BELSŐ KONTROLLRENDSZER A GESZ OSZTÁLYAINAK MUNKAFOLYAMAT ÁBRÁI

Ikt.sz.: 47111/2012. Ikt.k.: 2012.10.11.

BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT GAZDASÁGI ELLÁTÓ SZERVEZET 1139. Budapest, XIII., Hajdú utca 29.

BELSŐ KONTROLLRENDSZER 4. sz. melléklete

A GESZ OSZTÁLYAINAK MUNKAFOLYAMAT ÁBRÁI

Budapest, 2012. január 01.

Fáyné Hervai Mária igazgató

1

Tartalomjegyzék

1. 4.

SZÁMVITELI OSZTÁLY Feladatok Költségvetés készítése GESZ költségvetés készítése Eredeti előirányzatok könyvelése az ECOSTAT rendszerrel Előirányzatok módosításának szabályai

11

1.4.1. 1.4.2.

Saját hatáskörbe tartozó előirányzat-módosítás Irányító szerv hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítás

11 15

1.5.

Pénztár, Bank, helyesbítő és vegyes feladások könyvelése Személyi juttatások könyvelése Havi zárás folyamata Időközi költségvetési jelentés és mérlegjelentés készítése Beszámoló készítésének folyamata

18

1.9.1. 1.9.2.

Kormányrendeletek és módosításai szerinti beszámoló Önkormányzat Képviselő Testület felé címrend szerinti beszámoltatás az intézményekről

25 28

1.10. 1.11. 1.12.. 1.13. 1.14.

Tárgyi eszközök bevételezése Leltározás Selejtezés Központi beszerzés Negyedéves zárlati feladatok és jelentési kötelezettségek az eszköznyilvántartás területén Anyagbeszerzés PÉNZÜGYI OSZTÁLYOK Feladatok Likviditási terv Banki forgalom Kimenő számlák Pénzfelvétel bankból Előleg felvétel Illetmény előleg Elszámolás előleggel Pénztárzárás Pályázati anyag továbbítása Üzemanyag elszámolás

32 33 34 35 38

I. 1. 1. 1. 2. 1. 3.

1.6. 1.7. 1.8. 1.9.

1.15. II. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10.

4 4 8 9

19 20 22 25

39 40 40 41 43 45 46 47 48 49 50 51

2

Közlekedési költség Készpénzes számla kifizetés Élelmezés elszámolása Adóalanyi feladatok ellátása Káresemények bejelentése, elszámolása Étkezési utalványok megrendelése Jogi szolgáltatás igénybevétele Közbeszerzési eljárás lefolytatása BÉR ÉS MUNKAÜGYI OSZTÁLY Feladatok Hó közi illetmények számfejtése A havi illetmények számfejtésének összehangolása a központosított illetményszámfejtő hellyel Munkaügyi feladatok Nyenyi lapok elkészítése és továbbítása jogszabályban meghatározottak szerint OEP jelentés a biztosítottakról jogszabályban meghatározottak szerint INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÓ KÖZPONT Feladatok Intézményi rendszerek kiépítése

51 51 52 54 55 56 57 58 60 60 61

Intézményi hálózati infrastruktúra kialakítása Intézményi szerver infrastruktúra kialakítása

63 63

4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 4.1.5.

Intézményi számítógépek rendszerbe vonása Intézményi hálózati infrastruktúra ellenőrzése Intézményi szerver infrastruktúra ellenőrzése

63 66 67

4.2.

Rendszerekben észlelt hibák javítása

68

4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 4.2.5.

Intézményi hálózati hiba javítása Intézményi szerver hiba javítása Intézményi számítógépek hibáinak javítása Oktatási programcsomag telepítése Egyéb programcsomag telepítése

68 69 70 71 72

4.3.

Informatikai beszerzések új eszközök üzembe helyezése

73

4.3.1. 4.3.2.

Egyéni informatikai beszerzés szakmai kontrollja Központosított informatikai beszerzés

73 74

2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15. 2.16. 2.17. 2.18. III. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. IV. 4.1. 4.1.1.

62 62 62 63 63

3

I. SZÁMVITELI OSZTÁLY Feladatok Intézmények

Számviteli osztály

GESZ

Polgármesteri Hivatal Ágazatokat irányító Pénzügyi osztályok osztály

1.1. Költségvetés elkészítése Intézményi elemi költségvetések átadása elektronikusan ECOSTAT programban és papíron

Elemi szakfeladatos költségvetések ellenőrzése összesítők szerint

Elemi költségvetés átadása

A költségvetéshez szükséges űrlapok 34-es, 36-os űrlapok átadása

Képviselő Testület által jóváhagyott költségvetés átadása

Címrend szerinti összesítő ellenőrzése Képviselő Testület által jóváhagyott költségvetéshez

Eltérés megállapítása

Javítás, kiegészítés, a javított példány ismételt megküldése

nincs

Javítás, kiegészítés

van Javítás, kiegészítés kérés 1

4

Intézmények

GESZ



1

A javított költségvetések és táblák ismételt ellenőrzése a jóváhagyott költségvetéshez

Költségvetés jóváhagyása az ECOSTAT programba

Feladatmutatók beküldése és létszámadatok beküldése

Intézményi költségvetések elkészítése a KGR rendszerben, hiányzó adatok és űrlapok pótlása, ellenőrzése a jóváhagyott költségvetéshez


van nincs Hiba megállapítása – javítása

Listázás

2

5

Intézmények

GESZ

GESZ költségvetés aláírása 3 példányban

Aláírás 4 példányban, 3 példányt visszaküldeni a GESZ-be



MÁK

2

Aláírásra kiküldés az intézmények felé

Aláírt költségvetés 1 példányának beküldése a MÁK-hoz, 1 példányának beküldése a Polgármesteri Hivatal felé, 1 példányának elhelyezése a GESZ irattárában

Költségvetések átvétele

Az aláírt költségvetések jóváhagyása, feladása a KGR rendszerben

6

Bér- és Munkaügyi osztály


AVK Zrt.

