Groeimogelijkheden van de Letterenloop Op welke manier kan er continuïteit en groei worden gewaarborgd bij de Letterenloop?
Laura Langendijk 1314-093, juni 2014 SportSupport Haarlem Hogeschool van Amsterdam Bachelor opleiding Sport, Management en Ondernemen
Groeimogelijkheden van de Letterenloop Op welke manier kan er continuïteit en groei worden gewaarborgd bij de Letterenloop?
Auteur
Afstudeerdocent Meelezer
Laura Langendijk Populierenlaan 57 1911 BK Uitgeest SportSupport Haarlem José Nonnekens Generaal Spoorlaan 2 2025 NB Haarlem Martin Breedijk Joyce Velthuis
Afstudeerproject
1314-093, juni 2014
Opdrachtgever
1
Voorwoord Het vinden van een leuke en uitdagende afstudeerstage is moeilijk geweest maar leidde uiteindelijk tot de luxe positie van twee bedrijven die mij graag als afstudeerder wilden hebben. Na gekozen te hebben voor de Letterenloop van SportSupport Haarlem kon het afstudeertraject daadwerkelijk beginnen. Tijd voor actie! Tijdens mijn afstudeertraject zijn er een aantal personen die mij hebben geholpen om dit product met goed gevolg te kunnen afronden. Daarvoor gaat mijn dank uit naar mijn stagebegeleider José Nonnekens en de andere medewerkers van SportSupport. Zij hebben mij tijdens mijn scriptie ondersteund (het lezen van brieven en verslagen op spelling, hulp in voorbereiding van interviews etc.) en met het evenement geholpen waar het nodig was. Ook wil ik mijn afstudeerdocent Martin Breedijk bedanken voor zijn goede adviezen, hulp tijdens mijn scriptie en de kritische feedback. Mijn coach, Joyce Velthuis, wil ik bedanken voor de gesprekken en adviezen in de zoektocht naar een afstudeerstage en voor alle tijd en energie die zij de afgelopen vier jaar in mij heeft gestopt bij SM&O. Naast de bovengenoemde personen heb ik een aantal interviews afgenomen om informatie te verzamelen voor mijn onderzoek, ook deze mensen wil ik bedanken voor hun tijd en adviezen. Laura Langendijk 24 juni 2014
2
Samenvatting In dit rapport wordt onderzoek gedaan naar de groeimogelijkheden van de Letterenloop: één van de hardloopevenementen van Stichting SportSupport Kennemerland (SportSupport). Hierbij staat de volgende vraagstelling centraal: Op welke manier kan er continuïteit en groei worden gewaarborgd bij de Letterenloop? De Letterenloop wordt jaarlijks georganiseerd door SportSupport en Stichting Letterenloop. Met het evenement zetten zij zich in voor Run4Schools. Dit is een Nederlandse organisatie die sport biedt aan de kinderen in het township Mitchell’s Plain (Kaapstad, Zuid-Afrika) met als doel hen te behoeden voor de criminaliteit. De Letterenloop kent vier afstanden (10km, 5km, 1500meter en 750meter) en trekt gemiddeld 1.650 deelnemers aan. De organisatie heeft de wens om te groeien qua deelnemersaantal en om een afstand toe te voegen. De groei is gewenst om het evenement breed uit te kunnen zetten met het oog op partnerschappen. Promotie, afstanden, side-events, organisatie en sponsoren, partners en bedrijventeams vormen de punten waarop groei te realiseren valt. In de geschiedenis van het hardlopen zijn drie grote loopgolven te zien. Tijdens de eerste loopgolf veranderde het hardlopen van een wedstrijdsport voor een enkeling in een sportactiviteit voor velen, vooral mannen. In de tweede loopgolf werd het gezondheidsaspect belangrijker, besloten de hardlopers om zich niet aan te sluiten bij de bond en zijn de vrouwen meer gaan hardlopen. Tijdens de derde hardloopgolf, die nu nog voortduurt, wordt de beleving belangrijker. Er is een vergelijking gemaakt met Le Champion en Emolife Events, hieruit zijn een aantal punten gekomen waarop bij de Letterenloop groei gerealiseerd kan worden. Hierbij is het belangrijk om een helder toekomstbeeld te hebben die beide organisaties ondersteunen zodat er gezamenlijk naar een doel gewerkt kan worden. Vanuit SportSupport (organisator José Nonnekens) is er de wens om te groeien in deelnemersaantal. Promotie is hierbij een belangrijke factor; dit gebeurt nu nog via posters, flyers, website en een facebookpagina. Dit terwijl de meeste deelnemers meedoen aan de Letterenloop omdat zij al een keer eerder hebben deelgenomen of omdat vrienden en familie hen op het evenement hebben gewezen. Daarbij wordt er nog niet echt ingespeeld op de beleving voor de deelnemer. Het toevoegen of uitdiepen van het Letteren-thema, het benadrukken van het prachtige parcours, de bijzondere start en finishlocatie of het goede doel kunnen beleving toevoegen aan het evenement. De manier waarop beleving wordt toegevoegd zal in alle communicatie naar deelnemers toe doorgevoerd moeten worden, hierbij is het marketingcommunicatieplan een handvat. De wens om de 10 Engelse Mijl toe te voegen, lijkt organisatorisch gezien een moeilijk punt. Een nieuwe afstand vraagt om meer vrijwilligers en verkeersregelaars en meer tijd van de huidige vrijwilligers en verkeersregelaars. Dat is een punt waarover de organisatie moet beslissen of het haalbaar is. De organisatie wordt onder andere geadviseerd om beleving toe te voegen aan het evenement door het thema Letteren meer uit te diepen. Het is van belang om het thema aan ieder aspect van het evenement toe te voegen. Het toevoegen van een 10 Engelse Mijl wordt de organisatie afgeraden. Kernwoorden: Promotie, Afstanden, Side-events, Organisatie, Mogelijkheden 3
Abstract This report investigates the potential growth of the Letterenloop, one of the running events organised Foundation SportSupport Kennemerland (SportSupport). The following question is central: In what way can continuity and growth be ensured in the Letterenloop? The Letterenloop is organised by SportSupport and Foundation Letterenloop with this event Run4Schools is supported. Run4Schools is a Dutch organisation that offers sports to children who live in the township Mitchell’s Plain (Cape Town, South Africa) and thereby protect them from crime. The Letterenloop has four distances (10km, 5km, 1500metres, and 750metres) and has an average of 1.650 participants. The organisation has the wish to expand the number of participants and wishes to add an extra distance. The growth is desired to expand the event considering partnerships. Promotion, distances, side-events, organisation and sponsors, partners and business teams are aspects on which growth can be realised. In the history of running there are three big changes. During the first change running has changed from a competitive sport in to a sports activity for a large group, especially men. In the second big change the health aspect became more important, runners decided not to join the union and women were participating more in running. During the third big change in running, which is still preceding, the focus is on the experience. A comparison was made with Le Champion and Emolife Events, there are a number of points on which growth can be realised by the Letterenloop. Hereby it is important to have a clear future perspective, which is supported by both organisations, so they can work together to reach the shared goal. SportSupport (organiser José Nonnekens) wants growth in terms of the number of participants. Promotion is hereby an important factor, now the Letterenloop is promoted through posters, flyers, website and a facebook-page. However most of the participants join the Letterenloop because they have participated once before or because friends and family told them about the event. The addition or deepening of the Letteren-theme, emphasising the beautiful trail, the special start and finish location or the charity can add experience to the Letterenloop. The way in which the experience will be added, has to be implemented in the whole communication to the participants, the marketing plan is thereby an important tool. The wish to add the 10 English Mile seems to be a difficult organisational issue. A new distance requires extra volunteers and traffic controllers, and more time of the current volunteers and traffic controllers. That is a point on which the organisation has to decide if it is achievable. The organization is advised, among others, to add experience to the event by deepening the theme Letteren. It is important to add the theme to every aspect of the event. The addition of a 10 English Mile is discouraged. Keywords: Promotion, Distances, Side events, Organisation, Possibilities
4
Inhoudsopgave Voorwoord ....................................................................................................................................................... 2 Samenvatting ................................................................................................................................................... 3 Abstract ........................................................................................................................................................... 4 1. Inleiding ....................................................................................................................................................... 7 1.1 Aanleiding en doelstelling ............................................................................................................................. 7 1.2 Werkwijze ..................................................................................................................................................... 7 2. Probleemanalyse en doelstelling .................................................................................................................. 9 3. De organisatie in kaart ............................................................................................................................... 10 3.1 Stichting SportSupport Kennemerland ........................................................................................................ 10 3.2 Missie, visie en doelstelling SportSupport ................................................................................................... 10 3.2.1 Missie .................................................................................................................................................. 10 3.2.2 Visie ..................................................................................................................................................... 11 3.2.3 Doelstellingen ...................................................................................................................................... 11 3.3 Organogram SportSupport ......................................................................................................................... 12 3.3.1 Bestuur ................................................................................................................................................ 12 3.3.2 Directie en Management ..................................................................................................................... 12 3.3.3 Raad van Advies (RvA) ......................................................................................................................... 13 3.3.4 Systemen ............................................................................................................................................. 13 3.4 Missie, visie en doelstelling Stichting Letterenloop..................................................................................... 13 3.4.1 Missie .................................................................................................................................................. 13 3.4.2 Visie ..................................................................................................................................................... 14 3.4.3 Doelstellingen ...................................................................................................................................... 14 3.5 Organogram Stichting Letterenloop ........................................................................................................... 14 4. De huidige situatie ..................................................................................................................................... 15 4.1 Het ontstaan van de Letterenloop .............................................................................................................. 15 4.2 Run4Schools ................................................................................................................................................ 15 4.3 Afstanden en Side-events............................................................................................................................ 16 4.3.1 FamilyRun ............................................................................................................................................ 17 4.3.2 KidsRun en SchoolsRun4Schools ......................................................................................................... 17 4.3.3 Individueel en bedrijfsloop over 5 en 10 kilometer ............................................................................ 17 4.4 De financiële situatie .................................................................................................................................. 18 5. Historie van het hardlopen en het profiel van de hardlopers ..................................................................... 19 5.1 Historie hardlopen in Nederland ................................................................................................................. 19 5.2 Profiel van de evenementenhardloper ........................................................................................................ 20 6. Uitbreidingsmogelijkheden ........................................................................................................................ 21 6.1 Promotie ..................................................................................................................................................... 21 6.1.1 Promotie bij de Letterenloop .............................................................................................................. 21 6.1.2 Le Champion ........................................................................................................................................ 22 6.1.3 Emolife................................................................................................................................................. 22 6.1.4 Mogelijkheden voor de Letterenloop .................................................................................................. 23 5
6.2 Sponsoren en bedrijventeams ..................................................................................................................... 24 6.2.1 Sponsoren en bedrijventeams van de Letterenloop ........................................................................... 25 6.2.2 Le Champion ........................................................................................................................................ 26 6.2.3 Emolife................................................................................................................................................. 26 6.2.4 Mogelijkheden voor de Letterenloop .................................................................................................. 26 6.3 Afstanden .................................................................................................................................................... 28 6.3.1 De afstanden van de Letterenloop ...................................................................................................... 28 6.3.2 Le Champion ........................................................................................................................................ 28 6.3.3 Emolife................................................................................................................................................. 28 6.3.4 Mogelijkheden voor de Letterenloop .................................................................................................. 28 6.4 Side-events .................................................................................................................................................. 29 6.4.1 De side-events van de Letterenloop .................................................................................................... 29 6.4.2 Le Champion ........................................................................................................................................ 29 6.4.3 Emolife................................................................................................................................................. 30 6.4.4 Mogelijkheden voor de Letterenloop .................................................................................................. 30 7. Organisatiemogelijkheden ......................................................................................................................... 31 7.1 Le Champion ........................................................................................................................................... 31 7.2 Emolife.................................................................................................................................................... 31 7.3 Mogelijkheden voor de Letterenloop ..................................................................................................... 32 8. Conclusie .................................................................................................................................................... 35 9. Advies ........................................................................................................................................................ 38 9.1 Het toekomstperspectief ............................................................................................................................. 38 9.2 Het goede doel ............................................................................................................................................ 41 9.3 De gewenste afstand .................................................................................................................................. 41 9.4 De organisatie ............................................................................................................................................. 41 9.5 De financiële situatie .................................................................................................................................. 42 Literatuurlijst .................................................................................................................................................... 43 Bijlagen .......................................................................................................................................................... 45 Bijlage 1. Tabel cijfers hardlopers CBS .............................................................................................................. 45 Bijlage 2. Informatie over Le Champion ............................................................................................................ 47 Bijlage 3. Uitgeschreven interview met Jan Willem Mijderwijk, Le Champion ................................................. 49 Bijlage 4. Evenementenprogramma Le Champion ............................................................................................ 55 Bijlage 5. Informatie over Emolife .................................................................................................................... 56 Bijlage 6. Uitgeschreven interview met Marieke Mantje, Emolife .................................................................... 57 Bijlage 7. Gedrukte promotiematerialen Letterenloop ..................................................................................... 63
6
1. Inleiding Op zondag 15 juni 2014 is de zevende editie van de Letterenloop gehouden, georganiseerd door Stichting SportSupport Kennemerland (SportSupport) en Stichting Letterenloop. De Letterenloop richt zich bij de promotie en aanschrijving van bedrijven voornamelijk op het boekenvak. Hierbij kan men denken aan uitgeverijen, boekhandels en bibliotheken. 1.1 Aanleiding en doelstelling De Letterenloop is één van de zes hardloopevenementen die SportSupport organiseert. De organisatie van de Letterenloop, bestaande uit Stichting Letterenloop en namens SportSupport José Nonnekens, heeft de ambitie om het aantal deelnemers te laten groeien. De inschrijvingen blijven namelijk achter bij het gewenste aantal deelnemers: gemiddeld doen er per editie ongeveer 1.650 hardlopers mee. Het gewenste aantal deelnemers ligt voor José Nonnekens rond de 3.000 deelnemers per editie en 40 bedrijventeams. De groei is gewenst om het evenement breed uit te kunnen zetten met het oog op partnerschappen. Om deze groei te realiseren moeten er nieuwe initiatieven genomen worden, gericht op de organisatie, afstanden, promotie en side-events. De groei in deelnemersaantallen wil de organisatie zo snel mogelijk zien. De doelstelling is om bij de volgende editie in juni 2015 naar een groei van 1.650 deelnemers naar 1.800 deelnemers te streven. De vernieuwde organisatie, José Nonnekens is sinds 2014 namens SportSupport betrokken bij de organisatie, brengt mogelijkheden om veranderingen en ideeën door te voeren. Daarbij wordt het bestuur van Stichting Letterenloop na de editie van 2014 vernieuwd. Met dit rapport wordt er een advies aan de organisatie gegeven over de verschillende groeimogelijkheden van de Letterenloop.
1.2 Werkwijze Om een duidelijk beeld te krijgen van de groeimogelijkheden van de Letterenloop betreffende de afstanden, side-events en organisatie, wordt er onderzoek gedaan. Het onderzoek is gebaseerd op deskresearch, gesprekken met de organisatie over wensen en gesprekken met externe organisaties van hardloopevenementen. Het onderzoek en de gesprekken staan in het teken van het verzamelen van informatie over groeimogelijkheden voor de Letterenloop. Allereerst wordt in hoofdstuk twee een overzicht gegeven van de te beantwoorden deelvragen. Daarbij wordt de hoofdvraag benoemd. Vervolgens wordt er in hoofdstuk drie een algemeen beeld geschetst van de organisatie, bestaande uit SportSupport en Stichting Letterenloop. Hierin wordt van beide organisaties het organogram en de missie, visie en doelstellingen weergegeven. In hoofdstuk vier komen de historie, deelnemersaantallen, de donaties aan Run4Schools en de afstanden aan bod. Hierbij wordt gekeken naar alle edities van de Letterenloop en het ontstaan van de loop. Daarna komen in hoofdstuk vijf de historie van het hardlopen in Nederland en het profiel van de deelnemers aan de Letterenloop aan bod. Hoofdstuk zes is gebaseerd op de interviews met Le Champion en Emolife Events (Emolife) en gaat over mogelijkheden op het gebied van promotie, afstanden, side-events, en sponsoren, partners en bedrijventeams. 7
In hoofdstuk zeven worden de mogelijkheden op het gebied van organisatie besproken, ook aan de hand van de interviews met Le Champion en Emolife. De conclusie met daarin de beantwoording van de deelvragen en hoofdvraag komt aan bod in hoofdstuk acht. Hierna volgt het advies over de aanpak in hoofdstuk negen.
8
2. Probleemanalyse en doelstelling De afgelopen edities van de Letterenloop heeft het deelnemersaantal geschommeld tussen de 1.500 en 2.000 deelnemers. In de komende edities wil de organisatie van de Letterenloop het deelnemersaantal zien groeien en wordt er gevraagd naar de verschillende groeimogelijkheden van het evenement. De organisatie wil graag alle mogelijkheden op de verschillende aspecten zien. Om de organisatie een beeld te geven van de mogelijkheden wordt in dit onderzoeksrapport antwoord gegeven op de volgende hoofdvraag: “Op welke manier kan er continuïteit en groei worden gewaarborgd bij de Letterenloop?” Om een volledig antwoord te kunnen geven op de hoofdvraag zijn er een aantal deelvragen opgesteld: -
Waar wil de organisatie van de Letterenloop over vier jaar zijn? Wat is de historie van het hardlopen en het profiel van de evenementenlopers? Wat is het huidige aanbod van de Letterenloop (side-events, afstanden)? Welke (groei)mogelijkheden zijn er op het promotionele vlak? Welke (groei)mogelijkheden zijn er op het organisatorische vlak? Welke (groei)mogelijkheden zijn er voor de side-events? Welke (groei)mogelijkheden zijn er op het gebied van afstanden (10 Engelse Mijl)?
9
3. De organisatie in kaart De organisatie van de Letterenloop bestaat uit twee verschillende stichtingen die door het hardloopevenement samen komen, namelijk SportSupport en Stichting Letterenloop. In paragraaf 3.1 wordt kort omschreven wat SportSupport naast hardloopevenementen doet en voor welke doelgroepen zij zich inzetten. Daarna worden kort de missie, visie en doelstellingen beschreven (3.2). Vervolgens wordt in paragraaf 3.3 bekeken hoe de organisatiestructuur van SportSupport eruitziet. In paragraaf 3.4 wordt beschreven wat Stichting Letterenloop doet en wat de missie, visie en doelstellingen zijn. Daarna wordt de organisatiestructuur van Stichting Letterenloop bekeken.
3.1 Stichting SportSupport Kennemerland SportSupport is al meer dan vijftien jaar actief in het verzorgen van informatie, advies, organisatie en ondersteuning van de sport in Haarlem en omgeving in de meest brede zin van het woord. Breedtesportstimulering is de kerntaak van SportSupport. Daarnaast is de organisatie ook actief met evenementen en heeft het een aparte topsporttak, Stichting Topsport Kennemerland. Bij SportSupport is vooral de maatschappelijke functie van sport erg belangrijk. Dit uit zich in de diverse projecten die worden geïnitieerd en uitgevoerd. Hierbij moet men denken aan projecten voor jeugd, jongeren en aangepaste sporters maar ook voor talenten, minderheden en kwetsbare burgers. Naast de maatschappelijke functie treedt SportSupport voor Haarlem, Bloemendaal, Velsen, Hillegom en Heemstede op als inhoudelijk en juridisch werkgever van een aantal combinatiefunctionarissen en buurtsportcoaches. Naast de maatschappelijke activiteiten organiseert SportSupport een aantal evenementen. Enkele voorbeelden hiervan zijn: -
Olympische Dag Haarlem Het Sportgala Wandeltochten De Haarlems Dagblad-LifeFit Grachtenloop
De ZorgSpecialist Loop, LifeFit Heemstedeloop en de Letterenloop worden door SportSupport ondersteund door het technisch wedstrijdelement voor haar rekening te nemen. (SportSupport, z.d.a)
3.2 Missie, visie en doelstelling SportSupport 3.2.1 Missie SportSupport stelt zich ten doel om, door middel van innovatieve inzet van professionals en vrijwilligers, kwalitatieve en effectieve breedte-, talenten- en topsportstimulering in ZuidKennemerland en omstreken te waarborgen en uit te bouwen. SportSupport ondersteunt lokaal en regionaal de georganiseerde sport en zet sport en bewegen in als middel voor alle doelgroepen binnen een scala aan beleidsterreinen, te weten:
10
-
Sportparticipatie Gezondheid (fysiek en psychisch) Sociale en maatschappelijke participatie Onderwijs Integratie Vrijwillige inzet Leefbaarheid woonomgeving Veiligheid Werk en inkomen
SportSupport werkt hierbij samen met een diversiteit aan partners, te weten lokale overheden, sportverenigingen, onderwijs-, zorg-, en welzijnsinstellingen, bedrijfsleven en andere lokale en regionale organisaties. (Buitendijk, J., 2013)
3.2.2 Visie In de periode 2014 – 2017 ontwikkelt SportSupport zich tot hét sport stimulerings- en sportevenementen bureau voor de regio Kennemerland en waar mogelijk en/of gewenst daarbuiten. SportSupport ontwikkelt zich verder als beleidsuitvoerder en beleidsondersteuner van lokaal en regionaal breedte-, talenten- en topsportbeleid. SportSupport zal worden herkend aan en erkend voor haar professionaliteit, kwaliteit van dienstverlening, klantgerichtheid en deskundigheid. SportSupport neemt haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en opereert binnen de inhoudelijke en financiële referentiekaders van haar opdrachten en conform van toepassing zijnde wet en regelgeving. (Buitendijk, J., 2013)
3.2.3 Doelstellingen SportSupport heeft de volgende doelstellingen voor de periode 2014-2017: -
Realiseren van financieel en inhoudelijk stabiele en gezonde organisatie Realiseren van meerjarige opdrachten en samenwerkingsovereenkomsten Optimaliseren van bestaande producten en diensten aan de hand van actuele behoeften Optimaliseren van de organisatie als zodanig. Hierbij krijgen vooral organisatiestructuur, financieel beleid, personeelsbeleid, positionering en kwaliteit van de interne en externe dienstverlening en continuïteit de aandacht. (Buitendijk, J., 2013)
11
3.3 Organogram SportSupport
Figuur 1 Organogram SportSupport
Binnen SportSupport ligt de nadruk op een samenwerking in de matrix organisatie (in het blauwe kader), binnen deze samenwerking wordt er van de projectcoördinatoren verwacht dat zij een samenhang tussen de verschillende projecten aanbrengen en de doelgroepen effectief en efficiënt bedienen. Ook is een nadrukkelijke samenwerking tussen de verschillende coördinatoren vereist. De functies van Programma manager en Evenementen manager worden onder toezicht en eindverantwoordelijkheid van de Directeur uitgevoerd. (Buitendijk, J., 2013)
3.3.1 Bestuur SportSupport en Topsport Kennemerland kennen een zeskoppig bestuur, welke gezamenlijk bevoegd en verantwoordelijk is voor beide stichtingen. Naast de functies voorzitter, penningmeester en secretaris, krijgen de leden van het bestuur ook specifieke portefeuilles toegekend, zoals topsport, evenementen en personeelszaken. Het bestuur stelt de Begrotingen, Organisatiestructuur en Jaarrekeningen vast en stelt de Directie aan. (Buitendijk, J., 2013)
3.3.2 Directie en Management De directeur, zijn plaatsvervanger en het managementteam geven onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur leiding aan de bedrijfsuitvoering van SportSupport. De directeur geeft ook leiding aan Topsport Kennemerland waarvan de bedrijfsuitvoering is ondergebracht bij Sportmarketingbureau 2Basics. De directeur moet opereren binnen de vastgestelde begrotingen en binnen de vastgestelde organisatiestructuur. (Buitendijk, J., 2013)
12
3.3.3 Raad van Advies (RvA) De Raad van Advies heeft als functie en taak om expertise tussen verschillende partijen, onder andere het bestuur, directie en medewerkers, te bundelen op informele basis. De RvA-leden kunnen individueel of als geheel: -
Advies geven aan de partijen; en/of de partijen ondersteunen en begeleiden.
