12 tipp, hogyan válaszd ki a legjobb könyvelőt! Biztos Neked is megfordult már a fejedben, hogy le kéne váltani a jelenlegi könyvelődet… Talán olyan helyzetbe is kerültél már, hogy Tőled vártak segítséget: „Tudsz ajánlani egy jó könyvelőt?” Amikor szakembert keresünk, nem minden esetben tudunk valós adatok alapján dönteni, sőt ha ajánlással érkezik a könyvelő, közel sem biztos, hogy ami jó az ismerősünknek az nekünk is megfelel.
Nézzük meg, hogy mégis milyen szempontokat vegyünk figyelembe a kiválasztáskor, esetleg a könyvelőcserénél.
1. Szerződéssel, számlával, felelősségbiztosítással dolgozik, és titoktartást vállal
Talán furcsa amivel kezdem, de csak olyan könyvelővel dolgoztasson, aki a munkájáról teljes egészében ad számlát. Meghökkentő, de találkoztam az egyik ügyfelemnél ennek az ellenkezőjével is. Egy könyvelőnél alapkövetelmény, hogy kössön szerződést minden ügyfelével, ami tartalmazza az anyagi felelősségvállalást! Megjegyzem, hogy a neki fel nem róható külső körülményekért (pl. nem kap meg időben egy bizonylatot) viszont nem vállalhat felelősséget. Az anyagi felelősség egyébként, ha nincs szerződésben szabályozva, akkor nem róható fel neki a Ptk. szerint. Mivel nem tudhatjuk a leendő könyvelőnk anyagi helyzetét, csak olyannal szerződjünk, akinek van felelősségbiztosítása. Egyébként a Magyar Könyvelők Országos Egyesülete (MKOE) tagjainak közel fele a szervezet keretein belül biztosított, jelenleg évi 3 milliós összegig, tehát ilyenkor nem kér lehetetlent a könyvelőtől. A szerződésben mindenképpen szabályozni kell a titoktartást, ami ne csak az iratok elévüléséig tartson, hanem sírig, mint a papoké…
2. Technikailag felkészült és felelős
A könyvelőcég szoftverei legálisak legyenek, másképp nem lehet biztonságban tudni az ügyfelek adatait. Az illegális szoftverhasználat ezen felül bűncselekmény is. A könyvelő folyamatosan képezze magát! Az is elengedhetetlen, hogy a könyvelő a saját ügyfélkapuját használja, így vállalva felelősséget a beküldött anyagokért. Ha ugyanis megrendelője ügyfélkapuját használja, akkor ezzel rá hárít mindent. De egyben árulkodik arról is, vajon milyen
munkát végezhet. Másrészt, ha átadja az ügyfélkapu jelszavát, úgy bármilyen személyes adatához hozzáférhet könyvelője, sőt módosításokat is végezhet az Ön tudta nélkül! Ma már alapvető, hogy ne csak telefonon, hanem e-mailen, skype-on, msn-en is elérhető legyen a könyvelő.
3.
Beleássa
magát
a
cég
ügyeibe,
és
odafigyel
a
részletekre
Tisztában van vele, hogy a cég mivel foglalkozik, hogyan foglalkoztat, milyen típusú költségei merülhetnek fel. Ha például a cégnek van cégautója, akkor tud erről, és természetesen elszámolja az ezzel kapcsolatos költségeket. Ha viszont nincs cégautó, akkor rákérdez, miért számolnának el tankolási, parkolási, stb. költségeket. Ha a könyvelő tájékozott a cégről, az, az ügyvezetőnek is jó, mert nem fogja minden egyes számla elszámolásával kapcsolatban felhívni. A havi könyvelési anyagok átadása-átvétele például jó alkalom arra, hogy a könyvelő és a cégvezető együtt nézzék át a bizonylatokat, beszéljék át a gazdasági eseményeket, a cég életében történt változásokat. Ha egy könyvelő elvállal egy céget, mindenképpen meg kell ismernie a specialitásait, ha egy fuvarozót vállal el, akkor amellett, hogy utánanéz, rájuk milyen külön szabályok vonatkoznak, ássa bele magát a szállítmányozó szakmába is, hogy tudja, mit csinál ügyfele és annak milyen könyvelési vonzatai vannak.