Pénzügyi osztály

Igazgató

Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztály

1.2. GESZ költségvetés készítés Bér jellegű kiadások és járulékok tervezése

Beszerzések előirányzatának tervezése

Komplett költségvetés összeállítása, ellenőrzése, szöveges indoklás

Jóváhagyott költségvetés könyvelése

Karbantartások és energia előirányzatok tervezése

Szolgáltatási szerződések előirányzatának tervezése

Jóváhagyás

Bizottsági és testületi előterjesztés illetve jóváhagyás

7

Intézmények

GESZ



1.3. Eredeti előirányzatok könyvelése az ECOSTAT rendszerrel Eredeti előirányzatok átemelése az ECOSTAT Költségvetés tervező modulból a Főkönyvi modulba

Eredeti előirányzatok könyvelése

Címrend szerinti listázás

Ellenőrzés költségvetéshez program hiba miatt

4

5

5

8

Intézmények



GESZ

5

4

.

nincs

Eltérés okának megállapítása

van Javítás meghatározása, program hiba elhárítása

Intézmények részére

Igazgató és osztályok részére

Könyvelt előirányzatok, pénzforgalmi adatok közlése

Ágazati osztályok részére

Dokumentációk irattározása

9

Intézmények


GESZ


1.4. Előirányzatok módosításának szabálya

Saját hatáskörbe tartozó előirányzatmódosítás szabályainak meghatározása Intézmények részére szabályok ismertetése

Osztályok Változások átvezetése

Előirányzatmódosítás szabályai

Szabályok kiküldése

1.4.1. Saját hatáskörbe tartozó előirányzat módosítás Módosítási igény elkészítése ECOSTAT rendszerben

Módosítási igény elkészítése ECOSTAT rendszerben

Alaki, formai és számszerűség ellenőrzése

van Javítás

Javítás

Eltérés megállapítás

6

10

Intézmények



GESZ

6 nincs Módosítási igény minősítése jelleg szerint

I. II.

III.

Bevétel Jogcímen belüli Jogcímek közötti

II.

III.

I. Bevételek – kiadások vizsgálata, minősítése

Javítás


Javítás

van nincs Módosító lapok elkészítése (állólap)

Javítás, módosítás

Javítás, módosítás

7

Kiemelt címen belüliség ellenőrzése

Beküldés , átvétel

8

11

Intézmények



GESZ 7

8 Címek közötti módosítás ellenőrzése

Módosító lapok elkészítése (Állólap)

Módosító lapok ágazati osztályokra való küldése

Módosítási igény jóváhagyása ECOSTAT rendszerben

Bizottsági döntésre előkészítés

Képviselő Testületi anyag előkészítéséhez

Bizottsági döntés

Előirányzatok könyvelése

Napló nyomtatás, ellenőrzés

9

12

Intézmények

GESZ



9

Intézményi pénzforgalmi adatok nyomtatása

Egyeztetés a Testületi anyaggal

Önkormányzati Költségvetési Rendelet módosítása

Előirányzat változás közlése

Bizonylatok lerakása – irattárba helyezése

13

Intézmények


GESZ


1.4.2. Irányító szerv hatáskörébe tartozó előirányzat módosítás Előirányzat módosításhoz szükséges – célokat meghatározó dokumentáció vizsgálata

Hiányzó dokumentáció meghatározása

Önkormányzati Költségvetési Rendelet módosítás átadása

Dokumentáció megküldése

nincs van Dokumentáció bekérés osztályoktól

Az előirányzatok rögzítése ECOSTAT rendszerben, és Főkönyvi szám szerinti módosító lap elkészítése - ellenőrzése

10

14

Intézmények


GESZ

10


Rögzített előirányzatmódosítások ellenőrzése a beérkezett dokumentációkhoz


van nincs

Hiba meghatározás, javítás

Előirányzatok jóváhagyása, Könyvelése

Pénzforgalmi adatok nyomtatása – ellenőrzés előirányzat nyilvántartáshoz

11

15

Intézmények

GESZ



11

Kiértesítő átvétele

Előirányzat változás kiértesítő megküldése

Változás átvezetése GESZ osztályain

Bizonylatok lerakása – irattárba helyezése

16

Intézmények


GESZ


1.5. Pénztár, Bank, helyesbítő, és vegyes feladások könyvelése Helyesbítő feladások

Bank Pénztár Vegyes, helyesbítő feladás

Bizonylatok ellenőrzése – rögzítésre előkészítés

Rögzítés

  

Napló nyomtatás ellenőrzés: napi pénztárösszesítő napi bankkivonat vegyes és helyesbítő könyvelési feladás bizonylat alapján

nincs Eltérés megállapítás

van Hiba kijelölés, javítás, kontírozás Könyvelés Dokumentáció lerakása – irattárba helyezése

17

Magyar Államkincstár

1.6.

