GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja 101

B Module: Feed Responsibility Assurance

GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja

101

Versie: 1 maart 2013

In samenwerking met

EN

© GMP+ International B.V. Alle rechten voorbehouden. De informatie in deze publicatie mag op het scherm worden geraadpleegd, gedownload en afgedrukt, zolang dit voor uw eigen, niet-commerciële gebruik is. Voor andere doeleinden, dient voorafgaande schriftelijke toestemming te worden verkregen van GMP+ International B.V.

INDEX 1

INLEIDING ........................................................................................................................... 4 1.1 ALGEMEEN ........................................................................................................................... 4 1.2 STRUCTUUR VAN HET GMP+ FEED CERTIFICATION SCHEME ............................................ 4 1.3 SCOPE EN TOEPASSING VAN DEZE STANDAARD ................................................................. 5 1.3.1 Round Table on Responsible Soy .............................................................................. 6 1.4 DE STRUCTUUR VAN DEZE STANDAARD .............................................................................. 7 1.5 UITSLUITING VAN VOORWAARDEN ....................................................................................... 8

2

NORMATIEVE VERWIJZINGEN ....................................................................................... 9 2.1 2.2

GMP+ DOCUMENTEN .......................................................................................................... 9 VERPLICHTE NALEVING ........................................................................................................ 9

3

BEGRIPPEN EN DEFINITIES .......................................................................................... 10

4

MANAGEMENTSYSTEEM ............................................................................................... 11 4.1 MANAGEMENTSYSTEEM..................................................................................................... 11 4.1.1 Management verantwoordelijkheid .......................................................................... 11 4.1.2 Persoon verantwoordelijk voor productie en / of handel van verantwoorde soja 11 4.1.3 Vereisten voor het managementsysteem ............................................................... 12 4.2 DOCUMENTATIE EN REGISTRATIE ...................................................................................... 13 4.2.1 Documentatie .............................................................................................................. 13 4.2.2 Administratie van documentatie en gegevens ........................................................ 14

5

BASISVOORWAARDENPROGRAMMA ........................................................................ 15 5.1 PERSONEEL ....................................................................................................................... 15 5.1.1 Algemeen ..................................................................................................................... 15 5.1.2 Competentie en training ............................................................................................. 15 5.2 IDENTIFICATIE EN TRACEERBAARHEID ............................................................................... 16 5.2.1 Identificatie en traceerbaarheid ................................................................................ 16

6

RISICOBEOORDELING ................................................................................................... 17 6.1 ALGEMEEN ......................................................................................................................... 17 6.2 HACCP TEAM.................................................................................................................... 17 6.3 BESCHRIJVING VAN PRODUCTEN EN PROCESSEN............................................................. 18 6.3.1 Specificatie van diervoeder ....................................................................................... 18 6.3.2 Beschrijving van het proces ...................................................................................... 18 6.4 GEVARENANALYSE ............................................................................................................ 18 6.4.1 Identificatie van gevaren ............................................................................................ 18 6.4.2 Risico-inschatting ........................................................................................................ 19 6.5 INSTELLING VAN BEHEERSMAATREGELEN EN CCP’S (KRITISCHE BEHEERSPUNTEN) ..... 19 6.6 BEPALING VAN STANDAARDEN .......................................................................................... 19 6.7 MONITORING ...................................................................................................................... 19 6.8 CORRECTIEVE HANDELINGEN ............................................................................................ 19 6.9 VALIDATIE EN VERIFICATIE................................................................................................. 20 6.9.1 Validatie........................................................................................................................ 20 6.9.2 Verificatie ..................................................................................................................... 20

7

CONTROLE VAN BEDRIJFSACTIVITEITEN ................................................................ 21 7.1 INKOOP............................................................................................................................... 21 7.1.1 Inkoop van middelen .................................................................................................. 21

GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja Versie: 1 maart 2013

2/30 GMP+ International

7.1.2 Verificatie van binnenkomende producten (‘ingangscontrole’) ............................ 21 7.1.3 Diensten ....................................................................................................................... 22 7.2 LEVERING........................................................................................................................... 22 7.3 CLAIMS ............................................................................................................................... 22 7.4 MATERIAL ACCOUNTING .................................................................................................... 23 7.4.1 Material accounting system ....................................................................................... 23 7.5 RTRS MASS BALANCE SYSTEM........................................................................................ 23 7.5.1 Inkoop ........................................................................................................................... 24 7.5.2 Material accounting system ....................................................................................... 24 7.5.3 Doorlopend balanssysteem ....................................................................................... 25 7.5.4 Vaste inventarisperiode ............................................................................................. 26 7.6 RTRS SEGREGATED SYSTEM ........................................................................................... 26 7.6.1 Inkoop ........................................................................................................................... 27 7.6.2 Verwerking van verantwoorde soja .......................................................................... 27 7.6.3 Material accounting system ....................................................................................... 28 8

CONTROLE EN VERBETERING..................................................................................... 29 8.1 8.2 8.3

KLACHTEN.......................................................................................................................... 29 INTERNE CONTROLE .......................................................................................................... 29 BEOORDELING VAN HET MANAGEMENTSYSTEEM EN VERBETERINGEN ............................ 30



1 INLEIDING 1.1

Algemeen

Het GMP+ Feed Certification scheme is geïniteerd en ontwikkeld in 1992 door de Nederlandse diervoederindustrie als reactie op verschillende ernstige en minder ernstige incidenten met betrekking tot de besmetting van voedermiddelen. Het werd in eerste instantie opgezet als een nationaal schema, maar is uitgegroeid tot een internationaal schema dat wordt beheerd door GMP+ International in samenwerking met verschillende internationale belanghebbenden. Hoewel het GMP+ Feed Certification scheme is ontstaan vanuit het perspectief van de veiligheid van diervoeder, is in 2013 de eerste standaard voor verantwoord diervoeder gepubliceerd. Daartoe zijn twee modules ontwikkeld; GMP+ Feed Safety Assurance (gericht op diervoederveiligheid) en GMP+ Feed Responsibility Assurance (gericht op verantwoord diervoeder). GMP+ Feed Safety Assurance is een complete module voor de borging van diervoederveiligheid in alle schakels van de diervoederketen. Aantoonbare borging van diervoederveiligheid is een ‘verkooplicentie’ in veel landen en markten en deelname aan de GMP+ FSA module kan dit uitstekend faciliteren. Op basis van praktijkbehoeften, zijn verschillende componenten in de GMP+ FSA module geïntegreerd, zoals voorschriften voor het kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001), HACCP, productnormen, traceerbaarheid, monitoring, basisvoorwaardenprogramma, ketenbenadering en het Early Warning System. Met de ontwikkeling van de GMP+ Feed Responsibility Assurance module, reageert GMP+ International op de vraag van GMP+ deelnemers. De diervoederindustrie wordt geconfronteerd met vragen over verantwoord werken, zoals bijvoorbeeld het gebruik van soja (met inbegrip van soja derivaten en sojaproducten) en vismeel dat wordt geproduceerd en verhandeld met respect voor mens, dier en het milieu. Om een verantwoord productieproces en handel aan te tonen, kan een bedrijf certificering aanvragen voor de GMP+ Feed Responsibility Assurance. Samen met de GMP+ partners, definieert GMP+ International op transparante wijze duidelijke voorschriften om veilig en verantwoord diervoeder te garanderen. Certificatie-instellingen zijn in staat om op onafhankelijke wijze de GMP+ certificering uit te voeren. GMP+ International ondersteunt de GMP+ deelnemers met nuttige en praktische informatie door middel van een aantal hulpdocumenten, databases, nieuwsbrieven, vraag- en antwoordlijsten en seminars. 1.2

Structuur van het GMP+ Feed Certification scheme

De documenten in het GMP+ Feed Certification scheme zijn onderverdeeld in een aantal reeksen. De volgende pagina toont een schematische weergave van de inhoud van het GMP+ Feed Certification scheme:



GMP+ Feed Certification scheme A – documenten Algemene voorwaarden voor deelname aan het GMP+ FC scheme B – documenten Normatieve documenten, appendices en country notes Feed Safety Assurance

Feed Responsibility Assurance

C – documenten Certificatievoorwaarden van het GMP+ FC scheme D – documenten Richtlijnen om bedrijven te helpen bij de implementatie van de GMP+ voorwaarden

Al deze documenten zijn beschikbaar via de website van GMP+ International (www.gmpplus.org). Naar dit document wordt verwezen als GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja en is onderdeel van GMP+ Feed Responsibility Assurance. 1.3

Scope en toepassing van deze standaard

Dit document bevat voorwaarden voor de productie en handel van verantwoorde soja (waaronder soja derivaten en sojaproducten). Deze standaard kan worden gebruikt in aanvulling op GMP+ Feed Safety Standards, maar kan ook gelden als een zelfstandig te certificeren standaard. Toelichting Binnen deze standaard wordt het woord “soja” vaak gebruikt om zowel de soja (bonen) en de sojaderivaten en sojaproducten te omschrijven. Dit is gedaan zodat de standaard beter te lezen is. Indien een specifiek soort soja, sojaderivaat of sojaproduct in de tekst wordt genoemd, dan wordt dat specifieke soort soja, sojaderivaat of sojaproduct bedoeld. In andere gevallen kan het woord ‘soja’ worden gelezen als soja, sojaderivaat of sojaproduct. Producenten en handelaren van verantwoorde soja zijn bijvoorbeeld: verzamelaars, persers, handelaren enzovoort. Met producenten van verantwoorde soja, worden geen telers van sojaplanten bedoeld (boeren). Voor telers zijn er andere certificatieschema’s, zoals RTRS Standard for Responsible Soy Production. Voor meer informatie, zie paragraaf 7.1.1.



1.3.1 •

•

Round Table on Responsible Soy The Round Table on Responsible Soy Association (RTRS) is een initiatief van diverse belanghebbende partijen, met als doel een wereldwijd dialoog te faciliteren met betrekking tot economisch levensvatbare, sociaal rechtvaardige en ecologisch verantwoorde productie van soja. Het verschaft belanghebbenden en geïnteresseerde partijen – producenten, sociale organisaties en bedrijven en industrie – met de mogelijkheid om gezamenlijk wereldwijde oplossingen te ontwikkelen die leiden tot verantwoorde sojaproductie. Het hoofddoel van RTRS is het “bevorderen van de groei en het gebruik van verantwoorde soja door middel van samenwerking met de leverketen en open dialoog tussen de belanghebbenden”.

De RTRS wil dit doel middels de volgende methoden bereiken: a) de ontwikkeling van een standaard voor verantwoorde sojaproductie en bijbehorende verificatiemechanismen voor verantwoorde sojaproductie. The RTRS Standard for Responsible Soy Production Version 1.0, wordt gepresenteerd als een reeks Basisbeginselen, Criteria, Indicatoren en Toelichting en is ontworpen om sojaproducenten in staat te stellen verantwoorde productiepraktijken te laten implementeren en om certificatieinstellingen te ondersteunen bij de controle. b) de ontwikkeling van Chain of Custody Standard, die de voorwaarden beschrijft met betrekking tot de controle van RTRS gecertificeerde soja, sojaderivaten en sojaproducten in de leverketen, inclusief middelenstromen en bijbehorende claims. The RTRS Chain of Custody Standard is ontwikkeld in 2010 en wordt gepresenteerd als een reeks controleerbare vereisten, ontworpen voor gebruik door organisaties in de sojawaardeketen, om ingevoerde systemen voor controle van RTRS gecertificeerde soja, sojadericaten en sojaproducten aan te tonen. Voor meer informatie over RTRS kunt u contact opnemen met de RTRS Association via: web: www.responsiblesoy.org e-mail: [email protected] GMP+ International heeft samengewerkt met RTRS aan de standaard GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja. Het hoofddoel was om GMP+ deelnemers de mogelijkheid te bieden voor certificatie voor zowel Feed Safety Assurance en Feed Responsibility Assurance binnen één certificatieschema. Dit voorkomt overlap van voorwaarden, zorgt voor uniforme standaarden en voorwaarden en vermindert de administratieve last van certificatie. Één (succesvolle) audit zou dan leiden tot de certificatie voor diverse scopes. Veel organisaties die betrokken zijn bij de sojaproductieketen hebben reeds een GMP+ Feed Safety Assurance certificaat. Telers van soja echter niet. Om die reden richt de scope van dit document zich op de organisaties die sojabonen verwerken (zoals sojapersers) en handelaren. De telers van soja moeten gecertificeerd zijn in overeenstemming met de RTRS Standard for Responsible Soy Production (voor meer details, zie paragraaf 7.1.1).



Binnen deze standaard zijn de volgende scopes gedefinieerd: a. RTRS Mass Balance system Indien de deelnemer het mass balance system gebruikt, dan mag het bedrijf zowel niet-verantwoorde soja en verantwoorde soja produceren en / of verhandelen. Met behulp van een wezenlijk boekhoudsysteem, moet de deelnemer ervoor zorgen dat er niet meer verantwoorde soja wordt verkocht dan er wordt gekocht. Dit systeem zorgt er niet voor dat de deelnemer RTRS-gecertificeerde soja in een specifieke partij verkoopt. b. RTRS Segregated system Indien de deelnemer het segregated system gebruikt, dan wordt de verantwoorde soja fysiek gescheiden gehouden van niet-verantwoorde soja in de gehele leverketen. Toelichting Een deelnemer kan alleen het mixed system of het segregated system gebruiken, maar ook beide systemen. In dat geval moet de segregated soja gescheiden worden gehouden van de mass balance soja.

1.4

De structuur van deze standaard

Na de algemene hoofdstukken (1-3) met daarin de introductie, normatieve verwijzingen en begrippen en definities, beschrijft hoofdstuk 4 het management system dat vereist is in deze standaard. Hoofdstuk 5 en 6 bevatten respectievelijk het basisvoorwaardenprogamma en de risicobeoordeling. Hoofdstuk 7 bevat de daadwerkelijke controle van bedrijfsactiviteiten, zoals inkoop, verwerking en het opzetten van een mass balance system. Na de algemene paragrafen voor alle deelnemers (voor ieder van de scopes van deze standaard), zijn er twee afzonderlijke paragrafen met extra voorwaarden voor het mass balance system en het segregated system. Voorwaarden voor verificatie en verbetering bevinden zich in hoofdstuk 8. De hiernavolgende tabel toont de paragrafen in hoofdstuk 7 waarin zich de relevante voorwaarden voor iedere scope bevinden: Scope RTRS Mass balance system RTRS Segregated system

7.1 X X

7.2 X X

7.3 X X

7.4 X X

7.5 X

7.6 X

De overige hoofdstukken zijn toepasbaar voor beide scopes. Toelichting Toelichting is verstrekt voor een aantal voorwaarden in deze standaard. Deze toelichting bevindt zich in een afzonderlijk lichtgroen vlak en begint met het woord ‘Toelichting’. De toelichting bevat geen verplichte voorwaarden of vereisten, maar is slechts bedoeld als hulpmiddel voor het beter begrijpen van de voorwaarde. Het vlak bevat ook informatie die nuttig is voor auditors. Om duidelijk onderscheid te maken tussen de toelichtingsvlakken en de verplichte voorwaarden, wordt het woord ‘moeten’ bij voorkeur niet gebruikt in deze vlakken. Dit is echter niet altijd het geval. Waar het woord moeten wordt gebruikt, dient het te worden gelezen als leidraad met betrekking tot de gestelde voorwaarden. GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja Versie: 1 maart 2013


N.B. In tegenstelling tot de groene vlakken, bevatten de witte vlakken wel voorwaarden. Deze voorwaarden dienen te worden gezien als details van de boorwaarden boven deze vlakken.

