Gemeenschappelijke regeling Amsterdam Faculty of Science Artikel 1. Definities In deze Regeling wordt verstaan onder: - instellingen: de universiteiten die deze regeling aangaan, te weten de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Vrije Universiteit (VU); - faculteiten: de faculteiten van de instellingen die ingevolge artikel 2 samenwerken in het samenwerkingsverband dat bij deze regeling wordt ingesteld, zijnde de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica van de UvA en de Faculteit der Bèta Wetenschappen van de VU; - ingangsdatum: 1 januari 2014. Artikel 2. Instelling samenwerkingsverband 1. Ingesteld is het samenwerkingsverband Amsterdam Faculty of Science, verder te noemen AFS, waarin VU en UvA samenwerken ter uitvoering van alle wettelijke taken die de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica van de UvA en de op 1 januari 2014 in de Faculteit der Bèta Wetenschappen samen te voegen Faculteiten der Exacte Wetenschappen (FEW) en der Aard- en Levenswetenschappen (FALW) van de VU hebben op het gebied van onderwijs, onderzoek en kennisoverdracht aan de maatschappij (innovatie) . 2. Indien de samenvoeging van de FEW en FALW tot de Faculteit der Bèta Wetenschappen in de VU op een latere datum dan 1 januari 2014 gerealiseerd wordt, nemen zij tot die latere datum beide deel in het samenwerkingsverband. 3. Het samenwerkingsverband wordt ingesteld en in standgehouden krachtens deze gemeenschappelijke regeling in de zin van artikel 8.1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Artikel 3. Vestigingsplaats en locaties 1. De AFS is gevestigd in Amsterdam. 2. Onderwijs en onderzoek van de AFS vinden in hoofdzaak plaats op de locaties VU-campus (Information Science en Human Life Science) en Amsterdam Science Park (Science for Sustainability en Fundamentals of Science) met elk een inhoudelijk profiel. Artikel 4. Inbreng 1. UvA en VU brengen de arbeid van wetenschappelijk personeel en ondersteunend en beheerspersoneel om niet in de AFS. 2. UvA en VU brengen het gebruik van de ruimtes van de in artikel 3 genoemde locaties (inclusief de noodzakelijkerwijs gebouwgebonden dienstverlening) om niet in in de AFS. Dit gebruik zal
3.
4.
5.
6.
7. 8.
geschieden, per locatie, overeenkomstig de condities en regelingen die in de betreffende instelling voor het gebruik van ruimte zijn vastgesteld. In 2014 wordt de boekhouding van de inbreng in de AFS verzorgd in de eigen ERP-systemen van de VU en de UvA. In 2014 wordt de ondersteuning van de AFS op het gebied van bedrijfsvoering ingebracht vanuit de VU en de UvA. In mei 2014 besluiten de VU en de UvA over de inrichting van de bedrijfsvoering voor de AFS op basis van een lange-termijnperspectief voor de bedrijfsvoering voor VU, UvA en HvA dat wordt vastgesteld in relatie tot de verbeteringen in de bedrijfsvoering die worden ontwikkeld in het programma Nieuwe bedrijfsvoering VU. Deze inrichting van de bedrijfsvoering voor de AFS ondersteunt de doelstelling dat de AFS financieel en managerial in control is. Als UvA en VU niet verwachten dat de AFS reeds in 2015 over het benodigde beheersinstrumentarium kan beschikken, zal de UvA vanaf 2015 de administraties voor de AFS inbrengen, totdat de inrichting van de bedrijfsvoering van de AFS aan de gestelde eisen voldoet. In mei 2014 worden eenduidige huisvestingsnormen voor de AFS vastgesteld, waarvan VU en UvA vaststellen dat deze passen binnen de huisvestingskaders van de VU en de UvA (o.a. meters, kosten, financiering). Eveneens in mei 2014 bepalen de VU en de UvA gezamenlijk de waarderingsgrondslag en –methodiek die de basis vormt om de waarde van de inbreng van de huisvesting vast te stellen. Individuele investeringsbeslissingen worden getoetst aan de