GEMEENSCHAPPELIJKE MEDEZEGGENSCHAPSRAAD JAARVERSLAG 2014

GEMEENSCHAPPELIJKE MEDEZEGGENSCHAPSRAAD

JAARVERSLAG 2014 april 2015

1

Inhoudsopgave VOORWOORD .............................................................................................................. 3 1. MEDEZEGGENSCHAP BIJ DE STICHTING OPENBAAR ONDERWIJS OOST GRONINGEN ................................................................................................................ 4 1.1

SOOOG en haar medezeggenschapsorganen ................................................................... 4

1.2

Samenstelling GMR ................................................................................................................. 4

1.3

Vergaderingen GMR ................................................................................................................ 5

1.4

Overleg GMR met SOOOG .................................................................................................... 6

1.5

Contacten tussen GMR en medezeggenschapsraden ...................................................... 6

2. TERUGBLIK 2014 ..................................................................................................... 6 2.1

GMR-vergaderingen ................................................................................................................ 7

2.2

Vergaderingen PGMR ........................................................................................................... 27

2.3

Themabijeenkomst voor de medezeggenschapsraden................................................... 31

2.4

Scholing.................................................................................................................................... 31

3. VOORUITBLIK 2015 ............................................................................................... 31

Afkortingen GMR CvB RvT MR-en SOOOG VOPR OPR VOO VOS/ABB AOb CAO PGMR

- Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad - College van Bestuur - Raad van Toezicht - Medezeggenschapsraden - Stichting Openbaar Onderwijs Oost-Groningen - Voorlopige Ondersteunings-Plan-Raad - Ondersteunings-Plan-Raad - Vereniging Openbaar Onderwijs - Vereniging van openbare en algemeen toegankelijke scholen - Algemene onderwijs bond - Collectieve Arbeidsovereenkomst - Personeelsgeleding GMR

Contactgegevens GMR: Secretariaat GMR t.a.v. Marika Abeln Niesoordlaan 133, 9681 CV Midwolda E-mail: [email protected]

2

VOORWOORD De GMR heeft in het afgelopen jaar veel energie gestoken in de plannen van SOOOG betreffende de herinrichting en de daarmee gepaard gaande veranderingen in de organisatie. Het herinrichtingsplan van SOOOG is een gedetailleerde uitwerking van de koersnotitie (‘de horizon vastgepakt’) van vorig jaar en heeft als doel de toekomstbestendigheid van de organisatie te waarborgen. Een van de belangrijkste wijzigingen betreft de invoering van het zogenaamde clustermodel. SOOOG heeft haar scholen onderverdeeld in een aantal clusters, om zo de kwetsbaarheid van (kleine) scholen te verminderen. De clustering is zo ingericht, dat grote scholen en kleine scholen elkaar versterken ten behoeve van de onderwijskwaliteit. Maar ook zodat scholen met dezelfde expertises, achtergronden en of onderwijsmethodes (bijvoorbeeld Dalton of zorgleerlingen etc.) elkaar kunnen ondersteunen. Op deze manier wil de organisatie een efficiencyslag maken, kosten besparen en de krimp in onder meer het leerlingenaantal zo goed mogelijk opvangen. De GMR heeft de wijzigingen van het afgelopen jaar kritisch gevolgd en zorgvuldig gewogen alvorens zij aan verschillende thema’s haar instemming heeft verleend. Bij iedere afweging stonden het kind en de kwaliteit van het onderwijs voor de meerderheid van de scholen binnen SOOOG altijd centraal. De personeelsgeleding van de GMR heeft zich daarnaast stevig ingezet voor de belangen van het (onderwijs)personeel en de Payrollers. De GMR heeft het CvB gevraagd en ongevraagd geadviseerd over verschillende beleidsveranderingen. De inzet en tomeloze energie van zowel de personeelsgeleding, als de oudergeleding bewonder ik zeer. Zoals te doen gebruikelijk, hebben wij ook dit jaar een samenvattend overzicht van de besproken onderwerpen en adviesaanvragen opgenomen in het jaarverslag. Een woord van dank richt ik hierbij in het bijzonder aan de secretaris van de GMR. Ten behoeve van een goede communicatie en informatievoorziening richting de MRen onderneemt de GMR verschillende activiteiten en is het streven dit in 2015-2016 op een nog hoger niveau te brengen. Binnen de organisatie van SOOOOG zal op het onderwerp communicatie in z’n algemeenheid de aankomende jaren hoger ingezet moeten worden. Voor de GMR blijft communicatie dan ook een belangrijk punt van aandacht. Met het jaarverslag kijkt de GMR terug op een bewogen jaar waarin op organisatieniveau veel veranderd is en blikken we vast vooruit op de toekomst! Boelem de Roo voorzitter Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR SOOOG)

3

1. MEDEZEGGENSCHAP BIJ DE STICHTING OPENBAAR ONDERWIJS OOST GRONINGEN 1.1

SOOOG en haar medezeggenschapsorganen De Stichting Openbaar Onderwijs Oost Groningen is het bevoegd gezag van de openbare basisscholen, de school voor speciaal basisonderwijs en de school voor zeer moeilijk lerende kinderen in de regio Oost Groningen. Met Oost Groningen worden de (deels voormalige) gemeenten Bellingwedde, Pekela, Reiderland, Scheemda en Winschoten bedoeld. Voor de stichting zijn in 2014 299 medewerkers werkzaam, waarvan 195 parttime. Samen verzorgden zij onderwijs voor ongeveer 3321 leerlingen. SOOOG omvat in 2014 26 scholen. Iedere school heeft een eigen medezeggenschapsraad (MR). De Stichting Openbaar Onderwijs Oost Groningen heeft een gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR). De GMR buigt zich over aangelegenheden, die van gemeenschappelijk belang zijn voor alle scholen of voor een meerderheid van de scholen, die door de stichting bestuurd worden. Daarnaast heeft de GMR nog een aantal specifieke bevoegdheden. Leden van de GMR worden gekozen door de leden van de lokale medezeggenschapsraden, maar hoeven niet tevens lid te zijn van een medezeggenschapsraad. Wel is voorwaarde voor verkiezing, dat zij als ouder of personeelslid betrokken zijn bij een openbare school, die bestuurd wordt door de Stichting Openbaar Onderwijs Oost Groningen.

1.2

Samenstelling GMR De GMR van Stichting Openbaar Onderwijs Oost Groningen bestaat in 2014 uit variërend 8 tot 10 leden en een externe secretaris. Voor een evenredige vertegenwoordiging wordt er zoveel mogelijk vastgehouden aan de voormalige regio-indeling: gemeente Bellingwedde, gemeente Pekela, voormalige gemeente Reiderland, voormalige gemeente Scheemda en voormalige gemeente Winschoten. Eén ouder-lid en één personeelslid per regio. De zittingstermijn is voor de duur van vier jaren. Om het kennisniveau binnen de GMR op peil te houden vinden de verkiezingen plaats volgens een ‘getrapt-model’. De verkiezingen voor 2014 hebben plaatsgevonden in het najaar van 2014. Regio Bellingwedde - personeelsgeleding Regio Pekela - oudergeleding Regio Reiderland - oudergeleding Regio Winschoten - personeelsgeleding Regio Scheemda - oudergeleding

4

- tussentijds vertrek - tussentijds vertrek - einde zittingstermijn - einde zittingstermijn - einde zittingstermijn

Astrid van Leiden Christiaan de Haan Ester Boekholt herkiesbaar Janita Witteveen herkiesbaar Dirk Schreuder niet kiesbaar

Samenstelling van de GMR in 2014

Leden Dirk Schreuder

Functie Lid v.a. sept 2011

Geleding Ouder

Regio tot juni 2014

Christiaan de Haan

Lid v.a. sept. 2010

Ouder

tot juni 2014

Vacature

v.a. sept. 2014

Ouder

Reiderland

Boelem de Roo

Lid v.a. juli 2009

Ouder

Bellingwedde

Lid v.a. dec. 2011

Ouder

Winschoten

Noortje Bos

Lid v.a. dec. 2014

Ouder

Scheemda

Ester Boekholt

Lid v.a. juli 2011

Ouder

Reiderland

Voorzitter v.a. aug. 2014

Miranda v.d. Hout Vice-voorzitter v.a. okt 2012

Herkozen per okt. 2014

Herkozen voor Pekela

Astrid van Leiden

Lid v.a. juni 2012

Personeel

tot sept. 2014

Vacature

v.a. sept. 2014

Personeel

Bellingwedde

Hans van Sermondt

Lid v.a. juli 2011

Personeel

Scheemda

Lid v.a. april 2011

Personeel

Reiderland

Lid v.a. jan. 2009

Personeel

Pekela

Lid v.a. juli 2012

Personeel

Winschoten

Voorzitter PGMR

Janita Witteveen Secretaris PGMR

Alie Wouters Penningmeester

Aldi Bouwmeester Notulist PGMR

De GMR wordt ondersteund door een externe secretaris: Marika Abeln.

1.3

Vergaderingen GMR In het jaar 2014 is de GMR ten behoeve van de uitoefening van haar taken regelmatig bijeengekomen. In totaal heeft de GMR 12 keer vergaderd en is daarnaast meerdere keren in verschillende samenstellingen bijeengekomen, zoals in werkgroepen, tijdens bijeenkomsten van VOO, Vos Abb e.a. De personeels-geleding van de GMR (PGMR) vergaderde iedere 14 dagen.

5

1.4

Overleg GMR met SOOOG Voorafgaand aan GMR-vergaderingen staan meestal overlegvergadering met het College van Bestuur gepland. Van 19.00 uur tot 20.00 uur heeft de GMR een kort vooroverleg waarna zij tot 21.15 uur een overlegvergadering voert met het CvB. In 2014 heeft het reguliere overleg tussen de GMR en het CvB 9 keer plaatsgevonden. In de GMR-vergaderingen worden o.a. beleidsstukken, notities en vragen vanuit de MR-en en vanuit de PGMR besproken. In paragraaf 2 van dit jaarverslag zijn de besproken onderwerpen per datum samengevat. Verder vergadert de GMR één keer per jaar met de Raad van Toezicht (RvT) van de stichting. In 2014 was dit op 22 mei.

1.5

Contacten tussen GMR en medezeggenschapsraden Lokale medezeggenschapsraden functioneren onafhankelijk van de GMR en vice versa. Niettemin acht de GMR het van belang, dat er momenten zijn, waarop GMR en lokale medezeggenschapsraden samen komen. Deze momenten kunnen worden benut om elkaar te raadplegen of te informeren. Ook kan er gezamenlijk scholing worden gevolgd. Het afgelopen jaar hebben de leden van de GMR op uitnodiging vergaderingen van verschillende lokale medezeggenschapsraden bijgewoond. De GMR heeft in 2014 scholing verzorgd voor haar achterban, waarbij op 13 maart een basiscursus medezeggenschap werd aangeboden en op 18 maart een cursus met als thema: fusie.

