Green Electronic Public Procurement

TILBURG SCHOOL OF ECONOMICS AND MANAGEMENT

Green Electronic Public Procurement The role of Electronic Procurement in stimulating environmental sustainability as a support mechanism in „Green Public Procurement‟ in the Netherlands

Author: Belinda J. Bryan Date of completion: Tuesday, November 1st 2011

Topic:

Green Electronic Public Procurement: The role of Electronic Procurement in stimulating environmental sustainability as a support mechanism in „Green Public Procurement‟ in the Netherlands Master thesis of the department of Organization & Strategy Tilburg School of Economics and Management Tilburg University

Number of words:

13987 (excluding tables: 1930)

Graduate:

Belinda J. Bryan

ANR:

660837

Supervisor:

Prof. Dr. W.J.H. van Groenendaal

Program:

Master of Supply Chain Management

Date of Defense:

Monday, November 14th 2011

MANAGEMENT SUMMARY Problem indication Government organizations are in the position to lead by example by stimulating the development of environmentally sustainable products, services, and works in the market. This is accomplished by implementing environmental criteria in the public procurement process, and is known as Green Public Procurement (GPP). The implementation of Electronic Procurement (EP) is expected to support GPP policy in this effort by increasing the efficiency and effectiveness of the communication in the traditional public procurement process. In the tender process, EP implementation is expected to decrease GPP process lead-time by increasing the speed and ease of the internal and external information exchange. Internally, municipal buyers are able to integrate environmental criteria information more quickly and easily. Externally, suppliers are able to identify this information in a more structured manner and thus respond faster. EP is also expected to increase the access to suppliers of environmentally sustainable supply. In operational procurement, EP implementation is expected to assist in the prevention of Maverick Buying outside environmental contract agreements. Furthermore, EP should directly influence environmental sustainability by reducing the paper consumption involved in the entire public procurement process. GPP and the use of EP as a support mechanism in GPP are not widely discussed in academic literature. The Netherlands is also one of the leading European countries in both areas. This research thus explores the following. „To what extent do EP applications, implemented in the public procurement process, influence environmental sustainability directly, and indirectly when used as a support mechanism in the execution of municipal GPP policy in the Netherlands?‟ Research design Academic literature, the results of the Dutch „sustainable procurement monitors‟, and documents provided by public organizations such as the „Professioneel & Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidopdrachtgevers‟ (PIANOo) and „Vereniging van Nederlandse Gemeenten‟ (VNG) were first reviewed. Based on the literature review, semi-structured interview questions were formulated to collect empirical data. Interviews were conducted with procurement and environmental advisors, and senior procurement officers of the municipalities of Amstelveen, Hellendoorn, Oss, Rotterdam, and Utrecht. Procurement advisors and the directors of three procurement bureaus, namely Mid-Holland, North and Mid-Limburg, and West Brabant, that consist of small municipalities, were interviewed. Interviews with PIANOo and TenderNed representatives and a procurement project leader regarding the C-Source e-tender application were also conducted. The procurement and sustainability policies of Amsterdam, Eindhoven, Hilversum, Zeist, and Zoetermeer municipalities were analyzed to acquire additional data on the professionalization of municipal GPP. The collected data were organized based on a coding scheme, which enabled Content Analysis; a structured analysis of qualitative data.

Main conclusions There is evidence that EP indirectly influences environmental sustainability by supporting a professionalized GPP process in which a formal GPP strategy is embedded in the organizational processes and mindset. However, EP is not a prerequisite for GPP as there appears to be no difference in the degree of stimulated environmental sustainability between adopters and non-adopters. In general, e-tender sophistication amongst the small and medium-sized municipalities is low to medium. Only one G4 municipality has fully automated its tender process. E-tender applications decrease GPP process lead-time by improving the internal and external communication seeing as municipal buyers and suppliers gain a more structured insight into the environmental criteria information per project; dossier management. Internally, „tender documents‟ are fine-tuned and „requests for proposals‟ are drafted up faster in the specification phase, and the time required to assess proposals in the selection phase is reduced. Besides „green electricity‟, few common sustainable items are considered suitable to be procured by means of e-reversed auctions (ERAs) based on the „lowest price‟. ERA use by municipalities of all sizes is also limited. Enterprise Resource Planning (ERP) and e-order applications help to reduce Maverick Buying outside environmental agreements. GPP objectives and information are often communicated using the Intranet or newsletters. EP also directly influences environmental sustainability by reducing the paper and ink consumption involved for municipalities and suppliers. However, this is limited by existing archiving laws. Whether EP increases energy consumption, thus defeating GPP objectives, remains debatable. Municipalities of all sizes consider the available environmental criteria and consult the market in the preparation phase. The environmental criteria are then implemented in the specification and selection phases. The resulting environmental agreements are documented in the contract phase and upheld in the operational process. Given the low ambition level of the available environmental criteria and non-existence of sanctions, many small municipalities execute GPP informally. However, a formal policy is required if environmental sustainability is to be stimulated further. Especially medium-sized, large, and G4 municipalities have established formal policies, assigned GPP responsibilities, use the „Most Economically Advantageous Offer‟ method to assess award criteria, and have the knowledge and expertise to implement more ambitious criteria, apply Total Cost of Ownership, and monitor GPP progress and supplier performance or compliance. However, due to partial or full procurement decentralization, contract management is difficult for all municipalities, but is often neglected by small municipalities. Participation in procurement groups contributes positively to the professionalization of procurement and allows especially small municipalities to acquire the necessary GPP knowledge and expertise. It appears that municipal size plays a limited role in GPP success if initiative is present. Consequently, several small municipalities have begun to further professionalize GPP, apply TCO, and monitor product and supplier compliance. Finally, there is evidence that the „greener‟ the City Council, thus one that includes a left-wing political party, the greater the support on the lower organizational levels for sustainable procurement.

LIST OF DEFINITIONS

Term

Definition

Dutch translation

Additional targets

In addition to the minimum requirements, the Ministry of Infrastructure and Environment (I&E) provides additional targets with regards to the supplier; selection criteria, and products, services or works; award criteria (PIANOo, 2010)

Wensen

Electronic procurement (EP)

“The use of web-enabled software systems to enable the procurement of goods and services online” (Caldwell et al., 2005). EP includes Intranet and Extranet, but excludes “old economy” applications such as telephone, Electronic Data Interchange and fax (Boer et al., 2002; Monczka et al., 2010)

Elektronisch Inkopen

G4

A distinction made in the 2010 Dutch „sustainable procurement monitor‟ between the 4 largest municipalities (Amsterdam, Den Haag, Utrecht, and Rotterdam) and other large municipalities (KPMG, 2011)

G4

General Procurement Conditions

The agreements and terms of a contract used in the Dutch public sector (VNG, 2008)

„Algemene Inkoop Voorwaarden‟ (AIV)

Information memo

Formal document in which answers are provided to (potential) suppliers during the registration period (http://www.pianoo.nl/metrokaart/hoe-organiseer-ik-inlichtingenof-vragenrondes)

Nota van Inlichtingen

Most Economically Advantageous Offer (MEAO)

A predetermined ratio that indicates the accepted level of quality in relation to the price. (Environmental aspects are a sub-category of quality). This is an award method used to assess additional targets. (http://www.pianoo.nl/metrokaart/ emvi)

Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)

Restricted tender

The tender is publically announced, but a preselection is made of suppliers who already meet the criteria will be allowed to register and continue to submit a proposal (http://www.pianoo.nl/ metrokaart/niet-openbare-procedure; http://www.aanbestedings monitor.nl/index.php?pagina=aanbestedingen)

Niet-openbare aanbesteding

Private tender

In a „single private tender‟ (enkelvoudig onderhandse aanbesteding) procedure, one supplier is invited to bid. In a „multiple private tender‟ (meervoudig onderhandse aanbesteding), two or more suppliers are invited to bid (http://www.pianoo.nl/inkoopproces/ aanbestedingsprocedures/ nationale-procedures)

Onderhandse aanbesteding

Procurement

„The acquisition of materials needed by the organization and includes activities such as supplier identification and selection, negotiation, agreement to terms and conditions, expedition, monitoring of supplier performance, order analysis, purchase system development, et cetera‟ (Monczka et al., 2010)

Inkopen

Program of Requirements (PoR)

Document in which environmental and other minimum requirements are specified with regards to the product, service or work (VNG, 2008)

Programma van Eisen (PvE)

Public tender

The tender is publically announced and anyone can apply (http://www.pianoo.nl/metrokaart/niet-openbare-procedure; http://www.aanbestedingsmonitor.nl/index.php?pagina=aanbestedin gen)

Openbare aanbesteding

Sustainability or sustainable development

“Sustainable development is development that meets the needs of the present without compromising the ability of future generations to meet their own needs‟‟ (Inyang, Schwarz and Mbamalu, 2009)

Duurzaamheid

Tender calendar

The „tender calendar‟ website in the Netherlands publishes (pre) announcements (also known as requests for proposals; RFPs) and awarded tenders. Tender service departments and special sector companies can place their announcements of European and national building tenders on this website (http://www.pianoo.nl/externelink/ aanbestedingskalender)

Aanbestedingskalender.nl

Tender document

The Plan of Requirements (PoR), supplier selection criteria and award criteria, and contract conditions comprise the „tender document‟ (VNG, 2008)

Bestek

LIST OF ABBREVIATIONS

Abbreviation

Term

APA

American Psychological Association

ASP

Application Service Provider

BPO

Business Process Outsourcing

E-

Electronic

EP

Electronic Procurement

ERA

Electronic Reversed Auction

GPP

Green Public Procurement

IEMP

Internet Electronic Marketplace

LCA

Life Cycle Analysis

MEAO

Most Economically Advantageous Offer

MRO

Maintenance, Repair and Operating

PIANOo

Professioneel & Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidopdrachtgevers

PoR

Program of Requirements

RBV

Resource-based View

RFP/I

Request for Proposal or Information

SME

Small and medium-sized enterprise

TCO

Total Cost of Ownership

TED

Tender Electronic Daily

VAT

Value-Added Tax

VNG

Vereniging Nederlandse Gemeenten

FOREWORD This research paper has been written as a part of the Master Thesis graduation process necessary to complete the Master program Supply Chain Management at Tilburg University. It marks the end of a, I am glad to say, successful eight-year study career here in the Netherlands. The choice to research the role of Green Public Procurement (GPP) policy and Electronic Procurement (EP) in stimulating environmental sustainability, and EP as a support mechanism in GPP, stems from my interest in Procurement Management, Sustainability, and Electronic Business. Sustainability, in general, and the implementation of sustainability criteria in the public procurement, is not yet widely discussed in the academic purchasing and supply management literature. I hope that my findings shed some light on this understudied area within the academic field.

I would like to express my sincere gratitude to the following persons without whom the completion of my thesis would not have been possible. First, I would like to thank God for all He has given me. Without Him, none of this would have been possible. To my supervisor, Prof. Dr. W. J. H. van Groenendaal, thank you for your valuable advice and support during my graduation period. I am also grateful to Mr. H. Velt, Mr. A. van Loon, Mr. H. Schaffrath, Mr. H. „t Hart, Ms. H. van Aart, Ms. I. van de Klundert, Mr. Vromans, Mr. B. Hooge Venterink, Mr. C. Zijlstra, Mr. H. Geenen, Ms. Vermeulen, Mr. T. Padding, and Mr. K. Drijfhout for the opportunity to share in their knowledge and acquire information for my thesis research. Last, but definitely not least, special thanks to my family and friends for their endless love and support throughout this process.

Belinda J. Bryan

TABLE OF CONTENTS

1

INTRODUCTION ................................................................................................................ 1 1.1

Problem indication .......................................................................................................................... 1

1.2

Problem statement .......................................................................................................................... 1

1.3

Research questions ......................................................................................................................... 2

1.4

Research design .............................................................................................................................. 2

1.5

Structure ......................................................................................................................................... 2

2

GREEN PUBLIC PROCUREMENT ................................................................................... 3 2.1

Sustainability .................................................................................................................................. 3

2.2

GPP policy as a mechanism............................................................................................................ 3

2.2.1

Motivation behind GPP policy ............................................................................................... 4

2.3

Sustainable procurement in the Netherlands .................................................................................. 4

2.4

GPP policy execution ..................................................................................................................... 5

2.5

GPP building blocks ....................................................................................................................... 6

2.5.1

The integration of environmental criteria ............................................................................... 7

2.5.1.1 2.5.2

The procurement portfolio approach ................................................................................. 9 Professionalization of the GPP function............................................................................... 10

2.5.2.1

Dedicated procurement function ..................................................................................... 11

2.5.2.2

The organization of the procurement function ................................................................ 11

2.5.2.3

Optimal communication .................................................................................................. 11

2.5.2.4

Collaborative procurement .............................................................................................. 11

2.5.3

Monitoring GPP progress ..................................................................................................... 12

2.5.3.1 2.6 3

The Dutch sustainable procurement monitor ................................................................. 13

Chapter summary.......................................................................................................................... 18 THE ROLE OF E-PROCUREMENT ................................................................................ 19

3.1 3.1.1

EP according to Dynamic Capabilities Theory............................................................................. 19 EP architecture ..................................................................................................................... 19

3.2

EP implementation in the tender process...................................................................................... 19

3.3

EP implementation in operational procurement ........................................................................... 21

3.4

Influence on GPP and environmental sustainability ..................................................................... 22

3.5

Barriers to EP implementation...................................................................................................... 23

3.6

Chapter summary.......................................................................................................................... 23

4

RESEARCH DESIGN ....................................................................................................... 25 4.1 4.1.1

Case study design ......................................................................................................................... 25 Data collection...................................................................................................................... 25

4.2

Research protocol ......................................................................................................................... 26

4.3

Chapter summary.......................................................................................................................... 27

5

RESULTS........................................................................................................................... 29 5.1

The integration of environmental criteria ..................................................................................... 29

5.1.1

Total Cost of Ownership ...................................................................................................... 30

5.1.2

Contract management ........................................................................................................... 30

5.2

Dedicated procurement function................................................................................................... 30

5.2.1

Tasks and responsibilities..................................................................................................... 31

5.2.2

Knowledge and expertise ..................................................................................................... 31

5.3

Organizational support (initiative) ................................................................................................ 32

5.3.1

Motivation and budget ......................................................................................................... 33

5.4

Formal GPP policy and objectives ............................................................................................... 34

5.5

Internal and external cooperation ................................................................................................. 35

5.5.1 5.6

Collaborative procurement ................................................................................................... 35 Optimal communication (internal and external) ........................................................................... 36

5.6.1

EP in the tender process ....................................................................................................... 36

5.6.1.1

C-Source.......................................................................................................................... 38

5.6.1.2

Other e-tender applications ............................................................................................. 38

5.6.1.3

TenderNed....................................................................................................................... 39

5.6.1.4

ERAs ............................................................................................................................... 40

5.6.2

EP in operational procurement ............................................................................................. 40

5.6.3

Available environmentally sustainable supply ..................................................................... 40

5.7 6

Monitoring GPP progress ............................................................................................................. 41 CONCLUSION .................................................................................................................. 43

6.1

Dutch municipal GPP progress ..................................................................................................... 43

6.2

EP as a support mechanism in GPP .............................................................................................. 44

6.3

Research limitations and suggestions for future research ............................................................. 45

References…….. ........................................................................................................................................... 47

1

INTRODUCTION

1.1

Problem indication

As the largest buyers of products, services, and works, government organizations are in the position to increase the demand for environmentally sustainable supply. This is accomplished by implementing environmental criteria in the public procurement process and is referred to as Green Public Procurement (GPP) (Handfield, Walton, Sroufe & Melnyk, 2002; Caldwell et al., 2005; Edler & Georghiou, 2007; Mondorf & Wimmer, 2008; Parikka-Ahola, 2008; Michelson & De Boer, 2009; Tate, Ellram & Kirchoff, 2010). GPP, at the municipal level, has great potential to encourage environmental sustainability given the large procurement volume. Moreover, municipalities are closer, and thus more capable of promoting change in citizen behavior by leading by example, and are expected to be more capable than national governments of executing experimental changes in policies, and attaining an early-mover advantage in procurement (Michelson & De Boer, 2009). An increasing trend in the public sector is „sustainable electronic procurement‟, that is, the inclusion of sustainability criteria in an electronically supported procurement process (EPROC, n.d.). The implementation of Electronic Procurement (EP) applications in the public procurement process is expected to decrease GPP process lead-time through improved communication of environmental criteria information, and reduce Maverick Buying (Ronchi et al., 2010) outside environmental agreements. EP is also expected to influence environmental sustainability directly by reducing paper consumption (De Boer, Harink & Heijboer, 2002; Panayiotou et al., 2004). Given the limited and dispersed discussion in academic literature and the fact that the Netherlands is leading in both GPP1 and EP (Groznik & Trkman, 2009), a study into municipal GPP and EP‟s role in stimulating environmental sustainability is undertaken. 1.2

Problem statement

The research model, presented below as Figure 1, illustrates that EP is expected to support municipal GPP policy and thus indirectly and directly influence environmental sustainability.

1

http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/duurzaam-inkopen/duurzaam-inkopen-door-overheden#anker- europese-criteria-duurzaaminkopen

Green Electronic Public Procurement

1

The problem statement is thus formulated as follows: „to what extent do Electronic Procurement applications, implemented in the public procurement process, influence environmental sustainability directly, and indirectly when used as a support mechanism in the execution of municipal Green Public Procurement policy in the Netherlands?‟ 1.3

Research questions

Answering the first two research questions, „what role does municipal GPP policy fulfill in stimulating environmental sustainability, in general and in the Netherlands?‟ and „how does EP support GPP in the stimulation of environmental sustainability?‟, provides a foundation for the collection of empirical data. By answering the questions, „how is municipal GPP policy executed in the Netherlands?‟ and „what has been or is expected to be the contribution of EP in GPP, and in stimulating environmental sustainability?‟, insight is gained into the actual and current situation within Dutch municipal organizations. The summation of the answers to the above research questions results in an answer to the problem statement. 1.4

Research design

A review of the literature was first conducted based on secondary data available in academic articles, books, and documents provided by public organizations such as the „Professioneel & Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidopdrachtgevers‟ (PIANOo) and „Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Successful key search terms included: green-, sustainable-, environmental-, electronictendering and (public) procurement. Empirical data were collected by means of semistructured interviews and the analysis of municipal procurement and sustainability policies as part of a case study strategy. For this purpose, municipalities of all sizes were approached. Interviews were conducted with municipal procurement and environmental policy advisors, procurement officers and directors of procurement bureaus, and representatives of procurement organizations. The results of the collected data are based on Content Analysis. This was facilitated by the use of a coding scheme, developed based on the findings of the literature review, to categorize the data. 1.5

Structure

This research paper is organized as follows. Chapter 2 introduces and explains the concepts (environmental) sustainability and GPP policy. How GPP stimulates environmental sustainability and the actions required to embed GPP strategy in municipal organizations are also explained. Chapter 3 discusses how EP applications are implemented to support GPP and further stimulate environmental sustainability. The research design is addressed in Chapter 4. The results, based on the analysis of the collected empirical data, are presented in Chapter 5. The conclusions, limitations of this research, and suggestions for future research are presented in Chapter 6.


2

2

GREEN PUBLIC PROCUREMENT

This Chapter explains the concepts (environmental) sustainability and GPP. The motivation behind GPP policy and the actions required to execute it professionally, as identified in academic literature and according to information provided by Dutch (public) organizations, are also discussed. 2.1

Sustainability

Inyang, Schwarz, and Mbamalu (2009) provide a well-known definition of sustainability, also known as sustainable development. “Sustainable development is development that meets the needs of the present without compromising the ability of future generations to meet their own needs.‟‟ Sustainability is built upon three pillars, namely economic growth (profit), environmental protection (planet), and social progress (people). These are referred to as the Triple Bottom Line (TBL) and are illustrated in Figure 2 (IUCN, 2006). The ideal, as many citizens, companies, and governments now realize, is balance between the three to achieve sustainability. How this balance is achieved is unclear and not discussed further as it is beyond the scope of this research.

2.2

GPP policy as a mechanism

In general, governments may implement either supply- or demand side mechanisms to stimulate innovation in the marketplace (Edler & Georghiou, 2007). Examples of the former include: subsidies, information support, and grants. Examples of demand-side mechanisms are: policies, regulations, and procurement. By implementing environmental criteria in the procurement process, public organizations opt to stimulate the market for environmentally sustainable supply from the demandside. This is known as „Green Public Procurement‟ (GPP) and refers to “the approach by which public authorities integrate environmental criteria into all stages of the procurement process, thus encouraging the spread of environmental technologies and the development of environmentally sound products, by seeking and choosing outcomes and solutions that have the least possible impact on the Green Electronic Public Procurement

3

environment throughout the entire lifecycle. Environmental impact is here understood as any impact on nature and ecosystems, not including impact on working conditions.” GPP‟s objective is to stimulate the environmental aspect of sustainability; „environmental sustainability‟, which is evident from an increase in the supply of environmentally sustainable products, services, and works, an increase in the number of suppliers that provide environmentally sustainable supply or an increase in supplier environmental performance (Michelson & De Boer, 2009). 2.2.1

Motivation behind GPP policy

The choice for GPP policy as a stimulation mechanism can be argued based on the importance of the procurement function within any organization. Procurement provides its internal and external buyers with products and services. Aligning the strategies and objectives of both procurement and the organization is beneficial since procurement initiates the upstream value chain by connecting internal functions with suppliers and third parties, and thus plays a key role in managing „quality‟ (Jennings, 2004; Ogden, Rossetti & Hendricks, 2007; Tassabehji & Moorhouse, 2008; Monczka, Handfield, Giunipero & Patterson, 2010). “Quality, in the broadest sense, is the ability of a product to meet and preferably exceed customer expectations,” and may differ depending on the criteria and expectations of the buyer (Monczka et al., 2010), in this case, the specified environmental criteria. Various terminologies are used to describe procurement. Terms include: purchasing, the acquisition of materials, and supply management. Procurement however, extends beyond simple purchases and includes for example, leasing and contracting. For the purpose of this research, procurement is defined as „the acquisition of materials needed by the organization and includes activities such as supplier identification and selection, negotiation, agreement to terms and conditions, expedition, monitoring of supplier performance, order analysis, and procurement system development‟ (Monczka et al., 2010). 2.3

Sustainable procurement in the Netherlands

The Netherlands is one of the leading European countries in sustainable procurement2. Dutch municipalities, united under the municipal organization the „Vereniging van Nederlandse Gemeenten‟ (VNG), agreed in the 2007 „Climate Agreement‟ to strive towards purchases that are 75% sustainable in 2010 and 100% sustainable in 2015. This refers to the percentage of the tender volume that meets the sustainability criteria established by the Ministry of Infrastructure and Environment (I&E), in collaboration with various stakeholders for 45 product groups (VNG, 2008; KPMG, 2011; Ruimte en Milieu, 2011). Although some municipalities included „Social Return‟ in procurement decisions, which refers to negotiations with suppliers regarding the hiring of „vulnerable‟ persons who would otherwise not have had a chance at employment, social criteria were not available to be implemented in the tender process until early 20113. Moreover, a standard aspect of national and European Union 2

3

http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/duurzaam-inkopen/duurzaam-inkopen-door-overheden#anker- europese-criteria-duurzaaminkopen http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/criteria


4

(EU) tender regulations is that government organizations stimulate fair competition; economic sustainability. Thus, until recently, „sustainable‟ procurement‟s primary objective in the Netherlands was to stimulate environmental sustainability. Nonetheless, in the Netherlands, the term sustainable procurement is also used to refer to GPP; the implementation of only environmental criteria. 2.4

GPP policy execution

In the public sector, procurement volumes are often larger, must comply with laws and regulations, and span across various markets such as ICT, consultancy, defense, and catering (Caldwell et al., 2005). Moreover, the process is required to be as transparent as possible (De Boer, Labro & Morlacchi, 2001; Panayiotou et al., 2004; Groznik & Trkman, 2009). Within the EU, and thus in the Dutch public sector, procurement must be executed in accordance with national and EU tendering and procurement principles, that is, in an objective, transparent, and non-discriminative manner. Furthermore, purchases must comply with internal policies and remain within the available budget4. Purchases above predetermined thresholds, set every two years by the European Commission (EC) in article 7 of the guidelines 2004/18/EG for „special sectors‟ and 2004/17/EG for „classic tender sectors‟ (KPMG, 2011), must be publicly announced to all EU suppliers on the official website for European contract notices; Tenders Electronic Daily (TED) (Karjalainen & Kemppainen, 2008). The 2011 EU thresholds are presented in Table 1. EC regulations determine how environmental criteria are implemented in the public procurement process (VNG, 2008). National; purchases below EU thresholds, and European tenders follow an open or restricted procedure5. The choice is often based on the tender‟s complexity. Large and more complex tenders require more time to process and assess supplier proposals. The use of a restricted procedure limits the number of proposals6. „Private tenders‟ are volumes below organizational thresholds. One supplier is invited to bid in a „single private tender‟, Table 1 „EU Threshold values 2011‟ European tender: Products and services Works

> € 193.000 > € 4.845.000

National tender: Products and services Works

Maximum € 193.000 Maximum € 4.845.000

Private tender: Products and services Works

< € 193.000 < € 4.845.000

Source(s): based on http://www.aanbestedingsmonitor.nl/

4

http://www.pianoo.nl/inkoopproces/kiezen-procedure http://www.pianoo.nl/inkoopproces/aanbestedingsprocedures/europese-standaardprocedures 6 http://www.dji.nl/Organisatie/Aanbestedingen-DJI/algemene-informatie/ 5


5

and two or more suppliers, in a „multiple private tender‟7. This research focuses on national and European open and restricted tenders since it is expected that GPP policy will be more strictly enforced in large tenders (Michelson & De Boer, 2009). 2.5

GPP building blocks

Five steps, hereafter referred to as „GPP building blocks‟, are identified in the literature as essential to execute GPP professionally. These are illustrated in Figure 3. First, „the integration of environmental

criteria in each public procurement phase‟ is required; building block 1 (VNG, 2008; Michelson & De Boer, 2009). The second building block is „a dedicated procurement function‟. The centralization of the procurement authority or function allows staff, through routine, to acquire extensive knowledge and expertise in the areas of procurement and environment (Michelson & De Boer, 2009; Monczka et al., 2010). This is required in professionalized procurement to achieve predetermined objectives (Ogden et al., 2007). Municipalities should also divide tasks and responsibilities since GPP strategy must be embedded in the organization‟s guidelines, procedures, and processes. Building block 3 is „the organization of the procurement function‟, which includes establishing a formal GPP policy and support on all organizational levels (VNG, 2008). The fourth building block is „collaborative procurement‟. Internal and external collaboration are essential to acquire the necessary GPP knowledge and expertise (Michelson & De Boer, 2009). This is facilitated by optimizing the communication process. The placement of authority influences the communication within the 7

http://www.pianoo.nl/inkoopproces/aanbestedingsprocedures/nationale-procedures


6

organization. It is essential that GPP progress be monitored to improve future GPP; building block 5 (VNG, 2008). The GPP building blocks are explained further in the subsequent subsections. 2.5.1

The integration of environmental criteria

Van Weele (2005) provides a model of the procurement process for goods and services. In the public sector this also includes „works‟. Examples of services are waste collection and cleaning services. Goods refer to items such as ICT hardware and office supplies. Works refer, for example, to road and building construction. The process consists of seven phases and is illustrated in Figure 4. The first four

phases represent strategic or tactical procurement. In the public sector, this is known as the tender process. Michelson and De Boer (2009) explain that environmental criteria can be implemented at various stages of this process; from the tender announcement, also known as the „request for proposal,‟ (RFP) to the final tender selection. In the Netherlands, the Ministry of I&E‟s criteria documents, which include the minimum environmental requirements, additional targets, contract conditions, and focus areas regarding usage, are available on the AgentschapNL and PIANOo organizations‟ websites. These criteria are first consulted in the „preparation phase‟. The market and the internal organization are also consulted on the availability of sustainable supply. If no criteria exist, Life Cycle Analysis (LCA) can be used to consider a product‟s environmental impact throughout its usage (VNG, 2008). In especially „open‟ tenders, market consultation in the „preparation phase‟ is essential since no preselection occurs and anyone can register. Figure 5 illustrates a paragraph found in all available criteria documents. It states that the minimum supplier Green Electronic Public Procurement

7

selection requirements, for example suitability and exclusion requirements, and the minimum product, service or work requirements are formulated in the „specification phase‟. The latter are included in the „Program of Requirements‟ (PoR) (VNG, 2008). National restricted tenders enable the use of additional targets, which are included as „selection criteria‟ for suppliers or „award criteria‟ for products, services or works, since a minimum of usually five suppliers are preselected based on suitability requirements8, allowed to register, and continue into the award process of the „selection phase‟9

10

. This corresponds with De Boer, Labro, and Morlacchi (2001) who state that, once

implemented in the „specification phase‟, criteria will determine which suppliers are selected and invited to bid. A review of the available criteria documents reveals that only award criteria are provided by the Ministry of I&E as additional targets. There are two possible award methods, namely the „lowest price‟ and „Most Economically Advantageous Offer‟ (MEAO)11. The latter is a predetermined ratio that indicates the accepted level of quality in relation to the price. Award criteria are only applicable if MEAO is used to assess environmental aspects as a subcategory of the total quality. The PoR and additional targets comprise the „tender document‟ (VNG, 2008). If GPP policy allows the consideration of environmentally sustainable alternatives, the use of the „Total Cost of Ownership‟ (TCO) approach in proposal assessments in the „selection phase‟ is beneficial (EPROC, 2007; VNG, 2008). TCO considers the acquisition, usage, and end-of-life costs incurred over a product‟s lifetime (EPROC, 2007; Monczka et al., 2010). Examples of usage costs are electricity and water costs. End-of-life costs are for example, disposal or recycling costs. In the „contract phase‟, the environmental contract agreements are established and included in the „General Procurement 8

http://www.dji.nl/Organisatie/Aanbestedingen-DJI/algemene-informatie/ http://www.aanbestedingsmonitor.nl/index.php?pagina=aanbestedingen 10 http://www.pianoo.nl/metrokaart/niet-openbare-procedure 11 http://www.pianoo.nl/inkoopproces/kiezen-procedure 9


8

Conditions‟ (VNG, 2008). These 4 phases are executed in „new task situations‟, that is, when a new product or service is required and no suppliers have been identified (De Boer et al., 2001). This is illustrated in Figure 6. The final three phases constitute operational procurement. In the „order‟ phase,

orders are placed based on the established environmental contract agreements, for example the use of green transport, to guarantee environmental sustainability (VNG, 2008). This is known as a „straight re-buy situation‟ (De Boer et al., 2001). In the public sector, these are referred to as „call-off contracts‟ (EPROC, 2007). A „modified re-buy situation‟ occurs when a new or existing product or service is required from contracted suppliers (De Boer et al., 2001). In the public sector, these are known as „framework contracts‟ (EPROC, 2007). „Further‟ specification is required since a new tender document must be submitted. The best supplier is „further‟ selected based on price or (environmental) criteria and „further‟ contracted. This results in the adaptation of the model, which is illustrated in Figure 6. Monitoring and evaluating supplier performance or compliance based on the (environmental) agreements are the two final phases of the procurement process. The results of these phases provide feedback to support future (GPP) procurement (Presutti Jr, 2003). 2.5.1.1

The procurement portfolio approach

Kraljic‟s framework, also known as the Portfolio Analysis framework, and illustrated as Figure 7, categorizes different types of procurement items (Skjøtt-Larsen, Kotzab & Grieger, 2003; Monczka et al., 2010). The procurement categories are relevant in relation to the different procurement „situations‟, and are also illustrated in Figure 6 (De Boer et al., 2001). The horizontal axis represents the availability of suppliers; the supply risk. The vertical axis represents the monetary value to the buyer. Routine items are typified by a low supply risk, meaning many suppliers are available for preselection. Given the low value, efficiency is essential, and ordering from only a few pre-approved suppliers is beneficial (De Boer et al., 2001; Gelderman & Van Weele, 2003; Monczka et al., 2010). Green Electronic Public Procurement

9

Bottleneck items, have a high supply risk but low value. There are a limited number of suppliers that can comply with, in this case, the environmental criteria. Purchases are made from a few pre-approved suppliers as there are most likely no other suppliers available that meet specifications. Strategic items, which have a high supply risk and high value, are typified by the use of a limited number of compliable suppliers. In this case, maintenance of a long-term buyer-seller relationship is essential (Gelderman & Van Weele, 2003; Monczka et al., 2010). The procurement of routine, bottleneck, and strategic items results in „straight re-buy situations‟; procurement from contracted suppliers. Given the substantial number of potential suppliers in the case of leverage items, indicated by the low supply risk and high value, frequent supplier selection based on, in this case, environmental criteria, and using competitive bidding and short-term contracts is justified (Gelderman & Van Weele, 2003). This results in „new task or modified re-buy situations‟ (De Boer et al., 2001). It is expected that, depending on the procurement category, the implementation of environmental criteria will limit the number of compliable suppliers. 2.5.2

Professionalization of the GPP function

It is clear that the procurement process is not merely transactional (Zheng, Knight, Harland, Humby & James, 2007; Monczka et al., 2010). Its complexity requires a knowledgeable and well-structured procurement function that is able to systematically and transparently execute procurement, and thus also GPP decisions (De Boer et al., 2001; Michelson & De Boer, 2009). However, in the public sector, the development of the procurement function appears to be progressing slowly (Zheng et al., 2007). Based on survey research, De Boer and Telgen (1998) concluded a shortage of professionalism within public procurement in the Netherlands. Indicators were a decentralized procurement function, and the non-existence of a procurement policy and strategy in many municipalities (De Boer & Telgen, 1998). Approximately one decade later, it was found that the procurement function had taken on a more strategic role in the private sector. However, in the public sector, it is often underdeveloped (Ogden et al., 2007; Zheng et al., 2007; Tassabehji & Moorhouse, 2008).


10

2.5.2.1

Dedicated procurement function

Proper organizational design of the procurement function facilitates the achievement of procurement, and thus GPP objectives. This involves several actions (Monczka et al., 2010). The placement of authority is explained first, and refers to whether procurement decisions are centralized, coordinated or decentralized (Monczka et al., 2010). If the procurement function is responsible for procurement decisions, the authority is centralized. If this is done at, for example a divisional level, the authority is decentralized. A hybrid form is also possible, in which procurement decisions involving multiple departments are centralized, while others are decentralized. A centralized procurement function is necessary to acquire the necessary GPP knowledge and expertise through routine (Michelson & De Boer, 2009). The division of tasks and assignment of responsibilities, and the organizational structure of the procurement function are the next steps in procurement organizational design. Task division relates to the efficiency of the function and includes the establishment of responsibility within procurement. The organizational structure of the procurement function refers to the acknowledgment of the procurement function within the organizational hierarchy (Monczka et al., 2010). The higher in the organizational structure, the more likely that procurement will achieve its objectives, and contribute to the organizational objectives (Ogden et al., 2007; Monczka et al., 2010). 2.5.2.2

The organization of the procurement function

A formal sustainable procurement, in this case, GPP policy that includes objectives is not only advised by the VNG (VNG, 2008), but is identified by Michelson & De Boer (2009) as being essential. The initiative of especially higher management, which includes the City Council, is thus required to gain organizational support at the lower levels to translate GPP strategy into formal guidelines, procedures, and processes (VNG, 2008; Michelson & De Boer, 2009). Interestingly, this suggests that there are public organizations that execute GPP informally. 2.5.2.3

Optimal communication

It is essential to establish optimal buyer-supplier communication and feedback mechanisms (Caldwell et al., 2005; Edler & Georghiou, 2007), given that the demand requirements received from public organizations are often disaggregated, suppliers are sometimes unsure of how to identify and translate future public buyer requirements, and public buyers are often uninformed regarding existing innovations (Edler & Georghiou, 2007). Karjalainen and Kemppainen (2008) also found that inadequate information exchange, thus communication, contributes to low small- and medium sized enterprise (SME) involvement in public procurement. 2.5.2.4

Collaborative procurement

Collaboration between the municipal environmental and procurement service departments is required since extensive knowledge of procurement and the environment is necessary (Edler & Georghiou, 2007; Michelson & De Boer, 2009). Larger municipalities are expected to have staff that are Green Electronic Public Procurement

11

extensively experienced and knowledgeable in the areas of procurement and environmental policy. Nonetheless, smaller municipalities can acquire the necessary expertise and knowledge through collaborative procurement (Michelson & De Boer, 2009). Municipalities often bundle procurement volumes, information or resources to lower transaction costs and risks due to „economies of scale‟, reduce repetitive activities, and learn from other municipalities that are similar in organizational structure, have mutual interests, and share a common external environment. Collaborative procurement is executed by a procurement group that consists of „(in) dependent organizations that collaborate to achieve mutually compatible goals that are not easily achieved alone‟ (Schotanus & Telgen, 2007; Schotanus, Telgen & De Boer, 2010). Procurement groups vary in organizational structure. The first structure is the most informal, and is referred to as a „piggy-back‟ group, which is formed to share information and knowledge. It may also involve a large host organization that enables smaller organizations to benefit, for a fee, from negotiated contract conditions such as lower prices. Suppliers also benefit by serving multiple organizations in close proximity. The second structure, a „third-party‟ group, is the long-term form of „piggy-backing‟. As in „piggy-back‟ group procurement, the host or third party controls the procurement process, determines the requirements, and selects the suppliers. A „lead buying‟ group is the third possible structure and is usually a long-term formal agreement. Procurement activities are executed by the best suited organization based on available capabilities such as expertise, resources or procurement volume. This enables specialization in the procurement of certain products, services or works. The fourth structure, a project group, is usually chosen to share knowledge and the risks of a project. However, if the cooperation is successful and future requirements are similar, the group may consider long-term cooperation. In a program group, the fifth structure, managers from each organization meet frequently to discuss specifications and supplier selection, thus enabling increased learning opportunities. Often, in this case, the higher the degree of commitment, trust, expertise and knowledge, the less formal the agreement. Smaller municipalities are often involved in informal organizational structures such as „piggy-back‟ groups (Schotanus & Telgen, 2007). Collaborative procurement in the Netherlands is common. The procurement bureaus West Brabant, North and Mid-Limburg, and Mid-Holland, are a few examples of the many program groups in the Netherlands. These bureaus guide small municipalities in tendering. This helps to further professionalize the procurement process to enable, for example, the achievement of (GPP) sustainable procurement objectives (PIANOo, 2011). 2.5.3

Monitoring GPP progress

The fifth GPP building block is „the monitoring of GPP progress‟. Internal monitoring is important to continue achieving (GPP) sustainable procurement objectives (VNG, 2008). In the Netherlands, external monitoring is performed every 2 years by the Ministry of I&E by means of a „sustainable procurement monitor‟. The results of the three monitors are discussed next.


12

2.5.3.1 The Dutch sustainable procurement monitor While reading this subsection, it is important to remember that, although the terms „sustainability‟ and „sustainable procurement‟ are maintained, these always also refer to „environmental sustainability‟ and „GPP‟. The monitor considers national „open‟ tenders, European tenders, and multiple private tender proposal requests above € 50.000 (excluding VAT). Additional targets, included as selection and award criteria as explained in Subsection 2.5.1, are not monitored12

13

. In the monitor, small

municipalities consist of less than 50.000, medium-sized 50.000 to 100.000, and large, more than 100.000 inhabitants. This categorization is maintained in this research. It is important to note that the monitor used no documents to verify the participants‟ responses. Furthermore, the phrasing of the 2010 survey questions differs from those in the 2006 and 2008 monitors. This may have elicited different responses. In 2006, fewer questions were posed regarding GPP professionalization and few medium-sized and large municipalities participated in the monitor. In 2008 and 2010, fewer small municipalities participated in the monitor. In 2010, a distinction was made between the 4 largest (G4) municipalities (Amsterdam, Den Haag, Utrecht, and Rotterdam) and other large municipalities. Consequently, comparison between the results of the three monitors is not always possible. According to the monitor, „a tender is sustainable if it meets all relevant minimum sustainability requirements‟ (KPMG, 2011). Table 2 includes the percentage of the total sustainably procured tender volume in Table 2 „Sustainably procured tender volume‟ 2010

2008

2006

Small

86.6%

44%

49%

Medium

89.6%

43%

41%

Large

90.3%

44%

35%

G4

88.8%

-

-

Source(s): based on Significant (2007), PWC (2009), and KPMG (2011)

relation to the total tender volume. In 2006, 49% of the volume procured by small municipalities met all minimum sustainability requirements. This decreased in 2008, but increased for medium-sized and large municipalities. In 2010, municipalities of all sizes surpassed the 75% „Climate Agreement‟ objective. Table 3 includes the percentage of the total tender volume that met all minimum sustainability requirements per product group in relation to the total annual tender volume per product group for which minimum requirements are established. It is important to note that new sustainability criteria for more product groups were established after the 2006 monitor, and that in 2009, the number of product groups were reduced from 83 to 45 (KPMG, 2011). To enable comparison, only the product groups maintained in all three monitors are included. The results show that municipalities of all sizes improved significantly in implementing all minimum sustainability requirements in the procurement 12 13

http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/duurzaam-inkopen/monitor-duurzaam-inkopen http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/monitor


13

of almost all product groups. In 2008 and 2010, improvements were made in sustainably procuring new office buildings, cleaning services, ICT hardware, reproductive equipment, paper, heavy motor vehicles, public-, student-, and special transport. The volume of sustainably procured catering and service vehicles decreased significantly in 2008 and increased substantially in 2010. Compared to 2006, fewer investments were made in sustainable landscaping in 2010. The 2008 results are unclear and do not enable comparison. Medium-sized municipalities procured less sustainable electricity in 2008 and 2010. In 2010, the volume of sustainable electricity procured by small municipalities decreased significantly. In 2008 and 2010, large municipalities steadily improved in this area. Interestingly, these are items for which environmentally sustainable supply has become more common, thus leverage items that have a high value and are provided by more compliable suppliers, as Table 3 „Comparison product groups 2006, 2008, and 2010‟

New office buildings

Small

Medium-sized

Large

(< 50.000)

(50.000 – 100.000)

(> 100.000)

G4

2010

2008

2006

2010

2008

2006

2010

2008

2006

2010

99%

(-)

43%

85%

(-)

0%

100%

(-)

9%

92%

Landscaping

54%

(-)

61%

84%

(-)

100%

82%

(-)

84%

87%

Cleaning services

100%

21%

(-)

100%

25%

(-)

100%

100%

(-)

100%

Electricity

32%

77%

76%

85%

90%

93%

100%

85%

79%

100%

Catering

100%

0%

46%

79%

20%

82%

100%

8%

77%

100%

ICT Hardware

100%

63%

54%

100%

76%

36%

100%

93%

78%

100%

Reproductive equipment

100%

43%

(-)

100%

36%

(-)

100%

40%

(-)

100%

Paper

100%

24%

(-)

100%

41%

(-)

100%

69%

(-)

100%

Service vehicles

64%

6%

42%

91%

8%

64%

100%

25%

79%

(-)

Heavy motor vehicles

94%

78%

(-)

100%

56%

(-)

100%

73%

(-)

100%

Public/student/special transport

92%

10%

(-)

87%

0%

(-)

100%

11%

(-)

(-)

Source(s): based on Significant (2007), PWC (2009), and KPMG (2011) (-) indicates no available information; in 2008 (-) indicates unclear information

explained in Subsection 2.5.1.1. Table 4 shows that municipalities of all sizes improved significantly in the professionalization of sustainable procurement. In 2010, more small, medium-sized, and large municipalities implemented sustainability requirements in the specification phase; 61%, 75%, and 94% respectively. This was indicated by 75% of the G4 municipalities. In 2006 and 2008, participants were asked if sustainability alternatives were considered in this phase. 48% of the small, 61% of the medium-sized, and 76% of the large municipalities indicated this. In 2008, 50% of the small, 61% of the medium-sized, and 80% of the large municipalities established selection requirements. This was not measured in 2006 or 2010. In 2010, 50% of the small, 68% of the medium-sized, 63% of the large, and 75% of the G4 municipalities established award criteria as minimum requirements. In 2008, 67% of the small, 78% of the medium-sized, and 88% of the large municipalities established award criteria


14

Table 4 „2006, 2008, and 2010 sustainable procurement monitor results‟

2010

Number of respondents

2008

2006

Small

Mediumsized

Large + (G4)

Small

Mediumsized

Large

Small

Mediumsized

Large

18 of 22

33 of 41

41 of 105

17 of 25

21 of 41

60 of 109

43

16

15

27% 19% 10%

16% 21% 27%

23% (11%) 24% (20%) 28% (0%)

22% 30% (-)

57% 35% (-)

25% 41% (-)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

19%

19%

14% (20%)

63%

57%

53%

(-)

(-)

(-)

33% (-) 14%

21% (-) 21%

21% (0%) (-) 24% (-)

20% 32% (-)

26% 57% (-)

18% 71% (-)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

(-)

(-)

(-)

42%

52%

76%

(-)

(-)

(-)

82%

89%

65% (50%)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

18%

22%

47%

36%

69%

80%

(-) 63%

(-) 68%

(-) 82% (75%)

(-) (-)

(-) (-)

(-) (-)

17% (-)

25% (-)

40% (-)

61%

68%

76% (75%)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

(-)

11% (-)

22% (-)

17% (11%) (-)

65% 25%

57% 30%

53% 71%

(-) (-)

(-) (-)

(-) (-)

36%

36%

33% (33%)

45%

57%

35%

(-)

(-)

(-)

Organizational support (Initiative ) Lack of organizational support Sustainable procurement inexpensive in the long run (TCO) Sustainable procurement not substantially expensive to acquire (budget) Sustainable procurement items are expensive to acquire (budget/mindset) Additional costs are a barrier to procure sustainably (budget) Sustainable purchases allowed to be more expensive (budget) Stimulating the supply of innovative products/services is consciously done Cooperation (internal and external) Relevant participants in procurement process informed of sustainability criteria Insight into criteria applied in cooperative procurement Dedicated and acknowledged procurement function Division of tasks and assignment of responsibilities Responsibilities w.r.t. sustainable procurement have been established and publicized Persons are explicitly made available for GPP Responsibilities w.r.t. sustainable procurement have been established and publicized (Strategic level) Responsibilities w.r.t. sustainable procurement have been established and publicized (Operational level) Knowledge and experience of procurement & environment Difficult to find „good‟ criteria Participants aware how to implement sustainability criteria It is difficult to assess (w.r.t. the level of assurance) the sustainability of proposals


15

Table 4 „2006, 2008, and 2010 sustainable procurement monitor results‟ continued… 2010 continued….

Formal GPP policy and objectives Established plan of approach for sustainable procurement to achieve 2010 75% objectives Established policy that includes objectives „Climate Agreement‟ or covenant sustainable procurement Sustainable procurement objectives established Prototype procurement forms (2006: documents) include sustainability procurement aspects Integration of environmental criteria in the tender process Sustainability alternatives are considered in the specification phase Sustainability requirements are implemented in the specification phase Sustainability selection requirements are established Sustainability award criteria (additional targets) are established and weighed against price/other criteria (MEAO) Sustainability award criteria as minimum requirement In the assessment not only the initial cost price is considered but also usage costs (TCO) In the assessment of the proposal TCO is used Procurement procedure states preference for MEAO Sustainability performance monitored during the contract period (in the monitoring and evaluation phases) Optimal communication (internal and external) Perceived lack of sustainable supply of products and services on the market Ambitions and objectives communicated externally Communication plan for sustainable procurement (Ambitions, objectives) and progress w.r.t sustainable procurement communicated within the organization Monitoring of GPP progress (internal) Structured monitoring of whether Ministry of I&E criteria are used Procedure in place to motivate why criteria not implemented Evaluate whether agreements w.r.t. sustainable procurement are upheld internally

2008

2006

Small

Mediumsized

Large + (G4)

Small

Mediumsized

Large

Small

Mediumsized

Large

(-)

(-)

(-)

13%

17%

41%

10%

6%

27%

79%

89%

88% (100%)

(-)

(-)

(-)

11%

18%

32%

(-)

(-)

(-)

54% 20%

75% 39%

59% 35%

(-) 32%

(-) 31%

(-) 50%

(-) 61%

(-) 75%

(-) 94% (75%)

48% (-)

61% (-)

76% (-)

20% (-)

38% (-)

47% (-)

(-) (-)

(-) (-)

(-) (-)

50% 67%

61% 78%

80% 88%

(-) (-)

(-) (-)

(-) (-)

50% (-)

68% (-)

63% (75%) (-)

(-) 43%

(-) 52%

(-) 71%

(-) (-)

(-) (-)

(-) (-)

39% 46% 50%

68% 50% 64%

65% (25%) 41% (25%) 71% (75%)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

54% (-) (-)

69% (-) (-)

67% (-) (-)

7%

6%

3% (11%)

15%

17%

41%

(-)

(-)

(-)

50% 11% 54%

68% 18% 61%

82% (50%) 35% (25%) 71% (50%)

(-) (-) 60%

(-) (-) 52%

(-) (-) 59%

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

32% 36% 39%

39% 39% 57%

47% (75%) 53% (0%) 76% (50%)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

(-) (-) (-)

Source(s): based on Significant (2007), PWC (2009), and KPMG (2011) (-) indicates no available information


16

and used MEAO. In 2010, it was asked if MEAO is preferred. 46% of the small, 50% of the mediumsized, 41% of the large, and 25% of the G4 municipalities indicated this. Comparison is not possible given the difference in phrasing and because the question is double-barreled in the 2008 survey; combines two issues in a single question. In 2008, fewer small and medium-sized, and more large municipalities used TCO in assessments compared to 2006; 43%, 52%, and 71% respectively. In 2010, 39% of the small, 68% of the medium-sized, 65% of the large, and 25% of the G4 municipalities used TCO. In the monitoring and evaluation phases, 50% of the small, 64% of the medium-sized, 71% of the large, and 75% of the G4 municipalities monitored supplier sustainability performance during the contract period. Compared to 2008, fewer small, medium-sized, and large municipalities considered sustainable procurement to be inexpensive in the long-run; 19%, 21%, and 24% respectively. 20% of the G4 municipalities indicated the same. More small municipalities indicated that additional costs are a barrier to procure sustainably, as seen under „organizational support‟ in Table 4. Namely, 33% of the small, 21% of the medium-sized, 21% of the large, and 0% of the G4 municipalities. 10% of the small, 27% of the medium-sized, and 28% of the large municipalities indicated that sustainable procurement items are not substantially expensive to acquire, while 19% of both small and medium-sized, 14% of the large, and 20% of the G4 municipalities indicated that such items are expensive to acquire. All, but especially the large municipalities had assigned and publicized sustainability responsibilities as seen in Table 4 under the „division of task and assignment of responsibilities‟. In 2010, 61% of the small, 68% of the medium-sized, 76% of the large, and 75% of the G4 municipalities established responsibilities at the operational level. 63% of the small, 68% of the medium-sized, 82% of the large, and 75% of the G4 municipalities established responsibilities on the strategic level. Although this distinction was not made in the previous monitors, it appears that municipalities of all sizes improved significantly in this area. With regards to the „knowledge and expertise of procurement and environment‟, 36% of both small and medium-sized, and 33% of both large and G4 municipalities found it difficult to assess sustainability proposals in 2010. Only 11% of the small, 22% of the medium-sized, 17% of the large, and 11% of the G4 municipalities had difficulty finding criteria. A significant improvement compared to 2008. In 2008, 25% of the small, 30% of the medium-sized, and 71% of the large municipalities were aware of how criteria are implemented. No information is available for 2006 or 2010. Compared to the 2006 and 2008 monitors, more municipalities, namely 79% of the small, 89% of the mediumsized, 88% of the large, and 100% of the G4 municipalities had formalized a policy that included sustainability objectives. Especially small and medium-sized municipalities improved in this area. In 2010, 27% of the small, 23% of the large, and 11% of the G4 municipalities indicated a lack of organizational support. Medium-sized municipalities improved most in this area. Only, 14% of the small, 21% of the medium-sized, and 24% of the large municipalities paid specific attention to stimulating innovative supply as a part of the organization‟s sustainability plan. There is no information on the G4 municipalities. 82% of the small, 89% of the medium-sized, 65% of the large, and 50% of the G4 municipalities had insight into the criteria implemented in collaborative tenders. Green Electronic Public Procurement

17

With regards to „optimal internal and external communication‟, fewer small, medium-sized, and large municipalities perceived a lack of sustainable supply in 2010; 7%, 6%, and 3% respectively. 11% of the G4 municipalities indicated this. Only 11% of the small, 18% of the medium-sized, 35% of the large, and 25% of the G4 municipalities had established a communication plan focused on sustainable procurement in 2010. Nonetheless, 54% of the small, 61% of the medium-sized, 71% of the large, and 50% of the G4 municipalities communicated sustainability objectives and progress internally. Compared to 2008, large municipalities improved most in this area. Finally, only 32% of the small, 39% of the medium-sized, 47% of the large, and 75% of the G4 municipalities structurally monitored the use of criteria in 2010. Only 36% of the small, 39% of the medium-sized, 53% of the large, and 0% of the G4 municipalities had a procedure in place that required staff to motivate why criteria were not used, and 39%, 57%, 76%, and 50% respectively evaluate whether sustainable procurement agreements are upheld internally. 2.6

Chapter summary

Price and quality are the most essential aspects in procurement. Recently, the implementation of environmental criteria as a subcategory of the total quality has gained popularity in the Dutch public sector. This chapter discussed the building blocks used to professionalize GPP. In the Netherlands, all, but especially small municipalities, appear to have improved in embedding GPP policy in its organizations. This research focuses on the implementation of the available environmental criteria in large municipal national and European tenders. Having explored the literature on GPP, it is possible to explain how EP supports GPP.


18

3

THE ROLE OF E-PROCUREMENT

E-Procurement (EP) is not expected to be a prerequisite for GPP, but should support it in stimulating environmental sustainability. EP is also expected to directly influence environmental sustainability. This chapter explains what EP entails and how it influences GPP and environmental sustainability. 3.1

EP according to Dynamic Capabilities Theory

EP refers to “the use of web-enabled software systems to enable the procurement of goods and services online” (Caldwell et al., 2005). EP includes the Intranet and Extranet, but excludes „old economy‟ applications such as telephone, Electronic Data Interchange (EDI) and fax (Boer et al., 2002; Monczka et al., 2010). Vaidyanathan and Devaraj (2008) analyze EP from the Dynamic Capabilities Theory (DCT) perspective. DCT, a process approach, extends beyond the popular Resource-based View (RBV) perspective. RBV includes the choice, development, and internal integration of organizational resources to facilitate the achievement of competitive advantage. However, resources also require efficient and effective processes to be optimally utilized in a dynamic environment. DCT stresses the need to enhance organizational capabilities by organizing efficient and effective processes to support resource development and renewal. EP enhances the organization‟s technological capabilities and improves the effectiveness and efficiency of the traditional procurement process (Presutti Jr, 2003; Muffatto & Payaro, 2004; Vaidyanathan & Devaraj, 2008). 3.1.1

EP architecture

Skjøtt-Larsen, Kotzab, and Grieger (2003) discuss Internet-driven Electronic Marketplaces (IEMPs). Despite the difference in terminology, this is the same as EP since the authors explain that IEMPs facilitate efficient trading and collaboration amongst participants, and are organized according to the same three types of EP architectures identified by Ronchi et al. (2010). The first architecture is the buyer-side architecture, which is developed and supported by the buyer. The second is the supplierside architecture, which is hosted by the supplier. The third is the intermediary architecture, which is hosted by an independent organization, in which the buyer controls the EP functionalities by means of Application Service Provision (ASP), the provider retains full control of the EP functionalities via Business Process Outsourcing (BPO), the buyer procures via a reseller or the buyer is provided access to a supplier base (Skjøtt-Larsen et al., 2003; Ronchi et al., 2010). Buyer-side and intermediary architectures are expected to allow the implementation of environmental criteria in the tender process. 3.2

EP implementation in the tender process

IEMPs, hereafter also referred to as EP, support 4 procurement phases (Skjøtt-Larsen et al., 2003). These are similar to the phases illustrated in Figure 4. The first is the information exchange phase, which includes identifying the buyer‟s requirements and potential suppliers. In Figure 4, these are the


19

preparation and specification phases. The second is the negotiation phase, which includes receiving proposals and negotiating the contract terms and conditions. In Figure 4 these are the selection and contract phases. Settlement, the third phase, includes order fulfillment, thus the order phase. The fourth phase includes after-sales and transaction evaluation, which are similar to the monitoring and evaluation phases in Figure 4. De Boer, Harink, and Heijboer (2002) discuss the EP forms most used in practice. These are e-sourcing, e-tendering, e-reversed auction (ERA), e-informing, Web-based Enterprise Resource Planning (ERP), and e-ordering or e-maintenance, repair and operating supplies (MRO). Each form of EP mentioned above, except for e-informing, which is meant to gather and distribute internal or external information, directly relates to a specific phase in the procurement process (De Boer et al., 2002). This is illustrated in Figure 8. The implementation of an EP application

depends on the procurement phase that is chosen to be automated, but also the procurement categories explained in Subsection 2.5.1.1 (Ronchi et al., 2010). E-sourcing, e-tendering, and ERA applications support the tender process. E-sourcing is used to identify new potential suppliers in the „specification‟ phase. It is possible to include the PoR, explained in Subsection 2.5.1 in the e-sourcing application to support the „specification‟ phase (EPROC, 2007). E-tendering refers to “the process of sending Requests for Information (RFI) and Request for Proposals (RFP) to suppliers and receiving the responses of suppliers, using Internet technology. Sometimes within e-tendering the analysis and comparison of responses is also supported. E-tendering does not include closing the deal with a supplier” (Mondorf & Wimmer, 2008). It is expected that e-sourcing and e-tendering are used in „new task situations‟ for any procurement category, as explained in Subsection 2.5.1.1, but are especially useful for identifying alternative or additional suppliers for bottleneck items (Skjøtt-Larsen, et al., Green Electronic Public Procurement

20

2003). An ERA allows bidding amongst potential suppliers, and enables the buyer to purchase from (un) identified suppliers, instead of suppliers being able to sell to buyers. In the public sector, suppliers are most likely preselected based on environmental criteria. The contract is awarded to the winning bidder in the contract phase. ERAs facilitate the purchase of routine items and especially leverage items (Skjøtt-Larsen, et al., 2003; EPROC, 2007). Table 5 shows that e-tender sophistication ranges from a paper-based to a fully automated process (Groznik & Trkman, 2009; Monczka et al., 2010). This is completed with the activities of the Dutch tender process, which range from the publication of the RFP to the analysis of proposals in the selection or award processes. In the Netherlands, the „tender calendar‟ website is used to publish RFPs and notices. European notices are automatically published in the TED database14. There are also municipalities that use ERAs. For example, the municipality of Alkmaar procured sustainable office furniture using an ERA in 200715. Another example of EP implementation in the Dutch tender process includes the pilot launch of the nationwide e-tender platform TenderNed; an initiative of the Ministry of Economic Affairs, Agriculture and Innovation. This platform supports the tender process from the RFP to the awarding of the contract (TenderNed, 2009).

Table 5 Levels of e-tender sophistication E-tender process (literature)

Dutch tender process

Level 1

Only provide tender information via a website.

Publish RFP (TED) and notices on „tender calendar‟

Level 2

Provide tender information and forms or documents to be obtained by suppliers via a website for non-electronic tendering

Publish RFPs (TED), upload „tender document‟ or forms and information memos using „tender calendar‟, the TenderNed platform or other application

Level 3

Provide official information and tender forms for electronic tendering

Electronic supplier application and registration (submission of proposals). It is possible to open online applications and registrations, and download proposals

Level 4

Fully automated and organized procedures by means of IT and does not include any paperwork

Application supports the selection and award processes; analysis and comparison of responses. Includes publication of the awarded tender (TED)

Source(s): based on Mondorf & Wimmer (2008), Groznik & Trkman (2009), Monczka et al. (2010), and TenderNed (2011)

3.3

EP implementation in operational procurement

Web-based ERP and e-order or e-MRO applications are used to support the final three phases of the procurement process; operational procurement. ERP, which is usually implemented in manufacturing firms (EPROC, 2007), is used to order product-related products and services that most likely have a high supply risk; bottleneck or strategic items. It can be argued that ERP is not a form of EP, but offers the possibility to include EP functionalities. ERP applications consist of modules and can be adapted according to the buyer‟s needs to support various organizational functions such as accounting and 14 15

http://www.pianoo.nl/externelink/ aanbestedingskalender http://www.pianoo.nl/alkmaarse-e-veiling-zet-vooral-in-op-kwaliteit


21

finance (Botta-Genoulaz & Millet, 2006; Motiwalla & Thompson, 2009), and is thus useful in the public sector (Botta-Genoulaz & Millet, 2006). E-order or e-MRO applications are used to order nonproduct related products or services using electronic catalogues (De Boer et al., 2002). This most likely pertains to routine, bottleneck, and strategic items. 3.4

Influence on GPP and environmental sustainability

Vaidyanathan and Devaraj (2008) explain that suppliers rely on the adequacy and timeliness of communication to utilize buyer demand information effectively. In this case, this information includes the environmental criteria that are implemented in the specification and selection phases of the tender process, as discussed in Subsection 2.5.1. EP improves the speed of the internal and external communication of this information (Croom & Brandon-Jones, 2007; Ronchi et al., 2010). The result is the exchange of information within less time; an „electronic communication effect (Schmitz, 2006). EP also allows buyers to integrate this information from various, in this case, service departments, thereby demolishing the functional silos in the public sector supply chain (Presutti Jr, 2003; Panayiotou et al., 2004; Vaidyanathan & Devaraj, 2008). This is referred to as an „electronic integration effect‟ (Schmitz, 2006). Furthermore, EP increases the access to suppliers that offer (Panayiotou et al., 2004; Chroom & Brandon-Jones, 2007), in this case, environmentally sustainable supply. This is achieved by for example, participating in an electronic marketplace, which increases buyer-supplier interaction; an „electronic brokerage effect‟. As illustrated in Figure 9, these three effects result in the reduction of (GPP) procurement process lead-time (Muffatto & Payaro, 2004;


22

Panayiotou et al., 2004; Sriram & Stump, 2004). Figure 10 illustrates that ERP or e-order applications, implemented to support operational procurement, reduce random or maverick buying by different departments. This increases internal compliance with the, in this case, environmental contract agreements (Ronchi et al., 2010). In formal procurement structures such as program groups, which require intense communication, EP is expected to reduce the time required to exchange information seeing as frequent and intense communication within procurement groups is sometimes suboptimal (Schotanus, Telgen & De Boer, 2010). Members involved in „piggy-back‟ and „third-party‟ groups are not expected to communicate as frequently since the influence on procurement decisions is limited (Schotanus & Telgen, 2007). EP should also directly influence environmental sustainability by reducing the paper consumption in the entire (public) procurement process, as is illustrated in both Figures 9 and 10 (De Boer et al., 2002; Panayiotou et al., 2004).

3.5

Barriers to EP implementation

The need for financial and human resources (Muffatto & Payaro, 2004), the existence of laws and regulations that are meant to maintain transparency in public procurement (Botta-Genoulaz & Millet, 2006; Croom & Brandon-Jones, 2007), the possible need for the re-design of procurement practices and processes, system integration with existing finance or procurement legacy systems, and data management, which includes updates on suppliers, in this case, also environmental criteria, are examples of barriers that limit EP implementation in the public sector (Panayiotou et al., 2004; Croom & Brandon-Jones, 2007). 3.6

Chapter summary

This chapter explained that EP implementation is possible in various phases of the (public) procurement process. Buyer-side and intermediary e-sourcing and e-tender applications are expected to improve the internal and external communication of environmental criteria information, support the integration of this information internally, and increase the access to suppliers of environmentally sustainable supply. In operational procurement, EP is expected to reduce the paper consumption and avoid Maverick Buying outside environmental agreements. Chapters 2 and 3 provide a foundation for the collection of empirical data to determine whether EP supports municipal GPP policy in practice.


23


24

4

RESEARCH DESIGN

This Chapter discusses the actions taken to conduct this research. First, the case study design is addressed, followed by an explanation on how the data are collected. To increase the research reliability, data collection in case studies follows a research protocol (Yin, 2009). This is also explained in this Chapter. 4.1

Case study design

A multiple case study design was applied since each case is representative of a situation found within many municipalities in the Netherlands. The chosen approach followed replication logic to ensure the robustness of the research (Yin, 2009). This included the duplication of any findings found in the first few cases in subsequent cases. This research is cross-sectional since data were collected once, between August and September 2011, given the timeframe of five months. The literature on (municipal) GPP is limited and dispersed, and EP is not discussed as a support mechanism in GPP. The nature of this case study is thus exploratory. The research objectives were, to provide a contribution to this underresearched area in academic literature, and also to develop hypotheses for future empirical research. 4.1.1

Data collection

The results of the literature review provided the conditions under which GPP is expected to occur and be supported by EP (Yin, 2009). This formed the basis for the formulation of the semi-structured interview questions. The literature review was based on academic publications dated 2001 or later, published in a peer-reviewed academic journal, with, in most cases, a journal impact factor larger than one. Exceptions regarding the publication date were made in cases where articles were used to gather specific background information, for example previous case studies conducted within the Dutch public sector. Articles were found using databases such as the Journal of the Association for Computing Machinery (ACM), Emerald, Science Direct, Wiley online library and Thomson Reuter‟s Web of Knowledge. Successful key search terms included: green-, sustainable-, environmental- , electronictendering and (public) procurement. Sources are referenced according to the guidelines of the American Psychological Association (APA). Secondary data was also gathered from the results of the 2007, 2009, and 2011 Ministry of I&E´s „sustainable procurement monitor‟ reports. Interviews were conducted with five municipalities, namely, one small municipality (Hellendoorn; 35.747 inhabitants16), two medium-sized (Oss; 84.201 inhabitants and Amstelveen; 81.796 inhabitants), and two G4 (Rotterdam; 610.386 inhabitants, and Utrecht; 311.367 inhabitants) municipalities. Three procurement bureaus also participated in the interviews, namely, West Brabant, North and MidLimburg, and Mid Holland. Interviews with PIANOo and TenderNed representatives, and a project leader at Rotterdam municipality regarding the e-tender application C-Source, which included a brief view into the actual application, were also conducted. The list of interview questions used in the 16

http://statline.cbs.nl/StatWeb/search/?q=statline&LA=NL


25

municipal interviews is found in Appendix II. The questions posed in the interview with Rotterdam‟s project leader are presented in Appendix III. Those directed towards the PIANOo and TenderNed representatives are presented in Appendix IV. In addition to the interviews, the procurement and sustainability policies of the municipalities that were unavailable for interviews were analyzed to provide additional information on GPP professionalization. This included two medium-sized (Hilversum; 84.984 inhabitants and Zeist; 60.824 inhabitants), two large (Eindhoven; 216.903 inhabitants and Zoetermeer; 121.911 inhabitants) municipalities, and one G4 municipality (Amsterdam; 779.808 inhabitants). 4.2

Research protocol

Interviews with municipal procurement and environmental managers, advisors or coordinators, senior procurement officers, project leaders, and procurement organization representatives were conducted at the interviewees‟ convenience. To increase reliability, the transcripts were returned to the interviewees for feedback. To avoid incorrect reporting and thus retrieval bias, a recorder was used with the interviewees‟ consent. Using the transcription protocol provided by McLellan, MacQueen and Neidig (2003) as a guideline, the audiotapes were transcribed verbatim and were not translated to be able to refer back to the context in which the information was provided. Information of a sensitive nature and irrelevant to the analysis was omitted. The transcripts of the municipal and procurement bureau interviews are found in Appendix VII to XVI. The Content Analysis procedure illustrated as Figure 11 is provided by Kohlbacher (2005). Based on this, the data were first summarized, paraphrased, structured based on the categorization method using the coding scheme presented in Appendix V, and translated into English. These results are found in Tables 1 to 7 of Appendix VI. The results, based on


26

the analysis of the procurement and sustainability policies, are found in Table 8 of Appendix VI. The intra-coder reliability is the rating similarity produced by the same data coder based on multiple ratings. The data were coded until the last two ratings were consistent; the reliability measurement „Cohen‟s Kappa‟ equals „1‟. The agreement matrix used for this calculation is presented in Table 9 of Appendix VI. The results of the cross-analyzed data are presented per cross-case issue; GPP building block, in Chapter 5. 4.3

Chapter summary

This Chapter explained the applied research design and data collection method. The transcription protocol used in the preparation of the data was also addressed. This was applied to avoid the collection of equivocal and bias data that would have negatively influenced the results and conclusions of this research (Yin, 2008). The research results of the cross-analysis are presented in Chapter 5.


