ft
Gemeente
Kerkrade
Conform ontwerpbesluit is besloten in de raadsvergadering d.d.
.^.t.^jJ^.ir....
Ontwerpbesluit Nr.: 12Rb052.
De raad van de gemeente Kerkrade; overwegende, • dat de commissie GEZ in februari 2012 de stuurgroep centrum de opdracht heeft gegeven het Centrumplan als pilot te gebruiken voor projectmatig werken en derhalve een projectplan op te stellen voor het Centrumplan;
gelezen, • de nota van toelichting, nr. 12TI051, behorende bij dit besluit; • het verslag van de Commissie Grondgebied en Economische Zaken d.d. 10 oktober 2012; • het projectplan Centrum dat is bijgevoegd en onderdeel uitmaakt van dit besluit;
gelet op, beleidsveld: bouwen en wonen; gemeentelijk/regionaal beleidskader: structuurvisie gemeente Kerkrade 2010-2020;
besluit: in te stemmen met het projectplan Centrum, hetgeen is bijgevoegd en als zodanig deel uitmaakt van dit besluit.
Aldus vastgesteld door de raad der gemeente Kerkrade in zijn openbare vergadering d.d. 31 oktober 2012
jrzitter van de raad,
De interim-griffier,
sfecg-S^ mr. G.J.A. van Dorst.
&
T7C/™1 J7 O K —
Mixed Sources vmw.fsc.org Certno.SCS-COC-00189 C199GForesl5tewardshi>Counci[
Parkstad Limburg Gemeente Kerkrade maakt deel uit van Parkstad Limburg
Projectplan Centrum Kerkrade Oktober 2012
Inhoudsopgave 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4
Uitgangspunten centrum Voorgeschiedenis Op naar daadwerkelijke herontwikkeling Doel projectplan Plaats van het projectplan
2 2 2 3 4
2. 2.1 2.2 2.3 2.4
Context Maatschappelijk politiek belang Financiën Centrum is integrale gebiedsontwikkeling Deelprojecten
5 5 5 5 5
3. 3.1 3.2 3.3
Organisatie Algemeen Participanten en hun taken Interne rollen en taken
6 6 6 8
4. 4.1 4.2 4.3
Planning Stedenbouwkundig ontwerp Akkoord op hoofdlijnen Samenwerkingsovereenkomst
10 10 10 11
5. 5.1 5.2 5.3 5.4
Projectaanpak en beheersing GROTIK Geld/financiën Risico's Communicatie
12 12 12 13 14
Bijlage 1
kaart zonegebied Kerkrade centrum
Bijlage 2
project-, proces- en projectmanagement
Bijlage 3
beschrijving van de deelprojecten
1. INLEIDING 1.0 Uitgangspunten centrum De gemeente streeft voor het stadscentrum naar dynamiek in combinatie met een stedelijke uitstraling, met behoud van de dorpse gemoedelijke sfeer zoals die in het huidige centrum beleefd wordt. Het centrum is het hart van de gemeente en levert als zodanig een belangrijke bijdrage aan het imago van de stad. Voor de gehele gemeente is het van groot belang een bruisend stadscentrum te bezitten dat voldoet aan de veranderende behoeften en wensen van de consument. Het uitgangspunt voor de toekomst van het centrumgebied is dat versterking in de brede zin van het woord plaats moet vinden. De ontwikkeling van een kwalitatief goed, gedifferentieerd en compact winkelcentrum met een goede routing is noodzakelijk. Het Distributieplanologisch Onderzoek dat is vervaardigd ten behoeve van de realisatie van het nieuwe centrum onderstreept dit. Een dergelijk winkelcentrum levert de noodzakelijke versterking van het bestaande winkelniveau (gemeentelijke structuurvisie Kerkrade 2010-2020).
1.1 Voorgeschiedenis Binnen de structuur in Kerkrade heeft Kerkrade-centrum een belangrijke functie voor de hele gemeente. De aantrekkingskracht is de laatste jaren echter aangetast door de achteruitgang van het centrum en het uitblijven van noodzakelijke ingrepen. Aandachtspunten in het centrumgebied zijn momenteel: • weinig bijzonder en onderscheidend aanbod; • weinig filiaal- en grootwinkelbedrijven, weinig trekkers; • supermarkten functioneren solitair vanwege ligging net buiten het • centrumgebied; • onaantrekkelijk plekken in het straat en winkelbeeld, gedateerde • pandkwaliteiten (gehele noordelijke kant Niersprinkstraatvia • Theaterpassage tot aan C&A zorgt voor een verloederende indruk • wat een negatief effect heeft op het gehele centrum); • voortgang centrumplan en herontwikkeling Theaterpassage Het afgelopen decennium is door de gemeente drie keer met een ontwikkelaar getracht te komen tot de ontwikkelingvan het centrumplan. Daarnaast is in 2003 V & D vertrokken, de Hema kleiner gaan zitten en is meer leegstand in het centrum gekomen. Tevens heeft het ziekenhuis een andere functie gekregen, waardoor de passantenstromen in het centrum anders zijn gaan lopen. Kortom, Kerkrade heeft afgelopen jaren te maken gehad met een optimalisatieslag vanuit instellingen, waarbij het centrum de fysieke verbeteringsslag nog niet heeft kunnen maken.
