Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek (OFGV)

Datum

21 februari 2012

Agendapunt

Nummer

R04S001

Onderwerp

Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek (OFGV)

Zeewolde

Voorstel Beoogd effect Het oprichten en inrichten van een omgevingsdienst. Hierdoor wordt het mogelijk de taken op het beleidsterrein milieu efficiënter en effectiever uit te voeren. Door het samenbrengen van kennis, kwaliteit en capaciteit van de deelnemende gemeenten en de provincies ontstaat een robuuste en toekomstvaste organisatie. Op termijn leidt het onderbrengen van taken in een omgevingsdienst tot kostenreductie voor alle aangesloten partijen. Beslispunten 1. Toestemming te verlenen de Gemeenschappelijke Regeling aan te gaan tot oprichting van de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek per 1 mei 2012 met provincie Flevoland, provincie Noord Holland en de gemeenten Lelystad, Almere, Zeewolde, Dronten, Noordoostpolder, Urk, Blaricum, Bussum, Hilversum, Huizen, Laren, Muiden, Naarden, Weesp en Wijdemeren. 2. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een budget van € 64.370,uit de Algemene Reserve ten behoeve van de opstartkosten van de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek. 3. Vast te stellen de 19e begrotingswijziging van de begroting over het dienstjaar 2012 Inleiding Provincie Flevoland, provincie Noord Holland en de gemeenten Lelystad, Almere, Zeewolde, Dronten, Noordoostpolder, Urk, Blaricum, Bussum, Hilversum, Huizen, Laren, Muiden, Naarden, Weesp en Wijdemeren hebben de intentie uitgesproken en vastgelegd om met elkaar de uitvoering van de vergunningverlening, toezicht en handhavingstaken in het omgevingsrecht efficiënter en kwalitatief beter te willen uitvoeren. Hiertoe bereiden zij de oprichting van de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek voor. Een dienst die door de bundeling van kennis en capaciteit efficiënt goede producten kan leveren en een uniforme aanpak voor het hele grondgebied van Flevoland en de Gooi en Vechtstreek nastreeft (level playing field).

H. van Someren 21 februari 2012

Raadsvoorstel: Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek

2/10

Dit zal een positief effect hebben op het milieu en de integrale dienstverlening aan bedrijven. Vanaf 2009 zijn in Flevoland gesprekken gaande om te komen tot de oprichting van de Omgevingsdienst Flevoland. De oprichting van een uitvoeringsdienst is in lijn met de in 2009 gesloten "package deal" tussen het kabinet, het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Landelijk wordt de noodzaak voor de vorming van een omgevingsdienst niet alleen ingegeven door de kwaliteit van de uitvoering door de gemeenten maar ook door de bestuurlijke versnippering van de milieuhandhaving over honderden bestuursorganen. Onder aansturing van de provincie Flevoland die als regisseur is aangewezen, is in de fase van voorbereiding een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd om de koers voor de inrichtingsvorm te onderbouwen. De uitkomst daarvan heeft aangetoond dat een robuuste en toekomstvaste Omgevingsdienst het beste op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) kan worden vormgegeven. Op 20 september 2011 is door ons college besloten om onder voorbehoud van toestemming van de raad een Gemeenschappelijke Regeling (GR) aan te gaan met de provincie Flevoland en de gemeenten Almere en Lelystad voor het oprichten van de Omgevingsdienst Flevoland. Tevens is besloten om het bedrijfsplan voor de op te richten omgevingsdienst vast te stellen. Aan de raad is echter vervolgens geen toestemming gevraagd om de GR aan te gaan omdat inmiddels duidelijk was dat door toetreding van nieuwe partners, de overige drie Flevolandse gemeenten en Gooi en Vechtstreek, de GR zou worden aangepast. Wel is gezien de nodige voorbereidingen voor de start van de Omgevingsdienst het bedrijfsplan vastgesteld met het voorbehoud dat dit door toetreding van nieuwe partners zou moeten worden aangepast. Hierdoor was het mogelijk om de oprichting van de Omgevingsdienst verder mogelijk te maken. Vervolgens is op 9 november 2011 door de Flevolandse gemeenten, de gemeenten uit Gooi en Vechtstreek (gemeenten Blaricum, Bussum, Hilversum, Huizen, Laren, Muiden, Naarden, Weesp, Wijdemeren) de provincie Noord-Holland en de provincie Flevoland de intentieverklaring ondertekend voor de oprichting van de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek voor 17 partijen. Vanaf het moment van ondertekening van de intentieverklaring maken alle 17 deelnemers deel uit van het vervolgtraject om te komen tot de oprichting van de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek. Door de deelnemende partijen is een bedrijfsplan voor de Omgevingsdienst opgesteld om de oprichting van de Omgevingsdienst verder mogelijk te maken. Tevens is een Gemeenschappelijke Regeling opgesteld. Beide stukken zijn op 30 november 2011 in Flevoland en op 14 december 2011 in Gooi en Vechtstreek besproken in het Bestuurlijk Overleg Omgevingsdienst. De Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek zal per 1 mei 2012 zijn opgericht en op 1 januari 2013 operationeel zijn.