De structuur van deze standaard is gelijk aan die van een aantal andere GMP+ standaarden. Omdat iedere standaard is geschreven voor een specifieke doelgroep, kan het zijn dat de woorden die zijn gebruikt om de voorwaarden in deze algemene hoofdstukken te beschrijven enigszins verschillen. Dit is gedaan om de koppeling naar de doelgroep zoveel mogelijk te vergroten. Toelichting Een bedrijf dat, bijvoorbeeld, handelt in voedermiddelen en in verantwoorde soja kan een combinatie van beide standaarden toepassen. Een gecombineerde toepassing is eenvoudig te realiseren vanwege de overeenkomstige structuren. Het bedrijf moet alert zijn op compleetheid bij de toepassing van een tweede standaard of moet controleren of er extra maatregelen noodzakelijk zijn voor de tweede activiteit.

1.5

Uitsluiting van voorwaarden

Het is mogelijk dat bepaalde voorwaarden niet van toepassing zijn op een deelnemer. Een deelnemer kan deze voorwaarden uitsluiten. Uitsluitingen dienen echter verantwoord en gedocumenteerd te worden. De uitsluitingen mogen in geen geval leiden tot een situatie waarin de deelnemer diervoeder of diensten levert die niet in overeenstemming zijn met de voorwaarden zoals uiteengezet in deze standaard. Er mogen geen voorwaarden worden uitgesloten omdat de deelnemer ze niet relevant vindt, bijvoorbeeld omdat klanten er niet om vragen of omdat naleving van deze voorwaarden geen wettelijke verplichting is of omdat het bedrijf te klein is.



2 Normatieve verwijzingen

2.1

GMP+ documenten

Naast de voorwaarden in deze GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja standaard, dient de deelnemer zich te houden aan de van toepassing zijnde voorwaarden zoals uiteengezet in de GMP+ A documenten. U vindt deze documenten op de website van GMP+ International (www.gmpplus.org). 2.2

Verplichte naleving

Naast de voorwaarden in deze standaard, dient de deelnemer ook te controleren en ervoor te zorgen dat zijn handel, opslag en transport van verantwoorde soja in overeenstemming is met de van toepassing zijnde juridische en (indien relevant) GMP+ FC schemavoorwaarden. Toelichting Deelnemers die buiten de EU actief zijn, dienen extra aandacht te besteden aan de relevante wetgeving wanneer deze standaard wordt toegepast. Indien de deelnemer ook naar een ander land exporteert, dan is het belangrijk dat hij ervoor zorgt dat zin product in overeenstemming is met de van toepassing zijnde regelgeving in dat land.



3 Begrippen en definities In aanvulling op de definities die zijn genoemd in GMP+ A2 Definities en afkortingen van het GMP+ FC scheme, worden de volgende begrippen gebruikt in dit document: Begrip Invoer middelen

Uitvoer middelen

Duurzaamheidsgegevens

RTRS Mass balance system

RTRS Segregated system

Beschrijving Toelichting Soja, soja-derivaten of sojaproducten verkregen door de deelnemer van leveranciers. Invoermiddelen worden gebruikt voor verwerking (waar van toepassing) en / of levering aan klanten als uitvoermiddelen. Soja, soja-derivaten of sojaproducten, door de deelnemer aan klanten geleverd. Gegevens die worden gecontroleerd binnen de scope van deze standaard en die worden doorgegeven aan de leverketen. Deze duurzaamheidsgegevens hebben specifiek betrekking op de duurzaamheidsstatus van het product en kunnen bijvoorbeeld de geschiedenis bevatten van het gebruik van de grond waar de soja is verbouwd, de regio en / of het land van oorsprong van de soja. Indien de deelnemer gebruik maakt van het mass balance system, dan kan het bedrijf zowel niet-verantwoorde soja en RTRS verantwoorde soja produceren en / of verhandelen. Met behulp van een material accounting system, dient de deelnemer ervoor te zorgen dat er niet meer soja wordt verkocht dan er wordt gekocht. Dit systeem zorgt er niet voor dat de deelnemer in een specifieke partij soja verkoopt dat RTRS-gecertificeerd is. Indien de deelnemer gebruik maakt van het segregated system, dan wordt de RTRS verantwoorde soja fysiek gescheiden gehouden van nietverantwoorde soja in de gehele leverketen.



4 Managementsysteem Dit hoofdstuk bevat een set algemene voorwaarden die vereist zijn voor het implementeren van de voorwaarden uit hoofdstuk 5. Toelichting Deelnemers die reeds een GMP+ certificaat hebben voor feed safety assurance (GMP+ FSA) herkennen veel van deze algemene voorwaarden, aangezien ze ook onderdeel zijn van GMP+ Feed Safety Assurance. Aangezien er kleine verschillen kunnen zijn, wordt van deze deelnemers gevraagd om grondig te controleren of alle voorwaarden in dit hoofdstuk al zijn gedekt en waar nodig actie te ondernemen.

4.1

Managementsysteem

4.1.1

Management verantwoordelijkheid

Management moet zich bewust zijn van z’n verantwoordelijkheid voor de productie en / of handel van verantwoorde soja. Management moet: a.

b. c.

d.

e.

De organisatie bewust te maken van de verantwoordelijkheid met betrekking tot verantwoorde soja en van de naleving van de voorwaarden van deze GMP+ standaard, de verplichtingen van de van toepassing zijnde wetgeving en de voorwaarden van de klant. Specifieke beleidsdoelen schriftelijk vastleggen met betrekking tot verantwoorde soja, in een beleidsverklaring. Z’n verantwoordelijkheid en betrokkenheid in de ontwikkeling en introductie van het managementsysteem aantonen voor het produceren en / of verhandelen van verantwoorde soja. Ervoor zorgen dat bronnen en mankracht beschikbaar is. Het management moet zelf bepalen welke bronnen er nodig zijn en er voor zorgen dat deze bronnen ook beschikbaar zijn. Er moet ten minste overeenstemming zijn met de voorwaarde van deze standaard. Ten minste eens per 12 maanden beoordelen of het managementsysteem nog altijd geschikt en effectief is.

4.1.2

Persoon verantwoordelijk voor productie en / of handel van verantwoorde soja

Het top management stelt een persoon aan die, los van andere verantwoordelijkheden, de verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft: a. een managementsysteem op te stellen, dit uit te voeren en te onderhouden in overeenstemming met deze standaard, en b. de resultaten van het managementsysteem en eventuele behoefte aan verbetering te rapporteren aan het top management, en c. ervoor te zorgen dat het bewustzijn omtrent productie en / of handel van verantwoorde soja door de gehele organisatie wordt bevorderd.



4.1.3

Vereisten voor het managementsysteem

De deelnemer dient een managementsysteem op te stellen, te documenteren, uit te voeren en te onderhouden in overeenstemming met de vereisten van deze standaard. Het managementsysteem dient te worden aangepast in overeenstemming met wijzigende wetgeving en in overeenstemming met andere ontwikkelingen met betrekking tot duurzaamheid. De deelnemer dient de scope van het managementsysteem te bepalen en te documenteren door vast te stellen welke producten, activiteiten en locaties gedekt zijn binnen de scope van het systeem. De scope moet in ieder geval alle producten en activiteiten bevatten die gerelateerd zijn aan de producten waarvoor de deelnemer verantwoordelijk is. De deelnemer bepaalt: a.

b. c.

d.

Het deel van de keten waarvoor de deelnemer verantwoordelijk is. Dit begint waar de verantwoordelijkheid voor de vorige schakel (de leverancier) eindigt en eindigt waar de verantwoordelijkheid voor de volgende schakel in de keten begint. Verantwoorde soja (in specificaties) dat wordt geproduceerd, opgeslagen en / of verhandeld. Activiteiten met betrekking tot de productie, opslag en / of verhandeling van verantwoorde soja. Dit is met inbegrip van activiteiten die worden uitbesteed aan derden. Relevante locaties. Dit is met inbegrip van de locaties waar het relevante administratieve werk wordt uitgevoerd.

