Genesee & Wyoming Inc. Ethische code en gedragsregels
Vernieuwd op 4 november 2014
Genesee & Wyoming Inc. Ethische code en gedragsregels De reputatie van Genesee & Wyoming is van kritiek belang voor ons succes. Van het ontstaan als een 14 mijl lange spoorweg met één enkele zoutmijn als klant tot onze huidige organisatie met 111 spoorwegen die 2.000 klanten wereldwijd bedienen, heeft Genesee & Wyoming een traditie van integriteit en uitmuntendheid ontwikkeld, welke boven alles gehandhaafd moet worden. Toen wij in 1996 een publieke vennootschap werden, heeft het senior management bepaalde waarden die zij essentieel achtten om de cultuur van Genesee & Wyoming te handhaven, op schrift gesteld. Hoewel onze doelen mettertijd veranderen, blijven onze kernwaarden hetzelfde:
John C. Hellmann President en CEO
Focus… op gedisciplineerde groei Integriteit… zodat we het vertrouwen van anderen verdienen Respect… voor alle mensen waar wij mee om gaan Uitmuntend… in alles wat wij doen Wordt vervolgd …
Ethische code en gedragsregels
2
Vervolg …
Onze bedrijfsreputatie hangt af van het werken naar en naleven van deze kernwaarden. Hoe wij dit doen wordt grotendeels duidelijk gemaakt in onze Ethische code en gedragsregels. Onze Ethische code en gedragsregels zijn bedoeld om een helder begrip te geven hoe wij ons als medewerkers dienen te gedragen om onze traditie en reputatie te handhaven. In 2013, zullen wij een nieuw online training programma uitrollen dat als toevoeging
op de Ethische code en gedragsregels, voorbeelden geeft van de wijze waarop de Code tijdens het werk een rol kan spelen. Omdat het belangrijk is dat een ieder van u de Code leest, wil ik graag een test met u delen die ik toepas als ik geconfronteerd wordt met een moeilijke ethische gebeurtenis. Ik noem het “de Kerstdiner Test”. Als je tijdens het kerstdiner met je familie en geliefden jouw gedrag of daden niet kan uitleggen, dan zou je het waarschijnlijk niet moeten doen.
Ethische code en gedragsregels
3
De daden van één enkele werknemer kunnen de reputatie die Genesee & Wyoming in meer dan een eeuw heeft opgebouwd ongedaan maken. Daarom moet een ieder van ons de verantwoordelijkheid op zich nemen om te allen tijde op een veilige, wettige en ethische manier te werk te gaan. Dank u voor uw inzet om deze doelen te helpen realiseren en ons te helpen van ons bedrijf de veiligste, meest gerespecteerde spoorwegonderneming ter wereld te maken. Hoogachtend,
John C. Hellmann President en CEO
Ethische code en gedragsregels
4
Inhoud Belangrijke informatie Doel van de Ethische code en gedragsregels Wie moet zich houden aan de Ethische code en gedragsregels? Wat wordt er van mij verwacht? Wat gebeurt er als ik de Code overtreed? Ontheffing van naleving Veilige werkomgeving Veiligheid Milieuvoorschriften Drugs en alcohol Steun en respect op het werk Discriminatie en seksuele intimidatie Geweld op het werk Bedrijfsintegriteit Relaties met belanghebbenden Eerlijke concurrentie Antitrustwetten Belangenconflict Niemand kan u dwingen iets onwettigs of onetisch te doen Werk volledig en eerlijk mee aan onderzoeken Zakelijk reizen Geschenken en uitnodigingen Omgang met leveranciers Wet op Buitenlandse corruptiepraktijken Politieke en liefdadige activiteiten Inhuren consulenten
6 6 7 8 9 9 10 10 11 12 13 13 15 16 16 18 21 23 26 27 28 30 34 35 36 37
Financiële integriteit Financiële verantwoording Financiële administratie, boekhouding, interne controle Creditkaart, bankpas en onkostenrekening Bescherming bedrijfsmiddelen en -gegevens Gebruik van bedrijfsmiddelen Vertrouwelijke informatie Wetten op effecten en effectenhandel Beheer bedrijfsstukken Onze onderneming eenstemmig vertegenwoordigen
38 38 39 42 43 43 45 48 51 52
Communicatie met het publiek
52
Social Media
53
Heeft u vragen of wilt u iets melden?
55
Lijst met contacten
56
Comité Ethische naleving Algemeen Directeuren Regio’s Personeelszaken Finance Director Comité naleving wetgeving en Effectenhandel
56 57 58 58 59
Inhoud
5
Belangrijke informatie Doel van de Ethische code en gedragsregels Deze Code is bedoeld om:
u voor te lichten over de wetten die van invloed zijn op ons bedrijf
u te helpen begrijpen welk gedrag van u wordt verwacht
te dienen als leidraad wanneer u geconfronteerd wordt met wettige of ethische kwesties
Als u niet weet hoe u moet reageren in een bepaalde situatie, moet u om advies vragen
u en onze belanghebbenden mee te delen waar u terecht kunt voor advies en waar u mogelijk wangedrag kunt melden
Wij hebben ons best gedaan om de Code zo volledig mogelijk te maken. Helaas kunnen we niet elke kwestie waarmee u geconfronteerd zou kunnen worden, benoemen. Als u vragen heeft over een specifiek geval, moet u eventuele bijkomende beleidslijnen die van kracht zijn doornemen, uw leidinggevende om raad vragen of contact opnemen met een lid van het Comité Ethische naleving.
Doel van de Ethische Code en gedragsregels
6
Belangrijke informatie Wie moet zich houden aan de Ethische code en gedragsregels? De Code is op alle werknemers zonder uitzondering van toepassing. Met andere woorden:
alle werknemers, inclusief administratief, kantoor-, interim- als deeltijdpersoneel
alle contractarbeiders en adviseurs
De Code is van toepassing op alle werknemers zonder uitzondering
alle leidinggevenden, inclusief de President-Directeur en de hoofddirecteur financiën
Deze Code is ook van toepassing op de leden van de Raad van Bestuur.
Wie moet zich houden aan de Ethische code en gedragsregels?
7
Belangrijke informatie Wat wordt er van mij verwacht? Wij verwachten dat u het goede voorbeeld geeft. Als werknemer heeft u de verplichting:
de Code door te lezen u aan de Code te houden en vragen te stellen in geval van twijfel indien u overtredingen vermoedt van de wet of de Code deze onmiddellijk te melden aan uw leidinggevende, één van de in de Code aangeduide personen of een lid van het Comité Ethische naleving
Wij verwachten dat u het goede voorbeeld geeft
Vergeet niet dat u niet bang hoeft te zijn voor represailles als u vermoedelijk wangedrag meldt. Bij Genesee & Wyoming wordt niet geduld dat er represailles tegen u worden ondernomen als u een overtreding van de wet, een regel, een voorschrift of deze Code heeft gemeld. Regionale en nationale wetten verbieden eveneens represailles tegen werknemers die een kwestie of probleem melden of een klacht indienen over onwettig gedrag (voorbeelden van represailles zijn o.a. beëindiging van het dienstverband, overplaatsing naar een minder wenselijke functie of negatieve beoordelingen als gevolg van het melden van zulk wangedrag). Degene die het beleid inzake represailles van Genesee & Wyoming schendt, stelt zich bloot aan disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van het dienstverband. Wat wordt er van mij verwacht?
Represailles worden
niet geduld
8
Belangrijke informatie Wat gebeurt er als ik de Code overtreed? Als u werknemer bent, heeft een schending van de Code overeenkomstige disciplinaire maatregelen tot gevolg, waaronder mogelijke beëindiging van het dienstverband. Voorbeelden van disciplinaire maatregelen zijn o.a.:
mondelinge en/of schriftelijke berisping schorsing of lagere functie overplaatsing, mogelijk met salaris- of functieverlaging andere maatregelen vallend onder uw overeenkomsten met de onderneming
V: Wat gebeurt er als ik de Code overtreed?