-

-


GESZ


Személyi juttatások könyvelése

nettó finanszírozás, bérfeladás leporellón, interneten keresztül elektronikus formában

Bérfeladás leporellók kinyomtatása, könyvelési anyag összeállítása

Ellenőrzés :  pénztári kifizetés:  számlára utalt összeg  nettó finanszírozás alapján


nincs van Egyeztetés, javítás

Eltérés okának megállapítása Javítás, kontírozás, rögzítés Könyvelés ECOSTAT rendszerben Dokumentáció lerakása – irattárba helyezése

18

Intézmények


GESZ

Polgármesteri Hivatal Ágazatokat irányító osztályok

Pénzügyi osztály

1.7. Havi zárás folyamata 1-es számlaosztály egyeztetése analitikával – rendezés, könyvelés

Függő, átfutó bevételek - kiadások egyeztetése, rendezése, könyvelése

Pénzügyi osztály

Továbbszámlázott szolgáltatások egyeztetése, rendezése, könyvelése

Pénzügyi osztály

Támogatás egyeztetés


van

Támogatás eltérés okának megállapítása

nincs Kontírozás, könyvelés

12

19

Intézmények AVK Zrt.

GESZ



12

Intézményi Pénzforgalmi jelentések elkészítése pénzforgalmi adatok halmozott összesítőjéből

Intézményi, Pénzforgalmi jelentések ellenőrzése, aláírása, beküldése

Átvétel

Pénzügyi osztály Bér és Munkaügyi osztály

Igazgató Listák átvétele

Pénzforgalmi adatok mentése, továbbküldése

Pénzforgalmi jelentések átvétele

Pénzforgalmi adatok átvétele

Speciális listák mentése, továbbküldése

Elküldött dokumentációk archiválása

20

Intézmények


GESZ

1.8. Időközi költségvetési jelentés és mérlegjelentés készítése Raktárkészletek beküldése

Polgármesteri Hivatal Ágazatokat irányító Pénzügyi osztály osztály

( negyedéves)

Központi raktárkészletekről kimutatás elkészítése 2012. 06.30-ig . Beérkezett adatok alapján főkönyvi feladás készítése

Pénzügyi osztály Vevő – szállító tartozás,

Főkönyvi feladás, kontírozás, rögzítés

Könyvelés

Ellenőrzés – feladás főkönyvi kivonat alapján

nincs


van

Javítás, kontírozás, rögzítés

13

7

21

Intézmények


GESZ


13

7 ECOSTAT rendszerből intézményi mérlegjelentések, költségvetési jelentések kinyomtatása.

Azonos tartalmú adatok számszerű egyezőségének vizsgálata és összevetése a pénzforgalmi jelentéssel.


nincs

van Javítás módjának meghatározása

Mérlegjelentések, költségvetési jelentések beforgatása a KGR rendszerbe és javítása

14

22

Intézmények


GESZ Igazgató


MÁK

14

Hibaellenőrzés:  mérleghez  pénzforgalmi jelentéshez

nincs

Eltérések megállapítása

van

Javítás az ellenőrző programban Kinyomtatás és az elektronikus portálon keresztüli továbbítás

Aláírás 4 példányban, 3 példány visszaküldése a GESZ-be

Aláírás 3 példányban visszaküldése a GESZ-be

Listázás intézmények részére, kiküldés, aláírása Aláírt dokumentumok 1 példány beküldése a MÁK-ba,1 példány beküldése a Polgármesteri Hivatal felé, 1 példány elhelyezése a GESZ irattárába

Jelentések átvétele

Jelentések átvétele

23

Intézmények


GESZ


1.9. Beszámoló készítésének folyamata 1.9.1. Kormányrendeletek és módosításaik szerinti beszámoló

Helyesbítő könyvelési feladás

Helyesbítő és vegyes könyvelési feladás

Zárás előtti főkönyvi kivonatok nyomtatása, ellenőrzése, szükséges könyvelések elvégzése.

Pénzforgalmi jelentések, beszámoló táblák kinyomtatása ECOSTAT programból, ellenőrzés főkönyvi kivonatokhoz. Kerekítések meghatározása, előirányzatok egyeztetése.

Vagyonkimutatás tábla (38-as) egyeztetése mérlegekhez és főkönyvi kivonatokhoz, kerekítések meghatározása.

15

24

Magyar Államkincstár Intézmények

Létszámadatok kérése


GESZ

15


Kiegészítő melléklet táblák elkészítése, egyeztetése.

Intézmények

Táblák betöltése a KGR rendszerbe.

34-es, 35-ös, 36-os , 37-es űrlapmegküldése

Futtatás, ellenőrzés.

nincs

Hibalista

van Hiba meghatározása, javítás. Hibátlan intézményi beszámoló táblák kinyomtatása.

Mérlegsoronkénti melléklet elkészítése – mérleg alátámasztás.

