Goed bestuur "Interne toezichthouders dienen primair het publieke belang en de dienstverlening aan de burger, niet de instelling." Minister Kamp in een brief aan de Kamer van 28 nov. 2014
1. Ter inleiding Goed bestuur, goed toezicht zijn in het huidig tijdsgewricht geen sinecure. De semi publieke sector, waar het onderwijs deel van uitmaakt, is sterk in beweging. Een aantal incidenten heeft geleid tot strakkere wetgeving, zoals het recente wetgevende programma van Minister Bussemaker "Wet versterking bestuurskracht onderwijsinstellingen", het rapport "Een lastig gesprek" Commissie-Halsema" van september 2013, de Kabinetsreactie hierop van 12 december 2013 en recent de brief "Borging van Publieke Belangen" van Minister Kamp van 28 november 2014, waaraan wij bovenvermeld citaat ontlenen. Waar gaat het ons als toezichthouders in de kern om: hart voor onderwijs, hart voor goed bestuur, hart voor goed toezicht en het verantwoording willen afleggen aan de stakeholders van de instelling waaraan wij verbonden zijn zowel als aan de samenleving, dat is wat de VTOI als vereniging van en voor toezichthouders drijft. Er is de afgelopen periode veel naar buiten gekeken als het gaat om goed bestuur en goed toezicht. Van belang, naast het buitengebeuren, is uiteraard ook goed intern bestuur en verantwoording aan de leden als het gaat om de VTOI als vereniging. Op onze algemene ledenvergadering van 17 november 2014 is n.a.v. een discussie over good governance principes besloten dit onderwerp te agenderen en daarbij een aantal zich ter vergadering beschikbaar gesteld hebbende leden zowel als externe deskundigheid te betrekken. Dit proces heeft geleid tot een vruchtbare dialoog tussen de door het bestuur ingestelde Commissie advisering good governance en het bestuur met het onderhavige document als gedeeld resultaat dat commissie en bestuur graag gezamenlijk aan u voorleggen ter discussie en besluitvorming. Het document is een samengestelde coproductie: de commissie is begonnen met van buiten naar binnen te kijken: waartoe is de VTOI op aarde? Het overkoepelend perspectief (2 t/m 4). Mede op basis van bronnen van de commissie en het bestuur heeft professor Van den Heuvel het begrippenkader goed bestuur uitgewerkt (5) en het bestuur heeft de opbrengst van het vorenstaande op een aantal vitale punten vertaald in voorstellen tot aanpassing van Statuten en Huishoudelijk Reglement (Bijlage 1). Het geheel wordt bekroond met een Morele gedragscode voor goed bestuur van de VTOI (Bijlage 2). Lessons learned uit deze operatie zijn dat het van belang is niet alleen naar buiten maar ook naar binnen te blijven kijken, bij de tijd te blijven en goed bestuur issues te bezien in onderlinge samenhang en te vertalen in "pedagogische hints" voor goed gedrag. Gelet op de huidige externe en interne dynamiek van goed bestuur en goed toezicht is periodieke discussie over toepassing binnen verenigingsverband een blijvende opgave. Ferdinand van Kampen Voorzitter commissie Principes Good Governance
9 februari 2015
Ruud Nijhof Plv. voorzitter VTOI bestuur
Goed bestuur
Pagina 1 van 8
HET OVERKOEPELEND PERSPECTIEF 2. Doel Raad van Toezicht bij onderwijsinstellingen Waarom zijn er Raden van Toezicht in het Onderwijs? De primaire taak is het houden van toezicht op het bestuur van de onderwijsinstellingen namens een aantal stakeholders van het onderwijs:
Studenten, leerlingen en hun ouders Het personeel De overheid De maatschappelijke omgeving
De Raad van Toezicht is de werkgever van het schoolbestuur en doet dat op gepaste afstand van de dagelijkse operatie. Daarnaast is de Raad van Toezicht voor het schoolbestuur een klankbord, raadgever en een netwerk. Al deze rollen zijn even belangrijk. Goed onderwijsbestuur vraagt om een doorzichtige bestuurlijke organisatie. Het moet voor alle stakeholders duidelijk zijn wie over wat en volgens welke procedure beslist en zich daarover verantwoordt. De Raad van Toezicht moet de ambitie hebben om een wezenlijke bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van de onderwijsinstelling. Dit vanzelfsprekend ten behoeve van de kwaliteit van onderwijs voor alle leerlingen, want om hen draait het uiteindelijk.
