Knowledge Performance Scan De Knowledge Performance Scan geeft relatief snel en goedkoop inzicht in de stand van zaken met betrekking tot de manier waarop met kennis wordt omgegaan in een organisatie(onderdeel). De uitkomsten geven aanknopingspunten voor verbetering vanuit kennisperspectief. Deze verbeterpunten kunnen vervolgens worden gebruikt om richting te geven aan kennismanagement initiatieven. Het is handig een kopie of print van de Knowledge Performance Scan te hebben wanneer je paragraaf 4.2.1 leest. Je kunt de scan ook downloaden van www.praktijkgerichtkennismanagement.nl. Deze scan heeft betrekking op ………………………………
Deel I: strategische verankering Geef aan in hoeverre u het eens bent met onderstaande stellingen (1 = volstrekt mee oneens, 5 = helemaal mee eens) 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Strategische focus Onze organisatie beschikt over duidelijke strategische doelstellingen. Onze doelstellingen geven richting aan mijn werkzaamheden. Over onze doelstellingen wordt voldoende gecommuniceerd. De doelstellingen van onze organisatie worden breed gedragen/geaccepteerd. Onze doelstellingen worden continu getoetst, geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.
1
2
3
4
5
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Het belang van kennis Ik moet voortdurend leren om geschikt te blijven voor mijn taak/functie. Standaardisering of automatisering van mijn werkzaamheden is niet mogelijk. In mijn werk is iedere nieuwe situatie weer anders. Ik moet continu improviseren. Klanten selecteren ons op de kennis en ervaring die we in huis hebben. De waarde van onze organisatie wordt voor een groot deel bepaald door de kennis en ervaring van onze medewerkers.
1
2
3
4
5
3 3.1
Kennisfocus Wij weten wat we zouden moeten weten voor de realisatie van onze strategische doelstellingen (strategische kennisgebieden). Wij weten welke kennis we in huis hebben. Wij weten welke kennis we niet in huis hebben (maar wel zouden moeten hebben). De strategische kennisgebieden geven (inhoudelijk) richting aan onze werkzaamheden. De strategische kennisgebieden vormen het uitgangspunt voor de inrichting van onze systemen en de ontwikkeling van onze medewerkers.
1
2
3
4
5
3.2 3.3 3.4 3.5
4 Kennisgebieden Wat zijn de strategische kennisgebieden van uw organisatie(onderdeel)/ In welke mate is de kennis m.b.t. deze kennisgebieden momenteel aanwezig/beschikbaar? In welke mate zou deze kennis volgens u aanwezig/beschikbaar moeten zijn? (1 = weinig kennis aanwezig/beschikbaar, 5 = veel kennis aanwezig/beschikbaar). Huidig kennisniveau 1 2 3 4 5 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
Gewenst kennisniveau 1 2 3 4 5
Deel II: effectieve kennisprocessen Geef aan in hoeverre u het eens bent met onderstaande stellingen (1 = volstrekt mee oneens, 5 = helemaal mee eens) 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
5.6
6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6
7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6
Ontwikkelen Wij bouwen systematisch kennis (deskundigheid) op over onderwerpen die van strategisch belang zijn. Ontwikkeling of acquisitie van kennis vindt doelgericht plaats op basis van een inventarisatie van kennistekorten. Ik krijg voldoende ruimte om te werken aan mijn persoonlijke ontwikkeling/ambitie. Ik krijg voldoende ruimte om te experimenteren met nieuwe inzichten. Wij onderhouden goede relaties met toonaangevende partijen (klanten, leveranciers, concurrenten, onderzoeksbureaus) op kennisgebieden die voor ons van strategisch belang zijn. Kennisontwikkeling is niet uitsluitend voorbehouden voor één afdeling (bijvoorbeeld R&D) of één soort functie.
