GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 9 TAHUN 2006 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 9 TAHUN 2006 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang

: bahwa dengan telah ditetapkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi perlu disesuaikan dengan perkembangan keadaan sehingga perlu diadakan penyempurnaan/ penggantian Keputusan Gubernur Jawa Timur tanggal 10 April 2001 Nomor 9 Tahun 2001 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur dengan menetapkan Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur dalam Peraturan Gubernur Jawa Timur.

Mengingat

: 1. Undang-undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara 4389) ; 2. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4437) ; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 14, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4262) ; 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Provinsi ; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas ; 6. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur tanggal 5 Mei 1980 Nomor 106 Tahun 1980 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur.

Dok. Informasi Hukum – JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim / 2006 1

MEMUTUSKAN : Menetapkan,

: PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR.

BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan : 1. Pemerintah Daerah adalah Gubernur Jawa Timur beserta Perangkat Daerah Otonom yang lain sebagai Badan Eksekutif Daerah Propinsi Jawa Timur ; 2. Gubernur adalah Gubernur Jawa Timur ; 3. Wakil Gubernur adalah Wakil Gubernur Jawa Timur ; 4. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah selanjutnya disebut DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 5. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Propinsi Jawa Timur ; 6. Perangkat Daerah adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas dan Lembaga Teknis di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur ; 7. Lembaga Teknis adalah Badan, Rumah Sakit, dan Kantor di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur ; 8. Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis ; 9. Kop Naskah Dinas adalah bagian teratas dari naskah dinas baik menggunakan lambang atau tidak yang memuat sebutan pimpinan pemerintah daerah atau nama Satuan Kerja Perangkat Daerah / Satuan Organisasi di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur ; 10. Stempel Jabatan adalah alat / cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur, Ketua / Wakil Ketua DPRD Propinsi Jawa Timur ; 11. Stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah alat / cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur ; 12. Papan Nama Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah papan yang bertuliskan nama, alamat satuan kerja perangkat daerah, nomor telepon, faximile, e-mail, dan kode pos wilayah ; 13. Sampul Naskah Dinas adalah amplop / alat pembungkus naskah dinas yang mempunyai kop sampul naskah dinas ; Dok. Informasi Hukum – JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim / 2006 2

14. Kop Sampul Naskah Dinas adalah bagian teratas dari sampul naskah dinas yang memuat sebutan pimpinan pemerintah daerah atau nama Satuan Kerja Perangkat Daerah dan nama daerah yang bersangkutan.

BAB II AZAS-AZAS TATA NASKAH DINAS DAN TATA PERSURATAN DINAS Bagian Pertama Azas-azas Tata Naskah Dinas Pasal 2 Azas-azas Tata Naskah Dinas adalah Pedoman atau acuan dasar mengenai pelaksanaan naskah dinas di lingkungan Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah. Pasal 3 Azas-azas Naskah Dinas terdiri atas : 1. Azas Dayaguna dan Hasilguna adalah penyelenggaraan tata naskah dinas yang dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Azas Pembakuan adalah naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. Petunjuk teknis tata naskah dinas setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah mengacu kepada pedoman umum Tata Naskah Dinas yang membakukan jenis, penyusunan naskah dinas, dan tata cara penyelenggaraan. 3. Azas Pertanggungjawaban adalah penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi format prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan. 4. Azas keterkaitan adalah kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya. 5. Azas Kecepatan dan Ketepatan adalah kegiatan untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi. 6. Azas Keamanan adalah tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.


Bagian Kedua Tata Persuratan Dinas Pasal 4 Tata Persuratan Dinas adalah Peraturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat yang dilaksanakan oleh Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Pasal 5 Penerapan Tata Persuratan Dinas harus memperhatikan beberapa hal, sebagai berikut : 1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran. 2. Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari. 3. Unsur kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. 4. Jawaban terhadap surat yang masuk : a. Instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima surat apabila terjadi keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas ; b. Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim. 5. Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan : a. Amat segera / kilat, dengan batas waktu 1 hari setelah surat diterima ; b. Segera, dengan batas waktu 1 hari setelah surat diterima ; c. Biasa dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja. 6. Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadual pengiriman surat yang berlaku di instansi masing-masing dan segera di kirim setelah ditandatangani. 7. Penggandaan / copy surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam “Tembusan”. Copy surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut : a. Copy Tembusan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait ; b. Copy laporan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang ; Dok. Informasi Hukum – JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim / 2006 4

c. Copy untuk Arsip adalah copy surat yang disimpan untuk kepentingan pemeriksaan arsip. 8. Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab. 9. Tingkat Keamanan. a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan baik pemerintah maupun negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ketangan asing yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara ; b. Rahasia disingkat ( R ), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan baik pemerintah maupun negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ketangan yang tidak berhak akan merugikan negara ; c. Konfidensial disingkat (K), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan pemerintah maupun negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan asing yang tidak berhak akan merugikan pemerintah maupun negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas ; d. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada orang yang tidak berhak mengetahui. 10. Kecepatan penyampaian. a. Amat Segera atau Kilat, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 1 hari ; b. Segera, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka atau kurir, batas waktu 2 hari ; c. Biasa, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman sesuai dengan jadwal perjalanan caraka atau kurir dengan batas waktu 5 hari. 11. Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia, Rahasia, Konfidensial / Terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut dicopy, cap tingkat keamanan pada copy harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.


12. Penggunaan Kertas Surat. a. Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS 80 gram atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat penggandaan dan dokumen pelaporan ; b. Penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama ; c. Penyediaan surat berlambang negara dan atau Lambang Daerah, dicetak diatas kertas 80 gram ; d. Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio (210 x 330 mm). Disamping kertas Folio untuk kepentingan tertentu seperti makalah, pidato dan laporan dapat menggunakan kertas dengan ukuran sebagai berikut : a. Kwarto yang berukuran 210 x 296 mm untuk makalah dan laporan ; b. Setengah folio (210 x 165 mm) untuk pidato. 13. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran. a. Menggunakan jenis huruf Pica ; b. Arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan ; c. Spasi 1 atau 1,5, sesuai kebutuhan ; d. Warna tinta adalah hitam. 14. Kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk copy surat dinas. Apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doorslag, manifold atau tissue. Apabila digunakan mesin ketik elektronik atau komputer akan lebih efesien jika tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin foto copy. Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (PH) 7. BAB III NASKAH DINAS Pasal 6 Naskah dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk hukum serta bentuk surat.


Pasal 7 Naskah dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur diolah oleh satuan kerja perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur. Pasal 8 Naskah dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur, Ketua / Wakil Ketua DPRD serta pejabat perangkat daerah. Pasal 9 Bentuk naskah dinas dan pejabat yang diberi wewenang menandatangani naskah dinas serta kegiatan pengelolaan naskah dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, sebagaimana tercantum dalam Lampiran angka I.

BAB IV STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH Bagian Pertama Bentuk, Ukuran dan Isi Pasal 10 (1) Stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah berbentuk lingkaran ; (2) Stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud ayat (1) terdiri atas : a. garis lingkaran luar ; b. garis lingkaran tengah ; c. garis lingkaran dalam ; d. isi stempel. Pasal 11 Ukuran stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 adalah : a. Ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah 4 cm ; b. Ukuran garis tengah lingkaran tengan stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah 3,8 cm ; c. Ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah 2,7 cm ; d. Jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat pada lingkaran dalam 1 cm. Dok. Informasi Hukum – JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim / 2006 7

Pasal 12 (1) Stempel jabatan berisi nama jabatan dan nama daerah yang bersangkutan terdiri atas : a. Stempel jabatan Gubernur menggunakan lambang negara ; b. Stempel jabatan Ketua DPRD menggunakan lambang daerah ; (2) Stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah berisi nama dan daerah yang bersangkutan tanpa menggunakan lambang. Pasal 13 Bentuk, ukuran dan isi stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemeritah Propinsi Jawa Timur sebagaiman tercantum dalam Lampiran angka II.

Bagian Kedua Penggunaan Pasal 14 Pejabat yang berhak menggunakan stempel jabatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 12 ayat (2) dan (3) yaitu Gubernur / Wakil Gubernur dan Ketua / Wakil Ketua DPRD. Pasal 15 Satuan Kerja Perangkat Daerah yang berhak menggunakan stempel sebagaimana dimaksud dalam pasal 12 ayat (4) yaitu : a. Sekretariat Daerah; b. Sekretariat DPRD; c. Dinas Daerah; d. Lembaga Teknis Daerah. Pasal 16 Stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah menggunakan tinta warna ungu. Pasal 17 Stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah dibubuhkan pada bagian kiri dari tanda tangan pejabat yang menandatangani.


Pasal 18 Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah menunjuk pejabat yang membidangi ketatausahaan untuk menyimpan dan mengamankan serta mengawasi penggunaan stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah.

BAB V KOP NASKAH DINAS Bagian Pertama Bentuk dan Isi Pasal 19 (1) Kop naskah dinas Gubernur memuat sebutan GUBERNUR JAWA TIMUR dengan menggunakan lambang negara berwarna hitam dan ditempatkan dibagian tengah atas ; (2) Kop naskah dinas DPRD memuat sebutan DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR dengan menggunakan lambang daerah warna hitam dan ditempatkan pada bagian kiri atas ; (3) Kop naskah dinas Perangkat Daerah memuat sebutan PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR, nama perangkat daerah, alamat, nomor telepon, nomor faximile, e-mail, dan kode pos, menggunakan lambang daerah warna hitam dan ditempatkan pada bagian kiri atas ; (4) Kop naskah dinas pada Peraturan Daerah menggunakan Lambang Negara dengan stempel jabatan penandatangan ; (5) Kop naskah dinas pada Peraturan bersama Gubernur dengan menggunakan lambang dari pihak yang mengadakan kerjasama. Pasal 20 Bentuk, ukuran dan isi kop naskah dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagaimana tercantum dalam Lampiran angka III. Pasal 21 (1) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud (1) digunakan untuk naskah dinas yang Gubernur / wakil Gubernur ; (2) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud (2) digunakan untuk naskah dinas yang Ketua / Wakil Ketua DPRD ; (3) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud (3) digunakan untuk naskah dinas yang

dalam pasal 19 ayat ditandatangani oleh dalam pasal 19 ayat ditandatangani oleh dalam pasal 19 ayat ditandatangani oleh


kepala satuan kerja perangkat daerah Propinsi Jawa Timur atau pejabat lain yang ditunjuk ; (4) Kop Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam pasal 19 ayat (4) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Gubernur ; (5) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam pasal 19 ayat (5) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Gubernur dan Pihak Pimpinan Daerah dan Pihak III yang melaksanakan kerjasama.

BAB VI SAMPUL NASKAH DINAS Bagian Pertama Bentuk, Ukuran dan Isi Kop Sampul Pasal 22 (1) Sampul naskah dinas Gubernur berbentuk empat persegi panjang dan berwarna putih ; (2) Sampul naskah dinas DPRD dan Satuan Kerja Perangkat Daerah berbentuk empat persegi panjang dan berwarna coklat muda jenis kertas cassing ; Pasal 23 Kop sampul naskah dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah memuat nama Satuan Kerja Perangkat Daerah, alamat, nomor telepon, nomor faximile, e-mail, dan kode pos yang bersangkutan.

Pasal 24 (1) Kop sampul naskah dinas Gubernur menggunakan lambang negara berwarna hitam dan ditempatkan pada tengah atas ; (2) Kop sampul naskah dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan ditempatkan pada bagian kiri atas. Pasal 25 Bentuk, ukuran dan isi kop sampul naskah dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, sebagaimana tercantum dalam Lampiran angka IV.


Bagian Kedua Penggunaan Pasal 26 (1) Kop sampul naskah dinas Gubernur sebagaimana dimaksud dalam pasal 24 ayat (1) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur ; (2) Kop naskah dinas Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud dalam pasal 24 ayat (2) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Satuan Kerja Perangkat Daerah.

BAB VII PAPAN NAMA Bagian Pertama Bentuk, Ukuran, dan Isi Pasal 27 (1) Papan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah berbentuk empat persegi panjang dengan ukuran 1 (satu) berbanding 2 (dua) berisi nama satuan kerja, alamat, nomor telepon, nomor faximile, e-mail, dan kode pos wilayah ; (2) Papan nama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berwarna dasar putih dengan tulisan huruf balok berwarna hitam. Pasal 28 Bentuk, ukuran dan isi papan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagaimana tercantum dalam lampiran angka V. Bagian Kedua Penggunaan Pasal 29 Papan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk gedungnya. Pasal 30 Bagi beberapa Satuan Kerja Perangkat Daerah yang berada dibawah satu atap / komplek, dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua nama Satuan Kerja yang bersangkutan.


BAB VIII KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal 31 Ketentuan-ketentuan yang mengatur naskah dinas karena sifat kekhususannya tidak diatur dalam Peraturan ini, mengikuti ketentuan-ketentuan yang berlaku.

BAB IX KETENTUAN PENUTUP Pasal 32 Dengan berlakunya Peraturan ini, Keputusan Gubernur Jawa Timur tanggal 10 April 2001 Nomor 9 Tahun 2001 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur beserta petunjuk pelaksanaannya dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 33 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal di undangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di Surabaya pada tanggal 27 Februari 2006 GUBERNUR JAWA TIMUR ttd

DIUNDANGKAN DALAM BERITA DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR TGL. 27-2-2006 NO. 9 TAHUN 2006/E1

H. IMAM UTOMO. S


LAMPIRAN

PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR : 9 TAHUN 2006 TANGGAL : 27 PEBRUARI 2006

TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR I. BENTUK DAN JENIS SERTA KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS A. JENIS NASKAH DINAS 1. Naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk hukum terdiri dari : a. Peraturan Daerah ; b. Peraturan Gubernur ; c. Peraturan Bersama Gubernur ; d. Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III ; e. Keputusan Gubernur . 2. Naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk surat terdiri dari : q. Nota Pengajuan Konsep a. Instruksi Gubernur ; Naskah Dinas ; b. Surat Edaran ; r. Lembar Disposisi ; c. Surat Biasa ; s. Telaahan Staf ; d. Surat Keterangan ; t. Pengumuman ; e. Surat Perintah ; u. Laporan ; f. Surat Izin ; v. Rekomendasi ; g. Surat Perjanjian ; w. Surat Pengantar ; h. Kesepakatan Bersama ; x. Telegram ; i. Surat Tugas ; j. Surat Perintah Perjalanan Dinas ; y. Berita Daerah ; z. Berita Acara ; k. Surat Kuasa ; aa. Notulen ; l. Surat Perintah Tugas ; bb. Memo ; m. Surat Undangan ; n. Surat Pernyataan Melaksanakan cc. Daftar Hadir ; dd. Piagam/Sertifikat Tugas ; ee. STTPL o. Surat Panggilan ; p. Nota Dinas ; B. KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS. 1. Gubernur. a. Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan serta dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atau pelaksanaan dari peraturan perundangundangan yang lebih tinggi.

Dok. Informasi Hukum - JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim / 2006

2

Naskah dinas dimaksud terdiri dari : 1) Peraturan Daerah 2) Peraturan Gubernur 3) Peraturan Bersama Gubernur 4) Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III 5) Keputusan Gubernur 6) Instruksi Gubernur 7) Surat Edaran 8) Surat Biasa 9) Surat Keterangan 10) Pengumuman 11) Surat Perintah 12) Surat Izin 13) Surat Perjanjian

14) Kesepakatan Bersama 15) SPPD 16) Surat Kuasa 17) Surat Undangan 18) Surat Panggilan 19) Telegram 20) Laporan 21) Rekomendasi 22) Berita Daerah 23) Berita Acara 24) Memo 25) Lembar Disposisi 26) Piagam/Sertifikat 27) STTPL

b. Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, Gubernur, Presiden, Wakil Presiden, Menteri / Anggota Kabinet, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pimpinan Organisasi Kemasyarakatan dan masyarakat. c. Apabila Gubernur berhalangan, penandatanganan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b, dilakukan Wakil Gubernur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. d. Gubernur dapat mendelegasikan penandatanganan naskah dinas tertentu kepada pejabat yang ditunjuk secara tertulis dengan Keputusan Gubernur, kecuali Peraturan Daerah. 2. Wakil Gubernur. a. Wakil Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum sebagai petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan oleh Gubernur serta dalam bentuk dan susunan surat sesuai tugas dan tanggung jawabnya. b. Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, Presiden, Wakil Presiden, Menteri / Anggota Kabinet, Pimpinan Lembaga Non Departemen, Pimpinan Organisasi Kemasyarakatan serta pihak lain yang dianggap perlu. Naskah dinas dimaksud terdiri dari : 1) Peraturan Gubernur 14) SPPD 2) Peraturan Bersama Gubernur 15) Surat Kuasa


3

3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13)

Peraturan Bersama Gubernur dan 16) Pihak III 17) Keputusan Gubernur 18) Instruksi Gubernur 19) Surat Edaran 20) Surat Biasa 21) Surat Keterangan 22) Surat Perintah 23) Surat Perintah Tugas 24) Surat Izin 25) Surat Perjanjian 26) Kesepakatan Bersama

Surat Undangan Surat Panggilan Pengumuman Laporan Rekomendasi Berita Daerah Berita Acara Memo Lembar Disposisi Piagam/Sertifikat STTPL

3. Sekretaris Daerah. a. Sekretaris Daerah atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum yang bersifat penetapan dan peraturan teknis dan petunjuk pelaksanaan dari kebijaksanaan Pemerintah Daerah yang ditetapkan. b. Sekretaris Daerah atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan penjelasan atau petunjuk pelaksanaan dari suatu kebijaksanaan Pemerintah Daerah yang telah ditetapkan. c. Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b, yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah daerah, pejabat satuan kerja pemerintah daerah lain dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu. d. Sekretaris Daerah berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam rangka pengaturan dan atau koordinasi teknis administrasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan pemerintah daerah. e. Sekretaris Daerah atas nama Gubernurdan wewenang jabatannya menandatangani : 1) Surat Edaran 12) Surat Undangan 2) Surat Biasa 13) Surat Pernyataan Melak3) Surat Keterangan sanakan Tugas 4) Surat Perintah 14) Surat Panggilan 5) Surat Izin 15) Pengumuman 6) Surat Perjanjian 16) Telegram 7) Surat Tugas 17) Laporan 8) Surat Perintah Tugas 18) Berita Acara 9) SPPD 19) Piagam/Sertifikat 10) Rekomendasi 20) STTPL 11) Surat Kuasa