3. Doel VTOI Statutair heeft de vereniging tot doel het ondersteunen van toezichthouders in het onderwijs in de breedste zin van het woord en daarmee een bijdrage te leveren aan de professionaliteit van deze toezichthouders. In dit kader streeft de vereniging naar samenwerking met voor dit doel relevante non-gouvernementele organisaties en instanties. De vereniging heeft voorts ten doel te fungeren als werkgeversvereniging en is bevoegd tot het aangaan van collectieve arbeidsovereenkomsten, zomede al hetgeen daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. Waarom willen we een vereniging van Toezichthouders in het Onderwijs (VTOI)?
Omdat we als werkgever moeten onderhandelen over de arbeidsovereenkomst van bestuurders is het handig en verstandig dat gezamenlijk te doen. Hierin ligt dan ook de eerste prioriteit van de VTOI.
Omdat toezichthouden geen beroep op zich is, is het zinvol onderling kennis en ervaring uit te wisselen en zorg te dragen voor een goed pakket aan opleidingen.
Omdat het voor de overheid onmogelijk is met alle raden te spreken en omgekeerd, een raad van een onderwijsinstelling alleen geen invloed kan uitoefenen op de overheid, is er voor de VTOI een belangrijke rol weggelegd als gesprekspartner van de overheid.
9 februari 2015
Goed bestuur
Pagina 2 van 8
4. Randvoorwaarden bestuur VTOI De VTOI is een vereniging met een bestuur dat verantwoording aflegt aan de algemene ledenvergadering. Omgekeerd vertegenwoordigt het bestuur alle aangesloten raden als het in gesprek is met de overheid en/of de vertegenwoordiging van de besturen. Vanuit dat gegeven geldt er een aantal randvoorwaarden voor het bestuur c.q. de individuele bestuurders van de VTOI:
Integer en van onbesproken gedrag zijn; Commitment aan de vastgestelde principes van good governance; Kennis en ervaring als lid raad van toezicht van een onderwijsinstelling, alsmede lid van de VTOI; De bestuurlijke wil zowel als het vermogen tot goede onderlinge samenwerking, zodat er met één mond naar buiten getreden wordt; Kennis en ervaring met de overheid en politiek, zodat de contacten met de overheid op een goede manier gelegd en behouden kunnen worden; Arbeidsrechtelijke kennis in verband met cao-onderhandelingen; Redelijke verdeling over SO-PO-VO-MBO-HBO-WO zodat elke onderwijssector zich kan herkennen in het bestuur.
HET BEGRIPPENKADER GOED BESTUUR 5. Het begrippenkader Goed bestuur betekent dat het bestuur effectief (de gestelde doelstellingen bereiken) en efficiënt (zoveel mogelijk doelstellingen tegen lage kosten) moet functioneren. Naast deze zakelijke invulling heeft het begrip in de moderne betekenis vooral ook een morele connotatie gekregen in de zin van ethisch verantwoord handelen, onkreukbaar besturen. Kortom, het bestuur moet bekwaam zijn (professioneel) en de kwaliteit van het bestuur moet in moreel opzicht onberispelijk zijn. Uiteraard gelden deze eisen tevens voor de raad van advies en het bureau. De organisatie dient als instituut professioneel en integer te zijn. Vrij vertaald doet good governance in de eerste plaats een beroep op de direct verantwoordelijken in de organisatie (het bestuur) met de verder liggende bedoeling dat ook andere geledingen zich naar de normen van good governance gedragen. Het bestuur heeft daarnaast ook een maatschappelijke opdracht en een maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het dient daarover rekening en verantwoording af te leggen. Dat geldt zeker voor organisaties in de publieke sfeer die op de een of andere wijze met overheidsgeld worden gefinancierd of een publieke taak vervullen (zoals notarissen, accountants, advocaten en hun tuchtcolleges, ziekenhuizen en onderwijsinstellingen) en op grond daarvan (mede) op maatschappelijke doelstellingen zijn gericht. Vandaar dat in onze maatschappij voor hen morele normen van goed bestuur zwaar tellen. In deze interpretatie omvat goed bestuur ook een set van morele normen die voorschrijven op welke wijze er moet worden bestuurd. Deze normen zijn doorgaans in een gedragscode neergelegd (zie bijlage 2). 9 februari 2015
Goed bestuur
Pagina 3 van 8