Indien een deelnemer bepaalt om een activiteit uit te besteden die van invloed kan zijn op de verantwoorde soja, dan moet de deelnemer ervoor zorgen dat deze activiteit ook wordt uitgevoerd in overeenstemming met de voorwaarden van deze GMP+ standaard. De deelnemer moet ook alle andere relevante activiteiten en / of producten beschrijven die niet gerelateerd zijn aan verantwoorde soja. De deelnemer moet ervoor zorgen dat deze activiteiten geen negatieve invloed hebben op de verantwoorde soja.

Toelichting De scope van het managementsysteem bevat onder andere de volgende elementen: a De selectie van leveranciers en de aankoop van grondstoffen en verantwoorde soja b Alle transport en opslagactiviteiten waarvoor de deelnemer verantwoordelijk is c Alle overige processtappen die zijn aangekocht of gecontroleerd door de deelnemer, zoals planning, inkoop, (tussentijdse) opslag, intern transport, verkoop en verpakking. De structuur van het managementsysteem heeft specifiek betrekking op de organisatie van de deelnemer en bevat, in ieder geval, de informatie die vereist is in deze GMP+ standaard. GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja Versie: 1 maart 2013


De beschrijving van alle activiteiten kunnen resulteren in een situatie waarin de deelnemer een tweede of zelfs derde standaard moet toepassen naast deze standaard. Bij twijfel is het aan te raden contact op te nemen met de certificatieinstelling of meer informatie op te zoeken op de website van GMP+ International (www.gmpplus.org).

4.2

Documentatie en registratie

4.2.1

Documentatie

De deelnemer moet procedures en instructies opstellen en implementeren die de voorwaarden van deze standaard bevatten. De documentatie van het managementsysteem moet in ieder geval de volgende elementen bevatten of daarnaar verwijzen: a. b. c.

d.

Beschrijving van de scope van het managementsysteem zoals vereist in hoofdstuk 5.3. Alle relevante vergunningen, registraties en certificaten in overeenstemming met nationale en internationale wetgeving. Alle procedures, instructies, registratieformulieren enzovoort die vereist zijn voor deze standaard en / of die noodzakelijk zijn voor het managementsysteem. Alle details met betrekking tot proces, verwerking, audits en inspecties en alle overige rapportages die vereist zijn voor deze standaard. Dit register moet worden opgesteld en onderhouden als bewijs van naleving van de voorwaarden en van de effectieve werking van het managementsysteem.

Deze documenten, instructies, formulieren enzovoort dienen een duidelijke structuur te hebben.

Toelichting: Relevante vergunningen, registraties of certificaten kunnen, bijvoorbeeld, bestaan uit, de verplichte vergunningen voor verzameling, opslag & overslag, handel of expert. Procedures enzovoort kunnen onderdeel zijn van een gestructureerd en / of gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem (bijvoorbeeld GMP+ FC scheme of ISO-9001). Daarnaast kunnen deze procedures onderdeel zijn van een nationale regelgeving of een sector- of bedrijfsregelgeving waarin gelijksoortige controle is verzekerd. Deze zelfde procedures kunnen uiteraard worden gebruikt voor zover nodig in deze GMP+ standaard. De indeling en structuur van de documentatie die noodzakelijk en verplicht is in deze standaard zoals (gedocumenteerde) procedures, instructies, formulieren, documentatie van gegevens etc, kunnen worden geharmoniseerd met de aard van de te waarborgen activiteiten, de grootte van het bedrijf en de mate van training en expertise van de medewerkers.



4.2.2

Administratie van documentatie en gegevens

De documenten en gegevens dienen te worden gecontroleerd. Ze dienen te worden gearchiveerd en op juiste wijze te worden bewaard. Dit betekent dat de documentatie: a. Actueel moet worden gehouden b. Ten minste ieder jaar goedgekeurd en beoordeeld dient te worden door de bevoegde persoon. In deze beoordeling moet in ieder geval aandacht worden besteed aan wijzigingen aan de wetgeving en / of wijzigingen aan het GMP+ FRA scheme. c. Moet altijd beschikbaar zijn en begrijpelijk zijn voor de werknemers die de voorwaarden van de procedure moeten uitvoeren. d. Moet worden gewijzigd indien veranderingen hebben plaatsgevonden die een direct effect hebben op de activiteiten van de deelnemer. De deelnemer moet ervoor zorgen dat alle documentatie en gegevens: a. Worden bewaard voor een periode van ten minste 5 jaar, tenzij een langere bewaarperiode bij wet is voorgeschreven. b. Op zulke wijze worden bewaard dat verslechtering van de staat of schade aan de documentatie en gegevens wordt voorkomen. c. Zodanig worden opgeslagen dat ze volledig en eenvoudig kunnen worden opgevraagd. d. Volledig leesbaar zijn.

Toelichting: Documentatie kan ook in digitale vorm beschikbaar worden gemaakt, beheerd en gearchiveerd. Het doel is dat de deelnemer kan aantonen dat procedures zijn geïmplementeerd die voortdurende overeenstemming met (gewijzigde) wettelijke bepalingen garanderen evenals alle andere informatie die relevant is voor het door de deelnemer verzamelde, opgeslagen en / of verhandelde diervoeder. Waar documenten onderdeel zijn van een handleiding, kan de deelnemer bepalen om, bijvoorbeeld, alleen de inhoudsopgave te ondertekenen bij de huidige versienummers van de individuele documenten.



5 Basisvoorwaardenprogramma 5.1

Personeel

5.1.1

Algemeen

Alle medewerkers moeten zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden voor het produceren van / omgaan met verantwoorde soja. Er moet: a. een organogram zijn, en / of b. een beschrijving van de taken van individuele werknemers (of een taakbeschrijving voor een groep werknemers met dezelfde functie) en bewijs van de kwalificaties van de werknemers (zelfs als dit tijdelijke werknemers betreft). Dit is alleen noodzakelijk voor relevantie functies binnen het raamwerk van het managementsysteem. Alle relevante werknemers moeten aantoonbaar op de hoogte zijn van hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dee informatie moet worden aangepast wanneer zich aanzienlijke wijzigingen voordoen. Toelichting Indien taakbeschrijvingen voldoende inzicht verschaffen in de organisatie van het bedrijf, dan is het bijvoegen van een organogram in het personeelsbestand niet noodzakelijk. Voorbeelden van kwalificaties zijn opleiding of training, diploma’s en een lijst met werkervaring.

5.1.2

Competentie en training

Werknemers die activiteiten uitvoeren die van invloed kunnen zijn op de productie / handel van verantwoorde soja, moeten bevoegd zijn om die activiteiten uit te voeren. Hun competentieniveau hangt af van hun relevante opleiding, cursussen en ervaring. De deelnemer moet voldoende personeel hebben met de vaardigheden en kwalificaties die noodzakelijk zijn voor de productie, opslag en handel van verantwoorde soja. De deelnemer moet: a. b. c.

De vereiste vaardigheden voor werknemers vaststellen voor hun werk met betrekking tot de productie en / of handel van verantwoorde soja. Training aanbieden of andere maatregelen nemen om aan deze behoeften te voldoen. Personeelsbestanden bijhouden m.b.t. cursussen, opleiding, vaardigheden en ervaring.

Het bovenstaande is ook van toepassing op tijdelijk personeel.



