Handel transparant
Ethische code I. Inleiding De “Ethische code” (hierna te noemen: de “Code”), geeft een overzicht van de verplichtingen en ethische verantwoordelijkheden waar de medewerkers van de onderneming zich aan dienen te houden bij de uitvoering van hun werk of andere activiteiten uitgevoerd namens de onderneming, ongeacht de functie die zij binnen de onderneming hebben. Bij de uitvoering van haar activiteiten wenst illycaffè spa transparant te handelen en bijzondere aandacht te geven aan economische, sociale en milieuduurzaamheid. Om transparant te kunnen handelen, dient er een vloeiende interne en externe stroom van informatie te zijn met betrekking tot situaties die tot een potentieel voordeel of nadeel voor de onderneming kunnen leiden. Eerlijke lonen voor haar medewerkers, eerlijke en transparante verkoopvoorwaarden voor haar klanten en een eerlijke winst voor haar leveranciers zijn zaken die illycaffè spa als fundamenteel beschouwt. illycaffè spa vraagt tevens haar aangeslotenen deze ethische code aan te nemen. 1.1 Missie en visie illycaffè spa De missie van illycaffè spa is haar klanten te voorzien van uitstekende producten en diensten, haar medewerkers tevreden te houden op zowel persoonlijk als zakelijk gebied en waarde te creëren voor haar aandeelhouders onder naleving van economische, sociale en milieuduurzaamheid. Dankzij ons enthousiasme, teamwork en waarden proberen wij mensen die de kwaliteit van het leven waarderen te plezieren met koffie van de beste kwaliteit die de natuur kan bieden door het verbeteren van onze producten middels de meest innovatieve technologieën. Daarnaast proberen wij emotionele en intellectuele betrokkenheid te stimuleren door het streven naar het beste in alles wat wij doen. In dit raamwerk streeft illycaffè spa ernaar zich te richten op de menselijke factor door het promoten en optimaliseren van professionele vaardigheden van haar personeel. Zij ziet haar personeel als een essentiële factor in het succes van de onderneming. Daarnaast handelt de onderneming in overeenstemming met de gezondheids- en veiligheidsstandaarden en het beschermen van privacygegevens. Wij streven ernaar de beste te zijn in de koffiewereld. Een innovatieve onderneming die de beste producten levert en die op weg is marktleider te worden in het high-end segment. 1.2 Waarden illycaffè spa Het streven naar perfectie is onze belangrijkste waarde. Dit komt tot uiting in twee hoekstenen: passie voor voortreffelijkheid, de liefde voor schoonheid en zaken goed willen doen, en ethiek, het creëren van waarde op de lange termijn via duurzaamheid, transparantie en het ontwikkelen van mensen. Wij streven ernaar de kwaliteit van leven van onze belanghebbende te verbeteren. 1.3 Samenwerking met de belanghebbenden illycaffè spa streeft er tevens naar een vertrouwende relatie te onderhouden en te ontwikkelen met haar belanghebbenden, d.w.z. een ieder die een belang heeft in de onderneming. Belanghebbenden van de onderneming zijn o.a. consumenten, medewerkers, leveranciers van producten en diensten, gemeenschappen, aandeelhouders en handelspartners. De term gemeenschappen wordt hier gebruikt in de meest ruime zin, d.w.z. alle individuen en groepen (en de organisaties en instanties die hen vertegenwoordigen) wier belangen direct en indirect worden beïnvloed door de activiteiten van illycaffè spa, inclusief de lokale en nationale gemeenschappen waarin de onderneming handelt. 1.4 De waarde van ethiek Het aandringen op ethisch gedrag is essentieel voor het creëren betrouwbare relaties tussen illycaffè spa en haar belanghebbenden en, meer in het algemeen, in de gehele burgerlijke en economische context waarin de onderneming opereert. Dit is waarom, in het kader van het Wetsbesluit 2001, nr. 231, betreffende de reguleringen die de administratieve aansprakelijkheid regeren, een aantal specifieke beginselen zijn opgenomen om relaties met de overheidsinstellingen, de markt en derde partijen te reguleren.
