European Union “Co-financed by the ERDF” “Made possible by the INTERREG IVC programme”
Külsı és belsı projektkommunikáció
Mátrai Melinda Nemzetközi projektmenedzser Nemzetközi projektek menedzselése szeminárium Debrecen, 2009. augusztus 17.
A projektkommunikáció irányai Tudatos kapcsolattartás a projekt által érintett • Lakossággal • Lebonyolításban részt vevı intézményrendszerrel • Partnerszervezetekkel • Ellenırzést végzıkkel Belsı kommunikáció Szervezetek, intézmények között Külsı kommunikáció
Kétirányú, interaktív
Széles nyilvánosság felé Általában egyirányú
Kommunikációs terv • Részletek konkretizálása → zökkenımentes projekt-elırehaladás • Kapcsolattartó személy kijelölése minden partner részérıl képviselni tudja a projekt érdekeit nemzetközi munkakörnyezetben
• Tartalma: Cél
Regionális Országos Nemzetközi
Célcsoportok Üzenetek Felmerülı feladatok Üzenetekre történı reakciók fogadásának és kezelésének módjai Felelısök Költségvetés Elektronikus Nyomtatott Csatornák On-line Rendezvények
A belsı kommunikáció Alapelvek: • • • • • • •
Kölcsönösség Egyértelmőség Gyorsaság Következetesség Jóhiszemőség Professzió Rendszeresség
• • • • • •
Rendszerezettség Konszenzusra törekvés Pontosság Folyamatosság Kompetencia (érintettség) Politikamentesség
!!!Csatornázottság elve Eszközei: • • • •
Egyeztetések, megbeszélések, operatív döntések elıkészítése Feljegyzések, tájékoztatások, jelentések Hírközlések, tudósítások Konzorciumi egyeztetı megbeszélések
A külsı kommunikáció Alapelvek: • Interaktivitás • Párbeszéd • Politikamentesség
• Hatásosság • Mérhetıség
• Hitelesség • Bizonyíthatóság • Rendezettség
Projektindító rendezvény („kick-off meeting”) Meghívottak: • Projektpartnerek • Pályázati kiírásban részt vevı intézmények • Projekfinanszírozói intézmények • Régiós szereplık, akik a projektben hasznosan közremőködhetnek Elemei • Projektbemutató (elıadó: az ötlet „szülıatyja”) • Kérdések-válaszok blokk • Bemutató anyagból kiadvány, brosúra
A külsı kommunikáció szerepe a különbözı projektszakaszokban Megvalósítási szakaszok
Helyzetfelmérés
Nyilvánosság irányába zajló kommunikáció
Igényfelmérés
Igényfelmérés
Projektgenerálás
Direkt információs tevékenység
Nyilvános információs tevékenység
Projekttervezés
Információgyőjtés, egyeztetések a partnerekkel Szakértıi konzultációk, GYIK
Pályázatírás
Projekt végrehajtása Projekt megvalósítása Monitoring
Projektpartnerek Szakértık Közremőködı szervezet Jelentések Idıközi beszámolók Konferenciák workshopok
Nyilvánosság Disszemináció
Média folyamatos tájékoztatása
Stratégiai tervezés
Szervezetek közötti kommunikáció
A külsı kommunikáció Kapcsolat a programirányító intézményekkel Területei: • Írásos levelezés és telefonos kapcsolattartás útján folyamatos kommunikáció • Eseti személyes konzultációk • Részvétel a közremőködı szervezet által szervezett rendezvényeken • Elızetesen leegyeztetett helyszíni monitoringlátogatás során rendelkezésre állás a szakmai monitorozó számára
Projektindító nap sorozat • • • •
Szerzıdéskötési folyamat lezárulta után Országonként Meghívottak: program kedvezményezettjei Cél: Információnyújtás a program szereplıirıl; a részletes eljárásrendrıl; a kedvezményezettek adminisztratív kötelezettségeirıl • Programirányító szervezetek képviselıi
A külsı kommunikáció eszközei • Sajtó és médiakapcsolatok építése • Honlap készítése és folyamatos frissítése • Más honlapokon történı megjelenés/kapcsolódás más honlapokon • Szakmai kapcsolatépítés (pl. konferenciákon való részvétel) • Szakmai publikációk megjelentetése • Köszönı levelek kiküldése • Hírlevelek rendszeres szerkesztése és megjelentetése
A kommunikációval kapcsolatos praktikus tanácsok • Projektcsapaton belül leghatékonyabbak a rendszeres találkozók beszámolás a végzett feladatokról; felmerülı feladatok megbeszélése
• Az egyes projektszakaszok lezárásakor értékelésre rendezett találkozók szervezése végzett tevékenységek értékelése; eredmények összegzése; tapasztalatok levonása
• Partnerszervezetekkel partnertalálkozók szervezése tényleges megvalósítási lépések tisztázása; aktuális teendık megbeszélése
• A projekt végén záró találkozó szervezése elért eredmények értékelése a nyilvánosság/média bevonásával
• Rendszeres idıközi jelentések készítése koordináló intézmény/partnerek/érdekelt felek részére
• A támogatást nyújtó szervezetnek beszámolók készítése pénzügyi és tartalmi beszámolók; kötelezı
• Kapcsolattartás a szakmai okoknál fogva érdekelt szervezetekkel is eredmények használói, terjesztıi lehetnek; tanácsokkal szolgálhatnak
• Olyan partner feleljen a kommunikációért, akinek van tapasztalata • A nemzetközi projektek nyelve angol – stílus, érthetıség!!!
A projektkultúra • Projektnév és -logó típus beazonosítása; céllal összefüggı gondolattársítások segítése szín; projektnév grafikus képe
• Projekt értékeinek és küldetésének kinyilvánítása mi fontos és mi nem; mi különbözteti meg más projektektıl
• Projektszlogenek és projekthez főzıdı anekdoták projekt imázsa fejleszthetı vele
• Projekt tárgyai, nyelvezete és helyszíne projektmenedzsment-dokumentumok: brosúrák, honlap, filmek, magazinok, logózott tárgyak, projekttervek, projektszervezeti ábra
• Projekttel kapcsolatos események
Példák projektlogókra
A nyilvánosság biztosításának követelményei • A nemzetközi projektekben a kommunikáció általában külön komponens • Minden programnál: kommunikációs kézikönyv !!! kötelezı elemek Jogi háttér Támogató szervezet/program logójának használata formátum, arányok, betőtípus, színkódok Mit hol helyezzünk el Publikációkon, honlapon; elektronikus és audiovizuális szóróanyagokon; rendezvényeken Publikációk megküldése a program titkárságának
Logók megjelenítése Az Európai Bizottság támogatást nyújtott ennek a projektnek a költségeihez. Ez a kiadvány (közlemény) a szerzı nézeteit tükrözi, és az Európai Bizottság nem tehetı felelıssé az abban foglaltak bárminemő felhasználásért.
Honlapon való megjelenés esetén: The Interregional Cooperation Programme INTERREG IVC, financed by the European Union’s Regional Development Fund, helps Regions of Europe work together to share experience and good practice in the areas of innovation, the knowledge economy, the environment and risk prevention. EUR 302 million is available for project funding but, more than that, a wealth of knowledge and potential solutions are also on hand for regional policy-makers.
Esettanulmány
FUN FUN
FUN
Köszönöm a figyelmüket!
Mátrai Melinda
[email protected] www.eszakalfold.hu