gezamenlijke normen. Met betrekking tot de overige inbreng om niet dan hiervoor aangegeven onder de leden 1 t/m 4 (zoals bijvoorbeeld het gebruik van roerende bedrijfsmiddelen) beslissen de Colleges in overleg met de decaan van de AFS over de manier waarop deze zaken worden ingebracht. Indien de uitvoering van het tweede of vierde lid leidt tot verplaatsing van werk van de ene naar de andere instelling, hanteren de Colleges daarvoor het principe mens volgt werk. De totale inbreng om niet vindt plaats in een nader te bepalen verhouding tussen VU en UvA. Deze verhouding wordt bepaald op grond van door de Colleges nader vast te stellen waarderingsregels. Over de waarderingsregels en de inbreng nemen de Colleges uiterlijk in mei 2014 een besluit. Indien door de ene instelling in een boekjaar meer wordt ingebracht dan overeenkomt met de genoemde verhouding, pleegt de andere instelling in het daaropvolgende boekjaar een extra inbreng om niet die overeenkomt met de waarde van de verrichte extra inbreng van de eerstgenoemde instelling. De instellingen streven naar een jaarlijkse inbreng die overeenkomt met de genoemde verhouding, teneinde situaties van extra inbreng als hiervoor vermeld zo veel als mogelijk te vermijden. Voorafgaand aan ieder boekjaar voeren de instellingen overleg over de invulling van hetgeen in dat boekjaar onderscheidenlijk zal worden ingebracht in de het samenwerkingsverband.
Artikel 5. Bestuur 1. De Colleges van Bestuur van UvA en VU benoemen gezamenlijk één decaan van de samenwerkende bètafaculteiten van beide instellingen, tevens aangeduid als decaan AFS.
2. 3.
4. 5. 6. 7.
8.
9.
10.
De samenwerkende faculteiten van beide instellingen treden naar buiten als één bètafaculteit, de AFS. Ten aanzien van de AFS worden de wettelijke taken van het College van Bestuur door de Colleges van Bestuur van de instellingen in eenparigheid uitgevoerd. Zij besluiten in eenparigheid over alle regelingen en aangelegenheden die de AFS aangaan. Over de wijze waarop de Colleges gezamenlijk hun bevoegdheden uitoefenen en over de wijze waarop de decaan zich tot de Colleges richt, maken de Colleges gezamenlijk afspraken. Tot de afspraken kan behoren de mandatering van bepaalde aangelegenheden aan één van de leden van de Colleges, de portefeuillehouder AFS. De Raden van Toezicht van de UvA en de VU houden toezicht op de Colleges van Bestuur van respectievelijk UvA en VU en daarmee ook op hun handelen jegens de AFS. In de afspraken genoemd in het vierde lid erkennen de instellingen van elkaar de bestaande intensieve samenwerking tussen UvA en HvA, de eigen identiteit die de VU als bijzondere universiteit kent in de statuten van de Stichting waarvan zij uitgaat, en waar nodig de op grond van de wet bestaande verbindingen van de instellingen met het bij hen behorende UMC. Met de medezeggenschapsorganen op instellingsniveau maken de Colleges werkafspraken over de wijze van uitoefening van hun advies- en instemmingsrechten ten aanzien van de door de Colleges in eenparigheid te nemen besluiten. De Colleges stellen jaarlijks gezamenlijk, op voorstel van de decaan van de AFS, het jaarplan en de begroting van de AFS vast, met meerjarenbegroting volgens de daartoe geharmoniseerde p&c cyclus van beide instellingen. De conform artikel 4, achtste lid, bepaalde waarde van de inbreng van UvA en VU in de AFS wordt in de begroting opgenomen. Periodiek stellen de Colleges en de decaan in een convenant de hoofdlijnen van het beleid van de AFS voor de komende jaren vast, aansluitend op de planperiode van hun instellingsplannen. De decaan legt verantwoording af aan de gezamenlijke Colleges van Bestuur op een wijze die zoveel mogelijk aansluit bij de planning & control cyclus van beide instellingen.
