Aan de ereleden en leden van Tennis Vereniging Nieuwkoop (TVN) Geacht TVN lid, Graag nodigen wij u hierbij uit voor onze jaarlijkse Algemene Ledenvergadering. De vergadering wordt gehouden in ons clubhuis op:
Maandag 16 maart 2015 en begint om 20.00 uur Gezien het grote belang dat een Algemene Ledenvergadering voor het functioneren van onze vereniging heeft, rekent het bestuur op uw komst. Op grond van onze statuten kan een Algemene Ledenvergadering pas geldige besluiten nemen, indien tenminste 1/5 van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Mocht dit aantal niet worden gehaald, zal de vergadering worden geschorst en zal deze direct opnieuw bijeen worden geroepen. De tijdens de tweede vergadering te nemen besluiten zullen dan geldig genomen kunnen worden. Deze uitnodiging en de agenda gelden in dat geval ook voor de tweede vergadering. Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Opening Ingekomen stukken Goedkeuring van de notulen van de ALV van maart 2014 Financieel jaarverslag 2014 Kascontrole en decharge penningmeester Benoeming nieuwe kascontrole commissie Begroting 2015 Voorstel contributieverhoging: het bestuur stelt voor om de contributie van zowel de jeugd als de volwassenen met €5 per kalenderjaar te verhogen. 9. Mededeling commissies 10. Aftreden bestuursleden en benoeming bestuursleden -
aftredend en niet herkiesbaar: Sharin Blommers, secretaris toetredend: het bestuur stelt voor Wilma Bos te benoemen tot secretaris aftredend en herkiesbaar: Jos Keesom, voorzitter toetredend: het bestuur stelt voor om de huidige voorzitter van de Jeugd, Mariska Oudshoorn, toe te voegen aan het bestuur
11. Rondvraag 12. Sluiting
VAN DE VOORZITTER Korte terugblik 2014 2014 was het jaar van ons 50 jarig jubileum. Het jubileumjaar werd geopend met het traditionele rommelpottoernooi. Hier werden we meteen al door de wethouder sport en de KNLTB gefeliciteerd met ons 50 jarig bestaan. Vanuit de KNLTB kregen we een prachtig jubileumschild uitgereikt. Het toernooi werd geopend door een prachtige demonstratiewedstrijd van 2R-Sports. In juni vond het Pink Ribbon
evenement plaats, waar 24 uur lang getennist werd voor het goede doel en naast tennissen in de meeste gekke roze outfits, werden er ook spelletjes gespeeld en gekaart en konden er zelfs plaatjes worden aangevraagd voor geld. Maar een absolute topper bleek de verkoop van zelfgemaakte Pink Ribbon bandjes. Naast de opbrengst voor het goede doel was het een prachtig evenement waar zeer veel mensen van genoten hebben. In juli was het tijd voor het jaren 60 toernooi. Niet alleen het clubhuis maar ook de deelnemers waren prachtig in jaren 60 stijl versierd en met behulp van de platenspeler bleef het nog lang gezellig. Ook tijdens het Toyota Oudshoorn Open Dulen toernooi en de clubkampioenschappen was het gezellig door het extra jubileumkarakter die deze commissies er aan gegeven hadden. Wat ook erg gewaardeerd werd was de clinic van Sjeng Schalken, zowel de jeugd als de volwassenen hadden veel aan zijn bruikbare tips. Het jubileumjaar werd afgesloten met een zeer druk bezocht reünie, waar een flink aantal jubilarissen van onze vereniging gehuldigd werd. Ook voor onze jeugd is het jubileumjaar een prachtig jaar geworden. Het jaar zat bomvol activiteiten en naast bovenstaande evenementen en de instuiven, het junior/senior toernooi, de kampeernacht en de clubkampioenschappen jeugd, hebben heel veel kinderen meegedaan met de Worldtour en is het daardoor regelmatig een gezellige drukte op het tennispark. Het ledenaantal is in 2014 nog maar beperkt teruggelopen. Het komende jaar gaan we er weer alles aan doen om bestaande leden te behouden en nieuwe leden te werven. Hiervoor is zelfs een commissie voor opgericht. Financieel hebben we weer een positief resultaat behaald. Het jubileum heeft uiteraard wat gekost, maar mede door de extra sponsors die dit jaar geworven zijn, de positieve resultaten van de commissies en de verkoop van loten, kunnen we het jaar wederom afsluiten met een positief resultaat van € 6.657. Mede hierdoor kunnen we onze mini tennisbaan, waarvoor we reeds 17.000 subsidie verworven hadden, begin 2015 realiseren. Tot slot wil ik alle sponsoren en vrijwilligers bedanken die het jubileumjaar tot een succes hebben gemaakt. Zonder jullie hulp hadden we nooit de activiteiten kunnen organiseren die we georganiseerd hebben of had het park er niet zo prachtig uitgezien als dat het er nu uitziet. Ik zie u graag op de Algemene Ledenvergadering van 16 maart 2015! Met vriendelijke groet, Jos Keesom PS noteer naast de ALV van 16 maart ook alvast in uw agenda: · zaterdag 21 maart NL DOET: met zijn allen het park opknappen; ·
zondag 29 maart: openingstoernooi en feestelijke opening mini tennisbaan.
NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING T.V.N. d.d. 17 maart 2014
Opening Omdat we niet aan het benodigde aantal leden komen om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen opent de voorzitter hierbij de vergadering en sluit hem vervolgens direct. Aansluitend wordt een alternatieve vergadering geopend. De voorzitter stelt de bestuursleden voor. Terugblik 2013 en vooruitzicht 2014 van de voorzitter Vragen, opmerkingen en suggesties bewaren tot de rondvraag. Dit geldt niet voor vragen die opkomen tijdens het behandelen van de jaarrekening en de begroting. De agendapunten zijn: 1. Opening 2. Ingekomen stukken 3. Goedkeuring van de notulen van de ALV van 25 maart 2013 4. Financieel Jaarverslag 2013 5. Kascontrole en decharge penningmeester 6. Benoeming nieuwe kascontrole commissie 7. Begroting 2014 8. Voorstel invoering studentlidmaatschap 9. Voorstel benoeming leden van verdienste 10. Mededeling commissies 11. Aftreden bestuurslid en benoeming bestuursleden: - aftredend en herkiesbaar:Sharin Blommers, secretaris - aftredend en herkiesbaar: Robin Garrelfs, baancommissaris 12. Rondvraag 13. Sluiting van de vergadering 1. Korte terugblik van de Voorzitter 2013 is het jaar van ons 49 jarig bestaan geweest en alhoewel het jubileum pas dit jaar gevierd wordt zijn veel mensen er al erg druk mee geweest in 2013. 2013 startte met de ingebruikname van het elektronisch afhangbord. Na een korte wenperiode, waarin ook de toewijzing van de eerstvolgende vrije baan zoveel mogelijk naar onze eigen wensen werd aangepast, waren de meeste leden er al snel aan gewend. De bijbehorende website heeft voor de tennis als grote voordeel dat meerdere mensen er tegelijkertijd nieuws op kunnen zetten. Voor de vierde keer heeft de vereniging meegedaan aan NL Doet, de landelijke klusdag van het Oranje Fonds. Met een twintigtal leden is het park weer seizoensklaar gemaakt. Ook dit jaar, op zaterdag 22 maart aanstaande, (aanvang 09.00 uur) doen wij weer mee met NL Doet, de gelegenheid om gezamenlijk de handen uit de mouwen te steken voor onze vereniging. Ook deze keer gaan we met z’n allen het park verfraaien (o.a. opruimen, schoonmaken, snoeien, onkruid verwijderen enz.). We zoeken nog een aantal vrijwilligers en zien u daarom zaterdag graag terug. Financieel hebben we weer een positief resultaat neergezet ondanks dat het ledenaantal behoorlijk is teruggelopen. Vermoedelijk mede onder invloed van de crisis zeggen met name leden en ouders van jeugdleden op als er te weinig gebruik wordt gemaakt van het lidmaatschap. Ook voor komend jaar leidt dit ertoe dat we de inkomstenbegroting flink terugschroeven en doen we voorzichtig met de uitgaven. Ledendaling heeft de aandacht van het bestuur. Met gerichte kennismakingsacties en