Als u geen werknemer bent, kan schending van de Code beëindiging van uw zakelijke overeenkomst met de onderneming tot gevolg hebben met eventueel ontzegging van toegang tot onze faciliteiten.
A: Overtredingen hebben disciplinaire maatregelen tot gevolg. De ernst van de disciplinaire maatregelen kan verschillen
Ontheffing van naleving Onder bepaalde omstandigheden kan de Vennootschap de toepassing van de Code tijdelijk opheffen. Met betrekking tot de Executive Board en de leden van de raad van bestuur, benodigd een zodanige ontheffing de uitdrukkelijke goedkeuring van het Bestuurscomité van de Raad van Bestuur van de onderneming. Ontheffingen worden onmiddellijk aan de aandeelhouders medegedeeld.
Wat gebeurt er als ik de Code overtreed?
9
Veilige werkomgeving
Veiligheid Ons doel: Het voorkomen van letsel op de werkplek iedere dag! U en iedereen waarmee u werkt of verantwoordelijk voor bent is verantwoordelijk voor de navolging van het veiligheidsbeleid. Veiligheidsbeleid
Veiligheid is de hoogste prioriteit tijdens ons werk en in ons leven
Alle letsel is te voorkomen
Ken de regels, maak gebruik van de hulpmiddelen en LAAT VAN JE HOREN
Het management is toegewijd om een veilige werkomgeving te bieden Alle werknemers zijn verantwoordelijk voor het handhaven van een veilige werkomgeving en het voorkomen van persoonlijk letsel Navolging van de veiligheidsregels en procedures is een voorwaarde voor werkgelegenheid
Alle werknemers, contractanten en adviseurs dienen ons veiligheidsbeleid na te leven. Zie uw plaatselijke veiligheidsbeleid voor aanvullende informatie en richtlijnen inzake de veiligheidsregels voor uw afdeling. Veiligheid
10
Veilige werkomgeving Milieuvoorschriften Genesee & Wyoming zet zich volledig in voor het milieu. Wij leven en werken in de gemeenschappen waar we zaken doen en wij verwachten dat u onze verantwoordelijke milieutoepassingen en initiatieven steunt. Wij streven ernaar nadelige invloeden te vermijden op het milieu van de gemeenschappen waar we werkzaam zijn.
Wij streven er naar om nadelige invloeden op het milieu te vermijden.
Wij eisen strikte naleving van de milieuwetten. Bij alle faciliteiten moeten de nodige milieuvergunningen, goedkeuringen, plannen en keuringen in orde zijn. Alhoewel wij niet verwachten dat u allemaal expert bent op het gebied van de milieuwetgeving, wordt van u verwacht dat u de eisen op uw verantwoordingsgebied begrijpt en dat u ongelukken en onveilige praktijken of omstandigheden aan uw managers of andere aangewezen personen meldt.
Zie uw plaatselijke milieubeleid voor aanvullende informatie en richtlijnen Milieuvoorschriften
11
Veilige werkomgeving Drugs en alcohol Mensen die op het werk onder de invloed van drugs of alcohol verkeren zijn een veiligheidsrisico. Daarom is het gebruik, het bezit, de verkoop, de distributie of de aankoop van alcohol of illegale drugs of andere verboden middelen (behalve op medisch voorschrift) streng verboden als men zakelijk onderweg is voor de onderneming (behalve bij goedgekeurde sociale gelegenheden) of tijdens het werk en tijdens het bedienen van bedrijfsapparatuur, machines of voertuigen.
Iederen die onder de invloed van drugs of alcohol op het werk is, is een veiligheidsrisico
U mag de eigendommen en faciliteiten van de onderneming onder geen enkele omstandigheid betreden als u onder de invloed van alcohol of illegale drugs verkeert of een aantoonbare hoeveelheid illegale drugs in uw lichaam heeft. Wij dulden het gebruik van drugs of alcohol op de werkplek op geen enkele wijze.
Zie uw plaatselijke drug- en alcoholbeleid en -procedures voor aanvullende informatie en richtlijnen. Drugs en alcohol
12
Ondersteuning en respect op het werk Discriminatie en seksuele intimidatie
Genesee & Wyoming zet zich in om een werkomgeving te verschaffen waar agressief gedrag niet geduld wordt. Dit omvat discriminatie en seksuele intimidatie. De discriminatie van personen op grond van ras, kleur, godsdienst, geslacht, afkomst, nationaliteit, leeftijd, handicap, seksuele geaardheid, huwelijkse staat of gezinssituatie, of andere factoren die geen verband houden met onze zakelijke belangen, wordt niet geduld. Evenmin worden racistische of godsdienstige verdachtmakingen of andere opmerkingen of grappen, of gedrag dat een offensieve werkomgeving aanmoedigt of toelaat, geduld.
Behandel iedereen die u tijdens uw werk ontmoet met waardigheid en respect
Wij eisen dat de beoordelingen uitgevoerd door de onderneming niet discrimineren en gebaseerd zijn op aangetoonde prestaties, deskundigheid en kwalificaties.
Wordt vervolgd … Discriminatie en seksxuele intimidatie
13
Ondersteuning en respect op het werk Discriminatie en seksuele intimidatie Vervolg …
Seksuele intimidatie omvat ongevraagde seksuele avances, verzoek om seksuele gunsten of ander mondeling of lichamelijk gedrag van seksuele aard wanneer:
het toegeven aan zodanig gedrag, hetzij uitdrukkelijk of stilzwijgend, als voorwaarde wordt gesteld voor werkgelegenheid;
het toegeven aan, of het weigeren van zodanig gedrag wordt gebruikt als basis voor
beslissingen inzake werkgelegenheid; of
Een agressieve werkomgeving wordt niet geduld
het intimiderend gedrag op onredelijke wijze de werkprestaties van die persoon verstoort of een intimiderende, vijandige of agressieve werkomgeving schept.
Seksuele intimidatie is niet altijd openlijk of opzettelijk. Zelfs onschuldig of onbedoeld gedrag kan intimiderend zijn en kan een negatieve invloed hebben op anderen. Om het risico van discriminatie en seksuele intimidatie te beperken, zouden werknemers
zich moeten onthouden van relaties met collega's die de werkprestaties kunnen beïnvloeden of waarbij andere collega's zich ongemakkelijk voelen. Wij dulden geen seksuele avances, handelingen, commentaar of enig ander gedrag op de werkplek dat een intimiderende of agressieve sfeer schept. Zie uw plaatselijke beleid inzake intimidatie voor aanvullende informatie en richtlijnen. Discriminatie en seksuele intimidatie
14
Steun en respect op het werk Geweld op het werk Veiligheid heeft onze hoogste prioriteit. Gewelddadigheden of bedreigingen in lichamelijke, schriftelijke, elektronische of mondelinge vorm zijn niet bevorderlijk voor een veilige werkomgeving en zulk gedrag wordt niet getolereerd. Medewerkers en niet-medewerkers mogen geen wapens of vuurwapens meenemen naar onze faciliteiten en gebouwen (inclusief, maar niet gelimiteerd tot onze parkeerterreinen), tenzij lokale wetgeving het handhaven van dit beleid verbiedt.
Geweld of bedreigingen worden niet getolereerd
Zie uw plaatselijke beleid inzake geweld en bedreigingen voor aanvullende informatie en richtlijnen. Geweld op het werk
15
Bedrijfsintegriteit Relaties met belanghebbenden De Ethische code beschrijft onze inzet aan belanghebbenden die een interesse hebben in onze activiteiten of erdoor worden beïnvloed. De Code licht belanghebbenden in over wat zij van ons kunnen verwachten en geeft hen de verzekering dat onze onderneming een goed geleid bedrijf is dat hoge normen hanteert. Wij hebben onze Code zó opgesteld dat de sleutelgroepen die door onze werkzaamheden worden beïnvloed duidelijk kunnen worden geïdentificeerd.