3/10

Het jaar 2012 zal door het Algemeen en Dagelijks Bestuur en de directeur van de Omgevingsdienst gebruikt worden om kwartier te maken. Argumenten 1.1 Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen moet de raad toestemming geven. Op grond van artikel 51, lid 2 van de Wet gemeenschappelijke regelingen kan het college alleen een Gemeenschappelijke Regeling aangaan als de raad hiervoor toestemming verleent 1.2 Vorm van een GR is landelijk uitgangspunt. In het landelijk overleg (tussen Rijk, IPO, VNG en UvW) voor de vorming van de Regionale uitvoeringsdiensten zijn criteria voor RUD-vorming vastgelegd. Uitgangspunt daarin is dat de op te richten RUD’s een openbaar lichaam zijn op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Daarvan kan alleen gemotiveerd en met een volwaardig alternatief worden afgeweken. De staatssecretaris van Infrastructuur en Milieu, de heer Atsma geeft in zijn brief van 15 juli 2011 aan dat de vorming van één RUD in de provincie Flevoland in de vorm van een openbaar lichaam, vanuit het oogpunt van robuustheid de enige juiste keus is. 1.3 Deelname in een GR geeft commitment. Voor de samenwerking bij de uitvoering van het basistakenpakket weegt zwaar dat de deelnemers mede-eigenaar worden van de omgevingsdienst en daardoor medeverantwoordelijkheid dragen voor het (voort)bestaan en de toekomstbestendigheid van de OFGV. Bovendien kunnen bestuursorganen op deze manier het beste invloed uitoefenen. 1.4Aansturing vanuit centraal punt is een belangrijke voorwaarde voor de continuïteit en slagvaardigheid van de OFGV. De uitvoering van de taken en de aansturing van het daarmee belaste personeel moet in volle omvang vanuit één punt worden aangestuurd. Daarnaast is de centrale aansturing van belang om binnen het gebied van de omgevingsdienst gelijke gevallen gelijk te behandelen (level playing field) en om centraal afspraken te kunnen maken met het OM. Allemaal punten die landelijk als voorwaarde worden genoemd voor een robuuste Omgevingsdienst. 1.5Een Gemeenschappelijke Regeling geeft juridisch de meeste waarborgen waar het gaat over het overdragen van bevoegdheden. De betrokken partijen behouden hun eigen bevoegdheden, de omgevingsdienst voert de taken uit in mandaat van de gezagsorganen. Als de Omgevingsdienst per 1 mei 2012 juridisch een feit is, zal het Algemeen en Dagelijks Bestuur worden ingesteld en zal de directeur in dienst zijn van de omgevingsdienst. Zij zullen in het jaar 2012 kwartier maken, zodat de medewerkers en de taken per 1 januari 2013 over kunnen. In de kwartiermakers fase wordt in ieder geval een locatie gezocht en ingericht, een ICT voorziening ingericht en gegevens worden overgezet, medewerkers aangesteld en de organisatiestructuur uitgewerkt.



