GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA KEPUTUSAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NOMOR : 7 TAHUN 2000 Tentang TENTANG PEDOMAN PEMINJAMAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Menimbang: a.
b.
Mengingat : 1.
2. 3. 4. 5. 6.
bahwa dalam rangka menjaga kerahasiaan,keamanan dan ketertiban peminjaman arsip-arsip dinamis di lingkungan Pemarintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta perlu diatur pedoman peminjaman bahwa atas dasar pertimbangan tersebut diatas perlu menetapkan Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta. Undang-undang Nomor 3 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah Istimewa Yogyakarta jo Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1950 sebagaimana telah diubah dan ditambah terakhir dengan undang-undang Nomor 26 Tahun 1959 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 256/KPTS/1981 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
MEMUTUSKAN Menetapkan: KEPUTUSAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA TENTANG PEDOMAN PEMINJAMAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA. Pasal 1 Peminjaman arsip dinamis di Lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta bagi pihak yang tidak berkepentingan dapat dilaksanakan berdasarkan pedoman yang telah ditetapkan. Pasal 2 Pedoman Peminjaman Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta sebagaimana tersebut dalam lampiran Keputusan ini. Pasal 3 Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan Ditetapkan di Pada tanggal
: Yogyakarta : 31 Januari 2000
GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA HAMENGKU BUWONO X Salinan Keputusan ini disampaikan kepada Yth : 1. Menteri Dalam Negeri di Jakarta 2. Kepala Arsip Nasional RI di Jakarta 3. Pimpinan DPRD Propinsi DIY 4 Bupati/Walikota se Propinsi DIY 5. Inspektorat Wilayah Propinsi DIY 6. Kepala/Ketua Badan/Direktorat/Kantor/Dinas/ Biro di Lingkungan Pemerintah Propinsi DIY Untuk diketahui dan atau dipergunakan seperlunya.
LAMPIRAN I KEPUTUSAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NOMOR : 7 TAHUN 2000 TENTANG PEDOMAN PEMINJAMAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA BAB I PENDAHULUAN A. Landasan Pemikiran Arsip pada hakekatnya adalah informasi yang terekam dalam bentuk dan corak apapun.Arsip tercipta seiring dengan pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapakan dan tidak terlepas dari proses administrasi yang teratur seirama dengan kegiatan fungsional instansi. Dalam bentuk dan corak apapun mengandung pengertian bahwa informasi tentang pelaksanaan kegiatan suatu instansi dapat terekam baik dalam media kertas(tekstual) yang informasinya dapat dibaca secara langsung, maupun dalam media non tekstual (audio visual) yang informasinya baru dapat diketahui apapun menggunakan alat Bantu, misalnya film, kaset, video dan sebagainya. Sehubungan dengan hal itu, sebagai rekaman informasi dan bukti pelaksanaan kegiatan instansi, dimungkinkan akan adanya pihak-pihak tertentu yang berkeinginan mengetahui informasi dari arsip untuk dapat dimanfaatkan. Berdasarkan kegunaannya, arsip dibedakan antara arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis hanya dapat digunakan oleh instansi pencipta, sedangkan arsip statis dapat digunakan oleh instansi di luar instansi pencipta atau untuk kepentingan umum.Hal ini mengandung maksud bahwa arsip dinakis bersifat tertutup/rahasia bagi pihak yang tidak berkepentingan sedangkan arsip statis bersifat terbuka bagi pihak lain yang ingin menggunakannya. B. Ruang Lingkup Berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 256/KPTS/1981 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan Pemerintah Propinsi DIY, pasal 9 ayat (1) menyebutkan bahwa arsip (dinamis) merupakan dokumen bersifat rahasia bagi pihak yang tidak berkepentingan dan pada ayat (2) menyebutkan bahwa penyimpangan terhadap ayat (1) pasal ini dapat dilakukan dengan persetujuan pimpinan komponen dan Gubernur.
Dalam rangka menindak lanjuti pasal 9 ayat (2) tersebut diatas maka dipandang perlu menetapkan Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta tentang Pedoman Peminjaman Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Propinsi DIY sebagai pedoman dan acuan didalam memberikan pelayanan peminjaman arsip bagi pihak yang tidak berkepentingan. C. Maksud dan Tujuan Pedoman peminjaman arsip dinamis dimaksudkan sebagai dasar/acuan bagi unit kerja/instansi di Lingkungan Pemerintah Propinsi DIY dalam meminjamkan arsip dinamis kepada pihak yang tidak berkepentingan. Adapun tujuannya adalah : 1. Instansi dapat memberikan pelayanan peminjaman arsip dinamis kepada pihak yang tidak berkepentingan secara aman dan tertib sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku 2. Instansi dapat menyelamatkan informasi dan naskah arsip yang dimiliki. D. Pengertian 1. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembagalembaga Negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan 2. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan tugas 3. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas dan berada di instansi yang bersangkutan(unit pengolah). 4. Arsip dinamisinaktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas dan disimpan di unit kearsipan . 5. Unit Kearsipan adalah unit kerja yang mempunyai tugas mengelola arsip-arsip dinamis inaktif milik instansi-instansi di lingkungan Pemerintah Propinsi DIY (Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY) 6. Unit Pengolah adalah unit kerja atau instansi-instansi di Lingkungan Pemerintah Propinsi yang mempunyai tugas mengolah naskah dinas/arsip. 7. Pihak yang berkepentingan adalah organisasi/Lembaga/Perorangan yang memiliki keterkaitan secara langsung terhadap informasi yang terkandung dalam arsip dan atau memiliki keterkaitan dengan proses tindak lanjut suatu arsip atau yang karena ketugasannya sehingga berkepentingan terhadap arsip dalam rangka pelaksanaan tugas,seperti Inspektorat dan Instansi pemeriksa lainnya.