1.2
"Op naar daadwerkelijke herontwikkeling"
Onder de noemer" transformatie van het centrumgebied van Kerkrade' ontwikkelt de gemeente Kerkrade met stakeholders en een nog nader te selecteren ontwikkelaar de komende jaren gezamenlijk het gebied aan en rondom de Markt, Niersprinkstraat, Van Beethovenstraat, Mozartstraat en Theaterpassage. De wens is om het centrumgebied een nieuwe impuls geven. Het plan streeft een aanzienlijke kwaliteitsverbetering van dit gebied na. Partijen trachten dit te bereiken door de herontwikkeling van dit plangebied en een opwaardering van de openbare ruimte. In de commissie Grondgebied en Economische zaken (15 februari 2012) heeft de Stuurgroep Centrumplan, de contouren van het nieuwe centrumplan gepresenteerd. In oktober 2011 is de indertijd met projectontwikkelaar Metroprop gesloten overeenkomst ontbonden. Dat was het moment dat de gemeente Kerkrade nadrukkelijk heeft aangegeven vanaf nu de regie in eigen hand te willen nemen en houden en binnen afzienbare tijd met een nieuw plan te willen komen. In de afgelopen maanden is zowel door de Stuurgroep, maar zeker ook door het ambtelijk apparaat, hard gewerkt aan de totstandkoming van een nieuw vlekkenplan. In december 2011 heeft de Stuurgroep de raad beloofd om snel in 2012 een nieuw stedenbouwkundig Masterplan te presenteren. De Stuurgroep heeft eind 2011 de 2
adviseurs Piet van Pol van Van Pol Beheer en Maarten Engelman van Engelman Architecten, beiden uit Roermond, benaderd om mee te denken over het nieuwe plan. Vernieuwd centrumplan: "menselijke maat" In de commissievergadering werd door architect Maarten Engelman een ruwe schets toegelicht waarbij transparantie en doorzichten in de stad centraal staan. De hoofdelementen van het gemengde programma zijn: • Menselijke maat: het grootste verschil met de oude plannen is de omvang. Kerkrade kiest voor een compact winkelcentrum meteen beperkte uitbreiding van de winkelvloeroppervlakte. In totaal gaat het om ca. 500 -1000 m 2 toevoeging winkelruimte; • DWonen op maat afgestemd: ca. 80 woningen in enkele bouwlagen op de winkels. • DParkeren in balans: ca. 260 parkeerplaatsen, (mogelijk) gedeeltelijk in nieuwe garage (hiervoor loopt nog een onderzoek, mede met oog op financiën). • Culturele bijdrage: o Revitalisatie Theater o Bibliotheek met ca. 1500 m2 • DKernbegrippen zijn attractief, afgestemd op de grootte van de stad, niet bouwen voor leegstand en geen lege panden achter laten. Globaal tijdschema en projectafbakening Voor wat betreft de vervolgstappen streeft het college er naar de volgende mijlpalen te halen: • Uitwerken Masterplan in een Voorlopig Ontwerp, najaar 2012. • Uitwerken en vaststellen haalbaarheid Masterplan incl. samenwerkingsovereenkomst en planning in de periode najaar 2012 tot en met eerste kwartaal 2013. • Indienen aanvraag bouwvergunning in het najaar 2013 en start bouw begin 2014. Daarnaast wordt het 10-puntenplan uitgevoerd zoals dit ook oorspronkelijk stond gepland. Dit zijn kleine projecten rondom het centrumproject, vooral in de openbare ruimte.
1.3 Doel van het projectplan Duidelijke procesbeschrijving Het projectplan heeft tot doel de werkwijze, de fasering en het proces van het project in grote lijnen vast te leggen. Als afgeleide van de werkwijze worden de taken en verantwoordelijkheden van de deelnemers in het project beschreven en gestructureerd naar de diverse besluitvormings- en overlegorganen. Spoorboekje en communicatie Het projectplan wordt ingezet in de communicatie met alle betrokkenen, en niet in de laatste plaats met de 'opdrachtgever' van het transformatieproces: de gemeente Kerkrade en de stakeholders, waaronder de nog te selecteren ontwikkelaar. Het vormt een spoorboekje, het wil de betrokkenen inzicht geven in de wijze waarop de verschillende deelprojecten in het centrumplan tot stand worden gebracht en zich tot elkaar verhouden, inclusief de benodigde burgerparticipatie. De deelprojecten zullen moeten bijdrage aan de totaalvisie van de transformatie van het centrumplan: een omgeving waar je prettig winkelt, woont en werkt. Transparantie voor betrokkenen en raad Het document geeft aan hoe het projectmanagement invulling geeft aan zijn taak: het doelmatig, rechtmatig en beheerst laten verlopen van dit ontwikkelingstraject, waarbij het eindresultaat dient te voldoen aan de bij de aanvang vastgestelde voorwaarden met betrekking tot kosten, tijd, kwaliteit en politieke en maatschappelijk draagvlak. Het geeft op hoofdlijnen aan wat de koers is van het project voor de komende jaren.
1.4 Plaats van het projectplan In de Intentieovereenkomst voor het centrumplan zijn de betrokken partijen overeengekomen dat de gemeente de regie heeft en houdt over het project. Conform bovenstaand model wordt in dit Projectplan het centrumproject in zijn geheel - op hoofdlijnen ■ behandeld. De gemeente zal in de loop van het proces voor diverse (nog te definiëren) deelprojecten of bijzondere onderwerpen, meer gedetailleerde projectplannen opstellen. En dan met name voor die deelprojecten die door de gemeente zelf worden geïnitieerd en gecoördineerd. Het voorliggende Projectplan beschrijft, op basis van de huidig beschikbare informatie het project met daarin de rol van de gemeente, de planning, de financiële kaders en de eventuele bijzonderheden. Op onderdelen wordt het de komende maanden aangevuld, voordat het voor besluitvorming wordt aangeboden.
2. De context Het centrumplan is een integrale gebiedsontwikkeling dat de volgende kenmerken kent:
2.1
Maatschappelijk en politiek belang
Het project heeft op dit moment een doorlooptijd van ongeveer 12 jaar. Met drie opeenvolgende marktpartijen, dan wel ontwikkelaars is op een zeer professionele wijze samengewerkt, maar heeft helaas niet tot resultaat geleid. Er is sprake van hoogste politieke prioriteit van dit project binnen de gemeente.
