impor Barang Tanpa Angka Pengenal Impor (API) dan Pembebasan Bea dan Cukai PENGUSUL

Mulai

Unit Kerja/ pengusul menyampaikan permohonan impor barang ke Dit. KSPI

DIT. KSPI

KEMDIKBUD KEMDIKBUD mengeluarkan rekomendasi bebas bea dan cukai

Menerima permohonan pemerosessan impor barang

Dit. KSPI memproses permohonan rekomendasi bebas bea dan cukai ke KEMDIKBUD serta impor tanpa API ke KEMDAG

Dit. KSPI mengambil Surat Rekomendasi dari Kemdikbud dan Surat impor tanpa API dari KEMDAG

1

Surat Rekomendasi

KEMDAG

1

DITJEN. BEA CUKAI

KEMDAG menerbitkan mengeluarkan surat impor tanpa API

Surat impor tanpa API

Ditjen Bea dan Cukai menerbitkan surat Bebas Bea masuk dan cukai

Surat bebas bea masuk dan cukai

Dit. KSPI memproses surat bebas bea masuk dan pajak dalam rangka impor ditujukan ke Ditjen Bea dan Cukai

Pemberitahuan pembebasan bea masuk dan cukai dari Dit. KSPI

Dit. KSPI mengambil surat pembebasan bea masuk dan cukai dan menyampaikan pemberitahuan tersebut ke unit kerja

Unit kerja memproses PIB/costum sendiri atau melalui PPJK (forwarder)

75


LAMPIRAN

POB PI 014

Contoh Surat Permohonan Bebas Bea Masuk dan Pungutan Impor Nomor Lampiran Perihal

: /1T3.18/LN/2013 : 1 (satu) berkas : Permohonan bebas bea masuk dan pungutan impor lainnya

Kepada Yth

: Direktur Kelembagaan dan Kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Jl. Pintu I Senayan Jakarta

Bogor, 17 Oktober 2013

Dalam rangka kerjasama University of Goettingen German dengan Institut Pertanian Bogor (IPB). IPB mendapat bantuan bahan dan peralatan laboratorium (daftar terlampir) melalui udara dengan daftar invoice sebagai berikut. Nama barang Invoice nomor Waybill No. Banyaknya Harga Dikirim melalui

: : : : : :

Calibration Gas Mixtures 1/46961 MHG00008690 1 Carton/190 Kg. € 6.142,40 Kapal Udara

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mohon bantuan kiranya berkenan memberikan rekomendasi dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Rekomendasi tersebut ditujukan kepada Kementerian Keuangan up. Direktur Jenderal Bea dan Cukai agar dapat memberikan pembebasan bea masuk dan pungutan impor lainnya terhadap bahan dan alat untuk penelitian. Sebagai bahan pertimbangan Saudara bersama ini kami lampirkan surat-surat yang diperlukan. Atas perhatian dan bantuan Saudara diucapkan terima kasih. Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Yonny Koesmaryono NIP. 19581228 198503 1 003 Tembusan : 1. Yth. Rektor IPB (sebagai laporan) 2. Yth. Wakil Rektor Bidang Riset dan Kerjasama - IPB 3. Yth. Koordinator Konsorsium Universitas

76


LAMPIRAN

POB PI 0014

Contoh Surat Permohonan Impor Tanpa API Nomor Lampiran Perihal

: /IT3.31/LN/2013 : 1(satu) berkas : Permohonan impor tanpa API

Kepada Yth.

: Bapak Direktur Impor Kementerian Perdagangan RI Jl. M.I. Ridwan Rais No. 5 Jakarta Pusat

Bogor, 21 Oktober 2013

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Prof. Dr. Anas M. Fauzi, M. Eng Jabatan : Wakil Rektor Bidang Riset dan Kerjasama IPB Alamat : Gedung Rektorat IPB Lt 2, Jl. Lingkar Kampus IPB Darmaga, Bogor Menerangkan bahwa dalam rangka kerjasama penelitian antara antara Institut Pertanian Bogor (IPB) dengan University of Goettingen, Jerman, IPB mendapat bantuan berupa bahan dan peralatan laboratorium untuk kegiatan pendidikan dan penelitian di IPB dengan keterangan sebagai berikut : Nama/Jenis barang Nomor HS

: Calibration Gas Mixtures : 38220000 dan 84811099

Pelabuhan muat

: Mannheim, German

Pelabuhan tujuan

: Bandara Soekarno Hatta Jakarta

Sehubungan dengan itu kami memohon untuk mendapatkan ijin impor tanpa API untuk proses pengeluaran barang (dokumen terlampir) dari Pabean. Demikian surat permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih. Wakil Rektor Bidang Riset dan Kerjasama,

Prof. Dr. Anas M. Fauzi, M. Eng NIP.: 19600419 198503 1002

77


LAMPIRAN

Contoh Surat Keterangan Importasi Barang Bantuan untuk Penelitian dan Pendidikan

78


LAMPIRAN

Contoh Invoice (part 1)

79


Contoh Invoice (part 2)

80

LAMPIRAN


LAMPIRAN

POB PI 0014

Contoh Packing list

81


LAMPIRAN

POB PI 0014

Air Way bill (part 1)

82


LAMPIRAN

POB PI 0014

Airway bill (part 2)

83


LAMPIRAN

Contoh surat rekomendasi bebas bea dan cukai dari Kemdikbud

84


LAMPIRAN

Contoh surat impor tanpa API dari KEMDAG

85


Contoh surat keterangan dari KBRI (1)

86

LAMPIRAN


LAMPIRAN

Contoh surat keterangan dari KBRI (2)