2. TERUGBLIK 2014 De GMR heeft op 5 februari een presentatie bijgewoond over ‘het herinrichtingsplan’ van SOOOG in de Tramwerkplaats te Winschoten en had op 12 mei een oriënterend gesprek met Bureau Leeuwendaal, Vereniging Openbaar Onderwijs en de Algemene Onderwijs Bond over de ontwikkelingen rondom eventuele wijzigingen in de medezeggenschapsstructuur. Op 10 juni organiseerde de GMR een goed bezochte themabijeenkomst voor de MR-en met als onderwerp: ‘vernieuwde medezeggenschap’. Op 11 september was de GMR vertegenwoordigd op de Kick-off bijeenkomst van SOOOG over het strategisch beleid. Op 25 september bezocht de GMR de personeelsbijeenkomst van SOOOG over de koers van de organisatie en op 13 november werd er, begeleid door Vereniging Openbaar Onderwijs, een discussieavond gehouden op initiatief van de medezeggenschap over eventuele wijzigingen in de medezeggenschapsstructuur. Aan de hand van 8 stellingen is door (G)MR-leden gesproken over de voor- en nadelen van een clustering van de medezeggenschap binnen de stichting. Binnen de GMR zijn het afgelopen jaar weer een aantal werkgroepen gevormd om onderwerpen als de medezeggenschapsstructuur en passend onderwijs o.a. zo goed mogelijk te kunnen volgen. Eén van de GMR leden (Miranda van der Hout) is benoemd in de Voorlopige OndersteuningsPlanRaad en later de OndersteuningsPlanRaad voor passend onderwijs. Eén van de PGMR leden (Hans van Sermondt) heeft voor het voorgezet onderwijs zitting genomen in de OPR. Via het secretariaat van de GMR zijn de MR-en

6

geïnformeerd over opleidingen, bijeenkomsten en workshops hebben zij de agenda’s, notulen en eventueel aanvullende informatie van de GMR ontvangen. Andersom heeft de GMR ook informatie aan haar achterban gevraagd en verzoeken van de lokale MR-en behandeld. Soms ging het hierbij om vragen over hoe een begroting en activiteitenplan aangeleverd dienen te worden, vragen over de organisatorische kant van de medezeggenschapsraad, problemen bij bijvoorbeeld huisvesting, vragen om ondersteuning van de GMR en soms ook vragen over bepaalde (beleids-) onderwerpen, die binnen de GMR besproken zijn of zelfs inhoudelijke vragen over de gang van zaken rondom de ontwikkeling van nieuwe beleidsonderwerpen. De GMR heeft geprobeerd, daar waar gevraagd en mogelijk, de medezeggenschapsraden zoveel mogelijk te ondersteunen en te informeren. Een enkele keer kwam het voor dat er vragen werden gesteld over school-specifieke zaken of beleidsvraagstukken, waarover de GMR geen zeggenschap had of waarover zij nog geen uitspraken kon doen. Toch heeft de GMR veel onderwerpen bespreekbaar gemaakt en er vragen over gesteld aan het CvB. De GMR heeft hierover richting haar achterban zo transparant mogelijk gecommuniceerd. Ter professionalisering van de medezeggenschap op organisatie niveau heeft de GMR het afgelopen jaar, zoals genoemd, bijeenkomsten bezocht (zie overzicht op bladzijde 26) en op verschillende beleidsterreinen informatie ingewonnen bij externe partijen, als bijvoorbeeld de bond (AOb) en VOO. Binnen de organisatie hebben veel herinrichtingsplannen intussen vorm gekregen en is in 2014 een start gemaakt om te onderzoeken of een nieuwe medezeggenschapsstructuur zal aansluiten bij deze veranderingen.

2.1

GMR-vergaderingen Hieronder volgt een opsomming van vergaderdata en een beknopte omschrijving van de besproken onderwerpen. Voor de leesbaarheid en de logische context is ervoor gekozen de overlegvergaderingen met de directie (CvB) en ingelaste vergaderingen mee te nemen in dit overzicht. Deze vergaderingen vonden immers plaats op dezelfde avonden. Ook het jaarlijks overleg tussen GMR, bestuur (CvB) en directie (RvT) wordt vermeld.

GMR-vergadering 23 januari 2014  Nieuwe organisatiestructuur: deze structuur herbergt een aantal aspecten, waarover nader wordt gebrainstormd binnen de GMR. Hoe verhoudt zich deze structuur, in relatie tot de clustering, tot de medezeggenschap? Wellicht een goed onderwerp voor een thema-avond.  Adviesaanvraag:  Begroting SOOOG 2014 en Meerjarenraming 2015-2017: vragen gesteld aan het College van Bestuur in de overlegvergadering. Conclusie, positief advies met een aanvullende opmerking wat betreft de conclusie, dat er inmiddels geen sprake meer is van boventalligheid en derhalve ook niet meer van noodzakelijke maatregelen.  Herinrichtingsplan: uitvoerig wordt gesproken over een aantal vragen en zorgen, die er bij de GMR zijn. Onder meer over de opheffing van de functie van logopedie, de wijze waarop invulling zal worden gegeven aan de

7

 





clustering. Bijvoorbeeld hoe zit dat bij de clustering met de hantering van de norm voor de functiemix doelend op de norm voor lesgevende taken? Hoe zit het met de strategie in dit proces: is die top down of bottom-up? Voor het kunnen beoordelen en toetsen is een nu ontbrekend management statuut cruciaal. Er is nu geen duidelijkheid over hoe verantwoordelijkheden liggen, hoe ver gaat de zeggenschap van de clusterdirecteur. Dat geldt ook voor de schoolcoördinator. Ook het functieboek ontbreekt. De GMR besluit een aantal vragen hierover voor te leggen aan een externe deskundige. Met het oog daarop zal de GMR uitstel van de adviestermijn vragen aan het CvB. Scholing: de organisatie voor een scholingsaanbod voor de MR-en wordt in gang gezet. Gekozen wordt voor een basiscursus en een cursus rond het thema fusie. Stroomschema: het schema waarin de communicatielijnen GMR College van Bestuur en vice versa wordt weergegeven krijgt een kleine aanpassing. In dit schema staan o.a. de termijnen, die worden gehanteerd met betrekking tot adviesaanvragen. Geconstateerd is, dat het CvB nog, voordat er een reactie van de GMR is gekomen over de procedure voor de clustering, hierin reeds actie heeft ondernomen richting de MR-en. Hierover gaat binnenkort een brief van de GMR naar het CvB. Flyer GMR: is in voorbereiding.

Overlegvergadering 23 januari 2014 Namens CvB: Jaap Hansen, Ted Hulst  De voorzitter van de GMR geeft aan, dat er overleg heeft plaatsgevonden tussen de voorzitter GMR en de voorzitter CvB. In dat recente overleg is uitvoerig gesproken over de constatering van de GMR, dat het CvB een belangrijke mail o.a. bestemd voor de GMR niet heeft doorgestuurd. Er zijn nu afspraken gemaakt, dat dit in de toekomst niet meer zal voorkomen. Het is belangrijk, dat mail/post op de plek van bestemming terecht komt. Indien zich dit weer voordoet zal de verzender worden verzocht de mail rechtstreeks te verzenden.  Het CvB geeft een nadere toelichting en informatie over een aantal onderwerpen: Onderwijsmanifest: binnen de provincie Groningen wordt gesproken over mogelijke toekomstige vormen van samenwerking binnen het onderwijs. Het is verkennend en brainstormend van aard. Allerlei aspecten komen hierbij aan de orde zoals, bestendigheid van het onderwijs, gevolgen van de krimp en wetgeving. SOOOG academie: men is tevreden over de huidige ervaringen. Er is sprake van diversiteit in het aanbod naar de schoolteams. Onder meer over bijvoorbeeld een onderwerp als Ouderbetrokkenheid. Logopedie: bij de GMR bestaan de nodige zorgen omtrent het wegvallen van de logopedie binnen SOOOG. Het CvB licht toe, dat er keuzes moeten worden gemaakt in relatie tot de middelen van SOOOG. Hoe wordt de zorg geregeld? Als je kijkt naar fysiotherapie, dan zie je dat die zorg ook op een andere wijze wordt geregeld. Hoe wordt de zorg maatschappelijk geregeld en bekostigd? Het CvB acht het haar primaire taak te zorgen voor goed onderwijs en heeft derhalve gekozen voor het laten vervallen van het aanbod logopedie vanuit SOOOG. Daarmee niet gezegd hebbende, dat de noodzaak voor logopedie betwist wordt. Dat is geenszins het geval, echter de route ernaar toe vanuit SOOOG vervalt. De

8

GMR uit haar zorg hoe dit wordt uitgelegd naar de ouders van die kinderen, die tot nu toe gebruik maken van de logopedie binnen SOOOG. De GMR benadrukt, dat een goede communicatie daarin van groot belang is. Hier ligt een taak voor de clusterdirecteuren. Raad van Toezichtmodel: inmiddels is een aanvang gemaakt met het nieuwe bestuursmodel. De GMR acht het belangrijk dat er binnen SOOOG helderheid wordt geven over hoe de lijnen in de organisatie lopen. Wie kan waarop worden aangesproken? Er is sprake van veranderende rollen en posities. Passend Onderwijs: helaas is er voor een geplande voorlichtingsavond vanuit SOOOG over dit onderwerp amper belangstelling geweest. Teleurstellend weinig reacties vanuit de MR-en. Hoe kan dat? Gevraagd wordt aan het CvB, hoe men hiermee omgaat? Ook de oproep om kandidaten voor de Voorlopige OndersteuningsPlanRaad heeft niet geleid tot aanmeldingen. Het CvB zal zorgen voor een herhalingsmail (insteek is een 2e vertegenwoordiger naast Miranda van der Hout, die nu tijdelijk als (GMR) afgevaardigde in deze raad zitting heeft.  Adviesaanvragen:  Herinrichtingsplan: een toelichting vanuit het CvB. Er bestaat binnen de projectgroep brede consensus over het herstelplan. In februari staat een informatieavond gepland voor de medezeggenschap.  Begroting SOOOG en Meerjarenraming 2015-2017: Er is sprake van een positieve kanteling wat betreft de boventalligheid. De GMR constateert, dat er dus nu met deze begroting geen noodzaak meer bestaat tot maatregelen i.v.m. de boventalligheid. De GMR vraagt hoe het verder gaat met de Payrollers? Het CvB zal hier zorgvuldig mee omgaan. Echter op de vraag hoe dat er uit ziet, kan het CvB nog geen concreet antwoord geven.  Clustering en medezeggenschap: met name zijn er zorgen zowel bij het CvB als bij de GMR over de lage betrokkenheid vanuit de MR-en. De informatieavond over het Passend Onderwijs is afgelast vanwege de geringe opgaves. Hoe kun je de betrokkenheid vergroten? Bij de secretaris van de GMR komen geregeld vragen van MR-en binnen, die eigenlijk thuishoren bij de eigen clusterdirecteur. Kennelijk is sprake van onduidelijkheid over hoe de lijnen in de organisatie lopen en wat waar thuishoort. Het CvB vindt ook dat er helderheid dient te komen over wat een MR bv kan verwachten, welke keuzes een MR kan maken en dat zij zicht krijgen op waar een MR wat over heeft te zeggen. Het is erg waardevol dat er breed vanuit de organisatie wordt meegedacht. Alle input is daarbij van belang, iets wat zowel vanuit de GMR als vanuit het CvB nadrukkelijk wordt gesteld. Extra GMR-vergadering 13 februari 2014  Deze vergadering betreft 2 gedeelten. Een interne vergadering, waarin de GMR evalueert over een aantal onderwerpen, zoals de vergaderstructuur, werkwijze, toename van de belasting, reflectie op eigen functioneren en de samenwerking met het College van Bestuur. De GMR continueert haar werkwijze met dien verstande, dat de GMR zich realiseert dat een proactieve, constructieve en alerte houding van groot belang is om haar verantwoordelijkheid binnen SOOOG zo goed mogelijk gestalte te geven.

