Haalt uw gemeente 2020 zonder ICT?
,
•••••••••••••••••••••••••••••••••••
Naar een digitale lokale agenda •••••••••••••••••••••••••••••••••••
I
/
Marie, Hans, Fien en Joris leven in 2010 Wat u ook doet, welke accenten u ook legt, ... als beleidsmaker binnen een gemeentebestuur komt u eerder vroeg dan laat ICT tegen. Dit is zo in 2010, maar zal nog sterker het geval zijn in 2020. Zowel in uw relatie met uw burgers als voor uw interne werking zorgen nieuwe informatie- en communicatietechnologieën ervoor dat u de gestelde doelen kan bereiken. Of u nu de nadruk legt op een betere dienstverleni ng (effectiviteit) of een betere interne werking (efficiëntie), steeds zal u zeer verschillende soorten mensen tevreden moeten stellen. We noemen ze Marie, Hans, Fien en Joris. Marie heeft een razend druk leven. Als alleenstaande moeder staat ze in voor de opvoeding van haar twee jonge kinderen. Bovendien heeft ze een broodjeszaak in het centrum. Marie hecht veel belang aan haar vriendenkring met wie ze niet alleen af en toe op stap gaat, maar ze is ook een enthousiaste en regelmatige Facebooker. Naast het werk, gezin en sociale leven blijft er weinig tijd over. Administratie beperkt ze graag tot een minimum. Ze ziet het liefst dat haar terrasvergunning en andere rompslomp zo snel en vlot mogelijk wordt afgehandeld. Hoe houdt u Marie tevreden, nu en in 2020? Hans hààt alles wat met computers te maken heeft. Hij heeft een gsm maar die is nog van het type "brooddoos" en vervang batterijen zijn niet meer verkrijgbaar. Hij heeft ook een e-mailadres maar leest zelden zijn mails. Hans maakt zich vooral zorgen over zijn moeder voor wie zelfstandig wonen steeds moeilijker wordt. Hij vraagt zich af welke diensten het OCMW ter beschikking heeft en wil daarvoor niet op de website van het OCMW surfen maar heeft een afspraak gevraagd met de maatschappelijk werker. Hoe kan u Hans helpen, nu en in 2020 ? Als enthousiaste medewerkster van de gemeentelijke jeugddienst startte Fien met een eigen website voor de jeugddienst met alles erop en eraan: Twitter, YouTube, Flicker, ... kortom alles wat ze ook in haar privéleven gebruikt om contact te houden met haar naaste en verre omgeving. Algauw kwam ze echter in conflict met collega's van andere diensten die vinden dat de jeugddienst te ongeduldig is en zich te weinig aantrekt van de communicatie afspraken binnen het bestuur. Fien is een fantastische medewerkster die mee zorgt voor een tof en goed aanbod voor de plaatselijke jeugd. Hoe zorgt u ervoor dat Fien haar ding kwijt kan binnen uw bestuur, nu en in 2020? Door zijn jarenlange ervaring is Joris het wandelende geheugen van de stedenbouwkundige dienst. Hij kent elk plekje van de gemeente en zijn geschiedenis. Hij kent de BPA's van vroeger, het structuurplan en de RUP's. Jongere collega's gaan graag bij hem te rade want nergens is zoveel kennis over het gemeentelijke grondgebied te vinden. Joris heeft nog een tiental jaar te gaan. Hoe zorgt u ervoor dat in 2020 Joris tevreden achterom kan kijken, ook naar de laatste tien jaar van zijn loopbaan? Hoe stelt u als beleidsmaker Marie én Hans, Fien én Joris tevreden? Nieuwe technologieën zijn hier niet het alleenzaligmakende antwoord, maar ze vormen wel een onontbeerlijk element van de oplossing. Er bestaan evenmin wondermiddelen, wel willen we een aantal tips voorstellen, een survivalkit voor uw gemeente op weg naar 2020.
