AGILE: Stapsgewijze IMPLEMENTATIEMETHODIEK SNELLER RESULTAAT MEER FLEXIBILITEIT BETERE VOORTGANGSBEWAKING Brochure Agile
AGILE: CONTINU INSPELEN OP DE VEREISTEN VAN UW BUSINESS
Het succes van uw SAP oplossing wordt in belangrijke mate bepaald door de snelheid en de effectiviteit waarmee de software waarde toevoegt aan uw organisatie. SAP Nederland introduceert daarom Agile: een nieuwe, praktische implementatiemethodiek waarmee u in korte iteratieve cycli werkende functionaliteit implementeert. De belangrijkste eerst. Zo genereert u sneller resultaat, krijgt u direct inzicht in de waarde, verhoogt u de flexibiliteit van de implementatie en is een betere voortgangsbewaking mogelijk.
Sneller kunnen inspelen op marktvragen. Dat is wat klanten, interne én externe stakeholders verwachten. Dit stelt hoge eisen aan de inrichting en flexibiliteit van uw IT-landschap. Maar hoe vertaalt die snelheid zich naar de implementatie van nieuwe projecten? Kan de software sneller waarde toevoegen en optimaal voldoen aan de wensen van de eindgebruiker?
Om invulling te geven aan deze eisen introduceert SAP Nederland een nieuwe praktische, hands-on implementatiemethodiek. Deze iteratieve methodiek, genaamd Agile, is gebaseerd op de ‘Lean’ principes voor softwareontwikkeling en gebruikt elementen van ‘Scrum’ als implementatiemethodiek. Eenvoud staat daarbij centraal. U krijgt al in een heel vroeg stadium een goed
beeld van uw systeem op basis van standaard SAP software, de baseline configuratie. Vervolgens worden nieuwe functionaliteiten van uw oplossing stapsgewijs in zogenaamde ‘sprints’ opgeleverd.
Voordelen in een oogopslag Sneller resultaat
• Stapsgewijze oplevering van software via ‘sprints’ van 4 weken • Oplevering software gebaseerd op prioriteiten van klant • Kosten en waarde per sprint in kaart brengen
2
Betere voortgangsbewaking & afstemming • Opgeleverde werkende delen van SAP software maatstaf voor vooruitgang • Checkpoints (demo’s) om behoeften en resultaat te toetsen • Risico’s snel inzichtelijk en daardoor beheersbaar • Dagelijks overleg binnen implementatieteam • Business vroegtijdig en permanent betrokken bij proces
Meer flexibiliteit
• Per ‘sprint’ kunnen inspelen op verandering • Continue configuratie en oplevering van software • Rekening kunnen houden met inzicht van de business
“If I can’t picture it, I can’t understand it” Albert Einstein
Achtergrond Agile Het woord Agile betekent licht, snel en vlug. Agile gaat ervan uit dat gebruikers tijdens de implementatie de mogelijkheden van het systeem ontdekken, eisen en wensen kunnen bijstellen en direct van de voordelen willen profiteren. Het streven van Agile is om zo snel mogelijk werkende functionaliteit van de software op te leveren; startend met de onderdelen die het belangrijkst voor uw business zijn.
Door werkende software te laten zien, creëer je sneller begrip en enthousiasme. Dat is, zeker voor gebruikers, belangrijker dan het beschikken over uitgebreide documentatie. Een ander kernelement is samenwerking. Individuele belangen en interactie is belangrijker dan afspraken over processen en tools. Door het gebruik van de Scrum methodiek is continue communicatie en afstemming tussen de business en IT gewaarborgd.
Dit voorkomt misverstanden en zorgt al in een vroeg stadium voor toegevoegde waarde. De business is verantwoordelijk voor het beantwoorden van de ‘wat’vraag en geeft de prioriteiten aan. Het SAP implementatieteam bepaalt vervolgens ‘hoe’ dat het beste gedaan kan worden en maakt een inschatting van de benodigde inspanning om dit te realiseren.