Ons succes wordt gedreven door onze inzet voor onze belanghebbenden
Relaties met investeerders, leveranciers en contractanten Wij werken in een sfeer van vertrouwen en wij dulden geen frauduleus of oneerlijk gedrag van onze werknemers in de onderneming zelf, noch in hun omgang met onze investeerders, leveranciers of contractanten. U moet zich altijd houden aan ethisch zakelijk gedrag bij uw omgang met andere werknemers van de onderneming en belanghebbenden. Wordt vervolgd …
Relaties met belanghebbenden
16
Bedrijfsintegriteit Relaties met belanghebbenden Vervolg …
Relaties met de overheid en gemeenschappen Zakelijk succes hangt af van naleving van de wet gepaard gaand met ontvankelijkheid voor plaatselijke gebruiken die zakelijke relaties bepalen. De gemeenschappen waar wij werkzaam zijn en waaruit onze werknemers voortkomen liggen ten grondslag aan ons bedrijf.
Wij streven ernaar een positieve bijdrage te leveren aan de duurzame ontwikkeling van de gemeenschappen waar wij werkzaam zijn.
Wij houden rekening met de belangen van de hele gemeenschap – inclusief nationale en plaatselijke belangen – bij al onze werkzaamheden. Wij benutten
De gemeenschappen waarin wij werkzaam zijn liggen aan de kern van ons bedrijf
onze kennis om bij te dragen aan het welzijn van de gemeenschap op een wijze die strookt met de doelstellingen van ons bedrijf.
Relaties met belanghebbenden
17
Bedrijfsintegriteit Eerlijke concurrentie
Van u wordt verwacht dat u zich gedraagt op een manier die de reputatie van de onderneming betreffende eerlijkheid, integriteit en nauwgezetheid versterkt ter bevordering van wederzijds voordelige zakelijke banden op de lange termijn. U mag niet oneerlijk profiteren van anderen d.m.v. manipulatie, verborgen houden van informatie, misbruik van bevoorrechte informatie, verkeerde voorstelling van de feiten of andere oneerlijke praktijken.
U moet de diensten van de onderneming objectief verkopen
Vergeet het volgende niet bij uw omgang met anderen:
U moet de onderneming eerlijk voorstellen. Als er sprake is van een fout of een misverstand, moet dit onmiddellijk worden rechtgezet.
U moet de diensten van de onderneming juist voorstellen in alle publieke verklaringen en reclame, promotiemateriaal, verkoopdemonstraties, waarborgen en garanties. Geef nooit misleidende informatie.
Wordt vervolgd…
Eerlijke concurrentie
18
Bedrijfsintegriteit Eerlijke concurrentie Vervolg …
U moet de diensten van de onderneming objectief verkopen. Maak geen onware of misleidende opmerkingen over de organisatie van een concurrent, diens werknemers of services. Als er vergelijkingen worden gemaakt tussen een concurrent en Genesee & Wyoming, moeten deze juist en feitelijk zijn.
U moet ernaar streven leveranciers te kiezen die de hoogste kwaliteit tegen de laagste totale kosten aanbieden. Kandidaat leveranciers moeten de kans hebben om eerlijk te concurreren om uw klandizie, net zoals wij eerlijk willen concurreren om de klandizie van onze klanten.
De wet verbiedt oneerlijke concurrentiemethoden en oneerlijke of misleidende handelingen en praktijken. Deze wetten zijn bedoeld om klanten en concurrenten te beschermen. Ofschoon het onmogelijk is om alle soorten volgens deze wetten verboden gedrag te noemen, volgen hier een paar voorbeelden:
Omkoping of betalingen om het zaken doen te bevorderen of anderen tot contractbreuk aan te zetten.
Wordt vervolgd…
Eerlijke concurrentie
19
Kies leveranciers die de hoogste kwaliteit tegen de laagste totale kosten bieden
Bedrijfsintegriteit Eerlijke concurrentie Vervolg …
Verkrijgen van handelsgeheimen van een concurrent d.m.v. omkoping of diefstal
Doen van valse of bedrieglijke beweringen of vergelijkingen betreffende concurrenten of hun diensten
Beweringen doen over onze diensten zonder daarvoor een redelijke basis te hebben
U moet deze richtlijnen altijd in gedachten houden als u zaken doet met anderen en u moet uzelf dienovereenkomstig gedragen. Vergeet niet dat onze reputatie van uw daden afhangt.
Eerlijke concurrentie
20
Ga te werk op een manier die onze reputatie bevorderd
Bedrijfsintegriteit Antitrustwetten
De antitrustwetten zijn bedoeld om een vrije en concurrerende markt te bewaren. Sommige overtredingen van de antitrustwetten gelden als misdrijven waarbij personen én bedrijven kunnen worden veroordeeld tot een eventuele gevangenisstraf. Bovendien kan er aanzienlijke schade worden opgelopen uit overtredingen van de antritrustwetgeving. U mag niet vergeten dat het bespreken van één van de volgende onderwerpen met concurrenten, of het nu gaat om hun producten of de onze, onder de antitrustwetten verboden kan zijn.
Naleving van de antitrustwetten is zeer belangrijk voor Genesee & Wyoming
vroegere, huidige of toekomstige prijzen of prijsbeleid leasetarieven offertes, kortingen, promoties, winst en kosten, verkoopvoorwaarden, royalties, waarborgen, klantenkeuze, marktregio’s, productiecapaciteiten of plannen en voorraden
Het bespreken van deze onderwerpen of een overeenkomst die de concurrentie in een bepaalde markt zou kunnen beperken kan een schending van de antitrustwetten vormen en moet worden beoordeeld door uw regionale manager. Wordt vervolgd …
Antitrustwetten
21
Bedrijfsintegriteit Antitrustwetten Vervoig …
Op bijeenkomsten van bijvoorbeeld een vakvereniging bestaat de mogelijkheid dat er antitrustkwesties ter sprake komen. Op zo’n vergadering moet u niet deelnemen aan formele of informele gesprekken over de volgende onderwerpen:
prijzen
kortingen verkoopvoorwaarden toewijzing of prioritering van geografische markten of producten offertes voor specifieke contracten of klanten standaardisering van voorwaarden tussen concurrenten samenzweren ter uitsluiting van concurrenten
Als u merkt dat de bovenvermelde onderwerpen formeel of informeel worden besproken, moet u dit onmiddellijk aan uw regionale manager melden.
Antitrustwetten
22
V: Wat moet ik doen als ik een gesprek hoor op een bijeenkomst van de vakvereniging dat mij vanuit een antitrust-standpunt zorgen baart? A: Neem er niet aan deel en meld de kwestie onmiddellijk aan uw regionale manager
Bedrijfsintegriteit Belangenconflict Er kan sprake zijn van een belangenconflict als uw persoonlijke belangen of activiteiten (of die van een familielid) in botsing lijken te komen met die van de onderneming of diens dochterondernemingen. Met andere woorden, als u in een positie bent om een transactie of een beslissing zodanig te beïnvloeden dat u of uw familielid er voordeel van heeft of lijkt te hebben. Belangenconflicten zijn verboden. Om de belangen van de onderneming te beschermen moeten eventuele belangenconflicten worden besproken met de personeelsmanager zodat een ethische oplossing kan worden gevonden. Potentiële conflicten waarbij Executive Officers of leden van de Raad van Bestuur zijn betrokken moeten door het Bestuurscomité van de Raad van Bestuur van de
Persoonlijke belangen en activiteiten mogen geen invloed hebben op beslissingen die namens de onderneming worden
onderneming worden beoordeeld.
genomen.