I
Uw gemeente staat midden in de maatschappij We leven, of we dat nu willen of niet, in een tijd van doorgedreven automatisering. Soms onzichtbaar, maar vaak heel zichtbaar. Internetbankieren is geen zaak meer van jongeren die mee zijn met hun tijd. Wie nog aan het bankloket verrichtingen wil doen of met papieren overschrijvingen wil werken wordt hiervoor financieel gestraft. We bestellen vliegtuigreizen en theatertickets online. ICT zorgt ervoor dat De Lijn en de NMBS u realtime informatie kan geven. Tax-on-web geraakt stilaan ingeburgerd. Binnen afzienbare tijd staan er in elk Vlaams huis slimme energiemeters die de gegevens van uw elektriciteits- en gasverbruik bijhouden, doorsturen voor facturatie en voor interpretatie (wanneer heeft u piekverbruik?). Auto's zitten vol technologie, niet enkel uw GPS, maar ook uw tractiecontrole, verbruik e.d. wordt via ICT gecontroleerd. Toegegeven, zelf sleutelen aan een nieuwe wagen wordt niet meer gewaardeerd. We parkeren onze auto en betalen met onze GSM voor de parkeerplaats ... We hebben het dan nog niet over mobiel internet via iPhone of Blackberry, digitale fotografie en film en dergelijke meer. Tien jaar geleden konden we e-government nog afdoen als een marginaal fenomeen waar enkel jongeren en early-adopters interesse voor hadden. Die jongeren van toen zijn de veertigers van nu. Het is verbazend hoeveel zestigplussers online zijn én verwachten dat hun overheid dat ook is. Innovaties worden steeds sneller opgepikt en zijn hoe langer hoe minder leeftijdsgebonden. Bovendien zijn we allen tweeverdieners, hebben we weinig vrije tijd en gebruiken we die liever niet door twee- of driemaal nodeloos aan een loket te staan aan te schuiven. Oplossingen zien we enerzijds door administratieve vereenvoudiging (organisatie) en anderzijds door het slim inzetten van technologie. De burger verwacht van zijn overheid efficiëntie en snelheid.
2
Haalt uw gemeente 2020 zonder ICT ? De maatschappij digitaliseert in een sneltreinvaart. Dit is geen nieuws meer maar pure realiteit. Uiteraard heeft dit ook haar gevolgen voor een lokaal bestuur. Wie kan zich nog een financiële dienst zonder boekhoud pakket voorstellen, een communicatiewereld zonder email, ... Klanten die online een reis boeken, wensen ook hun reispas digitaal aan te vragen. En politici blog gen en Facebooken dat het een lieve lust is. Vlaanderen in Actie, Lissabondoelstellingen, e-government ... Informatieen communicatietechnologie is een cruciaal onderdeel van onze samenleving. Zodanig dat we het vaak zelf niet meer merken - tot er iets misloopt. Als gemeente of OCMW hebben we dan ook de plicht om op een gezonde wijze na te denken over én te investeren in ICT en e-government. Bovendien is het ICT-beleid eerst en vooral de taak van de beleidsmakers en managers, ook in een lokale overheid. De globale beleidskeuzes die gemaakt worden hebben immers heel vaak een technologiecomponent die vaak het succes van een beleidskeuze mee zal bepalen. Het voltallige schepencollege --en niet alleen de schepen bevoegd voor ICT- kan zich niet onttrekken aan de noodzaak hierover een mening en een visie te hebben, net zo min als de secretaris en het managementteam ICT kunnen overlaten aan de ICT -dienst. Wat we bij ondernemingen omschrijven als "business - ICT alignmenf' kunnen we voor de overheid omschrijven als "afstemming van organisatie en ICT". ICT moet kwalitatief ten dienste staan van wat de organisatie als doelstellingen formuleert. Als ICT gaat dicteren wat wel en wat niet kan heeft deze organisatie een probleem. Als ICT niet genoeg middelen ter beschikking stelt van de organisatie om die doelstellingen te realiseren, is er even goed een probleem. We mogen de kar niet voor het paard spannen. De doelstellingen van een organisatie worden op het vlak van beleid bepaald door de politieke verantwoordelijken en vertalen zich in een bestuursakkoord en een strategisch meerjarenplan. Het operationele valt dan weer onder de bevoegdheid van de secretaris en het managementteam. Deze brochure wil u in eerste instantie bewust maken van de noodzaak dat iedereen binnen een lokaal bestuur verantwoordelijkheid heeft voor het ICT en e-governmentbeleid, waarbij we aangeven wat ieder zijn rol hierin is: de gemeenteraad en het college, de secretaris en het managementteam, de ICT-dienst én het voltallige personeel.