activiteiten voor nieuwe leden proberen we nieuwkomers binnen te halen. Maar ook aandacht voor de bestaande leden is belangrijk, bijvoorbeeld door ze actief te benaderen om hun lidmaatschap goed te gebruiken en ze daarmee te behouden als lid. Neeltje Schofer gaat samen met Jos Keesom voor het behoud van leden d.m.v. het buddy principe. Na afloop krijgt iedereen een gouden Djoes. De 1e editie is uitgereikt aan Kees Heetveld, de 2e editie aan Frans Romberg, die 18 jaar penningmeester is geweest. Zij waren beiden erg verrast. Tot slot wil ik alle sponsoren en vrijwilligers bedanken die het afgelopen jaar weer tot een succes hebben gemaakt. 2. Ingekomen stukken Die waren er niet. Afmeldingen leden: Annick Knooren, Carl en Lucia van Uden, Din en Hermien Blommers, Lies de Vries, Sander Fauth, Kees Heetveld, Rinus van Kessel. 3. Goedkeuring van de notulen van de ALV van 2013 Er zijn geen opmerkingen. Het verslag wordt tekstueel en inhoudelijk vastgesteld. 4. Financieel Jaarverslag 2013 Penningmeester Mirjam Nieuwenhuizen geeft een toelichting op het financieel jaarverslag. 2013 was een goed jaar, resultaat is € 16.231. Ledenaantal is afgenomen. We hebben nu 472 leden. De post baan/verlichting/beregening is minder dan begroot, dit komt door een daling van de energiekosten en minder onderhoud. De post jeugd is lager dan begroot, de begroting is iets te hoog geweest. Competitie en toernooien, belangrijkste inkomsten komen van het Open Dulen Toernooi, het inschrijfgeld en de loten + ook dit jaar was er weer een mooi bedrag aan sponsors. Resultaat is € 2.867. Onder algemene kosten valt o.a. de cursus AED + materiaal voor het apparaat. E. Spoelder geeft aan dat we de AED gesponsord hebben gekregen van de Rotary. Zij zorgen ook voor nieuwe batterijen, plakkers etc. Gaan we navragen. Voorstel is om € 11.531 van het resultaat toe te voegen aan voorziening groot onderhoud (straat- en hekwerk). De aanwezigen gaan hiermee akkoord. 5. Kascontrole en decharge penningmeester (Rene Carlier en John van de Voorn) Dit jaar is de kascontrole uitgevoerd door Rene Carlier en John van de Voorn. Inmiddels heeft Mirjam van de heren op schrift een verklaring ontvangen dat de aangeleverde stukken kloppen en dat de penningmeester met betrekking tot het jaar 2013 decharge wordt verleend. De leden verlenen de penningmeester decharge. 6. Benoeming nieuwe kascontrole commissie De leden van de kascontrolecommissie doen de kascontrole 2 jaar, waarna iemand anders de taak overneemt. Rene Carlier, heeft het 2 jaar gedaan, zijn vervanger is Rene Fransen. John vd Voorn heeft aangegeven nog het komende jaar deel uit te willen maken van de kascommissie. 7. Begroting voor het jaar 2013 Mirjam licht de begroting toe. De begroting voor 2014 is lager begroot en is gebaseerd op het aantal leden per 01.02.2014, 457 leden, waarvan 85 jeugdleden. Momenteel zitten we alweer op 472 leden. De begroting 2014 wordt door de vergadering vastgesteld, met de aanpassingen.