87


LAMPIRAN

Surat Keterangan Hibah dari Institusi Pengekspor

88



JUDUL INISIASI DAN PEMBENTUKAN GELAR BERSAMA/GELAR GANDA AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan Membantu unit kerja di IPB dalam menginisiasi kerjasama program bersama/gelar ganda. 2. Ruang lingkup Ruang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan inisiasi kerjasama internasional antara IPB dengan mitra kerjasama luar negeri untuk pengembangan bersama/gelar ganda. 3. Definisi 3.1. Program Gelar Bersama (Joint Degree) adalah program kembaran yang merupakan satu kesatuan program (major) dimana pelaksanaannya melibatkan IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain. 3.2. Program Gelar Ganda (Double Degree) adalah program kembaran yang merupakan dua program (major) yang berbeda yang diselenggarakan bersama oleh IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain dan diutamakan menghasilkan dua atau lebih tesis atau disertasi. Program Gelar Ganda terdiri dari dua jenis yaitu Program Gelar Ganda Reguler dan Program Gelar Ganda Percepatan. 3.3. Memorandum of Agreement (MoA) dalam Program Gelar Bersama atau Program Gelar Ganda adalah dokumen kesepakatan kerjasama antara masing-masing pihak yang ditulis secara rinci dan sekurang-kurangnya mencakup Program Educational Objectives (PEO) atau yang setara, Student Outcomes (SO) atau yang setara, kurikulum dengan penyetaraan (ekivalensi) dan total beban SKS masing-masing pihak, pembagian jumlah beban (SKS) di masing-masing pihak, masa studi, persyaratan in-take, registrasi, tuition fee, proses dan metode pembelajaran, proses pembimbingan, tesis, ijasah, gelar termasuk pencantumannya, hak karya tulis yang akan dihasilkan, hak paten yang mungkin dihasilkan, tata cara terminasi program, dan penyelesaian perselisihan. 3.4. Mitra IPB adalah perguruan tinggi luar negeri yang telah memiliki naskah kesepahaman dengan IPB (MoU) 3.5. PTDN adalah Perguruan Tinggi Dalam Negeri 3.6. PTLN adalah Perguruan Tinggi Luar Negeri 4. Ketentuan Umum 4.1. Ketentuan Program Gelar Bersama 4.1.1. Dilakukan sekurang-kurangnya oleh dua perguruan tinggi

89



JUDUL INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


4.1.2. Program studi sama, jenjang sama 4.1.3. Menghasilkan satu gelar S-1 atau S-2 4.1.4. Harus memperhatikan kedekatan bidang ilmu (bidang serumpun); 4.1.5. Kesetaraan akreditasi PTDN dan PTLN sekurang-kurangnya B atau kategori “baik”; 4.1.6. Apabila Program Pertukaran Mahasiswa dan/atau Dosen dilaksanakan dalam rangka melakukan Program Gelar Bersama, pertukaran diupayakan seimbang 4.1.7. Hak cipta atas kurikulum, HAKI (paten), legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam MOA 4.1.8. Mahasiswa menjalankan Gelar Bersama apabila telah menempuh beban studi kurikulum inti sesuai dengan kompetensi utama, atau telah menempuh beban studi sedikitnya 50% dari total beban studi yang dipersyaratkan di PT asal 4.1.9. Lulusan program Gelar Bersama memperoleh dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT asal dan PT mitra untuk satu jenjang kualifikasi (degree) 4.1.10. Setiap ijazah wajib dilengkapi dengan Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI)/ Diploma Supplement. 4.1.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Gelar Bersama harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan. 4.1.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Gelar Bersama dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program Internasional. 4.2. Ketentuan Program Gelar Ganda Reguler 4.2.1. Program Gelar Ganda dilakukan bersama oleh PTDN dan PTLN untuk program studi berbeda 4.2.2. Program Gelar Ganda Reguler dilakukan oleh satu atau dua PT atau lebih pada program studi yang berbeda dengan jenjang yang sama untuk menghasilkan dua gelar (degree) yang merupakan pengakuan atas hasil pendidikan pada strata1 (S-1) atau strata2 (S-2).

90

4.2.3. Program Gelar Ganda Reguler dapat dilaksanakan apabila program studi yang bekerja sama memiliki kesamaan minimum 50% dari total beban studi;





4.2.4. Program studi yang melaksanakan Program Gelar Ganda Reguler wajib memiliki ijin operasional dan akreditasi sekurang-kurangnya B; 4.2.5. PTLN yang melakukan Program Gelar Ganda Reguler dengan PTDN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya; 4.2.6. Beban studi yang wajib diambil oleh mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler pada PT-PT yang bermitra, serta hak cipta atas kurikulum, HAKI, legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam Perjanjian Kerja Sama (Memorandum of Agreement, MOA) dan wajib mengikuti aturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia dan di negara PT mitra; 4.2.7. Mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah 4.2.8. Mahasiswa yang mengikuti Program Gelar Ganda Reguler harus telah menempuh minimum 25% dari total beban sks program studi ke I di perguruan tinggi A, dengan IPK minimum 3,51. Mahasiswa yang memenuhi persyaratan tersebut dapat melamar perolehan gelar kedua pada perguruan tinggi B. Apabila mahasiswa sudah menempuh seluruh beban sks di program studi ke II di perguruan tinggi B, dan telah menyelesaikan sisa beban sks di program studi I di perguruan tinggi A, maka mahasiswa yang bersangkutan dapat memperoleh dua gelar dalam waktu yang lebih singkat 4.2.9. Lulusan Program Gelar Ganda Reguler dapat memperoleh dua gelar (degree) dengan dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT A dan PT B untuk satu jenjang kualifikasi (degree) yang sama; 4.2.10. Dua ijazah (diploma) dari dua gelar (degree) yang diperoleh ditandatangani oleh pimpinan masing-masing PT, dan setiap ijazah dilengkapi dengan Keterangan Tambahan Ijazah (Diploma Supplement) yang dapat menjelaskan proses dan keluaran (outcomes) dari Gelar Ganda Reguler 4.2.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan. 4.2.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program International.