5.2 5.2.1

Identificatie en traceerbaarheid Identificatie en traceerbaarheid

Producten moeten in alle stadia van productie, opslag en handel traceerbaar zijn, zodat, waar van toepassing, ze onmiddellijk specifiek en precies aan de markt kunnen worden onttrokken en / of de klanten op juiste wijze kunnen worden geïnformeerd. Hiervoor moet de deelnemer een interne traceerbaarheidsprocedure opstellen. De deelnemer moet gepaste maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de producten op effectieve wijze kunnen worden getraceerd gedurende elk hierbovengenoemd stadium waarvoor de deelnemer verantwoordelijk is. De deelnemer moet hiervoor een register bijhouden met betrekking tot aankoop, productie en levering, welke effectief kan worden gebruikt om producten te traceren, van ontvangst tot aan levering. De deelnemer moet de noodzakelijke informatie binnen 4 uur beschikbaar hebben, tenzij de bevoegde instanties een kortere periode hebben gedefinieerd. Zie D2.4 Richtlijn voor traceerbaarheid (met name Appendix IV) voor meer informatie over het opzetten van een interne traceerbaarheidsprocedure. De deelnemer dient ten minste de volgende details van alle producten en diensten vastleggen: a. de NAW-gegevens van de leveranciers en klanten b. leverdatum c. soort product of dienst d. aantal producten e. partijnummer (indien van toepassing). f. transport/ distributiegegevens (indien de deelnemer verantwoordelijk is voor transport) De deelnemer moet ook vaststellen of het nodig is om nog andere details vast te leggen. Toelichting Het partijnummer kan ook worden toegewezen met behulp van het partijnummer van de fabrikant, een referentienummer, een eigen partijnummer of een ander nummer. Indien de deelnemer producten opslaat als dienst, dan moet hij leveranciers en klanten beschouwen als opdrachtgever.



6 Risicobeoordeling 6.1

Algemeen

De deelnemer moet een risicobeoordeling uitvoeren om het ongecontroleerd mengen of vervangen van verantwoorde soja en niet-verantwoorde soja te voorkomen. Voor de ontwikkeling en onderhoud van de hierboven genoemde risicobeoordeling, maakt deze standaard gebruik van de HACCP methodologie. De HACCP zal in dit geval een andere doelstelling hebben dan diervoeder- en voedselveiligheid (waarvoor HACCP regelmatig wordt gebruikt), namelijk de waarborging van verantwoord diervoeder. De deelnemer moet ervoor zorgen dat één of meer schriftelijke procedures op basis van HACCP beginselen zijn geïntroduceerd, uitgevoerd en onderhouden. Ook al wordt HACCP normaliter gebruikt om veiligheidsrisico’s m.b.t. diervoeder te beheersen, zijn er ook risico’s gemoeid met het verwerken van verantwoord diervoeder. In het geval van deze standaard, moet het risico van ongecontroleerd mengen of vervangen van verantwoorde soja en niet-verantwoorde soja worden geïdentificeerd en beheerst door middel van een HACCP plan. De volgende basisbeginstelen zijn van toepassing: a. een gevarenanalyse uitvoeren b. de kritische beheerspunten (CCP’s) bepalen c. normen voor de CCP’s opstellen d. een monitoring plan voor de CCP’s opstellen en uitvoeren e. beheersmaatregelen definiëren f. het HACCP plan valideren en verifiëren g. Het HACCP plan documenteren en registreren Toelichting Zie GMP+ D2.1 ‘Richtlijn HACCP GMP+’ op de website van GMP+ International voor een beschrijving van een plan voor de toepassing van HACCP beginselen. De nadruk in dit document ligt op veilig diervoeder, maar kan ook worden gebruikt voor verantwoord diervoeder. Het resultaat van de toepassing van HACCP beginselen kan worden vastgelegd in een zogeheten HACCP plan. Een HACCP plan is een document dat is opgesteld in overeenstemming met de HACCP beginselen.

6.2

HACCP team

De deelnemer moet een persoon/HACCP aanstellen die/dat verantwoordelijk is voor het opstellen van een HACCP plan. Deze persoon kan zelfstandig handelen, maar bij voorkeur in een team met personeel en / of externe experts. De namen van de leden van het HACCP team moeten worden genoemd in de HACCP documentatie.



6.3

Beschrijving van producten en processen

6.3.1

Specificatie van diervoeder

Het HACCP team dient het diervoeder in het HACCP plan specificeren met betrekking tot of het product verantwoord of niet-verantwoord is.

6.3.2

Beschrijving van het proces

Het HACCP team dient een beschrijving van het proces op te stellen in de form van stroomschema’s en een kaart (indien relevant), hetgeen de organisatie in staat stelt om gevaren te identificeren en te beoordelen. De stroomschema’s en de kaart moeten worden geverifieerd door het HACCP team en dienen actueel te worden gehouden. De stroomschema’s moeten ten minste voldoen aan de volgende voorwaarden: a. b.

Ze moeten alle afzonderlijke stappen in het proces aantonen, van aankoop tot levering. Dit is inclusief alle activiteiten die zijn gedelegeerd. Ze moeten duidelijk en nauwkeurig zijn en voldoende detail bieden voor het vaststellen van mogelijke gevaren.

De infrastructuur van het bedrijf als geheel wordt getoond op een kaart waarop de bedrijfseenheden en opslaggebieden worden getoond.

Toelichting Zie de HACCP handleiding op de website van GMP+ International voor een samenvatting van nuttige symbolen waarmee een proces schematisch kan worden beschreven. Het optekenen van een kaart is alleen relevant als de deelnemer diervoeder fysiek ontvangt en opslaat.

6.4 6.4.1

Gevarenanalyse Identificatie van gevaren

Het HACCP team moet alle potentiële gevaren identificeren en documenteren die zouden kunnen leiden tot het ongecontroleerd mengen of vervangen van verantwoorde soja en niet-verantwoorde soja. De gevarenidentificatie is gebaseerd op: a. Gekochte grondstoffen b. De opzet van het bedrijf en de gebruikte bronnen c. Het opgestelde stroomschema d. De opgestelde plattegrond e. Ervaring, expertise, onderzoek en andere informatiebronnen (intern/extern)



6.4.2

Risico-inschatting

Het HACCP team voert een risico-inschatting uit voer ieder geïdentificeerd gevaar. Dit wordt systematisch gedaan. Het doel is vast te stellen of een gevaar van dien aard is dat eliminatie of vermindering tot een acceptabel niveau essentieel is voor het verwerken en / of omgaan met verantwoord diervoeder. 6.5

Instelling van beheersmaatregelen en CCP’s (Kritische beheerspunten)

Het HACCP team dient de maatregelen voor de beheersing van alle risico’s vast te leggen en te implementeren. Het kan zijn dat er meer dan één beheersmaatregel nodig is om een risico te beheersen en dat er meer dan één risico beheerst wordt door één beheersmaatregel. Deze beheersmaatregelen dienen te worden vastgelegd met koppeling naar een specifiek punt in het proces; een kritisch beheerspunt (CCP)

6.6

Bepaling van standaarden

Ongecontroleerd mengen of vervangen is niet toegestaan. 6.7

Monitoring

Een monitoring plan dat met name de beheersing van kritische beheerspunten in het proces bevat, moet worden opgesteld, gedocumenteerd en geïmplementeerd. 6.8

Correctieve handelingen

De deelnemer dient ervoor te zorgen dat alle afwijkingen van de voorwaarden in deze standaard worden vastgelegd en gecontroleerd om oneigenlijk gebruik of niettoegestane levering van producten te voorkomen. Deze inspecties en de bijbehorende toestemming voor het omgaan met tekortkomingen moet worden uiteengezet in een procedure. De deelnemer moet op een van de volgende manieren omgaan met tekortkomingen met betrekking tot diervoeder en moet daarvan aantoonbaar bewijs beschikbaar hebben: a b

maatregelen nemen om de waargenomen tekortkoming te verhelpen maatregelen nemen om het oorspronkelijk bedoelde gebruik of de oorspronkelijke toepassing uit te sluiten. Indien producten niet langer geschikt zijn voor gebruik als verantwoorde soja, dan moeten ze een bestemming gegeven worden die in overeenstemming is met de bepalingen van de van toepassing zijnde wetgeving.