Afgeleid van de behoorlijkheidscriteria voor overheidshandelen van de Nationale ombudsman en de beginselen uit de Nederlandse Code voor goed openbaar bestuur van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, kunnen de normen voor goed bestuur in vier hoofdcategorieën waaraan goed bestuur moet voldoen, worden gegroepeerd. Voor het bestuur gelden op basis daarvan de volgende beginselen en gedragsregels: a. het legaliteitsbeginsel: de rechtmatigheid van het bestuurshandelen, dat wil zeggen dat al het bestuurshandelen in overeenstemming moet zijn met wettelijke of daarvan afgeleide regels (zoals statuten en huishoudelijk reglement); besluiten moeten bovendien volgens geldende procedures en op grond van toegekende bevoegdheden zijn genomen. b. het legitimiteitsbeginsel: bestuur dat gedragen wordt door de hoogste instantie, namelijk de ledenvergadering, inhoudende transparantie van procedures en beslissingen (zodat medebeoordeling mogelijk is), een heldere toedeling van verantwoordelijkheden en een overtuigende onderbouwing van beslissingen. c. de algemene beginselen van behoorlijk bestuur: het zorgvuldigheidsbeginsel, motiveringsbeginsel, rechtszekerheidsbeginsel, fair play-beginsel en het vertrouwensbeginsel. d. integriteit: de onkreukbaarheid van het bestuurshandelen, gestoeld op:
Onafhankelijke oordeelsvorming, Transparante scheiding van publiek en privaat (privaat in de betekenis van persoonlijk bezit of privébelangen), Onafhankelijk van familiebanden of vriendschapsbetrekkingen, Onafhankelijk van aanbieders van diensten of zaken en bij inhuur van derden, Openbaarheid van hoofdfuncties, nevenfuncties en nevenactiviteiten, Geen hoofdfuncties, nevenfuncties of activiteiten die een risico vormen voor een integere invulling van de bestuursfunctie, Vermijden van de schijn van bevoordeling of schijn van belangenverstrengeling, Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie, Niet ten eigen bate gebruik maken van in de bestuursfunctie verkregen gevoelige informatie, Geen geschenken, diensten of faciliteiten van derden aanvaarden die de onafhankelijkheid van de bestuurder of van het bestuur kunnen schaden.
In het bij dit Memo gevoegde concept van een gedragscode is daaraan dan ook aandacht besteed, namelijk dat aan bestuursleden en leden van de raad van advies geen opdrachten tegen betaling worden verstrekt, evenmin aan commerciële organisaties waarmee zij of hun directe familieleden banden hebben. Indien aan leden van de vereniging commerciële opdrachten worden gegund, dient het bestuur dit te verantwoorden. Alleen onafhankelijke marktpartijen, komen voor aan- en uitbestedingen in aanmerking. Voor aan- en uitbestedingen en de keuze uit gegadigden is een bestuursbesluit vereist. Een belangrijke aanzet tot het ontstrengelen van belangen is de transitie van meewerkend bestuur naar ‘bestuur op hoofdlijnen’, waarvoor door het bestuur gekozen is. Dat betekent, dat aan afzonderlijke bestuursleden aandachtsgebieden worden toegewezen. Bestuursleden 9 februari 2015
Goed bestuur
Pagina 4 van 8
krijgen geen portefeuilles of mandaten toebedeeld. Gezien de gezamenlijke taakstelling en verantwoordelijkheid (collegiaal bestuur) geldt in het bestuur niet het non-interventiebeginsel. Elk bestuurslid heeft de taak en plicht zich met de aandachtsgebieden van medebestuursleden te ‘bemoeien’, omdat in collegiaal bestuur gezamenlijk besluiten worden genomen en het bestuur als orgaan daarvoor gezamenlijk verantwoordelijk is. Dat betekent dat het bestuur besturend en niet uitvoerend moet optreden. Het geeft opdracht aan de directeur en het secretariaat en ziet toe op aan- en uitbestedingen en finaliseert deze*1 (zie voetnoot pagina 5). Uit het voorgaande vloeit het volgende punt voort, namelijk de vergoeding van het bestuur. Bij de professionalisering van het bestuur hoort het invoeren van een vaste vergoeding per bestuurslid, ongeacht de hoeveelheid werkzaamheden van elk lid. De voorzitter krijgt, zoals gebruikelijk, een hogere vaste vergoeding, omdat hij belast is met:
De eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van het bureau De zorg voor verbinding en teamgeest in het bestuur De onderlinge coördinatie en sturing van het beleid Het communicatiebeleid namens bestuur en vereniging, zowel intern als extern Het bestuursbeleid betreffende contacten met de overheid De algehele bestuurscoördinatie van beleid, bestuursinitiatieven en bestuurswerkzaamheden Het, na een bestuursbesluit, bevorderen van samenwerking met andere platforms.
