European Union “Co-financed by the ERDF” “Made possible by the INTERREG IVC programme”
Észak-alföldi jó gyakorlat bemutatása A „MINI Europe” projekt Münnich Zsófia nemzetközi projektmenedzser
Debrecen, 2009. augusztus 17.
1. Mini Europe •
INTERREG IVC → jó gyakorlatok cseréje
•
Célja regionális eszközök és stratégiák kidolgozása, amelyek támogatják a kis- és középvállalkozásokat, valamint a jó gyakorlatok vizsgálatát követıen, a hasznosítható jó gyakorlatok partnerrégiókban való gyakorlati bevezetése, regionális operatív programokba való illesztése annak érdekében, hogy a megfelelı, KKV-kat támogató innovációs infrastruktúra létrejöhessen
•
Megvalósítás lépései
regionális felelısökbıl álló csoport nyitó regionális workshop-ok jó gyakorlatok katalógusa összesen 16 kétoldalú tapasztalatcsere → videokonferenciák és személyes látogatások, tréningek tematikus konferenciák kreatív workshop-ok
•
Várható eredmények → a projekt végén valamennyi régió készít egy akciótervet, arra vonatkozóan, hogy hogyan kerülnek a projekt eredményei, tanulságai a gyakorlatban hasznosításra
2. Elıkészítés 1. Elızetes egyeztetı megbeszélések, találkozók – Másfél éves elıkészítés (a költségei elszámolhatóak ha nyer a projekt!): • 2006 március, Brüsszel: szá szándé ndéknyilatkozat aláírása (Flevoland, NW-England, Észak-Alföld) • Partnersé Partnerség kialakítása • 2006 második fele: rendszeres talá találkozó lkozók – a formálódó projekt missziójának és a jövıbeli együttmőködés fıbb pontjainak meghatározása • 2006 vége: a régiók vezetı politikusai jóváhagyjá hagyják a javaslatokat, döntés arról, hogy a projektjavaslatot az INTERREG IVC elsı körében beadják • További közös munka, a részletes projekt terv (ütemterv, költségvetés!) és Application Form elkészítése » Ehhez: SWOT analízis – a projekt szempontjából legfontosabb kérdések és gazdasági szektorok azonosítása • 2007 március: idı idıközi eredmé eredmények bemutatása a régiók vezetı politikusainak • 2007 szeptember, Brüsszel: utolsó utolsó elı elıkészí szítı találkozó
2. Elıkészítés 2.
A partnerség kialakulásának folyamata –
Kezdeményezı, „mag” régiók: Flevoland, NW-England és Észak-Alföld
–
Politikusi szintrıl indult – innováció, tudás átadás, közös problémák… → projektötlet
–
Vezetı partner: Flevoland (Hollandia) » » »
–
Tapasztalat és kapacitás İ fogja össze a pályázatot és a partnereket Korábbi projektbıl ismertük
További partnerek keresése Korábbi kapcsolatok Nyelvtudás Kapacitás Fontos közös probléma + amire figyelni kellett: » Földrajzi lefedettség » Régi és új tagállamok egyensúlya » A projekt eredményei átadhatók legyenek
2. Elıkészítés 3.
Az Application Form elkészítése •
Hosszú folyamat, rendszeres egyeztetésekkel (partnerek, JTS)
•
Felelısségek megosztása »
Az lenne a jó, hogy csak az 1-es komponenst tartaná meg a vezetı partner, a többit ledelegálná más, kellı tapasztalattal rendelkezı partnernek ↔ Nem a legszerencsésebb, hogy a Mini Europe-ban minden komponensért a hollandok felelnek
•
Elızetes ütemterv
•
Költségvetés
•
Menedzsment struktúra (MB-SC-RCM) » Régiós sajátosságok » Nálunk projektteamek » Regionális munkacsoportok » + van ez a közös (MB, SC, RCM)
3. Költségvetés 1. A költségvetés kialakításának folyamata 1. tevékenységek 2. mennyi idı kell rá? 3. ki milyen forrásból szeretné megvalósítani? 4. se alul se túltervezni nem szabad!