2.2
Financiën
o Huidige crisis: Moeilijke marktomstandigheden met betrekking tot de detailhandel en de woningbouw: de huidige (vastgoed)crisis leidt tot grote voorzichtigheid en risicocalculatie bij marktpartijen, en niet in de laatste plaats bij financiers van de vastgoedinvesteringen, o Grex en financiering: op basis van de nog nader op te stellen samenwerkings-en realisatieovereenkomsten dienen vooraf de financiën helder te zijn benoemd.
2.3 Centrumplan is integrale gebiedsontwikkeling De centrumontwikkeling van Kerkrade kan gezien worden als integrale gebiedsontwikkeling. Het heeft de volgende kenmerken: • een samengesteld programma (winkels, wonen, cultuur, parkeren, openbare ruimte) met bijbehorende afhankelijkheden. • vele belanghebbenden betrokken (de gemeente is er één van). • kent een lange doorlooptijd (en kan doordoor beïnvloed worden door externe ontwikkelingen), • heeft een hoog investeringvolume • speelt zich altijd af in een politiek/maatschappelijk krachtenveld.
2.4 Deelprojecten Het project centrumplan bestaat uit deelprojecten. De deelprojecten hebben nauwe relaties met elkaar. Zo bepaalt het programma van winkels, woningen en maatschappelijke voorzieningen het aantal benodigde parkeerplaatsen. De maatschappelijke voorzieningen en kwaliteitvan de openbare ruimte bepaalt mede de aantrekkelijkheid van het vernieuwde centrum en de aantrekkelijkheid heeft weer invloed op huurniveaus dus (grond-) opbrengstpotentie etc. Om een integrale afweging te maken over de haalbaarheid van het project dienen de deelprojecten tot op een globaal niveau te worden uitgewerkt. Daartoe zijn verschillende onderzoeken en deelstudies nodig. Het betreft de volgende deelprojecten: 1. Ontwikkeling van appartementen/winkels/parkeren 2. Ontwikkeling theater/bibliotheek 3. Ontwikkeling openbare ruimte inclusief plein achter Raadhuis
Deelproject 1 betreft de ontwikkeling van commercieel vastgoed, deelprojecten 2 van maatschappelijke, openbare voorzieningen en 3 maakt onderdeel uit van het openbaar gebied. Voor een nadere beschrijving van de deelprojecten en de rol van de gemeente daarin zie bijlage 5.
3. Organisatie Het centrumpian Kerkrade is een strategisch/majeur project. Het dient de stad een kwaliteitsimpuls te geven waarmee een groot aantal projecten in de stad uitvoering moeten krijgen. Het gaat hier om een complex project waar grote maatschappelijke en financiële belangen mee gemoeid zijn. Een slagvaardige en daadkrachtige sturing is hierin onmisbaar. De gemeente heeft de rol op zich genomen om het project te faciliteren en voert de regie zodat partijen en projecten niet op elkaar hoeven te wachten, ondanks de afhankelijkheid die tussen de projecten bestaan. De gemeente behoudt de helikopterview over alle deelprojectebn om zo de doelstellingen te bewaken. 3.1 Algemeen In de projectorganisatie zijn 3 niveaus te onderscheiden. Elk niveau heeft zijn eigen specifieke rol binnen de projectorganisatie. Bestuurlijk/strategisch: vaststellen en bewaken van kaders van de transformatie, keuzes maken, beslissingen nemen daar waar zaken afwijken van oorspronkelijke uitgangspunten. Management/tactisch: initiëren, coördineren van alle werkzaamheden die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken, bewaken van de uitgangspunten en beheersaspecten (tijd, geld, kwaliteit, organisatie, informatie en communicatie) en adviseren bestuur hoe om te gaan met afwijkingen op de oorspronkelijke uitgangspunten. Uitvoerend/operationeel: uitvoeren van de werkzaamheden (ontwerpen, onderzoeken, meten, toetsen etc.) die moeten leiden tot realisatie van de doelen. Adviseren van het programmamanagement over de wijze waarop omgegaan kan worden met geconstateerde afwijkingen van de oorspronkelijke uitgangspunten. (zie bijlage 2)
3.2 Participanten en hun taken Deze veelheid aan ontwikkelingen brengt vele participanten met zich mee. Gemeente intern: • Bestuur. • Stad, ambtelijk opdrachtgever (directeur Sector Stad). • MaZo, 'gebruiker en financier' te ontwikkelen maatschappelijke voorzieningen. • Ambtelijk opdrachtnemer (hoofd Afdeling Ruimtelijke Ordening, OBK) • Ambtelijk projectmanagement • Ambtelijk inhoudelijk Gemeente is trekker van het proces, voert conform de intentieovereenkomst de regie over de ontwikkeling en uitvoering van de plannen. Daarnaast heeft zij een publiekrechtelijke taak: opstellen van een bestemmingsplan (in de maak) waaraan de verschillende initiatieven worden getoetst. Extern: • huidig eigenaar Metroprop (tot en met september) • DAdviseur Van Pol. Externe is verantwoordelijk voor de realisatie van de deelprojecten appartementen, winkels, en evt. integrale aanpak (incl. theater en bibliotheek). Daarbij zorgen zij voor een adequate communicatie met gebruikers van het gebied, in afstemming met de gemeente. Extern, gebruikers maatschappelijke
voorzieningen
Theater en bibliotheek hebben als gebruikers van de voorzieningen een belangrijke rol bij het opstellen van de verschillende programma's van eisen (PvE's) ten behoeve van het ontwerpproces. Vervolgens zijn zij betrokken in de beoordeling van de diverse ontwerpen die aan de hand van de PvE's gemaakt worden door ontwikkelende partijen. Extern overige belanghebbende: Woningstichting Theater en bibliotheek Ondernemers in Kerkrade, Winkeliersvereniging. Eigenaren, Omwonenden en betrokkenen. Bewoners directe omgeving. Overige bewoners (centrumgebied). Leveren feedback op de te ontwikkelen plannen. Figuur projectorganisatie combinatie in- en externe partijen
Woning corporatie
Theateren bibliotheek
ontwikkelaar Project Omgeving
stuurgroep stuurgroep
AOG (directeur) AON (procesmanager) proces manager
Projectgroep (intern)
>
Bewoners gebruikers