Egy kutatás szerint azok, akik nincsenek megelégedve könyvelőjükkel az alábbiakra panaszkodnak: • Nem kellő odafigyelés, elnagyolt munkavégzés • Úgy érzik, nem kérdezhetnek • Nem hívják vissza Őket időben, és az e-mailekre lassan vagy nem jön válasz. Az ügyfelek igénylik a folyamatos stabil háttérjelenlétet, visszajelzést, és azt, hogy legyen elérhető a könyvelő! Több fajta könyvelőiroda is van. Az egyik típus főleg a kisebb könyvelőirodákat jellemzi, hogy egy könyvelő csinál mindent a cégen belül, így Ő jobban átlátja a cég tevékenységét. Ennek a típusú könyvelésnek a hátránya, hogy nem tud minden területen kimagasló teljesítményt nyújtani, hiszen reggeltől estig továbbképzéseken kellene ülnie. A másik típusú, amikor az irodán belül szakosodott könyvelők dolgoznak egy-egy cégen. Ilyenkor általában a saját területükön profik, ám nem látják át a cég teljes működését! Javaslatom, hogy ilyen esetben mindig legyen egy „szervező” aki a területeket összefogja, és az ügyféllel kommunikál, hiszen ellenkező esetben csak részinformáció birtokába jutunk.
4. Tanácsot is ad
A könyvelő ne csak könyveljen, hanem adjon tanácsot is. Pl. milyen adókedvezményeket lehet igénybe venni, vagy melyik költségen lehetne spórolni. A könyvelő feladata, hogy tisztában legyen vele, a legális adótervezésben mik azok a legkedvezőbb lehetőségek, amiket fel tud ajánlani az ügyfelének, megvizsgálva, hogy alkalmazhatóak és rentábilisak-e a lehetőségek. Ha egy könyvelő nem mondja el pl. a nemzetközi fuvarozásban dolgozó cégnek, hogy a gépkocsivezető és az árukísérő részére fizetett napidíj napi 25 euróig adómentes, vagy, hogy a cafetériával mennyit spórolhat, az nagy hiba. Akárcsak az, ha nem hívja fel a figyelmet például a beruházási kedvezményre vagy a fejlesztési tartalékra, és nem ismerteti ezek feltételeit. Hogy az ügyfél él-e e lehetőséggel, az már az ő dolga. Egy könyvelő azonban nem feltétlenül adótanácsadó, ilyen típusú tanácsokat csak szakképesített szakembertől fogadjunk el.
5. Mindent „elsikál”?
Nem igazán az a jó könyvelő, aki az ügyfél kedvéért mindent „elsikál” túlzott kockázatot vállalva. Persze vannak olyan költségek, melyet alaposan dokumentálva el lehet számolni, de tapasztatom szerint, akkor azoknak a dokumentációknak azonnal el kell készülni, hiszen hónapokkal, vagy akár évekkel később már ez nem megoldható! Ne gondolja Ön azt, hogy az egyik ismerősének a könyvelője is elszámol bizonyos költségeket akkor az a könyvelő jobb, hanem valószínű csak nagyobb kockázatot vállalt, vagy nem tudott nemet mondani megbízójának. Nagyon sok ilyen típusú könyveléssel lehet találkozni….
6. Szabályokat állít fel
Egy könyvelő állítson fel szabályokat, hogy milyen iratokat mikor, és milyen formában kér. Dossziéban lefűzve, idősorban, pl. külön a kp.-s és átutalásos számlákat, bizonylatokat, stb… A könyvelő tanítsa meg ügyfelét arra is, hogy milyen rendszerben gyűjtse iratait, különös tekintettel a szigorú számadásúakat. Ne a könyvelő őrizze a bizonylatokat, nála csak a még le nem zárt éves könyvelési anyag legyen, a többit a megrendelő őrizze. Ha a könyvelő iratokat őriz, akkor azt külön szerződés alapján felelősséggel tegye!
7. Előre gondolkodik
Nem a befizetés napján szól, hogy mennyit kell fizetni, hanem néhány nappal korábban, s a törvényi változásokról is előre értesíti a céget. Igaz, hogy sokféle törvényt kell tudni, és ez nagy energiaráfordítást igényel, de nem jó, ha az ügyfél
jellemzően előbb tud valamiről, mint a könyvelő, hiszen ilyenkor a felkészültsége is megkérdőjelezhető.
8. Naprakész és pontos
Hogy ennek a követelménynek megfelel-e a könyvelője, azt például onnan tudhatja az ügyfél, hogy nem, vagy csak igen ritkán kap levelet az APEH-től. Az összes járulékjellegű adóknál illik ugyanis szinkronban lennie a könyvelésnek a folyószámlával, mert már elég precíz az adóhivatal nyilvántartása. Maximum az éven túlnyúló tételeknél fordulhat elő eltérés a folyószámlán az előlegek elszámolása miatt.