4

f. Sekretaris Daerah atas wewenang jabatannya menandatangani : 1) Surat Edaran 12) Pengumuman 2) Surat Biasa 13) Telegram 14) Laporan 3) Surat Keterangan 4) Surat Perintah 15) Berita Acara 16) Radiogram 5) Surat Tugas 17) Telaahan Staf 6) Surat Perintah Tugas 18) Rekomendasi 7) SPPD 19) Nota Dinas 8) Surat Kuasa 20) NPKND 9) Surat Undangan 21) Lembar Disposisi 10) Surat Panggilan 22) Surat Pengantar 11) Surat Izin 4. Pimpinan Perangkat Daerah. a. Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk susunan peraturan yang bersifat penetapan dan pengaturan teknis sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. b. Pimpinan Perangkat Daerah menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah daerah, pejabat satuan kerja perangkat daerah lain dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu. c. Pimpinan Perangkat Daerah berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas yang materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis masing-masing Perangkat Daerah yang ditujukan kepada pejabat intern satuan kerja yang bersangkutan, satuan kerja di lingkungan pemerintah daerah, pejabat satuan kerja perangkat daerah lain. d. Apabila pimpinan Perangkat Daerah berhalangan, pejabat pada setiap satuan kerja berdasarkan pemberian mandat menandatangani naskah dinas atas nama pimpinan Perangkat Daerah yang bersangkutan. e. Pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya menandatangani : 1) Keputusan Pimpinan Satuan Kerja 10) Surat Kuasa Perangkat Daerah 11) Surat Panggilan 2) Surat Edaran 12) Surat Izin 3) Surat Biasa 13) Surat Undangan 4) Surat Keterangan 14) Telegram 5) Surat Tugas 15) Rekomendasi 6) Surat Perintah 16) Nota Dinas 7) SPPD 17) Pengumuman 8) Surat Perintah Tugas 18) Berita Acara 9) Surat Perjanjian 19) Laporan


5

5. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Sekretaris DPRD atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas berdasarkan wewenang yang telah ditentukan oleh pimpinan yang bersifat informatif biasa atau teknis yang ditujukan kepada Pejabat eselon yang setingkat atau setingkat dibawahnya. Naskah dinas yang dimaksud adalah : 1) Surat Biasa 8) Notulen 2) Surat Tugas 9) Surat Perintah 3) Surat Perintah Tugas 10) Nota Dinas 4) SPPD 11) NPKND 5) Surat Undangan 12) Lembar Disposisi 13) Telaahan Staf 6) Pengumuman 7) Telegram 6. Kewenangan penandatanganan naskah dinas bagi pejabat di bawah pimpinan perangkat daerah diatur sesuai ketentuan yang berlaku. C. PEMBUBUHAN PARAF. 1. Pembubuhan paraf secara hirarkhis. a. Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang pejabat (eselon III, II, dan I), eselon III disebelah bawah kanan kertas, eselon II disebelah kanan nama yang berwenang menandatangani dan eselon I disebelah kiri dari nama jabatan penandatangan. b. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh Sekretaris Daerah untuk ditandatangani oleh Gubernur atau Wakil Gubernur diparaf oleh Sekretaris Daerah dan dibubuhkan dibelakang nama jabatan penandatangan. c. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf. d. Paraf pejabat dibubuhkan pada lembar terakhir naskah dinas tersebut, kecuali untuk Surat Perintah Perjalanan Dinas, paraf dibubuhkan pada lembar pertama. 2. Pembubuhan paraf koordinasi a. Naskah dinas yang materinya menyangkut kepentingan unit lain, maka pejabat yang berwenang dari unit lain tersebut perlu ikut serta membubuhkan paraf koordinasi pada naskah dinas. b. Bentuk dan model paraf koordinasi pejabat ditetukan sebagai berikut : 1) Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh Pimpinan Perangkat Daerah untuk ditandatangani oleh Gubernur atau Wakil Gubernur harus koordinasi dengan Sekretaris Daerah.


6

2) Konsep Naskah Dinas diajukan melalui Sekretaris Daerah untuk diparaf dan dibubuhkan dibelakang nama jabatan penandatangan. 3) Pimpinan Perangkat Daerah yang mengajukan konsep naskah dinas harus membubuhkan paraf didepan nama jabatan penandatangan. D. PENGGUNAAN a.n., u.b., Plt, Pj, PJ, dan PTH. 1. Di lingkungan Sekretariat Daerah Dalam hal Gubernur memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. dan u.b., Plt, Pj, PJ, dan PTH yaitu sebagai berikut : a. a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat telah mendapat mandat dari pejabat atasannya kepada pejabat setingkat dibawahnya, pertanggung jawaban materi surat tersebut tetap berada ditangan yang memberikan mandat. Pejabat yang menandatangani dapat diminta pertanggungjawabannya tentang isi surat dimaksud oleh yang memberi mandat. b. u.b. (untuk beliau) dipergunakan jika pejabat yang mendapat mandat kewenangan memberikan kewenangan lagi kepada bawahannya. c. Plt. (pelaksana tugas), dipergunakan jika terdapat kekosongan Jabatan Struktural dan sebelum ditetapkan pengangkatan pejabat definitif oleh pejabat yang berwenang, maka ditunjuk pejabat struktural satu tingkat diatasnya atau sejajar dengan jabatannya untuk melaksanakan tugas hariannya. d. Pj (Pejabat), dipergunakan apabila Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagai pejabat struktural tetapi menduduki pangkat satu tingkat dibawah jenjang pangkat yang ditentukan. e. PJ (Penjabat), digunakan apabila Kepala Daerah berakhir masa jabatannya dan belum ditunjuk / dilantik penggantinya, maka selama jabatannya Kepala Daerah masih kosong berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri atas nama Presiden ditunjuk Gubernur sebagai Pejabat Kepala Daerah. f. PTH (Pelaksana Tugas Harian), digunakan apabila Pejabat sebagaimana huruf f, menunjuk Pejabat untuk melaksanakan tugas harian Kepala Daerah yang telah berakhir masa jabatannya dan belum ditunjuk / dilaksanakan penggantinya dengan Peraturan Gubernur. 2. Di lingkungan Perangkat Daerah Dalam hal Pimpinan Perangkat Daerah memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. dan u.b. adalah menyesuaikan sebagaimana ketentuan pada butir 1 huruf a dan b.


7

E. CONTOH PENANDATANGANAN . a. a.n. (atas nama) dan u.b. (untuk beliau). b. Penggunaan Plt, Pj, PJ, dan PTH 1. DI LINGKUNGAN SEKRETARIAT DAERAH a. Penandatanganan naskah dinas 1) Oleh GUBERNUR :

GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS 2) Oleh WAKIL GUBERNUR : WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS b. Penggunaan “a.n.”

a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH

NAMA JELAS Pangkat NIP. c. Penggunaan “u.b.”

a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH u.b. ASISTEN . . . . . .

NAMA JELAS Pangkat NIP. d. Penggunaan “u.b.”

a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR ASISTEN . . . . . . u.b. Kepala Biro . . . . .

NAMA JELAS Pangkat NIP. e. Penggunaan “Pj.” (Pejabat) Contoh : Pejabat Kepala Biro

Pj. KEPALA BIRO

NAMA JELAS Pangkat NIP.


8

f. Penggunaan “PJ.” (Penjabat) Contoh : Pejabat Kepala Daerah

PJ. BUPATI

NAMA JELAS g. Penggunaan “PTH.” (Pelaksana Tugas Harian) Contoh : Pelaksana Tugas Harian Kepala Daerah

PTH. BUPATI

NAMA JELAS Pangkat NIP. 2. DI LINGKUNGAN SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH Penandatanganan Naskah Dinas a. Oleh Pimpinan Perangkat Daerah KEPALA DINAS/BADAN/KANTOR . . . .

NAMA JELAS Pangkat NIP. b. Penggunaan “a.n.”

a.n. KEPALA DINAS / BADAN . . . . . . . SEKRETARIS/ SUBDIN/BID . . . .

NAMA JELAS

Pangkat NIP. c. Penggunaan “Plt.” Cotoh : Pelaksana Tugas Kepala Dinas/Badan

Plt. KEPALA DINAS/BADAN . . . . . . . SEKRETARIS/ SUBDIN/BID . . .

NAMA JELAS

Pangkat NIP. d. Penggunaan “Pj.” Contoh : Penggunaan Pj

Pj. KEPALA DINAS/BADAN/KANTOR



9

F. PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT 1. PENGERTIAN a. Yang dimaksud dengan perubahan adalah merubah sebagian dari suatu naskah dinas. Dalam hal ini harus dibedakan dengan pengertian ralat yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah ketik. b. Yang dimaksud dengan pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlaku lagi suatu naskah dinas terhitung mulai saat ditetapkan dalam pencabutan tersebut. c. Yang dimaksud dengan pembatalan adalah suatu pernyataan yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas harus dianggap tidak pernah dikeluarkan. 2. TATACARA MERUBAH, NASKAH DINAS

MENCABUT

ATAU

MEMBATALKAN

a. Naskah dinas yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan Naskah Dinas yang sama jenisnya atau setingkat lebih tinggi, misalnya Keputusan harus dengan Keputusan. b. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.

G. POKOK-POKOK PENGETIKAN NASKAH DINAS 1. Ketentuan Umum Pengetikan naskah dinas dilakukan dengan memperhatikan penggunaan formulir, ruang tepi, alinea, penomoran, pemberian nomor halaman, dan kata penyambung. 2. Pengetikan naskah dinas Pengetikan naskah dinas terutama yang disusun dalam bentuk surat agar diketik di atas formulir ukuran folio. Bidang luas kertas yang dipergunakan untuk pengetikan naskah dinas harus memperhatikan ketentuan sebagai berikut : a. ruang tepi sebelah atas 3 kait di bawah garis kop naskah dinas ; b. ruang tepi sebelah bawah 5 kait dari tepi kertas sebelah bawah ; c. ruang tepi sebelah kiri 7 sampai 20 ketuk dari tepi kertas sebelah kiri ; d. ruang tepi sebelah kanan 7 ketuk dari tepi kertas sebelah kanan.


10

H. SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS 1. PERATURAN DAERAH a. Pengertian Peraturan Daerah adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundangundangan, yang mengatur urusan otonomi daerah dan tugas pembantuan untuk mewujudkan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu organisasi dalam lingkungan pemerintah daerah yang ditetapkan oleh Kepala Daerah dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. b. Susunan 1) Peraturan Daerah terdiri atas : a) Kepala Peraturan Daerah b) Pembukaan c) Isi Peraturan Daerah d) Bagian akhir Peraturan Daerah 2) Penjelasan format sebagaimana butir a adalah sebagai berikut: a) Kepala Peraturan Daerah terdiri atas : aa. Tulisan “PERATURAN DAERAH” ; bb. Nomor dan Tahun ; cc. Nama Peraturan Daerah ; b) Pembukaan Peraturan Daerah terdiri atas : aa. Tulisan “Dengan Rakhmat Tuhan Yang Maha Esa” ; bb. Tulisan “Gubernur Jawa Timur” ; cc. Konsideran Menimbang dan Mengingat ; dd. Dengan persetujuan bersama DPRD dan Gubernur Jawa Timur ; ee. Judul Dalam konsideran memuat pertimbangan-pertimbangan, motivasi, tujuan yang akan dicapai dan peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum ditetapkannya peraturan daerah tersebut. c) Isi Peraturan Daerah terdiri atas : aa. Bab-bab ; Bab-bab dapat dibagi menjadi bagian-bagian dan bagian dapat dibagi dalam paragraf. bb. Pasal-pasal ; Pasal-pasal dapat dibagi menjadi ayat-ayat. d) Bagian akhir Peraturan Daerah terdiri atas : aa. Sebelah kanan bagian bawah : - Nama tempat ditetapkan ; - Tanggal, Bulan dan Tahun ditetapkan ; - Nama Jabatan Gubernur Jawa Timur ; - Tanda tangan pejabat ; - Nama jelas ; - Stempel jabatan.


11

bb. Di bawah sebelah kiri berturut-turut ditulis : - Diundangkan dalam Lembaran Daerah ; - Menyebutkan Nomor, Tahun dan Seri ; - Tanggal diundangkan ; - Tambahan Lembaran Daerah Tahun, Nomor ; Untuk salinan ditulis : - Disalin sesuai dengan aslinya ; - Sekretaris Daerah Propinsi Jawa Timur atau a.n. Sekretaris Daerah Propinsi Jawa Timur ; - Nama Pejabat, Pangkat dan NIP. c. Penandatanganan otentikasi dan penggunaan kop naskah dinas. 1) Peraturan Daerah Propinsi ditandatangani oleh Gubernur Jawa Timur ; 2) Otentikasi Peraturan Daerah Propinsi dilakukan oleh Kepala Biro Hukum Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Peraturan Daerah Propinsi dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara warna hitam ; d. Bentuk NASKAH DINAS PERATURAN DAERAH, sebagaimana tertera pada halaman berikut.


12

Contoh : PERATURAN DAERAH LAMBANG NEGARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR PERATURAN DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR NOMOR …………….. TAHUN ……………….. TENTANG ………… …………………… ……………… ……………… ………….. ………….. ……………… ……………….. …………….. ……………… …………….. … DENGAN RAKHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang : a. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. b. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. Mengingat : 1. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 2. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 3. dst. Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR dan GUBERNUR JAWA TIMUR

Menetapkan

:

MEMUTUSKAN : PERATURAN DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR TENTANG ………. ……… ………… ……….. ………… ……… …….. ………. BAB I …………… ……………. ………… Pasal 1 (1) ………….. ……………. ……………… ……………. ………… (2) ………….. ……………. ……………… ……………. ………… (3) dst. BAB II …………… ……………. ………… Bagian Pertama …………… ……………. ………… Paragraf …………… ……………. ………… Pasal 2 (1) ………….. ……………. ……………… ……………. ………… (2) ………….. ……………. ……………… ……………. ………… (3) dst.


13

BAB III …………… ……………. ………… Pasal 3 ………….. ……….. …….. ……. ……. ……. …… …… ….. ………….. …………… ….. .. ……………… ……………. ………… a. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… .. b. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… .. Pasal 4 (1) ………….. ……………. ……………… ……………. ………… .. (2) ………….. ……………. ……………… ……………. ………… .. a. ………….. ……………. ……………… ……………. …….. .. b. ………….. ……………. ……………… ……………. …….. .. BAB IV KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal ……… BAB V KETENTUAN PERALIHAN Pasal ……… BAB VI KETENTUAN PENUTUP Pasal ……… Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan Daerah ini dengan dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di ………………….. pada tanggal …………………… GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS

Diundangkan dalam Lembaran Daerah ………………………………… Nomor ………………………………..


14 2. PERATURAN GUBERNUR a. Pengertian. Peraturan Gubernur adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundangundangan yang dibuat dan dikeluarkan untuk melaksanakan peraturan perundangundangan yang lebih tinggi dan sifatnya mengatur. b. Ciri – ciri. Materi bersifat pengaturan dan dituangkan dalam bab-bab dan pasal-pasal dengan menggunakan angka bulat dan ditandatangani oleh Gubernur. c. Susunan. 1) Peraturan Gubernur terdiri atas : a) Kepala Peraturan Gubernur ; b) Pembukaan Peraturan Gubernur Jawa Timur ; c) Isi Peraturan Gubernur Jawa Timur ; d) Bagian akhir Peraturan Gubernur Jawa Timur. 2) Kepala Peraturan Gubernur Jawa Timur terdiri atas : a) Tulisan “Peraturan Gubernur Jawa Timur” ; b) Nomor dan Tahun ; c) Nama Peraturan yang ditulis “TENTANG ………” ; 3) Pembukaan Peraturan Gubernur Jawa Timur terdiri atas : a) Tulisan “GUBERNUR JAWA TIMUR “; b) Konsideran Menimbang dan Mengingat ; c) Memutuskan ; d) Menetapkan Judul. 4) Bagian akhir Peraturan Gubernur Jawa Timur terdiri atas : a) Nama tempat ditetapkan ; b) Tanggal, Bulan, dan Tahun ; c) Nama jabatan ; d) Tanda tangan Pejabat ; e) Nama jelas ; f) Stempel jabatan. d. Penandatanganan 1) Peraturan Gubernur Jawa Timur yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur Jawa Timur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur Jawa Timur dengan menggunakan lambang negara warna hitam ; 2) Keabsahan salinan Peraturan Gubernur Jawa Timur yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur Jawa Timur dilakukan oleh Sekretaris Daerah atau pejabat yang diberi wewenang. e. Bentuk naskah dinas Peraturan Gubernur Jawa Timur sebagaimana tertera di halaman berikut :


15 Contoh : PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR LAMBANG NEGARA (WARNA HITAM) GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR …….. TAHUN ………… TENTANG ………… …………………… ……………… ……………… ………….. ………….. ……………… ……………….. …………….. ……………… …………….. … GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang : a. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. b. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. Mengingat : 1. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 2. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 3. dst. MEMUTUSKAN : Menetapkan

:

………. ……… ………… ……….. ………… ……… …….. ………… ………….. ………… ………. …………… ………… BAB I …………… ……………. ………… Pasal 1 …… ………….. ……………. ……………… ……………. ………… …… ………….. ……………. ……………… ……………. ………… Pasal 2 (1) ………….. ………. …………. ………….. ……… ………. ... (2) ……… ………… …………… ………….. ……….. ………….. BAB II …………… ……………. ………… Bagian Pertama …………… ……………. ………… Pasal 3 a. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… b. ………….. ……………. ……………… ……………. …………


16 BAB III …………… ……………. ………… Pasal 4 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di ………………….. pada tanggal …………………… GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS


17 3. PERATURAN BERSAMA GUBERNUR. a. Pengertian. Peraturan Bersama Gubernur adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan dibuat oleh dua atau lebih Kepala Daerah untuk mengatur suatu urusan yang menyangkut kepentingan bersama. b. Ciri – ciri. 1) Isinya bersifat mengatur ; 2) Masa berlakunya lama ; 3) Menggunakan nomor bulat ; 4) Nama judul Peraturan diketik setelah tulisan “Menetapkan” ; 5) Dirumuskan dalam pasal-pasal dan ayat-ayat. c. Susunan. 1) Peraturan Bersama Gubernur terdiri atas : a) Kepala Peraturan Bersama Gubernur ; b) Pembukaan Peraturan Bersama Gubernur ; c) Isi Peraturan Bersama Gubernur ; d) Bagian akhir Peraturan Bersama Gubernur. 2) Kepala Peraturan Bersama Gubernur terdiri atas : a) Tulisan “PERATURAN BERSAMA GUBERNUR …….. ……….. ” ; b) Nomor dan Tahun ; c) Tulisan “TENTANG………” d) Nama judul Peraturan Bersama Gubernur; 3) Pembukaan Peraturan Bersama Gubernur terdiri atas : a) Tulisan “Gubernur Jawa Timur dan …………” ; b) Konsideran Menimbang dan Mengingat ; 4) Isi Peraturan Bersama Gubernur terdiri atas : Bab-bab, pasal-pasal, dan ayat-ayat. 5) Bagian akhir Peraturan Bersama Gubernur terdiri atas : a) Nama tempat ditetapkan ; b) Tanggal, Bulan, dan Tahun ; c) Nama jabatan kedua Kepala Daerah ; d) Tanda tangan pejabat ; e) Nama jelas ; f) Stempel jabatan. d. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. Peraturan Bersama Gubernur ditandatangani oleh Gubernur/Wakil Gubernur yang melakukan kerjasama, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur pemrakarsa kerjasama, dengan lambang negara warna hitam ; e. Bentuk NASKAH DINAS PERATURAN BERSAMA GUBERNUR sebagaimana tertera di halaman berikut :


18 Contoh : PERATURAN BERSAMA GUBERNUR LAMBANG NEGARA (WARNA HITAM) GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN BERSAMA GUBERNUR JAWA TIMUR DAN GUBERNUR ………………………… NOMOR ………. TAHUN ………….. NOMOR ………. TAHUN ………….. TENTANG ………… …………………… ……………… ……………… ………….. ………….. ……………… ……………….. …………….. ……………… …………….. … GUBERNUR JAWA TIMUR DAN GUBERNUR …………………….. , Menimbang

:

Mengingat

:

a. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. b. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 1. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 2. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 3. dst. MEMUTUSKAN :

Menetapkan

:

PERATURAN BERSAMA GUBERNUR JAWA TIMUR DAN GUBERNUR …………… ……… TENTANG ………. ……… ………… ……….. ………… ……… …….. ………. BAB I …………… ……………. ………… Pasal 1 ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ……….. …………… …………….. Pasal 2 ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ……….. …………… ……………..