3.3 Interne rollen en taken De rol van de verschillende participanten in de gebiedsontwikkeling centrumplan is als volgt: 3.3.1 Bestuurlijk opdrachtgever De bestuurlijk opdrachtgever is het college dat middels delegatie burgemeester Som als bestuurlijk portefeuillehouder heeft aangewezen. (Delegatiebesluit) Hij stelt in samenspraak met het College van B&W de kaders (eisen, randvoorwaarden, financieel) op; overlegt met de interne stuurgroep over te nemen maatregelen bij veranderende omstandigheden die de vooraf vastgestelde projectkaders te buiten gaan. 3.3.2 Ambtelijk opdrachtgever De ambtelijk opdrachtgever is de directeur van de sector stad. Hij bepaalt in samenspraak met de bestuurlijk opdrachtgever en het projectteam het projectresultaat en herijkt dit regelmatig; Hij beoordeelt en accordeert het projectplan; Zorgt dat middelen (mensen, geld, materiaal) beschikbaar zijn voor het project, conform het projectplan, alvorens men van start kan gaan met het project; 3.3.3 Projectmanager/ambtelijke opdrachtnemer De projectmanager (als gedelegeerde van de ambtelijk opdrachtgever) is integraal verantwoordelijk voor het projectresultaat, zowel in de voorbereiding als in de uitvoering. Hij doet dat door de bestuurlijke randvoorwaarden (tijd, budget, programma) van het project te bewaken; de afstemming met de politiek/ maatschappij te verzorgen en de afstemming tussen de verschillende deelproducten/disciplines te regelen. Indien dit leidt tot bijstelling van de randvoorwaarden, dan wordt dit in eerste instantie binnen de projectgroep opgelost. Komt men daar niet uit dan wordt dit voorgelegd aan de projectdirecteur /de ambtelijk opdrachtgever of aan de verantwoordelijke bestuurlijk opdrachtgever, die dan het nieuwe kader vaststelt. 3.3.4 Procesmanager De procesmanager is zowel in de voorbereiding als de uitvoering verantwoordelijk voor het bijeenbrengen van partijen om het projectresultaat te realiseren. Hij is intermediair, regisseur en coach. Door het proces en de partijen afwisslend te stimuleren, faciliteren en waar nodig blokkeren bouwt hij aan vertrouwen, het samenbrengen van belangen en het tot stand brengen van samenwerking. 3.3.5 Projectleiders Zijn de meest competente vakvrouwAman voor betrokken deelproject(en) en functioneert autonoom en met mandaat van de eigen afdeling binnen het project voor de vakmatige inbreng. Is daarmee in projecten primair projectleider in plaats van vakmedewerker en verantwoordelijk voor de afstemming binnen de eigen sector. Stuurt indien nodig binnen de vakafdeling een team van specialisten aan en legt verantwoording af aan projectmanager. 3.3.6 Interne stuurgroep De interne stuurgroep bestaat uit de bestuurlijke opdrachtgever, ambtelijke opdrachtgever, projectmanager en procesmanager. Aan de interne stuurgroep kunnen afhankelijk van de te bespreken onderwerpen portefeuillehouders en/of projectleiders deelnemen. De interne stuurgroep stelt voorstellen voor beslissingen op ten behoeve van college c.q. raad. 3.3.7 Lijnmanagers/afdelingshoofden Zijn leverancier van projectmanagers of projectleiders en zorgen in overleg met de ambtelijke opdrachtgever c.q. projectmanager voor de meest adequate personele inbreng.
Schematisch ziet e.e.a er als volgt uit:
COLLEGE van B&W
A PORTEFEUILLEHOUDER (BOG) STUURGROEP AFDEL NGSH OQFD
A
:
DIRECTEUR/att hoofd (AOG) A PROJECTMANAGER (AON)
A
'It.i/r i ï . " ! : ; | > i s ^
PROJECTLEIDERS A
A V PROJETGROEP
PROCESMANAGER
4 Planning Voor de planning zijn een aantal momenten van belang. Het betreffen de fase "intentieovereenkomst", de fase naar het Stedenbouwkundig Ontwerp en Akkoord op hoofdlijnen en tenslotte de Samen werki ngsovereen komst. De uitgangspunten van de huidige fase "intentieovereenkomst" zijn als volgt: Ontwikkelaar maakt voor eigen rekening en risico een stedenbouwkundig plan met programma en financiële onderbouwing; Indien gemeente instemt met het resultaat en gemeente en ontwikkelaar overeenstemming bereiken over verdeling van taken, kosten, opbrengsten en risico's bij de uitvoering van het voorontwerp stedenbouwkundig plan, wordt een vervolgovereenstemming gesloten. 4.1 Stedenbouwkundig ontwerp Het stedenbouwkundig ontwerp is een verdere uitwerking van het Masterplan zoals gepresenteerd in de commissie GEZ van februari 2012. Het stedenbouwkundig ontwerp geeft een globale voorstelling van het project op zo'n manier dat men een goed beeld heeft van de ligging, locatie, functionele en ruimtelijke opbouw van het plan. Het stedenbouwkundig ontwerp bevat: 1. beschrijving van de stedenbouwkundige uitgangspunten; 2. beschrijving van de uitgifte van bouwrijpe grond op basis van sloop- en nieuwbouw opgave binnen het plangebied en beschrijving van de verkoop van bestaande gemeentelijke eigendommen die verbouwd worden; 3. opgave parkeerbalans irt ruimtelijk- economische ontwikkelingen binnen het Centrumplan en de financiële consequenties voor het al dan niet realiseren van de parkeergarage; 4. beschrijving globaal functioneel programma van eisen theater; 5. uitwerking van de verplaatsing van de bibliotheek naar het plangebied, ie. naast het Theater; 6. aanduiding omvang, kwaliteitsniveau en budget mogelijke reconstructie van de openbare ruimte binnen het Centrum; 7. aanduiding van de te treffen tijdelijke maatregelen met betrekking tot het commerciële vastgoed; 8. nadere uitwerking van het communicatieplan; 9. inzicht in de fysieke indicatieve tijdsplanning voor het gebied; 10. inzicht in de benodigde planologische procedures; 11. een verdere uitwerking van de organisatiestructuur; 12. voortzetting van het proces van het opstellen van een integrale uitvoeringsstrategie en samenwerkingsovereenkomst met Van Pol beheer op basis juridische uitgangspunten; 13. een globale financiële risico-inventarisatie.
