SCHRIFTELIJKE VRAAG
nr. 25 van WARD KENNES datum: 13 oktober 2014
aan ANNEMIE TURTELBOOM VICEMINISTER-PRESIDENT VAN
DE VLAAMSE REGERING, VLAAMS MINISTER VAN BEGROTING, FINANCIËN EN
ENERGIE
Vlaamse overheid - Betaling facturen Ondanks een sterke vermindering van het aantal achterstallige betalingen, blijven te laat en niet betaalde facturen nog steeds een aanzienlijk probleem voor de Vlaamse kmo’s. Een op de drie facturen wordt niet binnen de afgesproken termijn betaald. Bijna 9 % van de facturen wordt in België meer dan 90 dagen te laat of helemaal niet betaald. Het spreekt voor zich dat de overheid in deze het goede voorbeeld moet geven door haar facturen tijdig te betalen. Zo draagt ze er concreet toe bij dat bedrijven in de best mogelijke omstandigheden kunnen ondernemen. 1.
2.
Kan de minister voor alle instellingen, departementen en agentschappen die ressorteren onder zijn/haar bevoegdheid een overzicht geven van: a)
het aantal op dit moment uitstaande facturen die nog niet betaald zijn, maar waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden;
b)
de gemiddelde overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn van deze facturen;
c)
het bedrag dat deze schuldvorderingen vertegenwoordigen?
Wat zijn volgens de minister oorzaken voor laattijdige betalingen?
Deze vraag werd gesteld aan alle ministers: Geert Bourgeois (nr. 51), Hilde Crevits (nr. 48), Annemie Turtelboom (nr. 25), Liesbeth Homans (nr. 70), Ben Weyts (nr. 155), Jo Vandeurzen (nr. 54), Philippe Muyters (nr. 40), Joke Schauvliege (nr. 63), Sven Gatz (nr. 15).
ANNEMIE TURTELBOOM VICEMINISTER-PRESIDENT VAN DE VLAAMSE REGERING, VLAAMS MINISTER VAN BEGROTING, FINANCIËN EN ENERGIE
GECOÖRDINEERD ANTWOORD
op vraag nr. 25 van 13 OKTOBER 2014 van WARD KENNES
Om tot een antwoord te komen op de gestelde vragen, werd in eerste instantie uitgegaan van de data die ter beschikking zijn in het financieel systeem OraFin. Hiervoor werden per beleidsdomein rapporten getrokken van alle facturen die werden ingevoerd in het systeem tot 16 oktober 2014. In OraFin wordt de begroting opgevolgd en de boekhouding gevoerd voor de diensten van de Vlaamse Gemeenschap en voor de DAB’s. De DAB’s Vloot, Loodswezen, Luchthaven Oostende en Luchthaven Antwerpen worden echter niet in detail opgevolgd in OraFin. In de rapporten uit OraFin zijn de facturen van deze DAB’s dan ook niet opgenomen. De
gegevens werden als volgt bewerkt: De onkostennota’s werden uit de lijst geschrapt; De subsidies werden uit de lijst geschrapt; Alle stromen naar instellingen behorend tot de Vlaamse overheid volgens de lijst van de NBB werden uit de lijst geschrapt; Facturen geïmporteerd via randapplicaties werden uit de lijst geschrapt; Alleen betalingswijzen SEPA en NIET-SEPA worden meegenomen.
Op basis van deze criteria werd de tabel in bijlage bekomen als resultaat. Dit resultaat is uiteraard een momentopname. Hieronder wordt opgenomen:
het
antwoord
van
de
verschillende
beleidsdomeinen
integraal
BELEIDSDOMEIN DIENSTEN ALGEMEEN REGERINGSBELEID Beleidsdomein Voor het beleidsdomein DAR (inclusief DAB’s) zijn er op datum van 16/10/2014 geen laattijdige facturen. Rechtspersonen Voor geen van onderstaande rechtspersonen zijn er uitstaande facturen waarvoor de betaaltermijn is overschreden: het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) de Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen (SERV) het Vlaams Brusselfonds de vzw Muntpunt de vzw 'de Rand' de stichting Toegankelijk Vlaanderen.
