Winvision’s hybride werkplekconcept voor zorginstellingen
Grotere efficiëntie, meer flexibiliteit Er wordt in Nederland steeds meer zorg verleend. Door de toename van het aantal ouderen neemt vooral de druk op de care toe. Echter ook de zorgvraag binnen de cure blijft groot en groeit nog steeds. Tegelijkertijd zijn door de overheid miljardenbezuinigingen binnen de zorg aangekondigd. Voor zorginstellingen betekent binnen zowel de cure als de care betekent dit dat er met minder mensen en minder middelen meer moet worden gedaan. Daarbij nemen de eisen ten aanzien van de kwaliteit van de geboden zorg toe. Zowel vanuit de zorgverzekeraars, die hun inkoopbeslissingen in toenemende mate nemen op basis van de beste prijs-, kwaliteitverhouding. Maar ook vanuit patiënten of cliënten, die steeds mondiger worden en meer transparantie eisen ten aanzien van de geleverde zorg en behandeling. Patiënt- of cliëntgerichte zorg is hierbij één van de sleutelbegrippen. Het informatielandschap binnen de zorg is bovendien veel complexer dan voorheen: er komen steeds meer data beschikbaar uit uiteenlopende bronnen. Al deze data moeten snel en eenvoudig, maar vooral ook veilig, tussen alle bij de zorg betrokken partijen gedeeld kunnen worden: iedereen moet op het juiste moment kunnen beschikken over de juiste informatie om z’n werk zo goed mogelijk te kunnen doen. Deze ontwikkelingen vereisen een IT-omgeving die de zorgprocessen binnen de organisatie optimaal ondersteunt en zorginstellingen in staat stelt zo efficiënt en flexibel mogelijk te werken. De gekozen werkplekoplossing speelt hierbij een sleutelrol, aangezien deze in grote mate bepalend is voor de manier waarop medewerkers hun werk kunnen doen. Winvision heeft op basis van zijn jarenlange ervaring met de ontwikkeling van ITsystemen voor organisaties binnen de zorgsector een hybride werkplekconcept ontwikkeld dat zorginstellingen binnen zowel cure als care in staat stelt efficiënter en flexibeler te werken. Met dit werkplekconcept kunnen zorginstellingen niet alleen voldoen aan de eisen die er op dit moment vanuit de overheid, zorgverzekeraars en patiënten en cliënten aan hen worden gesteld. Zij zijn met dit concept bovendien voorbereid op de toekomst.
Waar moet een werkplekoplossing aan voldoen? Binnen het totale IT-landschap speelt de werkplek een centrale rol. De werkplek is immers de schakel tussen de medewerkers en de achterliggende IT-systemen. De wijze waarop de werkplek is ingericht is bovendien bepalend voor de manier waarop
medewerkers hun werkzaamheden kunnen uitvoeren en heeft daarmee directe impact op de kwaliteit en de efficiëntie van de zorgprocessen. Een werkplekoplossing moet dan ook zo worden ingericht dat deze alle medewerkers binnen een zorginstelling in staat stelt zo efficiënt en flexibel mogelijk te werken. Een belangrijk aspect daarbij is de mogelijkheid om locatieonafhankelijk te werken en snel van werkplek te kunnen wisselen. Een arts zit zelden de hele dag op een vaste plek, maar verplaatst zich van de spreekkamer naar de onderzoeksruimte, gaat weer terug naar de spreekkamer en loopt een ronde over de afdeling: op al deze verschillende locaties moet hij of zij direct bij alle gegevens en applicaties kunnen die hij of zij nodig heeft. Heel belangrijk daarbij is dat hij of zij vervolgens niet steeds opnieuw hoeft in te loggen om de benodigde toepassingen te kunnen benaderen. Onderzoek in een ziekenhuis heeft uitgewezen dat artsen gemiddeld maar liefst 50 minuten per dag kwijt zijn aan inloggen op de verschillende IT-systemen. Single sign-on, oftewel één keer inloggen waarna automatisch toegang wordt verschaft tot alle toepassingen en resources binnen het netwerk, kan per arts een tijdwinst van zo’n 40 minuten per dag opleveren. Belangrijk is ook dat de werkplekoplossing het delen van informatie tussen zorgverleners optimaliseert, zodat alle zorgverleners die bij een patiënt of cliënt zijn betrokken, beschikken over dezelfde informatie. Dit bespaart veel tijd en voorkomt bovendien onduidelijkheden en medische fouten. Om een meer patiënt c.q. cliëntgerichte zorg tot stand te brengen, is het van belang dat een werkplekoplossing de administratieve werkdruk verlicht: als zorgverleners minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken, blijft er meer tijd over voor de patiënt of cliënt. Dat komt de zorg ten goede en verhoogt bovendien de tevredenheid van patiënten en cliënten. Vanuit de wettelijke eisen met betrekking tot de beveiliging van medische gegevens, en ook gezien de recente voorbeelden van het lekken van patiëntinformatie, is het – last but not least- cruciaal dat de werkplekoplossing voorziet in optimale beveiliging van patiënt- of cliëntgegevens.