2. Különlegességek –
Közös menedzsment költségek → 2 típusú partner • •
Vezetı partner költségvetésébıl Közösen fizetik a partnerek = shared costs → a Mini Europe-ban is
–
Elıfordulhat, hogy a pályázatot feltételesen hagyják jóvá, és kérik a költségvetés átdolgozását (például itt az eszközbeszerzés miatt)
–
A beadástól számított kb. 1 hónapig felül lehet vizsgálni a költségvetést •
–
lehet alakítani a változásokhoz (pl. az egyik ilyen találkozón merült fel, hogy a shared cost nem mindenhol elszámolható)
Közbeszerzés szabályait figyelembe kell venni
3. Elszámolható és nem elszámolható költségek – – –
Túl magas adminisztrációs vagy személyi költségek miatt szólnak, javítani kell Költséghatékonyság elve (pl. max. három csillagos hotel...) Általában nem jó a túl sok külsı szakértıi költség
4. Kommunikáció •
Belsı kommunikáció
RCM csapat
Különösen fontos a kommunikáció (térbeli, nyelvi, kulturális különbségek) – Pl. azonnal válaszolni emailre, telefon, személyes találkozó… – Csapatépítés, kick off meetingek – Nyelvtudás!
Helyi projekt-team
– Beszámolás, – Visszacsatolás, – Mindenkinek legyen feladata, – Kiválasztás szempontjai: szakmai és nyelvtudás+fontos a motiváció!
Vezetıség (partnerintézmények vezetıi, SC és MB tagok)
– Folyamatos tájékoztatás a projekt elırehaladásáról – SC és MB meetingek – Konferenciák
4. Kommunikáció •
Külsı kommunikáció – régiós szereplık tájékoztatása (projekt szintő kommunikáció, a vezetı partner feladata) – 2. komponens
•
Eszközök – Weblap – Logó, brosúrák, hírlevelek, Sajtóközlemények, asztali zászlók…
•
Kötelezı arculati elemek
5. Megvalósítás • •
Ütemterv – time plan Megvalósítás: meetingek, tevékenységek – Meetingek: • RCM találkozók – eddig 5, további 8 van betervezve • SC találkozók – eddig 2, további 4 van betervezve • MB találkozók – eddig 1, további 4 van betervezve
– Kreatív workshopok (eddig 1, összesen 3 – egy nálunk is lesz!) – Tematikus konferenciák (még nem volt, szeptemberben lesz az elsı+nálunk is lesz egy) – Jó gyakorlatok cseréje (kiválasztás-start up session-study visit+videókonferencia)
•
Elszámolás: – VÁTI-nak és a vezetı partnernek – Féléves idıszakok – Pénzügyi és szakmai
•
Pénzek utalása: utófinanszírozás!
6. Tanulságok Problémák
Tanulságok
• Elszámolás • Lassú utófinanszírozás • Partnerekkel kommunikáció (kulturális különbségek!) – Ritkán találkozunk • Kézzel fogható, rövid távú eredmények nem nagyon vannak, a tudás, a tapasztalatok jelentik a pluszt – ezért is nehezebb a projekt kommunikációja – nehéz megfogni, konkretizálni
• Projektcsapatban való dolgozás szervezeten belül nagyon jó, nagyon motiváló • Elıkészítésre nagy hangsúly • Kommunikációra nagy hangsúly • Más szervezeti egységekkel (pl pü) elıre tisztázni az elvárásokat • Angol nyelvtudás! – Honlap, hírlevelek… – A projekthez való hozzáférhetıség limitált → fordítani kell – sok energia + elvont projektmenedzsment-eus nyelvezet
Köszönöm a figyelmet!
[email protected] www.eszakalfold.hu http://interreg-minieurope.com
