Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting JAARVERSLAG 2014

Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting

JAARVERSLAG 2014

Opgesteld door Wilco Knip (Bureau OVL) Datum: Maart 2015

INHOUD 1

INLEIDING .........................................................................................................................................2

2

SAMENVATTING ...............................................................................................................................2

3

ALGEMEEN .......................................................................................................................................2

3.1 3.2 3.3 4

JAARVERSLAG 2014 ..........................................................................................................................5

4.1 4.2 4.3 4.4 5

Bedrijfsvoering .............................................................................................................................. 3 Ontwikkelingen ............................................................................................................................. 3 Toekomstverwachting ................................................................................................................. 4 Strategisch beheer ....................................................................................................................... 5 Operationeel beheer ................................................................................................................... 5 Dienstverleningspakket Plus ...................................................................................................... 6 Kennis- en adviescentrum .......................................................................................................... 6

UITWERKING ....................................................................................................................................7

5.1 Beheer............................................................................................................................................. 7 5.1.1 Kern- en beheergegevens ..................................................................................................... 7 5.2 Meldingen ...................................................................................................................................... 8 5.2.1 Inspectieopdrachten ........................................................................................................... 10 5.2.2 Uitvoeringsopdrachten ...................................................................................................... 10 5.2.3 Ondergrondse storingen .................................................................................................... 10 5.2.4 Prestatienorm bovengrondse storingen ........................................................................ 12 5.3 Onderhoud.................................................................................................................................. 13 5.3.1 Schouw................................................................................................................................... 13 5.3.2 Remplace ............................................................................................................................... 13 5.3.3 Uitvoering onderhoudscontract 2014 ............................................................................ 14 5.4 Projecten ..................................................................................................................................... 17 6

PARAGRAFEN .................................................................................................................................18

6.1 6.2 7

Weerstandsvermogen .............................................................................................................. 18 Financiering ................................................................................................................................ 18

JAARREKENING ...............................................................................................................................20

7.1 Balans per 31 december 2014 ................................................................................................ 20 7.2 Staat van baten en lasten ........................................................................................................ 21 7.3 Toelichting op de jaarrekening............................................................................................... 22 7.3.1 Algemeen .............................................................................................................................. 22 7.3.2 Waarderingsgrondslagen voor de balans ...................................................................... 22 7.3.3 Grondslagen voor de resultaatbepaling ......................................................................... 22 7.3.4 Toelichting op de balans per 31 december 2014 ......................................................... 23 7.3.5 Toelichting op de staat van baten en lasten over 2014 .............................................. 25 8

CONTROLE VERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT ................................................29

9

ONTWERP BESLUIT .........................................................................................................................31

Bijlage 1: Overzicht van de materiële vaste activa

Jaarverslag 2014

Bureau Openbare Verlichting

Pagina 1

1

INLEIDING

Deze managementrapportage geeft een weergave van het beheer en onderhoud over het jaar 2014 en het daarbij behorende financiële jaarverslag. De financiële cijfers zijn afgezet tegen de begroting van 2014. Zoals beschreven in de begroting wordt ook hier een onderscheid gemaakt tussen strategisch en operationeel beheer en komen functies als kennis- en adviescentrum en de activiteiten die vallen onder de “Dienstverleningpakket Plus” aan de orde. Op basis van deze rapportage kan een beeld worden gevormd hoe de bedrijfsvoering zich ontwikkelt en of het bedrijfsmatig, technisch en financieel goed gaat en of de juiste beslissingen zijn genomen.

2

SAMENVATTING

In 2014 heeft de Gemeenschappelijke Regeling Bureau OVL naast de begroting 2015 en het jaarverslag 2013 de kwartaalrapportages over de eerste drie kwartalen van 2014 gepresenteerd. Het jaarverslag met de daarbij behorende jaarrekening en de begroting 2015 zijn vastgesteld door het bestuur en mede goedgekeurd door de Provincie Zuid-Holland. De kwartaalrapportages zijn in de vergaderingen van het Dagelijks en Algemeen Bestuur gepresenteerd en vastgesteld. De uitvoeringswerkzaamheden in 2014 zijn naar tevredenheid uitgevoerd. Het percentage meldingen dat buiten de gestelde responstijd is afgehandeld is gezakt tot onder de vijf procent. Financieel gezien wijken de werkelijke kosten en opbrengsten iets af van de begroting. De werkelijke baten liggen 3,0 % hoger dan begroot. Deze worden hoofdzakelijk veroorzaakt door meer opbrengsten uit projecten. De werkelijke lasten zijn 1,4 % hoger dan begroot. Deze lastenverhoging wordt veroorzaakt door hogere personeelskosten en projectlasten (inhuur personeel). Daarnaast zijn zowel de huisvestingskosten, de beheerlasten, de afschrijvingen en de overige bedrijfslasten lager dan begroot.

3

ALGEMEEN

Overlegging van het jaarverslag aan de deelnemende partijen gebeurt volgens artikel 4.3.6 van de Dienstverleningsovereenkomst. Deze deelnemende partijen zijn de gemeenten Giessenlanden, Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Leerdam, Molenwaard, Nederlek, Papendrecht, Vianen en Zederik. Het is van belang te weten dat Bureau OVL een beheerorganisatie is, die zich richt op het functioneren van openbare verlichting in de deelnemende gemeenten waarbij sprake is van een goede prijs/kwaliteit verhouding. De hoofdtaak is de uitvoering van het administratieve beheer en de centrale aansturing en regie op de uitvoeringswerkzaamheden aan de openbare verlichting middels het Basispakket. De prijs is hierbij gesteld op € 7,88 per lichtobject. Door de invoering van het coördinatiemodel is het mogelijk om de toenemende hoeveelheid projecten uit te voeren (Pluspakket). Naast het Basis- en Pluspakket fungeert Bureau OVL als kenniscentrum voor de deelnemende gemeenten. Bij managementrapportages spelen de bekende vragen, waarop een antwoord moet komen om tot een goede beoordeling te komen:  Wat wilden we bereiken (de begroting).  Wat hebben we daarvoor gedaan (de bedrijfsactiviteiten).  Wat hebben we bereikt (het resultaat).  Wat heeft dit gekost (de budgetbewaking).  Welke van invloed zijnde zaken zijn er te melden (de bijzonderheden). Door telkens kort na afloop van de rapportageperiode hierop antwoorden te geven, wordt niet alleen adequaat de vanuit het recente verleden nog aanwezige kennis benut, maar kan er ook nog tijdig worden bijgestuurd voor de komende tijd en kan een eventuele benodigde aanpassing al vrij snel kan worden ingevoerd. Dit geldt zowel voor de interne organisatie, die al direct actie kan ondernemen als voor de deelnemende partijen, zodra zij kennis kunnen nemen van de rapportage.

Jaarverslag 2014


Pagina 2

3.1 Bedrijfsvoering De personele bezetting bestond op 1 januari 2014 uit 4 fte’s vast personeel en 2,4 fte’s aan inhuur medewerkers (drie personen). In de loop van 2014 is de personele bezetting gewijzigd van naar 4,1 fte’s (vijf personen) vast personeel en 1,4 fte’s (drie personen) inhuur medewerkers. De algemene leiding, de werkvoorbereiding voor het regulier onderhoud, het administratief storingenbeheer, het databeheer en de overige administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd door een team van vaste medewerkers. De werkzaamheden die voortvloeien uit projecten worden uitgevoerd door inhuur medewerkers. Met ingang van 1 februari heeft, zoals eerder benoemd, de ingehuurde Algemeen Manager plaatsgemaakt voor een Algemeen Manager met een vast dienstverband. Twee van de vaste medewerkers hebben besloten om na een zwangerschapsperiode minder te gaan werken. Door de hoeveelheid projecten is een projectmanager ingehuurd voor circa 16 uur en een toezichthouder voor 20 uur per week . In de loop van 2014 bleek dat de performance en de mogelijkheden van het huidige beheersysteem niet aan de wensen en eisen voldoen en heeft de leverancier besloten om de beheersoftware te herschrijven op basis van een Oracle database i.p.v. een Microsoft SQL database. Ook aan de behoefte van de contactambtenaren van de aangesloten gemeenten om inzicht te krijgen in de arealen van de gemeente zal gehoor worden gegeven. In het derde kwartaal is gestart met testen van de nieuwe software. De verwachting is dat de nieuwe software in de loop van 2015 in gebruik genomen kan worden. De verwachting is dat de licentiekosten voor het nieuwe pakket hoger zullen zijn dan het huidige pakket.