16

25

Intézmények

GESZ Igazgató



MÁK

16

Intézményi beszámolók jóváhagyatása Irányító Szervvel. (szükséges korrekciók, javítás )

Ellenőrzés, jóváhagyás.

Intézményi beszámoló táblák esetleges módosítása, tesztelt beszámolók elkészítése

Aláírás 4 példányban, 3 példány visszaküldése a GESZ-be

Aláírás 3 példányban

Igazgató Pénzügyi osztály részére beszámolók másolati példányának átadása tájékoztatásul.

Hibátlan intézményi beszámolók kinyomtatása KGR rendszerből, kiküldés aláírásra az intézmények felé, KGR rendszerben a beszámolók jóváhagyása

Visszaküldött beszámoló: 1 példány továbbküldése a MÁKba, 1 példány továbbküldése a Polgármesteri Hivatal részére, 1 példány elhelyezése a GESZ irattárába

Beszámolók, és mellékletek átvétele

Intézményi beszámolók átvétele

26

Intézmények GESZ Magyar Államkincstár



1.9.2.Önkormányzat Képviselő Testület felé címrend szerinti beszámoltatás az intézményekről

Intézményi előirányzatok és azok teljesítésének kidolgozása, ellenőrzése, javítás.

Jelentés átvétele

Beküldés. Időszakok:  féléves  I-III negyedéves  éves

Az analitikus nyilvántartás alapján vagyonkimutatás elkészítése, ellenőrzése főkönyvi kivonathoz, beküldés. Időszak:  éves

Létszám adatok

Költségvetési rendeletben engedélyezett létszám és az átlagos statisztikai állományi létszám kimutatása, beküldése. Időszak:  éves

17

Vagyonkimutatás átvétele

Kimutatás átvétele

27

Intézmények

GESZ



17

Az analitikus nyilvántartás alapján a felhalmozási feladatok teljesüléséről szóló kimutatás elkészítése, ellenőrzése az előirányzatok – módosítása és teljesítéshez javítás Időszakok:  Féléves  I-III negyedéves  éves

Pénzforgalmi kimutatások a pénzmaradvány megállapításához táblák elkészítése, ellenőrzése, javítás, beküldés. Időszak:  éves

Kimutatás átvétele

Pénzmaradvány jelentés átvétele

18

28

Intézmények

GESZ



18

Pénzügyi osztály Kötelezettségvállalások Szállítói tartozások

Igazgató részére Szöveges értékelés átvétele

Szerződéssel lekötöt , áthúzódó kötelezettségek táblák elkészítése, ellenőrzése a kötelezettségvállalásokhoz, pénzmaradványhoz ; javítás, beküldés . Időszak:  éves

Elkészült táblák és kimutatások alapján szöveges értékelés elkészítése. Időszakok:  féléves  I-III negyedéves  éves

Kötelezettségvállalások átvétele

Értékelés átvétele

19

29

Intézmények

GESZ



20

Dokumentációk átvétele

Elkészült dokumentációk illetékesség szerinti átadása ágazatokat irányító és GESZ osztályainak.

Dokumentációk átvétele

Dokumentációk lerakása – irattárba helyezése.

30

Intézmények AVK Zrt. PH. Pénzügyi osztály


Pénzügyi osztály

1.10. Tárgyi eszközök bevételezése Átutalásos, készpénzes számlák átvétele

Vásárolt tárgyi eszközök bevételezése. Bevételi bizonylat

Leltárba vétel Könyvelés



Egyeztetés

Átadás , átvétel

Átadás-átvételi bizonylat intézmények között



KONTROLL

Átvezetés az eszköznyilvántartáson.

Térítésmentes átadás

Ajándék és alapítványi eszköz átadás intézményi értesítő alapján, Beruházásból származó eszközök üzembe helyezési okmány alapján Bevételi bizonylat

Ajándékba, alapítványból kapott eszközök bevételezése

Könyvelés

31

Intézmények


Igazgató

1.11. Leltározás 

Leltározási ütemterv

Leltározási ütemterv

Leltározási időpont egyeztetés

Visszaigazolás

Előkészület a leltárra

Előkészület a leltárra Intézményi tartós tárgyi eszközök, és kis értékű eszközök listájának, vonalkódok kinyomtatása

Leltározás

KONTROLL Intézmények eszközeinek ellenőrzése a GESZ nyilvántartásával.

Intézményvezető hitelesítése

Leltár kiértékelése, záró egyeztetés

Leltár eltérésjelentés

32

Intézmények


Ágazatot irányító osztályok

Igazgatóság

1.12. Selejtezés

Selejtezendő nagy értékű eszközök selejtezési jóváhagyása

KONTROLL Selejtezendő eszközök listájának és javaslatainak beküldése

Intézményvezető engedélyezése

Selejtezett eszközök megsemmisítése

Selejtezendő eszközök egyeztetése Iktatása

Selejtezési jegyzőkönyv elkészítése

Selejtezés engedélyezése a GESZ-nél

Selejtezett tárgyi eszközök kivezetése a nyilvántartásból

33

Szállító Intézmények

Raktár


Pénzügyi osztály

Igazgató

1.13. Központi beszerzés 2012. 06. 30-ig Irodaszer, nyomtatvány, tisztítószer, edény, megrendelő

Intézményi megrendelések összesítése

Engedélyezés Árajánlatok bekérése, kiértékelése

KONTROLL Megrendelés

Esetleges reklamációk

Kötelezettség vállalási nyilvántartás

Árú átvétel, tárolás Számla

Árú bevételezése Kontírozás, rögzítés, könyvelés

21

Érvényesítés, ellenjegyzés, utalás

34

Intézmények

Raktár

Gépkocsi vezető

Pénzügyi osztály

Igazgató

21

Előkészítés az intézményi kiszállításhoz

A kiszállított árúk listája

Áruszállítás, rakodás

Megrendelés szerinti árú átvétel

35

Raktár


Negyedévenkénti zárás

Intézményenkénti felhasználás számítógépes feldolgozása, főkönyvi feladás készítése