BELEIDSDOMEIN BESTUURSZAKEN Beleidsdomein Beleidsdomein B B B B B B B Totaal B
Naam Beleidsdomein BZ BZ BZ BZ BZ BZ BZ
Entiteit BB0 BC0 BD0 BF0 BFB BFC BFD
Naam entiteit DIENST VAN DE GOUVERNEURS DEPARTEMENT BZ AGENTSCHAP VOOR BINNENLANDS BESTUUR AGENTSCHAP VOOR FACILITAIR MANAGEMENT BZ DAB SCHOONMAAK BZ DAB CATERING BZ DAB DIGITALE DRUKKERIJ
Aantal facturen te laat
Bedrag
4 22 28 71 10 9 3 147
282,72 101.754,55 68.569,50 723.441,39 3.161,33 6.703,17 14.620,13 918.532,79
Gemiddelde van Aantal dagen te laat 16 37 21 66 54 28 41 48
Vanuit het beleidsdomein Bestuurszaken worden volgende oorzaken van laattijdige betalingen aangegeven: De omzendbrief betreffende de bewaking van de begrotingsuitvoering 2014, die als gevolg had dat voor het grootste deel van de kredieten 5/12 geblokkeerd werd, werd pas eind september opgeheven. Hierdoor konden een aantal facturen niet tijdig betaald worden. Bij het Departement Bestuurszaken deed dit zich voor bij ereloonstaten van advocaten. Hiervoor wordt noodgedwongen pas een inkooporder gemaakt nadat de advocaat zijn ereloonstaat heeft ingediend. Het Facilitair Bedrijf kon ten gevolge van de blokkering enkele grote inkooporders (ter waarde van 364 k.euro) niet onmiddellijk verhogen met het oog op een tijdige betaling. Daarnaast is het zo dat facturen soms geregistreerd staan als zijnde te laat betaald, terwijl ze betwist worden. Door het Facilitair Bedrijf werden facturen ten bedrage van 82 k.euro gecontesteerd, hiervoor volgt een gerechtelijke procedure. Merk tot slot op dat de vervaldata in OraFin gebaseerd zijn op de invoering van de gegevens van de facturen. Sommige leveranciers hanteren op hun facturen echter een standaardtermijn die verschilt van de bepalingen in het bestek. Zo wordt een aantal tijdig betaalde facturen verkeerdelijk als laattijdig gerapporteerd. BELEIDSDOMEIN FINANCIEN EN BEGROTING Beleidsdomein Beleidsdomein Naam Beleidsdomein Entiteit C FB CB0 C FB CE0 Totaal C
Naam entiteit DEPARTEMENT FB VLAAMSE BELASTINGDIENST
Aantal facturen te laat
Bedrag 7 3 10
Gemiddelde van Aantal dagen te laat 74.735,16 44 1.582,04 158 76.317,20 78
Voor het beleidsdomein FB waren er op 16/10/14 tien uitstaande facturen die niet betaald waren binnen de wettelijke betaaltermijn. Op 5/11/2014 zijn acht van deze tien facturen betaald. Er is één factuur in betwisting met de leverancier zodat deze factuur voorlopig niet in betaling kan gesteld worden. Twee facturen waren reeds vroeger betaald, maar kwamen tijdelijk in het rapport omwille van een correctieboeking die nog moest uitgevoerd worden (factuur + creditnota). Van de zeven werkelijk te laat betaalde facturen waren er drie die tijdelijk niet in betaling konden gezet worden wegens onvoldoende vastleggingskrediet. Hiervoor werd intussen een kredietherschikking gevraagd en verkregen. FFEU (VOI A) Er zijn geen facturen in de boekhouding geregistreerd waarvoor de betaaltermijn overschreden is. BELEIDSDOMEIN INTERNATIONAAL VLAANDEREN Beleidsdomein Voor het beleidsdomein IV (inclusief DAB’s) zijn er op datum van 16/10/2014 geen laattijdige facturen.