3
Schuif zelf eens aan bij het loket Als burger vraag je je af waarom je moet aanschuiven voor iets dat in andere omstandigheden digitaal, 24 uur per dag en zeven dagen op zeven geleverd kan worden. Aanschuiven is niet je favoriete bezigheid, getuige de nood aan (ICT -gestuurde) ticketsystemen aan de balie om voorkruipers de loef af te steken. Om echter op een bewuste wijze keuzes te kunnen maken welke dienstverlening nu prioritair anders aangepakt kan of moet worden hebben we opnieuw verschillende voorwaarden te vervullen: een goed managementinformatiesysteem moet snel kunnen aangeven wat veel gevraagde diensten zijn. Uiteraard moet je ook weten welke diensten je verleent. Met andere woorden een up-to-date productencatalogus is essentieel. Bovendien moet je nog, via alle mogelijke kanalen aan je burgers laten weten wat je aanbiedt, op welke wijze en via welk kanaal. We zien tal van gemeenten stappen ondernemen om de dienstverlening te verbeteren en hiervoor ICT slim in te zetten. Maar gemeenten zijn ook gebonden aan Vlaamse of federale regelgeving. Dit is vaak een rem en maakt de grenzen aan het groeipotentieel op gebied van ICT in het eigen bestuur pijnlijk voelbaar. We lopen hierdoor bovendien het risico dat we noodgedwongen achterover gaan leunen. Bedrijven die nog mee willen hebben reeds geruime tijd hun organisatie gekanteld. De tijd dat verkopers producten verkochten waarvan de productieafdeling zich afvroeg hoe ze deze moesten maken en leveren binnen de beloofde tijd, laat staan hoe de boekhouding dit kon factureren is stilaan voorbij. Procesgestuurde organisaties hebben de verticale muren tussen afdelingen gesloopt en zijn zich gaan focussen op de processen die nodig zijn om producten of diensten te kunnen leveren. Als we als gemeente vertrekken van onze producten- en dienstencatalogus dan komen we vanzelf uit op het proces dat hier achter zit om dit product of die dienst te kunnen leveren. Het grote probleem is dat er nog te vaak eerst naar ICToplossingen gezocht wordt en dan pas naar proces verbetering of vereenvoudiging. En weinig zaken zijn logger, moeilijker te veranderen dan eenmaal vastgelegde programmeercode, zeker als ze gebaseerd is op verticale organisatie.