8. Voorstel invoering studentlidmaatschap Afgelopen jaar is er veel vraag geweest of we geen aparte lidmaatschappen hebben voor 18-jarigen (studenten). Het gaat om ongeveer 14 personen. Om deze jongeren tegemoet te treden en betrokken te houden hebben wij de volgende constructie bedacht. Leden van 18 jaar betalen incl. les € 170,-, zonder les is het € 100,-. Studenten van 19 of 20 betalen € 90,Studenten van 2 1of 22 betalen €110,Studenten van 23 betalen € 170,-. Na enige discussie volgt een aangepast voorstel: Iedereen, dus niet alleen studenten, maar alle jongeren tussen 19 en 23 jaar betaalt € 100,-. Dit gaat in per 1 januari 2014, dus met terugwerkende kracht. Wordt volgend jaar tijdens de ALV geëvalueerd. 9. Voorstel benoeming leden van verdienste N.a.v. het verzoek van E. Spoelder vorig jaar hebben wij de statuten nagekeken. Er zijn in deze 50 jaar 4 ereleden benoemd, waarvan nog 3 personen leven. Leden van verdienste zijn nog niet eerder benoemd. Vermoedelijk om de reden dat er geen onderscheid bestaat tussen ereleden en leden van verdienste. Het bestuur wil dit onderscheid wel gaan maken. Ereleden blijft zoals het is, dus benoemen bij 2/3 meerderheid en met contributievrijstelling. Leden van verdienste willen we voortaan door het bestuur laten benoemen. Verder willen van leden van verdienste geen contributievrijstelling geven. Hiervoor is het nodig om de statuten te laten wijzigen. Het bestuur vraagt de vergadering toestemming om hierop vooruitlopend al een aantal leden van verdienste te benoemen. De vergadering gaat hiermee akkoord. Het bestuur geeft aan op verzoek van de vergadering te hebben rondgekeken naar wie het lid van verdienste schap of erelidmaatschap te hebben verdiend. Het bestuur heeft zich qua periode waarnaar gekeken is beperkt tot het gezichtsveld van het huidige bestuur. Het bestuur geeft aan dat er velerlei leden geweest zijn die veel hebben betekent voor de vereniging. Er zijn vele voorbeelden van leden die 1 tot 5 jaar hun best hebben gedaan voor de vereniging. Toch is er een groep leden die als gezamenlijk kenmerk hebben dat zij zich gedurende langere tijd, 10 jaar of meer, hebben ingezet voor de vereniging. Het bestuur benoemt daarna de volgende leden tot leden van verdienste: Ton van de Tier, Ben Verhage, Jan Twaalfhoven, Lies de Vries, Nel v/d Broek, Huib den Hollander, Maaike Middelkoop en Rene Carlier. De vergadering stemt in met de voordracht met een warm applaus en de aanwezige leden van verdienste nemen hun certificaat en de bloemen in ontvangst. Voorts geeft het bestuur aan dat de vereniging een behoorlijk aantal jubilarissen kent die zij graag in het zonnetje zet. Het komende jaar zal er aandacht worden geschonken aan de leden die meer dan 30 jaar bij de vereniging zitten. 10. Mededelingen commissies -Baancommissaris: Robin Groenploeg o.l.v. Harry Ham is 2 wekelijks 3 uur bij elkaar geweest van 09.00 uur tot 12.00 uur om te schoffelen, vegen etc. We willen hier graag een aantal mensen bij, want vele handen maken licht werk. De eerste keer staat gepland op 22 maart a.s. tijdens NL Doet, daarna op 5 april van 09.00 – 12.00 uur en dan iedere 14 dagen. Straatwerk 110 m2 tussen baan 5 en 6 wordt binnenkort o.l.v. Ferry v/d Zon gedaan. We gaan betonnen bandjes zetten om perk achter baan 5. Vervangen van houtwerk lichthok + een nieuw dak en dakpannen. O.l.v. Marco Kwakkenbos zal dit gebeuren.
Nieuwe lampen op baan 1, volgens opgaaf tot 90% meer licht opbrengst. We zijn hier erg tevreden over. Turenhout is 3 maart begonnen met het speelklaar maken van de banen, gevreesd, gerold, lijnen erin. Banen liggen er goed bij vergeleken met vorig jaar toen er nog vorst in de grond zat. Achter baan 2 en 3 zijn planken geplaatst i.v.m. het wegstromen van gravel tijdens regenbuien, dit is een tijdelijke oplossing. Planning is om achter baan 2 en 3 (waar nu de keet staat) een bak te plaatsen met bodembedekkers, i.v.m. stronken van verwijderde coniferen, deze zijn niet te maaien. De keet blijft nog een jaar staan. We hebben geprobeerd deze te verkopen, maar dit is niet gelukt en we hebben er momenteel geen tijd voor. Groot straatwerk, planning is eind 2014, begin 2015. O.l.v. Oscar Pieterse zal dit gepland worden. We willen de kleedkamers gaan opknappen. Een kleedkamer wordt gebruikt voor opslag, in de andere kleedkamer komt een heren en een dames douche. Het hekwerk zal ook dit jaar aangepakt moeten worden, sommige deuren naar de baan toe sluiten niet meer, bij baan 5 is de deur er daarom ook uitgehaald.