9

 Adviesaanvraag:  Het tweede deel van de vergadering heeft als enige agendapunt de standpuntbepaling omtrent het advies over de Notitie Herinrichting. Eerder heeft de GMR een positief advies gegeven over de koersnotitie en nu dient de volgende stap in het proces zich aan. Geconstateerd wordt, dat een aantal essentiële stukken zoals managementstatuut en functieboek ontbreken. Hoe kun je tot een gedegen afgewogen advies komen als die stukken nog niet voorhanden zijn. Daarnaast is cruciaal, dat stukken tijdig worden aangeleverd gezien het tijdspad en de bijbehorende wettelijke termijnen voor advisering en eventuele bijstelling. De GMR besluit instemming te verlenen met de nadrukkelijke wens op korte termijn een nader tijdspad te ontvangen van het CvB en het verzoek tot tijdige aanlevering van de stukken, die als gevolg van de notitie Herinrichting gewijzigd gaan worden. GMR-vergadering 20 februari 2014  Onderwijsmanifest: de GMR neemt kennis van de nadere verkenning rond mogelijke samenwerking van het onderwijs in Oost-Groningen.  Voorlopige OndersteuningsPlanRaad(OPR): voor deze nieuw op te richten raad zijn inmiddels statuten en een huishoudelijk reglement gereed. Het concept voor de definitieve OndersteuningsPlanRaad is zo goed als gereed. Voor 1 augustus worden verkiezingen gehouden. Over het definitieve aantal mensen wat in de OPR zitting zal hebben is nog geen besluit genomen. De huidige raad (VOPR) heeft 19 leden; deze raad functioneert prima en is goed gestructureerd, aldus Miranda van der Hout.  Adviesaanvragen:  (her-)Benoeming Clusterdirecteuren: positief advies van de GMR. Met een dringend advies aan het CvB de nodige zorgvuldigheid te betrachten bij de communicatie. De GMR heeft onlangs geconstateerd, dat de communicatie over het voorgenomen besluit bepaald niet op eenduidige wijze heeft plaatsgevonden. Heldere afspraken en eenduidigheid over het al dan niet naar buiten brengen van informatie kunnen onnodige onrust binnen de organisatie voorkomen. De GMR verzoekt het CvB dan ook de berichtgeving hierover naar de ouders direct na de voorjaarsvakantie op te pakken.  Concept Vakantierooster 2014 – 2015: de GMR stemt in met dit voorstel.  Communicatie GMR – MR-en: - de informatieflyer van de GMR is zo goed als gereed. - Er staan bezoeken gepland van GMR-leden aan 2 MR-en. - Thema- avond: gezien de ontwikkelingen en veranderingen in de organisatie van SOOOG wordt een avond rond het thema structuur van de medezeggenschap zeer zinvol geacht. Het CvB heeft toegezegd een en ander te willen faciliteren. Een werkgroep van de GMR zal zich bezig houden met de voorbereidingen (Miranda van der Hout, Hans van Sermondt, Janita Witteveen en Ester Boekholt.)

10

-

De GMR besluit hiervoor ook externe deskundigheid aan te trekken. Er is contact geweest met VOS/ABB en bureau Leeuwendaal; daarnaast zal ook contact worden gelegd met de AOb en het VOO. - Scholing: inmiddels komen opgaves hiervoor binnen.  Deelverkiezingen GMR: intern wordt een en ander geëvalueerd.  Flow chart (stroomschema): dit wordt met ingang van heden gehanteerd door GMR en het CvB. Het betreft het schema waarin de termijnen staan opgenomen rond behandeling van adviesaanvragen.  Door vertrek van Christiaan de Haan, GMR-lid van de oudergeleding m.i.v. juli ontstaat er een vacature. De GMR besluit dit punt na de grote vakantie op te pakken. Overlegvergadering 20 februari 2014 Namens CvB: Ted Hulst  Ontwikkelingen VOPR: Het CvB heeft op 24 januari informatie over de VOPR naar de MR-en gestuurd. Zodra de statuten van dit orgaan formeel zijn vastgesteld, wordt dit de nieuwe OndersteuningsPlanRaad. De vertegenwoordiger vanuit de GMR, Miranda van der Hout meldt dat de regio zuidoost Groningen goed vertegenwoordigd is in de OPR. Men wil in de OPR graag dat er vanuit elke regio een evenredige vertegenwoordiging is. Het is van belang, dat het CvB hierover de achterban binnen SOOOG goed informeert. Die taak ligt duidelijk bij het CvB. Deze zal dit delegeren richting de clusterdirecteuren, die dit zullen doorgeven aan de MR-en.  Passend Onderwijs: ter sprake komt de andere wijze van indiceren. Het CvB organiseert hierover binnenkort een bijeenkomst. Daar zal nader worden ingegaan op de andere wijze van indiceren. Deze verandering leidt nu tot een grotere toeloop van kinderen, die worden voorgedragen voor het Permanente Commissie Leerlingenzorg (wat later ophoudt te bestaan).  Flow chart/stroomschema: het CvB gaat akkoord met het voorstel van de GMR.  Notitie Communicatieplan SOOOG: de GMR vraagt, wanneer zij dit stuk tegemoet kan zien(conform SOOOG jaarplanning). Het CvB geeft aan, dat dit nog niet beschikbaar is in verband met andere prioriteiten (nl. herstructurering)  Raad van Toezichtmodel: het CvB geeft aan, dat hiervoor hetzelfde geldt. Voor zowel de notitie Communicatieplan als het nieuwe Raad van Toezichtmodel geldt voor de GMR, dat een goede communicatie waarin interne en externe routes worden beschreven van groot belang is. Immers dan weet iedereen hoe de lijnen in de organisatie lopen, bij wie men moet zijn en waarvoor. Een goede voorlichting over het Raad van Toezichtmodel staat in de planning, aldus CvB.  Voorgenomen besluit (Her-)benoeming Clusterdirecteuren: het CvB geeft een korte toelichting over de wijze waarop een en ander de afgelopen periode is gegaan. Er hebben gesprekken plaatsgevonden met beoogde clusterdirecteuren. Ook is met hen gesproken over ontwikkelingen rond scholen, die mogelijk in een fusietraject zullen komen. De GMR onderstreept de noodzaak, dat over deze onderwerpen ook met de ouders dient te worden gecommuniceerd. Zeker als het gaat om zaken als clustering en fusie. De GMR heeft de nodige onrust waargenomen binnen de scholen/personeelsleden betreffende het voorgenomen besluit van het CvB over (her-)benoeming van clusterdirecteuren. Het ontbreken van eenduidige timing en informatie vindt de GMR geen goede

11

zaak. Derhalve een dringend verzoek aan het CvB om op heldere wijze te communiceren over deze belangrijke onderwerpen. Dit is absoluut niet zorgvuldig gegaan en heeft geleid tot onrust bij zowel personeel als bij ouders. De GMR is van mening, dat ook al kun je nog geen totale duidelijkheid geven over bv. de nadere invulling van de schoolcoördinatoren, het CvB zeker iets zou kunnen vertellen over de procesgang. Door aan te geven waar men zich in de procesgang bevindt, ben je hierover in elk geval wel transparant. Het onderwerp wordt uitgebreid besproken; daar waar het CvB aangeeft dat een snelle berichtgeving niet haalbaar is, stelt de GMR zich op het standpunt waar een wil is, is een weg. Het CvB zegt toe, dat het personeel hierover 21 februari a.s. bericht zal ontvangen en dat de ouders direct na de vakantie zullen worden geïnformeerd.  Adviesaanvragen:  Vakantierooster 2014-2015: de GMR brengt binnenkort advies uit.  Herinrichtingsplan versus tijdslijn en bijbehorend adviesaanvraag uit te brengen voor 1 augustus 2014: Het CvB komt binnenkort terug op de reactie van de GMR. De GMR heeft aangegeven, dat het van belang is, de nog te behandelen stukken hiervoor in elk geval tijdig aan te leveren.  Medezeggenschapsstructuur/Raad van Toezichtmodel: het overstappen naar een ander bestuursmodel heeft een aantal gevolgen voor de wijze waarop de lijnen in de organisatie nu lopen. Anders dan voorheen. Dat zal ook gelden voor medezeggenschap binnen clusters. Hierover is een goede voorlichting essentieel. Het CvB wil de MR-en in de gelegenheid stellen zich te oriënteren op een nieuwe situatie. Het zal impact gaan hebben op de organisatie van de medezeggenschap. Het CvB wil graag in overleg met de GMR om hierover de voorlichtingsbijeenkomst te organiseren.  Verzoek van de secretaris GMR aan het CvB om bij de adviesaanvragen duidelijk aan te geven voor welke geleding de adviesaanvraag bestemd is en wat voor advies er gevraagd wordt. Tot dusver wordt dat divers aangeleverd en niet conform de WMS. Het verzoek wordt meegenomen. GMR-vergadering 27 maart 2014  Adviesaanvragen:  Functieboek: de PGMR heeft inmiddels overleg gehad met SOOOG. Afgesproken is, dat er een herschreven versie zal komen.  Herstructurering: vanuit de PGMR volgt nog een nader schrijven op de reactie van het CvB op het uitgebrachte GMR-advies.  Inmiddels zijn 2 scholingscursussen aangeboden aan de MR-en. Een basiscursus en een cursus met als onderwerp ‘fusie’. Met name voor de scholing rond Fusie was grote belangstelling.  Wat wordt precies verstaan onder het begrip Intentieovereenkomst. Dit naar aanleiding van het Onderwijsmanifest. Hoe ver gaat deze mogelijke wil tot (vorm van) samenwerking. Wat is de rol van de GMR? Wat is er voor toetsingskader? De GMR besluit hierover extern nadere informatie in te winnen bij AOb (bond).  Voorbereiding vanuit GMR voor een thema-avond over structuren van de medezeggenschap. Hiervoor wordt ook nader contact gezocht met een externe partij, bureau Leeuwendaal. Insteek is om zo breed mogelijk informatie aan te