Het vergroten van het maatschappelijke draagvlak, het verbreden van het netwerk, het toevoegen van inspiratie en kennis en het bijdragen aan de betekenis van sport in regio Kennemerland zijn de doelen van de RvA. (Buitendijk, J., 2013)
3.3.4 Systemen De organisatie kent onderstaande systemen en procedures: -
-
-
Administratie De financiële administratie en relatiedatabase worden in één programma bijgehouden, deze gegevens worden gebruikt voor de accountantscontroles, rapportages en jaarrekeningen. De werknemers dienen in de projectadministratie een urenadministratie bij te houden. Voor verschillende (sport)materialen wordt een reserveringssysteem gehanteerd. De bedrijfswagen heeft een eigen registratiesysteem. Deelnemers evenementen en JeugdSportPas project Voor de verschillende evenementen van SportSupport wordt er gebruikt gemaakt van een online inschrijfformulier. Het JeugdSportPas project maakt gebruik van Sportpas.nl een applicatie die het mogelijk maakt om het sportaanbod onder de aandacht te brengen. Beoordelingssysteem Aan de hand van verschillende gespreken gedurende het jaar wordt de persoonlijke voortgang en de voortgang van het project gestuurd en gemonitord. (Buitendijk, J., 2013)
3.4 Missie, visie en doelstelling Stichting Letterenloop 3.4.1 Missie Stichting Letterenloop stelt zich ten doel om door donateurs, sponsoren en een vrijwillige organisatie de Letterenloop voort te zetten en de goede doelen op het sportieve vlak te blijven ondersteunen. Er wordt gestreefd naar zo laag mogelijke kosten, 100% transparantie en duurzaamheid.
13
3.4.2 Visie Stichting Letterenloop wil in de toekomst duurzame sportprojecten die extra aandacht en steun goed kunnen gebruiken en verdienen vanwege de bewezen effectiviteit blijven ondersteunen.
3.4.3 Doelstellingen Stichting Letterenloop heeft de volgende doelstellingen: -
Het organiseren van een jaarlijks terugkerend hardloopevenement met, voor en door schrijvers, cabaretiers, boekenvakkers, hun fans en hun lezers. Een bijdrage leveren aan goede doelen op het sportieve vlak die aandacht verdienen en een financiële impuls kunnen gebruiken.
3.5 Organogram Stichting Letterenloop De Letterenloop wordt door Stichting Letterenloop en SportSupport georganiseerd. Beide partijen hebben eigen verantwoordelijkheden binnen de samenwerking. SportSupport is verantwoordelijk voor het looptechnische gedeelte van de loop en verzorgt de mogelijkheden tot inschrijven. Zij zijn verantwoordelijk voor het deels uitvoeren van het beleid van Stichting Letterenloop. Stichting Letterenloop heeft inzicht in de financiën en zorgt voor de gedrukte promotiematerialen. Zij zijn verantwoordelijk voor het goede en financieel verantwoord verlopen van het evenement. Het bestuur van Stichting Letterenloop bestaat uit de voorzitter, penningmeester en secretaris. Zij hebben twee assistenten die zich bezig houden met de organisatie van het kinderprogramma en de PR & Promotie.
Letterenloop
Stichting Letterenloop
Kinderprogramma
Voorzitter
Secretaris
SportSupport
PR & Promotie
Medewerkster SportSupport
Stagiair(e)
Loopteam SportSupport
Penningmeester
Figuur 2 Organogram Stichting Letterenloop
Naast de missie, visie, doelstellingen en organisatiestructuren van de beide betrokken organisaties is het van belang om een helder beeld te schetsen van de huidige situatie. Uiteindelijk kan hieruit worden opgemaakt waar de groeimogelijkheden van de Letterenloop liggen.
14
4. De huidige situatie Om de groeimogelijkheden te onderzoeken, is het van belang om de huidige situatie te weten. In de eerste paragraaf wordt het ontstaan van de Letterenloop besproken. Een beschrijving van het goede doel, de deelnemersaantallen en de hoogte van de donaties worden besproken in paragraaf 4.2. De afstanden van het evenement worden besproken in paragraaf 4.3. De huidige financiële situatie met daarin onder andere de opbouw van de donatie aan Run4Schools wordt besproken in paragraaf 4.4.
4.1 Het ontstaan van de Letterenloop Het idee voor de Letterenloop is in 2007 ontstaan vanuit de samenwerking van Boekhandel Bloemendaal met schrijver en hardloper Bram Bakker. Zij hebben Stichting Run4Schools aangewezen als de begunstigde van het evenement. Het evenement kreeg serieus vorm nadat Midas Dekker, Abdelkader Benali, Renate Dorrestein, Beau van Erven Dorens, Peter Nijssen (AP/Sporthuis) en Joost Swart positief reageerden op het verzoek om mee te werken. (Letterenloop, z.d.a.) De gemeente Haarlem en Bloemendaal omarmden het plan voor een groene loop door Haarlem Boekenstad en Bloemendaal Schrijversdorp. Daarbij werd de initiatiefgroep uitgebreid met een vrijwilliger van Run4Schools en een vrijwilliger van uitgeverij Nieuw Amsterdam. SportSupport kreeg de opdracht om de uitvoering van het looptechnische deel op zich te nemen, samen waren zij verantwoordelijk voor de eerste Letterenloop op zondag 1 juni 2008. In november 2008 werd de Letterenloop genomineerd voor het Beste Sportevenement van Kennemerland. (Letterenloop, z.d.a.)
4.2 Run4Schools Stichting Letterenloop heeft bij de oprichting van het hardloopevenement Stichting Run4Schools benoemd als begunstigde. De stichting biedt op verschillende basisscholen in het Township Mitchell’s Plain bij Kaapstad sport en spel aan. Op deze manier wordt voorkomen dat kinderen op straat belanden waar ze vaak met drugs, criminaliteit en prostitutie in aanraking komen. Door de inschrijving van de deelnemers wordt de Stichting Run4Schools gesteund. (Run4Schools, z.d.a.) De aanpak van Run4Schools is effectief en het opvangen van de kinderen zorgt voor betere toekomstperspectieven en werkgelegenheid. (Letterenloop, z.d.a.) Sinds de eerste editie in 2008 heeft Run4Schools in totaal een donatie van € 68.760,00 ontvangen van de deelnemers van de Letterenloop. De opbouw van deze donaties is te lezen in de onderstaande tabel. Daarin staat ook het verloop van de deelnemersaantallen en aantallen bedrijventeams vermeld. Per editie doen er gemiddeld 1.650 hardlopers en 32 bedrijventeams mee met aan Letterenloop, de deelnemers van de bedrijventeams zijn in het totaal aantal deelnemers opgenomen. (Jaarverslagen SportSupport, 2008-2013) In de jaarverslagen (2008-2013) van SportSupport over de Letterenloop zijn geen oorzaken voor de schommelingen in de deelnemersaantallen benoemd. Wat opvallend is in de opbouw van het deelnemersaantal is dat er vanaf 2010 minder kinderen deelnemen aan de KidsRun. Daarnaast zijn er ook in 2011 minder deelnemers voor de 10 kilometer, vergeleken met 2010. Het verschil tussen 2011 en 2012 zit hem in de sterke afname (-200 deelnemers) bij de KidsRun. (Jaarverslagen SportSupport, 2008-2013)
15
Jaar 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Donatie € 15.000,00 € 15.000,00 € 20.600,00 € 6.500,00 € 6.500,00 € 5.160,00
Aantal deelnemers 1.197 1.710 1.939 1.800 1.556 1.718
Aantal bedrijventeams 27 33 40 29 19 39
Tabel 1 Opbouw donaties en deelnemers aan Run4Schools (Jaarverslagen SportSupport, 2008-2013)
Bijzonder aan de bovenstaande tabel is het feit dat de hoogte van de donatie steeds lager wordt, terwijl het aantal deelnemers soms zelfs hoger is dan het jaar ervoor. Dit heeft te maken met het volgende: -
-
Minder sponsoren In de eerste edities van de Letterenloop waren er een aantal grote sponsors gebonden aan het evenement. Hiermee konden de vaste kosten gedekt worden en ging al het ’overgebleven’ geld naar Run4Schools. In de loop der jaren hebben de sponsors het contract niet verlengd en zijn er geen nieuwe sponsors gevonden. Minder extra bijdrage van de deelnemers. Het bedrag aan extra bijdrage wat de deelnemers zelf kunnen invullen, is de afgelopen jaren verminderd.
Naast de donaties vanuit de Letterenloop heeft Run4Schools meer (hardloop)evenementen waarmee zij geld inzamelen voor de Zuid-Afrikaanse kinderen in het Township Mitchell’s Plain. De Two Oceans Run, de Dam tot Damloop en sponsorlopen voor de scholen zijn belangrijke inkomstenbronnen. Deze hardloopevenementen worden niet speciaal voor Run4Schools georganiseerd, bij de twee eerst genoemde lopen doet Run4Schools mee met een groep hardlopers die zelf een sponsoractie opzetten. Ook de Letterenloop is geen loop speciaal voor Run4Schools, er kan gekozen worden voor een ander goed doel. De donaties worden gebruikt om de in- en naschoolse sportopvang aan te kunnen bieden. (Run4Schools, 2014)
4.3 Afstanden en Side-events Bij de zevende editie van de Letterenloop hebben de deelnemers vier verschillende afstanden waaraan zij kunnen deelnemen, namelijk: -
FamilyRun KidsRun en SchoolsRun4Schools Individueel of Bedrijfsloop 5 kilometer Individueel of Bedrijfsloop 10 kilometer
16
4.3.1 FamilyRun De FamilyRun is voor de kinderen tussen twee en vijf jaar. Hierbij mogen de ouders, grootouders en andere familieleden en vrienden mee lopen. De ronde gaat over 750 meter en gaat over de IJsbaan en een stukje over de parkeerplaats, zie figuur 3.
Figuur 3. Parcours Familyrun
Figuur 4. Parcours KidsRun en SchoolsRun4Schools
4.3.2 KidsRun en SchoolsRun4Schools De KidsRun en SchoolsRun4Schools zijn voor de kinderen van vijf tot twaalf jaar en gaat over 1500 meter, dit parcours gaat een stukje door de woonwijk naast de IJsbaan, zie figuur 4. De SchoolsRun4Schools is een nieuw element in de editie van 2014, hierbij gaan de scholen uit de omgeving de strijd met elkaar aan om de Scholenwisselbokaal. De school die procentueel de meeste deelnemers heeft opgegeven, ten opzichte van het aantal leerlingen op school, wint de Scholenwisselbokaal. 4.3.3 Individueel en bedrijfsloop over 5 en 10 kilometer Naast de lopen voor kinderen is er ook de mogelijkheid om vijf of tien kilometer te lopen door de lommerrijke lanen van Bloemendaal, zie figuur 5. Bedrijven hebben de mogelijkheid om een bedrijfsteam in te schrijven voor de vijf en/of de tien kilometer. Deelnemen met een bedrijventeam heeft als doel meer naamsbekendheid te generen en de onderlinge relaties binnen het bedrijf te verbeteren.
Figuur 5. Parcours vijf en tien kilometer
17
Tijdens de Letterenloop is er op het middenterrein ruimte voor een aantal praktische zaken en activiteiten: -
Ophalen van startnummers en na-inschrijvingen Kinderactiviteiten Stands met terras Kluisjes Running Expres
4.4 De financiële situatie De Letterenloop heeft te maken met twee verschillende organisaties die beiden een eigen begroting hanteren. Stichting Letterenloop heeft in de eerste edities van de Letterenloop veel inkomsten gehad uit de gemeentelijke subsidies en sponsoren, de laatste vier jaar is hierin een terugval te zien. De uitgaven van de Stichting Letterenloop hebben vooral te maken met de promotiematerialen, het kinderprogramma en de geluidsinstallatie. SportSupport heeft als inkomstenbronnen de inschrijfgelden en de verkoop van Alfabetborden langs het parcours. Qua uitgaven heeft SportSupport de medailles, prijzen, lunchpakketten en drankjes voor de business teams en de vrijwilligers, inhuren van materialen (als springkussen, tafels en stoelen), startnummers, locatiehuur, vergunningen en kantoorkosten van SportSupport. De totaaldonatie aan Run4Schools is opgebouwd uit twee elementen: 1. Het bedrag dat in het inschrijfgeld zit, voor de 5 en 10 kilometer is dat €3,- per persoon en voor de 1500 en 750 meter is dat €1,- per persoon. 2. De extra bijdrage van de deelnemers die zij zelf toevoegen bij het inschrijven. De donatie aan Run4Schools wordt altijd op bovenstaande wijze gedaan, ook wanneer blijkt dat de begroting van SportSupport daardoor in de rode cijfers uitkomt. Het verschil wordt opgevangen door Stichting Letterenloop. De huidige situatie en de organisatie van de Letterenloop is beschreven, het enige wat nog mist is het profiel van de hardloper en de geschiedenis van het hardlopen.
18
5. Historie van het hardlopen en het profiel van de hardlopers De afgelopen jaren heeft het hardlopen in Nederland steeds meer aanhang gekregen, maar hoe is het hardlopen door de jaren heen veranderd tot wat het nu is (5.1). Wie er hardlopen en, belangrijker, wie er deelnemen aan de Letterenloop is onderzocht door Hover en Romijn in 2011. Wat zij hebben gevonden wordt besproken in paragraaf 5.2.
5.1 Historie hardlopen in Nederland “De eerste grote verandering in de historie van het hardlopen was zichtbaar in de jaren ’70 en ’80 van de vorige eeuw. Het hardlopen veranderde van een wedstrijdsport voor een enkeling in een sportieve activiteit voor een grote groep, voornamelijk mannen.” (Hover & Romijn, 2011. p. 9) De tweede loopgolf wordt ook wel de loopsportevenementengolf genoemd, deze kwam eind jaren negentig tot ontwikkeling en houdt momenteel nog aan. Het grootste gedeelte van de hardlopers is niet aangesloten bij een atletiekvereniging maar doet dit op individuele wijze of met een informeel loopgroepje, er is weinig binding onder de lopers. De meeste hardlopers gebruiken hardlopen om fitter en gezonder te worden, om af te vallen en ter ontspanning. De georganiseerde hardloopevenementen hebben wel aantrekkingskracht en binden de hardlopers massaal aan zich. Een belangrijke ontwikkeling in deze loopgolf is dat ook steeds meer vrouwen gaan hardlopen, het is niet langer een sport voor mannen. (Hover & Romijn, 2011) (Hover, 2013) Binnen de tweede loopgolf heeft zich een derde loopgolf ontwikkeld. Hardlopen is niet meer het doel op zich, de beleving rondom het hardlopen krijgt een belangrijke rol. Obstacle runs, als Mud Masters en The Breakout Run, Color runs en Electric Runs dragen bij aan de belevingseconomie en trekken de hardlopers aan. Sinds de eerste editie van Mud Masters in 2012 hebben al 35.000 enthousiastelingen mee gedaan aan de modderige obstacle runs. (Hover & Romijn, 2011) (Boomsma, 2014) In tabel 2 staan de laatste gegevens van het Centraal Bureau van de Statistiek over de actieve sportparticipatie in de solosporten Atletiek en Trimmen. Sinds 2007 zijn bij Trimmen de cijfers betreffende het hardlopen meegenomen. In 2007 is de sportdeelname van Nederland 76%, daarvan doet slechts 2% aan atletiek en doet 22% aan trimmen. Onder sportdeelname wordt iedereen, vanaf zes jaar, meegeteld die de afgelopen twaalf maanden minimaal één keer gesport heeft. Het gaat om het beoefenen van sport in vrije tijd, buiten werktijd en schooluren. Daarbij gaat het niet om denksporten en vissen. In bijlage 1 staat de gehele tabel met de uitleg van het Centraal Bureau van de Statistiek. Onderwerpen Actieve sportparticipatie Sportdeelname Solosporten Atletiek Trimmen Geslacht
Persoonskenmerken Perioden
Totaal mannen en vrouwen Totaal personen
1991
% 65
.
14
1995
66
1
15
1999
67
1
15
2003
71
1
19
2007
76
2
22
©CBS / SCP, 19-6-2014
Tabel 2. Actieve sportparticipatie Atletiek en Trimmen.
19
5.2 Profiel van de evenementenhardloper In het onderzoeksrapport ‘Evenementenlopers winnen terrein’ (Hover & Romijn, 2011), dat is geschreven in opdracht van de Atletiekunie en de organisatie van zeventien middelgrote hardloopevenementen, wordt een profielschets gegeven op basis van de verkregen informatie. De Letterenloop is één van de hardloopevenementen die heeft deelgenomen aan dit onderzoek. De informatie die de deelnemers van de Letterenloop hebben gegeven worden gebruikt voor de profielschets. Een aantal punten die uit het onderzoek naar voren zijn gekomen betreffende de deelnemers van de Letterenloop: -
-
Van alle deelnemers van de Letterenloop van 2011 heeft 40% deelgenomen aan het onderzoek, van hen was 61% man en 39% vrouw. 71% valt in de leeftijdscategorie 30 tot 55 jaar. In de leeftijdscategorie 55 jaar en ouder valt 18% van de deelnemers, 9% valt in de leeftijdscategorie tot 30 jaar en van twee procent is de leeftijd onbekend. Het grootste gedeelte van de hardlopers heeft een hoge opleiding afgerond, bij de Letterenloop ligt dit op 65%. Van iedere tien deelnemers zijn er zeven in loondienst, is er een zelfstandig ondernemer en studeren er twee. Dit is voor alle hardloopevenementen gelijk. (Hover &Romijn, 2011)
De sportieve achtergrond bestaat voor 71% van de deelnemers uit hardlopen, het is hun hoofdsport en 69% beoefent de sport al vier jaar of langer. Vooral mannen vinden een goede eindtijd een belangrijke factor voor het plezier wat zij beleven aan het evenement. Voor 67% van de deelnemers aan de Letterenloop is de eindtijd een belangrijke factor voor de hoeveelheid plezier. (Hover &Romijn, 2011) De meeste deelnemers aan de Letterenloop hebben al een keer deelgenomen of zijn door vrienden, familie, kennissen en collega’s op het evenement gewezen. Daarnaast komen de deelnemers voornamelijk door het internet, websites van Dutch Runners, andere websites en andere media, in aanraking met de Letterenloop. (Hover &Romijn, 2011) De deelnemer aan de Letterenloop is gelijk aan de deelnemers aan de andere hardloopevenementen die zijn meegenomen in het onderzoek van Hover en Romijn (2011). De Letterenloop trekt schrijvers aan, maar er zijn ook andere hardloopevenementen waar deze doelgroep aan mee doet. De bedrijventeams zijn daarentegen wel voornamelijk uit het boekenvak. Er is een beeld geschetst van de huidige situatie, de organisatie, de hardloopgeschiedenis en een profiel van de hardloper. Waar de uitbreidingskansen voor de Letterenloop liggen wordt allereerst bekeken aan de hand van de gegeven antwoorden van de bestuursleden van de Stichting Letterenloop en daarnaast aan de hand van de interviews met Emolife en Le Champion. Er is gekozen voor deze organisaties vanwege hun ervaring met hardloopevenementen, evenementen voor een goed doel en de groei van evenementen.
20
6. Uitbreidingsmogelijkheden Wanneer men kijkt naar de Letterenloop zal het opvallen dat er weinig aan het thema Letteren gedaan wordt. Er zijn wat schrijvers, uitgeverijen en andere Letteren-gerelateerde bedrijven die deelnemen maar voor de rest wordt het thema niet terug gevonden in het evenement. Het is eerder een hardloopwedstrijd die Letterenloop heet. Uit gesprekken met de organisatie van de Letterenloop vanuit SportSupport is naar voren gekomen dat in de toekomst groei in het deelnemersaantal gewenst is om het evenement breed uit te kunnen zetten met het oog op partnerschappen. Naar aanleiding van deze gesprekken heeft het bestuur van Stichting Letterenloop een aantal vragen over het toekomstbeeld van de Letterenloop beantwoord. Hieruit is naar voren gekomen dat het ‘oude’ bestuur verwacht dat het evenement blijft bestaan en dat het vernieuwde bestuur (intredend na de zevende editie) het evenement aanpast naar hun eigen wensen. In samenspraak is besloten om met enkele succesvolle organisaties (Le Champion en Emolife) te spreken. Dit om een beeld te krijgen hoe anderen de organisatie, promotie, benaderen en binden van sponsoren, bedrijventeams en partners aanpakken. In dit hoofdstuk zal gesproken worden over uitbreidingsmogelijkheden op het gebied van promotie, afstanden, organisatie, side-events, en het benaderen en binden van sponsoren, bedrijventeams en partners. De informatie is gebaseerd op de interviews met Le Champion en Emolife, zie bijlage drie en zes voor de uitgeschreven interviews. In het interview met Le Champion worden vooral veel voorbeelden gegeven van de Dam tot Damloop, de geïnterviewde Jan Willem Mijderwijk is daarvan de Eventmanager. In het interview van Emolife wordt gesproken over Run for Kika Nederland omdat de geïnterviewde, Marieke Mantje, daarvan de organisator is.
6.1 Promotie De definitie van promotie volgens Verhage luidt: “De activiteiten van de aanbieder om met de markt te communiceren en de verkoop te bevorderen.“ (Verhage, 2009, p. 9) “Weinig producten verkopen zichzelf. De potentiële kopers moeten eerst op het product - en de voordelen ervan - attent gemaakt worden. Dit vereist doeltreffende communicatie om hen te informeren, te overreden of - bij gevestigde merken - ergen aan te helpen herinneren.” (Verhage, 2009, p. 9) Zoals Verhage het in zijn boek beschrijft is doeltreffende promotie nodig om de potentiële deelnemers te informeren over het evenement en te overtuigen om deel te nemen. Eerst wordt de huidige promotie van de Letterenloop beschreven. Daarna wordt op basis van de interviews gekeken naar hoe Le Champion en Emolife de promotie voor hun evenementen vormgeven. Als afsluiting van de paragraaf promotie worden de mogelijkheden van de Letterenloop benoemd. 6.1.1 Promotie bij de Letterenloop De Letterenloop wordt gepromoot aan de hand van gedrukt promotiemateriaal als posters, flyers en advertenties in het Haarlems Dagblad en digitale promotie als nieuwsbrieven en berichten op de website en social media. Zie bijlage zeven voor de gedrukte promotiematerialen. Bij de promotie ligt de nadruk voornamelijk op het bekend maken van de loop door alle praktische zaken, zoals datum, locatie en afstanden, te vermelden op de poster en flyer. De nieuwsbrieven en berichten op de 21
website en social media hebben de taak om de (potentiële) deelnemers en bedrijven aan te zetten tot inschrijving. Daarnaast worden de (potentiële) deelnemers en bedrijven op die wijze geïnformeerd over eventuele wijzigingen en acties.
6.1.2 Le Champion Bij evenementorganisatie Le Champion worden bijna geen gedrukte promotiematerialen meer ingezet. Door de grote hoeveelheid mediapartners kunnen zij de evenementen promoten via advertenties in het Parool, radioberichten via SkyRadio en MyRadio, en berichten in Runnersworld. De organisatie betaalt niets voor deze advertenties en (radio)berichten maar zorgt voor een tegenprestatie in de vorm van promotie tijdens de evenementen, op de website(s) en social media. Daarnaast wordt er een nieuwsbrief verspreid onder de oud-deelnemers die te vinden zijn in het databasebestand van Le Champion. Jan Willem Mijderwijk, Senior Eventmanager van Le Champion, is van mening dat het bereik van de gedrukte promotiematerialen moeilijk te beoordelen is. De posters zijn leuk voor de bekendheid, maar wanneer je een enquête laat invullen met de vraag hoe je in aanraking bent gekomen met het evenement, scoort de poster toch laag. Flyers kunnen wel effectief zijn wanneer ze worden ingezet op de plaatsen waar de doelgroep is, zoals op andere hardloopevenementen. Voor de nieuwe afstand; Dam tot Damloop by Night is het voor Le Champion ook puzzelen om de juiste middelen in te zetten voor de promotie. Tot nu toe hebben zij gekozen voor de promotie via Abri’s, driehoeksborden, outdoor campagnes en gaat er geadverteerd worden via facebook. In de promotie, welke vorm dan ook, staat de beleving voor de deelnemer centraal. In het Evenementenprogramma (bijlage vier) wordt er bij ieder evenement een beroep gedaan op het inbeeldingsvermogen van de lezer. Je ziet het parcours of het gedeelte daarvan voor je en dat zorgt voor een beleving, nog voor het evenement is gestart. Een voorbeeld hiervan is de beschrijving van de PWN Egmond Halve Marathon in het evenementenprogramma van Le Champion: “Langs de vloedlijn, in de wind en door het Noordhollands Duinreservaat. En natuurlijk wordt ook het centrum van Egmond aan Zee meegenomen. Geen parcours zo afwisselend als de PWN Egmond Halve Marathon. Dé winterklassieker trekt daarom al jaren duizenden deelnemers en toeschouwers.” (Evenementenprogramma Le Champion, 2014) Daarbij passen zij de promotie af op het imago, identiteit en positionering van het evenement, er wordt in alles één lijn getrokken.