4/10

Kanttekeningen 1. De oprichting van de OFGV is per 1 januari 2012 nog geen feit. Om toch door te kunnen gaan is besloten om voor de officiële oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling te werken met een ‘GR in oprichting’ en daarmee tevens met een Algemeen Bestuur en een Dagelijks Bestuur in oprichting. De gemeenten leveren voor het Algemeen Bestuur i.o ieder een portefeuillehouder en de provincies leveren elk een gedeputeerde. De voorzitter van het Algemeen Bestuur i.o wordt door het Algemeen Bestuur i.o aangewezen en is tevens voorzitter van het Dagelijks Bestuur i.o. Het Dagelijks Bestuur i.o. bestaat uit 5 leden, 1 namens de provincies en 4 namens de gemeenten: Gedeputeerde Bliek van provincie Flevoland, Wethouder Fackeldey van gemeente Lelystad, Wethouder Schutte van gemeente Noordoostpolder, Wethouder van Hartskamp van gemeente Huizen en Wethouder van Osch van gemeente Hilversum. Het Algemeen Bestuur i.o. wordt mandaat gegeven om binnen de kaders van het bedrijfsplan besluiten te nemen over afwijkingen hiervan en indien nodig voor te leggen aan de colleges. Het Dagelijks Bestuur i.o. wordt gemandateerd voor opereren binnen de kaders van het bedrijfsplan en de begroting voor de kwartiermakerfase en voor het aansturen van de kwartiermaker. Het Dagelijks Bestuur i.o. legt verantwoording af aan het Algemeen Bestuur i.o. 2. Het is de bedoeling dat de nu door de gemeenten Lelystad, Zeewolde, Noordoostpolder en Urk bij de MSF en de Seph ingebrachte taken overgaan naar de omgevingsdienst. De Gemeenschappelijke Regeling Milieusamenwerking kan dan ook worden opgeheven. Opheffing kan uitsluitend na besluitvorming in het bestuurlijk overleg MSF. Voor de instelling van het Seph is met de Flevolandse gemeenten een bestuursovereenkomst aangegaan. Opheffing van de Seph moet plaatsvinden door het bestuurlijk overleg Flevoland. Voor de deelnemers van Gooi en Vechtstreek geldt dat de toezichts- en Seph taken die waren ingebracht bij het Gewest Gooi en Vechtstreek worden overgebracht naar de OFGV. 3. Voor de medewerkers die overgaan naar de omgevingsdienst komt een sociaal plan waarin de garanties voor de medewerkers zijn geregeld. Op medewerkers die op een later moment worden aangetrokken, is het sociaal plan niet meer van toepassing. Op deze medewerkers wordt het nieuwe lokale personeelsbeleid van toepassing. Er is dus sprake van een ‘sterfhuissituatie’. 4. Voor het vormen van de OFGV is een risicoanalyse gemaakt, deze is opgenomen als bijlage. De belangrijkste risico’s waarop gestuurd moet worden zijn: - Instabiliteit en onduidelijkheid in omvang, werkgebied en inhoudelijke taakuitvoering. - Onvoldoende dienstverlening , waarbij vooral de afstemming tussen de frontoffice en de backoffice aandacht vraagt. H. van Someren 21 februari 2012


5/10

- Balans zoeken tussen werken dicht bij de gemeenten en het bouwen aan de binding met het nieuwe bedrijf, de OFGV. - ICT-omgeving niet op tijd klaar waardoor medewerkers niet in staat zijn hun werk te doen. Deze risicoanalyse zal in het vervolg van de vormgeving van de OFGV richting geven aan de benodigde acties. - Risico bij uittreding van een van de partners van het samenwerkingsverband. Dit kan directe gevolgen hebben voor de overige partners. Dit risico wordt in grote mate bepaald door de mate waarin verschillende partners alternatieven hebben voor de samenwerking. Financiën Effecten van het advies: Bedrag in € * 2012

2013

2014

2015

2016

Incidenteel Structureel

€ 655.439

€ 648.885

€ 642.396

€ 639.972

€ 64.370

* geef het bedrag aan met een -- ervoor als het om een voordeel gaat. Dekking 2012 Inzet reserve: nee Dekking is als volgt: Milieubeheer (exploitatiebegroting) Inzet reserve: ja Welke? Algemene Reserve