De technologische ontwikkelingen De technologische ontwikkelingen met betrekking tot werkplekoplossingen volgen elkaar in hoog tempo op. De afgelopen jaren stonden deze ontwikkelingen vrijwel volledig in het teken van ‘Het Nieuwe Werken’. “Het Nieuwe Werken”, een oorspronkelijk door Microsoft geïntroduceerd begrip, ging in eerste instantie vooral over het bieden van technologische oplossingen die medewerkers van organisaties in
staat stelden om locatie- en tijdonafhankelijk te werken. Inmiddels heeft het begrip een veel bredere invulling gekregen en gaat het bij “Het Nieuwe Werken” vooral om het samenspel tussen medewerker, organisatie en maatschappij. Een van de technologische trends die uit de discussie rondom “Het Nieuwe Werken” is voortgekomen, is ‘virtualisatie’ van werkplekken. Virtualisatie betekent dat een werkplek niet meer geïnstalleerd wordt op een apparaat, zoals een desktop-pc, maar centraal, bijvoorbeeld in het datacentrum van de organisatie of in een cloudomgeving. Gebruikers kunnen hun werkplek vervolgens op ieder gewenst moment vanaf iedere locatie en vanaf ieder willekeurig apparaat benaderen. Virtualisatie van werkplekken leidt ertoe dat het aantal vaste werkplekken binnen organisaties steeds verder afneemt. Een trend die direct samenhangt met de opkomst van smartphones en tablets is de uitbreiding van werkplekken met apps. Apps zijn kleine applicaties die specifieke functionaliteit voor één of meerdere gebruikersgroepen bieden ter ondersteuning van primaire processen. Binnen de zorg valt daarbij bijvoorbeeld te denken aan administratieve processen rondom de behandeling van patiënten in een ziekenhuis of het plannen van cliëntbezoeken binnen de thuiszorg. Oorspronkelijk werden apps specifiek ontwikkeld voor smartphones en tablets. Met de komst van Windows 8 is het gebruik van apps nu ook op desktop-pc’s mogelijk. Een ontwikkeling die in veel sectoren grote impact heeft op de inrichting van werkplekken is ‘Consumerisation of IT’, oftewel het fenomeen dat medewerkers op het werk gebruik kunnen maken van dezelfde apparatuur en applicaties waarover zij thuis beschikken. Een onderdeel hiervan is ‘Bring Your Own Device’ (BYOD), waarbij medewerkers hun privé laptop, tablet of smartphone gebruiken voor hun werk. Binnen de zorg komen Consumerisation of IT en BYOD nog weinig voor, wat vooral te maken heeft met de strikte eisen ten aanzien van gegevensbeveiliging die binnen de zorgsector gelden. Choose Your Own Device daarentegen heeft inmiddels wel zijn intrede gedaan binnen zorginstellingen, zij het nog op kleine schaal. Bij CYOD kunnen medewerkers zelf aangeven met welk apparaat/welke apparaten zij hun werkzaamheden willen uitvoeren, waarna de werkgever deze ter beschikking stelt. De apparatuur is en blijft in dit geval eigendom van de werkgever en dat betekent dat ook de beveiliging volledig in handen is van de organisatie.