Készletkimutatás, leltár



A tisztítószer és az irodaszer beszerzése a közbeszerzési törvény szabályának megfelelően történik.



Cikktörzsállomány karbantartása



Raktár területének tisztántartása

Főkönyvi feladás alapján intézményenkénti előirányzat terhelése, rögzítése, könyvelése

Ellenőrzés, összesítés

36

Raktár

GESZ Számviteli osztály

1. 14. Központi raktár megszűntetése

Intézményi záró leltár elkészítése 2012.06.30. nappal

Eszközök, anyagok kivezetése az állományból, szükséges selejtezések elvégzése

GESZ költség vetésének megterhelése anyagfelhasználás szempontjából.

Leltár és selejt jegyzőkönyvek elkészítése, aláírása, irattárba helyezése

37

Intézmény


Gépkocsi vezető

Pénzügyi osztály

1. 15. Anyagbeszerzés 

GESZ részére Terv szerinti illetve osztályok igényei alapján árajánlat bekérők elkészítése, árajánlatok iktatása, kiértékelése, jóváhagyása az igazgatóval, megrendelés, készpénzigénylés a gépkocsivezető részére, számlák alapján előleg elszámolás, utalásos számlák igazoltatása, iktatása.

Anyagbeszerzés és szállítás

Tárgyi eszköz számlájának kontírozása, bevételezése nyilvántartásba vétele

Készpénz felvétel pénztárból.

Számlák utalása

Előleg elszámolás



Intézmény részére

Intézmény által igényelt árúra árajánlat kérése, optimális ár kiválasztása , megrendelése, átvétele

Szállítás, rakodás

Megrendelés szerinti átvétel, számlák igazoltatása

Tárgyi eszköz számlájának kontírozása, bevételezése, nyilvántartásba vétele.

38

Polgármesteri

Intézmény

Hivatal


1. 16. Negyedéves zárlati feladatok, és jelentési kötelezettségek az eszköznyilvántartás területén 

Készletek , értékcsökkenés Analitikus nyilvántartás zárása

Pénzforgalmi számlák egyeztetése

Tárgyi eszköz értékcsökkenésének elszámolása

Intézményi készlet kimutatás



Beruházás

Aktiválás, jegyző könyvek küldése

Továbbítás a KSH felé.

Főkönyvi feladás készítése, egyeztetése, könyvelése

Feladás a raktár forgalmáról (2012.06.30ig) (raktár negyedéves zárás)

Aktiválás könyvelése

Beruházási statisztika elkészítése, továbbítása a Polgármesteri Hivatal felé.

39

II. PÉNZÜGYI OSZTÁLY Feladatok Intézmény

GESZ

Pénzügyi osztály

Polgármesteri Hivatal

2.1. Likviditási terv Pénzellátási igény, állandó illetmény, előleg felvitel, készpénzes számlák, hétvégi hazautazás, munkába járás, nem rendszeres bérek, intézményt érintő átutalásos számlák

Számviteli osztály  beszerzés Bér és Munkaügyi osztály  bérjellegű kiadások

Egyéb költségek, szolgáltatások tervezése, közüzemi számlák,étkezéses számlák, befizetendő adók közös költség , karbantartási számlák

Heti likvidítási terv készítése címrendenként

Átadás minden hét csütörtökig a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztály számára

Pénzügyi rendezés

40

Szállítók

Intézmény

Iktató

Pénzügyi osztály

2.2. Banki forgalom

Számlák postával

Számlák (kézben)

Reklamáció, hiányok pótlása Reklamáció, hiányok pótlása

Bejövő posta érkeztetése, iktatása az ECOSTAT rendszerben

Bejövő posta iktatóból történő átvétele

Ellenőrzés alakilag, számszakilag, kötelezettségvállaló pénzügyi ellenjegyző ellenőrzése, ECOSTAT programban kötelezettségvállalás elkészítése, gépi nyilvántartás, szerződések, megrendelők nyomon követése

Számviteli osztályra bevételezés céljából Informatikai Osztály felé Szakmai teljesítés igazolás céljából XIII. ker. Közszolgáltató Zrt. felé Szakmai teljesítés igazolás céljából

Utalvány készítése

Utalandó tételek rögzítése a terminálon.

Aláíratás érvényesítővel, utalványozóval.