Planning: vaststelling door raad in vergadering van 31 oktober 2012 4.2 Akkoord op hoofdlijnen Het akkoord op hoofdlijnen bevat 1. Voorlopig ontwerp (op te stellen ahv "rekenen en tekenen" Van Pol en gemeente); 2. Nadere marktanalyse naar afzetmogelijkheden verschillende functies (winkels, wonen, theater); 3. Voorstel definitief programma van eisen revitalisering theater inclusief go-no-go moment besluit raad over theater/bibliotheek; 4. Overeenstemming met ontwikkelaar over definitief programma; 5. Overeenstemming met ontwikkelaar over parameters voor de nieuwbouw en daaruit volgende grondprijzen; 6. Overeenstemming met ontwikkelaar over verkoopprijzen bestaand vastgoed (toekomstige marktwaarde na verbouwing); 7. Overeenstemming met ontwikkelaar over parkeerprogramma;
10
8. 9. 10. 11.
Overeenstemming met ontwikkelaar over als dan niet opdrachtnemer inzake theater/bibliotheek; Overeenstemming met ontwikkelaar over fasering centrumplan; Procesafspraken die in de Samenwerkingsovereenkomst aan de orde komen; vastleggen exitmomenten.
Planning: In gezamenlijkheid met ontwikkelaar (van Pol) zal naar het akkoord op hoofdlijnen worden toegewerkt aanvang 2013 waarna besluitvorming door de Raad is voorzien in februari 2013.
4.3 Samenwerkingsovereenkomst (SOK) Deze fase omvat het uitwerken van het akkoord op hoofdlijnen en bevat daarnaast algemeen: doel en duur overeenkomst; beschrijft de uitwerking naar het definitief ontwerp; beschrijft wie waarvoor verantwoordelijk is; programma planning tijdelijke beheersmaatregelen ruimtelijke ordening besluitvorming organisatie beëindiging en gevolgen
De Sok heeft als bijlagen: kaart met plangebied kaart met grondeigendommen + beoogde grond-en vastgoedtransacties stedenbouwkundig plan organisatiestructuur investeringen in openbare ruimte Naast de algemene aspecten worden ten behoeve van de samenwerkingsovereenkomst de nieuwbouw, het bestaand vastgoed en de openbare ruimte nader beschouwd. Planning: In het eerste kwartaal van 2013 zal naar de Samenwerkingsovereenkomst worden toegewerkt. De Samenwerkingsovereenkomst en gemeentelijke grondexploitatie (geheim) worden tenslotte door de raad vastgesteld: planning maart/april 2013
11
5 projectaanpak en beheersing 5.1 GROTIK De aanpak en beheersing van de (deel)projecten vindt feitelijk plaats door de projectleiders, zowel intern als extern. De project- en procesmanager dienen het totaal overzicht te houden en er op toe te zien dat de deelprojecten met name aan gemeentelijke zijde binnen de afgesproken kaders worden uitgevoerd. Aangezien de gemeente de regierol heeft binnen de samenwerking met haar partners bewaken de projecten procesmanager ook of de partners binnen de gestelde kaders haar plannen laten uitvoeren. Dit heeft met name betrekking op tijd en kwaliteit, aangezien financiën een eigen aangelegenheid is van de partners. Tenzij het gaat om financiële bijdrage die de gemeente dient de leveren aan een deelontwikkeling dan ligt de situatie anders. Dan zijn er besprekingen (onderhandelingen) en is de gemeente niet in de rol van projectleider. Bij de beheersing gaat het om de klassieke beheersaspecten: Geld Risico's Organisatie Tijd Informatie Kwaliteit (en Communicatie) Ten aanzien van de beheersing, gelet op het karakter van het herontwikkelingsproces, behandelt dit Projectplan met name Geld, Tijd/planning (hoofdstuk 4) en Communicatie.