91





4.3. Ketentuan Program Gelar Ganda Percepatan: 4.3.1. Oleh satu atau dua PT (atau lebih) pada program studi yang sama dengan jenjang yang berbeda, misalnya S-1 dan S-2, atau S-2 dan S-3 4.3.2. Dapat dilaksanakan oleh satu PTDN atau oleh dua PTDN dengan satu PTLN dengan mutu setara atau lebih tinggi 4.3.3. PTDN dan program studi yang melaksanakan wajib memiliki akreditasi sedikitnya B 4.3.4. PTLN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya 4.3.5. Kriteria kualifikasi calon mahasiswa untuk Program Gelar Ganda Percepatan wajib dinyatakan sejelas-jelasnya sebagai persyaratan penerimaan mahasiswa melalui jalur ini; 4.3.6. Mahasiswa peserta program Program Gelar Ganda Percepatan tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah 4.3.7. Peserta Program Gelar Ganda Percepatan adalah mahasiswa yang telah menempuh minimum 50% dari total beban sks di PS 1, dengan IPK minimum 3,0 dan lulus seleksi untuk mengikuti program tersebut. 4.3.8. Seleksi penetapan kelulusan untuk menjadi peserta program gelar ganda percepatan dilakukan oleh tim-bersama dari PT yang melakukan program tersebut; mahasiswa yang lolos dapat menjalani program percepatan dari S1 ke S2 (Gambar 2) atau program percepatan dari S2 ke S3 (Gambar 3). Bagi mahasiwa yang tidak lolos test akan tetap mengikuti program regular (bukan program percepatan) seperti saat awal mahasiswa yang bersangkutan mendaftar. 4.3.9. Lulusan Program Gelar Ganda Percepatan akan memperoleh dua ijazah (diploma) yang menunjukkan perolehan dua gelar (degree) akademik. 4.3.10. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan. 4.3.11. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program International.

92





5. Syarat Administrasi Melakukan Program Persyaratan Program Studi yang Melakukan Kerjasama: 5.1. Perguruan Tinggi Dalam Negeri (PTDN) dan Perguruan Tinggi Luar Negeri (PTLN) yang akan melaksanakan Program Gelar Bersama dan Gelar Ganda harus memenuhi persyaratan sekurang-kurangnya yaitu: 5.2. Kedua PS yang akan bekerja sama masih memiliki ijin operasional 5.3. Akreditasi PS pada PT dalam negeri (PTDN) minimum B 5.4. Akredidasi PS pada PT luar negeri (PTLN) yang menjadi PT Mitra harus baik atau sangat baik di negaranya yang dituliskan dalam surat pernyataan. 5.5. PS yang melaksanakan program Gelar Ganda Reguler harus memiliki kesamaan beban studi minimum 50%. 6. Dokumen Kelayakan Program, Naskah Akademik, dan Kontrak Kerja Sama: PTDN yang akan melakukan program kerja sama wajib menyampaikan dokumen kelayakan program, naskah akademik, dan kontrak kerja sama sebagai dasar yang dapat digunakan oleh Kementerian Pendidikan Nasional untuk memantau pelaksanaan program kerja sama. 6.1. Dokumen kelayakan program kerja sama sekurang-kurangnya memuat: 6.1.1. Misi program, 6.1.2. Target program, 6.1.3. Penjelasan tentang dasar pemilihan mitra kerja sama, 6.1.4. Prinsip-prinsip kerja sama, 6.1.5. Benefit dan tantangan dari pelaksanaan program, 6.1.6. Kesiapan masing-masing PS dalam melaksanakan program kerja sama, terkait dengan SDM dan Sarana Prasarana. 6.2. Naskah Akademik minimum memuat: 6.2.1. Tujuan kerja sama 6.2.2. Identitas pihak-pihak yang bekerja sama 6.2.3. Deskripsi program kerja sama secara rinci yang sekurang-kurangnya memuat tentang: a.

Kurikulum (learning outcomes, proses belajar, beban belajar, evaluasi dan yudisium) dan sistim pelaksanaannya

b.

Jumlah sks yang di-kerjasama-kan di antara 2 PT dan mata kuliah atau kredit yang diakui;

c.

Sarana dan prasarana yang akan dipakai dari PT asal dan PT mitra

93





d.

Tempat pelaksanaan program kerja sama yang menjelaskan tempat dimana setiap peserta wajib menempuh semua beban studi untuk peraihan satu buah gelar bersama (Joint Degree) atau dua buah gelar ganda (Double Degrees)

e.

Hal-hal yang harus dimuat dalam Keterangan Tambahan Ijasah (Diploma Supplement) Kriteria input dan proses rekrutmen

f.

Parameter keberhasilan penyelenggaraan program kerja sama

g.

Sistim koordinasi pelaksanaan program kerjasama

h.

Skema pembiayaan

i.