6.1.3 Emolife Bij Emolife, Run for Kika Nederland, worden voornamelijk digitale en persoonlijke promotiematerialen ingezet om de (potentiële) deelnemers te benaderen. De organisatie zet de website, social media, nieuwsbrieven en de diensten van de sponsoren in om de (potentiële) deelnemer te bereiken. De nieuwsbrieven worden niet alleen gestuurd aan de oud-deelnemers maar ook naar de deelnemers van andere evenementen van Emolife, zij maken gebruik van cross selling. Met cross selling wordt bedoeld dat de deelnemers van een evenement worden geïnformeerd over een ander evenement, de deelnemers van de Run for Kika New York worden bijvoorbeeld ingelicht 22
over Run for Kika Nederland. De definitie die wordt gebruikt door Szerkowski en van Rooy in De Marketingmix is: het aanbieden van een complementair product of dienst. Daarnaast heeft de organisatie op alle vijf de locaties (Spaarnwoude, Heerenveen, Eindhoven, Rotterdam en Utrecht) een projectteam zitten om hen te helpen bij de promotie van het evenement. De projectteams worden ingezet voor face-to-face promotie op scholen, beurzen en evenementen. Marieke Mantje, Organisator van Run for Kika, presenteert het doel van Run for Kika als een beleving in de promotie. Dit jaar is er de “I run for”-campagne, waarbij een aantal zieke kinderen en hun verhaal in de schijnwerpers gezet worden. Hiermee wordt geprobeerd een beeld te schetsen en herkenning op te roepen zodat het goede doel minder abstract is en de lopers weten waar zij het geld voor ophalen.
6.1.4 Mogelijkheden voor de Letterenloop Om het aantal deelnemers te verhogen, liggen er voor de Letterenloop mogelijkheden bij de promotie. Hierbij is het van belang dat in alle communicatie naar buiten toe de informatie op dezelfde wijze wordt overgebracht. Eén van de mogelijkheden is het inspelen op de beleving van de (potentiële) deelnemer. De hardlopers doen niet alleen maar mee om de afstanden maar vinden de beleving die er aan vast zit net zo belangrijk, misschien nog wel belangrijker (Kaspori, 2013). De redenen waardoor de beleving steeds belangrijker wordt zijn de fellere concurrentie, de ontwikkelde technologie en de opkomende welvaart. Door de technologieën is het gemakkelijker om zelf een route uit te stippelen en deze te gaan hardlopen en de tijd op te nemen. De opkomende welvaart zorgt ervoor dat de deelnemers meer letten op tijd en geld met betrekking tot diensten, waardoor zij meer tijd en geld over houden voor een gedenkwaardige belevenis. Daarnaast zijn belevenissen persoonlijke gebeurtenissen, het is niet mogelijk dat twee personen dezelfde belevenis ervaren. Iedereen ervaart een feest of hardloopevenement op een eigen manier. (Pine en Gilmore, 1999) De Letterenloop kan op verschillende manieren beleving toevoegen of uitdiepen zoals het meer laten zien van het Letteren-gedeelte, benadruk hoe speciaal het is om op de ijsbaan te starten, speel in op het mooie parcours van de Letterenloop of maak van de Letterenloop een speciale loop voor Run4Schools. Voor de Letterenloop ligt de meeste kans voor het aanbrengen van een beleving bij het uitdiepen van het Letteren-thema. Dit is van de vier opties de meest voor de hand liggende keuze maar het is wel de best passende optie. Het parcours over het Kopje van Bloemendaal is namelijk niet uniek, er zijn meerdere lopen (onder andere de Lions Heuvelloop) die de uitdaging in hun parcours hebben opgenomen. Daarbij is start en finish op de ijsbaan iets bijzonders maar zorgt het er niet voor dat de mensen ieder jaar weer terug komen. Ook het creëren van een loop speciaal voor Run4Schools is geen optie, de meeste deelnemers aan het evenement weten niet welk goede doel aan de Letterenloop is gekoppeld, daarvoor is Run4Schools te onbekend. Het uitdiepen van het Letteren-thema kan op veel verschillende manieren: -
Het aanbieden van een boek wanneer een deelnemer een ‘hoge’ (bijvoorbeeld €15,-) extra bijdrage aan Run4Schools geeft. Het toevoegen van een scholen-gedicht-project, waarbij de gedichten langs de route worden verspreid en het beste gedicht wordt opgedragen tijdens de loop.
23
-
-
Het promoten van de Letterenloop tijdens boekenbeurzen, lezingen, bijeenkomsten voor boekenvakkers en boekpresentaties zodat de boekenwereld weet dat de Letterenloop ook voor hen georganiseerd wordt. Creëer schrijversteams naast de bedrijventeams. De deelnemers hebben de mogelijkheid om zich tijdens de voorinschrijving bij één van de bekende schrijvers in te schrijven en deel te nemen aan de onderlinge strijd tussen de schrijvers.
Het thematiseren van de belevenis is de eerste en cruciale stap naar het regisseren van een belevenis. Daarbij is het van belang dat het thema goed gekozen is en dat de organisatie zich daar volledig op richt bij de communicatie naar de deelnemers. De deelnemers verwachten een gedenkwaardig evenement waarbij de waarde van de beleving in hun geheugen blijft hangen. (Pine en Gilmore, 1999) Naast het uitdiepen van het Letteren-thema, liggen er ook mogelijkheden voor de organisatie in de manier van promoten. In de huidige situatie worden er posters en flyers verspreid, nieuwsbrieven verzonden, berichten geplaatst op de website, facebookpagina en het twitteraccount en worden er advertenties in het Haarlems Dagblad geplaatst. Dit terwijl uit het onderzoek van Hover en Romijn (2011) is gebleken dat het grootste gedeelte van de deelnemers door eerdere deelname of door vrienden en familie mee doet aan de Letterenloop. Het bereik van een poster is, zoals Jan Willem Mijderwijk het al aangaf, moeilijk te bepalen, dit kan alleen gemeten worden door het houden van een enquête. REPUCOM heeft onder 216 vertegenwoordigers uit de internationale sportwereld een onderzoek gehouden, hieruit is naar voren gekomen dat de meesten verwachten dat internet, social media en mobile media de komende vijf jaar de belangrijkste vormen voor het overbrengen van de boodschap. (Waal, 2014) Door de keuze voor het uitdiepen van het Letteren-thema is het promoten via boekenwinkels, webshops, boekenbladen, boekenbeurzen en lezingen de manier om het boekenvak op de hoogte te brengen en de juiste doelgroep aan te schrijven. Bovendien wordt daardoor het eigen netwerk aan schrijvers en schrijfsters vergroot waardoor de kans groot is dat in de toekomst steeds meer schrijvers en schrijfsters zullen deelnemen. Een voorbeeld van een succesvol hardloopevenement die voor een focus heeft gekozen is de Marikenloop, zij hebben gekozen voor de ladiesrun. Met 14.000 deelneemsters is het de grootste ladiesrun van Nederland. Er doen ongeveer 180 bedrijventeams aan mee, hierbij mogen maximaal vijf deelneemsters ingeschreven worden waarvan er minimaal twee bij het bedrijf actief moeten zijn. daarnaast bieden zij de teams de mogelijkheid om een verzamelpunt te geven, de keuze om deel te nemen aan de pasta-party en mogen de deelneemsters binnen het team kiezen welke afstand zij lopen, de 5 of de 10 kilometer. Alles is afgestemd op de vrouwen met veel douches, kleedruimtes en toiletten. Daarnaast is er voor de meegekomen mannen en kinderen een kinderspeelplaats en terrasjes. (Marikenloop, 2014)
6.2 Sponsoren en bedrijventeams “Sponsoring is het verlenen van (financiële) steun aan een persoon of organisatie die een sportieve, artistieke of andere interessante prestatie verricht, in de hoop op commerciële publiciteit, om zo de naamsbekendheid van de onderneming en haar merken te vergroten of goodwill te verwerven.” (Verhage, 2009, p.382)
24
Er zijn verschillende vormen waarin sponsoring kan voorkomen, namelijk geld, producten, kennis of andere diensten. Met de tegenprestatie wordt de sponsor geholpen bij het realiseren van de marketingcommunicatiedoelstellingen. Ook de tegenprestatie kan allerlei vormen aannemen als het benoemen van de organisatie tijdens het evenement, het plaatsen van het logo op de website, het aanbieden van een speciale locatie waarbij relaties ontvangen kunnen worden en het bieden van ruimte voor reclameborden. (Verhage, 2009) De deelnemende bedrijven schrijven zich in als een bedrijventeam. In het bedrijventeampakket zit het volgende: -
Een eigen ontvangstruimte nabij de start/finish, voorzien van catering, garderobe en toiletten, met kleedkamers en douches in de nabijheid hiervan 5 startnummers voor de gekozen afstand per team Per ingeschreven deelnemer het unieke, functionele Letterenloopshirt Plaatsing van uw bedrijfsnaam en/of -logo op de website van de Letterenloop in volgorde van aanmelding. Het omroepen van uw bedrijfsnaam door de speaker Publicatie van uw bedrijfsnaam op de uitslagenlijst Het recht om vooraan te starten Een groepsfoto, die u met uw team kunt laten maken (Letterenloop, 2014)
Ook voor de sponsoren en bedrijventeams is de beleving van het evenement van belang. Het zorgt ervoor dat sponsoren en bedrijventeams terugkomen. “Ondernemingen creëren een belevenis door hun klanten erbij te betrekken op een manier die ze bijblijft. Het zijn niet alleen de consumenten die van de belevenis profiteren. De ondernemingen bestaan ook uit mensen, en ook business-to-business situaties bieden podia voor belevenissen.“ (Pine en Gilmore, 1999, p.21) Allereerst worden de huidige sponsoren en bedrijventeams van de Letterenloop besproken. Daarna komt het proces van sponsoren benaderen door Le Champion en Emolife aan bod en de paragraaf wordt afgesloten met de mogelijkheden voor de Letterenloop.
6.2.1 Sponsoren en bedrijventeams van de Letterenloop De Letterenloop heeft dit jaar de afstandssponsor voor de KidsRun, Les Petits. Daarnaast zijn voornamelijk productsponsoren zoals het Haarlems Dagblad die de advertenties voor alle lopen van SportSupport verzorgt en ShowRent die voor een lage prijs de muziekinstallatie neerzet. Het aantal bedrijventeams dat ieder jaar mee doet ligt gemiddeld op 32 teams. Bij de editie van 2014 is het gemiddelde aantal bedrijventeams bereikt, op 15 juni 2014 stonden 32 teams aan de start van de Letterenloop. De bedrijventeams hebben een eigen ontvangstruimte die is aangekleed met wat statafels, lage tafeltjes, banken, catering, een oranje loper en wat oranje versiersels. Ook hier komt het thema Letteren niet in terug.
25
6.2.2 Le Champion De organisatie van de Dam tot Damloop bevindt zich soms in een luxepositie wanneer er een bedrijf naar hen toe komt met de vraag of zij het evenement mogen sponsoren. Het is niet altijd mogelijk om de Dam tot Damloop te sponsoren in verband met de exclusiviteit van een enkele sponsor. Om sponsoren te vinden voor de kleinere evenementen wordt er allereerst onderzoek gedaan naar de potentiële bedrijven. Het is belangrijk dat er gemeenschappelijke waarden worden gevonden voordat het bedrijf benaderd wordt. Het proces van onderzoek naar potentiële sponsors gaat het gehele jaar door en stopt geen minuut. De partners van de Dam tot Damloop en Le Champion leveren voornamelijk producten waar zij een stukje promotie voor terug krijgen. Denk hierbij aan MyRadio, het Parool en SkyRadio die de reclame en advertenties plaatsen. Het aantal bedrijventeams die deelnemen aan de Dam tot Damloop is sinds de editie van 2006 niet meer onder de 2.000 teams geweest. Bij de bedrijvenloop hebben ze geen last van de verminderde economie, volgens Jan Willem Mijderwijk komt dit omdat de bedrijven minder snel zullen besparen op A-events met veel status dan op een kleiner evenement. Bedrijven worden niet koud aangeschreven maar ontvangen de promotiematerialen omdat zij al een keer eerder hebben deelgenomen aan de loop.
6.2.3 Emolife Op de locaties die al wat langer mee gaan en een status hebben opgebouwd, zijn er een aantal sponsoren en partners die Run for Kika steunen. Het is voor de organisatie niet altijd mogelijk om de vaste kosten te dekken met de sponsorinkomsten. Het is dan ook zo dat hoe meer sponsoren er zijn, hoe meer ingebracht geld van de deelnemers er naar het goede doel gaat. Voordat er een bedrag aan het goede doel overgemaakt wordt, wordt eerst het evenement kostendekkend gemaakt. Het is als bedrijf ook mogelijk om deel te nemen aan de Run for Kika, daar wordt op de website niet veel reclame voor gemaakt. De teams die deelnemen zijn niet specifiek voor de bedrijven maar ook van groepen die gezamenlijk willen lopen. (RunforKika.nl, 2014)
6.2.4 Mogelijkheden voor de Letterenloop Er zijn weinig partners en sponsoren die de Letterenloop jaarlijks ondersteunen. Het Haarlems Dagblad verzorgt ieder jaar weer de opmaak en gratis plaatsing van de advertenties. Dit jaar heeft Les Petits zich aangemeld als afstandssponsor voor de KidsRun en zal die afstand ook volgend jaar ondersteunen en naam geven. Bij het zoeken naar nieuwe sponsoren worden de bedrijven door de organisatie koud aangeschreven en is er weinig bekend over de bedrijven. Het continue proces van het onderzoeken van bedrijven, het kijken naar de kernwaarden en het matchen van bedrijven aan evenementen zoals Le Champion dat doet, is een goed voorbeeld voor de Letterenloop. Het aanschrijven van bedrijven waarnaar eerst onderzoek is gedaan is persoonlijker doordat er overeenstemmingen zijn gevonden in de kernwaarden. Met de gemeenschappelijke kernwaardes kan de potentiële sponsor overtuigd worden van het feit dat de Letterenloop voor hem de mogelijkheid is om naamsbekendheid te vergroten en zich sportief te profileren. Enkele bedrijven waar de Letterenloop zich op kan richten zijn:
26
-
-
De zorgverzekeraar van één van de bestuursleden van Stichting Letterenloop. Rabobank; Dé bank van de Nederlandse sport. Zij sponsoren verschillende sporten en hebben daarnaast ook cultuursponsoring. De Letterenloop combineert het sporten met cultuur, de boekenwereld speelt daarbij een belangrijke rol. Bol.com Uitgeverij de Bezige Bij Uitgeverij Luitingh-Sijthof
De alfabetborden die verspreid worden langs het parcours zijn interessant voor de wat kleinere bedrijven in Haarlem en Bloemendaal. Enkele voorbeelden hiervan zijn: -
Lukx opticiën Bloemendaal (gelegen aan het parcours van de 5 kilometer) Nauwelearts de Agé Sportacademie en zwemschool (gelegen aan het parcours van de 10 kilometer) Van Vessem en Le Patichou (gelegen aan het parcours van de 5 kilometer) Café Rusthoek (gelegen aan het parcours van de 10 km) Fleurie (gelegen aan het parcours van de 5 kilometer) Café ’t Hemeltje (gelegen aan het parcours van de 5 kilometer en aan de 10 kilometer) Run2Day Haarlem
Zoals Jan Willem Mijderwijk van Le Champion aangaf is het in de beginjaren van de Dam tot Dam moeilijk geweest om sponsoren te vinden. Het evenement was nog niet zo bekend en bedrijven kiezen voor evenementen die zorgen voor veel bekendheid en een hoog deelnemersaantal. Bij de Letterenloop doen voornamelijk mensen uit Haarlem en gemeente Bloemendaal mee, de ondernemers in deze regio kunnen door een kleine sponsoring naamsbekendheid generen. Het aantal bedrijventeams is moeilijk omdat de Letterenloop nog niet de A-status heeft als een Dam tot Damloop of een Run for Kika. Wat opvallend is wanneer de bedrijven gebeld worden en gewezen worden op de Letterenloop, zij vaak afhaken omdat zij aan het begin van het jaar al een hardloopkalender opstellen met evenementen waar zij aan deel gaan nemen of doordat de financiële middelen het niet toestaan. Door de bedrijventeams al in november/december op de hoogte te brengen van de verschillende hardloopevenementen van SportSupport kan de eerste reden voorkomen worden. De bedrijven kunnen de hardloopevenementen dan al opnemen in de kalender. Daarnaast is het zoals eerder genoemd, belangrijk om de belevenis ook voor de bedrijventeams uit te diepen en ervoor te zorgen dat zij als bedrijf iets hebben aan de Letterenloop. Een mogelijkheid hiervoor is het in contact brengen van beginnende schrijvers met de uitgeverijen tijdens de Letterenloop of het uitdagen van de deelnemers en bezoekers om een (kinder)verhaal te schrijven die worden beoordeeld door de uitgeverijen. Het toevoegen van interactie tussen de bedrijventeams en deelnemers is een mogelijkheid om voor beiden een beleving toe te voegen.
27
6.3 Afstanden Wanneer men kijkt naar verschillende hardloopevenementen valt het op dat er gekozen wordt om verschillende afstanden aan te bieden. Hiermee wordt de doelgroep vergroot, met name bij de recreatieve hardlopers. De halve en hele marathons kiezen er voor één afstand aan te bieden. Zij kiezen hiermee ook een bepaalde doelgroep, de gevorderde recreatieve lopers en de professionals. Eerst wordt er gekeken naar het aanbod van de Letterenloop, daarna wordt er gekeken naar de afstanden van de Dam tot Damloop van Le Champion en vervolgens naar Run for Kika van Emolife. De paragraaf wordt afgesloten met de mogelijkheden voor de Letterenloop.
6.3.1 De afstanden van de Letterenloop Tijdens de Letterenloop kunnen er vier afstanden gelopen worden, te weten de FamilyRun 750 meter, de KidsRun 1,5 kilometer, 5 kilometer en 10 kilometer. De twee laatstgenoemde afstanden kunnen ook met een bedrijventeam gelopen worden. Alle afstanden starten en finishen op de ijsbaan van Haarlem.
6.3.2 Le Champion Tijdens de dertigste editie van de Dam tot Damloop zijn er vijf verschillende afstanden waaraan deelgenomen kan worden. Te weten de 10 Engelse mijl (zowel individueel als met een bedrijventeam en zowel recreatief als wedstrijd), Dam tot Damloop by Night 4 Engelse mijl, de Dam tot Dam wandeltocht, de Dam tot Dam FietsClassic en de Mini Dam tot Damloop (600 meter en 2,2 kilometer). Voor de Dam tot Damloop by Night is het dit jaar de eerste keer dat deze georganiseerd wordt. In 2009 was de bedrijvenloop de grootste van Europa met 3.961 deelnemende teams. (Dam tot Damloop, 2013)
6.3.3 Emolife Run for Kika heeft drie verschillende afstanden, namelijk de 5 kilometer, 10 kilometer en de 1 kilometer KidsRun. In Heerenveen is dit jaar een primeur, daar is de 15 kilometer ook in het programma opgenomen. Voor Marieke Mantje is de 15 kilometer in Heerenveen een testcase. Als er voldoende aanmeldingen binnen komen, zal de afstand op alle locaties ingevoerd worden en mochten er niet voldoende aanmeldingen zijn dan is het geprobeerd maar zal het niet nog een keer georganiseerd worden. Tot nu toe zijn er nog maar weinig aanmeldingen voor de 15 kilometer, de editie in Heerenveen is op 6 juli 2014.
6.3.4 Mogelijkheden voor de Letterenloop Vanuit de organisatie van de Letterenloop is er de wens om een 10 Engelse Mijl toe te voegen aan het programma. Deze afstand is bij de Dam tot Damloop de belangrijkste afstand en is ook altijd binnen twee uur uitverkocht. Jan Willem Mijderwijk geeft aan dat het niet veel anders is dan een andere afstand qua organisatie, wel moet je zorgen voor voldoende verzorging en waterposten onderweg. Daarnaast is het volgens hem belangrijk om één ronde van 10 Engelse Mijl uit te zetten in 28
plaats van twee rondes. Op die manier zorg je ervoor dat de achterste lopers niet ingehaald kunnen worden door de eerste lopers en is het voor iedereen leuk om deel te nemen. Het toevoegen van een extra afstand heeft als nadeel dat er meer vrijwilligers en verkeersregelaars geregeld moeten worden. Bovendien wordt er langer beroep gedaan op de huidige vrijwilligers en verkeersregelaars, zij staan dan bij meer afstanden ingedeeld. Het rondkrijgen van alle posten is in de huidige situatie al moeilijk, laat staan wanneer er nog een afstand toegevoegd wordt.
6.4 Side-events Met side-events worden de nevenactiviteiten voor, tijdens en na het evenement bedoeld. Deze zijn er om bezoekers en deelnemers naar het evenement te trekken en op de locatie te houden. Het is van belang dat er een goede verbinding is tussen de side-events en de hoofdactiviteit van het evenement. (Groot, Blom en Gugten, 2012) Allereerst wordt er gekeken naar de huidige side-events van de Letterenloop, daarna naar de side-events van de Dam tot Damloop en Run for Kika. Afsluitend van deze paragraaf worden de mogelijkheden voor de Letterenloop benoemd. 6.4.1 De side-events van de Letterenloop Tijdens de Letterenloop is er voor de kinderen een speciaal kinderprogramma in elkaar gezet, met ieder jaar een nieuwe gast zoals Dikkie Dik, Pieter Tiddens (koning van het kindercabaret) en Dorus Witte (film: Spijt). Verder zijn er een aantal kraampjes van onder andere SportSupport, Les Petits, Uitgeverij Lucht en Run4Schools. De achtergrondmuziek wordt verzorgd door een dj uit de regio en de speaker zorgt voor het inhalen van de hardlopers en de prijsuitreiking. Op het parcours zelf is voor het publiek niet veel te doen behalve de lopers aan te moedigen en een drankje te nuttigen op één van de terrasjes aan het parcours.
6.4.2 Le Champion Bij de Dam tot Damloop wordt er alles aangedaan om de omwonenden te enthousiasmeren en ervoor te zorgen dat zij een rol spelen tijdens het evenement. Zo wordt het programmaboekje huisaan-huis verspreid in de straten aan het parcours door Le Champion ondersteund door de vrijwilligers. In het programmaboekje staan, naast beperkingen en informatie, ook ‘uitdagingen’ aan de bewoners om het huis te versieren of te zorgen voor muziek langs de route, hieraan worden leuke prijzen verbonden. Op het parcours zelf wordt muziek, een dj of een bandje, ingezet door de organisatie. Ook is er een speciaal feestplein waar voor de kinderen veel te doen is, als schminken, een clown, het springkussen en andere kinderattracties. Daarbij is ook een horecagelegenheid met een terras en verschillende standjes voor de ouders. Daarnaast heeft de Dam tot Damloop ook een Dam tot Dampark, dat vrij toegankelijk is voor het publiek en de deelnemers. In het Dampark wordt door verschillende artiesten een optreden geven. De side-events zijn vooral gericht op entertainment en vermaak.
29
6.4.3 Emolife Ook bij Run for Kika staat het vermaak van het publiek centraal bij de side-events, daarbij richten zij zich vooral op de aanwezige kinderen. Zo is er een Kikafunpark waar allerlei kinderattracties staan als springkussens, auto’s die beschilderd mogen worden, een clown en andere attracties. De invulling van het park verschilt per locatie maar overal is een podium waar verschillende artiesten optreden.