Verder zal het bestuur met spoed een klachtenreglement opstellen en een klachtencommissie van een drietal leden van de vereniging voordragen. Het soort klachten mag niet gelimiteerd worden. Alles wat onder de leden leeft aan onvrede en wensen over het functioneren van de verenging moet kunnen worden gemeld. Het bestuur zal ook een klachtenprotocol opstellen over de wijze van indiening en afhandeling van klachten. Alle nevenactiviteiten van bestuursleden en hun commerciële activiteiten (BV’e.d.) dienen openbaar te zijn, dat wil zeggen moeten op de website van de VTOI staan vermeld. Deze notitie is vastgesteld in de Algemene Leden Vergadering dd. 9 februari 2015 Twee bijlagen
_________________________ 1
Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat het formele cao-overleg, het onderhandelingsproces, een aangelegenheid is op bestuurlijk niveau tussen de cao-partners, waarbij de positie van directeur en bureau ondersteunend is aan de onderhandelende bestuursleden van de VTOI. Het onderhandelingskader wordt vastgesteld door het bestuur waarbij de onderhandelaars periodiek terugkoppelen aan het bestuur i.h.b. bij tussentijdse “beleidsmutaties” in het onderhandelingsproces.
9 februari 2015
Goed bestuur
Pagina 5 van 8
Bijlage 1 Wijzigingsvoorstellen Statuten en huishoudelijk reglement Statuten Artikel 10, lid 2. (De leden benoemen de voorzitter in functie) De bestuursleden worden door de algemene vergadering benoemd uit de leden van de vereniging. De leden benoemen de voorzitter in functie. Benoeming vindt plaats aan de hand van een wervings- en selectieprocedure en profielschets(en), die door de leden wordt vastgesteld. Artikel 10, lid 4. Bestuur (onverenigbaarheid) Tot bestuursleden kunnen gelet op het bepaald in artikel 3 lid 2, niet worden benoemd personen die de functie van bestuurder vervullen (het bevoegd gezag zijn) bij een onderwijsinstelling. Huishoudelijk reglement Artikel 11 - Informatieprotocol bestuursleden 1. Een bestuurslid behoeft voorafgaande instemming van het bestuur voor het aanvaarden van een al dan niet betaalde nevenfunctie 2. Bestuursleden informeren het bestuur ten minste jaarlijks over de voortgang van hun nevenfuncties en de eventueel daaruit voor de vereniging voortvloeiende gevolgen. 3. Bestuursleden nemen ten aanzien van de informatie die hen op basis van lid 1 en 2 ter kennis komen vertrouwelijkheid in acht. Artikel (p). Voorbehoud (op te nemen in statuten) Voorbehoud: indien een bestuurslid een zwaarwegende beleidsopvatting heeft die niet verenigbaar is met de gedeelde meerderheidsopvatting binnen het bestuur kan betrokkene deze voorleggen aan de ALV als hoogste beleidsbepalende instantie binnen de vereniging. Dit onder voorwaarde van melding vooraf aan de leden van het bestuur op een dusdanig moment en wijze dat het bestuur in de voorbereiding van de ALV (tijdige agendering en toezending van de stukken conform de Statuten) hiermee rekening kan houden. Deze procedure wordt vastgelegd in het huishoudelijk reglement. Artikel (q). Vaste vergoeding bestuur (op te nemen in het huishoudelijk reglement) Vaste vergoeding bestuur, raad van advies en commissies: bij de keuze voor bestuur op hoofdlijnen door een bestuur van gelijkwaardige leden past een bestuursvergoeding die voor alle leden gelijk is met een surplus voor de voorzitter in de verhouding 1 : 1,5 (naar analogie van de normering in de WNT2). De vergoedingsregeling wordt door de ALV vastgesteld. Hardheidsclausule: indien vorenstaande regeling in relatie tot de feitelijke werkbelasting onevenredig uitpakt kan besloten worden tot compensatie van het betrokken bestuurslid onder voorwaarden van explicitering van de redengeving hiervan in het jaarverslag. Artikel (r). Tegenstrijdig belang (op te nemen in huishoudelijk reglement) 1. Een lid van het bestuur vermijdt iedere vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen hem en de vereniging. 2.
Een lid van het bestuur meldt een (mogelijke) tegenstrijdig belang voor de vereniging terstond schriftelijk aan het bestuur en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake directe familieleden.
