Grant Administration GAUK, Grant Agency of the Charles University 2010 May 3, 2010 ~ 10:00 – 11:00 Grant Department, Faculty of Arts http://www.ff.cuni.cz/FF-331.html#textanch3
Realizace projektů GAUK, Grantová agentura Univerzity Karlovy 2010 23., 26. a 28.4.2010 ~ 10:00 – 11:00 Grantový referát Filozofické fakulty http://www.ff.cuni.cz/FF-331.html#textanch3
Agenda
Program
•
Introduction
•
Vzájemné představení
•
Time schedule
•
Harmonogram realizace
•
Basic rules
•
Základní pravidla
•
Project administration
•
Administrace projektu
Time Schedule
Harmonogram realizace
•
Money available … after signing the grant agreement
•
Zahájení čerpání … po podpisu smlouvy
•
Invoices & bills … from January 1, 2010
•
Účtenky … od 1.1.2010
•
Grant agreement … unfortunately not available from GAUK yet – some amendments in rules possible
•
Smlouvy … zatím nejsou – možné drobné změny pravidel
•
Accounting centre … six digit number beginning with 251xxx, c.f. grant agreement
•
Zúčtovací číslo projektu … viz smlouva
•
Signature card … fill in the form and hand in to Mr. Markvart (Accounts Dept.) http://www.ff.cuni.cz/FF-244-version1podpisovyvzor.rtf
•
Doručit podpisový vzor … vyplnit formulář a doručit panu Markvartovi (ekonomické oddělení) http://www.ff.cuni.cz/FF-244-version1podpisovyvzor.rtf
•
Salary … pay out preferably in September 2010
•
Mzdy … vyplatit ideálně v září 2010
•
Deadline for spending … November 30, 2010
•
Nejzazší termín čerpání … 30.11.10
•
Annual report … before Christmas 2010 – you’ll be informed about the exact deadline in Fall 2010 by email, the report will be submitted through web application, including outputs
•
Výroční zpráva … před Vánoci 2010 – přesný termín včas oznámíme, elektronicky včetně výstupů přes webovou aplikaci
Page 2 of 10
Základní pravidla – rozpočet
Basic rules – budget •
Budgets have been cut … c.f. web application (number behing the forward slash: requested / approved)
•
Rozpočty byly často kráceny … viz webová aplikace (číslo za lomítkem: žádáno / přiděleno)
•
Spend everything … or overdraw e.g. 10 CZK
•
Vše vyčerpat … nebo přečerpat o 10 Kč
•
Budget items - Remuneration & scholarship - Mandatory insurance - Other cost - Travel cost - Overhead cost Your own, more detailed budget in grant application isn’t relevant for GAUK!
•
Struktura rozpočtu - Mzdy a stipendia - Pojištění - Ostatní neinvestiční náklady - Cestovné - Režie Vaše podrobnější členění v žádosti není pro GAUK důležité!
•
Budget amendments - An item can be increased of up to 20% at the expense of another item - Following items cannot be increase without previous permition: “remuneration & scholarship” and “unspecified remuneration & scholarship assets” - Before changing budget please send an email at:
[email protected]: “I’d like to inform about following budget change: … CZK will be transferred from item… to item… on…, your name.” - For any other budget amendments, you must apply at GAUK in advance
•
Přesuny v rozpočtu - Položku lze navýšit o max. 20% na úkor jiné - Nelze navýšit položky: „mzdy a stipendia“ a „nespecifikované mzdové a stipendijní prostředky“ - Před provedením změny nutno zaslat emailem oznámení této změny na adresu
[email protected]: „Oznamuji, že ke dni… přesouvám… Kč z položky… do položky…, jméno řešitele.“ - Ostatní přesuny písemně žádat GAUK přes grantový referát FF
Page 3 of 10
Základní pravidla - změny
Basic rules - amendments •
Amendments you can make - Changes within the team (except principal investigator and supervisor), describe and explain such changes in annual report - Change must be reported in advance to the Grant Dept. by email at:
[email protected] - Changes in bought goods (e.g. books instead computer) Most important – reaching goals / delivering outputs
•
Změny v kompetenci řešitele - změny v řešitelském týmu (kromě hlavního řešitele a vedoucího), zdůvodnění se uvede se výroční zprávě - změnu nutno oznámit dopředu emailem grantovému referátu UK FF na:
[email protected] - jiné využití prostředků (př. nákup knih místo PC) Primární je splnění cílů / výstupů
•
Other amendments … e.g. change of the principal investigator or supervisor – you must apply to GAUK in written via Grant Dept.