12

bieden en zowel de kant van de personeelsleden als de kant van de ouders aan bod te laten komen.  Terugkoppeling van bezoek van enkele GMR-leden aan enkele MR-en. Het persoonlijk contact wordt ervaren als een meerwaarde. Er is onder meer gesproken over bv. de omstandigheden waaronder een lokale MR haar werk moet doen. Er zit nogal een verschil in werkdruk voor MR-en, bijvoorbeeld tussen grote(-re) en kleine(-re) scholen. Hoe kun je dan de kwaliteit van de medezeggenschap op peil houden?  De voorzitter heeft een conceptvoorstel voor de vergaderstructuur nader uitgewerkt. Hoe kan er nog meer worden gestroomlijnd? Wat zijn de knelpunten, wat zijn de opties? Wat is werkbaar en ook haalbaar? Vaker vergaderen wordt ervaren als een aanzienlijke verhoging van belastbaarheid. De GMR kiest voor het aanhouden van de huidige werkwijze met een noodzakelijke uitbreiding van de vergadertijd. Ook is gekeken naar de vergaderstructuur GMR/CvB. Dat zou in de ogen van de GMR meer gestructureerd kunnen. Punt van aandacht voor toekomst. Een voorzittersoverleg alleen agenderen, indien dat wenselijk is.  Hoe verder met de structuur van de medezeggenschap: geconstateerd wordt, dat dit geen eenvoudige klus is. Er lopen 2 trajecten: de thema-avond, waar voorlichting en informatie breed in dialoog aan de orde komen. Daarnaast is sprake van een traject van kijken naar hoe de medezeggenschap in de toekomst op goede wijze kan worden ingebed met behoud van de lokale medezeggenschap en eventueel overkoepelende medezeggenschap, hierbij kijkend naar kwaliteit en verantwoordelijkheden op elk niveau. Het CvB heeft bij dit proces financiële ondersteuning aangeboden. Overlegvergadering 27 maart 2014 Namens CvB: Jaap Hansen, Ted Hulst  Passend Onderwijs: Het CvB geeft een nadere toelichting op de komende veranderingen. De vertaalslag naar de regio is nog niet gereed. SOOOG heeft besloten niet af te wachten, maar zelf te starten met een aantal zaken. Er is binnen de eigen organisatie ook al de nodige expertise in huis. Een aantal scholen moeten nog stappen zetten; het onderwijszorgprofiel moet worden herijkt of herschreven. Uiterlijk 1 augustus a.s. moet dat gereed zijn. Daarnaast moeten alle scholen uiterlijk 1 juni het ondersteuningszorgprofiel klaar hebben en dat moet nog voor de grote vakantie langs de medezeggenschap voor akkoord (op schoolniveau).  OndersteuningsPlanRaad (OPR): de vertegenwoordiging van SOOOG in dit orgaan komt ter sprake. Zowel vanuit de GMR als het CvB wordt aangegeven, dat het belangrijk is, dat SOOOG hierin vertegenwoordigd is. Nu breekt de fase aan, waarin communicatie over dit onderwerp en het Passend Onderwijs richting ouders en personeel moet gaan plaatsvinden.  Ontwikkelingen herstructurering (schoolcoördinatoren): SOOOG is bezig met het invullen van een aantal vacatures. De invulling van de schoolcoördinatoren in relatie tot de functiemix komt ter sprake. De GMR vraagt zich af of daarbij niet de norm van 50% voor de klas staan in de knel komt. Het CvB geeft aan, dat er een nadrukkelijk streven ligt naar de verdeling 50/50, eventueel 40/60. Overleg vanuit de schoolleiding hierover zal moeten gebeuren in samenspraak met de MR. Soms betekent dat maatwerk. Wellicht zal in sommige gevallen ook een

13

fusietraject in zicht komen. De GMR richt zich ook hier nadrukkelijk tot het CvB om de communicatie over deze veranderingen op de scholen goed op te pakken richting ouders en personeelsleden. Wil je draagvlak en geen onrust dan dient het CvB te zorgen voor goede informatie richting de betrokkenen. De GMR heeft namelijk geconstateerd, dat het ontbreekt aan goede communicatie. Dit kan het CvB niet alleen maar doorschuiven richting de clusterdirecteuren. Het CvB zou dit ook zelf moeten aansturen richting de clusterdirecteuren. Wees helder in de procesgang en eenduidigheid van de communicatie als ook de gelijktijdigheid van het verspreiden van de informatie. Het CvB neemt deze opmerkingen/adviezen mee.  Toelichting Functieboek: de GMR vraagt hoe het proces loopt met die mensen, van wie de functie binnen SOOOG gaat verdwijnen, zoals bv. logopedie? Het CvB geeft aan, dat met de betrokkenen gesprekken worden gevoerd en gekeken wordt naar mogelijke herplaatsing in andere functies. GMR-vergadering 24 april 2014  OndersteuningsPlanRaad: voor de vorming van de definitieve OPR komt de wijze van informatievoorziening aan de orde. Deze taak ligt bij het CvB. Het bestuur van SOOOG is verantwoordelijk voor de wijze, waarop een en ander wordt georganiseerd alsmede ook de besluitvorming. Dit zal in nauw overleg met de GMR plaatsvinden. Stemmen vanuit elke MR op een kandidaat oudergeleding en een kandidaat personeelsgeleding kunnen worden uitgebracht bij het secretariaat van de GMR. De route en inhoud van de informatie wordt besproken. De GMR acht het ook belangrijk in de informatie ook te wijzen op de site van het Passend Onderwijs.  Adviesaanvragen:  Functieboek: in afwachting van nieuwe tekst.  Bestuursformatieplan 2014-2015: recent ontvangen. Adviestermijn wordt verlengd. De PGMR gaat in nader overleg met CvB en Cisca Walraven.  Kwaliteitspool Leerkrachten: wordt door PGMR meegenomen naar het overleg met CvB.  Governance Handboek: betreft geen adviesaanvraag. Een aantal onderwerpen uit dit handboek zijn al behandeld door de GMR. Te zijner tijd zullen nog andere onderwerpen aan de GMR worden voorgelegd.  Notitie Klokkenluider en Integriteitscode: net ontvangen.  Notitie Verkenning Bestuurlijke Samenwerking: is besproken in de overlegvergadering. Daar is aangegeven dat de GMR momenteel intensief bezig is met allerlei zaken rondom de herinrichting van SOOOG, alsmede met de voorbereiding van de thema-avond, waar het thema de medezeggenschap in een veranderende organisatie centraal staat. De GMR is bezig extern informatie te verzamelen m.b.t. de verkenning om bestuurlijk te gaan samenwerken.  Flyer van de GMR is inmiddels verspreid.  De kwestie rondom het verdwijnen van logopedie houdt de gemoederen bezig. Ook vanuit enkele MR-en is hierover ongerust gereageerd naar o.m. de GMR. De PGMR neemt dit mee naar het overleg met het CvB.

14

Overlegvergadering 24 april 2014 Namens CvB: Jaap Hansen  VOPR > OndersteuningsPlanRaad: Het tijdspad voor de verkiezingen van de OPR is vastgesteld. Het is aan SOOOG om dit verder te organiseren. Dit zal in nauw overleg met de GMR gebeuren. Gelijktijdig komt er ook een brief vanuit de OPR aan de MR-en met nadere informatie over procedures en termijnen.  Herinrichting/ontwikkelingen: Het CvB meldt, dat een en ander zich in een afrondende fase bevindt. Er zijn afspraken gepland voor een kennismaking van de clusterdirecteuren met de MR-en.  Kweekvijver: de werving van de schoolcoördinatoren is in gang gezet. Is er genoeg animo? Het CvB geeft aan dat er mogelijk gewerkt zal worden met tijdelijke oplossingen.  Status Medezeggenschapsstructuur: de thema-avond staat gepland voor 10 juni. Er wordt contact gezocht met externe deskundigen, die vanuit verschillende invalshoeken een bijdrage zullen leveren. De GMR geeft aan dat deze avond een eerste aanzet is, een nadere verkenning ten aanzien van de mogelijkheden. Het is een proces wat naar verwachting de nodige tijd zal gaan kosten. Wat is de meerwaarde van de diverse opties, hoe ziet dat er in de praktijk uit en is dat ook haalbaar in deze organisatie etc. zijn aspecten, die daarin zeker aan de orde worden gesteld.  Verkenning Bestuurlijke Samenwerking: Het CvB geeft aan, dat er een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het onderwijs is in Oost-Groningen. Hoe kun je kwalitatief goed onderwijs blijven aanbieden? Is bredere samenwerking mogelijk? Wordt het geen groot onwerkbaar moloch, een bureaucratisch geheel? Kan dat wel goed functioneren? Welke samenwerkingsvormen komen dan in beeld?(holding?) De GMR geeft aan, eerst te willen beschikken over meer informatie alvorens zij daarover iets zinnigs kan zeggen. In welke fase bevindt zich deze verkenning? Is er sprake van “daten” of al van “verloven”? Daarnaast wordt opgemerkt dat de organisatie zich nog midden in het proces van clustering bevindt. Natuurlijk moet je naar de toekomst kijken en de zorgen, die ouders hebben over het voortbestaan van lokaal onderwijs zijn reëel. Het betreft hier een zeer belangrijke en noodzakelijke aangelegenheid, waarover verder moet worden nagedacht.  Adviesaanvraag:  Bestuursformatieplan: de GMR constateert, dat dit stuk laat is aangeleverd. De adviestermijn (uiterlijk 1 mei) is niet haalbaar. Het CvB zegt toe, dat de termijn wordt opgeschoven naar 1 juni. Het vorige jaar heeft de GMR bij haar advies ook een checklist aangeleverd met het verzoek deze mee te nemen bij het volgende Bestuursformatieplan. Opnieuw mist de GMR nu informatie op een aantal onderdelen. De PGMR benoemt een aantal specifieke zaken, waarover ze graag nader in gesprek wil. Het CvB stelt voor, dat mee te nemen in het overleg van de PGMR met CvB en Cisca Walraven.  Status/verwachtingen rondom adviesaanvragen: De GMR is nog in afwachting van aanpassingen op het Functieboek, dan wel een nieuw Functieboek en ziet dit graag op korte termijn tegemoet.  Governance Handboek: er komen in de toekomst nog onderwerpen aan, waarover de GMR advies dient uit te brengen.

15

 Nieuwe statuten SOOOG: liggen nu ter goedkeuring bij de gemeenteraden. Deze komen t.z.t. richting de GMR.  Managementstatuut: concept is bij de Raad van Toezicht. Gesignaleerd is, dat hierin gesproken wordt van managementcontracten? De GMR merkt op, graag nader te worden geïnformeerd over de aard en inhoud van deze contracten.  De GMR complimenteert het CvB over het resultaat van de Jaarrekening SOOOG. Nader wordt nog ingegaan op hoe je mensen kunt stimuleren zich verder te ontwikkelen?(bv. financiële prikkel) Ook de clusterdirecteuren zouden hierin een belangrijke rol kunnen spelen. Zij kennen de kwaliteiten van hun mensen het best.  School-ondersteuningsplan: gevraagd wordt wanneer dit gereed moet zijn. Dit dient voor 1 juni klaar te zijn. GMR-vergadering 15 mei 2015  Passend Onderwijs/OndersteuningsPlanRaad: procedure verkiezingen OPR is in gang gezet.  Vacature GMR: door vertrek van de voorzitter GMR m.i.v. 1 juni ontstaat een vacature bij de oudergeleding. Voor het voorzitterschap is Boelem de Roo na de grote vakantie beschikbaar. Miranda van der Hout fungeert tijdelijk als voorzitter. Wenselijkheid om verkiezingsprocedure na de grote vakantie op te starten, gezien het ontstaan van meerdere vacatures (vertrek Christiaan de Haan, oudergeleding).  Adviesaanvragen:  Functieboek: in afwachting van nader overleg  Kwaliteitspool leerkrachten: in afwachting van nader overleg  Bestuursformatieplan: in afwachting van nader overleg  Klokkenluider en Integriteitscode: na nadere informatie van CvB wordt voorlopig advies geformuleerd, waarbij GMR adviseert een evaluatie op te nemen in dit stuk.  Managementstatuut en Bestuurs-filosofie: net ontvangen. Op agenda juni.  Thema-avond ‘Medezeggenschap in veranderende organisatiestructuur’ (juni): voorbereidingen informatie in volle gang. Een deskundige van VOO zal worden gevraagd om een bijdrage. Overlegvergadering 15 mei 2015 Namens CvB: Ted Hulst  Passend Onderwijs: Het CvB gaat nader in op de huidige ontwikkelingen, die zich in een stroomversnelling bevinden. Nader overleg van het CvB met meerdere betrokken partijen binnen het Passend Onderwijs zijn in volle gang. SOOOG bekijkt welke expertise aanwezig is, zodat die ingezet kan worden binnen het expertisecentrum. Men beoogt een bredere expertise binnen de eigen stichting binnen te halen en wil tevens graag een extra orthopedagoog inzetten. Daarnaast is men op zoek naar gedragsspecialisten. Er wordt nader gesproken over de rol van het expertisecentrum, intakeprocedures en de bekostigingssystematiek.  Herinrichting: inmiddels vinden kennismakingsgesprekken plaats van clusterdirecteuren met de eigen clusters en MR-en.

