BUREAU OPENBARE VERLICHTING
PROGRAMMABEGROTING 2014
INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE .............................................................................................................................................. 2 INLEIDING ............................................................................................................................................................ 3 1
PROGRAMMABEGROTING 2014 ............................................................................................................... 4
1.1
Dienstverleningsovereenkomst................................................................................................................. 4
1.1.1
Wat willen we bereiken? ....................................................................................................................... 4
1.1.2
Wat gaan we daarvoor doen? .............................................................................................................. 5
1.1.3
Wat gaat het kosten?. ........................................................................................................................... 6
1.2.
DIENSTVERLENING PLUS ..................................................................................................................... 7
1.2.1
Wat willen we bereiken?. ...................................................................................................................... 7
1.2.2
Wat gaan we daarvoor doen?. ............................................................................................................. 7
1.2.3.
Wat mag het kosten? ............................................................................................................................ 7
1.3 2
KERNGEGEVENS .................................................................................................................................... 8 PARAGRAFEN ............................................................................................................................................. 9
2.1
Weerstandsvermogen............................................................................................................................... 9
2.2
Bedrijfsvoering .......................................................................................................................................... 9
2.3
Financiering ............................................................................................................................................ 10
3
FINANCIËLE BEGROTING ........................................................................................................................ 11
3.1
Recapitulatie ........................................................................................................................................... 11
3.2
Toelichting op de begroting. ................................................................................................................... 12
3.3
Uitgangspunten opstellen financiele begroting 2014 .............................................................................. 15
3.4
Berekening gezuiverd begrotingsresultaat ............................................................................................. 15
3.5.
Begroting en meerjarenraming op basis van categorale indeling .......................................................... 15
3.6.
Financiële positie. ................................................................................................................................... 16
3.7.
Investeringen 2013 en 2014. .................................................................................................................. 16
4
ONTWERP BESLUIT ................................................................................................................................. 17
Bijlage Overzicht van materiele activa. .................................................................................................................... 18
Begroting 2014
2
10 april 2013
INLEIDING Per 1 januari 2012 hebben de deelnemende gemeenten de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting (Bureau OVL) getrofffen. Daarvoor is er het kwartiermaken door middel van Bureau OVL B.V. Kerntaak van Bureau OVL is het uitvoeren van het beheer van de openbare verlichting (afgekort Ovl) en de centrale aansturing op de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden aan de openbare verlichting. Bureau OVL fungeert als het kenniscentrum voor de openbare verlichting van de gemeenten en voert in opdracht projecten voor de gemeenten uit. Beleid. Inmiddels heeft de gemeenschappelijke regeling één jaar gedraaid. Beleidsmatig en financieel is in 2012 een goede basis voor de toekomst gelegd. De aannemer voor het onderhoud presteert steeds beter en kan steeds beter door Bureau OVL worden aangestuurd. Zodoende wordt ruimte gecreëerd om gemeenten projectmatig bij de keuzes op het gebied van grootschalige vervanging en uitbreiding van de openbare verlichting te begeleiden. In de programmabegroting zijn zodoende voor het eerst de producten projecten en standaard dienstverleningsovereenkomst van elkaar onderscheiden. Duurzaamheid krijgt qua dienstverlening voor gemeenten binnen Bureau OVL meer en meer prioriteit. En niet alleen bij nieuwe projecten. Na het afronden van de inventarisatie van de lichtobjecten worden op nauwkeurige wijze en binnen criteria van de Elektriciteitswet de vereiste verbruiksgegevens aan de netbeheerder verstrekt. Bureau OVL is door vernieuwde inrichting van haar beheersysteem in staat om deze verbruikscijfers per kwartaal aan Stedin te verstrekken waardoor besparingen veel eerder te realiseren zijn.
Financieel. De begroting 2014 sluit met een gering resultaat. Gelet op de financiële ontwikkeling bij gemeenten is het tarief per lichtmast ad € 7,88 ten opzichte van 2013 ongewijzigd. Bureau OVL biedt met ander woorden voor gemeenten een zogenaamde nulbegroting zonder kostenstijgingen aan. Onvermijdelijke kostenstijgingen zoals de pensioenpremie voor de medewerkers kunnen binnen het verwachte resultaat van projecten worden gedekt. Gemeenten hebben een behoefte aan projectmatige ondersteuning. Op basis van de verwachte groei en het gegeven dat de basis op orde is, kan de beschikbare capaciteit steeds meer projectmatig worden ingezet. Daarnaast zal ook extra capaciteit worden ingehuurd.
De opbouw van de begroting. De structuur van de begroting is overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording en ten opzichte van 2013 niet veel gewijzigd. Bureau OVL heeft één programma en twee producten, drie paragrafen en een vrij uitgebreide financiële begroting. Bij het opstellen van de financiele begroting zijn ondermeer de harde realisatiecijfers 2012 gebruikt. Hardinxveld-Giessendam 10 april 2013
Begroting 2014
3
10 april 2013
1
PROGRAMMABEGROTING 2014
1.1
Dienstverleningsovereenkomst
De beheerder (lees gemeente) is verantwoordelijk voor het goed en veilig functioneren van de openbare verlichting (Ovl). Aan de beheertaak zijn diverse werkzaamheden verbonden welke als doel hebben het beheer van het areaal openbare verlichting in de gemeente effectief en efficiënt te laten verlopen.