27


28

5

RESULTS

The results, based on the analysis of the data collected by means of the semi-structured interviews and procurement and sustainability policies, are presented in this Chapter. The results are compared to the findings of the literature review and 2010 monitor results presented in Subsection 2.5.3.1. While reading this Chapter, it is important to remember that the terms „sustainable procurement‟ and „sustainability criteria or aspects‟ are often used by the municipal and procurement bureau participants. However, these always also refer to „GPP‟ and „environmental criteria or aspects‟. 5.1

The integration of environmental criteria

As expected, GPP policy is especially enforced in larger tenders since all participants state that the Ministry of I&E‟s sustainability criteria are implemented in especially open or restricted national and European tenders. This is especially the case within the small municipalities since the three procurement bureaus state that guidance is provided in especially large and complex tenders. Oss states that this is not always done in private tenders as these are below organizational thresholds, which often limits the insight. Amstelveen and Rotterdam state that the sustainability criteria are implemented in all types of tenders. In 2010, fewer small municipalities consulted sustainability alternatives and implemented sustainability requirements in the specification phase. Except for Zeist and Zoetermeer, all municipalities under study mention that the market is consulted in this phase. The available sustainability criteria are considered basic, and are implemented in the „tender document‟ in the specification phase by all municipalities under study. This includes additional targets. Rotterdam and Utrecht state that own criteria are sometimes established since criteria are not available for all product groups. Utrecht provides the following example. It is possible to include 100% green electricity as a minimum criterion, and request that an amount is generated by wind turbines. The three procurement bureaus encourage members to implement award criteria. Amsterdam and Zoetermeer use LCAs for this purpose. Because ready-made LCAs are not always available, Amsterdam has created a list of possible environmental issues that occur in a product‟s lifecycle. In 2010, especially few small municipalities established award criteria as minimum requirements and applied MEAO. As explained in Subsection 2.5.1, these are additional targets and are only applicable if MEAO is applied. MEAO is used to assess sustainability aspects as a sub-category of the total quality. This is confirmed by PIANOo‟s representative. Amstelveen, Amsterdam, Eindhoven, Hellendoorn, Hilversum, Oss, Rotterdam, Utrecht, and Zeist mention that MEAO is applied. Hellendoorn states however that, „greener‟ transport for example, is not awarded higher points in its proposal assessments. This indicates that the most sustainable supply may not always be chosen. Oss and West Brabant state that the „lowest price‟ or MEAO is used. MEAO is applied in approximately 80% of Mid-Holland‟s tenders. North and Mid-Limburg states that MEAO is not mandatory and thus not often applied by its members.


29

5.1.1

Total Cost of Ownership

TCO shows that sustainable procurement can be profitable in the long-run, states PIANOo‟s representative. In 2010, TCO was used by very few small municipalities and only one G4 municipality. This research found that TCO is used by Amsterdam (G4), Hilversum, Oss, Rotterdam (G4), Zeist, and Zoetermeer. Oss uses TCO as a business case to sell the idea of sustainability within its organization. Interestingly, Hellendoorn also uses TCO; the maintenance and exploitation costs and the environmental impact of a product during its entire lifecycle are considered in procurement decisions. Mid-Holland considers TCO essential in its sustainable procurement decisions. North and Mid-Limburg states that its members often lack the knowledge to apply TCO. West Brabant states that its members hardly use TCO. 5.1.2

Contract management

In 2010, especially medium-sized and large municipalities monitored supplier environmental performance during the contract period. All participants state that contract management is still a work in progress. The partial decentralization of the procurement function limits the extent to which supplier compliance or performance can be monitored since there is limited insight into what is procured by the many service departments, state Utrecht and Rotterdam. Amstelveen, Oss, and Rotterdam state that meetings are held with suppliers on improvement areas. Whether products meet criteria are hardly monitored, states Oss. Interestingly, Hellendoorn states that it monitors if products and suppliers comply with specifications before and during the contract period. Utrecht and West Brabant state that it is easier to monitor the compliance of simple items such as FSC paper. The three procurement bureaus state that contract management is often neglected within its small municipalities. West Brabant states that in complex situations, small municipalities often lack the knowledge and expertise to enable monitoring. North and Mid-Limburg states that this is done when applicable, for example, in the case of student transport or social aid materials, and that its advisors are included more often in the establishment of control mechanisms by its small municipalities. Mid-Holland states that it plans to implement an application that facilitates contract management. 5.2

Dedicated procurement function

As explained in Subsection 2.5.2.1, centralizing the procurement function allows staff to specialize in GPP. Procurement in Amsterdam, Eindhoven, Hellendoorn, Hilversum, Rotterdam, and Utrecht is coordinated. Zeist states that its procurement function is centralized. Procurement in Amstelveen, Oss, and Zoetermeer is decentralized. Oss is working to establish a specialized tender team to further professionalize the procurement function. The three procurement bureaus explain that procurement is often decentralized within its members‟ organizations. Procurement is executed by individual budget holders; procurement officers. Mid-Holland states that it is working towards a more coordinated function. Green Electronic Public Procurement

30

5.2.1

Tasks and responsibilities

In 2010, slightly fewer small and medium-sized municipalities divided tasks and assigned responsibilities. This is essential for an efficient GPP process, as explained in Subsection 2.5. Utrecht, Rotterdam, and Zoetermeer consider sustainable procurement a shared responsibility that is borne by the entire organization. However, in Utrecht, responsibilities are not documented. The agreement is that the end-users, managers, and procurement officers are responsible for including sustainability aspects in procurement decisions. Rotterdam has documented roles and responsibilities in its sustainability policy, and Eindhoven, in its procurement policy. In Rotterdam, the director and the procurement specialists of each service department has the responsibility to embed sustainability in the procurement processes. Tenders are executed by a project team in Rotterdam, and an acquisition team in Utrecht and Amstelveen. Each service department in Amsterdam and Hilversum is responsible for the quality of its procured items. In Eindhoven, the procurement advisor must assist the environmental department. The procurement department is expected to justify overspending in sustainable procurement. In Zeist, the procurement coordinator is responsible for the implementation of sustainability criteria. The account manager „Green and Environment‟ assists. In Hellendoorn, responsibilities are not documented. The sustainability criteria are implemented by the procurement coordinator. Budget holders in Oss and in small municipalities are responsible for procurement. The advisors of the three procurement bureaus advise budget holders on the implementation of sustainability criteria, and consult with material experts. West Brabant states that, in general, procurement protocols, which include the responsibilities of the specialists, procurement officers, and third parties, are well established. However, sustainable procurement responsibilities are not specified. Furthermore, only 1 out of 4 municipalities has a sustainability coordinator on the management team level. Its influence with regards to embedding sustainable procurement within the organization is thus limited as explained in Subsection 2.5.2.1. West Brabant and North and Mid-Limburg state that the environmental specialism is usually the responsibility of one person within smaller municipalities. Mid-Holland states that the environmental civil servant at smaller municipalities is often recruited from the „environmental advice and service‟ department. 5.2.2

Knowledge and expertise

PIANOo‟s representative states that the available sustainability criteria have been established in a manner that enables easy implementation. Ambitious municipalities that consider additional targets or own criteria might require additional expertise. Within its procurement community, Rotterdam provides trainings and workshops on sustainable procurement. Sustainability is considered part of the staff‟s standard skills, and is constantly updated. Utrecht states that it organizes market consultations to acquire the necessary market knowledge within its acquisition team. Amstelveen states that trainings have been followed in the past. However, the staff‟s knowledge and expertise are sometimes inadequate, especially in the execution of European tenders. This is due to the complexity of the Green Electronic Public Procurement

31

associated procedures, and that such tenders are not executed often. Similar to Rotterdam, Oss has dedicated much time and effort in the education and guidance of staff by providing advice on criteria implementation and workshops. Zoetermeer organizes workshops and invites key speakers to address topics such as sustainability and TCO. Hellendoorn‟s procurement coordinator is always involved in large tenders, and is knowledgeable with regards to finding and implementing the available sustainability criteria. Amsterdam provides guidelines, and Hilversum has an internal implementation plan with regards to sustainable procurement. Eindhoven mentions that it has not yet gained sufficient experience in sustainable procurement. In its policy, it states that sustainable procurement is expected to be profitable in the long-run, but may be expensive initially. West Brabant states that the know-how within small municipalities is often inadequate. However, this differs per material expert, and is based on personal interest. North and Mid-Limburg states that small municipalities often lack the knowledge to apply TCO. The three procurement bureaus state that its advisors possess the knowledge and expertise to assist small municipalities in sustainable procurement. 5.3

Organizational support (initiative)

Fewer medium-sized, large, and G4 municipalities indicated a lack of organizational support in 2010. Hellendoorn, Oss, Rotterdam, and Utrecht state that sustainable procurement is supported at all levels. In Oss and Hellendoorn, sustainable procurement has gained much attention due to the procurement coordinators‟ efforts and the staff‟s personal interest. There is at least support on the strategic level in Amsterdam, Eindhoven, Hilversum, Zeist, and Zoetermeer given that sustainable procurement objectives are documented in a formal policy. The three procurement bureaus state that the initiative to implement sustainability criteria is often taken by its advisors. Mid-Holland states that at the strategic level there is support. As explained in Subsection 2.5.2.2, support from the City Council is important to gain organizational support. Amstelveen, Hellendoorn, Utrecht, West Brabant, and Mid-Holland state that the „greener‟ the City Council, the greater the organizational support. Three participants state that such a council is usually dominated by left-wing political parties such as „GroenLinks‟ or „Partij van de Arbeid‟ (PvdA) and has an alderman dedicated to sustainability. According to PIANOo‟s representative, this may not always be the case. Table 6 shows the composition of the coalition per municipality. The parties‟ pre-dominance is determined subjectively; based on the study of various political and media websites. Amstelveen for example, states having a lack of support at the City Council level. Its Council consists of especially right-wing parties. Many of the three procurement bureau members appear to have a pre-dominantly right-winged City Council. West Brabant states that 4 of its 22 municipalities have an alderman with sustainability in its portfolio, indicating no accountability on the strategic level. One municipality, namely Tholen approaches sustainable procurement in a structured manner. Interestingly, although a PvdA alderman is a member of its City Council, a VVD; right-wing party, alderman is responsible for the sustainability portfolio. In Amsterdam, Oss, Utrecht, and Rotterdam for example, where sustainability is high on the agenda, the Green Electronic Public Procurement

32

City Council includes GroenLinks or PvdA aldermen. In Oss, a PvdA alderman is responsible for sustainability. However, based on searches on various political and media websites, although the PvdA has the most seats in Rotterdam‟s City Council, the alderman dedicated to sustainability17 is a member of the „Democranten 66‟ (D66); a slightly more right-winged party. Table 6 City council analysis per municipality Council of majors and aldermen Municipality

(College van burgermeesters & wethouders)

Amstelveen

Volkspartij voor Vrijheid en Democratie (VVD) (right conservative), Christen Democratisch Appèl (CDA) (right conservative), Burgerbelangen Amstelveen & ChristenUnie (left/right conservative)

Amsterdam

Partij van de Arbeid (PvdA) (left progressive), VVD (right conservative ), GroenLinks (left progressive)

Eindhoven

PvdA (left progressive), VVD (right conservative), D66 (right/left progressive), GroenLinks (left progressive)

Hellendoorn

CDA (right conservative) & BurgerBelang (BB) (right/left)

Hilversum

Democranten 66 (D66) (right/left progressive), VVD (right conservative), PvdA (left progressive)

Oss

Voor De Gemeenschap (VDG) (left), CDA (right conservative), VVD (right conservative), PvdA (left progressive)

Procurement bureaus (other)

Often CDA, VVD, PvdA and other small local parties often considered right/left

Rotterdam

PvdA (left progressive), D66 (right/left progressive), VVD (right conservative), CDA (right conservative)

Tholen (West Brabant)

Staatkundig Gereformeerde Partij (SGP) (right), CDA (right conservative), VVD (right conservative), PvdA (left progressive)

Utrecht

PvdA (left progressive), GroenLinks (left progressive), D66 (right/left progressive)

Zeist

D66 (right/left progressive), VVD (right conservative), PvdA (left progressive), GroenLinks (left progressive)

Zoetermeer

PvdA (left progressive), VVD (right conservative), D66 (right/left progressive), CDA (right conservative) Source(s): http://www.[NAME MUNICIPALITY].nl/; interpretation of government and media information

5.3.1

Motivation and budget

In 2010, few small municipalities of all sizes consciously stimulated innovative supply. Amstelveen and Oss state always having focused on sustainable procurement, and are merely more alert given the VNG‟s „Climate Agreement‟ objectives. Amstelveen states that it actively stimulates sustainability and informs suppliers on the subject matter. Rotterdam states that it is characterized by a large petrochemical industry. Sustainability is thus, as also mentioned by Eindhoven, a spearhead of its municipal policy. Utrecht states being home to very environmentally conscious residents and institutions such as banks and insurance agencies. Sustainable procurement is thus considered an economic opportunity and part of the municipality‟s image building. Amsterdam, Zeist, and Zoetermeer strive to be leaders in sustainability. North and Mid-Limburg states that the commitment 17

http://www.rotterdam.nl/collegebenw


33

to the „Climate Agreement‟ is its members‟ main motivating factor. Hellendoorn states the same. West Brabant states that 3 of its 22 municipalities have the same final objective as the VNG. Only 1 municipality strives beyond the VNG‟s objectives. Although not explicitly communicated, Utrecht adjusts its budget to facilitate sustainable procurement. Oss, until the recent budget cuts, provided a substantial budget to fund sustainable investments of which the costs could not be recovered within ten years. A similar arrangement exists in Hilversum. Amstelveen, Hellendoorn, Rotterdam, and the members of the three procurement bureaus have not established a budget for sustainable procurement. West Brabant and Mid-Holland state that sustainable procurement is still considered an expensive endeavor by small municipalities, especially in light of the recent nationwide budget cuts. This may explain why slightly more small municipalities found that additional costs were a barrier to procure sustainably and very few considered sustainable purchases inexpensive to acquire in 2010. 5.4

Formal GPP policy and objectives

PIANOo‟s representative states that municipalities that approach sustainable procurement creatively and ambitiously, view it as an opportunity to achieve certain organizational objectives instead of as a burden. In 2010, many municipalities of all sizes had established a policy that included sustainability objectives. Amstelveen, Amsterdam, Eindhoven, Hilversum, and Zeist have documented sustainability objectives in its procurement policies. Rotterdam, Utrecht, Zoetermeer, and Oss have established separate sustainable procurement policies. Eindhoven completed a 0-measurement in 2010. Rotterdam did the same using a „green spend analysis‟ tool. This was done to determine the municipalities‟ current sustainable procurement position. Rotterdam states that this led to the establishment of a more fitting policy. Hellendoorn is working on a policy memo to formalize its municipality‟s sustainability vision and objectives. This will be submitted for approval at the end of this year. North and MidLimburg states that, although its members strive to achieve the national objectives, in most cases, no formal sustainable procurement policy has been established. This is necessary for the implementation of additional targets, which are based on a sustainability vision, states North and Mid-Limburg. West Brabant states that many prefer not to document sustainable procurement objectives to avoid accountability. In general, its members have established a procurement policy that often includes a paragraph on sustainable procurement. However, how this is embedded in the tender process is not included in the procurement process description. 15 of its 22 municipalities have included sustainable procurement in the procurement policy. 5 of the 7 remaining municipalities are in the process of establishing such a policy. 2 municipalities have no plans for sustainable procurement. 4 out of 8 municipalities that have formulated objectives, follow those of the VNG. Mid-Holland states that its members have established policies that include sustainable procurement objectives. The three procurement bureaus state that, especially organizations that are larger in size and have a sustainability coordinator have translated the sustainable procurement strategy into the tender process. Other smaller municipalities do this in an informal manner. PIANOo‟s representative and the three procurement Green Electronic Public Procurement

34

bureaus state that there are no sanctions if the national objectives are not met. This may explain the informal approach taken by many small municipalities. This explains how 86.6% of the tender volume procured by small municipalities still met all minimum sustainability requirements in 2010. 5.5

Internal and external cooperation

In Amstelveen, Amsterdam, Eindhoven, Hilversum, Oss, Utrecht, and Zeist, the procurement and environmental policy departments collaborate. As explained in Subsection 2.5.2.4, and stated by PIANOo‟s representative, collaboration between these departments is essential to implement ambitious criteria. The project or acquisition teams, procurement coordinators or budget holders consult with the material experts in all municipalities. However, experts are not necessarily focused on sustainable procurement. Amstelveen‟s procurement officers consult the acquisitions team in procurement decisions. The three procurement bureaus‟ advisors consult the market and guide the process conform tendering regulations during the establishment of the „tender document‟, the communication thereof, and the proposal assessment. This is done in close collaboration with the material experts who contribute technical knowledge, expertise, and provide information on the sustainability criteria. 5.5.1

Collaborative procurement

Amsterdam, Hellendoorn, Oss, and Rotterdam state that external collaboration occurs. This often includes the implementation of sustainability criteria. However, municipalities do not collaborate primarily to achieve sustainable procurement objectives. The achievement of „economies of scale‟ appears to be the primary motivator. However, PIANOo‟s representative states that municipalities should always investigate topics such as sustainable procurement, and must establish how to capitalize on such practices together. Rotterdam collaborates with large municipalities to share knowledge. Its neighboring and related municipalities pay an annual fee to participate in tenders. However, members do not influence the specified requirements. This is referred to as „piggy-backing‟, as explained in Subsection 2.5.2.3. Utrecht states that it occasionally organizes „project groups‟ to especially benefit from „economies of scale‟. Amstelveen, Hellendoorn, and Oss participate in „lead buying‟ groups, in which the best suited municipality takes the lead. Members may influence the specification of requirements. Oss is a member of the North East Brabant procurement platform that consists of about 20 municipalities, but does not always take the lead. Amstelveen often leads the process, but does not request a fee to encourage participation. Hellendoorn, which has a fulltime procurement coordinator, unlike other small municipalities involved in the collaboration, does the same. Oss and North and Mid-Limburg state that it is possible to divide tenders into non-green and green parcels. Municipalities that would like to implement sustainability criteria participate in a green parcel. This leads to a difference in the selected suppliers. The three procurement bureaus are based on formal and long-term procurement agreements; „program groups‟. However, non-member municipalities are allowed to


35

„piggy-back‟ for a fee. This type of collaboration by especially small and medium-sized municipalities explains why more small and medium-sized municipalities indicated having insight into the applied criteria in collaborative procurement in 2010. 5.6

Optimal communication (internal and external)

In general, municipalities have no communication plan focused on sustainable procurement or EP. West Brabant and PIANOo‟s representative state that this is needed to gain organizational support. West Brabant states that those of its municipalities that actively execute sustainable procurement are working on establishing communication plans. Rotterdam, Oss, and Zoetermeer organize workshops to stimulate sustainable procurement internally. In Eindhoven, the procurement advisor is responsible for the communication of the policy on sustainable procurement. Rotterdam communicates its sustainable procurement policy objectives and information via its Intranet. Oss and Zoetermeer do this by means of newsletters. Utrecht states that communication regarding sustainable procurement is not permanently effective and requires repetition. Hellendoorn is currently developing a tool to support staff in the implementation of criteria in sustainable procurement decisions to create a more structured tender process. The tool will be made available via its Intranet. North and Mid-Limburg provides sustainable procurement documents via its Intranet, but states that many lack a communication plan because there is no sustainability vision. Mid-Holland states that only one of its members is known to have established a communication plan focused specifically on sustainable procurement. PIANOo has developed an implementation tool „Implementatie coach Duurzaam Inkopen‟, to further encourage professionalized sustainable procurement. The tool includes a series of questions that allow municipalities to determine the current sustainability progress, and compare it to that of other government organizations. Guidance, in the form of examples and advice on, for example establishing communication plan, is also provided. 5.6.1

EP in the tender process

Open and restricted national and European tenders occur electronically. The e-tender applications used by the municipal and procurement bureau participants are illustrated in Table 7. E-tender sophistication is addressed in Subsection 3.2. All participants at least publicize RFPs and notices on the „tender calendar‟ website; e-tender sophistication level 1. This is based on an intermediary architecture, as explained in Subsection 3.1.1. Using „tender calendar‟, tenders are automatically published in the TED database, as explained in Subsection 3.2. North and Mid-Limburg states that some members have outsourced e-tendering for larger projects such as ICT or European tenders, but stresses that because procurement processes are often unorganized, EP use is limited. Mid-Holland‟s members and many of West Brabant‟s members have not yet implemented any EP applications.


36

Table 7 E-tender implementation in practice

Literature: Sophistication Implementation of environmental criteria in the specification and selection phases

Tender calendar website Low (level 1)

C-Source

Lego Matrix

TenderNed

High (level 4)

Medium to High (level 3)

The publication of tender announcements (RFPs) and notices.

Environmental criteria texts in tender platform; includes selection requirements w.r.t. environment and requirements w.r.t. product or service, and award criteria if applicable

Supplier application and registration in hardcopy.

Link provided on tender calendar website to C-Source platform to suppliers; not common that other municipalities are not granted access

Medium (level 2) Required digital PoR; importing minimum requirements information in the platform

Electronic communication effect: Improved communication due to speedier information exchange between municipal buyers and suppliers

Integration and communication of environmental demand (including the environmental criteria) information in the specification phase

Rotterdam retains control of EP functionalities. Fine-tuning of the „tender document‟ between municipal departments, also in collaborative procurement projects and drafting of the RFP in the specification phase.

No electronic registration. Possible as of the beginning 2012; momentarily hardcopy proposals.

Publication of tender

Improved adequacy, accuracy and timeliness of information internally

Electronic brokerage effect:

No

Access to more suppliers Reduced paper consumption in the tender process

Supplier registration in hardcopy

Publication of the tender and quicker electronic assessment of the received proposal in the selection phase ( from 1 to 2 days to 4 hours) In use for less than a year; too early to tell, but still has seen an increase in the participation of smaller suppliers Paperwork involved in the tender process significantly reduced. Computer use possibly the same. Archiving law requires awarded proposal is saved for 7 years in hardcopy.

RFP created by various service departments Publication of tender (TED); phase 1 pilot Centralized overview of dossiers internally and externally; supplier dossier includes documents required by criteria

Structured and centralized overview of dossiers internally and externally; supplier dossier includes documents required by criteria

Electronic integration effect:

Include exclusion-, suitability-, selection-, and if applicable award criteria in the electronic library Up- & download „tender document‟ and information memo from any location

Electronic application and registration from any location. Up- & download „tender document‟ and information memo from any location

Not applicable

Tender dossier

Still in pilot phase; too early to tell

Still in pilot phase; too early to tell

Unknown

Reduced paper and (ink). Unsure, but possible that servers that run applications increase energy

Source(s): Appendices VI, VIII, XIII, and XV


37

5.6.1.1

C-Source

Rotterdam has implemented C-Source to execute „open‟ European tenders. This e-tender application is based on a buyer-side architecture. The available environmental requirements are included as standard requirements in text format. Depending on the tender, award criteria are also implemented. C-source facilitates dossier management for both municipal buyers and suppliers. The application supports easier and speedier internal and external information exchange with regards to the fine-tuning of the tender document between departments, and the drafting of the RFP in the specification phase; an „electronic communication and integration effect‟. As explained in Subsection 3.4.1, the communication in „piggy-back‟ groups is not improved since it is not common that other municipalities are granted access to C-Source, states Rotterdam. Using C-Source, RFPs and tender documents are publicized in the specification phase, and proposals are received and assessed in the selection phase. New and existing suppliers are granted authorized access to C-Source via a link on the „tender calendar‟ website. Suppliers indicate if they meet environmental criteria, up- and download the necessary documents, submit proposals, and register electronically. Thus, the tender process is fully automated; e-tender sophistication level 4. As explained in Subsection 3.5, EP implementation often requires changes in the current procurement process. The implementation of C-Source required adjustments to the procurement tool kit, which includes standard templates for the tender document, plan of approach, and award and rejection letters. A vast amount of paper is involved in the tender process. Annually, Rotterdam performs approximately 45 to 50 tenders that involve 6 to 7 proposals. Due to C-Source, Rotterdam states having seen a significant decrease in the paper usage in the tender process. The time required to assess proposals has been reduced from approximately 1 to 2 days to approximately 4 hours. Rotterdam also noticed an increase in the participation of smaller suppliers, but states that the e-tender application has not been implemented long enough to prove whether it actually leads to increased access to suppliers; an „electronic brokerage effect.‟ Rotterdam imagines that EP may not necessarily lead to increased energy use since computer use is not increased. 5.6.1.2

Other e-tender applications

All other participants expect that e-tender applications will support sustainable procurement by accelerating the information exchange in the tender process; an „electronic communication effect‟. One of West Brabant‟s members, Etten-Leur, is involved in a pilot with the municipality of Roosendaal, which was launched to implement the e-tender application „Lego Matrix‟. The application will soon allow the submission of electronic proposals; e-tender sophistication level 3. The implementation required importing the PoRs in the platform. Further information on the pilot was unavailable. Oss and Mid-Holland are currently looking into the implementation of e-tender applications. The participants also expect that EP will reduce the consumption of paper in the tender process. However, West Brabant and Rotterdam state that the archiving laws require that certain documents be saved in hardcopy. For example, the awarded proposal must be saved for seven years, Green Electronic Public Procurement

38

states Rotterdam. This limits the paper reduction. Utrecht states that its supplier applications and registrations are still submitted in hardcopy due to signature validity; e-tender sophistication level 2. 5.6.1.3

TenderNed

Amstelveen, Hellendoorn, and North and Mid-Limburg are members of the TenderNed pilot; an application based on intermediary architecture. The platform is used in national and European tendering. As explained in Subsection 2.5.1, a restricted tender allows the preselection of suppliers based on environmental criteria. The use of TenderNed in this procedure is illustrated in Figure 12. According to TenderNed‟s representative, the RFP can be created by various municipal departments using the platform; an „electronic integration effect‟. North and Mid-Limburg and TenderNed‟s representative state that the environmental criteria are more accessible to municipal buyers via the platform. Exclusion-, suitability-, selection-, and award criteria are saved in an e-library and are selected when applicable. Users can up- and download the tender documents and information memos; an „electronic communication effect‟. Supplier application and registration using TenderNed will be available as of early 2012. Thus, Amstelveen, Hellendoorn, and North and Mid-Limburg‟s execute tenders on the second e-tender sophistication level. TenderNed‟s representative states that its platform also facilitates dossier management on the buyer and supplier‟s side. Similar documents required by various criteria such as certificates are centrally stored. PIANOo‟s representative explains that this is beneficial seeing as several criteria require suppliers to continuously submit similar information. The paperwork and ink involved in the tender process is also reduced. TenderNed‟s representative imagines that the servers that support such applications could possibly lead to increased energy use.


39

5.6.1.4

ERAs

Utrecht states that ERAs are never used. Oss has done so occasionally, but the task is outsourced due to limited infrastructure. Amstelveen, North and Mid-Limburg, and West Brabant state that not all items are suited for e-auctioning. ERAs have been organized to tender large (collaborative) electricity contracts, states West Brabant. Utrecht also states that sustainable products that have become common such as „green electricity‟ and organic catering can be awarded based on the „lowest price‟. These items are no longer bottleneck items, which have a limited number of suppliers, but leverage items that are provided by more suppliers at competitive prices as explained in Subsection 2.5.1.1. 5.6.2

EP in operational procurement

As shown in Table 8, Rotterdam scans and links its contracts to a contract registry in its Oracle IProcurement application. This is an ERP application that only lists suppliers who meet environmental criteria, and is used to place approximately 75% of Rotterdam‟s orders. Amstelveen states that orders are placed using e-mails. Utrecht states that it uses order tools for this purpose and its staff must order using these applications. The three municipalities order based on „call-off contracts‟, which result in „straight re-buy situations‟, as explained in Subsection 2.5.1. Thus, although the paper consumption is reduced, Maverick Buying outside environmental agreements is already limited; EP simply assists.

Table 8 ERP and e-order implementation in practice

Literature: Reduces maverick buying

Reduced paperwork (includes ink)

ERP application E-order tools E-mail (Oracle I-Procurement) Signed contract is scanned and linked Orders must be Not possible to in Oracle contract registry. Staff must placed conform contact any place order in „web shop‟ from the call-off contracts supplier contracted suppliers thus conform using the order tool; regardless of EP (environmental) agreements; cannot contact any use approximately 75% of the orders supplier Hardcopy documents no longer sent to suppliers Source(s): Appendices VI, IX, X, and XIII

5.6.3

Available environmentally sustainable supply

In 2010, few municipalities of all sizes indicated a perceived lack of sustainable supply. The participants state that there is adequate information to be found on the availability of sustainable supply. However, Hellendoorn and the three procurement bureaus state that the market is often much further along compared to what is demanded by small municipalities. Amstelveen, Oss, Rotterdam, and Utrecht state that the market tends to respond to changes in municipal demand. For example, by including Fair Trade coffee in the assortment. Both municipalities use the ProRail CO₂ ladder, which is used to measure CO₂ emissions, as an example of how environmental standards developed by a


40

subcontractor led to government organizations requesting similar standards from other subcontractors. Stimulation is possible once suppliers are given time to develop sustainable supply, without imposing sanctions in first instance, states Oss. Amstelveen and West Brabant explain that the implementation of sustainability criteria can limit market options as explained in Subsection 2.5.1.1. It is thus important to steer the market carefully, states West Brabant. 5.7


Except for G4 municipalities, few municipalities structurally monitored the internal use of sustainability criteria in 2010, and few had a procedure in place to motivate why the criteria are not used. Oss, North and Mid-Limburg, and soon Amstelveen, use „start forms‟ that include sustainability aspects to initiate tenders and monitor criteria use. Procurement officers must motivate why sustainability criteria are not used on these forms. West Brabant and North and Mid-Limburg include this in its work plans. Oss and Rotterdam also discuss sustainable procurement progress openly within the organization. TenderNed‟s representative states that its application allows municipalities to monitor sustainability criteria use. Only Hilversum and Zoetermeer mention the use of performance indicators to measure GPP progress.


41


42

6

CONCLUSION

To conclude this research, the problem statement is answered based on the conclusions drawn from the research results. Suggestions and nine hypotheses are presented that are useful to future research. 6.1

Dutch municipal GPP progress

Municipal GPP directly stimulates the development of environmentally sustainable products, services, and works. However, this stimulation appears to be the result of the conscious efforts of especially medium-sized, large, and G4 municipalities that execute GPP professionally, implement additional targets that challenge the market, and assess award criteria using MEAO to ensure that sustainability is achieved. Many small municipalities have not yet completely embedded GPP strategy in the organizational processes and mindset. Low ambition, the non-existence of sanctions, and the avoidance of accountability are the primary factors. Despite the initiatives of procurement bureaus and coordinators, and the fact that some do receive the necessary organizational support, many small municipalities have not established a (GPP) sustainable procurement policy that includes objectives, and often lack the knowledge and expertise to apply methods such as TCO and monitor supplier performance or compliance. In general, with regards to (GPP) sustainable procurement, small municipalities can improve further by, establishing a formal policy and communication plan, making sure that the strategy is actually translated into procedures, assigning responsibilities, and providing the necessary organizational support. In general, municipalities of all sizes could benefit from formalizing and publicizing responsibilities to further embed (GPP) sustainable procurement in the organization, and structurally monitoring criteria use. The available environmental criteria are considered in the preparation phase and implemented in the „tender document‟ in the specification and selection phases. The environmental contract agreements are upheld in the order, monitoring, and evaluation phases in the operational process. Due to full or partial procurement decentralization, contract management is still under development in all, but especially small municipalities, where it is often neglected. GPP is often informally executed by small municipalities given that the available environmental criteria are basic and easy to implement. Municipalities of all sizes, but fewer small municipalities, apply MEAO to assess award criteria and use TCO. This results in the first hypothesis, Hypothesis 1: Municipal size plays a role in the extent to which the GPP process is professionalized and thus also environmental sustainability is stimulated. Whether the City Council is predominantly left-winged and includes an alderman focused on sustainability, may play a role in the extent to which GPP is supported on the lower organizational levels and embedded in the organization. Thus, Hypothesis 2: GPP receives more organizational support if the City Council is predominantly leftwinged and has an alderman dedicated to sustainability. Green Electronic Public Procurement

43

Municipalities of all sizes collaborate, but not primarily to achieve (GPP) sustainable procurement objectives. Collaboration is usually based on „economies of scale‟ motives and often occurs in the form of „piggy-back and lead-buying groups‟ between municipalities of all sizes. Nonetheless, environmental criteria are often considered in collaborative tenders. „Program groups‟ such as MidHolland, North and Mid-Limburg, and West Brabant contribute to the further professionalization of the tender process within small municipalities. Through collaboration, medium-sized and especially small municipalities are able to acquire additional knowledge and expertise, which is often inadequate since the (GPP) procurement function is often decentralized. Thus, Hypothesis 3: Participation in collaborative procurement groups enables especially small municipalities to acquire the necessary knowledge and expertise to further achieve GPP objectives. The research results correspond with those of the 2010 „sustainable procurement monitor‟, which revealed that especially medium-sized, large, and G4 municipalities execute (GPP) sustainable procurement professionally, but also that small municipalities are not far behind. PIANOo‟s implementation tool can assist especially small municipalities in further professionalizing (GPP) sustainable procurement. 6.2

EP as a support mechanism in GPP

E-tender sophistication differs amongst municipalities of all sizes, and there is no evidence that the stimulation of environmental sustainability is increased due to EP implementation. Nonetheless, a formal GPP strategy must be completely embedded in the organizational processes and mindset, if EP is to support GPP. All participants at least publish RFPs and notices on the „tender calendar website‟; e-tender sophistication level 1. The Intranet is often used to communicate (GPP) sustainable procurement information, objectives, and to launch tools. Small and medium-sized municipalities provide official tender information and documents or forms electronically; e-tender sophistication level 2. Both small and medium-sized municipalities also have plans to implement applications that allow complete e-tendering. As of early 2012, electronic supplier application and registration should be available to TenderNed members; e-tender sophistication level 3. The highest sophistication level is found in Rotterdam; e-tender sophistication level 4. All participants expect or have experienced an increase in the speed of the internal and external information exchange due to the implementation of the e-tender applications. Buyer-supplier communication has improved since municipal buyers and suppliers have gained a more structured insight into the environmental criteria information per project; dossier management. Internally, municipal buyers are able to integrate environmental criteria information more quickly seeing as the insight into the applicable environmental criteria has also improved. Consequently, the (GPP) sustainable procurement process lead-time is reduced. Thus,


44

Hypothesis 4: There is no difference in the degree to which environmental sustainability is stimulated between adopters and non-adopters of EP in the public sector. Hypothesis 5: The achievement of a high level of e-tender sophistication is not dependent on the size of the municipal organization. Hypothesis 6: E-tender applications increase the speed with which environmental criteria information is exchanged and integrated internally and externally, and thus decrease GPP process lead-time. Few environmentally sustainable items that have become common, thus no longer bottleneck items but leverage items are considered suitable to be assessed based on the „lowest price‟. ERAs are sometimes used to tender large „green electricity‟ contracts by municipalities of all sizes. However, this is not widely done. There is also evidence that ERP and e-order applications, implemented to support operational procurement, help to reduce Maverick Buying outside environmental agreements. Thus, Hypothesis 7: Few environmentally sustainable leverage items, although provided by several suppliers at competitive prices, are suitable to be procured using ERAs. Hypothesis 8: ERP or E-order applications help to reduce Maverick Buying and thus increase internal compliance with environmental contract agreements. EP directly influences environmental sustainability by reducing the paper and ink consumption in public procurement for municipalities and suppliers. However, this is limited by archiving laws, which require that certain documents be saved in hardcopy. Whether EP increases energy consumption, thus defeating GPP‟s efforts to stimulate environmental sustainability, remains debatable. Thus, Hypothesis 9: EP implementation in the public procurement process reduces paper and ink consumption, but possibly increases energy consumption. The results of this exploratory research provide a foundation for future research and may assist municipal procurement professionals in identifying improvement areas with respect to existing sustainable and electronic procurement initiatives. 6.3

Research limitations and suggestions for future research

This research included a limited number of municipal participants due to low accessibility. Often, persons of interests were unavailable. Future, more extensive research is needed to test the proposed hypotheses. Future studies should include more municipalities with higher levels of e-tender sophistication. If possible, suppliers should be included to provide a dyadic perspective. Whether the intensified use of EP in the public procurement process increases energy consumption, and thus defeats GPP objectives remains of interest. Green Electronic Public Procurement

45


46

References Amsterdam (2010) Nota Inkopen en Aanbesteden gemeente Amsterdam. Retrieved on September 25th 2011 from:

http://www.amsterdam.nl/publish/pages/141008/notainkopenenaanbestedengemeente

amsterdammetdrempelea2010.pdf Amsterdam (2010) Leidraad Duurzaam Inkopen. Retrieved on September 25th 2011 from: http:// www.amsterdam.nl/publish/pages/141008/ leidraadduurzaaminkopeniidefinitieftotaal.pdf Botta-Genoulaz, V., & Millet, P-A (2006) An investigation into the use of ERP systems in the service sector. International Journal of Production Economics, 99, 201-221. De Boer, L. & Telgen, J. (1998) Purchasing Practice in Dutch Municipalities. Journal of Supply Chain Management, 34, 2, 31-36. De Boer, L., Labro, E. & Morlacchi, P. (2001) A review of methods supporting supplier selection. European Journal of Purchasing & Supply Management, 7, 2, 75-89 De Boer, L., Harink, J. & Heijboer, G. (2002) A conceptual model for assessing the impact of electronic procurement. Journal of Purchasing & Supply Management, 8, 25-33. Caldwell, N., Walker, H., Harland, C., Knight, L., Zheng, J., & Wakely, T. (2005) Promoting competitive markets: The role of public procurement. Journal of Purchasing & Supply Management, 11, 242-251. Chroom, S. & Brandon-Jones, A. (2007) Impact of e-procurement: Experiences from implementation in the U.K. public sector. Journal of Purchasing and Supply Management, 13, 294-303. Edler, J., & Georghiou, L. (2007) Public procurement and innovation - Resurrecting the demand side. Research Policy, 36, 949-963. Eindhoven (2010) Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Eindhoven. Retrieved on October 15th 2011 from:

http://eindhoven.notudoc.nl/cgi-bin/showdoc.cgi/action%3Dview/id%3D126041/type%3D

pdf/Inkoop-_en_aanbestedingsbeleid.pdf EPROC (2007) Adopting sustainable e-procurement practices – An implementation guide for local authorities with special attention to the role of SMEs as potential suppliers. Retrieved on July 8th 2011 from: http://www.eproc.org/site/guides/SMEPotentialSuppliers.pdf EPROC (n.d) Sustainable eProcurement Case Studies – A collection of practical insights from the SME community. Retrieved on July 8th 2011 from: http://www.eproc.org/site/guides/EPROC_csp_ Sustainable_eProcurement_Case_Studies_A_Collection_of_Practical_Insights_from_the_SME_C ommunity.pdf Gelderman, C.J., & Van Weele, A.J. (2003) Handling measurement issues and strategic directions in Kraljic‟s purchasing portfolio model. Journal of Purchasing & Supply Management, 9, 207–216 Groznik, A., & Trkman, P. (2009) Upstream supply chain management in e-government: The case of Slovenia. Government Information Quarterly, 26, 459-467.


47

Handfield, Walton, Sroufe & Melnyk (2002) Applying environmental criteria to supplier assessment: A study in the application of the Analytical Hierarchy Process. European Journal of Operational Research, 141, 70–87. Hilversum (2009) DUURZAAMHEID IN DE STEIGERS: Uitvoeringsplan DUURZAAM HILVERSUM. Retrieved on September 25th 2011 from: http://www.hilversum.nl Hilversum (2011) Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Hilversum 2011-2015. Retrieved on September 25th 2011 from: http://www.hilversum.nl Inyang, H.I., Schwarz, P.M., Mbamalu, G.E. (2009) Sustaining sustainability: Approaches and contexts. Journal of Environmental Management, 90, 12, 3687-3689. IUCN; The World Conservation Union (2006) The Future of Sustainability. Re-thinking Environment and Development in the Twenty-first Century. Retrieved on July 6th 2011 from: http://cmsdata.iucn.org/ downloads/iucn_future_of_sustanability.pdf Jennings, M.M. (2004) The role of purchasing in corporate social responsibility: a structural equation analysis. Journal of Business Logistics,25,1, 145-186. Karjalainen & Kemppainen (2008) The involvement of small- and medium-sized enterprises in public procurement: Impact of resource perceptions, electronic systems and enterprise size. Journal of Purchasing and Supply Management, 14, 230 – 240. Kohlbacher, F. (2005). The Use of Qualitative Research [89 paragraphs]. Forum Qualitative Sozialforschung / Forum: Qualitative Social Research, 7, (1), Art. 21. Retrieved on October 16th from http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:0114-fqs0601211 KPMG (2011). Monitor Duurzaam Inkopen 2010: Resultaten monotoring onderzoek duurzaam inkopen 2010. Retrieved on July 11th 2011 from: http://www.pianoo.nl/sites/default/files/documents/ gerelateerd/ eindrapport_monitor_duurzaam_inkopen.pdf McLellan, E, MacQueen, K.M, & Neidig, J.L. (2003) Beyond the Qualitative Interview: Data preparation and Transcription. Field Methods, 15, 63 – 84. Michelsen, O., & De Boer, L. (2009) Green procurement in Norway; a survey of practices at the municipal and county level. Journal of Environmental Management, 91, 160-167. Monczka, R., Handfield, R., Giunipero, L., & Patterson, J. (2010) Purchasing and Supply Chain Management, first edition, Cengage Learning EMEA. Mondorf & Wimmer (2008) Interoperability in e-Tendering: The case of the Virtual Company Dossier. Journal of the ACM 978-1-60558-386-0/08/12. Motiwalla, L.F., & Thompson, J. (2009) Enterprise Systems for Management: International Version, 2/E, Pearson Education Inc., Upper Saddle River, New Jersey. Muffatto, M., & Payaro, A. (2004) Integration of web-based procurement and fulﬁllment: A comparison of case studies. International Journal of Information Management, 24, 295-311. Ogden, J.A., Rossetti, C.L., & Hendrick, T.E. (2007) An exploratory cross-country comparison of strategic purchasing. Journal of Purchasing & Supply Management, 13, 2 -16. Green Electronic Public Procurement

48

Panayiotou, N.A., Gayialis, S.P., & Tatsiopoulos, I.P. (2004) An e-procurement system for governmental purchasing. International Journal of Production Economics, 90, 79-102. Parikka-Alhola, K. (2008) Promoting environmentally sound furniture by green public procurement. Ecological Economics, 68, 472-485. PIANOo (2010) Duurzaamheidscriteria voor duurzaam inkopen van Catering versie 1.3. Retrieved on October 24th 2011 from: http://www.pianoo.nl/document/3214/productgroep-catering PIANOo (2011) In drie stappen naar een inkoopsamenwerking. Retrieved on September 17th 2011 from: http://www.pianoo.nl/sites/default/files/documents/documents/pianoohandreikinginkoop samenwerkingjuli2011.pdf Prahinski, C., & Benton, W.C. (2004). Supplier evaluations: communication strategies improve supplier performance, Journal of Operations Management, 22, 39-62. Presutti Jr., W.D. (2003). Supply chain management and e-procurement: creating value added in the supply chain. Industrial Marketing Management, 32, 219-226. PWC (2009) Monitor Duurzaam Inkopen 2008: Meting van het niveau van duurzaam inkopen bij overheden.

Retrieved

on

April

13th

2011

from:

http://www.pianoo.nl/sites/default/

files/documents/documents/monitorduurzaaminkopen2008.pdf Rijksoverheid (2011) Duurzaam inkopen door overheden. Retrieved on March 30th 2011, from: http://www.Rijksoverheid.nl.nl/onderwerpen/duurzaam-inkopen/duurzaam-inkopen-dooroverheden#anker-europese-criteria-duurzaam-inkopen Ronchi, S., Brun, A., Golini, R. & Fan,X. (2010) What is the value of a IT e-procurement system. Journal of Purchasing and Supply Management, 16, 131-140. Ruimte en Milieu (2011) Factsheet Monitor Duurzaam Inkopen. Retrieved on March

31st

2011

from: http://www.pianoo.nl/pv_obj_cache/pv_obj_id_6D73F162533999646951E22260 E05EC07 34B0200/filename/factsheet_proces_duurzaam_inkopen_2011.pdf Schmitz, S.W. (2006) The Effects of Electronic Commerce on the Structure of Intermediation. Journal of Computer-Mediated Communication, 5: 0. doi: 10.1111/j.1083- 6101.2000.tb00343.x Schotanus, F., & Telgen, J. (2007) Developing a typology of organizational forms of cooperative purchasing. Journal of Purchasing and Supply Management, 13, 53-68. Schotanus, F., Telgen, J., & De Boer, L. (2010) Critical success factors for managing purchasing groups. Journal of Purchasing and Supply Management, 16, 51-60. SenterNovem (n.d.) Het proces van criteriaontwikkeling: Factsheet actualisering proces van criteriaontwikkeling - Bijage Toetsingskader criteria voor duurzaam inkopen‟. Retrieved March

30

2011

from:

on

http://www.senternovem.nl/duurzaaminkopen/criteriaontwikkeling/

index.asp Significant (2007). Monitor Duurzame Bedrijfsvoering Overheden 2006: Onderzoek naar de mate waarin overheden beschikken over een duurzame bedrijfsvoering. Retrieved on April 13th 2011 from: http://www.pianoo.nl/sites/default/files/ documents/documents/ monitorduurzamebedrijfsvoering overheden2006.pdf


49

Skjøtt-Larsen, T., Kotzab, H., & Grieger, M. (2003) Electronic marketplaces and supply chain relationships. Industrial Marketing Management, 32, 199 – 210. Sriram, V, & Stump, R (2004)

Information technology investments in purchasing: an empirical

investigation of communications, relationship and performance outcomes. The International Journal of Management Science, 32, 41-55. Tassabehji, R., & Moorhouse, A. (2008) The changing role of procurement: Developing professional effectiveness. Journal of Purchasing & Supply Management, 14, 55–68. Tate, W.L., Ellram, L.M., & Kirchoff, J. (2010) Corporate Social Responsibility Reports: A Thematic Analysis related to Supply Chain Management. Journal of Supply Chain Management, 46, (1), 19-26. TenderNed (2009) Factsheet TenderNed: the Dutch system for e-procurement 2009. Retrieved on April 28th 2011 from: http://tenderned.nl/sites/default/files/Factsheet_English.pdf TenderNed (2011) Welkom op het marktplein voor aanbestedingen. Retrieved on October 26th 2011 from: http://www.tenderned.nl/sites/default/files/Folder_TenderNed_Nederlands_0.pdf Vaidyanathan, G., & Devaraj, S. (2008) The role of quality in e-procurement performance: An empirical analysis. Journal of Operations Management, 26, 407- 425. Van Weele, A.J. (2005), Purchasing & supply chain management: analysis, strategy, planning and practice, fourth edition, Thompson Learning, London. Vereniging Nederlandse Gemeenten (2008) Aan de slag met Duurzaam Inkopen: Een handreiking raadsleden,

collegeleden

en

ambtenaren.

Retrieved

on

September

4

th

2011

voor from:

http://www.vng.nl/Documenten/vngdocumenten /2008_lbr/Duurzaam%20inkopen%20www.pdf Yin, R.K. (2009) Case study research: design and methods, fourth edition, Sage Publications Inc., Thousand Oaks, California. Zeist (2010) Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010-2012 gemeente Zeist. Retrieved

on

September

25th 2011 from: http://www.vng.nl/smartsite.dws?ch=&id=103534 Zheng, J., Knight, L., Harland, C., Humby., S., & James. K. (2007) An analysis of research into

the

future of purchasing and supply management. Journal of Purchasing & Supply Management, 13, 69-83. Zoetermeer (2007) „Het is nu tijd voor maatregelen‟ Programma „Duurzaam Zoetermeer 2030‟. Retrieved on September 25th 2011 from: http://www.zoetermeer.nl/index.php?mediumid=44& pagid=2065 Zoetermeer (n.d.) Duurzaam Inkopen „Dat is mooi meegenomen‟. Retrieved on September 25th 2011from: http://www.zoetermeer.nl/index.php?mediumid=44&pagid=2065


50


51

TILBURG SCHOOL OF ECONOMICS AND MANAGEMENT

.

APPENDICES

Green Electronic Public Procurement The role of Electronic Procurement in stimulating environmental sustainability as a support mechanism in „Green Public Procurement‟ in the Netherlands

Author: Belinda J. Bryan Date of completion: Tuesday, November 1st 2011

TABLE OF CONTENTS

Appendix I

Example: Implementation of criteria in specification phase ................................................ 1

Appendix II

Semi-structured interview questions .................................................................................... 2

Appendix III

Semi-structured interview questions: C-Source ................................................................... 5

Appendix IV

Semi-structured interview questions: PIANOo and TenderNed........................................... 6

Appendix V

Coding Scheme..................................................................................................................... 8

Appendix VI

Overview coded data .......................................................................................................... 10

Appendix VII

Transcript: Municipality of Rotterdam ............................................................................... 29

Appendix VIII Transcript: Procurement bureau North and Mid-Limburg ................................................. 39 Appendix IX

Transcript: Procurement bureau West Brabant................................................................... 52

Appendix X

Transcript: The Municipality of Utrecht ............................................................................ 66

Appendix XI

Transcript: The Municipality of Amstelveen ..................................................................... 73

Appendix XII

Transcript: The Municipality of Oss .................................................................................. 81

Appendix XIII Transcript: Procurement bureau Mid-Holland.................................................................... 90 Appendix XIV Transcript: Rotterdam - C-Source ...................................................................................... 96 Appendix XV

Transcript: The Municipality of Hellendoorn .................................................................. 103

Appendix XVI Transcript: PIANOo and TenderNed................................................................................ 109

Appendix I

Example: Implementation of criteria in specification phase

The paragraph illustrated below is found in all the Ministry of Infrastructure and Environment‟s criteria documents. This example was found in the criteria document „catering‟. It is an example of the criteria that are to be implemented in the „tender document‟ in the specification phase. For the purpose of this research, the text has been translated.

Source(s): PIANOo (2010)

Green Electronic Public Procurement (Appendices)

1

Appendix II

Semi-structured interview questions

The following questions provide information on the professionalization of GPP within municipalities. Formal

1.

Are objectives and a clear strategy with regards to sustainable procurement documented as a formal plan? Zijn er doelstellingen en een duidelijke strategie gericht op duurzaam inkopen vastgelegd als onderdeel van een formeel beleid?

a.

Is consciously stimulating the market for, (1) more sustainable products, services and works, (2) more suppliers offering sustainable supply, (3) changing suppliers‟ behavior, a part of this plan? Is het bewust stimuleren van (1) meer duurzame producten, diensten en werken aangekocht op de markt, of (2) meer leveranciers met een duurzaam aanbod, of (3) een verandering aanbrengen in het gedrag van leveranciers, een onderdeel van dit beleid?

b.

Is the plan (objectives and strategy) communicated and monitored throughout the organization? (What if the plan is not used?) Wordt het beleid inclusief doelstellingen en strategie aan de gehele organisatie gecommuniceerd en ook gecontroleerd? (Wat als het plan niet wordt gebruikt?)

2.

Is sustainable procurement supported at the strategic, tactical and operational levels in the organization? Wordt duurzaam inkopen op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie ondersteund?

a.

Is the budget adjusted to allow the purchase of sustainable supply, which may be more expensive? Wordt een aangepast budget beschikbaar gemaakt om duurzame inkopen of aanbestedingen die wat duurder kunnen uitvallen mogelijk te maken?

3.

Has a centralized procurement organization been established within the municipality that has had the opportunity to specialize in the execution of procurement activities (or is procurement decentralized)? Is binnen de gemeente een gecentraliseerde organisatie opgericht die de mogelijkheid heeft gehad zich te specialiseren in het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsactiviteiten of is de „inkoop‟ decentraliseerd? (worden activiteiten uitgevoerd door één gemeente i.g.v. samenwerkingsverbanden; lead buying?)

The division of tasks and responsibilities

a.

Have responsibilities been assigned and tasks divided with regards to sustainable procurement amongst those involved in the procurement process? Zijn verantwoordelijkheden toegewezen en taken verdeeld onder de betrokkenen van het inkoopproces met betrekking tot duurzaam inkopen?

Internal cooperation

4.

Do the procurement and environmental (criteria) policy departments (or functions) cooperate to achieve sustainable procurement objectives? Werkt de inkoopafdeling (of functie) samen met een afdeling verantwoordelijk voor milieucriteria (beleid) om de doelstellingen in het kader duurzaam inkopen te realiseren?

Knowledge & experience of procurement and environment

5.

Is the knowledge and experience held by those involved in the process sufficient to perform sustainable procurement (e.g. are they aware of where to find and implement criteria)? Beschikken de betrokkenen van het inkoopproces over voldoende kennis en ervaring om duurzaam inkopen uit te voeren (bijv. is bekend waar criteria worden gevonden en hoe die geïmplementeerd moeten worden)?

a.

Is cooperation with other municipalities sometimes required to acquire additional knowledge or experience w.r.t. sustainable procurement or perhaps just to share the costs of

GPP policy and objectives

Monitoring progress

GPP

Organizational support (initiative)

Acknowledgement of procurement function (Dedicated procurement function)


2

External cooperation

Integration of criteria throughout procurement process


Optimal (internal and external) communication

sustainable procurement? Wordt soms samengewerkt met andere gemeenten om additionele kennis en ervaring op het gebied van duurzaam inkopen te verwerven. Of gewoon om de kosten van duurzaam inkopen te delen? 6.

Are the environmental criteria provided by the Ministry of Infrastructure and Environment applied? Are perhaps own criteria implemented? (These are established by e.g. the leadbuying municipality?) Worden de milieucriteria van de Ministerie van Infrastructuur en Milieu toegepast in het inkoop- en aanbestedingsproces? Worden ook eigen criteria gebruikt? (Bepaald door de hoofdverantwoordelijke (bijv. één gemeente i.g.v. samenwerkingsverband?)

a.

Is this done for all purchases are only those above the European Union‟s tender threshold value? Worden deze toegepast op alle inkopen en aanbestedingen of alleen die boven de drempelwaarden zoals vastgelegd in de aanbestedingsrichtlijnen van de Europese Commissie?

b.

The procurement process consists of 6 phases; specification, selection, contracting, ordering, monitoring and evaluation. Are the environmental criteria implemented in one of the following phases: specification or selection, contract phase or evaluation phase? Het inkoopproces bestaat uit 6 fasen; specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg of evalueren. Worden de milieucriteria geïmplementeerd in de volgende fasen: specificeren, selecteren, contract of nazorgfase?

c.

In the contract phase are proposals or purchases evaluated based on „the most economically advantageous offer (proposal)‟, price), and is the Total Cost of Ownership (TCO) approach used? Worden offertes beoordeeld op basis van de „economisch meest voordelige inschrijving‟, de laagste prijs, of aan de hand van de „Total Cost of Ownership‟ (TCO) methode?

d.

Is supplier performance monitored and evaluated together with the received products, services or works according to the environmental criteria used earlier? Wordt op basis van de eerder gebruikte milieucriteria de prestatie van de leverancier bewaakt en beoordeeld samen met de ontvangen producten, diensten of werken?

Electronic procurement definition: “the use of web-enabled software systems to enable the purchasing of goods and services online, including the Intranet and Extranet, but excluding “old economy” applications such as telephone, Electronic Data Interchange (EDI) and fax” Most popular forms are: e-sourcing, e-tendering (e.g. TenderNed), e-reversed auction (ERA), e-informing, and eordering or e-maintenance, repair and operating supplies (MRO). Definitie „elektronisch inkopen‟: „het gebruik van webaansluitend software systemen die het inkopen van goederen en diensten online mogelijk maken inclusief Intranet en Extranet maar exclusief applicaties zoals de telefoon, elektronisch gegevensuitwisseling (EDI) en fax apparaten. De meest voorkomende applicaties zijn: e-identificeren, e-aanbesteden (bijv. TenderNed), e-veilen, einformeren en e-bestellen.

Optimal (internal and external) communication

7.

Are any electronic procurement applications used in the procurement process? Zijn elektronisch één of meerdere van de bovengenoemde inkoopapplicaties geïmplementeerd in het inkoop- of aanbestedingsproces?

a.

In which phases of the procurement/tender process? (phases: specification, selection, contract, order, monitor and evaluation). In welke fasen van het inkoop- of aanbestedingsproces vindt dit plaats? (fazen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg).

b.

To what type of purchases does this apply (e.g. in the case of electronic reserved auction: office equipment)? What about national and European tender? Op welke inkopen of aanbestedingen heeft dit betrekking (bijv. in het geval van elektronisch


3

veilen: kantoormeubelen)? En nationale en Europese aanbestedingen? 8.

To what extent is (are) the phase (s) automated?: (1) providing tender information via a website (2) providing tender information and forms or documents to be obtained by suppliers via a website for non- electronic tendering (3) making official information and tender forms available for electronic tendering (4) fully automated and organized procedures and does not include any paperwork. In hoeverre (is) zijn de aanbestedingsfasen geautomatiseerd?: (1) aanbestedingsinformatie wordt via een website beschikbaar gemaakt (2) het beschikbaar maken van aanbestedingsinformatie en formulieren of documenten voor leveranciers op een website niet bedoeld voor elektronisch aanbesteden (3) officiële informatie en aanbestedingsformulieren online beschikbaar maken voor het elektronisch aanbesteden (4) volledig geautomatiseerde en georganiseerde procedures zonder enig papierwerk.

9.

Has EP improved communication internally as well as externally with suppliers about environmental criteria requirements? Heeft de automatisering die is doorgevoerd de communicatie met zowel interne als externe leveranciers over de milieucriteria verbeterd?

a.

Is it possible to acquire sufficient information on whether there is sufficient sustainable supply? Is het mogelijk om adequate informatie te verkrijgen over het beschikbaar zijn van voldoende duurzaam aanbod op de markt?

10. Is there a communication plan dedicated to sustainable procurement and is electronic procurement a part of that plan? Is er een communicatieplan opgesteld specifiek gericht op duurzaam inkopen en is elektronisch inkopen een onderdeel hiervan? a.

Is it possible that electronic procurement used to improve communication internally or externally, could support sustainable procurement? (Would it make a difference given the type of cooperative procurement group)? Ondersteunt elektronisch inkopen, gebruikt om de interne en externe communicatie te verbeteren, duurzaam inkopen? (Heeft het soort samenwerkingsverband een invloed op het succes hiervan?)


4

Appendix III Semi-structured interview questions: C-Source 1.

The procurement process consists of 6 fazes; specify, select, contract, order, monitor, evaluate. In which faze(s) has the system been implemented? (or in other words, what is the system used for) Het inkoopproces bestaat uit 6 fasen; specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg of evalueren. In welke fase(n) is het systeem geïmplementeerd? (of met andere woorden…waarvoor wordt het systeem gebruikt)

2.

What changes were necessary in the procurement process to facilitate the implementation of the system? Welke veranderingen hebben plaatsgevonden in het inkoopproces om de implementatie van het systeem mogelijk te maken? a.

Were there any difficulties integrating the system with existing financial or procurement systems? Any difficulties with laws or regulation e.g. archiving regulations? Zijn er moeilijkheden ondervonden bij het integreren met bestaande financiële of inkoopsystemen? En weten regelgeving bijv. Archiefwet?

3.

Who is in charge of managing the system? Door wie wordt het systeem beheerd?

4.

In what parts of the system are the environmental criteria included? E.g. in the program of requirements? Waar in het systeem worden de milieucriteria opgenomen? Bijvoorbeeld in het „programma van eisen‟ (PvE)?

5.

Has the communication with suppliers improved as a result of the system seeing as information is exchanged more quickly? Is de communicatie met de leverancier verbeterd door het gebruik van het systeem aangezien informatie sneller uitgewisseld kan worden? a.

Are suppliers better able to identify municipal demand (incl. environmental criteria) as a result of more complete and speedier reception of information? Hebben leveranciers nu beter inzicht in de vraag (incl. de milieucriteria) van de gemeente doordat de leveranciers nu completer en sneller informatie ontvangen?

6.

What are the (dis) advantages of the system? E.g. increased energy use. Wat zijn de ervaren voor- en nadelen van het gebruik van dit systeem? Bijvoorbeeld, een toename in energieverbruik?

7.

What effect has the automation had on collaborations with other municipalities? Welke effect heeft deze automatisering gehad op het samenwerkingsverband met andere gemeenten?

8.

Does electronic procurement, used to improve internal and external communication, support (environmentally) sustainable procurement? Ondersteunt elektronisch inkopen, gebruikt om de interne en externe communicatie te verbeteren, duurzaam inkopen?


5

Appendix IV Semi-structured interview questions: PIANOo and TenderNed The following questions on (GPP) sustainable procurement are directed to the PIANOo representative: 1.

Why are (environmental) sustainability objectives formulated and documented as part of a formal policy (that also includes responsibilities) important? (Often lacking within small municipalities) Waarom zijn doelstellingen gericht op duurzaam inkopen vastgelegd als onderdeel van een formeel beleid (inclusief toegewezen verantwoordelijkheden) belangrijk? (Ontbreekt vaak binnen kleine gemeenten)

2.

Why is organizational support on a strategic, tactical, and operational level of importance? (Still lacking within some municipalities) Ondersteuning op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie. Waarom is dit belangrijk? (Ontbreekt nog binnen sommige gemeenten)

3.

Why is cooperation between the procurement and environmental departments essential? Samenwerking tussen de inkoopafdeling (of functie) en de afdeling verantwoordelijk voor milieucriteria (beleid). Waarom is dit belangrijk?

4.

Is the knowledge and experience held by those involved in the process sufficient to perform (environmental) sustainable procurement (e.g. are they aware of where to find and implement criteria)? (Not always available within certain municipalities) Beschikken de betrokkenen van het inkoopproces over voldoende kennis en ervaring om duurzaam in te kopen?(Niet altijd aanwezig binnen sommige gemeenten)

5.

Is cooperation with other municipalities sometimes required to acquire additional knowledge or experience w.r.t.(environmental) sustainable procurement or perhaps just to share the costs of sustainable procurement? Werken gemeenten samen met andere gemeenten om additionele kennis en ervaring op het gebied van duurzaam inkopen te verwerven. Of gewoon om de kosten van duurzaam inkopen te delen?

6.

In which of the following phases should environmental criteria be implemented: preparation, specify, select, contract, monitor or evaluate In welke van de volgende fasen worden milieucriteria geïmplementeerd: specificeren, selecteren, contract of nazorgfase?

7.

The assessment of proposal based on de „most economically advantageous offer‟, price, and the use of „Total Cost of Ownership‟ (TCO). Why is this important? Offertes beoordelen op basis van de „economisch meest voordelige inschrijving‟ (prijs) en het gebruik van „Total Cost of Ownership‟ (TCO). Waarom is dit belangrijk?

8.

The monitoring and evaluation of supplier performance based on the implemented environmental criteria. (many municipalities indicated that they find this difficult) Why is this important? Het bewaken en beoordelen van de prestatie van de leverancier op basis van de eerder gebruikte milieucriteria (ervaren veel gemeenten als lastig). Waarom is dit belangrijk?

9.

Why a communication plan that is is focused specifically (environmental) sustainable procurement and electronic procurement important? (Often lacking within most municipalities) Waarom is een communicatieplan specifiek gericht op duurzaam inkopen en is elektronisch inkopen belangrijk. (Ontbreekt vaak binnen veel gemeenten).

The following questions on Electronic Procurement, in particular, the TenderNed application are directed towards the TenderNed representative: 1.

2.

The procurement process consists of 6 fazes; specify, select, contract, order, monitor, evaluate. In which faze(s) has the system been implemented? (or in other words, what is the system used for) Het inkoopproces bestaat uit 6 fasen; specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg of evalueren. In welke fase(n) is het systeem geïmplementeerd? (of met andere woorden…waarvoor wordt het systeem gebruikt) What changes were necessary to facilitate the implementation of the system? Welke veranderingen hebben plaatsgevonden in het inkoopproces om de implementatie van het systeem mogelijk te maken?


6

a.

Were there any difficulties integrating the system with existing financial or procurement systems? Any difficulties with laws or regulation e.g. archiving regulations? Zijn er moeilijkheden ondervonden bij het integreren met bestaande financiële of inkoopsystemen? En weten regelgeving bijv. Archiefwet?

3.

Who is in charge of managing the system? Door wie wordt het systeem beheerd?

4.

In what parts of the system are the environmental criteria included? E.g. in the program of requirements? Waar in het systeem worden de milieucriteria opgenomen? Bijvoorbeeld in het „programma van eisen‟ (PvE)?

5.