19 BAB II …………… ……………. ………… Bagian Pertama …………… ……………. ………… Pasal 3 ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ……….. …………… …………….. Pasal 4 ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ……….. …………… …………….. BAB III …………… ……………. ………… Pasal 5 Peraturan Bersama ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan Bersama ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di ………………….. pada tanggal …………………… GUBERNUR ……………….

NAMA JELAS


GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS

20 4. PERATURAN BERSAMA GUBERNUR DAN PIHAK III a. Pengertian. Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan dibuat dan atau kerjasama antara Gubernur dan Pihak III untuk mengatur suatu urusan yang menyangkut kepentingan bersama. b. Ciri – ciri. 1) Isinya bersifat mengatur ; 2) Masa berlakunya lama ; 3) Menggunakan nomor bulat ; 4) Nama judul Peraturan diketik setelah tulisan “Menetapkan” ; 5) Dirumuskan dalam pasal-pasal dan ayat-ayat. c. Susunan. 1) Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III terdiri atas : a) Kepala Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III; b) Pembukaan Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III; c) Isi Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III; d) Bagian akhir Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III. 2) Kepala Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III terdiri atas : a) Tulisan “PERATURAN BERSAMA GUBERNUR DAN ……….. ” ; b) Nomor dan Tahun ; c) Tulisan “TENTANG………” d) Nama judul Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III; 3) Pembukaan Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III terdiri atas : a) Tulisan “GUBERNUR JAWA TIMUR DAN …………” ; b) Konsideran Menimbang dan Mengingat ; 4) Isi Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III terdiri atas : Bab-bab, pasal-pasal, dan ayat-ayat. 5) Bagian akhir Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III terdiri atas : a) Nama tempat ditetapkan ; b) Tanggal, Bulan, dan Tahun ; c) Nama jabatan kedua Kepala Daerah ; d) Tanda tangan pejabat ; e) Nama jelas ; f) Stempel jabatan. d. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III ditandatangani oleh Gubernur/Wakil Gubernur dengan pihak yang melakukan kerjasama, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Pemerintah Propinsi Jawa Timur dengan lambang Daerah dari kedua pihak yang mengadakan kerjasama. e. Bentuk NASKAH DINAS PERATURAN BERSAMA GUBERNUR DAN PIHAK III sebagaimana tertera di halaman berikut :


21 Contoh : PERATURAN BERSAMA GUBERNUR DAN POLDA LAMBANG DAERAH PROP JATIM

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

LAMBANG DAERAH POLDA

PERATURAN BERSAMA GUBERNUR JAWA TIMUR DAN POLDA NOMOR ………. TAHUN ………….. NOMOR ………. TAHUN ………….. TENTANG ………… …………………… ……………… ……………… ………….. ………….. ……………… ……………….. …………….. ……………… …………….. …

Menimbang

:

a. b.

Mengingat

:

1. 2. 3.

GUBERNUR JAWA TIMUR DAN POLDA PROPINSI JAWA TIMUR, ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. dst. MEMUTUSKAN :

Menetapkan

:

PERATURAN BERSAMA GUBERNUR JAWA TIMUR DAN POLDA PROPINSI JAWA TIMUR TENTANG ………. ……… ………… ……….. ………… ……… …….. ….…………………. ………… …………………. …………. …………………. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ……….. …………… …………….. ……… ………… ……………. Pasal 2 ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ……….. …………… …………….. BAB II MAKSUD, TUJUAN DAN RUANG LINGKUP Pasal 3 ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ……….. …………… ……………..


22 Pasal 4 ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ……….. …………… …………….. BAB III PELAKSANAAN Pasal 5 ………….. ……….. …….. ……. ……. ……. …… …… ….. ………….. …………… ….. .. ……………… ……………. ………… BAB IV PENEGAKAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Pasal 6 ………….. ……….. …….. ……. ……. ……. …… …… ….. ………….. …………… ….. .. ……………… ……………. ………… BAB V SEKRETARIAT BERSAMA Pasal 7 ………….. ……….. …….. ……. ……. ……. …… …… ….. ………….. …………… ….. .. ……………… ……………. BAB VI PEMBINAAN DAN PENGAWASAN Pasal 8 ………….. ……….. …….. ……. ……. ……. …… …… ….. ………….. …………… ….. .. ……………… ……………. BAB VII PEMBIAYAAN DAN EVALUASI Pasal 9 ………….. ……….. …….. ……. ……. ……. …… …… ….. ………….. …………… ….. .. ……………… ……………. BAB VIII PENUTUP Pasal 10 Peraturan Bersama ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan Bersama ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di ………………….. pada tanggal ……………………

POLDA PROP. JATIM

NAMA JELAS



NAMA JELAS

23 5. KEPUTUSAN GUBERNUR. a. Pengertian. Keputusan Gubernur adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundangundangan yang dibuat dan dikeluarkan untuk melaksanakan peraturan perundangundangan yang lebih tinggi atau mengadakan kebijaksanaan baru dan bersifat penetapan. b. Ciri – ciri. Materinya bersifat penetapan dituangkan dalam diktum PERTAMA, KEDUA dan seterusnya, dan penandatanganannya dapat didelegasikan kepada pimpinan perangkat daerah. c. Susunan. 1) Keputusan Gubernur terdiri atas : a) Kepala Keputusan Gubernur ; b) Pembukaan Keputusan Gubernur ; c) Isi Keputusan Gubernur ; d) Bagian akhir Keputusan Gubernur. 2) Kepala Keputusan Gubernur terdiri atas : a) Tulisan “Keputusan Gubernur Jawa Timur” ; b) Nomor dan Tahun ; c) Nama Keputusan yang ditulis “TENTANG ………” ; 3) Pembukaan Keputusan Gubernur terdiri atas : a) Tulisan “Gubernur Jawa Timur “; b) Konsideran Menimbang dan Mengingat ; c) Memutuskan ; d) Menetapkan Judul. Dalam konsideran memuat pertimbangan-pertimbangan, motivasi, tujuan yang akan dicapai dan peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum ditetapkannya keputusan tersebut. 4) Isi keputusan a) MEMUTUSKAN b) Menetapkan c) PERTAMA d) KEDUA, dst 5) Bagian akhir Keputusan Gubernur terdiri atas : a) Nama tempat ditetapkan ; b) Tanggal, Bulan, dan Tahun ; c) Nama jabatan ; d) Tanda tangan pejabat ; e) Nama jelas ; f) Stempel jabatan.


24 d. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Keputusan Gubernur / Wakil Gubernur yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara warna hitam ; 2) Keputusan Gubernur yang bersifat penetapan dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah dan ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah ; 3) Keabsahan salinan Keputusan Gubernur yang ditandatangani oleh Gubernur dilakukan oleh Sekretaris Daerah atau pejabat yang diberi wewenang. e. Bentuk / model NASKAH DINAS KEPUTUSAN GUBERNUR yang bersifat menetapkan sebagaimana tertera di halaman berikut :


25 Contoh : KEPUTUSAN GUBERNUR LAMBANG NEGARA (WARNA HITAM) GUBERNUR JAWA TIMUR KEPUTUSAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR ……/..…/…../…../……. TENTANG ………… …………………… ……………… ……………… ………….. ………….. ……………… ……………….. …………….. ……………… …………….. … GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang : a. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. b. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. Mengingat : 1. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 2. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 3. dst. MEMUTUSKAN : Menetapkan, PERTAMA

:

KEDUA

:

KETIGA

:

DST

:

… ……….. ………………… ………….. ……… ………… …….….. …………. ……………… ………. ………… ……….. .…………. ……….. ……….. …….. ……….. ………….. …... ………… ………….. …………… ………. ……… ……………… ……….. ………………… ………….. ……… ………… ……... ……………… ………….. …………… …………… ………. ……. ……….. ………………… ………….. ……… ………… ……...

Ditetapkan di ………………….. pada tanggal …………………… GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS


26 Contoh : KEPUTUSAN GUBERNUR LAMBANG NEGARA (WARNA HITAM) GUBERNUR JAWA TIMUR KEPUTUSAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR ……/……/……/……/…… TENTANG ………… …………………… ……………… ……………… ………….. ………….. ……………… ……………….. …………….. ……………… …………….. … GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang : a. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. b. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. Mengingat : 1. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 2. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 3. dst. MEMUTUSKAN : Menetapkan , PERTAMA

:

KEDUA

:

KETIGA

:

DST

:

… ……….. ………………… ………….. ……… ………… …….….. …………. ……………… ………. ………… ……….. .…………. ……….. ……….. …….. ……….. ………….. …... ………… ………….. …………… ………. ……… ……………… ……….. ………………… ………….. ……… ………… ……... ……………… ………….. …………… …………… ………. ……. ……….. ………………… ………….. ……… ………… ……...

Ditetapkan di ………………….. pada tanggal …………………… WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS


27 Contoh : KEPUTUSAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH yang bersifat penetapan.

LAMBANG DAERAH

KOP NASKAH DINAS SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH KEPUTUSAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH NOMOR ……/ …. . / …… / ……..

TENTANG ………… …………………… ……………… ……………… ………….. ………….. ……………… ……………….. …………….. ……………… …………….. …

Menimbang

:

a. b.

Mengingat

:

1. 2. 3.

PERANGKAT DAERAH, ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. dst. MEMUTUSKAN :

Menetapkan , PERTAMA

:

KEDUA

:

KETIGA

:

DST

:

……………………………. ………… …………. ………. ………………….. ………….. ……….. ……………………………. ………… …………. ………. ………………….. ………….. ……….. ……………………………. ………… …………. ………. ………………….. ………….. ……….. ……….. ………………… ………….. ………

……….. ……… ……….. ……… ……….. ……… ………… ……...

Ditetapkan di …..………….. ………. pada tanggal ….. …………………… Pimpinan Satuan Perangkat Daerah NAMA JELAS Pangkat NIP.


28 6. INSTRUKSI GUBERNUR. a. Pengertian. Instruksi Gubernur adalah naskah dinas yang berisikan perintah dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan atau untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan. b. Susunan. 1) Instruksi Gubernur terdiri atas : a) Kepala Instruksi Gubernur ; b) Pembukaan Instruksi Gubernur ; c) Isi Instruksi Gubernur ; d) Bagian akhir Instruksi Gubernur. 2) Kepala Instruksi Gubernur terdiri atas : a) Tulisan “Instruksi Gubernur Jawa Timur” ; b) Nomor dan Tahun ; c) Nama Instruksi Gubernur. 3) Pembukaan Instruksi Gubernur terdiri atas : a) Tulisan “GUBERNUR JAWA TIMUR” ; b) Konsideran Menimbang, dan Mengingat ; c) Menginstruksikan. Konsideran memuat pertimbangan-pertimbangan motivasi dan tujuan dibuatnya Instruksi Gubernur dan Peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukumnya. 4) Isi Instruksi Gubernur terdiri atas : a) Kepada ; b) Untuk ; c) PERTAMA ; d) KEDUA dst . 5) Konsideran memuat pertimbangan-pertimbangan motivasi dan tujuan dibuatnya Instruksi Gubernur dan Peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukumnya. 6) Diktum menyebutkan pejabat yang dituju dan memuat isi yang harus dilaksanakan. 7) Bagian akhir Instruksi Gubernur terdiri atas : a) Nama tempat dikeluarkan ; b) Tanggal, Bulan dan Tahun ; c) Tanda tangan pejabat ; d) Nama jelas ; e) Stempel jabatan Gubernur ; f) Salinan.


29 c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Instruksi Gubernur ditandatangani oleh Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Keabsahan salinan Instruksi Gubernur yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dilakukan oleh Sekretaris Daerah atau pejabat yang diberi kewenangan. d. Bentuk NASKAH DINAS INSTRUKSI GUBERNUR, sebagaimana tertera di halaman berikut :


30 Contoh : INSTRUKSI GUBERNUR LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

INSTRUKSI GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR ……TAHUN …….. TENTANG ………… …………………… ……………… ……………… ………….. ………….. ……………… ……………….. …………….. ……………… …………….. … GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang

:

Mengingat

:

a. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. b. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 1. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 2. ………….. ……………. ……………… ……………. ………… ………. ………… …………….. ……………. …………. ………. 3. dst. MENGINSTRUKSIKAN :

Kepada

:

Untuk,: PERTAMA

:

KEDUA KETIGA DST

1. ………. ……… ………… ……….. ………… ……… …….. ………. ……………. 2. ………. ……… ………… ……….. ………… ……… …….. ………. ……………. 3. dst.

……………………………. ………… …………. ……….. ……… ………. ………………….. ………….. ……….. : ……………………………. ………… …………. ……….. ……… ………. ………………….. ………….. ……….. : ……………………………. ………… …………. ……….. ……… ………. ………………….. ………….. ……….. : ……….. ………………… ………….. ……… ………… ……... Dikeluarkan di ….………….. ………. pada tanggal …….…………………… GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS SALINAN Instruksi ini disampaikan kepada : 1. ………………………………… 2. ………………………………… 3. dst.


31 7. SURAT EDARAN. a. Pengertian. Surat Edaran adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan atau petunjuk cara melaksanakan sesuatu ketentuan yang telah ada dan ditujukan kepada pejabat tertentu. b. Susunan. 1) Surat Edaran terdiri atas : a) Kepala Surat Edaran ; b) Isi Surat Edaran ; c) Bagian akhir Surat Edaran. 2) Kepala Surat Edaran terdiri atas : a) Sebelah kanan atas : aa. Nama tempat ditetapkan ; bb. Tanggal, Bulan dan Tahun ; cc. “Kepada” Pejabat/alamat yang dituju ; b) Sebelah kiri atas : aa. Nomor ; bb. Sifat ; cc. Lampiran ; dd. Perihal ; c) Tulisan “Surat Edaran” ditengah-tengah lembar isi naskah dinas. 3) Isi Surat Edaran dituangkan / dirumuskan dalam bentuk uraian. 4) Bagian akhir Surat Edaran terdiri atas : a) Nama jabatan ; b) Tanda tangan pejabat ; c) Nama jelas (selain Gubernur ditambah pangkat dan NIP bagi PNS); d) Stempel jabatan / satuan kerja Perangkat Daerah ; e) Tembusan. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Edaran yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Edaran yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Surat Edaran yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk / model NASKAH DINAS SURAT EDARAN, sebagaimana tertera di halaman berikut :


32 Contoh : SURAT EDARAN LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

Surabaya,

Nomor Sifat Lampiran Perihal

: : : :

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… ……. ……….. …….. …….. …… ……… …..

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

SURAT EDARAN ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …


Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.


NAMA JELAS

33 Contoh : SURAT EDARAN LAMBANG DAERAH

KOP NASKAH DINAS SEKRETARIAT DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR

Surabaya,


: : : :

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… ……. ……….. …….. …….. …… ……… …..

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

SURAT EDARAN ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… … a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



34 Contoh : SURAT EDARAN LAMBANG DAERAH

KOP NASKAH DINAS PERANGKAT DAERAH

Surabaya,


: : : :

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… ……. ……….. …….. …….. …… ……… …..

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

SURAT EDARAN ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… … NAMA JABATAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



35 8. SURAT BIASA. a. Pengertian. Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau usul dan saran dan sebagainya. b. Susunan. 1) Surat Biasa terdiri atas : a) Kepala Surat Biasa ; b) Isi Surat Biasa ; c) Bagian akhir Surat Biasa. 2) Kepala Surat Biasa terdiri atas : a) Sebelah kanan atas : aa. Nama tempat ditetapkan ; bb. Tanggal, Bulan dan Tahun ; cc. “Kepada” Pejabat/alamat yang dituju ; b) Sebelah kiri atas : aa. Nomor surat ; bb. Sifat surat ; cc. Lampiran surat ; dd. Perihal surat; 3) Isi Surat Biasa dirumuskan dalam bentuk uraian. 4) Bagian akhir Surat Biasa terdiri atas : a) Nama jabatan ; b) Tanda tangan pejabat ; c) Nama jelas (selain Gubernur ditambah pangkat dan NIP bagi PNS); d) Stempel jabatan / satuan kerja Perangkat Daerah ; e) Tembusan. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Biasa yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Biasa yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Surat Biasa yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS SURAT BIASA, sebagaimana tertera di halaman berikut :


36 Contoh : SURAT BIASA LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

Surabaya,


: : : :

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… ……. ……….. …….. …….. …… ……… …..

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …


Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.


NAMA JELAS

37 Contoh : SURAT BIASA LAMBANG DAERAH


Surabaya,


: : : :

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… ……. ……….. …….. …….. …… ……… …..

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …


Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



38 Contoh : SURAT BIASA LAMBANG DAERAH


Surabaya,


: : : :

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… ……. ……….. …….. …….. …… ……… …..

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. ……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… … NAMA JABATAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



39 9. SURAT KETERANGAN. a. Pengertian. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti kebenaran sesuatu hal. b. Susunan. 1) Surat Keterangan terdiri atas : a) Kepala Surat Keterangan ; b) Isi Surat Keterangan ; c) Bagian akhir Surat Keterangan. 2) Kepala Surat Keterangan terdiri atas : a) Tulisan “Surat Keterangan” ditempatkan dibagian tengah lembar naskah dinas ; b) Nomor dan Tahun atau dapat menggunakan nomor panjang menurut kebutuhan. 3) Isi Surat Keterangan terdiri atas : a) Nama dan jabatan yang menerangkan ; b) NIP, Pangkat / Golongan, Umur, Kebangsaan, Agama, Pekerjaan, Alamat dan Identitas yang diperlukan dari pihak yang diterangkan ; c) Maksud keterangan. 4) Bagian akhir Surat Keterangan terdiri atas : a) Nama tempat ; b) Tanggal, Bulan dan Tahun ; c) Nama jabatan berikut pangkat dan NIP ; d) Tanda tangan pejabat ; e) Nama jelas (selain Gubernur ditambah pangkat dan NIP bagi PNS); f) Stempel jabatan / satuan kerja Perangkat Daerah. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS SURAT KETERANGAN, sebagaimana tertera di halaman berikut :


40 Contoh : SURAT KETERANGAN LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

SURAT KETERANGAN NOMOR ….. / ….. / ..…. / …….. 1. Yang bertanda tangan di bawah ini : a. N a m a : ……………………. …………….. …………. ………… ……. b. Jabatan : ……………………. …………….. …………. ………… ……. Dengan ini menerangkan bahwa : a. N a m a / NIP. : ……………………….. / NIP. ………….. ………………. ….. b. Pangkat/Golongan : ………………………….. ………………. ……………. …. c. U m u r : ….. ……………. ……. d. Kebangsaan : ………… ……………. …………….. …………. ……….. …. e. A g a m a : ….. ……………. ……. f. Pekerjaan : ….. ……………. ……. g. A l a m a t : ………… ……………. …………….. …………. ……….. …. ………… ……………. …………….. …………. ……….. …. 2. Sehubungan dengan maksud yang bersangkutan, diminta agar …………… ……. dapat memberikan bantuan serta fasilitas seperlunya. 3. Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.


Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.


NAMA JELAS

41 Contoh : SURAT KETERANGAN LAMBANG DAERAH




Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



42 Contoh : SURAT KETERANGAN LAMBANG DAERAH



NAMA JABATAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



43 10. SURAT PERINTAH. a. Pengertian. Surat Perintah adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan dari pihak atasan yang ditujukan kepada pihak bawahannya mengenai perintah untuk melaksanakan tugas khusus. b. Susunan. 1) Surat Perintah terdiri atas : a) Kepala Surat Perintah ; b) Isi Surat Perintah ; c) Bagian akhir Surat Perintah. 2) Kepala Surat Perintah terdiri atas : a) Tulisan “Surat Perintah” ditempatkan dibagian tengah lembar isi naskah dinas ; b) Nomor, Tanggal, dan Tahun atau dapat menggunakan nomor panjang menurut kebutuhan ; c) Dasar. 3) Isi Surat Perintah terdiri atas : a) Tulisan “Memerintahkan” ditempatkan di tengah lembar isi naskah ; b) Nama pejabat, NIP, dan Jabatan yang diberi tugas khusus ; c) Jenis tugas khusus yang harus dilaksanakan ; d) Waktu melaksanakan tugas. 4) Bagian akhir Surat Perintah terdiri atas : a) Nama tempat ; b) Tanggal, Bulan, dan Tahun ; c) Nama Jabatan d) Tanda tangan pejabat ; e) Nama jelas (selain Gubernur ditambah pangkat dan NIP bagi PNS); f) Stempel jabatan / satuan kerja Perangkat Daerah ; g) Tembusan. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Perintah yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Perintah yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Surat Perintah yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS SURAT PERINTAH, sebagaimana tertera di halaman berikut :


44 Contoh : SURAT PERINTAH LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

SURAT PERINTAH NOMOR ….. / ….. / ..…. / …….. Dasar

:

1. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ……………. 2. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ………… …. MEMERINTAHKAN :

Kepada a. N a m a b. N I P c. Jabatan

: : : :

……….. …………… ………….. …….. …… …………………….. …………………………………………….. . .

Untuk

: ……………… ………………. …………… ………….. ………… ……….. ……….. ………. …………… ………….. ………….. ………….. ………… ………. ………… ………. …………. ……… …………… ………….. ………….. ………… ………… ………… ………. ………. ……………………… ………….. Ditetapkan di ….…………… ….. pada tanggal …………….. ……… GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.


NAMA JELAS

45 Contoh : SURAT PERINTAH LAMBANG DAERAH


SURAT PERINTAH NOMOR ….. / ….. / ..…. / …….. Dasar

:

1. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ……………. 2. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ………… …. MEMERINTAHKAN :


: : : :

……….. …………… ………….. …….. …… …………………….. …………………………………………….. . .

Untuk

: ……………… ………………. …………… ………….. ………… ……….. ……….. ………. …………… ………….. ………….. ………….. ………… ………. ………… ………. …………. ……… …………… ………….. ………….. ………… ………… ………… ………. ………. ……………………… ………….. Ditetapkan di …. …………… ….. pada tanggal …………….. ……… a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



46 Contoh : SURAT PERINTAH LAMBANG DAERAH

KOP NASKAH DINAS PERANGKAT DAERAH SURAT PERINTAH NOMOR ….. / ….. / ..…. / ……..

Dasar

:

1. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ……………. 2. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ………… …. MEMERINTAHKAN :


: : : :

……….. …………… ………….. …….. …… …………………….. …………………………………………….. . .

Untuk

: ……………… ………………. …………… ………….. ………… ……….. ……….. ………. …………… ………….. ………….. ………….. ………… ………. ………… ………. …………. ……… …………… ………….. ………….. ………… ………… ………… ………. ………. ……………………… ………….. Ditetapkan di ……………… ….. pada tanggal …..……….. ……… NAMA JABATAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



47 11. SURAT IZIN. a. Pengertian. Surat Izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang menurut Peraturan Perundangundangan yang berlaku. b. Susunan. 1) Surat Izin terdiri atas : a) Kepala Surat Izin ; b) Isi Surat Izin ; c) Bagian akhir Surat Izin. 2) Kepala Surat Izin terdiri atas : a) Tulisan “Surat Izin” yang ditempatkan di tengah lembar isi naskah dinas ; b) Nomor dan Tahun atau dapat menggunakan nomor panjang ditempatkan di bawah tulisan “Surat Izin” ; c) Tulisan “Tentang” ; d) Perihal Surat Izin ditempatkan di bawah tulisan “Tentang” dengan huruf besar (huruf Balok). 3) Isi Surat Izin dirumuskan dalam bentuk uraian. 4) Bagian akhir Surat Izin terdiri atas : a) Nama tempat dikeluarkan Surat Izin ; b) Tanggal, Bulan dan Tahun ; c) Nama jabatan yang mengeluarkan Surat Izin d) Tanda tangan pejabat yang memberi Izin ; e) Nama jelas pejabat yang memberi Izin (selain Gubernur ditambah pangkat dan NIP) ; f) Stempel jabatan / satuan kerja perangkat Daerah ; g) Tembusan. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Izin yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Izin yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Surat Izin yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS SURAT PERINTAH, sebagaimana tertera di halaman berikut :


48 Contoh : SURAT IZIN LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

SURAT IZIN NOMOR ….. / ….. / ..…. / …….. TENTANG ………………………………………………. …………………………………… Dasar

:

a. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ……………. b. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ………… …. MENGIZINKAN :

Kepada Nama Alamat Untuk

: : : :

……….. …………… ………….. …….. …… ……….. ……….. ……. ……….. …………… ………….. …….. …… ……….. ……….. ……. ……….. …………… ………….. …….. …… ……….. ……….. …….

Ditetapkan di ……………… ….. pada tanggal …..……….. ……… GUBERNUR / WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.


NAMA JELAS

49 Contoh : SURAT IZIN LAMBANG DAERAH


SURAT IZIN NOMOR ….. / ….. / ..…. / …….. TENTANG ………………………………………………. …………………………………… Dasar

:

a. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ……………. b. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ………… …. MENGIZINKAN :


: : : :

……….. …………… ………….. …….. …… ……….. ……….. ……. ……….. …………… ………….. …….. …… ……….. ……….. ……. ……….. …………… ………….. …….. …… ……….. ……….. …….

Ditetapkan di …. …………… ….. pada tanggal …………….. ……… a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



50 Contoh : SURAT IZIN LAMBANG DAERAH

KOP NASKAH DINAS PERANGKAT DAERAH SURAT IZIN NOMOR ….. / ….. / ..…. / …….. TENTANG ………………………………………………. ……………………………………

Dasar

:

a. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ……………. b. ……….. ……………. ………….. ………… ……….. ………… …. MENGIZINKAN :


: : : :

……….. …………… ………….. …….. …… ……….. ……….. ……. ……….. …………… ………….. …….. …… ……….. ……….. ……. ……….. …………… ………….. …….. …… ……….. ……….. …….

Ditetapkan di ….……………. ….. pada tanggal …………….. ……… NAMA JABATAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



51 12. SURAT PERJANJIAN. a. Pengertian. Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi suatu persetujuan yang mengikat antara pejabat yang berwenang dengan pihak lain untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati atau disetujui bersama. b. Susunan. 1) Surat Perjanjian terdiri atas : a) Kepala Surat Perjanjian ; b) Isi Surat Perjanjian ; c) Bagian akhir Surat Perjanjian. 2) Kepala Surat Perjanjian terdiri atas : a) Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan di tengah lembar naskah dinas ; b) Nomor dan Tahun atau dapat menggunakan nomor panjang menurut keperluan ; c) Tulisan “Tentang” ; d) Nama judul Surat Perjanjian. 3) Isi Surat Perjanjian terdiri atas : a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan ; b) Nama, Pangkat, NIP (bagi PNS), Pekerjaan dan Alamat pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian ; c) Obyek yang diperjanjikan hak dan kewajiban dari masing-asing pihak ; d) Sanksi hukum ; e) Penyelesaian perselisihan. Catatan : Jika dianggap perlu bahwa uraian dapat disusun dalam pasal dan ayat. 4) Bagian akhir Surat Perjanjian terdiri atas : a) Tulisan “PIHAK ke ….” Yang membuat perjanjian ; b) Nama jabatan pihak-pihak yang terlibat ; c) Tanda tangan pihak-pihak yang terlibat ; d) Materai e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan ; f) Pangkat dan NIP bagi PNS ; g) Saksi-saksi (nama jelas dan tanda tangan). c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Gubernur/Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur dan atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ;


52 3) Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Kepala Dinas / Badan / Lembaga Teknis atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS SURAT PERJANJIAN, sebagaimana tertera pada halaman berikut :


53 Contoh : SURAT PERJANJIAN LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

SURAT PERJANJIAN NOMOR ….. / ….. / ..…. / …….. TENTANG ………………………………………………. …………………………………… Pada hari ……………., tanggal ……… bulan ……… tahun ………, bertempat di…….. ……………, kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama…..……… ……………. : ………………….. ………… ………… …… … (PIHAK PERTAMA)………… ………………. ………… 2. Nama…..……… ……………. : ………………….. ………… ………… …… … (PIHAK KEDUA)…. ………………. ………… …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… ………………………. Pasal …………. Umum …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… …………………………….. PIHAK KEDUA NAMA JABATAN YANG TERLIBAT

PIHAK PERTAMA GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR


NAMA JELAS

SAKSI-SAKSI : 1. …………………………………….. 2. …………………………………….. 3. dst.


54 Contoh : SURAT PERJANJIAN LAMBANG DAERAH

KOP NASKAH DINAS SEKRETARIAT DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR SURAT PERJANJIAN NOMOR ….. / ….. / ..…. / …….. TENTANG ………………………………………………. ……………………………………

Pada hari ……………., tanggal ……… bulan ……… tahun ………, bertempat di…….. ……………, kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama…..……… ……………. : ………………….. ………… ………… …… … (PIHAK PERTAMA)…………. ………………. ………… 2. Nama…..……… ……………. : ………………….. ………… ………… …… … (PIHAK KEDUA)…. ………………. ………… …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… ………………………. Pasal …………. Umum …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… …………………………….. PIHAK KEDUA NAMA JABATAN YANG TERLIBAT

PIHAK PERTAMA a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH



SAKSI-SAKSI : 1. …………………………………….. 2. …………………………………….. 3. dst.


55 Contoh : SURAT PERJANJIAN LAMBANG DAERAH

KOP NASKAH DINAS PERANGKAT DAERAH SURAT PERJANJIAN NOMOR ….. / ….. / ..…. / …….. TENTANG ………………………………………………. ……………………………………

…………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. Pada hari ……………., tanggal ……… bulan ……… tahun ………, bertempat di…….. ……………, kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama…..……… ……………. : ………………….. ………… ………… …… … (PIHAK PERTAMA)…. ………………………. ………… 2. Nama…..……… ……………. : ………………….. ………… ………… …… … (PIHAK KEDUA)…. ………………. …………

…………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… ………………………. Pasal …………. Umum …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… …………………………….. PIHAK KEDUA NAMA JABATAN YANG TERLIBAT

PIHAK PERTAMA PIMPINAN PERANGKAT DAERAH



SAKSI-SAKSI : 1. …………………………………….. 2. …………………………………….. 3. dst.


56 13. KESEPAKATAN BERSAMA a. Pengertian. Kesepakatan Bersama adalah naskah dinas yang berisi suatu kesepakatan yan mengikat antara pejabat yang berwenang dengan pihak lain/pihak KETIGA untuk mengadakan kerjasama sesuai dengan tugas dan fungsi dari pihak yang melakukan kerjasama. b. Susunan. 1) Surat Kesepakatan Bersama terdiri atas : a) Kepala Kesepakatan Bersama; b) Isi Kesepakatan Bersama ; c) Bagian akhir Kesepakatan Bersama. 2) Kepala Kesepakatan Bersama terdiri atas : a) Tulisan “Kesepakatan Bersama” yang ditempatkan di tengah lembar naskah dinas ; b) Nomor dan Tahun atau dapat menggunakan nomor panjang menurut keperluan ; c) Tulisan “Tentang” ; d) Nama judul Kesepakatan Bersama. 3) Isi Kesepakatan Bersama terdiri atas : a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan ; b) Nama, Pangkat, NIP (bagi PNS), Pekerjaan dan Alamat pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian ; c) Obyek yang diperjanjikan hak dan kewajiban dari masing-asing pihak ; d) Sanksi hukum ; e) Penyelesaian perselisihan. Catatan : Jika dianggap perlu bahwa uraian dapat disusun dalam pasal dan ayat. 4) Bagian akhir Kesepakatan Bersama terdiri atas : a) Tulisan “PIHAK ke ….” Yang membuat Kesepakatan ; b) Nama jabatan pihak-pihak yang terlibat ; c) Tanda tangan pihak-pihak yang terlibat ; d) Materai e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan ; f) Pangkat dan NIP bagi PNS. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. Kesepakatan Bersama ditandatangani oleh Gubernur/Wakil Gubernur dan pihak yang melakukan kesepakatan bersama serta dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas dari kedua pihak yang mengadakan kerjasama ; d. Bentuk NASKAH DINAS KESEPAKATAN BERSAMA, sebagaimana tertera berikut :


57 Contoh : KESEPAKATAN BERSAMA LAMBANG DAERAH

PIHAK KETIGA

KESEPAKATAN BERSAMA ANTARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR DENGAN PIHAK KETIGA TENTANG KERJASAMA…………………… NOMOR ….. / ….. / ..…. / …….. NOMOR ….. / ….. / ..…. / …….. Pada hari ……………., tanggal ……… bulan ……… tahun ………, bertempat di…….. ……………, kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama…..……… ……………. : ………………….. ………… ………… …… … (PIHAK PERTAMA)…………. ………………. ………… 2. Nama…..……… ……………. : ………………….. ………… ………… …… … (PIHAK KEDUA)…. ………………. ………… …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… BAB I BENTUK KERJASAMA Pasal 1 …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… BAB II BENTUK KEGIATAN Pasal 2 …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… BAB III BIAYA Pasal 3 …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. ……… BAB IV JANGKA WAKTU Pasal 4 …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. ……………


58 BAB V PENUTUP Pasal 5 …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… Demikian Kesepakatan Bersama ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

PIHAK KEDUA NAMA JABATAN YANG TERLIBAT

PIHAK PERTAMA GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR


NAMA JELAS


59 14. SURAT TUGAS. a. Pengertian. Surat Tugas adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan penugasan dari pihak atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas atasan tersebut. b. Susunan. 1) Surat Tugas terdiri atas : a) Kepala Surat Tugas ; b) Isi Surat Tugas ; c) Bagian akhir Surat Tugas. 2) Kepala Surat Tugas terdiri atas : a) Tulisan “Surat Tugas” ; b) Nomor dan Tahun ; 3) Isi Surat Tugas memuat dasar dan pertimbangan penugasan, nama jabatan yang diberi tugas, jenis tugas yang harus dilaksanakan dan waktu pelaksanaan tugas. 4) Bagian akhir Surat Tugas terdiri atas : a) Nama tempat ; b) Tanggal, Bulan dan Tahun ; c) Nama jabatan ; d) Tanda tangan pejabat yang memberi tugas ; e) Nama jelas pejabat ; f) Pangkat dan NIP bagi PNS ; g) Stempel jabatan / instansi ; h) Tembusan. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Tugas yang ditandatangani oleh Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Tugas yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Surat Tugas yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya atau pejabat yang ditunjuk dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS SURAT TUGAS, sebagaimana tertera di halaman berikut :


60 Contoh : SURAT TUGAS LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

SURAT TUGAS NOMOR …….. TAHUN…….. …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… : MENUGASKAN : Kepada

: a. ……………………………………………………………………….. b. ……………………………………………………………………….. c. ……………………………………………………………………….. Untuk : ………………… …………………………… …………………….. ……………………. ……………. ……….. ……………… ……………. …………….. …………….. …. …………….. …………… ……………… ……….. Ditetapkan di ….. …………… ….. pada tanggal …………….. ……… GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.


NAMA JELAS

61 Contoh : SURAT TUGAS LAMBANG DAERAH


SURAT TUGAS NOMOR …….. TAHUN…….. …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… : MENUGASKAN : Kepada

: a. ……………………………………………………………………….. b. ……………………………………………………………………….. c. ……………………………………………………………………….. Untuk : ………………… …………………………… …………………….. ……………………. ……………. ……….. ……………… ……………. …………….. …………….. …. …………….. …………… ……………… ……….. Ditetapkan di …. …………… ….. pada tanggal …………….. ……… a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



62 Contoh : SURAT TUGAS LAMBANG DAERAH


SURAT TUGAS NOMOR .….. TAHUN…….. …………. ……………. ……………. ……………. …………….. …………….. …………… ……………. ………….. …………. …………. …………… : MENUGASKAN : Kepada

: a. ……………………………………………………………………….. b. ……………………………………………………………………….. c. ……………………………………………………………………….. Untuk : ………………… …………………………… …………………….. ……………………. ……………. ……….. ……………… ……………. …………….. …………….. …. …………….. …………… ……………… ……….. Ditetapkan di ….…………… ….. pada tanggal …………….. ……… PIMPINAN PERANGKAT DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



63 15. SURAT PERINTAH TUGAS a. Pengertian. Surat Perintah Tugas adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan dari pihak atasan yang ditujukan kepada pihak bawahannya baik struktural maupun PNS mengenai perintah untuk melaksanakan tugas ke luar daerah atau propinsi. b. Susunan. 1) Surat Perintah Tugas terdiri atas : a) Kepala Surat Perintah Tugas ; b) Isi Surat Perintah Tugas ; c) Bagian akhir Surat Perintah Tugas. 2) Kepala Surat Perintah Tugas terdiri atas : a) Tulisan “SURAT PERINTAH TUGAS” ditempatkan di tengah lembar isi naskah dinas ; b) Nomor yang meliputi kode masalah, nomor urut, kode wilayah, dan tahun surat dibuat ditempatkan di bawah tulisan “Surat Kuasa” ; c) Dasar dikeluarkan Surat Perintah Tugas 3) Isi Surat Kuasa terdiri atas : a) Tulisan “MEMERINTAHKAN” ditempatkan di tengah lembar isi naskah dinas ; b) Kepada Nama Pejabat, NIP, dan jabatan yang diberi tugas melaksanakan perjalanan dinas ; c) Untuk melaksanakan tugas atau perjalanan dinas sesuai dasar dikeluarkan Surat Perintah Tugas ; d) Tempat, tanggal, dan waktu melaksanakan tugas dan perjalanan dinas ; 4) Bagian akhir Surat Kuasa terdiri atas : a) Nama tempat Surat Perintah Tugas ditetapkan ; b) Tanggal, Bulan, Tahun ditetapkan ; c) Nama jabatan yang berwenang menandatangani ; d) Tanda tangan pejabat yang berwenang ; e) Nama jelas pejabat yang berwenang ; f) Stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Perintah Tugas yang ditandatangani Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah atas nama Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 2) Surat Perintah Tugas yang ditandatangani Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Setelah melaksanakan perintah tugas dimaksud, pejabat yang melaksanakan perjalanan dinas harus melaporkan hasil kegiatan selama perjalanan dinas. e. Bentuk NASKAH DINAS SURAT PERINTAH TUGAS dan LAPORAN PERJALANAN DINAS, sebagaimana tertera di halaman berikut :


64 Contoh : SURAT PERINTAH TUGAS LAMBANG DAERAH


SURAT PERINTAH TUGAS NOMOR ….. ……..……..