1.1.1 Wat willen we bereiken? Bureau OVL gaat over een groot aantal beheertaken. Deze taken worden verdeeld in: Strategisch beheer, Operationeel beheer en Onderhoud en liggen vast in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Strategisch beheer. Het strategisch beheer heeft betrekking op beleidsvorming en beleidsbewaking. Daartoe behoren onder meer het opstellen van beleidsplannen, bepalen en vastleggen van de gewenste kwaliteit (onder andere opgenomen in beheerplannen), programmering en monitoring. Met de DVO hebben de gemeenten het leveren van de benodigde gegevens en adviezen voor de beleidsplannen, de programmering en monitoring ondergebracht bij Bureau OVL in het basis dienstverleningspakket. Ook het zijn van Kennis- en adviescentrum is een onderdeel van het strategisch beheer en wordt door Bureau OVL uitgevoerd binnen het basis dienstverleningspakket. De overige strategische beheertaken zoals de beheerplannen, vervangingsplannen, renovaties en reconstructies kunnen door de deelnemende gemeenten bij Bureau OVL worden onder gebracht op basis van regieovereenkomsten en zijn in het DVO benoemd in het Dienstverleningspakket plus. Operationeel beheer. Het operationeel beheer omvat alle uitvoerende diensten die verricht moeten worden ten behoeve van het goed en veilig functioneren van de Ovl, zowel ondergronds als bovengronds. De technische uitvoering voor de ondergrondse werkzaamheden is bij wet voorbehouden aan de netbeheerder. Voor de deelnemende gemeenten geldt dat zij allen in het gebied van Stedin te Rotterdam gesitueerd zijn. In opdracht van de deelnemende gemeenten is per 1 januari 2012, na een Europese aanbesteding, voor 4 jaar de technische uitvoering van het onderhoud voor het bovengrondse deel ondergebracht bij Heijmans Wegen B.V. afdelingTechniek en Mobiliteit (hierna aannemer) Onderhoud. Onderhoud is onder te verdelen in preventief en correctief onderhoud. De uitvoering hiervan is onderbracht bij de aannemer. De aansturing, toetsing en monitoring van het contract voor de technische uitvoering gebeurt door Bureau OVL. Nieuwe ontwikkelingen Het principe van Bureau OVL is een slimme, slanke en slagvaardige organisatie. Financiële middelen voor communicatie zijn ook in de begroting 2014 niet beschikbaar. Waar mogelijk wordt gewerkt om meer deelnemende gemeenten te krijgen en zodoende meer samenwerkingsvoordelen te realiseren. Er wordt niet alleen aan inkoopvoordelen gedacht. Ook aan het samenwerken met de gemeente Rotterdam om de werkzaamheden van netwerkbeheerder Stedin te verbeteren. Een andere ontwikkeling is het zorgen voor een grotere naamsbekendheid van Bureau OVL. Naamsbekendheid en een goede afhandeling van de storingen door Bureau Ovl en de uitvoering door de aannemer, stimuleren het doorgeven daarvan door burgers.
Duurzaamheid. Steeds meer gemeenten richten hun openbare ruimtes duurzaam in. Energiezuinige verlichting kan hier een bijdrage aan leveren. Bureau OVL geeft vanuit haar rol algemeen adviezen op dit gebied. Dan wel in opdracht in specifieke situaties.
Begroting 2014
4
10 april 2013
1.1.2 Wat gaan we daarvoor doen? Algemeen. Het basis dienstverleningspakket van Bureau OVL is gericht op het beheren van de installaties van de openbare verlichting van de deelnemende gemeenten, het coördineren van en directievoeren over de door derden uit te voeren onderhoudswerkzaamheden aan de Ovl. Bureau OVL is daarnaast het kennis- en adviescentrum voor de deelnemende gemeenten en levert de benodigde input voor het opstellen van beleiden beheerplannen van de deelnemende gemeenten. Strategisch beheer. Bureau OVL levert de deelnemende gemeente(n) op aanvraag vanuit haar rol als kennis- en adviescentrum op het gebied van de openbare verlichting de benodigde gegevens en adviezen voor het (doen) opstellen van beleid- en beheerplannen, het toetsen van beheerplannen en doet de voorbereiding voor het gezamenlijk beleid van de gemeenten op het gebied van beheer en onderhoud van de openbare verlichting. Bureau OVL overlegt periodiek met de contactambtenaren Ovl van de deelnemende gemeenten. Het overleg richt zich niet alleen op het strategisch beheer maar ook op de service e.d. Actie 2014: 11 keer periodiek overleg.
Bureau OVL fungeert als kenniscentrum. Actie 2014: Het informeren van de contactambtenaren op het gebied van vernieuwingen in de openbare verlichting Operationeel beheer. Het operationeel beheer heeft voor Bureau OVL in hoofdzaak betrekking op de volgende diensten: a. Beheer van alle verlichtingsobjecten. Actie 2014: De betrouwbaarheid van de beheergegevens bedraagt 97%. b. Directievoering op werkzaamheden door marktpartijen. c. Verrichten schouwen. Onderhoud Het preventief onderhoud is er op gericht om de openbare verlichting in goed functionerende staat te houden en heeft betrekking op de uitvoering door de aannemer van: a. Preventieve vervanging van lampen (remplace) b. Schoonmaak c. Schilderen d. Vervanging (incidenteel) Het correctieve onderhoud is er op gericht om individuele verlichtingsobjecten waarbij sprake is van een storing en/of schade snel en effectief weer te laten functioneren. Het correctief onderhoud heeft betrekking op: a. Meldingen en storingen. Bureau OVL bewaakt de gestelde afdoeningstermijn van reparatie van 5 werkdagen. b. Inspecties c. Schades d. Klachten Bureau OVL zorgt voor het beheer, bewaakt de kwaliteit die door derden wordt uitgevoerd en controleert voor gemeenten de inkoopfacturen. Het budget voor energie en onderhoud blijft bijvoorbeeld bij de gemeenten.