Artikel 6. Decaan 1. De decaan is belast met de algemene leiding, daaronder begrepen de bedrijfsvoering, van de AFS. 2. Daartoe ontvangt de decaan van beide Colleges van Bestuur een mandaat voor de bedrijfsvoering. Beide mandaten zijn gelijk van inhoud, voor zover de verschillende rechtspersoonlijkheden van de Instellingen dat toelaten, en bevatten de mogelijkheid tot verlening van nagenoeg volledig ondermandaat. 3. Wanneer sprake is van verschillen tussen UvA en VU, in de interne regelgeving die invloed heeft op de reikwijdte en toepassing van het mandaat, bepalen de Colleges welke regelgeving van toepassing is. 4. De decaan heeft periodiek bestuurlijk overleg met de gezamenlijke Colleges van Bestuur. 5. De decaan wordt bij de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden bedoeld in het tweede lid bijgestaan door een managementteam.
6.
In het Centraal Bestuurlijk Overleg van de UvA en het Bestuurlijk Overleg van de VU en in de vergaderingen van het College voor Promoties van de UvA en het College van Decanen van de VU kan de decaan zich door een vice-decaan laten vervangen, behoudens inzake honoris causa voordrachten.
Artikel 7. Faculteitsreglement AFS De decaan stelt een faculteitsreglement AFS op, ter regeling van de inrichting en de bedrijfsvoering van de AFS. Het faculteitsreglement, of een wijziging daarvan, behoeft de goedkeuring van beide Colleges van Bestuur. Artikel 8. Rechtspositie personeel 1. De medewerker wiens arbeid wordt ingebracht in de AFS, behoudt de aanstelling bij de UvA dan wel de arbeidsovereenkomst met de VU. 2. Gewone hoogleraren van de AFS worden in beginsel benoemd aan beide instellingen. 3. Voor elk nieuw personeelslid waarvan de arbeid wordt ingebracht in de AFS, geldt dat hij/zij in dienst treedt van de VU en/of de UvA. De wijze waarop wordt nader bepaald door de gezamenlijke Colleges van Bestuur op voorstel van de decaan van de AFS, waarbij rekening wordt gehouden met de verhouding genoemd in artikel 4, achtste lid. 4. De Colleges besluiten, na overleg met de decaan, over de gelijkschakeling van de secundaire arbeidsvoorwaarden en de overige personele regelingen voor medewerkers die in dienst zijn van een van de instellingen en waarvan de arbeid wordt ingebracht in de AFS. Artikel 9. Aanmelding en inschrijving 1. De studenten van de opleidingen binnen de AFS worden indien mogelijk bij beide instellingen ingeschreven 2. De instellingen stellen in een protocol vast, met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens, dat en hoe: uitvoering wordt gegeven aan het eerste lid; docenten en medewerkers van de AFS studieresultaten en andere gegevens die betrekking hebben op AFS studenten kunnen vastleggen en inzien onverschillig bij welke instelling de student het eerst is ingeschreven. 3. De instellingen en de AFS spannen zich ervoor in dat het percentage van de studenten dat als eerste bij elk van de instellingen wordt ingeschreven (en daar dus collegegeld betaalt), dicht ligt bij de verhouding van de inbreng van beide universiteiten in de AFS. 4. Het tarief van het instellingscollegegeld, bedoeld in artikel 7.46 van de WHW, voor gezamenlijk aangeboden opleidingen binnen de AFS, al dan niet in de vorm van een joint degree, wordt door de Colleges van Bestuur van de instellingen gezamenlijk vastgesteld. Indien het niet een gezamenlijk aangeboden opleiding betreft van VU en UvA, stellen de Colleges het tarief ieder voor zich en zonder afstemming met elkaar vast.
5.