3.2 Ontwikkelingen In september 2013 is een energieakkoord afgesloten. De vraag heerst of benoemde doelstellingen haalbaar zijn. Bureau OVL heeft de doelstelling gepresenteerd aan het Algemeen Bestuur en aan de contactambtenaren. Er is verzocht aan alle gemeenten om mee te doen aan de energiemonitoring om zodoende de bezuiniging op gebied van energieverbruik in beeld te krijgen. Na gesprekken met een aantal gemeenten blijkt dat er verschillen zijn in de verwachtingen en behoeftes van gemeentes over de werkzaamheden van Bureau OVL. Tijdens de gesprekken tussen de medewerkers van gemeenten en de Algemeen Manager blijkt dat er meer behoefte is aan een hogere mate van dienstverlening. Echter de vraag is hoe dit bekostigd moet worden. Is er behoefte aan verschillende niveaus van dienstverlening of kan door het verhogen van de beheerkosten per lichtpunt aan deze behoefte voldaan worden. Op dit moment worden extra behoeften (opstellen van beheerplannen en uitvoeringsplannen) van gemeentes via projecten gerealiseerd. Dan is er de landelijke betrokkenheid bij het netbeheer, waarbinnen een werkgroep is opgestart om de openbare verlichting een hogere prioriteit te brengen, ook waar het gaat om verdere individualisering. Slim verlichten (statisch- en dynamisch dimmen, schakelen en monitoren gaat immers een steeds belangrijker rol spelen. Tijdens één van de overleggen met de contactambtenaren is een presentatie gegeven over invulling van de rol van Installatie Verantwoordelijkheid. De invulling van de Installatieverantwoordelijkheid is ook gepresenteerd aan een deel van het Algemeen Bestuur. Om de kosten en opbrengsten beter te kunnen toewijzen aan de diverse producten (beheer, projecten en advies & kennis) is een start gemaakt met het opstellen van een verdienmodel. Hiermee zal dan inzichtelijk gemaakt kunnen worden welke kosten aan het basispakket, het pluspakket en de het kenniscentrum toebedeeld moeten worden. Op basis van het verdienmodel kan dan bepaald worden of het beheertarief aangepast kan worden en/of de uurtarieven voor de begeleiding van projecten juist zijn. De koppeling van een projectadministratie aan de financiële administratie is hierbij noodzakelijk. In 2015 zullen financiële middelen beschikbaar gesteld moeten worden om een projectadministratie aan te schaffen en in te richten. Eind 2015 loopt het contract af met de huidige onderhoudsaannemer. Middels het opstellen van een nieuwe bestek zal het onderhoud via een Europese aanbesteding op de markt gezet moeten worden. Ook voor het

Jaarverslag 2014


Pagina 3

maken van een nieuw onderhoudsbestek en de daarbij behorende aanbesteding zullen financiële middelen beschikbaar gesteld moeten worden.

3.3 Toekomstverwachting Het jaar 2014 heeft zich gekenmerkt door veel werk en relatieve drukte. De nieuwe algemeen manager heeft zich door interne afstemming en extern overleg ingewerkt. Het aantal projecten op zich is enorm toegenomen. Dit kwam in het eerste halfjaar naar voren en daardoor moest het tweede halfjaar worden benut als aanloop om hier meer tijd in te steken. Daarnaast groeide wel de kennis en ervaring binnen de organisatie, waardoor mogelijk interne taakverschuivingen kunnen worden gerealiseerd, ter verkrijgen van een zo groot mogelijk efficiency. Hierbij spelen de al eerder genoemde ‘drie essen’: slim, slank en slagvaardig, waarbij geldt dat de bedrijfsvoering binnen de tijd en de raming blijft. De situatie in 2014 is over het algemeen goed ingeschat. Het bewaken van de bedrijfsprocessen moet een constant onderdeel gaan vormen van de bedrijfsvoering. Verslaglegging per afgesproken periode is een doorlopend proces. Het hanteren van periodes gebeurt om feiten meetbaar en vooral vergelijkbaar te maken. Ook speelt een rol dat de constateringen in de voorafgaande periode aanleiding kunnen geven tot aanpassingen binnen facetten van de bedrijfsvoering. De resultaten van metingen vormen in de praktijk een uitstekend sturingsmechanisme. Uiteindelijk zal het mogelijk moeten zijn om op ieder gewenst moment in de bedrijfsprocessen te meten en bij te sturen. Het hebben van een projectadministratie is hierbij een belangrijke factor. Ditzelfde geldt voor een aanpassing van de gestelde doelen, bijvoorbeeld als blijkt dat deze niet - meer kunnen worden gehaald. Een dergelijk flexibel bedrijfsbeleid zal ten goede komen aan de bedrijfskwaliteit en het bereiken van de doelstellingen. Zaken die in de toekomst aandacht vragen zijn donkertebeleid, kostenreductie, energiebesparing, beperken van lichthinder, duurzaamheid, ‘slim’-verlichten en inschakeling van op de arbeidsmarkt achtergestelde werknemers of de inzet van stagiaires. Hoewel er op onderdelen zeker sprake is van zogenaamde containerbegrippen, die specifieke toelichting behoeven, kan in dit verband ook worden genoemd: 1. Ernaar toewerken dat de burgers, bedrijven en instellingen goed te woord worden gestaan, waarbij hun meldingen de juiste aandacht krijgen. Van groot bijkomend belang is dat de deelnemende gemeenten op het gebied van de openbare verlichting in een positief licht komen te staan. 2. Eventuele uitbreiding van het aantal deelnemers. Volumevergroting biedt de mogelijkheid om kostentechnisch en fysiek meer invloed op de markt te hebben. 3. Uniformiteit bewerkstelligen voor alle deelnemende gemeenten, waardoor de werkzaamheden op termijn kunnen vereenvoudigen. 4. De individuele gemeenten werk uit handen nemen, waarbij steeds meer specifieke kennis en ervaring kan worden ingezet en overgebracht. 5. Toewerken naar een zo optimaal mogelijke actuele marktkennis. 6. Het onderhouden van netwerken, waarbij naast de grote leveranciers ook de kleinere aanbieders in de gelegenheid zijn om mee te dingen, conform de Aanbestedingswet 2012. 7. Optimalisatie van de afhandeling van meldingen en streven naar het waar mogelijk verkorten van de termijn waarbinnen klachten worden opgelost.

Jaarverslag 2014


Pagina 4

4

JAARVERSLAG 2014

4.1 Strategisch beheer Het strategisch beheer heeft betrekking op beleidsvorming en beleidsbewaking. Het opdrachtgeverschap en budgetbeheer met betrekking tot openbare verlichting, energielevering, ATS-diensten1 en contracten met de netbeheerder zijn verantwoordelijkheden van de gemeente. Taken en producten voor een gemeente hiervan zijn onder meer het (laten) opstellen van beleidsplannen, bepalen en vastleggen van de gewenste kwaliteit (onder andere opgenomen in beheerplannen), programmering en monitoring. Het vergaren van kennis- en advies is daarnaast een onderdeel van het strategisch beheer. In het kader van opdrachtgeverschap is de gemeente verantwoordelijk voor het budgetbeheer en sluit zij overeenkomsten met derden voor het operationeel beheer, het uitvoeren van het onderhoud, vervangingsprojecten, renovaties en reconstructies. Middels de afgesloten dienstverleningsovereenkomst brengen de gemeenten de volgende van de hierboven genoemde strategische beheertaken onder bij Bureau OVL in het basis dienstverleningspakket. - ATS-diensten1 - Contracten met netbeheerder - Kennis- en adviescentrum - Input leveren voor het opstellen van beleids- en beheerplannen - Contracten voor uitvoering van het onderhoud De overige strategische beheertaken zoals voornamelijk de vervangingsprojecten, renovaties en reconstructies en het opstellen van beleids- en beheerplannen kunnen door de deelnemende gemeenten bij Bureau OVL worden onder gebracht op basis van regieovereenkomsten. 1

Diensten van de netbeheerders voor de aansluiting op het openbare elektriciteitsnet, voor het transport van elektriciteit en voor de zogenaamde systeemdiensten.