6.4.4 Mogelijkheden voor de Letterenloop Voor de Letterenloop zijn er op het gebied van de side-events nog heel wat mogelijkheden. Op de ijsbaan zelf wordt het kinderprogramma gehouden maar op het parcours is weinig te doen. Marieke Mantje van Emolife gaf als voorbeeld het plaatsen van gedichten langs het parcours zodat het publiek die langsloopt de gedichten kan lezen. Het houden van een scholen-gedicht-project zodat de scholen erbij betrokken zijn en zij de organisatie helpen met het verzorgen van side-events. Een andere mogelijkheid is het houden van een verhalenwedstrijd de ingeschreven deelnemers mogen een verhaal inzenden en de vakjury, bestaande uit enkele schrijvers, kiezen het beste verhaal uit dat wordt gepubliceerd in de Boekenkrant of de EventSpecial van de Letterenloop. Daarnaast krijgen de deelnemende uitgeverijen de verhalen te lezen en hebben de lezers een kans op uitgifte van een boek. Daarnaast is er nog de mogelijkheid om een cover-ontwerpwedstrijd op te zetten, deelnemers kunnen een cover ontwerpen voor één van de boeken waarmee één van de schrijvers mee bezig is. Het opzetten van mini-workshops als verhalen schrijven, leren dichten en opzoeken van literatuur waar de deelnemers zich voor kunnen opgeven zowel tijdens als na het inschrijven. Deze mini-workshops hebben verschillende niveaus zoals basisschool, middelbare school en hogeschool. Het goede doel van de Letterenloop is nu Run4Schools; de deelnemers aan de Letterenloop dragen wat bij door in te schrijven voor de Letterenloop. Zoals al eerder is beschreven verzorgt Run4Schools een sportaanbod voor de kinderen in het township Mitchell’s Plain. De koppeling met het Letteren thema is er niet, het hardlopen wordt ingezet als middel om de kinderen in Mitchell’s Plain te kunnen laten sporten. Het is aan de organisatie om een goed doel te vinden die aansluit bij het thema Letteren en waar de gehele organisatie achter staat. Door te kiezen voor een goed doel die zich richt op analfabetisme en/of laaggeletterdheid komt het thema bij ieder aspect van de Letterenloop terug. Een voorbeeld van een Nederlandse organisatie die perfect aansluit bij het thema is Stichting Lezen en Schrijven, opgericht door Prinses Laurentien der Nederlanden. “Deze stichting heeft als doel het voorkomen en verminderen van laaggeletterdheid op korte en lange termijn. Lezen en schrijven is een basisrecht voor iedereen, randvoorwaarden om actief deel te kunnen nemen aan onze hedendaagse maatschappij.” (Stichting Lezen en Schrijven, z.d.a.). Stichting Lezen en Schrijven heeft verschillende projecten waarmee zij proberen laaggeletterdheid in de media te houden. Een voorbeeld van een project zijn de boeken over Arjan Robben en de Champions League. (Stichting Lezen en Schrijven, z.d.b.) Daarbij geniet deze Stichting meer bekendheid wat ervoor zorgt dat het mensen meer aanspreekt en zij zich willen inzetten voor het goede doel door deel te nemen aan de Letterenloop. Door het thema Letteren in de verschillende aspecten terug te laten komen, wordt er één geheel gecreëerd. Naast mogelijkheden op de bovengenoemde punten zijn er organisatiemogelijkheden. 30
7. Organisatiemogelijkheden SportSupport en Stichting Letterenloop werken voor het evenement samen en zorgen er samen voor dat het evenement ieder jaar georganiseerd wordt. Zoals eerder beschreven zijn de taken tussen de beide stichtingen verdeeld en hebben zij eigen verantwoordelijkheden. SportSupport ondersteunt Stichting Letterenloop door het looptechnische gedeelte van de organisatie op zich te nemen. In totaal wordt er door vijf werknemers van SportSupport en vijf personen van Stichting Letterenloop gewerkt aan het evenement. Zij beginnen ongeveer 5 à 6 maanden voor de start van het evenement met de organisatie ervan. Hierbij is het in de eerste maanden voornamelijk het ontwerpen van de medailles en het opstarten. De laatste maanden gaat er per dag meer tijd zitten in het beantwoorden van de vragen, posters en flyers verspreiden, sponsors benaderen, het versturen van nieuwsbrieven, up-to-date houden van website, facebook en twitter. In de uitvoering van het evenement worden ongeveer 120 vrijwilligers en verkeersregelaars ingezet. Zij worden ingezet bij het ophalen van de startnummers, als verkeersregelaar, voor nainschrijvingen en bij het uitdelen van water en de medailles. Zij krijgen als vergoeding een lunchpakket, een drankje na afloop en een herinnering aan de Letterenloop, dit jaar is dat een bedrukt rugzakje.
7.1 Le Champion Als eventmanager van de Dam tot Damloop is Jan Willem Mijderwijk acht maanden voor de aanvang van het evenement bezig met de organisatie. De 25 professionals van Le Champion hebben allen een taak in de organisatie van de Dam tot Damloop, voor de één is dat een uurtje terwijl de ander er acht maanden lang dagelijks mee bezig is. In totaal zitten er 5.500 arbeidsuren in de Dam tot Damloop. Om het evenement in goede banen te leiden, zijn er naast de 25 professionals ongeveer 800 vrijwilligers nodig. Zij helpen onder andere met de op- en afbouw van de locaties, kledinginname en kledinguitgifte. De vrijwilligers krijgen als vergoeding een lunchpakket, een T-shirt, een maaltijd na afloop en kunnen hun reiskosten declareren.
7.2 Emolife Marieke Mantje is samen met haar collega Saskia acht maanden bezig met de vijf edities van de Run for Kika. Zij verzorgen de marketing en communicatie en zorgen er daarnaast voor dat de vrijwilligers zich aanmelden. Voor de vergunningen, verzending van de nieuwsbrieven en het op de hoogte houden van de vrijwilligers is Leonie verantwoordelijk. De organisatoren zijn niet de gehele periode alleen bezig met de Run for Kika, er zijn veel piekmomenten. Vooral in de week voor het evenement is het druk en staat de telefoon roodgloeiend. In het najaar en in de rustige tijden helpen Saskia en Marieke de collega’s met de andere evenementen van Emolife. Ook bij Emolife zijn de vrijwilligers onmisbaar in de uitvoering van het evenement, er zijn op de vijf locaties in totaal 500 vrijwilligers nodig. Daarnaast is er op iedere locatie een projectteam te vinden die de organisatie het hele jaar door helpt met het promoten van het evenement. De vrijwilligers krijgen geen vrijwilligersvergoeding in de vorm van geld maar ontvangen een goodiebag, een T-shirt en een lunchpakket naast het helpen op een mooie dag.
31
7.3 Mogelijkheden voor de Letterenloop Er zijn vier mogelijkheden waarvoor de organisatie van de Letterenloop kan kiezen, te weten: 1. De gehele organisatie in handen van SportSupport onder de naam van Stichting Letterenloop, met de bestuursleden als ambassadeurs 2. Gehele organisatie uit handen geven door het inhuren van een extern bedrijf 3. Gehele organisatie in handen van Stichting Letterenloop, SportSupport wel beschikbaar als “hulplijn” 4. De organisatie houden zoals het nu is met aanpassingen Welke van de vier bovenstaande opties de beste is zal blijken na het benoemen van de voor- en nadelen. 1. De gehele organisatie gaat over in handen van SportSupport onder de naam van Stichting Letterenloop, met de bestuursleden als ambassadeurs. Voordelen; -
-
Eén overzichtelijke organisatie en de collega’s zijn binnen handbereik en hebben veel ervaring met het organiseren van evenementen. Er hoeft geen rekening gehouden te worden met de wensen van de vijf bestuursleden van Stichting Letterenloop. Stichting Letterenloop heeft het literaire netwerk en kan bekende schrijvers en schrijfsters uitnodigen om deel te nemen aan de Letterenloop. SportSupport heeft daarentegen weer de kennis en de contacten die nodig zijn voor het looptechnische gedeelte van het evenement, de beide organisaties vullen elkaar op de juiste manier aan. Het netwerk van de bestuursleden blijft aanspreekbaar en zij kunnen als hulplijn worden ingezet.
Nadelen; -
Het werk van Stichting Letterenloop komt er bij SportSupport bij, dit is onder andere de invulling van het kinderprogramma en het verzorgen van promotiematerialen. SportSupport heeft niet het literaire netwerk zoals enkele bestuursleden van Stichting Letterenloop dat hebben. SportSupport zal zelf voor de inkomsten naast het inschrijfgeld moeten zorgen in een tijd waarin sponsoren moeilijk te vinden zijn.
2. De gehele organisatie uit handen geven door het inhuren van een extern bedrijf. Zowel Emolife als Le Champion zijn niet in te huren als extern bedrijf, wat het inhuren van een extern bedrijf voor gevolgen heeft voor de opbrengsten en kosten zijn door andere bedrijven moeilijk in te schatten. Voordelen; -
Geen van beide organisaties heeft omkijken naar het organiseren van het evenement, daar wordt de externe partij voor aangetrokken. 32
-
Beide organisaties en medewerkers hebben tijd om zich op iets anders te focussen. Het deelnemersbestand van de externe organisatie kan aangeschreven worden
Nadelen; -
Beide organisaties moeten inleveren op hun verantwoordelijkheden. Beide organisaties moeten het evenement uit handen geven.
3. De gehele organisatie in handen van Stichting Letterenloop, SportSupport wel beschikbaar als “hulplijn”. Voordelen; -
-
Stichting Letterenloop kan het evenement goedkoper organiseren, zij zitten niet meer vast aan de vaste kosten die door SportSupport gerekend worden voor het gebruik van computers, printers en kantoorruimte. Stichting Letterenloop heeft het literaire netwerk en kan bekende schrijvers en schrijfsters uitnodigen om deel te nemen aan de Letterenloop. SportSupport heeft daarentegen weer de kennis en de contacten die nodig zijn voor het looptechnische gedeelte van het evenement, de beide organisaties vullen elkaar op de juiste manier aan.
Nadelen; -
-
Stichting Letterenloop krijgt al het werk van SportSupport erbij, dit is onder andere het ontwerpen en bestellen van medailles en startnummers, het zorgen voor voldoende vrijwilligers en gecertificeerde verkeersregelaars. SportSupport verliest een evenement van het Loopcircuit.
4. De organisatie houden zoals het nu is, met een paar aanpassingen/verhelderingen. De aanpassingen die gedaan moeten worden zijn: a. Het samen opstellen van een realistische begroting. De huidige begroting is in tweeën opgesplitst: één voor SportSupport en één voor de Stichting Letterenloop. Om een beter en realistisch beeld te hebben van de kosten en opbrengsten van de Letterenloop is het van belang de begrotingen samen te voegen b. Duidelijke afspraken te maken wie voor welk punt verantwoordelijk is. Ook is het belangrijk om gemaakte afspraken op papier te zetten en er voor te zorgen dat iedereen zich aan de afspraken houdt. c. Daarnaast is het belangrijk om een gedeeld toekomstperspectief te hebben, hierdoor werkt iedereen aan hetzelfde doel en wordt hetzelfde nagestreefd. Voordelen; -
Beide organisaties hoeven het evenement niet uit handen te geven en kunnen doen waar zij goed in zijn. 33
-
De organisaties hoeven niet opnieuw te worden ingewerkt maar houden hun eigen taken. Door de vernieuwing van de afspraken is het voor ieder helder wat er van hen verwacht wordt en wat er gebeurd bij het niet nakomen van de afspraken. Stichting Letterenloop heeft het literaire netwerk en kan bekende schrijvers en schrijfsters uitnodigen om deel te nemen aan de Letterenloop. SportSupport heeft daarentegen weer de kennis en de contacten die nodig zijn voor het looptechnische gedeelte van het evenement, de beide organisaties vullen elkaar op de juiste manier aan.
Nadelen; -
-
De organisaties zijn gewend aan elkaar wat er voor kan zorgen dat de ‘problemen’ die nu spelen, weer sneller worden opgepakt. De organisatie is over twee stichtingen verdeeld wat er voor zorgt dat de collega’s die het evenement organiseren niet bij elkaar op kantoor zitten en elkaar niet dagelijks kunnen bijpraten over de stand van zaken en ontwikkelingen. Het nemen van beslissingen betreffende het evenement ligt niet in handen van één persoon maar wordt door verschillende schijven goedgekeurd worden waardoor er vertraging optreedt.
Na de afweging van de voor- en nadelen van de opties blijkt de eerste optie het meest aan te sluiten bij de organisatie. Decentralisatie van besluitvorming kan leiden tot een controleprobleem. Centralisatie is het behouden van de besluitvorming bij het topmanagement. Hierdoor is er meer controle mogelijk door betere coördinatie.(Cassidy en Kreitner, 2011). Het houden van de besluitvorming bij één organisatie, in dit geval SportSupport, maakt dat er snellere beslissingen genomen kunnen worden. De bestuursleden van Stichting Letterenloop mogen op de hoogte gebracht worden van de besluiten maar mogen er niet over mee beslissen, tenzij SportSupport hen vraagt om hun mening. Daarbij is het zo dat één organisatie alles weet over alle besluiten die genomen zijn en partijen die zijn aangetrokken voor het evenement. Dit voorkomt dat de organisatie op de dag van het evenement voor verrassingen komt te staan, zoals afgelopen editie (2014) het geval was. Door het in huis houden van alle onderdelen van het evenement wordt ervoor gezorgd dat alle informatie tijdig beschikbaar is voor SportSupport. Op deze manier wordt het besluitproces verbeterd en zorgt het voor een efficiëntere manier van werken. (Romney en Steinbart, 2012) Als de organisatie optie vier prefereert waarbij zij beiden een grote rol spelen in de organisatie van de Letterenloop, is het van belang om goede afspraken te maken en elkaar inzicht te geven in de documenten en gemaakte beslissingen. Door elkaar inzicht te geven in de documenten worden de efficiëntie en besluitvorming verbeterd. Er is daardoor namelijk meer bruikbare informatie beschikbaar voor beide partijen. Bruikbare informatie heeft als kenmerken dat het relevant, betrouwbaar, volledig, tijdig, begrijpelijk, verifieerbaar en toegankelijk is. Voornamelijk de kenmerken volledigheid, tijdigheid en toegankelijkheid worden door het delen van informatie verbeterd. (Romney en Steinbart, 2012) Het nieuwe bestuur dat intreedt na de editie van 2014 maakt het mogelijk om veranderingen door te voeren en de Letterenloop naar een hoger niveau te brengen. 34
8. Conclusie Om een volledig antwoord te kunnen geven op de hoofdvraag ‘Op welke manier kan er continuïteit en groei worden gewaarborgd bij de Letterenloop?’ zal er eerst antwoord gegeven worden op de deelvragen. Vervolgens wordt de hoofdvraag beantwoord. Waar wil de organisatie van de Letterenloop over 4 jaar zijn? De huidige organisatie in de vorm van Stichting Letterenloop verwacht over vier jaar nog steeds de Letterenloop te organiseren. Over het aantal deelnemers en de verdere invulling van het evenement zijn geen wensen. Wellicht dat het nieuwe bestuur dat na de editie van 2014 zijn intrede doet wel wensen heeft over de toekomst van het evenement. Het huidige bestuur heeft geen duidelijk toekomstperspectief meer voor de Letterenloop, hun tijd zit er op en zij verwachten dat het nieuwe bestuur het evenement op een nieuwe manier zal vormgeven. Vanuit SportSupport is er de wens om het deelnemersaantal te vergroten naar 3.000 deelnemers per editie en het evenement uitbreiden door het toevoegen van een nieuwe afstand (10 Engelse Mijl). Wat is het huidige aanbod van de Letterenloop (side-events, afstanden)? Het huidige aanbod van de Letterenloop is qua afstanden voor ieder wat wils, voor de jongste lopers is er een kleine ronde en voor ouders en ervaren lopers is er de 10 kilometer ronde met het Kopje van Bloemendaal. Het aanbod van side-events is beperkt en heeft weinig met het Letteren-thema te maken. Het toevoegen van een cover-ontwerpwedstrijd, een verhalenwedstrijd en signeersessies maakt dat niet alleen hardlopers naar de ijsbaan trekken maar ook de boekenliefhebbers en dat zij ook op een andere manier dan hardlopen interactie hebben met het evenement. Wat is de historie van het hardlopen en het profiel van de evenementenlopers? Uit de historieschets van het hardlopen in Nederland is naar voren gekomen dat het toevoegen van een beleving aan het evenement noodzakelijk is om het evenement in stand te houden. Het profiel van een deelnemer aan de Letterenloop verschilt niet van het profiel van een deelnemer aan een ander evenement. Wel is het goed om te weten dat de deelnemers van de Letterenloop door eerdere deelname of door vrienden en familie van het evenement weten en daardoor (opnieuw) deelnemen. Welke (groei)mogelijkheden zijn er op het promotionele vlak? Wat de promotie betreft kan de Letterenloop nog een hele slag slaan. In de concurrerende hardloopevenementen wordt veel ingespeeld op de beleving van het evenement. Om het aantal deelnemers te verhogen, is het van belang de beleving over te brengen. Volgens Jan Willem Mijderwijk, Senior Eventmanager Le Champion, is het evenement zijn bestaan niet zeker wanneer er niet op de beleving ingespeeld wordt. De meest voor de hand liggende en beste keuze om in te spelen op de beleving is het uitdiepen van het Letteren-thema. Dit kan op veel manieren: -
Het aanbieden van een boek wanneer een deelnemer een ‘hoge’ (bijvoorbeeld €15,-) extra bijdrage aan Run4Schools geeft. 35
-
Het toevoegen van een scholen-gedicht-project, waarbij de gedichten langs de route worden verspreid en het beste gedicht wordt opgedragen tijdens de loop. Uitnodigen van bekende schrijvers en schrijfsters om gratis deel te nemen. In alle communicatie de nadruk leggen op de bekende schrijvers en schrijfsters die deelnemen, de mogelijkheden die er op het gebied van het boekenvak zijn en de aanwezigheid van schrijvers en schrijfsters die hun boek signeren.
Naast de boodschap van de promotie ligt er ook een mogelijkheid in de wijze van het promoten van het evenement. Nu worden er posters en flyers verspreid, nieuwsbrieven verzonden, berichten geplaatst op facebook, twitter en de website, en worden er advertenties in het Haarlems Dagblad geplaatst. Zoals Jan Willem Mijderwijk al terecht aangaf, is het moeilijk om het bereik van een poster te meten. Bovendien heeft het onderzoek van Hover en Romijn (2011) uitgewezen dat de meesten door eerdere deelname of door vrienden en familie bij de Letterenloop terechtkomen. Als zij al op een andere manier in aanraking komen met het evenement is het via het internet; adverteren via facebook en andere websites lijkt daarom ook een logische oplossing. Welke (groei)mogelijkheden zijn er voor de side-events? Side-events heeft de Letterenloop niet veel, dit jaar zal er op de ijsbaan door Pieter Tiddens een kindercabaretvoorstelling gegeven worden, zijn er wat kraampjes en een boekenkraam. Op het parcours is er niet veel te doen voor de toeschouwers. Marieke Mantje van Emolife heeft mee gedacht en kwam met het idee om een scholengedicht-project te organiseren. Op die manier worden de scholen bij het evenement betrokken en kunnen de geschreven gedichten opgehangen worden langs het parcours. Welke (groei)mogelijkheden zijn er op het gebied van afstanden (10 Engelse Mijl)? Vanuit de organisatie van SportSupport is er de wens om een 10 Engelse Mijl toe te voegen aan het programma van de Letterenloop. Bij de grootste 10 Engelse Mijl van Nederland, de Dam tot Damloop, is er om advies gevraagd over de praktische zaken. Vanuit de Dam tot Damloop geeft Jan Willem Mijderwijk aan dat het organiseren ervan niet heel anders is dan de organisatie van een 10 kilometer. Waar goed opgelet moet worden, is het aantal verzorgings- en waterposten onderweg. Hoe langer de afstand is, hoe meer mensen in problemen zullen komen. Vanuit het oogpunt van de lopers is het hebben van één lange ronde beter dan het verdelen van de afstand over twee rondes. Op deze manier kan de achterste loper niet worden ingehaald en blijft het voor de lopers een uitdaging omdat zij de ronde nog niet kennen. Bij Run for Kika Heerenveen wordt dit jaar een testcase gehouden met een 15 kilometer over één ronde. Het is voor de organisatie in de huidige situatie al lastig om de nodige verkeersregelaars en vrijwilligers te verzamelen, het toevoegen van een nieuwe afstand vraagt meer verkeersregelaars en vrijwilligers. Bovendien moeten de huidige vrijwilligers en verkeersregelaars langer op hun post staan.
36
Welke (groei)mogelijkheden zijn er op het organisatorische vlak? Er zijn voor de organisatie vier mogelijkheden op het organisatorische vlak, namelijk: 1. De gehele organisatie gaat over in handen van SportSupport onder de naam van Stichting Letterenloop, met de bestuursleden als ambassadeurs. 2. Gehele organisatie uit handen geven door het in huren van een extern bedrijf 3. Gehele organisatie in handen van Stichting Letterenloop, SportSupport wel beschikbaar als “hulplijn” 4. De organisatie houden zoals het nu is met aanpassingen Na de afweging van de voor- en nadelen is gebleken dat optie één, de gehele organisatie in handen van SportSupport met de bestuursleden als ambassadeurs, de beste optie is voor de Letterenloop. In dit geval wordt de besluitvorming gecentraliseerd, kunnen besluiten sneller genomen worden en is alle benodigde informatie beschikbaar voor de organisatie. Daarbij weet één organisatie alles over het evenement en komt zij niet voor verrassingen te staan tijdens het evenement. Mocht de organisatie optie vier prefereren, dan is het voor de Letterenloop van belang dat beide organisaties elkaar openheid geven in de documenten en besluiten die genomen zijn. Daardoor verbetert de efficiëntie en besluitvorming. Het waarborgen van continuïteit en groei van de Letterenloop is te behalen door het toevoegen van de beleving van het Letteren thema aan alle aspecten van het evenement. Uit interviews met de organisatie, Le Champion en Emolife is gebleken dat het benadrukken van de beleving of het goede doel waarvoor gelopen wordt een grote invloed heeft op de deelnemers. Daarbij is het verbeteren en versnellen van de samenwerking tussen SportSupport en Stichting Letterenloop van belang om het evenement naar de gewenste situatie te brengen. Hoe de organisatie de benoemde punten kan aanpakken, wordt besproken in hoofdstuk negen Advies.
37
9. Advies Uit de beantwoording van de deelvragen en de vergelijking met hoe Emolife en Le Champion omgaan met hun evenementen blijkt dat er voor de Letterenloop nog veel mogelijkheden zijn. In hoofdstuk 6 Uitbreidingsmogelijkheden en hoofdstuk 7 Organisatiemogelijkheden is het advies per onderwerp kort besproken. In dit hoofdstuk wordt het advies aan de organisatie uitgebreider beschreven aan de hand van voorbeelden en mogelijke toevoegingen aan het evenement. Daarnaast wordt uitgesproken wat de organisatie moet doen om in 2018 3.000 deelnemers aan de start te krijgen.