9. Képviseli a céget
Az a könyvelő, aki magas szintű szolgáltatást kíván nyújtani, az tehermentesíti ügyfelét, és képviseli az APEH előtt. A jó könyvelő képviselete nélkül nagyon kiszolgáltatott egy cégvezető, hiába ad a hivatal teljes körű tájékoztatást. Vannak olyan kötelezettségek, amikor a cégvezetőnek személyesen meg kell jelennie az APEH-nál, de a könyvelő minden esetben kísérje el. A legtöbb kérdés, ami egy vállalkozót foglalkoztat, hogy egyszemélyes könyvelő, vagy több könyvelőt foglalkoztató könyvelő iroda? Erre sok olyan választ hallottam már, hogy kis cégnek könyvelő, nagy cégnek könyvelő iroda. Ezzel nem teljesen értek egyet. Egy kis cég nem fog kisebb ellenőrzést kapni, mint egy nagy cég, maximum a bizonylatok száma különbözik. Mivel egy könyvelő csak nagyon ritkán tudja átlátni az összes szabályt, ezért mindenképpen könyvelő irodát favorizálom, ahol szakosodott könyvelők dolgoznak. Gondoljon bele, Ön sem menne egy büntető jogászhoz, válóper ügyben….
10. Nem a legolcsóbb
Soha ne az ár legyen az elsődleges szempont. Ha egy könyvelő túl olcsó, akkor veszélyeztetheti szakmaiságát, hiszen nem lesz pénze a képzésekre, valamint általában ezek a könyvelők több céget vállalnak el, mint amit korrektül el tudnak látni. Gondoljon bele, hogy megéri-e olcsóbb könyvelő foglakoztatni, bevállalva az akár több milliós APEH büntetés veszélyeit? Vagy inkább dolgozik olyannal, aki szerződésben mérsékli ennek kockázatait, egy elfogadható árszínvonal mellett.
11. Cégérték növelő is lehet
Minden városban vannak olyan könyvelőirodák, akik egyben minőséget is jelentenek mind az APEH-nál mind az ügyfélkörben. Ha el akarja adni vállalkozását, akkor még
akár értéknövelő is lehet, ha hosszútávon egy jó nevű könyvelőirodával dolgoztat. Ha a cég élete során többször változott a könyvelő személye, akkor az bizalmatlanságot okozhat.
12. Extrákat is kínálhat
• Egy jó könyvelőiroda ma már adhat olyan kiegészítő szolgáltatásokat is (térítés ellenében), mint cégalapításhoz vagy megszüntetéshez jogi hátteret, (hiszen szívesebben fordulunk specializálódott ügyvédhez), • ügyfélklubot ahol az iroda partnerei, akár egymással is köthetnek üzleteket, a könyvelő személye garancia lehet ilyen esetekben, • vagyonosodási vizsgálatkor képviselet, • pénzügyi szabályzatok megírása, karbantartása, • könyvelési és adótervezés (nem év végén kell kitalálni, hogy hogyan tudna adót optimalizálni).
12 +1. Hogyan kell nekünk viselkedni a könyvelővel „Ha a kacsa nem tud úszni, nem a víz a hülye.”
A fentiekben felsoroltam, hogy milyen szempontokat kell figyelembe venni egy könyvelő kiválasztásánál. És Önnek milyen kötelezettségei vannak? • Ha a könyvelővel egyezette a bizonylatolás módszerét, ne térjen el tőle • Ne várja el könyvelőjétől, hogy 20.-án meg tudja mondani Önnek a fizetendő ÁFA összegét, ha Ön a számlákat csak 19.-én adta le! • Amennyiben Ön nem mondja el előre, hogy miről szeretne később kimutatást kapni, akkor nehéz lesz ezért számon kérni könyvelőjét! Pl.: Ha több telephelyet bérel, de nem szól könyvelőjének, hogy külön szeretné tudni, hogy mennyi a bérleti díja egy-egy telephelynek, akkor nem biztos, hogy külön fogja könyvelni ezt a tételt. Ugyanez előfordulhat több gépkocsi üzemanyagszámlájánál is. • Ha Ön nem egyeztet könyvelőjével, egy-egy nem szokványos ügylet adóvonzatáról, akkor utólag ne akarja a könyvelőt hibáztatni, hiszen Ő mindig a tranzakció után kap információt, nem előtte. Így figyelmeztetni sem tudja Önt az esetleges veszélyekről. • Ha nem fizeti pontosan adóját és ezért büntetést kap, ne a könyvelőjét okolja ezért, sőt ne lepődjön meg azon sem, hogy a részletfizetési kérelemért, esetleges APEH előtti képviseletért extra számlát nyújt be. • Mindig fizesse ki könyvelőjét határidőre! • Amennyiben nem elégedett a könyvelője munkájával, úgy azt azonnal beszélje meg vele, sőt nem árt, ha erről marad egy írásos feljegyzés. Lehet, hogy csak félreértésről van szó, de lehet ennél mélyebb a probléma.