4.2 Operationeel beheer Het operationeel beheer omvat alle uitvoerende diensten die verricht moeten worden ten behoeve van het goed en veilig functioneren van de openbare verlichting, zowel ondergronds als bovengronds. De technische uitvoering voor de ondergrondse werkzaamheden is bij wet voorbehouden aan de netbeheerder (behoudens daar waar gemeenten in bezit zijn van een ‘eigen’ energienet). Voor de deelnemende gemeenten geldt dat zij allen in het gebied van Stedin te Rotterdam gesitueerd zijn en dat de lichtpunten zijn aangesloten op het net van de netbeheerder. In opdracht van de deelnemende gemeenten is de technische uitvoering van het onderhoud voor het bovengrondse deel ondergebracht bij een marktpartij. Het deel van het operationeel beheer dat in het dienstverleningspakket is opgenomen heeft voor Bureau OVL in hoofdzaak betrekking op de volgende diensten: a. Beheer van alle verlichtingsobjecten b. Directievoering op werkzaamheden van de onderhoudsaannemer (Heijmans) c. Behandeling (storings)meldingen d. Verrichten schouwen e. Administratief verwerken van revisie

Jaarverslag 2014


Pagina 5

4.3 Dienstverleningspakket Plus In artikel 5 van de Dienstverleningsovereenkomst is de mogelijkheid opgenomen om tegen betaling van daartoe vastgestelde tarieven ook andere buiten de basis dienstverleningsovereenkomst vallende activiteiten van Bureau OVL af te nemen. Dit betreft vooral projectmatige activiteiten, zoals individuele ondersteuning van gemeenten, aanvragen van offertes, begeleiden en toetsen van projecten, functioneren als projectleider of directievoerder bij nieuwbouw, renovaties en reconstructies, opstellen van kengetallen, beheer- en uitvoeringsplannen, aanbesteden van energie-inkoop, inkoop van aanverwante producten en diensten enzovoort. Daarnaast wordt er naar gestreefd om bij de uitvoering van projecten meer gebruik te gaan maken van externe capaciteit, waarbij Bureau OVL de sturende en controlerende rol vervult. Dit wordt gerealiseerd binnen een zogenaamd coördinatiemodel met inhuur van extern personeel naar rato van de uit te voeren opdrachten. Hierdoor kan Bureau OVL flexibel inspelen op de vraag.

4.4 Kennis- en adviescentrum Eén van de taken van Bureau OVL is het vergaren en onder de deelnemers verspreiden van specifieke kennis op het gebied van de openbare verlichting. De markt waarbinnen de openbare verlichting zich afspeelt groeit en innoveert, waarop adequaat ingespeeld moet worden. Door dit centraal via Bureau OVL te doen wordt er slechts eenmaal inspanning en tijd in gestoken, wat leidt tot besparing van tijd en kunnen alle deelnemers eenduidig geïnformeerd worden. Het vergaren van de kennis bestaat uit het bijhouden van vakliteratuur, bezoeken van vergaderingen, bijeenkomsten en andere overlegmomenten en het opbouwen van een informatienetwerk. Marktkennis vergaren bij leveranciers en branchegenoten speelt hierbij een belangrijke rol. De verspreiding van informatie onder de deelnemers gebeurt daarnaast individueel aan de hand van gestelde vragen en collectief in de maandelijks gevoerde overleggen met de contactambtenaren van de gemeentes. Daar waar nodig zullen de betrokken bestuurders geïnformeerd worden. Daarnaast ontwikkelt zich standaard advisering, informatievoorziening en betrokkenheid betreffende beleidspunten voor de deelnemende gemeenten. Een voorbeeld hiervan is de intussen gestelde vraag over het vervangingsbeleid. Moet er op de eerder genoemde tijdstippen worden vervangen of kunnen de bestaande materialen nog wel even mee. Mogelijk is er een natuurlijker moment, bijvoorbeeld als er toch werkzaamheden in de betreffende wijk plaatsvinden. In dit verband kan ook worden vermeld dat de inmiddels opgedane ervaring steeds meer wordt benut om te worden verwerkt in bestekken voor toekomstige werken.

Jaarverslag 2014


Pagina 6

5

UITWERKING

5.1 Beheer De beheertaak is gedurende 2014 naar behoren uitgevoerd met uitzondering van de remplace. Door een interpretatieverschil met de aannemer is de uitvoering van de remplace te laat gestart. Alle meldingen van burgers en meldingen vanuit de schouw zijn uitgezet bij de onderhoudsaannemer door middel van inspectieopdrachten. Kabelstoringen zijn uitgezet bij de netbeheerder Stedin en storingen die niet direct verholpen kunnen worden en incidentele opdrachten, worden via uitvoeringsopdrachten uitgezet bij de aannemer. Dit zijn over het algemeen schades en defecte armaturen die niet direct verholpen kunnen worden. Ook kleine onderhoudsopdrachten zijn middels uitvoeringsopdrachten uitgevoerd.

5.1.1 Kern- en beheergegevens Aantal lichtobjecten en verbruik elektriciteit: Het totaal aantal lichtobjecten in 2013 bedroeg 47.846 stuks. In 2014 is dit met 2,9% gestegen tot 49.243 GEMEENTE

1 2

Lichtobjecten 1-1-2014

Inwoners

1

Oppervlakte [ha]

Verbruik kWh Plateau 2

Verbruik kWh dal 2

2013

2014

2013

2014

Giessenlanden

3.584

14.487

6.519

153.463

149.147

485.583

465.024

Gorinchem

7.637

35.246

2.201

389.981

393.043

1.220.318

1.214.556

HardinxveldGiessendam Hendrik-IdoAmbacht

3.234

17.734

1.935

126.978

124.900

405.775

390.282

6.855

28.822

1.199

270.533

274.601

871.499

870.528

Leerdam

4.321

20.649

3.518

168.060

166.010

534.583

518.204

Molenwaard

6.278

29.069

12.647

225.454

221.325

711.685

699.273

Nederlek

3.133

14.094

3.144

102.933

104.293

327.877

357.130

Papendrecht

5.994

32.113

1.077

269.923

273.991

867.048

865.305

Vianen

4.636

19.639

4.239

221.113

206.602

709.009

652.697

Zederik

3.571

13.635

7.648

121.196

129.048

390.318

409.459

Totaal

49.243

225.488

44.127

2.049.634

2.042.960

6.523.210

6.442.458

Op basis van gegevens van januari 2014 Op basis van bevestiging van Stedin na opgave door Bureau OVL in november 2014.

Jaarverslag 2014


Pagina 7

5.2 Meldingen De meldingen betreffen vooral het niet functioneren van lichtobjecten door defecte lampen en ontstane schades. Alle meldingen worden dagelijks volgens afspraak digitaal doorgegeven aan de aannemer. Elke dag vindt hierop bewaking plaats door Bureau OVL. De werkzaamheden in het derde kwartaal zijn naar tevredenheid uitgevoerd. In onderstaande tabel is het aantal meldingen in de eerste drie kwartalen , verdeeld naar gemeente en onderverdeeld naar activiteit, vergeleken met de meldingen van 2013. Wat opvalt is dat het aantal storingen in het eerste en derde kwartaal overeenkomt met respectievelijk Q1 en Q3 van 2013. Het aantal meldingen in het tweede kwartaal is aanzienlijk lager dan Q2 van 2013. Gemeente

Activiteit

2013

kwartaal Giessenlanden

Gorinchem

HardinxveldGiessendam

Hendrik-Ido-Ambacht

Leerdam

Molenwaard

Nederlek

Papendrecht

Vianen

Zederik

Jaarverslag 2014

storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken storingen kabelstoringen opdrachtverzoeken

2014

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

133

34

53

119

114

41

96

81

14

5

6

12

4

6

7

23

37

29

15

26

25

10

13

25

178

101

145

125

138

51

147

140

40

31

41

20

15

3

24

22

33

23

30

16

26

15

20

20

88

37

39

79

100

14

41

60

16

4

14

19

12

6

6

14

30

15

10

16

19

9

3

17

193

68

100

202

208

83

68

200

59

33

17

49

26

16

19

41

46

27

34

30

52

20

16

17

283

226

165

275

226

113

127

178

26

23

18

26

27

14

16

37

38

49

33

29

47

19

25

23

173

141

107

243

261

58

128

245

34

17

30

31

12

5

16

51

32

71

22

40

48

18

48

31

76

95

63

96

102

43

65

94

16

10

14

14

27

7

24

46

18

13

27

12

25

13

7

5

153

151

148

167

145

55

119

126

30

16

21

24

8

8

23

24

18

56

29

25

20

7

13

16

127

223

109

157

102

68

102

154

25

12

12

25

16

9

23

11

23

36

33

18

58

12

40

23

125

60

66

147

134

29

76

144

21

10

5

14

15

4

16

18

42

25

27

51

42

10

16

18


Pagina 8

In onderstaande grafiek is het verschil in aantal storingen tussen het eerste en tweede kwartaal duidelijk zichtbaar. De toename van het aantal storingen in de maanden september, oktober en november heeft een relatie met de schouw die in acht gemeenten heeft plaatsgevonden en met de hoeveelheid regen die in augustus is gevallen.