4
Weet u wat IT doet - weet IT wat u doet? In gemeenten waar de secretaris het voortouw neemt om ICT in te zetten om de beleidsdoelstellingen te realiseren, zijn de resultaten het grootst. ICT slim inzetten betekent dan ook dat we diensten beter kunnen maken en/ of nieuwe diensten kunnen aanbieden die we vroeger niet kenden. Maar welke die diensten zijn is niet de taak van de ICT, maar wel de taak van het beleid. Beide moeten echter leren elkaar te begrijpen.: De ICT-deskundige zal in diezelfde gemeenten beter in staat zijn te begrijpen wat een bestuur wil, nodig heeft en leert de taal van het bestuur te spreken. Als ICT gaat dicteren wat wel en wat niet kan hebben we een probleem. Vaak zien we echter dat door gebrek aan kennis en vertrouwen in eigen kunnen de verantwoordelijkheid voor ICT en e-government wordt doorgeschoven naar de ICT-verantwoordelijke (de naam zegt het toch zelf ?). Het gevolg is echter dat vrij snel de organisatie en ICT niet meer in lijn staan, dat de I CT-verantwoordelijke zich in de kou gezet voelt en dat het management zich niet meer begrepen voelt. Maar de ICT-dienst moet er voor zorgen dat het beleid voldoende, relevante en actuele informatie krijgt over de ICT en dienstverlening. Het is immers op deze beleidsinformatie dat een ICT-beleid gebaseerd dient te worden en beleidskeuze gemotiveerd worden.
5
Haal een architect in huis! Een huis bouwen zonder architect kan in theorie, maar is niet echt aan te raden. Uiteraard kan je met zijn allen beginnen metsen, beton gieten, leidingen leggen. Maar de kans dat je binnen de gestelde tijd een bewoonbaar huis hebt is erg klein. Een architect is iemand die plannen uittekent, aannemers contacteert, werftoezicht houdt en uiteindelijk een mooi huis oplevert, liefst binnen het voorziene budget én in overleg met zijn opdrachtgevers. Weinig gemeenten hebben een ICT-architect in huis, hoogstens een goede metser of loodgieter. Meer en meer besturen werken met een kwaliteitscoördinator of een organisatiemanager. Wanneer hij of zij zijn taak naar behoren doet zal hij heel snel inzien dat inzet van nieuwe technologieën een noodzakelijke component is van kwaliteitsverbetering. In de praktijk zien we deze mensen heel vaak nauw samenwerken met de ICTdienst en zelfs sturend optreden. Met de werkgroep over competenties binnen V-ICT -OR zien we ICT -ers functioneren op een zeer uitvoerend niveau (loodgieter) en anderen zijn sterk, plannend en verbeterend bezig met aansturing (architect of aannemer). Door de toenemende vraag naar integratie van de dienstverlening databestanden koppelen, webdiensten ontwikkelen, papierloze bureaus wordt de taak van de ICT-dienst ook steeds complexer. Frontoffice en backoffice zijn misschien al wel vertrouwde begrippen, maar een midoffice dat beiden op een flexibele manier koppelt is voor velen nog een duister begrip. Het komt er niet zozeer op aan iemand in bestuur te "bombarderen" tot ITarchitect. Eerder is het werken onder architectuur een omslag in het dagdagelijks denken en doen - en dit op dubbel vlak: Enerzijds gaat het om de evolutie van een puur technisch denken dat zich erg op het operationele richt ("draait alles?") naar een meedenken met de doelstellingen van de organisatie. Anderzijds komt het erop aan de lijst van ad hoc projecten en ideetjes (de 'lievelingetjes' of stokpaardjes van de schepen, de secretaris, de IT-dienst) te vervangen door een projectportfolio, die duidelijkheid verschaft over de manier waarop elk individueel project bijdraagt aan de visie, het uiteindelijke plaalje waar het bestuur naar toe wil.Dit uiteindelijke plaatje is niet noodzakelijk een strak keurslijf: het gaat niet om een gedetailleerde routebeschrijving voor de komende jaren, eerder om een landkaart die uw organisatie helpt om de komende jaren niet te verdwalen ...