Wordt vervolgd …
Belangenconflict
23
Bedrijfsintegriteit Belangenconflict Vervolg …
De volgende omstandigheden kunnen aanleiding geven tot een belangenconflict:
bezit (door u of een familielid) van een wezenlijk financieel belang in, of dienstverlening aan een bedrijf dat zaken doet of probeert te doen met, of een concurrent is van, de onderneming
optreden als makelaar, werver of bemiddelaar ten gunste van derden bij transacties die de onderneming of diens belangen betreffen
V: Een familielid van mij werkt voor een klant van de onderneming. Verlies ik
schulden hebben bij een instelling wiens bedrijf door uw optreden namens de onderneming kan worden beïnvloed
mijn baan als ik dat rapporteer?
stemmen, invloed uitoefenen of aanbevelingen doen over een ondernemingstransactie of –beslissing als u (of een familielid) een wezenlijk
A: Nee. De
belang heeft in een bij de transactie of beslissing betrokken entiteit of eigendom.
personeelsmanager zal u laten zien hoe u eventuele
Wordt vervolgd…
ethische kwesties tot een minimum kunt beperken.
Belangenconflict
24
Bedrijfsintegriteit Belangenconflict Vervolg …
deelname aan activiteiten buiten de onderneming die botsen met uw vermogen om de onderneming te dienen
gebruik van kennis, vertrouwelijke informatie of invloed die u als gevolg van uw werknemerschap heeft verkregen, voor persoonlijk winstbejag of financieel profijt voor uzelf of een familielid
een regeling of omstandigheid, waaronder familiaire of andere persoonlijke relaties, waardoor u niet in het beste belang van de onderneming handelt
Eventuele belangenconflicten moet u met de personeelsmanager bespreken
Contacteer uw regionale manager voor aanvullende informatie en richtlijnen.
Belangenconflict
25
Bedrijfsintegriteit Niemand kan u dwingen iets te doen dat illegaal of onethisch is U hoeft niet te vrezen dat maatregelen tegen u genomen zullen worden indien u
weigert iets te doen dat als illegaal of onethisch beschouwd kan worden. De onderneming zal geen enkele maatregel tolereren die tegen u genomen wordt als u een overtreding van wetten, regels, reglementen of deze code rapporteert Een ieder die het beleid ten aanzien van het niet nemen van maatregelen tegen personen die melding maken zoals bovenstaand gedefinieerd overtreden, zullen disciplinair worden gestraft, waarbij ontslag tot de mogelijkheden behoort.
De onderneming zal geen maatregelen nemen tegen werknemers die weigeren illigale of onethische actie’s uit te voeren
Niemand kan u dwingen iets te doen dat illegaal of onethisch is
26
Bedrijfsintegriteit Werk volledig en eerlijk mee aan onderzoeken Van tijd tot tijd kan de onderneming onderwerp zijn van onderzoeken door externe partijen, zoals maar niet gelimiteerd tot justitie, overheidsinstanties of inspectiediensten. Gedurende deze onderzoeken kunnen onderzoekers en officials toegang vereisen tot documenten, e-mails en andere schriftelijke documenten van de onderneming. Indien u ondervraagd wordt door een externe official tijdens een onderzoek, moet u voorkomend en waarheidsgetrouw handelen. Vernietiging of falsificatie van elk document dat relevant kan zijn voor het onderzoek, een wetsovertreding is of kan leiden tot juridische vervolging, kan leiden tot vervolging voor het hinderen van justitie.
U moet alle documenten behouden die relevant kunnen zijn voor onderzoek door justitie of overheidsinstanties
Indien u vragen heeft betreffende het vernietigen of achterhouden van documenten
en informatie of het spreken met externe onderzoekers, kan u contact opnemen met de General Counsil. Tijdens een justiticieel of ander extern onderzoek, kunnen onderzoekers toegang eisen tot een locatie of bezit van de onderneming, eventueel middels een dwangbevel. Bij zulke gelegenheden of verzoeken, dient u onmiddellijk de General Counsil te contacteren. Werk volledig en eerlijk mee aan onderzoeken
27
Bedrijfsintegriteit Zakelijk reizen Het beleid ten aanzien van reizen, onkosten en representatiekosten verlangt van
werknemers dat zij hun gezond verstand gebruiken bij uitgaven die zij zakelijk doen. Overmatige uitgaven of gebruik voor persoonlijke doeleinden zonder voorafgaande toestemming, kunnen disciplinaire maatregelen waaronder eventueel ontslag, tot gevolg hebben. De handtekening van een medewerker onder een declaratieformulier, garandeert dat alle uitgaven juist zijn en daadwerkelijk gemaakt zijn, duidelijk en accuraat zijn gedaan en zijn onderbouwd middels bonnen en facturen.
Alle medewerkers moeten hun gezond verstand gebruiken bij elke zakelijke uitgave
Noodzakelijke en redelijke uitgaven zijn toegestaan, mits helder omschreven en gedocumenteerd met leesbare onderbouwing. Belastingeisen verlangen dat elke uitgave wordt voorzien van een verklaring van het zakelijke doel van de uitgave.
Wordt vervolgd …
Zakelijk reizen
28
Bedrijfsintegriteit Zakelijk reizen Vervoig …
Uitzonderingen op het declaratiebeleid worden door de medewerker en zijn/haar leidinggevende beoordeeld. Mogelijk kunnen navolgende maatregelen worden toegepast : Nadere verklaring of onderbouwing voor ter discussie gestelde uitgaven Terugbetaling of verrekening van eerder gedane vergoedingen voor uitgaven in
Misbruik van het declaratiebeleid kan leiden tot ontslag
strijd met het declaratiebeleid Ontzegging van gebruik van bedrijfsbetaalmiddelen en andere betalingsprivileges (credit card, etc.) Overtreding of misbruik van het declaratiebeleid kunnen disciplinaire maatregelen
waaronder eventueel ontslag, tot gevolg hebben. Voor aanvullende informatie en richtlijnen raadpleegt u uw lokale declaratiebeleid
Zakelijk reizen
29
Bedrijfsintegriteit Geschenken en uitnodigingen U mag geen geschenken, maaltijden of andere uitnodigingen accepteren die uw vermogen om beslissingen te nemen in het beste belang van de onderneming kunnen beïnvloeden of de schijn kunnen geven van zodanige invloed. Evenmin mag u geschenken geven, maaltijden aanbieden of andere uitnodigingen verstrekken of beloven die de bedoeling hebben derden te beïnvloeden (of lijken te beïnvloeden), of derden aan u of de onderneming te verplichten. U kunt geschenken, maaltijden of uitnodigingen van geringe waarde aanbieden of aannemen van derden als er weinig kans bestaat op beïnvloeding en dit niet kan worden beschouwd als omkoping, smeergeld of steekpenningen.
Alle geschenken, maaltijden en uitnodigingen moeten een publieke ethische beoordeling kunnen
Zorg ervoor dat de geschenken, maaltijden of uitnodigingen die u aanneemt of weggeeft, niet de volgende punten overtreedt:
doorstaan
wetten algemeen aanvaarde ethische normen normen van de ontvangende organisatie schenden. Wordt vervolgd …
Geschenken en uitnodigingen
30
Bedrijfsintegriteit Geschenken en uitnodigingen Vervolg …
In het kader van het aanbieden of aannemen van geschenken, maaltijden of andere uitnodigingen melden wij de volgende voorbeelden van activiteiten die over het algemeen toelaatbaar zijn mits zij een zakelijk karakter hebben en onvoorwaardelijk worden aangeboden:
Tastbare geschenken met een minimale totale waarde per jaar
Eén maaltijd per kwartaal, per klant of leverancier Kaartjes voor drie voorstellingen per jaar, per leverancier of klant, zoals een rondje golf of een sportevenement, theater- of ander cultureel evenement
Drankjes en/of maaltijden voor of na een zakelijke bijeenkomst
U dient uw leidinggevende onmiddellijk te informeren als u een geschenk, maaltijd,
uitnodiging voor een evenement of elk ander item van waarde anneemt van zakenpartners.