Begroting 2014
5
10 april 2013
Nieuwe ontwikkelingen Bureau OVL neemt deel aan landelijke overleggen van het Intergemeentelijk Platvorm overleg Openbare Verlichting. Is van daar uit vertegenwoordiger namens de kleine en middelgrote gemeenten in het landelijk overleg met NetbeheerderNederland. Werkt vaak samen met de gemeente Rotterdam. Het areaal aan lichtobjecten is samen met Rotterdam bijna 30% van het totaal aan lichtobjecten van de netbeheerder Stedin. Actie 2014: De inrichting van de ICT inclusief de telefonie en het up-daten van het beheersysteem Ovision zorgt ervoor dat een toename van de hoeveelheid meldingen ook binnen de huidige formatie kan worden afgehandeld. Duurzaamheid. De ambitie van de overheid is om bij al haar inkopen duurzaamheid als criterium mee te nemen. Om de doelstellingen te bereiken zijn duurzaamheidcriteria ontwikkeld. Actie 2014: Bureau Ovl geeft advies voor het verminderen van het energieverbruik binnen de Ovl van de gemeenten. Bureau OVL neemt voor de projecten duurzaamheid structoreel mee.
1.1.3 Wat gaat het kosten. Standaard dienstverleningsovereenkomst
Baten op basis dienstverleningsovereenkomst ( 7,88 PER LICHTMAST) Lasten op basis van dienstverleningsovereenkomst
Begroting 2014
6
Programmabegroting Jaarschijf Jaarschijf Jaarschijf 2014 2015 2016 2017 € € € € 381.100 381.100 381.100 381.100 377.696 374.578 373.641 367.215 3.404 6.522 7.459 13.885
10 april 2013
1.2. DIENSTVERLENING PLUS
1.2.1 Wat willen we bereiken. Samen sterker door met gemeenten projecten binnen de gestelde kredieten te realiseren en daarbij een vermindering van het energieverbruik en de onderhoudslasten te realiseren,
1.2.2 Wat gaan we daarvoor doen. • • •
Analyseren en adviseren van het huidige energieverbruik en het onderhoud. Het ontwerpen van lichtplannen bij vervanging en uitbreiding. Het aanbesteden van deze diensten en afstemmen met derden zoals Stedin en aannemer(s).
1.2.3.Wat mag het kosten Programmabegroting Jaarschijf Jaarschijf Jaarschijf 2014 2015 2016 2017 € € € € 159.300 159.300 159.300 159.300
Dienstverlening plus
Baten in verband met uitvoering projecten Lasten op basis van uitvoering projecten Inzet medewerkers OVL op uurbasis en regievoering bij inzet derden Kostendekkende uurtarieven varieren tussen €65 en €85 euro BEGROTINGSRESULTAAT
Begroting 2014
7
-70.000 -89.300
-70.000 -89.300
-70.000 -89.300
-70.000 -89.300
0
0
0
0
10 april 2013
1.3
KERNGEGEVENS
Afgeleid uit de jaarstukken 2012: totaal en Giessengemiddelde landen Gorinchem
Gemeente Aantal lichtobjecten KWH per lichtobject dal Kwh per lichtobject plateau
Hardinxveld H-i Molen Giessendam Ambacht Leerdam waard
Papen Nederlek drecht
Vianen Zederik
47356 137,560 43,151
3546 137,681 43,981
7298 175,431 54,348
3194 128,228 40,237
6362 127,892 39,868
4203 126,890 40,041
5993 117,575 37,436
2937 109,296 34,429
5935 4495 145,899 155,428 45,628 48,881
3393 117,606 36,675
6,28 0,34 2,18 3,91 12,70
5,59 0,27 0,54 7,93 14,33
4,49 0,27 1,88 2,47 9,11
3,61 0,27 0,00 1,84 5,71
4,37 0,26 1,87 1,75 8,25
10,54 0,85 1,76 4,29 17,43
9,29 0,41 6,29 5,93 21,92
5,68 0,67 1,18 6,15 13,69
6,69 0,00 3,55 2,84 13,07
6,32 0,57 1,28 3,21 11,37
6,09 0,00 0,09 5,63 11,80
Aantal stotingen 1e melding Aantal vervolgopdrachten bovengronds Kabelstoringen Totaal
4891 747 1246 6884
368 61 208 637
525 109 100 734
191 44 38 273
503 86 138 727
732 81 137 950
913 111 262 1286
255 69 82 406
589 64 77 730
452 73 123 648
363 49 81 493
Kosten per lichtobject
0,15 €
Kosten: Storingen per lichtobject Schouw per lichtobject Remplace per lichtonject Incidenteel onderhoud Totaal
€
0,18 €
0,10 €
0,09 €
0,11 €
0,23 €
0,21 €
0,14 €
0,12 € 0,14 €
Uit deze tabel blijkt dat gemeenten ten opzichte van elkaar en het gemiddelde verschillend scoren. Ten dele komt dat omdat niet dezelfde omstandigheden worden vergeleken. Wel of geen remplace in een jaar geeft een substantieel verschil. Sommige gemeenten schouwen in eigen beheer waardoor deze post op € 0,00 staat. Deze verschillen geven echter wel aanleiding voor nadere analyse en verbetering. Verbetering kan Bureau OVL alleen realiseren in samenwerking met de gemeenten.Hierbij zijn de gemeenten opdrachtgever van Bureau Ovl. Doelstelling 2014: • Bureau OVL spant zich met gemeenten in om de gemiddelden met 5% te verbeteren. • Bureau OVL voert voor de gemeenten de “Kengetallen voor de Ovl” uit conform de systematiek van de NSVV
Termijn van afhandeling in dagen van gemelde storingen 2012* Prestatienorm
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
Aantal
975
616
507
844
Percentage
60,3%
75,2%
79,2%
80,6%
Aantal
641
203
132
203
Percentage
39,7%
24,8%
20,7%
19,4%
≤ 5 dagen Gerealiseerd
Niet gerealiseerd
*Overzicht qua aantal niet compleet waardoor het eerste kwartaal een vertekend beeld geeft. Reden hiervoor is de achterstand opgelopen door het kort geding tegen het voorgenomen gunningsbesluit.