8. Pihak yang tidak berkepentingan adalah Organisasi/Lembaga/ Perorangan yang tidak memiliki keterkaitan secara langsung terhadap informasi yang terkandung dalam arsip dan atau tidak ada kaitannya dengan proses tindak lanjut suatu arsip. BAB II PEMINJAMAN ARSIP DINAMIS Berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku arsip dinamis bersifat tertutup bagi pihak yang tidak berkepentingan.Namun dalam rangka pemanfaatan, arsip-arsip tertentu dapat dipinjamkan dengan persetujuan pimpinan instansi dan atau Gubernur. Informasi yang terkandung dalam arsip dinamis memiliki tingkat pengamanan yang berbeda-beda tergantung sifat informasinya.Untuk arsip yang bersifat publikasi dapat dipinjamkan setelah mendapat persetujuan pimpinan instansi sedangkan arsip lainnya harus dengan persetujuan pimpinan instansi dan Gubernur. A. Arsip Dinamis yang Dipinjamkan 1. Arsip dinamis yang boleh dipinjamkan dengan persetujuan pimpinan instansi antara lain : a. Arsip yang merupakan Produk Hukum seperti Peraturan Daerah/Lembaran Daerah dan Keputusan-keputusan yang bersifat umum. b. Surat-surat edaran yang diciptakan untuk kepentingan umum. c. Pengumumam 2. Arsip Dinamis yang boleh dipinjamkan dengan persetujuan pimpinan instansi dan Gubernur antara lain : a. Arsip-arsip tentang kepegawaian (personal file) b. Arsip-arsip tentang Keuangan c. Arsip-arsip tentang Pertanahan d. Arsip-arsip tentang Politik dan Pertahanan Keamanan e. Arsip-arsip tentang hasil pemeriksaan f. Arsip-arsip tentang kasus g. Arsip-arsip tentang kebijakan pemerintah h. Arsip-arsip yang masih terkait dengan pelaksanaan kegiatan instansi. B. Syarat-syarat Peminjaman 1. Instansi,Organisasi/Lembaga dan Perorangan 2. Membawa bukti diri 3. Membawa bukti pemanfaatan arsip yang akan dipinjam.
4. Membawa surat permohonan peminjaman dari Instansi/Organisasi/Lembaga/ Camat yang ditujukan kepada Gubernur dan tembusan kepada pimpinan instansi Atau Kepala Kantor Arsip Daerah. 5. Sanggup mentaati tata tertib peminjaman. C. Prosedur Peminjaman . 1. Peminjaman Arsip dinamis aktif a. Peminjam menyampaikan surat permohonan peminjaman yang ditujukan kepada Gubernur dan tembusan kepada Pimpinan Instansi. b. Petugas Kearsipan mencarikan arsip yang akan dipinjam dan melaporkan hasilnya kepada pimpinan instansi. c. Apabila arsip yang akan dipinjam termasuk arsip yang bersifat publikasi, maka pimpinan dapat memberikan persetujuan peminjaman arsip tersebut, sedangkan arsip lain dengan persetujuan Pimpinan Instansi dan Gubernur maka Pimpinan Instansi melaporkan ke Gubernur disertai telaah mengenai arsip dimaksud. d. Gubernur memberikan jawaban kepada peminjam mengenai arsip yang diperlukan. e. Peminjam menandatangani bukti peminjaman(Lampiran II) f. Peminjam menggunakan arsip sesuai dengan persyaratan dan tata tertib yang ditetapkan(Lamoiran III) 2. Peminjaman arsip dinamis inaktif a. Peminjam menyampaikan surat permohonan peminjaman kepada Gubernur dan tembusan kepada Kepala Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY. b. Petugas kearsipan mencarikan arsip yang akan dipinjam dan melaporkan hasilnya kepada Kepala Kantor Arsip Daerah. c. Apabila arsip yang akan dipinjam termasuk arsip yang bersifat publikasi, maka Kepala Kantor Arsip Daerah dapat memberikan persetujuan peminjaman arsip tersebut, sedangkan arsip lain dengan persetujuan Pimpinan Instansi pemilik arsip dan Gubernur, maka Kepala Kantor Arsip Daerah memberitahukan kepada Pimpinan Instansi pemilik arsip disertai telaah mengenai arsip dimaksud. d. Pimpinan Instansi pemilik arsip melaporkan kepada Gubernur disertai telaah mengenai arsip dimaksud. e. Gubernur memberikan jawaban kepada peminjam mengenai arsip yang diperlukan. f. Peminjam datang ke Kantor Arsip Daerah untuk menandatangani bukti peminjaman(Lampiran II).
g.