Onder geen omstandigheden mag een geschenk of kaartje dat anders wel toelaatbaar is, worden verkocht, geruild of gewisseld. Onder alle omstandigheden moeten geschenken redelijk blijven. Wordt voortgezet …
Geschenken en uitnodigingen
31
V: Is het aanbieden of aannemen van geschenken, maaltijden of uitnodigingen ooit toelaatbaar? A: Als ze een zakelijk karakter hebben en onvoorwaardelijk worden aangeboden, kunnen redelijke geschenken, maaltijden of uitnodigingen aanvaardbaar zijn
Bedrijfsintegriteit Geschenken en uitnodigingen Vervoig …
Van u wordt verwacht dat u een geschenk, maaltijd of uitnodiging beleefd weigert of retourneert indien dit een schending van de onderhavige richtlijnen vormt en u dient de aanbieder op de hoogte te brengen over het beleid van de onderneming. In sommige gevallen is het weigeren van een kostbaar geschenk een belediging
voor de aanbieder, bijv. wanneer u te gast bent in een ander land en het geschenk iets is van dat land dat bij officiële gelegenheden wordt aangeboden. In zo’n geval mag u het geschenk namens de onderneming aannemen en het feit aan uw plaatselijke of regionale manager melden.
U dient een geschenk, maaltijd of uitnodiging beleefd af te wijzen of te retourneren als deze richtlijnen erdoor worden
Wordt vervolgd…
geschonden en u dient de aanbieder over het ondernemingsbeleid in te lichten Geschenken en ruitnodigingen
32
Bedrijfsintegriteit Geschenken en uitnodigingen Vervoig …
U dient ervan op de hoogte te zijn dat:
zelfs als een geschenk, maaltijd of uitnodiging normaal gesproken toelaatbaar is, er een aantal ingewikkelde voorschriften bestaan die het aanbieden van maaltijden, uitnodigingen of andere geschenken aan regeringsambtenaren beperkt.
een groot aantal provinciale en plaatselijke overheden heeft hetzelfde soort soort regels ten aanzien van geschenken en giften goedgekeurd.
Veel voorschriften beperken of verbieden het aanbieden van maaltijden, geschenken of uitnodigingen aan
de overheden in andere landen hebben ook strenge regels over dit soort zaken.
Derhalve is het niet toegestaan enig geschenk, maaltijd, gift of uitnodiging aan een overheidsambtenaar aan te bieden of te laten aanbieden zonder dit eerst met uw regionale manager te bespreken.
Geschenken en uitnodigingen
nationale, provinciale en lokale overheidsambtenaren
33
Bedrijfsintegriteit Omgang met leveranciers
Genesee & Wyoming verwacht van haar leveranciers dat ze zich houden aan de Ethische code en gedragsregels. Van onze leveranciers verwachten wij dat ze “leven zoals wij doen” met betrekking tot veiligheid, ethiek en hoge normen ten aanzien van zakelijk gedrag. Alle aankoopbeslissingen moeten gebaseerd worden op het verkrijgen van de beste waarde voor Genesee & Wyoming. Zorg ervoor dat u, in alle omgang met bestaande of toekomstige leveranciers, werkt via de toepasselijke contactpersonen van de onderneming. Elke poging van een leverancier om onjuist invloed op een aankoop beslissing uit te oefenen, moet gemeld worden aan de General Counsil. Als u vragen heeft, hoe om te gaan met leveranciers, raadpleeg dan uw inkoopafdeling.
Medewerkers mogen nooit meewerken aan prijsafspraken, klant- of marktverdelingsafspraken, offertevervalsing of enig ander gerelateerde afspraak
Omgang met leveranciers
34
Bedrijfsintegriteit Wet op Buitenlandse corruptiepraktijken De Amerikaanse wet op Buitenlandse corruptiepraktijken van 1977 (met wijzigingen) (FCPA) regelt gedrag buiten de Verenigde Staten. De FCPA verbiedt vennootschappen en diens aandeelhouders, vertegenwoordigers, functionarissen en werknemers geldelijke betalingen of andere waardevolle zaken direct of indirect aan niet-Amerikaanse overheidsfunctionarissen, politieke partijen of kandidaten voor een politieke post buiten de Verenigde Staten over te maken of te machtigen met de bedoeling zaken te doen of een handeling of beslissing van dergelijke functionarissen te beïnvloeden. De FCPA bepaalt eveneens dat alle boekhouding, documenten en rekeningen van de onderneming, zowel nationaal als internationaal, de zakelijke transacties en beschikkingen over de ondernemingssactiva op nauwkeurige en eerlijke wijze moeten weerspiegelen. Een intern boekhoudkundig controlesysteem moet worden toegepast zodat er sprake is van voldoende bedrijfstoezicht op de administratieve- en verslaggevingswerkzaamheden op alle niveaus. U dient de wettelijkheid van alle betalingen aan niet-Amerikaanse overheidsfunctionarissen, politieke partijen of kandidaten met uw regionale manager te bespreken. Zie het “Beleid inzake de Wet op buitenlandse corruptiepraktijken ” van Genesee & Wyoming voor meer informatie.
Wet op Buitenlandse corruptiepraktijken
35
De FCPA is van toepassing op Amerikaanse en buitenlandse dochterondernemingen van de onderneming en op Amerikaanse en nietAmerikaanse staatsburgers
Bedrijfsintegriteit Politieke en liefdadige activiteiten Wij moedigen u aan de politieke partijen en kandidaten die uw standpunten vertegenwoordigen te ondersteunen. Tenzij u onze onderneming officieel vertegenwoordigd, moet u al dergelijke activiteiten buiten uw werktijd uitvoeren. U mag geen bedrijfsmiddelen gebruiken bij dergelijke activiteiten tenzij u vooraf goedkeuring van uw regionale manager heeft verkregen.
V: Kan ik mij als werknemer kandidaat stellen voor een politieke functie?
Als u zelf naar een politieke functie streeft of tot een politieke post wordt benoemd, moet u uw manager hierover inlichten en aangeven hoe de verantwoordelijkheden van die post uw werkprestaties zullen beïnvloeden.
A: U moet uw manager hiervan eerst op de hoogte brengen en aangeven hoe de verantwoordelijkheden van de functie uw werkprestaties zullen beïnvloeden
Neem voor eventuele vragen contact op met uw regionale manager.
Politieke en liefdadige activiteiten
36
Bedrijfsintegriteit Inhuren adviseurs Adviseurs en agenten die de onderneming inhuurt, moeten zich houden aan de Code tijdens de namens ons te verrichten werkzaamheden. Zij dienen er speciaal zorg voor te dragen dat:
er geen belangenconflict bestaat tussen de onderneming en de adviseur of agent, of dat een dergelijk conflict wordt bekendgemaakt of beheerd
de adviseur of agent daadwerkelijk deskundig is op het gebied waarvoor hij/zij wordt
ingehuurd
de betaalde vergoeding redelijk is er een schriftelijke overeenkomst bestaat waarin de werkverklaring waaraan de adviseur of agent zich verbindt uiteen wordt gezet en deze schriftelijke overeenkomst vereist tevens naleving van alle geldende wetten en de onderhavige Code
Adviseurs en agenten mogen niet worden ingehuurd om illegale of ongeoorloofde dingen te doen. Probeer niet een adviseur te contracteren om iets te doen wat u volgens de wet of de Code zelf niet mag doen. Neem contact op met de personeelsmanager voor meer informatie.