Has the communication with suppliers improved as a result of the system seeing as information is exchanged more quickly? Is de communicatie met de leverancier verbeterd door het gebruik van het systeem aangezien informatie sneller uitgewisseld kan worden? a.

Are suppliers better able to identify municipal demand (incl. environmental criteria) as a result of more complete and speedier reception of information? Hebben leveranciers nu beter inzicht in de vraag (incl. de milieucriteria) van de gemeente doordat de leveranciers nu completer en sneller informatie ontvangen?

6.

What are the (dis) advantages of the system? E.g. increased energy use. Wat zijn de ervaren voor- en nadelen van het gebruik van dit systeem? Bijvoorbeeld, een toename in energieverbruik?

7.

What effect has the automation had on collaborations with other municipalities? Welke effect heeft deze automatisering gehad op het samenwerkingsverband met andere gemeenten?

8.

Does electronic procurement, used to improve internal and external communication, support (environmentally) sustainable procurement? Ondersteunt elektronisch inkopen, gebruikt om de interne en externe communicatie te verbeteren, duurzaam inkopen?


7

Appendix V

Coding Scheme

The following scheme has been developed based on the findings of the literature review presented in Chapters 2 and 3. It is used to code the data collected during the municipal interviews. Table 1 „Coding scheme based on GPP building blocks‟

GPP building block

Category label

Sub-category label

Interview question

Integration of environmental criteria INT Type of criteria used

INT-TC

6

Application criteria (type of purchase)

INT-AC

6a

Phase in which criteria used

INT-P/C

6b

Award criteria method (EMVI/lowest price) and use of TCO)

INT-ACM

6c

Dedicated procurement function DPF Placement of authority (centralized/coordinated/decentralized) Division of tasks & responsibilities

3 DPF-P/A 3a DPF-DLR

Knowledge & expertise (environmental sustainable)procurement

5 DPF-K/E

Organizational support (initiative) OS Organizational support at strategic/tactical/operational level Special budget available

OS-S/T/O

2

OS-B

2a

Code definition Refers to the implementation of environmental criteria in one or more of the phases of the procurement process Refers to whether AgentschapNL criteria provided by the Ministry of the I&E are used Refers to the type of tender project in which criteria are considered (European or national or private) Refers to the 7 procurement phases Refers to the award criteria method applied to assess the proposal in the selection phase Refers to whether there is a procurement function assigned to ensure that GPP policy is executed Refers to how the procurement function is setup within the organization (coordinated, centralized or decentralized) Refers to whether tasks and responsibilities w.r.t. GPP are assigned within the organization Refers to the knowledge and expertise with regards to the implementation of environmental criteria in the public procurement process Refers to support on the various levels within the organization; strategic (strategy), tactical (processes/procedures/guidelines); operational (execution of GPP) Refers to whether persons on the different organizational levels provide support for GPP Refers to whether additional funds are made available or if the budget is adjusted to allow the procurement of environmentally sustainable products, services, and works


8

Table 1 „Coding scheme based on GPP building blocks‟ continued… GPP building block

Category label

Sub-category label

Interview question

Code definition

1

Refers to the establishment of a plan or policy that includes GPP objectives, ambitions and strategy Refers to whether there is a documented policy or objectives

Formal GPP policy and objectives S/P Documented objectives & policy

S/P-DOS

Motivation behind GPP

S/P-M

1a

Refers to reasons why is GPP important to the organization

Policy and objectives communicated & monitored

S/P-PCM

1b

Refers to how and whether policy and objectives are communicated and whether the execution thereof is monitored

Internal and external cooperation COOP Cooperation procurement and environment departments Cooperation with other municipalities

COOP-CP/E

4

COOP-CM

5a

Monitoring GPP progress MON Supplier performance based on criteria

Optimal communication (internal & external)

MON-SP

6d

OC

Refers to the cooperation between persons responsible for procurement and environmental policy. Also the cooperation between various municipalities to achieve GPP. Refers to cooperation between these two departments or any other cooperation between those responsible for GPP execution Refers to cooperation with other municipalities to realize GPP objectives Refers to established control mechanisms to monitor GPP results and progress. Refers to the evaluation of supplier performance or contract management based on the criteria included in the established agreements between supplier and the municipal buyer

Electronic applications used

OC-EA

7

EP used in which phase

OC-EPh

7a

Application of EP (type of purchase)

OC-Ap

7b

EP sophistication

OC-Sop

8

Refers to external (buyer-supplier) communication as well as internal communication Refers to any EP application used e.g. Oracle or Microsoft system applications Refers to the phase in which RP is used to identify the type of EP form e.g. e-tendering in selection phase Refers to the type of purchase that is procured using EP e.g. European or national or private tender Refers to the 4 levels of EP sophistication

Has EP improved communication

OC-IC

9

Refers to the buyer-supplier communication; information exchange

Information on market supply sufficient

OC-Info

9a

Communication plan

OC-CP

10

EP as support in GPP

OC-SGPP

10a

Refers to whether municipalities are able to identify market possibilities easily Refers to the existence of a plan focused on communicating GPP progress or EP Refers to the possibility that EP supports GPP


9

Appendix VI Overview coded data Table 1 Category INT: Integration of environmental criteria Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant

North and MidLimburg

Mid-Holland

Large (610.386)18

Large (311.367)

Medium-sized (81.796)


Small (35.747)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

".... where possible and relevant ... beyond national policy …" (6)

"AgentschapNL…. not available for all product groups of course….sometimes we think up our own …a few criteria that we think ….. are applicable….Include environment as a requirement …must be a minimum of 100% green electricity and create an additional target the criteria stating I want at most preferably a certain amount of wind energy...and less bio mass" (6)

"SenterNovem (AgentschapNL)….they are basic but can be used as a guideline. We use them in the requirements package. With award criteria we go a step further…. There you have a list of additional targets and the sustainability aspect is quite profound" (6)

"In most cases SenterNovem criteria actually reasonably applicable because we have been active with sustainability for quite some time now" (5)

“…AgentschapNL ... included in our projects. Not always but mostly....and we don‟t go beyond this......what is mandatory we include. Also additional targets....not assessed with a higher value ...."(1) "Criteria are included in the specification? Yes. If it is not a Euro 4 motor but a Euro 3 then it does not qualify for the tender …"(6b)

"It is always advised…..sustainability criteria… actually quite basic (AgentschapNL)(1b) …quite often they go along with it because the criteria are basic and selfevident…". (2)

"Own criteria are hardly used. There is now a transition from the RAW 2005 to 2010. Minimum criteria are included in this law "(6)

"AgentschapNL is a nice guideline. It is a basis… taken as a starting point. Some are applicable…others forego the objective ….we look at what is applicable per product.." (6)

"…you won't find it in the criteria but we consider it important…."(6)

"AgentschapNL criteria as standard requirement almost because the ambition level is quite low and you try to go a bit further with the additional targets …"(6)

"The minimum criteria…we are compelled to apply. Unless there are very good reasons to not do so. ……. Then we lower the bar. But this is reluctantly done... "(6)

"... Environmental policy? Yes. An ISO certificate….Correct..." (6b)

TC

Rotterdam

18



10

AC

Table 1 Category INT: Integration of environmental criteria continued...

19

Rotterdam

Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant


Mid-Holland

Large (610.386)19

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

"…large European "Especially national tenders…multiple and European private tenders…" (6a) tender….sustainability criteria also included…Always a chapter on sustainability …"(1a)

"....bought here……. if it's applicable, the sustainability aspect is included….Even if it's just concerning the packaging" (1b)

“Actually it applies to everything. Under a certain value, it is unclear to me. Above 20.000 is tendered and measured. Below not. But I know many do that out of personal interest …"(6a)

"In open tenders in any case. And that can be national or European. Not always the case in private tenders, at least I don't know. I'm not always included…." (6b)

"Some municipalities decide to be guided by the procurement bureau above an X amount.....in new, complex projects, what we call European tenders….mostly included…." (I)

"We have determined that for all national and European tenders minimum requirements are included…" (1-6a)

"......Often have insight in projects above 25.000 EURO……that we are included in….And they are applied to all purchases…doesn't matter if it's national or European....? No. That does not matter " (6a)

"…sustainably procured..e.g., pens…type of transport….FSC paper….because we include sustainability criteria in all tenders…"(10)

…". Procured sustainably for national and European tenders? Yes. Private tenders. Multiple private tenders. It's not only European or national..Simply if it's applicable, we use it...even if it's one on one .."(6a)

"….if criteria available (AgentschapNL) they are included in the tender document/PoR, etc…" (6b)

"Some state that where applicable…..criteria documents are considered…something along those lines…" (1a)

"Differs per municipality. There are a few municipalities that say apply in all cases. I have advised to start with the application of criteria in national and European tender because procurement bureau advisors provide full guidance…" (6a)

"….everything in total…obligated to procure as national or European tender..."(6a)



11

Table 1 Category INT: Integration of environmental criteria continued… Utrecht

Amstelveen

Oss

Large (610.386)20 "In the selection phase…also sustainability characteristics…in the award phase more focused on the product…also if complies with sustainability criteria(1)….sustainability in all phases…"(6b)

Large (311.367) "….still has to be built up partially in contract management ……at the moment it is monitored and controlled and spoken about a lot whereby much insight in gained in the entire procurement process.....organic catering....in practice …. Perhaps 3 or 5 % …in the cafeteria is organic. Becuase they are free to purchase other products because those are also in the list for example. Contract management will look at this more strictly..."(6b)

Medium-sized (81.796) During the specification....the material.....what do you want to have and what must you comply with.....during the selection look at the extent to which the parties comply with the minimum requirements, that did the tender......actually in the selection....requirem ents package that include sustainability and environment...." (6b)


Small (35.747) "… embedded in the " But in the award tender documents. So in phase, a clean theory yes. Can‟t control vehicle is never this...but attention is awarded more paid… The Criteria are points ….stops a 2nd phase …in the implemented when looking for new suppliers order phase, monitor, and and in the selection... Yes. In the tender the evaluation phase it criteria are is checked if the standard.…(6b) …..fill equipment and the in a start form. One is do supplier meet the I comply with minimum specifications and criteria....AgentschapNL instructions, and ..."(6c) continue to comply …"(6b)

"…..TCO….total const during the lifecycle of a product or service. Often turns out that…..cheaper to procure sustainably…." (2a)

"....MEAO.....Only at GWW its often lowest price......will soon transition to MEAO......most developed products e.g. green electricity and where there is competition we use lowest price...but then with an environmentally sustainable product..." (6c)

"...MEAO…then there are approx. 20 assessment points, and price weighs 20%...also the lifecycle, the guaranties, the quality in all forms.....The sustainability aspect is assessed, in the environmental plan, the Plan of Approach. So hardly has anything to do with the price.... (6c)

"....lowest price and MEAO. TCO as business case....Nowadays...more and more...if we have a building built....firstly, strict requirements w.r.t. sustainability.....guarantie s w.r.t. energy use and that is included in the award phase.....that the building uses less energy and is evident…...assessed higher (6c)

ACM

P/C

Rotterdam

20

Hellendoorn

"…Yes….in investments exploitation costs and environmental impact during the lifecycle of a product is assessed…." (6c)

West Brabant

North and MidLimburg Small Small (< 50.000) (< 50.000) "…always check if "...The earlier this is there is a considered the document. That yes better...Not possible if but if it is actually there is no policy and no applied….there are market no sanctions….that orientation....there are it must be municipalities with no applied.." (6b) policy....to apply minimum criteria not much effort is required, simple to implement.......policy is needed to apply additional targets.... (6b) In the selection there are hardly any and you have to choose a restricted tender to achieve results....." (6b) "MEAO or lowest price. TCO hardly ever…." (6c)

"…MEAO is what we would desire to use but often difficult to include where it cannot be made mandatory. The use of TCO is even further away but is what we desire (awarding based on value is the future).." (6c)

Mid-Holland Small (< 50.000) "...So in the preparation.....you use them before the strategy. And include a few conditions in the tender document" (6b)

"….we use MEAO in 80% of our tenders. We often consider sustainability as award criteria ….." (6c)



12

DLR

P/A

Table 2 Category DPF: Dedicated procurement function

Rotterdam

Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant

Large (610.386)

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

"…type of hybrid model….partially centralized and partially the service departments have an independent procurement and spending responsibility and authority..." (1b)

"......coordinated....makes it difficult to see what is executed by everyone(1b) many framework agreements…for meeting locations, paper, office equipment…..in that sense centralized...." (3)

"...teamwork. Between the procurement officer and persons from the expertise department. Expertise department provides product technical knowledge on the PoR...also job to check specification......procurement officer channels this and makes sure it complies with regulations....our role declines after this.....check in if it goes wrong...." (4)

"....procurement advisor has an overview of the procurement projects but the budget holder is decides for himself......If a budget holder says, I do it this and this way, the procurement advisor has no influence....his responsibility.." (3a)

..."Coordinated......we make the procurement plan and a few things are done in collaboration.....helpdesk function......But the budget holder retain the budget right....So, these are individual procurement officers....Trying to change this. Towards a more coordinated....."(3)

"…we begin with an acquisition team in which everyone is involved from the end user to the manager and the procurement officer…" (3a)

"No...very decentralized....Until 2 months ago I was the only one. Now I have an employee. Actively looking into forming a team to professionalize procurement....More procurement specialist. Procurement is now performed by persons that do this in the framework of their job. Not specialists..." (3) "….Budget holders are responsible for what they procurement. It is my job to make sure they can make the decisions. But it remains their decision...." (4)

"...Coordinated…"

"…the entire organizations works on it.....at the procurement bureau there are specialists that perform the tender....not involved in the execution of the contract......procurem ent representatives of the service departments.....how is sustainable procurement going....." (1b)

"…No central procurement… Done consciously because the departments wanted to retain responsibility (1b) In principle....each department responsible for their own tender; does own proposals, and procurement...can ask advice from the tender team. We are located in the engineering department, we only procure....we have a lot of experience with procurement..." (3) "….We have a colleague….here to focus on the environment, sustainability.....Primarily hired for this purpose.....to embed sustainability as a policy..... (1a)

"....Since 2-3 month there is someone that is busy formulating a policy as preparation to create a vision from our City Council w.r.t. sustainability. I discuss sustainability with some people....not in the protocol..." (4)

"…teamwork...procurement officer and expertise department.....(4) we have one or two procurement officers at each municipality…. (I) someone that focuses on sustainability next to his normal task..not made available for sustainability…" (4)

"...every municipality has a procurement advisor....(3)…. One procurement advisor guides the process. Provides all documents, does the tender, the settlement, and the letters. But, in advance the municipalities have to come together with the material experts because they make the tender document......we let the City Council sign off from beforehand w.r.t. to the results...." (3a)

"……There is the material expert……And the procurement officer…." (3a)


North and MidLimburg Small (< 50.000)

Mid-Holland Small (< 50.000)

13

DLR

Table 2 Category DPF: Dedicated procurement function continued… Rotterdam

Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant

Large (610.386)

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

"...Aside from that I have an active rol towards the municipal service departments to launch sustainable procurement....….(1b)…In our midst there is a contract manager...(1b)

"…the agreement is in principle that as a work process if someone from environment is included for the environmental aspect....that also includes AgentschapNL criteria …" (3a)

".....during the creation of the tender policy, the tender team was created. This include 5 collegues including myself. From all disciplines within the organization....(1b)

"....if someone says I find it a good idea to pay attention to environmental aspects. Then this happens. So, out of personal initiative of the civil servant......." (4)

"…..project team….environmental paragraph, …specification….annual report (9)

"...responsibility is shared....environmental aspects are brought in not only by environment...also the end-user or the procurement officer.... (3a) Not on black and white…..embedded on different levels in the organization (4)

"....all collegues involved in a tender, one is a material expert.......they have to specify what they would like to have...And also sustainabilty aspects.....Centrally there is someone from the organization, someone from policy ...material expert and the tender team or acquisition team who creates the proposal, publish it on the market, assess,.....include that aspect....(3)

"....An alderman with sustainability in their portfolio at 4 municipalities, so very limited. And not even sustainable procurement, just sustainability in general. A coordinator is present at 4 municipalities, only 1 on management team level. So, very limited....if you don't have the know-how....no use specificying criteria...."(2) "…... the knowledge to apply TCO within small municipalities is often limited. ….(2)


North and Mid-Limburg Mid-Holland Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

14

K/E

Table 2 Category DPF: Dedicated procurement function continued… Rotterdam

Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant

Large (610.386)

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

"…once every quarter we come together to discuss...what's going on, how is sustainable procurement going, what problems have you encountered, how can we continue........trainings.....workshop s.....'procurement community'....(1b)

"….market consultations in advance to acquire equal information within the acquisition team....search for that type of things and able of beginning...." (5)

"....There is a lack of knowlegde in general w.r.t. the tender process. With the new tender law, you have to re-familiarize yourself....especially European projects....procedures that one must comply with. If you are not familiar with this you can't expect one to be specialized with sustainability..." (5)

"…push people to think. To be creative. In my workshops I spend alot of attention on TCO. Because sustainable procurement works best if it can be presented as a business case...." (5)

"….those involved have sufficient knowlegde….Yes…" (5)

"....The knowlegde is at the material expertise department. Differs per expertise department, per person, and with personal interest. Procurement bureau advisors must discuss available sustainability criteria Senternovem, now AgentschapNL with material experts..."(5)

"material experts......access to the right information.....well-equiped w.r.t. environmental and social aspects.....to advise on the implementation of sustainability criteria in tenders......sustainability part of standard skills...continuously updated...."(5)

"….Not only w.r.t. sustainability but also innovation of products etc. Yes, some persons are just well informed. Have the technical knowlegde w.r.t. innovation..." (5)

".....European tenders....done once in three years.....can't expect them to have the knowlegde w.r.t. European procedures......trainings? …Legal department.....was done once but was not continued.....requires repetition.....You learn by trial and error...." (5)

"....varies from person to person.....those involved in large ...followed my workshops and I have guided them in processes...in certain tenders...once you demonstrate a certain approach, it is easily transferred and maintained......I downloaded criteria sets when they became available....made appointments with the departments and budget holders....explained...." (3)


North and MidLimburg Small (< 50.000)

Mid-Holland

"....TCO....difficult for small municipalities…civil servant knowlegde is limited to calculate properly (II) W.r.t. sustainability knowlegde is present. They can seek assistance from advisors. Documents are available on our intranet. The necessary documents are sent..." (5)

"….they have the material expertise w.r.t. the material and sustainability . Yes. i have a procurement officer dedicated to sustainability , Acts as an oracle...." (5)

Small (< 50.000)

15

B

S/T/O

Table 3 Category OS: Organizational support (initiative)

Rotterdam

Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant


Mid-Holland

Large (610.386)

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

"…sustainable procurement is the spearhead of Rotterdam municipality...got the cooperation from the service departments and City Council…(2a)…..Th e fact that we would like to bear responsibility for this table...no longer in use…" (6)

".....before you begin a tender....acquisition team.....in which persons who use it.....weigh interests...most sustainable at the moment....quality....cooperative fine-tuning....W.r.t. support...usually that it‟s too expensive..." (2)

"...persons on the work floor yes. Different managerial heads, yes. Directors, yes. City Council, no. City Council busy with budget cuts….sustainability sometimes more expensive…" (2)

"...political support. More and more persons find it important out of personal interest (2) ….we've made it easy and staff responds positively…never on their own…part of the success here…."(4)

"….there is no automatic activity within the staff to think on it…must include sustainability criteria….not embedded in the mindset totally....Support on strategic and tactical level? Yes..." (2)

"....based on research not many municipalities have an alderman dedicated to sustainability or sustainable procurement. It is not common (1b) ....City Council only meets once every 2 or 3 weeks or once every 4 weeks....even in small municipalities. The influence is limited....often neglected ..." (4)

".....advise municipalities to consider criteria. Consider it in the quality assessment at least. At the small municipality where I'm currently located you see that they include additional targets... (II) This is only supported by the procurement bureau advisor in NA en EU tenders (2)

"Strategic level = policy....set the framework....communicate it direction staff...a few have translated it into processes. That is usually the less small municipalities. You see that there is a sustainability coordinator that supports it. Picks it up faster than at smaller municipalities. It is not embedded in the mindset (2) ...City Council with a GroenLinks alderman different than one with purely VVD (10a)

..TCO used before contract phase…(6c)

"..sometimes…not explicitly communicated that it is possible…. (2a)

"...MEAO…then there are approx. 20 assessment points, and price weighs 20%...also the lifecycle, the guaranties, the quality in all forms.....The sustainability aspect is assessed, in the environmental plan, the Plan of Approach. So hardly has anything to do with the price...." (6c)

"....last three years a budget of 1 million to support sustainable procurement….not enough…additional funds…if it is possible to pay off within 10 years then within do it within the budget….(1)…budget cuts…(5a)

"…yes. …investments…look at exploitation and environmental impact…."(2a)

"…within our municipalities, no…." (2) …..budget cuts…..(1b)…..TCO, hardly ever…..(6c)

"….the use of TCO is even further away but is what we desire (awarding based on value is the future).. (6c) In the past it was really a tender based on price.…every tender in unique…must be something that can be based on price.." (IV)

"...suppliers are changing. Problem lies with the change within the municipal organization .....professional procurement helps....Often the case in municipalities is that sustainability is expensive.....costs money…(1a) In the municipalities that I have insight into, there is no budget for sustainability (2a)


16

DOS

Table 4 Category S/P: Formal GPP strategy and policy Rotterdam

Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant

North and Mid-Limburg

Mid-Holland

Large (610.386)

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

".......we have objectives and they are included in the policy....goes beyond national government level....(1).....0measurement....bas ed on the gained experience ...the current standpoint....adjust ed policy …"(6)

".....policy for sustainable procurement....trans lated in the procurement and tender policy...includes a paragraph on sustainable procurement as well....(1)

"....agreement on 75% sustainable procurement in 2010 and 100% in 2015. That's the objective. The strategy is to apply this as much as possible. This is stated in the tender policy....busy realizing the tender policy...."(1)

"…..there is a sustainability policy. And sustainability calendar....concrete requirements... 89% to 90% of tender complied with SenterNovem (AgentschapNL) criteria….. (1)… embedded in the organization…."(5)

"....what we have documented is the agreements made....sustainability objectives.... AgentschapNL ... included in our projects. Not always but mostly....and we don‟t go beyond this......what is mandatory we include. Also additional targets....not assessed with a higher value ...."(1)

"...not formally documented....The processes are wellestablished but nothing dedicated to sustainability (2) One municipality does this in a structured and conscious manner. Only a passage of sustainable procurement? Exactly ..."(1) "…..5 municipalities currently formulating policy that will include sustainable procurement. Only 2 indicate to no plans.....(Copy out of Nevi thesis)"


"....But what is often lacking is the policy.....most strive for the objective of 75/100% sustainable procurement for the product groups with available criteria. Policy that goes beyond this is non-existent or hardly documented (1)

"......we've established policy. We have fine-tuned and established this with the sustainability coordinators of different municipalities. This is now present at the various municipalities to be used for sustainable procurement.....So it is formally documented. Yes..."(1)

17

PCM

M

Table 4 Category S/P: Formal GPP strategy and policy continued…

Rotterdam

Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant


Mid-Holland

Large (610.386)

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

"...our problem is much larger than national.....petro chemical industry....(1) …..under the pressure of sustainable procurement..included…F air Trade coffee in assortment....separate for EP….obvious that because we include sustainability criteria that we only get parties that comply...."(10)

"....City Council asked for it....so from society chosen representatives.....to pay attention to sustainable procurement…..also more environmentally conscious citizens.....many offices...banks, insurance agencies.....D66, PvdA, GroenLinks largest party. in the coalition...." (1)

"....always been active.....now there is the agreement that acts as a big stick…In principle..not new….now presented with the facts…new line included in the proposals…to actively stimulate and inform suppliers……(1a)

"…..all municipalities have conformed to VNG proposal to strive for 75% sustainable procurement and in 2015 100% ..Not everyone supports sustainable procurement …"V)

"….municipal secretary.....structured on a different level....proposed that the procurement bureau MidHolland would push sustainable procurement.....municipalities' activities were fragmented....small municipalities neglected...reason for procurement bureaus in general....to increase professionalism..."(1a)

"…procurement community….invited for trainings or lunches…..actively approached…" (1b)

".....did this a few times…..campaigns …..not effective for long.....require repetition.....people become exhausted or don't absorb it anymore..." (10)

"....on the application forms we would like to include sustainability aspects. Because you have to be able to control…. (1b)

"….necessary information is communicated w.r.t. sustainable procurement….not hing established in the processes..No sanctions...(1b)

"....No sanctions.....informal character....only if embedded in the processes is monitoring possible....(1b) …Few that have translated....in processes…less smaller organizations (2)

"....The moment I realized sustainability was important in the organization I familiarized myself with how to embed this in the organization....invest ed much effort…. "(I)

".....involved in large projects in the procurement process......I am the one that include (award) criteria..If it concerns vehicles....I know there is a document for environmental criteria..personal initiative? Yes..How green is the City Council? Yes, correct (2)

"....there are municipalities that really do not want to have anything to do with it.. .... (I) Of the 8 that formulated objectives (even if not clearly) 4 strive towards the VNG objectives, 3 have the same final objective as the VNG, 1 is more ambitious and has the VNG objectives as a minimum. Copy out of NEVI thesis)......Municipalities do not want to be accountable....want to partake in sustainable procurement but do not want to document it....very careful ....(1a)" "......criteria....contro "…..Afterwards…that it "…Sometimes a lled....using start hasn't paragraph on sustainable forms....procurement happened....management procurement.....not officers must fill it reports…attention translated in the in at the start of paid…. (1b) organizations…informal tenders....motivate is ….."(1a) divert…this is discussed ..... Newsletters “(1b)


18

Table 5 Category COOP: Cooperation (internal & external) Rotterdam

Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant


Mid-Holland

Large (610.386)

Large (311.367)

Mediumsized (81.796)


Small (35.747)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

"....both "….Yes……" responsible (4) for sustainable procurement... .customer..ow n role and responsibility. ....later responsible to manage product or service.... important to consider….. (4)

"......cooperation between procurement coordinator and the department SLWE (Stadsontwikkeling, leefomgeving, wonen en economie). Finetuning.....internal communication publishing....e.g. newsletters...and items on Intranet. SLWE responsible for reporting....to management and City Council.....(4)

"……since 2-3 month ago someone that is busy formulating policy in preparation for a vision from the City Council w.r.t. sustainability......" (4)

"...cooperation between the procurement officer and the material expert department....sometime s one person that is an environmental specialist....does this next to regular tasks.....Also out of personal interest familiarize themselves.....Task not assigned from higher in the organization...... dependent on the size of the municipality.."(4)

"No….there are meetings on sustainability but sustainability assigned to various types of persons in each municipality…."(4)

".....they are both in the procurement team...the material expert must include the material specialism and the procurement officer the commercial aspect....the market knowledge. He does the market research. Ensures the tender document is published on the market...make sure the sustainability aspects are included....If the material expert forgets, the procurement officer points this out. .....Often at small municipalities the environmental civil servant is hired in from the environment advice service.....And they have their own policy....."(4)

"…concept „membership‟….m ember have no influence in the tender....we determine the specs......pay an annual fee .. (3) work with large municipalities to share knowledge(5a)

"…..knowledg e is at the concern procurement... ..payment in project hours.....benef its of volume... Initiative often Utrecht municipality …. Project basis….." (5a)

"....procurement platform Noordoost Brabant. Approx. 20 municipalities...Sma ll municipalities join to gain knowledge or experience>? Yes.....fee? No.......dominant..lar gest...sustainability requirements....Gree n and non-green parcels........ (5a)

"...discuss a few times a year.....procurement advisors/coordinators/spe cialists......one municipality takes the lead....on a specific project....a few that are leading...other less so....has to do with procurement professionalism. Hellendoorn has a fulltime procurement coordinator..one of the few (4) ...cooperation in general...sustainability is a part of it..." (5)

"....in general.....not specifically w.r.t sustainability...collabor ative projects.....try to include sustainability aspect.... (5a) parcel not used for sustainability but to approach various suppliers…" (10)

".....municipalities with different policies....placed in different parcels. Different assessment criteria….MEAO….Fee? Participants not…" (5)

"......procurement bureau has 10 members. Pay a participants fee. .....if other municipalities participate they pay a fee based on ratio…happens quite often…" (5a)

CM

CP/E

"…..yes...good contacts in the engineering bureau……. (4)

".....cooperatio n...try to get a good price, quality, can put more in the market........9 van de 10 times we take the lead…..larger ….have the knowledge...fe e to participate? No…" (5a)


19

SP

Table 6 Category MON: Monitoring GPP Progress Rotterdam

Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant


Mid-Holland

Large (610.386)

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

".....supplier and contract management.....busy stimulating that....we are not involved in the execution of contracts in daily practice. The organization is too big where that's concerned....there is a gap between tendering and operational procurement..busy trying to reduce the gap to enable controlling..." (1b)

"....busy building up contract management....how to manage sustainability....sometim es thousands of tenders....hard to control...easy to control simple things like FSC paper....bought centrally....requires no controlling...." (6d)

"....on the application forms we would like to include sustainability aspects. Because you have to be able to control…. (1b)

"......criteria....controlled....u sing start forms....procurement officers must fill it in at the start of tenders....motivate is divert…this is discussed ...... (1b) Hardly ever control if products or services actually meet sustainability criteria...(1b)

"…in the order phase, monitor, and evaluation phase it is checked if the equipment and the supplier meet the specifications and instructions, and continue to comply …(6b)…. If products meet criteria" (6c)

".....doesn't occur...no attention paid to this....especially w.r.t. sustainability.....no one to control this…..but on the agenda of many municipalities....neglect ed a lot of money in the past…." (2)

"….happens now and then when applicable..Student transport or WMO aid…included more and more in the contract execution…indexin g... (6d)

"…I dear to say that there is not much attention for that …….contract management neglected ..” (6d)


20

Table 7 Category OC: Optimal Communication Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant


Mid-Holland

Large (610.386)

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

"…use of Oracle Iprocurement….and C-Source for European tenders (7)

"….registrations and applications are submitted in hardcopy….has to do with signature validity/legality…. The rest is automated…..tende r calendar website + TED + order tools (7-8)

"....we put everything on the tender calendar website...most recently TenderNed....use the email to answer questions….." (7-8)

"....almost all our tender documents are sent out digitally…Proposals are submitted on paper...Plans (budget) to implement a procurement system.....Is open to TenderNed use…not available at the moment…" (7)

"...TenderNed…. first municipality to sign up…Tender calendar used to only publish…TenderNed goes further. Documents up and download…plus information memo. Busy with a program to fully tender…"(7)

"....Not yet. TenderNed? No. ERA or e-ordering? No. We do not have any EP systems at the moment. Soon….EP for e-tendering and contract management …"(7)

"….publication on tender calendar…directly on the TED…CommerceHu b ….and ERP system .."(7a)

"…ERAs? No ERAs….tender calendar + TED + order tools (7-8)

"....no very limited....EttenLeur is currently involved in a pilot with Roosendaal ....application.... Lego Matrix.....everything can be done electronically.....have to import all PoRs (7) Eventually electronic registration will be possible. Tender calendar website used by all procurement advisors for European tender. No one involved in TenderNed pilot ..." (9) ".....Information memos "… don‟t have the "……make tender "… electricity is auctioned. are put on tender infrastructure.....auctions information Not used in all tenders. calendar website. ERA? outsourced....e.g. available…and Collaborative No. […] not suitable electricity...always via documents for contracts...Look at where it auction....special bureau suppliers….not is useful. Not everything is for everything…. Almost nothing. Toilet ...publishes on tender meant for esuitable for paper, calendar site? Yes. In any tendering.....membe auctioning...Paper....homoge erasers…..Framework case digitally. Order r of nous products....that can be contracts….use the applications? No. TenderNed..."(8) awarded based on price...." email to order..." (7) Looking into that…." (7) (7)

"….tender calendar is used by all...some TenderNed. Publish, place documents, information memos. Also legal reports but this is not mandatory, and announcements.. ERP? Hardly. But it occurs....(7)ICT e...bureau used for emanagement…."(7a)

"...we use tender calendar....linked to the TED.....municipalities don‟t have EP yet…." (8)

"….Tenders (through those systems)..(7b) …..at the moment 75% of purchases via Oracle; operational procurement .." (7b)…European tenders (7-10)

"...National and European tenders (7b) Yes…."

"…Yes. The moment "…almost all our tender we do a open or document are sent out European tender….'(7b) digitally…" (7)

NA en EU (2)

"…..TenderNed? No. ERA and e-ordering? No EP yet.." (7)

Ap

Eph

EA

Rotterdam

"….very limited….supplier order systems….can log in….. (7)…. TenderNed …"(8)

"...TenderNed = national of European (1a)

"…tender calendar website actually used by all procurement officers in open European tenders.."(7b)


21

IC

Sop

Table 7 Category OC: Optimal Communication continued…. Rotterdam

Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant


Mid-Holland

Large (610.386)

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

"known....possible via TenderNed...Also private tenders can be done on the application. But we still do it the old-fashioned way. But open European are published on the Amstelveen website…everything is automated." (8)

"….We have the first 3 steps and the 4th we are looking into....But we're not that far as yet….Perhaps next year (8)

"…..making tender information and forms available for supplier on the website not meant for etendering….TenderNed …" (8)

"....announcement is done via tender calendar website, PoR, information memos as well...Not via de municipalities own website...Proposals aren't done electronically as yet...in hardcopy.....Has to do with the archiving laws....must be booked in hardcopy..."(8)

"...Viadesk en DIA. Official information and forms are made available electronically….for the registration…." (8)

"….we are on level 1 or 2…"(8)

"...No. it's in the contract. agreements including all aspects of the delivery including sustainability....call-off …." (9) …..only 1 or 2 that could have supplied….(10)

"....makes everything quicker. As soon as the tender document is published it's at the supplier. So internally everyone is aware of what criteria to use and suppliers known what is expected of them? That is professional procurement. Nothing to do with EP So it has not improved? No. ....it's just faster and more sustainable to do it electronically..."(9)

"….Yes…..market has a lot more to offer than what we do momentarily…" (9)

"....as a municipality it is important to steer...without reducing the market…. criteria SenterNovem/Agentsch apNL aren't as far as the market. The moment criteria are made more sustainable….market parties will protest....discrimination. ...." (9)

".....I think the communication is good.....suppliers must register on tender calendar and TenderNed......and indicate what their interests are....to acquire information..." (9)

"…not applicable.."

"....the advantage....no more Tender calendar paper documents to the website + TED + order supplier (7)…before we tools (8) published via tender calendar website…could call up and download our documents (7a) Now they can log in on CommerceHub and get and submit all documents digitally (7a)…supplier does the tender electronically…(8) ".....possible to do a lot electronically (7) ….Internally it is known a lot faster who the suppliers are and based on what criteria…..the moment that there is an answer it is sent to everyone in the team that is logged on.....communication is 200% improved..."(9)

"….can't just call any supplier....possibly the effect of eordering....more communicated. ..... Supplier more informed about what is expected of them? Yes. obligated to order via this system and can indicate what an environmentally sustainable product...is" (9)


22

CP

Info


Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant


Mid-Holland

Large (610.386)

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

"…..it is not so that we have more insight in the available supply....haven't been working with the system long enough....only half a year....more insight in what parties register by him…" (9a)

"....sometimes suppliers are aware of what they are entitled to......large parties are mostly....if suppliers work together to register….Prorail example......CO2 reduction.....the more sustainable, the more cheaper it was to register….And some suppliers have told us, if the municipality asks...the market will respond...."(9a)

"TenderNed makes it possible to know what the market has to offer? Yes….the moment there is a tender it is published on TenderNed and everyone can make an offer. And we close a contract for 4 years.....But the market is not consulted for every order...." (9a)

"....would be nice if it was more structured..everythin g can be found on the internet of course.....but it's to find it....it is more common that we use market consultation.....more professionalized procurement.....easier to find your way....."(9a)

"....by providing built in options....PoR built in and you can select those options....requirements package can be chosen automatically....somethin g pops up to remind you. Include sustainability aspects….The consciousness level will increase because you are confronted with it.....start discussions...embed it....it will have a positive effect..." (4)

"...Very often it feels that the market is further along than the government….marke t consultation is necessary…." (1)

"....it is necessary to the market consultation.....The innovation is in the market…that should be stimulated by the customer or service department...duurzaamheidaspecte n aan. De innovatie ligt in de markt. En dat moet je stimuleren als opdrachtgever of als aanbestedende dienst..." (9a)

"….trainings…workshops ….and procurement community…actively approached…"(1b)

".....did this a few times…..campains…. .not effective for long.....require repetition.....people become exhausted or don't absorb it anymore..." (10)

"…No…" (10)

"…No…there is no communication plan.." (10)

"……it will support procurement in general....we are busy implementing flow schemes so that persons that will buy something will have to fill in a few basic things....is it a product, service or work..." (10)

".....part of the sustainability policy is the communication thereof. Organizational support is necessary....the municipalities that are working on this know that it is important but aren't that far as yet..." (10)

"….I have not seen any….and why not….the processes are not in order.....you have to know what you want first....to establish a communication plan..."(10)


"....Many have a communication paragraph.....not sure if it is enforced effectively......the attention is insufficient....one municipality has a communication plan focused on sustainability....mostl y neglected by other municipalities..." (10)

23

SGPP


Utrecht

Amstelveen

Oss

Hellendoorn

West Brabant


Mid-Holland

Large (610.386)

Large (311.367)



Small (35.747)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

Small (< 50.000)

"....by means of webshops we can steer what is bought....at suppliers that meet the criteria(7)…publish on Commerce HUb and linked to tender calender…….(7a)....can no longer influence the assessment, soft criteria assessment done by the project team...."(8)

".....can support alot electronically....even if it's just information exchange.....from both sides.....we don't always know what's avaialble....more interaction....."(10)

".....Yes, of course. Consciousness will increase.......Prorail example…….." (10)

".....Yes...has to do with professionalizing the procurement process.....easier to procure sustainably…It's not a miracle tool…..sustainability must be imbedded in the staff's mentality…". (10a)

"..yes….it will support the procurement process in general….flow schemes enable a more structured procurement process….will refer you to sustainability crieria…." (10)

"….it would facilitate it.. You can include sustainability criteria. The consciousness will increase…becuase you're confronted with i…..Has a positive effect ..." (10a)

"……the minimum requirements can be included as standard…Can agree yes or no….when etendering is adopted they will have to follow courses…the advice from the bureau will play a significant role" (10a)

"….I think so. Easy to exchange information…easy to monitor. Easy than it is now. Yes, I think it can definitely support it (10a)


24

Table 8 Analysis of municipal policy documents

Literature ‘GPP building blocks’: Integration of environmental criteria

Amsterdam

Eindhoven

Hilversum

Zeist

Zoetermeer

G4 (779.80821)

Large (216.903)



Large (121.911)

SenterNovem (AgentschapNL) environmental requirements; additional targets

Uses AgentschapNL minimum requirements; additional targets allowed

MEAO is preferred

AgentschapNL environmental criteria as minimum in specification phase Use of TCO

Checks lifecycle Market consultations Use of TCO and Life Cycle Analysis (LCA)

Sustainability agreement included in contracts wherever possible

Use of MEAO or lowest price Use of selection- and award criteria

Market consultations

Use of MEAO List of possible issues during lifecycle to make LCA possible seeing as ready-made LCAs aren‟t always available

AgentschapNL environmental criteria included

Use of TCO in supplier assessment

SenterNovem (AgentschapNL) environmental criteria Development of additional targets not mandatory but supported LCA

Use of MEAO Use of TCO

0-measurement end of 2010 Market consultations

Selection requirements; certification Dedicated & acknowledged procurement function Division of tasks and assignment of responsibilities

Coordinated; decentralized procurement function (concern procurement) Each municipal service is responsible ; budget holders and procurement officers

Knowledge & expertise (procurement & environment)

Unknown Guidelines sustainable procurement (internal)

21

Coordinated; budget holders and centralized procurement function Procurement advisor and environmental department are responsible (explicitly)

Partially decentralized procurement function.

Centralized

Decentralized procurement

Each municipal service is responsible for the quality of its purchases; operational level.

Shared responsibility

Limited expertise at the moment; sustainable procurement expected to cost more initially, but less in the long-run

Brainstorm sessions with various stakeholders incl. suppliers

Procurement coordinator is responsible for the inclusion of criteria. The account manager „green and environment‟ assists. Cooperation procurement coordinator and account manager „green and environment‟

Implementation plan (internal)

Unknown



25

Table 8 Analysis of municipal policy documents continued….

Literature ‘GPP building blocks’: Organizational support (initiative)

Amsterdam

Eindhoven

Hilversum

Zeist

Zoetermeer

G4 (779.80822)

Large (216.903)



Large (121.911)

Policy indicates support on a strategic level

Strategic level requested sustainability policy „Uitvoeringsplan Duurzaam Hilversum‟

Leader in sustainability and stimulate sustainability in the marketplace Support on strategic, tactical and operational levels (Amsterdam procurement function)

GPP policy and objectives Cooperation (internal & external)

Yes; chapter in procurement policy Cooperation with other municipalities to procure sustainably if possible Cooperation with different service departments and environmental department

Sustainability considered the spearhead of the municipality Sustainable procurement within the budget Yes; in procurement policy Procurement advisor collaborates with the environment department.

Optimal communication (internal & external)

No mention of IT

No mention of IT


Yes; contract management

Monitor Ministry I&E will be used to adjust policy

Source(s):

22

Amsterdam (2010); Amsterdam (May, 2010)

Contract management Eindhoven (2010)

Exemplary role with regards to sustainability

Additional budget available if investment cannot be repaid in 10 years; 50.000 euro between 2009 and 2012 Yes; chapter in procurement policy Procurement platform member; Gooi en Vechtstreek (iSGV) Goal: economies of scale, knowledge sharing, quality benefits (may include sustainable procurement)

Budget undisclosed

Yes; chapter procurement policy Unknown

Yes; sustainability policy

Unknown

Cooperation with environmental department (MOA) E-auction, C-Vendor (contract management); not mentioned if this is used in sustainable procurement

Unknown

Yes; projects above 25.000 euro

Unknown

Critical performance indicators developed to monitor GPP progress Hilversum (2011-2015); Hilversum (2009-2012)

Stimulate healthy living environment; want to be one of the top 10 most sustainable municipalities

Zeist (February, 2010)

Internal news letter and website includes sustainability information, workshops and external speakers on TCO and sustainability No mention of IT Performance indicators; yearly reports on GPP progress

Zoetermeer (2007); Zoetermeer (n.d)



26

Table 9 Agreement Matrix Rating 1 INTTC

INTTC INTAC INTP/C INTACM DPFP/A

Rating 2

DPFDLR DPFK/E OSS/T/O OS-B S/PDOS S/P-M S/PPCM COOPCP/E COOPCM MONSP OC-EA

INTAC

INTP/C

INTACM

DPFP/A

DPFDLR

DPFK/E

OSS/T/O

OSB

S/PDOS

S/PM

S/PPCM

COOPCP/E

COOPCM

MONSP

OCEA

14

OCEPh

OCAp

OCSop

OCIC

OCInfo

OCCP

OCSGPP

None

Total

14 14

14 11

11 8

8 10

10 22

22 12

12 13

13 13

13 12

12 11

11 10

10 8

8 11

11 10

10 10

10


27

Table 9 Agreement matrix continued… continued….

OCEPh

9

OC-Ap

9 10

OCSop

10 11

OC-IC

11 10

OCInfo

10 7

7

OC-CP

8

OCSGPP None Total

8 10

10 0

14

14

11

8

10

22

Agreements: 14 + 14 + 11 +…..7+ 8+ 10 = 254

12

13

13

12

11

10

8

11

10

10

9

10

11

10

7

8

10

0

254

Total: 254

EF (=expected frequency: proportion of agreements one would expect by chance) Example: INT TC (14*14)/254 = 0.7717 Total*Total (Total*Total)/254

Total*Total

(Total*Total)/254

Total*Total

(Total*Total)/254

INT-TC

196

0.7717

OS-B

169

0.6654

OC-Eph

81

0.3189

INT-AC

196

0.7717

S/P-DOS

144

0.5669

OC-Ap

100

0.3937

INT-P/C

121

0.4764

S/P-M

121

0.4764

OC-Sop

121

0.4764

INT-ACM

64

0.2520

S/P-PCM

100

0.3937

OC-IC

100

0.3937

DPF-P/A

100

0.3937

COOP-CP/E

64

0.2520

OC-Info

49

0.1929

DPF-DLR

484

1.9055

COOP-CM

121

0.4764

OC-CP

64

0.2520

DPF-K/E

144

0.5669

MON-SP

100

0.3937

OC-SGPP

100

0.3937

OS-S/T/O

169

0.6654

OC-EA

100

0.3937

5.8031

SUM (EF) = 5.8031 + 3.6181 + 2.4213 = 11.8425

2.4213

3.6181

Cohen‟s Kappa: (254 – 11.8425)/ (254 – 11.8425) = 242.1575 / 242.1575 = 1 (> 0.7, GOOD); the maximum = 1.


28

Appendix VII

Transcript: Municipality of Rotterdam

Locatie (Location):

Gemeente/The municipality of Rotterdam Servicedienst – Inkoopbureau/Procurement bureau

Geïnterviewden (Interviewees):

H. Velt (Adviseur Duurzaam Inkopen/Advisor sustainable procurement) A. van Loon MBA (Senior Projectleider/Project leader)

Datum (Date)/ Tijd (Time):

August 18 2011 – 14:00

Duur (Duration):

1 uur (hour) 2 minuten (minutes)

Anoniem (Anonymous):

NEE (NO)

1.

Inkoper/Procurement

officer

and

Zijn er doelstellingen en een duidelijke strategie gericht op duurzaam inkopen vastgelegd als onderdeel van een formeel beleid? H. Velt: [….] Wij hebben doelstellingen en die staan hierin (beleidsnota). Die doelstellingen sluiten enerzijds aan bij de landelijke overheid (Ministerie van Infrastructuur en Milieu). Aan de andere kant hebben wij als gemeente Rotterdam besloten om onze eigen koers te varen. Dat doen we omdat niet alleen de ambities qua duurzaamheid zowel milieu als sociaal verder gaan dan landelijk. Maar laten we ook niet vergeten dat onze problematiek is ook veel groter dan landelijk. [……] Rotterdam heeft als wereldhavenstad een grote petrochemische industrie en de bijhorende vervuiling […]. De uitdaging is veel groter dus de ambitie moet ook veel groter zijn. En dat is de reden dat we ook qua duurzaam inkopen een beleid hebben geformuleerd dat verder gaat dan het landelijk gemiddelde. De doelstellingen zijn duidelijk vastgelegd door het college; bestuur van de gemeente Rotterdam. a.

Is het bewust stimuleren van (1) meer duurzame producten, diensten en werken aangekocht op de markt, of (2) meer leveranciers met een duurzaam aanbod, of (3) een verandering aanbrengen in het gedrag van leveranciers, een onderdeel van dit beleid?

H. Velt: Hier [….] dat is het inkoopbureau van de servicedienst van de gemeente Rotterdam. Wij doen vooral grote Europese aanbestedingen en daar zit veelal een selectie- en gunningtraject in. In het selectietraject kijken we naar kenmerken, ook naar duurzaamheidkenmerken, van de leverancier. En in de gunningfase richt je je veel meer op het product dan op de dienstverlening van het bedrijf. Dat moet dan ook aan de duurzaamheidcriteria voldoen.

A. van Loon: Het gaat zelfs een stapje verder. Wij zijn volgens de richtlijnen van de gemeente verplicht om vanaf 15.000 euro drie offertes op te vragen (H. Velt: en dat noemen wij meervoudig onderhandse aanbestedingen) en ook daarin stellen wij duurzaamheidcriteria. Dat zijn niet altijd „knock-out‟ criteria. Als een bedrijf zegt, ik kan daar niet aan voldoen, wil dat niet zeggen dat zij altijd afvallen. Maar we stellen wel vragen over duurzaamheid [….]. Binnen uw organisatie maar ook volgens de EU richtlijnen? De Europese aanbestedingsrichtlijnen zegt niet dat je duurzaamheidcriteria moet formuleren. Wij als gemeente Rotterdam zeggen er moet altijd een hoofdstuk duurzaamheid in staan. Anders wordt het niet goedgekeurd en mogen we dat niet publiceren.

b.

Wordt het beleid inclusief doelstellingen en strategie aan de gehele organisatie gecommuniceerd en ook gecontroleerd? (Wat als het plan niet wordt gebruikt?)


29

[…..] Dit is een gemeentelijk bedrijf dus de gehele organisatie gaat hiermee aan de slag. Wij hebben een Intranet, daar staat uiteraard alle informatie op. Maar dat is meer informeren/communiceren. Wat wij gedaan hebben, dat is nu heel erg dynamisch omdat wij in een gemeentelijk reorganisatie zitten, maar tot voor kort had we 16/17 zelfstandige diensten binnen de gemeente. En met de inkoopvertegenwoordigers van die diensten kwam ik één keer per kwartaal bijeen om met elkaar te sparren van o.k. wat speelt er, hoe gaat bij jullie duurzaam inkopen, waar loop je tegenaan? Zijn er bepaalde zaken die we met elkaar moeten bespreken, hoe komen we verder? Dus op die manier zowel beleid, uitvoering en dergelijke, daar informeren we over via ons Intranet. Daarnaast heb ik een actieve rol richting de gemeentelijke diensten om duurzaam inkopen van de grond te krijgen en van de grond te houden. A. van Loon: En niet te vergeten, het trainingsaanbod (H. Velt: training duurzaam inkopen). Zit er altijd workshops die door Hans verzorgd worden (geïnterviewde) verzorgd. H. Velt: Wij hebben een zogenaamde inkoop „community‟. Daar zitten dus inderdaad de mensen in die op een of andere manier, inkoper of contractmanager, iemand die iets met het vak inkopen heeft binnen de gemeentelijke organisatie […]. Die worden dan uitgenodigd voor een training of een lunchbijeenkomst. Die mensen worden actief benaderd met informatie […].

Wordt ook nagegaan of dat beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd en wordt dat ook gecontroleerd? [….] Ik denk dat het langzamerhand wel in overgangsfase komt, ook als je de landelijke situatie nu volgt [….] Daar is nu advies over uitgebracht. En dat is je allemaal bekend hoe je eventueel vervolgfase krijgt […]. Tot nu toe is duurzaam inkopen vooral inkoop/aanbesteding gericht. Aan de voorkant voordat je überhaupt met een leverancier aan de slag gaat, let je op duurzaamheid. En nu steeds meer gelukkig. We hebben ook in ons midden, hier op de afdeling, een contractmanager. En ook die vooral, wat wij noemen de concernbrede contracten, daar kijkt die van dit zat in de aanbesteding, dit zit in het bestek, dit heeft de leverancier toegezegd. En hij met zijn regelmatige contacten met de partijen, ook in zijn vaste agenda heeft hij een blok duurzaamheid en kom op leverancier dit hebben we met elkaar afgesproken, rapporteer daar maar over. En op die manier houd je wel de leverancier scherp en zorg je ervoor dat het inderdaad nageleefd wordt. Dat is hier. En bij de diensten zelf dat is weer een ander verhaal. Want wij doen hier aanbesteding en vaak is het leverancierscontract management zeker dienst specifieke inkooptrajecten belegd binnen de organisatie. Dan is het toch wel veel moeilijker om te sturen op dit soort zaken. Om je een voorbeeld te geven. Gelukkig hadden we daar volop de medewerking van [….] rillingenvervoer afgerond, sterk ingezet op duurzaam transport/alternatieve duurzaam brandstoffen. Gelukkig, het is allemaal goed gegaan [….]. Maar als je daar dus niet op het niveau van de organisatie die echt verantwoordelijk is voor dat rillingenvervoer de mensen mee hebt en die ook toezeggen dat ze in de uitvoering van het contract ook de leverancier dwingen dat die heeft gezegd in dit geval op gas te rijden, maar je auto is ook geschikt op benzine, willen wij dus wel weten van je hebt toegezegd, maar voor hetzelfde geld vindt je het te ver, want er zijn niet zoveel punten voor gas, dat het voor jou veel financieel aantrekkelijker is om toch benzine erin te gooien. Dus kom op met je bonnetjes, als voorbeeld. […] Wij kennen ook voorbeelden […] de aanbesteding was heel duurzaam, de offertes waren heel duurzaam, alleen de dienst zelf gaat er niet mee verder. Dat gebeurt ook. Je moet weten, wij werken met een soort hybride model. Voor een deel is inkopen gecentraliseerd en voor een ander deel hebben de diensten gewoon een autonome inkoop- en bestedingsverantwoordelijkheid en bevoegdheid. Dat wij niet toch of we als politieagent hier kunnen vervullen. Dat is enthousiasmeren, rapporteren ook [….]. A. van Loon: Het leveranciers- en contractmanagement, daar zijn we wel mee bezig om dat te stimuleren. Wij zitten in de nadelige situatie als grote gemeente dat je zoveel hebt dat je specialisten krijgt. Dus wij hebben hier bij het inkoopbureau specialisten die de aanbesteding doen maar die staan niet aan de uitvoering van het contract in de dagelijkse praktijk. Als je een kleinere gemeente hebt, daar


30

heb je een inkoper of een combinatie van een aantal gemeentes die met een inkoopbureau samenwerken. Dan ga je als inkoper in de aanbesteding. Maar ben je ook nauw betrokken bij de uitvoering van het contract en weet je dus ook wat in het contract staat en waar je op moet controleren. Wij zijn eigenlijk te groot wat dat betreft en er zit een te groot gat tussen het aanbesteden en operationeel inkopen. En dat proberen we nu wel, dat gat dichter te maken zodat je daar wel op kan controleren. 2.

Wordt duurzaam inkopen op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie ondersteund? Zie antwoord op vraag 2a. a.

Wordt een aangepast budget beschikbaar gemaakt om duurzame inkopen of aanbestedingen die wat duurder kunnen uitvallen mogelijk te maken?

A. van Loon: Duurzaam inkopen is een speerpunt van de gemeente Rotterdam. Zoals het ook voor de Rijksoverheid is, is opgelegd je moet zoveel duurzaam gaan inkopen. En dan ligt het er gewoon aan hoe je dat bekijkt. Duurzaam inkopen is niet altijd duurder. Je moet kijken naar een Total Cost of Ownership. En gelukkig krijgen we daar we medewerking mee van diensten en van het College om daar naar te kijken. Want soms lijkt het op eerste instantie duurder te zijn maar op de lange termijn en op afstotingsmoment vertaalt zich dat uit waardoor het in je Total Cost of Ownership niet duurder is om duurzaam in te kopen. Wordt de TCO benadering altijd gebruikt? Nog niet echt. Maar we zijn er wel steeds mee bezig. Geldt dat bepaalde aankopen of aanbestedingen? Bij werken moeten we er naar kijken [….] Ik heb ook bij [….] gezeten…parkeergaragebeheer daar wordt echt wel gekeken naar Total Cost of Ownership. Dus het is niet alleen maar korte termijn, nu inkopen, nee, ook wat is mijn onderhoud en hoe duurzaam kan ik daarmee kijken […]. Indirecte inkopen worden dus niet duurzaam ingekocht bijvoorbeeld pennen? Ja, ook daar wordt naar gekeken, misschien is die pen nog niet aan alle duurzaamheidcriteria. Maar de leverancier die wordt wel gevraagd om ook aan te geven hoe hij dat hier gaat bezorgen en met wat voor soort auto‟s/transport (H.Velt: alle papier wat ze hier gebruiken is FSC papier). 3.

Is binnen de gemeente een gecentraliseerde organisatie opgericht die de mogelijkheid heeft gehad zich te specialiseren in het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsactiviteiten of is de „inkoop‟ decentraliseerd? (worden activiteiten uitgevoerd door één gemeente i.g.v. samenwerkingsverbanden; lead buying?) H. Velt: Ja. Hier intern heb ik op kwartaalbasis overleg met 3 andere grote steden. Dat is structureel. [….] Alleen de grote steden? Daarnaast […], gemeente Rotterdam als koploper gemeente heb ik nauwe banden met ministerie en agentschappen. Daar kom je dus meer in informeel verband allerlei andere gemeenten tegen en organisaties. Dus die relaties zijn er, maar met de G4 hebben we structureel overleg ingericht over duurzaam inkopen één keer per kwartaal. Maar echt samenwerken om iets in te kopen? Wij hebben het concept van „membership‟. Dus wat je als gemeente Rotterdam hebben, dan is het vooral gelieerde organisaties als stichtingen als deelgemeenten die bij ons ook een autonome inkoop bevoegdheid hebben maar die kunnen ook bij ons „member‟ zijn (A. van Loon: randgemeenten bijv. Krimpen, Schiedam ook). Die kunnen bij ons „member‟ zijn en dat betekent dat zij een bepaalde fee per jaar betalen en kunnen ze meeliften op onze aanbestedingen [….]. Rotterdam is dus hoofdverantwoordelijk? Ja, voor de aanbestedingen. A. van Loon: De members hebben geen invloed op de aanbesteding. Bijvoorbeeld, de papier aanbesteding, daarin bepalen wij de „specs‟, de drukpers moet aan die eis voldoen en de inkt moet aan die eis voldoen conform de convenanten. Zulke gemeenten kan meedoen met ons, die kan gebruik maken van onze overeenkomst maar ze kunnen niet zeggen wij willen die eis daaruit of die eis daaruit [….].


31

a.

Zijn verantwoordelijkheden toegewezen en taken verdeeld onder de betrokkenen van het inkoopproces met betrekking tot duurzaam inkopen? A. van Loon: Ja. Zie ook antwoord op vraag 1.

4.

Werkt de inkoopafdeling (of functie) samen met een afdeling verantwoordelijk voor milieucriteria (beleid) om de doelstellingen in het kader duurzaam inkopen te realiseren? H. Velt: Vroeger had de gemeente echt een grote milieu afdeling. Dat is op een gegeven moment verzelfstandigd naar de DCMR (Dienst Coördinatie Milieu Rijnmond). Voor dat ik er was september 2008 werd een beroep gedaan op de milieu deskundige van de DCMR om de milieu paragrafen in de aanbesteding in te vullen. Met mijn functie adviseur duurzaam inkoper is dat min of meer opgehouden te bestaan. Wat we wel binnen de gemeente hebben, is een programma duurzaamheid. Die is voortgekomen uit het klimaatbureau wat een tak was van het Rotterdamse Climate Initiative. Daar zit echt de duurzaamheidspecialisten [….]. Die mensen hebben ook aan de wieg gestaan van het hele programma duurzaamheid […]. Dat is een lijvig boekwerk, [….]11 mei 2011 is dat gepubliceerd en dat is een ambitieus programma voor dit college periode om te werken aan duurzaamheid. Dan gaat het uiteraard over CO₂ uitstoot waar het hele Rotterdam Climate Initiave op gebaseerd is. Maar gelukkig is het nu uitgebreid naar fijnstof en dergelijke. En er zit her en der een hele voorzichtig sociale component in. Het wordt nu veel breder gezien dan alleen klimaat en dat vind ik een goede ontwikkeling. Daarnaast heb je binnen toch wel binnen gemeente werken een aantal milieu deskundigen. Maar er is niet een organisatie eenheid [….]. We hebben bijvoorbeeld goede contacten met het ingenieursbureau. Daar zit wel een afdeling met milieu. Met die mensen hebben we regelmatig contact uiteraard.

5.

Beschikken de betrokkenen van het inkoopproces over voldoende kennis en ervaring om duurzaam inkopen uit te voeren (bijv. is bekend waar criteria worden gevonden en hoe die geïmplementeerd moeten worden)? H. Velt: Ik denk dat we daar wel ja op kunnen zeggen. Maar ik wil hem in die zin wel nuanceren. Hier zijn we in feite generalisten. Het inkoopvak is een echt vak. Je hoeft van ons niet te verwachten dat wij verstand hebben van meubels. Niet en detail, uiteraard weer als je een aanbesteding doe zul je wel een gevoel voor moeten hebben bij de markt, wie de leveranciers zijn, wat de ontwikkelingen zijn. Maar wij noemen de materie deskundigheid die zit veel dieper in de organisatie. Verwacht van mij ook geen milieukundige opleiding maar ik heb wel als adviseur duurzaam inkoper wel de toegang tot de juiste informatie, ik ken de juiste mensen en ik wel inderdaad wel de voldoende bagage zowel op milieucomponent als sociaal om inderdaad de collega‟s te adviseren over het opnemen van duurzaamheidcriteria in aanbestedingen. Maar betitel mij niet als milieu deskundige [….]. A. van Loon: Maar doordat duurzaamheid tot onze vaste „skills‟ behoort. Op het moment dat ik iets moet gaan doen over een aanbesteding scanwerkzaamheden. Heb ik geen enkele idee wat ik daaraan milieu eisen moet gaan stellen. Maar ik heb wel de toegang tot de sites zoals SenterNovem voorheen en dergelijke. Dus, ik ga daar wel zoeken want ik moet uiteindelijk aan mijn projectgroep wie de materie deskundigen zijn moet ik wel milieu eisen gaan stellen en moet je aan denken, aan transport, aan drukinkten, aan roestvrij staal, noem maar op. Dus we gaan ons daar wel steeds meer in verdiepen. En het is voor ons niet iets bijzonders meer. H. Velt: De kunst is ook om de juiste vragen te stellen. Bijvoorbeeld, wij hebben ook sporttoestellen aanbesteed. Dan is het maar puur de vraag uit wat voor materiaal die sporttoestellen bestaan. Als ik merk dat de bokken en de kasten, zit hout in. Dan gaat er meteen een belletje rinkelen, dan moet het FSC zijn. Als het een ander materiaal, metaal kunststof dan zitten er weer allerlei andere duurzaamheidaspecten aan waar je rekening mee moet houden. Zo een materie deskundigheid, voor hem is bijvoorbeeld veiligheid belangrijk; dat het niet snel breekt. Het is dus aan ons om aan de materiedeskundige of opdrachtgever te vragen uit wat voor materiaal […]. Het is meer het feit dat wij hebben dat beleid en de bronnen tot de kennis en samen met de opdrachtgever ga je dan een dergelijk bestek uitwerken en kom je tot de specificaties.


32

a.

Wordt soms samengewerkt met andere gemeenten om additionele kennis en ervaring op het gebied van duurzaam inkopen te verwerven. Of gewoon om de kosten van duurzaam inkopen te delen?

A. van Loon: Samenwerken met de grotere gemeenten, dat wel. Om daarmee de kennis uit te wisselen. Maar als we kijken naar de members binnen de gemeente dat zijn toch traditioneel de voormalige onderdelen van de gemeente Rotterdam. Bijvoorbeeld, het theater of Blijdorp. Die zijn zelfstandig geworden. Die konden heel vroeger toen ze nog onderdeel van de gemeente waren gebruik maken van de schaalvoordelen van de gemeente. En dat weleens nog steeds. Die komen eerder wat halen bij ons dan ze komen brengen. Maar omdat wij groot zijn en gespecialiseerd is dat eigenlijk niet nodig (H. Velt: het belang van de samenwerking zit meer aan die kant dan bij ons). 6.

Worden de milieucriteria van de Ministerie van Infrastructuur en Milieu toegepast in het inkoop- en aanbestedingsproces? Worden ook eigen criteria gebruikt? (Bepaald door de hoofdverantwoordelijke (bijv. één gemeente i.g.v. samenwerkingsverband?) H. Velt: Het was in het begin eigenlijk wel een worsteling. We hadden dit beleid geformuleerd en we hebben gezegd daar waar mogelijk en relevant, gaan we verder dan het landelijke beleid. En wat betekent dat dan, dat is dan de worsteling. Daar hebben we eigenlijk wel een tijdje over gedaan om dat concreet te maken. [….] Toen dit nog bestuurlijk vastgesteld moest worden, hebben wij een nulmeting (in 2007/2008 – 33:45 mins interview) uitgevoerd om vast te stellen waar we staan met duurzaam inkopen. Voor die nulmeting hebben we een „green spend‟ analyse gebruikt dat is een instrument ontwikkeld door een adviesbureau. Voor het moment waar we toen stonden, helemaal prima, maar met de ervaring die we daarmee hebben opgedaan, hadden we wel zoiets van ja het past niet helemaal. Bovendien vonden we het een nuttig instrument om te gebruiken voor de concretisering van het beleid. Dus er zaten allerlei aspecten in die nog niet waren opgenomen in het beleid van de Ministerie. Dus dat was ook de reden dat we dat gebruikten. Wat we vervolgens hebben gedaan, is dat instrument beet gepakt en vervolgens onze eigen prioriteit dus een programma duurzaamheid maar ook niet vergeten de sociale componenten; voor ons is „Social Return‟ bijvoorbeeld heel belangrijk en gelukkig komt het in Den Haag ook steeds van de grond. Dankzij het succes van Rotterdam wordt men in Den Haag ook wakker. Dat moest er ook standaard in. Zo hebben wij ook verschillende, bijvoorbeeld, wat wij noemen verkoopafstoting- en vernietiging. Het feit dat wij een verantwoordelijkheid willen dragen voor wat er gebeurt met deze tafel als wij hem als gemeente Rotterdam niet meer gebruiken. Dat vind je ook vrijwel nergens terug in de criteria. Maar we vinden het wel belangrijk. Dus dat nemen we op. Wij hebben dat helemaal uitgewerkt en dat is in feite onze kader om duurzaamheid toe te passen.

a.

Worden deze toegepast op alle inkopen en aanbestedingen of alleen die boven de drempelwaarden zoals vastgelegd in de aanbestedingsrichtlijnen van de Europese Commissie?

Zie antwoord op vraag 1 en 2. b.

Het inkoopproces bestaat uit 6 fasen; specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg of evalueren. Worden de milieucriteria geïmplementeerd in de volgende fasen: specificeren, selecteren, contract of nazorgfase?

H. Velt: Wij doen duurzaamheid in alle fazen, dat is eenvoudig antwoorden. Sterker nog ik heb wel een aantal fasen toegevoegd. De laatste fase is evaluatie. Wij vinden zelfs dat wij de verantwoordelijkheid hebben voor als we het product niet meer gebruiken (A. van Loon: dat valt eigenlijk onder de nazorgfase). Want die fase daarvoor, zijn (Van Weele) eerste fase is specificeren. Eigenlijk wat wij zeggen is eigenlijk moet je vóór die tijd al nadenken over duurzaamheid. Op het moment dat de behoefte ontstaat, zou je eigenlijk al de vraag stellen, moeten we wel gaan inkopen? Kan de behoefte


33

van de organisatie niet op een andere manier. Dat is in feite de meest duurzame oplossing. Kunnen wij dat niet anders organiseren. Daar zit je ook op het niveau van inhouse aanbesteden. Wij hebben een bureautje in ons midden die naast de taak en missie schone stad ook een missie hebben op het gebied van werkgelegenheid en het genereren van kansen voor mensen met een afstand op de arbeidsmarkt. Vaak ook komen er behoeften bij onderdelen van diensten boven waarvan je zich kan afvragen, zou dat niet intern opgelost kunnen worden. Is er niet een dienst binnen het gemeentelijk concern die die dienst aan de andere dienst zou kunnen leveren. c.