G
Intelligente medewerkers vragen intelligente werkinstrumenten Is ons bestuur hier klaar voor? Een antwoord op deze vraag vinden we niet meteenin Vlaanderen, wel in Noorwegen, één van de Scandinavische landen waar ICT, Internet en e-government al goed ingeburgerd lijken. Niet onlogisch als je gemeentehuis tweehonderd kilometer verder ligt, achter bergen sneeuw, dan verwacht je dienstverlening op afstand met behulp van technologie. Maar een grootschalig onderzoek bij ambtenaren in lokale besturen wees uit dat een doorsnee-ambtenaar onvoldoende competenties heeft om op een volwassen wijze om te gaan met nieuwe technologieën. Hierdoor werden kansen gemist, innovaties in de kiem gesmoord en besparingen gemist. Maar net zo min als de doorsnee-ambtenaar onvoldoende thuis was in de nieuwe technologieën is de gemeentelijk manager en de lokale beleidsmaker voldoende beslagen. Dit uit zich in vermijdingsgedrag en/of meeloperij in trends die door anderen worden aangepraat. Aan de ene kant tonen onderzoeken aan dat de overheid onvoldoende competenties in huis heeft om op zinvolle wijze met nieuwe technologieën om te gaan. Dit geldt zowel voor het uitvoerend personeel als voor de leidinggevenden. De focus ligt nog te veel op vakspecialisatie. Aan de andere kant heeft elke jonge ambtenaar die pas aangeworven wordt meer uren achter zijn computer doorgebracht dan elke vorige generatie samen, ze hebben meer SMS-jes gestuurd, getwitterd, gefacebooked dan wie ook. Alleen worden hun die inzichten ontnomen en krijgen we ze snel in het keurslijf van een ambtelijk korps. Vaak slaan ze gillend op de vlucht en hebben we het steeds moeilijker om bekwaam personeel te rekruteren. Bovendien wantrouwen we jongeren, hoewel ze in "de slimste mens ter wereld" niet slechter scoren dan wijzelf. Ze leren immers op een andere wijze ...
7
Een bestuurder heeft goede beleidsinformatie nodig Het doel is simpel: betere dienstverlening, efficiëntere werking met - wellicht - minder personeel dat routineklussen moet uitvoeren. Maar om dit te weten en te meten hebben we uiteraard snellere en volledige managementinformatie nodig: "Hoe lang duurt het afleveren van een bouwvergunning in mijn gemeente?" "Hoe lang duurt het voor een uitgaande brief effectief op de post kan?". "Hoeveel subsidies worden er aangevraagd voor zonneboilers?" En kunnen we dat proces dan verbeteren met inzet van ICT of moeten we hier gewoon het proces vereenvoudigen? We leven allemaal met het gevoel dat er enerzijds veel te veel informatie op ons afgevuurd wordt en dat we, anderzijds, net die kennis missen die noodzakelijk is om een goed zicht te verkrijgen op het presteren van onze organisatie. Om dit op orde te krijgen is het noodzakelijk dat we leren om de juiste vragen te stellen aan onze organisatie en dit veronderstelt dan weer dat we weten waar we naar toe willen. Leggen we als bestuur de komende jaren de nadruk op efficiënter werken, op doelgroepgerichte dienstverlening, op samenwerking tussen OCMW en gemeentebestuur, ... ? Dit zal bepalen welke beleidsinformatie onze organisatie nodig heeft, gaande van: hoeveel tijd neemt het opstellen van een notarisbrief in beslag, welke producten leveren we aan senioren, hoeveel maal vragen we de burger om naar het loket te komen bij een adresverandering, ... ? Eenmaal onze vragen duidelijk zijn kunnen we op zoek gaan naar de antwoorden. En deze liggen vandaag nog