5.2 Geld/fianciën De kaders voor de financiën van de herontwikkeling van het centrumgebied vanuit de gemeentelijke invalshoek zijn vastgesteld met het raadsbesluit van maart 2012 (voorbereidingskrediet). De omvang van de daadwerkelijke investeringen zullen in het 4e kwartaal van dit jaar ter besluitvorming worden voorgelegd. Begin 2011 is de raadscommissie geïnformeerd over het traject met Metroprop. Daarbij is helder weergegeven dat deze partij tot de zomer 2011 de kans kreeg om met een vernieuwd centrumplan, passend binnen de kaders te komen. Dit is niet gebeurd. Op 24 oktober jl. is de samenwerking met Metroprop beëindigd, daags voor de begrotingsbehandeling. Direct is gemeld dat de gemeente nu zelf het initiatief neemt om te komen tot een centrumplan. Vervolgens is in een weloverwogen traject de grondexploitatie afgesloten en is de afhandeling van dit traject (inclusief financiële consequenties) opgestart. In het najaar van 2012 wil de huidige stuurgroep dat de huidige externe partij Van Pol een stedenbouwkundig plan met bijbehorend programma en financiële onderbouwing opstelt dat in overeenstemming is met de door de gemeente vastgestelde ruimtelijke, programmatische en planologische randvoorwaarden. Vervolgens kunnen afspraken worden gemaakt over de daadwerkelijke herontwikkeling van het plangebied. Daarbij spelen de volgende trajecten een rol: • Verwerving: de aankoop van diverse strategische panden door de gemeente; • Traject theater en bibliotheek; • Samenwerking met ontwikkelaar; • Afspraken voor een integraal traject. Indien bovenstaande duidelijke contouren krijgt, is het zicht op het financieel resultaat naar verwachting ook helder. Op dat moment kan de gemeenteraad ook definitief een besluit nemen op welke wijze en tegen welke voorwaarden het centrumplan tot stand kan worden gebracht. De projectmanager dient de actuele stand van zaken met betrekking tot de kostenontwikkeling te vergelijken met de door de raad vastgestelde kaders en de verschillen daartussen de analyseren. Indien er afwijkingen zijn op de oorspronkelijke kaders zal de projectmanager dat rapporteren en zoeken naar mogelijkheden de kosten binnen de kaders te houden.
12
Financiële dekking, Financiële afspraken met partners Dit onderdeel wordt nader uitgewerkt in de verschillende fases en vastgelegd in de daarbij behorende documenten.
5.3 Risico's Bij het opstellen van dit Projectplan en bij het actualiseren van de financiële opstelling in het bijzonder (bijlage 4) zijn echter reeds enkele risico's geïdentificeerd. Hieronder volgt een kwalitatieve, niet uitputtende analyse. Investeringskosten • Het risico voor kostenoverschrijdingen is reëel. Het onderzoek moet dit ook nader in beeld brengen. • Voor de herinrichting van de openbare ruimte geldt een budget. De gemeente zal het Stedelijk ontwerp zoals dat nu opgesteld wordt, voorzien van een kostenraming. Exploitatiekosten Voorafgaand aan investeringen en mogelijk ter dekking van de kosten zal op voorhand stil gestaan moeten worden bij de exploitatie van voorzieningen. Opbrengsten • Ter dekking van de kosten heeft de gemeente opbrengsten geraamd, onder meer uit de verkoop van grond t.z.t.. De gemeente loopt het risico dat de geraamde opbrengsten niet gehaald worden. Een tweede taxatie dient inzicht te geven of de geraamde opbrengst inderdaad reëel is. • Naast de verkoop van grond en vastgoed ter dekking van de kosten rekent de gemeente ook op een aanzienlijk bedrag aan subsidie. De gemeente dient te bewaken dat aan de voorwaarden van die subsidie wordt voldaan om het risico dat de dekking deels wegvalt te voorkomen. Scenario benadering De gemeente heeft alvorens een besluit aan de raad voor te leggen inzake de aankoop van de panden Metroprop een aantal scnario's laten doorrekenen om inzicht te hebben in de financiële risico's die de gemeente loopt in het project Besluitvorming In de afgelopen periode hebben betrokkenen reeds gemerkt dat de besluitvorming een risico kan vormen voor het project wanneer deze traag verloopt. Daarbij gaat het niet alleen om de besluitvorming maar ook om de voorbereiding van het uiteindelijke besluit. De partners van de gemeente mogen verwachten dat de gemeente zorgt voor tijdige en adequate besluitvorming opdat het gehele transformatieproces voortgang boekt. De projectleider dient de voorbereiding van beslismoment scherp te volgen om vertraging te voorkomen, die kan leiden tot afwijkende beslissingen van de partners. Draagvlak Tot op heden heeft de gemeente in goed overleg met bewoners de herontwikkelingsplannen vorm en inhoud gegeven. De gemeente loopt echter altijd het risico dat het vertrouwen dat is opgebouwd wordt geschaad. Zoals men zegt, 'vertrouwen komt te voet, maar gaat te paard'. Als het eenmaal weg is duurt het lang voordat het vertrouwen weer is opgebouwd. Het is derhalve zaak serieus werk te maken van de afstemming van de communicatie met de partners. Capaciteit De gemeente zal zelf een aantal deelprojecten uitvoeren, met name de herinrichting van de openbare ruimte. Belangrijk is dat de gemeente intern voldoende capaciteit beschikbaar heeft om de verschillende werkzaamheden uit te voeren: opstellen bestemmingsplan, toetsen verschillende deelplannen, opstellen PvE's maatschappelijke voorzieningen, opstellen ontwerp herinrichting.