1
2
3
4
5
Vastleggen Het vastleggen van kennis en ervaringen wordt voldoende gefaciliteerd (bijv. d.m.v. een geautomatiseerd systeem). Bij het vastleggen van kennis staat herbruikbaarheid voorop. Vastleggen van kennis vindt doelgericht plaats op basis van onze strategische kennisgebieden. Bij het vastleggen van kennis vinden wij kwaliteit belangrijker dan volledigheid. Bij het vastleggen van kennis concentreren we ons op gestandaardiseerde procedures en routinematige handelingen. Bij ons is het doel van vastleggen om mensen met elkaar te verbinden rond strategische thema’s.
1
2
3
4
5
Delen Wij besteden veel tijd aan het delen van kennis via rechtstreeks contact (bijvoorbeeld via bijeenkomsten, lezingen, intervisie, coaching et cetera). Ik ben mij bewust van de waarde van mijn kennis en ervaringen voor anderen. Medewerkers hebben geen moeite met het delen van kennis (het gezegde ‘kennis is macht’ is bij ons niet van toepassing). Kennis wordt actief gedeeld tussen verschillende afdelingen (businessunits, projectteams et cetera) en tussen verschillende niveaus. Het delen van kennis wordt (materieel of immaterieel) beloond.
1
2
3
4
5
Hergebruiken Wij hebben inzicht in elkaars vakinhoudelijke kennis en ervaringen (bijvoorbeeld door middel van Yellow Pages, Kenniskaarten of Personal Profiles). Het is mij duidelijk waar en hoe kennis en ervaringen kunnen worden teruggevonden. Voordat men met een opdracht aan de slag gaat wordt eerst gezocht naar eerder opgedane kennis en ervaringen in vergelijkbare projecten/werkzaamheden. Medewerkers hebben er geen moeite mee om kennis van collega’s te hergebruiken (wij hebben geen last van het zogenoemde ‘not-invented-here’ syndroom. Routines en gewoonten staan hergebruik van kennis niet in de weg. Het wiel wordt bij ons zelden tweemaal uitgevonden.
1
2
3
4
5
Evalueren Werkzaamheden/projecten worden altijd geëvalueerd. Wij beschikken voor het evalueren van werkzaamheden over een eenduidige evaluatiemethodiek. Belangrijke ervaringen (lessons learned) worden vastgelegd en beschikbaar gesteld voor anderen. Evaluaties leiden tot organisatorische verbeteringen of verbeteringen van producten en diensten. Evaluaties leiden tot aanpassing van strategische doelen. Fouten worden bij ons zelden herhaald.
1
2
3
4
5
Deel III: kennisvriendelijke randvoorwaarden Geef aan in hoeverre u het eens bent met onderstaande stellingen (1 = volstrekt mee oneens, 5 = helemaal mee eens) 10 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 11 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6
12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 13 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 14 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 14.6
Management Mijn manager/leidinggevende geeft aan welke kennis van belang is voor de organisatie. Mijn manager/leidinggevende faciliteert een goede uitwisseling van kennis en ervaringen. Mijn manager/leidinggevende stimuleert me om mijn kennis met anderen te delen. Mijn manager/leidinggevende motiveert me om te leren en mezelf verder te ontwikkelen. Mijn manager/leidinggevende geeft het goede voorbeeld met betrekking tot het delen en hergebruiken van kennis. Mijn manager/leidinggevende beloont het delen en hergebruiken van kennis.
1
2
3
4
5
Structuur Onze organisatiestructuur is eenvoudig, met weinig hiërarchische niveaus. Bij ons stroomt kennis makkelijk heen en weer tussen leidinggevende en medewerkers. Bij ons stroomt kennis makkelijk heen en weer tussen verschillende afdelingen/businessunits/projectgroepen/et cetera Onze structuur vormt geen belemmering voor communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen/businessunits/et cetera. Wij hebben maatregelen genomen om kennisuitwisseling tussen verschillende organisatieonderdelen zo goed mogelijk te faciliteren. De fysieke inrichting van ons kantoor draagt in positieve zin bij aan de uitwisseling van kennis.
