Geneesmiddelendistributie Noden van een ziekenhuisapotheek 23 november 2012
Agenda Noden AS IS Situatie TO BE Situatie Uitdagingen
2
Noden Doelstellingen en Ambitieniveau Apotheek ivm geneesmiddelendistributie :
Maximale focus op kwaliteit en patiëntveiligheid
Correcte processen met nodige validatiestappen (incl. overeenstemming met Joint Commission International accreditatie)
Reductie manuele fouten door hogere graad van automatisering (via technologische ontwikkelingen)
Tracking & tracing doorheen ziekenhuis en eenduidige identificatie van patiënt en toediening
Hoge service graad aan patiënt en interne klant (front-office taken)
Risicobeheer naar verlies of verspilling van voorraad, rapportering over performantie en transparante kostenopvolging van de geneesmiddelendistributie
Maximale integratie van verschillende functies in keten geneesmiddelendistributie
Korte doorlooptijd van klaarmaken en beleveren geneesmiddelen
3 * EMV momenteel on-hold
Agenda Noden
AS IS Situatie TO BE Situatie Uitdagingen
4
AS IS organisatie:
Organisatie op AZG campi Apotheek is aanwezig op alle campi in de volgende opzet VE= verpleegeenheid verblijfsafdelingen en het operatiekwartier met ontwaakafdeling
• Magazijn
• Aanmaak voorschriften • Magazijn apotheek • • • •
Geneesmiddelen Implantaten Verdoving Voeding
• Registratie, herverpakking, picking, distributie • Tarificatie/Facturatie
(steriel, niet steriel, …)
• Centrale goederenlogistiek Bissegem
Transport, distributie, …
Vercruysselaan 25 afleverpunten (12 VE)
Reepkaai 18 afleverpunten (12 VE)
• Aanmaak voorschriften • Magazijn apotheek • Geneesmiddelen • Implantaten • Verdoving
• Bereidingencentrale • Registratie, picking, distributie
• Aanmaak voorschriften • Transitlokaal
Loofstraat 44 afleverpunten (27 VE)
Kennedylaan 64 afleverpunten (32 VE)
• Aanmaak voorschriften • Transitlokaal (Blok A) • Distributie apotheek blok B & C via centrale logistiek (enkel leveringen geen retour)
Voorschriften, geneesmiddelen, implantaten, bereidingen, verdoving Voorschriften, geneesmiddelen, implantaten, verdoving, voeding Transport, distributie van voorschriften, geneesmiddelen, bereidingen, …
5
AS IS processen We onderscheiden 2 high-level processen binnen de huidige apotheekwerking: herbevoorrading van apotheek en herbevoorrading van de afdelingen.
1. Herbevoorrading van apotheek (artikelen in ligdagprijs en obv voorschriften) Behoefte
Processen
herbevoorrading
Apotheker/ Afdelingen
Apotheker(s)/ MFC
Ontvangst & Opslag van goederen
Plaatsen
Sourcing
bestelling
Apr. Assistente
Facturatie leverancier
Leveranciersopvolging
Apr. Assistente Apr. Assistente/FAD Apotheker/FAD
2. Herbevoorrading van de afdelingen* Behoefte afdeling
Toesturen apotheek
Controle Voorschrift
Registratie Voorschrift
Afdrukken distributielijst
Picking van medicatie
Controle Picking
Beleveren Medicatie
Facturatie obv toediening Afdelingen
Afdelingen /fax/binnenpost
Apotheker
Apotheker/ Apr. Assistente
Apr. Assistente
Apotheker/ Apr. Assistente Apr. Assistente
Afdelingen /Centrale logistiek
Systeem & Data Management Organisatie
6
* Illustratie van flow herbevoorrading van geneesmiddelenvan de afdelingen op basis van individuele voorschriften
2. Herbevoorrading afdelingen Detailflows
Afhankelijk van het opgezette logistieke systeem kunnen we verschillende manieren van herbevoorrading van de verschillende afdelingen onderscheiden: Voor Geneesmiddelen en Bereidingen:
Systeem Noodvoorraad Systeem Individueel VS