vaak verborgen in allerlei "gesloten applicaties", in ongestructureerde documenten of e-mails. Hiervoor zouden slimme managementinformatiesystemen een oplossing voor kunnen bieden. Tot nog toe zijn de meeste toepassingen in een bestuur onvoldoende uitgerust om dit soort informatie eenvoudig af te leveren. De focus ligt bij deze toepassingen immers eerder op het uitvoeren van de taak zelf dan op het meten van bijvoorbeeld doorlooptijden of aantallen .. Bovendien ontbreekt het nog te vaak aan goede standaarden om gegevens uit te wisselen, niet alleen binnen een bestuur en tussen applicaties, maar zeker tussen besturen onderling. Er is de komende jaren dus nog heel wat werk aan de winkel op het vlak van het structureren en het integreren van verschillende gegevensbronnen, zodat dezelfde informatie (persoonsgegevens, bedrijfsgegevens, perceelsinformatie) niet op verschillende plaatsen in verschillende formaten wordt bijgehouden. We moeten onszelf niet voorspiegelen dat het te voorschijn toveren van de juiste beleidsinformatie ooit een kwestie van "één druk op de knop" zal worden, maar er kan heel wat
8
Innoveer, maar hink verstandig achterop! Een gemeente zonder deugdelijke website die zowel gebruikersvriendelijk is als eenvoudig te onderhouden, telt feitelijk niet meer mee. De verworvenheden en het belang van een goed uitgebouwde website zijn niet meer terug te schroeven. E-mails worden in de meeste besturen binnen de 24 uren beantwoord en dat is maar goed ook. Maar om niet gestructureerde communicatie gestructureerd te kunnen beheren en beheersen, is er nog werk aan de winkel. Anderzijds worden besturen aangesproken om te investeren in nieuwe technologieën die hun -maatschappelijk - nut nog niet bewezen hebben. Regelmatig worden projecten stopgezet omdat het budget niet meer toereikend is én de resultaten achterwege blijven. Een kritische blik en wat we zouden noemen "verstandig achterop hinken" is wellicht de boodschap. Innovatie bestaat niet alleen uit het ontwikkelen van nieuwe technologieën (dat is geen taak voor lokale overheden), maar ook uit het vernieuwen van de dienstverlening, interne werking en communicatie van technologieën die ondertussen hun meerwaarde en duurzaamheid hebben bewezen. Zo is de hele Web 2.0 wereld (met sociale netwerksites, gedeelde profielen, input van gebruikers, ... ) ondertussen het stadium van de hype voorbij en klaar om geïntegreerd te worden in lokale websites, bibliotheekcatalogi en andere toepassingen. Daarnaast zijn er een aantal belangrijke trends die met het oog op de toekomst aandachtig moeten gevolgd worden: alles wat mobiel werken betreft (de stedenbouwkundig ambtenaar die met laptop ter plekke zijn controles doet en onmiddellijk online zijn rapport kan intekenen, parkeerwachters die hun inningen met een PDA registreren en onmiddellijk een administratief proces in gang zetten). Maar ook de evolutie naar "software as a service". Weg met de servers in eigen beheer is de nieuwe hype. De dienstenleverancier levert rekenkracht en schijfruimte en zorgt voor back-up. De ICTinspanningen kunnen dan gefocust worden op verbeteren van de organisatie in plaats van het beheren en zorgen dat "alles werkt". Wie zei er ook weer dat we niet meer onze eigen elektriciteitscentrale of waterzuivering in de kelder van het gemeentehuis hadden staan (maar ze liggen nu wel op ons dak onder de vorm van zonnepanelen!).