Voor de toepassing van het instellingscollegegeld beschouwen de Colleges de inschrijving voor een opleiding binnen de AFS als inschrijving bij de eigen instelling.
Artikel 10. Rechtsbescherming studenten 1. De rechtsbescherming van de AFS studenten is voor alle studenten gelijk. 2. Ter bevordering van de in het eerste lid genoemde gelijkheid nemen de instellingen een vertegenwoordiger van de andere instelling op in de commissies die bezwaar en beroep van studenten van de AFS behandelen. Artikel 11. Toegang tot studentenvoorzieningen 1. Alle AFS studenten komen dezelfde rechten en faciliteiten toe. Elk der instellingen geeft aan de studenten die zijn ingeschreven voor een door de AFS aangeboden opleiding, ongeacht onder welke van de instellingen deze opleiding ressorteert, recht op het gebruik van haar studentenvoorzieningen, tegen de in die instelling voor de eigen studenten geldende condities. 2. De VU en de UvA passen de regelgeving over het profileringsfonds, bedoeld in artikel 7.51 van de WHW, zo aan dat een AFS student niet bij beide fondsen een tegemoetkoming in dezelfde kosten kan krijgen. Jaarlijks verrekenen zij het gebruik van het profileringsfonds door AFS studenten in de verhouding van het door AFS studenten betaalde collegegeld aan VU resp. UvA. Artikel 12. Saldo van baten en lasten
1. 2.
3.
4.
Uiterlijk in mei 2014 besluiten de Colleges over de wijze van waardering van inbreng en de toerekening van baten en lasten aan het samenwerkingsverband Uiterlijk in mei 2014 besluiten de Colleges over de procedure en werkwijze voor het berekenen van het jaarlijkse saldo van baten en lasten van de AFS en de manier waarop dit saldo toekomt aan, resp. gedragen wordt door de instellingen. Aan het eind van het boekjaar zuiveren de instellingen de rekening-courantverhoudingen die zij in verband met de AFS in hun boeken hebben direct aan. De door de instellingen namens de AFS ontvangen collegegelden zullen door de instellingen in rekening-courant worden gehouden als voorschot op de verdeling van het saldo van baten en lasten. De VU en de UvA hanteren de AFS-locatieprofielen voor het Amsterdam Science Park en de VUcampus en het programma en de planning van het huisvestingsprogramma AFS 2015-2023 als kader voor de realisatie van de huisvesting voor de AFS. Om te zorgen dat de uitvoering van het huisvestingsprogramma AFS geen onnodige vertraging oploopt, stellen de VU en de UvA zich over en weer garant gedurende een periode van maximaal drie jaar voor de huisvestingslasten en leegstandsrisico’s die voortvloeien uit de bewegingen op de korte termijn (drie jaar). Het gaat hierbij om:
-
een garantie van de VU aan de UvA voor proeflaser en genetica (kassen) een garantie van de UvA aan de VU voor Sils naar het O|2-gebouw.