•
Ostatní změny … např. změna hlavního řešitele, změna vedoucího – žádat GAUK přes grantový referát FF
Základní pravidla – ukončení projektu
Basic rules – project termination •
Successful completion of the project - At the end of project period
•
Řádné ukončení projektu - po uplynutí doby, na kterou byl schválen
•
Early termination of the project - Termination of study of the principal investigator, longtime illness etc.
•
Předčasné ukončení projektu - konec studia hl.řešitele, dlouhodobá nemoc apod.
•
Project interruption - Interruption in study of the principal investigator
•
Přerušení projektu - přerušení studia
•
Please, let us know about the emerging problems ASAP
•
Problémy ihned oznamte grantovému referátu FF
Page 4 of 10
Administrace projektu – obecně
Project administration – in general •
Consult experienced colleagues
•
Raďte se zkušenými kolegy
•
Contact Grant Dept. of the Faculty
•
První instance pro dotazy = grantový referát FF
•
Signature card … principal investigator, other team members, administrative assistant, filled form hand in Mr. Markvart (Accounts)
•
Podpisový vzor … řešitel, spoluřešitel, sekretářka, vyplněný předat panu Markvartovi (ekonomické oddělení)
•
Appropriate invoices & bills - Univerzita Karlova v Praze (no abbreviations, translation possible: e.g. Charles University in Prague) - For details see: http://www.ff.cuni.cz/FF-480.html
•
Náležitosti účetních dokladů - Univerzita Karlova v Praze (žádné zkratky, možný překlad: např. Charles University in Prague) - Podrobně viz http://www.ff.cuni.cz/FF-480.html
Project administration – remuneration
Administrace projektu – mzdy
•
Remuneration … premium for an employee - only for employees of our Faculty - Fill in the form: http://www.ff.cuni.cz/FF-372version1-odmenaiz.doc - Fill in name of the employee and amount, so-called gross wage - Hand over to the Human Resources Dept.
•
Mzdy … odměna internímu zaměstnanci - Pouze interním zaměstnancům FF - Formulář: http://www.ff.cuni.cz/FF-372version1-odmenaiz.doc - Do formuláře se píše částka podle rozpočtu ve smlouvě, tj. hrubá mzda - Formulář předejte na osobní oddělení
•
Short-term work contract - Only for externs (i.e. not employees of the Faculty, not student of the Charles University) - Make a short-term work contract - Ms. Stiborová (HR) will explain you the whole procedure – phone 221.619.349, email:
[email protected]
•
DPP – Dohoda o provedení práce - Pouze externistům - Nutno uzavřít Dohodu o provedení práce - Postup vám vysvětlí Lucie Stiborová z osobního oddělení – tel. 221.619.349, email:
[email protected]
Page 5 of 10
Project administration – scholarship
Administrace projektu – stipendia
•
Scholarship … only for team members – students of the Charles University
•
Stipendia … pouze pro členy týmu – studenty Univezity Karlovy
•
Complete one copy of form: http://www.ff.cuni.cz/FF-1509.html
•
Vyplňte 1x formulář dle návodu na: http://www.ff.cuni.cz/FF-1509.html
•
Fill in the data about the respective student
•
Hlavička žádosti obsahuje data o studentovi
•
The form will be signed by the principal investigator
•
Žádost podepisuje řešitel projektu
•
Ask the Study Dept. to confirm on the page 2 of the form that the student really studies at the University
•
Na zadní stranu potvrzení studijního oddělení
•
Hand over to the Grant Dept.