VLAIO (FIT) (EVA) VLAIO heeft 53 facturen die nog niet betaald zijn waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden. De gemiddelde overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn is 26 dagen. Deze facturen vertegenwoordigen een bedrag van 112.568 euro. BELEIDSDOMEIN ECONOMIE, WETENSCHAPPEN EN INNOVATIE BELEIDSDOMEIN ONDERWIJS EN VORMING Beleidsdomein Beleidsdomein Naam Beleidsdomein Entiteit F OV FB0 F OV FC0
Naam entiteit DEPARTEMENT OV AGENTSCHAP VOOR ONDERWIJSDIENSTEN
F
OV
FD0
AGENTSCHAP HOGER ONDERWIJS, VOLWASSENENONDERWIJS EN STUDIETOELAGEN
F
OV
FE0
F Totaal F
OV
FH0
Aantal facturen te laat
Bedrag 5 4
AGENTSCHAP VOOR ONDERWIJSCOMMUNICATIE AGENTSCHAP VOOR KWALITEITSZORG IN ONDERWIJS EN VORMING
Gemiddelde van Aantal dagen te laat 8.422,46 16 4.104,11 7
1
198,50
77
1
5.650,06
49
3 14
50.576,22 68.951,35
12 19
Er werden 4 regels verwijderd uit het rapport omdat het de terugbetaling van onkosten aan natuurlijke personen betreft. Het zijn dus geen facturen en er is bijgevolg geen vervaldag. Na schrapping van de betrokken regels, bekomt men volgende nieuwe situatie: Beleidsdomein Naam Beleidsdomein Entiteit F OV FB0 F OV FC0
Naam entiteit DEPARTEMENT OV AGENTSCHAP VOOR ONDERWIJSDIENSTEN
F
OV
FD0
AGENTSCHAP HOGER ONDERWIJS, VOLWASSENENONDERWIJS EN STUDIETOELAGEN
F
OV
FE0
F Totaal F
OV
FH0
AGENTSCHAP VOOR ONDERWIJSCOMMUNICATIE AGENTSCHAP VOOR KWALITEITSZORG IN ONDERWIJS EN VORMING
Aantal facturen te laat
Bedrag 3 2
Gemiddelde van Aantal dagen te laat 8.105,20 25 3.946,99 13
1
198,50
77
1
5.650,06
49
3 10
50.576,22 68.476,97
12 26
Deze 10 facturen werden ingevolge vertragingen in het administratieve proces laattijdig in het financiële systeem geboekt, goedgekeurd of waren op dat moment wachtend op goedkeuring. Binnen O&V plant men met het oog op een verbetering het betaalgedrag deze processen te hervormen zodat er een constante monitoring gebeuren van de verwerkingstijd van de facturen die zich in de organisatie bevinden.
pas nog van kan
BELEIDSDOMEIN WELZIJN, VOLKSGEZONDHEID EN GEZIN Beleidsdomein Voor het beleidsdomein WVG (inclusief DAB’s) zijn er op datum van 16/10/2014 geen laattijdige facturen. Kind en Gezin (IVA rp) Kind en Gezin heeft 4 facturen die nog niet betaald zijn waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden. De gemiddelde overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn is 79 dagen. Deze facturen vertegenwoordigen een bedrag van 16.675,32 euro.
Kind en Gezin hanteert een systeem waarbij wordt betaald tegen vervaldag. Als er desondanks toch te laat wordt betaald, dan kunnen de oorzaken daarvoor zeer uiteenlopend zijn: -
Onverwachte vertraging in de interne organisatie van de factuurstromen; Het gaat nog om oude contracten waarop andere betaaltermijnen van toepassing zijn en vermits wij 30 dagen hanteren komen deze als “te laat” voor in de rapportering; De factuur is niet correct en er moet een creditnota worden aangevraagd; De factuur wordt betwist omdat de geleverde goederen/diensten/werken of prijs niet conform de afspraken zijn; Facturen komen om onbekende reden binnen na vervaldag of gingen verloren.
Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) (IVA rp) Er is slechts één ereloonstaat die op datum van deze parlementaire vraag nog niet betaald werd. Het betreft een factuur waarvan de aangerekende kosten worden betwist. De overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn van hoger vermelde ereloonstaat bedraagt 12 dagen. De nog niet betaalde ereloonstaat vertegenwoordigt een bedrag van 1.636 euro. Alle facturen in het kader van de functionele materie worden in principe op de vervaldag betaald: d.w.z. binnen de maand tenzij de vervaldag een langere termijn toelaat (60 of soms 90 dagen). Laattijdige betalingen zijn occasioneel en veelal het gevolg van externe factoren (geschil/in onderzoek,…). VIPA (IVA rp), Vlaams Zorgfonds (IVA rp)en Fonds Jongerenwelzijn (IVA rp) Voor VIPA, Vlaams Zorgfonds en Fonds Jongerenwelzijn zijn zijn er op datum van 16/10/2014 geen laattijdige facturen. Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem(EVA) OPZC Rekem heeft op dit moment 11 facturen uitstaan die nog niet betaald zijn en waarvan de wettelijke betaaltermijn is verstreken. De overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn bedraagt 1 à 3 maanden. Het bedrag dat deze schuldvorderingen vertegenwoordigen is 11.350,68 euro. De oorzaken van de laattijdige betalingen zijn: - verkeerd factuurbedrag opgegeven: wachten op creditnota - foutieve producten gefactureerd: wachten op creditnota en nieuwe factuur. Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Geel (EVA) OPZC Rekem heeft op dit moment 2 facturen uitstaan die nog niet betaald zijn en waarvan de wettelijke betaaltermijn is verstreken. De overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn bedraagt 125 dagen voor beide facturen. Het bedrag dat deze schuldvorderingen vertegenwoordigen is 2.640 euro. Het betreft een conflict met Sabemaf, dat momenteel in oplossing zit. BELEIDSDOMEIN CULTUUR, JEUGD, SPORT EN MEDIA Beleidsdomein Beleidsdomein Naam Beleidsdomein Entiteit H CJSM HD0 H CJSM HDD Totaal H
Naam entiteit KUNSTEN EN ERFGOED CJSM DAB KASTEELVAN GAASBEEK
Aantal facturen te laat
Gemiddelde van Aantal dagen te laat
Bedrag 1 7 8
30,29 1.814,06 1.844,35
1 19 17
Wat het IVA Kunsten en Erfgoed (entiteit HD0) betreft wordt de wettelijke betaaltermijn van 1 factuur overschreden omdat er door de blokkering (omzendbrief FB/2013/2 betreffende de bewaking van de begrotingsuitvoering 2014) onvoldoende middelen
beschikbaar waren. Na de deblokkering dienden zowel de budgetten als de betaalkalender van de vastlegging verschoven te worden naar betalingskalender 2014. Dit nam enkele dagen in beslag en ligt bijkomend aan de oorzaak van de laattijdigheid. Wat de DAB Kasteel Gaasbeek (entiteit HDD) betreft wordt de wettelijke betaaltermijn van 7 facturen overschreden. Bij 1 factuur ligt de oorzaak bij een onvolledig betalingsdossier. Het duurde verschillende maanden voordat de leverancier de bijkomende stukken bezorgde. Bij 2 andere facturen gebeurde de ontvangstregistratie in OraFin laattijdig. Bij de 4 overige facturen wordt de wettelijke betalingstermijn overschreden wegens onvoldoende middelen door de blokkering (omzendbrief FB/2013/2 betreffende de bewaking van de begrotingsuitvoering 2014) of wegens onvoldoende VEKkredieten op de begroting. De DAB Kasteel Gaasbeek heeft in mei 2014 bijkomende kredieten gevraagd in de 2e begrotingsaanpassing 2014. Tot de goedkeuring van de 2e begrotingsaanpassing 2014 in het Vlaams Parlement kan de DAB Kasteel Gaasbeek een aantal facturen niet meer vereffenen. BLOSO (IVA rp) BLOSO heeft 59 facturen die nog niet betaald zijn waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden. De gemiddelde overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn is 27 dagen. Deze facturen vertegenwoordigen een bedrag van 193.093,10 euro. Volgende oorzaken liggen aan de basis van het overschrijden van de wettelijke betaaltermijn: foutieve facturen (wachtende op creditnota), leveranciers dateren facturen maar wachten met het versturen ervan. FoCI (VOI A) Het Fonds voor de Culturele Infrastructuur (FoCI) heeft 31 facturen die nog niet betaald zijn waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden. De gemiddelde overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn is 1.172,06 dagen. Deze facturen vertegenwoordigen een bedrag van 384.467,83 euro. De opvolging van de investeringsprojecten wordt uitgevoerd door het Facilitair Bedrijf. Een gedeelte van de overschrijding van de wettelijke betaaltermijn is te wijten aan het moeizame proces van vorderingsstaten, betalingsaanvraag, goedkeuring leidend ambtenaar en de zware administratieve last die de procedure van overheidsopdrachten behelst. De oorzaken zijn heel divers: geschillen met aannemers, problematische opleveringen van de gefactureerde werken en foutieve facturering waarbij de betaling pas gebeurt na het ontvangen van een creditnota. Aangezien geschillen met aannemers jaren aanslepen en sommige aannemers weigeren een creditnota te bezorgen, ligt de gemiddelde overschrijdingstermijn van de betalingstermijn van deze facturen heel hoog. Topstukkenfonds (VOI A) Het Topstukkenfonds heeft geen facturen die nog niet betaald zijn waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden. Vlaamse Regulator voor de Media (EVA) Het EVA Vlaamse Regulator voor de Media (VRM) heeft geen facturen die nog niet betaald zijn waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden. Strategische Adviesraad CJSM (SARC) De Strategische Adviesraad CJSM heeft geen facturen die nog niet betaald zijn waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden. Het Vlaams Fonds voor de Letteren Het Vlaams Fonds voor de Letteren heeft geen facturen die nog niet betaald zijn waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden.