Doelstelling voor 2014: •
Prestatienorm wordt in 97% gehaald.
•
Niet werkbare dagen (met name door vorst) worden in beeld gebracht
Begroting 2014
8
10 april 2013
0,15
2
PARAGRAFEN
2.1
Weerstandsvermogen
Bureau OVL startte zonder eigen vermogen. Bij de oprichting is geen startkapitaal van de deelnemende gemeenten gevraagd. De beschikbare weerstandscapaciteit van Bureau OVL betreft voorlopig het budget voor onvoorziene uitgaven ad € 3.000. Voor een uitvoerende organisatie zonder vastgoed met een beperkte en flexibele personele capaciteit is dit niet bezwaarlijk. Op 9 januari 2012 is bij het vaststellen van de begroting 2012 de omvang vanhet weerstandsvermogen bepaald op € 53.000 (= € 1,11 per lichtpunt). De onderbouwing (en functie) hiervan is als volgt: De algemene reserve: 5% van € 369.000 (= begrotingsomvang) De reserve personele verplichtingen: 1 maandsalaris (inclusief VT en sociale lasten) Risico’s in verband met projectmatige inzet: vast bedrag Totaal
€ 19.000 € 24.000 € 10.000 € 53.000
De uitkomsten van de jaarrekening 2012 geven geen aanleiding om deze berekening en daarmee het financiele kader voor het weerstandsvermogen te herzien. Beleid. Op 22 juni 2012 heeft het algemeen bestuur besloten de financiële reserves van de “Bureau OVL B.V.” te bestemmen voor het financieren van de investeringen en het weerstandsvermogen (totaal € 100.000).Na het vaststellen van de jaarstukken 2012 zal de algemene reserve en de reserve voor interne financierng worden volgestort. Omdat ook de bestemmingsreserve voor interne financiering (= € 47.000) als onderdeel van de weerstandscapaciteit wordt beschouwd, bedraagt de omvang van het weerstandsvermogen € 100.000. De weerstandsratio (= beschikbare reserves ad € 100.000) / omvang risico’s ad € 53.000) bedraagt 1,9. De gewenste weerstandsratio bedraagt normaliter 1,0.
2.2
Bedrijfsvoering
Onder bedrijfsvoering wordt verstaan de wijze waarop Bureau OVL gedurende een bepaalde periode als interne organisatie heeft gefunctioneerd. Voor 2014 kan dat worden opgedeeld in verschillende zaken. Personeel De personele bezetting bedraagt voor 2014 5,4 fte met zes personen. De werkvoorbereiding, administratief beheer van storingen, databeheer en overige administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd door één senior medewerker en twee medior medewerkers. Er is één fte voor directievoering en toezichthouden. Eén projectleider en er is een algemeen leidinggevende. De directievoerder en de projectleider worden voor de uitvoering van taken uit het Dienstverleningspakket Plus ondersteund door de senior medewerker en de algemeen manager. Huisvesting Bureau OVL is gehuisvest in een gehuurd kantoorgebouw aan de Ambachtsstraat in HardinxveldGiessendam, dat is ingericht volgens op het moment van inrichting geldende Arbo-normen. In de locatie is een algemene kantoorruimte, een kantoor voor de leidinggevende en een vergaderruimte beschikbaar. Financiële administratie De financiële administratie wordt na een gehouden meervoudig onderhandse aanbesteding uitgevoerd door Verstegen Accountants en Belastingadviseurs B.V. (hierna Verstegen), die ook zorgt voor de jaarlijkse financiële controle van de boekhouding. Verstegen toetst ook de financiële rechtmatigheid van de jaarrekening. Automatisering In de loop van 2012 is op het gebied van de automatisering overgestapt van het systeem OVMS naar OVISION, van netbeheerder Westland Infra B.V.. Dit systeem beschikt over veel meer op de behoefte afgestelde tools. Deze overstap is een uitvloeisel van een al eerder bestaande kennismaking, waarbij de
Begroting 2014
9
10 april 2013
specifieke kennis op het gebied van de openbare verlichting van dit voormalige nutsbedrijf bleek. Van groot belang hierbij is vooral ook dat de bereikbaarheid door deze verandering aanzienlijk zal verbeteren. Kort gezegd hield de overgang in, dat er niet langer met eigen servers wordt gewerkt, maar dat op afstand in de ‘Cloud’ de bestanden worden opgeslagen. In feite wordt er in een grote bestandeneenheid een stuk software en hardware ‘gehuurd. Inmiddels is de eerste fase van deze overgang met succes afgesloten. Eén en ander heeft ook financiële voordelen, terwijl tevens de risico’s beter zijn ingedekt. Overigens was de mogelijkheid om hiervan gebruik te gaan maken pas recentelijk aanwezig, want dit was afhankelijk van het beschikbaar komen van een glasvezelverbinding. In 2013 krijgt de automatisering een vervolg.