•
Předejte na grantový referát
•
Starting 2010, the scholarship includes the students’ travel cost as well - Procedure is the same (see above) - Keep all tickets, bills for accommodation etc. to prove how much the travel cost was
•
Od r. 2010 sem patří cestovné studentů - Postup výplaty stejný (viz výše) - Schovejte si originály jízdenek, dokladů o ubytování atd., abyste mohli prokázat, kolik činily cestovní náklady
N.B. Egyptologists used to spend this money in form of so-called “travel order” – from this year on, this is no more acceptable for students!
Page 6 of 10
Administrace projektu – ostatní neinvestiční náklady (1)
Project administration – other cost (1) •
Item includes - Material (laptop, PC, books…) - Software - Copying, translation cost, publication cost… It is possible to buy other stuff than described in the project application – all changes must contribute to reaching goals and completing outputs!
•
Zahrnuje - materiál (NB, PC, knihy…) - software - kopírování, překlady, vydání knihy z projektu… Je možno nakupovat jiné věci oproti návrhu v projektové žádosti – změny musí efektivně přispět ke splnění cílů / výstupů!
•
Form for cash operations http://www.ff.cuni.cz/FF-244-version1form_vyuct_drobne.xls
•
Formulář pro pokladní vyúčtování http://www.ff.cuni.cz/FF-244-version1form_vyuct_drobne.xls
•
Form for bank payments http://www.ff.cuni.cz/FF-244-version1form_pruvodka_faktura
•
Průvodní list faktury http://www.ff.cuni.cz/FF-244-version1form_pruvodka_faktura
•
Restrictions - Everything remains property of the Charles University - Material max. 40.000 CZK/item - Intangible goods max. 60.000 CZK/item
•
Omezení - vše zůstává majetkem Univerzity Karlovy - materiál do 40 tis. Kč - nehmotný majetek do 60 tis. Kč
•
HW & SW … you may buy it yourself - Rules: http://www.ff.cuni.cz/FF1508.html (section “Pořízování majetku...”)
•
HW & SW … můžete nakupovat sami - pravidla: http://www.ff.cuni.cz/FF1508.html (sekce “Pořizování majetku…”)
•
Audiovisual equipment … buy yourself, if needed consult Mr. Stibor, phone 737.270.336
•
Audiovizuální technika … nakupujete sami, pokud třeba konzultovat pana Stibora, tel. 737.270.336
Page 7 of 10
Administrace projektu – ostatní neinvestiční náklady (2)
Project administration – other cost (2) •
Purchased goods must be registered - Material goods from 3.000 CZK - Intangible goods always (e.g. SW) In the form for cash operation or bank payment state following data: - Your department - Room number - Name of the responsible person – employee of the Faculty (usually supervisor or administrative assistant of the department)
•
Nakoupený majetek je nutno evidovat - hmotný majetek od 3.000 Kč - nehmotný majetek všechen (př. SW) Na průvodní formulář účtenky nebo faktury uveďte: - ústav / katedra - číslo místnosti - jméno odpovědné osoby – zaměstnanec FF (obvykle školitel nebo sekretářka ústavu)
•
Books must be registered in the library - Description of the registration procedure: http://www.ff.cuni.cz/FF7476.html - Difficulties while buying abroad (within EU without VAT, declare at customs if importing from non-EU countries), eshops, amazon.com - Better through a Czech importer, e.g. www.megabooks.cz, www.starman.net, www.anagram.cz - Solution of intractable situations
•
Knihy je nutno registrovat v knihovně - Postup: http://www.ff.cuni.cz/FF7476.html - úskalí nákupu v zahraničí (v EU bez DPH, při dovozu ze zemí mimo EU proclít), eshopy, amazon.com - lépe nakoupit přes dovozce, např. www.megabooks.cz, www.starman.net, www.anagram.cz - řešení zapeklitých situací
•
Publishing books … if you plan to publish a book and use the money from your grant, a contract must be made between the publisher and the Faculty http://www.ff.cuni.cz/FF-1508-version1AP_new_april2010.pdf
•
Vydávání publikací – pokud bude z grantu hrazen příspěvek na vydání publikace, nutno uzavřít licenční smlouvu nakladatelskou http://www.ff.cuni.cz/FF-1508-version1AP_new_april2010.pdf
Page 8 of 10
Project administration – overhead cost
Administrace projektu – režie
Together with the grant agreement, you will sign an order to transfer this money to the Faculty.