illycaffè spa is er van overtuigd dat het naleven van deze ethische reguleringen en het transparant handelen essentiële handelsvoorwaarden en een concurrentievoordeel vertegenwoordigen als het gaat om het nastreven en het bereiken van het doel van het creëren en maximaliseren van waarde voor illycaffè spa klanten, medewerkers, aandeelhouders en de gemeenschap in het algemeen. Een omgeving die gekenmerkt wordt door een sterk besef van ethische integriteit speelt een doorslaggevende rol als het gaat om het bewaken van een efficiënte werking van het beleid en de beheerssystemen van de onderneming; reden waarom illycaffè spa de intentie heeft haar product te promoten. Gegeven dat de Ethische Code de verplichtingen van illycaffè spa jegens haar belanghebbenden (fiduciaire verplichtingen) verduidelijkt, maakt dat de inachtneming van deze Code de fundering van de reputatie van de onderneming vormt. De Code bestaat uit: - algemene grondbeginselen die de relaties met belanghebbenden regeren door het bieden van definities van de benchmarkwaarden die toegepast dienen te worden op de activiteiten van illycaffè spa; - gedragscriteria voor de interactie met belanghebbenden door het bieden van praktische richtlijnen en regels voor de medewerkers van illycaffè aangaande de naleving van de algemene grondbeginselen en daarbij het helpen bij het voorkomen van het risico van onethisch gedrag; - implementatieprocedures die het controlesysteem beschrijven, welk systeem ervoor zorgt dat de Code wordt nageleefd. 1.5 Validiteit en toepassing van de Code The Code die is aangenomen door illycaffè spa definieert de fundamentele richtlijnen die alle ondernemingsactiviteiten dienen te inspireren en het gedrag van al haar belanghebbenden in goede banen dienen te leiden, waarbij de juiste bedrijfsvoering, betrouwbaarheid en het imago van illycaffè spa worden gegarandeerd. In het bijzonder en als voorbeeld: - de leden van het bestuur dienen de grondbeginselen en waarden die zijn opgenomen in de Code in ogenschouw te nemen bij het vaststellen van de ondernemingsdoelen; - managers dienen te laten zien hoe de grondbeginselen en waarden die zijn opgenomen in de Code in de praktijk dienen te worden toegepast; zij dienen verantwoordelijkheid te nemen voor de introductie, zowel intern als extern, en te helpen bij het versterken van vertrouwen, samenhang en teamgeest; - medewerkers en andere leden van het personeelsbestand dienen hun handelingen en gedrag aan te passen zodat deze voldoen aan de grondbeginselen, waarden, doelen en verplichtingen die uiteengezet zijn in de Code. De Code is geldig in zowel Italië als in het buitenland en kan worden aangepast om aan te sluiten bij de verschillende situaties in de landen waarin illycaffè spa opereert. De Code is bedoeld voor alle ondernemingsbesturen en hun diverse onderdelen, en alle leden van het personeelsbestand, inclusief tijdelijke en externe medewerkers, adviseurs, vertegenwoordigers, advocaten en een ieder die handelt namens illycaffè spa (over het algemeen gedefinieerd als “Geadresseerden’,). De Code zal toegankelijk zijn voor een ieder die is betrokken bij illycaffè spa, zowel op nationaal als internationaal niveau, en van een ieder wordt gevraagd zich te houden aan de in de Code opgenomen grondbeginselen.