9.1 Het toekomstperspectief Zoals Covey (2008) het in de zeven eigenschappen van effectief leiderschap benoemt: “Begin met het einde voor ogen. De mensen die weten waar zij naartoe willen, zijn effectiever in het uitvoeren van hun taken.” Om in 2018 het gewenste aantal van 3.000 deelnemers te kunnen bereiken wordt de organisatie geadviseerd om de beleving van de Letterenloop uit te diepen. Volgens Pine en Gilmore (1999) is het thematiseren van de belevenis de eerste en cruciale stap naar het regisseren van een belevenis. Daarbij is het van belang dat het thema goed gekozen is en dat de organisatie zich daar volledig op richt bij de communicatie naar de deelnemers. Een eenduidig marketingcommunicatieplan kan hierbij helpen als hulpmiddel. Voor de Letterenloop ligt de keuze voor het thema voor de hand, namelijk het thema Letteren. Het is hierbij van belang dat het thema in ieder aspect van het evenement terugkomt. Zo wordt de link tussen het thema en de gekozen vormen van promotie, side-events, sponsoren en bedrijventeams meteen duidelijk voor de deelnemers en bezoekers. In de promotie wordt de organisatie geadviseerd om: -
-
-
-
-
De poster en flyer aan te passen waardoor het Letterenthema direct zichtbaar is, zoals het plaatsen een afbeelding van boeken of een foto met verschillende bekende schrijvers. De deelnemers op de hoogte te brengen van de acties zoals het aanbieden van een boek wanneer een deelnemer een ‘hoge’ (bijvoorbeeld €15,-) extra bijdrage aan Run4Schools geeft. Het toevoegen van een scholen-gedicht-project, waarbij de gedichten langs de route worden verspreid en het beste gedicht wordt opgedragen tijdens de loop. Het promoten van de Letterenloop tijdens boekenbeurzen, lezingen, bijeenkomsten voor boekenvakkers en boekpresentaties zodat de boekenwereld weet dat de Letterenloop ook voor hen georganiseerd wordt. Het uitnodigen van bekende schrijvers en schrijfsters om hen als teamcaptains van de schrijversteams neer te kunnen zetten. Hiermee wordt krijgen de deelnemers de mogelijkheid om samen met hun favoriete schrijver deel te nemen aan een hardloopevenement en hen te steunen in de onderlinge strijd tussen de schrijvers. Uitnodigen van lokale journalisten en journalisten uit het netwerk, bijvoorbeeld de journalist die de stukken schrijft over de Letterenloop voor het Haarlems Dagblad.
38
-
In alle communicatie de nadruk leggen op de bekende schrijvers en schrijfsters die deelnemen, de mogelijkheden die er op het gebied van het boekenvak zijn en de aanwezigheid van schrijvers en schrijfsters die hun boek signeren.
Naast de belevenis in de promotie is het belangrijk om de link tussen het thema en de side-events duidelijk zichtbaar te maken voor bezoekers en deelnemers. Hiervoor worden de volgende punten geadviseerd: -
-
-
Het toevoegen van een uitgebreide boekenmarkt waarbij verschillende auteurs hun boek signeren als tegenprestatie voor de gratis deelname aan de Letterenloop. Het houden van een verkleedwedstrijd voor de kinderen waarbij zij uitgedaagd worden om zich te verkleden als hun favoriete personage of figuur. De best verklede ontvangt dan een boekenpakket van Uitgeverij Gottmer. Het toevoegen van een verhalenwedstrijd waar de ingeschreven deelnemers aan mee kunnen doen door een verhaal in te zenden. Deze worden bekeken door de vakjury, de schrijvers die deelnemen, en zij kiezen het beste verhaal uit. Dat wordt gepubliceerd in de Boekenkrant of de Eventspecial van de Letterenloop. Daarbij krijgen de deelnemende uitgeverijen ook de kans om de verhalen te lezen en hebben de lezers een kans op de uitgifte van hun verhaal. Het organiseren van een cover-ontwerpwedstrijd, hierbij kunnen de deelnemers een cover ontwerpen voor een boek waar één van de schrijvers mee bezig is. In de aanloop van het evenement mini-workshops organiseren waarbij de deelnemers leren verhalen schrijven, gedichten maken en hoe zij het beste literatuur kunnen opzoeken voor hun werkstukken. Deze mini-workshops worden op verschillende niveaus aangeboden, namelijk basisonderwijs, middelbaaronderwijs en hoger onderwijs.
Ook voor de sponsoren en bedrijventeams is de beleving van het evenement van belang. Het zorgt ervoor dat sponsoren en bedrijventeams terugkeren bij het evenement. De ondernemingen bestaan uit mensen, ook zij hebben bepaalde verwachtingen bij de evenementen. Om de belevenis voor de bedrijventeams en sponsoren toe te voegen aan de Letterenloop worden de volgende mogelijkheden aan de organisatie voorgesteld: -
Zoek naar sponsoren van het evenement uit het boekenvak en bedrijven die als die sport en cultuur ondersteunen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
Bol.com Uitgeverij de Bezige Bij Uitgeverij Gottmer Uitgeverij Lucht Boekhandel Bruna Uitgeverij Luiting-Sijthof Stichting Bibliotheek.nl De Rabobank Eén van de zorgverzekeraars van een betrokkene bij de organisatie 39
-
De Letterenloop beschikt over zogenoemde alfabetborden, deze worden aan de ondernemers aangeboden voor €100 per letter. Enkele voorbeelden van ondernemers die aangeschreven kunnen worden zijn:
Lukx opticiën Bloemendaal Nauwelearts de Agé Sportacademie en zwemschool Van Vessem en Le Patichou Café Rusthoek Fleurie Café ’t Hemeltje Run2Day Haarlem Luchttheater Bloemendaal Caprera H. de Vries Boekhandel Speelgoedwinkel ‘Goed Speel Goed’
Om het aantal bedrijventeams te kunnen verhogen naar 40 zijn er ook een aantal aanpassingen nodig. Het advies aan de organisatie bestaat uit de volgende punten: -
-
-
-
Zorg voor een nieuwsbrief aan de bedrijven aan het einde van het jaar, in de maanden november en december. Veel bedrijven maken een evenementenkalender met daarop de keuzes voor de evenementen waar zij aan deelnemen. Door hen vroeg op het evenement te wijzen, is de kans groter dat de Letterenloop een plekje krijgt op de hardloopkalender. Zorg voor interactie tussen de bedrijventeams en de deelnemers door de ingezonden verhalen ook aan de deelnemende uitgeverijen te laten lezen. Zij kunnen dan de verhalen uitbrengen die zij goed genoeg vinden en die passen bij de schrijvers die zij hebben. Geef bedrijven de ruimte om gemixte teams, zowel deelnemers als voor de vijf als voor de tien kilometer, in te schrijven. Op deze manier wordt het voor bedrijven makkelijker om een team te vullen en zullen kleinere bedrijven eerder de keuze maken voor de Letterenloop. Kleedt de bedrijvenruimte meer aan en zorg ervoor dat het een speciale plek wordt waar de bedrijven graag zijn. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
Verwelkom de leden van het bedrijventeam met een speciaal drankje, bijvoorbeeld een verse smoothie. Zorg voor een stand waar de bestelde running shirts opgehaald kunnen worden en eventueel worden omgeruild.
40
9.2 Het goede doel Het huidige goede doel van de Letterenloop is Run4Schools, een organisatie die sport aanbiedt in het township Mitchell’s Plain. Dit doel heeft niets te maken met het Letteren thema van de Letterenloop. Om in alle aspecten van het evenement het thema Letteren terug te laten komen, wordt de organisatie geadviseerd om een ander goed doel uit te kiezen. Door te kiezen voor een goed doel die zich richt op analfabetisme en/of laaggeletterdheid komt het thema bij ieder aspect van de Letterenloop terug. Een voorbeeld van een Nederlandse organisatie die perfect aansluit bij het thema is Stichting Lezen en Schrijven, opgericht door Prinses Laurentien der Nederlanden. “Deze stichting heeft als doel het voorkomen en verminderen van laaggeletterdheid op korte en lange termijn. Lezen en schrijven is een basisrecht voor iedereen, randvoorwaarden om actief deel te kunnen nemen aan onze hedendaagse maatschappij.” (Stichting Lezen en Schrijven, z.d.a.). Stichting Lezen en Schrijven heeft verschillende projecten waarmee zij proberen laaggeletterdheid in de media te houden. Een voorbeeld van een project zijn de boeken over Arjan Robben en de Champions League. (Stichting Lezen en Schrijven, z.d.b.) Het feit dat Stichting Lezen en Schrijven bekender is dan Run4Schools zorgt ervoor dat het meer aanspreekt en herkenning oproept bij de mensen. Dit kan hen er toe zetten om deel te nemen aan de Letterenloop wat een positieve invloed heeft op het deelnemersaantal. Daarbij zorgt de bekendheid van Stichting Lezen en Schrijven voor meer publiciteit en media-aandacht.
9.3 De gewenste afstand Vanuit de organisatie is er sinds het begin van het onderzoek de wens geweest een 10 Engelse Mijl toe te voegen aan het evenement. Vanuit Le Champion wordt er geadviseerd om ervoor te zorgen dat er geen dubbellingen in het parcours zitten zodat de laatste deelnemer niet ingehaald kan worden door de eerste. Daarbij wordt er bij een 10 Engelse Mijl meer tijd gevraagd van de huidige vrijwilligers en verkeersregelaars en zijn er meer verkeersregelaars nodig. Het aantal nodige verkeersregelaars is op dit moment al een moeilijk punt, er zijn net aan voldoende verkeersregelaars om het parcours te bezetten. Vanwege de bovengenoemde reden wordt de organisatie geadviseerd om geen 10 Engelse Mijl aan het programma toe te voegen. Wanneer de organisatie de wens houdt om een 10 Engelse Mijl toe te voegen aan het programma is het wellicht een mogelijkheid om met Emolife te spreken over hun ervaringen bij de 15 kilometer bij Run for Kika Heerenveen.
9.4 De organisatie Op het organisatorische gebied zijn een aantal mogelijkheden besproken. Hierbij is het in handen nemen van de organisatie door SportSupport met de bestuursleden van Stichting Letterenloop als ambassadeurs de beste optie gebleken. De organisatie wordt deze keuze geadviseerd omdat decentralisatie van besluitvorming kan leiden tot een controleprobleem. (Cassidy en Kreitner, 2011) In de huidige situatie is het veelvuldig voorgekomen dat niet de gehele organisatie op de hoogte was van besluiten die waren genomen en daardoor tijdens het evenement voor verrassingen stonden. Daarbij zorgt het in huis houden van alle aspecten van het evenement ervoor dat alle informatie tijdig beschikbaar is. Het besluitproces wordt 41
hierbij versneld en er wordt efficiënter gewerkt, er hoeft niet gewacht te worden tot de leden van Stichting Letterenloop tijd hebben om te kijken naar de besluiten. Echter heeft SportSupport de leden van Stichting Letterenloop wel nodig voor hun contacten in het boekenvak om er een echte Letterenloop van te maken. Mocht de organisatie de optie prefereren waarbij zowel SportSupport als Stichting Letterenloop een grote rol spelen, dan is het van belang dat er aanpassingen gedaan worden. Er dienen goede, heldere afspraken gemaakt te worden en de organisaties dienen elkaar inzicht geven in de documenten en gemaakte beslissingen. Hierdoor is de informatie voor beiden partijen inzichtelijk en hierdoor wordt de efficiëntie ook verbeterd. 9.5 De financiële situatie In hoofdstuk vier is de financiële situatie van de Letterenloop kort uitgelegd. De donatie aan Run4Schools bestaat uit twee delen: het gedeelte uit het inschrijfgeld en de extra bijdrage van de deelnemers. Het totaalbedrag van deze twee delen wordt altijd in zijn geheel overgemaakt naar Run4Schools, ook als het betekent dat de begroting van SportSupport daardoor in de rode cijfers uitkomt. Het verschil wordt door Stichting Letterenloop opgevangen. In de toekomst zal Stichting Letterenloop niet meer in staat zijn om het verschil tussen de inkomsten en uitgaven op te vangen. De beginjaren hebben gezorgd voor een goede buffer die nu nog aangesproken kan worden. Om in de toekomst een goed evenement neer te kunnen zetten wordt de organisatie geadviseerd om de donaties vanuit het inschrijfgeld eerst te gebruiken om het evenement kosten dekkend te maken. Het bedrag wat daarvan overblijft plus de extra donaties van de deelnemers kan dan aan Run4Schools gedoneerd worden. Wanneer de organisatie het bovengenoemde advies in de praktijk uitvoert, zal het doel van 3.000 deelnemers in 2018 bereikt worden. Bij het uitvoeren van het advies uit paragraaf 9.1 zal de doelstelling van 1.800 deelnemers in 2015 binnen handbereik zijn.
42
Literatuurlijst Boomsma, K. (2014). Hardlopers gaan offroad. Sp!ts, 18-03-2014, 2-3. Bottenburg, M. van (2006). De tweede loopgolf. Verkregen op 2-4-2014 via http://www.sportknowhowxl.nl/files/DeTweedeLoopgolf.pdf Bottenburg, M. van, Romijn, D. (2009). Eindrapport evenementenlopers in beeld. Verkregen op 18-32014 via http://beheer.nisb.nl/cogito/modules/uploads/docs/74321319121308.pdf. Utrecht: Mulier Instituut. Brand, Y. (2014). Vierde loopgolf? Verkregen op 2-4-2014 via http://www.runnersweb.nl/Gear/Hardloopschoenen/Schoenenblog/blog-tonen/Vierdeloopgolf.htm Buitendijk, J. (2013). Concept Beleidsplan. Verkregen op 10-4-2014. Cassidy, C.M., Kreitner, R. (2011). Principles of management. Boston: South-Western Centraal Bureau voor de Statistiek (2010). Actieve en passieve sportparticipatie; personen van 6 jaar en ouder. Verkregen op 19-6-2014 via http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?DM=SLNL&PA=80909NED&D1=0,2,11&D2=a&D3= 0&D4=a&HDR=T&STB=G1,G2,G3&CHARTTYPE=1&P=T&VW=T Covey, S.R. (2008). De zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Amsterdam: Uitgeverij Business Contact Dam tot Damloop (2013). Statistieken. Verkregen op 30-5-2014 via http://www.damloop.nl/statistieken/ Emolife (z.d.). Emolife. Verkregen op 29-5-2014 van: http://www.emolifeevents.nl/emolife Gonny, 2014. Hardlopen anno 2014: 5 belangrijke trends. Verkregen op 24-6-2014 via: http://beterhardlopen.nl/hardlopen-2014-5-belangrijke-trends/ Groot, M. de, Blom, S., Gugten, M. van der, 2012. Meer halen uit sportevenementen: brochure over maatschappelijke spin-off. Verkregen op 25-6-2014 via http://www.dspgroep.nl/userfiles/file/19mtspinoff_Meer_halen_uit_sportevenementen-brochure.pdf Hagen, L. (2011). Sportbeleving 2.0 a creative mind is a joy forever. Verkregen op 24-6-2014 via: http://www.sportnext.nl/berichten/39110530_sportbeleving_2.0_a_creative_mind_is_a_joy_f orever Hover, P. (2013). Derde loopgolf dient zich aan. Verkregen op 2-4-2014 via http://www.sportnext.nl/berichten/derde_loopgolf_dient_zich_aan Hover, P. Romijn, D. (2011). Evenementenlopers winnen terrein. Verkregen op 18-3-2014 via http://www.mulierinstituut.nl/publicaties/publicatie-detail.html?publication_id=12824. Utrecht: Mulier Instituut. Kaspori, D. (2013). LV Lab; laten de Nederlandse organisaties de derde loopgolf aan zich voorbij gaan? Verkregen op 2-4-2014 via http://losseveter.nl/2013/03/29/lv-lab-laten-denederlandse-organisaties-de-derde-loopgolf-aan-zich-voorbij-gaan/ Le Champion (2014). Evenementenprogramma. Verkregen op 21-5-2014 via http://www.lechampion.nl/evenementenprogramma/ Le Champion (z.d.a.). Organisatie. Verkregen op 21-5-2014 via http://www.lechampion.nl/organisatie/ Le Champion (z.d.b.) Sponsoring. Verkregen op 21-5-2014 via http://www.lechampion.nl/sponsoring/
43
Le Champion (z.d.c.). Vrijwilligers. Verkregen op 21-5-2014 via http://www.lechampion.nl/vrijwilligers/ Letterenloop (z.d). Run4Schools. Verkregen op 21-3-2014 via http://www.letterenloop.nl/?page_id=140 Letterenloop (z.d.a.). Achtergrond. Verkregen op 21-3-2014 via http://www.letterenloop.nl/?page_id=13. Letterenloop, 2014. Businessloop - 5 en 10 kilometer. Verkregen op 25-6-2014 via: http://www.letterenloop.nl/?page_id=48 Marikenloop (2014). Bedrijvenloop algemeen 2014. Verkregen op 26-6-2014 via: http://www.marikenloop.nl/home/bedrijvenloop/algemeen-2014 Marikenloop (2014). Marikenloop uitverkocht. Verkregen op 26-6-2014 via http://www.marikenloop.nl/media/25794/Persbericht-ML-2014-gesloten.pdf Michels, W. (2012). Communicatieplanner. Groningen/Houten: Noordhoff Uitgevers Pine, B.J., Gilmore, J.H. (1999). De beleveniseconomie. Schoonhoven: Academic Service Romney, M.B., Steinbart, P.J. (2012). Accounting Information Systems. Harlow: Pearson Education Limited Run4Schools (2014). Activiteiten. Verkregen op 5-5-2014 via http://www.run4schools.nl/nl/activiteiten Run4Schools (z.d.a.). Welkom bij Run4Schools. Verkregen op 21-3-2014 via http://www.run4schools.nl/?do=home Runforkika.nl (2014). Deelnemersregelement. Verkregen op 16-5-2014 via: https://www.runforkika.nl/download/registration_terms/individual SportSupport (2008 - 2013). Jaarverslagen Letterenloop. Geraadpleegd op 25-3-2014. SportSupport (z.d.a). Homepage. Verkregen op 20-3-2014 via http://www.sportsupport.nl/ Stichting Lezen en Schrijven (z.d.a.). Over Stichting Lezen en Schrijven. Verkregen op 26-6-2014 via: http://www.lezenenschrijven.nl/over/stichting-lezen-en-schrijven Stichting Lezen en Schrijven (z.d.b.). Projecten: boekestafettes. Verkregen op 26-6-2014 via: http://www.lezenenschrijven.nl/projecten/boekestafettes Szerkowski, C., Rooy, F.J.C.M. van, Bil, T., Dekker, J., Weusthof, G.J.L. (2005). De Marketingmix: marketing op NIMA-A niveau. Utrecht/Zutphen: ThiemeMeulenhof Verbeek, B., 2013. Vooral luisteren. Verkregen op 24-6-2014 via: http://www.sportnext.be/berichten/vooral_luisteren Verhage, B., 2009. Grondslagen van de marketing. Groningen/Houten: Noordhoff Uitgevers. Waal, W. van der, (2014). De toekomst van de sport de komende vijf jaar. Verkregen op 24-6-2014 via: http://www.sportnext.nl/berichten/de_toekomst_van_sport_de_komende_vijf_jaar
44
Bijlagen Bijlage 1. Tabel cijfers hardlopers CBS Actieve en passieve sportparticipatie; personen van 6 jaar en ouder Gewijzigd op 15 juni 2011. Verschijningsfrequentie: onregelmatig. Onderwerpen Actieve sportparticipatie Sportdeelname Solosporten Atletiek Trimmen Wandelsport Geslacht
Persoonskenmerken Perioden
Totaal mannen en vrouwen Totaal personen
Mannen
Totaal personen
Vrouwen
Totaal personen
1991
% 65
.
14
8
1995
66
1
15
8
1999
67
1
15
11
2003
71
1
19
14
2007
76
2
22
15
1991
66
.
17
7
1995
67
1
17
8
1999
68
.
17
10
2003
72
2
23
13
2007
76
.
26
12
1991
63
.
12
8
1995
65
.
13
9
1999
67
.
13
11
2003
70
.
16
16
2007
75
.
18
18
©CBS / SCP, 2-4-2014
Actieve en passieve sportparticipatie; personen van 6 jaar en ouder INHOUDSOPGAVE 1. 2. 3. 4. 5.
Toelichting Definities en verklaring van symbolen Koppelingen naar relevante tabellen en artikelen Bronnen en methoden Meer informatie
1. TOELICHTING Deze tabel bevat gegevens over de actieve en passieve sportparticipatie van de bevolking van Nederland van 6 jaar en ouder. Alle onderwerpen zijn uitgesplitst naar geslacht, leeftijd, opleidingsniveau en herkomst. De gegevens zijn afkomstig uit diverse jaargangen van het Aanvullend Voorzieningengebruik Onderzoek (AVO) dat in opdracht van het Sociaal Cultureel Planbureau (SCP) wordt uitgevoerd. Gegevens beschikbaar vanaf: 1991 Status van de cijfers: definitief Wanneer komen er nieuwe cijfers: In principe om de vier jaar. De volgende publicatiedatum is nog onbekend. 2. DEFINITIES EN VERKLARING VAN SYMBOLEN Definities: Actieve sportparticipatie Hier gaat het om het beoefenen van sport in de vrije tijd, dus buiten werktijd en buiten schooluren. Het gaat hierbij niet om denksporten (zoals schaken, dammen, kaarten) en vissen. Om als actieve sporter te boek te staan, moet ten minste één keer in de 12 maanden voorafgaand aan de
45
enquête zijn gesport Passieve sportparticipatie Hier gaat het om het volgen van sport als toeschouwer of via de media. AVO Het AVO is een vierjaarlijks onderzoek om gegevens te verkrijgen over het gebruik van een groot aantal maatschappelijke en culturele voorzieningen door de Nederlandse bevolking. Het onderzoek richt zich op het gebruik van voorzieningen en een breed scala van kenmerken die een huishouden (en de personen binnen een huishouden) karakteriseren. Verklaring van de in de tabel gebruikte symbolen: lege cel : een cijfer kan op logische gronden niet voorkomen . : gegevens ontbreken x : geheim - : nihil 0 (0,0) : het cijfer is kleiner dan de helft van de gekozen eenheid * : voorlopige cijfers ** : nader voorlopige cijfers . : kan ook de betekenis hebben van onvoldoende betrouwbaar 3. KOPPELINGEN NAAR RELEVANTE TABELLEN EN ARTIKELEN SCP rapportages over sport: Rapportage sport 2008. Rapportage sport 2010. 4. BRONNEN EN METHODEN Een korte beschrijving van het AVO is te vinden in: Aanvullend Voorzieningengebruik Onderzoek (AVO). 5. MEER INFORMATIE Infoservice: http://www.cbs.nl/infoservice Copyright © Centraal Bureau voor de Statistiek, Den Haag/Heerlen Verveelvoudiging is toegestaan, mits het CBS als bron wordt vermeld.
Actieve sportparticipatie Bij actieve sportparticipatie gaat het om het beoefenen van sporten in de vrije tijd, dus buiten werktijd en buiten schooluren. Het gaat hierbij niet om denksporten (zoals schaken, dammen, kaarten) en vissen.
Sportdeelname
Het beoefenen van sport in de vrije tijd, dus buiten werktijd en buiten schooluren. Het gaat hierbij niet om denksporten (zoals schaken, dammen, kaarten) en vissen. --Het aandeel van de bevolking van Nederland van 6 jaar en ouder dat in de 12 maanden voorafgaande aan de enquête ten minste één keer een sport heeft beoefend in de vrije tijd.
Solosporten
Een solosport is een sport die geen tegenstander vereist. --Het aandeel van de bevolking van Nederland van 6 jaar en ouder dat in de 12 maanden voorafgaande aan de enquête ten minste één keer een solosport heeft beoefend.
Trimmen
Trimmen of joggen. In 2007 is hardlopen hieraan toegevoegd.
Totaal personen
Personen van 6 jaar en ouder.