Het Kunsthuis Opera Vlaanderen Ballet Vlaanderen Het Kunsthuis Opera Vlaanderen Ballet Vlaanderen heeft 10 facturen die nog niet betaald zijn waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden. De gemiddelde overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn is 60 dagen. Deze facturen vertegenwoordigen een bedrag van 1.759,05 euro. De oorzaken van laattijdige betaling zijn divers: verloren gegane facturen, leverancier reageert niet op vraag bankrekeningnummer en de factuur vermeldt geen bestelbonnummer opgegeven door het Kunsthuis Opera Vlaanderen Ballet Vlaanderen. Het Museum van Hedendaagse Kunst Antwerpen (M HKA) Het Museum van Hedendaagse Kunst Antwerpen (M HKA) heeft 16 facturen die nog niet betaald zijn waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden. De gemiddelde overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn is 255,94 dagen. Deze facturen vertegenwoordigen een bedrag van 5.118,96 euro. Het betreft vooral het ontbreken van correcte gegevens op de factuur. Aangezien het soms heel lang duurt alvorens de firma de nodige gegevens bezorgt, ligt de gemiddelde overschrijdingstermijn van de betalingstermijn van deze facturen heel hoog. VRT De VRT heeft 994 facturen (of 28,9% van het totaal aantal facturen) die eind september 2014 nog niet betaald zijn waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden is overschreden. De gemiddelde overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn is 31 dagen. Globaal kan gesteld worden dat bij de VRT gemiddeld 75% van de facturen op tijd worden betaald en de gemiddelde vertraging is 25 dagen. De VRT rapporteert jaarlijks over haar financiële inkomsten en uitgaven zoals gevraagd door de beheersovereenkomst. Andere financiële bedragen worden niet publiek bekend gemaakt. BELEIDSDOMEIN WERK EN SOCIALE ECONOMIE Beleidsdomein Voor het beleidsdomein WSE zijn er op datum van 16/10/2014 geen laattijdige facturen. Syntra Vlaanderen (EVA) Er zijn 2 onbetaalde facturen waarvan de wettelijke betaaltermijn overschreden is. De gemiddelde overschrijdingstermijn bedraagt 7 dagen. Deze facturen vertegenwoordigen een bedrag van 1.733,33 euro. De oorzaak ligt bij de facturen die niet aansluiten met bestelbonnen, het probleem werd ondertussen wel opgelost. VDAB (EVA) Er zijn 105 onbetaalde facturen waarvan de wettelijke betaaltermijn overschreden is. De gemiddelde overschrijdingstermijn bedraagt 47 dagen. Deze facturen vertegenwoordigen een bedrag van 975.231 euro. Laattijdige betalingen vinden hun oorzaak in het proces van aanvaarden en goedkeuren van de facturen. De oorzaak kan zowel liggen bij de leverancier of de derde, die facturen overmaakt die niet aansluiten bij het inkooporder (de prestatie-eenheid, het aantal uitgevoerde prestaties of de afgesproken prijs), als bij de VDAB in het proces van het goedkeuren en aanvaarden van de levering van de goederen of diensten. De facturatie betreft vaak levering van goederen en diensten die complex zijn en uitgebreid nazicht vereisen, zoals bijvoorbeeld veiligheidskeuringen. De VDAB vertraagt in geen enkel geval de goedkeuring en de betaling van de facturen om budgettaire redenen.