Meldingen 2014 700 600 500 aantal

400 300 200 100 0

tot jan.

tot feb.

tot mrt.

tot apr

tot mei

tot jun

tot jul

tot aug

tot sep

tot okt

tot nov

tot dec

storingen

559

501

470

191

213

151

266

193

510

581

492

349

kabelstoringen

75

39

48

28

24

26

40

57

77

93

96

98

opdrachtverzoeken

160

113

89

37

46

50

71

48

82

88

63

44

In onderstaande grafiek is duidelijk het verschil zichtbaar tussen het aantal meldingen in 2013 en 2014. Het aantal storing in 2014 is ten opzichte van 2013 afgenomen met 794 stuks (afname van 15%) Het aantal kabelstoringen is in 2014 in vergelijking met 2013 afgenomen met 153 stuks (afname van 18%).

Meldingen 2013 vs 2014 1800 1600 1400 1200 Aantal

1000 800 600 400 200 0

2013-Q1 2013-Q2 2013-Q3 2013-Q4 2014-Q1 2014-Q2 2014-Q3 2014-Q4

storingen

1529

1136

995

1610

1530

555

969

1422

kabelstoringen

273

161

178

234

162

78

174

287

opdrachtverzoeken

316

344

260

263

362

133

201

195

Jaarverslag 2014


Pagina 9

5.2.1 Inspectieopdrachten Het eerste kwartaal zijn 1.530 inspectieopdrachten uitgezet. Dit is vergelijkbaar met het eerste kwartaal van 2013. Het tweede kwartaal laat een verrassend laag aantal melding zien. Daar de weersomstandigheden van het tweede kwartaal niet relevant afwijken ten opzichte van het tweede kwartaal van 2013 kan de afname van het aantal meldingen gerelateerd worden aan het feit dat de administratie na de inventarisatie van 2013 goed op orde is en er dus geen onbekende of afwijkende lampen in het areaal voorkomen. Daarnaast kan de uitgevoerde remplace van de afgelopen 2 jaar ook een reden zijn dat er minder lampuitval is. Het aantal opdrachten in kwartaal 3 en 4 hebben een relatie met de schouwrondes in september en oktober. INSPECTIEOPDRACHTEN naar aanleiding van melding van bovengrondse storingen (inclusief schouw) JAAR Kwartaal Aantal Percentage areaal

2013 1

2

2014 3

4

1

2

3

4

1.529

1.136

995

1.610

1.530

555

969

1.422

3,1%

2,3%

2,0%

3,3%

3,1%

1,1%

2,0%

2,9%

5.2.2 Uitvoeringsopdrachten Net zoals bij de inspectieopdrachten is bij de uitvoeringsopdrachten een duidelijke afname te constateren van het aantal storingen/schades. Ook hier kan het op orde hebben van het beheer en het onderhoud van de afgelopen twee jaar een reden zijn voor het lage aantal vervolgopdrachten. UITVOERINGSOPDRACHTEN vervolgopdrachten naar aanleiding van niet direct af te handelen inspectieopdrachten JAAR Kwartaal

1

2

3

4

Aantal

316

344

260

263

362

133

201

195

0,64%

0,70%

0,53%

0,53%

0,74%

0,27%

0,41%

0,40%

Percentage areaal

2013

2014 1

2

3

4

5.2.3 Ondergrondse storingen Zodra er sprake is van een meervoudige storing wordt deze als kabelstoring bij de regionale netbeheerder Stedin gemeld. Stedin probeert deze kabelstoringen binnen een termijn van vijf dagen op te (laten) lossen. Alhoewel de afhandelingstermijn al aanmerkelijk verbeterd is, blijft dit een groot aandachtspunt. Bureau OVL bewaakt de afhandeling. Er vindt structureel overleg plaats om de termijnen te verbeteren. Inmiddels is door Stedin een pilot gestart voor het in kaart brengen van de gehele keten. Hierin participeren naast Stedin en Joulz ook de steden Dordrecht, Rotterdam en Bureau OVL namens de 10 gemeenten. KABELSTORINGEN naar aanleiding van melding van bovengrondse storingen (inclusief schouw) JAAR Kwartaal

1

2

3

4

Aantal

273

161

178

234

Jaarverslag 2014

2013

2014


1 162

2

3 78

174

4 287

Pagina 10

Storingen versus klimaat Er is een relatie zichtbaar tussen het klimaat en kabelstoringen. Zowel temperatuur als neerslag hebben invloed op de hoeveelheid storingen. Temperatuur heeft vaak een directe invloed terwijl de storingen als gevolg van neerslag vaak later optreden. 2014

Kabelstoringen

Jan Feb Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December

Gemiddelde temp. [C] 75 39 48 28 24 26 40 57 77 93 96 98

6,0 6,8 8,4 11,8 13,5 15,9 19,8 16,1 15,9 13,4 8,2 4,8

Meerjarig Hoeveelheid Meerjarig temp. neerslag hoeveelheid gemiddelde [mm] neerslag 3,6 66,6 74,3 3,7 69,6 59,1 6,4 24,7 72,4 9,1 23,0 46,8 12,9 121,7 63,9 15,5 43,7 69,3 17,9 110,1 81,0 17,5 145,2 69,9 14,5 27,3 75,5 10,7 75.7 83 6,7 39,5 82 3,7 116,5 80

Kabelstoring vs klimaat 2014 350

20,0 18,0

300

16,0 250

12,0

200

10,0 150

8,0

Temp. [C]

storingen [stuks] neerslag [mm]

14,0

6,0

100

4,0 50 0

2,0 1ste kwartaal

2de kwartaal

3de kwartaal

4de kwartaal

hoeveelheid neerslag [mm]

161

188

283

232

aantal storingen [stuks]

162

78

174

287

gemiddelde temp [C]

7,1

13,7

17,3

8,8

Jaarverslag 2014


0,0

Pagina 11

5.2.4 Prestatienorm bovengrondse storingen In onderstaande tabel staan de gemelde storingen en afhandelingstijd daarvan. Door nauwgezet toezicht door de medewerkers van Bureau OVL en het feit dat de aannemer volledig is ingewerkt in de regio is het percentage van het aantal meldingen buiten de prestatienorm teruggebracht van 16% (eind 2013) naar gemiddeld 4,1% over geheel 2014. Het huidige beheersysteem geeft nog niet voldoende betrouwbare rapportages v.w.b. de overschrijding van de prestatienorm. De hoeveelheden zijn correct, maar de afhandelingstermijn zijn handmatig gecorrigeerd. Prestatienorm ≤ 5 dagen

Kwartaal 2014-01

Gerealiseerd aantal Gerealiseerd percentage

1463 stuks 95,6 %

516 stuks 93,0 %

924 stuks 94,3%

1398 stuks 98,3%

Niet gerealiseerd aantal

67 stuks

39 stuks

55 stuks

24 stuks

4,4 %

7,0%

5,7%

1,7%

Niet gerealiseerd percentage

Kwartaal 2014-02

Kwartaal 2014-03

Kwartaal 2014-04

Tabel afhandeltijd meldingen

Afhandeldagen In onderstaande grafiek is het aantal afhandeldagen van de meldingen over 2014 inzichtelijk gemaakt. Uit deze grafiek kan afgeleid worden dat 9,8% van de meldingen op de dag van melding worden afgehandeld, dat 75,7% binnen drie dagen wordt afgehandeld en dat 95,9 % van de meldingen binnen de prestatienorm van 5 dagen wordt afgehandeld.