Indien de tekortkoming is verholpen, dan moet dit wederom worden geverifieerd om aan te tonen dat er nu overeenstemming is met alle voorwaarden.

Toelichting Onthoud om gegevens te bewaren en / of aantoonbaar bewijs te bewaren van het soort tekortkoming en de maatregelen die vervolgens zijn genomen (inclusief eventuele verkregen toestemming)



Deze inspectie dient ter identificatie, documentatie, evaluatie, scheiding (indien dit praktisch haalbaar is), en verwijdering van de producten die niet voldoen, en als rapport voor de geïnteresseerde partijen, zowel intern als extern.

6.9 6.9.1

Validatie en verificatie Validatie

Voordat er kan worden gestart met de uitvoering van het HACCP plan, moet de deelnemer eerst valideren dat de gekozen beheersmaatregelen effectief zijn in het beheersen van het risico. Indien de validatie aantoont dat de gekozen beheersmaatregelen niet effectief zijn, dan moet de deelnemer extra maatregelen nemen. De validatie kan worden uitgevoerd door (leden van) het HACCP team. Onafhankelijke individuen moeten ook betrokken zijn bij het validatieproces, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is. De deelnemer moet dit dan uitleggen (zie toelichting). De personen die betrokken zijn bij de validatie en de activiteiten die ze uitvoeren, moeten duidelijk zijn gedocumenteerd. Toelichting Het doel van validatie is om op onafhankelijke wijze vooraf te bepalen dat de gevaren die zijn bepaald door het HACCP team, volledig en juist zijn en dat ze op effectieve wijzen zullen worden beheerst middels het HACCP plan. Van de deelnemer wordt verwacht dat hij zich binnen de grenzen van het redelijke inspant om ervoor te zorgen dat er een onafhankelijke beoordeling plaatsvindt door het HACCP team. Dit kan bijvoorbeeld inhouden het gebruik van een consultant, een werknemer, een werknemer van een ander bedrijf met gelijksoortige activiteiten of iemand anders die in staat is om kritische vragen te stellen met betrekking tot het HACCP plan, zoals een klant. Indien een deelnemer niet in staat is om een onafhankelijk persoon in te schakelen voor de validatie, dan mag hij een niet-onafhankelijke validatie uitvoeren. Deze validatie wordt dan uitgevoerd door het HACCP team zelf.

6.9.2

Verificatie

Zodra het HACCP plan is opgesteld, moet er een periodieke (ten minste jaarlijkse) verificatie van (elementen van) het systeem plaatsvinden. Verificatie is het gebruik van aanvullende informatie om te controleren of het systeem nog steeds effectief is en of het naar behoren functioneert. Verificatie wordt uitgevoerd en gedocumenteerd door het HACCP team. Toelichting Verificatie betekent het gebruik van extra informatie om te controleren of het systeem nog steeds effectief is en of het naar behoren gebruikt wordt. De verificatie van het HACCP plan wordt vaak uitgevoerd als onderdeel van een algemene beoordeling van het managementsysteem. Meer informatie over verificatie van het HACCP plan vindt u in de HACCP handleiding, die zich bevindt op de website van GMP+ International. GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja Versie: 1 maart 2013


7 Controle van bedrijfsactiviteiten 7.1 7.1.1

Inkoop Inkoop van middelen

De deelnemer zal z’n verantwoorde soja alleen kopen van: a. Bedrijven die gecertificeerd zijn voor deze standaard (met de relevante scopes). b. Telers/boeren die gecertificeerd zijn volgens de RTRS Standard for Responsible Soy Production. c. Producenten / handelaren die gecertificeerd zijn in overeenstemming met de RTRS Chain of Custody Standard. d. In tegenstelling tot a, b en c, is het de deelnemer ook toegestaan om verantwoorde soja te kopen van leveranciers die gecertificeerd zijn op basis van een door RTRS goedgekeurde standaard. Met de certificatie voor één of meer van de RTRS scope, kan de deelnemer sojaproducten inkopen en verkopen die oorspronkelijk RTRS-gecertificeerd waren (via RTRS Standard for responsible soy production). Het is niet mogelijk om ‘verantwoorde soja’ te kopen die niet voldoet aan de inkoopvoorwaarden hierboven en het vervolgens te verkopen onder één of beide RTRS scopes als ‘verantwoorde soja’.

Toelichting: GMP+ International volgt de keuze van RTRS om standaarden goed te keuren die zij als gelijkwaardig beschouwen. Alle door RTRS goedgekeurde standaarden zijn gepubliceerd op de website van RTRS: www.responsiblesoy.org.

De deelnemer zal een actueel bestand opstellen en bijhouden van alle leveranciers van verantwoorde sojamiddelen, met daarin: a. Identificatie van de leverancier (zoals naam, adres, andere relevante informatie). b. Het certificaatnummer van de leverancier (GMP+ registratienummer of RTRS certificaatnummer). c. De scope van het certificaat van de leverancier. De deelnemer zal de geldigheid en de scope van het GMP+ of RTRS certificaat van de leverancier ten minste iedere 6 maanden verifiëren of wanneer er een verkoopcontract wordt aangegaan. 7.1.2

Verificatie van binnenkomende producten (‘ingangscontrole’)

De deelnemer zal de factuur van de leverancier en ondersteunende documentatie controleren om zich ervan te verzekeren dat: a. De producten in overeenstemming zijn met de documentatie van de leverancier b. Het gebruikte systeem (mass balance system of segregated system) wordt genoemd c. Het certificaatnummer wordt genoemd.



7.1.3

Diensten

Indien een deelnemer activiteiten uitbesteed aan derden (bijvoorbeeld deelcontracten voor opslag, transport of andere diensten), dan zorgt de deelnemer ervoor dat die derde partij voldoet aan de voorwaarden in deze standaard. Toelichting: Derdenmoeten er , bijvoorbeeld, voor zorgen dat het risico van ongecontroleerde menging of vervanging tussen verantwoorde soja en niet-verantwoorde soja wordt beheerst in overeenstemming met de voorwaarden zoals uiteengezet in het gebruikte systeem / scope.

7.2

Levering

De deelnemer zal ervoor zorgen dat alle facturen die worden verstrekt voor leveringen met de claim “verantwoorde soja” de volgende informatie bevatten: a. Identificatie van de deelnemer (zoals naam, adres en andere relevante informatie) b. Het GMP+ registratienummer van de deelnemer. c. Identificatie van de klant (zoals naam, adres en andere relevante informatie) d. Datum waarop het document is verstrekt. e. Beschrijving van de verkochte producten. f. Hoeveelheid van de verkochte producten. g. Het gebruikte systeem (RTRS mass balance of RTRS segregated) Indien de factuur niet wordt meegestuurd met de levering van het product, dan zal de deelnemer de hierboven genoemde informatie weergeven in de transportdocumentatie. Indien er afzonderlijke transportdocumenten worden verstrekt, dan dient dit transportdocument informatie bevatten die het transportdocument koppelt aan de factuur. Toelichting Om een koppeling te maken tussen de transportdocumentatie en de factuur, kan de deelnemer bijvoorbeeld een identificatienummer van die specifieke levering gebruiken op beide documenten.

7.3

Claims

Alleen verantwoorde soja dat voldoet aan de voorwaarden van deze standaard kan worden verkocht als “GMP+ verantwoorde soja”. Deze claim kan worden gebruikt op verkoop- en transportdocumenten. Ook het GMP+ FRA logo kan worden gebruikt. Voor meer informatie voor het gebruik van het GMP+ FRA logo, zie GMP+ A1 Algemene regelgeving en GMP+ A3 GMP+ logo. Deelnemers die voor deze standaard zijn gecertificeerd mogen ook het RTRS logo en RTRS claims gebruiken op hun producten, bijbehorende documenten en andere verklaringen. De criteria voor het gebruik van het RTRS logo en claims zijn uiteengezet in het document “RTRS Use of the Logo & Claims Policy” op de website van RTRS; www.responsiblesoy.org.