13
5.4 Projectcommunicatie en -informatie De gemeente heeft in de afgelopen jaren van het transformatieproces de communicatie met bewoners en andere gebruikers van het gebied goed doorlopen. Deze lijn wil de gemeente vasthouden, goede communicatie rond het transformatieproces is een van de succesfactoren. Ter beheersing van de goede communicatie is het worden drie lijnen ingezet. 1 De gemeente voert de regie over de communicatie rond het transformatieproces en neemt bijvoorbeeld initiatief voor bewonersavonden (met betrekking tot het gehele proces en deelprojecten), klankbordgroepen en nieuwsbrieven; 2 De gemeente betrekt haar partners nadrukkelijk in de communicatie, waarbij de partners zelf zorg dragen voor de communicatie rond de deelprojecten waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Binnen een werkgroep Communicatie stemmen de partners de communicatiemomenten op elkaar af, middels een periodiek te actualiseren communicatiekalender; 3 De gemeente beziet met haar partners in hoeverre het haalbaar en wenselijk is het centrumgebied beter te positioneren. Dit zou het imago, leefbaarheid, verkoopbaarheid van het gebied kunnen verbeteren. Het kost ook geld. Een beslissing daaromtrent moet nog volgen.
Voortgang(srapportages) De informatieverstrekking van het project staat opgenomen in de voortgangsrapportages. In de leidraad voor projectmatig werken welke momenteel wordt opgesteld, staat opgenomen aan welke vereisten deze dient te voldoen. Enkele punten daaruit zijn: • standaard faseringen en de meldingsnormen voor projecten conform het leidraad Projectmatig Werken). • uniforme voortgangsrapportages. Besprekingen hiervan door middel van (beknopte of uitgebreidere) projectrapportages en op basis van voortgangsrapportages van de projectleider. • afspraken maken hoe en met welke frequentie (maandelijks?) gerapporteerd wordt over het project en hoe de besluitvorming voor het project wordt ingericht (hierbij gelden de standaard faseringen en de meldingsnormen voor projecten conform het handboek Projectmatig Werken). • portefeuillehouder laat het college en zonodig de raad besluiten nemen over aspecten die de eigen bevoegdheden / mandaat overstijgen.
Om invulling te geven aan bovenstaande zal een communicatieplan voor het centrum worden opgesteld.
14
Bijlage 1
Kaart zonegebied Kerkrade centrum
15
Bijlage 2: project-, proces en programmamanagement
Doel
Projectmanagement
Procesmanagement
Programmamanagement
• Resultaatgericht: een succesvolle realisatie van het project binnen de gegeven randvoorwaarden. Het doel is Specifiek, Meetbaar, Acceptabel en Tijdgebonden (SMART). • Inhoud en beheersing staan centraal.
•
•
•
Wanneer
• Standaard bij 'normale' bouwprojecten en locatieontwikkelingen. • Met name vanaf de ontwerp- of voorbereidingsfase van complexe gebiedsontwikkelingen.
•
•
•
Actiegericbt: het bijeenbrengen van partijen om gezamenlijk tot een oplossing te komen. Het doel is een gedragen uitvoerbare oplossing te definiëren. 'We willen er samen uitkomen.' Samenwerking, goede communicatie, vertrouwen en een gezamenlijke ambitie en aanpak staat daarbij centraal. In het begin of tijdens de strategische cyclus van een complexe gebi edsontwi kkel i ng. Als toevoeging bovenop projectmanagement wanneer noodzakelijke condities moeten worden geschapen of hersteld. Bij zachte projecten, zoals visieontwikkeling, cultuurverandering en verbetering van de samenwerking. Niet strak afgebakend: het vertrekpunt van het proces is een te realiseren visie, een ambitie en een idee. De visie en de scope kunnen worden aangepast aan datgene wat nodig is om te komen tot een haalbare en gedragen oplossing: de resultante van het proces.
Scope
• Strak afgebakend. Van de in het Programma van Eisen of Samenwerki ngsovereenkomst bepaalde uitgangspunten en scope van het project (tijd, geld, kwaliteit, etc.) wordt in beginsel niet afgeweken. Uiteraard is de uitwerking wel 'van grof naar fijn'.
•
Sturing
•
• De procesmanager heeft geen hiërarchische bevoegdheden over partijen. Hij is intermediair, regisseur en coach. • Door het proces en de partijen afwisselend te stimuleren , faciliteren en blokkeren kan hij bouwen aan het vertrouwen , belangen, samenbrengen en de samenwerking tot stand brengen. • Iteratief of cyclisch proces: Onderzoeken, samenbrengen, vormgeven en begeleiden. • Uitmondend in onder andere een intentieovereenkomst, risicoanalyse, scenariostudie of gebiedsgericht ondernemingsplan.
•
Proces en resultaat
De projectleider heeft zeggenschap over het project. Door het faseren, beheersen en beslissen van/over de aspecten geld, organisatie, tijd, informatie, communicatie en risico houdt het hij het project 'in control'.
• Volgtijdelijk proces: van de initiatieffase tot en met de overdracht. • ledere fase wordt doorgaans afgesloten met een document, zoals masterplan, stedenbouwkundige schets, VO, DO, verkavelingplan of matenplan.
•
•
•
Doelgericht: het realiseren van een globale/samengestelde doelstelling(mooier, beter, meer), uitgewerkt in 'SMART'-subdoelen. Een programma omvat dan ook meerdere projecten. Samenhang, coördinatie en afstemming staan daarbij centraal.
Om uitvoering te geven aan een globale/samengestelde doelstelling. Om vele samenhangende projecten, initiatieven en acties te coördineren.
•
De scope is dynamisch: de doelstellingen subdoelstellingen kunnen worden aangescherpt, toegevoegd, afgevoerd en bijgewerkt. Gedurende het programma kunnen projecten worden opgestart en stopgezet. Het • programma stopt wanneer een programmatische aanpak niet meer nodig is of de doelstellingen zijn bereikt. • De programmamanager heeft op hoofdlijnen zeggenschap over de projectleiders. • Door het programmeren , sturen en autoriseren van de aspecten tempo, haalbaarheid, efficiëntie, flexibiliteit, en doelgerichtheid houdt hij het programma 'in control'.