Keberlanjutan program untuk studi lanjut

6.3. Dokumen kontrak kerja sama, sekurang-kurangnya memuat : 6.3.1. Gelar yang akan diterima oleh lulusan 6.3.2. Jumlah Ijasah /Diploma yang akan diterima oleh lulusan 6.3.3. Penandatang Ijasah 6.3.4. Hak dan kewajiban kedua belah pihak 6.3.5. Kepemilikan Hak Cipta Kurikulum, HAKI, Legalisasi Ijazah, dituangkan dalam MoA 6.3.6. Durasi kerja sama 6.3.7. Pertukaran atau kerja sama yang sepadan 6.3.8. Keberlanjutan kerja sama 7. Dasar Hukum 7.1. Undang-Undang RI Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 7.2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; 7.3. Peraturan Presiden Nomor 44 tahun 2012 tentang penetapan IPB sebagai Perguruan Tinggi yang diselenggarakan oleh Pemerintah; 7.4. Permendiknas No. 26 tahun 2007 ttg kerja sama PT di Indonesia dengan PT atau lembaga lain di LN 7.5. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 169/MPK.A4/KP/2012, tentang Pengangkatan Rektor ITB Periode 2010 – 2014;

94





7.6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerjasama Perguruan Tinggi di Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga Lain di Luar Negeri; 7.7. Surat Edaran Dirjen Dikti No. 152/E/T/2012 tentang Publikasi Karya Ilmiah; 8. Lampiran 8.1. Diagram alir inisiasi pengembangan Gelar Bersama/Gelar Ganda 8.2. Format usulan kerjasama akademik Gelar Bersama/Gelar Ganda 8.3. Contoh diploma supplement 8.4. Pedoman kerjasama akademik Gelar Bersama/Gelar Ganda dari Direktorat Kerjasama dan Kelembagaan Ditjen Dikti. 9. Prosedur 9.1. Program Studi melakukan komunikasi awal dengan mitra IPB 9.2. Program Studi mengadakan pertemuan internal untuk kemungkinan pengembangan kerjasama akademik JDP/DDP

membahas

9.3. Program Studi bersama dengan mitra menyusun draf naskah akademik 9.4. Program Studi menyampaikan draf naskah akademik JD/DD ke Sekolah Pascasarjana atau Fakultas dengan tembusan ke Dit. KSPI. 9.5. Sekolah Pascasarjana/Fakultas bersama-sama dengan Dit. PPA melakukan penelaahan naskah akademik dan kesesuaian program dengan ketentuan program akademik yang berlaku di tingkat nasional dan IPB. 9.6. Sekolah Pascasarjana/Fakultas, Program Studi dan mitra bersama-sama membahas keberlanjutan dan unit cost program. 9.7. Sekolah Pascasarjana/Fakultas mengeluarkan keputusan kelayakan naskah akademik. 9.8. Sekolah Pascasarjana/Fakultas menyusun draf naskah kerjasama (MoA) Gelar Bersama/Gelar Ganda. 9.9. Sekolah Pascasarjana/Fakultas menyerahkan draf MoA ke Dit. KSPI untuk ditelaah (prosedur diatur di POB PI 0012).

95


LAMPIRAN

POB PI 015

Diagram Alir Inisiasi Kerjasama Pengembangan Gelar Bersama/Gelar Ganda SPS

PROGRAM STUDI

DIT. PPA

DIT. KSPI

Mulai (komunikasi dg mitra)

1

Mengadakan pembahasan internal kemungkinan kerjasama DDP/JDP

Bersama-sama mitra menyusun draf Naskah Akademik

Menyampaikan draf Naskah Akademik

Draf Naskah Akademik

Draf Naskah Akademik

tidak

Penelahaan

Penelahaan

ya Bersama-sama mitra membahas keberlanjutan dan unit cost program

Bersama-sama mitra membahas keberlanjutan dan unit cost program

Menyusun draf MoA

Menyerahkan draf MoA

Draf MoA

POB PI 0012

96



JUDUL PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI) AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan Membantu unit kerja di IPB dalam pengurusan izin pengembangan kerjasama akademik Gelar Bersama/Gelar Ganda. 2. Ruang lingkup Ruang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan pengajuan izin kerjasama internasional antara IPB dengan mitra kerjasama luar negeri untuk pengembangan Gelar Bersama/Gelar Ganda. 3. Definisi 3.1. Program Gelar Bersama (Joint Degree) adalah program kembaran yang merupakan satu kesatuan program (major) dimana pelaksanaannya melibatkan IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain. 3.2. Program Ganda (Double Degree) adalah program kembaran yang merupakan dua program (major) yang berbeda yang diselenggarakan bersama oleh IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain dan diutamakan menghasilkan dua atau lebih tesis atau disertasi. Program Gelar Ganda terbagi atas dua jenis Program Gelar Ganda Reguler dan Program Gelar Ganda Percepatan. 3.3. Memorandum of Agreement (MoA) dalam Program Joint Degree atau Program Double Degree adalah dokumen kesepakatan kerjasama antara masingmasing pihak yang ditulis secara rinci dan sekurang-kurangnya mencakup Program Educational Objectives (PEO) atau yang setara, Learning Outcomes (LO) atau yang setara, kurikulum dengan penyetaraan (ekivalensi) dan total beban SKS masing-masing pihak, pembagian jumlah beban (SKS) di masingmasing pihak, masa studi, persyaratan in-take, registrasi, tuition fee, proses dan metode pembelajaran, proses pembimbingan, tesis, ijasah, gelar termasuk pencantumannya, hak karya tulis yang akan dihasilkan, hak paten yang mungkin dihasilkan, tata cara terminasi program, dan penyelesaian perselisihan. 4. Ketentuan Umum 4.1. Ketentuan Program Gelar Bersama 4.1.1. Dilakukan sekurang-kurangnya oleh dua perguruan tinggi 4.1.2. Program studi sama, jenjang sama 4.1.3. Menghasilkan satu gelar S-1 atau S-2 4.1.4. Harus memperhatikan kedekatan bidang ilmu (bidang serumpun);