7.4

Material accounting

De deelnemer identificeert en documenteert de voornaamste verwerkingsstappen waarbij het volume of het gewicht van het middel verandert. Dit kan worden gedaan op basis van het bepalen van de daadwerkelijke hoeveelheid van iedere opeenvolgende fractie of door conversiefactoren voor iedere verwerkingsstap te specificeren. Daar waar het niet mogelijk is om iedere processtap te meten, mogen hoeveelheden voor het volledige proces worden gebruikt. Indien conversiefactoren worden gebruikt, dan specificeert en documenteert de deelnemer de methode voor het berekenen van de conversiefactor(en) en zorgt hij ervoor dat conversiefactoren worden bijgewerkt wanneer er wijzigingen plaatsvinden in het productieproces en ten minste eens per jaar. 7.4.1

Material accounting system

De deelnemer stelt een material accounting system op voor het vastleggen van gegevens met betrekking tot deze standaard, inclusief ontvangen invoerhoeveelheden en uitvoerhoeveelheden verkocht aan klanten. Het material accounting system bevat ten minste de volgende informatie voor zowel invoer als uitvoer: a. Productbeschrijving b. Hoeveelheden gecertificeerd product (aan de hand van volume of gewicht) c. Het gebruikte systeem (mass balance system of segregated system) De deelnemer stelt jaarlijkse volumesamenvattingen op waarin de hoeveelheid (volume of gewicht) voor ieder producttype en systeem wordt gegeven. Deze volumesamenvatting bevat ten minste het volgende: a. Ontvangen invoer b. Invoer gebruikt voor productie (indien van toepassing) c. Invoer in voorraad d. Uitvoer in voorraad e. Geleverde uitvoer Toelichting Een material accounting system heeft een duidelijke link met een tracking and tracing systeem. Deelnemers die al gebruik maken van een GMP+ tracking and tracing systeem (vereist in de GMP+ standaarden voor veilig diervoeder), zullen geen problemen ondervinden bij het voldoen aan deze voorwaarden.

7.5

RTRS Mass Balance system

De deelnemer zal ervoor zorgen dat de uitvoer van “GMP+ verantwoorde middelen” die worden geleverd aan klanten, de invoer van “GMP+ verantwoorde middelen” die op de locatie zijn ontvangen niet zal overschrijden, met behulp van een voortdurend boekhoudingssysteem of een vaste inventarisperiode.



RTRS Mass Balance system Verantwoorde soja 10 ton

Deelnemer

Verantwoorde soja 10 ton Nietverantwoorde soja 20 ton

7.5.1

Verantwoorde soja 20 ton Nietverantwoorde soja 20 ton

Inkoop

7.5.1.1 Middelen inkoop Bij het mass balance system is het de deelnemer toegestaan om niet-verantwoorde soja te mengen met verantwoorde soja. Om die reden is het ook toegestaan om niet-verantwoorde soja van leveranciers af te nemen. Wanneer de deelnemer zowel gebruik maakt van het mass balance system en het segregated system, dan zal de deelnemer ervoor zorgen dat de invoer in het mass balance system bestaat uit verantwoorde soja, gekocht van bedrijven die voldoen aan de voorwaarden in paragraaf 7.1.1. De deelnemer mag kopen van bedrijven die het RTRS system (mass balance system of segregated system) gebruiken.

7.5.2


7.5.2.1 Invoer De deelnemer zal de hoeveelheid (volume en gewicht) van alle verantwoorde soja invoermiddelen vastleggen in het Material accounting system, maar alleen nadat het legaal eigendom heeft verkregen van de invoermiddelen en zich ervan heeft verzekerd dat de ondersteunende documentatie de juiste informatie bevat. Deze gegevens worden vastgelegd als ‘uitvoereenheden’. Daar waar het verwerking/fabricageproces co-producten en bijproducten genereert, zal de deelnemer de hoeveelheid (volume en gewicht) vastleggen door verschillende categorieën te gebruiken voor deze co- en bijproducten. In dit geval dienen conversiefactoren of daadwerkelijk gemeten uitvoerhoeveelheden gebruikt te worden voor de verwerkingseenheid. GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja Versie: 1 maart 2013


Daar waar extra duurzaamheidsgegevens zijn gekoppeld aan de ontvangen mass balance invoer, dan dienen deze gegevens gekoppeld, gecombineerd en vastgelegd te blijven in het material accounting system met behulp van verschillende categorieën voor iedere identieke groep duurzaamheidsgegevens.

7.5.2.2 Uitvoer Daar waar het verwerking/fabricageproces co-producten en bijproducten genereert, dient de deelnemer de hoeveelheid gegevens geleverd aan klanten aftrekken van de respectievelijke co- en bijproductcategorieën in het material accounting system. De deelnemer zal geen gegevens die zijn gegenereerd bij de productie van een coof bijproduct toepassen op een ander coof bijproduct. Daar waar extra duurzaamheidsgegevens zijn gekoppeld aan de ontvangen mass balance invoer, zal de deelnemer de hoeveelheid aan klanten geleverde gegevens aftrekken van de relevante categorie gekoppelde gegevens in het material accounting system. De deelnemer zal geen duurzaamheidsgegevens aan klanten verstrekken voor niet-soja, niet-soja derivaten of niet-soja producten. Bij bulkproducten, zullen de duurzaamheidsgegevens alleen worden verstrekt aan het gedeelte van soja, sojaderivaten of sojaproducten.

7.5.2.3 Toewijzing van duurzaamheidgegevens De balancering van invoer en uitvoer van duurzaamheidgegevens zal worden geïmplementeerd als deel van het material accounting system. Records van duurzaamheidsgegevens die beschikbaar zijn voor de toewijzing aan uitvoer zijn duidelijk zichtbaar voor de betrokken medewerkers en worden te allen tijde actueel gehouden. De deelnemer zal duurzaamheidsgegevens toewijzen aan klanten middels een doorlopend balanssysteem of een vaste inventarisperiode. Toelichting Binnen het mass balance system is het mogelijk om de duurzaamheidsstatus van één partij toe te wijzen aan een andere partij, zolang de deelnemer niet meer verantwoorde soja verkoopt dan hij heeft gekocht.

7.5.3

Doorlopend balanssysteem

Daar waar een doorlopend balanssysteem van kracht is, zal de deelnemer ervoor zorgen dat de hoeveelheid fysieke mass balance middelen invoer en uitvoer (in volume of gewicht) op de fysieke locatie real-time gemonitord worden. De deelnemer zal ervoor zorgen dat de hoeveelheid middelen (volume of gewicht) op de fysieke locatie ten minste gelijk is aan de hoeveelheid verantwoorde soja (volume of gewicht) beschikbaar voor toewijzing aan uitvoer in het material accounting system. De deelnemer zal ervoor zorgen dat het material accounting system nimmer een debetsaldo vertoont. GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja Versie: 1 maart 2013


Alleen duurzaamheidsgegevens die zijn vastgelegd in het material accounting system worden toegewezen aan door de deelnemer geleverde uitvoer. Duurzaamheidgegevens zijn geldig tot 24 maanden na de datum waarop deze voor het eerst zijn vastgelegd in het material accounting system. Indien de deelnemer de beschikbare hoeveelheid duurzaamheidsgegevensuitvoer niet binnen 24 maanden toewijst, dan zullen de gegevens verlopen en worden afgetrokken van het material accounting system.