• Dynamisch proces: een steeds veranderende mix van het opstarten en stopzetten van projecten in verschillende fasen. • Het programmaplan en de voortgangsrapportages ondersteunen de beheersing van de kwaliteit, middelen en risico's op programniveau
16
Bijlage 3 Beschrijving van de deelprojecten van het centrumplan In deze bijlage wordt de momenteel beschikbare informatie inzake de deelprojecten weergegeven. Zoals in het plan vermeld, worden deze deelprojecten steeds verder uitgewerkt. Naast de projecten zoals opgenomen op pagina 4 worden de planprocedures vermeld.
1 Wonen (appartementen)/winkels/parkeren Wonen Eigenaar/ ontwikkelaar Projectontwikkelaar (nog te selecteren). Programma ca. 80 appartementen. Parkeren: Op eigen terrein of gebouwde voorziening. Rol gemeente Toetsend: aan bestemmingsplan en woningbouwprogrammering Financiën gemeente: geen kosten, geen subsidie. Stand van zaken: Planning Stedenbouwkundig ontwerp in de maak, najaar gereed. Start uitvoering nog onbekend.
Winkels Eigenaar Gemeente Ontwikkelaar: Nog nader te benoemen, evt Van Pol Programma: Realisatie gehele programma (vlekkenplan Van Pol), wordt gespecificeerd in stedenbouwkundig ontwerp. Parkeren nog nader te bepalen op basis van parkeerbalans Rol gemeente: Initiatie, voorbereiding en toetsing
tijdens uitvoering. Financiën gemeente VTU, kosten voorbereidingskrediet (raadsbesluit). Stand van zaken: stedenbouwkundig ontwerp in voorbereiding Bijzonderheden 1 Traject is nu meerdere keren vastgelopen. Het heeft hoge prioriteit om het project nu met de menselijke maat te laten slagen. 2 Verwerving overige grondposities (i.r.t. financiële risico's, staatssteun en aanbesteding). Advies verloopt met juridische advisering. 3 Samenwerkingsvormen tussen gemeente - externe partij wordt in beeld gebracht (mede i.r.t. financiële risico's, staatssteun en aanbesteding). 4 Fiscale aspecten
Parkeren Onderdeel garage Eigenaar / ontwikkelaar: gemeente/ontwikkelaar. Programma Realisatie van ca. 260 parkeerplaatsen, 80 voor de woningen, 160 voor publiek (nader te bepalen op basis van parkeerbalans) Rol gemeente: Toetsend Financiën gemeente: voorbereidingskrediet Stand van zaken: Planning Parkeerbehoefte / parkeeraanbod centrum en specifiek projectlocatie. Dit wordt op dit moment uitgevoerd. Afwachtend op uitkomsten onderzoek. Bijzonderheden in eerdere fase gesproken over een parkeergarage, zoals opgenomen in het vlekkenplan. Het is nu de vraag in hoeverre dit geheel noodzakelijk (en financieel) te realiseren is. < Parkeertarief / parkeerbeleid >
17
Openbaar parkeren bij integraal project Eigenaar/ontwikkelaar: Gemeente Programma: Het totaal wordt opgenomen in het akkoord op hoofdlijnen en SOK Parkeren afwachtend op resultaat en besluit over onderzoek parkeren Rol gemeente: Toetsend en faciliterend. Financiën gemeente Stand van zaken: opgenomen in stedenbouwkundig ontwerp Bijzonderheden: De schijnbare tegenstelling zit in enerzijds met de ontwikkelaar nadenken over de mogelijkheden om het theater en de bibliotheek integraal met parkeergarage en winkels en woningen te ontwikkelen, maar anderzijds dat de ontwikkelaar graag wil weten welke zekerheden, en/of risico's er zijn t.a.v. de ontwikkeling van het theater en bibliotheek. Besluitvorming in raad (1e kwartaal 2013) inzake verwerving grondposities, hoe omgaan met juridische stappen, vaststelling grondexploitatie, overeenkomst externe partij(en), aanbesteding gemeentelijke onderdelen (openbare ruimte en gebouwen, lees theater/bibliotheek).
2 Theater en bibliotheek Eigenaar / ontwikkelaar: Gemeente / ontwikkelaar. Programma Initiatief van gemeente. Eerdere voorstellen gedaan om theater te behouden en te optimaliseren. Ook bestaat de wens om de bibliotheek te optimaliseren en te clusteren met het theater. Maatsch. Voorzieningen Theater en bibliotheek dienen te voldoen aan hedendaagse normen; Rol gemeente Toetsend < PvE, BKP of uitvoerend en risicodragend > Financiën gemeente Stand van zaken: Planning Synergetische voordelen (gedeeltelijke) integratie bibliotheek en theater (wordt momenteel door extern bureau onderzocht). Vraagstellingen: "Wat wil de gemeente gaan doen met het theater en welk investeringsniveau brengt dit met zich mee?". Bijzonderheden: Het is de vraag in hoeverre het theater en de bibliotheek integraal in het project mee moeten worden genomen dan wel apart van elkaar ontwikkeld moeten worden.
3 Openbaar gebied Eigenaar/ontwikkelaar: gemeente Programma profielen conform BKP, zoveel mogelijk passend in totale centrum, aansluiting zoeken met omgeving. Maatschappelijke Voorzieningen: zie onder 2 Rol gemeente: Initiatie, voorbereiding en uitvoering Financiën gemeente: < in te vullen > Stand van zaken: stedenbouwkundig ontwerp in de maak Bijzonderheden: Gemeente tracht tot een optimale ruimtelijk en verkeerskundige oplossing te komen.
4 Bestemmingsplan Centrumgebied De gemeente heeft het traject voor het bestemmingsplan opgesteld. De gehele procedure, en het moment dat het ter inzage komt, wordt opgenomen in het stedenbouwkundig ontwerp.
18