97





4.1.5. Kesetaraan akreditasi PTDN dan PTLN sekurang-kurangnya B atau kategori “baik”; 4.1.6. Apabila Program Pertukaran Mahasiswa dan/atau Dosen dilaksanakan dalam rangka melakukan Program Gelar Bersama, pertukaran diupayakan seimbang 4.1.7. Hak cipta atas kurikulum, HAKI (paten), legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam MOA 4.1.8. Mahasiswa menjalankan Gelar Bersama apabila telah menempuh beban studi kurikulum inti sesuai dengan kompetensi utama, atau telah menempuh beban studi sedikitnya 50% dari total beban studi yang dipersyaratkan di PT asal 4.1.9. Lulusan program Gelar Bersama memperoleh dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT asal dan PT mitra untuk satu jenjang kualifikasi (degree) 4.1.10. Setiap ijazah wajib dilengkapi dengan Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI)/ Diploma Supplement. 4.1.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Gelar Bersama harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan. 4.1.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Gelar Bersama dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program Internasional. 4.2. Ketentuan Program Gelar Ganda Reguler 4.2.1. Program Gelar Ganda dilakukan bersama oleh PTDN dan PTLN untuk program studi berbeda 4.2.2. Program Gelar Ganda Reguler dilakukan oleh satu atau dua PT atau lebih pada program studi yang berbeda dengan jenjang yang sama untuk menghasilkan dua gelar (degree) yang merupakan pengakuan atas hasil pendidikan pada strata1 (S-1) atau strata2 (S-2). 4.2.3. Program Gelar Ganda Reguler dapat dilaksanakan apabila program studi yang bekerja sama memiliki kesamaan minimum 50% dari total beban studi;

98

4.2.4. Program studi yang melaksanakan Program Gelar Ganda Reguler wajib memiliki ijin operasional dan akreditasi sekurang-kurangnya B;





4.2.5. PTLN yang melakukan Program Gelar Ganda Reguler dengan PTDN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya; 4.2.6. Beban studi yang wajib diambil oleh mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler pada PT-PT yang bermitra, serta hak cipta atas kurikulum, HAKI, legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam Perjanjian Kerja Sama (Memorandum of Agreement, MOA) dan wajib mengikuti aturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia dan di negara PT mitra; 4.2.7. Mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah 4.2.8. Mahasiswa yang mengikuti Program Gelar Ganda Reguler harus telah menempuh minimum 25% dari total beban sks program studi ke I di perguruan tinggi A, dengan IPK minimum 3,51. Mahasiswa yang memenuhi persyaratan tersebut dapat melamar perolehan gelar kedua pada perguruan tinggi B. Apabila mahasiswa sudah menempuh seluruh beban sks di program studi ke II di perguruan tinggi B, dan telah menyelesaikan sisa beban sks di program studi I di perguruan tinggi A, maka mahasiswa yang bersangkutan dapat memperoleh dua gelar dalam waktu yang lebih singkat 4.2.9. Lulusan Program Gelar Ganda Reguler dapat memperoleh dua gelar (degree) dengan dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT A dan PT B untuk satu jenjang kualifikasi (degree) yang sama; 4.2.10. Dua ijazah (diploma) dari dua gelar (degree) yang diperoleh ditandatangani oleh pimpinan masing-masing PT, dan setiap ijazah dilengkapi dengan Keterangan Tambahan Ijazah (Diploma Supplement) yang dapat menjelaskan proses dan keluaran (outcomes) dari Gelar Ganda Reguler 4.2.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan. 4.2.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program International.

99





4.3. Ketentuan Program Gelar Ganda Percepatan: 4.3.1. Oleh satu atau dua PT (atau lebih) pada program studi yang sama dengan jenjang yang berbeda, misalnya S-1 dan S-2, atau S-2 dan S-3 4.3.2. Dapat dilaksanakan oleh satu PTDN atau oleh dua PTDN dengan satu PTLN dengan mutu setara atau lebih tinggi 4.3.3. PTDN dan program studi yang melaksanakan wajib memiliki akreditasi sedikitnya B 4.3.4. PTLN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya 4.3.5. Kriteria kualifikasi calon mahasiswa untuk Program Gelar Ganda Percepatan wajib dinyatakan sejelas-jelasnya sebagai persyaratan penerimaan mahasiswa melalui jalur ini; 4.3.6. Mahasiswa peserta program Program Gelar Ganda Percepatan tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah 4.3.7. Peserta Program Gelar Ganda Percepatan adalah mahasiswa yang telah menempuh minimum 50% dari total beban sks di PS 1, dengan IPK minimum 3,0 dan lulus seleksi untuk mengikuti program tersebut. 4.3.8. Seleksi penetapan kelulusan untuk menjadi peserta program gelar ganda percepatan dilakukan oleh tim-bersama dari PT yang melakukan program tersebut; mahasiswa yang lolos dapat menjalani program percepatan dari S1 ke S2 (Gambar 2) atau program percepatan dari S2 ke S3 (Gambar 3). Bagi mahasiwa yang tidak lolos test akan tetap mengikuti program regular (bukan program percepatan) seperti saat awal mahasiswa yang bersangkutan mendaftar. 4.3.9. Lulusan Program Gelar Ganda Percepatan akan memperoleh dua ijazah (diploma) yang menunjukkan perolehan dua gelar (degree) akademik. 4.3.10. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan. 4.3.11. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program International.