2013

2014

€ 684.585 €684.109

2015

2016

€ 642.396 € 639.972

€ 64.370 - € 29.146 - € 35.224

Het Bedrijfsplan bevat een exploitatiebegroting (voor 2013 en verder) en een opstartbegroting (voor 2012). Ten behoeve van de exploitatiebegroting zijn de begrotingen van 2011 van de deelnemende partijen als basis gehanteerd voor de huidige FTE’s en kosten van deelnemers. Daarnaast zijn schattingen gemaakt van benodigde budgetten voor huisvesting, ICT, wagenpark en diversen. De uitgangspunten zijn verder toegelicht in het Bedrijfsplan. Verwacht wordt dat er gedurende de kwartiermakerfase in 2012 meer duidelijkheid zal komen over de exacte onderverdeling van de budgetten van de OFGV. Ook moet nog uitgewerkt worden hoe de OFGV mag omgaan met reservevorming. Een voorstel kan zijn om een eventueel positief rekeningresultaat toe te voegen aan een Algemene Reserve (als buffer en weerstandsvermogen). Exploitatiebegroting De begroting van de OFGV is vooralsnog inputgericht. Het personeel en de budgetten voor het primaire proces worden door de deelnemers ingebracht. De belangrijkste uitgangspunten zijn dat de personele overhead maximaal 24% van het personeelsbestand mag zijn en dat een efficiency taakstelling wordt opgelegd van 5% over vijf jaar op de totale begroting. Deze uitgangspunten leiden tot een scherpe begroting voor de OFGV.



6/10

De kostenverdeling over de deelnemers is gebaseerd op de financiële inbreng. Daarnaast brengen Almere, Flevoland en Naarden directe kosten in. Dit betreffen budgetten uit de productenraming, zoals vaartuigen/ steunpunten groene handhaving, landelijk meldpunt afvalstoffenheffing, beheer grondwatermeetnet. Tabel 1: exploitatiebegroting op hoofdlijnen Exploitatiebegroting 2013 Soort kosten

€

Personeel Kapitaallasten Huisvesting ICT Wagenpark Diversen Onvoorzien Subtotaal Directe kosten Totaal

9.389.500 193.800 686.900 484.400 210.900 182.700 261.200 11.409.400 495.942 11.905.342

De genoemde taakstelling over de gehele exploitatie is 1% in 2014 en loopt op tot 5% in 2018. Dat is in de onderstaande tabel verwerkt. Tevens geeft de tabel een meerjarige vergelijking met de huidige kosten van vergunningverlening, toezicht en handhaving in de begroting van de gemeente Zeewolde. Tabel 2: kostenbesparing OFGV voor Zeewolde Begroting OFGV Huidige begroting Zeewolde Lagere kosten OFGV Dekking opstart kosten Verschil (-/- = voordeel)

2013

2014

2015

2016

2017

2018

655.439

648.885

642.396

635.972

629.612

623.316

684.585

684.585

684.585

684.585

684.585

684.585

- 29.146

- 35.700

- 42.189

- 48.613

- 54.973

- 61.269

29.146

35.224

0

- 476

(naar de Algemene Reserve)

- 42.189

- 48.613

- 54.973

- 61.269

De huidige kosten betreffen naast directe personeelskosten en directe budgetten, ook de toerekening van overhead. Of de OFGV daadwerkelijk een kostenbesparing zal opleveren, hangt voornamelijk af van de mate waarin de gemeentelijke organisatie onder regie van de directie deze achterblijvende overhead kan terugdringen.



7/10

Opstartbegroting In 2012 moeten eenmalige kosten gemaakt worden om de OFGV per 1 januari 2013 operationeel te laten zijn. Deze opstartkosten betreffen onder andere personeelskosten van de directeur en projectcoördinator, functiewaardering en plaatsingsprocedures personeel, inrichten en configureren van ICT en verhuiskosten. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu levert een financiële bijdrage in de opstartkosten. De kostenverdeling over de deelnemers is gebaseerd op de financiële inbreng. Tabel 3: opstartbegroting op hoofdlijnen Opstartbegroting 2012 Soort kosten Projectorganisatie