II. Algemene beginselen 2.1 Onpartijdigheid illycaffè spa wijst iedere vorm van discriminatie aangaande leeftijd, geslacht, seksualiteit, gezondheid, ras, nationaliteit, politieke overtuiging en geloofsovertuiging van partijen die betrokken zijn bij beslissingen die de relatie met belanghebbenden (zoals, keuze van klanten, personeelsbeheer, werkorganisatie, leverancierskeuze en –beheer, relaties met belanghebbenden, en relaties met de lokale gemeenschap en de instanties die deze vertegenwoordigen, af. 2.2 Eerlijkheid Als het gaat om hun professioneel handelen, dienen alle leden van het illycaffè spa team strikt de huidige wetten, bedrijfsreguleringen en de Code na te leven. Het willen bereiken van de doelen van illycaffè spa rechtvaardigt oneerlijk gedrag, in welke vorm dan ook, niet. 2.3 Correct gedrag in het geval van potentiële belangenverstrengeling Onder voorbehoud van de uitzonderingen opgenomen in artikel 3.4.2, dienen situaties die gepaard gaan met belangenverstrengeling te allen tijde te worden vermeden, zelfs indien het slechts ogenschijnlijk is, bij het uitvoeren van ondernemingsactiviteiten. Het gaat hier om situaties waarbij een lid van het personeelsbestand belangen najaagt die anders zijn dan die zijn gedefinieerd in de missie van de onderneming of die nadelige gevolgen kunnen hebben voor de belangen van de belanghebbenden of als een lid van het personeelsbestand de onderneming gebruikt voor eigen gewin of situaties waarbij vertegenwoordigers van klanten, leveranciers of publieke instanties handelen tegen fiduciaire verplichtingen die horen bij hun functie. 2.4 Privacy Onder voorbehoud van de uitzonderingen opgenomen in artikel 3.4.3, garandeert illycaffè spa dat alle in haar bezit zijnde informatie vertrouwelijk gehouden zal worden en zij garandeert dat zij geen onderzoek zal doen naar vertrouwelijke informatie tenzij zij hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft en huidige wetgeving dit toestaat. Daar komt bij dat alle leden van het personeelsbestand van illycaffè spa verplicht zijn alle informatie aangaande activiteiten van illycaffè spa geheim te houden en geen vertrouwelijke informatie te gebruiken voor redenen anders dan de uitvoering van hun eigen taken. Hier gaat het om praktijken zoals handelen met voorkennis (waarbij aandelen worden gekocht of verkocht door personen die, uit hoofde van hun functie in de onderneming of hun professionele activiteiten, toegang hebben tot vertrouwelijke informatie waardoor zij een voorsprong hebben op andere investeerders in dezelfde markt). 2.5 De waarde van human resources Het personeelsbestand van illycaffè spa is een essentiële factor in het succes van de onderneming. Reden waarom illycaffè spa de waarde van human resources bewaakt en promoot om het bereik en het concurrentievermogen van vaardigheden van leden van het personeelsbestand te verbeteren en uit te breiden. illycaffè spa zet zich daarom in de knowhow, potentiële en persoonlijke belangen van haar personeelsbestand te stimuleren om bedrijfsdoelen te bereiken. 2.6 Persoonlijke integriteit en waardigheid illycaffè spa garandeert de fysieke en morele integriteit van haar medewerkers en zal zorgdragen voor werkcondities die de waardigheid van individuen respecteren en werkplekken die gezond en veilig zijn. Alle leden van het personeelsbestand van illycaffè spa wordt gelijke werkkansen geboden op basis van hun professionele vaardigheden en prestaties, zonder discriminatie en met inachtneming van de mensenrechten. 2.7 Eerlijk gebruik van autoriteit Bij het aangaan en managen van contractuele relaties waarbij hiërarchische verhoudingen gelden – in het bijzonder van haar personeelsbestand – draagt illycaffè spa er zorg voor dat gegeven autoriteit correct en eerlijk wordt gebruikt. In het bijzonder garandeert illycaffè spa dat die autoriteit niet wordt misbruikt en geen schade toebrengt aan de waardigheid en onafhankelijkheid
van personeelsleden en dat beslissingen omtrent de organisatie van werktaken de waarde van haar personeelsbestand zal bewaken. 2.8 Ondernemerschap illycaffè spa zal de onderneming managen middels sleutelcriteria zoals zuinigheid en efficiëntie bij het leveren van oplossingen en diensten met een goede kwaliteit/kostenverhouding en het garanderen van het hoogste niveau klantentevredenheid. 2.9 Kwaliteit producten en diensten illycaffè spa zal haar klanten beschermen en tevredenstellen door te luisteren naar hun wensen om zo de kwaliteit van de producten en diensten van de onderneming te verbeteren. Dit is waarom illycaffè spa haar research-, ontwikkeling- en marketingactiviteiten richt op het bereiken van standaarden van de hoogste kwaliteit voor zowel haar producten als haar diensten. 2.10 Verantwoordelijkheid jegens de gemeenschap illycaffè spa heeft de intentie te handelen met respect voor het milieu en de lokale en nationale gemeenschappen en sociale initiatieven te steunen om haar reputatie hoog te houden en sociale steun te verhogen. 2.11 Milieubescherming Het milieu is een van de belangrijke zaken die illycaffè spa wil beschermen door het zoeken naar balans in haar activiteiten tussen economische initiatieven en cruciale milieuvereisten die de rechten van toekomstige generaties beschermen. illycaffè spa zal ervoor zorgen dat de impact van haar activiteiten op zowel het milieu als het natuurlijke landschap minimaal is en dat het risico dat mensen lopen of het milieu loopt zoveel mogelijk wordt voorkomen; niet alleen door het naleven van de geldende reguleringen, maar ook door inachtneming van ontwikkelingen in wetenschappelijk onderzoek en de beste doorbraken.