16



Kwartiermaker: Het CvB meldt het aantrekken van een tijdelijke externe kwartiermaker, die de clusterdirecteuren zal gaan ondersteunen.  Adviesaanvragen:  Klokkenluider- en Integriteitscode: het CvB licht deze stukken toe. De GMR geeft aan het wenselijk te vinden om ook een evaluatie op te nemen in deze stukken. Uiteraard volgt t.z.t. een verslaglegging in het jaarverslag van SOOOG. De inhoud laat zich lastig toetsen, de GMR vindt het belangrijk deze stukken breed met het personeel te bespreken. Dat is ook de bedoeling, beaamt het CvB.  Bestuursformatieplan: in afwachting van nader overleg. Er komen nog een aantal vragen vanuit de PGMR.  Functieboek: de PGMR is nog in afwachting van een aantal aanpassingen.  Functiemix: ook hier is de GMR in afwachting van nieuwe stukken.  Kwaliteitspool status: ter kennisgeving/informatie; gaat mee naar overleg PGMR/CvB en Cisca Walraven.  Managementstatuut en Bestuurs-filosofie: net aangeleverd. CvB licht een en ander toe.  De GMR informeert het CvB over de invulling van de komende thema-avond, waarbij ook externe deskundigen een bijdrage zullen leveren. Het CvB heeft eerder reeds aangegeven de kosten voor deze avond voor haar rekening te zullen nemen. Vanuit de GMR wordt aangegeven, dat het onderwerp Medezeggenschap binnen een veranderende organisatiestructuur een proces is, dat in alle zorgvuldigheid dient te worden doorlopen. Kwaliteit en zorgvuldigheid gaan hierbij voor de druk om dit proces snel voor elkaar te krijgen. Extra GMR-vergadering 22 mei 2015  Nadere voorbereiding op het komend overleg met leden van de Raad van Toezicht. Hoe zijn de wederzijdse verwachtingen? Communicatie binnen SOOOG is voor de GMR een belangrijk onderwerp van gesprek. Ook de veranderende medezeggenschap en de bestuurlijke samenwerking worden geagendeerd voor dit overleg.  Adviesaanvragen:  Klokkenluider- en Integriteitscode: de GMR ziet graag een evaluatie opgenomen in dit stuk en zal in haar, vooralsnog niet positieve, advies meenemen.  Bestuursformatieplan: inmiddels heeft nader overleg plaatsgevonden. De kwestie rond logopedie (opheffen van de functie binnen SOOOG) houdt de gemoederen bezig. Vanuit SBO De Delta is daarover een ongeruste brief bij de GMR binnengekomen. Deze brief is ook bij het overleg van de PGMR met het CvB aan de orde geweest. Twee PGMR-leden zullen hierover contact opnemen met de MR van SBO De Delta. Verder zijn de eerder gemaakte opmerkingen vanuit de PGMR nader tot tevredenheid besproken. De niet door SOOOG meegenomen checklist voor het Bestuursformatieplan (eerder aangereikt door de GMR aan het CvB met verzoek dit te hanteren in de toekomst) zal opnieuw door de secretaris van de GMR aan SOOOG worden verstrekt.  Functieboek: resultaat van overleg PGMR/CvB volgt z.s.m.

17

 Functiemix: advies volgt binnenkort.  Kwaliteitspool: status van dit stuk is onduidelijk. Ter kennisgeving en ter informatie binnengekomen echter geconstateerd wordt, dat dit reeds is opgenomen in het Bestuursformatieplan. Het stuk had moeten worden voorgelegd voor advies aan de (P)GMR.  Payrollers: eerder is vanuit de GMR al bij het CvB aangekaart, dat sprake was van gewekte verwachtingen bij deze groep mensen; dit in tegensteling tot de wijze waarop men gehandeld heeft m.b.t. vacatures zoals bv in de kwaliteitspool. De door de GMR gemaakte opmerkingen zijn door het CvB ter harte genomen met dien verstande, dat de payrollers alsnog zullen worden uitgenodigd en nadere uitleg zullen krijgen over de gang van zaken. GMR-vergadering 17 juni 2014  Passend Onderwijs/OndersteuningsPlanRaad: vanuit SOOOG zijn inmiddels 2 personen voorgedragen. Niet alle MR-en hebben een stem uitgebracht.  Adviesaanvragen:  Functiemix: net ontvangen, lijkt oude versie te betreffen.  Functieboek (met aanpassingen): PGMR brengt op korte termijn advies uit.  Kwaliteitspool Leerkrachten: status vanuit SOOOG ter kennisgeving. Echter het betreft ook middelen en raakt daarmee de begroting. (P)GMR is van mening, dat hierover een adviesaanvraag had moeten komen.  Managementstatuut: GMR is voornemens een positief advies uit te brengen. Tevens wordt aandacht gevraagd voor het feit dat SOOOG zich bevindt in een overgangsfase en dat mogelijk impact kan hebben op de medewerkers.  Bestuurs-filosofie: Positief advies van de GMR kan worden uitgebracht. PGMR heeft hierover ook overleg gehad met het CvB. Tevens geldt, dat de GMR de uitvoering nauwlettend zal volgen en graag een rapportage/evaluatie tegemoet ziet van het CvB met name over de wijze waarop het proces verder wordt ingevuld.  Brief van MR Delta: zie ook verslag overlegvergadering. De MR spreekt haar ongerustheid uit. De GMR dringt bij het CvB aan op initiatief om nog voor de grote vakantie in gesprek te gaan met de betrokkenen.  Vacatures GMR: de GMR neemt voor de vakantie afscheid van Dirk Schreuder en Christiaan de Haan, leden van de oudergeleding. Astrid van Leiden (personeelsgeleding) kondigt haar vertrek aan voor na de grote vakantie; wel is zij nog beschikbaar voor ondersteunende activiteiten.  Verkiezingen GMR: Inherent aan de vacatures moet de verkiezingsprocedure in gang worden gezet (verlopen van zittingstermijnen). Met het oog op veranderingen in de organisatie zoals de clustering en de mogelijke veranderingen voor de structuur van de medezeggenschap (wijze van vertegenwoordiging) zal dat aspect worden meegenomen bij de voorbereidingen voor de thema-avond. Planning daarvan komt later terug op de agenda.  Financiën GMR 2013: de penningmeester heeft een overzicht gemaakt. Gekeken wordt o.m. naar waar de GMR zou kunnen besparen. Aanschaf van tablets zou daarbij een optie zijn. Inzicht in de personeelskosten is wenselijk, hieraan wordt gewerkt. Werkzaamheden van het secretariaat nemen toe.

18

 Vergaderrooster 2014-2015 wordt vastgesteld.  Taakverdeling GMR: Miranda van der Hout fungeert tot de grote vakantie als voorzitter; na de vakantie is Boelem de Roo voor deze functie beschikbaar.

Overlegvergadering 17 juni 2014 Namens CvB: Jaap Hansen  Het CvB heeft een petitie gekregen van ongeruste ouders van het SBO en meldt, dat er een goed gesprek heeft plaatsgevonden met een aantal ouders. De geuite zorg wordt gedeeld door SOOOG. Eerder is hierover ook een brief van de MR van SBO Delta o.a. naar de GMR gegaan. Er blijkt sprake van een heel andere indruk bij enkele GMR-leden. Men was niet gerustgesteld, in het geheel niet. Het CvB geeft onder meer aan, dat het in eerste instantie aan de lokale medezeggenschap en hun clusterdirecteur is om te bepalen hoe er op schoolniveau keuzes worden gemaakt en de gevolgen daarvan te bewaken. De GMR adviseert het CvB ongevraagd om nog voor de zomervakantie in gesprek te gaan met de MR van het SBO. Echter het CvB hanteert het standpunt, dat hiertoe het initiatief ligt bij de clusterdirecteur. Deze informeert vervolgens het CvB. De stelling van het CvB, dat hiertoe het initiatief ligt bij de clusterdirecteur om het CvB uit te nodigen voor een gesprek (naast MR/ouders) wordt door de GMR ervaren als star en een gebrek aan ‘zien waar het om gaat’. Al is er een besluit genomen en zal dat niet veranderen, het hierover in gesprek gaan met de betrokkenen en luisteren naar hun zorgen iets wat je altijd moet blijven doen. Het CvB blijft teveel bij het standpunt van de feiten: besluit is genomen; mede vanuit de gedachte geen valse verwachtingen te willen wekken, terwijl de GMR hamert op het in gesprek gaan en luisteren naar de zorgen van de mensen. Het gaat niet alleen om het verdwijnen van de logopedie, de zorgen zijn breder dan dat, o.a. de belasting op het SBO. Uitstel van gesprek is geen optie voor de GMR. Er heerst veel onrust. De GMR wil graag van het CvB horen hoe in de organisatie is geborgd hoe een clusterdirecteur moet handelen in deze. Dit is al vaker aangedragen door de GMR. Teveel is nu nog onduidelijk. De implementatie lijkt niet te worden gemonitord, transparantie ontbreekt. Het CvB deelt deze indrukken niet. Men is druk bezig met het reorganisatieplan, functiebeschrijving, etc. Wel wordt de zorg gedeeld met de GMR, dat invoering nog veel aandacht zal vragen. De GMR heeft begrip voor de problemen, die een veranderende organisatie met zich meebrengen, echter benadrukt dat er borging dient te zijn en wil die borging graag in beeld hebben.  Gesprekken met andere besturen (ev. samenwerking) hierover zijn reeds een aantal stukken doorgestuurd naar de GMR.  Passend Onderwijs: op papier is inmiddels al veel geregeld, maar hoe straks de uitwerking zal zijn, zal moeten blijken. De GMR merkt op dat communicatie hierover met ouders van belang is. Ouders moeten over voldoende informatie kunnen beschikken.  Herinrichting: men is bezig met de werving van schoolcoördinatoren. Ligt SOOOG op koers? Het CvB concludeert, dat men graag een aantal dingen sneller voor elkaar had willen hebben dan er nu gerealiseerd is. De GMR zou het een goede zaak vinden om de tot dusver gerealiseerde doelen zichtbaar te hebben. Hoe hebben de MR-en en het personeel dit tot dusver ervaren?