Inhuren adviseurs
37
Adviseurs moeten zich houden aan de Code tijdens hun namens ons te verrichten werkzaamheden
Financiële integriteit Financiële verantwoording
Wij moeten onze belanghebbenden altijd financiële informatie verstrekken die correct, volledig, objectief, eerlijk, relevant, tijdig en begrijpelijk is, en dit moet ook het geval zijn in de documenten die wij bij de Amerikaanse Commissie van Toezicht op het effecten- en beurswezen, bij fiscale regelgevende instellingen en bij andere openbare organen deponeren en indienen. Ons slagen op de markt is gebaseerd op het geloof en het vertrouwen van degenen die in
de onderneming beleggen en wij zetten ons in om hun belangen op de lange termijn te
Ons slagen op de markt is gebaseerd op vertrouwen
beschermen.
Wij streven ernaar een aantrekkelijk rendement op de lange termijn te behalen via het verantwoordelijke gebruik van het aan ons toevertrouwde kapitaal
Wij zetten ons in voor hoogstaande normen qua bedrijfsleiding en verantwoording Onze financiële overzichten zijn waarheidsgetrouw, op tijd, volledig en verkrijgbaar in een begrijpelijk formaat
Wij versterken het vertrouwen van onze aandeelhouders door middel van relevante en tijdige communicatie.
Financiële verantwoording
38
Financiële integriteit Financiële administratie, boekhouding, interne controle Onze financiële administratie en boekhouding moeten op de juiste wijze worden bijgehouden en aan de wettelijke vereisten en aan onze interne controle voldoen. Alle verantwoordelijken voor het vastleggen of melden van deze informatie moeten dit doen op een prompte, juiste, volledige en eerlijke wijze. Het ondernemingsbeleid verbiedt:
het bewust (laten) afleggen van een wezenlijk misleidende, onvolledige of valse verklaring aan een accountant of een jurist in verband met een audit of het indienen van stukken bij een overheids- of regelgevende instantie (zoals de New Yorkse Beurs of de Amerikaanse Commissie van Toezicht op het effecten- en beurswezen)
het op directe of indirecte wijze (laten) vervalsen van documentatie van de onderneming of klanten
prompte, correcte, volledige en eerlijke wijze te doen
Wordt vervolgd … Financiële administratie, boekhouding, interne controle
Verantwoordelijken voor het vastleggen of melden van financiële en administratieve informatie dienen dit op
39
Financiële integriteit Financiële administratie, boekhouding, interne controle Het ondernemingsbeleid verbiedt: Vervolg …
het (laten) verdoezelen van essentiële feiten die nodig zijn om te voorkomen dat een misleidende verklaring ontstaat in verband met een audit, deponering of onderzoek van de jaarrekening van de onderneming
het openen of aanhouden van een niet bekendgemaakte of niet geboekte bedrijfspost, fonds of vermogen of enig andere misleidende post
het gebruik van rapporten of administratieve bescheiden om de ontvangers daarvan te misleiden of ongepaste zaken te verhelen
het verrichten van handelingen om de accountant of bedrijfsrevisor die een audit van de financiële administratie van de onderneming uitvoert op frauduleuze
Het is streng verboden een oneerlijk of misleidend verslag uit te brengen
wijze te beïnvloeden, onder druk te zetten, te manipuleren of te misleiden Wordt vervolgd …
Financiële administratie, boekhouding, interne controle
40
Financiële integriteit Financiële administratie, boekhouding, interne controle Vervolg …
Het verstrekken van oneerlijke informatie aan organisaties of personen buiten de onderneming is eveneens streng verboden en kan voor u en de onderneming civielrechtelijke of strafrechtelijke gevolgen hebben. Dit omvat niet alleen het verstrekken van onjuiste informatie, maar ook het opstellen van deze gegevens op een manier die tot doel heeft om de ontvangers daarvan te misleiden of
verkeerd in te lichten.
Onze Hotline voor het melden van frauduleuze of foutieve financiële verslaglegging is altijd beschikbaar op 0800-
Als u meent dat de administratie van de onderneming niet wordt bijgehouden in navolging van deze vereisten, dient u dit rechtstreeks aan een functionaris van de onderneming, een lid van het Comité Ethische naleving of aan onze Hotline op 0800-023-4013 (NL) of 0800-746-72 (B) te rapporteren.
023-4013 (NL) of 0800746-72 (B)
Zie uw regionale beleid over financiële administratie voor meer informatie.
Financiële administratie, boekhouding, interne controle
41
Financiële integriteit Creditcard, bankpas en onkostenrekening Als men u een creditcard of bankpas van het bedrijf heeft gegeven, mag u die kaart alleen gebruiken voor de wettige aankoop van goederen en toelaatbare diensten voor de onderneming. U bent volledig verantwoordelijk voor het gebruik van uw kaart en dient een eventuele kwijtgeraakte of gestolen kaart onmiddellijk te melden. In het geval van een onkostenrekening van het bedrijf heeft u recht op vergoeding van redelijke uitgaven, maar alleen als u deze onkosten daadwerkelijk heeft gemaakt. Een onkostenrekening indienen voor niet gegeten maaltijden, niet gereden kilometers, niet gebruikte vliegtuigtickets of voor andere niet gemaakte kosten is onwettig en druist in tegen het ondernemingsbeleid.
Behandel het bedrijfsvermogen alsof het van u is
Zie uw regionale beleid over financiële administratie, reiskosten en declaraties voor meer informatie of neem contact op met uw regionale accounting manager.
Creditkaarten, bankpassen en onkostenrekening van GWI
42
Bescherming bedrijfsvermogen en -gegevens Gebruik van bedrijfsvermogen
U bent verantwoordelijk voor de bescherming van het bedrijfsvermogen. Dit omvat contanten en met contanten gelijkgestelde beleggingen, tastbare activa, handelsgeheimen, technologie en andere eigendomsrechtelijke informatie. De managers zijn verantwoordelijk voor het vaststellen en handhaven van controles om de activa te beschermen tegen verlies of ongeoorloofd gebruik. Wij zijn allemaal verantwoordelijk om te helpen verspilling en diefstal van bedrijfsactiva te voorkomen en de integriteit van onze controle te verzekeren. De computers, telefoons en elektronische hulpmiddelen van de onderneming worden als activa beschouwd. Beperkt persoonlijk gebruik van de computers van de onderneming (waaronder het internet en intranet) en de telefoons en andere verwante apparatuur is toegestaan indien het gebruik daarvan:
is gemachtigd door een functionaris van de onderneming
De onderneming verwacht van alle werknemers dat ze onze computer- en andere elektronische hulpmiddelen gebruiken om de hoogste norm van beroepsmatigheid te allen tijde aan te houden
redelijk is en niet wordt misbruikt de werkprestaties niet verstoort
Zie uw regionale manager voor meer informatie. Wordt vervolgd … Gebruik van bedrijfsvermogen
43
Bescherming bedrijfsvermogen en -gegevens Gebruik van bedrijfsvermogen Vervolg …
De bedrijfskansen vormen ook bedrijfsactiva en mogen slechts worden aangewend om de wettige belangen van de onderneming te bevorderen. U mag niet persoonlijk profiteren van de bedrijfskansen die bij u terechtkomen via het gebruik van bedrijfseigendom, bedrijfsinformatie of via uw functie bij de onderneming. U mag het bedrijfseigendom, de bedrijfsinformatie of uw functie bij de onderneming niet voor persoonlijk winstbejag gebruiken en u mag niet concurreren met de onderneming.