Dasar

:

1. ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… 2. ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… MEMERINTAHKAN :

Kepada a. N a m a b. N I P. c. Jabatan

: : : :

Untuk

:

………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… ………… ………………… …………………………… …………………….. ……………………. ……………. ……….. ……………… …………. …………….. …………….. …. …………….. …………… ………………

Ditetapkan di ………. …………… pada tanggal ………….. …………. a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH

NAMA JELAS Pangkat NIP


65 Contoh : SURAT PERINTAH TUGAS LAMBANG DAERAH


SURAT PERINTAH TUGAS NOMOR ….. ……..……..

Dasar

:

1. ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… 2. ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… MEMERINTAHKAN :

Kepada a. N a m a b. N I P. c. Jabatan

: : : :

Untuk

:

………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… ………… ………………… …………………………… …………………….. ……………………. ……………. ……….. ……………… …………. …………….. …………….. …. …………….. …………… ………………

Ditetapkan di ………. …………… pada tanggal ………….. ………….

PERANGKAT DAERAH



66

LAPORAN PERJALANAN DINAS I.

DASAR

: Surat Perintah Tugas Gubernur Jawa Timur tgal or : 094/ /041/2003

II.

MAKSUD TUJUAN

:

III. WAKTU PELAKSANAAN

:

IV. NAMA PETUGAS

:

V.

DAERAH TUJUAN/INSTANSI YANG DIKUNJUNGI :

VI. HADIR DALAM PERTEMUAN : VII. PETUNJUK/ARAHAN YANG DIBERIKAN : VIII.MASALAH/TEMUAN

:

IX. SARAN TINDAKAN

:

X.

:

LAIN - LAIN

Surabaya, ………………….. PELAPOR

NAMA JELAS NIP. Catatan : Bila petugas lebih dari satu orang, maka yang menandatangani Laporan Perjalanan Dinas ini adalah petugas yang dianggap paling bertanggung jawab.


67 16. SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS. a. Pengertian. Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan. b. Susunan. 1) Surat Perintah Perjalanan Dinas terdiri atas : a) Kepala Surat Perintah Perjalanan Dinas ; b) Isi Surat Perintah Perjalanan Dinas ; c) Bagian akhir Surat Perintah Perjalanan Dinas. 2) Kepala Surat Perintah Perjalanan Dinas terdiri atas : a) Tulisan “Nomor” disebelah kanan atas ; b) Tulisan “Lembar ke …” diketik di bawah kata “Nomor” ; c) Tulisan “Perintah Perjalanan Dinas” ditempatkan di tengah lembar isi naskah dinas ; d) Tulisan “SPPD” diketik secara simetris di bawah kata “Perintah Perjalanan Dinas”. 3) Isi Surat Perintah Perjalanan Dinas terdiri atas : a) Nama jabatan yang memberikan perintah ; b) Nama pejabat / pegawai yang diberi perintah ; c) Jabatan / Pangkat / golongan dan Jabatan pegawai yang diberi perintah ; d) Maksud perjalanan dinas e) Alat angkutan yang dipergunakan f) Nama tempat berangkat dan tujuan kemana perjalanan dinas dilakukan ; g) Lama perjalanan dinas, tanggal berangkat dan kembali ; h) Pembebanan anggaran perjalanan dinas dari instansi dan kode proyek ; i) Keterangan lain-lain. 4) Bagian akhir Surat Perintah Perjalanan Dinas terdiri atas : a) Nama tempat, Tanggal, Bulan, dan Tahun ; b) Nama jabatan pemberi perintah ; c) Tanda tangan pejabat serta nama jelas pejabat pemberi perintah ; d) Stempel jabatan / satuan kerja Perangkat Daerah. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Perintah Perjalanan Dinas yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan mengguna kan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Perintah Perjalanan Dinas yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Gubernur atau atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas NCR ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Surat Perintah Perjalanan Dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas NCR ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Teknis pelaksanaan dan penggunaan SPPD berkoordinasi dengan Biro Keuangan Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur. e Bentuk NASKAH DINAS SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS, sebagaimana tertera di halaman berikut :


68 Contoh : SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS Nomor : Lembar ke :

LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD)

1.

PEJABAT BERWENANG YANG MEMBERI PERINTAH

2.

NAMA PEGAWAI YANG DIPERINTAHKAN

3.

a. PANGKAT / GOLONGAN RUANG b. JABATAN

4.

MAKSUD PERJALANAN

5.

ALAT ANGKUTAN YANG DIPERGUNAKAN

6.

a. TEMPAT BERANGKAT b. TEMPAT TUJUAN

7.

a. LAMANYA PERJALANAN b. TANGGAL BERANGKAT c. TANGGAL HARUS KEMBALI

8.

PEMBEBANAN ANGGARAN : a. INSTANSI b. KODE REKENING

9.

KETERANGAN LAIN-LAIN

Dikeluarkan di pada tanggal

: :

GUBERNUR / WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS


69 Contoh : SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS LAMBANG DAERAH


Nomor : Lembar ke :


1.


2.


3.


4.

MAKSUD PERJALANAN

5.


6.


7.


8.


9.



: :

a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR Sekretaris Daerah



70 Contoh : SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS LAMBANG DAERAH

Nomor : Lembar ke :



1.


2.


3.


4.

MAKSUD PERJALANAN

5.


6.


7.


8.


9.



: :

PEJABAT YANG BERWENANG



71 Berangkat dari (tempat kedudukan) Pada tanggal Ke Kepala

: : : :

………..................... ………..................... .……………………. .…………………….

(………………………………) II.

Tiba di : Pada tanggal :

……………………………… ………………………………

Kepala

………………………………

:

Berangkat dari Ke Pada tanggal Kepala

(………………………….)

III.


……………………………… ………………………………

Kepala

………………………………

:


……………………………… ………………………………

Kepala

………………………………

:


Tiba kembali di

:

(tempat kedudukan) ..…………………………… Pejabat yang memberi perintah,

VI.

: : : :

………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………………..

( …………………………)


: : : :

………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………………..

( …………………………)

(………………………….) V.

………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………………..

( …………………………)

(………………………….) IV.

: : : :

Telah diperiksa dengan keterangan bahwa perjalanan tersebut diatas benar dilakukan atas perintahnya dan semata-mata untuk kepentingan jabatan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Pejabat yang memberi perintah,

Catatan lain-lain.


72 17. SURAT KUASA. a. Pengertian. Surat Kuasa adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan dan tanda bukti yang berisi pemberian mandat atas wewenang dari pejabat yang memberikan kuasa kepada pejabat yang diberi kuasa untuk bertindak atas nama pejabat pemberi kuasa. b. Susunan. 1) Surat Kuasa terdiri atas : a) Kepala Surat Kuasa ; b) Isi Kuasa ; c) Bagian akhir Kuasa. 2) Kepala Surat Kuasa terdiri atas : a) Tulisan “Surat Kuasa” ditempatkan di tengah lembar naskah dinas ; b) Tulisan “Nomor” ditempatkan di bawah tulisan “Surat Kuasa” ; 3) Isi Surat Kuasa terdiri atas : a) Nama pejabat yang memberi kuasa dan NIP ; b) Nama jabatan yang memberi kuasa ; c) Tulisan “Memberi Kuasa” ; d) Tulisan “Kepada” ; e) Nama pejabat yang diberi kuasa ; f) Nama jabatan yang diberi kuasa ; g) Tulisan “Untuk” ; h) hal-hal yang menyangkut jenis tugas dan tindakan yang dikuasakan 4) Bagian akhir Surat Kuasa terdiri atas : a) Sebelah kanan bawah : aa. Nama tempat, Tanggal, Bulan, dan Tahun pembuatan ; bb. Nama jabatan pemberi kuasa ; cc. Tanda tangan pejabat pemberi kuasa ; dd. Nama jelas pemberi kuasa (pangkat dan NIP bagi PNS) ; ee. Stempel jabatan / instansi ; b) Sebelah kiri bawah : aa. Nama jabatan yang diberi kuasa ; bb. Tanda tangan pejabat yang diberi kuasa ; cc. Nama jelas, pangkat dan NIP yang diberi kuasa. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Kuasa yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan mengguna kan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Kuasa yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Gubernur atau atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Surat Kuasa yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS SURAT KUASA, sebagaimana tertera di halaman berikut :


73 Contoh : SURAT KUASA LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

SURAT KUASA NOMOR ….. ……………… ……………… Yang bertanda tangan di bawah ini : a. N a m a b. N I P. c. Jabatan

: : :

………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… …………

MEMBERI KUASA : Kepada a. N a m a b. N I P. c. Jabatan

: : : :

………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… …………

Untuk : ………………… …………………………… …………………….. ……………………. ……………. ……….. ……………… ……………. …………….. …………….. …. …………….. …………… ……………… ……….. Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Surabaya, …….…………… ….. Yang diberi Kuasa

Yang memberi kuasa

NAMA JABATAN



NAMA JELAS


74 Contoh : SURAT KUASA LAMBANG DAERAH


SURAT KUASA NOMOR ….. ……..…….. Yang bertanda tangan di bawah ini : a. N a m a b. N I P. c. Jabatan

: : :

………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… …………


: : : :

………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… …………

Untuk : ………………… …………………………… …………………….. ……………………. ……………. ……….. ……………… ……………. …………….. …………….. …. …………….. …………… ……………… ……….. Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Surabaya, …….…………… ….. Yang diberi Kuasa NAMA JABATAN

Yang memberi kuasa a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH




75 Contoh : SURAT KUASA LAMBANG DAERAH


SURAT KUASA NOMOR ….. ……..…….. Yang bertanda tangan di bawah ini : a. N a m a b. N I P. c. Jabatan

: : :

………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… …………


: : : :

………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… ………… ………… ………. ……………. ………………… …………

Untuk : ………………… …………………………… …………………….. ……………………. ……………. ……….. ……………… ……………. …………….. …………….. …. …………….. …………… ……………… ……….. Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Surabaya, …….…………… ….. Yang diberi Kuasa NAMA JABATAN

Yang memberi kuasa NAMA JABATAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH




76 18. SURAT UNDANGAN a. Pengertian Surat Undangan adalah Naskah Dinas berupa pemberitahuan kepada yang bersangkutan untuk datang pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan. b. Susunan 1) Surat Undangan terdiri atas : a) Kepala Surat Undangan b) Isi Surat Undangan c) Bagian Akhir Surat Undangan 2) Kepala Surat Undangan terdiri atas : a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditempatkan di kanan atas ; b) Alamat undangan yang ditujukan ditempatkan di bawah nama, tempat, tanggal, bulan dan tahun ; c) Nomor, sifat, lampiran dan perihal diketik secara vertikal, ditempatkan disebelah kiri atas. 3) Isi Surat Undangan terdiri atas : a) Maksud dan tujuan ; b) Hari dan tanggal penyelenggaraan ; c) Waktu penyelenggaraan ; d) Tempat kegiatan ; e) Acara yang akan diselenggarakan f) Tulisan Penutup. 4) Bagian akhir Surat Undangan terdiri atas : a) Nama Jabatan pengundang b) Tandatangan pejabat pengundang c) Nama jelas pejabat (selain Gubernur ditambah pangkat dan NIP pengundang d) Stempel jabatan / instansi ; e) Catatan yang dianggap perlu c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Undangan yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Undangan yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Gubernur atau atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Surat Undangan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS SURAT UNDANGAN, sebagaimana tertera di halaman berikut :


77 Contoh : SURAT UNDANGAN LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

Surabaya,


: : : :

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… UNDANGAN

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. Hari

:

……………….. ……………….. …………….

Tanggal

:

……………….. ……………….. …………….

Pukul

:

……………….. ……………….. …………….

Tempat

:

……………….. ……………….. …………….

Acara

:

……………….. ……………….. …………….

……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …


Catatan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.


NAMA JELAS

78 Contoh : SURAT UNDANGAN LAMBANG DAERAH


Surabaya,


: : : :

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… UNDANGAN

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. Hari

:

……………….. ……………….. …………….

Tanggal

:

……………….. ……………….. …………….

Pukul

:

……………….. ……………….. …………….

Tempat

:

……………….. ……………….. …………….

Acara

:

……………….. ……………….. …………….

……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… … a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH

NAMA JELAS Pangkat NIP. Catatan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.


79 Contoh : SURAT UNDANGAN LAMBANG DAERAH


Surabaya,


: : : :

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… ……. ……….. …….. …….. …… ……… …..

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …………. ………… ……….. ……. ……….. …………. Hari

:

……………….. ……………….. …………….

Tanggal

:

……………….. ……………….. …………….

Pukul

:

……………….. ……………….. …………….

Tempat

:

……………….. ……………….. …………….

Acara

:

……………….. ……………….. …………….

……………….. …………….. ………….. ………….. …………… ………… ……………………. …………….. …………… …


NAMA JELAS Pangkat NIP. Catatan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.


80 19. SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS. a. Pengertian Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas adalah Naskah Dinas yang merupakan alat pemberitahuan dan tanda bukti pejabat yang berwenang kepada pejabat / pegawai lain yang menyatakan bahwa pejabat / pegawai tersebut telah mulai menjalankan tugas. b. Susunan 1) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas terdiri atas : a) Kepala Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas ; b) Isi Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas ; c) Bagian Akhir Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas ; 2) Kepala Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas terdiri atas : a) Tulisan ‘Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas” ; b) Tulisan “Nomor dan Tahun”. 3) Isi Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas terdiri atas : a) Nama, Pangkat / Golongan Ruang, NIP dan Jabatan pejabat / pegawai yang memberi pernyataan ; b) Nama, Pangkat / Golongan Ruang, NIP dan Jabatan pejabat / pegawai yang diberi pernyataan ; c) Nomor, Tanggal, Dasar Keputusan Pengangkatan dan mulai melaksanakan tugas. 4) Bagian akhir Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas terdiri atas : a) Nama tempat pembuatan ; b) Tanggal, Bulan dan Tahun pembuatan ; c) Nama jabatan pembuat pernyataan ; d) Tanda tangan pejabat ; e) Nama jelas pejabat (selain Gubernur ditambahPangkat dan NIP) ; f) Stempel jabatan / Satuan Kerja Perangkat Daerah. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah atas nama Gubernur atau atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur. d. Bentuk NASKAH DINAS SURAT PERNYATAAN, sebagaimana tertera di halaman berikut :


81 Contoh : SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS NOMOR ….. TAHUN…….. Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : ………………… …………………. ……………… ……… NIP : ………………… …………………. ……………… ……… Pangkat / Golongan ruang : ………………… …………………. ……………… ……… Jabatan : ………………… …………………. ……………… ……… Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa : Nama : ………………… …………………. ……………… ……… NIP : ………………… …………………. ……………… ……… Pangkat / Golongan ruang : ………………… …………………. ……………… ……… Jabatan : ………………… …………………. ……………… ……… Yang diangkat berdasarkan Keputusan ………. ………… Nomor ……… ………… tanggal ………….. dan terhitung mulai tanggal …. ………….. ………. telah nyata melaksanakan tugas sebagai ………… …………. ……….. ……… ………….. …… di ………… ……………. ……………. …………… ………… ……….. . Demikian Surat Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dengan mengingat Sumpah Jabatan dan apabila dikemudian hari isi surat pernyataan ini tidak benar yang mengakibatkan kerugian terhadap negara, maka saya bersedia menanggung kerugian tersebut. Asli Surat Pernyataan ini disampaikan kepada Kepala Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara di Surabaya.

Surabaya, ……………… 20… GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

Tembusan : Yth. 1. Sdr. Pejabat Pembuat Gaji 2. Sdr. Kepala BKN di Jakarta 3. Sdr. Pegawai ybs


NAMA JELAS

82 Contoh : SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS LAMBANG DAERAH


SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS NOMOR ….. TAHUN…….. Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : ………………… …………………. ……………… ……… NIP : ………………… …………………. ……………… ……… Pangkat / Golongan ruang : ………………… …………………. ……………… ……… Jabatan : ………………… …………………. ……………… ……… Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa : Nama : ………………… …………………. ……………… ……… NIP : ………………… …………………. ……………… ……… Pangkat / Golongan ruang : ………………… …………………. ……………… ……… Jabatan : ………………… …………………. ……………… ……… Yang diangkat berdasarkan Keputusan ………. ………… Nomor ……… ………… tanggal ………….. dan terhitung mulai tanggal …. ………….. ………. telah nyata melaksanakan tugas sebagai ………… …………. ……….. ……… ………….. …… di ………… ……………. ……………. …………… ………… ……….. . Demikian Surat Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dengan mengingat Sumpah Jabatan dan apabila dikemudian hari isi surat pernyataan ini tidak benar yang mengakibatkan kerugian terhadap negara, maka saya bersedia menanggung kerugian tersebut. Asli Surat Pernyataan ini disampaikan kepada Kepala Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara di Surabaya.

Surabaya, ……………… 20… a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH

Tembusan : Yth. 1. Sdr. Pejabat Pembuat Gaji 2. Sdr. Kepala BKN di Jakarta 3. Sdr. Pegawai ybs



83 20. SURAT PANGGILAN. a. Pengertian Surat Panggilan adalah Naskah Dinas yang dipergunakan untuk memanggil pejabat instansi Pemerintah / Badan Hukum / Swasta / Perorangan, guna diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan / persoalan. b. Susunan 1) Surat Panggilan terdiri atas : a) Kepala Surat Panggilan ; b) Isi Surat Panggilan ; c) Bagian akhir Surat Panggilan. 2) Kepala Surat Panggilan terdiri atas : a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ; b) Nama instansi pemerintah / badan hukum / swasta / perorangan yang dipanggil ; c) Nomor, Sifat,Lampiran dan Perihal. 3) Isi Surat Panggilan terdiri atas : a) Hari, Tanggal, Pukul, Tempat, Menghadap kepada, Alamat pemanggil ; b) Maksud Surat Panggilan tersebut. 4) Bagian akhir Surat Panggilan terdiri atas : a) Nama jabatan ; b) Tanda tangan pejabat ; c) Nama jelas pejabat (Selain Gubernur ditambah pangkat dan NIP pejabat) ; d) Stempel jabatan / Satuan Kerja Perangkaat Daerah) ; e) Tembusan apabila diperlukan. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Surat Panggilan yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Surat Panggilan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur atau atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Surat Panggilan yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS SURAT PANGGILAN, sebagaimana tertera di halaman berikut :


84 Contoh : SURAT PANGGILAN LAMBANG NEGARA BERWARNA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

Surabaya,


: : : :

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… Panggilan

Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor …………… ……………. …………. ………. …….. : Hari

:

………………… ……………… …………

Tanggal

:

………………… ……………… …………

Pukul

:

………………… ……………… …………

Tempat

:

………………… ……………… …………

Menghadap kepada

:

………………… ……………… …………

Alamat

:

………………… ……………… …………

Untuk : ……….. ……………. ………… ………… ………. …….. ……. ……. …….. …… ……….. ………. ……….. Demikian untuk diindahkan


Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.