Wordt in de contractfase offertes beoordeeld op basis van de „economisch meest voordelige inschrijving‟ ( prijs) of aan de hand van de „Total Cost of Ownership‟ (TCO) methode?

A. van Loon: TCO wordt gebruikt vóór de contractfase. Het gaat erom, wij hebben altijd de verhouding tussen prijs en kwaliteit ongeveer gelijkwaardig gehad. Op dit moment is er een beetje de neiging om meer aandacht aan de prijs te geven bij aanbesteding. Maar we willen geen prijsvechters hebben. Wij willen ook alleen bedrijven die kwaliteit kunnen leveren, toegevoegde waarde hebben. Daar kijk je toch heel anders naar. Voor je een contract gaat doen, ga je al specificeren en benoemen van, ik wil wel een mobiele telefoon hebben. Maar die kan ik van iedereen bestellen maar ik wil dat die wordt afgeleverd en ik wil eisen stellen aan de auto‟s. Maar ik wil ook dus inzicht hebben in heeft dat bedrijf zelf een milieubeleid en niet van Motorola of Nokia die hebben dit milieu beleid. Nee, heb je zelf een milieu beleid, hoe ga je zelf met je verpakkingsmateriaal om en dergelijke. Dat willen wij. Dus dan zit je al voor dat je het contract afsluit in die fase bij specificeren en selecteren, daar ben je al bezig met milieu. Dus kijk je echt specifiek naar hoeveel het kost om te recyclen/af te schaffen; de kern van TCO? Ja.

d.

Wordt op basis van de eerder gebruikte milieucriteria de prestatie van de leverancier bewaakt en beoordeeld samen met de ontvangen producten, diensten of werken?

H. Velt: [….] Daar hebben wij daarnet heel uitgebreid over verteld. Dan zit je op het niveau van leveranciers- en contractmanagement. (zie antwoord op vraag 1). A. van Loon: Dat is voor het ene contract verder uitgebreid dan het andere contract. Omdat die contractmanagers bij de diensten zitten. Er zijn er maar een beperkt aantal dat hier centraal zitten. Wij krijgen het verzoek van gemeente archief om aanbesteding te doen. , wij doen die aanbesteding. Er komt een bedrijf wat archiefstellingen levert en vervolgens geven wij aan de gemeente archief dat contract terug. Dit is het contract, deze partij, daar moet je dat mee gaan doen. Er zit daar een contractmanager die gewoon gaat kijken, ga ik maand of ieder kwartaal of ieder jaar met die leverancier rond de tafel gaan zitten en welke punten staan er als kritische succesfactoren in het contract benoemd. En daar ga ik mijn gesprek op inenten. Want die punten wil ik zien. Alleen dat gebeurt dus decentraal en niet centraal. Wij hebben daar jammer genoeg niet altijd zeggenschap in. Wij zijn in dat contractmanagement wel zodanig bezig dat wij bezig zijn om de contracten maar ook documenten die bij een contract horen, dus ook gespreksverslagen en dergelijke, op centrale plaatsen te registreren en dus ook voor iedereen inzichtelijk zijn. Voor alle collega inkopers, dus niet voor iedere ambtenaar of iedere burger, maar voor iedere collega inkoper die dan kan zien mijn collega die heeft de aanbesteding van brandstoffen gedaan en die heeft die criteria, hoe vaak komt dat in zijn verslagen terug. En dat zit dan ook in die leerlijn om daar zo in al die workshops die terugkoppeling te krijgen. Referentie naar begin interview over de offerte die soms duurzaam is maar de dienst niet. A. van Loon: Vergeet niet dat wij nu een gemeente zijn met 16.000 ambtenaren en 26.000 leveranciers. En wij hebben 15 diensten en 14 deelgemeenten. En iedere deelgemeente moet je niet onderschatten […].


34

Definitie „elektronisch inkopen‟: „het gebruik van webaansluitend software systemen die het inkopen van goederen en diensten online mogelijk maken inclusief Intranet en Extranet maar exclusief applicaties zoals de telefoon, elektronisch gegevensuitwisseling (EDI) en fax apparaten. De meest voorkomende applicaties zijn: e-identificeren, e-aanbesteden (bijv. TenderNed), e-veilen, e-informeren en e-bestellen.

7.

Zijn één of meerdere van de bovengenoemde elektronisch inkoopapplicaties geïmplementeerd in het inkoop- of aanbestedingsproces? A. van Loon: Wij maken gebruik van Oracle I-procurement. Dat is voor ons ook een middel om het beleid verder uit te dragen. [….] Het heeft het voordeel zo een elektronisch bestelsysteem dat je geen papierendocumenten meer naar de leverancier moet sturen. Dus je kunt heel veel elektronisch uit wisselen. Maar intern, kunnen wij door webwinkels beschikbaar te stellen ook sturen dat er steeds meer gekocht wordt net bij die leveranciers die aan onze eisen van duurzaamheid voldoen. Ik ben nu bezig met een onderhandse aanbesteding voor bloemenleveranciers […]. Wij hebben nu contacten met 40 bloemenleveranciers. Dat willen wij terugbrengen naar tussen de 5 en 10 leveranciers. Daar gaan we een contract mee afsluiten. Maar dan gaan we wel een eis stellen over duurzaamheid daarin. Dat heeft te maken met op welke wijze zijn bloemen die worden aangeboden gekweekt, veel meststoffen gebruikt of niet. En hoe gaan ze om met het transport binnen Rotterdam en buiten Rotterdam. Hebben ze hun eigen vervoer of werken ze samen met grote ketens zoals [….] waardoor de afstanden korter worden. Dat soort aspecten komt daarin terug. En dan kan ik zeggen, ik heb met deze 5 leveranciers een afspraak, die zitten in mijn I-procurement dus 80% van mijn bestellers die alleen maar via I-procurement via een webwinkel bestellen. Dus die kan niet meer zeggen, ik ga nu bij [….] bestellen. Nee, je moet bij Natuurlijk Bloemen bestellen, want die zit in de webwinkel.

a.

In welke fasen van het inkoop- of aanbestedingsproces vindt dit plaats? (fazen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg).

Is die applicatie alleen een bestelapplicatie?

A. van Loon: Het is een onderdeel van het ERP systeem Oracle. Kan dat ook gebruikt worden voor het specificeren van requirements/wat wordt gebruikt in de aanbestedingsfase bijv. TenderNed? TenderNed is net een van die dingen die niet helemaal duidelijk is. Maar TenderNed is gericht op aanbesteden. Wij maken nu gebruik van „Commerce Hub‟ voor onze Europese aanbestedingen. Doen we allemaal digitaal. Voorheen was het dat we via aanbestedingskalender (verplicht 1:00: 14 Interview) publiceerden. En konden mensen bij ons de documenten opvragen of downloaden. Nu kunnen ze inloggen in „Commerce Hub‟ en krijgen ze allerlei digitale bestanden. Dat kunnen ze ook digitaal terugsturen. Wij hebben de keuze gehad, gaan we dat met Oracle doen, gaan we dat met „Commerce Hub‟ doen of met TenderNed. TenderNed is bezig maar is niet helemaal duidelijk welke kant dat zal opgaan. „Commerce Hub‟ is eigenlijk voor ons nu eigenlijk een tussenfase want het liefst willen wij dat samen gaan doen met ons ERP systeem. En binnen het ERP systeem Oracle daar krijgen we dus dan de vraagstelling, de aanbesteding of de onderhandse aanbesteding, je krijgt de bestelling, je krijgt de facturatie, je krijgt de registratie in je financiële systeem. Allemaal in een elektronisch systeem met interface met de buitenwereld. Dat is de doelstelling waar we daarvoor staan. [….] Doordat wij publiceren op „Commerce Hub‟, daar zit een directe koppeling, dus het komt ook in de aanbestedingskalender. Dat hoeven we niet meer apart te doen. En door je publicatie op aanbestedingskalender staat die ook apart direct op de TED de volgende dag. b.

Op welke inkopen of aanbestedingen heeft dit betrekking (bijv. in het geval van elektronisch


35

veilen: kantoormeubelen)? En nationale en Europese aanbestedingen? Verlopen alle inkopen en aanbestedingen via die systemen? A. van Loon: Aanbestedingen wel. Ik denk dat op dit moment 75% van de inkopen gaan via Oracle (H. Velt: daarmee bedoel je de bestelling..contracten) A. van Loon: de operationele inkoop. En daar zijn wij flink aan het sturen dus dan zie je dat er steeds meer op de elektronische wijze wordt ingekocht. 8.

In hoeverre (is) zijn de aanbestedingsfasen geautomatiseerd?: (1) aanbestedingsinformatie wordt via een website beschikbaar gemaakt (2) het beschikbaar maken van aanbestedingsinformatie en formulieren of documenten voor leveranciers op een website niet bedoeld voor elektronisch aanbesteden (3) officiële informatie en aanbestedingsformulieren online beschikbaar maken voor het elektronisch aanbesteden (4) volledig geautomatiseerde en georganiseerde procedures zonder enig papierwerk. De leverancier die doet ook zijn aanbieding elektronisch. In het systeem heb je een aantal hoofdstukken bijvoorbeeld de prijs. Dat wordt in het systeem ingevoerd en na de sluitingsdatum is het een kwestie van één druk op de knop en dan zie je gelijk in een Excel bestand al die aanbiedingen naast elkaar en gelijk een advies van deze is de voordeligste en deze scoort zoveel punten omdat ik vooraf al de puntentelling heb ingegeven. Als je dit aanbiedt, krijg je die score, als je dit aanbiedt krijg je die score. Dus hoef ik niet meer met de hand te doen, kan ik ook niet meer beïnvloeden. Dus alleen de echte criteria, de wat zachte criteria die je niet kan normeren en dus een persoonlijke beoordeling moet geven, dat doet dus het team. Het team heeft toegang tot „Commerce Hub‟. Die zien dus wat ze moeten beoordelen maar die zien dus niet wat hun collega doet of die ziet niet wat the prijzen zijn die worden aangeboden. Dus daarmee krijg je gewoon dat je wel meer integer gaat beoordelen […].

9.

Heeft de automatisering die is doorgevoerd de communicatie met zowel interne als externe leveranciers over de milieucriteria verbeterd? Ja. Intern is sneller duidelijk wat de voorgenomen leverancier is en op basis van welke criteria. Ook vooraf is duidelijker aan de projectgroepen en opdrachtgevers als we gaan aanbesteden welke criteria eisen we. En naar de leveranciers toe zie je dat je veel sneller en adequater kan reageren op vragen die er zijn. Het is niet zoals vroeger dat je eerst al die vragen binnenkreeg en dat je dan één moment had dat je ging terug en kreeg je weer een nota van inlichtingen. En een derde vraag ronde over die nota van inlichtingen. Je ziet dat het veel sneller en ook veel eerlijker gaat. Want ik kan niet meer, dan kon ik vroeger wel, ik kreeg een nota van inlichtingen en ik kon als ik wilde die nota van inlichtingen publiceren op aanbestedingskalender. En zeggen, iedereen die het ziet kan hem downloaden. Ik was niet verplicht om hem te versturen. Nu gaat hij gewoon automatisch naar het contactadres en als daar dus binnen een dergelijk partij een intern team aanhangt, want dat kan. Voor iedere „offerant‟ hebben we een bid manager. Dus die brengt de bieding uit. Maar die kan bij hem ook een team hebben die die daar aanhangt. Dat betekent als wij vragen beantwoorden en die bij de bid manager binnenkomen dat die dus ook naar zijn collega‟s toegaan. Dat gebeurt door ons systeem want die mensen zijn ook als bid team aangemeld. Alleen de bid manager, die kan op de knop drukken en zeggen dit is onze definitieve aanbiedingen. In die periode na de publicatie tot het sluit dan kunnen zij dagelijks allerlei documenten toevoegen en weghalen zonder dat wij die zien. En kan hij op een gegeven moment zeggen met zijn team, die kunnen er dus individueel er aan werken, ik moet de milieuparagraaf doen, ik moet de specificatie doen, en ik moet het jaarverslag doen. Op een bepaald moment ziet de bid manager deze stukken zijn er. Druk hij op de knop, dit is mijn aanbieding. Maar hij kan wel in de tussentijd vragen stellen en die krijg ik dan wel als projectleider en op het moment dat ik die beantwoord, gaat het dus naar iedereen en ook de leden van de bid team die in het systeem is aangemeld [….]. Want ik weet niet


36

dat jij milieuadviseur bent van Shell die in Rotterdam aanbesteding doet maar jij krijgt wel de stukken. Dus, de communicatie is wat dat betreft zelfs misschien wel 200% verbeterd.

a.

Is het mogelijk om adequate informatie te verkrijgen over het beschikbaar zijn van voldoende duurzaam aanbod op de markt?

Je gaat natuurlijk publiceren, ook via dat systeem dat je gegund hebt aan Shell Nederland. En de toegang tot de markt; meer leveranciers die duurzame producten en dergelijke aanbieden? Het zijn openbare aanbestedingen. Dus het is nog niet zo dat we dat beter inzicht krijgen. Daar werken wij te kort mee. Wij werken nu anderhalve jaar met „Commerce Hub‟. Het is nu onze standaard geworden. Wij hebben inderdaad een testfase en gezegd het is onze standaard tot 2014. Het is nog te kort om te zeggen dat we krijgen beter toegang tot de markt. Het is wel zo dat wij binnen die aanbestedingstool wel meer inzicht krijgen in de bedrijven die zich hebben ingeschreven. Voorheen was het zo, Hans deed een aanbesteding en hij kreeg alle stukken zijn aanbesteding, hij kreeg alle stukken van mijn aanbesteding en die stonden wel allemaal op een gemeenschappelijk kaartschijf maar ik wist nog niet wie hij had aangenomen. En nu dat die in één elektronische server zitten, krijgen we beter inzicht in welke partijen bij hem hebben ingeschreven en [….] (H. Velt: dat is meer de interne, omdat je het van elkaar makkelijker kunt zien). 10. Is er een communicatieplan opgesteld specifiek gericht op duurzaam inkopen en is elektronisch inkopen een onderdeel hiervan? Hebben jullie de perceptie dat er meer leveranciers die duurzame producten en dergelijke zijn bijgekomen, als gevolg van elektronisch inkopen?

H. Velt: Er is geen causaal verband tussen elektronisch aanbesteden en duurzame leveranciers. A. van Loon: Nee, dat heb ik nog niet gezien. H. Velt: Wel dus in feite, maar dat staat los van het aanbesteden, wel dus via Oracle als je had met de kleinere trajecten. Dan stuur je bewust op duurzame leveranciers. Maar is het meer dat wij dat zo hebben ingestoken dan dat er op een openbare aanbesteding meer duurzame partijen op ons afkomen. [….]

a.

Ondersteunt elektronisch inkopen, gebruikt om de interne en externe communicatie te verbeteren, duurzaam inkopen? (Heeft het soort samenwerkingsverband een invloed op het succes hiervan?)

A. van Loon: de drempel is verlaagd voor leveranciers. Voorheen was het zo als je via aanbestedingskalender publiceerde, krijg je van veel MKB‟ers de reactie dat het een ingewikkelde procedure is. En je ziet nu wel dat ze dit eenvoudiger vinden. En ze hoeven niet meer hele dikke boekwerken te maken. Want je kunt veel makkelijker een Word document maken en dat insturen dan voorheen het gevoel dat ze een hele mooie map moesten geven [….] waar wij niet op zaten te wachten. Maar de leveranciers dachten dat geeft aan dat ik deze partij serieus vindt, maar daar moet ik geld uitgeven aan een communicatiebureau. En dat krijg je wel als reactie terug dat ze nu wel ervaren dat het niet meer nodig is en zich veel meer op hun product kunnen concentreren waardoor je wel wat meer partijen ziet die gaan inschrijven op aanbestedingen. Los van elektronisch inkopen, door voeren van duurzaam inkoopbeleid wel het idee dat het aantal leveranciers die duurzaam aanbieden toegenomen is of het gedrag van leveranciers is veranderd? H. Velt: […] onder druk van duurzaam inkopen hebben ze Fair Trade koffie opgenomen in hun assortiment. En zo kennen we ook nog een aantal partijen die echt onder druk van grote overheden aan de duurzaamheid zijn gegaan. Maar dat staat los van het elektronisch aanbesteden. A. van Loon: Het is


37

dus duidelijk dat omdat wij in ieder aanbesteding duurzaamheidcriteria opnemen, krijgen wij ook nog alleen aanbiedingen die daaraan voldoen. Een partij die daar niet aan voldoet, hoeft niet in te schrijven, want die ligt er uit. Dus wat dat betreft is onze input vanuit de markt wel zodanig dat wij alleen nog maar aanbiedingen krijgen van duurzame bedrijven. Zeker bij de grote aanbestedingen. Dus echt geen verband tussen elektronisch aanbesteden en meer duurzame leveranciers? H. Velt: Nee.

H. Velt: Als je een beetje creatief denkt. Daar zit wel misschien een indirecte relatie in die zin dat je dus de partijen die voorheen dus hun mappen opvrolijkten […] die shift je dus en houd je meer serieuze partijen over ook met een maatschappelijke verantwoordelijkheid en in die zin is er wel een indirecte relatie met duurzaamheid. Dus, dat door elektronisch aanbesteden de „show‟ partijen wegvallen. En omdat wij toch over het algemeen zaken doen met serieuze partijen hebben wij daarmee al een selectie ingebouwd. Zo zou je hem ook kunnen zien. [….].

EINDE INTERVIEW END OF INTERVIEW


38

Appendix VIII

Transcript: Procurement bureau North and Mid-Limburg

Locatie (Location):

Stichting Inkoopbureau Noord- en Midden Limburg (INML)/ procurement bureau (foundation) Samenwerkingsverband gemeenten in Noord en Midden Limburg en Veiligheidsregio (GGD en de brandweer)/Collaboration with municipalities in North and Mid-Limburg and Safety regio (GGD and the fire department)

Geïnterviewde (Interviewee):

H. Schaffrath (Adviseur Duurzaam Inkopen/Advisor sustainable procurement – 0.1 fte) 0.9 fte gemeente/the municipality of Roerdalen

Datum (Date)/Tijd (Time):

August 26 2011 – 08:30

Duur (Duration):



NEE (NO)

I.

Hoe actief zijn gemeenten met betrekking tot duurzaam inkopen (is dat iets wat zij zelf willen of iets wat het inkoopbureau bepaalt)? Je moet het verschil zien tussen inkoper en inkoopadviseur. Wij zijn inkoopadviseurs. Wij adviseren het gehele proces. Wat je bij de meeste gemeenten ziet, vooral bij de kleinere gemeenten, is dat er op het gebied van duurzaam inkopen beleidsmatig heel weinig is geregeld. Er is nagenoeg geen geld voor vrijgemaakt. Als je het hebt over het streven naar 75% duurzaam inkopen voor een afgelopen jaar en 100% in 2015 dan zie je wel dat het conform de criteria gaat. Want je hebt eisen en je hebt wensen en je hebt ook nog eens leverancierselectie eisen. Die eisen aan die leverancier die zijn A. minimaal en als je daar optimaal gebruik van wilt maken dan moet je altijd voor een niet-openbare procedure gaan. Dus, bij onderhandse is dat dan niet. Maar dan kies je ze zelf. Maar als je een nationale of Europese aanbesteding hebt, moet je voor een niet-openbare gaan, want kun je de meest duurzame leveranciers selecteren. En moet je kijken wie voldoet. Als je dus naar de selectiecriteria gaat, heb je ook minimale eisen. AgentschapNL en de monitor van de Ministerie, die kijken echt naar de minimale eisen. Naar de wensen, dat wordt niet in de monitor meegenomen. Daar worden wel vragen over gesteld. Die kun je wel beantwoorden maar dat wordt niet gemonitoord. Als je dus naar de minimale eisen kijkt, die zijn samen met de markt tot stand gekomen dan kan bijna iedereen daaraan voldoen. Ik vind ook dat ze heel eenvoudig te implementeren zijn. Je moet ze gewoon in je bestek meenemen. Ga je naar de wensen toe dan wordt het een stuk moeilijker. Een mooi voorbeeld is, als je bijvoorbeeld vrachtwagens gaat aanbesteden of neem bijvoorbeeld leerlingenvervoer en je zegt dat de minimale eis van de bussen is Euronorm 3. Dan kan iedereen daaraan voldoen. Ga je zeggen, ik ga een Euronorm 4 hoger waarderen en een Euronorm 5 nog hoger waarderen. Dan zal dat waarschijnlijk ook resulteren in een hogere prijs. Dan moet je dus van te voren kijken of die gemeente daar beleid op heeft of niet. Want als ze daar geen beleid op hebben dan hebben ze geen extra geld voor ter beschikking stellen en kan de aanbesteding duurder uitvallen waardoor ze vragen waarom gaan we weer eens zoveel betalen. Daarnaast is het heel belangrijk dat je een controlesysteem hebt om dat dan te kunnen controleren. Want vervolgens wilde iemand dat, dat was dan Euronorm 5. Prijs/kwaliteit verhouding komen hun als beste uit de bus. Ze zijn een jaar aan het rijden en rijden ze gewoon met Euronorm 3. Dan heb je dus niets aan. Dus het is niet alleen kijken naar hoe ga ik wegen of beoordelen. Maar hoe ga ik ook in het contract verplichtingen neerleggen en is het überhaupt wel te controleren. Want dan is het ook alleen maar steekproefsgewijs is dat mogelijk. Elke aanbesteding is uniek en moet je heel goed over nadenken.

II.

Dus die wensen gaan veel verder dan het landelijke beleid? In die criteria van Agentschap staan eisen en wensen in. En de monitor. Want daar gaat het om, hoe ga je monitoren. Ze monitoren alleen maar de eisen en de wensen laten ze over. Dus dat is per gemeente


39

specifiek. Dat is ook mijn probleem met de monitor. Als een gemeente zegt […], we hebben 90 of 100% duurzaam ingekocht. Dan bedoelen ze dat ze 100% hebben ingekocht, dat ze de minimale eisen hebben meegenomen. Maar als ze ook nog wensen hebben meegenomen….Dan ben je veel en veel duurzamer. In dat geval ga je dus echt veel en veel verder. Maar dat kun je ook eigenlijk pas als je het beleid daarop afstemt. Dan moet je ook weten wat dat me echt waard is. Ik heb bijvoorbeeld aan een kleine gemeente gezegd, je moet niet aan de monitor meedoen want we hebben de processen nog niet in order. Ik heb gezegd voor 2011 nemen we voor alle nationale en Europese aanbestedingen de minimale eisen meen. […] De monitor gaat om 2010. Tot op dit moment is dat nog iedere keer gelukt. Als ik naar de monitor kijkt. De monitor gaat om alle onderhandse aanbestedingen van 50.000 tot 100.000 en de nationale en Europese. Het totaal bedrag van nationale en Europese, dan heb ik het over bedrag, is 95%. Dus 5% is tussen de 50.000 en de 100.000 van alle overheden samen. Dus ik heb tegen die kleine gemeenten gezegd, je mag je eigenlijk wel trots zijn want je zit dik tegen die 90%. Als je dat vergelijkt met het landelijk gemiddelde. Want je moet ergens een lijn trekken. Als je echt wil weten of je echt duurzaam inkoopt dan moet je die nationale en Europese aanbestedingen eens pakken en moet je eens kijken wat je daar voor wensen hebt ingezet. Wij als inkoopadviseurs adviseren ook ieder keer de gemeenten kijk of je toch niet wat van die wensen mee kan nemen. Dat ze in ieder geval overwegen bij een kwaliteitbepaling. Bij de kleine gemeente waar ik ben, zie je gewoon dat ze naast de eisen ook veel wensen hebben meegenomen. Dus die zijn gewoon heel goed bezig. III.

Kunt u meer vertellen over het niet in order zijn van de processen bij deze gemeenten? Bij heel veel gemeenten zijn de inkoopprocessen nog niet goed geregeld. Dus eigenlijk begin ik met budget aanvragen. Bij de begroting moet je een budget indienen. […] Maar je moet er eigenlijk al gaan nadenken over wat je in de toekomst wilt. Maar toch lukt het hun om toch duurzaam in te kopen? Ja. Door daar slim over na te denken en te kijken welke procedure ga je volgen, hoe je de procedure insteekt. Dus, vroegtijdig aan tafel zitten en de richtingen uitzetten en erover na te denken wat duurzaam wil niet altijd zeggen dat het duur is. Je moet kijken naar je Total Cost of Ownership. Dus, ga je iets leasen of ga je iets kopen. Bereken alle kosten, neem die mee. En kan een investering nu lijden tot een besparing in de toekomst. Maar ook dat is vaak heel moeilijk vooral bij kleinere gemeenten. Het ambtenaren paraat is kleiner om een goede berekening daarvan te maken. Maar het is wel belangrijk. Kijk, als je zegt als je 4 of 6 koffiezetapparaten neemt, dan kijken ze naar de eenmalige aanschafprijs maar ze kijken niet naar het stroomverbruik, het waterverbruik, de schoonmaak en dergelijke. Dan zeggen ze, zet daar maar één neer. Nee. Je gaat met die mensen aan tafel zitten. Je ze geeft ze informatie, je probeert ze te begeleiden en zie je er ook dat er een ander denkproces op gang komt. Dus, ook zijn de processen nog niet goed ingericht, van de andere kant kun je wel ieder keer opsturen als je met die mensen aan tafel zit.

IV.

Op basis waarvan kiezen zij hun leveranciers. Op basis van prijs meestal? Nee. Ook daar zie je een hele verandering in. Vroeger was het echt een aanbesteding gebaseerd op prijs. Wij begeleiden ze altijd en ik zeg altijd dat ik niet op prijs wil aanbesteden. Ieder aanbesteding is uniek. Het moet iets zijn wat echt op prijs weggezet kan worden. Ik ben altijd voorstander van EMVI. Een goede beoordelingsystematiek toe te passen op prijs/kwaliteit. En dat EMVI is iets anders dan alleen prijs? Economisch meest verantwoord inschrijving. Je mag wel op twee manieren gunnen. Op EMVI of op prijs. EMVI is dan op kwaliteit en prijs. Dan moet je de verhouding van te voren bepalen. Maar je moet ook bepalen hoe je gaat beoordelen. Vervolgens, dat is heel belangrijk, in de nieuwe aanbestedingswet komt dat ook weer, je moet kunnen motiveren waarom je de ene een hoger punt hebt gegeven ten opzichte van wat je gevraagd hebt dan de ander.

V.

Waarom doen de kleine gemeentes aan duurzaam inkopen (wat is de echte drijfveer bijv. hoge risico’s)? Alle gemeenten hebben zich geconformeerd aan het VNG voorstel om in 2010 te streven naar 75% duurzaam inkopen en in 2015 100%. Maar niet dat het een initiatief is van de kleine gemeenten zelf


40

(dat wordt opgelegd)? Ik hoor ook vaker dat men zegt van hebben wij dat besloten? Maar ze hebben dat in gezamenlijkheid met de VNG besloten. […] Bijvoorbeeld „Social Return‟ begint heel echt te spelen. [..] Als je naar het sociale gaat, met de bezuiniging, met de bezuinigingen op de SW bedrijven, met de wet werken en vermogen. Dus, er zijn ze allerlei middelen aan het zoeken om in hun aanbesteding volgens de 5% regeling mee te nemen voor mensen vanuit de doelgroep van de WWB en de Wajong in te zetten. En dan zeggen ze ook, hoe gaan we dat implementeren? Dus heb ik gezegd „Social Return‟ is een onderdeel van duurzaam inkopen, ik heb het hele plan kant-en-klaar, maar ga het niet alleen voor „Social Return‟ doen, implementeer het in een keer want het is nagenoeg hetzelfde. Dan kijk je naar je structuur, benoem een wethouder die de portefeuille krijgt, en zorg dat je het in je protocol meeneemt en dergelijke. Want wij hebben dat wel gedaan, we hebben bijvoorbeeld voor alle deelnemende gemeenten een soort startformulier ontwikkeld. In het startformulier hebben wij gezet, is duurzaam inkopen of „Social Return‟ toepasbaar. Doen we het niet, gaan we naar het college toe om te vragen om af te wijken om ze nu toe te passen. En waarom doen we dat? Als het college ieder keer daarvan afwijkt en ze zeggen aan het einde van dit jaar…we hebben weinig duurzaam ingekocht, we hebben weinig aan „Social Return‟ gedaan. Dan kun je ook zeggen, college jullie hebben iedere keer afgeweken. Je moet je ook voorstellen in elke gemeente zitten er, afhankelijk van de grootte, tussen de 30 en 60 budgethouders. En die hebben allemaal hun eigen mening. Die vinden het of niets of ze vinden het geweldig. Maar als die allemaal willen gaan afwijken dan hebben wij gezegd, dan doe je maar een gemotiveerd voorstel om daarvan af te wijken, om het niet toe te passen. En als het College dan daarmee akkoord gaat dan kunnen wij op het einde van het jaar ook zeggen jullie hebben iedere keer afstand daarvan gedaan dus dan moet je ook niet klagen. En dat is een voorbeeld in het hele proces waar je dat kan meenemen. VI.

Zou je dan ook zeggen dat het niet altijd op iedere niveau binnen de organisatie wordt ondersteund? Nee. Dat is het grote probleem. Ik ben inkoopadviseur en als je 40 of 60 budgethouders hebt dan zijn dat de inkopers. En moet je voorstellen om zoveel mensen op een lijn te krijgen. Niet iedereen is voorstander van duurzaam inkopen. Gunnen op prijs hebben ze altijd gedaan in het verleden. Vinden ze ook makkelijkste, is ook makkelijkste. Maar wat je dan krijgt, weet je eigenlijk niet. Maar als je op EMVI gaat aanbesteden daar is niet iedere inkoper voor. De ontwikkeling is niet altijd zo ver. Dan moet je ze echt gaan ondersteunen…het hele proces, documenten maken. Want ze moeten opschrijven wat ze willen. Ze moeten vervolgens gaan beoordelen. Dan moeten ze motiveren. Voor heel veel mensen is dat lastig. 1.

Zijn er doelstellingen en een duidelijke strategie gericht op duurzaam inkopen vastgelegd als onderdeel van een formeel beleid? Dus degene die wel aan duurzaam inkopen meedoen, doen ze dat op de ‘goede’ manier (hebben ze een beleid altijd geformuleerd/opgesteld)? Dat is dus wat ik aangeef. Bij nationale en Europese begeleiden we ze helemaal volledig. Maar waar er vaak aan ontbreekt, is het beleid. En wij letten daar heel goed op. Als ze ook iets willen, zeggen wij let op dat kan tot meer kosten leiden en is het je dat waard. Of gaan we terug naar het college en laat het beschrijvende document of programma van eisen vast stellen. En vertellen wij daarbij, wat de gevolgen kunnen zijn, wat daar straks uit de bus komt. Want de aanbesteding zo duurzaam mogelijk inzetten, wil niet altijd zeggen dat je de meest duurzaamste partij krijgt. Het is maar hoe je de verhouding prijs/kwaliteit legt. Het kan dus ook zijn dat je een hele minimale partij krijgt op duurzaam inkopen. Dat anderen veel hoger scoren op het onderdeel duurzaam inkopen maar op andere onderdelen veel lager. En door de totale afweging het niet halen. En dat is wat ik zeg. Dat zou je eigenlijk moeten monitoren. En partijen die het niet krijgt en die toch het meest duurzaamste was. Daar heb je niets aan. Het gaat om de partij die het uiteindelijk gaat uitvoeren. En als die helemaal niet duurzaam is, alleen aan de minimale eisen voldoet, ja dan zeg ik, als je dat monitoort, heb je gewoon niet goed gescoord. Want eigenlijk had je dat veel hoger willen hebben. Maar je bent altijd afhankelijk van de uitslag van je beoordeling. Zijn er helemaal geen gemeenten die dat controleren? Er zijn heel weinig gemeenten die op deze wijze monitoren. Iedereen doet mee aan de monitor van Ministerie. Volgens mee zijn er maar


41

een aantal grotere gemeenten die op een andere manier monitoren. Maar dan moet je hele organisatie en ook je processen heel goed onder controle hebben en geïmplementeerd hebben. Schriftelijk antwoord: De meeste gemeenten houden zich aan het streven naar 75/100% duurzaam inkopen voor die doelgroepen waarvoor eisen zijn opgesteld. Echt verdergaand beleid is er niet of nauwelijks en is afhankelijk van de aanbesteding. Zie als voorbeeld de bijlage van Roerdalen. Wij hebben vastgesteld dat voor alle Nationale en Europese aanbesteding de minimale eisen worden meegenomen. Dit is ook niet moeilijk en werkt niet kostenverhogend. De markt is al veel verder. a.

Is het bewust stimuleren van (1) meer duurzame producten, diensten en werken aangekocht op de markt, of (2) meer leveranciers met een duurzaam aanbod, of (3) een verandering aanbrengen in het gedrag van leveranciers, een onderdeel van dit beleid? Dus een formeel beleid ontbreekt vaak, dus is het geen bewust stimuleren van duurzaamheid; wat is het idee daarachter. Alleen dat ze besloten hebben samen met de VNG om duurzaam in te gaan kopen maar niet dat ze bewust vanuit henzelf zeggen van we willen de markt stimuleren voor duurzaamheid.

Nee. Over de hele breedte niet. Als je het hebt over duurzame energie dan komen ze wel. Dan zeggen ze, wij willen gas en elektriciteit duurzaam aanbesteden. Wat zijn de mogelijkheden? En zit daar in het resultaat niet veel verschil in. Dus als je ze kan aantonen met het Total Cost of Ownership dat de duurzame investering dat je in het begin moet doen in de meer jaren begrotingen tot een resultaat gaat leiden. Dan hebben ze het heel snel over starten. Want het financiële is altijd heel erg belangrijk. Maar wat ik net zei, bij leerlingenvervoer is dat een stuk moeilijker. Schriftelijk antwoord: Het gebeurt niet bewust maar op basis van het VNG besluit. b.

Wordt het beleid (degene die dat wel hebben) inclusief doelstellingen en strategie aan de gehele organisatie gecommuniceerd en ook gecontroleerd? (Wat als het plan niet wordt gebruikt?)

Ja. Dat staat ook in dat stuk wat ik heb. Op het moment dat je een beleid hebt geformuleerd, ben je er nog niet. Want dan moet je het gaan communiceren. Er moet een communicatieplan gemaakt worden. Je moet het gaan implementeren, je moet gaan controleren en dergelijke. Want dat is het mooie, de functie wat wij hebben als inkoopadviseur, als je die daartussen hebt zitten, kun je ieder keer zeggen wij hebben dat startformulier, wat is het beleid, hoe heb je het gedaan, wat is verstandig, wat voor verhoudingen nemen we. In een kennisnetwerk groep daar ga je kijken, ik ben zelf geen voorstander van om bestekken te kopiëren maar hoe hebben anderen dat gedaan maar vooral wat is daar het resultaat van en dergelijke. Wat zijn nog meer voor slimmigheden, want de wensen bijvoorbeeld van Agentschap, ja, dat zijn wensen waarmee ze met de markt overeen zijn gekomen. Maar die zijn 1,5 of 2 jaar geleden ontwikkeld. Maar dat gaat zo snel. Je ziet dat de markt ook meegaat. Heel vaak heb ik het idee dat de markt veel verder is als de overheid. Dus dan moet je naar andere vormen van traditionele aanbesteden kijken. Naar marktoriëntatie of concurrentiegericht dialogen, als die toegepast kan worden. Dat je veel meer met die markt in contact komt om te kijken van wat is er. Eigenlijk moet je dan ook je bestekken niet helemaal dik willen schrijven tot op het laatste bootje en moertje maar laat vooral wat ruimte over voor de markt, want die hebben de ideeën. Want kijk als overheid loop je meestal wat achter omdat je niet elke keer aanbesteedt, meestal om de zoveel jaar of er is iets vernieuwend. En ik zeg altijd van maak er zoveel mogelijk gebruik van die markt. Het is dus niet zo dat de overheid dat stimuleert, maar de markt alleen volgt? De markt loopt in ieder geval vooruit en ja het echte stimuleren…ik mis dat echt wel een beetje. Maar wij van onze kant stimuleren natuurlijk wel. Neem het mee, denk daarover na en maak dan een goede afweging. Maar dat was wel mooier als dat structureel in je processen was ingebed.


42

Schriftelijk antwoord: Over duurzaam inkopen is in de organisatie het nodige gecommuniceerd. Echter er ligt niets vast in processen en er zijn dus ook geen sancties. Vooral voor de wensen van Agentschap of verdergaande duurzaamheid is niets geregeld. 2.

Wordt duurzaam inkopen op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie ondersteund? Zie antwoord op vraag VI. Schriftelijk antwoord: Dit wordt niet ondersteund alleen door de inkoopadviseur bij NA en EU.

a.


Ik heb het nog niet meegemaakt. Ik ben daar wel absoluut voorstander van. Vooral als je een aanbesteding inzet, een duurzame aanbesteding, zou je van te voren kunnen zeggen, het resultaat gaan we inzetten voor verdere duurzaamheid. Maar alleen dat gebeurt nog niet. Bijvoorbeeld we hebben een aanbesteding gedaan voor energie, voor elektriciteit en gas met alle deelnemers van het inkoopbureau. En hebben wij van te voren gezegd, want wij wisten dat er een resultaat uit zou moeten komen, moeten inzetten voor verdere duurzaamheidzaken op andere gebieden. Maar goed, iedere gemeente is zijn eigen entiteit. Die neemt dan hun eigen beslissing over [..]. Schriftelijk antwoord: Gebeurd niet zeker gezien de bezuinigingen. Hoe zit het samenwerkingsverband dan in elkaar? Is er een hoofdverantwoordelijke gemeente? Wij hebben een directeur, een raad van bestuur, een dagelijks bestuur. Wij zijn gewoon een stichting van die gemeentes, we zijn onderdeel daarvan. Iedere gemeente heeft zijn eigen entiteit en als we gaan samenwerken, we gaan gezamenlijk een aanbesteding doen. Dan bespaart het op de kosten van een bestek maar ook alles wat er daaromheen komt, documenten enzovoorts, beargumentering en zo. Maar het kan ook zijn dat een gemeente of meerdere gemeenten een iets ander beleid hebben. Dan werken wij in „percelen‟. Dan zetten wij die ene gemeente of twee gemeenten in dat perceel en drie gemeenten in dat perceel en wordt er een andere beoordeling op toegepast. Dus die twee zeggen we willen op prijs en die twee zeggen willen op EMVI. Dus gaan we dat verdelen. Dus wordt er rekening gehouden tussen de gemeenten? Ja, zeker. We proberen altijd af te stemmen op… gezamenlijk altijd hetzelfde dat is natuurlijk het mooiste. Je krijgt er ook allemaal discussies over. We hadden laatst, de ene gemeente zegt wij willen dat en die ander zegt we willen iets heel anders. Men gaat daarover praten en vervolgens zegt de ene gemeente ik heb er eigenlijk niet goed over nagedacht. Dus het heeft ook zijn voordelen. En nu zegt de gemeente, de uitslag van de aanbesteding bekend is, ik ben toch blij dat we omgegaan zijn. Dus dat samenwerking op inkoopgebied heeft ook zijn voordelen. Dus niet dat ze een bepaald bedrag betalen om mee te doen? De deelnemende gemeenten niet. Wij hebben ook in Noord en Midden Limburg vooral de grotere gemeenten die niet in dat samenwerkingsverband zitten zoals Venlo, Weert en Roermond die toch vaak met ons meeliften op een aanbesteding. Alleen dan zeggen we, je kunt meedoen en zeggen we vooraf het kost zoveel. Met alle gemeenten hebben we zout ingekocht, hebben alle gemeente van Noord en Midden Limburg meegedaan, alleen één hele kleine gemeente niet, die heeft er ook spijt van. We hebben ook duurzaam ingekocht, volgens minimale eisen dan, verder ook niets. Iedereen is daar tevreden over en vooral over de garanties van de levertijden en dergelijke. En die gemeente Venlo is zeer tevreden over de uitslag van de aanbesteding. Maar dan zie je dus dat je gezamenlijk heel veel kan. Maar je moet ook de markt goed in de gaten houden. Je moet zorgen als je het volume bundelt dat er genoeg markt overblijft. Bij zout is zijn er een aantal grote spelers maar als je gaat kijken en er zijn ook veel kleine spelers, veel midden en klein bedrijven kan je ook gaan overwegen om kleine perceeltjes te maken zodat die bedrijven ook kunnen inschrijven daarop. Dus, elke aanbesteding staat op zich zelf en je moet ieder keer heel goed kijken van wat is het, hoe kan je jouw


43

processen inzetten. Ik zeg altijd marktoriëntatie is de mooiste wat er is. Wie is de markt, wat doet die markt, wat kunnen ze, wat weten ze, wat weten wij daarvan. Dat is gewoon heel belangrijk. 3.

Is binnen de gemeente een gecentraliseerde organisatie opgericht die de mogelijkheid heeft gehad zich te specialiseren in het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsactiviteiten of is de „inkoop‟ decentraliseerd? (worden activiteiten uitgevoerd door één gemeente i.g.v. samenwerkingsverbanden; lead buying?) Schriftelijk antwoord: Iedere gemeente heeft een inkoopadviseur. Zelf ben ik voor alle gemeenten de vraagbaak voor DI. a.

Zijn verantwoordelijkheden toegewezen en taken verdeeld onder de betrokkenen van het inkoopproces met betrekking tot duurzaam inkopen? Schriftelijk antwoord: Alleen dat ze bij NA en EU de eisen moeten meenemen.

Hoe zijn de inkooptaken verdeeld onder de gemeenten? Een van de inkoopadviseurs begeleidt het hele proces. Die zorgt voor de documenten, die doet de aanbesteding, de gehele afhandeling en de brieven. Maar vooraf, moeten de gemeenten bij elkaar gaan zitten met de vakinhoudelijke want die moet het bestek maken. Ik zeg altijd als ze mij vragen kun je bestekken leveren. Ik kan ze honderden bestekken aanleveren maar jullie moeten nadenken, jullie moeten opschrijven in een programma van eisen en wensen wat jullie willen. En dat jullie samen met elkaar overeen komen. En dan gaan we dan kijken van welke procedure, een onderhandse, een openbare of niet-openbare, een Europese of een nationale. Dan maken we een bestek of een beschrijvend document, ja hoe je dat noemen wilt; wat daarvoor nodig is. Dan laten we het college het vooraf een besluit nemen dat ze akkoord gaan met dat document en dat ze ook akkoord gaan met de uitslag. Behoudens als de uitslag niet te realiseren is dan komt een advies terug naar het college en moeten ze wat anders besluiten. Maar ze kunnen niet zeggen we willen niet partij A., we willen partij B. Dus als ze zeggen, we gaan daarvoor en er komt die partij uit dan conformeren ze zich aan. Maar het kan ook zijn dat er een uitslag komt dat het zo gigantisch duur is dat ze niet kunnen betalen. Dan gaan we terug naar de colleges. Maar we zorgen dat we vooraf alles goed afgecheckt hebben. Want je kunt, ik zeg altijd, als je gaat publiceren, kan je niet veel meer, alleen terugtrekken en weer opnieuw beginnen. Dus het is altijd heel erg belangrijk voor de gemeenten dat ze vooraf, het liefst, ik zeg altijd, voordat de begroting komt, heel goed nadenken over wat ze willen. Dus is de inkopen binnen die gemeenten altijd gecentraliseerd? Nee, eigenlijk niet. De inkoopadviseur die heeft wel een overzicht van de inkooptrajecten maar iedere budgethouder is voor zichzelf verplicht.Als een budgethouder zegt, ik doe het op die en die manier, heeft de inkoopadviseur geen invloed over. Maar het is wel zijn verantwoordelijkheid. Als hij iets doet…hij vraagt mij voor een advies dan zal dat advies naar het college gaan en zal hij dat moeten overnemen. Maar het gebeurt ook weleens dat ze gewoon niet voor een advies vragen en gewoon iets doen. En dan komen ze achteraf in de problemen. Dus in principe moeten ze ieder keer voor een advies vragen. Maar als je de processen goed hebt ingericht, kan dat ook niet meer gebeuren. Ongeacht wat je gaat inkopen, of je duurzaam gaat inkopen of je gaat je 'Social Return' toepassen, je processen en protocollen moeten helder zijn. Er moet een goede structuur achter zitten. Kunnen de gemeenten die soms meeliften ook eisen stellen? Ja, dat kan. Maar, dan moeten wij even kijken hoe dat mogelijk is. Want dan moet je met een apart perceel gaan werken want je krijgt in dat geval een geheel andere inschrijving en moet je een andere beoordeling toepassen. Tenzij het eisen zijn. Gaat het wat makkelijker. Dan zeg je voor de gemeente X zijn die en die eisen en gemeente Y zijn die en die eisen. Als het om wensen gaan, wordt het wat


44

moeilijker. Dan zit je in je beoordelingssystematiek. En dat kan natuurlijk niet. Dan moet je een apart perceel daarvan maken want heb je kans dat die gemeente een hele andere leverancier krijgt als de andere gemeente. Bij eisen zeg je tegenwoordig dat de gemeenten, die moet die eisen hebben en die moet die eisen hebben. Dus dat kan, dat hoeft niet. Dat moeten ze van te voren afwegen. Ook als men andere looptijden willen. Als je zegt het wordt een contract voor drie jaar met de optie om dat twee keer te verlengen. Maar een andere zeg ik wil een contract voor een jaar met de optie om dat vier keer met een jaar te verlengen of drie keer een jaar te verlengen. Je moet iedere keer goed nadenken. Maar opzicht levert het weinig problemen op met samenwerken met gemeenten. Wie komt er allemaal aan tafel om daar besluiten over te nemen? De vakinhoudelijke en dan een of twee adviseurs van het inkoopbureau. Wij doen altijd bij de start twee inkoopadviseurs, een die trekt het project en de andere is een beetje de volger. En waarom doen wij dat? Als iemand op vakantie moet of ziek wordt. Want je kunt het je nog zo mooi plannen en mochten de inlichtingen uitlopen dan moet de inschrijving laten uitlopen en dan zou je dat dan net niet zeggen. Zodat je altijd een vervanger hebt die altijd in het project kan instoppen. 4.

Werkt de inkoopafdeling (of functie) samen met een afdeling verantwoordelijk voor milieucriteria (beleid) om de doelstellingen in het kader duurzaam inkopen te realiseren? Schriftelijk antwoord: Neen er is wel overleg maar duurzaamheid ligt bij elke gemeente bij een ander soort contactpersoon. Die is er wel. Maar dan zie je ook vaak dat duurzaamheid of duurzaam inkopen bij die milieupersoon ligt. Maar moet je voorstellen bij een aantal hele kleine gemeenten dan krijgt iemand dat toegewezen maar de vakinhoudelijke kwaliteiten zou eigenlijk bij die budgethouder, bij die vak ambtenaar moeten zitten. Zij vragen mij ook, je weet veel, wil jij niet mee beoordelen. Ik zeg dat ik veel weet maar ik doe niet mee beoordelen. Waarom niet. Ik ben niet in dienst als de vakinhoudelijke, ik ben in dienst voor het proces. Maar ja, je weet toch alles van. Ik zeg prima maar jij ook. Ik wil dat niet vanuit mijn rol. Want anders ga ik beoordelen en straks zeggen waarom hebben jullie die partij gepakt. Dan zeggen ze die inkoopadviseur heeft ook mee beoordeeld. Die heeft die partij hoge punten gegeven. Ik zou het wel kunnen maar ik doe altijd….Je moet altijd kijken van wat is je rol in het proces en dan zeg ik, jij moet beoordelen anders ga maar binnen de organisatie kijken of je …vaak heb je verschillende onderdelen bij zo een beoordeling …of mensen een onderdeel willen mee beoordelen. Dan zorg ik in het wegingschema dat daaraan een ander factor aan wordt toegepast. Ik geef ook altijd aan van… als je op EMVI gaat, en je hebt vijf onderdelen waar je punten voor gaat geven…dan zeg ik als er iemand in de beoordelingscommissie zit die op één van die vijf punten zeg ik heb daar geen verstand van…geef dat dan aan. Dan beoordelen ze dat niet en deel ik gewoon de som niet door vijf maar door vier. Want dan heb je een veel eerlijker beoordeling. Je moet beoordelen als je geen verstand van hebt. Want dan krijg je met je motivering weer problemen. En beoordelen doen wij ook altijd…vooraf doet iedereen individueel beoordelen zonder dat ze de prijzen hebben gezien, bij nationale of Europese, beoordelingen sturen ze naar mij, ik zet ze in het schema, dan gaan we afstemmen, gaan we bij elkaar zitten en geven we van tevoren aan van indien er tussen de onderlinge beoordelaars een afwijking is van zoveel procent dan gaan we daarover discussiëren. Stel je kunt tien punten geven, de een zeg ik geef een nul en de andere zeg ik geef tien punten. Dan klopt er iets niet. Dan gaan we afstemmen en mag de een zeggen waarom hij zoveel geeft en de ander waarom niet met de bedoeling dat zij die punten nog aanpassen in de gezamenlijke beoordeling. Als we dat helemaal hebben afgerond dan zeg ik dan zijn we over deze beoordeling eens. Ja, maar weten ze nog steeds niet wie het gaat worden, wel wie voor kwaliteit de hoogste score heeft. Dan doe ik prijzen daarbij zetten en zien ze wie er gewonnen heeft. Dan zijn ze geheel onbevooroordeeld. Want ze zeggen maar wij moeten de prijs zien. Ik zeg ja je hebt geen prijs nodig om een goede beoordeling te doen anders heb je niet goed opgeschreven waar je op wilt gaan beoordelen. Want je hebt van tevoren vastgelegd wat de prijswaarde is ten opzicht van de kwaliteit. Je ziet dat ze dat ook als prettig ervaren. Als je een tweede keer dat traject in gaat, gaan ze ook beter nadenken over wat ze van kwaliteit vragen en hoe ze dat willen beoordelen.

5.

Beschikken de betrokkenen van het inkoopproces over voldoende kennis en ervaring om duurzaam inkopen uit te voeren (bijv. is bekend waar criteria worden gevonden en hoe die geïmplementeerd moeten worden)?


45

Op het gebied van duurzaam inkopen moet ze het hebben want op Intranet staat het overal. Ze kunnen altijd bij de inkoopadviseur terecht. We dat overal netjes opstaan. Ik heb dat in ieder geval altijd bij de hand. Dus, opzicht hebben ze dat. En als wij een gezamenlijk traject beginnen, stuur ik ze in ieder geval altijd op dat onderdeel de documenten toe. Want zijn niet alleen mooie documenten om duurzaamheid in te verpakken maar in principe is er ook wel ook een beetje marktoriëntatie. Er staat van alles in over de markt. Het zijn gewoon hele mooie documenten om een keer te lezen als vakinhoudelijke. Schriftelijk antwoord: Het is de vraag wat betrokkenen zijn. De inkoopadviseurs in ieder geval wel. Op onze dia is hier ook alles op terug te vinden. Ook op Intranet.

a.


Ja heel veel. Wij als inkoopbureau werken met een soort desk. Waarin we vragen aan elkaar stellen, documenten zetten, wij krijgen ook ieder keer bericht van. Niet dat wij ze allemaal gaan lezen, maar je krijgt daar iedere ochtend berichten van die en die vragen zijn gesteld, die en die documenten zijn geplaatst. Je weet het, je onthoudt het. Dat is een mooi medium. Verder zit ik ook nog op de PIANOo desk. Ik zit op de desk van het lokaal klimaat beleid. Het is ook de interesses die je zelf hebt. En je kunt je voor veel van die desken aanmelden. Je krijgt gewoon alle informatie, heel mooi overzichtelijk. Heb je er geen interesse in dan klik je hem weg. Denk je dat is een mooi document, dan doe ik hem eventjes downloaden en sla ik hem in een mapje op. Ik heb er een bepaalde structuur voor al die onderdelen. En als dadelijk een keer een vraag over is dan ga ik naar mijn map toe, kijken welke documenten dat ik heb. Heb ik ook met duurzaam inkopen gedaan. Je hebt gezien, ik heb je dat hele implementatieplan van A tot Z gestuurd, een hele bijlage daarbij. Maar daarnaast heb ik nog dertig documenten die daar betrekking op hebben [….] Maar voor iemand die daar interesse in heeft, stuur ik dat op. Dus, wij doen dat met de inkoopadviseurs heel veel en van de ambtenaren zelf durf ik zo niet zo te zeggen. We hebben wel gewoon een hele grote kennis om die mensen verder weg te helpen. De samenwerking is voor lange termijn? Hoe lang bestaat die al? Vier jaar. En we zijn bezig met de evaluatie om te kijken of dat verder gaat. Er zijn ook meerdere samenwerkingsverbanden, het Brabantse BIZOB [….]. Schriftelijk antwoord: Ja, bij gezamenlijke inkopen. Via de overlegtafel van de provincie. 6.

Worden de milieucriteria van de Ministerie van Infrastructuur en Milieu toegepast in het inkoop- en aanbestedingsproces? Worden ook eigen criteria gebruikt? (Bepaald door de hoofdverantwoordelijke bijv. één gemeente i.g.v. samenwerkingsverband?) Weinig, mits op het gebied van duurzaamheid. Schriftelijk antwoord: Eigen criteria worden nauwelijks gebruikt. Er in nu overgang van de standaard RAW 2005 naar 2010. Hierin zijn alle minimumeisen opgenomen. a.


Per gemeente is het verschillend. Er zijn een aantal gemeenten die zeggen dat moet overal. Ik heb een gemeente geadviseerd, begin eens bij de nationale en Europese omdat wij als inkoopadviseurs ook helemaal begeleiden. Dan heb je ook de grip daarop en kan ook niets fouts gaan. Als je dat bij onderhands gaat doen dan is dat nogal gevaarlijk. En daarom was ik zo blij met die monitor. Dat was 95%. Ik denk, dan weet je in ieder geval dat je vrij hoog zit, als je ze ieder keer kan toepassen […].


46

Schriftelijk antwoord: In alle NA en EU. b.


Ik zeg altijd buiten die 6 fasen. Er is eigenlijk een of twee fasen vóór. Dat is je beleid. Dat is misschien geen fase zoals Van Weele dat in zijn inkoopproces noemt maar ik vind het heel belangrijk dat je eerst eens beleid maak daarover. En als je eenmaal je beleid hebt, die marktoriëntatie. Vooraf je aan die eerste fase gaat beginnen. En dan bij die eerste fase moet je eigenlijk alles vastleggen. Daar moet het over gaan. Want je ziet ook dat de meeste duurzaamheid, dan even in die zes fasen van Van Weele, in die eerste fase is. Daarna gaat de curve echt gewoon omlaag. Hoe eerder je er in het traject dat je daarover nadenkt, hoe belangrijk. Daarom zeg ik altijd, er zijn twee fasen voor. Als er geen beleid is dan houdt het eigenlijk al op en als je geen marktoriëntatie doet, als je niet weet waar het om gaat, hoe duurzaam is die markt. Want die eisen wat ze hebben gemaakt zijn van twee jaar geleden. We zijn veel verder. De tijd staat niet stil. Dus, je moet goed op de hoogte zijn van wat er gebeurt. Je zegt dat het zonder beleid eigenlijk ophoudt, maar er zijn wel gemeente die dat zonder beleid doen, zei je in het begin? Ja. Er zijn gemeenten waar er geen beleid is, maar om de minimale eisen toe te passen kost het niets extra. Voor mij is het heel eenvoudig implementeren. Maar je beleid heb je nodig voor je wensen. Hoe duurzaam wil je zijn, wat is het je waard en dergelijke. Want als je naar die fasen gaat kijken. Wil je op prijs op wil je op EMVI. Als je op EMVI gaat, dan ga je geld aan kwaliteit koppelen. Dan geef je al aan, het is me wat waard. Maar je moet wel van te voren beleid hebben, wat is het me dan waard. Schriftelijk antwoord: Dit moet eerst in de fase voor deze zes fasen gebeuren. Beleid en marktonderzoek. Bij selectie zijn er nagenoeg geen en je moet dan kiezen voor de niet openbare procedure om resultaat te behalen. In de gunning wordt het EMVI op duurzaamheid nog weinig toegepast. In het contract een hele enkele keer. Bijvoorbeeld 'Social Return' of de controle op het gebruik van transport klasse 3 4 of 5.

c.


Voordat je het aanbestedingsdocument echt gaat maken, moet je natuurlijk weten of het om prijs of EMVI gaat. Anders moet je alleen maar eisen daarin te zetten. Als je het over wensen hebt dan moet je ook naar een beoordelingssystematiek toegaan. Daar moet je punten voor toekennen en echt de tijd voor nemen. Dus het gebeurt allemaal in het allereerste traject. En het berekenen van de Total Cost of Ownership. Dat moet je ook van te voren goed in kaart hebben als je koffiezetapparaten gaat aanschaffen. En ik heb het laatst ook bij de gemeente meegemaakt. De gemeente leaste altijd de koffiezetapparaten, als voorbeeld. Heel gemakkelijk en elke jaar wisten ze wat ze daaraan kwijt waren, structureel bedacht. Na vijf jaar, lease contract afgelopen, opnieuw aanbesteden weer voor vijf jaar. Ik heb nu gezegd wij gaan een aanbesteding doen waarbij we prijzen maken voor lease en prijzen voor koop. Wat blijkt toen, het rekensommetje heeft laten zien dat als je ze koopt dan ben je elk jaar 15% goedkoper uit. Je moet alleen de ene keer financieren. Alleen de apparaten hebben levensduur van zeven tot acht jaar. Dus je zesde en zevende jaar en misschien ook je achtste ga je gewoon geld verdienen. Bij lease moet je weer opnieuw beginnen maar is het je eigen apparaten. Dus laat je ze op een ander manier denken. Alleen je moet de ene keer investeren, je moet je aankoop doen en je echte verdien is dan dat zesde en zevende jaar. Het is een andere manier van….Maar goed dan moet je ook naar je onderhoudskosten, moet je zorgen dat je de onderhoudscontracten laat meelopen en dergelijke.


47

Schriftelijk antwoord: EMVI is uiteraard onze wens maar vaak nog moeilijk in te brengen daar wij dit niet kunnen verplichten. TCO is nog verder weg maar ook zeer wenselijk (gunnen op waarde is ook toekomst) d.


Op het gebied van leveranciersmanagement gebeurt er veel te weinig in gemeenteland. Wat je vaak ziet, want wij zijn betrokken tot bij het afsluiten van contract en dan houdt het op. Wat je steeds meer ziet doordat we ook dat inkoop samenwerkingsverband hebben, is dat ze je ook steeds meer gaat betrekken ook bij dat traject daarna. Ik heb je al aangegeven met leerlingenvervoer, met die bussen, A. je moet iets regelen. Wij zeggen regel hoe je gaat controleren, hoe wil je controleren en vervolgens wat ga je met die contracten doen. Je spreekt bijvoorbeeld indexeringen af. Op die en die manier mag het geïndexeerd worden maar bijvoorbeeld het eerste jaar niet. Wat je heel vaak ziet, komt er een brief, indexering zoveel en dan wordt dat geaccepteerd. Nee, zeggen wij, de brief of de indexering komt naar ons toe. Pak het contract daarbij, kijken wat er is afgesproken, is het niet goed, is het niet goed. Maar is de indexering ook niet reëel dan gaan we met die partijen in gesprek. Want als je 5% indexering krijgt of 2% dat is wel een behoorlijk bedrag als je naar je totale inkoopvolume kijkt. Dus, je ziet wel dat het steeds meer gaat komen, maar dat moet eigenlijk veel alerter. Ik zeg altijd het is net als je huishoudboekje thuis. Daar let je ook niet iedere keer als er wat is, als er afspraken zijn gemaakt. Je zou dan ook verwachten dat degene die de contracten uitvoeren ook weten precies waarop ze moeten controleren? Dat zou je verwachten, maar dat is niet….Maar uiteraard. De ene gemeente is anders en de ene budgethouder is ook anders. Maar vanuit mijn beleven zeg ik er is veel te weinig…daar is echt een inhaalslag te maken. Schriftelijk antwoord: Dit gebeurt af en toe indien van toepassing. Leerlingenvervoer- WMO hulpmiddelen. 7.

Zijn één of meerdere van de bovengenoemde elektronisch inkoopapplicaties geïmplementeerd in het inkoop- of aanbestedingsproces? Ik heb begrepen dat de aanbestedingskalender verplicht is? Nee, de aanbestedingskalender is niet verplicht. De TED, Europese tender, die is verplicht. Maar als je op de aanbestedingskalender publiceert en je vinkt het kruisje aan dat het Europees is dan zet hij dat automatisch op de TED. Wat verplicht gaat wordt is TenderNed. TenderNed is zo ongeveer zoiets als aanbestedingskalender. Er loopt nog een „pilot‟ project. Ik ben zelf deelnemer daarvan. Was de eerste gemeente die daarop gepubliceerd heeft. Rijkswaterstaat de eerste. En TenderNed wordt straks de verplichte site. Maar die gaat dadelijk ook verder als de aanbestedingskalender. Aanbestedingskalender kan je alleen publiceren en afkondigen. TenderNed gaat dadelijk verder. Daar kunnen ook vooraf al bedrijven zich inschrijven en straks kun je ook, de derde fase is dat maar zover zijn ze er nog niet, de hele elektronische inschrijving doen. Dus, met de documenten uploaden en downloaden, controleren, dat ze ieder keer een stap verder komen. En dan de inschrijving dan in een soort gesloten postbus. Hoe is dat nu geregeld dan, wordt er iets gedaan aan elektronisch inkopen binnen kleine gemeenten? Sommigen, maar in ieder geval heel weinig. Een aantal grotere gemeenten die dat wel doen. Maar nog weinig. Niet dat ze een speciale applicatie gebruiken voor bijvoorbeeld bestellen? Er zijn wel een aantal dat dat wel doen. Ik weet bijvoorbeeld dat de waterleidingbedrijven in Maastricht die gebruiken. Ik denk Bravo solutions. Ik denk ook de ziekenhuizen Commerce Hub. Maar er begint enorme ontwikkelingen in te komen. Dus ik denk dat je binnen nu en drie vier jaar dat het gehele Europese en nationale aanbesteding, dat het verplicht gaat worden om dat helemaal digitaal te doen. Dat is ook fijn. Besaantal je een hele hoop papier. Maar dat gaat ook wel worden. Daar ben ik zeker van overtuigd. Schriftelijk antwoord: Ja, TED, aanbestedingskalender en TenderNed. Worden gebruikt. Zelf de eerste gemeente op TenderNed gezet. Bestemmingsplannen. DIA.


48

a.


Schriftelijk antwoord: Publicatie en afmelding plus toevoegen documenten en de nota van inlichtingen. We zijn bezig met een compleet programma voor digitaal tenderen. Wat ze allemaal doen is, ik denk bijna allemaal, ze gebruiken allemaal nu de aanbestedingskalender of sommigen al TenderNed. Wat ze doen is, ze publiceren daarop, ze zetten de documenten daarop, ze zetten nota van inlichtingen daarop en enkeling ook het proces verbaal van inschrijving maar dat is niet verplicht, en ze doen daar de afkondiging op. Dat is het proces dat ze erop doen. Dus geen grote ERP systeem of iets dergelijks? Ik heb het nog weinig meegemaakt. Maar ik weet wel dat het gebeurt. Dus die echte grote aanbestedingen die gaan weleens zo. Maar heel vaak wordt daar een specialistisch bureau voor ingehuurd. Want dan krijgt men zelf het bestek niet geschreven. Dat gebeurt ook vaak. Dan huurt men een bedrijf in die hun helpt. En bij specialistische aanbestedingen zoals ICT en dergelijke heeft dat bureau vaak de modules voor het helemaal elektronisch af te handelen. b.

Op welke inkopen of aanbestedingen heeft dit betrekking (bijv. in het geval van elektronisch veilen: kantoormeubelen)? En nationale en Europese aanbestedingen?

Zie antwoord op vraag 7. Schriftelijk antwoord: Niet alles is geschikt voor te veilen. Dit moet uit je marktoriëntatie blijken. 8.

In hoeverre (is) zijn de aanbestedingsfasen geautomatiseerd?: (1) aanbestedingsinformatie wordt via een website beschikbaar gemaakt Schriftelijk antwoord: Viadesk en DIA (2) het beschikbaar maken van aanbestedingsinformatie en formulieren of documenten voor leveranciers op een website niet bedoeld voor elektronisch aanbesteden Schriftelijk antwoord: Niet (3) officiële informatie en aanbestedingsformulieren online beschikbaar maken voor het elektronisch aanbesteden Schriftelijk antwoord: Alleen ten behoeve van de inschrijving. (4) volledig geautomatiseerde en georganiseerde procedures zonder enig papierwerk. Schriftelijk antwoord: Niet Er is nog een hele hoop aan papierwerk dan? Er is veel te veel papierwerk, ja. In veilen ook, als je daarvoor kiest, niet alles is geschikt om te veilen. Dus, dan moet je in je voorproces heel goed over nadenken. Als je dus iets hebt dat zich echt leent om te veilen, dat moet dan ook uit zo een marktoriëntatie blijken, dan kun je dat overwegen om dat te doen.

Sommige gemeenten doen dat. Als je zegt, ik zet al mijn aanbestedingen op mijn website dan moet je ook je proces helemaal ingericht hebben. Want het kan niet zo zijn dat degene die het melde, de beoordelingen niet wordt opzet. Dat vraagt een hele discipline. In je processen en in je protocollen daar moet iedereen daarvan overtuigd zijn dat je dat ook meldt. Je moet aangeven welke je daarop plaats,


49

vanaf welke waarde, of als je alles daarop plaats. Maar je ziet gemeenten die dat doet. Of die zeggen, ik plaats de Europese aanbestedingen op.

9.