(Centraal Bureau voor de Statistiek, 2010)
46
Bijlage 2. Informatie over Le Champion
Organisatie Missie Le Champion bevordert een gezonde en actieve samenleving door aan mensen van alle leeftijden en van alle niveaus aansprekende sportevenementen aan te bieden op het gebied van hardlopen, fietsen en wandelen. Plezier en topprestatie gaan daarbij hand in hand. Vereniging en Ledenraad De Vereniging Le Champion is een van de grootste sportverenigingen van Nederland. Van de leden heeft 55% hardlopen als hoofdsport, 40% fietsen en 5% wandelen. De vereniging heeft een bestuur van vijf tot negen leden dat wordt benoemd door en verantwoording aflegt aan de Ledenraad. De Ledenraad telt 25 tot 50 personen. Deze vormen de spreekbuis van de Vereniging en worden daarom op hun beurt gekozen door de leden van de vereniging. Voor de uitvoerende werkzaamheden wordt het bestuur terzijde gestaan door een verenigingsmanager en door een aantal commissies en werkgroepen. Deze organiseren binnen de vereniging de kleinere fietsevenementen, vakanties en enkele trimlopen. Stichting De stichting beheert een kantoor waar beroepskrachten werken aan de organisatie van grote loop-, wandel- en fietsevenementen. Daarnaast verrichten zij welomschreven taken voor de vereniging, zoals bijvoorbeeld de ledenadministratie. Het kantoor wordt geleid door een directie die handelt in opdracht van het bestuur. Het bestuur van de stichting bestaat uit dezelfde personen als het bestuur van de vereniging. Anders gezegd, het door de ledenraad van de vereniging gekozen en benoemde bestuur vormt als zodanig ook het bestuur van de stichting. Medewerkers, leden, vrijwilligers Le Champion bestaat uit een vereniging (opgericht in 1969) en een stichting (1986). De Vereniging Le Champion telt ruim 12.000 leden, de Stichting Sportevenementen Le Champion heeft 24 medewerkers in vaste dienst (anno 2014). Van oorsprong is Le Champion een vereniging van toerfietsers, met een latere aanvulling van trimlopers en wandelaars. Door de succesvolle uitvoering van de evenementen vertoont het ledenverloop zich uitermate gunstig. Omdat alle activiteiten niet louter door vrijwilligers kunnen worden georganiseerd, zijn de grote evenementen ondergebracht in een stichting. Voor de uitvoering van deze evenementen werkt de stichting nauw samen met de vereniging en beschikt ze over een groot vrijwilligersbestand. Daarnaast kan er op tientallen sportverenigingen en scholen een beroep worden gedaan, waardoor jaarlijks bijna 2.500 vrijwilligers en 40 verenigingen en scholen actief zijn betrokken bij de evenementen. Vrijwilligers vormen dan ook een zeer belangrijke basis voor het voortbestaan van Le Champion. Naast beloningen per evenement wordt er sinds 2010 jaarlijks voor alle vrijwilligers een vrijwilligersavond georganiseerd. Sponsoring Le Champion organiseert jaarlijks met haar partners en vrijwilligers vele loop-, fiets-, en wandelevenementen, waaraan meer dan 200.000 sporters deelnemen. Om dit mogelijk te maken werken we samen met diverse sponsors en suppliers. Met iedere sponsor maken we afspraken op basis van gezamenlijke doelstellingen. Le Champion streeft hierbij naar hoge kwaliteit bij de uitvoering van haar evenementen. Mede dankzij de samenwerking met onze vaste groep partners en suppliers kunnen wij de deelnemers en vrijwilligers hierin blijvend voorzien. Heeft u interesse om uw bedrijf op unieke wijze te verbinden aan een of meer van onze evenementen? Neem dan contact op met Simone Richardson via tel. 072-5338136 of per e-mail om de mogelijkheden te bespreken. AGU AGU en Le Champion werken al meer dan 25 jaar intensief samen. Zo is AGU naast hoofd- en titelsponsor van de grootste strandrace van de Benelux, de AGU Egmond-Pier-Egmond, ook sponsorpartner van andere Le Champion fietsevenementen, zoals de Dam tot Dam FietsClassic, LBL Ardennen Classic en de Fiets4Daagse Hoorn. AGU is ook partner voor de fiets- en loopkleding van Le Championleden. Samen met collega’s, clubgenoten of vrienden in dezelfde kleding fietsen, maakt fietsevenementen namelijk nog mooier! Ook voor andere fietskleding en fietsaccessoires kun je bij AGU terecht. Kijk voor meer informatie op www.agu.nl. HDC Media/Noordhollands Dagblad
47
HDC Media is mediasponsor van Le Champion. Doel van de samenwerking is het creëren van media-aandacht rond de evenementen van Le Champion. HDC Media kan zich via de evenementen in de regio Noord-Holland zichtbaar maken voor een groot, sportief publiek. Kijk voor meer informatie op www.nhd.nl. Headline Interactive Headline Interactive is trotse sponsor van Le Champion. De relatie met Headline Interactive bestaat al sinds 2006, toen nog als sponsor van de Amsterdam Marathon. Vanaf 2010 hebben we onze sponsor-positie uitgebreid naar alle evenementen van Le Champion. Wij hopen hiermee bij te dragen aan een goede online dienstverlening aan al die tienduizenden sporters, die Le Champion jaarlijks bedient. Headline Interactive is een creatief internetbureau gespecialiseerd in het bedenken, ontwerpen en ontwikkelen van innovatieve en gebruiksvriendelijke websites, intranetten en online winkels. Wij helpen onze klanten zich goed te presenteren op internet, met aantrekkelijke designs, gebruiksvriendelijke interactie, interactieve communicatie en een verbetering van de conversie. Met één doel voor ogen: presteren! Als sponsor willen we onze kennis en expertise van online communicatie inzetten voor de missie van Le Champion. Wij ondersteunen het doel een gezonde en actieve samenleving te bevorderen, waarbij plezier en topprestatie hand in hand gaan. Kijk voor meer informatie op www.headline-interactive.nl. Vrijwilligers Vrijwilligers nemen bij Le Champion een heel belangrijke plaats in. Zonder hen is het onmogelijk om alle evenementen te organiseren. In totaal zijn er bij de circa 80 evenementen zo’n 2.500 vrijwilligers actief. Ze helpen mee met de voorbereidingen, zoals het uitpijlen van de routes en het begeleiden van de start, ze werken als verkeersregelaar, bemannen stempel- en verzorgingsposten, delen medailles uit enz. Veel trouwe vrijwilligers De meeste vrijwilligers bij Le Champion blijven vele jaren actief; sommigen zelfs 25 jaar of meer. Behalve individuele vrijwilligers zijn er ook tientallen verenigingen, waarop elk jaar een beroep kan worden gedaan. Scoutinggroepen, atletieken gymnastiekverenigingen enz. bieden hun diensten aan en krijgen in ruil daarvoor een vergoeding voor hun clubkas. Voor studenten is het mogelijk om vrijwilligerswerk te doen in het kader van hun maatschappelijke stage. Onvergetelijke ervaring Meewerken aan een evenement van Le Champion is een onvergetelijke ervaring. Je maakt de sfeer van het evenement en het enthousiasme van de deelnemers van dichtbij mee. Je werkt altijd onder leiding van een coördinator, die ervoor zorgt dat je voldoende instructies en ondersteuning krijgt. En natuurlijk word je gedurende de dag uitstekend verzorgd met koffie, thee en een lunchpakket en een mooie herinnering na afloop.
(Le Champion, z.d.a.) (Le Champion, z.d.b.) (Le Champion, z.d.c.)
48
Bijlage 3. Uitgeschreven interview met Jan Willem Mijderwijk, Le Champion Vrijdag 23-5-2014, 16.00 uur. Gesprek met Jan Willem Mijderwijk, Senior Event Manager van Le Champion. Laura Langendijk, Jan Willem Mijderwijk. Zoals ik had aangegeven ben ik bezig met het schrijven van mijn scriptie, die gaat over de groeimogelijkheden van de Letterenloop, ben je bekend met deze loop? Jazeker, ik heb nooit meegedaan maar ken de loop wel. Daar loop ik dus stage en dat is waar ik mee bezig ben. En ik ben eigenlijk wel benieuwd naar hoe jullie dat doen met promotie, hoe je bedrijventeams aan je bindt, hoe de organisatie is, afstanden en wat voor side-events er zijn. Dat zijn de onderwerpen waar ik het over wil hebben met je. Dan wil ik beginnen met de organisatie want dat vonden wij, ook mijn stagebegeleider, heel erg belangrijk want wijzelf zitten met een stichting, zeg maar SportSupport en Stichting Letterenloop, dat zijn de twee stichtingen die samen komen. Nu las ik op de site dat jullie ook zoiets hebben, een vereniging en stichting. Ja, dat klopt, de vereniging en stichting zijn twee aparte rechtsvormen maar in de praktijk merk je er niet heel veel van voor de buitenwereld. Het is zo dat ik en mijn collega’s hier zijn in dienst van de stichting, die stichting organiseert de grotere evenementen van Le Champion. En daarnaast zijn er nog een heel aantal kleine evenementen die organiseert de vereniging op haar beurt en wij verrichten dan een aantal ondersteunende werkzaamheden voor die vereniging met de ledenadministratie enzovoorts. Jullie helpen ze wel, zeg maar het looptechnische gedeelte doen jullie? Ja, maar het is dan wel zo dat de leden van die vereniging op hun beurt als vrijwilliger helpen bij onze evenementen. Eigenlijk versterken jullie elkaar gewoon? Ja, eigenlijk is gewoon 1 en het is zo gemaakt om evenementen die financieel een behoorlijke begroting hebben. Als het dan een keer verkeerd gaat dan wil je niet dat meteen je hele vereniging daar problemen van ondervindt. Daarom is er destijds ook voor gekozen om dat te scheiden. Merken jullie daar problemen mee, of is het zoals je zegt echt 1, alles loopt allemaal naast elkaar? Ja, dat gaat over het algemeen prima, het is ook 1 bestuur, dezelfde mensen. Dat maakt het dan wel makkelijker inderdaad. Eerst waren het wel twee bezettingen maar nu is het 1 geworden. Daardoor is die eenwording ook beter geworden. Ja oké. En met hoeveel personen organiseren jullie bijvoorbeeld een Dam tot Damloop? Dat is 25 mensen hier op kantoor, die hebben allemaal een rol bij de Dam tot Damloop, de één een grotere rol dan de ander. Ik zit er bijvoorbeeld 8 maanden aan, maar sommige van mijn collega’s weer een paar uurtjes maar in totaal zitten er 5500 arbeidsuren in van hier, van mijn collega’s. Oké, en doet dan iedereen voor ieder evenement hetzelfde of.. nee, dat is echt afhankelijk van de grootte van het evenement. De Dam tot Damloop is één van onze grootste evenementen samen met de TSC Amsterdam Marathon, in beide events zitten 5500 uur maar alle overige evenementen zijn een stuk minder. En dan gebeurt het ook vaak dat bij die kleinere evenementen. Hoe kleiner een evenement is, hoe minder mensen er een rol hebben bij dat evenement. Oké, ik las ook op jullie site dat jullie altijd of het grootste gedeelte op vrijwilligers draaien. Ja, kwantitatief gezien zeker. Kijk, in de uitvoering van een evenement zoals de Dam tot Damloop zijn wel 800 vrijwilligers en als je dat afzet tegen die 25 professionals. Dan zijn er veel meer vrijwilligers, maar die hebben dan veel meer een uitvoerende taak. Ik bedoel ook, de voorbereiding doen jullie als betaalde krachten zeg maar als vaste werknemers. Al zijn er ook een aantal vrijwilligers die ook in de voorbereiding een rol spelen, die zitten dan bijvoorbeeld in werkgroepjes en die voeren dan onder verantwoording van ons een aantal taken uit en bereiden dus ook samen met ons voor. Maar in de uitvoering zijn het echt vooral vrijwilligers, zonder vrijwilligers zou het niet bestaan? Nee, dan wordt het wel lastig om het allemaal betaalbaar te houden. En jullie vrijwilligers krijgen ook een vergoeding als in een lunchpakket op de dag zelf. Ja klopt, ze krijgen een lunchpakketje, een T-shirt van het evenement, ze krijgen een maaltijd na afloop en een declaratie voor de reiskosten. Zulk soort dingen.
49
Je gaf zelf al aan 8 maanden bezig te zijn met bijvoorbeeld de Dam tot Damloop, is dat dan ook het grootste project waar jij mee bezig bent? Ja, voor mij verreweg het grootste project maar dat komt ook omdat ik de event manager ben van de Dam tot Damloop en dan moet je de kar trekken he. Ja, dan ben je het aanstuurpunt van iedereen. Ja klopt. En wat voor evenement doe je ernaast bijvoorbeeld? Ikzelf coördineer bijvoorbeeld ook de PWN Egmond Halve marathon. Je richt je voornamelijk op de loopevenementen? Nee, niet helemaal. Ik coördineer ook de Amsterdam Cycle Tours, dat is een kleiner fietsevenement. Dat is best divers, overal wat anders. Ja, maar dat is ook erg leuk. Dat was het even een beetje over de organisatie, dat was een beetje aftasten hoe zit het nou in elkaar. Want wat wij merken bij de Letterenloop is dat promotie wel heel erg belangrijk is maar ook erg lastig. Zeker met beperkte middelen tot je beschikking Wij hebben dat dan ook. Wij hebben posters en flyers tot onze beschikking, veel gedrukte materialen. Maar hoe doen jullie dat bijvoorbeeld? Wij zetten eigenlijk steeds minder gedrukte materialen in, zo’n poster is moeilijk meetbaar wat het bereik is, ik kan her en der wel wat posters verspreiden en het is leuk voor je zichtbaarheid maar of het nu ook echt leidt tot extra deelnemers. Ja, wie zal het zeggen? Je kan er naar vragen in een enquête onder deelnemers met de vraag door welk middel zij met ons in aanraking zijn gekomen. Op die manier kan je het wel een beetje meten maar het is toch zelden dat een poster dan heel hoog scoort. En een flyer, ja ik denk dat dat iets efficiënter is, zeker als je het inzet daar waar je doelgroep is, bijvoorbeeld bij andere evenementen. Dat zou kunnen, maar dat doen wij voor de Dam tot Damloop eigenlijk ook niet. Bij de Dam tot Damloop maken we eigenlijk helemaal niet zoveel promotie omdat onze 10 EM, het hoofdprogramma, binnen 2 uur is uitverkocht. Dus dat is wel een bijzondere situatie, maar wij hebben dit jaar ook een nieuwe Damloop by night, op zaterdagavond voor de traditionele Dam tot Damloop. Daar moeten we nu weer creatief voor gaan nadenken over hoe we daar efficiënt promotie voor gaan maken. En dat is voor ons ook wel lastig inderdaad, want welke middelen zet je daarvoor in. En wat wij tot nu toe hebben gedaan is veel partnerdeals, gesloten beurzen met bijvoorbeeld een SkyRadio, een Myradio, Runners World en het Parool en dat zijn allemaal mediapartners. Maar daarnaast gaan we dit jaar voor het eerst adverteren via Facebook, eens kijken hoe dat bevalt en we hebben ook wat meer driehoeksborden, outdoor campagnes opgezet gericht op de Damloop by night via Abri’s enz. misschien nog op stations. Dat zijn een aantal voorbeelden en natuurlijk zetten wij ook onze digitale nieuwsbrief in en we hebben een vrij grote database opgebouwd en dat werkt natuurlijk ook wel goed, alleen die ga ik ook niet elke week met dezelfde boodschap benaderen. Dat lijkt mij ook niet zo slim, want dan melden zij zich op een gegeven moment af voor de nieuwsbrief. Dat klopt. Maar jullie doen vooral betaalde advertenties zeg maar, behalve bij de mediapartners? Nee, zij zijn eigenlijk een soort sponsoren van ons, we hoeven niets te betalen voor de advertenties maar zij krijgen dan weer wat zichtbaarheid bij ons evenement daarvoor terug. En natuurlijk doen wij ook wel wat betaalde advertenties maar dat is niet zo heel veel hoor. Kun je hiervan een bedrag geven? €8.000,- ofzo. Doe je dat voor de kleinere evenementen ook op deze schaal? Nee, daar betalen we eigenlijk bijna nooit voor, meestal zijn het toch wel van die partnerdeals. Dus jullie hebben gewoon veel mediapartners. Ja, dat klopt. Ik heb even jullie evenementenprogramma doorgelezen en uitgeprint, en jullie spelen heel erg in op de beleving van de mensen. Het schetsen van een beeld waar ze lopen of fietsen. Dat heb je goed gezien. Kijk elk evenement heeft een eigen identiteit en die vertalen wij naar een positionering en op die manier proberen wij daar de communicatie op af te stemmen. Zodat je je daardoor ook mee onderscheid van andere evenementen, wat kan men verwachten bij jou he. Maar dat moet wel iets bijzonders zijn, anders verlies je gaande weg toch steeds meer je bestaansrecht. Ja, ik denk dat dat ook meteen het hele lastige is, want ik denk dat nu en dat zie ik ook terug in de informatie die ik al heb gevonden voor mijn scriptie dat mensen het toch wel heel belangrijk vinden dat ze een beleving hebben aan het hardloopevenement dat het eigenlijk niet meer alleen een 10 KM is. Ja, maar eigenlijk moet dat tegenwoordig ook wel standaard zijn bijna. Als je het niet hebt dan denk ik dat het heel moeilijk wordt om dan te overleven. Ik denk ook dat dit een punt is waar wij met de Letterenloop nog aan kunnen werken. Ja, je heb natuurlijk een heel mooi origineel thema en dat kan je nog meer uitdiepen. Door daar echt op alle facetten van het evenement op in te spelen. Dat is ook een beetje wat ik bij jullie probeer te zien en hoe jullie dat aanpakken. En hoe wij dat dus in onze eigen organisatie kunnen vertalen naar onze eigen 50
hardloopevenementen. Want een grachtenloop is bijvoorbeeld wel vol, en die gaat echt door het centrum van Haarlem langs de grachten. En die zit vol, want dat heeft toch wel iets bijzonders. En die beleving vinden jullie dus ook erg belangrijk om op in te spelen, als ik het zo kort door de bocht mag zeggen. Ja, we proberen er steeds beter op in te spelen en bij stil te staan. Wat voor thema en hoe geef je daar in je entertainment invulling aan? Zodat het ook herkenbaar is voor de mensen. Kun je een voorbeeld noemen van hoe jullie dat bij een project hebben aangepakt? Bijvoorbeeld bij de PWN Egmond Halve Marathon, daar zet je bijvoorbeeld heel erg in op de facetten strijd tegen de elementen, mooie natuur. Echt dat zware, bikkelen en afzien. Die boodschap proberen we ook uit te dragen in onze communicatie. Maar als je zo zit op het bikkelen, doorzetten, ben je dan niet bang dat je de wat minder gedreven loper kwijt te raken of die niet aan te spreken? Ik snap wat je bedoelt, maar daar zijn we niet bang voor. Ik denk zelf dat het juist goed is om keuzes te maken, en je kiest voor iets omdat je het dan scherp afbakent. En dat betekend ook dat je sommige mensen niet zal aanspreken maar het is vrij moeilijk om een concept neer te zetten dat iedereen aanspreekt. En dan ben je ook niet heel erg herkenbaar. Nee, dan blijf je ook een beetje zweven. Ja, kijk een Dam tot Damloop is redelijk massaal en voor ieder wat wils is daar ook wel iets. Maar een meer gedreven loper zal zich minder aangetrokken voelen tot een Dam tot Damloop, die vindt dat te massaal. Ja, dat is meer voor de recreatieve loper die wat anders wil dan de 5 of 10 Km. Ja, dat klopt. Dat was het over promotie. Die beleving merk ik toch wel dat het een heel erg belangrijk iets is maar gebruik je dat dan ook naar je sponsoren, partners en bedrijventeams. Hoe doen jullie dat? Ja zeker, je kijkt eigenlijk naar het DNA van zo’n evenement en kijkt dan ook naar wat voor partners passen daarbij, welke partners kunnen zich daarmee identificeren en die ga je dan juist benaderen. Dat is dus een goede research over een evenement en deze partner zou daar bij kunnen passen omdat hij dit en dit, dezelfde kernwaarden heeft. Ja, dat klopt en dan ben je een goede match. Een vraag naar jouw ervaring, is dat makkelijk te vinden of is dat wel heel ver graven of… Ja.., dat is het moeilijke bij een evenement dat nog niet zo’n grote reputatie heeft dan moet je dat allemaal ontwikkelen. En ik denk dan ook wel dat het een stukje lastiger wordt, want dan moet je toch wat creatiever zijn en nog scherper positioneren denk ik. Bij een evenement dat al jaren loopt, bij een Dam tot Damloop komen bijvoorbeeld ook partners naar ons toe en dan is het alweer een stuk makkelijker praten natuurlijk. Dan heb jij het voor het uitkiezen, van jij past wel bij ons en jij past niet bij ons. Ja inderdaad, nu gebeurt het zelden dat wij zeggen nee het kan niet, tenzij er bepaalde bedrijven naar ons toekomen die een concurrent is van branchsponsor met exclusiviteit, dat kan natuurlijk. Ja, dat is natuurlijk wel lastig, want het liefste heb je zoveel mogelijk. Ja, dan moet je ook zeggen nee op dit moment kan het helaas niet, want dat plekje is bezet. Je houdt er dus wel echt rekening mee, met welke bedrijven je al in zee bent. Ja natuurlijk. Kijk Asics is hoofdsponsor van de Dam tot Damloop, dan is er geen plaats voor een ander schoenenmerk. Geen Puma of Nike. Nee, dat kan dan niet. Nee, zeker niet als het je hoofdsponsor is natuurlijk, de nummer 1 zeg maar. Nee, die heeft echt branche exclusiviteit dus dan gaat dat niet. Maar dat is natuurlijk wel fijn, dat je zo’n groot iemand er bij heb. Ja, nee natuurlijk daar zijn wij hartstikke blij mee. Nu heb je het over de Dam tot Damloop, die is natuurlijk heel groot en komen de bedrijven naar je toe. Maar als je bedrijven gaat benaderen, hoe doe je dat dan, speel je dan in op die gemeenschappelijke waarden? Ja klopt, eigenlijk is dat een continu proces, dat we gewoon kijken naar wat voor bedrijven hebben de potentie om een sponsor te zijn van één van onze evenementen. En ja als ik bladen lees of ik volg het nieuws, dan kijk ik daar ook naar van oké dat lijkt mij een goede match. Een grote sportschool of fitnessketen zou ik nog wel een keer als partner willen hebben bij één van onze evenementen. Je hebt al een idee bij welke dat zou kunnen passen? Nee, we hebben wel al eens gesprekjes gehad, maar dat heeft nog niet geleid tot partnerships. Maar dat is wel een branche waarvan je denk dat zou wel een natuurlijke match zijn en een zorgverzekeraar idem dito. Soms dan komt het op je pad of dan past het, en op sommige momenten duurt het net even wat langer of zijn die kansen er wat minder. Het is ook wel een langdurig proces. Wat dat betreft moet je echt contacten opbouwen en onderhouden, en het leidt niet altijd direct tot een partnership maar wie weet kan dat in de toekomst wel uitgroeien tot een partnership. Hebben jullie ook bij de hardloopevenementen bedrijventeams die mee doen? De Dam tot Damloop doet dat zeker. Ja, eigenlijk doen wij dat bij al onze hardloopevenementen wel. Ik merk nu bij ons dat het heel lastig is om bedrijven zo ver te krijgen om met ons mee te lopen maar hoe zit dat bij jullie? Hebben jullie daar last van? Ja, nee dat valt wel mee. Kijk ik denk dat bedrijven niet zo snel op die A-events zullen bezuinigen maar dat ze wanneer ze niet aan alles meer mee kunnen doen ze eerder de evenementen met minder status gaan schrappen. Dat zou kunnen. Het is wel iets gestagneerd 51