Gebruik van bedrijfsvermogen
44
U mag niet persoonlijk profiteren van bedrijfskansen
Bescherming bedrijfsvermogen en -gegevens Vertrouwelijke informatie Van tijd tot tijd krijgt u wellicht vertrouwelijke informatie van de onderneming onder ogen. Informatie is vertrouwelijk als deze niet algemeen bekend is onder het publiek en die bij bekendmaking gebruikt zou kunnen worden door concurrenten of schade zou kunnen berokkenen aan de onderneming, diens concurrentiepositie of klanten. U mag geen vertrouwelijke informatie die u tijdens uw dienstverband bij de onderneming of een andere relatie met de onderneming te weten bent gekomen bekendmaken of gebruiken voor persoonlijk winstbejag of voor persoonlijk voordeel en u moet de vertrouwelijkheid van deze informatie bewaren, tenzij de openbaring daarvan is toegestaan of wettig verplicht is.
Vertrouwelijke informatie is informatie die niet algemeen bekend is onder het publiek en die bij bekendmaking schadelijk zou kunnen zijn voor de onderneming, diens concurrentiepositie of klanten
Wordt vervolgd …
Vertrouwelijke informatie
45
Bescherming bedrijfsvermogen en -gegevens Vertrouwelijke informatie Voorbeelden van vertrouwelijke informatie omvatten, doch zijn niet beperkt tot:
computerprogramma’s, gegevens, formules, software en composities gegevens over klanten en leveranciers, waaronder prijzen en kosten niet openbare financiële gegevens
vrachttarieven, routes en afdelingsstructuren
Vertrouwelijke informatie mag niet worden besproken met uw naaste familie, verwanten, zakenrelaties
marketing- en verkoopprogramma’s persoonlijke informatie en salarisinformatie van werknemers mogelijke overname of afstotingsactiviteit strategieën voor goedkeuring regelgevende instanties
strategische zakenplannen of transacties
of kennissen
Wordt vervolgd…
Vertrouwelijke informatie
46
Bescherming bedrijfsvermogen en -gegevens Vertrouwelijke informatie Vervolg …
Tenzij specifiek toegelaten of wettig verplicht, wordt van u verwacht dat u de vertrouwelijkheid van de informatie die u door de onderneming of leveranciers of klanten is toevertrouwd, bewaart. Deze vereiste is van toepassing tijdens en na uw dienstverband of dienstverlening bij of aan de onderneming.
Vertrouwelijke informatie mag niet:
worden besproken binnen gehoorsafstand van niet gemachtigde personen, zoals in de lift (zelfs op het eigendom van de onderneming), in restaurants, taxi’s, vliegtuigen of andere openbare ruimten
achtergelaten worden in ruimtes die toegankelijk zijn voor onbevoegden of in andere ruimtes die niet veilig zijn (o.a. printerruimtes of open zichtbaar op bureaus)
met familieleden, verwanten of zakenrelaties of kennissen
toevertrouwde informatie respecteert
In gevallen waar het om zakelijke redenen gepast is om de vertrouwelijke informatie van de onderneming aan derden bekend te maken, moet u contact opnemen met uw regionale manager vóór de bekendmaking en zo nodig een gepaste overeenkomst aangaan waarin de nodige waarborgen zijn opgenomen. Vertrouwelijke informatie
Van u wordt verwacht dat u de vertrouwelijkheid van de aan u door de onderneming of diens leverancier of klanten
47
Bescherming bedrijfsvermogen en -gegevens Wetten op effecten en effectenhandel De wetten op effecten en effectenhandel verbieden de aankoop of verkoop van effecten indien u in het bezit bent van “wezenlijke, niet publieke informatie.” Essentieel en niet-publiek is informatie die:
niet aan het publiek is vrijgegeven, en die een redelijke belegger belangrijk zou achten bij zijn/haar besluit om effecten al dan niet aan te kopen, te verkopen of vast te houden
Voorbeelden van wezenlijke niet publieke informatie zijn:
overname en afstoting veranderingen in de leiding veranderingen van belangrijke contracten of klanten financiële winstcijfers en tendensen belangrijke informatie over rechtszaken, contracten of samenwerkingsverbanden
Wordt vervolgd …
Wetten op effecten en effectenhandel
48
Essentieel en niet publiek is informatie die niet onder het publiek is verspreid en die een redelijke belegger belangrijk zou achten bij zijn/haar besluit om effecten al dan niet aan te kopen, te verkopen of vast te houden
Bescherming bedrijfsvermogen en -gegevens Wetten op effecten en effectenhandel Vervolg …
Wezenlijke, niet publieke informatie hoeft geen verband te houden met de zaken van de onderneming. Het kan bijvoorbeeld informatie betreffen over de inhoud van een komend artikel in de financiële pers waarvan wordt verwacht dat het invloed zal uitoefenen op de koers van het aandeel of informatie over een transactie. Het is u wettelijk niet toegestaan om:
effecten aan te kopen of te verkopen indien u in bezit bent van wezenlijke, niet publieke informatie
wezenlijke, niet publieke informatie bekend te maken aan een niet gemachtigd persoon (bijv. familieleden, vrienden of zakenrelaties), ongeacht de bedoeling waarmee deze informatie wordt vrijgegeven
iemand anders, namens u of voor eigen voordeel, effecten te laten aankopen of verkopen op basis van wezenlijke, niet publieke informatie. Zulke aankopen of verkopen die door een ander of namens een ander worden verricht, kunnen aan u worden toegeschreven en zijn onwettig.
Daghandel van ons aandeel is verboden
Wordt vervolgd … Wetten op effecten en effectenhandel
49
Bescherming bedrijfsvermogen en -gegevens Wetten op effecten en effectenhandel Vervolg …
Voor alle vragen of bepaalde informatie onder de definitie van wezenlijke, niet openbare informatie vallen, dient u uw regionale manager te raadplegen. Beleggen in de effecten van de onderneming op de korte termijn, zoals de handel in, of het uitschrijven van aandelenopties, arbitragehandel of “daghandel” is onder alle omstandigheden ongepast en verboden. Bovendien mogen werknemers geen short-posities op de effecten van de onderneming nemen. Indien u door de juridische afdeling aangewezen bent als “Key Employee,” zijn strengere normen van toepassing dan de hierboven beschreven normen, zoals een verbod op de effectenhandel tijdens bepaalde perioden en voorafgaande toestemmingsvereisten. Zie voor meer informatie het “Beleid inzake niet publieke informatie en handel in GWR-aandelen” en het daarmee samenhangende “Beleid inzake kaderpersoneel.” Wordt vervolgd …
Wetten op effecten en effectenhandel
50
Alle werknemers, ook die in het buitenland, vallen onder de Amerikaanse wetten op effecten
Bescherming bedrijfsvermogen en -gegevens Beheer bedrijfsstukken Het vernietigen of vervalsen van documenten die relevant kunnen zijn in verband met een wetsovertreding, overheidsonderzoek of een rechtszaak kan leiden tot vervolging voor belemmering van de rechtsgang. Indien u geïnformeerd bent dat u bepaalde documenten moet bewaren, of indien u van mening bent dat wetten zijn overtreden, of indien een bedrijf of overheidsinstantie een onderzoek aankondigt of op het punt staat aan te vangen, dan moet u alle documenten (inclusief computer gegevens, documenten en andere files) die relevant kunnen zijn voor het betreffende onderzoek, bewaren.
Bewaar alle documenten die relevant kunnen zijn voor een onderzoek
Als u vragen heeft over het vernietigen of bewaren van documenten, moet u contact opnemen met uw regionale manager.
Beheer bedrijfstukken
51
Onze Vennootschap eenstemmig vertegenwoordigen Communicatie met het publiek Het is onze gewoonte om essentiële informatie over de onderneming officieel en dus niet selectief bekend te maken. De onderneming streeft naar voor de eerlijke bekendmaking van informatie over de onderneming zonder bevoordeling van een bepaalde analist of belegger, in overeenstemming met de federale wetten op effecten. Gemachtigde woordvoerders zijn de enigen die met de nieuwsmedia mogen spreken of de zaken van de onderneming in het openbaar mogen bespreken.