Heeft de automatisering die is doorgevoerd de communicatie met zowel interne als externe leveranciers over de milieucriteria verbeterd? Publicatie op internet, een gemeentelijke website, dat is niet de aanbesteding. Daar staat alleen maar op, we gaan aanbesteden en we zullen het dan op de aanbestedingskalender publiceren. Bijvoorbeeld de bestemmingsplannen. Dat is alleen maar om de buitenwereld te informeren wat je gaat doen. Niet iedere buitenwereld gaat daarop kijken. Maar daarnaast vind ik als leveranciers op de aanbestedingskalender en op TED aangeven voor welke CPV codes dat ze interesse hebben, krijgen ze altijd automatisch een melding van. Dus als jij je aanmeldt op aanbestedingskalender en je zegt CPV code bestemmingsplannen dan krijg je iedere keer dat er iets gepubliceerd wordt met die CPV code een melding van, er is een nieuwe aanbesteding gepubliceerd of er is een nota van inlichtingen gepubliceerd of er is een wijziging gepubliceerd. Dus je kunt je als bedrijf volledig laten informeren van wat er gebeurt. En dan hoef je niet meer al die websites af te gaan van gemeentes. Dus in die zin is de communicatie wel verbeterd? Ik denk dat de communicatie gewoon goed is alleen bedrijven moeten wel weten dat ze zich aanmelden bij de aanbestedingskalender. Dat is bij TenderNed ook. Die tweede fase is net voor die bedrijven zodat ze zich kunnen aanmelden, wie zijn ze, wat doen ze, wat is hun vakgebied. Zowel bij de aanbestedingskalender als bij TenderNed moeten leveranciers zich aanmelden en als ze aangeven voor welke dingen ze interesse hebben, krijgen ze gewoon alle informatie. Dat is ook het probleem, als een gemeente een verkeerde CPV code publiceert, heb je kans bij een proces dat ze het opnieuw moeten beginnen want ze hebben niet alle geïnteresseerden geïnformeerd. Wat je vaak ziet, je hebt een hoofd CPV code en een bij, dan gaan ze een stap hoger en dan krijgt iedereen een bericht en kunnen ze zelf kijken of ze het belangrijk vindt of niet.

a.


Het is niet zo dat je door TenderNed bijvoorbeeld meer informatie krijgt over wat voor soort aanbod er bestaat op de markt?

Nee. Het blijft hetzelfde als bij aanbestedingskalender. Kijk, het probleem is als je als gemeente zelf partijen gaat informeren, ben je ook niet transparant bezig. Want jij denkt, ik informeer die vier partijen dat er een Europese aanbesteding komt maar een vijfde partij of een zesde niet. Dat zou niet eerlijk zijn. Dan zeg je let op, wij gaan een keer aanbesteden. Dus, daar moet je altijd voorzichtig mee zijn.

Partijen die een beetje slim zijn en dus de begrotingen opvragen van de gemeenten. Daar kun je ook heel veel uithalen. Daar staat altijd het investeringsschema bij. Want je weet dus wat ze voor structureel werk doen en daar staan heel veel dingen van in die begroting van volgend jaar gaan we gaan dit aanbesteden of dat. Dus het is een kwestie van lezen of willen.

Schriftelijk antwoord: De minimale eisen zijn in overleg met de markt tot stand gekomen en de meeste kunnen hier probleemloos aan voldoen.

10. Is er een communicatieplan opgesteld specifiek gericht op duurzaam inkopen en is elektronisch inkopen een onderdeel hiervan?


50

Bestaat zo een communicatieplan gericht op duurzaam inkopen? Ik heb ze nog niet gezien. En waarom niet. Eerst moet je een beleid hebben, implementeren en als je precies weet wat je wilt dan kun je een communicatieplan maken en dat is er niet. Schriftelijk antwoord: Neen a.


Ja. In welke zin? Vooral de minimale eisen kan je standaard overal inzetten. En dan gaat die akkoord met die eis, ja of nee. Nee, stopt de aanbesteding. Als je het over de wensen hebt dan is het heel wat anders. Eenvoudiger was als ze dat in een centraal geheel zouden gieten. Maar dat is dan nog niet. Maar ik denk dat daar kansen voor liggen bij elektronisch aanbesteden. En die kansen liggen ook in het verbeteren van die communicatie? Ja. Ik kan wel een communicatieplan maken maar dan moet je eerst de basisvoorwaarde, wat wil die, wat voor toekomst wil je […]. Dat is het grote probleem. Het stuk wat ik gemaakt heb, dat zijn de stappen en die moet je een voor een nagaan. Alleen het kost heel veel tijd en wie moet dat doen. Bijvoorbeeld, bij de gemeenten waar ik nu adviseer, ligt het bij de milieucoördinator en die heeft een halfjaar geen tijd. En dan blijft het liggen, ik kan het niet oppakken. Het is niet mijn functie, ik adviseer. Ik heb ze handvaten gegeven maar zij moeten het doen. Als zij zeggen ik heb geen tijd dan houdt het voor mij op. Ik ben op een andere manier gaan meten [….]

Ik denk dat het samenwerkingsverband daar een invloed op heeft want elektronisch aanbesteden is niet eenvoudig. Ik heb het wel een aantal keer gedaan of althans cursussen daarvoor gevolgd. Ook daar in de adviserende functie zal dat voor de inkoopsamenwerking wel van groot belang zijn. Nu zie je vaker dat de budgethouders brandweer en waterbouw en GWW dat die heel vaak zelfstandig nationale aanbestedingen kunnen doen. Alleen als die straks helemaal elektronisch dat moeten gaan doen, zullen die cursussen moeten gaan volgen. En is het wat fijner als je daar wat ondersteuning kan geven.

Schriftelijk antwoord: Dit gaat wel onderdeel uitmaken van onze nieuwe plan.



51

Appendix IX

Transcript: Procurement bureau West Brabant

Locatie (Location):

Inkoopbureau Stichting/ West Brabant procurement bureau (foundation)


H. ‟t Hart (Directeur/Director) Hedwig van Aart (Inkopster/procurement officer)


September 1 2011 – 11:00

Duur (Duration):



NEE (NO)

I.

H. ’t Hart: […] Wij werken voor 23 gemeenten in Zuid-West Nederland. Dus kleine- tot middelgrote gemeenten… daar verrichten wij inkoop- en aanbestedingsactiviteiten voor. Dus wij begeleiden die gemeenten bij inkopen en aanbestedingen. Niet alleen West Brabant maar ook in Zeeland en ZuidHolland, Zuid. [….] Op de site kan je precies lezen over welke gemeenten…waar wij actief zijn. [….] Het is niet zo dat elke inkoop- of aanbestedingstraject door ons begeleid dient te worden. Dat verschilt per gemeente. Sommige gemeenten zeggen boven een X bedrag moeten wij door het inkoopbureau begeleidt worden. Sommige gemeenten zeggen wij maken zelf een keuze uit onze werkplan inkoop- en aanbestedingstrajecten waar wij begeleiding van het inkoopbureau nodig hebben. Zeker nieuwe trajecten, complexe trajecten, wat wij noemen Europese aanbestedingen dan zullen ze vaak onze hulp inroepen. Er werken bij ons ongeveer 25 mensen, 22 inkopers, 2 medewerkers secretariaat en ikzelf. De inkopers zijn verdeeld in 3 senioren die de weer een aantal inkoper aansturen en inkopers zitten ook fysiek ook in die gemeenten. Dus die zitten verspreid, zij zijn min of meer gedetacheerd. Dus de inkopers hebben ook vaste gemeenten waar ze voor werken. Hedwig werkt hier voor de gemeente Etten-Leur. Maar zo hebben we bij elke gemeente 1 of zelf 2 inkopers die voor een bepaald aantal dagdelen per week daar zitten. De meeste inkopers [….] die fulltime werken zitten in 2 gemeenten, 2 dagen daar, 2 dagen daar. Soms hebben we per gemeente meer inkopers lopen. Zoals ik zei, wij begeleiden bij inkoop- en aanbestedingsactiviteiten. Het kan zijn het op de markt zetten van trajecten maar ook het opzetten van het inkoopbeleid, het uitvoeren van, wat wij noemen, inkoopscans; spend analyses, wat kopen we in en hoeveel facturen zijn er daarvoor en dergelijke. Duurzaam inkopen, wij komen zo dadelijk uitgebreid over te praten, daar kunnen wij ook een rol bij spelen. Alleen ligt ook een belangrijke rol in principe bij de gemeente zelf op beleidsniveau [……].

II.

Waarom heb ik Hedwig erbij gevraagd. Hedwig heeft net haar scriptie voor NEVI 2 afgerond, de inkoopopleiding. En die scriptie ging over duurzaam inkopen bij onze gemeenten. Zij heeft ook onderzoek gedaan ter voorbereiding voor haar scriptie. [..…] Ik kan je wel zeggen dat het soms voor ons vrij lastig antwoord te geven is omdat het per gemeente heel erg verschilt, hoe zij al met duurzaam inkopen zijn. De ene gemeente is wat verder, de andere gemeente is nog niet zo ver. H. van Aart: Er zijn gemeenten die het absolute niet willen. H. ’t Hart: In het algemeen kan er gezegd worden dat het niet zo erg leeft, bij gemeenten, duurzaam inkopen. Althans bij onze gemeenten. Misschien moet ik daar wel meteen iets bij zeggen, dat onze gemeenten zijn klein tot middelgrote gemeenten, in verhouding niet zo groot. Het zijn gemeenten van 6.000 inwoners tot en met, Etten-Leur is de is grootste met ongeveer 42.000 inwoners. Terwijl je vooral duurzaam inkopen vaak eerder al bij eigenlijk moet zetten bij grotere gemeenten omdat die ook aparte, grote milieuafdelingen hebben, of wat dan ook, waar ze dus meer die expertise kunnen bundelen dan bij onze eigen gemeenten. [……].

1.

Zijn er doelstellingen en een duidelijke strategie gericht op duurzaam inkopen vastgelegd als onderdeel van een formeel beleid? a. Wordt het beleid inclusief doelstellingen en strategie aan de gehele organisatie gecommuniceerd en ook gecontroleerd? (Wat als het plan niet wordt gebruikt?) Zie ook antwoord op vraag 4 (eind). [….] H. van Aart: Het is er bijna niet. Binnen onze gemeenten is er eigenlijk maar één gemeente die specifiek een nota duurzaam inkopen heeft opgesteld en heeft laten vaststellen door de Raad. Dat is Tholen geweest. En verder zie dus wel dat in het inkoopbeleid een passage wordt opgenomen over duurzaam inkopen. De een is wat strenger in, geeft daar wat meer richting in dan de ander. Die laat het


52

wat meer open. Maar echt op bestuurlijk niveau wordt het niet in beleidsstukken genoemd, duurzaam inkopen. Dus je ziet het wel op inkoopgebied terugkomen, in het beleid maar niet bijvoorbeeld in coalitieakkoord en beleidsstukken die daarvan zijn afgeleid. Hoe bedoel je precies op inkoopgebied? Iedere gemeente die bij ons is aangesloten heeft een inkoopbeleid. Dat is gewoon een voorwaarde. In het inkoopbeleid wordt dus wel vaak iets opgenomen over duurzaam inkopen. Dat waar mogelijk, er gekeken wordt naar criteriadocumenten, iets van die strekking. En sommigen…. …wat strenger benoemd denk ik. Maar het wordt dan verder niet in andere beleidstukken genoemd van de gemeente op een wat hoger niveau. Maar in het inkoopbeleid zelf wordt er wel doelstellingen of een strategie vastgelegd? H. ’t Hart: Nee, geen doelstellingen, geen strategie. Alleen een passage over duurzaam inkopen? H. ’t Hart: Juist. H. van Aart: Het is dus heel erg vrijblijvend. (H. ’t Hart: vrijblijvend inderdaad). H. van Aart: Gemeenten willen zich gewoon nog niet vastleggen. Want ga je dus echt doelstellingen formuleren dan moet je daar dus ook aan voldoen. H. ’t Hart: Wat natuurlijk ook een rol speelt. Die percentages die zijn afgegeven, je moet 100% duurzaam inkopen. Alleen er staan helemaal geen sancties op of wat dan ook. Dus die gemeenten zeggen, het zal mij een tijdje duren. En die zijn daar heel terughoudend, heel voorzichtig in. Als je met ze praten, dan zeggen sommige wethouders, we willen eigenlijk wel duurzaam inkopen maar we gaan niets vastleggen. Want onmiddellijk als ze het vastleggen dan kunnen ze daar op afgerekend worden, moeten ze verantwoordelijkheid daarvoor dragen. Als ze zeggen als het kan dan passen we het toe…een stuk vrijblijvender. Dus ze zijn een beetje terughoudend om het ….echt met doelstellingen vast te leggen in het inkoopbeleid of een nota duurzaamheid. Alleen wij zien wel vaak dat het terugkomt, soms in algemeen wording in het inkoopbeleid [...]. Als Hedwig aangeeft heeft elke gemeente een inkoopbeleid maar er staan ook andere dingen in. Gewoon even ter indicatie. Wanneer men openbaar gaat aanbesteden, boven welk bedrag, welke regels, hoe ze omgaan met lokale ondernemers, etc. Soms is er ook een paragraaf over duurzaam inkopen. Maar wat wij vaak zien dat er wel iets wordt opgenomen in het beleid maar dat het voor de rest niet verder hard geconcretiseerd wordt in…daadwerkelijk in de organisatie. Maar wat veel gemeenten, veel wethouders, gemeente secretarissen zeggen is, we kunnen wel beweren dat we aan duurzaamheid doen, maar dat is eigenlijk….'window dressing.‟ Net zoals een secretaris zei ooit tegen mij. Dan zie ik een mooi bordje „wij zijn een groene gemeente, duurzaam gemeente‟. Leuk bordje, maar eigenlijk zit er niets achter. Daarvan zeggen sommige wethouders, maar ook gemeente secretarissen daar gaan niet eens aan meewerken. Dus, als het uitkomt, dan komt het uit maar we gaan dat niet heel erg propageren, niet vastleggen of wat dan ook. H. van Aart: Er is ook nog een gemeente die gaat en die gaat op haar eigen manier mee om. Die kijken gewoon los van de criteriadocumenten hoe zij een aanbestedingstraject duurzaam kunnen invullen. Dus die gaan zelf bedenken wat kunnen wij hier aan duurzaamheid. Dus doen dat dus op eigen manier en zijn nog bezig met beleid en zo. Maar die zeggen dus ook weer we gaan geen kader doelstelling zetten voor onszelf. Vanwege dat ze die verantwoordelijkheid die niet gedragen wil worden. Maar ze willen er dus wel wat mee doen.

Dus degene die dat wel doen, dat doen ze niet op een gestructureerd manier? H. van Aart: Nee. Maar zou je wel zeggen dat het merendeel dat niet doen? H. van Aart: Die er wel serieus daar aan werken. Eén gemeente doet het wel gestructureerd. H. ’t Hart: Die het gestructureerd en bewust doen. En zich daarop laten vastleggen. Er zijn ook heel veel trajecten die wel duurzaam worden ingekocht. Ook in meer gemeenten alleen dan gebeurt het gewoon in de praktijk. Alleen zit er niet een reglement daarboven vanuit de eigen organisatie dat het moet gebeuren. Het gebeurt spontaan. H. van Aart: of door de inkoopadviseur die zegt heb je gedacht aan..(H ’t Hart: aan deze criteria). Want die pakt dan gewoon criteriadocument daarbij en heb je dit weleens gezien, kan je eens naar kijken….H. ’t Hart: Dus heel vaak vindt duurzaam inkopen wel plaats maar wordt het niet … (H. van Aart: het is niet voorgeschreven).

b.



53

H. van Aart: Nee. H. ’t Hart: Nee. [40 mins 20 sec]

Wat zou je zeggen is de drijfveer daarachter dan? Zie ook antwoord op vraag 4 (eind). Zij zijn nog steeds aan het uitzoeken, duurzaam inkopen, zeker in de huidige situatie waarin veel gemeenten zich in verkeren, ja, hoe duur is dat dan. De Total Cost of Ownership, de TCO benadering, dat is soms heel lastig te concretiseren. [….] Een spaarlamp dat is een heel duidelijk voorbeeld, de hogere kosten daarvan….levert uiteindelijk op. Maar ga je duurzaam een vrachtauto inkopen met een hogere Euro 5 norm. Dan is het heel moeilijk aan te tonen dat is ook financieel …. de investering wordt terugverdiend. […] Dus dat zit er ook soms achter. Dat het niet altijd heel hard gaat lopen. De gemeenten zitten op dit moment met bezuiniging en moeten besparen. En het heeft niet zo een prioriteit op dit moment, denk ik wel. H van Aart: Op korte termijn moeten ze inzichtelijk krijgen waar kan er bezuinigd worden. Die is een beetje strijdig met een lange termijn visie die je eigenlijk moet hebben voor duurzaam inkopen. H. ’t Hart: […]In principe moet de gemeente raad de kaders stellen. En daar moet het college daar uitvoering aan geven, er moet verantwoordelijkheid voor worden gedragen, een wethouder of portefeuillehouder voor duurzaamheid. En dat zie je, ook uit het onderzoek, dat bij heel weinig van onze gemeenten daadwerkelijk een wethouder is aangewezen of dat het in zijn taakomschrijving heeft …duurzaamheid of duurzaam inkopen. Het komt bijna niet voor bij onze gemeenten. […] [….] Volgens de monitor heeft bijna iedereen duurzaam ingekocht ook kleinere gemeenten. H. ’t Hart: Zoals ik al zei. Er zal ongetwijfeld duurzaam zijn ingekocht door gemeenten…. H. van Aart: Voor bepaalde trajecten is het eigenlijk al zo gebruikelijk om op een bepaalde manier in te kopen. Bij schoonmaak dat je bijvoorbeeld zegt dat schoonmaakmiddelen zijn niet belastend voor het milieu. Het is iets vanzelfsprekends. Want de markt is er eigenlijk al zo klaar voor. Want die criteriadocumenten legt de lat eigenlijk niet zo hoog meer voor de markt. Ze kunnen er eenvoudig aan voldoen. Dus je gebruikt het vaak al zonder dat je….H. ’t Hart: Je gebruikt het vaak onbewust al. Het zijn zulke logische criteria die je in ieder geval als eis meeneemt. Dat het niet belastend is…dat doe je automatisch. Dan heb je kennelijk al meteen voldaan aan die criteria. En niet bewust gekeken naar de criteria, maar onbewust…heel veel speelt zich af in het onbewust wat dat betreft… zijn die criteria toegepast. Hetzelfde wat ik zei van, die duurzaamheidcriteria, dat de inkoper zal altijd op het moment, althans dat heb ik al mijn inkopers opgedragen, als zij een traject doen waar duurzaamheidcriteria ervoor zijn, dan gaan ze naar de vakafdelingen; de mensen die binnen de gemeente het technische gedeelte van het programma van eisen schrijven, en zeggen dit zijn de duurzaamheidcriteria. Het zal altijd aangedragen worden. Zoals Hedwig al zei, heel veel dingen zijn heel vanzelfsprekend. Maar dat is ook mijn algemene kritiek op de duurzaamheidcriteria, die zijn redelijk basaal ook. Die zijn heel vanzelfsprekend vaak. […] Er zijn een aantal marktpartijen, die zijn eigengelijk al een stuk verder met duurzaamheid. Dat de criteria niet aansluiten bij wat er op de markt al mogelijk is [….]. Referentie gemeente Rotterdam (die gaan veel verder dan het landelijk beleid) H. ’t Hart: Als gemeente zou je ook verder kunnen denken. Want je hebt ook dat andere systeem (H. van Aart: het Product Levenscyclus; door de cyclus heen gaat kijken per fase ….). […]. H. ’t Hart: LCA, de product levenscyclus analyses. Je hebt de duurzaamheidcriteria….je kunt ook dingen verzinnen […] dat zijn allemaal dingen die niet in de duurzaamheidcriteria staan maar je gaat meer denken over … vervangbaarheid, langere levensduur, water- en energiezuinig. Zo zijn er veel meer die je zou kunnen verzinnen, ook in je algemene bedrijfsvoering. Heel simpel iets, maar dat is ook duurzaam inkopen eigenlijk, dat jij als gemeente gaat denken…in je eigen gemeentehuis, koud- en warmte opslag, zeg maar even wat. Dat is gewoon puur in je beleid of in jouw bedrijfsvoering dat je dan al duurzaam bezig gaat zijn. Dan heeft het niets eens te maken met inkoop maar meer ook hoe duurzaam ga je als gemeente om. Eigenlijk is dat niet duurzaam inkopen maar aan de andere kant weer wel. Want de


54

gemeente moet die energie of wat dan ook, koud- en warmte opslag, een keuze voor een bepaald product dat duurzamer is dan een ander product. Dat zijn dus dingen vallen buiten duurzaamheidcriteria die bepaald zijn. Kijk, en wat je ook ziet in grote steden in tegenstelling tot…welke gemeentes zijn vaak al verder met duurzaamheid. Gemeentes waar naar verhouding een wat linkser college zit. Waar GroenLinks, SP of Partij van de Arbeid redelijk grote invloed hebben. Vaak zien we bij de kleine gemeenten, zeker bij onze gemeenten hebben daar heel veel regionale partijen, lokale partijen. En die zitten helemaal niet op, die hebben niet dat kader meegekregen om na te denken over duurzaamheid. Terwijl in gemeenten zoals Oss, ik neem Oss als voorbeeld omdat daar weten we dat ze duurzaamheid redelijk hebben geïntegreerd in hun bedrijfsvoering en dergelijke. Daar zit, wat dat betreft een wat linkser college die veel meer aandacht heeft voor milieu en duurzaamheid. Want vooral de raad en college die geven natuurlijk die kaders aan. En als in de kleine gemeentes dat niet gebeurt. Dan is het eigenlijk aan de burgermeester of de wethouder zelf om daar vaart achter te geven, om dat op de agenda te gaan zetten. Want moet op de agenda worden gezet van de raad, politiek en daarna van het college en vervolgens, als je dat boekje volgt (VNG, 2008), wordt er kennelijk bepaald, dit gaan we doen als gemeente. Het college heeft gezegd daar is ons speerpunt en vervolgens moet het ambtelijke apparaat uitvoering aan geven. H. van Aart: Het kan natuurlijk ook zo zijn dat van onderuit de organisatie dat men, bottom-up benadering, dat ze dat zo op de agenda proberen te krijgen. Maar het moet altijd zo zijn dat er steun wordt gegeven door de raad. Die moet de ambitie uitspreken en die moet er voor zorgen dat college het beleid gaat uitzetten. En dat er ook op MT niveau iemand, een coördinator, komt en verantwoordelijk wordt. 2.

Wordt duurzaam inkopen op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie ondersteund? [ook 40 mins 26] H. van Aart: Heel weinig […] Ik heb hier in mijn scriptie ….ik heb gewoon wat vragen uitgezet om te kijken wat is nu eigenlijk de status duurzaam inkopen binnen onze gemeenten. Ik heb wat hoofdvragen gesteld. Hoeveel gemeenten hebben nu eigenlijk de deelname verklaring ondertekend. Ik heb de lijst niet bij de 23 maar bij 22 gemeenten uitgezet want 1 gemeente was toen maar net aangesloten dus kon er nog weinig van zeggen. Maar er waren maar 7 gemeenten die ondertekend hadden. H. ’t Hart: Dus de zogenaamde verklaring, wij gaan duurzaam inkopen. H. van Aart: Dat je ook conformeert aan die doelstelling 100% duurzaam inkopen 2015. Duurzaam inkopen opgenomen in het coalitieakkoord , waren 7 gemeenten waar duurzaamheid of klimaatakkoord dan vermeld werd in het coalitieakkoord. Het klimaatakkoord, daar is duurzaam inkopen eigenlijk onderdeel van. Een wethouder met duurzaamheid in de portefeuille die was maar in 4 gemeenten, dus dat is gewoon heel erg weinig. En dan nog niet eens specifiek duurzaam inkopen, dat is gewoon duurzaamheid in algemene zin. Een coördinator duurzaam inkopen, zijn bij 4 gemeenten coördinator duurzaam inkopen aanwezig, maar waarvan slechts 1 op management team niveau opereert. Dus dat is eigenlijk ook heel weinig. Duurzaam inkopen verankert in het inkoopbeleid, zijn 15 gemeentes die waar duurzaam inkopen is opgenomen in het inkoopbeleid. De mate van dwingendheid, dat verschilt dus heel erg. Soms is er een hele algemene passage van je kunt het in overweging nemen of je moet kijken of er criteriadocumenten beschikbaar zijn en kijk maar wat je daarmee doet. Niet dat het verplicht is. H. van Aart: Nee. Verplichting is…H. ’t Hart: Tholen is het verst denk ik. Dat is maar 1 van de 23. Is die een kleine of middelgrote gemeente? H. van Aart: Dat is een middelgrote gemeente met tegen de 25.000 en 30.000 inwoners. […] Dat delen jullie anders in. Referentie naar indeling monitor KPMG. H. van Aart: Dan zijn het bij ons allemaal kleine gemeenten. Want de kleinste is inderdaad Noord-Bevenland, die heeft 6.000 inwoners en de grootste is Etten-Leur met 41.000-42.000 inwoners. Er zijn heel veel tussen de 20.000 en 30.000 inwoners, van onze gemeenten. Er zijn een aantal, de wat grotere Etten-Leur, Goes is wat groter en Moerdijk die zitten allemaal boven de 35.000. En dan heb je Binnen Maas die is rond de 30.000, ?, Tholen is rond de 30.000 […..]. Zijn de inkoopprocessen van deze kleinen gemeenten wel in order (want dat heeft ook invloed op in hoeverre ze duurzaam inkopen kunnen uitvoeren)? H. ’t Hart: […] Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen. Je hebt inkoopbeleid en vaak tegenwoordig ook, dat noemen wij protocol wat er


55

aan wordt gekoppeld. Van hoe je in bepaalde fasen zou moeten handelen als organisatie. Ik moet wel zeggen dat zit redelijk goed in elkaar binnen onze gemeenten. Elke gemeente heeft een inkoopbeleid of men is ermee bezig om een goed inkoopbeleid te formuleren. Gemeentes die in de loop van de jaren zijn toegetreden…soms kom je in een gemeente en blijkt dat er wat losse documenten zijn dus niet in een algemene coherent inkoopbeleid. Gaan we daar een inkoopbeleid….alleen er gaat eigenlijk wel wat tijd daarover heen want er moet heel veel overlegd worden. Wat wil je daarin hebben, wat niet. Dus over het algemeen kan je wel zeggen dat in elke gemeente een inkoopbeleid is en vaak nog een inkoopprotocol waarin de processen worden beschreven. Waar ook dus de rol- en taakverdeling tussen inkoop en de vakafdeling en derden in de organisatie ook worden beschreven. Het zal wel per gemeente verschillen maar in het algemeen is dat wel goed geborgen. Dat wel. Maar zoals we al hebben aangegeven duurzaam inkopen staat daar dus wel vrij globaal in. Het is niet zo dat er per fase van het inkoopproces beschreven is, in de fase van selecteren, in deze fase moet je dus kijken naar….ik moet eigenlijk die fase daarvoor natuurlijk, het formuleren van je criteria et cetera, in deze fase wordt gekeken naar de duurzaamheidcriteria. Dat staat zo vaak letterlijk in. Het is wel iets wat wij als inkoopbureau, de inkopers zelf doen. Vanuit zichzelf richting vakafdeling gaan van let op er zijn duurzaamheidcriteria voor deze aanbesteding. Zou je dat willen toepassen of niet? Vaak gaan ze mee omdat de criteria redelijk basaal zijn/vanzelfsprekend. Schoonmaak en zo ken ik nog een aantal die redelijk basaal zijn. Maar het is niet weer letterlijk zo allemaal vastgelegd. Die processen zijn allemaal beschreven absolute maar daar is in die procesbeschrijving niet veel aangewezen voor duurzaamheid. H. van Aart: Maar het is gewoon eigenlijk meer omschreven. Het is niet dat je een stram schema hebt van daar moet duurzaamheid…..H. ’t Hart: We hebben ook niet….je hebt van die werkproces beschrijven, je hebt verschillende methoden bijvoorbeeld protols. Dat kan je visualiseren met driehoekjes, vierkantjes, verschillende stappen dan. Heel veel gemeenten hebben werkprocessen beschreven op die manier […]. Weet ik dat ooit, wel in Moerdijk bijvoorbeeld dat inkoop daar heel uitgebreid beschreven is, maar gewoon puur het inkoopproces en de rol van inkoop binnen gemeente Moerdijk, binnen de organisatie. Maar dat verschilt ook per gemeente. Want ik weet van veel gemeentes die niet van die uitgebreide werkomschrijvingen hebben. Moerdijk is dan weer tussen aanhalingstekens een dergelijk koploper in. Maar dat is weer een grotere gemeente. Een kleine gemeente van 6.000 inwoners daar zit misschien 3035 man op het gemeentehuis die hebben vaak de tijd en vaak ook de expertise niet voor. En dat is wat je zult tegenkomen, in relatie met grote gemeenten, hoe groter de gemeente hoe meer de expertises verdeeld kunnen worden, ook over duurzaamheid en ook milieu. De gemeenten Oss…Tilburg…hebben meer milieu experts dan een gemeente zoals Gilze en Rijen wat vlak daarnaast ligt. Maar die hebben een andere…de organisatie is een stuk kleiner. Hoe gedifferentieerder het is, dus meer specialisme er kan ontstaan binnen gemeentelijk organisatie, hoe eenvoudiger het implementeren van duurzaamheid zou kunnen worden. [….] Als je verder gaat kijken naar die levenscyclus analyse of zo dan moet je meer „dedicated‟ voor zijn dan dat er nog vier verschillende andere…..of je moet toevallig ambtenaar hebben die daar zelf gevoel voor heeft gehad . H. van Aart: Je kunt het wel omschrijven, maar je moet het ook kunnen controleren uiteindelijk. Voldoet men ook nog aan de criteria die gesteld zijn. En als je die knowhow niet in huis hebt dan heeft het ook geen zin om die eisen te gaan stellen in je aanvragen. Voert men wel controles uit? H. van Aart: In mijn praktijk komt het eigenlijk niet voor dat er daadwerkelijk controles worden uitgevoerd. Een dergelijk Euro 5 motor bijvoorbeeld dat is dus eigenlijk niet te controleren. Je maar geloven dat het is zo. H. ’t Hart: Ik denk dat je…je krijgt er natuurlijk tot de contractfase en vervolgens begint de uitvoeringsfase, moet eigenlijk al controleren of die Euro 5 motor erin zit. Maar er zijn echt geen checken bij gemeenten of de Euro 5 motor erin zit. Ik denk bij schoonmaak, dat ze niet de schoonmaakkar gaan controleren…voldoet dit allemaal aan….H. van Aart: Dat is misschien iets wat eenvoudiger te controleren is maar je zou daarvoor eigenlijk iemand vrijgemaakt moeten hebben die zulke zaken ook kan controleren. En bij onze gemeente is dat gewoon ….H. ’t Hart: Of er tijdens de uitvoering ook dus klopt, wat men belooft. Bij de inschrijving, een bedrijf zegt wij voldoen daaraan. Maar die controle daarop. Nee, men gaat ervan uit dat het gebeurt, dat het inderdaad klopt. H. van Aart: het is vaak al moeilijk om facturen te controleren en laat staan dat ze zoiets in de uitvoering gaan controleren. H ’t Hart: Facturen, dat is heel wat anders…..als gemeente moet je eigenlijk een factuur die je krijgt voor een geleverde dienstverlening ook controleren. Wij staan een beetje ook buiten de gemeente, wij zijn misschien wat harder in ons oordeel. Dat gebeurt soms heel


56

slecht in gemeenten, kan ik je vertellen. Ik denk dat gemeenten daar ook, als ze „dedicated‟ iemand opzetten dat het hun veel meer oplevert dan het hun kost. [….] Je merkt dat ze gewoon geen aandacht hebben, voor de uitvoering en zeker ten aanzien van duurzaamheid, daar zal niet iemand gaan controleren of er bij de uitvoering wel klopt. Dat heeft men kennelijk duurzaam ingekocht en wij geloven wel dat het bij de uitvoering ook duurzaam is. Of, het moet zo zijn dat je dat fysiek kan zien. Zonnecollectoren dat je dat hebt afgesproken. Als die op het dak staan, staan ze op het dak. Maar alles wat lastig is, wat verborgen is, gaan ze niet controleren. H. van Aart: En waar kennis voor nodig is. H. ’t Hart: En waar ook kennis voor nodig is, die is er vaak niet. H. van Aart: Die is er vaak niet. a.


H. van Aart: Binnen onze gemeenten niet, nee. H ’t Hart: Nee. 3.

Is binnen de gemeente een gecentraliseerde organisatie opgericht die de mogelijkheid heeft gehad zich te specialiseren in het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsactiviteiten of is de „inkoop‟ decentraliseerd? (worden activiteiten uitgevoerd door één gemeente i.g.v. samenwerkingsverbanden; lead buying?) a.

Zijn verantwoordelijkheden toegewezen en taken verdeeld onder de betrokkenen van het inkoopproces met betrekking tot duurzaam inkopen?

Zie antwoord op vraag 2. 4.

Werkt de inkoopafdeling (of functie) samen met een afdeling verantwoordelijk voor milieucriteria (beleid) om de doelstellingen in het kader duurzaam inkopen te realiseren? Je hebt dus bij de meeste gemeenten ook geen aparte milieuafdeling? H. ’t Hart: Je hebt wel milieuafdelingen. Maar dat is weer per gemeente verschillend hoe ze dat in de gemeente hebben opgebouwd ….de gemeentelijke organisatie. Je hebt soms ook afdelingen zoals vergunning en handhaving waar milieu dan onder valt […]. Maar bij onze gemeenten heb je niet een specifieke…als je dat vergelijkt met gemeente Tilburg of Rotterdam. Die hebben wel veel groter milieuafdelingen. H. van Aart: Soms er gewoon één persoon die binnen de gemeente die dan meer de specialist milieu is. Die doet dat een dergelijk beetje naast zijn gewone werkzaamheden. Die is niet helemaal vrijgemaakt voor alleen milieu en dus ook niet voor duurzaam inkopen. H. ’t Hart: Die zit op het gebied van afvalinzameling. Dat valt vaak onder zijn of haar hoede …wat natuurlijk ook aanbestedingen zijn. H. van Aart: Want vaak wordt er ook geen specialist voor ingehuurd om daar….voor het vakinhoudelijk verhaal, op papier te krijgen. Het is gewoon inherent aan de gemeente grote bij ons dat afdeling milieu in ieder geval, als die er al is, dat hij…..H ’t Hart: Of je moet een toevalstreffer hebben, dat er iemand zit bij een afdeling die er heel veel verstand van heeft, die dat interessant vindt….. H. van Aart: Ook vanuit zichzelf, zich daarin verdiept. Maar die niet de taak krijgt van hoger op. Maar dat die al een natuurlijke interesse heeft in het ontwerpt en daarvoor een beetje lobbyt binnen de organisatie. H ’t Hart: En dat op zijn eigen manier dat een beetje invult. [….] En die werkt samen met inkopers? H. ’t Hart: Onmiddellijk als wij een gezamenlijk traject doen, elk traject wat wij doen, is er samenwerking tussen de inkoper en iemand van wat wij noemen de vakafdeling. Dan kan iemand zijn van de afdeling vergunning en handhaving, het kan ook iemand zijn van de afdeling civiele techniek, of openbare ruimte. Dus onze traject is altijd een samenwerking. En dan zorgt de inkoper voor het inkoop- en aanbestedingstechnisch gedeelte. Dus procedure omschrijving, hoe ga je om met beoordelingen, het opstellen van criteria. Maar die criteria moeten wel worden aangedragen door de mensen van de gemeente zelf; de vakafdeling. Want die moeten aangeven, A. wat ze belangrijk vinden, dat kan duurzaamheid natuurlijk ook zijn. Die moeten dus aangeven op basis waarvan zij een opdracht willen gunnen, is het puur op basis van prijs of kwaliteit, of duurzaamheid, ik


57

zeg maar even wat. En daar scoort dus vaak ook, zeker ten aanzien van duurzaamheid, de kennis bij vakafdelingen. Dat verschilt per vakafdeling, per persoon, hoe is de persoonlijke interesse. Alleen wij geven als inkoopbureau wel aan, althans dat verwacht ik van mijn inkopers, dat als zij een traject bespreken met de vakafdeling dat de inkoper dan zegt, luister vakafdeling hier zijn duurzaamheidcriteria voor vanuit vroeger Senternovem, nu AgentschapNL. Hier zijn de duurzaamheidcriteria, kijk eens naar. Wil je dat toepassen of niet. Dat verwacht ik wel van de inkoper. Maar het is altijd een samenspel. Dus de inkoper en de mensen van de vakafdeling. Eigenlijk de vakafdeling zorgt voor wat wij noemen het producttechnische van het programma van eisen; de eisen aan een product of dienst die je stelt. H. van Aart: Daarnaast heeft de inkoper ook wel de taak om de specificatie te controleren. Want je moet natuurlijk wel objectief blijven. H. ’t Hart: Die moet wel vallen binnen de regelgeving….de eisen die zij willen stellen die moeten wel vallen binnen de eisen die je mag stellen conform de regelgeving want je mag niet discrimineren en dergelijke. Daar zorgt de inkoper weer wel voor. Die checkt eigenlijk of wat zijn willen of dat mag. Als ik het heel eenvoudig formuleer. Zij checken eigenlijk van, de gemeente wil iets, die heeft bepaalde behoeften, bepaalde wensen, bepaalde eisen. De inkoper zorgt voor de kanalisering daarvan en ook dat het voldoet, ook aan rechtmatigheid, dus dat het voldoet aan de weten regelgeving en dat het op de juiste manier dus in de markt wordt gezet. En dus ook op de juiste manier, niet alleen in de markt wordt gezet maar dat ook tijdens de procedure…want je hebt de inschrijving, er worden vragen gesteld, dat wordt allemaal gereguleerd. Dus gebonden aan weten regelgeving, de inkoper zorgt ervoor dat het wel op de juiste manier plaatsvindt. Dat er op de juiste manier wordt gegund en op de juiste manier wordt gecommuniceerd. Een afgewezen inschrijving, de inkoper zorgt ervoor, alleen moet de vakafdeling wel input geven…dat er wordt gemotiveerd waarom iemand dat niet is geworden. Dus, dat is zo een beetje de rol en taken van de inkoper. En op het moment dat het contract is afgesloten, de inkoper stelt ook het contract op, ook in samenspraak weer met de gemeente, alleen daarna wordt de rol van ons, na de contractafsluiting, dus dan ga je eigenlijk over tot de uitvoering, dat gaat onze rol, die gaat ontzettend naar beneden. Dan komen wij als inkoopbureau erbij kijken als het fout gaat. Of als er discussie ontstaat met het bedrijf die de dienst of producten levert of het werk uitvoert. […] Als ze zouden controleren, u hebt gezegd dat u duurzame producten installeert, maar u doet het niet. Als ze dat zouden controleren, dan zouden wij aan tafel gaan zitten met die ondernemer om te zeggen u voldoet niet aan datgene wat jij hebt beloofd of wat wij hebben gevraagd. Maar onze rol wat dat betreft is minder. We hebben het toen straks gehad over die uitvoering. We hebben niet het idee dat in de uitvoering ontzettend wordt gecontroleerd. Als dat niet duidelijk zichtbaar is, dus als je echt moet zoeken omdat die expertise niet aanwezig is, dat die duurzaamheid daadwerkelijk er is. Er geen checklist, oh hij voldoet. Wat misschien ook wel handig is te vertellen. Wij zetten elk jaar een werkplan op in de gemeente, welke trajecten wij begeleiden. In meerdere gemeenten en werkplannen hebben wij zelf een kolom aangemaakt, zijn duurzaamheidcriteria van toepassing of niet, ja of nee. En sommigen gemeenten hebben wij gezegd, wij willen straks horen of die duurzaamheidcriteria, de evaluatie die wij ook opstellen binnen elke gemeente, daadwerkelijk zijn toegepast. Zo nee, dan waarom niet. Dan is het weer geen verplichting. Als sommige ja, ik had er geen zin in, dan zou het al voldoende kunnen zijn. Dat zouden sommige mensen geen genoegen mee nemen maar wij zien dat langzamerhand…H. van Aart: Het is wel onder de aandacht, het onderwerp. H. ’t Hart: Langzaam zie je dat wel onder de aandacht komen, langzaam zie je dat ze dat…..Maar, zoals eerder in het gesprek naar voren is gekomen, men wilt zich daar niet aan committeren, men wil niet zeggen wij gaan tekenen, et cetera. Een simpel voorbeeldje. Vorig jaar of begin dit jaar had ik een gesprek met een wethouder van een van onze gemeenten en de gemeentesecretaris. Toen hadden we het over duurzaam inkopen want ze waren bezig met nieuw beleid ook. Toen zei de wethouder, wij gaan ons niet committeren. Alleen ik wil wel dat de trajecten die het komend jaar worden gedaan, dat waar het meeste geld in omgaat, dus qua financiële waarde, dat die in ieder geval duurzaam worden ingekocht. Want dan kunnen wij altijd zeggen dat een X percentage van onze begroting, wat we inkopen, duurzaam is geweest. Dus het gaat niet eens over de hoeveelheid van trajecten, nee dan pakt men even de grootste. Toen was de discussie, wat nemen we in het inkoopbeleid. Hij wilde wat terughoudend zijn. Vervolgens deden wij een voorstel van dit is de tekst wat je zou kunnen opnemen in je inkoopbeleid, dus wat vrijblijvender. En vervolgens zei een andere wethouder, want hij zei ook wij gaan dat convenant niet ondertekenen want dat betekent nog meer, je moet in je sociaal jaarverslag een melding van gaan maken van wat je hebt gedaan. En dan krijgen


58

prompt terug van de andere wethouder ja maar waarom tekenen we dat convenant niet. […] Zag je dat er op college niveau tussen de wethouders, dat zij daar verschillend over dachten. De ene wethouder zei laten we lekker laagdrempelig doen en de andere zei nee laten we het wat sterker inzetten. […] Maar zo zie je dat er vaak in gemeenten en zelfs op college niveau er verschillend over wordt gedacht. En op het moment dat je deze stappen doorloopt, wat zijn de kaders die gesteld moeten worden, dan ga je een beetje zwemmen. Eigenlijk als inkoopbureau zwemmen onze inkopers een beetje want wij willen best duurzaam inkopen maar…..H. van Aart: En je ziet ook steeds vaker de vakafdeling…wat ook steeds vaker gebeurt nog voor de specificatiefase is dat ze nog marktconsultaties doen. Als blijkt uit een dergelijk marktconsultatie dat meer dan klaar is voor duurzaamheid dan zal het ook veel eerder in een dergelijk programma van eisen opgenomen worden. Want dan weten zij ook, de vakafdeling, de markt kan het. En het zijn eigenlijk toch vaak de verhalen die daaronder doen van duurzaam inkopen is duur, de markt kan het nog niet aan. Als het gewoon duidelijk wordt dat het niet zo hoeft te zijn dan zijn ze veel eerder bereid om duurzaam te gaan inkopen. Om het mee te nemen in het programma van eisen. Want er zal geen een wethouder zeggen van dat gaan we niet doen als er gewoon binnen budget past en het is ook toevallig groen. H. ’t Hart: Je zult wel zien dat […] grotere gemeenten wat eenvoudiger waarschijnlijk duurzaam inkopen eenvoudiger implementeren en zeker gemeentes waar dat betreft het college of wethouders daar daadwerkelijk hard op gaan inzetten. In Rotterdam weet ik dat ze daar best hard op inzetten. [……] De wethouder van Rotterdam, dat is een belangrijk deel van haar agenda en de leefomgeving alles wat daarmee samenhangt. Dus het verschilt per gemeente. Als je kijkt naar gemeenten die duurzaamheid wat dat betreft […] ook op de site van de gemeente Amersfoort, zij hebben specifiek heel veel staan over duurzaam inkopen. Zij hebben per product of dienst aparte kaarten gemaakt. Het zijn vaak de criteria van Senternovem of AgentschapNL, maar ze hebben ook wel verder gedacht. Amsterdam heeft ook op hun site iets over duurzaam inkopen [….]. Gemeente Oss is ook een gemeente die wat dat betreft al redelijk aan de weg heeft getimmerd met duurzaam inkopen. En niet alleen met worden maar ook met daden. Echt daadwerkelijk dingen geïmplementeerd. [….] Ik had nog een presentatie van [..] duurzaam inkopen. Er blijkt eigenlijk, ze hadden wat geformuleerd maar op papier, ook wat soms bij ons ook op papier staat, maar de daadwerkelijke effectuering daarvan, nee dat had er eigenlijk niet plaatsgevonden. Je moet echt het verschil zien te maken…..bij ons staan sommige dingen ook mooi op papier. Er zijn gemeenten die dat convenant hebben getekend maar het daarna niet hebben doorvertaald in hun organisatie. Ze hebben hier een mooi kader gesteld maar als je het hier hebt gesteld moet je natuurlijk daarna wel…het moet doorvertaald worden. H. van Aart: het moet doorvertaald worden. Als het daar al blijft hangen dan komt het ook niet bij de vakafdeling. De invloed van de raad, college en ambtenaren (VNG, 2008) tijdens de verschillende beleidsfasen van duurzaam inkopen. Je ziet waar de invloed ligt. De agendazetting, het ambitieniveau. Ambitieniveau moet in principe uit de raad komen, wat wil je als gemeenteraad. De doelstellingen, wat je als gemeente wilt, dat moet het college doen, moeten de wethouders doen. Vervolgens zie dat, dat de communicatie vooral ligt bij het ambtenarenapparaat; de afdeling communicatie. Dus je propageert als duurzame gemeente en dat je daadwerkelijk ook in je communicatie, intern dus eigen organisatie en extern, dan zie je het college natuurlijk weer en de raad dat die richting de burgers, dat die een belangrijke stempel op drukken, een belangrijke rol. Het inkooptraject, dat zijn de ambtenaren…de inkopers. Maar deze fasering, daar zie dat het vaak al stopt bij gemeenten. Dat ze wel wat mooi zeggen maar het niet effectueren […..] En op rijksniveau, heel eerlijk, dat werkt anders bij ministeries en dergelijke want die zijn veel minder politiek gebonden, noem ik het dan maar. Rijkswaterstaat kan wel zeggen we gaan duurzaam dingen doen in het kader van bedrijfsvoering. Terwijl op gemeentelijk niveau ligt het heel erg aan politiek apparaat vast; aan het college en de raad. Er is wel een verschil. Daarom worden die doelstelling van het Rijk worden veel eerder bereikt en die kunnen veel eerder zeggen, vaak zijn het grotere organisaties dus ze kunnen „dedicated‟ mensen opzetten om duurzaamheid in hun organisatie bij de uitvoering van projecten rond te krijgen. Maar dat is een stuk eenvoudiger dan op gemeentelijk of lokale niveau. H. van Aart: De raad die zit er maar 3 of 4 jaar en dan is het de vraag wat komt er….H. ’t Hart: Ja, de raad zit er 4 jaar. H. van Aart: en je wethouders. H. ’t Hart: En de raad die vergadert soms maar 1 keer in de 2/3 weken of 1 keer in de 4 weken zelfs in hele kleine gemeenten. De invloed daarvan is beperkt. H. van Aart: En portefeuille verdeling per partij….Misschien heb je wel een vrij stabiele gemeente qua partijen maar als de wethouders wisselen en ze krijgen weer wat anders in hun portefeuilles. Misschien


59

net die wethouder die zich normaalgesproken hard voor gemaakt zou hebben, die heeft dan misschien weer wat anders in de portefeuille. […………..]. H ’t Hart: Het blijft vaak liggen […].H. van Aart: Maar andersom zie je het ook. Er zijn gemeentes die aan window dressing doen. Die hebben dus wel de steun van wij gaan duurzaam inkopen en dat laten ze ook aan iedereen weten. Maar dan wordt het verder eigenlijk niet doorvertaald in heel de organisatie. Beleidsstukken zijn niet op elkaar afgestemd en is de organisatie nog zoekende van wat moeten we hier mee. Dan is vaak de motivatie om duurzaam inkopen, is dan meer van hoe komen we over als gemeente. Wij willen leading zijn in de omgeving, voortrekkersrol gaan hebben. Als je dieper kijkt in het proces van hoe wordt het eigenlijk gedaan binnen de gemeente. Dan zie ook eigenlijk niets. Het wordt niet opgepakt terwijl dus eigenlijk wel de steun voor zou moeten zijn. [………..] H ’t Hart: Het leeft niet echt bij ze. Komt dat nog denk je? H. van Aart: Misschien als er wel sancties op zouden komen. H ’t Hart: Als er sancties op komen wel. Want dat betekent dat je monitor moet goed zijn. [….] De daadwerkelijke controle daarop die is erg lastig. Want hoe ga je daadwerkelijk meten. 5.

Beschikken de betrokkenen van het inkoopproces over voldoende kennis en ervaring om duurzaam inkopen uit te voeren (bijv. is bekend waar criteria worden gevonden en hoe die geïmplementeerd moeten worden)? Zie antwoord op vraag 2 (eind). a.


H. ’t Hart: Ja, wel in het algemeen. Maar niet specifiek op duurzaamheid. Als inkoopbureau, […], wij doen wel gezamenlijke contracten… dat wij bij bepaalde aanbestedingen voor meerdere gemeenten trajecten op de markt zetten. Als ze duurzaamheid meenemen of kunnen meenemen dan heb je natuurlijk meteen meerdere gemeenten te pakken die duurzaam aan het inkopen zijn. Maar we hebben ongeveer 60 contracten gezamenlijk uitstaan. Dus aanbestedingen of inkooptrajecten die voor meerdere gemeenten tegelijk op de markt worden gezet. Dat kan. Inkoopbureau breed zijn, dus over al die 23 gemeenten waarvan meestal 18 of 19 van de gemeenten zal meedoen. Dat kan soms ook puur regionaal zijn [..], puur gemeenten in Zeeland of puur gemeenten is Zuid-Holland, Zuid, waar we ook zitten die al een bepaalde regiofunctie hebben en voeren en ook met elkaar samenwerken. Voor die ene regionale of sociale dienst, hebben we het 4 of 5 gemeenten tegelijkertijd, daar zijn ook aanbestedingen van, die begeleiden we dan. Dat is ook wat je zou noemen gezamenlijke aanbesteding maar het is dan niet zo dat er afspraken op regionaal niveau worden gemaakt, dit gaan we dus duurzaam doen. Wij proberen dan weer die duurzaamheidaspecten erin te breien; de aanzet te geven van je kunt daaraan denken. Maar het is niet dat ze bewust mee bezig zijn, we gaan nu samenwerken om dat duurzaamheid te kunnen bewerkstelligen, om te kunnen behalen. Dat niet. Maar sluit niet uit dat heel veel van die trajecten duurzaam worden ingekocht. Onbewust weer. 6.

Worden de milieucriteria van de Ministerie van Infrastructuur en Milieu toegepast in het inkoop- en aanbestedingsproces? Worden ook eigen criteria gebruikt? (Bepaald door de hoofdverantwoordelijke (bijv. één gemeente i.g.v. samenwerkingsverband?) a. Worden deze toegepast op alle inkopen en aanbestedingen of alleen die boven de drempelwaarden zoals vastgelegd in de aanbestedingsrichtlijnen van de Europese Commissie? Zie antwoord op vraag 1. b.

Het inkoopproces bestaat uit 6 fasen; specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg of evalueren. Worden de milieucriteria geïmplementeerd in de volgende fasen: specificeren, selecteren, contract of nazorgfase? De criteria worden niet echt toegepast in elke fase van het inkoopproces?


60

H. ’t Hart: Niet bewust. H. van Aart: Er wordt altijd wel gecheckt van is er een document. Dat wel maar of het echt wordt toegepast….H. ’t Hart: Er staat geen sanctie op als het niet wordt toegepast. Het wordt wel vaak toegepast, bewust of onbewust, maar er staan geen sancties op dus het is niet stelregel; het moet toegepast worden. c.


H. van Aart: EMVI of laagste prijs. Total Cost of Ownership, dat gebeurt eigenlijk ook bijna nooit. H ’t Hart: Nee. Het verschil ook per product. Als ik strooizout inkoop, doe ik het puur op prijs. Er zit een kwaliteitsaspect aan vast. Dan gaat het natuurlijk meer natuurlijk meer richting EMVI. In hoeverre jij je kwaliteitseisen helemaal dicht timmert, hoe meer je meer naar prijs gaat. Maar als je een onderscheidend vermogen wilt hebben of je wilt dat er innovatieve oplossing komt, dus een oplossing vanuit de marktpartijen, dan ga je niet op prijs gunnen, ga je op EMVI gunnen. Op het moment dat je op basis van duurzaamheid ook gaat gunnen dan moet je natuurlijk op basis van EMVI gunnen. d.


H. van Aart: Dat staat bij veel gemeenten wel op de agenda Ze willen wel iets mee gaan doen want ze komen er steeds wel achter dat als je een contract goed beheert dat er wel wat te halen valt. Nu dus juist dat ze moeten bezuinigen komen ze steeds meer achter dat ze heel veel geld hebben laten liggen in het verleden door gewoon boetes niet op te leggen en dergelijke. Maar voor ons, het contractmanagement ligt bij de gemeente niet bij ons. Alles na de contractering, de uitvoering, de nazorg, de controle, dat ligt in principe bij de gemeente zelf. Want wij kunnen ook niet controleren of de uitvoering voldoet aan bepaalde eisen. Wij hebben die technische kennis niet. Dat moeten de vakafdelingen doen. H. van Aart: Bestellen doen wij niet. H ’t Hart: Bestellen doen wij ook niet. Wij roepen niet af op een contract. Ligt echt bij de gemeente. H. van Aart: Wat wij wel kunnen zien. Als we dus aanbesteding hebben gedaan. Je sluit een contract af voor een aantal jaren, op een gegeven moment hebben wij dus wel dat wij inzichtelijk krijgen dat het contract gaat aflopen, wat gaat er gebeuren of gaan jullie verlengen een jaar..H ’t Hart: We gaan dan wel evalueren, van hoe bevalt dat. En wat bij sommige contracten is afgesproken voor 2 jaar plus een optie van liggen twee keer in een jaar. Dan gaan wij natuurlijk op een gegeven moment zeggen, gedurende het tweede jaar, laten we eens een keer bij elkaar gaan zitten. Zeker als er een verzameltraject is bij meerdere gemeenten tegelijk. […] Hoe is de marktsituatie nu, zijn er misschien andere oplossingen, of goedkopere, is er een alternatief gekomen. Dat initiatief nemen wij wel als inkoopbureau. Maar het regulier contractmanagement. Langzamerhand brengen wij zelf meer in kaart of een bepaald contract afloopt of niet. Dat wij zelf een signaal krijgen, dat contract loopt af als wij datzelfde contract ooit hebben begeleid. Maar kom nog gemeentes tegen waar het schoonmaak of catering contract stilzwijgend is verlengd. [….] Dan mag nog verbeterd worden bij gemeenten. Definitie „elektronisch inkopen‟: „het gebruik van webaansluitend software systemen die het inkopen van goederen en diensten online mogelijk maken inclusief Intranet en Extranet maar exclusief applicaties zoals de telefoon, elektronisch gegevensuitwisseling (EDI) en fax apparaten. De meest voorkomende applicaties zijn: e-identificeren, e-aanbesteden (bijv. TenderNed), e-veilen, e-informeren en e-bestellen. 7.

Zijn één of meerdere van de bovengenoemde elektronisch inkoopapplicaties geïmplementeerd in het inkoop- of aanbestedingsproces? a. In welke fasen van het inkoop- of aanbestedingsproces vindt dit plaats? (fasen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg). b. Op welke inkopen of aanbestedingen heeft dit betrekking (bijv. in het geval van elektronisch veilen: kantoormeubelen)? En nationale en Europese aanbestedingen?


61

H. van Aart: Aanbestedingskalender wordt eigenlijk door alle inkopers gebruikt voor openbare Europese procedures. Een ERP systeem en dergelijke? H ’t Hart: Nee. H. van Aart: Nee. Gemeente Etten-Leur heeft toevallig met gemeente Roosendaal nu wel een pilot lopen met wel een applicatie. En er kan dus alles elektronisch verlopen. Dus moet je wel in eerste instantie allles…je moet bijna heel je PvE‟s invoeren. Uiteindelijk is dan ook de bedoeling dat de inschrijving ook elektronisch plaatsvindt. Lego Matrix? Een nota van inlichting gaat er aan zitten komen, ze zitten dus nog niet in de fase dat offertes binnenkomen. H ’t Hart: zulke zaken zijn niet aanwezig. H. van Aart: Elektronisch veilen dat kan je bijvoorbeeld niet voor alle inkopen doen. Maar toevallig is elektriciteit geveild. Gezamenlijk contract. E-auction. Dat wel. Dus wij kijken dus wel waar het eventueel mogelijk is en zinvol is. Dat was gewoon een grote gezamenlijke aanbesteding voor elektriciteit en dat leende zich ook wel daarvoor. H ’t Hart: Niet elk product of dienst is geschikt voor elektronisch. Papier bijvoorbeeld weer wel. Homogene producten. Waar je puur op prijs gunt dan is elektronisch veilen wat eenvoudiger. H. van Aart: Maar voor de grotere aanbesteding met meerdere gemeenten maar niet op lokaal of gemeentelijk niveau. 8.

In hoeverre (is) zijn de aanbestedingsfasen geautomatiseerd?: (1) aanbestedingsinformatie wordt via een website beschikbaar gemaakt (2) het beschikbaar maken van aanbestedingsinformatie en formulieren of documenten voor leveranciers op een website niet bedoeld voor elektronisch aanbesteden (3) officiële informatie en aanbestedingsformulieren online beschikbaar maken voor het elektronisch aanbesteden (4) volledig geautomatiseerde en georganiseerde procedures zonder enig papierwerk. H. van Aart: Dus de aankondiging gaat dan via de aanbestedingskalender, programma van eisen, de nota van inlichtingen, gaan allemaal via aanbestedingskalender. H. ’t Hart: Niet via de eigen websites van de gemeenten. H. van Aart: Offertes laten we nog niet allemaal elektronisch binnenkomen. Dat is allemaal nog hardcopy. Maar dat heeft weer vaak te maken met archiefwet en regelingen binnen gemeenten. Dat alles gewoon op papier binnen moet zijn en ingeboekt moet worden. H ’t Hart: Ze wel aardig daarvoor. Er zijn een aantal voorwaarden die de archiefwet stelt of andere wetten die voor gemeenten gelden. Als ze naar een andere methodiek gaan weten ze niet of dat overeenkomt met voorschriften uit de archiefwet of wat dan ook. Want je moet ook zelf een jaar stukken bewaren. Dat kan natuurlijk. Er zijn allemaal verandering voor. Maar sommige veranderingen in gemeenten gaan traag. H. van Aart: Ze zullen er eigenlijk wel naartoe gaan. H. ’t Hart: Incrementeel.

9.

Heeft de automatisering die is doorgevoerd de communicatie met zowel interne als externe leveranciers over de milieucriteria verbeterd? a.


H. van Aart: Ik denk dat je daar ook zelf naar op zoek moet gaan. Voor sommige producten en diensten is het gewoon al wat eenvoudiger beschikbaar, weet je het ook gewoon. Maar voor wat complexer zaken gaan wij steeds marktconsultatie doen en daarin kan je ook duurzaamheid aan de order laten komen. H. ’t Hart: We laten echt een aantal bedrijven opdragen die wat gaan vertellen, 3 of 4, een half uur of driekwartier, en gaan je ze allemaal uithoren, wat is er mogelijk, wat zijn de ontwikkelingen en kan duurzaamheid ook een onderdeel van zijn waar je naar vraagt. [..] Er zijn organisaties die een stuk verder zijn met duurzaamheid[…]. Die is veel verder met duurzaamheid, veel verder dan anderen kantoorleverancier. Die zullen altijd proberen te promoten dat hun duurzaamheidcriteria die zij zelf aan zichzelf stellen straks de norm worden. En dat is lastig. Want zouden andere daarop niet kunnen inschrijven. Dus moet je altijd als inkoopbureau, als gemeente weer laveren. Wat is uiteindelijk realistisch zonder dat je de markt heel veel verkleint. Zoals ik al zei die criteria AgentschapNL die gaan


62

vaak allang niet zover als hoever de markt al is. Op het moment dat ze zeggen dat zij de criteria gaan bijstellen, hoger stellen, nog duurzamer maken, zullen er partijen zijn….daar ga ik tegen protesteren want zover ben ik nog niet. Dat gaat discriminerend werken. Dat is ook niet wat je als aanbesteder wilt. Op het moment dat je markt verkleint natuurlijk, je meer gaat naar monopolist, de prijzen worden opgedreven. Dus, tegen die bijstelling van die criteria, staat ook beschreven op die site, althans vroeger op die site van AgentschapNL, hoe dat gaat. Dan zie je ook dat er best wat tijd daaroverheen gaat voordat ze een criterium uiteindelijk bijgesteld hebben. Je ziet ook dat het aantal criteria wat gesteld wordt, we hadden eerst iets van 70 groepen of zo, zijn er nog 42 groepen. […..] Dan zie je dat er discussie over los is geworden of die criteria überhaupt wel goed zijn; het systeem. Weet u of er gemeenten zijn die aangesloten zijn bij TenderNed? H. ‘t Hart: Geen van onze gemeenten zijn aangesloten bij het pilot van TenderNed. 10. Is er een communicatieplan opgesteld specifiek gericht op duurzaam inkopen en is elektronisch inkopen een onderdeel hiervan? H. van Aart: Nee. Een nota duurzaam inkopen geeft dus wel aan dat daar wel onderdeel daarvan is, het communiceren binnen je organisatie. Mensen moeten weten dat er duurzaam ingekocht moet worden. Er moet draagkracht voor komen in een organisatie. Maar zelfs de gemeente binnen onze organisatie die al wat verder mee is die weten dat ze er aandacht aan moeten besteden maar ze zijn nog niet zover dat er al een communicatieplan is. Dus dat gaat nog gebeuren. En andere gemeenten trouwens ook. Ze weten dat het moet gebeuren maar ze zijn nog niet zo ver [….]. a.


H. ’t Hart: In waarschijnlijk je programma krijg je te maken met een aantal keuzemogelijkheden die je bij een traject al dan niet aanklikt dat je dat toe gaat passen. In dat geval is je programma van eisen in bouwstenen opgebouwd en dat je aanklikt van die bouwstenen…. H. van Aart: Dat als je een productpakket kiest dat er automatisch iets verschijnt van heb je daaraan gedacht. H. ’t Hart: Dat zou het wel faciliteren. Want kan je dan ook die duurzaamheidcriteria in…[…..] De bewustwording zal wel meer zijn want je wordt er meteen mee geconfronteerd maar dat wil niet zeggen die bewustwording de discussies zal aanwakkeren. En ook daadwerkelijk dat de stappen worden gemaakt dat er daadwerkelijk wordt aangeklikt. Het concretiseren, weet ik nog niet. Het heeft wel een positief effect. Werken jullie toevallig in percelen? H. van Aart: In sommige gevallen wel. En houdt u wel rekening met verschillende eisen en wensen m.b.t. duurzaamheid? H. ’t Hart: Nee dat is niet gebaseerd op duurzaamheidargumenten. Dat percelen doe je vooral omdat je misschien verschillende marktpartijen wilt aanspreken. Omdat als soms in percelen …. dan kan je bepaalde specialismen beter aanvragen. Het is wel zo als er duurzaamheidcriteria zijn , niet op het geheel maar op een bepaald perceel, zou het een overweging zijn om het in een apart perceel te doen. Want je hebt een totaal project, bestaat uit verschillende onderdelen, uit verschillende specialismen, stel dat op een bepaald specialisme duurzaamheidcriteria geformuleerd zijn maar niet al op het geheel dan zouden we kunnen opteren om dat perceel apart aan te besteden. Zodat wij voor dat perceel wel de duurzaamheidcriteria wel gaan toepassen. Dat zou wel een gedachte kunnen zijn maar dat is niet zo dat wij daar nu op dit moment bewust mee bezig zijn. Maar het kan wel een aanleiding zijn om in de toekomst een apart perceel daarvan te maken als je duurzaam wilt inkopen. Want op het moment dat je duurzaam wilt inkopen en je besteedt als geheel aan dan wordt het niet straks als duurzaam bestempeld. Terwijl dat perceel, als je dat apart in een perceel neerzet, dan kan dat wel als duurzaam worden bestempeld omdat je dan wel de duurzaamheidcriteria hebt kunnen toepassen. Dus in principe zou het kunnen maar dat je bewust in percelen gaat onderverdelen omdat er voor een bepaald perceel duurzaamheidcriteria zouden kunnen gelden en een ander perceel misschien niet…maar dan heb je dat stukje specialisme met het


63

duurzaamheidaspect heb je dan op de markt gezet. Op dit moment is het zo dat we percelen indelen A. omdat het geografisch handiger is want wij hebben soms aanbestedingen over ons hele gebied maar dan is het prijstechnisch veel interessanter om een perceel te hebben voor […] of West Brabant of Zeeland omdat transportkosten ook onderdeel is van de prijsstelling. Op het moment dat je het perceel hebt dan is het gunstig voor jou dat het een totaal is want dan krijg je een leverancier. Als hij toch naar Zeeland moet rijden gaat hij toch de hoofdprijs rekenen. Terwijl als je apart voor Zeeland een perceel maakt dan is dat gunstig voor je prijsstelling voor de gemeenten in Zeeland. H. van Aart: Ook om contracten toegankelijker te maken voor lokale marketen. H. ’t Hart: Voor kleinere markten soms. Het middenen kleinbedrijf. Op een grotere deel kunnen zij niet inschrijven, kunnen zij niet aan maar op een perceel, een regionaal of specialistisch perceel zouden ze wel kunnen. Dus we maken wel bewust gebruik van percelen maar niet bewust van dat we duurzaamheidcriteria zouden kunnen toepassen. Maar het zou wel iets om te overwegen zijn. Kopie pagina 15 van NEVI thesis (ontvangen van H. van Aart): Van 22 gemeenten van de 23 bij de SIW aangesloten gemeenten is respons ontvangen. 1 Gemeente is niet meegenomen in dit vooronderzoek, omdat zij pas per 1 januari 2011 is aangesloten bij de SIW. Van het vooronderzoek zijn de resultaten in de onderstaande tabel weergegeven:

Onderwerp

Respons

Ondertekening Deelnameverklaring Duurzaam Inkopen

7 x ja

Duurzaam Inkopen coalitieakkoord

7 x ja

in

15 x nee

15 nee

Wethouder met duurzaamheid in portefeuille

4 x ja

Coördinator Duurzaam Inkopen (op management niveau)

4 x ja

Duurzaam Inkopen verankerd in inkoopbeleid

15 x ja

Doelstellingen t.a.v. Duurzaam Inkopen geformuleerd.