100





5. Syarat Administrasi Melakukan Program Persyaratan Program Studi yang Melakukan Kerjasama: 5.1. Perguruan Tinggi Dalam Negeri (PTDN) dan Perguruan Tinggi Luar Negeri (PTLN) yang akan melaksanakan Program Gelar Bersama dan Gelar Ganda harus memenuhi persyaratan sekurang-kurangnya yaitu: 5.2. Kedua PS yang akan bekerja sama masih memiliki ijin operasional 5.3. Akreditasi PS pada PT dalam negeri (PTDN) minimum B 5.4. Akredidasi PS pada PT luar negeri (PTLN) yang menjadi PT Mitra harus baik atau sangat baik di negaranya yang dituliskan dalam surat pernyataan. 5.5. PS yang melaksanakan program Gelar Ganda Reguler harus memiliki kesamaan beban studi minimum 50%. 6. Dokumen Kelayakan Program, Naskah Akademik, dan Kontrak Kerja Sama: PTDN yang akan melakukan program kerja sama wajib menyampaikan dokumen kelayakan program, naskah akademik, dan kontrak kerja sama sebagai dasar yang dapat digunakan oleh Kementerian Pendidikan Nasional untuk memantau pelaksanaan program kerja sama. 6.1. Dokumen kelayakan program kerja sama sekurang-kurangnya memuat: 6.1.1. Misi program, 6.1.2. Target program, 6.1.3. Penjelasan tentang dasar pemilihan mitra kerja sama, 6.1.4. Prinsip-prinsip kerja sama, 6.1.5. Benefit dan tantangan dari pelaksanaan program, 6.1.6. Kesiapan masing-masing PS dalam melaksanakan program kerja sama, terkait dengan SDM dan Sarana Prasarana. 6.2. Naskah Akademik minimum memuat: 6.2.1. Tujuan kerja sama 6.2.2. Identitas pihak-pihak yang bekerja sama 6.2.3. Deskripsi program kerja sama secara rinci yang sekurang-kurangnya memuat tentang: a.

Kurikulum (learning outcomes, proses belajar, beban belajar, evaluasi dan yudisium) dan sistim pelaksanaannya

b.

Jumlah sks yang di-kerjasama-kan di antara 2 PT dan mata kuliah atau kredit yang diakui;

101





c.

Sarana dan prasarana yang akan dipakai dari PT asal dan PT mitra

d.

Tempat pelaksanaan program kerja sama yang menjelaskan tempat dimana setiap peserta wajib menempuh semua beban studi untuk peraihan satu buah gelar bersama (Joint Degree) atau dua buah gelar ganda (Double Degrees)

e.

Hal-hal yang harus dimuat dalam Keterangan Tambahan Ijasah (Diploma Supplement) Kriteria input dan proses rekrutmen

f.

Parameter keberhasilan penyelenggaraan program kerja sama

g.

Sistim koordinasi pelaksanaan program kerjasama

h.

Skema pembiayaan

i.

Keberlanjutan program untuk studi lanjut

6.3. Dokumen kontrak kerja sama, sekurang-kurangnya memuat : 6.3.1. Gelar yang akan diterima oleh lulusan 6.3.2. Jumlah Ijasah /Diploma yang akan diterima oleh lulusan 6.3.3. Penandatang Ijasah 6.3.4. Hak dan kewajiban kedua belah pihak 6.3.5. Kepemilikan Hak Cipta Kurikulum, HAKI, Legalisasi Ijazah, dituangkan dalam MoA 6.3.6. Durasi kerja sama 6.3.7. Pertukaran atau kerja sama yang sepadan 6.3.8. Keberlanjutan kerja sama 6.4. Muatan diploma supplement: 6.4.1. Informasi tentang Identitas Penyandang Kualifikasi: Nama, Tempat dan tanggal lahir, NIM 6.4.2. Informasi tentang Identitas Kualifikasi a.

Nama kualifikasi dan (jika ada) gelar yang dianugerahkan (dalam bahasa asli)

b.

Bidang studi utama untuk kualifikasi tersebut

c.

Nama dan status PT pemberi suplemen (dalam bahasa asli)

d.

Bahasa pengantar dalam perkuliahan/ujian

6.4.3. Informasi ttg Level Kualifikasi: level, masa program secara resmi, persyaratan akses

102





6.5. Informasi tentang Muatan dan Hasil yang Diraih: 6.5.1. Mode studi 6.5.2. Persyaratan program 6.5.3. Perincian program (mis. modul atau unit yang dipelajari), dan nilai/kredit yang diperoleh (jika informasi ini tersedia pada transkrip resmi, harus digunakan di sini) 6.5.4. Cara penilain dan jika ada, pedoman distribusi nilai 6.5.5. Klasifikasi kualifikasi secara keseluruhan (dalam bahasa asli) 6.6. Informasi tentang Fungsi Kualifikasi: Akses untuk studi lanjut, Status profesional (jika ada) 6.7. Informasi Tambahan: Informasi tambahan, Sumber informasi lebih lanjut 6.8. Sertifikasi atas Suplemen: Tanggal, Tanda tangan, Kapasitas, Cap atau stempel 6.9. Informasi tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional 7. Dasar Hukum a.

Undang-Undang RI Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

b.

Peraturan Pemerintah RI Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;

c.

Peraturan Presiden Nomor 44 tahun 2012 tentang penetapan IPB sebagai Perguruan Tinggi yang diselenggarakan oleh Pemerintah;

d.

Permendiknas No. 26 tahun 2007 ttg kerja sama PT di Indonesia dengan PT atau lembaga lain di LN

e.

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 169/MPK.A4/KP/2012, tentang Pengangkatan Rektor ITB Periode 2010 – 2014;

f.

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerjasama Perguruan Tinggi di Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga Lain di Luar Negeri;

g.