VOORSCHRIFT
Herbevoorrading van de afdelingen Behoefte afdeling
Toedienen Medicatie/ Bereiding
Invullen Naschrift
Toesturen apotheek
Controle Voorschrift
Registratie Voorschrift
Afdrukken distributie lijst
Picking Medicatie/ bereiding
Controle Picking
Beleveren Medicatie/
Aanvullen nood voorraad
bereiding
• Geneesmiddelen • Bereidingen
Facturatie patiënt Afdelingen
Behoefte afdeling
Afdelingen
Afdelingen
Afdelingen Apotheker Apr. Assistente/ Apr. Assistente/ Apr. Apotheker Apotheker /Fax/Binnenpost assistente
Invullen Voorschrift
Toesturen apotheek
Controle Voorschrift
Registratie Voorschrift
Afdrukken distributie lijst
Picking Medicatie/ Bereiding per patiënt
Apr. Afelingen/ Afdelingen assistente Centrale logistiek
Controle Picking
Belevere Medicatie /Bereiding
Toedienen Medicatie /bBereiding
• Geneesmiddelen • Bereidingen
Facturatie patiënt Afdelingen
Afdelingen
Apr. Afdelingen Apotheker Apr. Assistente/ Apr. Assistente/ assistente Apotheker Apotheker /Fax/Binnenpost
Afdelingen/ Apr. assistente Centrale logistiek
Afdelingen
7
2. Herbevoorrading afdelingen Detailflows • Voor Implantaten:
Systeem Individueel VS Systeem Individueel VS
VOORSCHRIFT
Systeem Individueel VS
Herbevoorrading van de afdelingen Behoefte afdeling
Afdelingen
Behoefte afdeling
Toedienen implantaat
Afdelingen
Toedienen implantaat
Invullen Naschrift
Toesturen apotheek
Afdelingen
Afdelingen /Binnenpost
Invullen Naschrift
Toesturen apotheek
Controle Voorschrift
Apotheker
Registratie Voorschrift
Apr. Assistente
Facturatie patiënt
Apr. Assistente
Opmaak bestelbon
Apr. Assistente
Ontvangst Nieuw implantaat
Beleveren
Implantaat naar OK
• Implantaten in consignatie (traceerbare)
Apr. Afdelingen/ Assistente Centrale logistiek
Beleveren
Controle Voorschrift
Picking implantaat
Controle
Implantaat
Picking
naar OK
Registratie Voorschrift
Facturatie patiënt
• Implantaten in eigendom
Afdelingen
Beleveren Implantaat aan OK
Afdelingen Afdelingen
Behoefte afdeling
Toedienen implantaat
Afdelingen /Binnenpost
Invullen Naschrift
Apotheker Apr. Assistente Apr. Assistente Afdelingen/ /Apotheker /Apotheker Centrale logistiek
Toesturen apotheek
Controle Voorschrift
Opmaak bestelbon
Registratie Voorschrift
Apr. Assistente
Apr. Assistente
Facturatie patiënt
• Implantaten op zicht
Leverancier
Afdelingen
Afdelingen
Afdelingen
Afdelingen Apotheker /Fax/Binnenpost
Apr. Assistente
Apr. Assistente
Apr. Assistente
8
Agenda Noden
AS IS Situatie TO BE Situatie Uitdagingen
9
TO BE organisatie Apotheek zal aanwezig zijn op de campus Kennedylaan in de volgende opzet: VE= verpleegeenheid verblijfsafdelingen
• Centraal Magazijn (steriel, niet steriel, …)
• Centrale goederenlogistiek • Aanmaak voorschriften • Magazijn apotheek • • • •
Transport, distributie, …
Geneesmiddelen Implantaten Verdoving Voeding
• Bereidingencentrale • Distributie door Centrale goederenlogistiek • Voorschriften • Geneesmiddelen, Implantaten, Verdoving, Voeding, … • Retours • Dringende leveringen
• Transitlokaal/bufferzone • Unit dose herverpakking • Registratie, picking, distributie • Tarificatie/Facturatie • Satelliet apotheek op afdelingen
Kennedylaan 64 afleverpunten (32 VE)*
Reepkaai 4 afleverpunten (4 VE)
• Aanmaak voorschriften • Distributie door Centrale goederenlogistiek • Transitlokaal/bufferzone • Satelliet apotheek op afdelingen
Voorschriften, geneesmiddelen, implantaten, verdoving, distributie, transport, …
10 * Afleverpunten van nieuwbouw moet nog gedefinieerd worden door AZ Groeninge.