€ 469.000

Procedures personeel

83.500

Informatievoorziening

559.000

Verhuizing, diversen

289.000

Subtotaal

1.400.500

Bijdrage ministerie

- 280.000

Totaal

1.120.500

De opstartkosten moeten in de eerste drie jaren door de deelnemers worden terugverdiend uit de kostenbesparing conform tabel 2. De raad wordt verzocht dit bedrag ad. € 64.370,-- beschikbaar te stellen uit de Algemene Reserve in 2012. De bijdrage is gebaseerd op de procentuele inbreng ad. 5,74%. De kostenbesparing op de OFGV wordt in de jaren 2013 t/m 2015 allereerst aangewend om dit bedrag terug te storten in de Algemene Reserve. Desintegratiekosten In de begroting 2013 e.v. ontstaan, door het uitplaatsen van de medewerkers voor Milieu(handhaving) desintegratiekosten. Hierop zal door de directie actief worden gestuurd om deze desintegratiekosten zo snel mogelijk te reduceren. Kostenverdeling versus stemverdeling Bij het aangaan van een samenwerkingsverband is het gebruikelijk dat de stemverdeling overeenstemt met de financiële inbreng van de deelnemende partijen. Voor de OFGV ziet dit er als volgt uit:



8/10

Tabel 5: Kostenverdeling en % stemrecht Deelnemer Almere Lelystad Zeewolde Provincie Flevoland Urk Dronten Noordoostpolder Provincie Noord Holland Muiden Bussum Naarden Hilversum Weesp Huizen Wijdemeren Blaricum/Laren Totaal

Financiële inbreng 883.882 1.145.354 655.439 4.4990.325 314.950 568.328 492.836 399.811 125.900 324.261 251.236 277.340 432.256 63.213 336.560 156.709 11.409.400

Stemrecht 7.75 % 10.04 % 5.74% 43.74 % 2.76 % 4.98 % 4.32 % 3.50 % 1.10 % 2.84 % 2.20 % 2.43 % 3.71 % 0.55 % 2.95 % 1.37 % 100.00 %

Personele aspecten De formatie die vanuit het primaire proces overgaat naar de Omgevingsdienst is voor Zeewolde totaal 5,26 fte (exclusief MSF / SEPH / vuurwerkcoördinatie.) Communicatie 1. Na toestemming van de raad worden de besturen van de betrokken partners per brief over dit besluit geïnformeerd. 2. Het besluit is pas openbaar nadat alle partijen hun besluit hebben genomen. Dan wordt een gezamenlijk persbericht opgesteld en verspreid. Tevens wordt dit besluit op de gebruikelijke wijze bekend gemaakt in de Zeewolde Actueel en ter inzage gelegd. 3. De Gemeenschappelijke Regeling (GR) wordt per brief gemeld aan de ministeries van BZK, Justitie en IenM. 4. Als alle partijen de GR hebben vastgesteld en de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek in 2012 een feit is, wordt hierover gecommuniceerd door middel van een persconferentie, een persbericht en via het internet. Dit gebeurt in gezamenlijkheid van de provincies met de deelnemende gemeenten en wordt afgestemd met de dan bekende bestuurlijke vertegenwoordigers van de OFGV en de dan nieuw benoemde directeur van de OFGV Hoofdlijnen uitvoering Als Provinciale Staten en de gemeenteraad toestemming geven aan de colleges om de GR aan te gaan dan is daarmee het besluit genomen en is het bedrijf " Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek" per 1 mei 2012 een feit. H. van Someren 21 februari 2012


9/10

Er zal dan een startvergadering worden belegd voor de leden van het Algemeen Bestuur; Burgemeester en Wethouders van Zeewolde, de secretaris, de burgemeester, R.C. van Nunspeet


G.J. Gorter


Nummer

R04S001

De raad van de gemeente Zeewolde, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 21 februari 2012; gelet op artikel 192 van de Gemeentewet;

Besluit

1. het college van de gemeente Zeewolde toestemming te verlenen de Gemeenschappelijke Regeling aan te gaan tot oprichting van de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek met provincie Flevoland, provincie Noord Holland en de gemeenten Lelystad, Almere, Zeewolde, Dronten, Noordoostpolder, Urk, Blaricum, Bussum, Hilversum, Huizen, Laren, Muiden, Naarden, Weesp en Wijdemeren; 2. in te stemmen met het beschikbaar stellen van € 64.370,- uit de Algemene Reserve ten behoeve van de opstartkosten van de Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek; 3. vast te stellen de 19e begrotingswijziging van het dienstjaar 2012. Aldus besloten door de raad van de gemeente Zeewolde in zijn openbare vergadering van . de griffier,

de voorzitter,

B.J. Schouten

G.J. Gorter


Raadsbesluit: Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek

Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek (OFGV)

Recommend Documents