1

41

Pénzügyi osztály


1

Utalandók listája ellenőrzés Feladás, aláírás

Aláírt csomag továbbítása a bank felé

Ellenőrzés, hogy minden tétel elfogadásra került - e

Banki anyag összeállítása

Banki anyag átadása

Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés

42

Vevők

Intézmény

Pénzügyi osztály


2. 3. Kimenő számlák Önköltségszámítás

Szerződés kötés

Szerződés kötés, bérleti szerződés minták alapján

Bérbeadás, szolgáltatás, eszközértékesítés Egyéb, Rögzítése ECOSTAT programba Aláírt szerződések, önköltség számítási dokumentumok

Átutalásos számla 1. példány

Készpénzes számla eredeti példánya

Számszaki, tartalmi ellenőrzés valamint az intézményi önköltség számítással való egyeztetés után a bérleti szerződések nyilvántartása.

Kimenő számlák elkészítése teljesítésigazolás alapján

Számlák cégszerű aláírással való ellátása

Postázás

Készpénz fizetés esetén 2. példány a pénztárnak

Átutalás esetén :  2 .példány Eszközeladás esetén:  Számla másolata

Bevételi pénztár bizonylat

Lefűzés 3-4 példány

Követelések előírása

43

Vevők

Intézmény

Pénzügyi osztály


Banki bordero

Napi bevételek rendszerezése intézményi bankszámlakivonatok alapján, alap-áfa bontása, keretre rendezés

A kimenő számla 2. példánya és a bizonylat párosítása, rögzítése a bevételnél. Utalvány készítés

Nyilvántartásból kivezetés

   

   

Fizetési felszólítás Kamatlevél Egyenlegközlő Ügyvédi felszólítás

Napi bank átadása.

Rögzítés, könyvelés

Egyeztetés számviteli osztállyal

Egyeztetés a pénzügyi osztállyal.

Fizetési felszólítás Kamatlevél Egyenlegközlés Ügyvédi felszólítás

Postázás

Fizetési felszólítás Kamatlevél Ügyvédi felszólítás

44

Intézmény

Pénzügyi osztály

Pénztár


2.4. Pénzfelvétel bankból

Készpénz igény

Összesítés intézményenként

Készpénz igény

Készpénzfelvételi utalványok, címletjegyzék

Engedélyezők aláírása

Készpénz kihozatal

Ellenőrzés

Bevételi pénztárbizonylatok

Összesítés

Időszaki pénztárjelentések


45

Intézmény

Pénzügyi osztály

Pénztár

GESZ Igazgató


2. 5. Előleg felvétel Intézményvezető írásos kérelme Kifizetés érvényesítése, utalványozása

300 ezer forint felett GESZ igazgató engedélye

Előleg nyilvántartás

Kiadási pénztárbizonylat

Készpénz átvétel

Készpénz kifizetés

Időszaki pénztárjelentés


46

Intézmény

Pénzügyi osztály

Pénztár


Bér - Munkaügyi osztály

2.6. Illetmény előleg Igénylés

Készpénz átvétele

Ellenőrzés, előkészítés

Készpénz kifizetés



Fizetési előleg hó végi összesítése

Adatszolgáltatás

Adatszolgáltatás

47

Intézmény

.

Pénzügyi osztály

Pénztár


2.7. Elszámolás az előleggel

Elszámolás rovatíven, előleg elszámolási lapon számlákkal

Kivezetés az előleg nyilvántartásból, pályázatból

Előleg elszámolás

Utalványkészítés pénztár felé

Pénzügyi rendezés

Bevételi, kiadási pénztárbizonylat

Összesítés



48

Pénzügyi osztály

Pénztár

2.8. Pénztárzárás

Kiadási pénztárbizonylatok összesítése

Bevételi pénztárbizonylatok összesítése

Készpénz rovancs intézményi pénztáranként

Összesítés intézményenként

nem KONTROLL

igen Időszaki pénztárjelentések

49

Intézmény


Pénzügyi osztály

Pénztár


2.9. Pályázati anyag továbbítása

Pályázati anyag továbbítása

értesítés

Utalványok átadása Átkönyvelési bizonylatok átadása

Pályázatok nyilvántartása, bonyolítása

Utalvány Átkönyvelési bizonylatok készítése

Kifizetés

50

Intézmény


Gépkocsi előadó

Pénzügyi osztály

Pénztár


2.10. Üzemanyag elszámolás Üzemanyag fogyasztás számolása

Menetlevél leadás

Ellenőrzés, utalvány készítés

Kifizetés

Adatszolgáltatás

2.11. Közlekedési költség Módosítás új dolgozó – megszűnés esetén

Közlekedési költség igény elszámolása

Adatszolgáltatás

Rögzítés a KIR rendszerbe

Egyeztetés az utalt illetve kifizetett tétellel

2.12. Készpénzes számla kifizetése Elszámolás számla alapján

Utalvány készítés

Pénztári rendezés

51

Intézmény

Pénzügyi osztály


Konyha

2.13. Élelmezés elszámolása A. Oktatási ágazat élelmezése Étkezést igénylők havi adatai, a térítési díj befizetését igazoló csekk

Csekk ellenőrzése

Adatok számítógépes feldolgozása

Pótrendelés és a befizetett csekk bemutatása

Pótrendelés ellenőrzése számítógépes feldolgozása

Heti megrendelés elkészítése. Analitikus listák lehúzása gépből

Főkönyvi feladás számlánként

Heti megrendelés analitikus listáinak elküldése


 Lemondások Adagok lemondása (reggel 8-9 óra között)

Analitikus listák lehúzása gépből. Lemondások számítógépes listájának elküldése Lemondás továbbítása konyhák felé.