8 x ja

18 x nee

18 x nee

7 x nee

14 x nee


Toelichting Van de 7 gemeenten die hebben getekend hebben 2 gemeenten in 2007 reeds getekend maar tot op heden geen enkele actie ondernomen op gebied van Duurzaam Inkopen. Van de 15 gemeenten die niet specifiek Duurzaam Inkopen in het coalitieakkord hebben staan, hebben wel nog 5 gemeenten “duurzaamheid” of “klimaatakkoord” vermeld in het coalitieakkoord. Duurzaam Inkopen zou daar in theorie onder kunnen worden geschaard, maar op dit thema wordt niet specifiek ingegaan. Uit deze respons kan worden geconcludeerd dat op bestuurlijk niveau geen verantwoordelijkheid wordt gedragen voor Duurzaam Inkopen. Alleen een wethouder die Duurzaam Inkopen in de portefeuille heft kan worden aangesproken op het niet halen van de doelstellingen. Van de 4 coördinatoren Duurzaam Inkopen, functioneert er slechts 1 op Management Team niveau. Van de gemeenten die Duurzaam Inkopen niet hebben verankerd in het inkoopbeleid, zijn 5 gemeenten bezig met het opstellen van een nieuw inkoopbeleid waarin het thema Duurzaam Inkopen wel wordt opgenomen. Slechts 2 gemeenten geven aan helemaal niets te willen (gaan doen) met Duurzaam Inkopen. Van de 8 gemeenten die doelsteling (al of niet helder) hebben geformuleerd, volgens 4 gemeenten de streefdoelstellingen van de VNG. 3 Gemeenten hebben hetzelfde eindoel als de VNG, maar andere tussenstappen geformuleerd. 1 Gemeente is wat ambitieuzer en geeft aan minimal conform de VNG doelstellingen te willen presteren.

64

Projectgroep gemeentebreed actief met Duurzaam Inkopen

5 x ja

Inkoopadviseur betrokken bij implementatie Duurzaam Inkopen

16 x ja

17 x nee

6 x nee

Van de 5 gemeenten die bevestigend hebben geantwoord is in 4 gevallen sprake van een projectgroep die bezig is met het opstellen van inkoopbeleid waar duurzaamheid onder valt of projectgroep die zich richt op duurzaamheid in het algemeen. Slechts 1 gemeente heeft een specifieke projectgroep Duurzaam Inkopen. De betrokkenheid van de inkoopadviseurs heeft met name betrekking op het verankeren van Duurzaam Inkopen in het inkoopbeleid en op het toepassen van sociale- en milieucriteria op het niveau van het inkooptraject. 3 Gemeenten betrekken de inkoopadviseur ook bij het vaststellen van de wijze van borging van Duurzaam Inkopen.



65

Appendix X

Transcript: The Municipality of Utrecht

Locatie (Location):

Gemeente/The municipality of Utrecht


I. van de Klundert (adviseur milieubeleid/Environmental policy advisor)


September 2 2011 – 11:00

Duur (Duration):

41 minuten (minutes)


NEE (NO)

1.

Zijn er doelstellingen en een duidelijke strategie gericht op duurzaam inkopen vastgelegd als onderdeel van een formeel beleid? We hebben inderdaad een beleid voor duurzaam inkopen. Wij zijn eigenlijk vanaf het begin betrokken bij dat programma „Duurzaam Inkopen‟ van het Rijk. VROM was dat toen de tijd nog. Dus, we hebben in 2002 ondertekend 100% duurzaam inkopen in 2015 […]. En dat hebben wij doorvertaald, in ieder geval, in onze nota aanbestedingen en inkopen waarvan een paragraaf ook duurzaam inkopen in zit. In de praktijk hebben wij het altijd, tot nu toe gedaan gewoon met criteria die door AgentschapNL, voorheen SenterNovem, op de site staan. Dus het is in ieder geval in het beleid belegd, vastgesteld door de gemeenteraad. […]. Duurzaam inkopen komt op meerdere plekken terug. Er is pas geleden ook een nota vastgesteld, Utrechtse energie, waarin inkoop ook weer onderdeel is…meer gericht op CO₂ reductie en elektriciteit inkoop bijvoorbeeld. Maar, ook daar is het weer expliciet onderdeel van het geheel. Dat doen jullie uit eigen initiatief of is dat opgelegd? Wij werken in opdracht van een gemeenteraad/College van burgemeester en wethouders. En de gemeenteraad heeft daarom gevraagd […]. Dus, het is echt vanuit de maatschappij, verkozen vertegenwoordigers de vraag om daar aan te besteden inderdaad als gemeente. En de drijfveer daarachter? Bijvoorbeeld het hebben van een petrochemische industrie. Wij hebben niet echt zware industrie of dergelijks. Dus, vanuit die hoek zit er niet een milieubelang in. Wat je wel merkt is dat wij hier…wij hebben deels een andere soort bevolking dan […] bijvoorbeeld. Wij hebben vrij veel kantoren en ondersteunende dienst…AgentschapNL zit hier. Maar ook zorgverzekeringen en dat soort dingen…banken, financiële instellingen. En als de mensen wel hier wonen dan zijn ze ook vaker hoog opgeleid en ook veel meer behoefte aan een soort milieubewustzijn. […] Maar dat uit zich natuurlijk ook in de verkiezingenuitslagen. Bij ons… nu Groenlinks, D66 en PvdA samen de coalitie vormen en Groenlinks de grootste partij is. Nou dat is volgens mij de enige in Nederland waar dat in ieder geval op dit moment is. Dat kan ook een rol spelen.. Dat speelt echt een rol want je merkt….en dat is niet in alle buurten het geval [..]…ik bedoel dat de milieubewustzijn is volgens mij gemiddeld hoger bij onze bewoners en in ieder geval de actieve bewoners voor een gemeente/ gemeenteraad …[….] a.


Ja. [..] het is ook een economische kans. De duurzame ketenbeheer. Niet zo zeer voor ons als gemeente maar juist voor de bedrijven in onze gemeente. Dat is… veel meer motivatie om dat te doen dan milieudruk of zo iets, op dit moment in ieder geval. En dat je niet met het vuilste product wilt komen. Dat is niet de uitstraling die wij als gemeente willen hebben. b.


Het zijn dus 4.000 ambtenaren en wat ik je zei we hebben een gecoördineerde inkoop. Het is dus niet noodzakelijk allemaal gecentraliseerd. Wel een heel groot deel al maar niet alles. En dat maakt het wel zo dat je niet helemaal zeker weet of het uitgevoerd wordt en of iedereen het weet, die iets inkoopt, laat ik het even zo zeggen. Denk bijvoorbeeld aan het stads Schouwburg valt ook onder een gemeentelijk dienst. Nou, daar zit zelf een eigen inkoopafdeling….ze maken flyers….ik weet niet of zij FSC papier bijvoorbeeld gebruiken of dat soort dingen. Het zou best kunnen van wel maar dat weet je niet goed, dat


66

weet het concern inkoop ook niet omdat dat meestal buiten mantelcontracten gaat; de gemeente brede mantelcontracten. Dus, het wordt gecommuniceerd maar ik vraag me af of het bij iedereen echt helemaal overal tussen de oren zit . Er wordt dus niet echt gecontroleerd..? […]Concern inkoop bestaat uit twee afdelingen, dat zijn inkopers. Die begeleiden het proces van een aanbesteding en inkoop. Er wordt ook nu gebouwd aan een contractmanagement. Op basis van het contract kun je natuurlijk je leveranciers gaan controleren en gaan bevragen over hoe ga u nou met dat duurzaamheid om en wat heeft u daaraan gedaan. [..] Dus daar is nu anderhalf/twee jaar mee bezig. Dus dat zal steeds meer komen. En we hebben in principe wel….., eerst informatie boven tafel te halen maar is wel veel werk omdat wij vrij strakke bureaucratielijnen hebben met elke aanbesteding; hoe er gemeld moet worden en daar zit een kopje duurzaamheid in…wat heeft u eraan gedaan en dergelijke. Dat zijn duizend aanbestedingen soms. Dus dat is nog veel werk om dat precies te controleren en achteraan te gaan. Binnen dat contractmanagement zal het veel fundamenteler worden want op het moment dat jij iets koopt, met een duurzaamheid iets, dan gaan zij daar ook op controleren of dat geleverd wordt met de leverancier en alle diensten die dat inkopen. Zijn er ook gevolgen al als dat niet duurzaam wordt ingekocht? In principe zitten er vaak boeteclausules op…over duurzaamheid, weet ik niet altijd. Het zal meestal meer over iets van kwaliteit of leveringstijd zijn. Maar dat kan wel. Ik heb niet gehoord dat er heel vaak geïnd zijn. Ik heb ook niet gehoord dat ook veel van afgeweken is. In ieder geval niet in de gemeente brede mantel contracten. En dan gaat het echt over simpele dingen, FSC keurmerk voor papier. Dat wordt centraal ingekocht en dat komt er gewoon. De koffie inderdaad Fair Trade…dat wordt centraal ingekocht en dan weer verwerkt. Dat hoef je ook niet te controleren. Dat kan je wel zien.. Je ziet gewoon, dit komt erin, dit gaat eruit . 2.

Wordt duurzaam inkopen op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie ondersteund? Op beleidsniveau, strategisch in ieder geval wel en tactisch. In de praktijk kan het wel anders zijn natuurlijk. Want wij kunnen ook zeggen we moeten een bepaald soort autobanden kopen. Maar dan de mensen die daarmee rijden die hebben natuurlijk ook wat mee te maken. Die zeggen bijvoorbeeld het is onveilig of dat soort argumenten krijg je wel vaak inderdaad. Maar wat wij doen, dat is dus de gecoördineerde inkoop in plaats van gecentraliseerde, is dat wij vaak met een verwervingsteam werken. Dus dat betekent dat je voordat je een aanbesteding start, voor autobanden of auto‟s, dan heb je dus een verwervingsteam waarin ook mensen die het ook gebruiken ook deelnemen. Dus, je komt tot een soort belangenafweging van dit vinden we het duurzaamste wat wij op dit moment kunnen vragen qua prijs, kwaliteit, veiligheid en dergelijke. Dus, het is niet altijd de duurzaamste vanuit milieuoptiek maar wel in.…gezamenlijk afgestemd. En of duurzaam inkopen wordt niet ondersteund. Dat gaat meer met of het is niet veilig of het is te duur waardoor de afweging wat anders uitvalt voor een bepaald product. Maar niet dat inkoper daar niet achter staan? Nee. Dat niet. Vaak gaat het om argumenten als te duur of de kwaliteit is nog niet voldoende bewezen. a.


Ja, soms wel. Het wordt niet heel expliciet gecommuniceerd dat het mogelijk is. Maar het gebeurt wel. Vooral voor de groene stroom die wij 2 jaar geleden of cent ingekocht hebben. Was 1 cent duurder. Dat zijn hele kleine bedragen ondanks de grote inkopen die wij hebben. Dus, dat wordt dan wel vrijgegeven. Aan de andere kant is ook een beetje de insteek van duurzaam inkopen hoeft niet altijd duurder te zijn dus dat is dan altijd….Wat ik zei, de afweging die we maken. Ook waar we naar zoeken. We hoeven niet per se het nieuwste duurzaamste product wat zich misschien ook niet bewezen heeft. Maar kiezen juist misschien voor de veilige optie en die zijn vaak niet zo veel duurder of niet eens duurder of soms goedkoper. En de andere slag die we al aan het maken zijn, dat deden we al, maar willen we echt voornamelijk binnen de grond weg en waterbouw, riolering aanleggen, straten….is dat Total Cost of Ownership […]; de totale kosten meenemen van het hele levensduur van een product of een dienst. Daaruit blijkt heel vaak gewoon dat als je dat doorrekent dat het gewoon goedkoper is als je een duurzamer product neemt omdat de beheerskosten wat uitmaakt. 3.

Is binnen de gemeente een gecentraliseerde organisatie opgericht die de mogelijkheid heeft gehad zich te specialiseren in het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsactiviteiten of is de „inkoop‟ decentraliseerd? (worden activiteiten uitgevoerd door één gemeente i.g.v. samenwerkingsverbanden; lead buying?)


67

Zie ook het antwoord op vraag 1b. Het is dus gecoördineerde inkopen. Dus je bent wel verplicht om daaraan deel te nemen. Het is niet dat wij alle zeggenschap hebben over…. […] Ondertussen zijn wij dus wel verplicht dat als er een mantelcontract wel is, moet je als gemeentelijke dienst zelf, dus een stads Ontwikkeling of Schouwburg, zelf verantwoordelijk voor zijn eigen bedrijfsvoering waarvan een onderdeel is, de inkoop en facilitaire zaken maar ook milieuzorg bijvoorbeeld, hij kan dat uitbesteden aan een dienst ondersteuning maar ze kunnen ook voor kiezen om een deel hun eigen huis nog te houden. Dat zal de komende 4-5 jaar veranderen want wij gaan een grote reorganisatie in die zin in. Maar het heet nu nog gecoördineerd inkopen maar het is wel dat als er een mantelcontract is ben je verplicht om daaraan deel te nemen, als stads Schouwburg of dienst…..En er zijn eigenlijk wel veel mantelcontracten ondertussen…voor vergaderlocaties, voor papier, voor kantoorartikelen natuurlijk. Dus dat is in die zin wel gecentraliseerd grotendeels. a.


Wij starten meestal met een verwervingsteam waarin iedereen deelneemt van de gebruiker tot aan de beheerder en de inkoper. De afspraak is in principe als werkproces dat er iemand van milieu bij zit voor milieuaspecten maar dat kan ook AgentschapNL criteria zijn. In principe daarna heeft iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid wel om ook duurzaamheid mee te nemen in ….die verantwoordelijkheid is een beetje gedeeld. Je hoeft niet alleen milieu in te brengen. Het kan ook door de gebruiker worden ingebracht of de inkoper zelf als het niet aan de orde komt. Dan zullen zij dat dus doen. Qua taken, wat ik zei, milieu is degene die de milieu informatie aanlevert, de adviezen geeft over materiaal X versus Y duurzamer. En de inkoper is dus verantwoordelijk voor het inkoopproces en de gebruikers die zijn verantwoordelijk voor beheer waarschijnlijk later. Daar zit natuurlijk ook een duurzaamheidaspect aan. Dus in die zin is dat ook gedeeld. 4.

Werkt de inkoopafdeling (of functie) samen met een afdeling verantwoordelijk voor milieucriteria (beleid) om de doelstellingen in het kader duurzaam inkopen te realiseren? Ja. Wij zijn beide verantwoordelijk voor het zorgen, dat er duurzaam ingekocht wordt. We hebben de grond weg en waterbouw, dat is een ingenieursbureau Utrecht die dat heel vaak doet. Die werken eigenlijk alleen maar in opdracht van opdrachtgevers dus die zouden eigenlijk daarin mee moeten geven u moet duurzaam aanbesteden of duurzame grond weg en waterbouw producten kopen. Nou daar kan wel in verbeteren bij opdrachtgevers. Die zijn vaak tijd, geld en …..dat de doorloping te lang is. Maar het is ook weer zo dat IBU in die zin een eigen rol en verantwoordelijkheid neemt om daar ook duurzaamheid een rol in te geven. Omdat zij later verantwoordelijk zijn voor het beheer van producten en diensten en daar weer belang bij hebben als er daarover overwegingen zouden worden gemaakt. Dus het is niet echt op papier…die doet dit en dit en die staat alleen verantwoordelijk voor maar ….Het kan enerzijds verbeterd worden door het nog bij meer mensen verantwoordelijkheid te maken. Maar anderzijds is het op zoveel niveaus nu tussen de oren dat het ook wel weer goed komt meestal in de aanbestedingen.

5.

Beschikken de betrokkenen van het inkoopproces over voldoende kennis en ervaring om duurzaam inkopen uit te voeren (bijv. is bekend waar criteria worden gevonden en hoe die geïmplementeerd moeten worden)? Ja. Het is niet bij alle aanbestedingen zo maar heel veel wel. Wat we ook weleens doen is gewoon binnen het verwervingsteam, om de kennis gelijk te krijgen , een aantal marktpartijen uit te nodigen….zo van wat is er nu mogelijk. En dat is niet alleen voor duurzaamheid dan maar ook voor de nieuwigheid van producten en zo. Ja, sommige mensen zijn daar gewoon goed van op de hoogte. Dat die moet weten wat de technische ontwikkelingen zijn bijvoorbeeld. Anderen hebben gewoon 4 jaar een auto gereden en denken nu ik wil zo een zelfde want die reed goed, die deed het altijd. Terwijl er best nieuwe mogelijkheden zijn en dat soort dingen. Dus het kan nog dat wij soms een soort marktconsultatie vooraf nog inbouwen in het verwervingsteam zodat iedereen een beetje gelijke informatie heeft en opzoek gaat naar dat soort dingen en dan de slag hebben te maken.


68

a.


Heel vaak onderzoeken zij dat wel. Of doen zij dat wel. Het concern inkoop is dat inderdaad. En dat zijn meestal omliggende gemeenten. Dus Nieuwegein, IJsselstein, Zeist. Volgens mij voor de PTT dienst, post dienst, vorig jaar of zo…die hebben zij gezamenlijk gedaan geloof ik. Wordt er een bepaald bedrag betaald om deel te nemen? Dat weet ik niet zo […] Ik vermoed dat de kennis bij onze concern inkoop mensen zit en dat zij dus om deel te nemen aan die aanbesteding inderdaad een aantal projecturen moeten betalen en door het volume ook, voordelen halen uit de inkoop. Dat zal het zijn. Dat gebeurt niet heel vaak. Het is op vrijwillig basis dat mensen zich aansluiten of meedoen. Meestal heeft de gemeente Utrecht het initiatief daarin. Op projectbasis dan? Op projectbasis inderdaad. 6.

Worden de milieucriteria van de Ministerie van Infrastructuur en Milieu toegepast in het inkoop- en aanbestedingsproces? Worden ook eigen criteria gebruikt? (Bepaald door de hoofdverantwoordelijke (bijv. één gemeente i.g.v. samenwerkingsverband?) Van AgentschapNL. Die hebben natuurlijk niet voor alle productgroepen wat. Dus soms bedenken we zelfs wat, klinkt een beetje raar. Maar bedenken wij zelf een aantal criteria die we denken wel toepasbaar zijn. Wat wij heel vaak doen is economisch aanbesteden. Dus dan kan je met eisen en wensen. We doen nu al heel vaak milieu als eis meenemen, het moet minimaal 100% groene stroom zijn en dat je hooguit als wens een soort criteria bedenkt van ik wil liefst zoveel stroom windenergie en minder biomassa. Dat soort constructies wordt vaak bedacht. Dus dat AgentschapNL criteria bijna als eis standaard worden meegenomen want die zijn vrij laag ambitieniveau en dat je op de wens dan nog probeert wat extras….daarop loopt een aanbesteding niet stuk , dat is waar mensen bang natuurlijk voor zijn. a.


Vooral nationale en Europese moet je aan denken. Dat gaat meestal via het concern inkoop, mantelcontracten. Kleinere aanbestedingen, daar hebben we niet heel goed zicht op van hoe dat loopt. Ik denk dat er steeds meer gecoördineerd gecentraliseerd wordt omdat alles bij elkaar dan toch een verplichting is om nationaal of Europees aan te besteden. We hebben natuurlijk die drempelbedragen. Dat weet ik niet precies. Wat wij bijvoorbeeld hebben gedaan laatst is de vergaderfaciliteiten aanbesteed. Dus wij zijn nu verplicht om die vergaderlocaties in Utrecht of buiten Utrecht te nemen. Maar dat waren natuurlijk heel kleine opdrachten die weggezet werden. Dus daarin zie je wel een beweging dat steeds meer gecoördineerd wordt ingekocht. b.


Ja. Maar dat moet nog deels opgebouwd worden met dat contractmanagement in de contracten zelf denk ik. Wat ik zeg, de boeteclausules …als het niet voldoet aan. Dat wordt nu eigenlijk echt heel uitgebreid bijgehouden en gecontroleerd en over gesproken waardoor je veel meer inzicht krijgt in de totale inkoopproces. Want aanbesteden is eenvoudig. U heeft de mogelijkheid biologisch catering te krijgen maar in de praktijk is er misschien drie/vijf procent van onze producten in de kantine biologisch. Omdat mensen vrij zijn om ook andere producten af te nemen want die zit ook in een lijst bijvoorbeeld. Dus dat wordt veel helderder. Dat contractmanagement daar strikter gaat kijken van wat er gebeurt inderdaad. c.

Wordt in de contractfase offertes beoordeeld op basis van de „economisch meest voordelige inschrijving‟ ( prijs) of aan de hand van Total Cost of Ownership (TCO)?

EMVI. Alleen bij de grond weg en waterbouw is het meestal nog laagste prijs. Een beetje ouderwets maar dat zit ook nog in de systematiek die binnen die mensen heerst. De RAW systematiek. Die wordt binnen enkele momenten omgezet naar meer EMVI. Meestal is het EMVI. En als het laagste prijs is, daar zie ik nu wel een beetje beweging in komen dat dat meer gebeurt, dan is het met een eis op milieu.


69

Groene stroom is een goed voorbeeld. Die doe je niet meer op EMVI maar zeg je gewoon ik wil zoveel procent groene stroom kopen. Dat is dan wel op laagste prijs. Waar een product het meest uitontwikkelt is op een markt zoals die groene stroom en waar er dus ook concurrentie op zit daar besteden wij weer aan op laagste prijs maar dan met een milieuvriendelijk product. Sinds 2002 is een hele omslag eigenlijk…dat het kan. [….] Er zijn nog meer van dat soort gevallen die milieuvriendelijk zijn en concurrerend zijn. Die je gewoon weer op laagste prijs kan aanbesteden. Inkopers vinden dat heel handig. Het is het meest simpele proces wat ze door kunnen lopen want dan hoef je niet te gaan wegen en te beoordelen. En heb je toch een milieuvriendelijk product in dit geval. Dus voor beide kanten is dat winst . d.

Wordt op basis van de eerder gebruikte milieucriteria de prestatie van de leverancier bewaakt en beoordeeld samen met de ontvangen producten, diensten of werken? Zie antwoorden op vragen 1b en 6b.

Definitie „elektronisch inkopen‟: „het gebruik van webaansluitend software systemen die het inkopen van goederen en diensten online mogelijk maken inclusief Intranet en Extranet maar exclusief applicaties zoals de telefoon, elektronisch gegevensuitwisseling (EDI) en fax apparaten. De meest voorkomende applicaties zijn: eidentificeren, e-aanbesteden (bijv. TenderNed), e-veilen, e-informeren en e-bestellen. 7.

Zijn één of meerdere van de bovengenoemde elektronisch inkoopapplicaties geïmplementeerd in het inkoop- of aanbestedingsproces? a. In welke fasen van het inkoop- of aanbestedingsproces vindt dit plaats? (fazen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg). I. van de Klundert: Ja. Wij gebruiken, het heet de aanbestedingskalender. Schriftelijk antwoord A.P. (concerninkoper): Bij Europese aanbesteding verschijnt het vervolgens ook op TED, automatisch via aanbestedingskalender). Alleen aanmeldingen en inschrijvingen worden nog op papier ingeleverd i.v.m. de rechtsgeldigheid van de ondertekening. Veilen jullie via Internet? Nee. We hebben geen veilingen. En bestellingen, dat soort dingen, dat gaat wel steeds meer digitaal. Doet wordt dan ook in de aanbestedingen opgenomen bijvoorbeeld kantoorartikelen, papier, dat is praktisch bijna allemaal…digitaal tegenwoordig allemaal. Schriftelijk antwoord A.P. (concerninkoper): wel besteltools. a.


Dus dat geldt voor de nationale en Europese aanbestedingen? I. van de Klundert: Ja. Schriftelijk antwoord A.P. (concerninkoper): Bij gemeente Utrecht dus niet. 8.

In hoeverre (is) zijn de aanbestedingsfasen geautomatiseerd?: (1) aanbestedingsinformatie wordt via een website beschikbaar gemaakt Schriftelijk antwoord A.P. (concerninkoper): Aanbestedingskalender + TED (2) het beschikbaar maken van aanbestedingsinformatie en formulieren of documenten voor leveranciers op een website niet bedoeld voor elektronisch aanbesteden Schriftelijk antwoord A.P. (concerninkoper): Aanbestedingskalender + TED (3) officiële informatie en aanbestedingsformulieren online beschikbaar maken voor het elektronisch aanbesteden


70

(4) volledig geautomatiseerde en georganiseerde procedures zonder enig papierwerk. Schriftelijk antwoord A.P. (concerninkoper): Zoals gezegd, alleen de aanmeldingen en de inschrijvingen worden bij ons op papier ingeleverd i.v.m. rechtsgeldigheid ondertekening. De rest gebeurt al wel digitaal. 9.

Heeft de automatisering die is doorgevoerd de communicatie met zowel interne als externe leveranciers over de milieucriteria verbeterd? Heb ik nooit zo over nagedacht. Maar als ik speculeer denk ik misschien wel inderdaad. Want wat vroeger gebeurde…kreeg je een catalogus als secretaresse en daar stonden wel groene boompjes wel; dit is een milieuvriendelijk product. Maar wat je bestelde dat wisten we niet want dat ging direct door. Nu gaat het via een digitaal systeem waarin wel alle gegevens kunt uithalen. Ze moeten ook via dat systeem bestellen. Je kunt niet meer [….] een leveringsbedrijf zomaar bellen. Dus misschien dat dat wel een effect daarvan is inderdaad. Dat e-bestellen , dat daardoor….daarover meer gecommuniceerd is. Dus ook van deze leveranciers zijn er nu inderdaad En dat leverancier meer op de hoogte zijn van wat er van hun verwacht wordt? Ja. Dat zou eigenlijk wel het gevolg kunnen zijn van dat…nooit over nagedacht maar…kan me daar iets bij voorstellen inderdaad omdat je vroeger, […] dan moest je iedereen gaan benaderen, kunt u milieuvriendelijk ….. En nu is het natuurlijk veel „digitaler‟. Je bent verplicht via dit te bestellen en dan kan je ook aangeven dit is een milieuvriendelijk product, dit niet. Daar minder keuze in is. Dat zou eigenlijk wel zo kunnen zijn inderdaad. a.

Is het mogelijk om adequate informatie te verkrijgen over het beschikbaar zijn van voldoende duurzaam aanbod op de markt? Bijvoorbeeld door marktconsultaties?

Ja. En ook andersom werkt dat. Daar gaan wij ook meer naartoe werken natuurlijk. Voor de leveranciers zelf die ook niet weten waar ze aan toe zijn soms, grote bedrijven wel. Volgens mij was er een aanbesteding voor grafisch werk. En er zijn veel kleinere…ZZP‟ers die dat doen. En daar hebben wij een marktconsultatie, eigenlijk voor hen, georganiseerd van dit gaan we vragen. Met de kamer van koophandel daarbij. [….] Kan ook voor grote bedrijven natuurlijk werken. Van, dit is wat wij gaan vragen, anticipeer daarop en zoek een samenwerking ….Als je één deel niet kan leveren dat je daar de samenwerking met een ander bedrijf voor zoekt. En schrijf dan in op onze aanbesteding. Dat vond ik wel een charmante manier en denk dat je daar ook heen moeten in ieder geval als we meer met duurzaam inkopen en meet name bij de grond weg en waterbouw gaan doen. Dan moet je de leveranciers gaan informeren. We willen dit gaan doen, dit is ons plan en anticipeer daarop, ga daarin mee. Dat heb je ook gezien met de Prorail prestatieladder. […] Prorail heeft zelf een instrument ontwikkeld om een soort meting te maken van CO₂ reducties bij de aanleg van spoorwegen, geluidswallen en dergelijke. Doordat Prorail die ladder ging doen en je kreeg een soort bonus, hoe meer duurzamer je was, hoe goedkoper je kon inschrijven. Dat heeft zo goed gewerkt dat iedereen nu al op een in ieder geval midden niveau zit van die ambitie. Omdat men zag van ja een hele grote aanbesteder gaat dit nu vragen waar wij aan gaan leveren. Dus wij moeten nu wel mee. Het is niet meer onderling concurreren en ik kan misschien op laagste prijs winnen maar dit is de minimale vorm en je kunt scoren hoe duurzamer je bent. Dus moeten ze echt gaan veranderen. En dat zeggen een aantal leveranciers ook al tegen ons. Als jullie het echt gaan vragen dan zijn wij zo om want dat gaat de markt dat vragen en werkt dat wel….Dat is ook de bedoeling van duurzaam inkopen. Dat is ook de bedoeling inderdaad. En met Prorail heb je dat volgens mij heel duidelijk gezien. Waarin echt de omslag is gekomen in de bouwwereld van, Prorail is een grote aanbesteder, zoveel opdracht, we moeten nu wel. Dan is het geen excuus meer om het niet te doen bij management ….dan is het „common sense‟. En er zit ook heel veel innovatiekracht in. Daar is ook waar wij ernaar kijken inderdaad. Op het moment dat je mensen ook weer wat anders gaan vragen dan gaat men ook weer innoveren…economische ontwikkelingen en dergelijke. Dat hoop je natuurlijk ook mee te kunnen bereiken. Dat is een tweede motivatie om dat te doen. 10. Is er een communicatieplan opgesteld specifiek gericht op duurzaam inkopen en is elektronisch inkopen een onderdeel hiervan?


71

Nee, dat is er niet. We zijn wel een aantal keer mee bezig geweest. Dat blijft een beetje lastig om een specifiek over alleen duurzaam inkopen te communiceren. Want concern inkoop, je communiceert wel over dit zijn de aanbestedingen die wij afgerond hebben en dit zijn de aanbestedingen die wij gaan doen en dergelijke. Daarin doen zij altijd een verhaaltje, dit zijn de specifiek opvallende. […] Kantoormeubels was bijvoorbeeld een mooie…In principe gaan wij alleen tweedehands kopen [..] dat is ook een communicatievorm, we hebben daarover nagedacht en we doen dus duurzaam inkopen voor tweedehands meubilair. Maar specifiek over duurzaam inkopen, communiceren, dat hebben wij een aantal keer gedaan maar communicatiecampagnes zijn nooit heel lang effectief. Het is even goed en moet het weer herhaald worden of mensen worden er moe van of men pikt het toch niet meer op. Dat is echt lastig. Het is echt een omslag in denken voor mensen natuurlijk. We gaan wel…, wat ik al zei met dat nieuwe plan Utrechtse energie, dat is nu even het hoofdpunt, CO₂ reductie, daarin gaan we ook in onze eigen gemeente gebouwen aan de slag. Daar komt een soort gedragscampagne in. Dat gaat over elektriciteit maar daar komen natuurlijk ook de vragen terug van mensen van waarom hebben wij niet die computer, of kunnen wij niet dit en dit. Daar zal eigenlijk wel interactie op ontstaan denk ik van kunnen wij dat niet met duurzaam inkopen doen. En communicatie verder zie ik ook wel een beetje in de vorm van trainingen. Die gebeuren wel af en toe. Voor inkopers binnen diensten of inkoopcoördinatoren binnen diensten of voor die mensen binnen grond weg en waterbouw die heel veel opdrachten wegzetten; asfaltweg bouwen, straatverlichtingen, dat soort dingen. Om daar inderdaad richting EMVI in plaats van de laagste prijs of Total Cost of Ownership zelfs te gaan. Dat zijn trainingen om mensen daarmee te leren werken. Dus dat is natuurlijk ook een vorm van communicatie. Het zijn dan de sleutelfiguren die dat moeten gaan uitvoeren. Wat ik ook zei met het verwervingsteam dat je marktconsultatie in breed verband laat zien. Van dit is mogelijk op de markt, denk er eens over na. Wat kun jij gebruiken binnen jouw dienst voor dat product, dat soort dingen. Maar het is niet in een plan met doelstellingen en zoveel bereikt en dat soort zaken verwoord. a.


[….] Wat ik merk is […] dan komen mensen zelf even vragen van wat bedoel je precies. De interactie is toch wel belangrijk. Maar ik kan me voorstellen dat je digitaal daarin best heel veel kan ondersteunen. Al is het maar in informatieverschaffing natuurlijk, van twee kanten toe. Want leveranciers ….. wij weten vaak ook niet wat er op de markt precies te koop is en de nieuwste van de nieuwste en helemaal niet zo duur. Dus ik kan me best voorstellen dat er veel meer interactie op plaatsvindt. Je hebt nu een aantal van die, in ieder geval vanuit de overheid, Via desk of PIANOo desk [..]. Je merkt dus dat mensen heel snel een vraag naar buiten gooien en daar zijn die systemen ook voor. Ik moet een aanbesteding koffieapparaten doen, wie heeft een goed voorbeeld over duurzaamheid of een aanbesteding. En die uitwisseling, in ieder geval bij PIANOo werkt dat heel goed. […] En ik kan me ook voorstellen dat het andersom ook werkt voor leveranciers. Als wij gaan zeggen wij gaan nu de elektriciteit aanbesteden. Voor mij komt het altijd heel formeel over…[…] Want dat is heel formeel. Je zet iets uit, je wacht 6 weken, dan ga je de enveloppen open maken en er is weinig interactie tussen degene die wat eraan biedt en degene die wat vraagt. Dat heb je in het voortraject gedaan. […] Met informeren gaat het gewoon veel sneller. En die veilingen, we doen het niet, maar volgens mij is het best een goede….Wat ik zeg, er zijn bepaalde producten die zo ver uitontwikkeld …. met duurzaam inkopen zoals die stroom. Eigenlijk, en volgens doet het Ministerie dat ook, gewoon veilen daarvan is….Ik kan me best wel voorstellen dat wij die kant ook eens uitgaan. […..] Maar dan moet je wel een uitontwikkelde markt hebben van een groen product. En die zijn er steeds meer natuurlijk Biologische catering is bijvoorbeeld niet meer heel vreemd. Het is wel iets duurder. Maar, stroom, papier…waar je dat veilen of inderdaad weer op laagste prijs inkopen gaat toepassen en dan gaat het heel snel natuurlijk. Dan je hoeft niet te zoeken naar, wat zijn de nieuwste producten en wat is het meest duurzaam, wat past binnen onze gemeente. Dan heb je gewoon een grote markt met een aantal producten die vergelijkbaar zijn en waar je gewoon de vraag kan neerleggen en kan je weer op laagste prijs e-veilen. EINDE INTERVIEW END OF INTERVIEW


72

Appendix XI

Transcript: The Municipality of Amstelveen

Locatie (Location):

Gemeente/The municipality of Amstelveen


C. Zijlstra (Teamleider bedrijfsbureau/teamleader business bureau & coördinator aanbestedingsteam/Tender team coordinator)


September 7 2011 – 14:00

Duur (Duration):



NEE (NO)

I.

Wij zijn bijna de centrale inkopen voor het hele concern. De afdelingen bij ons zijn wel hoofdelijk verantwoordelijk maar doen veel een beroep op het aanbestedingsteam. Bijna alle inkopen lopen via ons. […] Daarnaast ben ik teamleider van het bedrijfsbureau. Ik zit onder het ingenieursbureau. Dus, wij kopen en bestellen het merendeel van de materialen die nodig zijn voor de bestekken. Dus, wij hebben ook de raamovereenkomsten met de verschillende leveranciers afgesloten. [….] 1.

Zijn er doelstellingen en een duidelijke strategie gericht op duurzaam inkopen vastgelegd als onderdeel van een formeel beleid? In principe hebben wij de wettelijke plicht tegenwoordig als lagere overheden. Ook de gemeentes, via de VNG, die hebben zich ook geconformeerd aan het algemeen beleid waaronder Amstelveen ook. Wij hebben afgesproken dat in 2010 75% duurzaam ingekocht wordt en in 2015 is 100%. Dat is de doelstelling. [..] De strategie is zo veel mogelijk proberen het toe te passen. En dat is ook vastgelegd in het aanbestedingsbeleid wat wij hebben. Wij zijn ook bezig op het ogenblik om het aanbestedingsbeleid weer te actualiseren. We hebben hem nu even in de wacht staan want de nieuwe aanbestedingswet komt eraan. Dus, kun je dat ook gelijk meenemen en implementeren. Maar het duurzaamheidaspect zit daar zeker in op het ogenblik. Dat is iets waar je niet meer omheen komt. Wat is de drijfveer geweest. Is dat omdat jullie zich geconformeerd hebben? Nee. Het is niet iets wat je je op laat leggen. Wij zijn er altijd al mee bezig geweest. Je bent, in je totale, niet zo bewust mee bezig maar je kijkt wel dat je materialen inkoopt, ook in het verleden al, waarvan je zegt die doen niet schade aan het milieu. Daar was je best al mee bezig. Alleen nu zit er ook nog eens de stok achter de deur dat je iets afgesproken hebt met elkaar en dat er wettelijke regels voor zijn. Dus in principe, is het niet nieuw alleen je wordt nu meer met je neus op de feiten gedrukt. Je moet erop letten. Je moet er ook iets mee in je aanbestedingen en in je inkoop. Je leverancier moet je ook erop attenderen dat je duurzaam in wilt kopen. […] a.


Ja. We hebben zelfs een nieuwe zin in elke offerteaanvraag staan. „Dat we duurzaamheid willen stimuleren en ook de leveranciers daarop attent willen maken‟. […] Het is wel serieus. We zelfs een collega nu die zit puur in milieu/duurzaamheid. Die is puur daarvoor aangetrokken. Die zit echt op het stoeltje om de duurzaamheid binnen de organisatie, als beleid, meer handen en voeten te geven. Het wordt serieus opgepakt en het is niet de dwang omdat er nou een handtekening gezet is onder een convenant van de VNG.[…]

b.



73

Ja. We gaan nu ook een extra duurzaamheidaspect aangeven in het meldingsformulier wat gericht moet worden aan het aanbestedingsteam. Dat moet ik even toelichten denk ik. Omdat alle afdelingen zelf verantwoordelijk zijn…We hebben geen centrale inkoop […]. Dat is bewust gedaan omdat de afdelingen vonden dat ze zelf verantwoordelijk wouden blijven. […] alleen de consequenties daarvan worden vaak onderschat. Wij hebben een aanbestedingsteam in het leven geroepen. Bij het ontstaan van het aanbestedingsbeleid is dat ook ontstaan, dat aanbestedingsteam. Dat zijn 5 collega‟s onder andere ik. Die uit alle disciplines van de organisatie komen. Een jurist van vastgoed zit erbij, zit iemand van de concernstaf erbij, een controller en er zitten twee mensen van het facilitaire bedrijf bij. Die groep, dat heet dan het aanbestedingsteam. Er staat op de Intranet binnen de gemeente, meldingsformulieren. Er staat ook een handreiking over het hele aanbestedingsbeleid wat we hebben met formulieren, aanvraagformulieren, waar iedereen zo over kan beschikken. Als iemand in zijn hoofd heb, die zegt van ik ga iets kopen, dan moet die dus aangeven, boven de 25.000, daaronder laten wij het een beetje vrij anders wordt het een gekkenhuis natuurlijk, van we gaan dat kopen en we denken het op die en die manier in de markt te gaan zetten. En stellen voor om 3 of 4 leveranciers. En moet stroken met het aanbestedingsbeleid waar we voor onszelf drempels neergezet hebben. Boven de 3,5 ton moet je openbaar aanbesteden. Beleid is bij ons openbaar tenzij. Als je goede reden daarvoor hebt, mag je daarvan afwijken. […] Dan komt die melding en op dat meldingsformulier willen we nu ook dan eigenlijk een tweede stap inbouwen en zeggen van is ook rekening gehouden met het duurzaamheidaspect. Want dat moet je op de een of andere manier kunnen controleren natuurlijk of dat gedaan wordt. Daar zijn wij mee bezig. Alle inkopen die wij doen, dat is zegmaar van het 40 á 50 miljoen die hier ingekocht wordt op jaarbasis, is dat ongeveer 35 miljoen wat door onze vingers gaan. Als het van toepassing is, duurzaamheidaspecten in. In ieder geval wordt er aandacht aan besteed. Al is het maar om het verpakkingsmiddel; hoe ga je met je verpakkingsmiddel om. Dus er wordt wel op dit moment gecontroleerd op de een of andere manier. Voeren jullie ook contractmanagement uit? Ja. […] Dat schiet te kort hier. 2.

Wordt duurzaam inkopen op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie ondersteund? De mensen op de werkvloer, ja. De verschillende afdelingshoofden, ja. Directie, ja. Bestuur, nee. Dat is het gevaar dat je overrold gaat worden op een bepaald moment. Bestuur is nu meer bezig met bezuinigen. Dat is geen prioriteit op dit moment? Dat is mijn eigen interpretatie. Niet echt nee. Het kan allemaal 10% goedkoper. En we weten met ons allen […] dat echt duurzaam vaak ook iets duurder betekent. a.


Nee. Wij proberen nog steeds de kwaliteit, dus ook het duurzaamheidaspect bij elke offerteaanvraag prioriteit te geven ten opzichte van de euro‟s. Dus in de beoordeling, verhouding 40 (geld) /60 (kwaliteit; milieubelastend) min of meer. […] 3.

Is binnen de gemeente een gecentraliseerde organisatie opgericht die de mogelijkheid heeft gehad zich te specialiseren in het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsactiviteiten of is de „inkoop‟ decentraliseerd? (worden activiteiten uitgevoerd door één gemeente i.g.v. samenwerkingsverbanden; lead buying?) In principe, zou het zo moeten zijn dat elke afdeling zijn eigen aanbestedingen doet; zijn eigen offerte aanvragen, zijn eigen inkopen. Met behulp van het aanbestedingsteam. Ze kunnen bij het aanbestedingsteam ondersteuning vragen. Wij zitten bij het ingenieursbureau, wij niet anders dan


74

inkopen. Als het nou het gewone civiel werk is, die worden aanbesteed, Europees, niet-Europees, onderhands, meervoudig, noem maar op. Dus we hebben vrij veel ervaring met inkopen. [….] a.


Zie ook antwoord op vraag 1a. Die heer die noemde ik net. Die komt ook met allerlei ideeën bijvoorbeeld van kan dat geïmplementeerd worden in een bestek of kan je daar rekening mee houden met je inkoop. Lay-up kwam hij er recent mee; laag temperatuur asfalt, lage energie asfalt, daar bespaar je CO₂ mee. Daar kwam hij ook mee, of dat niet toegepast kon worden. Hebben wij ook als pilot een keer gedaan. Die zit echt, het beleid en die heeft zijn contacten, die zit ook in verschillende praatgroepen. Komt in Amsterdam, komt overal een beetje, loopt de seminars en dergelijke allemaal af. En hij komt met de ideeën, dus dat is de hoek van het beleid. En wij in principe, alle collega‟s met een aanbesteding, nou de ene is de materiedeskundige, die horen natuurlijk ook wat, ten minste dat moet je aannemen want die moeten vertellen wat ze eigenlijk willen hebben. En die komen dan ook en hebben wij het over het duurzaamheidverhaal. […] En de materie die er dan in moet komen..…het duurzaamheidverhaal…want dat begint een steeds groter hoofdstuk te worden in een offerteaanvraag. Dat is wel opvallend. We begonnen 2 regeltjes, we hebben nu zo een A4‟tje met eisen. Dan is het ook van kan dat eigenlijk wel bij deze materie waar we nu mee bezig zijn. Heb je het dan over emballage of hoe gaan ze met afval om. Is dat van toepassing, past dat wel bij de leverancier. Vaak moeten ze ook, bij ons nu, een verhaaltje van heb je een milieuplan, wordt dat jaarlijks beschouwd, doe je er iets mij. Dat zijn dan de eisen of laat dat eens zien. Binnenkort kan je daar ook op gecertificeerd worden. [..] En als je dan praat van wie zijn er dan bij betrokken. Centraal zit er iemand in van de organisatie, iemand van beleid die er sinds 2 jaar ermee bezig is, dan heb je de materiedeskundigheid die iets willen gaan kopen die daar rekening mee moeten houden, en dan het aanbestedingsteam zullen wij het maar even noemen of verwervingsteam degene die dus de offerte opstellen, in de markt zetten, beoordelen, die moeten dat aspect ook weer meenemen. Dus, in theorie zijn er drie groepen, 3 personen, hoe je dat noemen wilt die met het duurzaamheidaspect bezig zijn.

4.

Werkt de inkoopafdeling (of functie) samen met een afdeling verantwoordelijk voor milieucriteria (beleid) om de doelstellingen in het kader duurzaam inkopen te realiseren? Op basis van het antwoord op vraag 3, iedereen werkt samen dan? Ja.

5.

Beschikken de betrokkenen van het inkoopproces over voldoende kennis en ervaring om duurzaam inkopen uit te voeren (bijv. is bekend waar criteria worden gevonden en hoe die geïmplementeerd moeten worden)? Nee. Want anders had ik het niet zo druk. En waardoor komt dat? Is niet bekend waar de criteria te vinden zijn? [……] Er is een gewoon gebrek aan kennis over het aanbestedingsproces in het algemeen. Als de nieuwe aanbestedingswet er nu aankomt, dan moet je gewoon weer in gaan lezen want een heleboel zaken juridisch vastgesteld worden […] dan weet je pas weer hoe het moet gaan werken. Dus gewoon met het hele aanbestedingsproces in een heleboel organisaties waaronder net zo goed Amstelveen, en ik ben de laatste die zeg die ik het allemaal weet want ik leer ook nog elke dag, je maakt elke dag fouten, de ervaring daarin ontbreekt gewoon en de kennis daarvan. [..] Vooral het Europese traject, daar zit een heleboel hagen en ogen aan maar er zit een heleboel procedures aan waar je aan te houden hebt. Als je die niet kent dan kan je wel iets weten over duurzaamheid maar als je het aanbesteden niet onder de knie hebt […] dan mag je ook niet verwachten dat iemand gespecialiseerd is in duurzaamheid. Er is nog steeds een gebrek aan kennis. En is ook logisch. Dan moet je eigenlijk terug naar, er is voor gekozen om dat hier niet te doen. Dan moet je een centrale afdeling hebben van mensen


75

die A. ervaring opgedaan hebben of misschien ervoor geleerd hebben. Een studie daarin gevolgd hebben. […] Er kwam ook een daarbij die zei […] ik heb de opdracht van mijn afdelingshoofd, dat moet Europees aanbesteed worden, geloven we. En die doen dat maar één keer in de twee jaar of één keer in de drie jaar dan mag je niet verwachten dat die de kennis in huis hebt om een Europese procedure te doorlopen. Dus er zijn helemaal geen trainingen? Bij de lancering van het aanbestedingsbeleid heb ik zelf het initiatief genomen om in het kader van het aanbestedingsteam om vier workshops te doen voor alle afdelingen. De juridische afdeling heb ik gevraagd van stuur er nou eens één of twee naar een aantal seminars toe en laat ze zich een beetje in het aanbestedingsrecht gaan verdiepen. Nou hebben ze ook gedaan maar dan houdt het daarmee op. […] Je moet het doen door het doen, veel daarmee bezig zijn. Dan leer je het en door vallen en opstaan. a.


[…] Niet specifiek. We doen wel aanbestedingen en daar zit weer het duurzaamheidverhaal in. Dat uit is meer uit…samenwerking….met ons allen proberen daarvan te profiteren, goede prijs, goede kwaliteit, dus dat je wat meer in de markt kan zetten. Dat wordt wel gedaan. Wie is dan hoofdverantwoordelijk? 9 van de 10 keer wij omdat wij de grootste zijn van de gemeenten waar wij het meedoen. Omdat wij hebben de kennis in huis. […] Betalen ze ook een bepaald bedrag om mee te liften zegmaar? Nee. Dan krijg je ze moeilijk over de drempel. 6.

Worden de milieucriteria van de Ministerie van Infrastructuur en Milieu toegepast in het inkoop- en aanbestedingsproces? Worden ook eigen criteria gebruikt? (Bepaald door de hoofdverantwoordelijke (bijv. één gemeente i.g.v. samenwerkingsverband?) Ja, wij gebruiken ze. De dingen die daarin staan bij SenterNovem (AgentschapNL), zo maar even noemen ….die gebruiken wij eigenlijk al in het eisenpakket. En dan in de gunningcriteria gaan wij een stap verder. [….] In principe, bij offerteaanvragen dan besteden we aan volgens EMVI. Dan heb je een wensenlijst en daar komt het duurzaamheidaspect vrij zwaar in terug. […] Ze hebben geloof ik, 40 of 42 voorbeelden nu uitgeschreven. Ze zijn summier…maar het is een handvat. Je kunt er iets mee. a.

Worden deze toegepast op alle inkopen en aanbestedingen of alleen die boven de drempelwaarden zoals vastgelegd in de aanbestedingsrichtlijnen van de Europese Commissie? Dus, wordt er duurzaam ingekocht voor nationale- en Europese aanbestedingen?

Ja. Ook onderhands...zit het ook in. Meervoudig onderhands, als je 3 of 4 bedrijven uitnodigt dan zit er dezelfde in. Het is niet alleen Europees of openbaar. Gewoon...is het van toepassing gebruiken wij het ook, ook is het één op één. b.


Bij het specificeren begin je al mee. Pas bij het specificeren? Want ik kom vaak tegen bij de gemeenten die ik tot nu toe heb geïnterviewd dat er een fase daarvoor zit; inkoopvoorbereiding…. Dat is een initiatief van ze. Want dit is het algemeen bekende rijtje (fasen van Van Weele). Je kunt nog de initiatieffase voor zetten. Dat je zegt…wij moeten iets gaan inkopen, dat is dan de initiatieffase. Maar tijdens het specificeren, ga je, waar ik het steeds over heb, de materie…wat wil je nou eigenlijk hebben en waar moet het aan voldoen. En wat wil je daar eigenlijk mee. Dus, dat mag je eigenlijk wel onder die noemer specificeren, mag je dat….. Maar je hebt een initiatieffase daarvoor zitten van oh ja, we moeten


76

voor alle vastgoed gebouwen moeten we een contract voor elektriciteit hebben voor al onze eigen gebouwen. Nou, wat ga je daarmee doen. We ga je daarmee doen. Dat is het initiatief. We moeten het gaan doen. We willen een contract hebben. Het loopt af of we beginnen daarmee. Hoe gaan we die lui selecteren. Wat moeten wij vragen? Dat kan je in je specificatie kan je aangeven wat je als eisen wilt stellen, groene stroom, noem maar op. Houdt het daarbij op..bij specificeren? Als ik in mijn specificatie aangeef ik wil dat je daar en daar aan voldoet en er komen aanbiedingen binnen, dan ga je selecteren. Of moet je iets anders met dat selecteren in je hoofd hebben…. Je kunt ook zeggen dat je selecteren gebruikt om die leveranciers op te zoeken voordat je een aanbestedingtraject ingaat met ze. Voordat ze een offerte uit mogen brengen. Maar ik denk dat jij gewoon het standaard regeltje zoals het in alle aanbestedingsboeken…dat je dat daarmee bedoelt. Bij de selectie ga je dus…waar jij gespecificeerd hebt aan eisen..ga je bij de selectie kijken in hoeverre voldoen de partijen, die de aanbieding gedaan hebben of de minimale eisen…voldoen ze daar wel aan, …dat doe je dan eigenlijk tijdens de selectie en daar zit eigenlijk jouw eisenpakketje in waaronder duurzaamheid en milieu. Dus dat werkt gewoon door..dat je dat al in de specificatiefase al hebt…? Ja. c.

Wordt in de contractfase offertes beoordeeld op basis van de „economisch meest voordelige inschrijving‟ ( prijs) of aan de hand van de „Total Cost of Ownership‟ (TCO) methode? Jullie hanteren EMVI zei je net…?

Regelmatig. En gebruiken jullie TCO? […] De EMVI….dan ben je al bezig met Total Cost of Ownership. Je kijkt niet alleen naar de prijs […..]. Als wij dus een aanbesteding met de gunningcriteria…EMVI…dan zijn er 20 te beoordelen punten waarvan, in sommige gevallen, de prijs 20% meetelt. Maar daar zit bijvoorbeeld ook in […] je levensduur, je garanties, de kwaliteit van het product in alle vormen. Soms hebben wij proefmodellen. Het duurzaamheidverhaal daarin, dat wordt ook gewaardeerd, het milieuplan, het plan van aanpak. Dus het heeft bijna niets meer met de prijs. Het neigt veel eerder naar Total Cost of Ownership. [….] dan noem je hem EMVI want als je iets meer beoordeelt als alleen prijs dan heet het al EMVI. Ook als je in een normaal bestek zegt, de eenheidsprijzen ga ik beoordelen, dan is het al EMVI geworden volgens de regels. We hebben ook weleens gedaan, dat je zegt, het plan van aanpak en de prijs. Het plan van aanpak telt voor 40% mee…en dan praat je eigenlijk over…..de prijs blijft toch het belangrijkste aspect. Als wij EMVI doen neigen wij al naar die Total Cost of Ownership. Niet helemaal maar het lijkt er eigenlijk wel op. d.


Die worden bewaakt ja. In principe heb je een keuze gemaakt. Een leverancier komt het beste uit de bus op allerlei punten dan zullen de beste aantal punten waar die minder scoort als andere partijen. Dat zou best een keer een duurzaamheidverhaal kunnen zijn. Dat die toch wat langer rijdt met zijn transport want dat geld …. misschien slaat door. Dan ga je daar juist op bewaken. [….] Daar moet je aandacht aan besteden. Dat moet je gezamenlijk proberen te verbeteren. Dat bespreken we 9 van de 10 keer al bij de contractvorming. Wij doen een verificatiegesprek. We zetten nog een aantal dingen in het verslag. Daar kan je bijvoorbeeld in zeggen van…eigenlijk ben je een beetje zwak op het onderdeel transportventilator…[..] daarom heb je een laag prijs. Maar het past niet in het beeld wat wij… van dat onderwerp…. als duurzaamheid hebben. Dus, daar moeten wij proberen gezamenlijk verbetering in aan te brengen. Meer hergebruik, er zijn verschillende zaken wat je dan kunt doen. In dat contract proberen wij daar wel….steeds… in gesprek over te blijven..van kunnen wij dat nog verbeteren. 9 van de 10 keer lukt dat ook wel. Tenminste bij de simpele onderwerpen…waar haal je je zand vandaan. […] Op het ogenblik hebben wij de recyclebaarheid…hoeveel procent van jouw product is recyclebaar. Geef dat aan, toon dat aan. […] Definitie „elektronisch inkopen‟: „het gebruik van webaansluitend software systemen die het inkopen van goederen en diensten online mogelijk maken inclusief Intranet en Extranet maar exclusief


77

applicaties zoals de telefoon, elektronisch gegevensuitwisseling (EDI) en fax apparaten. De meest voorkomende applicaties zijn: e-identificeren, e-aanbesteden (bijv. TenderNed), e-veilen, e-informeren en e-bestellen.

7.

Zijn één of meerdere van de bovengenoemde elektronisch inkoopapplicaties geïmplementeerd in het inkoop- of aanbestedingsproces? a. In welke fasen van het inkoop- of aanbestedingsproces vindt dit plaats? (fazen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg). Ja. […] Wij zetten alles op de aanbestedingskalender. Laatst TenderNed. Het wordt hier op de site gezet…van Amstelveen. Via de aanbestedingskalender is ook alles toegankelijk voor alle partijen. Veel vragen laten wij allemaal stellen via het email [….]. Ik beantwoord geen vragen telefonisch. Alles is geautomatiseerd. Wij proberen zoveel mogelijk een beetje die richting….want dat heeft ook voordelen voor jezelf….En wij zelf zijn bezig om te kijken om het een keer buiten de deur te zetten […] want dan blijf je ook buiten beeld, blijft het ook anoniem. Ik voorkomen dat Jan en allemaal lopen te bellen en iedereen ook antwoord geeft. Ik heb altijd alles gericht op schriftelijke vragen…per email kunt u die richten aan. De nota‟s van inlichtingen komen allemaal op de kalender te staan. Iedereen kan dat weer daar afhalen. Wij proberen alles zoveel mogelijk elektronisch te doen momenteel. Wordt soms gebruik gemaakt van e-veilen? Nee. […] Want ik heb begrepen dat niet alles geschikt is om te veilen…. Bijna niets. WC papier, gummetjes en kantoorartikelen. […..] [….] Wij hebben raamcontracten en wij roepen af. En dat gebeurt via het email. Als wij weten dat wij iets nodig hebben, dat is ook een van de contractsvoorwaarden, zorgen we daarvoor dan de mensen het minimaal 6 weken van te voren weten…dat er een bestelling aankomt …officiële bestelling…geven we ook ongeveer ook al aan over welke volumes wij het hebben. Dat weten ze dus. Dan krijgen ze een opdracht daarvoor met de data daarbij van dan en dan kan die bellen dat die het materiaal wil hebben. Dan roept hij het af. Dat gaat allemaal via het email. Dus geen speciaal daarvoor bestemd elektronisch systeem? Nee. [….] b.

Op welke inkopen of aanbestedingen heeft dit betrekking (bijv. in het geval van elektronisch veilen: kantoormeubelen)? En nationale en Europese aanbestedingen?En dat geldt voor alle nationale, Europese aanbestedingen?

Ja. 8.

In hoeverre (is) zijn de aanbestedingsfasen geautomatiseerd?: (1) aanbestedingsinformatie wordt via een website beschikbaar gemaakt (2) het beschikbaar maken van aanbestedingsinformatie en formulieren of documenten voor leveranciers op een website niet bedoeld voor elektronisch aanbesteden (3) officiële informatie en aanbestedingsformulieren online beschikbaar maken voor het elektronisch aanbesteden (4) volledig geautomatiseerde en georganiseerde procedures zonder enig papierwerk. Zie antwoord op vraag 7a. Informatie die wordt op de website van Amstelveen geplaatst…. Ja. Op het moment dat wij een openbare of Europese aanbesteding,…. onderhands maak ik niet bekend….Het kan ook op het ogenblik via de TenderNed. Hebben ze nu een applicatie voor. Je kunt onderhandse aanbestedingen doen. Maar dat doen we nog steeds op de ouderwetse manier. We nodigen 5 bedrijven uit door middel van een brief en dan kunnen ze ook vragen stellen. Maar openbaar en Europese worden allemaal op de site van Amstelveen gezet. Openbaar gemaakt.


78

9.

Heeft de automatisering die is doorgevoerd de communicatie met zowel interne als externe leveranciers over de milieucriteria verbeterd? In dit geval bijvoorbeeld email.. Nee. Dat zit in je contract. We maken een contract. Dat contract is eigenlijk de afspraken die je met elkaar gemaakt hebben over alle aspecten van de levering waaronder duurzaamheid. En wat ik met het email doe. Datgene wat je aangeboden hebt, wil ik nu hebben. Dat is eigenlijk alleen het bevestigen van een opdracht verder. Want we hebben meestal raamovereenkomsten voor langere jaren. Vier jaar maximaal. Binnen die vier jaren roep je regelmatig af en dan verwijs je naar de contractovereenkomst.

a.


Maar is het zo dat door TenderNed dat je sneller weet wat de markt te bieden heeft? Ja, op een bepaald moment heb je een aanbesteding en die aanbesteding maken wij openbaar op TenderNed. Dan nodig je iedereen uit om een aanbieding aan jou te doen. Met die aanbieding gaan wij een overkomst aan voor langere tijd. Materiaal heb ik het nu over. Er komt een moment dat ik 5 auto‟s of vrachtwagens wil hebben. Dan komt de markt die dat wilt leveren. En daar zitten de verschillende aspecten in en een prijs. En dan roep je op een bepaald moment af en over 6-7 maanden heb je die 5 auto‟s rijden hier. Maar als je het over materiaal hebt, PVC, verhardingsmateriaal, hout, noem maar op…dan proberen wij wel, want wij willen ook een klein beetje conformiteit hebben […], wij proberen voor langere tijd een overeenkomst aan te gaan met afspraken over indexatie en proberen een jaar of vier met dezelfde leverancier de producten af te nemen. En na vier jaar moet je een nieuw contract …dus dan gaat het weer op TenderNed…gaat het weer op de kalender. En gaan we weer proberen een contract af te sluiten voor langere periode. Maar het is niet dat je voor elke bestelling een aanbesteding doet of de markt weer consulteert. 10. Is er een communicatieplan opgesteld specifiek gericht op duurzaam inkopen en is elektronisch inkopen een onderdeel hiervan? Nee.

a.


Ja, zeker wel. In welke zin? Dat het ruimer bekend wordt. Iedereen die je dan benadert. Als het bijvoorbeeld ook bij ons op de site meer komt. Dat je ook met het duurzaamheidverhaal bezig bent. Het moet veel meer gaan leven. Het belang daarvan. Iedereen zal het met je eens zijn dat je voorzichtiger met het milieu moet zijn. Je moet niet meer een potje olie in zo in de kolk gooien. Maar de andere aspecten zoals Cradle-to-Cradle, de 3 Ps, noem het allemaal op, dat is helemaal niet bekend bij de mensen. […] Maar dat er dan ook een vicieuze cirkel kan zijn dat je zegt van nou als ik dat materiaal wat ik daar gebruikt hebt …als ik dat over 40 jaar kan breken of weer toe kan passen in een andere vorm, als bouwstof, dan ben ik goed bezig in mijn milieu- en duurzaamheidverhaal. Dat spreekt een heleboel mensen nog niet aan want ze weten niet waar ze het dan over hebben. Dus hoe meer het gaat leven…dat is alleen maar belangrijker, daar wordt je alleen maar beter van. Maar dat leeft wel voldoende onder de leveranciers denk je? We hebben verschillende momenten gehad dat de leveranciers op zich zeiden daar zijn wij helemaal niet er aan toe. Daar kunnen wij helemaal niet in helpen. Dat je veel verder was als dat de markt waar kan maken. Hebben we ook een aantal keer gehad. Ik had het in mijn hoofd van jullie moeten 50% van het oude materialen hergebruiken. Dat moet gewoon ergens blijken uit je plan. Dat was er nog helemaal niet. […] Terwijl dat eigenlijk iets is at heel logisch is. Het materiaal wordt gebroken, het wordt gebruikt, je ziet al beton mixer rondrijden met korrelbeton. Dat is gebroken oude betoon. Dus ik dacht dat moet allang kunnen. Maar dat was er nog


79

niet. Zijn er maar 1 of 2 in Nederland die dat doen. Nu begint het veel meer grotere vorm aan te nemen. Iedereen doet het al. Je ziet het nu ook verschijnen in aanbestedingen. Voor leveranciers van betonartikelen. Komt dat doordat de gemeente dat vraagt? […] Er is een hele periode geweest dat doordat de gemeenten of opdrachtgevers naar dingen begonnen te vragen, kan je hieraan voldoen, kan je hieraan voldoen. Dat de markt daarop begon te reageren. Er is vraag naar dus wij moeten er iets mee. En aan de andere kant is het ook zo dat sommige leveranciers zich daarmee proberen te profileren. Want er zijn een aantal hele grote opdrachtgevers bijvoorbeeld die CO₂ ladder. Die is eigenlijk door Prorail ontstaan. Rijkswaterstaat zegt op het ogenblik dat over een jaar willen zij alleen maar met aannemers werken die een 4 hebben op de prestatieladder van CO₂, Ontwikkeld door een ander aannemer. Door Prorail. Want ze zijn er wel achter. Dat ziet er wel goed uit. Dat gaat veel verder als dat ene object waar je mee bezig bent. Gaat ook terug naar hoe ga jij in je bedrijf daarmee om. Ben jij in je bedrijf al goed bezig met CO₂ uitstoot, duurzaamheid, welke auto‟s heb je rijden. Dat gaat veel verder. Dat gaat helemaal tot aan het productieproces aan toe. Waar haal jij je spullen vandaan. [….] Dus naarmate de vraag groter wordt, wordt het aanbod ook weer groter en visa versa. Maar de eerste stap is eigenlijk gekomen toen verschillende opdrachtgevers begonnen te vragen of eigenlijk eisten. Het eerste moment werd er gezegd […] daar kunnen wij helemaal niet aan voldoen maar men had toch in de gaten als ik dat wel kan dan ben ik het mannetje. Kan ik leveren. Dus het is eigenlijk een spel van vraag en aanbod in de markt. En dat is het altijd geweest met een heleboel dingen, niet alleen met duurzaamheid.



80

Appendix XII

Transcript: The Municipality of Oss

Locatie (Location):

Gemeente/The municipality of Oss


H. Geenen (inkoopcoördinator/ procurement coordinator)


September 12 2011 – 11:00

Duur (Duration):



NEE (NO)

I.

We zitten hier in een organisatie van 750 man en ik koop niets in. Helemaal niets. Ik ben adviseur, trainer, begeleider van mensen die inkopen en aanbestedingen uitvoeren. Als zodanig adviseer en begeleid ik mensen in aanbestedingstrajecten maar ik koop dus zelf helemaal niets in. Ik ben ook geen duurzaamheidspecialist. Wanneer heb ik te maken met duurzaamheid, dat is als wij gaan aanbesteden, dan is duurzaamheid bij ons een belangrijke factor. Maar het hele duurzaamheidbeleid wordt binnen de dienst stadsbeleid opgesteld en daar zitten een aantal mensen die zich dus meer met de beleidsmatige kant van duurzaamheid in het algemeen bezighouden. Als hier het gemeentehuis verbouwd wordt en er wordt bepaald hoe duurzaam wordt dit nieuwe gebouw. Daar bemoei ik me niet mee. Pas als er een aanbesteding komt en er dus iets ingekocht moet worden dan houd ik me bezig met duurzaamheid. Maar er zijn natuurlijk allerlei dingen waar wij als gemeente met duurzaamheid te maken hebben onder andere daar waar wij zelf dingen uitvoeren. Daar ben ik helemaal niet mee bezig. Ik ben alleen bezig met ….het moment waarop het met inkoop- en aanbesteding te maken heeft. […...].

II.

Op het moment waarop mij duidelijk werd dat duurzaamheid een belangrijk „issue‟ werd in deze organisatie ben ik me gaan verdiepen op hoe zou je dat binnen inkoop gestalte kunnen geven. Omdat ik wist dat mijn interne klanten daarom gingen vragen. En dus ben ik gaan kijken van wat kun je nou doen, hoe moet je dat aanpakken, wat is verstandig, wat is niet verstandig, hoe ga je het borgen in de organisatie, hoe ga je controleren dat het uitgevoerd wordt. Daar heb ik een jaar of drie lang behoorlijk veel „effort‟ ingestoken. En het geleidelijk aan ….nu weer losgelaten. Als mijn klanten weten wat zij moeten doen en er is een systeem in de organisatie dan laat ik het weer los en ga ik naar de volgende toe. Dat wil niet zeggen dat ik niet meer bij duurzaamheid betrokken ben. Maar mijn taak is om te zorgen dat zij het zelf kunnen. En mijn collega‟s op de beleidsafdeling duurzaamheid die zijn er voortdurend mee bezig. [….]

1.