7.5.4

Vaste inventarisperiode

Daar waar een vaste inventarisperiode van kracht is, zal de deelnemer ervoor zorgen dat de hoeveelheid mass balance middelen invoer en uitvoer (volume of gewicht) in balans zijn binnen een vaste inventarisperiode die niet langer is dan één jaar (12 maanden). De deelnemer mag een debetstand toestaan wanneer aantoonbaar is dat aankopen geleverd zullen worden binnen de inventarisperiode om zo de geleverde uitvoerkwantiteit te dekken. Duurzaamheidsgegevens die niet zijn toegewezen aan uitvoermiddelen aan het eind van de inventarisperiode kunnen worden meegenomen en vastgelegd in het material accounting system voor de daarna volgende inventarisperiode. Meegenomen duurzaamheidsgegevens zijn geldig voor 24 maanden vanaf de datum van de inventaris. Indien de deelnemer de beschikbare hoeveelheid duurzaamheidsgegevens niet binnen 24 uur toewijst aan uitvoer, dan zullen de gegevens verlopen en worden afgetrokken van het material accounting system. De deelnemer zal ervoor zorgen dat het material accounting system geen debetstand vertoont op het moment van inventaris. Alleen duurzaamheidgegevens die zijn vastgelegd in het material accounting system binnen de inventarisperiode (inclusief de gegevens die zijn meegenomen uit de vorige inventarisperiode) zullen worden toegewezen aan uitvoer die is geleverd binnen de inventarisperiode. 7.6

RTRS Segregated system

De deelnemer zal ervoor zorgen dat de verantwoorde sojamiddelen die aan klanten worden geleverd, fysiek zijn gescheiden van niet-verantwoorde sojamiddelen op de fysieke locatie. Dit geldt ook voor iedere andere fase onder beheer van de deelnemer.



RTRS Segregated system Verantwoorde soja 10 tons

Deelnemer

Verantwoorde soja 10 tons Nietverantwoorde soja 20 tons

Verantwoorde soja 20 tons Nietverantwoorde soja 20 tons

Toelichting Met het RTRS segregated system, kan de deelnemer er zeker van zijn dat de middelen soja betreffen (of gemaakt zijn van soja) dat afkomstig is van RTRS gecertificeerde boerderijen. Dit systeem is echter geen Identity-Preserved (IP) systeem, en is dus niet ontworpen om een levering te kunnen herleiden naar een specifieke boerderij.

7.6.1

Inkoop

7.6.1.1 Inkoop van middelen Daar waar de deelnemer zowel gebruik maakt van het mass balance system als het segregated system, zal de deelnemer ervoor zorgen dat invoer in het segregated system verantwoorde soja betreft dat is gekocht bij bedrijven die voldoen aan de voorwaarden in paragraaf 7.1.1. De deelnemer mag alleen kopen van bedrijven die gebruik maken van het RTRS segregated system. 7.6.2

Verwerking van verantwoorde soja

De deelnemer dient een effectief systeem in werking te hebben dat ontworpen is om ervoor te zorgen dat gescheiden verantwoorde soja en niet-gescheiden verantwoorde soja niet gemengd kunnen worden. Dit is alleen het geval wanneer de deelnemers willen communiceren dat de middelenuitvoer gescheiden is. Toelichting Een dergelijk systeem kan bijvoorbeeld toewijzingsaanpassingen bevatten (bijvoorbeeld de eerste stroom producten na een wijziging van verantwoorde soja naar niet-verantwoorde soja) of andere systemen. Het spoelen van de verwerking- of opslagapparatuur tussen stromen verantwoorde soja en nietverantwoorde soja kan worden gebruikt als systeem, maar fysieke reiniging is geen voorwaarde voor deze standaard. GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja Versie: 1 maart 2013


7.6.3


7.6.3.1 Invoer De deelnemer zal de duurzaamheidgegevens en de hoeveelheid (volume en gewicht) van alle verantwoorde gescheiden soja invoermiddelen vastleggen in het material accounting system, maar alleen nadat het legaal eigendom heeft verkregen van de invoermiddelen en zich ervan heeft verzekerd dat de ondersteunende documentatie de juiste informatie bevat. Deze gegevens worden vastgelegd als ‘uitvoereenheden’. Daar waar het verwerking/fabricageproces co-producten en bijproducten genereert, zal de deelnemer de hoeveelheid (volume en gewicht) vastleggen door verschillende categorieën te gebruiken voor deze co- en bijproducten. In dit geval dienen conversiefactoren of daadwerkelijk gemeten uitvoerhoeveelheden gebruikt te worden voor de verwerkingseenheid. 7.6.3.2 Uitvoer De deelnemer zal de hoeveelheid aan klanten geleverde gegevens aftrekken van het material accounting system op basis van de daadwerkelijk geleverde fysieke middelen.

7.6.3.3 Toewijzing van duurzaamheidgegevens De deelnemer zal ervoor zorgen dat de toewijzing van gegevens aan klanten consistent is met het daadwerkelijk geleverde fysieke product.



8 Controle en verbetering 8.1

Klachten

De deelnemer moet zijn procedure voor de verwerking van klachten documenteren. Deze procedure moet in ieder geval de registratie van relevante aspecten van de klacht beschrijven evenals de bijbehorende genomen maatregelen. Een procedure voor het vastleggen en verwerken van klachten moet ten minste bestaan uit: a. b. c. d.

8.2

de registratie van de klacht het onderzoeken van de bron van de klacht registratie van de genomen maatregelen aan de hand van de klacht registratie van de communicatie met de betreffende klanten.

Interne controle

De deelnemer dient een procedure te hebben voor de interne audit. Deze procedure houdt in dat de deelnemer een programma voor geplande audits opstelt en uitvoert, om te controleren of het managementsysteem naar behoren functioneert en dat het effectief is. Tijdens deze interne audit, moet het volgende in ieder geval worden beoordeeld: a. naleving van de vereisten en voorwaarden van deze standaard b. naleving van de procedures van de deelnemer c. naleving van de van toepassing zijnde juridische bepalingen Het programma moet ervoor zorgen dat alle relevante activiteiten ten minste eens per jaar geaudit worden (= iedere 12 maanden). Alle werknemers die interne audits uitvoeren, moeten hiertoe bevoegd zijn door middel van training of opleiding (intern of extern) of ervaring. De resultaten van de interne audit moeten formeel worden gerapporteerd aan de personen die verantwoordelijk zijn voor het gedeelte dat is behandeld in de audit. Alle aspecten moeten worden gedocumenteerd wanneer de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf niet in overeenstemming zijn met de operationele voorwaarden. Dergelijke tekortkomingen moeten worden gecorrigeerd. Het auditrapport moet worden getekend door een daartoe bevoegde persoon, wanneer de tekortkomingen zijn verholpen. Toelichting De checklist die beschikbaar is op de website van GMP+ International (www.gmpplus.org) kan worden gebruikt tijdens de interne audit.



8.3

Beoordeling van het managementsysteem en verbeteringen

De deelnemer dient ten minste eens per jaar geschikte gegevens vast te stellen, te verzamelen en te analyseren: a. om aan te tonen dat het managementsysteem geschikt en effectief is, en b. om te beoordelen of verbetering in de effectiviteit van het managementsysteem mogelijk is. Hiervoor moet een procedure worden opgesteld. Het resultaat van de analyse vormt een deel van de input voor de managementbeoordeling (zie sectie 4.1) De input voor een dergelijke beoordeling moet in ieder geval bevatten: a. Verificatie van het basisvoorwaardenprogramma b. Verificatie van de gevarenanalyse. c. Evaluatie van het kennisniveau van het personeel d. De resultaten van de leverancier beoordeling e. Klachtenanalyse (van klanten) f. De invoering van wetgeving en regelgeving g. De resultaten van interne en externe audits h. Wijzigingen die van invloed zijn op het managementsysteem. De beoordeling bevat in ieder geval informatie over: a. De mate waarin het managementsysteem kan worden toegepast b. De mogelijkheden en kansen om het managementsysteem te verbeteren. Daarnaast dient een deelnemer, die werkt als dienstverlener, tijdens de interne audit controleren of er overeenstemming is met eventuele extra voorwaarden van de opdrachtgever.



GMP+ B101 Productie en handel van verantwoorde soja 101

Recommend Documents