III. Belangrijkste gedragscriteria 3.1. Administratief beheer en financiële cijfers Bij het bepalen van de financiële cijfers en iedere andere vorm van boekhouddocumentatie zal illycaffè spa te allen tijde de geldende wetten en reguleringen naleven en de meest geavanceerde boekhoudpraktijken hanteren. De boekhouding en de financiële cijfers vertegenwoordigen accuraat de managementhandelingen (economisch, financieel en activa en passiva) overeenkomstig sleutelcriteria zoals transparantie, juistheid en waarheid. Alle administratieve/boekhoudsystemen zorgen ervoor dat individuele handelingen nauwkeurig kunnen worden weergegeven en de transacties van de onderneming juist worden weergeven waardoor motieven en verantwoordelijkheden op verschillende niveaus onderscheiden kunnen worden. Schending van de huidige administratieve en boekhoudprocedures is strikt verboden. Alle instrumenten die nodig zijn om de handelingen van illycaffè spa in goede banen te leiden, te managen en te controleren zijn aangenomen om te voldoen aan de geldende wetgeving en interne procedures, zodat de ondernemingsactiva en de activiteiten van de ondernemingen beschermd zijn en de boekhoudgegevens uitvoerig en accuraat zijn. Het interne controlesysteem dat de organisatie van de bedrijfsvoering van illycaffè spa checkt, voldoet aan al deze vereisten. In het bijzonder, interne controle: - controleer dat de verschillende ondernemingsprocessen effectief, toereikend, consistent, efficiënt en economisch zijn; - verifieer dat het gedrag voldoet aan reguleringen, ondernemingsbeleid en richtlijnen; - zorg ervoor dat de boekhouding nauwkeurig en betrouwbaar is en dat de ondernemingsactiva worden bewaakt. Iedereen waarvoor de Code is bedoeld, binnen de grenzen van hun taken en verantwoordelijkheden, is verantwoordelijk voor de juiste werking van het controlesysteem. 3.2 Klantrelaties illycaffè spa zal niet discrimineren als het gaat om haar klanten en zij zal gelijke kwaliteitsstandaarden garanderen voor de geleverde diensten/producten. De gedragsstijl van illycaffè spa richting haar klanten is gebaseerd op toegankelijkheid, respect en beleefdheid om een relatie te creëren waarbij samenwerking en professionele expertise overheersen. 3.3 Relaties met het personeel 3.3.1 Personeelswerving Personeelsselectie en –werving is gebaseerd op objectiviteit, kunde en professionele vaardigheden. Het garandeert gelijke kansen en verwerpt iedere vorm van voortrekkerij om ervoor te zorgen dat de onderneming de beste vaardigheden heeft die op de arbeidsmarkt beschikbaar zijn. 3.3.2 Beheer en ontwikkeling van human resources Het geïntegreerde systeem van human resources beheer en ontwikkeling van illycaffè spa biedt alle leden van haar personeelsbestand gelijke kansen en professionele groei op basis van verdienste. illycaffè spa promoot de ontwikkeling van de vaardigheden van alle medewerkers middels de juiste trainingsprogramma’s. 3.3.3 Gezondheid en veiligheid illycaffè spa zal een veiligheidscultuur uitdragen door het ontwikkelen van een bewustzijn van risico’s en door het stimuleren van verantwoordelijk gedrag van haar personeel. Zij streeft er tevens naar de gezondheid en veiligheid van haar personeel en de belangen van andere belanghebbenden te waarborgen middels preventieve maatregelen overeenkomstig richtlijnen aangaande ongelukpreventie en gezondheid en veiligheid op de werkplek als opgenomen in het Wetsbesluit 626/94 en alle wijzigen, toevoegingen en implementaties daarvan. 3.3.4 Privacybescherming illycaffè spa leeft de “Personal Data Protection Code” (Bescherming van de persoonlijke levenssfeer) na gebaseerd op de gegevensbeschermingsbepalingen van het Wetsbesluit 30.06.2003, Nr. 196.