Zijn er doelstellingen en een duidelijke strategie gericht op duurzaam inkopen vastgelegd als onderdeel van een formeel beleid? Ja. Er is een nota duurzaamheid. Er is een duurzaamheidkalender. [….] De duurzaamheidkalender die er stond liep tot en met 2010. En ik denk dat ze met een nieuwe versie bezig waren. En daar stonden heel concrete eisen in onder andere dat wij in 2008 al aan moesten tonen dat wij voor 10% duurzaam inkochten. In 2009 al aan moesten tonen dat wij voor 40% duurzaam inkochten en in 2010 voor 100%. Het is natuurlijk ook kwestie van hoe je duurzaam inkopen definieert. Maar in 2010 hebben wij bijvoorbeeld voor, ik dacht voor 89 of 90% voldaan aan de SenterNovem criteria. Bij een groot aantal aanbestedingen nog meer. We hebben in eerste instantie gemeten op de minimum criteria van SenterNovem want je moet ergens op meten. Maar verder proberen wij binnen aanbestedingen ook te pushen dat mensen daar zelf over nadenken. Dat zij creatief worden. Onder andere in mijn workshops heb ik veel aandacht besteed aan Total Cost of Ownership. Want als je duurzaam wilt inkopen, werkt het vaak het beste als je het als businesscase kunt presenteren. In het verleden werden aankopen veel al gebaseerd op aankoopprijs. Er werd niet gekeken naar wat zijn de kosten tijdens de levensduur van het product. Wat gebeurt er als het product niet meer nodig is. Als je naar Total Cost of Ownership kijkt dan kun je zien dat je met een duurzaam product soms in het begin meer moet uitgeven maar dat je in een aantal gevallen wel aan kunt tonen dat als je dat over een periode van de levensduur van het product


81

bijvoorbeeld 10 jaar zit dat je dan met een duurzaam product onder andere de energiebesparingen en dergelijke effectief veel goedkoper uit bent. […] Wij hebben ons best gedaan om mensen aan het denken te zetten maar vooral om hen bewust te maken dat ze er wat mee moesten gaan doen en ze tegelijkertijd de middelen aan te geven om dat te kunnen doen. […] Ik hoor nu regelmatig van mijn collega‟s van duurzaamheid, die dus daarop monitoren, dat wij landelijk best hoog scoren. Soms erg hoog. En wij doen dat al wat langer omdat wij daar al wat langer serieus mee bezig zijn. Dus jullie hebben dat convenant wel getekend? Ja. twee keer zelfs. Een keer een jaar of 5/6 geleden en toen is er verder niets mee gedaan. […]. En een jaar of 3/4 jaar geleden toen kregen wij een nieuw college met daarin een wethouder die zich heel erg op duurzaamheid richtte. En die heeft toen opnieuw getekend en gezegd nu gaan wij er werkelijk wat mee doen. Maar er is bijvoorbeeld ook de laatste drie jaar is er een budget geweest van totaal 1 miljoen euro om dus extra te kunnen investeren in duurzame aankopen. Soms daar waar mijn collega‟s dus niet voldoende geld hadden om in een keer die duurzame aankoop te doen, is vanuit dit budget geld bijgelegd. Er zijn spelregels opgesteld want anders was die pot zo leeg geweest. Wij hebben gezegd dat wij door middel van een businesscase gaan bekijken. Total Cost of Ownership. Als je het binnen 10 jaar kunt terugverdienen uit je eigen budget, krijg je niets. We gaan alleen datgene subsidiëren dat wat zich binnen 10 jaar zelf niet terugverdient om dat nog bovenop te kunnen doen. a.


Ja. Want als wij als overheid roepen dat wij iets willen en wij geven de leveranciers tijd om deze wensen te realiseren dan komen er veranderingen tot stand. De markt zoekt steeds kansen om zich te onderscheiden van zijn concurrenten. Door ze op die manier te stimuleren wordt een duurzamere productie mogelijk. Wij zijn op dit moment aan het invoeren dat wij bij werken aanbestedingen waarschijnlijk 5% van de loonsom dwingend moeten gaan laten invullen met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het is niet meer vrijblijvend maar nu wordt dat dwingend. En dat is bij projecten vanaf een bepaalde grootte. Ik bedoel als je ergens een muurtje moet metselen dan heeft het weinig zin om 5% van de loonsom …maar als je een karwei hebt van een half miljoen of meer dan begint dat wel degelijk zin te hebben. En hoe dat dan ingevuld wordt..dat hebben wij afgesproken met CWI. Die hebben daar bepaalde categorieën van mensen. Niet alleen arbeidsgehandicapten, eigenlijk iedereen die daarvoor in aanmerking zou kunnen komen. Dat zouden ook mensen uit sociale voorziening kunnen zijn, langdurig werkelozen, noem maar op. b.


Ja, vorig jaar hebben wij toch nog twee nieuwsbrieven uitgebracht. Naderhand ben ik er wel tussenuit gestapt. De nieuwsbrieven worden nu door de beleidsafdeling verzorgd. Bij de grotere aanbestedingen ben ik er wel bij betrokken, bij de meeste kleinere niet….Maar ik wil eigenlijk dit jaar voor het eerst gaan vragen naar kinderarbeid. En dan niet bij kleding of natuursteen waar het al min of meer geregeld is maar bijvoorbeeld bij een leverancier waar wij porselein inkopen. Noem ik als voorbeeld want ik denk niet dat wij porselein gaan inkopen maar dan zou ik kunnen vragen in die aanbesteding : schrijf op een half A4tje ….of jullie al ooit hebben nagedacht of in jullie voortraject kinderarbeid zit. En zo ja, wat heb je daar aan gedaan. En zo nee, wat denk je daaraan te gaan doen. De enige sanctie die ik stel, is dat ik dat stukje wil hebben. Dus, ik ga nog geen oordeel vellen over de inhoud. Maar alleen al door ze te dwingen om een half A4tje daarover op te schrijven, ga je mensen duidelijk maken dat er iets aan zit te komen. Als ik nu aan een groothandel in porselein vraag van hebben jullie kinderarbeid in jullie voortraject, hebben zij geen flauw idee. Maar als heel de Nederlandse overheid daar nu vriendelijk, redelijk en ongesanctioneerd, dus zonder sancties gaat vragen


82

van hoe zit dat. Als ik een groot handel in porselein was zou ik het toch eens na gaan vragen want dan voel je aan je water dat over een aantal jaar die vraag niet meer zo vrijblijvend zal zijn. Dat is ook hetzelfde geweest met de milieucriteria neem ik aan…in het begin Ja. […..] SenterNovem zei, en dat was nog in de begintijd toen wij een van de eersten waren die dat toepaste, als je dat en dat niet hebt, doe je niet mee. [….] Hebben wij anders gedaan: wij willen dat je dat en dat hebt. Heb je dat niet en win je deze aanbesteding, krijg je een half jaar tijd om het in te richten anders trekken wij de opdracht terug. Mijn idee was dat ik daar meer mensen mee over de streep trek dan te zeggen als je dat nog niet hebt, mag je niet meedoen want dan zijn mijn interne klanten boos. Want houd je maar 2 of 3 leveranciers over. Terwijl als je zegt als jij deze opdracht krijgt, zul je er echt werk van moeten gaan maken. Dan denk ik dat iedere keer als je de opdracht wegzet dat een bedrijf daar ook serieus mee aan de gang gaat. Zij willen wel graag de opdracht houden. Het is ook, hoe stuur je dat aan. Als overheid zijn wij een enorme opdrachtgever en je moet kijken, hoe krijg je daar dingen in beweging. Je moet ook niet in een keer te veel willen want dan ga je de markt verstoren en op zijn kop zetten. Iemand die een groothandel heeft in porselein die zal op dit moment niet weten er eens kinderarbeid in zit. Misschien komt hij er nooit achter. Maar het eerste wat ik moet doen, is hem aan het denken zetten. En over twee jaar wil ik weten wat heb je eraan gedaan en als het antwoord is niets. Dan ga ik waarschijnlijk zeggen, mijn heer u doet niet mee. […] Je moet daar tijd voor nemen om dat in gang te zetten en dat is meer een taak van mij…om mensen te zeggen bekijkt het eens vanuit die kant. Zo kun je dingen tot stand brengen en moet je realiseren dat dat niet van vandaag op morgen gaat. Je moet ook realistisch blijven. Schriftelijk antwoord D-W.I (Beleidsmedewerker Duurzaamheid): Het meenemen van de inkoopcriteria in aanbestedingstrajecten wordt gecontroleerd doordat het gebruik van deze criteria op het startformulier is vastgelegd. Alle interne inkopers dienen dit startformulier in te vullen. Indien criteria niet worden meegenomen dient nader te worden gemotiveerd en wordt er overlegd met de betreffende inkoper. Controle of de feitelijke levering van de ingekochte producten of diensten voldoet aan de geëiste criteria gebeurd echter nauwelijks. 2.

Wordt duurzaam inkopen op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie ondersteund? Ja. In het inkoopbeleid is het ook opgenomen afgeleid van de duurzaamheidagenda. Hebben wij dus in het inkoopbeleid opgenomen dat we de SenterNovem minimumcriteria in ieder geval meenemen en dat wij ook steeds nieuwe initiatieven zullen nemen. En dat doe ik ook. En tegelijkertijd daarnaast wordt natuurlijk op afdelingsniveau naar gekeken. Maar dat overstijgt ook al vaak inkoop. Het gaat om veel dingen. Daar zijn de mensen van duurzaamheidbeleid veel meer mee bezig dan ik. Dus wat daar precies gebeurt, weet ik niet. Ik zie het alleen als wij gaan aanbesteden.

a.


Zie antwoord op vraag 1a. 3.

Is binnen de gemeente een gecentraliseerde organisatie opgericht die de mogelijkheid heeft gehad zich te specialiseren in het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsactiviteiten of is de „inkoop‟ decentraliseerd? (worden activiteiten uitgevoerd door één gemeente i.g.v. samenwerkingsverbanden; lead buying?) Nee. Zeer decentraal. Tot voor twee maanden was ik alleen. Ik heb nu een medewerker. Ik ben bezig om te kijken of ik een team kan neerzetten om de inkoop verder te professionaliseren. Hoe bedoelt u precies om dat meer te professionaliseren? Meer inkoopspecialisten. Nu wordt inkoop gedaan door mensen die gewoon uit het kader van hun werk iets moeten inkopen. Dat zijn geen specialisten. Maar


83

het inkoopproces zit wel goed in elkaar? Daar waar het om aanbesteden gaat, hebben wij dat goed geregeld. Alleen het wordt binnen de afdelingen uitgevoerd. En dat varieert. Ik heb interne klanten en collega‟s die kunnen zo een Europese aanbesteding doen. Ik heb ook een hele hoop die daar echt totaal geen verstand van heeft. En voor kleine aankopen is het niet erg. Maar in het beleid staat dat bij grotere aankopen…..zich aan een aantal regel moeten houden. En als zij daar tegenop lopen, kunnen zij bij mij terecht voor cursussen, trainingen of persoonlijke ondersteuning. a.


Budgethouders zijn verantwoordelijk voor datgene wat zij inkopen. Het is mijn taak om te zorgen dat zij de beslissingen kunnen nemen. Maar het is en blijft hun beslissing. 4.

Werkt de inkoopafdeling (of functie) samen met een afdeling verantwoordelijk voor milieucriteria (beleid) om de doelstellingen in het kader duurzaam inkopen te realiseren? Ja. De afdeling milieubeleid. Die werken samen. Hoe dat in detail geregeld is, weet ik niet. Ik weet alleen daar waar het inkoop raakt. Maar ik neem aan dat het team milieubeleid..dat hun advies wel wordt meegenomen in de aankoopbeslissing? Ja, absoluut. Dat is uiterst zeker. Maar zij weten dat beter in detail dan ik. Waar het inkoop niet raakt, dat zie ik niet en mijn taak is voornamelijk om mensen te begeleiden en te stimuleren.[….] Maar ik heb wel regelmatig contact met mijn collega‟s van milieubeleid om te kijken hoe het gaat. En de geluiden die ik nou hoor zijn nog steeds heel positief. En je merkt dat veel mensen...die hoef je niet te pushen…die hebben het begrepen en die doen het gewoon. Weet u misschien waardoor dat komt…want dat verschilt per gemeente … Punt 1, de politiek staat erachter. Punt 2, een aantal mensen vinden dat op persoonlijke basis belangrijk en dat zijn nog steeds meer. [….] Ik heb het uitgelegd, ik heb gezegd je moet het zo en zo interpreteren. Neem maar even rustig de tijd om erover na te denken. Praat met iedereen. En gaan we naderhand zeggen…wat vind je daarvan? Dat is natuurlijk iets anders dan het zaakje over het hek te gooien. We hebben mensen betrokken. Het is hun beslissing. We hebben het zo eenvoudig mogelijk gemaakt om dat op te pakken en mensen reageren daar heel positief op. Het ligt er ook heel sterk aan hoe je het brengt. Punt 1, als de politiek zich niet voor interesseert dan kun je niet scoren. Punt 2, als het lastig is en je moet het zelf uit gaan vinden en je hebt het al druk…dat stimuleert het ook niet echt. We hebben echt tijd en moeite in gestoken om dat zo „smooth‟ mogelijk te laten verlopen. En dat merk je aan het resultaat. Mensen voelen zich serieus genomen, realiseren dat het hun verantwoordelijkheid is. Maar…ik zie ze als mijn klanten en de klant moet je het zo eenvoudig mogelijk maken. Dit was gewoon een nieuwe uitdaging en mijn uitdaging was om te zorgen dat het voor hen zo min mogelijk een uitdaging is. […..] Ik geloof heel erg in niet zozeer het neerleggen van een probleem bij iemand maar ik leg liever de oplossing neer met het probleem daarbij. Dat werkt veel beter. Maar het is hun beslissing. Dus ik reik het aan hen aan. Ik zeg dit zou de oplossing kunnen zijn maar het is jouw beslissing. Je maakt het mensen zo eenvoudig mogelijk. Dat maakt het voor hun natuurlijk veel eenvoudiger om er gewoon op in te stappen. Als jij een nieuwe uitdaging krijgt bovenop je taak…je hebt het al zo druk. De eerste reactie is om het van je af te schuiven. Op het moment dat naast de nieuwe taak de oplossing wordt aangeboden, op een heel laagdrempelige manier, maak je het mensen natuurlijk eenvoudig om „ja‟ te zeggen. En als ze dat eenmaal opgepakt en omarmd hebben dan moeten zij zelf de verantwoordelijkheid nemen maar dan weten zij ze ook welke verantwoordelijkheid en welke oplossingen er zijn. En als ze problemen hebben kunnen ze gewoon naar mij toekomen. Dan help ik ze. Dus ze staan nooit alleen. En dat maakt een uitdaging al een stuk eenvoudiger. [….] En ik denk dat dat een deel is van het succes hier. Schriftelijk antwoord D-W.I (Beleidsmedewerker Duurzaamheid): Samenwerking is er tussen de inkoopcoördinator en de afdeling SLWE (Stadsontwikkeling, leefomgeving, wonen en economie). Er is sprake van afstemming, wederzijds informeren, en het uitbrengen van interne communicaties zoals nieuwsbrieven en of items voor op Intranet. De afdeling SLWE is verantwoordelijk voor de rapportage van monitoring van duurzaam inkopen richting management en het bestuur (B&W). Duurzaam inkopen maakt onderdeel uit van ons breder duurzaamheidbeleid- en aanpak.

5.

Beschikken de betrokkenen van het inkoopproces over voldoende kennis en ervaring om duurzaam inkopen uit te voeren (bijv. is bekend waar criteria worden gevonden en hoe die geïmplementeerd moeten worden)?


84

Ja, dat varieert van persoon tot persoon. Maar de mensen die met grotere aankopen bezig zijn, zij zouden dat wel moeten hebben ja. Want die hebben bij mij workshops gevolgd en die heb ik ook begeleid in processen. En je ze natuurlijk begeleidt in een bepaalde aanbesteding en je brengt een bepaalde aanpak over dan zullen zij dat zelf gaan overnemen en hanteren. Dus men weet waar zij bijv. criteria kunnen vinden…? Ja. Toen SenterNovem kwam met de criteriasets…. heb ik op het moment dat een criteriaset vrijkwam, heb ik de criteriaset gedownload….afspraak gemaakt met de betreffende afdelingen en de betreffende budgethouder. Heb ik uitgelegd hoe het systeem werkt en gezegd van nou luister eens zo zit het in elkaar. Bestudeer het eens, praats eens met je leveranciers, praat met je interne medewerkers, met je collega‟s. Over 6 weken komen wij terug en willen wij graag van jou weten van ja dat wat je nou gezien hebt, wat je besproken hebt met je collega‟s, zie jij daar problemen. Heb je geld nodig, heb je nog opleiding nodig, wat heb je nodig. In de meeste gevallen bleek dat de SenterNovem criteria eigenlijk voor ons al redelijk gemeen goed waren omdat wij al vrij veel aan duurzaamheid doen. En in die gevallen waar het niet zo was, heb georganiseerd dat ze daarmee om kunnen gaan. En daarna als ze het kunnen, heb ik gezegd je zult nou zelf bij moeten gaan houden of deze criteriasets zichzelf vernieuwd. [….]Dus ik heb dat uitgezet in de organisatie, ik heb gezorgd dat zij daarmee om kunnen gaan en het team dat zich bezighoudt met duurzaamheid dat controleert daarop. Hoe in details ze controleren, dat weet ik niet. Maar ze controleren wel? Ja. Ik zeg al. Ik zit in mijn eentje op inkoop..nu met zijn tweeën op 700 man. Dus, ik heb ervoor gezorgd dat het georganiseerd was en heb ik het losgelaten. Maar het is geborgd in de organisatie. a.


Ja, volop. Om duurzaam in te kopen? Ja, ook dat. Wij werken samen in het inkoopplatform van Noordoost Brabant. Het zijn ongeveer 20 samenwerkende gemeenten. En ik heb daar in de afgelopen jaar verschillende keer een workshop gegeven over duurzaamheid. En wie is hoofdverantwoordelijk voor duurzaam inkopen…komen juist de kleinere gemeenten naar jullie toe om kennis en ervaring af te nemen? Ja, beslist wel. Vragen jullie een bedrag daarvoor? Nee. [……….] Wij moeten flink bezuinigen. Helaas is het duurzaamheidbudget daar ook gesneuveld. Drie jaar lang is er dus een budget van 1 miljoen maar er is nu bezuinigd. Nu moet het zichzelf financieren. [….] Je zou wel denken dat duurzaamheid wel de voorkeur krijgt? Duurzaamheid staat nog steeds volop op de agenda. Maar dat als je voor het duurzaam product kiest dat je daarmee bespaart dan als je voor het alternatief product kiest…….Niet alle duurzame producten zijn goedkoper. Soms gaat er ook geld bij. Vooral als je meer op de sociale kant gaat leunen. Dat verdien je niet terug. Maar [….] het besturen van dit bedrijfsrestaurant gebeurt op sociale werkvoorziening. We hebben een groot gedeelte van onze groenonderhoud bij een sociale werkvoorziening liggen. Die doen ook allerlei klussen, alle fietsstallingen in de stad worden beheerd door sociale werkvoorziening en dergelijke. Dus, ook wat dat betreft doen we eigenlijk wel veel. 6.

Worden de milieucriteria van de Ministerie van Infrastructuur en Milieu toegepast in het inkoop- en aanbestedingsproces? Worden ook eigen criteria gebruikt? (Bepaald door de hoofdverantwoordelijke (bijv. één gemeente i.g.v. samenwerkingsverband?) Ja. Die gebruiken wij als basis. De minimumcriteria…daar moeten wij ons aan houden. Tenzij er heel zwaarwegende redenen zijn om het niet te doen. Wij hebben het een of twee keer gehad dat de isolatiewaarde bij een gebouw zo hoog werden dat het niet meer te betalen was. Dan gaan we een trapje lager. Maar dat doen wij alleen met tegenzin. Omdat het moet. Maar bij de rest wordt het volgens mij overal meegenomen. Wordt er rekening gehouden met eisen die andere gemeenten stellen bij samenwerking? Bij samenwerkende inkooptrajecten bijvoorbeeld kantoorartikelen liepen wij al voorop op de duurzaamheideisen. Die waren er toen niet. Die hebben wij zelf opgesteld. En dat was eigenlijk


85

wel lastig in de markt. Die moesten toen vreselijk aan wennen. Met de gezamenlijke aanbestedingen is dat eigenlijk zelden of nooit een probleem. Het wordt gewoon meegenomen. Omdat alle andere gemeenten dat wel snappen. En de ene gemeente vindt het veel belangrijke dan de andere. Wij zijn in het inkoopplatform van Noordoost Brabant soms wat dominant omdat wij de grootste gemeente is die daaraan deelneemt en het is voor anderen nogal eenvoudig om daarop mee te liften. En als een van de gemeente zeggen dat het te duur is…. Dan doen ze niet mee. Of in een aanbesteding kun je ook kiezen voor meerdere percelen; een groen perceel en een niet-groen perceel en kan iedere gemeente kiezen voor wat ze doen. Wij gaan natuurlijk niet dicteren aan onze buren wat ze moeten doen. Moeten ze zelf weten. Maar wij doen daar over het algemeen geen concessies op. En ik heb tot nou toe eigenlijk nauwelijks gemerkt dat dat een probleem is. Het deelnemen aan een gezamenlijke aanbesteding is vrijwillig, is nooit verplicht. Dus iedereen kan ervoor kiezen of wij doen wel of niet mee. Ze hebben weinig aanbestedingen waar ze alle 20 aan meedoen. Dus, over het algemeen ontwikkelen we samen een bestek, meestal is een van de gemeenten karetrekker, gelukkig ben ik dat lang niet altijd, maar de omliggende gemeenten hebben ook inkoopspecialisten. En dan wordt dat gewoon meegenomen in het bestek. Ik heb nou maar heel zelden gehoord dat iemand op duurzaamheid uitgestapt zou zijn uit een gezamenlijke aanbesteding want meestal zijn de gezamenlijke voordelen veel groter dan een eventueel nadeel op het gebied van duurzaamheid. a.


Eigenlijk op alles. Naarmate het bedrag lager wordt, weet ik het minder precies. Boven de 20.000 euro moet je aanbesteden en daarop meten we. Daaronder niet. Maar ik weet dat een heel hoop mensen gewoon uit persoonlijke betrokkenheid dat toch doen. b.


Het zit helemaal verweven in de bestekken […….] Ik ben betrokken bij de aanbesteding. Op het moment dat de materiedeskundige met een bedrijf samen gaat werken, ga ik ervan uit dat datgene wat in de aanbesteding stond ook uitgewerkt wordt en ook meegenomen wordt. Dus, in theorie ja. Controleer ik daarop…nee, dat kan ik helemaal niet. Maar er wordt wel op gelet. [….] Maar bij het zoeken van een nieuwe leverancier worden de criteria gehanteerd en bij selectie... Ja. Dat is een aanbesteding en dan staan die criteria gewoon vast. Maar of naderhand in de uitvoeringsfase of er intensief op gecontroleerd wordt…dat weet ik niet. * [….] Wij schrijven voor dat als je met voertuigen komt voor een karwei dat ze aan bepaalde eisen moeten voldoen. We zeggen niet tegen iemand dat taxivervoer heeft van […] koop maar nieuwe auto‟s. Zodra jij een auto afschrijft en krijg je een nieuwe…dan voldoet die gewoon aan de minimumeisen en vaak nog meer. Als je een nieuw bestelbusje of vrachtwagen hebt dat er een Eco 5 of 6 diesel in komt. Onze eigen auto‟s rijden ook voornamelijk op aardgas en wij hebben ook de eerste drie volledig elektrische auto‟s. Dus, zelf geven wij ook het goede voorbeeld. Maar stel dat je een bouwkarwei hebt waarbij je tegen het bouwbedrijf hebt gezegd we willen gewoon dat je met Eco 5 diesel. Dus, moet het een roetfilter en dergelijke hebben […] In de uitvoeringsfase zit natuurlijk het zwakke punt. Je kunt wel van alles roepen […] hoe ga je dat nou achteraf verifiëren. Dat is lastig. En ik weet niet in hoeverre dat milieubeleid daarop controleert. c.

Wordt in de contractfase offertes beoordeeld op basis van de „economisch meest voordelige inschrijving‟ ( prijs) of aan de hand van Total Cost of Ownership (TCO)?

Je kunt maar op 2 manieren gunnen. Op prijs of op EMVI. Total Cost of Ownership is meer de manier waarop je het hierbinnen verkoopt, businesscase. Tegenwoordig is het wel zo…steeds vaker zo…als wij bijvoorbeeld een gebouw laten zetten dat wij dus ook, punt 1, strikte eisen stellen aan duurzaamheid


86

maar dat is vanuit bouwtechnische. Je stelt isolatie-eisen. Je stelt eisen aan de manier waarop energie wordt opgewekt voor het gebouw et cetera. Maar we zeggen ook steeds vaker als wij ergens bijvoorbeeld een gebouw neerzetten, dat de bouwer het ook 10 jaar voor ons moet onderhouden. En dat moet die in het begin meteen mee aanbieden. En vragen naar garanties op het energieverbruik van het gebouw en nemen dat ook mee in de gunning. Er het gebouw minder energie gaat verbruiken....aantoonbaar…ja dan is dat ons meer waard dan een gebouw dat meer energie verbruikt. Dus, probeer je dat zoveel mogelijk in te bouwen. Maar de mensen op de vakafdeling kunnen dat veel beter invullen dan ik want die hebben er verstand van. Ik ben alleen maar generalist. Dus, je probeert ze aan het denken te zetten en ze handreikingen te doen. Dat is best succesvol geweest. Ik meet daar zelf niet op….het resultaat ….van het systeem. Iedereen die bij ons gaat aanbesteden moet een startformulier invullen. Daar staat een hele hoop dingen op die ze in moeten vullen. En eentje daarvan is, voldoe ik aan de minimumeisen van SenterNovem (dat heet tegenwoordig AgentschapNL). En de andere wat wij vragen is, heb je daarnaast nog extra eisen gesteld op het gebied van milieu, sociale voorwarden of heb je soms nog andere dingen gedaan. Ook dat moeten ze even met een kruisje aangeven en natuurlijk even beargumenteren. Wordt dat ook gecontroleerd? Minimum eisen SenterNovem wel. Of er verder op gecontroleerd wordt, weet ik op dit moment niet. Dat zou de mensen van de afdeling beleid duurzaamheid moeten weten. Ik heb ervoor gezorgd dat ze het kunnen. Of ze het echt doen. Ik denk het wel maar ik weet het niet zeker. d.


Schriftelijk antwoord D-W.I: Nee dit gebeurt niet of nauwelijks. Definitie „elektronisch inkopen‟: „het gebruik van webaansluitend software systemen die het inkopen van goederen en diensten online mogelijk maken inclusief Intranet en Extranet maar exclusief applicaties zoals de telefoon, elektronisch gegevensuitwisseling (EDI) en fax apparaten. De meest voorkomende applicaties zijn: e-identificeren, e-aanbesteden (bijv. TenderNed), e-veilen, e-informeren en e-bestellen.

7.

Zijn één of meerdere van de bovengenoemde elektronisch inkoopapplicaties geïmplementeerd in het inkoop- of aanbestedingsproces? a. In welke fasen van het inkoop- of aanbestedingsproces vindt dit plaats? (fazen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg). Bijna al onze bestekken gaan tegenwoordig digitaal de deur uit. De offertes komen over het algemeen op papier terug. Ik heb intussen een budget om een inkoopsysteem te kopen. […] Dan laat je je leveranciers ook digitaal inschrijven. Wij gebruiken dat nog niet. Dat gaat er wel aankomen. Aangesloten bij TenderNed? Dat kan helemaal niet. Omdat TenderNed een pilot is bij de spoorwegen en een aantal gekozen Ministeries. Als TenderNed in de lucht komt, gaan wij het zeker doen. Maar TenderNed is voor ons nog niet beschikbaar. E-veilen? Af en toe wel. Maar doen wij niet zelf. Wij hebben de infrastructuur niet voor. Dat doen wij altijd via anderen. Bijvoorbeeld energie..wordt altijd via e-veilingen gedaan. Maar dat doet een speciaal bureau voor ons. […] Een aantal andere dingen worden ook geveild maar het is nog …uitzondering. En jullie publiceren in ieder geval op aanbestedingskalender? Ja. In ieder geval digitaal. Daarmee heb je al de helft gewonnen. Dus in ieder geval in de beginfase wordt e-inkopen gebruikt? Ja. Elektronische applicaties om te bestellen? Nee. Zullen wij wel een keer naar kijken. Maar op dit moment heeft dat geen prioriteit. b.


Zie antwoord op vraag 7a.


87

8.

In hoeverre (is) zijn de aanbestedingsfasen geautomatiseerd?: (1) aanbestedingsinformatie wordt via een website beschikbaar gemaakt (2) het beschikbaar maken van aanbestedingsinformatie en formulieren of documenten voor leveranciers op een website niet bedoeld voor elektronisch aanbesteden (3) officiële informatie en aanbestedingsformulieren online beschikbaar maken voor het elektronisch aanbesteden (4) volledig geautomatiseerde en georganiseerde procedures zonder enig papierwerk. Wij hebben eigenlijk alle 3 de eerste stappen en de vierde zijn wij aan het kijken maar zo ver zijn we nog niet. Het zit er wel aan te komen. Ik denk dat het volgend jaar geïmplementeerd gaat worden.

9.

Heeft de automatisering die is doorgevoerd de communicatie met zowel interne als externe leveranciers over de milieucriteria verbeterd? Het maakt alles veel vlugger. Op het moment dat wij het bestek vrijgeven ligt het ook onmiddellijk bij de leveranciers. Dus binnen de organisatie weten ze waar alle criteria te vinden zijn, de leveranciers weten wat van hun verwacht worden? Dat is professioneel inkopen. Dat heeft niets met elektronisch te maken. Dat heeft dat niet verbeterd dus? Nee. Of je het op papier verstuurt of digitaal maakt met de inhoud van het document niets uit. Het is alleen sneller en duurzamer om het digitaal te versturen. Hoewel als ik hoor hoeveel energie die data centra gebruiken, zeg ik van nou papierarchief dat verbruikt niet veel energie. Ik vraag me weleens af of het wel zo duurzaam is […]. Maar goed daar heb ik geen verstand van…[..].

a.

Is het mogelijk om adequate informatie te verkrijgen over het beschikbaar zijn van voldoende duurzaam aanbod op de markt? Bijvoorbeeld door marktconsultaties?

Het zou fijn als dat wat meer gestructureerd was. Er is natuurlijk op Internet…[..] alles wordt aangeboden maar vindt het maar eens. Daar zijn er nog slagen op te maken. Wat steeds meer gebeurt, is dat wij van te voren met leveranciers aan tafel gaan, marktcommunicatie, marktonderzoek…gaat steeds professioneler. En dan vind je ook veel eenvoudiger de weg. Dus er wordt gebruik gemaakt van marktoriëntatie in het begin? Ja, steeds meer. 10. Is er een communicatieplan opgesteld specifiek gericht op duurzaam inkopen en is elektronisch inkopen een onderdeel hiervan? Nee. Er is geen communicatieplan. a.


Ja, denk ik wel. In welke zin? Maar dat heeft te maken met professionalisering van inkoop. En als je professionaliseert, wordt het veel eenvoudiger om duurzaam in te kopen. Dus bijvoorbeeld het meenemen van criteria in je programma van eisen (PvE)? Ik ben er nu op uit om inkoop hier uit te bouwen van een persoon tot minstens vier man met specialisten op diverse terreinen zodat wij interne klanten wat dat betreft beter kunnen bedienen. En dat betekent dat wij als inkopers dan zelf meer procedures gaan besturen. En ik heb gezegd als wij dat gaan doen, wil ik dat we dat in een systeem gaan doen zodat iedereen, als een keer iemand ziek wordt of zo, gewoon aanbestedingen kan overnemen. En dat we veel eenvoudiger dingen kunnen uitwisselen en controleren en dergelijke. Als iedereen op papier zit te werken op zijn eigen manier dan wordt het allemaal weer eilandjes en dat wil ik niet. […..]


88

Digitaliseren is ondersteuning. Het is geen wondermiddel. Als duurzaam inkopen niet lukt omdat de mensen er niet mee bezig zijn…Je kunt het computersysteem hierbinnen schuiven dat helpt geen barst. Je moet het eigenlijk ingebouwd hebben, eigenlijk in het hoofd van de mensen. Dat is ook het belangrijkste. Wie wil die vindt altijd een weg. Het belangrijkste was dat wij het de mensen het zo eenvoudig mogelijk maakten. En dat wordt gewaardeerd. Daardoor pikken ze het veel eenvoudiger op. Maar het is hun keuze. En je moet ze daarin serieus nemen. […..].



89

Appendix XIII

Transcript: Procurement bureau Mid-Holland

Locatie (Location):

Inkoopbureau (stichting) (foundation) Mid-Holland


M. Vromans (Directeur/ Director)


September 15 2011 – 11:00

Duur (Duration):



NEE (NO)

1.

Midden

Nederland/

Procurement

bureau

Zijn er doelstellingen en een duidelijke strategie gericht op duurzaam inkopen vastgelegd als onderdeel van een formeel beleid? Ja. […] Wij zijn dus een stichting. Een samenwerkingsverband voor 10 gemeenten. En wij hebben overal een inkoopbeleid vast laten stellen. In het inkoopbeleid staat een bepaling dat de gemeenten zelf een duurzaamheidbeleid verder moeten ontwikkelen. Wij hebben in het bestuur onze gemeentesecretarissen zitten en die hebben gezegd wij willen dat op een ander niveau regelen. Toen is er een voorstel gekomen om het vanuit het Inkoopbureau Midden-Nederland een voorzet te gaan geven omdat de gemeenten zelf allemaal versnipperd bezig waren. Daar is uitgekomen dat wij, vanuit de inkooporganisatie, dus vanuit het Inkoopbureau Midden-Nederland, een handleiding geschreven hebben gebruikmakend van voorbeelden die er natuurlijk ook al waren. Want Amsterdam is er heel ver mee en zo. Dus, hebben wij een beleid gemaakt. Dat hebben wij afgestemd en ook opgesteld samen met de duurzaamheidcoördinatoren van de verschillende gemeenten. En dit ligt nu bij alle gemeenten om gebruikt te gaan worden voor duurzaam in te kopen of in ieder geval om in het inkoopproces…om daar handvatten aan te geven. Dus, is het formeel geborgd? Ja. In het inkoopbeleid met een verwijzing dat er dus een nota moet komen en die nota die is apart opgesteld. En dan is het weer aan de gemeente om daar natuurlijk zelf mee om te gaan. Doen ze dat ook? […] De trajecten die wij begeleiden, doen ze het. Want daar staat gewoon in…één van de stappen van dat er naar duurzaamheid gekeken moet worden…dus dan moet er ook een paragraaf staan in het programma van eisen of in het bestek of dergelijke. Men moet in ieder geval nadenken over duurzaamheidaspecten. Hoe zit het met je SW bedrijven, met „Social Return‟, hoe zit het met CO₂ uitstoot en dergelijke. Daar wordt naar gevraagd. Daarnaast heb je nog een hele hoop trajecten die de gemeenten zelf doen. En daar moet ik wel zeggen daar wil men weleens voorbij gaan aan het feit. Bij welke traject begeleiden jullie? Wij begeleiden in feite alles. Dus, alles wat binnen het inkoopplan past want je hebt een capaciteit van X aantal dagen en medewerkers. Maar wij begeleiden ze op allerlei terreinen. Dus, van werken, het bouwen van een sporthal tot de catering tot het schoonmaken van het gemeentehuis. Het is heel divers. Maar ook de levering van meubilair. Dat kan ook. En wij proberen met die 10 natuurlijk samen te werken en probeert een schaalvoordeel te krijgen door massa te maken. a.


Ik denk dat de leveranciers…dat die al aan het veranderen zijn. Ik denk dat meer …het probleem ligt bij het veranderen van de gemeentelijke organisatie. En daarvoor helpen dit soort dingen natuurlijk. En het professioneel inkopen. Maar, kijk, de bedrijven die zijn al aan het innoveren want anders prijzen ze zich uit de markt. Alleen wat bij de gemeenten ook nog altijd vaak meespeelt, is dat …duurzaamheid…kost geld…denken ze. Dus, moet er ook overlegd zijn met de wethouder Financiën. En de wethouder Financiën zit in zwaar weer. Dus, die moet bezuinigingen realiseren. Dus, het zit altijd op een spanningsveld. Is dat het geval bij kleinere gemeenten alleen, denk je? Want ik heb van een aantal


90

middelgrote tot grote gemeenten begrepen dat als zij iets vragen van de markt dat de markt zich ook daaraan aanpast… Ik denk dat het niet alleen iets is van kleinere gemeenten of grote gemeenten. Kijk, het gaat erom van hoe professioneel zet jij jouw inkoopproces in. Dus jouw totale verhaal. Het aanbesteden…dat is administratief. Dat is een kunstje. Het gaat om…in dat voortraject…om daar goede vragen neer te zetten. Dus, wat moet je gaan doen? Je zult van te voren voordat jij een traject inschiet marktconsultaties moeten houden. Je moet gaan praten met die markt. En daar zul jij de markt ontmoeten. Vragen of uitdagen om te kijken van o.k.…jongens wij willen iets op de markt zetten en zitten daar duurzaamheidaspecten aan. De innovatie ligt in de markt. En dat moet je stimuleren als opdrachtgever of als aanbestedende dienst. Bij kleinere gemeenten is dat ondergeschoven. Kijk, er zijn taken natuurlijk die er allemaal een beetje bijgedaan worden. En dat is ook de reden waarom bureaus net als West Brabant, Noord- en Midden Limburg en wij Midden-Nederland gewoon opgericht zijn. Gewoon om die professionaliteit binnen te krijgen. b.

Wordt het beleid inclusief doelstellingen en strategie aan de gehele organisatie gecommuniceerd en ook gecontroleerd?

[….] Wat wij tegenkomen in onze trajecten nemen wij mee in evaluaties. En onze „spend‟ analyse die wij ook maken…die heeft ook een aparte paragraaf [..] „Maatschappelijk Verantwoord Inkopen‟. […] Dit is een analyse van het crediteurenbestand en wij maken ook van de gemeenten een analyse om te kijken van o.k. wat zou eventueel onder het MVO vallen. Welke sectoren bijvoorbeeld de grond weg waterbouw en adviseurs. Waar je hier de donkergroene poot ziet dat is zegmaar beïnvloedbaar op duurzaamheid. Dus, wij maken daar wel ook een analyse van. En hier kun je dan je inkoopactieplan op af gaan stemmen. Gaan we kiezen dit jaar voor de euro‟s of gaan we investeren op MVO. Je hebt hier een mooie analyse. Dan weet je in ieder geval welke segmenten dat je aan moet boren. En waar het geld dan aan uitgegeven gaat worden. Wordt ook gecontroleerd of dat gebruikt wordt? Nee. Is dat omdat dat lastig is…niet gewenst is? Ik denk wel gewenst. Maar, ik denk dat men het een beetje vervelend vindt, ja. Ik denk dat daar het grote probleem zit. Wat als het plan niet wordt gebruikt? Zijn er sancties? Nee. Dus, het blijft nog een beetje…een vrijblijvend karakter houden. En doordat dat een vrijblijvend karakter blijft houden…[..] heeft het geen prioriteit. En wij kunnen alleen maar door het in ons proces te borgen, kun je in ieder geval een stukje monitoren gaan doen. Dat is hoe wij het oppakken. 2.

Wordt duurzaam inkopen op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie ondersteund? Het wordt nog niet geautomatiseerd ondersteund. Maar daar zijn we wel mee aan de slag. Dat is iets voor 2012. Wij zijn een organisatie die pas 3 jaar bestaat. Dus, je kunt niet alles in één keer gaan doen. Maar dat is wel iets wat eraan zit te komen. Op strategisch niveau. In feite is dat het beleid wat nu vastgesteld is. En dan is het aan het kader om dat door te zetten. En ook toe te passen en door te communiceren richting de medewerkers. Wordt dat doorvertaald in processen binnen de gemeenten? Ja. Er zijn een aantal gemeenten die het doorvertaald hebben in processen. En dat zijn weer de iets grotere gemeenten. En dan zie je dat je daar een duurzaamheidcoördinator hebt of zo die daar fanatiek instaat. En die pakt het eerder op dan de wat kleinere gemeenten waar het erbij is. Dat verschil kun je wel zien.

a.


In de gemeenten waar ik inzage in heb…is er niet specifiek een budget voor duurzaamheid.


91

3.

Is binnen de gemeente een gecentraliseerde organisatie opgericht die de mogelijkheid heeft gehad zich te specialiseren in het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsactiviteiten of is de „inkoop‟ decentraliseerd? (worden activiteiten uitgevoerd door één gemeente i.g.v. samenwerkingsverbanden; lead buying?) Gecoördineerd. Onder die categorie moet je het pakken. Wij maken een inkoopplan en wij doen een aantal dingen gezamenlijk…in de samenwerking. En de rest van het inkoopplan wordt gevuld met trajecten van die gemeenten..individuele gemeenten. En daarnaast hebben wij wel ook een helpdesk rol. Dus, dat mensen bij ons met vragen kunnen komen van o.k., moeten wij dit Europees aanbesteden of hoe moet ik die markt benaderen, dergelijke. Dus, je hebt het wel in één lijn gezet. Maar, budgethouders die hebben nog het budgetrecht. Dus, dat zijn allemaal nog wel individuele inkopers. Dat zijn we dus langzaam aan het afbouwen. Dus, ga je meer naar het gecoördineerde toe…het centraal regelen. a.


Je hebt de materiedeskundige. Dat is de vakafdeling zegmaar. En je hebt je inkoper. 4.

Werkt de inkoopafdeling (of functie) samen met een afdeling verantwoordelijk voor milieucriteria (beleid) om de doelstellingen in het kader duurzaam inkopen te realiseren? Zie antwoord op vraag 3a. Die zitten samen in het inkoopteam. En daar zit eventueel iemand van Financiën bij of er zit een jurist bij als het nodig mocht zijn. […] En die hebben de eigen inbreng. De vakafdeling moet de materiedeskundigheid inbrengen en de inkoper moet zijn commerciële kant en de marktkennis inbrengen. Die moet marktonderzoek doen. Die moet zorgen dat het bestek functioneel op de markt komt en niet dat er geschreven wordt naar een bepaalde richting. En die moeten dus ook opletten dat die duurzaamheidaspecten erin zitten. Dat is de taak van de inkoper. Als een van de materie mensen het vergeten dan moet die inkoper daarop wijzen van..oh..jongens er moet nog een paragraaf over „Social Return‟ komen. Want we hebben een SW bedrijf hier […] wat die dienst kan uitvoeren. [29:23] Wat je bij kleinere gemeenten ook vaak ziet is dat de milieuambtenaar…dat die ingehuurd is van de milieuadviesdienst. En die hebben hun eigen beeld. Dat merk je ook heel sterk bij kleinere gemeenten.

5.

Beschikken de betrokkenen van het inkoopproces over voldoende kennis en ervaring om duurzaam inkopen uit te voeren (bijv. is bekend waar criteria worden gevonden en hoe die geïmplementeerd moeten worden)? Ze hebben ervaring in huis op zowel de materie kant als op de kant van het duurzaam. Ja. Ik heb ook een inkoper die specifiek op duurzaamheid zit. En die is dus ook de vraagbaak voor de andere inkoper in onze organisatie. a.

Wordt soms samengewerkt met andere gemeenten om additionele kennis en ervaring op het gebied van duurzaam inkopen te verwerven. Of gewoon om de kosten van duurzaam inkopen te delen? Werken de 10 gemeenten altijd samen?

Nee. Dat is wel het meest optimale…dat ze met alles meewerken. Maar ze hebben…soms nog gewoon…zijn er bestaande contracten. Als je die kunt inpassen dan neem je ze mee maar soms zijn er nog andere lopende verplichtingen dat ze dus niet meelopen in een gezamenlijk traject. Maar die hebben daarnaast wel weer individuele trajecten. Maar zij doen niet altijd mee. En dan werken zij ook met andere gemeenten buiten het inkoopbureau? Ja. Er zijn ook andere samenwerkingen. Je hebt Utrecht en daaromheen zitten eigenlijk 3 satellieten. En die zitten ook weer dicht tegen bijvoorbeeld Amersfoort


92

aan, Leusden, Woudenberg, Scherpenzeel, werken ook regelmatig met Amersfoort samen. Zo zie je dat IJsselstein en Vianen werken weer veel met Woerden of met de andere gemeenten…of met Nieuwegein. Dus, ze werken ook samen met andere gemeenten. Niet specifiek op inkoop maar wel op andere terreinen. Sociale zaken, afval, en dergelijke. Dus, niet specifiek om duurzaam in te kopen…om de kosten daarvan te delen of kennis en ervaring te verkrijgen? Ja, ze werken ook wel samen in de bestuursregio. En daar zit ook weer andere gemeenten in. Pak bijvoorbeeld elektra of gas. Hebben wij 3 jaar geleden aanbesteed. Dat ging vanuit een bestuursregio. En daar zaten weer andere gemeenten in. Dus, men zoekt links en rechts elkaar weleens op maar het is shoppen. Wie is dan hoofdverantwoordelijk? Wij hebben een inkoper die zegmaar de kar trekt…de regierol vervult. Noem het lead buyer of hoe je het dan ook noemt. Die trekt het traject. Wij sluiten zelf geen contracten af. Dus, het contract blijft afgesloten worden tussen de gemeenten en de leverancier of de dienstverlener. Dus, de verantwoording ligt bij die gemeenten. Ligt niet bij het inkoopbureau. [….] Dus, wij zijn de procesbegeleiders in feite. Wordt er een bedrag gevraag om mee te werken? Het inkoopbureau heeft dus die 10 gemeenten. Die betalen een deelnemersbijdrage. Dus, die betalen gewoon voor de dagen dat een inkoper op die locatie zit. Stel dat er in een traject wat wij doen ook nog andere gemeenten meelopen, dan betalen die wel ook gewoon naar rato een bijdrage. Wordt er vaak samengewerkt? Ja. We doen niets anders. Ik bedoel met de gemeenten die niet officieel aangesloten zijn bij het inkoopbureau… Regelmatig loopt er een vreemde eend mee.

6.

Worden de milieucriteria van de Ministerie van Infrastructuur en Milieu toegepast in het inkoop- en aanbestedingsproces? Worden ook eigen criteria gebruikt? (Bepaald door de hoofdverantwoordelijke (bijv. één gemeente i.g.v. samenwerkingsverband?) AgentschapNL is een mooi handvat. Het is een basis. Maar ze zijn voor ons niet leidend. Je kunt het als uitgangspunt pakken. Sommige zijn heel goed toe te passen maar daar zijn er ook bij die het doel voorbij schieten. Kijk, als je ze onverkort van toepassing verklaart dan werkt het soms niet. Dan krijg je geen aanbiedingen. Het mooiste voorbeeld, gebruik ik regelmatig en volgens mij gebruiken meer mensen, dat, is de Euro 5 norm voor voertuigen. Sommige gemeenten schreven die voor…. destijds voor de brandweervoertuigen. Nu is dat de veiligheidsregio dus dat is weer even hier..ver weg. Maar ze schreven dus Euro 4/Euro 5 voor. Als je Euro 5 voorschrijft…dat werkt wel…als die auto gewoon afstanden rijdt. Maar wat gebeurt er met het brandweervoertuig..die moet binnen de korts mogelijke tijd op de plaats van bestemming zijn; bij de brand zijn. Dus, dan heb je niets aan een Euro 5 norm die in de norm staat van AgentschapNL. Wij pakken het wel als uitgangspunt, we pakken ze erbij, maar we kijken wel per product inderdaad van wat is van toepassing. Wat kunnen we gebruiken. Dus, ze zijn niet een op een worden ze overgenomen, nee. a.


Nee. Maar in de praktijk is het dat het boven de 25.000 euro is. Dat is praktijk. Waar wij tegenaan lopen dan. Omdat wij vaak dus bij de trajecten die meer dan 25.000 inzicht hebben…dat wij daarbij betrokken worden. Maar jullie hebben ook inzicht in de trajecten beneden de 25.000? Ja. Daar hebben wij wel inzage in. Wij maken ook een „spend‟ analyse. Daar rollen ook een aantal trajecten natuurlijk uit. [….] En die worden toepast op alle inkopen…maakt niet uit of dat nationaal, Europees, onderhands is? Nee. Dat maakt niet uit. b.



93

In het begin van het proces al. Dus, in de voorbereiding voorafgaand aan de strategie gebruik je ze al. Want je hebt het eigenlijk al nodig voor je marktconsultatie. En dan ga je dus pas je strategie maken en dan je bestek. Dus, je doet het in de voorfase. En dan is dat niet meer nodig in de specificatiefase… Dan merk je in de markt dat dit is verstandig om te vragen en dit is niet verstandig om te vragen want je wilt ook goede aanbiedingen hebben. En die kennis ligt in de markt dus die benut je. En dan ga je pas je bestek opstellen. En dan neem je wel een aantal bepalingen mee in je bestek. Maar je hebt wel in de markt geproefd of dat er dadelijk wel geschikte kandidaten zijn…of dat er innovatie plaatsvindt. c.


Wij doen 80% van onze aanbestedingen op EMVI. Waarbij we ook het duurzaamheidcriterium vaak meenemen als gunningcriterium. Wordt soms gebruik gemaakt van Total Cost of Ownership? Dat moet. Ik vind dat een inkoper dat moet. Een goede inkoper die benadert het vanuit de totale levenscyclus. Want ik kan bij de aanschaf goedkoop uit zijn maar als ik met mijn onderhoud en zo duur uitkom in die 6/7 jaar dat ik een toepassing gebruik of zo, dan houd ik de mensen voor de gek. Dus, je moet wel over de gehele levenscyclus van dat product moet je de zaken berekenen. Dat gaat hand en hand met EMVI heb ik begrepen? Dat gaat hand en hand met EMVI; je kwaliteit. TCO moet je zeker toepassen.

d.


Wordt in de nazorgfase ook gecontroleerd op basis van de gestelde criteria? Dat zou moeten zijn. In de aanbestedingsfase wel natuurlijk. Bij de aanbesteding controleer je of iemand geschikt is. Dus, in je selectiecriteria neem je het natuurlijk mee en ook in je gunningcriteria. En dan komt nog hele nieuwe lijst en dan krijg je het contractmanagement inderdaad tijdens de uitvoering controleren. En daar durf ik wel te zeggen dat de meeste gemeenten daar nog op een erg heel laag pitje staan. [….] Het contractbeheer is nog heel erg ondergeschoven. Definitie „elektronisch inkopen‟: „het gebruik van webaansluitend software systemen die het inkopen van goederen en diensten online mogelijk maken inclusief Intranet en Extranet maar exclusief applicaties zoals de telefoon, elektronisch gegevensuitwisseling (EDI) en fax apparaten. De meest voorkomende applicaties zijn: e-identificeren, e-aanbesteden (bijv. TenderNed), e-veilen, e-informeren en e-bestellen. 7.

Zijn één of meerdere van de bovengenoemde elektronisch inkoopapplicaties geïmplementeerd in het inkoop- of aanbestedingsproces? a. In welke fasen van het inkoop- of aanbestedingsproces vindt dit plaats? (fazen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg). Nog niet. Jullie zijn niet aangesloten bij het pilot van TenderNed? Nee. Geen e-veilen of e-bestellen? Nee. Wij hebben nog geen e-procurement systeem. Wij hebben […] een vergadering en dan kiest men voor een elektronisch procurement systeem wat het gehele traject gaat afdekken inclusief contractmanagement op termijn. Dus dan pakken we gewoon het totaal.

b.

8.


In hoeverre (is) zijn de aanbestedingsfasen geautomatiseerd?:


94

(1) aanbestedingsinformatie wordt via een website beschikbaar gemaakt (2) het beschikbaar maken van aanbestedingsinformatie en formulieren of documenten voor leveranciers op een website niet bedoeld voor elektronisch aanbesteden (3) officiële informatie en aanbestedingsformulieren online beschikbaar maken voor het elektronisch aanbesteden (4) volledig geautomatiseerde en georganiseerde procedures zonder enig papierwerk. Er wordt wel gepubliceerd op aanbestedingskalender? Ja. Natuurlijk. Dat wel. Wij gebruiken wel aanbestedingskalender. En die koppelt hem rechtstreeks door naar de TED. Dat doen wij natuurlijk wel want wij moeten wel publiceren. [….]. De gemeenten waar wij nu onze dienstverlening…die hebben nog geen enkel elektronisch systeem. [….] Geen e-procurement systeem…nog niet. Aanbestedingsinformatie wordt wel op een website gepubliceerd? Ja. En formulieren? Het programma van eisen en dergelijke…die worden gewoon via de aanbestedingskalender beschikbaar gesteld. Als je dat verstaat onder elektronisch aanbesteden of systeem…..[….] Uitleg over automatiseringniveaus (hierboven aangegeven als 1 t/m 4)… Dan zitten wij op het grensvlak 1…2 hoor. […]

9.

Heeft de automatisering die is doorgevoerd de communicatie met zowel interne als externe leveranciers over de milieucriteria verbeterd? N.v.t. a.


Ik denk dat er voldoende beschikbaar is. Maar de echte informatie die krijg je pas als je met de marktpartijen in gesprek gaat. Tijdens de marktoriëntatie? Ja. Tijdens marktoriëntaties, consultatiegesprekken en dergelijke. Er is heel veel te vinden op internet en zo ook. Maar, match het maar eens met het product wat je…of dienst die je wilt gaan inkopen. Dat zul je op elkaar af moeten stemmen. En dat doe je dus alleen maar in een consultatie, in een gesprek met de markt. 10. Is er een communicatieplan opgesteld specifiek gericht op duurzaam inkopen en is elektronisch inkopen een onderdeel hiervan? Gemeenten hebben vaak een communicatieparagraaf, communicatieplan…maar of het effectief ingezet wordt, vraag ik me af. Dat is onvoldoende. En duurzaam inkopen is wel onderdeel hiervan? Ook waar duurzaamheid in opgenomen is. We hebben een bestuursrapportage en dergelijke. Daar wordt wel aandacht aan geschonken. Maar echt specifiek een plan alleen voor duurzaamheid…..Er is één gemeente..die heeft ook een uitwisselingsprogramma met Uganda en die zijn er heel fanatiek in. Dat merk je wel. Die doen dat wel. Maar de andere gemeenten…is het ondergeschoven. Het staat of valt met de samenstelling van het college. Hoe groen is het college? Heb je een college waar een GroenLinks wethouder is dan heb je een ander collega dan dat er puur alleen VVD zit. a.


Ik denk het wel. Want je kunt heel eenvoudig informatie natuurlijk ….Je kunt de zaak monitoren. Het gaat veel eenvoudiger dan nu het geval is. Ja, ik denk dat het zeker ondersteund. Absoluut. EINDE INTERVIEW END OF INTERVIEW


95

Appendix XIV Locatie (Location):

Transcript: Rotterdam - C-Source Gemeente/The municipality of Rotterdam Servicedienst – Inkoopbureau/Procurement bureau


S. Vermeulen (Projectleider Inkoop/Procurement project leader)


September 19 2011 – 10:00

Duur (Duration):



NEE (NO)

1.

Het inkoopproces bestaat uit 6 fasen; specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg of evalueren. In welke fase(n) is het systeem geïmplementeerd? (of met andere woorden…waarvoor wordt het systeem gebruikt) [….] Wij gebruiken C-Source. C-Source is een instrument wat wij binnen het inkoopbureau gebruiken om dus die Europese aanbestedingstrajecten. Om die te kunnen doorlopen met interne klanten. Dus, het is voor ons een systeem wat vanaf het moment dat wij gaan specificeren tot aan contracteren. Daar gebruiken wij het systeem voor. Dus, wij gebruiken het systeem eigenlijk om intern tot een specificatie te komen, om informatie met elkaar te delen, om het bestek continu met elkaar af te stemmen. Daar gebruiken wij het systeem voor. Daar is C-Source voor gemaakt. En uiteindelijk als wij het bestek of de aanbestedingsdocumentatie hebben dan gebruiken wij het systeem om de richting de leveranciersmarkt uit te zetten. Dus, dan publiceren wij de aanbesteding via het systeem en leveranciers kunnen hun offertes op onze aanvraag ook digitaal indienen. Dus die hebben ook toegang tot dat systeem? Ja. Zijn dat altijd nieuwe leveranciers of alleen vaste leveranciers? Allebei. In principe is het zo dat op het moment dat wij een aanbesteding klaar hebben, publiceren wij hem ook op aanbestedingskalender. Daar kan iedereen op kijken wat voor soort aanvragen of opdrachten er liggen. Op aanbestedingskalender publiceren wij altijd een link naar onze aanbestedingsplatform naar C-Source. Dus, iedereen die geïnteresseerd is in een opdracht van gemeente Rotterdam. […] Wij hebben bijvoorbeeld nu een aanbesteding „trapliften‟ gepubliceerd. Dan hebben wij een link naar onze aanbestedingsplatform, naar C-Source, hebben wij op aanbestedingskalender gepubliceerd. Iedereen die geïnteresseerd is in het leveren van dit soort middelen die kunnen via die link in onze aanbestedingsplatform komen, zich daar registreren met een e-mailadres die ze daar moeten aanmaken en dan hebben ze toegang tot alle documenten die met die aanbesteding te maken hebben. En op het moment dat ze denken hier wil ik wat mee, hier wil ik op inschrijven, hier wil ik een offerte op uitbrengen. Ze kunnen door middel van het systeem ook……vragen die wij hebben aan de leveranciers. Dat zijn vaak vragen van…hoe ga u dit aanpakken, wat zijn uw levertijden, wat kost het uiteraard. Die kunnen zij via het systeem indienen. We krijgen dus eigenlijk alleen maar digitale offertes. Dus het is helemaal geautomatiseerd. In principe wel. Vanaf het moment dat wij de offerteaanvraag moet opstellen, hier intern, tot aan het moment dat offertes helemaal beoordeeld worden. Dat gebeurt allemaal in het systeem. Op het moment dat wij dan zeggen…dit is de beste offerte, hier gaan wij een contract mee sluiten…nou dat is het moment dat wij het systeem eigenlijk weer verlaten en dan komt er een papieren contract. Dat wel….moet een handtekening onder. En vanaf dat moment is er eigenlijk een koppeling met Oracle […]. Voor het bestellen? Ja, voor het bestelproces. Het contract zelf wordt in Oracle ook gehangen in een soort contractregister en het bestellen gebeurt dan vanuit het Oracle systeem. Dus, dan hebben we C-Source weer verlaten. Dus, wij gebruiken C-Source voornamelijk voor het [….] ondersteunen van het Europees aanbestedingsproces.

2.

Welke veranderingen hebben plaatsgevonden in het inkoopproces om de implementatie van het systeem mogelijk te maken? Wat er voornamelijk veranderd is, in onze organisatie, is…..we moesten ons bestaande toolkit die wij hadden…We hadden een toolkit, als inkoper zijn hier binnen het inkoopbureau met allerlei standaard documenten die we gebruikten voor aanbestedingen. Dus, bijvoorbeeld een standaard plan van aanpak,


96

of een standaard bestek, of standaard brieven die we hadden….die we richting de leveranciers stuurden; of ze dat gegund kregen of niet gegund kregen. En die toolkit….al die standaard documenten, al die templates die moesten we aanpassen op die digitale werkwijze. Dus, we hebben een nieuwe toolkit moeten maken om al die templates te veranderen van hardcopy naar digitaal zodat die ook direct in het systeem konden staan. Dus, dat hebben we veranderd. We hebben de toolkit aangepast. Voor de rest is het heel veel…. richting onze interne klanten, alle diensten die wij bedienen ….waarvan wij Europese aanbestedingen begeleiden…die diensten hebben we ook moeten leren met het systeem te werken. Dus, wat het veranderd heeft in het proces, is dat we eerder met klanten starten met het hele digitaal uitwisselen van informatie en daar hebben we klanten wel redelijk in moeten meenemen om dat te gaan doen. Dat moesten we ze gaan leren om met het systeem te werken. a.

Zijn er moeilijkheden ondervonden bij het integreren met bestaande financiële of inkoopsystemen? En weten regelgeving bijv. archiefwet?

Nee. In dit geval niet want er was geen systeem voor dit soort Europese aanbestedingstrajecten uit te voeren. Dit is de eerste dus. Ja. Dit is eigenlijk het eerste digitaal instrument wat we daarvoor ingezet hebben. Nee. Er waren geen moeilijkheden met het koppelen van systemen. Ik heb begrepen dat volgens de wet bepaalde dingen gewoon op hardcopy opgeslagen moeten worden? Ja, dat klopt. Dat doen we ook gewoon dan. Het is zo inderdaad met de archiefwet dat je de gegunde offerte moet je bijvoorbeeld zeven jaar bewaren en dat moet je in hardcopy hebben. Wat we hier doen is naast dat wij een digitaal dossier bijhouden, houden we ook van alle documenten waar besluitvorming op heeft plaatsgevonden of alle documenten die vanaf extern komen, dus offertes bijvoorbeeld…daarvoor zorgen wij ook dat er een exemplaar uitgeprint is en in een dossiermap komt. Dus, ja, dat klopt die archiefwet die loopt een beetje achter vaak op allerlei digitale ontwikkelingen. Het is inderdaad zo dat je gegunde offertes zeven jaar moet bewaren. Dus, dat doen we dan ook. Maar geen andere problemen met wetten…dat bepaalde dingen niet mogen? Nee. Tot op heden niet. Tot op heden zijn we nog nergens tegenaan gelopen dat we echt dachten van nou…hier hebben we probleem met wet of regelgeving want het systeem is in principe helemaal ingericht om …ook aan alle wettelijke eisen die gesteld worden aan Europese aanbestedingen …dat het systeem daaraan kan voldoen. Bijvoorbeeld, er wordt automatisch een proces-verbaal opgemaakt, het systeem zorgt er ook voor dat offertes dicht blijven tot een bepaald moment. Dus, nee, er zijn nog niet echt superveel moeilijkheden ondervonden. 3.

Door wie wordt het systeem beheerd? C-Source is een SAS systeem; Software as a Service. Het betekent niet meer of minder dan dat het system van buitenaf beheerd wordt. Dus, de leverancier die het systeem voor ons hier geïmplementeerd heeft die zorgt ervoor dat het systeem onderhouden wordt, dat als we updates nodig hebben dat die automatisch gebeuren. Ze hebben ook een helpdesk bij die leverancier zitten. Dus, op het moment dat er problemen zijn zowel door de inkopers als door leveranciers die het systeem gebruiken…dan hebben zij een helpdesk om die vragen te beantwoorden. Dus, beheer en onderhoud wordt eigenlijk van buitenaf gedaan. Maar dat is op het softwarepakket zelf. Binnen onze eigen domein…want we hebben een eigen gemeente Rotterdam domein…hebben we wel intern nog een beheerder die hier intern wat zaken beheerd. Als er bijvoorbeeld hier een nieuwe collega komt werken, een nieuwe inkoper, moet hij bijvoorbeeld weer geautoriseerd worden om in het systeem te kunnen werken. Nou, dat doen we wel zelf. We hebben hier een iemand zitten. […] Die is de beheerder van alle technische applicaties. Die is beheerder van het Oracle hier, maar die is ook beheerder van C-Source…van allerlei andere applicaties die wij gebruiken binnen het inkoopbureau. Dus, het wordt grotendeels extern beheerd door de leverancier en deels wordt het hier door onszelf gedaan waar gaat om autorisaties en wat kleine wijzigingen in ons eigen domein doorvoeren. En C-Source is niet gekoppeld aan andere applicaties? Nee. Het is helemaal stand-alone.

4.

Waar in het systeem worden de milieucriteria opgenomen? Bijvoorbeeld in het „programma van eisen‟ (PvE)?


97

Eigenlijk niet anders als dat ze normaal binnen onze….Voorheen….voordat wij dit systeem gebruikten, maakten hun natuurlijk ook een bestek of een aanbestedingsdocument wat richting de markt gaat….en daar beschreven wij milieucriteria in. En die milieucriteria worden nu in het systeem gezet. Dus, dezelfde tekst als die we toen gewoon in Word hadden staan…die teksten staan nu ook in ons aanbestedingsplatform. En dat is onderdeel van het PvE? Allebei een beetje. Het is voornamelijk onderdeel van selectiecriteria en het kan ook in het PvE. En de gunningcriteria ook? Maar daar staan ze niet standaard in want dat verschilt zoveel per aanbesteding…wat voor soort gunningcriteria je op milieu of sociaalgebied kan verzinnen dat we die niet standaard in het systeem hebben staan. Maar we hebben wel bijvoorbeeld standaard selectie-eisen op het gebied van milieu daarin staan en we hebben ook standaard dingen op het gebied van eisen die je op het product of dienst kan hebben, die hebben wij wel in het systeem staan. Dus ja, als je vraagt concreet in welke fases wordt het gebruikt. Nou, dus eigenlijk in specificeren en selecteren. Nou contracteren dat doen we eigenlijk buiten het systeem en het contract zetten we dan in Oracle. Dus, eigenlijk de eerste twee. Waarbij we dan het specificeren…gebruiken wij het systeem voornamelijk om informatie te delen met de werkgroep en het selecteren gebeurt door het systeem ook te gebruiken richting de markt en onze aanvragen ook echt te publiceren. En hoe vindt contracteren dan precies plaats? Op papier. Het contract zit wel in de specificatiefase al want we doen altijd al een conceptcontract in de specificatiefase meesturen aan bedrijven. En op het moment dat er dan een contract gesloten wordt ….het contract wordt hier gewoon uitgedraaid en ondertekend, …..het wordt ingescand en dan wordt wel in Oracle gehangen. Het contract zelf wordt in Oracle gehangen. En we hebben in Oracle ook nog wel mogelijkheden om bijvoorbeeld als het contract verloopt om daar automatisch een signaal op te krijgen. Degene die het contract beheert, die krijgt dan signaleringen dat het contract verloopt over een halfjaar, je moet er weer iets mee. Als er bijvoorbeeld prijsverhogingmomenten in zitten dan geeft het systeem ook een automatisch signaal naar de contractbeheerder van let op er komt een moment aan dat er prijzen verhoogd kunnen gaan worden door de leverancier. Dus, dat bestellen gebeurt gewoon in Oracle en contracteren ook deels als je het hebt over…dat het contract in ieder geval administratief in Oracle geplaatst wordt en dat er nog mogelijkheden zijn om signaleringen uit het systeem te halen. 5.