Peminjam menggunakan arsip sesuai dengan persyaratan dan tata tertib yang ditetapkan(Lampiran III) BAB III PENUTUP
Pada dasarnya arsip dinamis bersifat rahasia/tertutup bagi pihak yang tidak berkepentingan. Hal ini dikarenakan informasi yang terkandung dalam arsip dimaksud merupakan informasi yang selalu dan terus menerus dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan instansi, baik sebagai bahan perencanaan, pengambilan keputusan maupun penentuan kebijaksanaan. Namun demikian tidak tertutup kemungkinan arsip sebagai informasi yang terekam dalam kondisi tertentu diperlukan oleh pihak yang tidak berkepentingan. Akan tetapi karena arsip dinamis sangat besar pengaruhnya bagi perencanaan, pelaksanaan kegiatan, pengambilan keputusan maupun penentuan kebijaksanaan instansi dan lebih luas lagi akan mempengaruhi penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, maka dalam pelaksanaan peminjaman arsip bagi pihak yang tidak berkepentingan terdapat aturan-aturan yang harus ditaati. Oleh karena itu dengan adanya pedoman peminjaman arsip dinamis di Lingkungan Pemerintah Propinsi DIY ini diharapkan dapat dijadikan sebagai acuan bagi instansi dalam memberikn pelayanan peminjaman arsip dinamis. Yogyakarta, 31 Januari 2000 GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA HAMENGKU BUWONO X
LAMPIRAN II KEPUTUSAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NOMOR : 7 TAHUN 2000 TENTANG PEDOMAN PEMINJAMAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA BUKTI PEMINJAMAN ARSIP DINAMIS Nomor Urut Peminjaman Yang bertanda tangan dibawah ini 1.Nama 2.NIP/NIM/No.KTP/SIM 3.Alamat kantor/No.Telp 4.Alamat rumah/No.Telp 5.Pekerjaan
: : : : : : :
Telah meminjam arsip Kode nomor Perihal Jenis Jumlah Dipergunakan untuk Dan akan digunakan tanggal
: : : : : : :
Petugas yang melayani
Yogyakarta,
Nama terang
Peminjam
Nama terang Mengetahui/menyetujui Nama terang
Keterangan : 1.Cara Pengisian Bukti Peminjaman ArsipDinamis No Urut Peminjam Kolom Nama Kolom NIP Kolom Nama Kantor/No.Telp peminjam Kolom Pekerjaan/Jabatan Kolom Kode Nomor Kolom Perihal Kolom Jenis Kolom Jumlah Kolom Dipergunakan untuk Kolom Peminjam terang Kolom Petugas yang Melayani Kolom Mengetahui/Menyetujui
: : : :
Diisikan Diisikan Diisikan Diisikan
nomor urut dari bukti peminjaman nama peminjam NIP peminjam alamat rumah/nomor telepon
: : : : : : :
Diisikan Diisikan Diisikan Diisikan Diisikan Diisikan Diisikan
pekerjaan/jabatan peminjam kode nomor arsip perihal arsip jenis arsip(misal : kaset, tekstual, dll) jumlah arsip sesuai keperluan peminjam tanda tangan peminjam dan nama
: Diisikan tanda tangan petugas yang melayani dan nama terang : Diisikan tanda tangan pejabat penanggung jawab kearsipan dan nama terang
2.Formulir dibuat rangkap 3 - Lembar 1 untuk petugas - Lembar 2 untuk peminjam - Lembar 3 diletakkan ditempat arsip yang dipinjam (sebagai pengganti arsip) Yogyakarta, 31 Januari 2000 GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA HAMENGKU BUWONO X
LAMPIRAN III KEPUTUSAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NOMOR : 7 TAHUN 2000 TENTANG PEDOMAN PEMINJAMAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA TATA TERTIB PEMINJAMAN ARSIP DINAMIS 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Arsip hanya dipergunakan di instansi pemilik arsip dan atau Kantor Arsip Daerah. Arsip dipergunakan pada jam kerja. Apabila karena sesuatu hal arsip perlu di foto copy, setelah mendapat persetujuan maka penggandaannya akan dilaksanakan oleh petugas. Apabila karena sesuatu hal, arsip akan dibawa keluar instansi/Kantor Arsip Daerah maka setelah mendapat persetujuan, penggunaannya akan dibantu oleh petugas yang ditunjuk. Peminjam tidak diperkenankan melipat, merusak, mengotori, mencantumkan tulisan dan memberi tanda dalam bentuk apapun pada arsip Setelah selesai dipergunakan, arsip harus dikembalikan dalam keadaan utuh/lengkap kepada petugas/arsiparis. Yogyakarta, 31 Januari 2000 GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA HAMENGKU BUWONO X