bij onze evenementen wat de deelname van businessteams betreft en een enkel evenement iets minder maar niet echt schrikbarend. Zitten jullie daar dan ook vol achteraan of krijgen die gewoon de promotiematerialen die jullie inzetten? Die krijgen zij wel en wij blijven wel die promotiematerialen inzetten maar echt acquisitie om nieuwe bedrijven te werven doen we niet heel erg, dat zou nog wel beter kunnen. Daar zie je wel een kans in voor jullie? Ja, waarom niet, als je niets doet dan gebeurd er ook niets, dus ik denk wel dat daar nog iets te winnen valt. Daar was ik wel benieuwd naar, want waarom moeten ze nu naar jullie toekomen? Omdat ze weten dat wij een mooi product hebben en dat dat bij hen past. Als je nu bedrijven zou gaan acquireren, zou je dan kijken naar bedrijven die mogelijk bij het evenement zouden passen of zou je dan alles aanschrijven in de regio van het evenement? Je kan bijvoorbeeld al kijken naar de bedrijven die deelnemen aan onze andere evenementen en dat die benaderd gaan worden. Kijk, het is moeilijk om bedrijven die nog niets met een hardloopevenement te maken hebben te gaan benaderen voor een bedrijvenloop, je weet niet zo goed wat voor potentie dat heeft. Je kan natuurlijk een adressenbestand kopen ergens en dan kan je blind gaan werven, ja. Dat hebben wij in het verleden ook wel eens gedaan, maar dat is zo lang terug dat zou ik niet meer weten. Wellicht hebben jullie het niet nog een keer gedaan omdat het niet de gewenste uitkomst bracht. Ja, dat zou best wel zo kunnen zijn. Ik ben zelf wel eens bij de Dam tot Damloop wezen kijken, maar dat is al langer terug. Wat ik me nog kan herinneren is dat er heel veel mensen langs de kant stonden en de hardlopers toejuichten. Wat voor aantrekkingskracht hebben jullie op het publiek? Ik heb het idee dat er toch wel veel mensen naar jullie evenementen komen. Ja, dat klopt. We proberen ze ook echt wel te enthousiasmeren door het uitbrengen van een boekje dat we huis-aan-huis langsbrengen, waarin we mensen ook uitdagen om de boel te versieren/muziek op straat te doen en daar koppelen we ook wel leuke prijsjes aan. Dat we de mensen daarvoor ook belonen. Ja.. Een soort eventspecial, in de regio verspreid of? Nee, het is een soort programmaboekje dat wij zelf met onze vrijwilligers huis-aan-huis verspreiden langs de parcoursen, langs de straten die langs het parcours zitten. Dat is wel een mooi en leuk idee. Ja, dat is een middel en natuurlijk kan je het ook via persberichtjes doen en misschien ook wel via buurtwerkers dat je die enthousiasmeert en buurtverenigingen. We zetten zelf ook op heel veel plekken muziek in, dat enthousiasmeert natuurlijk ook wel als wij zorgen voor een leuk bandje of een gezellige DJ. Sommige mensen vinden het storend, maar anderen komen er juist weer op af. Maar het is wel heel goed/belangrijk om de mensen te informeren over de beperkingen enerzijds maar anderzijds ook over hoe leuk het kan zijn. Door het aanbieden van mogelijkheden om deel uit te maken van het evenement zeg maar. Precies, want een evenement zorgt er ook weer voor dat buurten samen komen en mensen gezamenlijk er een feestje van maken. Dat is juist het mooie als je dat lukt. Ja, jullie evenementen duren een hele dag of heb je ook bepaalde dagdelen? Het hangt ook een beetje af waar je woont langs het parcours, als je aan het begin woont dan kan het zomaar zo zijn alles heel snel vertrokken is. Sommige evenementen hebben ook meerdere startgroepen en dan duurt het wel even voordat alles weg is. Daar was ik wel benieuwd naar omdat je zegt dat het de hele dag doorgaat. Ja, soms moeten de mensen wel even een tijdje wachten. Wel leuk hoe jullie dat dan doen. Hebben jullie voor het publiek ook side-events die de mensen kunnen doen? Ja.. Kijk bij de Dam tot Damloop hebben wij een feestplein waar kinderattracties staan, springkussen, schminken en noem maar op. Dat kun je ook als een side-event zien en daar zit dan ook wel een terrasje met wat horeca en promotiestandjes. Dat is ook wel vermaak voor mensen uit de buurt. Verder hebben we een Dam tot Dampark waar artiesten optreden op het podium en dat is vrij toegankelijk. Dus dat is ook een side-event waar bewoners op af kunnen komen. Dan moet je met name daar aan denken en entertainment/vermaak. Ja, het vermaak of eigenlijk het “makkelijke” vermaak, als ik het even zo mag noemen, het springkussen en schmink. Ja, dat zijn geen ingewikkelde attracties maar we hebben ook een podiumpje voor de kinderen waar dan een artiest een programmatje heeft. Ik weet het niet precies, ben daar zelf niet zo vaak bij dus maar een clowntje en dat soort dingen. Dus eigenlijk iets heel simpels wat ze eigenlijk niet zo heel vaak zien. Ja, het hoeft ook niet heel ingewikkeld te zijn. Omdat tegenwoordig alles zo groot en zo is. Ja misschien wel. We hebben ook wel iets van Skylander, een game-iets en dat was ook wel een attractie. Dat is toch ook wel wat eigentijdser. Het is nu ook wel veel IPad en IPhone en de elektronica die de kinderen overneemt. Ja, dat gebeurt wel maar ja… op zich houden wij die attracties nog redelijk ouderwets misschien. Maar ik kan me ook niets anders voorstellen dan wat er was toen ik ook 52
daarnaartoe ging. Ja, maar ze vinden het ook leuk en blijven goed hangen. Ze hebben het goed naar hun zin, dat zijn wel de mooie dingen. Jullie hebben een 10 Engelse Mijl voor de Dam tot Damloop dat gaat over 1 ‘recht’ stuk, hebben jullie het ook wel eens geprobeerd over 2 rondes of iets dergelijks, heb je daar ervaring mee? Of zeg je nou het moet echt zo. Over het algemeen vinden mensen evenementen over twee ronden toch vaak minder leuk en daarbij heb je dat wanneer je in grote massa’s start je al snel heb dat de koploper de staartloper inhaalt. Dus qua capaciteit beperk je je dan wel behoorlijk. Als ik het even richting de Letterenloop mag trekken, die heeft een 5 km ronde en een 10 km ronde, die gaan een klein gedeelte over hetzelfde parcours. Denk je dat het dan wel zou kunnen over twee rondes of zeg je nee je moet echt 1 ronde 10 EM hebben. Het leukste is natuurlijk wanneer je een parcours zonder dubbellingen hebt, ik denk dat dat het meeste aanspreekt. Dat is dus iets waar wij mee bezig zijn en willen bekijken of een 10 EM haalbaar is door Haarlem en Bloemendaal heen. We starten op de ijsbaan en dat is natuurlijk al best bijzonder omdat je er normaal gesproken alleen komt als er ijs is. Ja, ik ken de plek wel, het is een bijzondere locatie met allemaal sportaccommodaties daar toch? Ja, daar bij het Kennemer Sportcenter zit het in de buurt. Ja, een hele mooie plek. Dat zijn wij dus aan het onderzoeken want er is niet echt een 10 EM in de buurt van Haarlem in juni. Maar een paar praktische zaken, waar moet je echt rekening mee houden wanneer je een 10 EM organiseert? Qua afstand is het niet anders dan een 15 of 10 kilometer om te organiseren, het heeft dezelfde ingrediënten: het parcours moet goed zijn gemeten, de kilometers goed aangegeven, voldoende verzorging op het parcours, goede medische voorzieningen, goede tijdsaanduiding, tijdmatten, goed foto en videopunt. Dat zijn een aantal vaste ingrediënten en dat staat allen los van de afstand. Kijk hoe langer de afstand, hoe meer verzorging en EHBO’ers je natuurlijk nodig hebt. En hoe langer de afstand is, hoe meer mensen ook in de problemen komen. Dat zijn wel dingen waar je rekening mee moet houden. En hoeveel waterposten bijvoorbeeld? Ja, bij de 10 EM hebben wij iets van vijf posten? Op het 5 km punt, 8 km fruit, 9 km water, 11 km en 14 km. Dus 5 posten, maar dat is vrij royaal hoor, 3 is eigenlijk ook wel genoeg. Waarschijnlijk nemen ze ook niet overal iets mee. Nee zeker niet iedereen. En de tijdwaarneming, waar halen jullie die vandaan als jullie inhuren? Bedoel je dan de chips of de klokken die dan worden neergezet? Wij zelf hebben Racetimer die de klokken neerzet en de finishboog doet. Oké, wij werken samen met Mylap een branchegenoot van Racetimer. En dan misschien wel de belangrijkste vraag en dat staat los van dit alles wat wij net besproken hebben, de financiën. Wij hebben natuurlijk gewoon een budget waar wij ons aan moeten houden, hebben jullie dat ook? En hoe financieren jullie de evenementen? Ja, wij zijn ook gewoon een stichting en die moet aan het einde van het jaar ook gewoon break-even draaien. En als er wat overblijft dan is dat mooi, maar dat moet ook niet te veel zijn want dan moet je vennootschapsbelasting gaan betalen en dan heb je weer een ander probleem. Dat geld wat echt over is gaat naar de reserves en daar kunnen eventueel weer nieuwe evenementen mee op gestart worden. De inkomstenbronnen bij een evenement zijn de sponsoren, inschrijfgelden, af en toe subsidies en dan heb je nog wat kleine dingetjes als de pacht die de standhouders betalen, de verkoop van T-shirts, sms-service en medaille inleg service. Je hebt het over subsidies, merken jullie ook dat de gemeentes steeds minder subsidies geven aan de evenementen en hebben jullie daar ook last van in de financiële ruimte? Bij de kleinere evenementen iets meer last, daar merk je dat de subsidies een wat groter aandeel hebben in de totale financiële ruimte maar over het algemeen valt dat nog wel mee. Kijk, het is ook de uitdaging om niet afhankelijk te zien van de subsidie en de subsidie is ook bedoeld om de evenementen op weg te helpen en dat het evenement uiteindelijk op eigen benen kan staan. Zo moet je de subsidie ook eigenlijk zien. Wel leuk om te zien dat er eigenlijk best veel overeenkomsten zijn tussen jullie organisatie en de Letterenloop. Ik ben ook vooral benieuwd hoe ik verder kan met alle informatie die jij mij nu net hebt gegeven. Zijn er nog punten waarvan jij denkt dat is essentieel om te weten voor je scriptie of om te groeien? Luister goed naar de doelgroep, houdt enquêtes onder je deelnemer en kijk goed om je heen naar de ontwikkelingen, ga naar veel andere evenementen toe. Er is al zoveel verzonnen in de wereld, je hoeft het niet allemaal zelf te verzinnen. Je moet natuurlijk niet Jan en alleman gaan na-apen maar je moet ook bedenken wat maakt ons nu uniek. Ja, dat 53
maar zorg er ook voor dat de basis van goede kwaliteit is qua veiligheid maak wat dat betreft goede plannen. Ik denk dat wanneer je daar naar kijkt en doet, dat je niet zo gek veel verkeerd kan doen. Dus gewoon om je heen blijven kijken, goed opletten. Ja, ga ook eens met een klein team bij elkaar zitten en brainstormen, en zorg ervoor dat je niet te veel met de waan van de dag bezig ben, het is in onze wereld van evenementenorganisatie natuurlijk al snel van het moet af en moet snel. Maar het is ook af en toe wel goed om afstand te nemen, maak een SWOT-analyse van het evenement en kijk niet alleen met oogkleppen op naar jezelf maar met een iets bredere scope. Dat ben ik dus nu al een beetje aan het doen door nu met jou te gaan praten en volgende week met een andere organisatie om toch een beetje te kijken hoe jullie dat doen. Want je kan het beter goed jatten dan slecht bedenken. Ja, daar heb je wel gelijk in, met een eigen sausje eroverheen is er niks mis mee toch. Ik ga dat wat wij hebben besproken ook nog even uittypen, daarom wilde ik het ook opnemen zodat ik geen verkeerde woorden kan gebruiken en het gewoon netjes vertel zoals jij het verteld heb. Dat gaat ook bijgevoegd bij mijn scriptie omdat het toch wel een hele belangrijke informatiebron is. Het is ervaring en uit ervaring leer je meer dan uit de boeken, vind ik tenminste. Probeer ook nog eens, een tipje, de link met cultuur. Kijk verder dan alleen de sportwereld en het is juist leuk om culturele aspecten er aan te koppelen en daar verbindingen mee te zoeken. Voor dit evenement ligt daar nog wel een kans om dat verder uit te diepen. Ik denk ook zeker dat daar nog een kans ligt door het Letteren nog meer uit te diepen en schrijvers, uitgeverijen etc. er nog meer bij te betrekken. Als je daar nog meer op gaat inspelen dan krijg je ook meer die beleving dan wat er nu is. Misschien kan je er wel een kleine boekenmarkt om heen houden zodat mensen boeken kunnen kopen en dat ze ook lezingen kunnen krijgen op het gebied van sport. Dat zal wel aanspreken. Een ervaring van de organisatie waar ik stage loop is dat de hardlopers geen geld of heel weinig om nog even een drankje te doen mee nemen naar het evenement, ervaren jullie dat ook? Ja, dat kan, maar als je van te voren al een leuk aanbod bekend maakt en dat communiceert, en makkelijke manieren van betalen aanbied als pinnen. Of je doet het in combinatie met je inschrijvingen dat mensen daar een boek bij kunnen bestellen. Dat zou kunnen of de dag/avond van te voren een marktje om in de sfeer te komen. Dat zijn misschien wel goede ideeën. Dan wil ik je graag bedanken, natuurlijk, graag gedaan, voor de tijd die je voor mij heb vrijgemaakt en zoals ik al zei typ ik het uit en dan krijg je hem toegestuurd. Ik hoop het maandag of dinsdag ongeveer wordt en mocht je dan nog aanpassingen hebben, laat het me gewoon weten. En als ik nog vragen heb, die ik nu misschien vergeten ben dan hoop ik dat je het niet erg vind als ik dan nog even een mail stuur. Natuurlijk niet, gewoon doen. Ik ben straks wel nog een keer met vakantie maar dat zie je dan vanzelf in de afwezigheidsmail. Natuurlijk, dan moet ik gewoon even wachten. Ik heb deze informatie al en daar kan ik al heel veel uit halen. Nogmaals, als je vragen heb, laat het dan gewoon even weten. Dat ga ik zeker doen. Veel succes. Gaat zeker goed komen.
54
Bijlage 4. Evenementenprogramma Le Champion (Le Champion, 2014)
55
Bijlage 5. Informatie over Emolife Emolife Emolife heeft een schat aan ervaring in fondsenwerving, van major giving, capital campaigning tot direct dialogue fundraising. Vanaf 2006 vertalen wij dat naar fundraising events. Wij geloven in de kracht van een event; het vertelt het verhaal van uw organisatie en committeert mensen daadwerkelijk aan uw doel. Uw missie wordt van hen. In de afgelopen vijf jaren hebben wij duizenden deelnemers geïnspireerd om elk duizenden euro’s te werven voor deelname aan onze evenementen, waaronder Duchenne Heroes voor Duchenne Parent Project, Tour for Life voor Artsen zonder Grenzen en Kenya Classic voor AMREF Flying Doctors. Heeft u interesse in een soortgelijk evenement? De eerste stap is een haalbaarheidsstudie naar de mogelijkheden voor een eigen fundraising-event. De uitkomsten leggen wij vast in een businessplan. De volgende stap is dit plan uitwerken tot een evenement dat uw merkwaarden herbergt en kansen biedt op een netto opbrengst van enkele tonnen tot meer dan een miljoen euro. Emolife werkt nauw samen met Emo Foundation, een anbi-erkende stichting die ervoor kan zorgen dat uw opbrengst netto wordt overgeboekt. Voor meer informatie of een kennismakingsgesprek kunt u contact opnemen met Bert Cocu of Tamsin Campbell via 088emolife. Partners Voor uitvoering van de events werkt Emolife nauw samen met verschillende partners. Een eigen productiehuis is er in de vorm van Causeworks, dat eventsupport biedt en daarnaast kleinschaligere formats produceert. Voor filmproducties werkt Emolife nauw samen met Chilo.tv. Voor een bijzonder type events, die plaatsvinden op het Zuidelijk halfrond, is een speciaal keurmerk en internationaal marketingplatform ontwikkeld: Ban Poverty Classics is een label voor internationale evenementen in landen als Kenia, Nicaragua en Senegal die opgezet zijn voor sportieve avonturiers. Deze evenementen worden georganiseerd door Emolife in Nederland, België, Frankrijk en Duitsland.
Daarnaast werkt Emolife in Nederland nauw samen met Emolife Fundraising, marktleider op het gebied van direct dialogue, op straat, bij festivals, door-to-door en met inzet van eigen callcentra. Emolife Events & Consultancy is lid van de Run Walk Ride Fundraising Council (USA).
(Emolife, z.d.)
56
Bijlage 6. Uitgeschreven interview met Marieke Mantje, Emolife Dinsdag 27 mei 2014, 10.00 uur. Gesprek met Marieke Mantje, organisator Run for Kika Nederland. Laura Langendijk, Marieke Mantje. Ik ben marketing en communicatie manager hier en ik organiseer de Run for Kika, alle vijf de evenementen hier in Nederland (Rotterdam, Heerenveen, Utrecht, Eindhoven en Spaarnwoude). Dat zijn er vijf in totaal en daarnaast hebben we nog tal van andere evenementen Run for Kika New York, Giro di Kika, Duchenne Heroes, Kenya Classic, Expedition Marseille, de Donorrun, met Dance4Life gaan we aan de slag. Dat is een greep uit de evenementen die wij doen, daarnaast geven wij ook advies aan goede doelen met betrekking tot het fundraisen in combinatie met events. Al onze events hebben wel een sportieve lading, je moet er wel iets voor doen en ja dat kan mountainbiken maar ook hardlopen zijn. Ik werk hier nu vijf jaar en ben begonnen met de Oxfam Novib Trailwalk. Dat heb ik anderhalf jaar gedaan en ben daarna met Run for Kika aan de slag gegaan en dat heb ik uitgedot van één evenement naar vijf locaties. Lekker bezig geweest dus. Ja, dat is heel leuk om te doen. Want jullie hebben 2 juni in Haarlem/Spaarnwoude toch? Ja, 1 juni in Spaarnwoude ja. Heel handig voor de Letterenloop. Ja, dat was de originele datum van de Letterenloop. Het kon helaas niet anders in verband met de vergunningen, heel vervelend. En daarnaast help ik nog mee met de Run for Kika New York, de marathon. Ook voor Kika. Dat is een beetje in een notendop wat ik doe. Jij bent echt in voor Kika? Ja, dat klopt. Dat is ook wat jou aanspreekt? Ik moet je zeggen dat het toevallig zo gelopen is maar ik heb er wel veel feeling mee. Ook het goede doel zelf trekt mij heel erg aan en dat maakt het leuk om voor te werken en dankbaar. Dat denk ik ook wel, denk dat je heel veel ouders en kinderen blij maakt met het geld wat jullie ophalen. Ja, indirect is het ook wel van belang dat we, ook bij Kiki steeds meer en dat zal je ook bij andere goede doelen zien, niet meer focussen op de standaard manier van fundraisen. Maar ook gaan kijken naar punt 1 hoe kunnen we mensen betrokken laten zijn bij het evenement op een leuke manier, een ontspannen manier door samen te sporten voor het goede doel. Maar tegelijkertijd ook dat ze geld ophalen. Hoe doe je dat dan? Eigenlijk is het wel heel grappig dat je mij nu interviewt, want bij al onze evenementen zit een bepaald minimum fundraisingsbedrag aan, dus dat mensen verplicht zijn om geld op te halen. Bijvoorbeeld €100,-? Ja, soms wel €5500,- of €2500,omdat het punt 1 ook hele grote prestaties zijn, denk aan de Kika Marathon en de Kenya Classic, waarbij mensen een heel groot parcours gaan fietsen in Afrika. Maar bij Run for Kika Nederland is het niet verplicht om geld op te halen, je betaalt gewoon je inschrijfgeld en je mag fundraisen. Dus dat is ook wel interessant om naar te kijken want hoe kan je dan de mensen overhalen om toch te gaan fundraisen en zorgen dat zij zich gaan inzetten voor het goede doel zonder dat het als een verplichting voelt. Heb je dan bijvoorbeeld in je inschrijfgeld ook al een donatie aan Kika zitten? Nee, ze betalen een bedrag en daar worden de vaste kosten van betaald en daarnaast vragen wij aan de mensen om zelf een donatie te doen en naar aanloop van het evenement delen we de noodzaak met de deelnemers waarom het zo belangrijk is dat er geld wordt opgehaald. Dan vragen wij ze om te gaan fundraisen, je ziet dat een groot gedeelte dat wel gaat doen maar een groot gedeelte doet dat ook niet. Uiteindelijk halen we daar geld mee op maar het is niet zo als bij de andere evenementen hier dat het verplicht is en dat je voordat je je inschrijft moet realiseren dat je wel dat geld moet ophalen. Dat is wel bijzonder natuurlijk, bij de Letterenloop hebben we het inschrijfgeld waar een bijdrage aan Run4Schools in zit. Ja, ik vroeg het mij al af of jullie iets hebben analfabetisme of educatie. Nee, Run4Schools doet dat in Kaapstad, Zuid-Afrika, en zet zich in voor de kinderen in Mitchell’s Plain, een township, en daar bieden zij sport aan na en tijdens schooltijd. Het is wel leuk dat je daar iets van educatie aan vast koppelt, ook in de betekenis van de Letterenloop dat je dan iets met educatie, onderwijs, literatuur, lezen dat je daar iets mee doet toch? Ja, dat is het ook zeker en ik denk dat het ook wel een hele goede koppeling is. En hebben jullie dan ieder jaar een ander doel of steeds hetzelfde? Nee, dat is al sinds de eerste editie Run4Schools. Dat is heel nobel en zorgt ook voor een bepaalde stabiliteit in inkomsten van Run4Schools, dat ze ieder jaar een donatie krijgen van de Letterenloop. Het is wel zo dat de donatie in de eerste jaren wel heel hoog is geweest, denk dat de hardloopevenementen voor goede 57
doelen toen net een beetje begonnen zo’n 7 à 8 jaar terug. Je merkt wel dat steeds meer mensen minder doneren, dus dat ze alleen het inschrijfgeld doen en daarin zit al een bijdrage aan Run4Schools en daarnaast doe ik niet nog eens een bedrag extra. Je merkt wel dat het steeds meer naar beneden gaat terwijl de deelnemersaantallen niet altijd zo naar beneden gaan. Dat is wel interessant om naar te kijken. Je zult vast heel veel vragen hebben denk ik of niet? Ik heb er wel een aantal, die gaan vooral over de onderwerpen organisatie, afstanden, promotie, side-events en sponsors/bedrijventeams/partners. Dat zijn de onderwerpen waarvan wij denken dat de Letterenloop daar nog iets mee kan doen of groeien. Dus daar heb ik eigenlijk een paar vragen over en dan wil ik graag beginnen met de organisatie. Want jij organiseert Run for Kika Nederland maar hoe lang ben je nu bezig met het organiseren en hoeveel mensen helpen jou? Qua voorbereiding ben ik zeker wel 8 maanden bezig met het evenement. We werken hier met diverse teams, ik zit in het loopteam maar dat betekend niet dat ik het heel jaar bezig ben met Run for Kika. In het najaar ben ik bijvoorbeeld ook bezig met Run for Kika New York. Over het algemeen zijn wij met zijn tweeën, ik doe dit samen met Saskia. En wij werken fulltime voor Run for Kika Nederland en doen daar de hele marketing en communicatie voor. En daarnaast is er nog één iemand boven die de volledige productie op zich neemt, en dat betekend alle vergunningen, routes, zorgen dat al het materiaal besteld wordt en ook een deel gesponsord is. Dat is best wel een klusje. En Saskia en ik pakken de hele marketing/communicatie op en dat betekend de website, social media, inschrijvingen, cashsponsors, zorgen dat er in totaal 500 vrijwilligers mee helpen, zorgen dat het drukwerk geregeld wordt, dat er nieuwsbrieven geschreven worden. En zo is er nog een hele lijst met marketing/communicatie-dingen die gedaan moeten worden, enquêtes die verzonden worden, dat doen wij het hele jaar door. Maar je kan je voorstellen dat je pieken heb, zoals nu is het onwijs druk omdat aanstaande zondag het evenement is en in het najaar is het wat rustiger en helpen wij ook weer bij andere evenementen die we hier hebben. Dan heb je daar ook de tijd voor als ik het zo hoor. Ja, nu is het ook wel interessant om te kijken naar onze evenementen want sommigen zijn dusdanig groot dat je meteen als het evenement klaar is weer moet starten met de organisatie voor de volgende editie of zelfs dat de werving voor het volgende jaar al begint voor de uitvoering van het huidige evenement. Omdat mensen ook een hele grote prestatie neer moeten zetten, we hebben hier Tour for Life en Kenya Classic bijvoorbeeld, dat zijn evenementen waarvoor je een jaar lang moet trainen, bikkelen en geld ophalen en ja dat kan je niet in een maandje doen. Terwijl je 5 kilometer en een sponsorformulier invullen bij wijze van spreken in twee weken kan doen. In die aanlooptijd qua voorbereiding hebben wij mazzel en hoeven wij niet direct na afloop van ons evenement de volgende al klaar te hebben, maar wel ergens in het najaar zijn wij weer bezig met het volgende evenement. Maar dat verschilt dus per evenement en dat maakt ook dat wij in de daltijden de andere evenementen kunnen helpen. Je gaf net al aan dat je 500 vrijwilligers nodig heb voor de 5 Kikaruns, wat geven jullie de vrijwilligers als vergoeding voor hun inzet? Niks in de vorm van geld maar onze vrijwilligers krijgen een lunchpakket, een goodiebag en een T-shirt en natuurlijk een hele leuke dag om te helpen. Misschien wil je zelf ook wel helpen en zien hoe wij dat doen. Dat is wat zij op de dag zelf krijgen en daarnaast blijven zij het gehele jaar betrokken bij het goede doel. We hebben ook projectteams, want je kan je voorstellen dat ik niet op alle vijf de locaties op iedere markt kan gaan staan of bij de scholen langs kan gaan. Wij hebben vijf teams door heel Nederland en zij helpen ons als vrijwilliger bij de marketing. Bijvoorbeeld het team in Heerenveen gaan langs bij winkels, scholen en proberen in hun eigen netwerk mensen te enthousiasmeren voor de Run. Zulke teams hebben wij ook in Rotterdam, Eindhoven, Utrecht en Spaarnwoude. Dat zijn gewoon vrijwilligers en sommigen zijn al jaren actief voor Kika en willen gewoon wat extra’s doen. En sommigen kiezen echt specifiek voor de Run for Kika en willen dat wel als project omdat zij werken op een school of in het bedrijfsleven en vinden het leuk om wat te verspreiden in het netwerk. Die houden dan contact met jou hier in Amsterdam en houden jou op de hoogte van wat zij bereikt hebben en wat de plannen zijn? Ja, dat klopt. Laatst moest ik atletiekverenigingen benaderen en dan ga ik naar één van de projectleden toe die lid is van een atletiekvereniging in plaats van daar zelf naar toe gaan en koud binnen komen en nu heb ik ook iemand die bekend is en enthousiast verteld over de Kikarun. We gaan ook langs bij de projectteams om feeling te houden, het contact te onderhouden en te kijken of zij nog ondersteuning nodig hebben en hen ook een update te geven met waar wij mee bezig zijn. Krijgen zij dan een grote beloning voor hun werk of? Ja, die krijgen wel een iets groter bedankje maar het is natuurlijk wel allemaal 58