NAMA JELAS

85 Contoh : SURAT PANGGILAN LAMBANG DAERAH


Surabaya,


: : : :

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… Panggilan


:

………………… ……………… …………

Tanggal

:

………………… ……………… …………

Pukul

:

………………… ……………… …………

Tempat

:

………………… ……………… …………

Menghadap kepada

:

………………… ……………… …………

Alamat

:

………………… ……………… …………



Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



86 Contoh : SURAT PANGGILAN LAMBANG DAERAH


Surabaya,


: : : :

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

… / ……. / ……. / ….. ……….. …………… Panggilan


:

………………… ……………… …………

Tanggal

:

………………… ……………… …………

Pukul

:

………………… ……………… …………

Tempat

:

………………… ……………… …………

Menghadap kepada

:

………………… ……………… …………

Alamat

:

………………… ……………… …………



Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



87 21. NOTA DINAS. a. Pengertian Nota Dinas adalah alat komunikasi tertulis intern antar pejabat Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam suatu unit kerja yang memuat / berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan dan sebagainya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan proses penggarisan atau pematangan sesuatu kebijaksanaan atau proses penyesuaian persoalan/ masalah. b. Susunan 1) Nota Dinas terdiri atas : a) Kepala Nota Dinas ; b) Isi Nota Dinas ; c) Bagian akhir Nota Dinas. 2) Kepala Nota Dinas terdiri atas : a) Tulisan “Nota Dinas” ditempatkan ditengah-tengah isi naskah ; b) Pejabat / alamat yang dituju ; c) Pejabat yang mengirim ; d) Tanggal, Bulan dan Tahun ; e) Nomor dapat ditambahkan kode sesuai dengan kebutuhan ; f) Sifat, Lampiran dan Perihal. 3) Isi Nota Dinas dirumuskan dalam bentuk uraian. 4) Bagian akhir Nota Dinas terdiri atas : a) Nama jabatan ; b) Tanda tangan pejabat ; c) Nama, pangkat dan NIP pejabat ; d) Tembusan. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Nota Dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atau pejabat lainnya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan/unit kerja pengolah tanpa menggunakan lambang Daerah ; 2) Nota Dinas sebagai alat komunikasi tertulis bersifat intern, tidak perlu distempel dan tidak dapat keluar dari suatu unit kerja pengolah. d. Bentuk BENTUK NASKAH DINAS NOTA DINAS, sebagaimana tertera di halaman berikut :


88 Contoh : NOTA DINAS

PERANGKAT DAERAH UNIT KERJA

NOTA

Kepada Dari Tanggal Nomor Sifat Lampiran Perihal

…………..

: : : : : : :

DINAS

…………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ………..

……………..

……………..

……………

……………

………… ………….. ………….. ………… ………… ……………. ………. ……… …….. ……….. …………. ………… ……….. ………. ……… …….. ………….. ………. …………. ………….. ………… ………….. ………….. …………. ………… …………… ………….. ……….. ……………. …………… ………. ………… ……………. …………….. …………… ……………. …………… …………… ……………. ………………. ……….. …………. ……………. ……………………………………..

…………

………….

…………

……… …………. ………… ……….

NAMA JABATAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH/ UNIT KERJA PENGOLAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



89 22. NOTA PENGAJUAN KONSEP NASKAH DINAS. a. Pengertian Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah alat komunikasi tertulis intern yang diajukan kepada pejabat atasan guna penyampaian Konsep Naskah Dinas untuk mendapatkan penyelesaian atau tanda tangan. b. Susunan 1) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas terdiri atas : a) Kepala Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas ; b) Isi Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas ; c) Bagian akhir Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas. 2) Kepala Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas terdiri atas : a) Nama tempat ; b) Tanggal, Bulan dan Tahun ; c) Pejabat / alamat yang dituju ; d) Tulisan “Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas” ditempatkan ditengah atas lembar naskah. 3) Isi Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas dirumuskan dalam bentuk uraian. a) Janis naskah yang dituju ; b) Pejabat / alamat tujuan naskah dinas disampaikan ; c) Dari pejabat yang mengirim naskah dinas ; d) Tentang isi naskah dinas ; e) Catatan yang diperlukan ; f) Lampiran ; g) Permohonan mendapatkan tanda tangan atas pengesahan atau persetujuan. 4) Bagian akhir Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas terdiri atas : a) Nama jabatan ; b) Tanda tangan pejabat ; c) Nama, pangkat dan NIP pejabat ; d) Tulisan “DISPOSISI PIMPINAN” c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atau pejabat lainnya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan/unit kerja pengolah tanpa menggunakan lambang Daerah ; 2) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas sebagai alat komunikasi tertulis intern guna mendapat penyelesaian dengan suatu kebijakan Pejabat atasan, maka tidak perlu distempel dan tidak dapat keluar dari suatu unit kerja pengolah. d. Bentuk NASKAH DINAS NOTA PENGAJUAN, sebagaimana tertera di halaman berikut :


90 Contoh : NOTA PENGAJUAN KONSEP NASKAH DINAS (NPKND)

PERANGKAT DAERAH/UNIT KERJA PENGOLAH PROPINSI JAWA TIMUR Surabaya,

Nomor

:

… / ……. / ……. / …..

……………….20..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

NOTA PENGAJUAN KONSEP NASKAH DINAS

Disampaikan dengan hormat : Kepada

:

…………. ……………….. …………… ………..

Dari

:

…………. ……………….. …………… ………..

Tentang

:

…………. ……………….. …………… ………..

Catatan

:

…………. ……………….. …………… ……….. ………………. …………… ……….. …………. ………. ……………. ………… ……………….

Lampiran

:

…………. ……………….. …………… ………..

Untuk mohon tanda tangan …………. ……………….. ……… ……

DISPOSISI PIMPINAN

NAMA JABATAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH/ UNIT KERJA PENGOLAH



91 23. LEMBAR DISPOSISI. a. Pengertian Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. b. Susunan 1) Lembar Disposisi terdiri atas : a) Kepala Lembar Disposisi ; b) Isi Lembar Disposisi ; c) Bagian akhir Lembar Disposisi. 2) Kepala Lembar Disposisi terdiri atas : a) Tulisan “Lembar Disposisi” ; b) Surat dari ; c) Tanggal Surat; d) Nomor Surat ; e) Perihal ; f) Diterima tanggal ; g) Nomor Agenda ; h) Diteruskan kepada. 3) Isi Lembar Disposisi terdiri atas : a) Tulisan “Isi Disposisi” ditempatkan ditengah lebar lembar naskah ; b) Isi Disposisi dirumuskan dalam bentuk uraian. 4) Bagian akhir Lembar Disposisi dibubuhi paraf atasan yang memberi disposisi beserta tanggalnya. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Lembar Disposisi ditandatangani atau paraf oleh : a) Gubernur/Wakil Gubernur b) Sekretaris Daerah, dst c) Pimpinan Perangkat Daerah dst 2) Lembar Disposisi yang diparaf oleh Gubernur/Wakil Gubernur sebagaimana dimaksud pada huruf a nomor 1, dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Jabatan (Gubernur) ; 3) Lembar Disposisi yang diparaf oleh pejabat sebagaimana dimaksud pada huruf a nomor 2 dan 3, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan tanpa lambang ; 4) Lembar Disposisi sebagai alat Komunikasi tertulis sebagai informasi yang perlu ditindaklanjuti oleh bawahan, maka tidak dapat keluar dari suatu unit kerja pengolah.


92 d. Bentuk NASKAH DINAS LEMBAR DISPOSISI sebagai berikut : Contoh : LEMBAR DISPOSISI

KOP NASKAH DINAS GUBERNUR JAWA TIMUR

LEMBAR DISPOSISI Surat dari

:

Diterima tanggal

:

Tanggal Surat :

Nomor Agenda

:

Nomor Surat

Sifat : ‫ ٱ‬Sangat Segera

:

‫ٱ‬ Perihal

Rahasia

‫ٱ‬ ‫ٱ‬

Segera Biasa

:

Diteruskan kepada Sdr :

Dengan hormat harap :

‫……………… ……… ٱ‬. ‫……………… ……… ٱ‬. ‫……………… ……… ٱ‬. Dst ………………………………………..

‫ٱ‬ ‫ٱ‬ ‫ٱ‬ ‫ٱ‬

Tanggapan dan Saran Proses lebih lanjut Koordinasi/Konfirmasi …………………………………………..

ISI DISPOSISI

Paraf, Tanggal, Bulan dan Tahun


93 Contoh : LEMBAR DISPOSISI


LEMBAR DISPOSISI Surat dari

:

Diterima tanggal

:

Tanggal Surat :

Nomor Agenda

:

Nomor Surat

Sifat : ‫ ٱ‬Sangat Segera

:

‫ٱ‬ Perihal

Rahasia

‫ٱ‬ ‫ٱ‬

Segera Biasa

:

Diteruskan kepada Sdr :

Dengan hormat harap :

‫……………… ……… ٱ‬. ‫……………… ……… ٱ‬. ‫……………… ……… ٱ‬. Dst ………………………………………..

‫ٱ‬ ‫ٱ‬ ‫ٱ‬ ‫ٱ‬

Tanggapan dan Saran Proses lebih lanjut Koordinasi/Konfirmasi …………………………………………..

ISI DISPOSISI

Paraf, Tanggal, Bulan dan Tahun


94 24. TELAAHAN STAF. a. Pengertian Telaahan Staf adalah naskah dinas yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-saran tentang sesuatu masalah. b. Susunan 1) Telaahan Staf terdiri atas : a) Kepala Telaahan Staf ; b) Isi Telaahan Staf ; c) Bagian akhir Telaahan Staf. 2) Kepala Telaahan Staf terdiri atas : a) Tulisan “Telaahan Staf” diletakkan ditengah lembar naskah dinas; b) Pejabat atau alamat yang dituju ; c) Pejabat yang mengirim ; d) Tanggal, Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal. 3) Isi Telaahan Staf terdiri atas : a) Pokok persoalan ; b) Praanggapan ; c) Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan (bila ada) ; d) Pembahasan / analisis ; e) Kesimpulan ; f) Saran tindakan. 4) Bagian akhir Telaahan Staf terdiri atas : a) Nama jabatan ; b) Tanda tangan pejabat ; c) Nama jelas pejabat berikut pangkat dan NIP ; d) Tembusan. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Telaahan Staf

yang ditandatangani oleh pejabat Perangkat Daerah/unit kerja

pengolah di buat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan/unit kerja pengolah ; 2) Naskah Dinas Telaahan Staf dalam bentuk nota dinas tidak menggunakan lambang Daerah ; 3) Apabila menggunakan naskah dinas dalam bentuk surat dan ditandatangani Pimpinan Badan, Dinas, Kantor menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat yang bersangkutan dan menggunakan lambang Daerah.


95 d. Bentuk NASKAH DINAS TELAAHAN STAF sebagai berikut : Contoh : TELAAHAN STAF.

PERANGKAT DAERAH UNIT KERJA

TELAAHAN STAF

Kepada Dari Tanggal Nomor Sifat Lampiran Perihal

I.

: : : : : : :

Pokok Persoalan

…………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ……….. …………. ……………….. …………… ………..

:

………….. …………….. …………….. …………… …………… …………

II.

Pra Anggapan

:

………… ………… ……………. ………. ……… …….. ……….. ………….

III. Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan

:

………… ……….. ………. ……… …….. ………….. ………. ………….

IV. Kesimpulan

:

…………..

…………

…………..

………….. …………. ………… V.

Saran Tindakan

:

……………

…………..

………..

……………. …………… ………. NAMA JABATAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH/ UNIT KERJA PENGOLAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



96 25. PENGUMUMAN a. Pengertian Pengumuman adalah suatu bentuk naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang bersifat umum. Pengumuman yang ditandatangani oleh masing-masing pejabat ditentukan oleh jenis, sifat dan organisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Susunan 1) Pengumuman terdiri atas : a) Kepala Pengumuman ; b) Isi Pengumuman ; c) Bagian akhir Pengumuman. 2) Kepala Pengumuman terdiri atas : a) Tulisan “Pengumuman” diletakkan ditengah lembar naskah dinas; b) Nomor ditempatkan di bawah tulisan Pengumuman ; c) Tulisan “Tentang” ; d) Nama judul Pengumuman. 3) Isi Pengumuman dirumuskan dalam bentuk uraian. 4) Bagian akhir Pengumuman terdiri atas : a) Nama tempat Pengumuman dikeluarkan ; b) Tanggal, Bulan dan Tahun ; c) Nama jabatan yang yang mengeluarkan ; d) Tanda tangan pejabat berikut pangkat dan NIP ; e) Stempel jabatan / Satuan Kerja Perangkat Daerah. c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Pengumuman yang ditandatangani oleh pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur di buat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 2) Pengumuman yang ditandatangani oleh pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya di buat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan d. Bentuk NASKAH DINAS PENGUMUMAN, sebagaimana tertera di halaman berikut :


97 Contoh : PENGUMUMAN LAMBANG DAERAH


PENGUMUMAN NOMOR : ………

TENTANG ………………………………………. ………………………………………….

……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. …………. …………….. …………… ………… ……….. ………… ……….. ………. ……………. ……………. …………… ………….. ………. ……… ………… ………… …….. . ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. …………. …………….. …………… ………… ……….. ………… ……….. ………. ……………. ……………. …………… ………….. ………. ……… ………… ………… …….. . ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. …………. …………….. …………… ………… ……….. ………… ……….. ………. ……………. ……………. …………… ………….. ………. ……… ………… ………… …….. . Surabaya, ……………… 20.. a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



98 Contoh : PENGUMUMAN LAMBANG DAERAH


PENGUMUMAN NOMOR : ………

TENTANG ………………………………………. ………………………………………….

……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. …………. …………….. …………… ………… ……….. ………… ……….. ………. ……………. ……………. …………… ………….. ………. ……… ………… ………… …….. . ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. …………. …………….. …………… ………… ……….. ………… ……….. ………. ……………. ……………. …………… ………….. ………. ……… ………… ………… …….. . ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. …………. …………….. …………… ………… ……….. ………… ……….. ………. ……………. ……………. …………… ………….. ………. ……… ………… ………… …….. . Surabaya, ……………… 20… PIMPINAN PERANGKAT DAERAH

Tembusan : 1. ………………………………. 2. ………………………………. 3. dst.



99

26. LAPORAN. a. Pengertian Laporan adalah alat pemberitahuan atau pertanggungjawaban dari pejabat bawahan kepada atasan atau dari suatu Tim Kerja yang disusun secara lengkap, sistimatis dan kronologis.

b. Susunan 1) Laporan terdiri atas : a) Kepala Laporan ; b) Isi Laporan ; c) Bagian akhir Laporan ; d) Lampiran jika dianggap perlu.

2) Kepala Laporan memuat nama / judul laporan.

3) Isi Pengumuman dirumuskan dalam bentuk uraian.

4) Sistimatika laporan terdiri atas : a) Pendahuluan; memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan sistimatika laporan ; b) Materi laporan; memuat tentang kegiatan yang dilaporkan, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan-hambatan yang dihadapi dan lain-lain. c) Kesimpulan dan saran; memuat rangkaian pelaksanaan tugas dan saran-saran sebagai bahan pertimbangan.

5) Bagian akhir Laporan terdiri atas : a) Nama tempat ; b) Tanggal, Bulan dan Tahun ; c) Nama jabatan pembuat Laporan ; d) Tanda tangan pejabat ; e) Nama jelas pejabat (selain Gubernur ditambah pangkat dan NIP) ; f) Stempel jabatan / Satuan Kerja Perangkat Daerah.

c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Laporan yang ditandatangani oleh Gubernur di buat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ;


100 2) Laporan yang ditandatangani oleh pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur atau atas wewenang jabatannya di buat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Laporan yang ditandatangani oleh pimpinan Perangkat Daerah atau atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS LAPORAN, sebagaimana tertera di halaman berikut :


101 Contoh : LAPORAN LAMBANG NEGARA BERWANA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

LAPORAN ……………………………………………………… ……………………………………………………… I.

II.

PENDAHULUAN. ……….. …………….. …………. …………. …………. ………….. ……….. …………. …………. …………. ……………

…………

1. ISI LAPORAN. a. Data. ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. b. Analisa. ……….. …………. …………. …………. …………….. …………… ………… c. Evaluasi. ……….. ………… ……….. ………. ……………. ……………. …………… … 2. BIDANG. a. Data. ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. b. Analisa. ……….. …………. …………. …………. …………….. …………… ………… c. Evaluasi. ……….. ………… ……….. ………. ……………. ……………. …………… … 3. BIDANG. ……….. …………….. …………. …………. dst …………. ………… …………..

III.

KESIMPULAN SARAN. ……….. …………. …………. …………. …………….. …………… ………… ……….. ………… ……….. ………. ……………. ……………. ……………

IV. PENUTUP. ………….. ………. ……… ………… ………… …….. …………. ……… …….. …….. …………… ………. ……….. . Surabaya, ……………… 200.. GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS .


102 Contoh : LAPORAN LAMBANG DAERAH


LAPORAN ……………………………………………………… ……………………………………………………… I.

II.

PENDAHULUAN. ……….. …………….. …………. …………. …………. ………….. ……….. …………. …………. …………. ……………

…………


III.


IV. PENUTUP. ………….. ………. ……… ………… ………… …….. …………. ……… …….. …….. …………… ………. ……….. . Surabaya, ……………… 200 a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH



103 Contoh : LAPORAN LAMBANG DAERAH


LAPORAN ……………………………………………………… ……………………………………………………… I.

II.

PENDAHULUAN. ……….. …………….. …………. …………. …………. ………….. ……….. …………. …………. …………. ……………

…………


III.


IV. PENUTUP. ………….. ………. ……… ………… ………… …….. …………. ……… …….. …….. …………… ………. ……….. . Surabaya, ……………… 200 PIMPINAN PERANGKAT DAERAH



104 27. REKOMENDASI. a. Pengertian Rekomendasi adalah naskah dinas yang berisikan keterangan / penjelasan untuk mendukung sesuatu hal.

b. Susunan 1) Rekomendasi terdiri atas : a) Kepala Rekomendasi ; b) Isi Rekomendasi ; c) Bagian akhir Rekomendasi.

2) Kepala Rekomendasi terdiri atas : a) Tulisan “Rekomendasi” ditempatkan ditengah atas lembar naskah dinas ; b) Nomor dan Tahun ditempatkan di bawah tulisan Rekomendasi ; c) Tulisan “Tentang” ; d) Nama / Judul Rekomendasi

3) Isi Pengumuman dirumuskan dalam bentuk uraian.