3
Voordelen in detail Sneller resultaat De implementatie start met een stevig fundament op basis van standaard SAP software. In kleine iteraties, zogenaamde sprints, levert het implementatieteam steeds nieuwe functionaliteit op. Uw nieuwe oplossing kan zo in een vroeg stadium direct rendement opleveren. U voorkomt bovendien dat er tijd en geld besteed wordt aan zaken waar u geen behoefte aan heeft. Betere voortgangsbewaking & afstemming Tijdens een typische Agile-implementatie vindt er dagelijks overleg plaats tussen het team en de belanghebbenden. Met behulp van deze ‘Scrum Meetings’ houdt u voortdurend voeling met het project en volgt u de voortgang nauwgezet. Diverse checkpoints (demo’s) zorgen ervoor dat het SAP systeem op de behoeften aansluit. Na elke helder afgebakende sprint – en daarmee opgeleverde, werkende software – is duidelijk welke vooruitgang er is geboekt en wat er nog moet gebeuren. Risico’s en problemen zijn zo in een vroeg stadium van het project zichtbaar.
Meer flexibiliteit tijdens de implementatie Met de Agile aanpak reageert u snel en daadkrachtig op verandering. In tegenstelling tot andere methodieken is er geen ‘Blueprint’ die als uitgangspunt voor de hele implementatie dient. Agile gaat er zelfs vanuit dat wensen in de loop van de tijd veranderen. Daardoor kunnen er tijdens de implementatie nog wijzigingen aangedragen en doorgevoerd worden.
Fasen van Agile implementatie De Agile implementatie bestaat uit twee fases: Baseline en Sprint Realization Fase 1: Baseline In deze fase wordt een viertal stappen doorlopen met als eindresultaat een overzicht van de aanvullende, geprioriteerde eisen en wensen ten opzichte van de opgeleverde basisconfiguratie met standaard SAP software. Er wordt gestart met de Project Preparation (1.1) waarin elementen als rollen & verantwoordelijkheden, documentatiestandaarden en hardwarevereisten
worden besproken. Daarna worden alle bedrijfsprocessen en procesafhankelijke voorwaarden zoals master data, conversies, security & autorisaties en interfaces zorgvuldig tijdens de ‘Envision Process Workshops (1.2)’ in kaart gebracht. Business en IT werken daarbij nauw samen. Dit bepaalt de scope van het project. Op basis van deze uitkomsten wordt dit vertaald naar een goed fundament voor het totale project, een werkend Baseline System (1.3). Dit is gebaseerd op standaard SAP software. Het SAP implementatieteam inventariseert vooraf of daarbij gebruik gemaakt kan worden van projectversnellers zoals SAP Best Practices en Fast Track Services. Tot slot vindt de Evaluation Phase (1.4) plaats. Hierin bepaalt de business de prioriteit van de aanvullende wensen en functionaliteiten, de zogenaamde ‘Delta List’ in volgorde van ‘business value’. Zo maakt u onderscheid tussen de ‘nice-to-haves’ en ‘must-haves’. Het implementatieteam maakt vervolgens een inschatting van de inspanningen die vereist zijn om dit te realiseren en bepaalt de planning van de sprints voor de op te leveren onderdelen van het systeem. Aan het eind van deze fase heeft u inzicht in: a) De mate waarin uw processen en wensen met standaard SAP software gerealiseerd kunnen worden. b) Wat de business vindt van de eerste resultaten. c) De ontbrekende functionaliteiten, wensen en prioriteiten om de processen optimaal te kunnen uitvoeren. d) Een initiële inschatting van de effort van het team, hetgeen een basis is voor een releaseplan: wat kan in welke sprint opgeleverd worden?