vrijwillig en zij krijgen ook niet een vrijwilligersvergoeding in de vorm van geld. Wij bedenken ieder jaar wel iets ludieks als cadeautje, maar het is niet zo dat zij iets extra groots krijgen. Maar wel een leuke trui, visitekaartjes en een gesponsord bedankje na afloop. Jullie doen dus de uitvoering ook vooral op vrijwilligers en de vaste/betaalde krachten zijn bijna het hele jaar bezig met de voorbereidingen hier op kantoor. Ja, en dat heb je ook wel nodig, de telefoon staat hier bijvoorbeeld nu roodgloeiend en we zouden allemaal wel willen dat het allemaal vrijwillig kan maar je hebt ook een bepaalde professionalisering nodig. En je hebt ook een bepaald aantal uren nodig dat er altijd iemand mee bezig is zeg maar en dat kun je niet van vrijwilligers.. ik bedoel 9 van de 10 keer lukt het wel, maar je hebt een vaste ploeg nodig die ermee aan de slag gaat, zodat vergunning op tijd zijn aangevraagd, verzekeringen goed geregeld zijn, financiën en dat de website dag en nacht loopt en dat alle betalingen worden geregeld en dat er cashsponsors binnen worden gehaald. Wat bedoel je met cashsponsors? Nou wij hebben twee hele grote eventsponsors dat zijn MSD en PMA, zij sponsoren het evenement in Eindhoven, Spaarnwoude en Rotterdam. Daarnaast zijn er nog een aantal productsponsors of kleinere cashsponsors en zij steunen de productie van Run for Kika dan moet je denken aan Ipskamp drukkers die al ons drukwerk sponsort en Matrans ICT en ga zo maar door die het evenement zelf sponsoren en zo proberen wij ook onze vaste kosten te drukken. Ik was wel benieuwd naar wat je daarmee bedoelde omdat je cashsponsors al een aantal keer genoemd had. Ja, met cashsponsors bedoel ik casheventsponsors de mensen die het evenement sponsoren en je hebt ook nog productsponsors, bijvoorbeeld onze goodiebags voor de vrijwilligers worden gesponsord door productsponsoren die het leuk vinden om door producten de Run for Kika te sponsoren. Je gaf net al even aan dat je dit samen met Saskia doet en nog iemand die boven zit en zorgt voor de productie, komen jullie dagelijks, wekelijks of maandelijks bij elkaar? Wel dagelijks, we zijn collega’s en zitten naast elkaar. Behalve Leonie, die zit boven maar ook haar spreken wij dagelijks. Wij zorgen bijvoorbeeld voor vrijwilligers en wanneer zij ‘binnen’ zijn en zich hebben aangemeld dan gaan zij naar Leonie, zij houdt hen op de hoogte van de werkzaamheden, het hele event en de details afspreekt. Dus wij werken wel heel veel samen. Maar ik maak bijvoorbeeld de nieuwsbrief voor de vrijwilligers en de enquête. Maar je heb dus je cash- en productsponsoren, belangrijkste is hoe bindt je die nu aan je? Hoe werven jullie die sponsoren, komen ze naar jullie toe of benaderen jullie ze? Dat is een combinatie. Soms zie je kansen en denk je dat is een goede match omdat ze in dezelfde regio zitten of een bepaalde invalshoek op het MVO-beleid hebben en dan benaderen we ze gewoon koud. Soms zijn het contacten van Kika zelf die al jaren een band hebben met het doel en Kika een warm hart toedragen en dan benaderen we ze via Kika zeg maar. Of ze hebben al een band gehad met het evenement in het verleden en dat zetten we voort. Dus je hebt eigenlijk 3 invalshoeken. Want hebben jullie ook bedrijventeams bij jullie Kikaruns? Ja. En benader je die bijvoorbeeld na verloop van tijd als ze niet meer deelnemen in als sponsor? Eigenlijk valt dat wel mee, want de sponsoren doen automatisch mee met een bedrijventeam en het komt zelden voor dat een bedrijventeam ook cashsponsor wordt. Omdat zij zelf hun team al sponsoren, dus als zij mee doen dan geven zij al een bedrag voor deelname dus indirect sponsoren zij dan ook. Maar 9 van de 10 keer benaderen wij externen die nog niet betrokken zijn bij het evenement om te sponsoren om ook te voorkomen dat we eigenlijk mensen overvragen. Het kan wel zo zijn dat wanneer een bepaald team deelneemt en in een bepaald product handelt dat we ze benaderen met de vraag zouden jullie ook dit of dit willen sponsoren. Maar als zij een team met €5000,- hebben gesponsord dan ga ik niet nog eens vragen of zij het evenement willen sponsoren. Dat is best logisch. Uhm, bij Le Champion had ik het programma boek even goed doorgelezen en zag ik dat zij inspelen op de beleving bij promotie maar ook bij het benaderen van sponsoren, partners en bedrijventeams. Doen jullie dat ook op die beleving inspelen? Beeld schetsend etc. Ik maak altijd meer een combinatie tussen het doel en het merk en dan bekijk ik wat ik specifiek bij een merk kan bedenken. We hebben wel vaste sponsorpakketten met tegenprestaties die sponsors dan krijgen en ook een bepaalde exclusiviteit, als je hoofdsponsor bent dan kom je automatisch daarin, daarin en daarin te staan en mag een ander daar niet meer op. Die beleving stem ik heel erg af met de klant naar wat zij willen. Nu heb ik bijvoorbeeld MSD en die willen meer social media exposure hebben dus ga ik acties bedenken op het vlak van social media. En dat is ook een stukje beleving zeg maar. Nu hebben wij bijvoorbeeld een twitter-actie bedacht met een fotograaf en een fotodoek, en dat is dan een tegenprestatie omdat wij reclame maken voor MSD. In die vorm bedenken we dan iets voor de sponsor. Want je hebt productsponsors, cashsponsors en heb je ook nog partners of noem je die onder de cash en productsponsoren? Je hebt ook nog de sponsoren van de deelnemers en 59
daarnaast ook partners. Je moet bijvoorbeeld denken aan het Rode Kruis, die vrijwillig meewerken, dat is eigenlijk ook indirecte vorm van sponsoring, gemeentes die geen geld rekenen voor een vergunning of die gewoon heel veel tijd en moeite steken in jouw evenement. Busmaatschappijen vallen eigenlijk weer onder productsponsoring maar partners zijn bijvoorbeeld ook heel veel mensen die promotie voor ons maken, die staan ook allemaal op onze website onder partners zeg maar. Ik zie het meer zo je hebt bepaalde categorieën van waarde en bij een partner hoeft het bijvoorbeeld niet een product- of een cashsponsor te zijn, als het een kleine vorm van sponsoring is val je onder partners. Vervolgens hebben wij sponsors en hoofdsponsors. Bijvoorbeeld een hoofdsponsor van Run for Kika, wat krijgt die aan exposure etc.? Ik kan wel een boekje doorsturen met onze sponsorpakketten en wat wij rekenen. Dan heb je meteen een beeld hoe wij dat doen. Je had het net al even over promotie dat wanneer de mensen dat willen jullie dat vooral doen via facebook, twitter en social media maar heb je nog andere manieren waarop je mensen probeert warm te krijgen voor je evenement? Ja, het bezoeken van evenementen echt het face-to-face, op beurzen staan en evenementen en langs scholen gaan. Het echte promotiewerk doen we ook. Daarnaast hebben wij emailings naar ouddeelnemers dus nieuwsbrieven zijn voor ons ook heel belangrijk. Crossmarketing, een deelnemer van de New York Marathon voor Kika vind het misschien ook wel heel leuk om deel te nemen aan de Run for Kika Nederland. Zo proberen wij ook deelnemers te werven. Dus ook het sturen van nieuwsbrieven aan de deelnemers van andere evenementen? Ja, dat zeker, volgens mij had je nog niet de website benoemd. Dat is voor ons ook een heel belangrijk kanaal om de mensen te bereiken. Je had het net over de beleving naar je bedrijven toe, dat wanneer een bedrijf meer social media exposure wil dat je daar acties voor bedenkt. Ja, dan komen daar acties voor. Maar je hebt al de beleving op het evenement en sich en probeer daar mijn sponsors in te verwerken maar het is niet zo dat ik een sponsorevenement neerzet. Nee, maar als je je deelnemers gaat benaderen, hoe pak je dat dan aan? Zeg je dan gewoon “Joh, wij organiseren Run for Kika, haal geld op en ren zoveel kilometer” of zeg je van “Loop langs de mooie lanen van Spaarnwoude” of. Hoe pak je dat aan? Nou ik pak niet de locatie als beleving maar richt mij op het doel en probeer dat subtiel te presenteren. Dit jaar hebben we de I run forcampagne, waarbij we een aantal kinderen in de schijnwerpers zetten waarvoor we rennen en zij vertellen hun verhaal. Dat proberen we als rode draad tot aan het evenement door te zetten. Die kinderen zijn van verschillende leeftijden en vertellen hun verhaal waarom het belangrijk is waarom mensen mee doen. Zij rennen zelf ook mee of hebben een team die voor hen rent. Dan krijg je ook wat meer een beeld waarvoor je rent dan alleen ik ren voor een goed doel maar ik heb er eigenlijk geen gezicht bij. Je speelt dus ook een beetje in op de emotie van de mensen en bekendheid van als je mee loopt dan kunnen we deze kinderen helpen. Ja, maar sowieso op een manier, wat Kika al heel lang doet, het moet niet té beladen worden dus je moet wel ook.. ’t luchtig houden? Luchtig is het natuurlijk niet als je een ziek kindje ziet, maar we zullen nooit een heel ernstig ziek kindje fotograferen en dat beladen presenteren. Het moet wel altijd op een heel, ja ik weet niet zo goed hoe ik dat moet beschrijven, maar op een subtiele manier zodat het de mensen niet te veel afschrikt. De mensen moeten er nog wel iets mee kunnen. We proberen nu ook met de I run for-campagne een soort van herkenning te creëren zodat het wat minder abstract wordt. Het is wel heel bijzonder want iedereen doet het promoten van het evenement op een heel andere manier. Nu moet ik heel eerlijk zeggen, je kent de Letterenloop ook, maar volgens mij is het niet voor iedere deelnemer duidelijk waar zij nu voor lopen. Je moet je ook afvragen wat voor soort evenement je bent. Er zijn een aantal soorten, de eerste waarbij het doel centraal staat en de deelnemers zo’n binding hebben met het doel dat ze het daarvoor doen, de sport is ondergeschikt. Je hebt ook evenementen waarbij de mensen voor de sport meedoen en dat het voor een goed doel is, is een leuke bijkomstigheid, de tweede soort. De Letterenloop is meer de tweede soort, het gaat om een leuke dag en een mooi parcours door Haarlem en Bloemendaal. Het is natuurlijk ook de vraag of je dat moet willen veranderen, je kan het zo laten of ga je het omkeren dat mensen echt voor Run4Schools gaan lopen. Ik denk juist dat de kracht van de Letterenloop is dat je door Bloemendaal loopt en dat er misschien schrijvers mee lopen, dat het een uniek parcours is. Het interessante is dan om die match te vinden van de herkenning in de Letterenloop dat er schrijvers mee doen en toevallig doen we ook iets in het kader van educatie of geletterdheid. Snap je, dat je in die zin een match zoekt. Dat is nu natuurlijk ook een beetje waar ik nu naar aan het kijken ben, van hoe gaan we 60
het aanpakken en hoe gaan jullie het aanpakken de komende jaren, want ik ben er straks natuurlijk niet meer bij. Misschien is het leuk om scholen te benaderen. Ja, we hebben dit jaar al wat afstanden veranderd. Zo is de FamilyRun verkort naar 750 meter en is de Kidsrun erbij gekomen, die gaan 1,5 kilometer en ook een stukje door de wijk. Daarin zit ook de SchoolsRun4Schools maar daarbij zijn we een beetje achter gebleven met de promotie op de scholen. We krijgen heel weinig aanmeldingen, en voor de scholen is er al heel veel te doen op het gebied van sport, SportSupport organiseert al mega veel schoolsportevenementen als softbaltoernooien, voetbaltoernooien etc. en dan hebben ze in Bloemendaal cricket of iets dergelijks, het is dan gewoon lastig om er tussen te komen. Misschien moet er volgend jaar wel op een heel andere schaal, veel breder, veel groter of juist veel geconcentreerder op een aantal scholen gericht worden. Wat misschien ook wel een leuk idee is, ik zit even een beetje met je mee te denken hoor, als je het hebt over de Letterenloop dat je kijkt of het mogelijk is om een bepaald boek gesponsord te hebben en dat wanneer je een zelfdonatie doet voor het goede doel dat je dat boek bij het startpakket krijgt. Ik noem maar even iets, zo steun je het doel maar krijg je er ook iets voor terug. Ik zeg maar wat je krijgt 1000 boeken gesponsord, mensen doneren €20 extra, krijgen het boek en steunen ook gelijk het doel. Of dat ze lid worden van de Letterenloopclub en dan krijg je een hardloopclinic als training en je krijgt een workshop van een schrijver en een boek. Ja, je krijgt dan een pakket met startnummer voor een bepaald bedrag. Ja, dat is ook een manier om mensen aan te trekken. Ik denk ook dat je nog iets meer op het Letterengedeelte kan gaan zitten. Of op de route de beleving, misschien zit ik nu wel te veel op Letteren, maar je kan nog iets doen met tekst en schrijven over de route heen doen. Dat je bepaalde gedichten tegenkomt op het parcours of een gedichtenproject samen met scholen doet, dat er dingen langs de route op de weg staan. Bijvoorbeeld als side-event voor de toeschouwers die over het parcours lopen. Ja, natuurlijk de beleving, ik zou kijken, misschien dat ik nu te veel met je mee denk, je onderzoek is nu heel breed: promotie, organisatie, afstanden, sponsors/partners/bedrijventeams en side-events maar misschien kan je het wat meer met elkaar integreren dat je door de beleving meer mensen trekt en dat die beleving eigenlijk centraal staat in je onderzoek. Want anders heb je en hoe ga je die mensen werven maar dat is al een onderzoek op zich. Ik heb voor mezelf nu ook deze onderwerpen opgeschreven omdat ik denk omdat dat ook met elkaar samenhangt want als je interessante side-events heb haal je het publiek er naartoe. Dit zijn vier onderwerpen, bijvoorbeeld hoe je de organisatie kan vormgeven dat kan er toe bijdragen dat je meer deelnemers krijgt. Maar het belangrijkste in jouw onderzoek is hoe ga je die Letterenloop dusdanig aantrekkelijk maken zodat je indirect meer deelnemers krijgt en je organisatie moet aanpassen etc. Ja, dus ik ben ook een beetje aan het aftasten op al die onderwerpjes. We zitten ook te denken over de toevoeging van een afstand, bijvoorbeeld een 10 EM. Hebben jullie die ook in het programma zitten? Nee, wel een 15 km voor het eerst dit jaar in Heerenveen, maar de rest is 1, 5 of 10 kilometer. Die 15 kilometer is echt een test dit jaar en we moeten kijken hoe het werkt, moet eerlijk zeggen dat we nog niet heel veel aanmeldingen hebben. Het is een testcase? Ja, we focussen ons vooral op 5 en 10 kilometer en de kidsrun van 1 km. Die 15 kilometer komt bij de rest als er veel deelnemers op af komen? ja exact, als t niet zo is dan gaat hij weer uit het programma. Het parcours van de 15 km gaat dan over het parcours van de 5 en 10 km? Ja, dit is een deel 10 en dan hebben zij er nog een extra lus bij. Het is dan in Friesland door Oranjewoud, een natuurgebied. Dus echt 1 lange route van 15 kilometer, geen dubbellingen zodat er ingehaald kan worden. Nee. Iets anders waar mijn stagebegeleider nieuwsgierig naar was, is waar halen jullie de tijdwaarneming vandaan? Wij doen niet aan tijdwaarneming, wij hebben alleen een klok bij de finish staan en dat doen we om twee redenen; allereerst het geld, tijdsregistratie is best kostbaar en dat betekend dat bij verzending van de startnummers en administratie qua chip gewoon geld kost en dat geld gaat eigenlijk af van het geld voor het goede doel. Bovendien doen aan Run for Kika heel veel beginnende hardlopers mee en het is een sfeerevenement en geen prestatie-evenement, het maakt de mensen niet uit in welke tijd zij het lopen zolang zij maar gezond over de streep komen en plezier hebben. En het gaat niet om de prestatie, vandaar dat wij daarvoor gekozen hebben. Je krijgt natuurlijk wel de vraag is er tijdsregistratie maar dat is minimaal. Dat is best bijzonder voor een hardloopevenement. Maar je zei net dat de startnummers worden verstuurd, je hoeft ze als deelnemer niet op te halen? Nee, dat klopt. De verzending wordt gesponsord, dat doen wij eigenlijk per post zodat wij on event zo min mogelijk werk hebben. Dat is best handig en ook wel heel slim. We hadden het net al even over side-events, de gedichten langs het parcours etc. maar wat hebben jullie zelf als side-events bij de Run for Kika? We hebben een Kikafunpark, daar staan allerlei attracties voor kinderen met springkussens, auto’s die 61
zij kunnen beschilderen een clown die komt. Dat verschilt per locatie maar eigenlijk is dat altijd een heel park met allerlei dingen. Er is een kindercircus dat komt optreden, daarnaast is er een podium waar de hele dag een DJ op staat te draaien en zangers die komen optreden (bijvoorbeeld Ralph Mackenbach, Mick Harre of Quintus Risty) de hele dag door zijn er allerlei BN’ers die langskomen en dat zijn zeg maar de belangrijkste side-events op het evenement zelf. En merk je ook dat dat meer aantrekking heeft op het publiek of.. Ja, ik denk wel dat er daarom meer jonge kinderen op af komen omdat er een Kikafunpark is. bijvoorbeeld als jouw vader moet lopen dan ga je er als gezin naartoe en heb je ook een leuke dag. Dus dat is een beetje het idee. Nog één hele belangrijke natuurlijk, want je merkt het misschien zelf ook wel met het goede doel, je zit met de financiën. Jullie hebben veel sponsoren maar halen jullie nu ook echt alles daaruit? Dat hangt er vanaf. Dat is niet bij alle locaties mogelijk, niet op alle locaties hebben wij een hoofdsponsor maar de vaste kosten blijven wel. Er is een deel aan vaste kosten wat we niet helemaal kunnen afdekken met sponsoren, we hebben natuurlijk het inschrijfgeld waar we geld uithalen en een klein deel van de sponsoropbrengst. Maar het streven is natuurlijk dat er zoveel mogelijk geld naar het goede doel toegaat. Dus het geld wat de mensen ophalen wordt voor een deel gebruikt om de organisatie kostendekkend te maken? En alles wat dan overblijft gaat naar Kika? Ja precies, dus je kunt je voorstellen dat hoe meer sponsors wij hebben, hoe meer geld er naar Kika kan gaan. Maar je kan je waarschijnlijk ook wel voorstellen dat bij nieuwe locaties bij nul moeten beginnen, maar ook daar moeten we een tent, podium, EHBO, vergunningen en verzekeringen en ga zo maar door voor neerzetten. En daar maken we ook meer kosten dan bij een locatie waar we al jaren draaien en waar we ontzettend veel sponsors hebben die het evenement steunen. Daar was ik ook wel heel erg benieuwd naar omdat je bij de Letterenloop niet heel veel sponsoren of partners heb, waardoor je de kosten niet echt kunt drukken zeg maar. Dus vandaar dat ik daar ook wel benieuwd naar was. Wat wel interessant is, kijk wij organiseren dit helemaal voor het goede doel en bij jullie is het een evenement waar toevallig een deel naar het goede doel gaat. En daar zit ook het verschil als het gaat om de discussie over kostenpercentages, want mensen zullen nooit aan jullie vragen hoeveel procent gaat er dan naar het goede doel? Als jullie het de Run4Schoolsloop zouden noemen, dan is het natuurlijk al anders en staat het evenement geheel in het teken van Run4Schools en niet een soort bijkomstigheid dat een deel van de opbrengst naar Run4Schools gaat. Dat is natuurlijk wel een groot verschil. Dat waren mijn vragen, ik weet niet of jij nog dingen hebt waarvan je zegt dat is echt heel belangrijk om mee te nemen in je scriptie. Nou als ik zo jouw woordspin zie met onderwerpen, dan zou ik willen zeggen pak een onderwerp om je op te focussen want het is best wel breed wat je nu hebt. En het is juist misschien wel interessant om één of twee onderwerpen helemaal uit te werken dan wanneer je ze allemaal een beetje uitwerkt. De vraag is natuurlijk waar je de Letterenloop het meest mee helpt. Ja, daar ben ik ook wel benieuwd naar. Want ja, zoals organisatie en side-events, misschien is organisatie wel een middel om side-events uit te voeren en kan het side-event op zich al een project zijn om van A tot Z uit te voeren, dat je daar al 2 maanden mee bezig bent. Zoals ik al aangaf zijn dit de onderwerpen waarvan ik denk dat het is wat wij nodig hebben en waarvan het interessant is om bij andere organisaties te gaan spieken hoe zij het doen. En ik denk dat wanneer wij meer op de beleving van het parcours gaan zitten, dat je de deelnemers al meer weet te trekken en dat side-events en afstanden uiteindelijk allemaal uitbreidt. Maar dat het begint met de beleving en promotie. Of je doet eerst onderzoek naar de doelgroep, hoe zien zij de letterenloop nu om vervolgens te gaan kijken naar hoe kan ik de beleving aanpassen zodat de deelnemers meer betrokken raken bij het evenement en het doel. De manier waarop je dan de organisatie gaat vormgeven is dan van latere zaak. Die hoofdvraag is heel interessant bij jou.
62
Bijlage 7. Gedrukte promotiematerialen Letterenloop
63
64
65