Overeenkomstig deze reguleringen zal illycaffè spa alle leden van haar personeelsbestand informeren over de aard van de verwerkte persoonlijke gegevens, de wijze waarop het wordt verwerkt. Met betrekking tot communicatie neemt de onderneming alle juiste maatregelen om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te garanderen. 3.3.5 Persoonlijke integriteit en bescherming illycaffè spa zal de morele integriteit van haar personeelsbestand bewaken door hen te garanderen dat zij werkcondities hebben die hun persoonlijke waardigheid garanderen. Dit is waarom zij haar medewerkers beschermt tegen psychologische intimidatie en discriminatief gedrag tegenwerkt welk gedrag schade kan toebrengen aan mensen, hun overtuigingen en voorkeuren. 3.4 Wat wordt verwacht van het personeel 3.4.1 Toewijding en goed vertrouwen Personeelsleden dienen zich loyaal te gedragen en te handelen in goed vertrouwen en de contractuele verplichtingen die zij hebben aangenomen na te komen en de taken uit te voeren die van hen worden vereist. Medewerkers dienen tevens de inhoud van de Code te lezen en na te leven en hun gedrag te baseren op respect, samenwerking en teamwork. The Code is toegankelijk voor medewerkers die gevraagd worden een verklaring van bewustzijn te tekenen waarmee zij toestemmen de daarin opgenomen grondbeginselen na te leven. 3.4.2 Belangenverstrengeling Medewerkers dienen hun taken enkel en alleen uit te voeren in het belang van illycaffè spa. Zij dienen situaties te vermijden die kunnen leiden tot belangenverstrengeling en het is hen niet toegestaan persoonlijk voordeel te behalen uit zakelijke kansen waarvan zij op de hoogte komen door hun werk. Hieronder volgt een aantal voorbeelden van conflictsituaties: - het accepteren van geld, cadeaus of gunsten in welke vorm dan ook van mensen, ondernemingen of zakelijke partners die een relatie hebben of in onderhandeling zijn met illycaffè spa; - het gebruiken van hun positie in het bedrijf of van informatie die zij hebben verkregen tijdens hun werk voor persoonlijk gewin; - overeenkomen, afsluiten of aangaan van overeenkomsten of contracten uit naam van en/of namens illycaffè spa, met familieleden of partners of met ondernemingen of individuen die verantwoording aan hen verschuldigd zijn of die op welke wijze dan ook betrokken partijen vertegenwoordigen. Doet belangenverstrengeling zich voor, dan dienen personeelsleden dit te melden aan de onderneming. 3.4.3 Vertrouwelijkheid Personeelsleden dienen gegevens, documenten, onderzoeken, initiatieven, projecten, contracten, plannen, etc. die betrekking hebben op hun werk strikt vertrouwelijk te behandelen, in het bijzonder als deze mogelijk het imago of de belangen van de onderneming of haar klanten in gevaar kunnen brengen. Alle informatie, in het bijzonder de informatie die is verkregen als resultaat van uitgevoerd werk voor klanten, dient als vertrouwelijk beschouwd te worden en mag niet worden geopenbaard aan derde partijen of worden gebruikt voor direct of indirect persoonlijk gewin. 3.4.4 Bescherming van ondernemingsactiva Medewerkers dienen nauwkeurig te handelen om de ondernemingsactiva te bescherming. Zij dienen zich om die reden te allen tijde verantwoordelijk te gedragen en in overeenstemming met de standaard procedures die het gebruik van genoemde activa regeren en zij dienen het gebruik accuraat te documenteren. In het bijzonder dienen medewerkers: - de aan hen toevertrouwde ondernemingsactiva nauwgezet en spaarzaam te gebruiken; - onjuist gebruik van ondernemingsactiva te vermijden, welk onjuist gebruik schade kan toebrengen aan efficiëntie of efficiëntie kan verminderen, of de belangen van de onderneming kan tegenwerken. Met betrekking tot IT-systemen geldt dat medewerkers: - veiligheidsbeleid van de onderneming nauwgezet dienen te volgen om ervoor te zorgen dat het IT-besturings- en beschermingssysteem geen risico loopt; - geen bedreigende of beledigende emails versturen en geen ongepaste opmerkingen schrijven, die beledigend kunnen zijn of die het imago van de onderneming kunnen schaden;