Bestuurlijk Het Algemeen Bestuur zal in 2014 twee keer bijeenkomen. Het Dagelijks Bestuur naar verwachting vier keer. De voorzitter zal maandelijks een voortgangsgesprek met de algemeen manager voeren.
2.3
Financiering
De financieringsfunctie omvat het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden, het te allen tijde zorgen voor voldoende liquide middelen, waarbij een tijdelijk overschot tegen een zo hoog mogelijk rendement wordt uitgezet, en het daarbij afdekken van met name rente- en kredietrisico’s. Op basis van de wet Financiering decentrale overheden (wet Fido) wordt gewerkt met twee treasuryinstrumenten: een financieringsstatuut en deze financieringsparagraaf. Op 9 januari 2012 is het financieringsstatuut vastgesteld. Alle financiële transacties gaan via het administratiekantoor Verstegen naar de Rabobank. De kredietkwalificatie (= double A) van de Rabobank voldoet aan de norm van het financieringsstatuut. De wetgeving over schatkistbankieren is voor Bureau OVL niet van toepassing omdat het onder de financiële limiet voor verplicht schatkistbankieren zit. Gelet op de lage rentevergoeding van de Staat is schatkistbankieren geen optie. De financieringsactiviteiten van Bureau OVL zijn van bescheiden omvang. De omvang van de roerende activa bedraagt volgens de jaarrekening 2012 € 66.000. Vanwege de verwachte investeringen in 2013 zal het investeringsvolume naar maximaal € 100.000 toenemen en worden volledig intern gefinancierd. Het afsluiten van een vaste geldlening is niet aan de orde. De kasgeldlimiet voor Bureau OVL betreft het wettelijk vastgesteld minimum van € 300.000. Gelet op de omvang van de beschikbare liquiditeiten bij Bureau OVL is de kasgeldlimiet bestuurlijk niet relevant. In verband met het ontbreken van vaste geldleningen bedraagt het renterisico nihil en is een onder- of overschrijding van de renterisiconorm niet aan de orde. Tabel
Kasgeldlimiet bedragen eerste kw
(x € 1.000) tweede kw derde kw vierde kw
Vlotte nde schuld maand 1 maand 2 maand 3
40 40 40
40 40 40
40 40 40
40 40 40
maand 1 maand 2 maand 3
120 120 120
120 120 120
120 120 120
120 120 120
maand 1 maand 2 maand 3
-80 -80 -80 -80 300 380 0
-80 -80 -80 -80 300 380 0
-80 -80 -80 -80 300 380 0
-80 -80 -80 -80 300 380 0
Vlotte nde midde le n
Sa ldo (1-2)
Ge midde lde sa ldo Kasgeldlimiet (minimumnorm) Ruimte onde r de ka sge ldlimie t Overschrijding van de limiet
Begroting 2014
10
10 april 2013
3
FINANCIËLE BEGROTING
3.1
Recapitulatie Gewijzigde Programmabegroting begroting Jaarschijf Jaarschijf Jaarschijf 2013 2014 2015 2016 2017 € € € € €
Rekening 2012 € Totaal Openbare verlichting functie 210 Totaal baten Totaal lasten Begrotingsresultaat
BATEN
817.226 593.230 223.996
Rekening 2012 € 817.226
593.956 593.956 0
540.400 536.996 3.404
540.400 533.878 6.522
540.400 532.941 7.459
540.400 526.515 13.885
Gewijzigde Programmabegroting begroting Jaarschijf Jaarschijf Jaarschijf 2013 2014 2015 2016 2017 € € € € € 443.956 540.400 540.400 540.400 540.400
LASTEN Projectlasten Personeelslasten Huisvestingslasten Beheerslasten Afschrijvingen Overige bedrijfslasten
9.528 318.139 26.129 20.375 20.252 48.807
150.000 321.937 27.930 35.003 22.203 36.884
70.000 343.900 29.200 26.300 24.996 42.600
70.000 343.900 29.200 26.300 21.878 42.600
70.000 343.900 29.200 26.300 20.941 42.600
70.000 343.900 29.200 26.300 14.515 42.600
Totaal lasten
443.230
593.956
536.996
533.878
532.941
526.515
Resultaat voor bestemming
373.996
-150.000
3.404
6.522
7.459
13.885
-150.000
150.000
223.996
0
3.404
6.522
7.459
13.885
Beschikbaar te stellen voor inventarisatie Onbestemd resultaat boekjaar
Het begrotingsresultaat bedraagt € 3.404 positief. De daling van het resultaat ten opzichte van 2013 wordt door een aantal kostenstijgingen zoals de gestegen pensioenpremies veroorzaakt. Verder zijn op basis van de uitkomsten van de jaarrekening 2012 een aantal budgetten voor 2014 gericht bijgesteld. De kostenstijgingen worden door een toename van de omzet en het resultaat uit projecten gecompenseerd. e
Het begrotingsresultaat 2013 zal bij het opstellen van de 1 kwartaal rapportage worden geactualiseerd.
