VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR
AGENDAPUNT 5a/b
Nummer: 606089
Onderwerp: BMC rapport 'Bouwen aan vertrouwen' In D&H: In Cie: In AB: Portefeuillehouder:
10-01-2013 BMZ SKK 16-01-2013 Poelmann
Steller: Telefoonnummer: Afdeling: Geheim:
mevrouw I. de Vries (030) 634 5979 Bestuursondersteuning ja
nee X
Voorstel Gezien het rapport van BMC van december 2012, met projectnummer 210092
Stelt het college u voor om 1. 2.
in te stemmen met de conclusies en aanbevelingen, zoals verwoord in hoofdstuk 4 van het rapport; het college op te dragen om u vóór 1 mei 2013 een Plan van Aanpak ter goedkeuring voor te leggen, waarin is aangegeven hoe de aanbevelingen van BMC zullen worden geïmplementeerd.
Advies commissie
BMZ
SKK
Reactie college op advies commissie
606089
-1-
INLEIDING Eind december 2012 heeft het onderzoeksbureau BMC haar rapport ‘Bouwen aan vertrouwen’ opgeleverd. De aanleiding tot dit onderzoek kent naar onze mening een aantal oorzaken: er heerste al langer onvrede binnen het college over de ambtelijke ondersteuning en de kwaliteit van de bestuursvoorstellen. Daarom hebben wij in de afgelopen jaren (bescheiden) pogingen ondernomen om daar verbetering in aan te brengen, maar we hebben niet “doorgepakt”. Ook hebben wij geconstateerd dat er terzake verschillen bestaan in rolopvattingen tussen het college en het directieteam. Uiteindelijk heeft de melding van het college op 21 en 23 augustus 2012 in resp. de commissies BMZ en SKK, dat er een onverwacht tekort in de orde van grootte van 9 miljoen was geconstateerd bij een drietal projecten bij het college de doorslag gegeven om hiernaar een extern onderzoek te laten verrichten. Dit drietal projecten had betrekking op achtereenvolgens een bijstelling van een kredietraming (Energiefabriek), een kredietuitbreiding (wgp Kamerik-Kockengen) en een kredietoverschrijding (wgp Zegveld-Oud-Kamerik). Naar aanleiding hiervan vroeg uw bestuur zich af of het college en de ambtelijke organisatie wel ‘in control’ zijn. Een andere aanleiding was uw aanhoudende kritiek op de communicatie van ons college met uw bestuur en met onze externe relaties. E.e.a. heeft ertoe geleid dat uw bestuur op 25 september 2012 heeft ingestemd met de opdracht tot dit externe onderzoek. In die opdracht zijn de volgende 3 hoofdvragen geformuleerd, waarop het onderzoek een antwoord moest geven: 1) zijn het DB en de ambtelijke organisatie ‘in control’? 2) is de sturing en de communicatie binnen het waterschap wel op orde? 3) doet het waterschap de goede dingen naar de externe relaties? De antwoorden op deze vragen zijn te lezen in hoofdstuk 3, analyse, en dan met name de paragrafen 3.4. (symptomen en onderliggende factoren per geleding), 3.5 (antwoorden op de 3 gestelde hoofdvragen) en 3.6 (analyse aan de hand van de 3 thema’s) van het bijgevoegde rapport. De analyse is helder en geeft aan dat noch het college noch de ambtelijke organisatie ‘in control’ is. Bovendien blijkt dat de opvattingen over taak en rol van resp. het AB, het college en de ambtelijke organisatie tussen en binnen de verschillende niveaus te veel verschillen. Een belangrijke conclusie is ook, dat er m.n. bij de grotere projecten zoals de watergebiedsplannen, geen eenduidige projectverantwoordelijkheid in de organisatie is belegd. Dat lijkt de belangrijkste reden te zijn voor het kunnen ontstaan van de geconstateerde missers op financieel gebied. Het feit dat het directieteam fungeerde als een extra besluitvormende laag tussen de afdelingshoofden enerzijds, die de eindverantwoordelijkheid hebben voor de kwaliteit en integraliteit van hun producten (lees: bestuursvoorstellen) en het college anderzijds, heeft bijgedragen aan het ontstaan van een diffuus verantwoordelijkheidspectrum. Ook verschillen het AB, het college en de ambtelijke leiding bij concrete watergebiedsplannen van mening hoe om te gaan met onze externe relaties. Maar - en dat mag niet onvermeld blijven - BMC constateert ook dat er binnen HDSR veel, m.n. de reguliere werkzaamheden van het takenpakket, goed gaat.