- geen internetsites bezoeken met onbehoorlijke en beledigende inhoud. 3.5 Relaties met leveranciers, partners en externe partijen illycaffè spa houdt voortdurend oog op relaties met leveranciers, waaronder financiële en adviespartijen. Contracten met leveranciers dienen gebaseerd te zijn op volledige transparantie. Het leveren van diensten aan derde partijen of het betalen van vergoedingen in welke vorm dan ook die niet te rechtvaardigen zijn in de context van de relatie, is strikt verboden. Het betalen van vergoedingen aan derde partijen in welke vorm dan ook, welke vergoedingen niet te rechtvaardigen zijn uit hoofde van het soort taak dat is uitgevoerd is tevens verboden. Alle overeenkomsten met partners en verantwoordelijkheden toevertrouwd aan externe partijen dienen op schrift te worden gesteld, inclusief alle financiële afspraken. Deze overeenkomsten dienen tevens de verplichtingen aangaande naleving van het Organisatiemodel van de onderneming en het Wetsbesluit 231/2001 te bevatten en de maatregelen die genomen kunnen worden als deze niet worden nageleefd. 3.6 Relaties met overige belanghebbenden 3.6.1 Gegevensverwerking illycaffè spa verwerkt gegevens op zulk een wijze dat de privacy en vertrouwelijkheid van de betrokken partijen volledig wordt beschermd. Om deze reden worden het gegevensbeschermingsbeleid en de gegevensbeschermingsprocedures die worden toegepast continu bijgewerkt. In het bijzonder geldt dat van alle derde partijen die zijn betrokken bij de gegevensverwerking wordt gevraagd een geheimhoudingsverklaring te tekenen. 3.6.2 Externe communicatie illycaffè spa communiceert met haar belanghebbenden onder naleving van het recht op informatie en om die reden dient er nimmer valse of bevooroordeelde verklaringen naar buiten te worden gebracht. Alle communicatieactiviteiten voldoen aan de huidige wetgeving, reguleringen en professionele bedrijfspraktijken en zijn te allen tijde helder, transparant en tijdig en beschermen, onder andere, prijsgevoelige informatie en bedrijfsgeheimen. 3.7 Relaties met aandeelhouders 3.7.1 Bestuur De wijze waarop illycaffè spa haar bedrijf uitoefent wordt niet alleen bepaald door de genoemde waarden en grondbeginselen, maar ook door absolute transparantie. In dit kader levert de onderneming de aandeelhouders toepasselijke, tijdige en uitvoerige informatie met betrekking tot de belangrijkste zaken van het beheer van de onderneming. illycaffè spa gebruikt een bestuursysteem dat voldoet aan alle wettelijke bepalingen. Het systeem richt zich vooral op: - het garanderen van transparantie in relatie tot de markt; - het monitoren van bedrijfsrisico’s; - in overeenstemming brengen van de belangen van alle aandeelhouders; - het maximalieren van waarde voor aandeelhouders. 3.8 Relaties met openbaar bestuur Als het gaat om relaties met het openbaar bestuur, ambtenaren of overheidsvertegenwoordigers, dienen de medewerkers te allen tijde van toepassing zijnde wettelijke bepalingen en reguleringen in acht te nemen en dienen zij nimmer, op welke wijze dan ook, de integriteit of reputatie van illycaffè spa in gevaar te brengen. Het is alleen aangewezen ondernemingsafdelingen en geautoriseerd personeel toegestaan afspraken te maken met en relaties te onderhouden met het openbaar bestuur, ambtenaren of overheidsvertegenwoordigers. Als het gaat om relaties (zelfs die van een niet-commerciële aard) tussen illycaffè spa en het openbaar bestuur, ambtenaren of overheidsvertegenwoordigers, dienen Geadresseerden nimmer: - direct of via iemand anders, geld of andere voordelen (zoals carrière- of commerciële kansen) aan te bieden aan de betrokken ambtenaar of zijn/haar familieleden of een ieder ander die op welke wijze dan ook verbonden is met hem/haar. - illegaal persoonlijke relaties te zoeken of aan te gaan die gepaard gaan met gunsten, invloed of bemoeienis die de uitkomst van de relatie direct of indirect kunnen beïnvloeden.