Aantal meldingen 2014 1200 1000

Aantal

800 600 400 200 0 Aantal bonnen

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

>10

439

1015

1050

886

526

375

90

44

22

9

7

13

Aantal afhandeldagen

Jaarverslag 2014


Pagina 12

5.3 Onderhoud Dit is na de Europese aanbesteding in uitvoering bij Heijmans Wegen B.V. (de aannemer). Bureau OVL informeert, stuurt aan en zorgt voor toetsing en monitoring van de uitvoering van het onderhoudscontract. Er is sprake van twee soorten onderhoud:  Preventief onderhoud, gericht op een goed functionerende openbare verlichting, bestaande uit remplace - preventieve vervanging van lampen -, schoonmaakwerkzaamheden, schilderwerk lichtmasten, incidenteel vervangen van objecten en/of onderdelen.  Correctief onderhoud, gericht op snel en effectief repareren van individuele verlichtingsobjecten bij schade of storing, bestaande uit het verhelpen van storingen, uitvoeren van inspecties, verhelpen van schades en behandelen van klachten.

5.3.1 Schouw Bij het beheren van de openbare verlichting in Nederland spelen de meldingen van burgers een belangrijke rol. De meeste van deze meldingen betreffen vooral de verlichting in woonwijken en dan nog met name in de dichtbevolkte wijken. Dergelijke meldingen worden gestimuleerd door onder andere het vergemakkelijken van het indienen van meldingen via telefoon en website. Ook een adequate directe aanpak van de klachten en terugkoppeling naar de burger die de melding deed, werkt hierbij positief. Op industrieterreinen, hoofd(ontsluitings)wegen en in het landelijk gebied is het aantal burgermeldingen aanzienlijk minder. Hierdoor kunnen gevaarlijke en ongewenste situaties ontstaan en voortduren. Om in dit manco te voorzien vindt er regelmatig een schouw plaats, afhankelijk van de situatie en de gemeente, twee tot acht keer per jaar. Voor acht van de tien gemeenten wordt de schouw uitgevoerd door de onderhoudsaannemer en twee gemeenten doen het zelf. Schouwschema 2014 Giessenlanden Gorinchem Hardinxveld-Giessendam Hendrik Ido Ambacht Leerdam Molenwaard Nederlek Papendrecht Vianen Zederik

aantal jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec 2x 9 39 2x 9 39 2x 10 40 2x 7 40 8x 3 8 14 21 29 37 43 49 3x 10 28 41 5x 4 13 22 37 46 4x

5

15

34

44

weeknummer

5.3.2 Remplace Uiteraard heeft ook openbare verlichting een bepaalde levensduur. Door veroudering kunnen vermindering van lichtopbrengst of andere kwaliteitsproblemen ontstaan. Dergelijke slijtage noopt uiteindelijk tot vervanging. Dit vergt planning en voorbereiding. Bureau OVL levert de deelnemende gemeenten een planning en begroting van de te vervangen lampen en voert vervolgens directie bij de uitvoering van de remplace door de aannemer. In het tweede kwartaal van 2014 zijn de remplacelijsten uitgezet bij de gemeenten. De aannemer heeft de opdrachten voor de uitvoering van de gemeenten ontvangen en had in de tweede helft van het jaar 2014 de remplace moeten uitvoeren. Door een afstemmingsfout heeft Bureau OVL niet voldoende toegezien op de voortgang en is de remplace voor 2014 te laat gestart. Na analyse blijkt wel dat het aantal storingen niet is toegenomen door het vertraagd uitvoeren van de remplace. Hieruit kan men concluderen dat de levensduur van de lampen in de praktijk langer is dan theoretisch is berekend. Jaarverslag 2014


Pagina 13

5.3.3 Uitvoering onderhoudscontract 2014 Overzicht van de uitvoeringskosten per gemeente per maand Gemeente Januari Februari Maart

April

Mei

Juni

subtotaal

Giessenlanden

€ 3.615

€ 8.363

€ 3.774

€ 1.106

€ 6.317

€ 2.071

€ 25.247

Gorinchem

€ 7.358

€ 2.931

€ 4.360

€ 3.715

€ 3.109

€ 4.350

€ 25.824

Hardinxveld-Giessendam

€ 2.294

€ 1.471

€ 4.988

€ 1.715

€ 710

€ 1.072

€ 12.250

Hendrik-Ido-Ambacht

€ 6.099

€ 6.742

€ 8.237

€ 2.069

€ 4.578

€ 3.031

€ 30.756

Leerdam

€ 6.347

€ 10.346

€ 6.271

€ 7.786

€ 4.228

€ 3.837

€ 38.814

Molenwaard

€ 7.563

€ 6.552

€ 7.426

€ 10.462

€ 2.246

€ 2.638

€ 36.886

Nederlek

€ 3.072

€ 4.308

€ 3.272

€ 5.564

€ 5.099

€ 3.684

€ 24.998

Papendrecht

€ 7.540

€ 5.525

€ 3.720

€ 4.186

€ 2.998

€ 1.929

€ 25.897

Vianen

€ 3.332

€ 8.308

€ 5.129

€ 5.649

€ 6.781

€ 3.676

€ 32.873

Zederik

€ 7.413

€ 9.992

€ 16.477

€ 6.065

€ 5.924

€ 2.788

€ 48.660

TOTAAL

€ 54.631

€ 64.538

€ 63.654

€ 48.317

€ 41.990

€ 29.077

€ 302.206

November

December

Gemeente

Juli

Augustus

September

Oktober

TOTAAL

Giessenlanden

€ 3.121

€ 588

€ 3.230

€ 8.051

€ 3.208

€ 3.180

€ 46.625

Gorinchem

€ 2.235

€ 2.681

€ 5.594

€ 7.889

€ 4.035

€ 7.975

€ 56.233


€ 1.818

€ 655

€ 1.638

€ 3.008

€ 1.157

€ 9.700

€ 30.226

Hendrik-Ido-Ambacht

€ 1.643

€ 3.794

€ 2.784

€ 5.330

€ 3.610

€ 16.662

€ 64.579

Leerdam

€ 4.090

€ 1.027

€ 10.360

€ 6.823

€ 6.585

€ 3.742

€ 71.441

Molenwaard

€ 4.192

€ 1.858

€ 6.294

€ 8.000

€ 8.547

€ 22.575

€ 88.351

Nederlek

€ 1.989

€ 289

€ 2.685

€ 1.274

€ 5.432

€ 7.984

€ 44.560

Papendrecht

€ 3.864

€ 1.226

€ 3.914

€ 7.156

€ 1.629

€ 36.185

€ 79.870

Vianen

€ 3.910

€ 2.455

€ 8.193

€ 3.510

€ 8.007

€ 5.015

€ 63.964

Zederik

€ 1.713

€ 2.883

€ 3.708

€ 7.342

€ 4.728

€ 12.627

€ 81.662

TOTAAL

€ 28.574

€ 17.454

€ 48.400

€ 58.382

€ 46.848

€ 125.643

€ 627.510

Factuur nog niet goedgekeurd

De facturen van december (rood) zijn wel ingediend, maar op het moment van het maken van deze rapportage nog niet goedgekeurd door de gemeenten. Ervaringen uit het verleden tonen aan dat de factuurbedragen eerder zullen afnemen dan toenemen.

Jaarverslag 2014


Pagina 14

Overzicht van de uitvoeringskosten (in euro) per gemeente per activiteit over 2014 Incidenteel Gemeente Storingen Schouw Remplace

Totaal

onderhoud 2013

2014

2013

2014

2013

2014

2013

2014

2013

2014

Giessenlanden

24.692

20.225

782

782

10.101

-

26.311

25.617

61.886

46.625

Gorinchem

43.836

30.124

1.777

1.608

12.997

781

29.852

23.719

88.461

56.232


16.178

12.871

704

704

4.634

18.666

12.018

35.548

30.226

Hendrik-Ido-Ambacht

37.648

33.034

1.377

1.377

10.966

8.020

33.584

22.148

83.576

64.579

Leerdam

61.562

33.697

5.343

3.799

29.237

-

34.458

33.945

130.600

71.441

Molenwaard

37.755

36.000

2.759

1.959

377

15.629

47.018

34.762

87.909

88.351

Nederlek

17.629

14.293

1.754

1.575

601

6.594

24.340

22.098

44.323

44.560

Papendrecht

44.168

30.220

1.732

-

6.685

33.212

29.578

16.438

82.163

79.870

Vianen

33.595

23.117

3.319

2.036

16.462

2.209

25.638

36.602

79.014

63.964

Zederik

23.520

23.549

-

16.405

8.726

37.755

49.387

77.679

81.662

Totaal

340.583

257.130

13.840

103.831

79.806

307.200

276.734

771.161

627.510

19.547

Factuur nog niet goedgekeurd

Op basis van het aantal meldingen is inzichtelijk gemaakt wat de gemiddelde kosten per melding zijn. De verschillen zullen hoofdzakelijk met de kosten van de toegepaste materialen te maken hebben.