1
2
3
4
5
Cultuur In onze organisatie voelt men zich vrij en vertrouwd om kennis met elkaar te delen. In onze organisatie heerst een hechte groepsband (team spirit). In onze organisatie heerst geen of nauwelijks onderlinge competitie tussen individuele medewerkers of afdelingen. In onze organisatie heerst een informele sfeer. Dit uit zich o.a. door open deuren en makkelijk toegankelijke collega’s. Onze cultuur wordt gekenmerkt door respect en collegialiteit. Onze cultuur wordt gekenmerkt door stimuleren, motiveren en belonen.
1
2
3
4
5
Systemen Onze organisatie beschikt over (geautomatiseerde) systemen om kennis vast te leggen en te verspreiden. De inrichting van onze systemen is gebaseerd op de strategische kennisgebieden. Onze systemen zijn up-to-date en worden goed onderhouden. Onze systemen zijn makkelijk toegankelijk en gebruikersvriendelijk. Onze systemen maken ons werk efficiënter.
1
2
3
4
5
Medewerkers Strategische kennisgebieden vormen het uitgangspunt bij werving en ontwikkeling van onze medewerkers. Onze medewerkers zijn ondernemend en experimenteren graag met nieuwe inzichten. Onze medewerkers streven continu naar verbetering en vernieuwing. Onze medewerkers zijn in staat op een creatieve manier gebruik te maken van bestaande/beschikbare kennis. Onze medewerkers zijn altijd bereid te luisteren naar de ervaringen van anderen. Onze medewerkers zijn altijd op zoek naar samenwerkingsmogelijkheden (zowel intern als extern).
1
2
3
4
5
Deel IV: bestaande instrumenten Hieronder vindt u een overzicht van maatregelen en instrumenten die in onze organisatie worden toegepast ter bevordering van het efficiënte en effectieve gebruik van kennis. Geef aan in hoeverre u tevreden bent met de werking ervan. 1 = zeer ontevreden, 5 = zeer tevreden, Nvt = wordt door mij niet gebruikt.
15 15.1 15.2 15.3 15.4 15.5 15.6 15.7 15.8 15.9 15.10
Instrumenten/maatregelen
1
3
4
5
Nvt
ontwikkelen
organisatie(onderdeel): ------------------------------
2
5,0
- doelgerichtheid - ruimte om te experimenteren - ruimte voor persoonlijke ambitie - oog voor externe bronnen - oog voor alle niveaus
4,0 3,0 vastleggen
evalueren 2,0 - standaardisatie - brede verspreiding - duidelijk zichtbare impact
- transparante kennishuishouding - bedrijfsmatig gebruik van kennis - bereidheid om kennis te gebruiken
hergebruiken
- focus op herbruikbaarheid - focus op routine - focus op verbinden - focus op kwaliteit - focus op gemak
1,0
delen
- frequent rechtstreeks contact - bewustzijn waarde van kennis - kennis is macht, delen is kracht - grensoverschrijdend - delen wordt beloond
management
organisatie(onderdeel): ------------------------------
5,0
- richting geven - vrijheid en gebondenheid - focus op faciliteren - stimuleren en motiveren - belonen
4,0 3,0 structuur
medewerkers 2,0 - ondernemend - focus op leren - creatief vermogen - communicatief vermogen - vermogen tot samenwerken
- doelgericht - up-to-date en goed onderhouden - makkelijk toegankelijk en gebruikersvriendelijk - geïntegreerd in werkprocessen
- eenvoud, weinig hiërarchie verticale en horizontale kennisstroom - grensoverschrijdende communicatie en samenwerking - kennisvriendelijke inrichting kantoor - compensatie van gekozen structuur
1,0
systemen
cultuur
- vrijheid - vertrouwen - betrokkenheid - niet concurreren, maar samenwerken - open en informeel