Jubileumcommissie: We hebben nu ongeveer 50 sponsors benaderd en bereid gevonden, waarvan 37 grote sponsors. Hoofdsponsor voor 3 jaar is Toyota Oudshoorn, hier zijn we erg blij mee. Het doel is een mini tennisbaan, die ongeveer € 25,.000,- kost. We hebben een loterij opgezet, doel is 2500 loten te verkopen a 5,- per stuk. Edwin de Vries coördineert dit. Alle competitieteams ontvangen bij hun formulieren ook boekjes met loten, zodat wij deze ook aan onze tegenstanders kunnen verkopen. -Jeugdcommissie: Belinda De jeugdcommissie begint dit jubileumjaar met een nieuwe enthousiaste groep. Mariska Oudshoorn, Marielle Timmer, Esther Disch, Pascal Koster, Jiska Massink, Celeste Rooswinkel en Karin van Wijk. Belinda geeft aan te gaan stoppen met de jeugdcommissie, zij heeft het heel veel jaartjes met veel plezier gedaan, maar nu is het tijd voor anderen. Mariska Oudshoorn wordt de nieuwe voorzitter! We zijn dit jaar begonnen met een week schooltennis voor alle drie de basisscholen. Het was heerlijk weer en de kinderen deden enthousiast mee aan de les die 2R-sports verzorgde. Op woensdag 5 maart jl. was de terugkomdag en die werd heel druk bezocht door zo’n 40 kinderen. Dit heeft alweer een aantal nieuwe leden opgeleverd. We hebben op dit moment 90 jeugdleden. De competitie is dit jaar compleet veranderd. Op zondag 2 maart jl. is een informatieochtend voor alle ouders geweest over het nieuwe tennis. Bijna alle ouders waren aanwezig. Alle kinderen zijn in kleuren en in teams ingedeeld. De kleuren rood, oranje en groen vormen de basis van de opbouw van tenniskids. De kinderen die voor het eerst gaan tennissen en gelijk op een groot veld beginnen, verliezen snel hun interesse omdat ze alleen maar ballen aan het rapen zijn. Met tenniskids zal ieder kind op zijn eigen niveau spelen. Rood speelt op een miniveld met rode zachte ballen. Oranje speelt op drie kwart veld met oranje ballen en groen speelt op een heel veld met groene ballen. Vanaf 11 jaar kan je naar geel gaan en dan speel je zoals de senioren. Rood en oranje spelen iedere 1e zondag van de maand in maart t/m november. De eerste worldtour op ons park is al geweest met veel enthousiaste kinderen. Verder zullen er dit jubileumjaar nog veel leuke activiteiten worden georganiseerd zoals de instuif op de 1e woensdagmiddag van de maand, het junior/senior toernooi en de kampeernacht komt weer terug, dus genoeg leuks om naar uit te kijken! Belinda wordt bedankt voor haar jarenlange inzet d.m.v. een mooie bos bloemen. Mariska
Oudshoorn wordt benoemd als nieuwe voorzitter van de jeugdcommissie. -Technische Commissie Jos: Het Open Dulen toernooi is vorig uitstekend verlopen, ondanks dat het midden in de vakantie viel. We hebben prachtig weer gehad en er zijn uiteindelijk maar 2 partijen in de hal gespeeld. Ben Verhage en Ton van de Tier hebben aangegeven na dit jaar te stoppen, dus hier zoeken we vervangers voor. Clubkampioenschappen heeft afgelopen jaar voor de 3x plaatsgevonden in de huidige samenstelling. Het was wederom een geslaagd toernooi. De VCL heeft een uitstekend eerste jaar gehad en is ook in haar tweede jaar heel druk geweest met het regelen van de voorjaarscompetitie, maar alles is goed verlopen, ondanks de problemen met het systeem van de KNLTB. Woensdag 19 maart wordt de competitie indeling bekend gemaakt. 11. Aftreden en benoemen bestuursleden Aftredend en herkiesbaar: Sharin Blommers, secretaris Aftredend en herkiesbaar: Robin Garrelfs, baancommissaris De vergadering gaat akkoord. 12. Rondvraag Gerda Hoekstra: Vraagt coulant om te gaan met medisch lidmaatschap. Er zijn voor sommige leden een uitzondering gemaakt. Peter van Dam: Vraagt of een trainer gedurende winter afgehangen mag worden. We gaan hier opnieuw naar kijken. 13. Sluiting Hartelijk dank voor jullie komst. Een drankje wordt u aangeboden door het Bestuur.