19

De GMR heeft behoefte aan een tussenrapportage.  Brandbrieven ongeruste MR-en/ ouders: CvB: boodschap van de GMR is helder, het GMR-advies is helder, het CvB geeft daar nu geen nader antwoord op.  Brief MR de Linde/Theo Thijssen: betreft een individuele school en daarmee geen GMR-aangelegenheid. Maar breder gezien ligt wel een vraag over wat er in zijn algemeenheid gebeurt met gelden uit het kwaliteitsfonds. Welke criteria etc. gelden hiervoor? Het CvB geeft aan, dat in deze de lokale MR inzake de inzet van formatie een duidelijke rol te vervullen heeft. Lokaal lossen ouders nu een tijdelijk probleem op, maar het kan niet zo zijn, dat ouders moeten worden ingezet om problemen op te lossen, hoe prijzenswaardig dat ook is. SOOOG is verantwoordelijk voor het onderwijs. De eindverantwoordelijkheid ligt bij het bestuur. Het CvB erkent, dat de schoolorganisatie hier bij de keuzes en inzet van formatie meer oog moet hebben en er lering uit dient te trekken.  Adviesaanvragen:  Klokkenluider: de GMR heeft een advies uitgebracht. Binnenkort volgt een reactie van CvB. Het advies een evaluatie op te nemen, wordt overgenomen.  Integriteitscode: GMR advies is uitgebracht. Binnenkort volgt reactie van CvB met name over aanvullend advies m.b.t. evaluatie.  Managementstatuut: advies GMR volgt.  Bestuurs-filosofie: advies GMR volgt.  De GMR dringt aan op goede informatie naar de ouders en personeel over de huidige stand van zaken. Eenduidige informatie en ook op hetzelfde moment verstrekt.  De GMR uit haar onvrede en bezorgdheid over de wijze waarop onlangs een soort overleg heeft plaatsgevonden van enkele SOOOG-medewerkers en de GMR- secretaris. Het CvB erkent, dat dit niet zo had mogen gebeuren en anders had moeten verlopen. Intern is dit reeds aangekaart. Het CvB nodigt de secretaris van de GMR uit voor een gesprek. GMR-vergadering 9 september  Passend Onderwijs/OPR: verslag stand van zaken. Er wordt gewerkt aan aanpassing van de statuten. De bezetting gaat van 14 naar 10 personen. Binnen de OPR is men druk bezig de informatie en communicatie verder op te pakken. Suggestie vanuit de GMR om in toekomst (rond januari) een deskundige vanuit het Passend Onderwijs uit te nodigen voor meer informatie over zorgplicht, rechten, ontwikkelingen etc.  Adviesaanvragen:  Normjaartaak: adviesaanvraag ingetrokken door SOOOG.  Medisch Protocol: er komen een aantal vragen en suggesties naar voren. Globaal gezien hebben deze te maken met een betere afbakening en explicietere benoeming van een aantal zaken. Zo dient bv. de brandweer op de hoogte te zijn van de eventuele aanwezigheid van een zuurstofapparaat. Is de zorg nog behapbaar? En hebben scholen voldoende faciliteiten als de druk verder toeneemt?  Klokkenluidersregeling en Integriteitscode: er is een reactie gekomen van het CvB op een brief van de GMR. Het gaat de GMR met name om het

20



  

 

inbrengen van een evaluatiemoment als geheel en niet specifiek. Dit gaat mee naar de overlegvergadering.  Functiemix: inmiddels heeft overleg plaatsgevonden tussen PGMR en SOOOG. Het toegezegde nieuwe stuk is nog niet ontvangen.  Kwaliteitspool Leerkrachten: inmiddels is instemming verleend. Vacatures GMR/verkiezingen: Concrete situatie: 2 vacatures oudergeleding en 1 vacature personeelsgeleding ontstaan binnenkort. De procedure wordt gestart; de verkiezingscommissie bestaat uit Boelem de Roo en Alie Wouters. De GMR realiseert zich, dat gezien de ontwikkelingen binnen de organisatie ook de structuur van de medezeggenschap een onderwerp van overleg is. Belangrijk is om de continuïteit van de medezeggenschap te blijven waarborgen en de bezetting op peil te houden conform de WMS en het reglement. Kick off bijeenkomst 11 september Strategisch Beleidsplan: op verzoek van SOOOG heeft het secretariaat van de GMR informatie over deze bijeenkomst verspreid richting de MR-en. Managementrapportage SOOOG eerste halfjaar 2014: ter kennisgeving aangenomen. Contacten GMR/MR-en: gezien de vele komende overleggen is het niet haalbaar om dit deel van het kalenderjaar MR-en te bezoeken. Echter er zullen zeker momenten zijn, waarin de MR-en en de GMR op school(overstijgend) niveau van gedachten kunnen wisselen over wensen en visies. Daarnaast zijn de MR-en altijd van harte welkom op een GMR-vergadering. Scholing: komt later terug op de agenda. Kwartiermaker en kosten/verantwoording: onduidelijkheid bij de GMR over rol, specifieke opdracht en keuze om extern iemand aan te trekken. Het projectmatig aantrekken van iemand, valt buiten zeggenschap van de GMR; die ligt bij CvB.

Overlegvergadering 22 september Namens CvB: Jaap Hansen, Ted Hulst  Gestart wordt met een presentatie van het CvB waarin de toekomstplannen van SOOOG nader worden toegelicht. De uitwerking wordt nader in beeld gebracht. Het gaat om onderwerpen waarover ook met de GMR wordt gesproken en die ook in de toekomst nog richting de GMR zullen komen voor advies.  Passend Onderwijs: Het CvB geeft een nadere toelichting n.a.v. een vraag van de GMR hoe SOOOG omgaat met zorgvragen. Het CvB benadrukt het belang om de zorgvraag helder in beeld te krijgen en geeft ook aan welke rol het Expertisecentrum hierin vervult. Zo zijn er bijvoorbeeld ook contacten met de voorschoolse opvang (tijdig signaleren); de GMR merkt op, dat niet alle kinderen gebruik maken van deze opvang en zodoende niet alles in beeld komt. De alertheid van scholen bij de aanmeldingen is van belang. De intakeprocedures moeten zo uniform mogelijk zijn.  Herinrichting voortgang inrichting clusters/begeleiding clusterdirecteuren: Het CvB gaat in op de vragen van de GMR rondom doel en opdracht van de kwartiermaker. Het betreft concrete ondersteuning voor de clusterdirecteuren en betreft ook maatwerk. De ondersteuning staat in relatie tot de organisatie en de herinrichtingsplannen. Is sprake van aansturing van de kwartiermaker vanuit het CvB? Het CvB heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid. Er is sprake van

21

accentverschillen bij de clusterdirecteuren bv in de overlegstructuur. De communicatie dient in een cluster helder te worden opgezet en dit dient ook goed te worden beschreven. Voor de bekostiging verwijst het CvB naar de jaarrekening. Daar is te zien, dat rekening is gehouden met kosten (zoals ook voor de kwartiermaker). De GMR brengt in, dat ook vanuit de achterban kritische geluiden worden gehoord over kosten. De term golfsessie valt als voorbeeld. De GMR dringt aan op het goed communiceren over deze zaken, je wilt immers draagvlak hebben en houden, juist op de werkvloer. Het CvB geeft aan, dat gecommuniceerd wordt middels de website en nieuwsbrieven. De GMR ziet die weg niet als de meest wenselijke. In de praktijk vindt beeldvorming plaats; een rechtstreeks contact zoals een bijeenkomst, waar men daadwerkelijk met elkaar in gesprek kan gaan over de ontwikkelingen is daarbij in de ogen van de GMR minstens zo noodzakelijk. Het CvB begrijpt dat; er gebeurt ook op clusterniveau zeker al het een en ander rondom het geven van nadere uitleg. De GMR begrijpt dat dit alles onderdeel van het proces is, echter adviseert het CvB om organisatie-breed actief contact te houden met de achterban (bv kick off bijeenkomst). Daar bereik je meer als het gaat om draagvlak kweken en behouden. De GMR benadrukt dit advies nogmaals.  Samenwerking met andere besturen: Het CvB heeft hierover eerder gesproken met de GMR. Er zijn gesprekken gaande over een nadere samenwerking van het onderwijs in Oost-Groningen. Het CvB is van mening, dat er in dit gebied op den duur meer moet gebeuren wil je kwaliteit van het onderwijs behouden. Ook de GMR onderkent dat. Vanuit het Ministerie van Onderwijs is een holding als suggestie voor een vorm van samenwerking aangedragen. Daarnaast wil het ministerie ook een projectleider voor het verder ontwikkelen van deze mogelijk nadere samenwerking financieren.  Adviesaanvragen:  Klokkenluider/Integriteitscode: het eerdere advies van de GMR om een evaluatiemoment op te nemen wordt nogmaals toegelicht door de GMR. Het CvB geeft aan, dat dit onderwerp in het jaarverslag wordt opgenomen, zoals dat ook gebeurt bij de klachtenregeling. A.d.h.v. die rapportage kan de GMR dan indien gewenst nader op de inhoud terugkomen.  Medisch Protocol: het CvB geeft aan de gemaakte opmerkingen/adviezen van de GMR mee te nemen en daarmee aan de slag te gaan. Een definitief document volgt te zijner tijd als adviesaanvraag.  Terugblik Kick off bijeenkomst: zowel het CvB als bij de GMR is positief over deze avond. Er is een helder verhaal gehouden. Er zijn kritische vragen gesteld. De opkomst bleek uiteindelijk toch groter na een aanvankelijk geringe opgave. Wel had zowel de GMR als ook het CvB iets meer verwacht van de bijdrage van VOS/ABB. Hoe gaat het verder richting de oudergeledingen van de MR-en? Dat gaat verder via de clusterdirecteur, aldus het CvB. De GMR merkt op, dat inmiddels is geconstateerd, dat de informatie richting de oudergeleding niet overal op dezelfde wijze verloopt en signaleert hier een punt van aandacht. GMR-vergadering 9 oktober 2014  De GMR bespreekt de wenselijkheid van een vooroverleg tussen de voorzitter van de GMR en de voorzitter van het CvB. Men is van mening, dat dit alleen