Gemiddelde kosten per storingsmelding € 80,00 € 70,00 € 60,00 € 50,00 € 40,00 € 30,00 € 20,00 € 10,00 € 0,00

De kosten per storing liggen tussen de € 47,00 en € 68,00. Gemiddeld zijn de kosten per storing € 57,85. De storingskosten zijn opgebouwd uit twee component; arbeid en materiaal.

Jaarverslag 2014


Pagina 15

Op basis van het aantal uitvoeringsopdrachten is inzichtelijk gemaakt wat de gemiddelde kosten per uitvoeringsopdracht zijn.

Gemiddelde kosten per uitvoeringsopdracht per gemeente € 700,00 € 600,00 € 500,00 € 400,00 € 300,00 € 200,00 € 100,00 € 0,00

De hoge kosten van Zederik zijn als volgt te verklaren: De kosten voor de aansluitingen zijn afgerekend via het los-/vastnemen contract dat Bureau OVL heeft afgesloten met Heijmans. Hierdoor worden de kosten via Bureau OVL afgerekend i.p.v. via Stedin. Totaaloverzicht 2014:

Gemeente aantal aansluitingen 1-1-2014 aantal inwoners 1-1-2014

GiessenHardinxveld- Hendrik Ido landen Gorinchem Giessendam Ambacht 3.584 7.637 3.234 6.855 14.487 35.246 17.734 28.822

49.243 225.488

Leerdam 4.321 20.649

Molenwaard 6.278 29.069

Nederlek 3.133 14.094

Papendrecht 5.994 32.113

Vianen 4.636 19.639

Zederik 3.571 13.635

oppervlak in km 2 aantal inwoners per lichtobject aantal lichtobjecten per inwoner

441,27 4,57 0,22

65,19 4,04 0,25

22,01 4,62 0,22

19,35 5,48 0,18

11,99 4,20 0,24

35,18 4,78 0,21

126,47 4,63 0,22

31,44 4,50 0,22

10,77 5,36 0,19

42,39 4,24 0,24

76,48 3,82 0,26

aantal lichtobjecten per km 2 kWh-dal per jaar per lichtobject kWh-plateau per jaar per lichtobject

212,55 128,16 40,51

54,98 129,75 41,61

346,98 159,04 51,47

167,13 120,68 38,62

571,73 126,99 40,06

122,83 119,93 38,42

49,64 111,38 35,25

99,65 113,99 33,29

556,55 144,36 45,71

109,37 140,79 44,56

46,69 114,66 36,14

Kosten 2014: Storing per lichtobject Schouw per lichtobject Remplace per lichtobject Incidenteel onderhoud Totaal

5,31 0,30 1,58 6,21 13,40

Storingen 2014: Aantal storingen 1e melding Vervolgopdracht Kabelstoringen Totaal

4.476 897 701 6.074

332 79 40 451

476 81 64 621

215 48 38 301

559 105 102 766

644 114 94 852

692 145 84 921

304 50 104 458

445 56 63 564

426 133 59 618

383 86 53 522

9,3% 1,5%

9,3% 1,1%

6,2% 0,8%

6,6% 1,2%

8,2% 1,5%

14,9% 2,2%

11,0% 1,3%

9,7% 3,3%

7,4% 1,1%

9,2% 1,3%

10,7% 1,5%

storingen in verhouding tot areaal storingen per lichtobject kabelstoringen per lichtobject

€ € € € €

5,64 0,22 7,15 13,01

€ € € € €

3,94 0,21 0,10 3,11 7,36

€ € € € €

3,98 0,22 1,43 3,72 9,35

€ € € € €

4,82 0,20 1,17 3,23 9,42

€ € € € €

7,80 0,88 7,86 16,53

€ € € € €

5,73 0,31 2,49 5,54 14,07

€ € € € €

4,56 0,50 2,10 7,05 14,22

€ € € € €

5,04 5,54 2,74 13,32

€ € € € €

4,99 0,44 0,48 7,90 13,80

€ € € € €

6,59 2,44 13,83 22,87

totaal gemiddeld

Jaarverslag 2014


Pagina 16

5.4 Projecten Inmiddels verricht Bureau OVL voor negen van de tien deelnemende gemeenten projectwerkzaamheden op het gebied van de openbare verlichting. Hierdoor kan er worden toegewerkt naar een verdere uniformiteit, wat de nodige efficiencyvoordelen met zich zal meebrengen. Het hierbij van toepassing zijnde motto is: ‘Samen waar het kan, individueel waar het moet’.

Baten Bureau OVL beheer en projecten per gemeente €90.000 €80.000 €70.000 €60.000 €50.000 €40.000 €30.000 €20.000 €10.000 €-

Beheer

Projecten

In het eerste kwartaal van 2014 had Bureau OVL in totaal 68 projecten in behandeling en gedurende het tweede kwartaal waren dat er 73. Deze opdrachten waren qua omvang en tijdsbesteding zeer divers. Variërend van een opdracht voor het begeleiden van enkele lichtmasten tot het adviseren en begeleiden bij grootschalige vervangingsprojecten in Hendrik-Ido-Ambacht en Giessenlanden (volledig vervangen van de bestaande conventionele verlichting door LED verlichting). Samen met de gemeente Vianen is een beleidstraject opgestart, waarbij middels het opstellen van een nulmeting van het areaal en een bijhorende presentatie een beleidsplan, beheerplan en uitvoeringsplannen zijn opgesteld.

Projecten 2014 Lopende projecten Gerealiseerde projecten Nieuwe projecten

Jaarverslag 2014

Kwartaal 2014-01

Kwartaal 2014-02

Kwartaal 2014-03

Kwartaal 2014-04

68

73

78

85

7

10

15

22

19

14

14

25


Pagina 17

6

PARAGRAFEN

6.1 Weerstandsvermogen Bureau OVL is gestart zonder eigen vermogen. Bij de oprichting is geen startkapitaal van de deelnemende gemeenten gevraagd. De beschikbare weerstandscapaciteit van Bureau OVL betreft voorlopig het budget voor onvoorziene uitgaven ad € 2.544. Voor een uitvoerende organisatie zonder vastgoed met een beperkte en flexibele personele capaciteit is dit niet bezwaarlijk. Op 24 mei 2013 is bij het vaststellen van de begroting 2014 de omvang van het weerstandsvermogen bepaald op € 53.000 (€ 1,11 per lichtpunt). De onderbouwing (en functie) hiervan is als volgt: De algemene reserve: 5% van € 374.000 (= begrotingsomvang) De reserve personele verplichtingen: 1 maandsalaris (inclusief VT en sociale lasten) Risico’s in verband met projectmatige inzet: vast bedrag Totaal

€ 19.000 € 24.000 € 10.000 € 53.000

Op 22 juni 2012 heeft het algemeen bestuur besloten de financiele reserves van Bureau OVL te bestemmen voor het financieren van de investeringen en het weerstandsvermogen (totaal € 100.000). Daardoor kon de algemene reserve van € 53.000 en de bestemmingsreserve voor interne financiering (ad € 47.000) bij het vaststellen van de jaarrekening 2012 worden volgestort. Omdat de bestemmingsreserve als onderdeel van de weerstandscapaciteit geldt, bedraagt de omvang van het weerstandsvermogen € 100.000. De weerstandsratio (=beschikbare reserves € 100.000/omvang risico’s € 53.000 /) bedraagt 1,9. De gewenste weerstandsratio bedraagt normaliter 1,0. Tevens is besloten om de bestemmingsreserve voor interne finananciering ten bedrage van € 47.000 ongewijzigd vast te vstellen. De bestemmingsreserve voor inwerken wordt niet tot het weerstandsvermogen gerekend. Op het weerstandsvermogen rusten per ultimo 2014 geen verplichtingen vanwege ingediende claims e.d.