Surat Edaran Dirjen Dikti No. 152/E/T/2012 tentang Publikasi Karya Ilmiah;

8. Lampiran Diagram alir pengajuan izin kerjasama Program Gelar Bersama/Gelar Ganda ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI)

103





9. Prosedur 9.1. Sekolah Pascasarjana/Fakultas menyerahkan Naskah Akademik Program Gelar Bersama/Gelar Ganda ke Dit. KSPI. 9.2. Dit. KSPI atas nama IPB mengajukan Naskah Akademik ke Direktorat Kerjasama dan Kelembagaan (Dit. Kerma), Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI) 9.3. Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi melakukan penelaahan administrasi dan substansi terhadap usulan dari perguruan tinggi (IPB). 9.4. Apabila disetujui, Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi akan mengeluarkan rekomendasi ke Kemdikbud. 9.5. Apabila tidak disetujui, maka perguruan tinggi (IPB) harus melengkapi/memperbaiki Naskah Akademik sesuai dengan masukan dari Dit. Kerma 9.6. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan melalui Dirjen DIKTI mengeluarkan Izin penyelenggaraan kerjasama. 9.7. IPB c.q SPs menerima izin penyelenggaraan Program Gelar Bersama/Gelar Ganda

104


LAMPIRAN

POB PI 016

SOP PENGAJUAN IZIN PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI) SPS/FAKULTAS

DIT.KSPI

DIKTI

Mengajukan Naskah Akademik

Menerima usulan Kerma dari IPB

KEMDIKBUD

Mulai

Menyerahkan Naskah Akademik

Naskah Akademik

tidak

Penelaahan

ya Rekomendasi ke Mendikbud

Ijin penyelenggaraan Kerma

Ijin Penyelenggaraan

Mendikbud melalui Dirjen Dikti menerbitkan ijin pelaksanaan kerma

Ijin penyelenggaraan Kerma

105



MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan Membantu mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB melalui Gelar Bersama/Gelar Ganda 2. Ruang lingkup 2.1. Pengurusan proses administrasi di IPB 2.2. Proses pengurusan ijin belajar, ijin tinggal, dan ijin penelitian 2.3. Hospitality di IPB 3. Definisi Mahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda adalah mahasiswa yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB Program Gelar Bersama/Gelar Ganda. 4. Ketentuan Umum Tidak ada 5. Referensi Prosedur Operasional Baku, Institut Pertanian Bogor 6. Lampiran Diagram Alir penerimaan mahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda. 7. Prosedur 7.1. Mahasiswa dari universitas mitra mengirimkan berkas lamaran ke IPB c.q. Dit. KSPI 7.2. Dit. KSPI menyampaikan berkas lamaran ke Sekolah Pascasarjana (SPs) 7.3. SPs melakukan seleksi berkas bersama dengan program studi terkait 7.4. SPs mengeluarkan Letter of Acceptance (LoA) dan dikirimkan ke Dit. KSPI 7.5. Dit. KSPI mengirimkan Letter of Acceptance dengan dilengkapi dokumen persyaratan untuk proses perijinan (lampiran 1, 2, 3) 7.6. Mahasiswa mengisi dan mengirimkan kembali berkas persyaratan proses perijinan ke Dit. KSPI minimal 2 bulan sebelum kedatangan 7.7. Dit. KSPI melakukan pengurusan ijin belajar/ijin penelitian dan keimigrasian dengan merujuk pada POB PI-03 dan POB PI-04

106



MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


7.8. Dit. KSPI menyampaikan kepada mahasiswa bahwa pengurusan visa telah dapat dilakukan di KBRI/KJRI setempat 7.9. Mahasiswa menginformasikan jadwal kedatangan ke Dit. KSPI 7.10. Dit. KSPI meneruskan informasi kedatangan mahasiswa ke SPs 7.11. Dit. KSPI menyiapkan proses penjemputan dan akomodasi sementara 7.12. Dit. KSPI menyerahkan mahasiswa ke SPs 7.13. SPs membantu mahasiswa dalam mendapatkan kartu mahasiswa dan akses internet 7.14. Mahasiswa mengikuti proses pembelajaran sesuai dengan aturan yang berlaku di IPB 7.15. SPs menyerahkan transkrip dan atau ijazah ke mahasiswa di akhir masa studinya di IPB 7.16. Mahasiswa kembali ke universitas asal setelah menyelesaikan Program Gelar Bersama/Gelar Ganda.

107


LAMPIRAN

POB PI 017

DIAGRAM ALIR MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA MHS ASING

DIT. KSPI

SPS

Mulai

Mengirimkan berkas lamaran

Berkas lamaran

Menerima berkas lamaran

Menyampaikan berkas lamaran

Berkas lamaran

Menerima berkas lamaran

Proses seleksi

Menerbitkan LoA

Mengirimkan LoA dan berkas persyaratan untuk perijinan

Mengisi dan mengirimkan persyaratan untuk perijinan

Berkas perijinan

Memproses visa di KBRI/KJRI setempat

108

LoA

LoA & Berkas lamaran

Melakukan proses pengajuan perijinan bagi mhs asing

Menyampaikan informasi pengurusan visa

Menginformasikan jadwal kedatangan

Meneruskan informasi jadwal kedatangan

2

1

Menerima informasi jadwal kedatangan


LAMPIRAN

POB PI 017

DIAGRAM ALIR MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA MHS ASING

DIT. KSPI

SPS

1

Menyiapkan penjemputan & akomodasi sementara

Menyerahkan mahasiswa ke SPs

Membantu mahasiswa mengurus KTM dan akses internet

Mengikuti proses pembelajaran di IPB Menyerahkan transkrip dan atau ijazah

Kembali ke Universitas asal

Transkrip dan atau ijazah

Selesai

109



MAHASISWA OUTBOND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan Membantu mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB melalui Program Gelar Bersama/Gelar Ganda 2. Ruang lingkup Pengurusan proses administrasi di IPB 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda adalah mahasiswa yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB Program Gelar Bersama/Gelar Ganda. 3.2. SPs adalah Sekolah Pascasarjana IPB 4. Ketentuan Umum 4.1. Persyaratan melamar: 4.1.1. Sertifikat kemampuan bahasa inggris 4.1.2. Letter of Acceptance 4.1.3. Keterangan sponsorship 4.2. Mahasiswa wajib membuat laporan kemajuan belajar untuk keperluan pemantauan 5. Referensi Prosedur Operasional Baku, Institut Pertanian Bogor 6. Lampiran Diagram Alir penerimaan mahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda. 7. Prosedur 7.1. SPs mengumumkan penerimaan calon mahasiswa peserta Program Gelar Bersama/Gelar Ganda. 7.2. Mahasiswa mengajukan lamaran lengkap ke SPs 7.3. SPs bersama dengan penyandang dana/pemberi grant melakukan proses seleksi 7.4. SPs mengumumkan hasil seleksi 7.5. SPs mengirimkan daftar mahasiswa terpilih ke Dit. KSPI 7.6. Dit. KSPI mengirimkan daftar mahasiswa terpilih ke universitas mitra