ESF-agentschap Er zijn 5 onbetaalde facturen waarvan de wettelijke betaaltermijn overschreden is. De gemiddelde overschrijdingstermijn bedraagt 24 dagen. Deze facturen vertegenwoordigen een bedrag van 6.313,15 euro. De belangrijkste redenen voor het overschrijden van de betaaltermijn van facturen zijn: - er is extra info nodig van de leverancier zelf, of er is een laattijdige aanlevering van deze extra info (bij 3 facturen) - geen interne goedkeuring tot uitbetaling van budgethouder/budgetverantwoordelijke (bij 2 facturen) BELEIDSDOMEIN LANDBOUW EN VISSERIJ Beleidsdomein Beleidsdomein Naam Beleidsdomein Entiteit K LV KB0 K LV KC0 Totaal K
Naam entiteit DEPARTEMENT LV AGENTSCHAP VOOR LANDBOUW EN VISSERIJ
Aantal facturen te laat
Bedrag 2 7 9
Gemiddelde van Aantal dagen te laat 252,05 73 11.577,99 13 11.830,04 27
In totaal werden er 9 facturen te laat betaald. Eén factuur (Ethias) was blijkbaar verloren gegaan. Er werd een duplicaat van de factuur opgevraagd maar de initiële vervaldatum werd meegegeven in OraFin. De andere laattijdige betalingen waren te wijten aan kleine beletsels (Bijvoorbeeld Citroën: ontbreken van inkooporder, wat bij een onderhoud van een wagen ook moeilijk vooraf kan opgemaakt worden). FIVA (VOI A) Alle facturen werden op tijd betaald. VLIF (VOI A) Alle facturen werden op tijd betaald. Eigen Vermogen ILVO Er zijn 19 onbetaalde facturen waarvan de wettelijke betaaltermijn overschreden is. De gemiddelde overschrijdingstermijn bedraagt 73 dagen. Deze facturen vertegenwoordigen een bedrag van 138.973,52 euro. De nog openstaande schulden zijn grotendeels het gevolg van het niet volledig voldoen aan de contractuele voorwaarden door de leverancier. Op het ogenblik dat de werken/leveringen volledig in orde zijn, zullen deze facturen betaald worden. BELEIDSDOMEIN LEEFMILIEU, NATUUR EN ENERGIE Beleidsdomein Beleidsdomein L L L L L Totaal L
Naam Beleidsdomein LNE LNE LNE LNE LNE
Entiteit LB0 LBC LC0 LD0 LDC
Naam entiteit DEPARTEMENT LNE LNE DAB MINA FONDS INSTITUUT VOOR NATUUR- EN BOSONDERZOEK AGENTSCHAP VOOR NATUUR EN BOS LNE DAB MINA FONDS
Aantal facturen te laat
Bedrag 6 14 32 14 9 75
37.913,96 205.887,46 155.855,17 13.258,80 3.531,52 416.446,91
Gemiddelde van Aantal dagen te laat 14 35 44 34 21 35
Departement LNE Met betrekking tot het departement LNE worden zes facturen aangeduid als laattijdig betaald. Twee dossiers werden centraal (door het boekhoudsysteem zelf) tegengehouden vermits het bedrag van de facturen aan de leverancier lager lag dan nog openstaande creditnota’s waar de Vlaamse Overheid recht op heeft ten aanzien van deze leverancier.
Eén dossier werd ingevoerd met een verkeerde vervaldatum waardoor deze onterecht als laattijdig in de overzichtslijst is terechtgekomen. Hierdoor mag het overzichtsrapport als volgt bijgesteld worden: drie laattijdige betalingen, met een gemiddelde overschrijdingstermijn van acht dagen en deze drie facturen vertegenwoordigen een bedrag van 34.219,93 euro. Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek De oorzaken voor deze laattijdige betalingen zijn divers: - de facturen worden later dan de factuurdatum aangeeft, verstuurd door de leveranciers; - lange goedkeuringsflow voor facturen en inkooporders; - facturen die on hold staan doordat goederen onvolledig geleverd werden, nog niet geleverd werden, productiefouten bevatten, …; - leverbons/ontvangsten laten lang op zich wachten; - de inkooporders moeten aangepast worden a.d.h.v. de factuur waardoor ze terug in de flow terechtkomen; - de leverancier gebruikt foutieve gegevens: facturatiegegevens, BTW nummer, EVINBO, etc. Wanneer de leverancier deze gegevens aanpast, behouden ze de datum van de oorspronkelijke factuur; - de factuur werd op een verkeerde entiteitscode ingescand; - tijdelijk geen budget meer. Agentschap voor Natuur en Bos (algemene begroting en Minafonds) Met betrekking tot ANB worden in totaal 37 facturen (= 14 LD0 +14 LBC + 9 LDC) aangeduid als laattijdig betaald. Zes facturen mogen echter uit de rapportering gehaald worden wegens “gestopt” of “afgewezen”. Daarnaast zijn er twee dossiers waarvan de vervaldag verkeerd werd ingevoerd. De oorzaken voor de laattijdige betalingen zijn divers: - zeven betalingen hebben betrekking op de verwerving van gronden. De vereffeningsvoorstellen worden zeer laat, pas na registratie van de akte overgemaakt. Het goedkeuringsproces omvat bovendien de omzetting van een bestelaanvraag in een inkooporder. - Doorlooptijd van behandeling en goedkeuringsstroom van papieren facturen, vooral indien niet rechtstreeks aan de betrokken dienst overgemaakt. - Doorlooptijd voor inscannen van facturen m.b.t. de vervallen openstaande facturen per 16/10/2014: Het aantal dagen tussen het ontvangen van de factuur in de postkamer en het aanmaken van de factuur na inscannen, varieerde tussen 3 en 10 dagen en bedroeg gemiddeld 7 dagen. - Opvolging en behandeltermijn van ingescande facturen via rapportering in OraFin, o.m. dossiers die afgewezen zijn en die niet meer in de meldingen voorkomen, dossiers die op een verkeerde entiteitscode zijn ingescand. - Nog geen inkooporder aangemaakt of aanpassing van inkooporder nodig. - Factuur wordt betwist en overleg met de leverancier loopt. - De leverancier is in vereffening en het overleg over de begunstigde loopt. OVAM (IVA rp) Er zijn 2 facturen die nog niet betaald zijn, maar waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden. De gemiddelde overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn van deze facturen bedraagt 29 dagen. Deze facturen vertegenwoordigen een bedrag van 8.294,05 euro. De oorzaak van het overschrijden van de betalingstermijn op de nog uitstaande facturen is terug te vinden in vertragingen bij het intern goedkeuringsproces.