Begroting 2014
11
10 april 2013
3.2
Toelichting op de begroting.
Rekening 2012 € € BATEN Gemeentelijke bijdragen lichtpunten Vrijval gemeentelijke bijdrage oud BV Projecten Rente banktegoeden
Gewijzigde begroting 2013 €
Programmabegroting 2014 Jaarschijf Jaarschijf Jaarschijf 2014 2015 2016 2017 € € € €
370.149 362.044 84.104 929
373.749
377.100
377.100
377.100
377.100
66.138 4.069
159.300 4.000
159.300 4.000
159.300 4.000
159.300 4.000
817.226
443.956
540.400
540.400
540.400
540.400
Gemeentelijke bijdrage per lichtpunt. Het tarief voor de gemeentelijke bijdrage per lichtpunt bedraagt € 7,88 en is ten opzichte van 2013 ongewijzigd. De uitsplitsing per deelnemende gemeente is nog niet op basis van de gegevens uit inventarisatie van de lichtobjecten omdat die nu wordt uitgevoerd:
Aantal Lichtpunten 3558 7456 3221 6368 4211 6013 2990 5967 4633 3429 47846
Begroting 2014
Baten Bijdrage Giessenlanden Gorinchem Hardinxveld-Giessendam Hendrik Ido Ambacht Leerdam Molenwaard Nederlek Papendrecht Vianen Zederik TOTAAL BIJDRAGE STANDAARD DVO
12
Begroting 2014 28.000 58.800 25.400 50.200 33.200 47.400 23.600 47.000 36.500 27.000 377.100
10 april 2013
Projecten: Op grond van de gang van zaken in 2012 en 2013 en de verwachting voor de komende jaren wordt een verdubbeling van de omzet in verband met projecten verwacht. Voor het realiseren van deze omzettoename is de inzet van externe dienstverleners onontbeerlijk. Daartoe wordt een structureel budget van € 70.000 geraamd. De capaciteitsinzet van derden en eigen medewerkers wordt tegen kostendekkende tarieven aan opdrachtgevers doorbelast. Projectlasten Inventarisatie Werkzaamheden ten behoeve van opdrachtgevers Totaal
Rek 2012 gew beg 2013 Progr begr 2014 jaar 2015 jaar 2016 jaar 2017 150.000 9.528 70.000 70.000 70.000 70.000 9.528 150.000 70.000 70.000 70.000 70.000
Rekening 2012 € € Personeelslasten Brutolonen ( incl VT en Eju) Sociale lasten Pensioenpremie Reiskostenvergoeding Inhuur personeel Overige personeelskosten
Gewijzigde begroting 2013 €
Programmabegroting 2014 Jaarschijf Jaarschijf Jaarschijf 2014 2015 2016 2017 € € € €
109.580 20.090 15.000 11.854 159.332 2.283
116.827 18.692 16.356 9.144 159.900 1.018
122.900 19.700 24.600 12.000 162.700 2.000
122.900 19.700 24.600 12.000 162.700 2.000
122.900 19.700 24.600 12.000 162.700 2.000
122.900 19.700 24.600 12.000 162.700 2.000
318.139
321.937
343.900
343.900
343.900
343.900
Bij Bureau OVL zijn 4 medewerkers in dienst. De pensioenlasten zijn op basis van de premiepercentages van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds gebaseerd. Omdat Bureau OVL geen eigen risicodrager zijn de sociale lasten inclusief de premies voor WW, WIA, WAO e.d.). Het budget voor de post inhuur is op uitkomsten van de jaarrekening 2012 afgestemd. In 2013 vindt een evaluatie van de contracten plaats.
Huisvestingskosten Huur pand Gas, water, elektra Onroerende zaaklasten Overige huisvestingskosten
Rek 2012 gew beg 2013 Progr begr 2014 jaar 2015 jaar 2016 jaar 2017 21.368 21.800 21.800 21.800 21.800 18.884 4.477 4.600 4.600 4.600 4.600 4.507 305 600 600 600 600 573 1.781 2.200 2.200 2.200 2.200 2.165 26.129
27.930
29.200
29.200
29.200
29.200
De toename van de huurkosten in 2013 ten opzichte van 2012 houdt verband met de korting voor 2012.
Gewijzigde begroting 2013 €
Rekening 2012 € Beheerslasten Licenties Kantoorautomatisering Kosten proactieve monitoring Onsite beheer Overige kantoorautomatisering
Begroting 2014
Programmabegroting 2014 Jaarschijf Jaarschijf Jaarschijf 2014 2015 2016 2017 € € € €
3.430 3.800 4.350 1.538 7.257
11.702 13.228 4.426 1.577 4.070
16.200 0 0 4.100
6.000 16.200 0 0 4.100
6.000 16.200 0 0 4.100
6.000 16.200 0 0 4.100
20.375
35.003
26.300
26.300
26.300
26.300
13
6.000
10 april 2013
De daling van de beheerslasten wordt door de nieuwe opzet van de automatisering veroorzaakt.