2

52

.

Intézmény

Pénzügyi osztály


Konyha

2

. Egyeztetés, ellenőrzés

Számla

Utalás

B. Szociális ágazat élelmezése Étkezést igénylők havi adatai, a térítési díj befizetését igazoló csekk

Csekk ellenőrzése

Adagok számítógépes feldolgozása

Főkönyvi feladás számlánként

Egyeztetés, ellenőrzés


Számla

Utalás

53

Intézmények

Pénzügyi osztály

Bér-és Munkaügyi osztály

2.14. Adóalanyi feladatok ellátása 

Rehabilitációs hozzájárulás intézményenkénti bevallása

Csökkent munkaképességű alkalmazottak jelentése

Egyeztetés

Átlagos állományi statisztika, havi béradatok

Kimutatás összeállítása

Kézi, gépi számítások

Bevallás kitöltése címrendenként

Elektronikus úton elküldése, átutalás az Nav felé



ÁFA bevallás

Listák elkészítése az ECOSTAT programból címrendenként

Egyeztetés

Bevallás összeállítása címrendenként

Elektronikus úton elküldése, átutalás az NAV felé

54

Intézmények

Pénzügyi

Számviteli

osztály

osztály

2.15. Káresemények bejelentése, elszámolása A Polgármesteri Hivatal által a PRO-MIX Brókeren keresztül az UNIQA Biztosítóval kötött szerződés alapján. Értesítés rendőrségi feljelentésről, káreseményről

Káresemény bejelentése a PRO-MIX Bróker felé.

Káresemény nyilvántartás

Kárösszeg beérkezés

Beérkezett összeg egyeztetése

Intézmény vezető értesítése


55

GESZ Bér és Munkaügyi osztály

Intézmények

Pénzügyi osztály

2.16. Erzsébet utalványok megrendelése

Intézmények lista készítése

GESZ lista készítése

KONTROLL A beérkezett megrendelés összesítése gazdálkodónként elküldése a Magyar Nemzeti Üdülési Alapítvány internetes oldalán keresztül

Az utalványok szállítása

A számla pénzügyi rendezése

Pénztárral való elszámolás.

Intézményeknek való szétosztása

56

Intézmények

Igazgató

Jogász

Pénzügyi osztály

2.17. Jogi szolgáltatás igénybevétele Szabályzatok jogi esetek

Jogi esetek, problémák előterjesztése

Szerződések jogi felülvizsgálata

Továbbítása

Peres ügyek

Jogi esetek megvizsgálása, Problémák megoldása Ügyvédi felszólítások kiküldése

Tájékoztatás

Tájékoztatás elküldése

Tájékoztatás

57

Pénzügyi osztály


Pályázók

Igazgató

Jogász

2.18. Közbeszerzési eljárás lefolytatása Éves közbeszerzési terv elkészítése szolgáltatásokra vonatkozóan

Éves közbeszerzési terv elkészítése beszerzésekre GESZ weboldalán Közbeszerzési terv megjelenítése

Pályázat kiírása Megjelenítési kötelezettség

Pályázati anyagok iktatása, jogszabályi ellenőrzése

Pályázat kiírása Megjelenítési kötelezettség

Pályázati anyagok iktatása, jogszabályi ellenőrzése

3

4

.

.

Pályázati anyagok határidőre megküldése

58

Pénzügyi osztály


3

4

.

. Felhívás hiánypótlásra

Pályázók

Igazgató

Jogász

Felhívás hiánypótlásra Hiánypótlás teljesítése

Komplett pályázati anyagok elbírálása

Felkérés szerződés kötésre

Komplett pályázati anyagok elbírálása

Felkérés szerződés kötésre

Értesítés pályázat eredményéről, felkérés szerződéstervezet megírására

Értesítés pályázat eredményéről

Szerződés tervezet megismerése Szerződés tervezet megismerése

Szerződés tervezet Elkészítése, ismertetése

Szerződés kötés Pályázat dokumentálása, irattározása , GESZ weboldalán megjelenítése, szerződés nyilvántartása

59

III. BÉR ÉS MUNKAÜGYI OSZTÁLY Feladatok Intézmény

Bér és Munkaügyi

Pénzügyi

osztály

osztály

3.1. Hó közi illetmények számfejtése Intézmények

Számfejtési okiratok

Értesítés a hiányzó anyagokról

Ellenőrzés Nyilvántartásba vétel

Hiányok pótlása

Rögzítés a számítógépes programba

Utazási költségtérítés névszerinti jegyzéke

Étkezési jegyek névszerinti jegyzéke

Teljes számfejtés bérjegyzékek, összesítők lehúzása

Tételes ellenőrzés Bér ellenőr

Hibás?