4) Bagian akhir Rekomendasi terdiri atas : a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ; b) Nama jabatan pembuat Rekomendasi ; c) Tanda tangan pejabat ; d) Nama jelas pejabat (selain Gubernur ditambah pangkat dan NIP ; e) Stempel jabatan / Satuan Kerja Perangkat Daerah.

c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Rekomendasi yang ditandatangani oleh Gubernur di buat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas “Gubernur” dengan lambang negara berwarna hitam ; 2) Rekomendasi yang ditandatangani oleh pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur di buat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Laporan yang dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan Perangkat Daerah ditentukan oleh jenis, sifat organisasinya, menurut wewenang yang ada, sesuai ketentuan yang berlaku. d. Bentuk NASKAH DINAS REKOMENDASI, sebagaimana tertera di halaman berikut :


105 Contoh : REKOMENDASI LAMBANG NEGARA BERWANA HITAM GUBERNUR JAWA TIMUR

REKOMENDASI NOMOR ………

TENTANG ……………………………………………………… ……………………………………………………… ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. …………. …………… ………………. ………… ………….. ………… ………… …………. ………… …………. …………. ………. …….. ….. …. …. a. …………. ………… ………… ………… …………… ……………. …………… ………. ………… ………….. …………… …………… ………….. …………. ………… ……….. ………….. ……….. ……… ………….. ……….. ……. ………………… ………. …….. …….. ……………….. ………… ………… ……………. ………….. ……………. b. …………. ………… ………… ………… …………… ……………. …………… ………. ………… ………….. …………… …………… ………….. …………. ………… ……….. ………….. ……….. ……… ………….. ……….. ……. ………………… ………. …….. …….. ……………….. ………… ………… ……………. ………….. ……………. c. …………. ………… ………… ………… …………… ……………. …………… ………. ………… ………….. …………… …………… ………….. …………. ………… ……….. ………….. ……….. ……… ………….. ……….. ……. ………………… ………. …….. …….. ……………….. ………… ………… ……………. ………….. ……………. ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. ………….

Surabaya, ……………… 200


NAMA JELAS .


106 Contoh : REKOMENDASI LAMBANG DAERAH



TENTANG ……………………………………………………… ……………………………………………………… ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. …………. …………… ………………. ………… ………….. ………… ………… …………. ………… …………. …………. ………. …….. ….. …. …. a. …………. ………… ………… ………… …………… ……………. …………… ………. ………… ………….. …………… …………… ………….. …………. ………… ……….. ………….. ……….. ……… ………….. ……….. ……. ………………… ………. …….. …….. ……………….. ………… ………… ……………. ………….. ……………. b. …………. ………… ………… ………… …………… ……………. …………… ………. ………… ………….. …………… …………… ………….. …………. ………… ……….. ………….. ……….. ……… ………….. ……….. ……. ………………… ………. …….. …….. ……………….. ………… ………… ……………. ………….. ……………. c. …………. ………… ………… ………… …………… ……………. …………… ………. ………… ………….. …………… …………… ………….. …………. ………… ……….. ………….. ……….. ……… ………….. ……….. ……. ………………… ………. …….. …….. ……………….. ………… ………… ……………. ………….. ……………. ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. ………….

Surabaya, ……………… 20..




107 Contoh : REKOMENDASI LAMBANG DAERAH



TENTANG ……………………………………………………… ……………………………………………………… ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. …………. …………… ………………. ………… ………….. ………… ………… …………. ………… …………. …………. ………. …….. ….. …. …. a. …………. ………… ………… ………… …………… ……………. …………… ………. ………… ………….. …………… …………… ………….. …………. ………… ……….. ………….. ……….. ……… ………….. ……….. ……. ………………… ………. …….. …….. ……………….. ………… ………… ……………. ………….. ……………. b. …………. ………… ………… ………… …………… ……………. …………… ………. ………… ………….. …………… …………… ………….. …………. ………… ……….. ………….. ……….. ……… ………….. ……….. ……. ………………… ………. …….. …….. ……………….. ………… ………… ……………. ………….. ……………. c. …………. ………… ………… ………… …………… ……………. …………… ………. ………… ………….. …………… …………… ………….. …………. ………… ……….. ………….. ……….. ……… ………….. ……….. ……. ………………… ………. …….. …….. ……………….. ………… ………… ……………. ………….. ……………. ……….. …………….. …………. …………. …………. ………… ………….. ……….. …………. …………. …………. Surabaya, ……………… 20..

PIMPINAN PERANGKAT DAERAH



108 28. SURAT PENGANTAR. a. Pengertian Surat Pengantar adalah daftar yang dipergunakan sebagai pengantar untuk mengantar sesuatu naskah atau barang dan sebagainya yang pada umumnya tidak memerlukan penjelasan.

b. Susunan 1) Surat Pengantar terdiri atas : a) Kepala Surat Pengantar ; b) Isi Surat Pengantar ; c) Bagian akhir Surat Pengantar.

2) Kepala Surat Pengantar terdiri atas : a) Nomor ; b) Pejabat / alamat yang dituju ; c) Tulisan “Surat Pengantar” ditempatkan ditengah lembar isi naskah.

3) Isi Surat Pengantar terdiri atas : a) Kolom Nomor Urut ; b

Kolom jenis yang dikirim ;

c) Kolom banyaknya naskah / barang dan sebagainya ; d) Kolom keterangan.

4) Bagian akhir Surat Pengantar terdiri atas : a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ; b) Nama jabatan pembuat Surat Pengantar ; c) Tanda tangan pejabat ; d) Nama, pangkat dan NIP ; e) Stempel jabatan / Satuan Kerja Perangkat Daerah ; f) Penerimaan.

c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. Surat Pengantar di buat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS SURAT PENGANTAR, sebagaimana tertera di halaman berikut :


109 Contoh : SURAT PENGANTAR LAMBANG DAERAH


Nomor : ……………………..

Kepada Yth. ……… …… ……… ……… …… ……….. ……… ……… di …………………………..

SURAT PENGANTAR Nomor : …………………

No.

Jenis yang dikirim

Banyaknya

Keterangan

Surabaya, …………………….20..

Diterima tanggal …………………

NAMA JABATAN

Yang menerima




110 29. TELEGRAM. a. Pengertian Telegram adalah naskah dinas berisi berita singkat yang penyelesaiannya dengan cepat, menggunakan kata-kata singkat dan jelas yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.

b. Susunan 1) Telegram terdiri atas : a) Kepala berita Telegram; b) Isi berita Telegram ; c) Bagian akhir berita Telegram.

2) Kepala Telegram terdiri atas : a) Pejabat yang mengirim berita ; b) Pejabat / alamat yang dituju ; c) Tembusan.

3) Isi berita Telegram terdiri atas : a) Klasifikasi ; b) Nomor ; c) Uraian isi berita dirumuskan dalam kalimat singkat dan jelas ; d) Singkatan titel jabatan Gubernur ; e) Tanggal, bulan dan tahun (waktu pembuatan).

4) Bagian akhir berita Telegram terdiri atas : a) Nama pejabat yang mengirim ; b) Nama jabatan yang mengirim ; c) Tanda tangan pejabat yang mengirim.

c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Naskah berita telegram yang dikirim menggunakan telekomunikasi elektronik Sekretariat Daerah dibuat dalam formulir Sekretariat Daerah ; 2) Naskah berita telegram yang dikirim melalui kantor telegram menggunakan kertas sesuai dengan ketentuan yang berlaku ; 3) Kertas berita telegram ditandatangani oleh Gubernur, pejabat eselon I dan eselon II ; 4) Keabsahan isi berita telegram yang dirumuskan dalam kertas berita dimaksud pada huruf a setelah ditandatangani oleh pejabat dimaksud angka 3 huruf c. 5) Pengiriman berita telegram dilakukan oleh Bagian Sandi dan Telkom.


111 d. Cara pengiriman. Pengiriman telegram dilaksanakan dengan menggunakan telekomunikasi elektronik Sekretariat Daerah atau Kantor-kantor Telegram.

e. Bentuk NASKAH DINAS TELEGRAM, sebagai berikut :


MODEL M. 1. REGISTRASI NOMOR : ....

RUANGAN DI LUAR GARIS TEBAL HANYA UNTUK DINAS TELEKOMUNIKASI

FORMULIR BERITA PANGGILAN

DARI ………….. … UNTUK

TEMBUSAN ………….. …

JENIS

NOMOR

DERAJAT

INSTR. MENGIRIM

: ………….. …………….. ………………. ……………….

TANGGAL/WAKTU

: …………..

JUMLAH PERKATAAN : .......................................

…………….. ………….. …

……………….

……………….

: .......................................

: ………….. …………….. ………………. ……………….

KLASIFIKASI : AMAT SEGERA NOMOR : ……….. …………

AAA

TTK

BBB

TTK

CCC

TTK

DDD

TTK

……….. …………. …………………….. ……….. …. …………. …….. …… ……… ……… ……. …………….. ………. ………. …………. KKT KMA ……….. …………. …………………….. ……….. …. …………. …….. …… ……… ……… ……. …………….. ………. ………. …………. TTK KMA ……….. …………. …………………….. ……….. …. …………. …….. …… ……… ……… ……. …………….. ………. ………. …………. TTK DSTNYA TTK HBS GUB JATIM TGL WAKTU PEMBUATAN …………..

PENGIRIM

: ………………………………………

NAMA

: ………………………………………

JABATAN

: ………………………………………

AKSI

DERAJAT TEMBUSAN

TANDA TANGAN : ………………………………………


WAKTU TERIMA KIRIM

LALU LINTAS

PARAP OPERA TOR

112 30. BERITA ACARA. a. Pengertian Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.

b. Susunan 1) Berita Acara terdiri atas : a) Kepala Berita Acara ; b) Isi Berita Acara ; c) Bagian akhir Berita Acara.

2) Kepala Berita Acara terdiri atas : a) Tulisan “Berita Acara” ditempatkan di tengah lembar naskah ; b) Nomor Berita Acara ;

3) Isi Berita Acara dirumuskan dalam bentuk uraian yang didalamnya dicantumkan : a) Tempat, Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun ; b) Nama, NIP, Pangkat/Golongan dan Alamat ; c) Permasalahan pokoknya.

4) Bagian akhir Berita Acara terdiri atas : a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ; b) Tulisan “Pihak” yang terlibat dalam Berita Acara ; c) Tanda tangan pihak yang terlibat dalam Berita Acara ; d) Nama jelas pihak pejabat yang terlibat dalam Berita Acara ; e) Stempel jabatan / Satuan Kerja Perangkat Daerah ; f) Tulisan “Dilakukan dihadapan ………., (siapa yang menyaksikan Berita Acara tersebut) ; g) Nama jelas pejabat (Selain Gubernur ditambah pangkat dan NIP) ; h) Tanda tangan yang menyaksikan ; i) Tulisan “Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap ………”.

c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Berita Acara yang ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat didalamnya, termasuk pejabat yang menyaksikan ;


113 2) Berita Acara yang ditandatangani oleh Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas “Gubernur” dengan lambang negara warna hitam ; 3) Berita Acara yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 4) Berita Acara yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. d. Bentuk NASKAH DINAS BERITA ACARA, sebagaimana tertera di halaman berikut :


114 Contoh : BERITA ACARA LAMBANG NEGARA GUBERNUR JAWA TIMUR

BERITA ACARA NOMOR : ……………..

Pada hari ini ……………. tanggal ……………. tahun………….. ……….. …………. ……… ………. kami masing-masing : 1. …… ………. ………. ……….. ………. ………. ……… ………. ………… yang selanjutnya disebut pihak PERTAMA (memuat Nama, NIP, Pangkat / Golongan, Jabatan dan alamat) 2. ………. ……….. ……….. …….. …….. ……… ……… …… …….. ………….. … yang selanjutnya disebut pihak KEDUA ……………. ……………. ………….. ……….. …………. ……… ………. ………. ………. ……….. ………. ………. ……… ………. ………… ………. ……….. ……….. …….. …….. ……… ……… …… …. …………………………………………… Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap ……………. untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Surabaya, …………………….

Pihak KEDUA

Pihak PERTAMA GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR


NAMA JELAS

Dilakukan dihadapan ;



115 Contoh : BERITA ACARA LAMBANG DAERAH




Pihak KEDUA

Pihak PERTAMA a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH






116 Contoh : BERITA ACARA LAMBANG DAERAH




Pihak PERTAMA PIMPINAN PERANGKAT DAERAH

Pihak KEDUA






117 31. NOTULEN. a. Pengertian Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan keputusan serta penutupan.

b. Susunan 1) Notulen terdiri atas : a) Kepala Notulen ; b) Isi Notulen ; c) Bagian akhir Notulen.

2) Kepala Notulen terdiri atas tulisan “Notulen”.

3) Keterangan tentang Notulen sidang / rapat terdiri atas : a) Nama sidang / rapat ; b) Hari / tanggal ; c) Jam sidang / rapat ; d) Tempat ; e) Acara ; f) Pimpinan sidang ; g) Ketua / Wakil Ketua ; h) Sekretaris ; i) Pencatat ; j) Peserta sidang / rapat.

4) Isi Notulen terdiri atas : a) Kata pembukaan ; b) Pembahasan ; c) Pembacaan keputusan ; d) Jam penutupan.

5) Bagian akhir Notulen terdiri atas : a) Nama jabatan ; b) Tanda tangan ; c) Nama jelas, pangkat dan NIP.


118 c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Notulen yang ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah ; 2) Notulen yang ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Perangkat Daerah dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan ; 3) Notulen yang ditandatangani oleh : a) Ketua / Wakil Ketua ; b) Sekretaris ; c) Pencatat yang ditunjuk.

d. Bentuk naskah dinas Notulen, sebagaimana tertera pada halaman berikut :


119 Contoh : NOTULEN LAMBANG DAERAH


NOTULEN

SIDANG / RAPAT Hari / Tanggal Jam Panggilan Jam sidang / rapat Acara

: : : : :

………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. …….. 1. …………… ……………… …………… ………. 2. dst……… ……………… …………… ………. 3. Penutup.

Ketua Sekretaris Pencatat

: : :

………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. ……..

Peserta sidang / rapat

:

1. …………… ……………… …………… ………. 2. dst.

KEGIATAN SIDANG / RAPAT

:

1. …………… ……………… …………… ………. 2. dst.

1. Kata pembukaan 2. Pembahasan 3. Keputusan

: : :

………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. ……..

PIMPINAN SIDANG / RAPAT

Surabaya, …………………….

PIMPINAN SIDANG / RAPAT NAMA JABATAN



120 Contoh : NOTULEN LAMBANG DAERAH


NOTULEN

SIDANG / RAPAT Hari / Tanggal Jam Panggilan Jam sidang / rapat Acara

: : : : :

………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. …….. 1. …………… ……………… …………… ………. 2. dst……… ……………… …………… ………. 3. Penutup.

Ketua Sekretaris Pencatat

: : :

………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. ……..

Peserta sidang / rapat

:

1. …………… ……………… …………… ………. 2. dst.

KEGIATAN SIDANG / RAPAT

:

1. …………… ……………… …………… ………. 2. dst.

1. Kata pembukaan 2. Pembahasan 3. Keputusan

: : :

………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. …….. ………… ……………. …………… ……….. ……..

PIMPINAN SIDANG / RAPAT

Surabaya, …………………….

KEPALA / WAKIL KEPALA / SEKRETARIS



121 32. M E M O. a. Pengertian Memo adalah naskah dinas yang materinya mengandung pemberitahuan atas sesuatu permasalahan yang dapat digunakan oleh atasan kepada bawahan atau antar pejabat setingkat.

b. Susunan 1) Memo terdiri atas : a) Kepala Memo ; b) Isi Memo ; c) Bagian akhir Memo.

2) Kepala Memo terdiri atas : a) Tulisan “Memo” ditetapkan di tengah lembar isi naskah dinas ; b) Nama pengirim Memo, ditempatkan disebelah kiri atas naskah dinas ; c) Nama pejabat dan alamat yang dituju, ditempatkan disebelah bawah nama pengirim.

3) Isi Memo memuat pemberitahuan atas sesuatu permasalahan.

4) Bagian akhir Memo terdiri atas tanda tangan atau paraf pembuat memo. a) Tempat, tanggal, bulan dikeluarkan memo b) Nama jabatan yang mengeluarkan memo c) Tanda tangan pejabat yang mengeluarkan memo d) Nama jelas jabatan (selain Gubernur ditambah pangkat dan NIP).

c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Memo dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan : a) Kop naskah dinas Gubernur bagi memo yang dipergunakan oleh Gubernur/ Wakil Gubernur dengan lambang negara berwarna hitam. b) Kop naskah dinas Perangkat Daerah bagi memo yang dipergunakan oleh pejabat di lingkungan Perangkat Daerah yang bersangkutan. 2) Memo diparaf atau ditandatangani oleh pembuat memo. 3) Memo diketik atau cukup ditulis tangan.

d. Bentuk naskah dinas Memo, sebagaimana tertera pada halaman berikut :


122 Contoh : MEMO. LAMBANG NEGARA GUBERNUR JAWA TIMUR

M E M O

Dari Kepada

: :

…………….. ……………… ……………. ………….. ……….. … …………….. ……………… ……………. ………….. ……….. …

ISI

:

……………………. ………… ………….. ………… ……….. ………… …………. …………. …………. ………. …………. ………. ……….. …….. ……. …. ………… …………. ……… ………….. …………. ………… …………. ………. ………. ………. ………. …….

………………..

…………….

…………..

………….. …………… ………… …………. ……… …….. ………. ……… ….. …………… ………. ……….. …………. ………… ……….. …….. ….. … ………. ……………… …………… ……….

Surabaya, ………………. GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

Tanda tangan atau paraf


123 Contoh : M E M O LAMBANG DAERAH


M E M O

Dari Kepada

: :

…………….. ……………… ……………. ………….. ……….. … …………….. ……………… ……………. ………….. ……….. …

ISI

:

……………………. ………… ………….. ………… ……….. ………… …………. …………. …………. ………. …………. ………. ……….. …….. ……. …. ………… …………. ……… ………….. …………. ………… …………. ………. ………. ………. ………. …….

………………..

…………….

…………..

………….. …………… ………… …………. ……… …….. ………. ……… ….. …………… ………. ……….. …………. ………… ……….. …….. ….. … ………. ……………… …………… ……….

Surabaya, ………………. NAMA JABATAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH

Tanda tangan atau paraf


124 33. DAFTAR HADIR. a. Pengertian 1) Daftar Hadir adalah naskah dinas yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang. 2) Daftar Hadir terdiri atas : a) Daftar Hadir yang didalamnya sudah dicantumkan nama-nama orang yang akan hadir ; b) Daftar Hadir yang didalamnya belum dicantumkan nama-nama orang yang akan hadir. 3) Daftar Hadir dirumuskan dalam dua bentuk : a) Daftar Hadir untuk keperluan sidang ; b) Daftar Hadir untuk masuk dan pulang serta keperluan kerja.

b. Susunan 1) Daftar Hadir terdiri atas : a) Kepala Daftar Hadir ; b) Isi Daftar Hadir ; c) Bagian akhir Daftar Hadir.

2) Kepala Daftar Hadir terdiri atas : a) Tulisan “Daftar Hadir” ditetapkan di tengah lembar naskah dinas ; b) Tempat, Hari, Tanggal, Jam dan Acara ditulis di bawah tulisan Daftar Hadir sebelah kanan.