6.2 Financiering De financieringsfunctie omvat het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden, het te allen tijde zorgen voor voldoende liquide middelen (waarbij een tijdelijk overschot tegen een zo hoog mogelijk rendement wordt uitgezet) en het daarbij afdekken van met name rente- en kredietrisico’s. Op basis van de wet Financiering decentrale overheden (wet Fido) wordt gewerkt met twee treasuryinstrumenten: een financieringsstatuut en deze financieringsparagraaf. Op 9 januari 2012 is het financieringsstatuut vastgesteld. De financieringsactiviteiten van Bureau OVL zijn van bescheiden omvang. De omvang van de materiele vaste activa bedraagt volgens de jaarrekening 2014 € 46.000. De aanschaffingswaarde hiervan bedraagt € 110.000 en wordt in 5 jaar afgeschreven. Bij het vaststellen van de financiële omvang is uitgegaan van het gemiddelde van de aanschaffingswaarde zijnde thans € 55.000. Het wordt niet nodig geacht het eigen vermogen hierop aan te passen.

Jaarverslag 2014


Pagina 18

Per ultime 2014 bedraagt het tegoed aan liquide middelen bij de Rabobank € 137.038. Alle financiële transacties gaan via het administratiekantoor Verstegen naar de Rabobank. De kredietkwalificatie (= double A) van de Rabobank voldoet aan de norm van het financieringsstatuut. De kasgeldlimiet voor Bureau OVL betreft het wettelijk vastgesteld minimum van € 300.000. Gelet op de omvang van de beschikbare liquiditeiten bij Bureau OVL is de kasgeldlimiet bestuurlijk niet relevant. In verband met het ontbreken van vaste geldleningen is het renterisico nihil en is een onder- of overschrijding van de renterisiconorm niet aan de orde.

Jaarverslag 2014


Pagina 19

7

JAARREKENING

7.1 Balans per 31 december 2014

Balans per 31 december 2014

2014 €

2013 €

ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa

45.782

66.256

164.081 58.034 222.115

147.649 53.499 201.148

137.038

177.445

404.935

444.849

53.000 47.000 0 28 27.612 127.640

53.000 47.000 36.058 0 15.898 151.956

189.331 36.776 51.188 277.295

172.646 81.849 38.398 292.893

404.935

444.849

Vlottende activa Vorderingen Handelsdebiteuren Overige vorderingen en overlopende activa

Liquide middelen

PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen Weerstandsvermogen en financiering Bestemmingsreserve interne financiering Bestemmingsreserve inventarisatie Bestemmingsreserve inwerken manager Gerealiseerde resultaat

Vlottende passiva Kortlopende schulden Schulden aan leveranciers en handelskredieten Belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende passiva

Jaarverslag 2014


Pagina 20

7.2 Staat van baten en lasten

Begroting 2014 €

Rekening 2014 €

Rekening 2013 €

BATEN

540.400

557.238

525.300

LASTEN Projectlasten Personeelslasten Huisvestingslasten Beheerslasten Afschrijvingen Overige bedrijfslasten

70.000 343.900 29.200 26.300 24.996 42.600

87.802 355.236 25.370 25.567 20.474 29.799

162.348 338.799 28.336 24.861 27.423 41.577

Totaal lasten

536.996

544.248

623.344

3.404

12.990

-98.044

0 0 0 0 0

0 0 0 -14.622 -14.622

0 0 -113.942 0 -113.942

3.404

27.612

15.898

GEREALISEERD TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN

Toevoeging/onttrekking aan reserves: Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bestemmingsreserve interne financiering Bestemmingsreserve inventarisatie Bestemmingsreserve inwerken manager Subtotaal mutaties reserves GEREALISEERDE RESULTAAT

Jaarverslag 2014


Pagina 21

7.3 Toelichting op de jaarrekening 7.3.1 Algemeen Het boekjaar loopt van 1 januari 2014 tot 31 december 2014. In deze jaarrekening wordt verslag uitgebracht over deze periode. De richtlijnen volgens het BBV worden integraal gevolgd.

7.3.2 Waarderingsgrondslagen voor de balans Algemeen De grondslagen die worden toegepast voor de waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. Voor zover niet anders vermeld, zijn activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Materiële vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschaffingswaarden. Hierbij wordt een ondergrens van € 5.000 gehanteerd. Slijtende investeringen worden vanaf het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur waarbij rekening gehouden wordt gehouden met een eventuele restwaarde. De gehanteerde afschrijvingspercentages zijn als volgt: Huurdersinvesteringen: 20% per jaar; Kantoorautomatisering en beheerpakket: 20% per jaar; Kantoorinrichting: 20% per jaar. Vorderingen Vorderingen worden opgenomen tegen de nominale waarde. Indien hiertoe aanleiding bestaat is rekening gehouden met een voorziening voor oninbaarheid.

7.3.3 Grondslagen voor de resultaatbepaling Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de baten en de lasten over het verslagjaar, met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. De baten en lasten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben, uitgaande van historische kosten. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het boekjaar worden opgenomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden; baten worden verantwoord als deze gerealiseerd zijn.

Jaarverslag 2014


Pagina 22

7.3.4 Toelichting op de balans per 31 december 2014

2014 € Materiële vaste activa Cumulatieve aanschafwaarde per 1 januari Cumulatieve afschrijvingen per 1 januari Boekwaarde per 1 januari Mutatie boekjaar: investeringen desinvesteringen afschrijvingen versnelde afschrijving inzake investeringen ICT 2009 en 2010 afschrijving desinvesteringen

Cumulatieve aanschafwaarde per 31 december Cumulatieve afschrijvingen per 31 december Boekwaarde per 31 december

2013 €

109.739 43.483

146.840 80.554

66.256

66.286

0 0 -20.474 0 0

27.394 -64.495 -19.935 -7.489 64.495

-20.474

-30

109.739 63.957

109.739 43.483

45.782

66.256

164.081

147.649

49.078 8.463 0 493

42.075 6.946 3.356 1.122

58.034

53.499

43.968 93.050 20

70.516 106.929 0

137.038

177.445

In bijlage 1 is een gedetailleerd overzicht opgenomen. Vorderingen Handelsdebiteuren Nominale saldi Een voorziening dubieuze debiteuren wordt niet noodzakelijk geacht. Overige vorderingen en overlopende activa Nog te factureren omzet Vooruitbetaalde bedragen Te verrekenen nettolonen Nog te ontvangen rente

Liquide middelen Rabobank, rekening-courant Rabobank, spaarrekening Kas

Jaarverslag 2014


Pagina 23

Toelichting op de balans per 31 december 2014 (vervolg) Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:

Boekwaarde 31-12-2013 Weerstandsvermogen en financiering 53.000 Bestemmingsreserve interne financiering 47.000 Bestemmingsreserve inventarisatie 36.058 Bestemmingsreserve inwerken manager 0 Gerealiseerde resultaat 15.898 Totaal

151.956

Bestemming resultaat vorig Boekwaarde boekjaar Toevoeging Onttrekking 31-12-2014 0 53.000 0 47.000 -36.058 0 14.650 -14.622 28 -15.898 27.612 27.612 -37.306

27.612

-14.622

127.640

Het saldo van de Bestemming resultaat vorig boekjaar ad € 37.306 wordt uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten.

Kortlopende schulden 2014 € Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Omzetbelasting Loonheffing Pensioenpremies

Overlopende passiva Nog te betalen kosten Uit te betalen aan gemeenten

Jaarverslag 2014


2013 €

189.331

172.646

22.036 12.199 2.541

22.782 14.749 44.318

36.776

81.849

13.882 37.306

38.398 0

51.188

38.398

Pagina 24

7.3.5 Toelichting op de staat van baten en lasten over 2014

Begroting 2014 € BATEN Gemeentelijke bijdragen lichtpunten Projecten Rente banktegoeden

Rekening 2014 €

Rekening 2013 €

377.100 159.300 4.000

388.035 168.710 493

377.026 147.153 1.121

540.400

557.238

525.300

0 70.000

0 87.802

113.942 48.406

70.000

87.802

162.348

122.900 19.700 24.600 0 12.000 162.700 0 2.000 0

189.764 32.436 26.704 0 7.903 101.527 14.622 2.299 -20.019

124.485 21.677 15.225 5.630 14.000 155.108 0 2.674 0

343.900

355.236

338.799

LASTEN Projectlasten Inventarisatie Projecten

Personeelslasten Brutolonen Sociale lasten Pensioenpremie Nagekomen pensioenpremie 2013 Reiskostenvergoeding Inhuur personeel Kosten inzake inwerken nieuwe manager Overige personeelskosten Ontvangen ziekengeld

Door het in vaste dienst nemen van een Algemeen Manager heeft er een verschuiving plaatsgevonden ten opzichte van de begroting tussen de loonkosten en de kosten voor inhuur personeel. In de begroting werd nog rekening gehouden dat de Algemeen Manager ingehuurd zou worden. De overstijging van de begroting wordt veroorzaakt door de kosten inzake het inwerken van de nieuwe manager.