Het is Geadresseerden strikt verboden op een onrechtvaardige wijze winst te behalen ten koste van het openbaar bestuur. Om die reden dienen Geadresseerden nimmer: - op een onbehoorlijke wijze namens illycaffè toelagen, financieringen, gesubsidieerde leningen of enige andere vorm van fondsgelden toegekend of geleverd door het openbaar bestuur te verkrijgen middels gebruik of aanlevering van valse of bedrieglijke documenten of het nalaten van het gebruiken of aanleveren van vereiste informatie; - toelagen, fondsgelden of financiering die bedoeld zijn voor illycaffè spa gebruiken voor zaken anders dan waarvoor zij toegekend waren; - door listigheid of onbetamelijk gedrag onrechtvaardig verkrijgen (zoals het versturen van valse documenten of het aanleveren van onjuiste verklaringen) van enige andere vorm van voordeel ten koste van het openbaar bestuur (vergunningen, machtigingen, kortingen van welke aard dan ook, inclusief sociale bijstand, belastingverlaging en niet-betalen van sociale bijstandbijdragen, etc.) voor persoonlijk gewin, voor illycaffè spa of voor anderen. 3.9 Cadeaus Als regel geldt dat geld, cadeaus of voordelen van welke aard dan ook niet beloofd, aangeboden of geaccepteerd mogen worden voor welke reden dan ook, als het gaat om relaties van illycaffè spa met klanten, leveranciers, ambtenaren en derde partijen voor persoonlijk gewin of ten voordele van illycaffè spa. Dit geldt niet voor cadeaus die voldoen aan de normale bedrijfs- en beleefdheidsgebruiken. Procedures aangaande het accepteren of geven van cadeaus of voordelen van andere aard dienen te voldoen aan de ondernemingsreguleringen. Goedgekeurde geldelijke beloningen dienen te allen tijde geautoriseerd te worden door het management en dienen goed gedocumenteerd te worden, zodat deze kunnen worden gecontroleerd.