4
Delta 3
2.5. Sprint Review
Testing
Documentation
Realisation
Analysis
Testing
Documentation
Delta 2
2.4. Sprint Demo
Delta 1
Tijdens de Sprint Planning Meeting (2.1) wordt aan het begin van de sprint het doel van de sprint gedefinieerd en samen met de Process Owner en het implementatieteam afgesproken welke delta requirements gerealiseerd worden. Vervolgens realiseert het implementatieteam deze tijdens de Delta Realisation (2.2) (inclusief testing en documentatie).
Realisation
Analysis
Testing
Documentation
Realisation
Analysis
Tijdens elke sprint worden nieuwe functionaliteiten opgeleverd. Zo groeit de toegevoegde waarde van het systeem geleidelijk. Hierbij worden volgende activiteiten tijdens iedere sprint uitgevoerd (zie onderstaand schema).
2.1. Sprint Planning
Fase 2: Sprint Realisation Het implementatieteam start met het realiseren van de wensen zoals vastgelegd in de Delta List. In volgorde van belangrijkheid vindt dit plaats in korte sprints van vier weken. Ook het testen en documenteren wordt hierbij meegenomen. De documentatie ontstaat dus tijdens het proces.
2.2 Delta Realisation 2.3 Daily Status Meetings
4 WEEKS SPRINT Working Software
Must Should Could Would
Delta List 16 15 14 13 12 11 10 09 08 07 06 05 04 03 02 01
Sprint Sprint Sprint Sprint Sprint Sprint Evaluate
Standard SAP Accelerators
Phase 1: Baseline
Phase 2: Sprint Realisation
Demo
Demo
Demo
Demo
Demo
Demo
Time 1.4 Evaluation Phase
1.3 Baseline System
Define Scope 1.2 Envision Process Workshop
Setting the scene
Release 1
1.1 Project Preparation
Business Priority
Release 2
5
In ‘Daily Status Meetings’ (2.3) wordt de voortgang van het project bijgehouden en besproken of het team tegen bepaalde obstakels aanloopt. Om het sprintdoel te waarborgen moeten deze zo snel mogelijk opgelost worden. Het implementatieteam presenteert aan het einde van elke sprint de nieuw ontwikkelde en geteste SAP software tijdens de Sprint Demo Session (2.4). Tijdens deze presentaties kunnen gebruikers en IT meteen bepalen of de ontwikkelde processen aan de
6
gestelde specificaties voldoen. Deze evaluatiemomenten maken de resultaten en voordelen direct zichtbaar en tastbaar. Na elke sprint wordt ook een korte Sprint Review (2.5) gehouden om te kijken wat er in de volgende sprint verbeterd kan worden (mini lessons learned). Dit proces is er op gericht om in de eerste release datgene live te hebben waar de grootste behoefte in de organisatie ligt. Na een of meer volgende sprints kan de volgende release live, totdat het hele systeem
succesvol geïmplementeerd is. Bovendien leren de uiteindelijke gebruikers de software steeds beter kennen en kunnen ze steeds beter bepalen wat er nog verbeterd kan worden. Zo ontdekken ze wat ze écht van het systeem kunnen verwachten. De voortgang van het project is af te meten aan de hoeveelheid opgeleverde werkende software. Deze aanpak vermindert uw projectrisico’s, maakt kosten beter beheersbaar en maakt dat uw software sneller rendeert.