Afschrijvingen Rek 2012 gew beg 2013 Progr begr 2014 jaar 2015 jaar 2016 jaar 2017 Huurdersinvestering 1.121 1.121 1.121 936 0 0 Kantoorautomatisering inclusief beheerspakket 6.427 5.485 20.942 20.942 20.941 14.515 Extra afschrijving 17.057 Vrijval oude crediteuren inzake automatisering (geen afschrijving) -21.658 Kantoorinrichting 4.406 4.166 2.933 0 0 0 Kantoorautomatisering 12.899 11.431 0 0 0 0 20.252
22.203
24.996
21.878
20.941
14.515
In 2013 worden de beheerspakketten vernieuwd waarvoor met vanaf 2014 hogere afschrijvingen worden geraamd. De uitsplitsing van de afschrijvingen en het verloop van de boekwaarden staan op bijlage 1. Overige bedrijfslasten Abonnementen en contributies Kosten rechtsgeding Representatiekosten Telefoonkosten Kantoorbenodigdheden Administratiekosten Accountantskosten Algemene verzekeringen Studiekosten Bankkosten Overige algemene kosten Onvoorzien
Rek 2012 gew beg 6.258 12.612 1.107 2.833 3.093 9.491 6.907 4.972 83 201 1.250 0 48.807
2013 Progr begr 2014 jaar 2015 jaar 2016 jaar 2017 8.344 8.500 8.500 8.500 8.500 1.526 2.798 3.053 7.631 4.070 1.526 3.053 305 2.035 2.543
1.600 2.400 3.100 9.000 4.200 6.000 3.000 300 1.500 3.000
1.600 2.400 3.100 9.000 4.200 6.000 3.000 300 1.500 3.000
1.600 2.400 3.100 9.000 4.200 6.000 3.000 300 1.500 3.000
1.600 2.400 3.100 9.000 4.200 6.000 3.000 300 1.500 3.000
36.884
42.600
42.600
42.600
42.600
De hogere kosten voor verzekeringen houden met de tariefstijging van assurantiebelasting van 9% naar 21% verband.
Begroting 2014
14
10 april 2013
3.3
Uitgangspunten opstellen financiële begroting 2014
• • •
Stijging van de bijdrage per lichtobject ten opzichte va 2013 Stijging van de loonkosten ten opzichte van loonpeil 2013 Stijging van de prijzen tenzij anders op basis van de uitkomsten 2012
• • •
Verwachte indexatie van de uurtarieven voor opdrachten t.o.v. 2013 1,75% Vaste formatie Bureau OVL ongewijzigd tov 2013 Parameters jaarschijven 2015 tot en met 2017 constante prijzen 0,00%
•
Het verwachte aantal lichtmasten per 1 december 2013
3.4
0,00% 0,00% 1,75%
47846
Berekening gezuiverd begrotingsresultaat
Uit voorgaande opstellingen blijkt dat in het begrotingsresultaat geen incidentele posten zitten. Het berekende begrotingsresultaat ad € 3.404 is derhalve gelijk aan het gezuiverde begrotingsresultaat.
3.5.
Begroting en meerjarenraming op basis van categorale indeling
Categorale verantwoording BATEN 2.1 3.4 4.2.2. 6.0
Rente Overige goederen en diensten Inkomensoverdrachten excl Rijk Ontrekkingen aan reserves
Rekening 2012 € 929 84.104 732.193 817.226
LASTEN 1.1 2.1 2.2 3.0 3.1 3.3 3.4.1 3.4.3 6,0
Salarissen Rente Afschrijving Personeel derden Energielasten Duurzame activa Gemeentelijke heffingen Overige lasten Reserveringen
BEGROTINGSRESULTAAT
Begroting 2014
Gewijzigde Programmabegroting begroting Jaarschijf Jaarschijf Jaarschijf 2013 2014 2015 2016 2017 € € € € € 4.069 4.000 4.000 4.000 4.000 66.138 159.300 159.300 159.300 159.300 373.749 377.100 377.100 377.100 377.100 150.000 593.956 540.400 540.400 540.400 540.400
144.670
151.875
167.200
167.200
167.200
167.200
20.252 159.332 4.507
22.203 159.900 4.477 150.000 305 105.196
24.996 162.700 4.600
21.878 162.700 4.600
20.941 162.700 4.600
14.515 162.700 4.600
593.956
600 176.900 0 536.996
600 176.900 0 533.878
600 176.900 0 532.941
600 176.900 0 526.515
0
3.404
6.522
7.459
13.885
573 113.896 150.000 593.230 223.996
15
10 april 2013
3.6.
Financiële positie.
De financiële positie van Bureau OVL blijkt uit de meerjaren (begroting) en de ontwikkeling van de reserve positie. De ontwikkeling van de reservepositie is (exclusief het verwachte begrotingsresultaat) als volgt:
Eigen vermogen
Algemene reserve Interne financiering
Saldo begin 2013 € €
Sub -totaal
Voorstel ToevoeOnttrek-kingen resultaatbeste gingen 2013 mming 2012
€
Bestemmingsreserves inventarisatie Uit te keren aan deelnemers Resultaat na bestemming Totaal
€ € € €
150.000 223.996 373.996 €
-
-
Saldo eind 2013
Toevoe- Onttrekgingen kingen 2014 2014
€ €
53.000 € 47.000 €
53.000 47.000
€ €
53.000 47.000
€
100.000
€
100.000
€
-
€
100.000 €
100.000
€ €
150.000- € 123.996- € € 273.996- €
123.996 € 223.996- € €
100.000 €
€
Saldo eind 2014
-
€
-
De financiële positie van Bureau OVL geeft geen aanleiding tot nadere toelichting.