Is de communicatie met de leverancier verbeterd door het gebruik van het systeem aangezien informatie sneller uitgewisseld kan worden? Het is veranderd denk ik. […] Wij hebben een portal waar we nu al onze aanbestedingen in hebben staan…digitaal in hebben staan. Ook alle stukken die bij een aanbesteding horen zoals bestekken of contractdocumenten die vallen nu allemaal binnen één zo project. Dus, het is allemaal qua dossiervorming heel overzichtelijk. Al die stukken zitten in het project …zitten aan het project verbonden. En dat is voor de leverancier ook. Dus, de leverancier wordt het eenvoudig gemaakt doordat zij per project gewoon heel gestructureerd aangeboden gaan krijgen van o.k. als u geïnteresseerd bent in dit project dit zijn alle documenten die erbij horen en dan kunt u op deze manier inschrijven. Dus, leverancier hoeven niet meer dingen per post op te sturen of als ze vragen hebben, hoeft dat niet meer via een apart mailadres. Ze kunnen dat allemaal via het platform doen. Dus, het wordt voor leveranciers wat makkelijker gemaakt om op een goede manier en op een snelle manier hun offertes te kunnen indienen. En dat krijgen we wel terug van leveranciers dat als ze het systeem gebruiken dat ze het prettig vinden dat ze dat allemaal online kunnen doen. Dat ze vanuit iedere plek hun offerte kunnen indienen en dat het qua informatie allemaal heel gestructureerd is. Zij hebben gewoon alle stukken die ze nodig hebben om die aanbesteding te kunnen…daaraan te kunnen meedoen…hebben ze bij de hand. Dus, dat maakt het dat het voor de leverancier gewoon een stuk efficiënter is om in te schrijven. Ze hoeven niet meer zoveel papierenrompslomp aan te hebben. Dus, ik denk dat de communicatie op dat gebied wel verbeterd is. Dat het gewoon makkelijker is om vragen te stellen…dat informatie inderdaad sneller uitgewisseld kan worden. Dat maakt het voor een leverancier denk ik heel prettig. a.

Hebben leveranciers nu beter inzicht in de vraag (incl. de milieucriteria) van de gemeente doordat de leveranciers nu completer en sneller informatie ontvangen? Maar niet dat ze meer


98

inzicht hebben in de milieucriteria die worden gesteld? In principe is dat niet anders. Nee. Want de milieucriteria die wij voorheen stelden buiten het systeem die zetten we ook gewoon dan netjes op papier en dat ziet er niet anders uit doordat we het systeem gebruiken. 6.

Wat zijn de ervaren voor- en nadelen van het gebruik van dit systeem? Bijvoorbeeld, een toename in energieverbruik? Nou, wij hebben het eigenlijk aangeschaft met de volgende voordelen. De belangrijkste voordelen zijn één een stukje dossiervorming omdat alles nu… binnen één project alle documenten bij elkaar hangen. We hebben gewoon een heel overzichtelijk inkoopdossier… per keer. Dus, dat is wel…wat een groot voordeel voor ons is. Het is voor ons ook een voordeel dat we sneller informatie kunnen delen met onze interne klanten ….onze interne diensten waar we dan voor werken. Dat maakt het dat diensten veel meer betrokken zijn bij het proces en veel eerder input leveren op stukken. Dus, de betrokkenheid is gewoon beter geworden. En voor de inkopers zelf. Op het moment dat je de offerte uit hebt gezet…digitaal…doet het systeem ook…Je kunt in het systeem offertes beoordelen ook. Dus, je kunt op een hele makkelijke manier kun je aangeven van..op deze gestelde eisen of deze criteria vind ik deze offerte zo scoren en deze offerte zo scoren. En het systeem doet allemaal automatisch dat verwerken en laat het zien dat als je de beoordeling zo doet dan is dit de analyse die daarbij hoort en dat betekent gewoon deze leverancier..de offertes die het best aansluiten bij de gestelde…Dat hele proces gaat veel sneller dan dat je dat buiten het systeem doet. Als je dat buiten het systeem doet zul je eerst weer zoiets van een Excelletje moeten bouwen of zo waarin je al je scores gaat invoeren en dan moet je het laten rekenen. Nou, dat is in het systeem allemaal automatisch. Dus, het hele beoordelingsdeel….dat gaat gewoon veel sneller en veel efficiënter. Het beoordelen van offertes deden wij misschien normaal…dat kon je rustig een dag of twee dagen daarmee bezig zijn…om dat helemaal goed te doen. Nu kan je dat in één sessie van 4 uren…kan je dat met elkaar aftikken. […] Een ander voordeel…Het is een Internet applicatie. Dus, je kunt ook thuis daarop werken. Je kunt het vanaf allerlei computers benaderen. Dat zijn wel de belangrijkste voordelen. En dat wij het de leveranciers daarmee makkelijker maken. Dat ze zelf niet meer offertes hoeven uitprinten en in een map hoeven doen en in drievoud moeten indienen. Dat is ook een voordeel trouwens. Het reduceert enorm veel papier. Normaal hadden we hier aparte kasten of aparte ruimtes waarin alle offertes werden bewaard. Wij doen hier wel ongeveer 45-50 aanbestedingen per jaar en als je bedenkt dat op een aanbesteding gemiddeld iets van 6 of 7 offertes binnenkomen en dat allemaal in tweevoud in een map alles ingediend moet worden. Nou, dan weet je wel dat er hier heel veel papier voorbij komt. Doordat offertes nu digitaal worden ingediend …ja, dat scheelt gewoon een heel stuk. Het is ook in het kader van duurzaamheid….qua papier is het heel erg gereduceerd hier. Maar dan verbruikt het wel meer energie. Ja, weet ik niet. Het zal eigenlijk wel meer energie verbruiken maar die computers staan toch de hele dag aan hier. En of je nu de website waarin je…dat platform hebt waarin je C-Source benaderd…..open hebt staan of niet…ik denk dat dat niet….Ik heb er geen onderzoek naar gedaan maar mijn gevoel zegt dat het allemaal wel mee moet vallen. Nadelen…hebben we nog niet echt ontdekt. Een nadeel is misschien dat….Wat we wel veel van klanten terug horen, is dat ze veel van het scherm moeten gaan lezen. Soms printen ze het dan alsnog uit. Dat is ook niet helemaal de bedoeling. Maar dat is wel het nadeel. Je moet veel van het scherm lezen en je moet een beetje handig zijn met werken via een computer programma. Dus, voor de mensen die niet zo heel handig zijn met computers is het misschien wel een nadeel. […]

7.

Welke effect heeft deze automatisering gehad op het samenwerkingsverband met andere gemeenten? Hebben andere gemeenten ook toegang tot C-Source? Dat kan. We hebben niet standaard dat andere gemeenten in het systeem kunnen maar. [….] In principe kan je zelf bepalen wie er toegang tot het systeem heeft door middel van een…autorisatie daarvoor af te


99

geven Dus, op het moment dat ik een aanbesteding doe, heb ik een werkgroep en die mensen geef ik allemaal autorisatie om in het systeem te kunnen. Dat doe ik doormiddel van het aanmaken van hun gegevens in het systeem. Op het moment dat zij dan inloggen, herkent het systeem hun e-mailadres en weet die persoon heeft inderdaad autorisatie gekregen. En die autorisatie kan je op verschillende niveaus instellen. Dus, je kunt bijvoorbeeld iemand instellen als raadpleger. Dat betekent dat iemand alleen kan meelezen in het systeem. Je kunt een iets grotere autorisatie afgeven door bijvoorbeeld te zeggen van je bent meewerkend gebruiker. Dus, ik denk dat je bepaalde delen van het systeem…kun je dan in, kun je ook meelezen, kun je ook dingen in veranderen of aanpassen. En je hebt een derde niveau dat je als projectleider …zoals wij hier een nieuw project aanmaken …. dan heb jij alle rechten om dingen te veranderen in het systeem. Dus, je kunt zelf bepalen wie het systeem in kunnen. Dus, op het moment dat er iemand van buiten ook in jouw werkgroep zou zitten, kan je die ook autorisatie geven. Maar heeft dat echt iets veranderd aan dat samenwerken? Het is efficiënter gewoon om informatie uit te wisselen. Normaalgesproken gingen we dingen over de mail sturen. En dan zat je altijd met van…heb ik nu de laatste versie en als er verschillende mensen daarin gaan werken…ja, dan is het toch lastig om dezelfde informatie met elkaar te delen….het is gewoon makkelijker om informatie uit te wisselen. Het verandert verder niet heel veel vind ik. Dus dat alles sneller verloopt. Ja, projecten kunnen gewoon wat sneller…normaalgesproken waren we iets van 160 uur kwijt voor een gemiddelde aanbesteding en je ziet nu gewoon zeker in de beoordelingfase…daar ga je gewoon tijd winnen. In plaats van die twee dagen ben je nu maar een halve dag bezig om je beoordeling uit te voeren. Dus, dat scheelt gewoon een hoop tijd. […] 8.

Ondersteunt elektronisch inkopen, gebruikt om de interne en externe communicatie te verbeteren, duurzaam inkopen? Duurzaam inkopen dat heeft meer te maken met welke eisen stel je aan het product zelf of welke eisen stel je aan de organisatie om zo een duurzaam product of een duurzame dienst in te kopen. Daar voegt het systeem niets aan toe. Het systeem voegt wel wat aan het feit dat je het hele proces ook duurzaam laat verlopen. Dat je in je proces niet extreem veel papier gaat gebruiken. Dat is het voordeel. […] Dit is C-Source. Dit zijn alle lopende aanbestedingen. […] Bij iedere aanbesteding heb je een soort van cockpit en daarin kun je dus alle informatie op een goede manier bij elkaar hebben. Dit zijn bijvoorbeeld alle documenten die wij in de aanbesteding in de werkgroep hebben gebruikt en die we met elkaar hebben uitgewisseld. Dit zijn de mensen die in mijn werkgroep zitten. Dus, deze mensen hebben allemaal van mij een autorisatie gekregen om ook in te kunnen loggen in het systeem. De een is uitvoerend gebruiker. Die heeft dus meer rechten dan bijvoorbeeld de meewerkende gebruiker. Die heeft minder rechten als de uitvoerende gebruiker. Zo kan je dat instellen. Door dit deel van het platform te gebruiken kan je heel eenvoudig dan de documenten met elkaar uitwisselen. Dus, op het moment dat ik zeg van ik heb een nieuwe versie van het bestek dan kan iedereen daar die versie ophalen. En kan het dan bekijken en weer uploaden met alle wijzigingen die ze daarin willen doorvoeren. Dus, documenten kunnen op een makkelijker manier met elkaar gedeeld worden. Dat opent die gewoon in Word. […..] Hier…maken we de offerteaanvraag zelf. Dus, we hebben een beschrijvend document waarin wij ….het totale bestek van de Europese aanbesteding en in dat bestek hebben wij een aantal zaken die wij vragen aan inschrijvers om op te antwoorden. Bijvoorbeeld selectie-eisen. We hebben vragen bijvoorbeeld van …lever drie referenties aan of lever een bankverklaring aan of lever een jaarverslag. Als dat soort vragen die we stellen in ons beschrijvend document, in onze aanbesteding die maken we digitaal. Dus, hier zie je de vragenlijst zoals inschrijvers die ook moeten invullen. Dus, komt er eerst een stukje introductie. Dan vragen van…vul hier al je contactgegevens in, voeg een organogram toe, kunnen ze hier uploaden. We vragen bijvoorbeeld ook een eigenverklaring te tekenen. Die zit er dan bij in Word. Die moeten ze dan ondertekend uploaden en kunnen ze hierbij voegen. Wij vragen bijvoorbeeld ook wat over duurzaamheid in dit geval. En kunnen ze hier aangeven…of ze in dit geval over een milieumanagementsysteem….of ze dat hebben binnen hun organisatie en misschien ook iets gevraagd over transport…de middelen die ze inzetten..iets over het vervoer. Wat we normaal deden


100

was dit gewoon op papier zetten; we willen dat u vervoer inzet wat duurzaam is. Uw voertuigen die u inzet voor de opdracht moeten voorzien zijn van een roetfilter bijvoorbeeld. Nou, dat deden we normaal op papier en dan kregen we antwoorden terug van de leveranciers van ja daar kunnen wij aan voldoen….hier hebben wij certificaten voor. En tegenwoordig doen ze dat in het systeem. Dus, de criteria zelf zijn niet veranderd. Alleen de wijze waarop we nu richting de markt gaan om antwoorden te krijgen op die vragen…dat is veranderd. Dus, leveranciers kunnen nu in het systeem zelf dingen uploaden en zelf hier door ja of nee aan te klikken…. vragen beantwoorden. Dat gaat allemaal wat sneller. En ook makkelijker maak je het daarmee voor leveranciers. Maar de vragen zelf….. de milieucriteria zelf die wij stellen, veranderen daardoor niet. Het systeem ondersteunt duurzaam inkopen wel doordat het proces… Het ondersteund alles niet alleen duurzaamheidcriteria natuurlijk. Maar gewoon alle dingen die je in een bestek vraagt aan een leverancier om op te antwoorden. Dus, al het interactieve wat je hebt in zo een bestek…daar ondersteund het systeem bij om gewoon op een goede, makkelijker en sneller manier de markt antwoord te kunnen laten geven op vragen die je hebt. Op een gegeven moment is deze aanvraag…hebben er leveranciers op ingeschreven en is de tijd verstreken dat er offertes ingediend kunnen worden. Als je dan deze bullet dan aanklikt dan zie je ook de offertes die erbij zitten. Dus, dan zie je bijvoorbeeld hier de vraag en komen hier alle antwoorden van de leveranciers te staan. Maar dat is nu nog leeg….nu is de tijd voor aanmelding nog niet verstreken dus kan je dat nog niet zien. Zo ziet het systeem een beetje uit. Wat het ook doet, is op een gegeven moment ….je kunt er een planning in hangen en dan kan je een soort takenlijst voor jezelf creëren. En wat je ook krijgt, is dat het systeem…het werkt ook als een soort outlook. Dus, je kunt berichten met elkaar uitwisselen en ook berichten met leveranciers uitwisselen. [….] Dus, stel dat er iemand van een andere gemeente…[..].in deze aanbesteding zou meedraaien dan wordt hij dan hier in de werkgroep gehangen. En kan hij ook online alle stukken zien en kan hij het online allemaal volgen…de aanbesteding. In het hele aanbestedingsproces, maakt het gewoon wat makkelijker om op een goede manier informatie met elkaar te kunnen delen en offertes in te kunnen ontvangen en beoordelen. Daar is het systeem echt voor bedoeld. Hebben jullie ook gemerkt dat nu dat leveranciers meer tijd hebben, dat zij die extra tijd gebruiken om meer aandacht te besteden aan het product bijvoorbeeld? Dat hoop ik. Ik kan niet echt zeggen dat ik dat al heb ervaren. Maar je hoopt inderdaad door het via het systeem te doen dat leveranciers meer tijd inderdaad hebben om op inhoud een beter offerte te maken en dat er ook meer aanbieders zijn. Wat we heel erg zien is dat bijvoorbeeld grote bedrijven die hun eigen aanbestedingsafdeling hebben..die deden mee aan dit soort trajecten want die hadden mensen die er speciaal voor waren om die aanbesteding te doorlopen en offertes in te dienen. Want het kost nogal wat werk om dat natuurlijk iedere keer zo een heel aanbestedingsdocument te maken en netjes in een map moet doen en opsturen als offerte. Doordat wij het systeem gebruiken…dat we het ook leveranciers makkelijker maken en ook wat kleinere leveranciers wat makkelijker maken om nu een offerte in te dienen. Dus dat we gewoon meer marktwerking hebben. Dat we meer partijen hebben die meedoen. Maar is dat al het geval geweest? Dat denk ik wel want je ziet wel een aantal aanbestedingen…wat kleinere partijen ineens tussen zitten. We werken er maar 8/9 maanden mee. Dus, hebben we niet helemaal goed kunnen meten. Maar wij hebben bij een aantal projecten wel gezien dat er ook wat kleinere leveranciers inschreven. De reacties die we ook terugkrijgen van leveranciers als ze het systeem gebruiken, is dat ze het prettig vinden om vanuit een systeem te werken waarbij ze alle aanbestedingen van de gemeente Rotterdam via dat betreffende systeem doen. Dus, op het moment dat wij bijvoorbeeld vragen of ze een Kamer van Koophandel certificaat willen bijvoegen …Wij hebben zo een portal aan deze kant maar de leverancier heeft ook een portal aan zijn eigen kant waar die standaard documenten in kan opslaan en op die manier kan die ook heel efficiënt aan iedere aanbesteding waar die op inschrijft, kan die ook weer gewoon dezelfde formulieren indienen, dezelfde stukken iedere keer daarbij zoeken. Dus, voor een leverancier maak je het ook efficiënter om op zo een aanbesteding in te dienen. Dus, daarmee hopen wij ook wat kleinere parijen daarbij te krijgen. En dat lukt. […..]


101

Als ik natuurlijk een duurzaam product wil bijvoorbeeld [….], wil ik natuurlijk een product dat zoveel mogelijk recycled kan worden. […] Als ik echt iets op duurzaamheid wil doen dan zal ik dat natuurlijk in mijn bestek gewoon zelf moeten aangeven. Dit wil ik op duurzaamheid doen. Maar ja, dat is niet anders als dat ik het op papier aanvraag…als dat ik het via het systeem doe. Maar nu gaat het wel sneller. Nu gaat het wel sneller en je gebruikt minder papier. Dus, via die kant ben je natuurlijk wel bezig met duurzaamheid. Alleen dan meer in de algemene zin en niet per specifiek product. En je hoopt doordat je het systeem gebruikt en doordat je natuurlijk je milieucriteria hier ook op een hele eenvoudige manier in kan laten beantwoorden dat je meer partijen triggert om zo te gaan werken. Maar het heeft niets te maken met dat we nu andere milieucriteria gebruiken.



102

Appendix XV

Transcript: The Municipality of Hellendoorn

Locatie (Location):

Gemeente/ The municipality of Hellendoorn


Ing. B. Hooge Venterink (Inkoopcoördinator/ Procurement coordinator)


September 20 2011 – 13:30

Duur (Duration):



NEE (NO)

1.

Zijn er doelstellingen en een duidelijke strategie gericht op duurzaam inkopen vastgelegd als onderdeel van een formeel beleid? Strategie is misschien wel een groot woord. We hebben wel doelstellingen. En wat wij hebben vastgelegd in ieder geval is dat wij ons conformeren aan de afspraken zoals die zijn gemaakt tussen de VNG en de Ministerie van Economische Zaken, toen nog. Dat zijn gewoon de duurzaamheiddoelstellingen zoals die door de AgentschapNL worden gepubliceerd. Die betrekken wij bij onze trajecten. Niet altijd maar veelal. En wij gaan niet veel verder dan dat moet ik eerlijk zeggen. Hoe bedoelt u, niet verder dan dat? AgentschapNL die geeft dus voor verschillende productgroepen duurzaamheidcriteria. En wat wij doen, is dat wat verplicht is dat nemen we mee. En als er wensen zijn…wat je hebt ook wensen waarmee je iets extras kunt toevoegen aan een bepaalde vraag. Die worden wel als wens meegegeven in het document […] maar er wordt geen extra waarde aan toegegeven. Dus, wegen daar niet echt op. Dus, in die zin is dat een hele…laat maar zeggen…duurzaamheiddoelstellingen in een marge. a.


Wat we nu formeel vastgelegd hebben, is wat wij moreel verplicht zijn. De overheid heeft dat gewoon afgesproken. In 2015 100% duurzaam inkopen. Dus, dat is wat wij vooralsnog als een soort minimumeis hebben. En een enkele keer komt het weleens voor dat er vanuit de politiek iets extras gevraagd wordt of daar aandacht voor gevraagd wordt. Dan doen we iets meer. Maar waar wij ons nu aan „gecommit‟ hebben dat is echt het minimum wat we verplicht zijn om te doen. Zo zou je dat kunnen stellen. b.

Wordt het beleid inclusief doelstellingen en strategie aan de gehele organisatie gecommuniceerd en ook gecontroleerd? (Wat als het plan niet wordt gebruikt?) Er wordt niet gecontroleerd dus of dat meegenomen is?

Acheraf ja, dat het niet gebeurd is. Maar er zijn geen consequenties als dat niet gedaan wordt? Nee, niet voor dat specieke geval maar wordt wel in managementrapportages gemeld en via die weg weer aandacht voor gevraagd. 2.

Wordt duurzaam inkopen op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie ondersteund?

Er is niet een automatisme bij die mensen nog om eraan te denken want het moet allemaal uit de mensen zelf komen. Het is niet zo dat wij een systeem hebben waar je als het ware automatisch door geleidt wordt en dat je zegt ik moet duurzaamheidcriteria meenemen in het verhaal. Moeten de mensen zelf aan denken. En dat is nog niet helemaal ingeburgerd. Dat is een proces waar we nu mee bezig zijn en waarvoor we nu een tool bouwen op Intranet. Wordt het wel ondersteund op strategisch en tactisch niveau? Ja. Op het moment dat het wat grotere projecten betreft, wat grotere uitgaven, dan word ik betrokken bij het inkoopproces. En ik ben degene die dat wel in mijn gedachten heeft en inbreng als gunningcriteria. Als het gaat om voertuigen dan weet ik dat er daarvoor een document bestaat ten aanzien van milieueisen en dat wordt dus toegevoegd. Dus het


103

is een kwestie van initiatief van degene die dat doet? Ja. [15:41] Ik heb begrepen dat dat soms afhankelijk is van het soort college die je hebt? Hoe groen is het college…. Ja, zeker. Dat klopt. […] a.


Nee. Moet ik even iets nuanceren. Wij hebben bijvoorbeeld voor een zwembad hier een houtkachel aangeschaft in plaats van gasgestookte kachels onder andere vanuit de duurzaamheidgedachte (verminderen CO₂ uitstoot) en de rentabiliteitsgedachte. Dus, op het moment dat wij binnen een relatief korte tijd een eventueel meerinvestering door een duurzaam product kunnen terugverdienen dan gaan we dat doen. Maar dan is het dus niet vanuit de gedachte van we willen duurzaam of iets extras…maar geïnitieerd vanuit rentabiliteit…… Dus, mag de investering iets duurder zijn maar als wij dat binnen een relatief korte termijn terugverdienen en dan praten wij over 5 jaar dan kan de investering wel doorgaan. (we betrekken dus ook de onderhoud en exploitatie kosten in de keuze (TCO) 3.

Is binnen de gemeente een gecentraliseerde organisatie opgericht die de mogelijkheid heeft gehad zich te specialiseren in het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsactiviteiten of is de „inkoop‟ decentraliseerd? (worden activiteiten uitgevoerd door één gemeente i.g.v. samenwerkingsverbanden; lead buying?)

Gecoördineerd. a.


Nee. Mijn functie is inkoopcoördinator en ik bewaak een aantal zaken als het over inkopen en aanbesteden gaat. Eén daarvan is duurzaamheidaspecten. Dus, het is puur naar de functie gericht. Maar we hebben niet een speciale meneer/mevrouw duurzaamheid…Wat we nu recentelijk hebben, is een mijn heer die bezig is met een beleidnotitie om te komen tot een gemeentelijke visie m.b.t. duurzaamheid. Wat willen wij, hoe willen wij ons als gemeente profileren m.b.t. duurzaamheid en wat worden onze doelstellingen daarin. Hij is daar twee maanden geleden mee begonnen. Zodat er in kwartaal 4 van dit jaar een b&w besluit over kan worden genomen. 4.

Werkt de inkoopafdeling (of functie) samen met een afdeling verantwoordelijk voor milieucriteria (beleid) om de doelstellingen in het kader duurzaam inkopen te realiseren?

Sinds 2-3 maanden is er iemand die een beleidsnota aan het opstellen is als voorbereiding op een standpunt bepaling van ons college van dit is ons standpunt ten aanzien van duurzaamheid. Ik spreek wel mensen over duurzaamheid. Er gebeuren wel dingen. Maar het is niet in een protocol of zo vervat. Het is meer op persoonlijke titel. Als iemand zegt, het lijkt mij goed om aandacht daaraan te besteden of ik heb een idee dat wij daar een milieuvriendelijk iets kunnen gaan doen of op duurzaamheidgebied. Dan gebeurt het. Dus, vanuit dat persoonlijk initiatief van een ambtenaar, zo zou je het kunnen zeggen, gebeurt het. Wordt er overlegd met iemand van de materiedeskundigheid? Dat is hier ook wel aan de orde. Als wij een voertuig moeten inkopen dan is het iemand die verstand heeft van auto‟s en van gemeentelijk huisvuil ophaalwagens of een brandweervoertuig. Maar die heeft niet in zijn gedachte van u moet een duurzaam voertuig inkopen. Dus, in die zin wel materiedeskundige maar niet specifiek op duurzaamheid. Als voorbeeld, stel er komt iemand van de brandweer en die wil een nieuw voertuig. Dan weet ik dat er voor dieselvoertuigen bepaalde normen zijn ten aanzien van de schoonheid van de motoren; Euro 4 of 5. En dan zeg ik, kijk, wacht even, er is een document. Wij moeten minimaal Euro 4 schone motoren …… en dan wordt het in de specificatie opgenomen. Dat komt er van mij. Gaat dat wel veranderen denk je? Als er dus een standpunt komt vanuit de gemeente. Dan komt er dus elementen in van nou wij geen altijd CO₂ neutrale producten….en die mogen…. en waarschijnlijk zoals je zegt een begroting aan gaan hangen voor duurzame investeringen; er wordt zoveel geld


104

voor gereserveerd. Dan gaat dat inderdaad veranderen. Of we doen het precies zoals we het nu doen maar komt dan een standpunt in ieder geval. En dat is er nu nog niet zelfs. 5.

Beschikken de betrokkenen van het inkoopproces over voldoende kennis en ervaring om duurzaam inkopen uit te voeren (bijv. is bekend waar criteria worden gevonden en hoe die geïmplementeerd moeten worden)? U dus?

Ja. a.


Ja. We hebben net onderzoek naar gedaan. Bijvoorbeeld, we hebben recentelijk energie aanbesteed. We hebben heel nadrukkelijke duurzaamheidcriteria, in dit geval SROI (Social Retun on Investmemt) …Dat is door één van de gemeente is ingebracht. […]die dat in hun beleid heeft staan en dat het ook graag voor de andere gemeenten toegepast willen zien. Nou, in die zin is dat toen opgenomen voor alle 14 Twentse gemeentes. Dat een bepaald percentage van de aannemerssom moest besteed worden aan de doelgroep om die bepaalde werkzaamheden te laten verrichten. En ten aanzien van het opzetten van een duurzaam? Daar zijn we nu juist mee bezig om enerzijds verschillen in kaart te krijgen. Daar waar wij gelijk lopen...dat is eenvoudig. En daar waar wij verschillen, gaan wij proberen om op één lijn te komen zodat wij ook veel makkelijker in de toekomst samen kunnen aanbesteden. Er wordt samengewerkt om in zijn algemeenheid samen in te kopen. Duurzaamheid is daar een onderdeel van. 6.

Worden de milieucriteria van de Ministerie van Infrastructuur en Milieu toegepast in het inkoop- en aanbestedingsproces? Worden ook eigen criteria gebruikt? (Bepaald door de hoofdverantwoordelijke (bijv. één gemeente i.g.v. samenwerkingsverband?)

Zie antwoord op vraag 1. Is Hellendoorn hoofdverantwoordelijk in een samenwerkingsverband? Nee. Wij spreken elkaar een aantal keren per jaar. Een soort overleg van […]….mensen die zijn inkoopadviseur, inkoopcoördinator of inkoopspecialist, hoe ze ook mogen heten in de gemeente…zijn daar dingen met elkaar afstemmen. Het is de bedoeling dat steeds één gemeente het voortouw neemt voor een specifiek project. Stel dat het schoonmaken van gebouwen als aanbesteding aan de orde is dan één van de gemeente zegt nou dat neem ik op me. Die gaat in overleg met de inhoudsdeskundige van die deelnemende gemeentes. Dat kunnen in het uiterste geval negen zijn. Die gaat dat soort aspecten inbrengen. Waar we nu tegenaan lopen is het feit dat sommige gemeenten op duurzaamheid iets anders hebben staan of omschreven als beleid dan wij. Wij houden ons minimaal aan de dingen die we moeten doen ten aanzien van de afspraken tussen de regering en de gemeentes. Anderen die hebben helemaal niets. Die zeggen dat wil ik helemaal niet. Dan moet je iedere keer opnieuw per geval uitzoeken van nou hoe gaan wij het nu doen. Soms moet de ene een beetje water bij de wijn doen. En waar ons streven is om dat op één lijn te krijgen zodat je gewoon daar niet meer iedere keer voor een individuele aanbesteding die discussie hoeft te voeren. Een soort generale standpunt voor die negen gemeentes. Wordt er een bepaald bedrag gevraagd om mee te doen in het samenwerkingsverband? Nee. […] Waarom werken jullie samen? Is het om schaalvoordelen te behalen? Onder andere. Kennis en ervaring te verwerven? Ook. Is het dat gemeente Hellendoorn meer ervaring heeft op het gebied van duurzaam inkopen?. Er zijn een aantal gemeenten die wat voorop lopen. En een aantal dat wat minder….Het heeft in de algemeenheid met de inkoopprofessionaliteit te maken. Hellendoorn heeft bijvoorbeeld een fulltime inkoopcoördinator, dat is een van de weinigen, die 100% alleen maar inkoopt. De andere gemeenten hebben mensen een parttime functie als inkoopadviseur. De energie en de tijd die je daarin kan steken is dan minder. a.



105

In ieder geval de openbare aanbestedingen. En dat kan zowel nationaal of Europees zijn. Bij de onderhandse aanbestedingen is het niet altijd het geval, c.q. weet ik het niet om dat ik daar niet altijd bij betrokken ben en heeft een beetje te maken met of wij daar kennis van hebben. Op het moment dat ik betrokken ben, want het is niet zo dat ik bij alle onderhandse aanbestedingen betrokken ben, en als er criteria voor de in te kopen producten bestaan (Agentschap.nl) worden deze opgenomen in het bestek/ PvE etc. Anders is het even wat onduidelijk. Sommigen denken daaraan. Het is niet dat ze het niet willen maar denken ze er gewoon niet aan. Dan is de aanvraag al weg voordat het gebeurd is. b.


De criteria worden dus meegenomen bij het specificeren? Ja. In hoeverre worden die meegenomen in de andere fasen? Wat ik zei, het wordt bij ons meegenomen in de zin van de eisen worden meegenomen. Dus, er is een eis en het is gewoon het moet er zijn of er moet er niet zijn. Dus, ja en nee. Bijvoorbeeld, in het voorbeeld van dat voertuig. Er moet een Euro 4 motor in zitten. Dat is de norm. Als er geen Euro 4 motor is maar Euro 3 dan doet hij niet mee. Dan valt hij uit de aanbesteding. Moeten ze ook bijvoorbeeld een milieubeleid hebben? Ja, dat wel. Een ISO 14000 bijv. Dat klopt. Dat wordt ook meegenomen. Dat zit altijd in de eisensfeer. Dus het is ja of nee. Ze hebben het. Dan doen ze mee. Ze hebben het niet. Dan doen ze niet mee. Dan krijg je de specificatie van het product. Daar komen die milieucriteria voor het product naar voren. In mijn voorbeeld, er wordt een omschrijving gedaan van een brandweervoertuig en daar moet een bepaald type motor in zitten. Die moet aan een bepaalde milieueis voldoen; uitstoot van CO₂ en dergelijke. En is het gewoon te checken, Euro 4, ja of nee. En heeft hij het? Nee? Dan doet hij niet mee. Daarna komt nog een gunningtraject. Dan heeft het vaak met geld te maken, de snelheid van voertuigen en dergelijke. Maar er wordt nooit, in de gunningfase, wordt een schoon voertuig meer gewaardeerd dat die meer punten krijgt. […] Er wordt dan niet meer gekeken naar het duurzaamheidaspect in de beoordeling? Nee. Dus het houdt op bij de tweede fase. Ja. Uiteraard wordt er in de bestel, bewaken en nazorgfase wel gecheckt of de apparatuur en de leverancier aan zijn specificaties en opgaves voldoet, blijft voldoen. c.


Ja. Bij investeringsgoederen wordt ook naar exploitatiekosten en milieu belasting gekeken gedurende de levensfase van het product. ( zie voorbeeld houtkachel zwembad) Zie antwoord op vraag 6b d.


Nee, wel geleverde producten Definitie „elektronisch inkopen‟: „het gebruik van webaansluitend software systemen die het inkopen van goederen en diensten online mogelijk maken inclusief Intranet en Extranet maar exclusief applicaties zoals de telefoon, elektronisch gegevensuitwisseling (EDI) en fax apparaten. De meest voorkomende applicaties zijn: e-identificeren, e-aanbesteden (bijv. TenderNed), eveilen, e-informeren en e-bestellen. 7.

Zijn één of meerdere van de bovengenoemde elektronisch inkoopapplicaties geïmplementeerd in het inkoop- of aanbestedingsproces? a.



106

Zeer beperkt Vaak hebben leveranciers bestelsystemen met webachtige applicaties waar je kunt inloggen. Voor de kantoorartikelen hebben wij dat bijvoorbeeld. Maar dat is de enige die wij kennen. Dus, dat wij inloggen op de applicatie van de leverancier. Wij eisen nu in de aanbesteding dat de leverancier een dergelijk applicatie heeft. En we hebben wel eens deelgenomen aan een elektronische veiling. b.


Kopieerpapier en kantoorartikelen 8.

In hoeverre (is) zijn de aanbestedingsfasen geautomatiseerd?: (1) aanbestedingsinformatie wordt via een website beschikbaar gemaakt Schriftelijk antwoord: Ja (2) het beschikbaar maken van aanbestedingsinformatie en formulieren of documenten voor leveranciers op een website niet bedoeld voor elektronisch aanbesteden Schriftelijk antwoord: Ja (3) officiële informatie en aanbestedingsformulieren online beschikbaar maken voor het elektronisch aanbesteden Schriftelijk antwoord: Nee (4) volledig geautomatiseerde en georganiseerde procedures zonder enig papierwerk. Schriftelijk antwoord: Nee

Schriftelijk antwoord: Aanbestedingskalender/ TenderNed ja 9.

Heeft de automatisering die is doorgevoerd de communicatie met zowel interne als externe leveranciers over de milieucriteria verbeterd?

Beperkt (minder inkt en papier gebruik) a.


Ja. Ik denk dat de markt veel meer biedt al dan wij op dit moment doen. 10. Is er een communicatieplan opgesteld specifiek gericht op duurzaam inkopen en is elektronisch inkopen een onderdeel hiervan? Nee. a.



107

Ja. Het zal inkoop in zijn algemeenheid ondersteunen. Waar wij nu mee bezig zijn, als gemeente, dat is een soort flowschema maken. Dus, mensen die gaan iets kopen, hebben een aantal basale dingen te kiezen van is het een werk, dienst of levering. Daar horen verschillende drempelbedragen bij. Op basis van de drempelbedragen worden ze naar een bepaalde procedure gesluisd. U koopt kantoorartikelen, het is onder 10.000 euro dan kan je een onderhands procedure volgen. Hebben wij afgesproken als gemeente. En daar horen een aantal documenten bij bijvoorbeeld een offerte formulier. Daar kun je heel eenvoudig aan koppelen de vraag, zijn er al duurzaamheidcriteria geformeerd bij AgentschapNL. Dan wordt hij automatisch daarna verwezen en kunnen ze dat meenemen. Dus, je hebt dan een veel meer gestuurde en gestructureerde manier van inkopen. Dus, ik denk zeker dat dat het zal ondersteunen. EINDE INTERVIEW END OF INTERVIEW


108

Appendix XVI

Transcript: PIANOo and TenderNed

Locatie (Location):

PIANOo en TenderNed


T. Padding (projectleider duurzaam inkopen PIANOo) K. Drijfhout (informatiemanager TenderNed)


September 23 2011 – 15:30

Duur (Duration):



NEE (NO)

Vragen over Duurzaam Inkopen 1.

Waarom zijn doelstellingen gericht op duurzaam inkopen vastgelegd als onderdeel van een formeel beleid (inclusief toegewezen verantwoordelijkheden) belangrijk? (Ontbreekt vaak binnen kleine gemeenten). Ik heb begrepen dat binnen sommige kleine gemeenten een beleid vaak ontbreekt (en dat taken niet zijn verdeeld en verantwoordelijkheden niet zijn toegewezen) of dat er slechts een beperkt paragraaf ‘duurzaamheid’ wordt toegevoegd in het inkoopbeleid. T. Padding: Je kunt op verschillende manieren als overheid met duurzaam inkopen omgaan. In mijn overleggen met het Ministerie hebben wij het vaak over de stok aanpak en de wortel aanpak. Dus, een stok achter de deur. Dat is een harde afspraak…jullie gaan duurzaam inkopen voor zoveel procent. En gemeenten hebben dat eigenlijk met elkaar afgesproken in het klimaatakkoord. Met de VNG…hebben ze gezegd wij gaan in 2010 voor 75% duurzaam inkopen. Dat zou je kunnen zeggen dat is een soort stok achter de deur om ervoor te zorgen dat die mensen dat ook daadwerkelijk gaan doen. En dat is eigenlijk wel succesvol. Blijkt bijvoorbeeld uit de monitor duurzaam inkopen […]. Dat zijn erg hoge percentages die daarin worden gehaald. Dat is wel een manier waarop je kijkt naar duurzaam inkopen als iets wat je móet in plaats van iets dat je wilt. Er zijn nu eenmaal criteria van de overheid die moet ik in het bestek plakken en dat doe ik dan ook maar. […] Ik kan als medewerker van de rijksoverheid natuurlijk moeilijk voor alle lagere overheden spreken maar ik kan me zo voorstellen dat dat resulteert in bijvoorbeeld een hele beperkte paragraaf in je plan omdat je duurzaam inkopen ziet als niet meer dan het knippen en plakken van de vastgestelde criteria. Een hele andere manier om naar duurzaam inkopen te kijken is als iets wat je echt wilt vanuit jezelf want het kan bijdragen aan allerlei doelstellingen van je eigen organisatie bijvoorbeeld een bepaalde gemeente kan bijvoorbeeld een doelstelling hebben ten aanzien van klimaatneutraal of geen kinderarbeid of iets dergelijks. Dan ga je op een hele andere manier kijken naar de kansen die voortkomen uit duurzaam inkopen. Ik kan me voorstellen dat zulk soort gemeenten veel uitgebreider zullen ingaan op wat het inkoopinstrument kan betekenen voor het behalen van die specifieke doelstelling op het gebied van duurzaamheid. En dat ze dan dus veel meer…en een soort intrinsiek uit zichzelf komt van wij willen dit echt bereiken en wij gaan gewoon kansen inventariseren om te zien wat wij kunnen met duurzaam inkopen. In plaats van het moet nu eenmaal dus wij gaan ermee aan de slag. […] In principe hebben dus alle decentrale overheden wel een afspraak gemaakt dat ze dus in 2010 voor 75% duurzaam gaan inkopen en in 2015 100%. […] 100% duurzaam inkopen dat doet een beetje overkomen alsof het slaat op alle inkopen en dat je die dus duurzaam gaat doen. En het idee dat als je dat eenmaal bereikt hebt dat je dan ook niet meer beter kan want je kunt moeilijk 200% duurzaam inkopen. Volgens mij is beide niet waar. Duurzaam inkopen slaat maar op een beperkt aantal productgroepen en daarbij is het zo dat als je 100% duurzaam inkoopt dat heb je alleen nog maar de eisen toegepast, nog niet eens de wensen en je hebt nog niet eens zelf nagedacht of je misschien nog niet veel verder kan gaan met duurzaamheid. […] Waarom zijn doelstellingen en een duidelijke strategie gericht op duurzaam inkopen belangrijk? Ik denk dat deze enorm belangrijk zijn. Zeker als je naar duurzaam inkopen kijkt als een middel om bepaalde doelen te bereiken in plaats van duurzaam inkopen als iets wat nu eenmaal moet omdat je dat zo afgesproken hebt. En op het moment dat jij dus zegt, ik heb bepaalde strategische doelen ten aanzien van duurzaam inkopen dat je dan zo ook op creatievere en ambitieuzer manieren met het onderwerp omgaat. [………] Ik heb begrepen dat er ook geen sancties zijn opgelegd voor als er niet duurzaam


109

wordt ingekocht…Dat klopt. De minister heeft wel wat uit te leggen in de Tweede kamer als de doelstellingen niet gehaald worden maar er is niet echt een duidelijke sanctie. [….] K. Drijfhout: […] De gemeenten die dat niet als doelstelling hebben gedefinieerd, die hoeven dat dan niet in de Raad verantwoording voor af te leggen. Alleen de Raad kan natuurlijk wel met die VNG akkoord in de hand aan het bestuur van de gemeente vragen van waarom houden jullie zich niet aan die duurzaamheidafspraak. 2.

Ondersteuning op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen de organisatie. Waarom is dit belangrijk? (Ontbreekt nog binnen sommige gemeenten)Ik heb ook begrepen dat het staat of valt met het soort College…of je een ‘groene’ College hebt of niet. Ik heb ook begrepen dat de steun soms gewoon ontbreekt. T. Padding: Dat kan ik me best voorstellen. Er zijn ook bepaalde personen die zich gewoon echt met hart en ziel inzetten voor het onderwerp omdat zij het zelf echt belangrijk vinden. [..….] Maar het feit dat het College niet per se groen is….ik zou niet direct die link durven leggen dat dan ook meteen duurzaam inkopen niet van de grond komt […….]. Maar het is zeker zo dat je als inkoper natuurlijk …je hebt ook een soort van dienende rol heel vaak….zeker in een decentraal inkoopmodel is het toch vaak zo dat je budgethouder die meldt zich bij de inkoopafdeling van ik heb dit en dit nodig, graag zo snel mogelijk en tegen zo laag mogelijke kosten. En dan moet een inkoper eigenlijk komen van je moet eigenlijk ook duurzaam doen. Dat bedoel ik met die dienende rol. Hij is op dat moment niet leidend. Het is toch die budgethouder, de interne klant, die eigenlijk de kar trekt op dat moment. En die inkoper, die faciliteert alleen maar. En als een budget houder zegt, ik wil eigenlijk niets doen met duurzaam inkopen dan wordt het ook niet zo snel wat. En staat de inkoper volgens mij wel vrij snel ook met lege handen. Tenzij hij dus kan zeggen aan de interne klant….wij hebben hier als organisatie afgesproken dat wij dit en dit en dit doen ….dan heeft hij ineens wel een stok achter de deur. En dat zou bijvoorbeeld inderdaad in een inkoopplan moeten staan. Er zijn ook gemeenten die zeggen dat duurzaam inkopen te duur uitvalt…Bekend verschijnsel. [..] Je hebt in ieder geval de Total Cost of Ownership benadering. Alleen dat heeft vaak gewoon een langere tijdsspanne nodig. Bereidheid moet je daarvoor zien te krijgen vanuit je interne klant die zegt, ik ben bereid om dat kostenplaat te bezien over een langere termijn in plaats van een jaar of twee jaar of misschien drie jaar. Het idee van de spaarlamp. Dat heb je niet in een jaar terugverdiend maar binnen vijf jaar of wellicht al binnen drie jaar is dat ding gewoon veel goedkoper dan een gloeilamp. Als je op die manier naar het onderwerp kijkt speelt die kosten discussie natuurlijk wat minder. Maar zijn altijd voorbeelden waarin natuurlijk duurzaam wel duurder zal zijn. Ik denk bijvoorbeeld catering. Kan ik me zo voorstellen. […] In de bouwen infrahoek is bijvoorbeeld het aanleggen van een duurzaam gebouw is wel een stukje duurder dan het aanleggen van een regulier gebouw. Maar de kosten die je vervolgens bespaart met energie die zijn dusdanig dat dat echt heel interessante bedragen worden. Dan hangt het er af van ben je bereid om te kiezen voor de Total Cost of Ownership benadering. […] Je hoort gewoon heel vaak het cliché „duurzaamheid is duurder‟. Wat dus absoluut niet wil zeggen dat dat ook het geval is.

3.

Samenwerking tussen de inkoopafdeling (of functie) en de afdeling verantwoordelijk voor milieucriteria (beleid). Waarom is dit belangrijk?Kleine gemeenten hebben vaak geen aparte afdeling welke bezig is met het implementeren van duurzaamheid. Beperkt dat het implementeren van die criteria bijvoorbeeld? Op zich zijn die criteria zo opgesteld dat je ze zonder al te veel nadenken kan gebruiken. Dus, je kunt gewoon zeggen, ik ga bureaustoelen inkopen. De enige wat ik doe als ik die dingen duurzaam wil hebben, is ik ga naar de website van PIANOo, ik zoek het criteriadocument bureaustoelen op en ik knip en plak gewoon die criteria, je zou bijna kunnen zeggen, ongelezen in mijn document. Dan ben je klaar. Dan heb je die dingen duurzaam ingekocht. Dus, het hoeft niet per se veel moeite te kosten. Ik denk dat de problemen vooral zit in het moment dat je meer wilt dan het toepassen van de criteria. Dus, bijvoorbeeld eigen criteria of ambitieuzere criteria. Dat betekent dus dat je echt zelf moet gaan nadenken over wat zijn nu de kansen ten aanzien van milieu. De gemiddelde inkoper is geen milieudeskundige. Dus, een milieuafdeling kan daarbij enorm helpen natuurlijk. En ik kan me heel goed


110

voorstellen dat de wat kleinere gemeenten niet beschikt over een milieuafdeling. Wat dat betreft wel interessant wat een gemeentelijk samenwerkingsverband dan daarin zou kunnen betekenen. Stel dat binnen een inkoopsamenwerking geen enkele gemeente beschikt over een milieudeskundige, waar krijgen ze dan de benodigde kennis en ervaring vandaan? Het lijkt me goed als je in een inkoopsamenwerking ook eens kijkt wat zijn specifieke thema‟s waar wij inhoudelijk meer op in zou moeten gaan om meer van af te weten zodat wij daar ook zelf op kunnen inspelen. Ik heb niet een duidelijk beeld of dat ook echt gebeurt. 4.

Beschikken de betrokkenen van het inkoopproces over voldoende kennis en ervaring om duurzaam inkopen?(Niet altijd aanwezig binnen sommige gemeenten) Wat is kennis en ervaring? Zoals ik al zei voor duurzaam inkopen hoef je in principe weinig kennis en ervaring te hebben als je het puur en alleen aanvliegt op het toepassen van die criteria die in de criteriadocumenten staan. Heb je niet veel kennis en ervaring voor nodig. In de monitor duurzaam inkopen hebben ze alleen de minimumeisen meegenomen? Dat percentage duurzaam inkopen dat gaat alleen over het toepassen van die minimum eisen. Dus, die gunningcriteria zitten daar niet bij meegenomen. En die minimumeisen die kan je gewoon echt zonder veel nadenken knippen en plakken. Vrijwel alle gemeente geven aan dat de criteria redelijk basaal (laag ambitieniveau) zijn. Dat klopt wel. Als je voor een hoger ambitieniveau wilt gaan dan zou je dus moeten gaan voor de wensen, de gunningcriteria. Daarvoor is dus wel meer zelf nadenken nodig. Maar dan nog denk ik dat je daar geen enorm kennisniveau voor hoeft te hebben. Dus, pas op het moment dat mensen echt gaan voor een hogere ambitie dan in die criteria te vinden is…ik denk dat dat pas een beetje gaat wringen van heb ik nou eigenlijk wel zelf genoeg deskundigheid.

5.

Werken gemeenten samen met andere gemeenten om additionele kennis en ervaring op het gebied van duurzaam inkopen te verwerven. Of gewoon om de kosten van duurzaam inkopen te delen? Ik denk niet dat gemeenten uitsluitend samenwerken om duurzaam in te kopen. Ik denk dat ze samenwerken omdat het efficiënt is. En uiteraard gaan ze dan wel duurzaam met elkaar inkopen. Maar geloof niet dat een samenwerking tot stand is gekomen louter door het feit dat ze duurzaam moeten inkopen. Denk niet dat ze het onderwerp zó belangrijk vinden.

6.

In welke van de volgende fasen worden milieucriteria geïmplementeerd: specificeren, selecteren, contract of nazorgfase? De criteria zijn eigenlijk bedoel om geïmplementeerd te worden in de specificatie fase? Ja. Want ik heb ook begrepen dat er een fase daarvoor zit; inkoopvoorbereiding. Ja. Klopt. En daar staan zogenaamde aandachtspunten. Die staan ook in het criteriadocument. Dus, […] als drukwerk gaat inkopen dan zijn dit de specificaties die je kunt gebruiken ten aanzien van duurzaamheid. Maar voor dat je überhaupt de beslissing neemt om iets te gaan drukken, vraag je je eerst af moet ik dit eigenlijk gaan drukken, kan ik niet online bijvoorbeeld….Het is altijd de vraag achter de vraag. Dus, je wilt een bepaalde boodschap communiceren, heel vaak in het geval van drukwerk, is drukwerk dan wel de meest passende vorm. Allerlei van zulk soort overwegingen die neem je in de voorfase, voordat je gaat specificeren…en daar staan zogenaamde aandachtspunten wel in opgenomen in alle criteriadocumenten. Dus, er wordt wel rekening mee gehouden. Alleen ze staan dus niet voorgekauwd helemaal in een soort stappenplan of iets dergelijks. Het is meer van denk hier aan. En dan houdt het bij de specificatiefase op? Nee. Want in principe zijn er ook aandachtspunten voor de fase van de overeenkomst. Dus, de contractfase. Dus, de gebruiksfase. Daar worden er ook aandachtspunten voor geven. Alleen het zijn maar een aantal zinnetjes. Je moet het zien als één A4tje met aanbevelingen. Terwijl het criteriadocument, best vaak een lijvig document met alle milieuoverwegingen die spelen bij een bepaalde productgroep specifiek voor die criteria. Dus, de specificatiefase is wel de alle belangrijkste fase.

7.

Offertes beoordelen op basis van de „economisch meest voordelige inschrijving‟ (prijs) en het gebruik van „Total Cost of Ownership‟ (TCO). Waarom is dit belangrijk?Duurzaamheid, dat moet je eigenlijk


111

zien als een subcategorie van kwaliteit? Dat hopen we. Dat is ons grootte streven dat overheden dat gaan zien gewoon als een kwaliteitsaspect in plaats van een blok aan hun been. En dat nemen ze mee in het toepassen van de EMVI methode? Ja. Als je gunningcriteria of zo….

8.

Het bewaken en beoordelen van de prestatie van de leverancier op basis van de eerder gebruikte milieucriteria (ervaren veel gemeenten als lastig). Waarom is dit belangrijk?Ik heb van de gemeenten en inkoopbureaus begrepen dat dat moeilijk is. Ja, dat klopt. Dat is zeker niet eenvoudig. Kijk, als jij balpennen gaat inkopen en je schrijft op, ik wil geen PVC in die balpen hebben. Vervolgens krijg je die balpennen. Dan moet je echt naar een laboratorium, als je het echt wilt weten, om te gaan checken of er echt wel of geen PVC in zit. Dus, dat is gewoon heel erg lastig. Dat is ook wel een probleem waar we nog niet een pasklare oplossing voor hebben. K. Drijfhout: Keurmerken? Laat de leverancier maar verklaren met een keurmerk daarop dat er geen PVC in zit. En op het moment dat je die ziet, dan kun je op vertrouwen. T. Padding: Maar, je mag helaas binnen in het aanbesteden niet direct vragen om een keurmerk, je moet altijd vragen …of gelijkwaardig. Dan maak je het jezelf meteen moeilijk want wat is gelijkwaardig? Het is helaas niet zo eenvoudig. Je kunt je bijvoorbeeld voorstellen dat als je een koeriersdienst aanbesteed. Onder alle koerierswagentjes moet een roetfilter zitten. Vervolgens komen al die auto‟s langs. Ga je elke keer als er een auto stopt, onder de wagen kijken of er een roetfilter hangt. Natuurlijk niet. Of je huurt een externe adviseur in en je spreekt af dat die altijd met de trein komt. Dat belooft hij. Als ik naar je toe kom, zal ik met de trein komen. Nou is het heel vaak zo met die adviseurs die hebben op één dag verschillende klanten.[….] Het is complex.

9.

Waarom is een communicatieplan specifiek gericht op duurzaam inkopen en is elektronisch inkopen belangrijk. (Ontbreekt vaak binnen veel gemeenten). In hoeverre is dat belangrijk? Ik denk voor intern draagvlak…dat is één van de belangrijkste dingen denk ik voor duurzaam inkopen. En dat heeft te maken met alles wat wij hiervoor ook besproken hebben. Duurzaam inkopen wordt pas echt een succes als je de bestuurder en interne klant ook mee hebt. En daar kan een communicatieplan natuurlijk enorm bij helpen. Dus, om te zien dat we iets duurzaams hebben ingekocht, dat is ook een succes geweest. Dat andere mensen dat ook zien en denken van dit is niet een vervelend onderwerp, dit is gewoon een kans. Dit kan ons wat opleveren, dit geeft een bepaalde uitstraling. Bijvoorbeeld aan je burgers kun je het heel goed communiceren. Wij als overheid zijn op deze en deze manier goed bezig met het belastinggeld. Dus, ik denk dat dat een heel belangrijk punt is. Want dat ontbreekt vaak heb ik begrepen. Geloof ik zo. Het is zo dat wij als PIANOo proberen daar iets aan te doen. Je hebt eigenlijk wel wat instrumenten daarvoor. Bijvoorbeeld de implementatiecoach duurzaam inkopen. [..] Staat op onze website. Dat is een instrument die gemeentes langs al dat soort dingen heen loods; denk hieraan, denk aan een communicatieplan, denk aan het verkrijgen van intern draagvlak. [….] Wij proberen als PIANOo de mate van professionaliteit van inkopen en dus ook van duurzaam inkopen omhoog te krijgen. Ik denk voornamelijk bij die kleine gemeenten de meeste winst te behalen is. Dus, zeker een hele belangrijke doelgroep voor ons. Ik heb ook gemerkt dat minder kleine gemeenten meegewerkt hebben aan die monitor. Dat klopt. Dat is ook iets waar volgens mij veel overheden mee worstelen. Van hoe administreer ik nou hoe ik bijvoorbeeld duurzaam hebt ingekocht. Dat is nog redelijk lastig. Dus, gewoon bijhouden in een soort van systeem van nou ik heb in 2007 bureaustoelen gekocht en daarbij heb ik deze en deze duurzaamheidcriteria gebruikt. Daar zijn allerlei slimme systemen volgens mij voor. [….] Ook om te bepalen wat voor soort score je hebt in de monitor ten aanzien van duurzaamheid. Dus, zal elke twee jaar worden gevraagd…nou laat weer eens zien wat jullie duurzaam hebben ingekocht. En daarvoor heb je een soort boekhouding nodig eigenlijk waaruit blijkt wanneer je wat duurzaam hebt ingekocht, wanneer je die criteria hebt toegepast. Dat is ook iets waarmee veel overheden mee worstelen. Hoe pak ik dat nou handig aan?


112

Vragen over het TenderNed systeem I.

K. Drijfhout: PIANOo heeft de criteria gewoon op de website staan als een document. Als een aanbestedende dienst besluit dat die duurzaam gaat inkopen en hij heeft er niet zoveel verstand van….hij pakt gewoon die criteria en gaat daarmee zijn aanbesteding opbouwen. TenderNed is een systeem waarbij je een aanbestedingsdossier samenstelt met alle data over de aanbesteding. Je specificeert je opdracht, je hebt gegevens over de termijnen van het proces. Je kunt ook je uitsluitinggronden en je geschiktheideisen definiëren, je selectiecriteria of je gunningcriteria. Daar wordt je hele aanbesteding uit opgebouwd. Daarna kun je dat publiceren en ondernemers kunnen daarop inschrijven. Met een bewijsmateriaal kan het gegund worden. Het opbouwen van de aanbesteding met het definiëren van al je criteria, dat kun je doen vanuit een bibliotheek met eisen. Dan raken wij elkaar. Want je kunt in TenderNed zeggen, ik ga al mijn duurzaamheidcriteria opnemen. Of stel ik als bibliotheek beschikbaar voor elke aanbestedende dienst. En op het moment dat die dan een bepaalde aanbesteding doet en hij gaat even in zijn bibliotheek kijken wat voor soort criteria hoort daarbij, kan hij zo alle duurzaamheidcriteria aanvinken en van toepassing verklaren voor die aanbesteding. Als je dat doet dan kun je ook kijken na een, twee of zes jaar welke aanbestedingen heb ik gedaan. Voor welke aanbestedingen heb ik allemaal duurzaamheidcriteria gebruikt. Was het succesvol. Wat voor soort biedingen kreeg ik daarop. 1.

Het inkoopproces bestaat uit 6 fasen; specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg of evalueren. In welke fase(n) ondersteunt TenderNed gemeenten in het aanbestedingsproces? Dus dat is iets wat alleen van toepassing is op de eerste fase van het inkoopproces. Het specificeren. Ja. Die fase daarvoor. Dus, het bepalen moet ik überhaupt papier bestellen of kan ik het beter elektronisch doen, daar heeft een aanbestedingstool als TenderNed geen rol in. Dat is meer een afwegingsproces. Een soort „sourcing‟ strategie wat je moet toepassen. Gaat TenderNed de aanbestedingskalender vervangen? Dat weet ik niet. Maar het heeft dezelfde doelstelling. Je kunt je aanbesteding specificeren en daarna publiceren. Openbaar bekend maken. Dit is de opdracht. Wie wil daarop inschrijven? Dus het wordt niet verplicht… het gebruik van TenderNed? Je moet het zo zien. In de nieuwe aanbestedingswet staat, op het moment dat jij een aankondiging gaat doen dan moet die verplicht op TenderNed staan. Dus, wij hebben een website en daar staan alle aankondigingen op. Een aankondiging kun je maken met TenderNed. Wat ik net allemaal zei een bibliotheek, een heel dossier maken, aankondigen. Maar een aankondiging zou ook in een ander systeem gemaakt kunnen worden en dan wordt die gewoon aangeleverd aan ons. En dan publiceren wij hem op de website. Dus, dat concurreert dan met andere elektronische systemen. Als het een ander systeem alleen maar is voor het maken van een aankondiging dan, ja, concurreert het. Denk je niet gemeenten daartegen zullen zijn (die al zo een systeem hebben geïmplementeerd)? Dat hangt ervan af welk deel je van het proces elektronisch laat verlopen. We hadden het net over de aankondiging. Dus, het specificeren en een aankondiging die daaruit volgt. In de nieuwe aanbestedingswet staat dat de aankondiging op TenderNed moet staan. En dat heeft de overheid bedacht omdat we één locatie willen hebben waar al die aankondigen samen komen zodat ondernemers beter kunnen zoeken. Daarna volgt het proces waarbij de ondernemer zijn elektronische offerte maakt en inschrijft. En dat zou met TenderNed kunnen maar het zou ook met een ander systeem kunnen. [43:00] Kunnen de selectiecriteria ook geïmplementeerd worden in TenderNed. Als die er zijn, kunnen die ook verwerkt worden. Wij hebben voor elke vorm, dus voor de uitsluitinggronden, voor de geschiktheideisen, voor de selectiecriteria, gunningcriteria, kun je overal een bibliotheek voor aanleggen en beschikbaar stellen. […]

2.

Welke veranderingen hebben plaatsgevonden in het inkoopproces om de implementatie van het TenderNed systeem mogelijk te maken binnen de gemeenten? Dat is wel iets anders. Je kunt dat niet zwart-wit benaderen. Het hangt ervan af hoe je dat doet. Wij zien daar eigenlijk twee vormen in. Er zijn bijvoorbeeld gemeentes die hebben gewoon één inkoper. Dus, één persoon die dat doet. Die moet dan in zijn eentje in plaats van met aanbestedingskalender en misschien daarna op papier met het systeem werken. Dan is er niet zo een grote verandering tussen wat hij deed en wat hij dan elektronisch gaat doen. Het is wel handiger dat hij dat dan allemaal op één plek heeft en dat hij van het papierwerk af is. Maar dat is niet zo een grootte verandering. Het is een grotere verandering als je … een wat grotere gemeente die heeft verschillende inkoopafdelingen, bijvoorbeeld een afdeling waar de bouwprojecten aanbesteed worden en een andere afdeling die zich bezig houdt met


113

het inhuren van personeel. Als de gemeente besluit dat wij gaan elektronisch aanbesteden, moeten die afdelingen met elkaar gaan samenwerken in het systeem. Dat moet je gaan nadenken over wie beheert de bibliotheek met eisen bijvoorbeeld. Wat voor autorisaties gaan we uitdelen. Welke andere mensen ga ik in mijn gemeente mee laten werken in dit proces. Wat gaan we nog op papier doen, wat gaan we elektronisch doen. Dus dat is een grotere verandering.[….] a.

Zijn er moeilijkheden ondervonden bij het integreren met bestaande systemen? En weten regelgeving bijv. archiefwet?

TenderNed is gemaakt voor de nieuwe aanbestedingswet; „tailor-made‟ op die nieuwe aanbestedingswet. Elke nieuwe verandering in de wet of nieuwe Europese regels die er zijn heeft uiteraard invloed op een systeem. Ook op TenderNed. 3.

Door wie wordt het systeem beheerd? TenderNed wordt ontwikkeld door de Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Dat doen we bewust omdat dat samen met de aanbestedingswet valt en omdat de overheid het belangrijk vindt dat elektronisch aanbesteden ontwikkeld wordt. Dus, het wordt ook beheerd door de overheid. In dit geval, wordt het beheerd door een organisatie, dat heet de DICTU. Dat is een beheerclub. Technisch beheer…applicatiebeheer…functioneel beheer van de Ministerie van Economische Zaken.

4.

Waar in het systeem worden de milieucriteria opgenomen? Bijvoorbeeld in het „programma van eisen‟ (PvE)? Zie antwoord op vraag 1 en I.

5.

Is de communicatie met de leverancier verbeterd tussen de inkoper (interne klant) en leveranciers door het gebruik van het TenderNed systeem aangezien informatie sneller uitgewisseld kan worden? Ja, zeker verbetert dat de communicatie. Binnen een aanbestedingsproces is het belangrijk dat als je communiceert met leveranciers dat je dat transparant doet, dat je dat goed vastlegt, dat je dat nondiscriminatoir doet; dus voor alle leveranciers gelijk. Een elektronische tool kan daarbij helpen omdat je vastgelegd hebt wat je communicatie is. Elk bericht wat inkomt of uitgaat, heb je vastgelegd. En je kunt bijvoorbeeld de nota van inlichtingen tegelijkertijd verspreiden aan al je betrokken leveranciers. a.

Hebben leveranciers nu beter inzicht in de vraag (incl. de milieucriteria) van de gemeenten doordat de leveranciers nu completer en sneller informatie ontvangen?

Ja, dat denk ik wel. […] Er wordt nu nog weinig elektronisch ingeschreven. Het zijn nog…veel papierenoffertes die aangeleverd wordt. En op het moment dat dat elektronisch zou kunnen…dat heeft grote voordelen voor ondernemers want die kunnen op een eenvoudiger manier hun inschrijving doen. Meestal komen ze langs om een offerte te brengen vóór een bepaald tijdstip. Dus, dat kost gewoon tijd voor een heer of mevrouw die met een doos hiernaar toe moet rijden. Dat hoeft niet meer want je kunt dat gewoon uploaden in het systeem. En je hebt direct actueel informatie tot je beschikking. Je krijgt de nota van inlichtingen direct toegestuurd. Binnen het aanbestedingsproces moeten ondernemers heel veel dezelfde type informatie aanleveren. Ze moeten elke keer opnieuw, het uitreksel Kamer van Koophandel, verklaringen, belastinggegevens, misschien bepaalde ISO certificaten en andere bewijzen die gevraagd worden. In TenderNed komt een bedrijvendossier en kan die ondernemer al die veelgebruikte documenten eenmalig opslaan. En op het moment dat die dan inschrijft op een aanbesteding dan zoekt het systeem de passende bewijsmaterialen op. Dus, maakt het veel eenvoudiger om je documenten aan te leveren. Dat is een administratieve lasten vermindering. T. Padding: Dat geldt ook specifiek voor duurzaam inkopen. Er zijn een aantal criteria die steeds om dezelfde bewijsmiddelen vragen. Een bepaald milieuzorgsysteem of iets dergelijks. 6.

Wat zijn de ervaren voor- en nadelen van het gebruik van dit systeem?


114

[….] Bijvoorbeeld, sommige mensen zeggen dat elektronisch inkopen leidt tot meer energie verbruik…dan is het niet zo duurzaam. Ze zeggen meestal, op het moment dat je iets elektronisch doet, dat het groen wordt omdat je minder papier hebt. Maar, het kost wel meer stroom. Maar de computers staan de hele dag toch aan? Maar het gaat meer om de grote server die een applicatie in de lucht houdt. Ik denk dat die de grote verbruikers zijn. Ik weet het niet. […] T. Padding: Volgens mij zijn er wel onderzoeken naar bijvoorbeeld de voordelen van een paperless office. Wat de milieuvoordelen zijn als je stopt met papiergebruik. Er zitten wel een aantal nadelen aan namelijk de intensivering van computergebruik. Mensen zullen waarschijnlijk meer gebruik gaan maken van allerlei handige gadgets zoals een IPad of wat dan ook. Maar ik zie niet voor me hoe TenderNed daar nu een bijdrage aanlevert. Je gaat dat gewoon gebruiken binnen je huidige computersysteem. En de gemiddelde aanbesteding is echt een enorme papierwinkel. […] Gevuld met mappen en reclamemateriaal en alles enkelzijdig geprint. Het papiergebruik zal er wel drastisch mee naar beneden gaan. 7.

Welke effect heeft deze automatisering gehad op gemeentelijke samenwerkingsverbanden? Het zal het ondersteunen. Je ziet nu verschillende samenwerkingsverbanden ontstaan. […] Het is een webapplicatie dus je kunt vanaf verschillende locatie met dezelfde data werken. Dat is natuurlijk eenvoudig als je verschillende gemeenten bediend. En jouw interne klant kan ook met TenderNed werken. Dus, je kunt met je interne klant op een eenvoudige manier naar dezelfde data/criteria kijken. […]

8.

Ondersteunt elektronisch inkopen, gebruikt om de interne en externe communicatie te verbeteren, duurzaam inkopen? Dus dat ondersteunt het gehele inkoopproces en niet per se duurzaam inkopen. Ja. Het staat haaks op elkaar, zou ik zeggen. Elektronisch aanbesteden is gewoon maar een middel. Gewoon een manier om dingen te verbeteren. En duurzaam inkopen is een inhoudelijk criterium om de aanbesteding beter te maken. Ze kunnen elkaar versterken. Maar het is daar niet van afhankelijk? Nee. Je kunt heel goed duurzaam inkopen zonder elektronische middelen denk ik. En je kunt heel goed elektronische middelen gebruiken zonder duurzaam in te kopen. Geen causaal verband dus. Nee. […] Je kunt de criteria en de eisen die er zijn op een eenvoudiger manier toegankelijk maken aan alle aanbestedende diensten. EINDE INTERVIEW END OF INTERVIEW


115


116

Green Electronic Public Procurement

Recommend Documents