IV. Controleprogramma en implementatiemethoden 4.1. Controlecommissie De onderneming heeft een controlecommissie (de “Commissie”) in het leven geroepen, welke commissie de volgende verantwoordelijkheden heeft: - ervoor zorgen dat de Code wordt nageleefd en geïmplementeerd en stimuleren van initiatieven om ervoor te zorgen dat mensen op de hoogte zijn van de Code en de inhoud daarvan begrijpen; - onderzoeken van feitelijke of potentiële schendingen van de Code en informeren van de Voorzitter van de Raad van Bestuur (of de Bestuurscommissie, de algemeen managers en andere relevante lichamen van de uitkomst, zodat eventuele benodigde maatregelen genomen kunnen worden; - voorstellen van initiatieven voor het bijwerken of aanpassen van de Code op basis van informatie die is verkregen door controleof onderzoeksactiviteiten aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur en/of de Bestuurscommissie en/of de Raad van Bestuur; - controleren dat de criteria en technieken die worden gebruikt voor het verwerken van boekhoudgegevens en alle relevante informatie voldoen aan de algemeen geaccepteerde beginselen en standaarden en dat de relevante beheerprocessen en controlesystemen efficiënt functioneren; - een constante stroom van informatie naar de ondernemingslichamen garanderen; - uitvoeren en controleren van de implementatie van het controleprogramma in de verschillende ondernemingsafdelingen; - verzoeken om inspecties indien er storing wordt gemeld of er overtredingen zijn die dienen te worden vermeden; - helpen bij het voorbereiden en integreren van interne reguleringen aangaande de preventie van risico’s en de voortdurende verbetering van ethisch gedrag in de onderneming; - de relevante ondernemingsafdelingen informeren over het nemen van disciplinaire maatregelen jegens personen die de ondernemingsprocedures of –grondbeginselen schenden. Al deze zaken kunnen worden uitgevoerd met de hulp van onafhankelijke deskundigen. De leden van de Commissie worden benoemd door de Raad van Bestuur, die de samenstelling bepaalt (overeenkomstig Wetsbesluit Nr. 231 van 8 juni 2001, de benoemingstermijn en de vergoeding. De relevante ondernemingsafdelingen dienen actief samen te werken om ervoor te zorgen dat illycaffè spa goed werkt door het garanderen en aanleveren van diverse interne managementcontrolesystemen die vereist zijn door huidige wetgeving en het organisatiemodel van de onderneming. Zij dienen tevens handelingen die de inspectie en controle die wordt uitgevoerd door de Raad van Auditors, de Chief Auditor of de Commissie hinderen, te vermijden. 4.2 Communicatie en training Iedereen die verantwoordelijkheid draagt voor de bedrijfsmissie (intern en externe medewerkers) dient via de juiste communicatiewegen op de hoogte te zijn van de inhoud van de Code. Om ervoor te zorgen dat de Code goed begrepen wordt door het gehele personeelsbestand, dient de Human Resources Manager bewustzijn van de grondbeginselen en regels uiteengezet in de Code te promoten. 4.3 Melden van schending van de Code Geadresseerden dienen iedere schending van de Code te melden aan de Controlecommissie. Deze Commissie zal de melding onderzoeken, contact opnemen met de persoon die de schending heeft gemeld, de persoon die verantwoordelijk is voor de mogelijke schending en andere betrokken personen. De Controlecommissie zal ervoor zorgen dat de identiteit van de personen die de schending van de Code melden, geheim wordt gehouden voor zover dit wettelijk wordt toegestaan. 4.4 Maatregelen Afhankelijk van de ernst van de illegale handelingen, zal illycaffè spa de juiste maatregelen nemen onder voorbehoud van eventuele vervolging door het openbaar ministerie. In het bijzonder, in het geval van schending van de Code door medewerkers en/of managers, zullen disciplinaire maatregelen worden genomen die in proportie zijn met de ernst en de herhaling van het onbehoorlijke gedrag of de mate van aansprakelijkheid, overeenkomstige artikel 7 van Wet Nr. 300 van 20 mei 1970 en andere bepalingen die zijn opgenomen in het arbeidscontract. De bepalingen van de Code zijn tevens van toepassing op tijdelijke medewerkers. In overeenstemming met specifieke contractuele verplichtingen jegens illycaffè spa, dienen alle arbeidsbureaus en wervingsbureaus schending van de Code te bestraffen middels adequate disciplinaire maatregelen.
Met betrekking tot directieleden en auditors die de reguleringen van de Code niet naleven, zullen maatregelen genomen worden door de Raad van Bestuur en de Raad van Auditors in proportie met de ernst en de herhaling van het onbehoorlijk gedrag of de mate van aansprakelijkheid, inclusief het aanbieden van een eervol ontslag van hun volmacht aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. In dit laatste geval heeft illycaffè spa het recht om schade te verhalen die is veroorzaakt door het illegaal gedrag van de overtreder. Met betrekking tot leveranciers en externe partijen en adviseurs zal iedere schending van de regels van de Code leiden tot de beëindiging van hun contract en illycaffè spa heeft tevens het recht om schade te verhalen die is veroorzaakt door het illegaal gedrag van de overtreder.