Het hybride werkplekconcept van Winvision Binnen de meeste zorginstellingen wordt op dit moment nog gebruik gemaakt van traditionele werkplekoplossingen. Een traditionele werkplek is gebaseerd op een desktop-pc of een laptop met Windows en Windows-applicaties. Over het algemeen
is de werkplekoplossing voor alle gebruikers gelijk, ongeacht hun rol en functie binnen de organisatie. Op basis van de bovengenoemde technologische ontwikkelingen heeft Winvision het hybride werkplekconcept ontwikkeld, dat volledig is afgestemd op de specifieke behoeften en uitdagingen binnen de zorgsector. Winvision’s hybride werkplekoplossing omvat een mix van traditionele werkplekken op basis van een desktop-pc of laptop met Windows en Windows-applicaties en werkplekken die zijn uitgebreid met mobiele apparaten en apps. Deze verschillende werkplekken kunnen al dan niet gevirtualiseerd worden, waarbij de organisatie de keuze heeft om de werkplekken te installeren in het eigen datacentrum of in bijvoorbeeld een private cloud. Binnen het hybride werkplekconcept van Winvision wordt niet meer één standaard werkplek voor alle gebruikers aangeboden, maar wordt per gebruikersgroep, en in overleg met gebruikers, bepaald hoe deze het best gefaciliteerd kan worden. Werkplekoplossingen worden vervolgens volledig afgestemd op de specifieke behoeften, eisen en wensen van de afzonderlijke gebruikersgroepen. Dat kan betekenen dat administratief medewerkers, die vaak op één locatie werken, een oplossing krijgen op basis van een desktop-pc met een Windows-bureaublad dat toegang verschaft tot de administratieve applicaties waarmee zij werken. En zorgverleners krijgen bijvoorbeeld de beschikking over een laptop met een Windowsbureaublad voor taken waarvoor een toetsenbord en een muis zijn vereist. Daarnaast krijgen zij een tablet of een smartphone met mobiele apps ter ondersteuning van specifieke processen die op wisselende locaties worden uitgevoerd. Een belangrijk onderdeel van het hybride werkplekconcept van Winvision is single sign-on: gebruikers hoeven slechts één keer in te loggen en krijgen vervolgens toegang tot alle applicaties, apps en resources waarvoor zij vanuit hun rol geautoriseerd zijn. Beheer en beveiliging van zo’n hybride omgeving zijn vergelijkbaar met het beheren en beveiligen van een gestandaardiseerde werkplekoplossing: alle verschillende apparaten en applicaties kunnen centraal worden beheerd en beveiligd. Bovendien kan de beveiliging worden uitgebreid met bijvoorbeeld smartcards, proximity- of UZI-pasjes: het gebruik daarvan is volledig in de oplossing te integreren. Voordelen Een hybride werkplekoplossing heeft als belangrijk voordeel dat deze volledig aansluit op de behoeften van gebruikers. Zij beschikken over de apparatuur en de
applicaties en/of apps die zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen en dat resulteert over het algemeen in een hoge gebruikerstevredenheid en -acceptatie. De oplossing vergroot bovendien de flexibiliteit van gebruikers: zij kunnen snel van werkplek wisselen en zelfs van huis uit werken. Door de toepassing van single sign-on kost het wisselen van werkplek bovendien geen extra tijd. Los van de efficiencywinst die dat oplevert, verhoogt dit de kans dat gebruikers ook daadwerkelijk vanuit hun eigen accounts werken, wat grote voordelen oplevert op het vlak van beveiliging en auditing. Single sign-on heeft bovendien een positief effect op de traceerbaarheid van handelingen in het zorgsysteem, zoals nen7510 vereist. Als inloggen te veel tijd kost, zie je in de praktijk namelijk gebeuren dat verschillende medewerkers gebruikmaken van één en hetzelfde account, het veel voorkomende “groupsaccount” om wijzigingen door te voeren in het zorgsysteem. Daarmee zijn handelingen dus niet meer ter herleiden tot een specifieke persoon en wordt niet aan de norm voldaan. Single sign-on stimuleert medewerkers om wijzigingen in het zorgsysteem in te voeren vanuit hun eigen account en draagt er zo aan bij dat aan de verplichting van traceerbaarheid wordt voldaan. Over het algemeen leidt een hybride werkplekoplossing ook tot kostenbesparingen. Op de eerste plaats doordat gebruikers efficiënter kunnen werken. Daarnaast resulteert de oplossing in veel gevallen in een afname van het aantal benodigde werkplekken. Apps In tegenstelling tot ‘gewone’ applicaties zijn er voor de zorgsector (nog) weinig standaard apps beschikbaar. Winvision ontwikkelt apps voor zorginstellingen dan ook op maat en stemt deze volledig af op de specifieke processen en behoeften van de betreffende instelling. Daarbij stelt Winvision het proces centraal en zorgt ervoor dat de app het volledige proces ondersteunt, niet slechts een deel ervan. Immers, als een gebruiker de ene stap in het proces via een app kan doen, maar voor de volgende toch weer een desktop nodig heeft, dan verliest de app zijn toegevoegde waarde. Apps zorgen ervoor dat medewerkers veel efficiënter kunnen werken dan in de traditionele situatie en minder tijd kwijt zijn aan administratieve processen. Een goed voorbeeld hiervan is een mobiele app voor een ziekenhuis die aan het bed van de patiënt de laatste status van alle vitale functies (hartslag, bloeddruk, temperatuur etc.) op het scherm van een tablet laat zien. De zorgverlener kan - nog steeds aan het bed van de patiënt - de nieuwste gegevens in de app invoeren, die vervolgens direct in het ZIS worden verwerkt. Niet alleen bespaart deze manier van werken heel veel tijd, de kans dat er fouten worden gemaakt, neemt bovendien af.
