Elektronikus ügyintézés /ügyintéző súgó Az ügyintéző által végzendő munkafolyamat lépései: 1. Új / folyamatban lévő ügyek lekérdezése: 1.1. Belépés a portálra: ( a regisztrációs azonosítójával és jelszavával)
1.2. Belépés a portál e-ügyintézés munkafelületére: A portálra való bejelentkezés után kattintson a login dobozban megjelenő „>admin munkaterület” feliratú linkre:
1.3. Folyamatban lévő ügyek lekérdezése: Az ügyintézői munkafelültre belépve az alábbi menüoszlop lesz látható, melyen ez esetben a „Folyamatban lévő ügyek menüt kell választani
A menüpont kiválasztása után az alábbi képen látható módon megjelennek mindazon az új illetve a folyamatban lévő ügyek, amelyek az adott ügyintézőre lettek kiosztva és még nem tett benne érdemi intézkedést, azaz az ügyben hozott érdemi döntés dokumentumát még nem töltötte fel:
2. A Folyamatban lévő ügyek kezelése a) E menüpont alatt a következő műveletek végezhetők: b) Ügy adatainak megtekintése, ellenőrzése c) az ügyindító dokumentum (az űrlap tartalma) megtekintése, kinyomtatása (az ügyindító dokumentum oszlopban lévő „PDF” feliratú linkre kattintva megjelenik pdf formában) d) közvetlen üzenetváltás a ügyféllel , pld hiánypótlásra felszólítás (lásd a 2.1 pontban foglaltakat) e) az ügy érdemi elintézéséről készült dokumentum feltöltése a rendszerbe, illetve az ügyfél részére 2.1. Közvetlen üzenetváltás az ügyféllel a) A megjelenített folyamatban lévő ügyeknél kattintson az adott ügy sorában az „új üzenet” linkre:
b) Töltse ki a kívánt szöveggel a megjelenő üzenetpanelt és küldje el (elküld gomb):
c) Az elküldés után a következő üzenet lesz látható:
d) A vissza linkre kattintva újra megjelenik a folyamatban lévő ügyek listája, és az előbbi ügy sorában az üzenet oszlopban az új üzenet kezdeményezésére szolgáló linken kívül megjeleni az előbb elküldött üzenet re utaló információ is (Megjegyzés: ha az üzenetküldés után azonnal visszalép ide és esetleg nem látható az elküldött üzenet, akkor végezzen egy oldal frissítést a böngészőn):
e) Amennyiben egy adott ügyben történt üzenetváltás, akkor az adott ügy sorában az üzenetek oszlopban lévő „üzenetek megtekintése” hivatkozásra kattintva lehet ezek tartalmát megjeleníteni, mégpedig lista szerűen egymás alatt, az elküldés időpontja szerint csökkenőleg rendezetten, függetlenül attól, hogy az ügyintéző, vagy az ügyfél küldte:
2.2. Az ügy érdemi elintézéséről készült dokumentum feltöltése a rendszerbe, illetve az ügyfél részére. a) Az adott ügy sorában kattintson az „új dokumentum” linkre
b) a megjelenő űrlapon írja be a feltöltendő dokumentum iktatószámát, majd a Fájl mező jobb széle mellett lévő könyvtárikonra kattintva tallózza be a feltölteni kívánt dokumentumot.
Megjegyzés: az előbbiek elvégzése után a fájl mezőben a feltöltött dokumentum elérési útja lesz látható.
c) Az elküld gombra kattintás után az adott ügy elintézettnek fog minősülni és a „Folyamatban lévő ügyek” közül átkerül az „Elektronikus postázás alatt lévő ügyek” közé, azaz ezután már e menü pont alatt lehet megtekinteni, listázni. Az elküldés művelet után a következő üzenet jelenik meg:
d) A vissza feliratú linkre kattintva ismét megjelennek a még folyamatban lévő ügyek, melyek között már az előbbiek szerint elküldött ügy nem szerepel. 3. Elektronikus postázás alatt lévő ügyek kezelése: 3.1. Elektronikus postázás alatt lévő ügyek lekérdezése: A menüoszlopban kattintson „Elektronikus postázás alatt lévő ügyek”menüsorra
3.2. A lekérdezett elektronikus postázás alatt lévő ügyek kezelése: Tekintettel arra, hogy itt már gyakorlatilag befejezett ügyeket lehet csak látni, ezért értelem szerűen ennek megfelelően a lekérdezett ügyek listáján a folyamatban lévő ügyek megjelenítéséhez képest a következő változások láthatók:
a) az üzenet oszlopban nincs új üzenet link (lezárt ügyben már nem lehet és nem kell üzenetet váltani), üzenetek megtekintése azonban lehetséges b) a dokumentum oszlopban nincs „új dokumentum” link (befejezett ügyben már nem lehet és nem is kell újabb dokumentumot feltölteni, a feltöltött dokumentum megtekintése azonban lehetséges (dokumentum megtekintése link) Fontos Megjegyzés!!! E menüpont alatt, illetve e státuszban lévő ügyekkel az ügyintézőnek semmi dolga sincs, ide a befejezett ügyek kerülnek az előző pontban foglaltak szerinti elküldés művelet után közvetlenül és ettől számított 5 napig itt tárolja a rendszer. Ha ezen időszak alatt az ügyfél nem tölti le a számra feltöltött dokumentumot, akkor az ügy minden beavatkozás nélkül automatikusan átkerül a „Hagyományos postázásra váró ügyek” közé, mellyel kapcsolatos tudnivalókat lásd a következő pontban. 4. Hagyományos postázásra váró ügyek kezelése: 4.1. Hagyományos postázásra váró ügyek lekérdezése (értelemszerűen a megfelelő menüpontot kiválasztva)
4.2. Hagyományos postázásra váró ügyek kezelése: E menüpont alatt azok az ügyek láthatók, amelyek esetében az ügyfél, a részére elektronikusan eljuttatott/feltöltött dokumentumot (érdemi ügyintézés eredményét), az elküldéstől számított 5 napon nem nézte meg, illetve nem töltötte le, ezért postai úton is haladéktalanul ki kell küldeni az ügyfél részére! Az adott ügy szokásos postázása után a postázás tényét az ügy sorában lévő „postázva” feliratú parancsgombra kattintva rögzítheti az ügyintéző. Ennek hatására az ügy státusza (állapot tulajdonsága) a postázásra váró-ról, postázás alatt értékűre változik, azaz átkerül a „Hagyományos postázás alatt lévő ügyek” menüpontban megjeleníthető ügyek közé.
5. Hagyományos postázás alatt lévő ügyek kezelése 5.1. Hagyományos postázás alatt lévő ügyek lekérdezése (értelemszerűen a megfelelő menüpontot kiválasztva)
5.2. Hagyományos postázás alatt lévő ügyek kezelése A menüpont lekérdezése után itt azok az ügyek láthatók, amelyeket az ügyintéző hagyományos úton tértivevényes módon postáztatott, de a tértivevény még nem érkezett vissza, illetve a postai átvétel ténye még nem lett nyugtázva:
E menüpont alatt a következő lehetőségek adottak a) az ügy adatinak megtekintése b) az üzentek megtekintése (ha volt), ha nem volt akkor az üzenetek oszlop üresen van c) az „Ügyfél átvette” parancsgombbal a postai átvétel igazolás nyugtázása (tértivevény) alapján.