9
Samenwerken - ieder zijn rol e-government is in feite een ander woord voor "samenwerkende overheden" . De politiek bepaalt het beleid in samenspraak. De politiek heeft het voor het zeggen, maar moet dat dan ook doen. Zoals eerder gezegd is ICT en het ICT-beleid de verantwoordelijkheid van iedereen binnen de gemeente, maar eerst en vooral is het de verantwoordelijkheid van de politiek: de gemeenteraad en het voltallige college, niet alleen van de schepen bevoegd voor ICT. Nieuwe technologieën maken het gemeentelijke beleid mogelijk. ICT moet beleidsbeslissingen op een efficiënte en effectieve wijze laten uitvoeren. Hiervoor dien je uiteraard over goede beleidsinformatie te hebben waarvoor ICT moet kunnen zorgen. Het managementteam stuurt. De uitvoering van dit beleid ligt dan weer in handen van de secretaris en het voltallige managementteam. De stand van zaken met betrekking tot het invoeren en gebruiken van ICT voor een betere dienstverlening moet een vast agendapunt zijn op het managementteam. Iedereen doet mee. Het voltallige personeel in uw gemeente speelt een rol in het betere gebruiken van ICT in uw gemeente. ICT en e-government maakt immers alleen maar kans op slagen als iedereen betrokken is en iedereen wordt aangemoedigd mee na te denken over hoe ICT in uw gemeente een betere dienstverlening kan garanderen. Pas hier het japanse 'Kaizen'-principe toe: met kleine stapjes en met bijdragen van iedereen systematisch werken aan de verbetering van ICT in uw organisatie. Ook de ICT-dienst communiceert. De ICT-dienst heeft het vaak gedaan, in goede of slechte zin. Deze is heel vaak niet meer dan één persoon in uw bestuur en hij/zij moet dan nog de competenties van een duizendpoot hebben. Het belangrijkste is echter de hij goed kan meedenken met uw organisatie en zo zorgt voor de afstemming van de ICT-investeringen op de noden van uw gemeente. Hij mag voorop rijden, maar moet er op toezien dat niemand achterblijft en er in functie van de beleidsdoelstellingen in de juiste richting wordt gereden. En de ICT-Ieverancier? Aangezien ICT op zich niet de kerntaak van lokale overheden is, zal het bestuur uiteraard voor veel zaken een beroep op hen doen. Uit onderzoek is weliswaar gebleken dat nogal wat besturen zich erg afhankelijk opstellen van deze dienstverleners. Het is van het grootste belang dat het gemeentebestuur -in goed partnership- zich professioneel opstelt in relatie met de ICT-dienstenleveranciers. Dat wil dan ook zeggen de een gemeente of lokaal bestuur minimaal de nodige competenties in dienst moet nemen om de professionele relatie op een evenwichtige wijze te kunnen vervullen.
10
Marie, Hans, Fien en Joris leven in 2020 In 2020 heeft Marie haar broodjeszaak al enkele jaren van de hand gedaan en heeft zich in een nieuw avontuur gestort: een eethuisje in een deelgemeente dat kan rekenen op een trouwe klantengroep. Bij de verbouwing van het voormalige schooltje heeft Marie een tijd intensief contact gehad met de gemeente. Ze heeft niet alles verkregen wat ze wou, maar ze kreeg vlug duidelijkheid over wat kon en niet kon. Dankzij de uitbouw van een doorgedreven midoffice systeem met integratie van persoonsgegevens, bedrijfsgegevens en geografische data kan de gemeente in 2020 een vlotte en klantgerichte dienstverlening verzekeren. Ondertussen leeft de moeder van Hans tegen alle verwachtingen in nog steeds thuis. Door intelligente domotica-oplossingen en de dienstverleningop-afstand van het OCMW kan ze nog steeds zelfstandig wonen. Dankzij de investering in Telecare oplossingen, slaagt het OCMW erin meer senioren te laten thuis wonen in 2020. Dat is niet alleen 'winst' aan levenskwaliteit voor Hans en zijn moeder, maar ook nettowinst voor het OCMW. Fien is ondertussen moeder geworden en heeft de jeugddienst ingeruild voor - jawel - de communicatiedienst, waar ze nu aan het hoofd staat. Ze blijft de nieuwe mediatrends nauwlettend in de gaten houden en zet ze voluit in voor het gemeentelijke communicatiebeleid. Door open te staan voor nieuwe media en de cultuur die erbij komt, houdt het gemeentebestuur de vinger aan de pols en bouwt het een duurzaam contact op met een snel veranderende omgeving. Joris heeft in december 2019 de deur van de stedenbouwkundige dienst voorgoed achter zich dicht getrokken. I n de laatste jaren van zijn carrière was hij nauw betrokken bij de uitbouw van het gemeentelijke GIS-systeem, zijn kennis van de lokale situatie was daarbij van grote waarde. Door het uitbouwen van informatiesystemen en kennissystemen voorkomt het bestuur dat waardevolle kennis in de hoofden van medewerkers gevangen bi ij ft.