22

zinvol is, wanneer sprake is van een toegevoegde waarde (bv. extra achtergrond informatie), waarbij zowel de voorzitter van de GMR als de voorzitter van de PGMR aanwezig zijn. Indien binnen functionele kaders wenselijk, staat de GMR daar vanzelfsprekend open voor.  Adviesaanvragen:  Medisch Protocol: de GMR wacht op een aanpassing in de adviesaanvraag.  Klokkenluidersregeling en Integriteitscode: eventuele toetsing kan plaatsvinden n.a.v. jaarverslag SOOOG, de GMR verleent instemming.  Functiemix: recent ontvangen. Zowel de PGMR als ook de oudergeleding zullen het stuk doorlezen. Daaruit voortvloeiende vragen gaan richting CvB.  GMR Begroting 2015 en Activiteitenplan: De stukken zijn gereed, inclusief de urenverantwoording van de PGMR. Samen met de definitieve begroting gaan deze richting het CvB.  Overleg GMR en VOS/ABB Strategisch Beleidsplan 20 november: een aantal onderwerpen zoals bv. de Payrollers, wordt ter voorbereiding besproken.  Overleg GMR en VOO: Medezeggenschapsstructuur 13 november: voorbereiding op de brainstormsessie. Een aantal opties voor de invulling van de medezeggenschapsstructuur wordt besproken, zo ook aspecten als het creëren van een goed draagvlak vanuit de medezeggenschap.  Gesproken wordt over signalen van onrust vanuit enkele scholen over “weer een invalkracht” voor de klas; vragen van ook de GMR over hoe zit het met de taken, structuren en afspraken. Dit gaat mee naar de overlegvergadering. * Geen overlegvergadering met het CvB op 9 oktober 2014. GMR-vergadering 6 november 2014  Terugkoppeling bijeenkomst AOb: Alie Wouters is naar deze bijeenkomst geweest, waar nadere informatie werd verstrekt over de nieuwe CAO P.O. Er moeten nog een aantal zaken nader worden uitgewerkt en in februari volgt een nieuwe bijeenkomst vanuit het AOb.  Adviesaanvraag:  Functiemix: PGMR plant een datum voor nader overleg met CvB.  Komend overleg met VOO 13 november: Rein van Dijk van het VOO zorgt voor de voorbereiding.  Komend overleg met VOS/ABB 20 november: staat geagendeerd.  Verkiezingen GMR: nog geen kandidaten aangemeld. Overlegvergadering 6 november 2015 Namens CvB: Jaap Hansen en Ted Hulst  Passend Onderwijs: Het CvB doet verslag van een recente bijeenkomst.  School-ondersteuningsprofielen: hier zal opnieuw naar moeten worden gekeken. Het CvB is voornemens dit samen met een externe deskundige te gaan doen.  Expertisecentrum: het CvB informeert de GMR over de huidige stand van zaken, onder meer over de verplichting ambulante begeleiders over te nemen van Renn4 en Rec3.

23

 Nieuwe CAO: er is een nieuwe overeenkomst tussen de PO-raad en de bonden: er moeten nog nadere uitwerkingen op bepalingen komen. Van daaruit zal CvB de uitwerking hiervan op SOOOG-niveau nader ter hand nemen.  Proces schoolcoördinatoren en werving: het CvB informeert de GMR over de actuele situatie rond de werving.  Adviesaanvraag:  Functiemix: er wordt een overleg gepland tussen SOOOG en de PGMR.  N.a.v. GMR verslag 9 oktober komt het onderwerp van de Payrollers in relatie tot het Strategisch beleidsplan ter sprake. Gevraagd wordt of deze constructie zal blijven bestaan? Het CvB geeft aan, dat de verwachting is, dat er meer mensen kunnen worden aangetrokken. Daarnaast is sprake van verandering in de wetgeving rondom de Payrollers. Daardoor kan het zijn dat ook de constructie moet gaan veranderen. Enkele risicofactoren komen ter sprake (de zgn. impulsgelden en het beleid van de overheid daarop) als ook de verdeling van de middelen van het Passend Onderwijs en de inzet daarvan. Kortom er is flexibiliteit nodig in het personeelsbeleid. Verder zal ook de nieuwe wetgeving (wet, werk en zekerheid) impact hebben. Wat betreft het effect van wisselingen/invalkrachten door afwezigheid en de vraag of hierover afspraken bestaan omdat kennelijk helderheid over taken en structuren lijkt te ontbreken, antwoordt het CvB, dat er een vaste dag in de week is, dat schoolcoördinatoren breed inzetbaar moeten zijn voor SOOOG. Echter op dit moment is wel sprake van extra belasting voor de coördinatoren. De verwachting is, dat dit zal gaan verminderen rond januari. Het CvB heeft hier aandacht voor. GMR-vergadering 11 december 2014  De GMR heet Noortje Bos welkom als nieuw lid voor de oudergeleding. Dit is tevens de laatste vergadering van Astrid van Leiden, lid van de personeelsgeleding.  OPR: vanuit de OPR gaat men aan de slag met het verbeteren van de communicatie naar de achterban.  Adviesaanvraag:  Functiemix: inmiddels heeft goed overleg plaatsgevonden tussen de PGMR, Ted Hulst en Ciska Walraven. Aanpassingen zullen worden verwerkt en er komt een nieuw stuk naar de GMR voor instemming.  Verkiezingen GMR: resultaat van de 1e ronde is een nieuw lid voor de oudergeleding regio Scheemda in de persoon van Noortje Bos. Voor de oudergeleding regio Reiderland komt vanaf januari Marloes Wierenga de GMR versterken. Voor de vacature oudergeleding regio Pekela is GMR lid oudergeleding Ester Boekholt beschikbaar/herkiesbaar. Er hebben zich geen andere kandidaten gemeld. De vacature personeelsgeleding regio Bellingwedde heeft zich niemand kandidaat gesteld. De vacature staat nu SOOOG-breed open. De GMR betreurt het, dat zich niemand kandidaat heeft gesteld voor de personeelsgeleding tot nu toe en heeft dit ook bij het CvB aangekaart.  Scholing: wordt in januari opgepakt.  Begroting GMR 2015: is inmiddels goedgekeurd door het CvB.

24

 Terugblik overleg met VOO 13 november jl.: een goed bezochte bijeenkomst met positieve ervaringen. Wederom de constatering, dat niet overal kennis aanwezig is van wat wel en wat niet tot het werkgebied van de GMR en het werkgebied van de MR behoort, zoals bv het verschil tussen schoolse en boven-schoolse aangelegenheden. Door iedereen als zinvolle bijeenkomst ervaren. Goed om met elkaar in wisselende samenstellingen te praten over diverse relevante onderwerpen.  Terugblik overleg GMR en VOS/ABB 20 november jl.: een zinvolle brainstormsessie, waarvan de terugkoppeling nog volgt en een volgende afspraak wordt gepland rond half januari.  De voorzitter bedankt Astrid van leiden voor haar inzet en betrokkenheid. Er wordt binnenkort op passende wijze afscheid genomen. Astrid van Leiden bedankt iedereen voor de fijne samenwerking. Overlegvergadering 11 december 2014 Namens CvB: Jaap Hansen, Ted Hulst  Nieuwsbrief: Het CvB meldt dat binnenkort de nieuwsbrief zal worden verspreid met een versie voor de ouders en een versie bestemd voor het personeel.  Passend Onderwijs: Vanuit de GMR wordt aangegeven, dat er sprake is van enige onduidelijkheid bij scholen over het Passend Onderwijs. Hoe gaat SOOOG hiermee om? Het CvB geeft aan, dat men met vragen terecht kan bij het expertisecentrum. De GMR betwijfelt of dat voldoende bekend is en onderstreept richting het CvB het belang om informatie te geven over het Passend Onderwijs en dit ook richting de ouders te communiceren. Het CvB meldt, dat men bezig is het expertisecentrum verder uit te bouwen, zodat men de scholen nog gerichter zal kunnen bijstaan.  Verkiezingen GMR: De GMR doet een beroep op het CvB om iets te betekenen in het proces van zoeken naar kandidaten voor de personeelsgeleding. Het baart de GMR zorgen, dat zich nog steeds niemand kandidaat heeft gesteld vanuit de personeelsgeleding. Het CvB deelt deze zorg en neemt dit mee.  Samenwerking andere besturen: Het CvB doet verslag van een recente bijeenkomst, die nog steeds een oriënterend karakter heeft. Men is met elkaar aan het brainstormen over mogelijke opties, waaronder een holdingstructuur. Aangegeven wordt, dat de Raad van Toezicht kennis heeft genomen van de ontwikkelingen en daarbij ook een aantal bedenkingen heeft gedeeld met het CvB. SOOOG is zelf ook bezig een blauwdruk te ontwikkelen over belangrijke componenten in mogelijke verdere samenwerkingsvormen. Er zullen zich de komende periode meerdere partijen uit moeten gaan spreken over de opties. Doel is, aldus het CvB, de krachten te bundelen en te komen tot een structurele samenwerking.  I-pads: De GMR heeft dit 2 jaar geleden aangekaart mede vanuit een kostenbesparend oogpunt. Het CvB heeft toen de GMR verzocht te wachten met de aanschaf en zou hier nog op terug te komen. Nu constateert de GMR, dat men binnen SOOOG inmiddels is overgegaan tot de aanschaf van de I-pads en is de GMR kennelijk buiten beeld gebleven. Het CvB erkent dit.

25

 Adviesaanvragen:  SOOOG-Begroting: recent ontvangen door de GMR. De GMR is nog niet in de gelegenheid geweest dit door te lezen. De adviesaanvraag staat geagendeerd voor januari/februari. Het CvB laat weten, dat eventuele uitkomsten van het strategisch beleidsplan aanleiding kunnen geven tot een tussentijdse aanpassing/bijstelling van de begroting. Heeft de nieuwe CAO invloed op de begroting? Begrotingstechnisch is dat niet het geval, aldus het CvB. De term begrotingsneutraal wordt gehanteerd.  Functiemix: gevraagd wordt naar de stand van zaken na het laatste overleg. De wijzigingen worden verwerkt, meldt het CvB. Het aangepaste beleidsstuk komt vervolgens naar de GMR voor advies. Jaarlijks overleg GMR/Raad van Toezicht/CvB 22 mei 2014 Jan de Wit(RvT) fungeert dit jaar als voorzitter. Na een wederzijdse nadere kennismaking wordt met elkaar van gedachten gewisseld over een aantal onderwerpen, zoals de wederzijdse verwachtingen, de herinrichting, de veranderende medezeggenschap, de bestuurlijke samenwerking, actuele ontwikkelingen zoals bv in het Passend Onderwijs, kwaliteitspool en de communicatie zoals deze plaats heeft gevonden in de afgelopen periode tussen de GMR en het College van Bestuur. Allereerst geeft de voorzitter van de GMR aan, dat zoals ook al eerder gesteld is, goede communicatie een belangrijke factor is in de samenwerking. Naast het reguliere overleg van GMR en CvB kan het ook zinvol zijn om de tijd te nemen gezamenlijk te brainstormen over actuele onderwerpen. De RvT uit een compliment over het GMR jaarverslag 2013. Men heeft hierdoor een goed inzicht gekregen in de wijze waarop de GMR haar taak uitvoert. De GMR geeft aan, dat zij het proces van een mogelijk veranderende structuur van de medezeggenschap in alle zorgvuldigheid wil doorlopen. Daarnaast wordt uitvoerig met elkaar gesproken over de communicatie vanuit het CvB richting o.a. de GMR, maar ook richting personeel en ouders. Op sommige momenten had dat beter gekund; dat zou zeker onrust hebben voorkomen. Het is van belang dat binnen de organisatie meer focus komt op communicatie, zodat (belangrijke) zaken helder/eenduidig gecommuniceerd worden aan betrokkenen. Overzicht van overleggen: 12 x GMR-vergaderingen, waarvan 10 regulier, en 2 extra overleggen 9 x Overlegvergaderingen Jaarlijks overleg met Raad van Toezicht Overleg met VOO/Rein van Dijk en GMR Breed overleg met MR-en/GMR en VOO Overleg met VOS/ABB en GMR Overleg/bijeenkomst Strategisch Beleidsplan SOOOG breed: CvB, RvT, GMR, MR-leden, belangstellenden en VOS/ABB Thema avond juni met bijdragen van o.m. CvB en externe deskundigen Bijeenkomst SOOOG-breed herinrichtingsplan Overleggen met lokale MR-en Overleggen projectgroep medezeggenschapsstructuur Personeelsgeleding intern overleg Personeelsgeleding extra overleg met CvB/Ciska Walraven Bijeenkomst vakbonden CAO informatie in relatie tot medezeggenschap