3) Isi Daftar Hadir terdiri atas : a) Kolom nomor urut ; b) Kolom nama ; c) Kolom jabatan / instansi ; d) Kolom tanda tangan / paraf ; e) Untuk Daftar Hadir masuk kantor (kerja) dilengkapi dengan kolom tanggal dalam satu bulan yang terbagi atas kolom paraf masuk pagi dan siang serta kolom keterangan.

4) Bagian akhir Daftar Hadir terdiri atas : a) Nama tempat ; b) Tanggal, Bulan dan Tahun ; c) Nama jabatan penanggung jawab (pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan);


125 d) Tanda tangan pejabat penanggung jawab ; e) Nama, pangkat, dan NIP pejabat penanggung jawab.

c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Daftar Hadir masuk kantor dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan ; 2) Daftar Hadir untuk rapat-rapat dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan ; 3) Daftar Hadir yang ditandatangani oleh pejabat penanggung jawab ; 4) Daftar Hadir tidak perlu dibubuhi stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah.

d. Bentuk NASKAH DINAS DAFTAR HADIR, sebagaimana tertera di halaman berikut :


126 Contoh : DAFTAR HADIR LAMBANG DAERAH


DAFTAR HADIR PERTEMUAN RAPAT

NO.

Hari

:

…………….. …………….. …………… ………….

Tanggal

:

…………….. …………….. …………… ………….

Jam

:

…………….. …………….. …………… ………….

Tempat

:

…………….. …………….. …………… ………….

Acara

:

…………….. …………….. …………… ………….

NAMA

JABATAN / INSTANSI

TANDA TANGAN

1. 2. 3. 4. 5. dst.

Surabaya, …………………….. NAMA JABATAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH



127 Contoh : DAFTAR HADIR LAMBANG DAERAH


DAFTAR HADIR

BULAN MINGGU

NO.

NAMA

PANGKAT / GOL.

1

2

3

: :

……………………….. ………………………..

TANGGAL P 4

S 5

P 6

S 7

P 8

KET S 9

P 10

S 11

12

KEPALA SUB BAGIAN / SEKRETARIS Surabaya, ……………………….. NAMA JABATAN YANG BERTANGGUNG JAWAB



128 34. P I A G A M. a. Pengertian Piagam adalah naskah dinas sebagai tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan atau tanda penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan.

b. Susunan 1) Piagam terdiri atas : a) Kepala Piagam ; b) Isi Piagam ; c) Bagian akhir Piagam.

2) Kepala Piagam terdiri atas : a) Tulisan “Piagam Penghargaan” ; b) Tulisan “Nomor”.

3) Isi Piagam terdiri atas : a) Uraian berisikan pejabat yang memberikan penghargaan ; b) Nama tempat/tangga/lahir, NIP/NRP, jabatan dan instansi ; c) Uraian kegiatan yang telah diikuti termasuk waktu kegiatan dan tempat atau prestasi keteladanan yang telah dicapai atau diwujudkan.

4) Bagian akhir Piagam terdiri atas : a) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ; b) Nama jabatan dan instansi ; c) Tanda tangan ; d) Nama jelas.

c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas 1) Piagam ditanda tangani : a) Gubernur ; b) Wakil Gubernur. 2) Naskah Dinas Piagam dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur Jawa Timur dengan Lambang Negara berwarna hitam.

d. Bentuk naskah dinas Piagam, sebagaimana tertera pada halaman berikut.


129 Contoh : PIAGAM LAMBANG NEGARA GUBERNUR JAWA TIMUR

PIAGAM PENGHARGAAN Nomor : ………………………

GUBERNUR JAWA TIMUR Dengan ini memberikan penghargaan kepada : Nama

:

………………………. …………… …………… …………..

Tempat / tanggal / lahir

:

………. …………. …………. ……….. ………. ……… ….

NIP/NRP

:

…………….. ………… ……….

Jabatan

:

…………… ………….. …………. ………….. ………… …

Instansi

:

………. …………….. ……………. ………….. ……….. ……… ……… ………. ………… ………… ……….

……………. ……………. …………….. ……………. ………….. ………… …………. ………… ………….. …………. …………………. ………….. ……………. …………… …………… ……….. ……………………. ………….. ……………. …………… ………… ……………. …………. ……………. ……………. ………….

Surabaya, ………………………


NAMA JELAS


130 35. SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN. a. Pengertian Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan disingkat STTPP adalah suatu naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti pendidikan dan pelatihan.

b. Susunan 1) STTPP terdiri atas : a) Bagian Kepala ; b) Bagian Isi ; c) Bagian akhir.

2) Bagian Kepala terdiri atas : a) Kode disudut bagian atas kanan ; b) Tulisan “Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan” ; c) Tulisan “Nomor”.

3) Isi STTPP terdiri atas : a) Uraian berisikan pejabat yang memeberikan STTPP ; b) Nama tempat/tangga/lahir, NIP/NRP, pangkat golongan ruang, jabatan dan instansi ; c) Pernyataan Lulus mengikuti jenis pendidikan dan pelatihan ;

4) Bagian akhir STTPP terdiri atas : a) Dibagian sebelah kanan. aa. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ; bb. Nama jabatan dan instansi ; cc. Tanda tangan ; dd. Nama jelas ; ee. NIP. b) Dibagian tengah. Photo peserta Diklat dibagian sebelah kiri. c) Dibagian belakang. aa. Agenda pembelajaran ; bb. TEMA : -

Umum (ditentukan Badan Diklat) ;

-

Khusus (ditentukan penyelenggara dan mengacu pada tema umum dan issue aktual setempat).


131 cc. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ; dd. Kepala instansi penyelenggara ; ee. Tanda tangan ; ff. Nama jelas dan NIP.

c. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) STTPP ditanda tangani : a) Gubernur ; b) Kepala Badan Diklat. 2) STTPP menggunakan kop naskah dinas Gubernur Jawa Timur dengan Lambang Negara berwarna hitam atau Badan Diklat Propinsi Jawa Timur.

d. Bentuk naskah dinas STTPP sebagaimana tertera pada halaman berikut :


132 Contoh :

S T T P P.

GUBERNUR JAWA TIMUR

SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Nomor : ……………………………..

Gubernur Jawa Timur berdasarkan PP Nomor 101 Tahun 2000, dan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 38 Tahun 2002 dan ketentuan-ketentuan yang menyatakan bahwa :

Pas foto 4 X 6

Nama Tempat/tanggal lahir NIP/NRP Pangkat / Gol. Ruang Jabatan Instansi

: : : : : :

…………………. ……………………… ……………. ……… ………………. …………… / ………………………………… ….. …………… ……………. ………………….. ………… .. ………………. …………….. ……… …………………………………. ……………… ……….. ….. ………………. ……………. …………… …………….. ……

LULUS Kualifikasi : …………………………. Pada Pendidikan dan Pelatihan ……………………. ……. ……. Propinsi Jawa Timur yang diselenggarakan oleh Badan Pendidikan dan Pelatihan Propinsi Jawa Timur dari tanggal ……………………… sampai dengan …………………. yang meliputi ……… ………… Surabaya, ……………………………….. GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR


NAMA JELAS

133 LAMBANG DAERAH

SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Nomor : ……………………………..

Gubernur Jawa Timur berdasarkan PP Nomor 101 Tahun 2000, dan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 38 Tahun 2002 dan ketentuan-ketentuan yang menyatakan bahwa :

Pas foto 4 X 6


: : : : : :

…………………. ……………………… ……………. ……… ………………. …………… / ………………………………… ….. …………… ……………. ………………….. ………… .. ………………. …………….. ……… …………………………………. ……………… ……….. ….. ………………. ……………. …………… …………….. ……

LULUS Kualifikasi : …………………………. Pada Pendidikan dan Pelatihan ……………………. ……. ……. Propinsi Jawa Timur yang diselenggarakan oleh Badan Pendidikan dan Pelatihan Propinsi Jawa Timur dari tanggal ……………………… sampai dengan …………………. yang meliputi ……… ………… Surabaya, ……………………………….. a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR Kepala Badan Diklat Propinsi Jawa Timur

NAMA JELAS Pangkat NIP. Dok. Informasi Hukum Biro Hukum Setda Prop Jatim / 2006 Contoh- JDIH : STTPP BERSAMA LAN.

134

GUBERNUR JAWA TIMUR

SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Nomor : …………………………….. Nomor : ……………………………..

Lembaga Administrasi Negara berdasarkan PP Nomor 101 Tahun 2000, dan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 38 Tahun 2002 dan ketentuanketentuan yang menyatakan bahwa :

Pas foto 4 X 6


: : : : : :

…………………. ……………………… ……………. ……… ………………. …………… / ………………………………… ….. …………… ……………. ………………….. ………… .. ………………. …………….. ……… …………………………………. ……………… ……….. ….. ………………. ……………. …………… …………….. ……

LULUS Kualifikasi : …………………………. Pada Pendidikan dan Pelatihan ……………………. ……. ……. Propinsi Jawa Timur yang diselenggarakan oleh Badan Pendidikan dan Pelatihan Propinsi Jawa Timur dari tanggal ……………………… sampai dengan …………………. yang meliputi ……… …………

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

NAMA JELAS NIP Dok. Informasi Hukum - JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim / 2006

Bagian belakang STTPP

Surabaya, ……………………………….. GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS

135

AGENDA PEMBELAJARAN

TEMA Umum

:

(ditentukan Badan Diklat) ……………………….. ………………… ………………. ………………. …………….. …………… ……………….. ………………. ………………… ………………. ……………….. ……………… ……………. …………… ………….. …………… …………… …………… …………… ………….. ………….. ……………

Khusus

:

(ditentukan oleh penyelenggara dengan mengacu pada tema umum dan issue aktual setempat) ……………………….. ………………… ………………. ………………. …………….. …………… ……………….. ………………. ………………… ………………. ……………….. ……………… ……………. …………… ………….. …………… …………… …………… …………… ………….. ………….. ……………

Surabaya, ……………………………… KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROPINSI JAWA TIMUR



136

II. BENTUK, UKURAN DAN ISI STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR A.

STEMPEL JABATAN. 1. Yang menggunakan Lambang.

2,7 cm *

3,8 cm

4 cm

*

2. Yang tidak menggunakan Lambang.

1 cm *

2,7 cm

3,8 cm

4 cm

*

1. Contoh Stempel Jabatan GUBERNUR.

X XXX *

*

X : XX : XXX :

GUBERNUR JAWA TIMUR LAMBANG NEGARA

XX

2. Contoh Stempel Jabatan KETUA DPRD PROPINSI. X

X XXX *

*

:

XX : XXX :

KETUA DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR LAMBANG DAERAH

XX


137

B. STEMPEL SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH 1. Contoh Stempel SEKRETARIAT DAERAH.

X XXX *

*

X : XX : XXX :

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR SEKRETARIAT DAERAH

XX

2. Contoh Stempel SEKRETARIAT DPRD PROPINSI. X

XXX *

*

X : XX : XXX :

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR SEKRETARIAT DEWAN

XX

3. Contoh Stempel DINAS DAERAH.

X XXX *

*

X : XX : XXX :

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR DINAS KESEHATAN

XX

4. Contoh Stempel LEMBAGA TEKNIS DAERAH. X

XXX *

*

X : XX : XXX :

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR BADAN PENGAWASAN

XX


138

4. Contoh Stempel LEMBAGA TEKNIS DAERAH. X XXX *

*

X : XX : XXX :

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR KANTOR KAS DAERAH

XX

5. Contoh Stempel UNIT PELAKSANA TEKNIS DAERAH. X

XXX *

* XX

X : XX : XXX :

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR DINAS PU BINA MARGA BALAI PEMELIHARAAN JALAN

III. BENTUK, UKURAN DAN ISI KOP NASKAH DINAS. 1. Perbandingan ukuran huruf Kop Naskah Dinas adalah 2 : 3, yaitu : a. Ukuran huruf “2” untuk tulisan nama Pemerintah Propinsi. b. Ukuran huruf “3” untuk tulisan Satuan Kerja Perangkat Daerah. 2. Bentuk Kop Naskah Dinas seperti pada contoh berikut :

Contoh 1

:

KOP NASKAH DINAS GUBERNUR

LAMBANG NEGARA

GUBERNUR JAWA TIMUR


139

Contoh 2

:

LAMBANG DAERAH

Contoh 3

:

KOP NASKAH DINAS DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR Jl. …………………….. No. …. Telp. ……………. Fax ………. SURABAYA Kode Pos

KOP NASKAH DINAS SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

LAMBANG DAERAH

SEKRETARIAT DAERAH Jl. …………………….. No. …. Telp. ……………. Fax ……….

SURABAYA Kode Pos

Contoh 4

:

KOP NASKAH DINAS SEKRETARIAT DPRD PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

LAMBANG DAERAH

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH Jl. …………………….. No. …. Telp. ……………. Fax ……….

SURABAYA Kode Pos

Contoh 5

:

KOP NASKAH DINAS, DINAS DAERAH PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

LAMBANG DAERAH

DINAS PENDAPATAN Jl. …………………….. No. …. Telp. ……………. Fax ……….

SURABAYA Kode Pos


140

Contoh 6

:

KOP NASKAH DINAS LEMBAGA TEKNIS DAERAH PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

LAMBANG DAERAH

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jl. ……………….. No. …. Telp. …………. Fax ……….

SURABAYA Kode Pos

Contoh 7

:

KOP NASKAH DINAS LEMBAGA TEKNIS DAERAH PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

LAMBANG DAERAH

KANTOR POLISI PAMONG PRAJA Jl. ………………….. No. …. Telp. …………. Fax ……….

SURABAYA Kode Pos

Contoh 8

:

LAMBANG DAERAH

KOP NASKAH DINAS UNIT PELAKSANA TEKNIS DINAS PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA

BALAI PEMELIHARAAN JALAN Jl. ………………….. No. …. Telp. …………. Fax ……….

SURABAYA Kode Pos


141

IV. BENTUK, UKURAN DAN ISI KOP SAMPUL NASKAH DINAS. 1. Bentuk. Sampul Naskah Dinas berbentuk empat persegi panjang.

Sampul naskah dinas instansi berwarna coklat muda jenis kertas cassing dengan ukuran masing-masing : UKURAN Kantong Folio / Map ½ Folio ¼ Folio

PANJANG

LEBAR

41 cm 35 cm 28 cm 28 cm

30 cm 25 cm 18 cm 14 cm

2. Ukuran Huruf. Perbandingan huruf 2 : 3 a. Ukuran huruf “2” untuk tulisan nama Pemerintah Propinsi. b. Ukuran huruf “3” untuk tulisan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah. 3. Contoh. Contoh 1 :

SAMPUL NASKAH DINAS GUBERNUR LAMBANG NEGARA GUBERNUR JAWA TIMUR

Nomor

:

…. / .… / .… / …..

Kepada Yth. Sdr. …………………….. …………………….. di

Stempel

………………. Kode Pos


142

Contoh 2 :

SAMPUL NASKAH DINAS KETUA DPRD DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR

LAMBANG DAERAH

Nomor

:

…. / .… / .… / …..

Kepada Yth. Sdr. …………………….. ……………………..

Stempel Di ………………. Kode Pos

Contoh 3 :

SAMPUL NASKAH DINAS SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

LAMBANG DAERAH

SEKRETARIAT DAERAH Jl. Pahlawan No. 110 Telp. (031) ………… SURABAYA

Nomor

:

…. / .… / .… / …..

Kepada Yth. Sdr. …………………….. …………………….. di

Stempel


Contoh 4 : LAMBANG DAERAH

Nomor

SAMPUL NASKAH DINAS SEKRETARIAT DPRD

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH Jl. …………….No. ….Telp. (031) ………… SURABAYA

:

…. / .… / .… / …..

Kepada Yth. Sdr. …………………….. …………………….. di

Stempel



143

Contoh 5 :

SAMPUL NASKAH DINAS, DINAS DAERAH PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

LAMBANG DAERAH

DINAS KESEHATAN Jl. …………….. No. ….. Telp. (031) ………… SURABAYA

Nomor

:

…. / .… / .… / …..

Kepada Yth. Sdr. …………………….. …………………….. di

Stempel


Contoh 6 :

SAMPUL NASKAH DINAS LEMBAGA TEKNIS PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

LAMBANG DAERAH

BADAN PENANAMAN MODAL Jl. …………….No. …Telp. (031) ………… SURABAYA

Nomor

:

…. / .… / .… / …..

Kepada Yth. Sdr. …………………….. …………………….. di

Stempel


Contoh 7 :

SAMPUL NASKAH DINAS LEMBAGA TEKNIS PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

LAMBANG DAERAH

KANTOR KAS DAERAH Jl. ………………. No. …. Telp. (031) ………… SURABAYA

Nomor

:

…. / .… / .… / …..

Kepada Yth. Sdr. …………………….. …………………….. di

Stempel



144

Contoh 8 :

SAMPUL NASKAH UNIT PELAKSANA TEKNIS DINAS PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR DINAS PEKERJAAN UMUM PENGAIRAN

LAMBANG DAERAH

BALAI PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR Jl. …………….No. ….Telp. (031) ………… SURABAYA

Nomor

:

…. / .… / .… / …..

Kepada Yth. Sdr. …………………….. …………………….. di

Stempel

V.

……………….

BENTUK, UKURAN DAN ISI PAPAN NAMA SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR. 1. BENTUK. Papan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, berbentuk empat persegi panjang dengan dua buah tiang berbentuk segi empat.


145

2. UKURAN. a. Ukuran Papan. Ukuran 150 X 300 cm. b. Ukuran Huruf. Perbandingan ukuran huruf 1 : 2 1) Ukuran huruf “ 1 “ untuk tulisan “Pemerintah Propinsi”. 2) Ukuran huruf “ 2 “ untuk tulisan “nama Satuan Kerja Perangkat Daerah”. 3. CONTOH PAPAN NAMA SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR. Contoh : 1

KANTOR GUBERNUR JAWA TIMUR

Jl. Pahlawan No. 110 Telp. (031) 3524001 – 3524011

SURABAYA Kode Pos

Contoh : 2


SEKRETARIAT DAERAH

Jl. Pahlawan No. 110 Telp. (031) 3524001 – 3524011

SURABAYA Kode Pos


146

Contoh : 3


DINAS SOSIAL

Jl. …………….. No. …. Telp. (031) ……………

SURABAYA Kode Pos

Contoh : 4


BADAN KESATUAN BANGSA

Jl. …………….. No. …. Telp. (031) …………….

SURABAYA Kode Pos

Contoh : 5


KANTOR POLISI PAMONG PRAJA

Jl. …………. No. …. Telp. (031) ……………….

SURABAYA Kode Pos


147

Contoh : 6

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA

BALAI PEMELIHARAAN JALAN Jl. …………… No. … Telp. (031) ……………..

SURABAYA Kode Pos

Contoh : 7


1. DINAS PERMUKIMAN Jl. …………………. No. 01 Telp. (031) ……………

2. DINAS PEKERJAAN UMUM PENGAIRAN Jl. …………………. No. 02 Telp. (031) ……………

3. DINAS PERIKANAN DAN KELAUTAN Jl. …………………. No. 03 Telp. (031) ……………

SURABAYA Kode Pos

GUBERNUR JAWA TIMUR

H. IMAM UTOMO. S


GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 9 TAHUN 2006 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

Recommend Documents