Voorwaarden voor succes Agile gaat uit van korte implementatiecycli en hoge snelheid. Dit vraagt om constante terugkoppeling en aandacht van de ‘Process Owner(s)’ die de business stakeholders representeren. Belangrijke voorwaarden voor succes zijn daarom de betrokkenheid vanuit de business, een duidelijk beeld van de behoeften en prioriteiten van het project en een goede technische voorbereiding. Is een juiste set-up nog niet aanwezig, dan richten we ons in het project eerst hier op. Betrokkenheid business via ‘Process Owner(s)’ Besluitvorming en interne afstemming en communicatie met de verschillende business stakeholders rond de behoeften en prioriteiten; dat zijn de belangrijkste taken van een Process Owner (PO). Hij representeert daarmee de klant en de behoeften en koppelt deze terug naar het implementatieteam. Hij beheert ook de ‘Delta List’. Dit is een lijst met verschillen tussen de mogelijkheden van het baseline systeem en de gewenste processen en functionaliteiten vanuit de business. Daarmee geeft hij het implementatieteam duidelijke prioriteiten voor de
verschillende delta requirements. Tot slot is het voldoende beschikbaar zijn van de PO‘s tijdens het project cruciaal. Bij meerdere Process Owners vragen we bij gemeenschappelijke belangen naar een hoofd PO die bij verschillende belangen een finale beslissing kan nemen. Goede inventarisatie van behoeften en prioriteiten van het project Wat zijn de gewenste bedrijfsprocessen en functionaliteiten in het nieuwe systeem? Hoe beter dit duidelijk is, hoe beter de scope van het project bepaald kan worden. Zeker als daarnaast de prioriteiten op basis van de meeste toegevoegde waarde voor de organisatie goed worden vastgelegd. Goede technische voorbereiding Een goede start is het halve werk. Dat geldt ook vanuit de techniek. Het op tijd beschikbaar zijn van een technische omgeving waarop de baseline configuratie kan draaien versnelt het project. Bij Agile gaan we uit van een nieuw systeemlandschap (Greenfield), maar kan ook gebruik worden gemaakt van een bestaande, reeds geïmplementeerde omgeving. Bij een bestaand systeem moet er wel rekening worden gehouden
met een technische analyse om mogelijke afhankelijkheden te herkennen en hierop te anticiperen. Keuzemogelijkheid Elk project kent zijn eigen karakteristieken. Naast ASAP, de lineaire implementatiemethodiek van SAP waarin meer dan 30 jaar implementatie-ervaring is ingebed, is er nu dus een keuze met Agile. Een keuze die u weloverwegen moet maken. De mate van gewenste flexibiliteit tijdens de implementatie en de noodzaak tot continue afstemming met de business zijn belangrijke criteria hiervoor. Net als de eisen die gesteld worden aan documentatie en organisational change management. Natuurlijk adviseren wij u graag hoe uw project het beste resultaat oplevert. Meer informatie Wilt u meer weten over Agile? Vraagt u zich af of uw project geschikt is voor deze aanpak? Wilt u dieper ingaan op de manier waarop SAP uw project op een nieuwe, innovatieve en efficiënte manier tot een goed einde brengt? Neem dan contact op met SAP, tel. 073 645 7575. Tijdens een persoonlijk gesprek gaan we graag dieper in op de mogelijkheden van Agile voor úw organisatie.
Agile en Lean: goede combinatie Waar Agile zich richt op het afleveren van software en systemen, richt Lean zich op de optimalisatie van de gehele bedrijfsvoering. Binnen organisaties die ‘Lean’ werken, zijn alle werkprocessen maximaal op elkaar afgestemd. Onnodige procedures, knelpunten en andere obstakels worden waar mogelijk verwijderd om een optimale ‘flow’ te bewerkstelligen. IT speelt een
belangrijke rol bij het succes van Lean. Net als Lean gaat Agile uit van de gedachte dat de mensen op de werkvloer het beste aan kunnen geven hoe hun werk beter uitgevoerd kan worden. De flexibiliteit van Agile vormt een prima basis voor een Lean opererende organisatie, net als snelheid, wendbaarheid en focus op klantwaarde. 7
3731039 (10/02) ©2010 by SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver, Duet, Business ByDesign, ByDesign, PartnerEdge, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and in several other countries all over the world. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies (“SAP Group”) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with r espect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty s tatements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty.
SAP Nederland B.V. Amerikastraat 10 5232 BE ’s-Hertogenbosch Postbus 3292 5203 DG ’s-Hertogenbosch T + 31 (0)73 645 75 00 F + 31 (0)73 645 73 00
www.sap.nl/agile