11
Verantwoording We kozen voor een niet-technische invalshoek en mikken met deze tekst op beleidsmakers (burgemeesters, schepenen, voorzitters gemeenteraad en OCMW, raadsleden) en management (secretaris, financieel beheerder, managementteam). ICT is immers geen zaak van de ICT-dienst alleen. Voor het tot stand komen van deze tekst hebben wij de afgelopen zes maanden op heel regelmatige basis samen gezeten en intensief gediscussieerd over de vraag 'hoe moet het nu verder'. Regelmatig zien wij zelf door het bos de bomen niet meer en is even stilstaan erg zinvol. Het gaat over wat men in Nederland 'de ballenbak van de ICT' noemt en waarin je gemakkelijk kan verdrinken. Wij zijn: Herman Callens (WSG), Frank De Smet (Deloitte Consuiting) Peter Hautekiet (V-ICT-OR), Heidi Kestens (VVSG) en Werner Keutgens (Deloitte Consuiting). Ieder van ons is reeds jaren actief in de sector van ICT en e-government, voornamelijk in het lokale bestuur. Deze tekst wordt voor het eerst voorgesteld op de VVSG-trefdag in mei 2010 en zal tevens zijn plaats vinden op het V-ICT-OR SHOPT IT evenement enkele weken later. Het kadert ook in een ruimer Europees initiatief om het belang van ICT in het lokaal bestuur te versterken, vandaar de ondertitel 'naar een digitale lokale agenda'. Deze tekst is geen eindpunt, het is ook geen evaluatie van zo'n 15 jaar (of meer) ICT en e-government in het lokale bestuur. De tekst bevat ook geen conclusies. U vindt er wel een aantal aanbevelingen in terug, waarvan de voornaamste wellicht is: "laat u niet afschrikken door het ICT-jargon en neem het heft mee in handen". In die zin is deze tekst eerder een beginpunt, een hulpmiddel om de discussie over ICT en e-government bij zowel de beleidsmakers en het management aan te zwengelen. Daarom moet deze tekst de komende weken, maanden verder bediscussieerd worden, aangepast worden, verfijnd worden en vooral geconcretiseerd worden. Het is alvast een warme oproep aan iedereen om mee te denken. Tot slot, hoewel deze tekst geen formeel standpunt van de genoemde organisaties is, betreft het wel een document waar de auteurs erg achter staan en waar ze -met een warm hart voor het belang van ICT in het lokale bestuur- mee aan willen verder werken. Contacteer ons gerust.
12
•
Contact Herman Callens Stafmedewerker ICT en e-government 02/211 5500
[email protected] VVSG (Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten) Paviljoenstraat 91030 Brussel
I
.~ ~
vvsg
Peter Hautekiet Stafmedewerker 02/211 5623 peter.
[email protected] V-ICT-OR (Vlaamse ICT Organisatie) Paviljoenstraat 9 1030 Brussel
v-
-OR
Vlaamse verenig in g voor inform atie- en communicatiet echnologieverantwoordelijken in het lokale best uur
Wim Vergeylen Partner Deloitte Verantwoordelijke lokale overheden 02/80028 12
[email protected] Berkenlaan 8C 1831 Diegem www.deloitte.com/be/vlaamse-Iokale-overheden
Christian Combes Partner Deloitte CIO Services 02/7495858 ccom
[email protected] Berkenlaan 8C 1831 Diegem
v.u. Herman Callens, stafmedewerker WSG, Paviljoenstraat 9, 1030 Brussel
D loitte.