Zároveň se smlouvou podepíšete pokyn k vyčerpání těchto prostředků fakultou.
Project administration – travel cost
Administrace projektu – cestovné
•
Travel cost of the students of the Charles University … doesn’t belong here, it’ll be paid in form of a scholarship (see above)
•
Cestovné studentů Univerzity Karlovy … nepatří do této položky, vyplácí se stipendiem (viz výše)
•
Employees’ travel cost … so-called travel order - Employees usually know the procedure - Travel order must be signed both by the boss of the employee and principal investigator
•
Cestovné zaměstnanci … cestovní příkaz - Zaměstnanci postup většinou znají - Cestovní příkaz podepisuje jednak vedoucí daného pracovníka a jednak řešitel projektu
Project administration – mandatory insurace
Administrace projektu – pojištění
•
Mandatory insurance will be automatically withdrawn (36% of the remuneration)
•
Odečítá se automaticky (36% ze mzdy)
•
It doesn’t apply for the short-term work contracts
•
Nevztahuje se k DPP
•
It has been automatically rounded up by the web application, i.e. some money will remain / lack - Remuneration 10.000 CZK * 36% = exact amount of insurance 3.600 CZK - Remuneration 12.000 CZK * 36% = exact amount of insurance 4.320 CZK
•
Aplikace automaticky zaokrouhlila – pojištění, tj. zbyde / přečerpá se - mzda 10.000 Kč * 0,36 = reálné pojištění 3.600 Kč - mzda 12.000 Kč * 0,36 = reálné pojištění 4.320 Kč
•
Be aware of possible extra discounts on the mandatory insurance introduced sometimes by government
•
Pozor na mimořádné slevy na pojištění
•
Consider this and transfer remaining amount to another item / lacking money from another item over here
•
Nutno s tím počítat – převést prostředky/dočerpat
Page 9 of 10
Acknowledgment in outputs
Informace o podpoře ve výstupech
Acknowledge the support from the Grant Agency of the Charles University in all outputs, e.g. :This article was prepared within the project Sudetenland 1938-39, no. 7845/10, supported by the Grant Agency of the Charles University”
Ve všech výstupech je potřeba výslovně uvést informaci o podpoře z GAUK, např. “Tento článek vznikl v rámci projektu Sudety 1938-39 financovaného pod číslem 7845/10 Grantovou agenturou UK”
Thank you for your attention
Děkuji za pozornost
Grant Department Main building of the Faculty of Arts Nám. Jana Palacha 2 116 38 Praha 1 Ground-floor, left, room no. 4 http://granty.ff.cuni.cz
Grantový referát Hlavní budova Filozofické fakulty Nám. Jana Palacha 2 116 38 Praha 1 Přízemí, vlevo, m.č. 4 http://granty.ff.cuni.cz
•
Filip Malý - e-mail:
[email protected] - phone: 221.619.321
•
Filip Malý - e-mail:
[email protected] - tel. 221.619.321
•
Jana Bryksíová - e-mail:
[email protected] - phone: 221.619.321
•
Jana Bryksíová - e-mail:
[email protected] - tel. 221.619.321
Page 10 of 10