3.7.
Investeringen 2013 en 2014.
Beheerpakket Voor haar kerntaak gebruikt Bureau OVL het beheerpakket dat is ontwikkeld door Westland Infra. Deze regionale netbeheerder uit het Westland heeft voor haar eigen aandeelhouders (gemeenten) met Ovision al sinds lange tijd haar eigen oplossing voor beheer en management van de openbare verlichting van haar gemeenten. Bureau OVL gebruikt het voor o.a. het bijhouden van het totale areaal lichtobjecten van de gemeenten en de opgave van het electriciteitsverbruik aan onze regionale netbeheerder Stedin. Bureau OVL is nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van de meest recente versie van Ovision. Deze versie is uiteindelijk in november 2012 geïnstalleerd bij Bureau OVL en inmiddels is geconstateerd dat dit beheerpakket in deze (basis) uitvoering voldoet aan de daaraan gestelde eisen. In 2013 zal het beheerspakket Ovision worden aangepast en uitgebreid. Enerzijds is dit het gevolg van aangepaste wetgeving en praktijk. Met name de opgave van de onbemeten aansluitingen die Bureau OVL doet zal verder moeten worden gedigitaliseerd om aan de vereisten te voldoen met inbegrip van de opgave van lichtobjecten die gedurende een bepaalde periode gedimd branden. Daarnaast is deze vernieuwing noodzakelijk om efficiënter en effectiever te werken. De toename van de projecten en het vasthouden aan een compacte formatie kan worden gerealiseerd door een verdergaande automatisering van de basiswerkzaamheden waardoor er meer capaciteit komt voor de uitvoering van de plus-werkzaamheden. Nadere toelichting van de geplande investering De algemene verbeteringen die in overleg met Bureau OVL worden aangebracht komen voor rekening van Westland Infra. De investering betreft de voor Bureau OVL specifieke aanpassingen. Deze bestaan in hoofdzaak uit: • Het digitaliseren van de uitvoerde werkzaamheden van de aannemer. Dit gebeurt nu handmatig. • Het bijhouden van de onderhanden werkposities van de aannemers. Dit voor zowel de reguliere onderhoudswerkzaamheden als voor de uitvoering van de in opdracht zijnde projecten. • De facturatie module zodat een groot deel van het handmatig controleren van facturen kan worden geautomatiseerd. De omvang van de verwachte investering bedraagt € 50.000. Vervangingsinvesteringen in de daarop volgende jaren zijn onzeker en daarom niet in de meerjarenraming opgenomen. Begroting 2014
16
10 april 2013
4
ONTWERP BESLUIT
AB Bureau OVL Agendapunt Nummer Onderwerp:
: : :
24 mei 2013 2013/00105
Programmabegroting 2014 en meerjarenraming 2015-2017
Het algemeen bestuur van de “Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting” be slu it: -
De programmabegroting 2014 vast te stellen; De bijdrage per lichtmast ten opzichte van 2013 ongewijzigd vast te stellen op € 7,88 De begroting 2013 in verband met het gewijzigde investeringsprogramma 2013 te wijzigen; Kennis van de meerjarenraming 2015-2017 te hebben genomen.
Aldus besloten in de bestuursvergadering, gehouden op 24 mei 2013.
De secretaris
De voorzitter
J. Dijkstra
T. Boerman
Begroting 2014
17
10 april 2013
Bijlage Overzicht van materiele activa. Aanschaffingswaarden
Omschrijving Huurdersinvesteringen Electroserviceinstallatie
Jaar
2010
investeringen 2013
%
investeringen 2014
0
2011 dec-12 dec-13 dec-13 dec-12
20 20 20 20 20
32.500 17.500
50.000
Totaal beheerspakket
Kantoorinrichting Kantoorinrichting
2009
0
20 0
totaal kantoorinrichting
Kantoorautomatisering kantoorautomatisering (CAB) kantoorautomatisering (CAB) kantoorautomatisering (Proxsys) 1e termijn
TOTAAL MATERIËLE VASTE ACTVIA
desinvesteringen 2012 €
20
totaal huurdersinvesteringen
Beheerspakket Giscare Ovision 50% Aanschaf beheerpakket Implementatie beheerpakket TriOpSys
Afschrijvingen
regulier 2013
regulier 2014
regulier 2015
regulier 2017
2016
Boekwaarde BoekwaardeBoekwaarde 31-12-2012 31-12-2013 31-12-2014 €
1.121
1.121
936
3.178
2.057
936
1.121
1.121
936
0
0
3.178
2.057
936
6.427 2.224 0 1.143
6.427 2.224 6.500 3.500 1.143
6.427 2.224 6.500 3.500 1.143
6.426 2.224 6.500 3.500 1.143
2.224 6.500 3.500 1.143
25.707 11.120 0 5.713
19.280 8.896 32.500 17.500 4.570
12.853 6.672 26.000 14.000 3.428
9.794
19.794
19.794
19.793
13.367
42.540
82.746
62.953
4.406
2.933
0
0
7.339
2.933
0
4.406
2.933
0
0
7.339
2.933
0
6.021 1.468
0 0
0
2009 2011
20 20
6.021 1.468
nov-12
20
1.148
1.148
1.148
1.148
1.148
5.740
4.592
3.444
0
8.637
1.148
1.148
1.148
1.148
13.229
4.592
3.444
0
23.958
24.996
21.878
20.941
14.515
66.286
92.328
67.333
50.000
0