TO BE Processen
Optimalisatiemogelijkheden (1/4) Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing: 1. Herbevoorrading van apotheek
• Aankoop • Invoeren van automatische cyclus voor het herbestellen van implantaten (verbruik – scan- Aanvraag Tot Bestelling) • Professionaliseren van aankoop (ondersteuning aankoop in grote dossiers / overheidsopdrachten) • Transparante rapportering (spend per categorie) • Ontvangst • Optimaliseren van de aanleveringszone (toekomstgericht) & conditionering vereisten • Magazijn activiteiten • Uittekenen van duidelijke opslagplaats voor alle type apotheek artikelen: geneesmiddelen, implantaten, verdoving, … • Scannen van ontvangst inclusief lotnummer en vervaldatum (WarehouseManagement perspectief en track&trace vereiste) • Uitbreiden van magneetkaart met barcode registratie van ontvangst en/of picking in Software apotheek (real time) opslag plaats scannen (WM perspectief) • Gebruik van kardex/paternosterkasten/’boxrobot’ in het magazijn 11
TO BE Processen
Optimalisatiemogelijkheden (2/4) Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing 1. Herbevoorrading van apotheek
• Leveranciersopvolging • Definiëren van KPI’s (key performance indicators) per topleverancier voor betere opvolging en onderhandelingen • Specifiek voor apotheek • Ziekenhuisbreed • Automatiseren van zendnota en factuur (deze worden elektronisch naar het ziekenhuis gestuurd (ElectronicData Interchange) en on line gewaardeerd (boekhouding en beheerscontrole)
12
TO BE Processen
Optimalisatiemogelijkheden (3/4) Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing: 2. Herbevoorrading van afdelingen
• Voorschriften • Uniformiseren van type voorschriften (momenteel worden verschillende 9 type voorschriften gebruikt) • Uitrollen/uitbreiden van het gebruik van elektronisch voorschrift en linken met apotheek pakket en linken met voorraadkasten • Gebruik van buizenpost systeem voor het toesturen en duidelijke afstemming rond interne procedures • Herverpakking • Grotere volumes gaan herverpakken • Linken van herverpakking toestel met apotheek pakket • Herverpakken met barcode • Distributie • Gebruik van vanaskasten of robot voor picking • Distributie gebeurt volgens optimale logistieke stromen binnen het ziekenhuis door Centrale goederenlogistiek (zelfde route voor heen en retours en maximale integratie van verschillende stromen op afdeling)
13
TO BE Processen
Optimalisatiemogelijkheden (4/4) Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing 2. Herbevoorrading van afdelingen
• Voorraden op afdelingen • Noodvoorraden vervangen door beveiligde elektronische distributiekasten met flexibiliteit na de werkuren apotheek (urgenties en 1ste dosis) – aantal te bepalen (1 voor meerdere afdelingen bvb) • Linken van elektronische voorschriften met noodvoorraadkasten om maximaal met voorschrift te werken en validatie op afstand, mogelijk te maken (concept van satellietapotheek met virtuele aanwezigheid van de apotheker) • Beheer van de afdelingen voorraden door apotheek assistente en kennisoverdracht naar verpleegkundige bij toedieningen meer front-office taken
14
Agenda Noden
AS IS Situatie TO BE Situatie Uitdagingen
15
Uitdagingen
Kwaliteit van de zorg voor de patiënt verbeteren door •
Vermindering van fouten bij de toediening van medicijnen
•
Bedside scanning gekoppeld aan ‘review of prescription’, tracebility, toedieningsregistratie, tarificatie en logistieke stroom bvb www.uzleuven.be/bss
•
Eenheidsdosisherverpakking inclusief barcode te gebruiken. De ziekenhuisapothekers raden de GS1-128 (ex- EAN-128) standaard aan. Firma’s bieden hier spontaan oplossingen voor, in het kader van outsourcing van deze activiteit.