26

Overzicht van de adviesaanvragen: - Begroting 2014 en Meerjarenraming - Herinrichtingsplan - (Her-)benoeming clusterdirecteuren - Vakantierooster 2014/2015 - Functieboek PGMR - Bestuursformatieplan 2014-2015 - Kwaliteitspool Leerkrachten PGMR; aanvankelijk niet als adviesaanvraag, later - Notitie Klokkenluider en Integriteitscode - Managementstatuut en Bestuurs-filosofie - Functiemix - Medisch Protocol - Normjaartaak - SOOOG begroting 2015

instemming GMR instemming GMR positief advies instemming instemming (P)GMR instemming GMR instemming (P)GMR instemming positief advies in behandeling instemming ingetrokken in september in behandeling

Ongevraagde adviezen: Terugkijkend kan worden gesteld, dat de ongevraagde adviezen van de GMR aan het CvB, vooral betrekking hebben gehad op het beter ter hand nemen van de communicatie richting personeel en ouders. De GMR realiseert zich, dat SOOOG zich bevindt in veranderingsprocessen, die elk hun impact hebben en waarbij nog niet altijd meteen de gewenste helderheid en structuur geboden kan worden, maar blijft attenderen op transparantie. Intussen zijn we een jaar verder en nog altijd wordt de wijze, frequentie en tijdigheid van communicatie als onvoldoende beschouwd. Ook de wijze waarop informatie wordt gegeven verdient aandacht. Eenduidigheid en gelijktijdigheid zijn daarbij belangrijke en noodzakelijke stappen. Met het SOOOG-magazine wordt getracht informatie achteraf zo helder mogelijk samen te vatten. De GMR blijft van mening, dat transparantie en vooral ook tijdige communicatie van essentieel belang zijn voor de organisatie.

2.2

Vergaderingen PGMR De personeelsgeleding van de GMR (PGMR) vergaderde regelmatig afzonderlijk over de onderwerpen die tot haar aandachtsgebieden behoorden. Deze vergaderingen waren werkvergaderingen waarin bijv. beleidsstukken betreffende personeel besproken werden, bijeenkomsten werden voorbereid en uitgewerkt en waar, indien mogelijk, een voorschot werd gegeven op zaken die de gehele GMR aangingen. De PGMR kwam in 2014 in principe 2 keer per maand bijeen op de woensdagmiddag van 13.00 uur tot 15.30 uur. Deze vergaderingen vonden plaats op de Stuwe in Winschoten en de Meerkant te Oostwold. Vanaf augustus 2014 werd afwisselend op de dinsdag- en donderdagmiddag

27

vergaderd. Daarnaast kwam de PGMR ook 1 keer per maand samen met de oudergeleding van de GMR en de externe secretaris. Deze vergaderingen vonden plaats op de Noordkaap te Oostwold. De PGMR bestond in 2014 uit: Hans van Sermondt

voorzitter

regio Winschoten

Janita Witteveen

secretariaat: agenda

regio Reiderland

Aldi Bouwmeester

notulist

regio Scheemda

Astrid van Leiden

secretariaat

regio Bellingwedde

Alie Wouters

penningmeester

regio Pekela

Kenmerkende punten voor de werkzaamheden van de PGMR in 2014 waren:  herstructurering  strategisch beleidsplan  invoering Passend onderwijs  nieuwe structuur (G)MR  functieboek SOOOG  functiemix Beleidsnotities die in 2014 door de PGMR behandeld en goedgekeurd zijn:  benoemingsprocedure clusterdirecteuren  herinrichtingsplan  functieboek  bestuursformatieplan  kwaliteitspool leerkrachten Verder zijn door de PGMR de volgende activiteiten georganiseerd:  informatieavonden voor MR-en en andere belangstellenden met als thema: Strategisch beleidsplan, Medezeggenschap in herstructurering.  2 cursussen voor MR-leden met als onderwerpen: de basiscursus en een cursus over fusie. Komend jaar is de (P)GMR van plan de volgende activiteiten ie organiseren:  1 of 2 informatieavonden  scholing voor MR-en Terugblik PGMR SOOOG 2014: 

28

08-01-2014 Besloten wordt, dat de op 13 januari geplande voorlichtings- en informatie avond OPR niet door gaat. Verder is het maken van een flyer/folder besproken en wordt hiervan een eerste opzet gemaakt.

29



16-01-2014 De voortgang van het herinrichtingsplan en de benoemingsprocedure voor clusterdirecteuren wordt besproken. Er wordt een brief naar het CvB gestuurd, waarin vermeld staat dat de PGMR het betreurt dat delen van het advies niet zijn overgenomen. Tenslotte besteed de PGMR aandacht aan de agenda van de GMR-vergadering van 23 januari.



05-02-2014 Afronding koersnotitie; presentatie herinrichtingsplan in de Tramwerkplaats in Winschoten.



05-02-2014 Op de agenda staan de presentatie van het herinrichtingsplan, de begroting en scholing voor MR-en.



06-02-2014 Enkele leden van de PGMR bezoeken de informatiebijeenkomst over passend onderwijs in Stadskanaal.



19-02-2014 Gezamenlijk wordt er gewerkt aan het jaarverslag 2013, waarna de verdere taken hierover verdeeld worden.



06-03-2014 Het functieboek staat centraal op deze vergadering. Naar aanleiding van de notitie wordt informatie gevraag bij de AOb en de PO-raad.



13-03-2014 Extra vergadering PGMR: ‘s Middags bespreken van de brief van het CvB m.b.t. vragen GMR over het herinrichtingsplan. ‘s Avonds is de MR scholing basiscursus.



26-03-2014 Gesprek CvB en PGMR met als onderwerp het Functieboek.



09-04-2014 De volgende onderwerpen worden besproken: thema-avond Medezeggenschap in veranderende organisatie, Payrollers, vacatures toptalenten en de intentieovereenkomst tussen 4 schoolbesturen in OostGroningen en Passend Onderwijs.



24-04-2014 De notitie functiemix en het bestuursformatieplan staan op de agenda. De PGMR heeft vragen over de meerwaarde van de intentieovereenkomst, betreffende de samenwerking met andere besturen in Oost-Groningen, voor SOOOG en het managementcontract (handboek Governance).

.

30



21-05-2014 Gesprek CvB en PGMR over de volgende punten: bestuursformatieplan, formatie en onderwijsondersteuning SBO Delta, stand van zaken functieboek en functiemix.



04-06-2014 Thema-avond medezeggenschap, brief MR Delta en het financieel overzicht GMR worden besproken.



10-06-2014 Thema-avond medezeggenschap is een succes.



19-06-2014 Afscheid van enkele GMR leden tijdens een etentje in Beerta. De PGMR constateert dat het een druk schooljaar geweest is met veel vergaderingen. Na de zomervakantie worden de taken weer met frisse moed opgepakt.



28-08-2014 Op de eerste vergadering van het nieuwe schooljaar staat o.a. een adviesaanvraag over de normjaartaak op de agenda. Deze notitie wordt later ingetrokken i.v. m. de nieuwe CAO. Verder wordt een brief van de OPR besproken, net als de thema-avond, de column in het SOOOG magazine en het vergaderrooster van de PGMR.



11-09-2014 Kick off bijeenkomst Strategisch beleid in Midwolda



23-09-2014 In deze vergadering worden de onderlinge taken verdeeld, een tijdspad gemaakt voor de komende GMR-verkiezing en een opzet gemaakt voor de begroting van de GMR.



09-10-2014 In deze vergadering is aandacht voor de positie van de Payrollers, de kwaliteitspool en het activiteitenplan van de GMR 2015. Daarnaast wordt de komende GMR-vergadering voorbereid.



23-10-2014 Enkele PGMR-leden bezoeken het GMR-platform in Drachten



28-10-2014 Op de agenda staat: het verslag van het GMR-platform, de GMRverkiezingen, denksessie bijeenkomsten VOS/ABB en weer de functiemix. Ook wordt de agenda van de komende GMR-vergadering besproken.



20-11-2014 Strategisch beleidsplan wordt besproken.



26-11-2014 Gesprek CvB met PGMR over de notitie Functiemix. Deze notitie wordt uitgebreid besproken. Helaas kan de PGMR met deze notitie nog niet instemmen.

2.3 Themabijeenkomst voor de medezeggenschapsraden In 2014 organiseerde de GMR een goed bezochte interactieve bijeenkomst met het onderwerp ‘vernieuwde medezeggenschap’. Met de herinrichting van de organisatie wilde de GMR samen met haar achterban praten over een goede inrichting van medezeggenschap op schoolniveau, clusterniveau en organisatieniveau. Onder begeleiding van Rein van Dijk van de Vereniging Openbaar Onderwijs werd tijdens de voorlichtingsavond in groepen op een constructieve manier uitgebreid gediscussieerd over het onderwerp. Voor een breder oriëntatie op dit onderwerp is zowel met ouders als met (onderwijs) personeel uitgebreid gesproken over hoe de medezeggenschap, in de veranderende organisatie, het best tot haar recht komt. Dit proces is in 2014 nog niet afgerond.

2.4 Scholing Het afgelopen jaar heeft de scholing van de GMR en de MR-en vooral in het teken gestaan van de herinrichting van SOOOG. De koers- en organisatiewijzigingen hebben namelijk gevolgen voor de gehele medezeggenschapsstructuur binnen de organisatie. Voor begin 2015 is aangegeven dat voor wat betreft de basisscholing een drietal cursussen zullen worden aangeboden met de onderwerpen; basiscursus, begroting en schoolplan.

3. VOORUITBLIK 2015 Zowel de herinrichtingsplannen als de wijzigingen rondom het onderwerp ‘medezeggenschap’ zullen het aankomend jaar verder vorm gaan krijgen en blijven derhalve voor de GMR belangrijke speerpunten. Verder zal de GMR de ontwikkelingen rondom nieuwe, bredere samenwerkingsverbanden nauwgezet volgen. Wordt er nu nog oriënterend gesproken met diverse partijen binnen de provincie, met (SO)OOG voor de toekomst zal de GMR alle nieuwe verandervoorstellen zorgvuldig afwegen en daarbij de belangen van kinderen, ouders en personeel centraal stellen. Als zelfstandig adviesorgaan zal de GMR zowel gevraagd, als ongevraagd adviezen geven en initiatieven aandragen om het gezamenlijke belang zo goed mogelijk te dienen. De GMR staat dan ook altijd open voor kritieken, suggesties en ideeën die op organisatieniveau van belang kunnen zijn.

31