Nem

igen Intézményenkénti fizetési jegyzék elkészítése Fizetési jegyzék átadása

Pénzügyi teljesítés Továbbküldés a MÁK felé interneten keresztül

60

Intézmény

Bér és Munkaügyi osztály

3. 2. A havi illetmények számfejtésének összehangolása a központosított illetményszámfejtő hellyel

Intézmények

Értesítés a hiányzó anyagokról

Hiányok pótlása

Számfejtési okiratok

Ellenőrzés, továbbításra előkészítés

Rögzítés a számítógépes programba

Küldés a Magyar Államkincstár felé

61

Intézmények

Bér és Munkaügyi osztály

3.3. Munkaügyi feladatok A. Felvételi eljárás Szociális ágazat GESZ 2012. július 01-től Közterület-felügyelet

Felvételi javaslat

Okiratok begyűjtése, ellenőrzése

Nyilvántartásba vétel, kinevezés elkészítése Munkáltató általi aláírásra Személyi anyagba történő berakás, illetve továbbítás a MÁK felé papíralapon és interneten keresztül számfejtésre.

B. Jogviszony megszüntetési eljárás Szociális ágazat GESZ 2012. július 01-től Közterület-felügyelet

Munkáltató aláírása

Elszámoló lap és felmondás

Közalkalmazotti jogviszony megszüntető

Továbbítás a MÁK felé papíralapon és interneten keresztül számfejtésre.

3.4. NYENYI lapok elkészítése és továbbítása jogszabályban meghatározottak szerint. 3.5. OEP jelentés a biztosítottakról jogszabályban meghatározottak szerint.

62

IV. INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÓ KÖZPONT Feladatok Informatikai jegyzői referens

Informatikai Szolgáltató Központ osztály

Intézmények

4. 1. Intézményi rendszerek kiépítése 4. 1. 1. Intézményi hálózati infrastruktúra kialakítás 4. 1. 2. Intézményi szerver infrastruktúra kialakítás 4. 1. 3. Intézményi számítógépek rendszerbe vonása Egyeztetés intézményvezetővel a munka előkészítése

Intézményi kiszolgálók rendszerbe állítása (Szerver manegement ügyintézők)

Intézményi hálózat kialakítása (Hálózat manegement ügyintézők)

Kommunikáció ellenőrzése a központi rendszerekkel

Javítás, kiegészítés

van

1 4

63

Informatikai jegyzői referens


Intézmények

1 4 Intézményi számítógépek rendszerbe vonása (Help Desk ügyintézők)

Tesztelés (Help Desk ügyintézők)

Adatok, működés ellenőrzése (intézményi felhasználó)

Hiba van

nincs

Hiba megállapítás Javítás

3

2

64



Intézmények 3

2 Kiváltott rendszer archiválása (Szerver management ügyintézők)

Utólagos felhasználói hibajelzés

Adatvisszatöltés szükséges

Hiba megállapítás

Adatvisszatöltés nem szükséges Hiba megállapítás Javítás dokumentálás help desk rendszerben

65



Intézmények

4. 1. 4. Intézményi hálózati infrastruktúra ellenőrzése

Kapcsolatfelvétel szerződött szolgáltatóval

Hiba az Internet kapcsolatban

Kommunikáció ellenőrzése Intranet, Internet

Hibajavítás

Hiba?

Hiba Intraneten

nincs hiba Dokumentáció elkészítése

66



Intézmények

4. 1. 5. Intézményi szerver infrastruktúra ellenőrzése

Kommunikáció ellenőrzése központi szerverek, intézmény szerverek között

Hibajavítás

Hiba

Hiba?

nincs hiba Dokumentáció elkészítése

67



Intézmények

4. 2. Rendszerekben észlelt hibák javítása 4. 2. 1. Intézményi hálózati hiba javítása Felhasználói hibajelzés

Hibakeresés (Hálózat management ügyintézők)

Kapcsolatfelvétel szerződött szolgáltatóval

Hiba az Internet kapcsolatban

Hiba Interneten Hiba?

nincs hiba

Hibajavítás

Ellenőrzés

Dokumentáció elkészítése

68



Intézmények

4. 2. 2 Intézményi szerver hiba javítása

Felhasználói hibajelzés

Hibakeresés (szerver management ügyintézők)

Hiba?

Hiba

nincs hiba

Hibajavítás

Ellenőrzés

Dokumentáció elkészítése

69



Intézmények

4. 2. 3. Intézményi számítógépek hibáinak javítása Help Desk rendszerben dokumentálás

Felhasználói hibajelzés

Feladat kiosztás, besorolása

Hiba esetén Ellenőrzés

Hibajavítás

Jóváhagyás esetén Dokumentáció elkészítése

Esemény lezárása Help Desk rendszerben

70



Intézmények

4. 2. 4. Oktatási programcsomag telepítése Egyeztetés

Programcsomag ok igénylése

Telepítés Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése


71



Intézmények

4. 2. 5. Egyéb programcsomag telepítése

Programcsomagok igénylése

Egyeztetés

Telepítés Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése


72



Intézmények

4. 3. Informatikai beszerzések új eszközök üzembe helyezése 4. 3. 1. Egyéni informatikai beszerzés szakmai kontrollja Megrendelőlap összeállítás

Véleményezés

Árajánlatok bekérése

Megrendelés

Beüzemelés Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése

73



Intézmények

4. 3. 2. Központosított informatikai beszerzés

Igények felmérése

Műszaki dokumentáció összeállítása

Megrendelés központosított közbeszerzésben vagy pályázat kiírása

74

BELSŐ KONTROLLRENDSZER A GESZ OSZTÁLYAINAK MUNKAFOLYAMAT ÁBRÁI

Recommend Documents