•
Traceerbaarheid te garanderen, inclusief traceerbaarheid van implantaten zodat recall bij problemen, bij vervalsingen,… kunnen uitgevoerd worden, inclusief het oproepen van patiënten (FAGG en FOD)
•
Hoog-risicomedicatie te definiëren (geneesmiddelen die bij verkeerd gebruik een verhoogde kans geven op schade of zelfs dood bij de patiënt) en een beveiligd circuit op te zetten cfr verdovende middelen.
•
Medicatiebedeling in de ‘most ready-to-administer form’ aan te leveren vanuit de industrie en ziekenhuisapotheek.
•
Policy op te zetten rond l’ook-alike’ en ‘sound-alike’ bvb chaotisch ordenen, specifieke schrijfWIJze,…
16
Uitdagingen
Rekening houden met specificiteit van een ziekenhuisapotheek –
Geneesmiddelen dienen in hun oorspronkelijke verpakking te blijven om hun oorspronkelijke vervaldatum te kunnen behouden
–
Enkel geneesmiddelen die ingenomen worden, kunnen aangerekend worden.
–
Monopolie van het order bij de dokters, monopolie van de geneesmiddelendistributie bij de apothekers, monopoloie van het toedienen bij de verpleegkundigen
–
Therapie in een ziekenhuis wordt steeds ‘agressiever’ en ‘korter’ waardoor flexibiliteit van het logistiek systeem
ingebouwd dient te worden : afleveren voor 24 uur genereert bijv. door wijziging van therapie, ongeveer 50% teruggave !
17
Uitdagingen Het beheer van de medicatievoorraden efficiënter maken door –
op elk moment op de hoogte te zijn van de plaats waar de voorraad zich juist bevindt in het ziekenhuis
–
spontane samenwerking met logistieke firma’s die bijvoorbeeld studies op maat van de klant aanleveren ivm de logistieke stromen inclusief kostenvergelijking
–
Nauwe interactie tussen logistieke firma’s en de ziekenhuisapotheek/logistieke dienst van het ziekenhuis om de know-how en de behoeftes af te stemmen.
–
Evoluties van automatisatie-systemen bvb RFID,… (cave integratie van software in de ziekenhuissoftware/apotheeksoftware ) nauwgezet te volgen op de markt
Efficiëntieverbetering in de ziekenhuizen door –
onnodige handelingen uit te schakelen zoals bijvoorbeeld de eliminatie van de stap “wegleggen van de medicatie” op de afdeling in het ziekenhuis. Bvb Swisslog, Sinteco, … bieden hier zakjes per patiënt aan per toedieningsmoment, centraal of decentraal geproduceerd.
–
de ordering van de geneesheer zoveel mogelijk te bundelen en te laten resulteren in een logistiek proces na “review of prescription” door de ziekenhuisapotheker namelijk a) the appropriateness of the drug, dose, frequency, and route of administration; b) therapeutic duplication; c) real or potential allergies or sensitivities;
d) real or potential interactions between the medication and other medications or food; e) variation from organization criteria for use; f ) patient’s weight and other physiological information; and g) other contraindications. 18
Uitdagingen
Business case (bc) opmaken •
Vastleggen ‘cost en value drivers’
•
Voor de verschillende scenario’s dient een gedetailleerde business case opgesteld te worden die de verschillende kosten en mogelijke besparingen voor elke domein weergeeft. Op basis van de netto actuele waarde en de terugverdienperiode worden de scenario’s financieel met elkaar vergeleken
•
Haalbaarheidsstudie opmaken
19
Besluit Er is nood aan innovatie en studies binnen het ziekenhuis voor de geneesmiddelendistributie
Er is nood aan integratie van de geneesmiddelendistributie in de logistieke flow van het ziekenhuis Er is nood aan een geautomatiseerde koppeling van de informatiestromen en logistieke stromen
Er is nood aan optimalisatie en garantie van de conditionering van de geneesmiddelen en implantaten (koele keten, decentrale voorraden,…) Er is nood aan beveiliging en automatisatie van de apotheekvoorraden
Er is nood aan registratie - en controlerapporten van de goede conditionering en beveiliging van de voorraden Er is nood aan input van de professionele know how terzake van externe partners 20