VMM (IVA rp) Op dit moment heeft de VMM 4 uitstaande facturen die nog niet betaald zijn, maar waarvan de wettelijke betaaltermijn op heden reeds is overschreden. De gemiddelde overschrijdingstermijn van de wettelijke betaaltermijn van deze facturen bedraagt 79 dagen. Deze 4 facturen vertegenwoordigen het bedrag van 108.638,64 euro. De oorzaken voor deze laattijdige betalingen zijn: - 2 facturen gaan over verrekeningen die moeizaam verlopen - 2 facturen werden laattijdig door de externe leidend ambtenaar doorgestuurd naar de VMM. Grindfonds (VOI A) Voor het Grindfonds zijn er op datum van 16/10/2014 geen laattijdige facturen. VLM (EVA) Op dit ogenblik staan er in de VLM-boekhouding voor wat dit boekjaar betreft nog 10 facturen open waarvoor de vervaldatum reeds is verstreken. De gemiddelde overschrijding bedraagt 33 dagen. Het totaal openstaande saldo bedraagt 11.757,36 euro. De oorzaken voor deze laattijdige betalingen zijn: - Foutieve facturatie (hoeveelheid, eenheidsprijs) – er wordt nog gewacht op een creditnota. - Interne doorlooptijd van de goed te keuren en te verwerken factuur, we werken aan dit euvel. VREG (EVA) De VREG heeft geen facturen die de wettelijke betalingstermijn overschrijden. Indien een factuur correct is, respecteert de VREG de betalingstermijn. Een leverancier wordt onmiddellijk op de hoogte gebracht indien een factuur niet correct is. Overschrijdingen van de betalingstermijn zijn bijgevolg zeer uitzonderlijk. SAR Minaraad Voor de SAR Minaraad zijn er op datum van 16/10/2014 geen laattijdige facturen.
BELEIDSDOMEIN MOBILITEIT EN OPENBARE WERKEN aantal facturen
gemiddelde overschrijdingstermijn
9
74
818.167,73
229
134
19.481.844,34
17
11
2.505.295,35
DAB Vloot
3
44
285.250,46
DAB Loodswezen
0
0
0
Luchthaven Antwerpen
0
0
0
Luchthaven Oostende
0
0
0
258
123
23.090.557,88
De Lijn
860
61
13.635.884,40
Waterwegen en Zeekanaal
234
180
1.762.330,00
6
19
746
1.358
93
38.489.518,28
Departement Wegen en Verkeer Maritieme Dienstverlening en Kust
Totaal ministerie MOW
De Scheepvaart Totaal Beleidsdomein MOW
bedrag
De belangrijkste oorzaken voor laattijdige betalingen van de facturen die kaderen binnen de wet op de overheidsopdrachten, zijn meestal het gevolg van onvolledige dossiers, het niet binnen de gestelde betalingstermijnen beschikbaar zijn van de vereiste administratieve/contractuele documenten, onderhandelingen tussen aannemer en bestuur en het onderzoek dat aan het opmaken van de vereiste documenten voorafgaat. Het gaat hier meestal over het vaststellen van de gegrondheid, de prijzen en de hoeveelheden van meer- of onvoorziene werken waarvoor de opmaak van verrekeningen, bijakten, dadingen enz.. vereist is. Een andere zeer belangrijke reden van de overschrijding van de wettelijke betaaltermijn is het feit dat vele van deze facturen onderwerp zijn van dispuut met de leverancier of de aannemer. Dit kan het gevolg zijn van afwijkende prijzen ten opzichte van de bestelbon, facturatie van nog niet geleverde goederen, facturatie van foutief geleverde goederen,… Algemeen kan worden gesteld dat de betalingstermijnen die in de wet op de overheidsopdrachten zijn voorzien en die in de recente aanpassing van de wetgeving drastisch zijn ingekort, voor grote en complexe dossiers meestal niet voldoende zijn voor het onderzoeken, vaststellen, opmaken en doorlopen van de goedkeuringsprocedures om de bij de betaling vereiste administratieve/contractuele documenten te verzamelen. BELEIDSDOMEIN RUIMTELIJKE ORDENING, WONEN EN ONROEREND ERFGOED Beleidsdomein Beleidsdomein Naam Beleidsdomein Entiteit N RWO NC0 N RWO NE0 Totaal N