Jaarverslag 2014


Pagina 25

Toelichting op de staat van baten en lasten over 2014 (vervolg) Wet normering bezoldiging topfuntionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De bezoldiging van de functionarissen die over 2014 in het kader van de WNT verantwoord worden, is als volgt: Rekening Rekening 2014 2013 1 Functionaris (functienaam) 2 In dienst vanaf (datum) 3 In dienst tot (datum) 4 Deeltijdfactor (percentage) 5 Bruto-inkomen (incl. salaris, vakantiegeld, eindejaarsuitkering en andere vaste toelagen) (in €) 6 Winstdelingen en bonusbetalingen (in €) 7 Totaal beloning (5 en 6) 8 Bruto-onkostenvergoeding (vast en variabel) (in €) 9 Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn (in €) 10 Uitkeringen in verband met beëindiging van het dienstverband (in €) Totaal bezoldiging in kader van de WNT (7 tm. 10)

W.E. Knip 1-2-2014 n.n.b. 100%

J. Dijkstra 1-1-2012 31-1-2014 100%

J. Dijkstra 1-1-2012 31-1-2014 100%

70.180 0 70.180 2.399

8.125 0 8.125 588

97.500 0 97.500 7.870

2.213

-

-

-

-

-

74.792

8.713

Begroting 2014 € Huisvestingskosten Huur pand Gas, water, elektra Onroerende zaaklasten Overige huisvestingskosten

Rekening 2014 €

105.370

Rekening 2013 €

21.800 4.600 600 2.200

19.178 1.922 559 3.711

18.919 4.210 564 4.643

29.200

25.370

28.336

Door bedongen huurkorting en een zachte winter vallen huur en energiekosten lager uit dan begroot. De overige huisvestingskosten daarentegen overstijgen de begroting door contracten voor beveiliging en onderhoud, waarmee geen rekening is gehouden. Beheerslasten Licenties Onderhoud kantoorautomatisering Kantoorautomatisering

Jaarverslag 2014


6.000 16.200 4.100

6.591 17.243 1.733

6.365 14.872 3.624

26.300

25.567

24.861

Pagina 26

Toelichting op de staat van baten en lasten over 2014 (vervolg) Begroting 2014 € Afschrijvingen Huurdersinvestering Beheerspakket en kantoorautomatisering Kantoorinrichting "Oude" kantoorautomatisering

Rekening 2014 €

Rekening 2013 €

1.121 20.942 2.933 0

1.121 16.420 2.933 0

1.121 14.407 4.406 7.489

24.996

20.474

27.423

Door vervanging van het beheerspakket in 2013 zijn de afschrijvingskosten lager dan begroot. Overige bedrijfslasten Abonnementen en contributies Representatiekosten Telefoonkosten Kantoorbenodigdheden Administratiekosten Accountantskosten Algemene verzekeringen Advieskosten Studiekosten Bankkosten Overige algemene kosten Onvoorzien Kosten inzake afwikkeling Bureau Openbare Verlichting B.V.

8.500 1.600 2.400 3.100 9.000 4.200 6.000 0 3.000 300 1.500 3.000 0

5.017 294 2.034 1.773 7.908 4.200 5.096 1.763 0 221 559 934 0

5.335 553 1.927 3.907 15.268 3.850 5.459 3.552 224 265 -89 0 1.326

42.600

29.799

41.577

De overige bedrijfslasten zijn lager dan begroot. De belangrijkste posten die dit veroorzaken zijn de abonnementen en contributies, wegens aangepaste overeenkomsten met branche-organisaties, de studiekosten, welke niet uitgevoerd zijn wegens zwangerschappen van medewerkers en de overige en onvoorziene lasten. De post onvoorzien betreft de rente op de pensioenlasten die in 2014 nog betaald zijn over 2012 en 2013. Berekening gezuiverd rekening resultaat

Gerealiseerd totaal saldo volgens de staat van baten en lasten Bij: kosten voor inwerken manager Gezuiverd rekening resultaat

Jaarverslag 2014


Rekening 2014 € 12.990 14.622 27.612

Pagina 27

Toelichting op de staat van baten en lasten over 2014 (vervolg) Categorale verantwoording

BATEN 2.1 3.4 4.2.2 6.0

Rente Overige goederen en diensten Inkomensoverdrachten excl Rijk Ontrekkingen aan reserves

LASTEN 1.1 2.1 2.2 3.0 3.1 3.3 3.4.1 3.4.3 6.0

Salarissen Rente Afschrijving Personeel derden Energielasten Duurzame activa Gemeentelijke heffingen Overige lasten Reserveringen

RESULTAAT

Jaarverslag 2014


Begroting 2014 € 4.000 159.300 377.100 0 540.400

Rekening 2014 493 168.710 388.035 0 557.238

Rekening 2013 € 1.121 147.153 377.026 113.942 639.242

167.200 0 24.996 162.700 4.600 0 600 176.900 0 536.996

243.507 0 20.474 101.527 1.922 0 559 161.637 0 529.626

167.017 0 27.423 155.108 4.210 113.942 564 155.080 0 623.344

3.404

27.612

15.898

Pagina 28

8

CONTROLE VERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT

Jaarverslag 2014


Pagina 29

Jaarverslag 2014


Pagina 30

9

ONTWERP BESLUIT

AB Bureau OVL : Agendapunt : Nummer : Onderwerp:

5 juni 2015 2015/060510

Jaarstukken 2014

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting besluit:

-

De jaarstukken 2014 met een voordelig resultaat van € 27.640* vast te stellen; *

resultaat 2014 à € 27.612 + resultaat bestemmingsreserve inwerken manager à € 28

- Het voordelig resultaat 2014 als volgt te bestemmen: Vorming bestemmingsreserve bedrijfsvoering** Resultaat 2014

€ - 27.640 € 27.640

Uit te keren aan de deelnemers **

-

€

0

bestemmingsreserve bedrijfssvoering: Uitbreiding projectadministratie Opstellen onderhoudsbestek Update beheersysteem Aanpassing website

Aldus besloten in de Algemeen Bestuursvergadering, gehouden op 5 juni 2015.

De secretaris

De voorzitter

W.E. Knip

T. Boerman

Jaarverslag 2014


Pagina 31

Bijlage 1: Overzicht van de materiële vaste activa

Omschrijving Huurdersinvesteringen Electroserviceinstallatie

Jaar

2010

Aanschaffingswaarden investe- desinvesringen teringen t/m 2013 2014 2014 € € €

%

20

totaal huurdersinvesteringen

Kantoorautomatisering en beheerspakket Giscare Ovision TriOpSys kantoorautomatisering (Proxsys) -/- opbrengst oude kantoorautomatisering CAB Autocad

5.607

2011 mrt-13 mrt-13 apr-13 apr-13 mei-13

20 20 20 20 20 20

Totaal beheerspakket

Kantoorinrichting Kantoorinrichting totaal kantoorinrichting

TOTAAL MATERIËLE VASTE ACTVIA

5.607

20

0

32.134 23.416 5.713 21.688 -2.000 1.150 82.101

2009

0

0

0

22.031

Afschrijvingen desinvesregulier teringen 2014 2014 € €

t/m 2014 €

t/m 2013 €

5.607

3.550

1.121

5.607

3.550

1.121

32.134 23.416 5.713 21.688 -2.000 1.150

12.854 3.903 952 3.253 -300 173

6.426 4.683 1.143 4.338 -400 230

82.101

20.835

16.420

22.031

19.098

2.933

0

0

t/m 2014 €

Boekwaarde 31-12-2014 €

4.671

936

4.671

936

19.280 8.586 2.095 7.591 -700 403

12.854 14.830 3.618 14.097 -1.300 747

37.255

44.846

22.031

0

22.031

0

0

22.031

19.098

2.933

0

22.031

0

109.739

0

0

109.739

43.483

20.474

0

63.957

45.782

Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting JAARVERSLAG 2014

Recommend Documents