Gemachtigde woordvoerders zijn de enigen die met de media mogen spreken
Als iemand van buiten de onderneming u vraagt om informatie te verstrekken, moet u hem naar uw leidinggevende of de Corporate Communications Director verwijzen; die zal het verzoek om informatie afhandelen.
Communicatie met het publiek
52
Onze Vennootschap eenstemmig vertegenwoordigen Social media Technologische veranderingen beïnvloeden de wijze waarop werknemers intern en extern communiceren. Social media en andere online tools maken het ons mogelijk een grote groep van geïnteresseerden te bereiken en het is van belang bepaalde maatregelen te nemen wanneer verwezen wordt naar onze onderneming in deze uitingen. Medewerkers mogen online geen zaken publiceren die de schijn kunnen wekken dat zij de onderneming vertegenwoordigen. Gebruik geen bedrijfslogo of handelsmerken op persoonlijke websites, blogs of social media pagina’s.
Bedenk dat plaatsing op social media in potentie bekeken kan worden door klanten, aandeelhouders en
Wordt vervolgd …
ander publiek met een directe interesse in onze onderneming Social Media
53
Onze Vennootschap eenstemmig vertegenwoordigen Social media Vervolg …
Elke plaatsing op Facebook, Twitter, LinkedIn, een persoonlijke website of blog, of andere sociale media kan in potentie bekeken worden door klanten, aandeelhouders en ander publiek met een directe interesse in onze onderneming. Als u deze middelen gebruikt, dient u: Geen commentaar of foto’s van collega’s, klanten of leveranciers zonder toestemming te plaatsen Nooit informatie over de inkomsten, zakelijke transacties of andere details van de onderneming, te plaatsen Nooit vertrouwelijke informatie over de onderneming, medewerkers, onze klanten of leveranciers, te plaatsen
Reageer niet online op uitingen op social media die bedreigend kunnen zijn voor de onderneming. Rapporteer uw zorgen aan uw leidinggevende of het Comité Ethische naleving.
Indien u op een social media site iets ziet dat potentieel bedreigend kan zijn voor de onderneming, moet u dit onmiddellijk rapporteren aan uw leidinggevende of een lid van het Comité Ethische naleving. Social Media
54
Heeft u vragen of wilt u iets melden? Wij houden ons aan deze Code en moedigen alle belanghebbenden aan om ons
op onze verantwoordelijkheden te wijzen Ongeacht of u werknemer, klant, belegger, leverancier of lid van een gemeenschap waar wij werkzaam zijn, bent, moet u niet aarzelen ons opmerkzaam te maken over een eventuele kwestie met betrekking tot ons gedrag.
Naleving van deze code vormt een integraal onderdeel van ons succes
Ons hoofddoel is de veiligste, meest gerespecteerde spoorwegonderneming ter wereld te zijn.
Heeft u vragen of wilt u iets melden?
55
Lijst met contacten Comité Ethische naleving Emory Cook, Vice President- Compensation and Benefits 13901 Sutton Park Drive South Suite 330 Jacksonville, FL 32224 Phone: (904) 900-6289 E-mail:
[email protected] Matthew O. Walsh, Senior Vice President – Corp. Development, Treasurer 20 West Ave., Darien, CT 06820 Phone: (203) 202-8900 E-mail:
[email protected] William Jasper, Senior Vice President - Southern Region 13901 Sutton Park Drive South Suite 180 Jacksonville, FL 32224 Phone: (904) 223-4676 E-mail:
[email protected] Allison M. Fergus, General Counsel and Secretary 20 West Ave., Darien, CT 06820 Phone: (203) 202-8900 E-mail:
[email protected] Contact Directory
56
Lijst met contacten Regionale managing directors Greg Pauline, Managing Director – Australia Region Genesee & Wyoming Australia Pty Ltd Level 3, 33 Richmond Road, Keswick, South Australia 5035 Phone: +61-8-8343 5490 E-mail:
[email protected] Louis Gravel, Senior Vice President – Canada Region 9001, boul. de l’Acadie, Suite 600 Montreal, QC, Canada H4N 3H5 Phone: (514) 948-6999 E-mail:
[email protected] Gary R. Long, Senior Vice President – Midwest Region 4440 Ash Grove Drive, Suite A Springfield, IL 62711 Phone: (217) 793-7903 E-mail:
[email protected] Charles McBride, Senior Vice President – Ohio Valley Region 4349 Easton Way, Suite 110 Columbus, OH 43219 Phone: (614) 479-1680 E-mail:
[email protected] David R. Ebbrecht, Senior Vice President – Northeast Region 200 Meridian Centre, Suite 300 Rochester, NY 14618 Phone: (585) 463-3335 E-mail:
[email protected] Dewayne Swindall, Senior Vice President – Central Region 425 East Southlake Blvd., Suite 100 Southlake, TX 76092 Phone: (817) 527-4910 E-mail:
[email protected]
Arnoud de Rade, Managing Director – Europe Region Albert Plesmanweg 63, 31088 GB Rotterdam, Netherlands Phone: +31 (0)88-011-4210 E-mail:
[email protected] Joel Haka, Senior Vice President – Pacific Region 3220 State St., Suite 200 Salem, OR 97301 (503) 480-7779 E-mail:
[email protected] James Irvin, Senior Vice President – Rail Link Region 13901 Sutton Park Drive South, Suite 125 Jacksonville, FL 32224 Phone: (904) 999-3355 E-mail:
[email protected] J. Bradley Ovitt, Senior Vice President – Mountain West Region 166 East 14000 South, Suite 140 Draper, UT 84020 Phone: (801) 316-0194 (ID 3854) E-mail:
[email protected] William Jasper, Senior Vice President – Southern Region 13901 Sutton Park Drive South, Suite 175/Building C Jacksonville, FL 32224 Phone: (904) 596-1086 E-mail:
[email protected]
Contact Directory
57
Lijst met contacten Juridische afdeling
Public affairs afdeling
Allison M. Fergus, General Counsel and Secretary 20 West Ave., Darien, CT 06820 Phone: (203) 202-8900 E-mail:
[email protected]
Jerry E. Vest, Vice President, Government and Industry Affairs P.O. Box 38652, Pittsburgh, PA 15238 Phone: (412) 963-1805 E-mail:
[email protected]
Personeelszaken
Financiële afdeling
Mary Ellen Russell, Chief Human Resource Officer 20 West Ave., Darien, CT 06820 Phone: (203) 202-8900 E-mail:
[email protected]
Christopher Liucci, Chief Accounting Officer and Global Controller 200 Meridian Centre, Suite 300, Rochester, NY 14618 Phone: (585) 463-3350 E-mail:
[email protected]
Communicatie afdeling Michael E. Williams, Director, Corporate Communications 20 West Ave., Darien, CT 06820 Phone: (203) 202-8900 E-mail:
[email protected]
Contact Directory
58
Lijst met contacten Comité naleving handel in aandelen en opties John C. Hellmann, President and Chief Executive Officer 20 West Ave., Darien, CT 06820 Phone: (203) 202-8900 E-mail:
[email protected] Christopher Liucci, Chief Accounting Officer and Global Controller 200 Meridian Centre, Suite 300, Rochester, NY 14618 Phone: (585) 463-3350 E-mail:
[email protected] Allison M. Fergus, General Counsel and Secretary 20 West Ave., Darien, CT 06820 Phone: (203) 202-8900 E-mail:
[email protected] Emily J. Ferrel, Director - Corporate Benefits 200 Meridien Centre Suite 300 Rochester, NY 14618 Phone: (585) 463-3343 E-mail:
[email protected]
Contact Directory
59