Naam entiteit DEPARTEMENT RWO AGENTSCHAP WONEN-VLAANDEREN
Aantal facturen te laat
Bedrag 5 2 7
Gemiddelde van Aantal dagen te laat 117.617,20 17 13.223,04 183 130.840,24 64
Voor wat betreft de entiteit NC0, Departement RWO, zijn er van de 5 vervallen facturen 4 van de dienstenleverancier HP Belgacom. Deze facturen zijn gedurende de verlofperiode binnengekomen en de controle heeft wegens haar specificiteit wat vertraging opgelopen. Ook in de toekomst blijft het departement echter inzetten op de organisatie om tot een snelle en correcte verwerking van de facturen te komen. De twee openstaande facturen op entiteit NE0 die de vervaldag overschreden hebben worden beide betwist.
Garantiefonds voor Huisvesting (VOI A) Het Garantiefonds voor Huisvesting rapporteert per 16/10/2014 geen uitstaande facturen die de wettelijke betaaltermijn reeds overschreden hebben. Vlabinvest (VOI A) Het Financieringsfonds rapporteert per 16/10/2014 geen openstaande facturen die de wettelijke betaaltermijn reeds overschreden hebben. VMSW (EVA) De rapportering werd uitgevoerd op peildatum 16/10/2014. Per 16/10/2014 zijn er 22 openstaande facturen die de vervaldag reeds hebben overschreden. 17 van die facturen (boekjaren 2005-2014) zijn betwiste facturen die al jarenlang deel uitmaken van het uitwerken van een dading. Zij worden buiten beschouwing gelaten in de cijfers die verder volgen. In de cijfers die verder volgen wordt gerapporteerd over de 5 resterende openstaande facturen (zonder dispuut) die de vervaldag hebben bereikt. De gemiddelde overschrijdingstermijn van de 5 openstaande facturen bedraagt 131 dagen. 4 van die 5 openstaande facturen werden schriftelijk betwist en er werd een creditnota opgevraagd, die echter nog niet werd ontvangen. Als we uitsluiting maken van de 4 facturen met opgevraagde creditnota, resteert er 1 openstaande factuur met een overschrijdingstermijn van 6 dagen. De 5 openstaande facturen vertegenwoordigen een bedrag van 33.823,70 euro. Sluiten we de 4 facturen uit waarvoor een creditnota werd opgevraagd maar nog niet ontvangen, dan resteert 1 openstaande factuur voor een bedrag van 467,04 euro. De oorzaken van de laattijdige betalingen zijn: - in 4 van de 5 gevallen: betwiste facturen waarvoor een creditnota werd opgevraagd; - in 1 geval: de betaaltermijn op de factuur stond voor deze leverancier uitzonderlijk korter genoteerd (30 dagen) dan anders (50 dagen; wordt bijgehouden op de stamgegevens van de crediteur) en dit werd te laat opgemerkt. Infrastructuurbetalingen vanuit VMSW De rapportering werd uitgevoerd op 24/10/2014. Er zijn 13 openstaande facturen die de vervaldag reeds hebben overschreden. Bij 5 facturen is er een betwisting met de aannemer of met het studiebureau. In de cijfers die verder volgen, wordt gerapporteerd over de 8 resterende openstaande facturen die de vervaldag hebben bereikt. De gemiddelde overschrijdingstermijn van de 8 openstaande facturen bedraagt 175 dagen. Het openstaande bedrag hiervoor bedraagt 157.726,32 euro. De oorzaken van de laattijdige betalingen via de VMSW zijn voornamelijk te wijten aan spaak gelopen communicatie tussen diensten of een fout klassement binnen een dienst (document dat verloren gaat). Soms krijgt de behandeling van facturen geen prioriteit ten opzichte van andere taken.
BIJLAGE
Overzicht