Artikel 13. Informatieafspraken 1. In de informatieafspraken wordt vastgelegd hoe en hoe vaak informatie over de studenten, de onderwijs- en onderzoeksprestaties, de financiën en het ingebrachte personeel wordt uitgewisseld tussen de instellingen en welke personen over welke informatie mogen beschikken. De Informatieafspraken vormen een bijlage bij deze gemeenschappelijke regeling. 2. De Wet bescherming persoonsgegevens wordt in acht genomen. 3. De UvA en de VU delen en bespreken hun begroting en meerjarenprognoses, investeringsplannen en -realisaties, financieringsafspraken en jaarrekening met elkaar voor ze worden vastgesteld. Zij zenden elkaar deze stukken toe, tegelijk met de aanbieding aan de audit committee van de eigen Raad van Toezicht. Artikel 14. Wijziging en ontbinding 1. Een besluit tot wijziging van deze gemeenschappelijke regeling wordt genomen door de Colleges van Bestuur van VU en UvA, gehoord de decaan. 2 In geval van wijziging van het wettelijk kader passen de Colleges, gehoord de decaan van de AFS, deze regeling zodanig aan dat zij met behoud van de bedoelingen van de instellingen passend is op het gewijzigde kader. 3. Ontbinding geschiedt door opzegging, dan wel door een gezamenlijk in eenparigheid genomen besluit van de Colleges naar aanleiding van een evaluatie als bedoeld in artikel 16, derde lid. Opzegging geschiedt door een schriftelijk en gemotiveerd bericht aan de andere instelling, in principe niet eerder dan tegen eind 2023, en met inachtneming van een opzeggingstermijn die ten minste vier volledige academische jaren omvat. 4. In geval van ontbinding van de gemeenschappelijke regeling worden de balansposten van de AFS, waaronder de bestemde reserves, toegedeeld aan de instelling die de taak waarmee de post verbonden is voortzet. De niet-taakgebonden posten, waaronder in ieder geval de algemene reserve, worden zodanig tussen VU en UvA verdeeld dat eerst iedere instelling de per 2015 overeenkomstig artikel 12 ingebrachte algemene reserve terugontvangt en daarna de resterende (positieve en negatieve) reserves, schulden, verplichtingen en bezittingen van de AFS worden verdeeld in de verhouding van de inbreng. Een eventueel te verrekenen inbrengverschil als bedoeld in artikel 4, achtste lid, wordt hierop verrekend. 5. Een besluit tot onderbrenging van een onderdeel of opleiding van een andere faculteit in de AFS of een besluit om een onderdeel of opleiding van de AFS onder te brengen in een faculteit buiten AFS, behoeft de goedkeuring van de Colleges van Bestuur. Indien daartoe een wijziging van het Universiteitsreglement UvA of het Bestuursreglement VU nodig is, doorloopt dat besluit vervolgens de daarvoor aangewezen procedure in de betreffende instelling(en). Artikel 15. Geschillen 1. Een geschil tussen onderdelen van VU en/of UvA over de uitleg of uitvoering van deze regeling wordt voorgelegd aan de Colleges van Bestuur.
2.
3.
4.
Voor instellingsgebonden richtlijnen aan decanen ex artikel 9.5 WHW bepalen de Colleges of en hoe zij deze zullen harmoniseren, dan wel of de desbetreffende richtlijn bindend is voor de decaan van de AFS. Indien de Colleges niet tot een eensluidend oordeel komen en een eenparige beslissing niet mogelijk is, vindt eerst overleg plaats tussen de beide Collegevoorzitters. Als die niet tot overeenstemming komen, wordt een mediator ingeschakeld. Leidt mediation niet tot een door beide partijen onderschreven oplossing van het geschil, dan wordt – in overleg met de beide Raden van Toezicht – een onafhankelijke arbitragecommissie ingesteld, die een bindend oordeel uitspreekt. Voor een niet-sluitende AFS begroting is de instemming van elk der Colleges van Bestuur vereist in verband met de consequenties voor het financieringsbeleid van hun instelling.
Artikel 16. Ingangsdatum en duur 1. Deze gemeenschappelijke regeling gaat in op <1 januari 2014>. 2. De volgende artikelen worden op een door de Colleges vast te stellen latere integratiedatum, doch uiterlijk 1 januari 2015, van kracht: artikel 4, eerste, tweede en zesde lid; voor de artikelen 7, 9, 10 en 11 kunnen de Colleges een latere datum van ingang bepalen dan 1 januari 2014, maar niet later dan 1 januari 2015. 3. Deze regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, met een tussentijdse evaluatie jaarlijks tot eind 2016, en voorts ter gelegenheid van het ingaan van elke nieuwe convenantperiode.
Aldus vastgesteld te Amsterdam op DATUM JAAR
Het College van Bestuur van de Vrije Universiteit
prof. mr. dr. J.W. Winter, voorzitter
Het College van Bestuur van de Universiteit van Amsterdam
dr. L.J. Gunning-Schepers, voorzitter