110



MAHASISWA OUTBOND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


7.7. Dit. KSPI memfasilitasi pengurusan dokumen perjalanan ke LN (mengacu pada POB PI-001) 7.8. SPs dan Dit. KSPI bersama pihak terkait memberikan pembekalan kepada mahasiswa 7.9. Mahasiswa Berangkat ke LN 7.10. Mahasiswa mengikuti proses pembelajaran dengan mengikuti peraturan yang berlaku di universitas mitra 7.11. Mahasiswa kembali ke IPB setelah masa belajar selesai untuk menyelesaikan studinya. 7.12. Mahasiswa melaporkan kepulangannya ke SPs dan Dit. KSPI

111


LAMPIRAN

POB PI 018

Diagram Alir Mahasiswa Outbond Program Gelar Bersama/Gelar Ganda. SPS

MAHASISWA

DIT KSPI

UNIV. MITRA

Mulai

Pengumuman penerimaan mhs DDP/JDP

Proses seleksi

Pengumuman hasil seleksi

Mengajukan lamaran lengkap ke SPs

Berkas lamaran

Hasil seleksi Hasil seleksi

Mengirimkan daftar hasil seleksi

Memberikan pembekalan

Mengikuti pembekalan

Berangkat ke Universitas mitra

Mengirimkan daftar hasil seleksi

Fasilitasi pengurusan dokumen mhs

Mengikuti proses pembelajaran di Universitas mitra

Kembali ke IPB

Laporan

Melapor ke SPs & Dit. KSPI

Selesai

112

Laporan

Hasil seleksi



JUDUL PENGAJUAN PERMOHONAN TINGGAL DI ASRAMA INTERNASIONAL BAGI MAHASISWA ASING AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


1. Tujuan Membantu mahasiswa asing yang ke IPB dalam pengurusan tempat tinggal selama melakukan studi di IPB. 2. Ruang lingkup Proses pengurusan administrasi asrama internasional 3. Definisi Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari uar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB. 4. Informasi Umum: 4.1. Proses Booking Asrama internasional dilakukan maksimum 1 minggu sebelum kedatangan 4.2. Tarif kamar per 9 Desember 2013: 4.2.1. Tarif Harian untuk tipe deluxe Rp 190.000 (AC, single badroom, indoor bathroom), tipe standard Rp 140.000 (fan, single badroom, indoor bathroom). 4.2.2. Tarif Bulanan 1.075.000.

untuk tipe deluxe Rp 1.375.000;

tipe standard Rp

5. Referensi Tidak ada 6. Lampiran Diagram alir pengajuan tinggal di asrama internasional bagi mahasiswa asing 7. Prosedur 7.1. Mahasiswa Asing mengisi dan mengajukan permohonan tinggal di asrama internasional yang disediakan di International Collaboration Office (ICO). 7.2. International Collaboration Office meneruskan permohonan mahasiswa asing ke Direktorat Bisnis dan Kemitraan 7.3. Direktorat Bisnis dan Kemitraan mengkonfirmasi International Collaboration Office. (a) jika aplikasi diterima; International Collaboration Office menyampaikan informasi kepada mahasiswa asing dan pihak asrama internasional. (b) Jika aplikasi tidak diterima maka, mahasiswa asing wajib memenuhi ketentuan yang ditetapkan sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh

113



JUDUL PENGAJUAN TINGGAL DI ASRAMA INTERNASIONAL BAGI MAHASISWA ASING AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional


Dit.BK, kemudian diajukan kembali ke Direktorat Bisnis dan Kemitraan melalui International Collaboration Office. 7.4. Mahasiswa Asing melakukan check in dan Pembayaran ke Asrama Mahasiswa Internasional sebesar biaya yang disetujui oleh Direktorat Bisnis dan Kemitraan (Dit. BK). 7.5. ICO dan Dit.BK tidak menjamin semua aplikasi akan disetujui, disesuaikan dengan kapasitas kamar dan persyaratannya. 7.6. Proses persetujuan akan diberikan sesuai dengan azas first come, first service.

114


LAMPIRAN

POB PI 019

DIAGRAM ALIR PENGAJUAN PERMOHONAN TINGGAL DI ASRAMA INTERNASIONAL BAGI MAHASISWA ASING MHS ASING Mulai

Pengajuan permohonan tinggal di asrama internasional

Formulir permohon an tinggal

Surat pemberita huan

Mhs Asing melakukan check in dan payment di Asrama Internasional

ICO Menerima permohonan tinggal di asrama

Permohonan tinggal dari mhs asing diteruskan ke Dit. BK

ICO Menyampaikan informasi ke Mhs Asing dan Asrama Internasional

DIT. BK

ASRAMA INT.

Menerima permohonan tinggal di asrama

Dit. BK mengkonfirmasi ke International Collaboration Office

Surat pemberita huan

Menerima proses check in dan payment Mahasiswa asing

115

@Hak Cipta dilindungi oleh Undang-Undang Dilarang memperbanyak buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit

Recommend Documents