9 februari 2015
Goed bestuur
Pagina 6 van 8
3.
Van een tegenstrijdig belang is in ieder geval sprake wanneer de vereniging een transactie zal aangaan met een rechtspersoon resp. commerciële organisatie: a. waarin een bestuurslid van de vereniging een materieel financieel belang heeft; b. waarin een bestuurslid van de vereniging een familierechtelijke relatie heeft; c. waarbij een bestuurslid van de vereniging een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult.
4.
Het bestuur van de vereniging bericht het lid van het bestuur dat een (mogelijk) tegenstrijdig belang heeft gemeld of er naar haar oordeel sprake is van een tegenstrijdig belang. Het desbetreffende lid neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming inzake deze oordeelsvorming.
5.
Een lid van het bestuur van de vereniging neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij dit lid een tegenstrijdig belang heeft met de vereniging. In voorkomende gevallen kan het bestuur van de vereniging besluiten dat het tegenstrijdig belang dusdanig zwaar weegt dat het onverenigbaar is met het continueren van het bestuurslidmaatschap van het betrokken lid van de vereniging.
6. In het geval dat er spraken is of is geweest van strijdig belang, zal dit in het jaarverslag gerapporteerd worden. Artikel (s). Klachtenprocedure (op te nemen in het huishoudelijk reglement) Klachtenprocedure: leden van de vereniging hebben het recht om een klacht betreffende vermeende schending van principes van good governance door (leden van) het bestuur of de raad van advies in te dienen bij de (nog in te stellen) klachtencommissie De leden van de onafhankelijk van het bestuur functionerende klachtencommissie worden benoemd door de ALV. De klachtencommissie wordt verankerd in de statuten en de uitwerking in het huishoudelijk reglement. 9 februari 2015
Goed bestuur
Pagina 7 van 8
Bijlage 2 Morele gedragscode voor goed bestuur van de VTOI Op grond van bestaande kennis en bestaande praktijkvoorbeelden kan voor een morele gedragscode voor het bestuur en de raad van advies een aantal algemene principes worden geformuleerd. Deze zijn te groeperen onder de volgende noemers:
vertrouwen, inclusief begrippen als eerlijkheid, integriteit, betrouwbaarheid en loyaliteit, respect, verantwoordelijkheid, inclusief aansprakelijkheid, maatschappelijke verantwoordelijkheid en maatschappelijk vertrouwen, eerlijkheid, inclusief onpartijdigheid en rechtvaardigheid, zorg, inclusief het voorkomen van onnodig leed of schade, gehoorzaamheid aan wet en regelgeving, onafhankelijkheid in het bestuurshandelen onafhankelijk van andere dan de organisatiebelangen.
Praktisch uitgewerkt kunnen deze ethische principes voor de VTOI concreet worden gemaakt: Het legaliteitsbeginsel: de rechtmatigheid van het bestuurshandelen, dat wil zeggen dat al het bestuurshandelen moet steunen op en in overeenstemming moet zijn met wettelijke en daarvan afgeleide regels; besluiten moeten bovendien volgens geldende procedures en op grond van toegekende bevoegdheden zijn genomen, Het legitimiteitsbeginsel: bestuur dat gedragen wordt door de ledenvergadering, inhoudende transparantie van procedures en beslissingen, een heldere toedeling van verantwoordelijkheden en een overtuigende onderbouwing van beslissingen, Het voldoen aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur: het zorgvuldigheidsbeginsel, motiveringsbeginsel, rechtszekerheidsbeginsel, fair play-beginsel en het vertrouwensbeginsel, Integriteit: de onkreukbaarheid van het bestuurshandelen, gestoeld op:
onafhankelijke oordeelsvorming, transparante scheiding van publiek en privaat (privaat in de betekenis van persoonlijk bezit of privébelangen), het vermijden van de schijn van belangenverstrengeling, functioneren onafhankelijk van directe familiebanden functioneren onafhankelijk van aanbieders van diensten of zaken en bij inhuur van derden, openbaarheid van nevenfuncties, geen nevenfuncties die een risico vormen voor een integere invulling van de bestuursfunctie, zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie, niet ten eigen bate gebruik maken van in de bestuursfunctie verkregen gevoelige informatie, geen geschenken, diensten of faciliteiten van derden aanvaarden die de onafhankelijkheid van de bestuurder, van het bestuur of van een lid van de raad van advies kunnen schaden.
9 februari 2015
Goed bestuur
Pagina 8 van 8