ARGUMENTEN Ad beslispunt 1:instemmen met conclusies en aanbevelingen BMC rapport Het moet ons van het hart, dat de resultaten van het onderzoek ook hard bij ons college zijn aangekomen. Desalniettemin onderschrijft het college de conclusies uit het rapport over de volle breedte. De glasheldere analyse, de door BMC getrokken conclusies en gedane inhoudelijke
606089
-2-
aanbevelingen laten weinig tot geen ruimte voor een andere opvatting. Wij realiseren ons nu ook, dat wij de signalen die uw bestuur al geruime tijd uitzendt, hebben afgedaan als op zichzelf staande incidenten en/of een ongelukkige samenloop van omstandigheden. Voor ons waren het onsamenhangende facetten van een naar achteraf blijkt veel groter geheel waarvan wij op dat moment niet in de gaten hadden hoe groot dat wel was. Dat werd pas duidelijk in augustus j.l., toen wij uw bestuur op de hoogte moesten stellen van aanzienlijke financiële tekortkomingen bij een drietal grote projecten. Die boodschap, naast andere verschillen van inzicht in rollen en verantwoordelijkheden, heeft ons ervan bewust gemaakt dat er fundamenteel iets niet goed zat. Naar nu blijkt hebben wij uw signalen dat ‘het niet goed ging’ te lang en te gemakkelijk naast ons neergelegd. Daarvoor bieden wij u onze welgemeende excuses aan. Gelet op het voorgaande gaf dat ons alle redenen om te besluiten tot het houden van een extern onderzoek. Het was de spreekwoordelijke druppel die de emmer deed overlopen. De resultaten van dat onderzoek liegen er niet om. Het is nu aan uw bestuur om daar een oordeel over te vellen. Het is in het belang van De Stichtse Rijnlanden en zijn medewerkers dat er weer vertrouwen komt van het algemeen bestuur in het college en van het college in de ambtelijke organisatie. En ja, daar is een cultuurverandering voor nodig, die zich niet zomaar van vandaag op morgen zal voltrekken. Daar moet hard aan worden gewerkt, zowel door de leden van het college als door de medewerkers van het waterschap. Ad beslispunt 2: Plan van Aanpak ter implementatie van bovenbedoelde conclusies/aanbevelingen Het bovengeschetste traject d.w.z. de transitie van dit waterschap naar een toekomstbestendige en omgevingsbewuste organisatie (HDSR 2.0) wil het college graag samen met uw bestuur vorm geven. Samen met u willen we verder gestalte geven aan een waterschap waar het gedachtegoed achter de motie De Beaufort als vanzelfsprekend is ingebed in de organisatie, waar service en de klant/ingeland hoog aangeschreven staan, kortom een waterschap waar we (weer) trots op kunnen zijn. Dat vergt een doordacht Plan van Aanpak dat wij u vóór 1 mei 2013 ter goedkeuring zullen voorleggen. Bij het opstellen van dit Plan van Aanpak zal ook de Ondernemingsraad worden betrokken. Dit mede tegen de achtergrond dat een en ander ook personele en organisatorische aanpassingen vergt waarvan de impact zorgvuldig moet worden afgewogen tegen de beoogde effecten.
RELATIE MET ORGANISATIEMISSIE, COLLEGEPROGRAMMA OF ANDERE BELEIDSDOCUMENTEN
FINANCIËLE CONSEQUENTIES (niet van toepassing)
KANTTEKENINGEN (niet van toepassing)
UITVOERING
606089
-3-
(niet van toepassing)
COMMUNICATIE (niet van toepassing)
BIJLAGE(N) nee X ja, namelijk Rapport BMC van december 2012 (reeds in uw bezit).
TER INZAGE X nee ja, namelijk
Dijkgraaf en hoogheemraden, dijkgraaf, P.J.M. Poelmann secretaris-algemeen directeur wnd., ir. P.H.A.M.J. de Bekker
606089
-4-
BIJLAGE
606089
-5-