Voor een thuiszorgorganisatie heeft Winvision een app ontwikkeld voor zorgverleners die huisbezoeken afleggen. Deze app toont op een smartphone de route die de zorgverlener op een bepaalde dag moet afleggen. Wijzigt er iets in de planning, dan wordt de route realtime aangepast. De app is gekoppeld aan het cliëntendossier en toont per cliënt de belangrijkste gegevens alsook informatie over de handelingen die eerder zijn verricht. Met behulp van deze app kan de thuiszorginstelling de tijd van zorgverleners veel efficiënter plannen en voorkomen dat er ‘gaten’ in de planning vallen. Bovendien beschikken zorgverleners altijd over de juiste informatie over cliënten, waardoor fouten kunnen worden voorkomen.
Winvision’s aanpak: de Visie Scope Voor de implementatie van het hybride werkplekconcept hanteert Winvision een gestandaardiseerde aanpak, die begint met een zogenaamde ‘Visie Scope’. De Visie Scope omvat het identificeren van gebruikersgroepen, een analyse van de functionaliteit die de verschillende groepen op basis van hun behoeften, eisen en wensen nodig hebben en een inventarisatie van de locaties waar zij hun werk moeten kunnen doen. Een belangrijk onderdeel van de Visie Scope is daarnaast het inventariseren van de applicaties die de zorginstelling al gebruikt en het testen of deze applicaties compatibel zijn met het gewenste platform. Op basis van deze analyses en tests maakt Winvision een beschrijving van de nieuwe werkplekoplossing, die vervolgens wordt omgezet in een ‘Proof of Concept’. Deze Proof of Concept is een pilotomgeving, waarbinnen de nieuwe werkplekoplossing wordt getest. Hierbij worden ook gebruikers betrokken. Op basis van de resultaten van de Proof of Concept en de feedback van gebruikers maakt de zorginstelling een definitieve keuze, waarna met de ontwikkeling en implementatie van de nieuwe werkplekoplossing wordt gestart.
Een blik op de toekomst De opmars van apps binnen zakelijke omgevingen is nog maar net begonnen, echter Winvision verwacht dat steeds meer toepassingen als apps beschikbaar zullen komen; in plaats van als Windows-applicaties. Dat zal ook betekenen dat het Windowsbureaublad een andere gedaante zal krijgen en zich steeds verder zal ontwikkelen tot een lanceerplatform voor apps, een ontwikkeling die met Windows 8 al is ingezet. Medewerkers zullen steeds meer in staat worden gesteld om hun werkplek in te richten overeenkomstig hun persoonlijke voorkeuren en daarbij kunnen zij gebruik maken van die apps die het beste aansluiten bij hun eigen manier van werken – uiteraard binnen de kaders die de organisatie stelt.
Verder voorziet Winvision dat pc’s, laptops en tablets steeds meer naar elkaar toe zullen groeien en dat iedereen straks werkt met één personal device waarmee je alles kunt. Pc’s zullen zo langzamerhand gaan verdwijnen, behalve in specifieke situaties, bijvoorbeeld als ze gekoppeld zijn aan medische apparatuur. Werkplekoplossingen worden in veel sectoren inmiddels als dienst afgenomen bij cloudleveranciers en Winvision verwacht dat dit binnen enkele jaren ook binnen de zorgsector gemeengoed zal zijn. Dat betekent dat de rol van de eigen IT-organisatie zal veranderen: deze zal in toenemende mate een regieorganisatie worden in plaats van een beheerorganisatie. Tot slot denkt Winvision dat werkplekken binnen zorginstellingen steeds verder zullen worden toegespitst op de specifieke behoeften van gebruikers en ook steeds meer in staat zullen zijn om gebruikers in heel specifieke situaties te ondersteunen. Met behulp van apps, maar ook met andere innovatieve technologieën die inmiddels al op de markt zijn. Een voorbeeld daarvan is Microsoft Kinect voor Windows, technologie die het mogelijk maakt om een werkplek in bijvoorbeeld een operatiekamer door middel van bewegingen en gebaren te bedienen. Winvision’s hybride werkplekconcept is zo opgebouwd, dat deze en andere technologische ontwikkelingen snel en eenvoudig in de oplossing kunnen worden geïntegreerd. Dat stelt zorginstellingen in staat mee te groeien met de technologische vooruitgang en te allen tijde gebruik te maken van die technologieën die de doelstellingen van de organisatie optimaal ondersteunen.
Winvision, de IT-partner voor zorginstellingen De implementatie van een nieuwe werkplekoplossing binnen een zorginstelling vereist meer dan kennis van technologie alleen. Diepgaande kennis van de processen binnen de zorg en de specifieke regelgeving waar zorginstellingen mee te maken hebben, zijn van cruciaal belang. Winvision heeft grote kennis van en ervaring met het ontwerpen, implementeren en beheren van IT- en werkplekoplossingen in de zorg. Wij zijn bovendien volledig op de hoogte van de specifieke processen en ontwikkelingen die binnen de zorg spelen. We informeren en adviseren u dan ook graag over de mogelijkheden die Winvision’s hybride werkplekconcept uw organisatie kan bieden.
