Gedragscode
Gedragscode Bedrijfswaarden en gedragsregels
Policy Eigenaar
Director GRC
Policy Goedkeurder
Board of Management
Ingangsdatum
15 November 2013
Uitgifte datum
Versie
Naam
Titel
15-Nov-2013
1.0
Fokko Kool
Group Director Governance Risk & Compliance
1/8
Gedragscode
Table of Contents
1. Inleiding door de Raad van Bestuur .............................................................................................. 3 2. Bedrijfswaarden ................................................................................................................................ 4 2.1. Integriteit ..................................................................................................................................... 4 2.2. Loyaliteit ..................................................................................................................................... 4 2.3. Kritisch denkvermogen............................................................................................................. 4 3. Gedragsregels .................................................................................................................................. 5 3.1. Gedrag van de medewerker .................................................................................................... 5 3.1.1. Respect en gelijke behandeling ...................................................................................... 5 3.1.2. Veiligheid en gezondheid op de werkplek ..................................................................... 5 3.1.3. Belangenverstrengelingen................................................................................................ 5 3.1.4. Privacy van de medewerker............................................................................................. 5 3.1.5. Sociale media ..................................................................................................................... 5 3.1.6. Handelen met voorkennis................................................................................................. 5 3.1.7. Bedrijfsmiddelen ................................................................................................................ 6 3.1.8. Nauwkeurige boekhouding ............................................................................................... 6 3.1.9. Vertrouwelijkheid ............................................................................................................... 6 3.2. Klanten, zakenpartners en concurrenten .............................................................................. 6 3.2.1. Maatschappelijk verantwoord ondernemen ................................................................... 6 3.2.2. Eerlijk handelen ................................................................................................................. 6 3.2.3. Corruptie en omkoping...................................................................................................... 7 3.2.4. Witwassen........................................................................................................................... 7 3.2.5. Concurrentie ....................................................................................................................... 7 3.2.6. Octrooien en handelsmerken........................................................................................... 7 3.2.7. Privacy van klanten en zakenpartners ........................................................................... 7 3.2.8. Exportcontroles .................................................................................................................. 7 3.2.9. Inkoop .................................................................................................................................. 7 4. Uw persoonlijke inzet ....................................................................................................................... 8 5. Onze verbintenis tot naleving ......................................................................................................... 8 6. Ingangsdatum ................................................................................................................................... 8
2/8
Gedragscode
1. Inleiding door de Raad van Bestuur De reputatie van Imtech is een van de belangrijkste bezittingen van onze Groep. De Raad van Bestuur streeft ernaar een juist mix van integriteit, loyaliteit en kritisch denkvermogen te ontwikkelen en te handhaven als een hoeksteen van onze Groep. De Gedragscode (hierna: Code) zet de bedrijfswaarden en gedragsregels uiteen die we allemaal moeten opvolgen in onze keuzes, gedragingen en besluiten van alledag. Het belangrijkste doel van de Raad van Bestuur van Imtech met deze Code is om duidelijke richtlijnen te geven over wat Imtech ziet als handelen met integriteit, loyaliteit en kritisch denkvermogen. Een hoge mate van bewustzijn van de waarden en interne regels en voorschriften van Imtech is essentieel bij onze dagelijkse werkzaamheden. Imtech zorgt voor een cultuur van wederzijds vertrouwen en waardeert meningsverschillen alsmede culturele diversiteit. We stimuleren een cultureel divers personeelsbestand en nemen besluiten en -maatregelen zonder discriminatie op ras, kleur, nationaliteit, religie, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid of beperkingen. Naleving van deze Code zal ons een voordeel geven bij het zakendoen en zal bijdragen aan de continuïteit van Imtech op de lange termijn. De Raad van Bestuur heeft er vertrouwen in dat met de inspanningen van elke medewerker de reputatie van Imtech kan worden beschermd, en dat Imtech vertrouwen biedt aan alle bij de groep betrokken personen en organisaties: aandeelhouders, klanten, leveranciers, financiers, accountants en medewerkers. Als u twijfels heeft over deze waarden en regels, of over hoe u ze zou moeten toepassen in een concrete situatie, dient u naar uw lijnmanager of Compliance Functionaris te gaan en hem of haar om advies te vragen. Alleen gezamenlijk kunnen we het gewenste niveau van integriteit, loyaliteit en kritisch denkvermogen garanderen. Namens de Raad van Bestuur: Gerard van de Aast CEO, Imtech Groep
3/8
Gedragscode
2. Bedrijfswaarden De Imtech Groep (hierna: Imtech) zet zich in voor deugdelijk zakelijk gedrag en bestuurd daarom haar onderneming volgens de bedrijfswaarden en gedragsregels zoals beschreven in deze Code. Imtech streeft ethisch gedrag na, waarvoor de Code de principes definieert die alle medewerkers van Imtech (hierna: wij of ons) als leidraad voor hun handelen nemen. Binnen Imtech karakteriseert de juiste balans tussen integriteit, loyaliteit en kritisch denkvermogen onze organisatie.
2.1. Integriteit Imtech hecht er grote waarde aan om een oprechte en betrouwbare partner te zijn en voert haar werkzaamheden uit op een verantwoorde wijze die de belangen van iedereen die betrokken is bij Imtech, alsook publieke belangen, beschermt. We verwachten dat al onze medewerkers elkaar en onze klanten, zakenpartners (bijv. leveranciers, tussenpersonen, onderaannemers) en concurrenten eerlijk behandelen, hun rechten respecteren en oprecht zijn in onze zakelijke transacties.
2.2. Loyaliteit We hebben allemaal de plicht om in het beste belang van Imtech en de bij de Groep betrokken personen en organisaties te handelen. De Code van Imtech schrijft juridische en ethische principes voor die van toepassing zijn op elke situatie waarin zaken wordt gedaan voor Imtech. Imtech streeft ernaar loyaliteit te zijn jegens haar opdrachtgevers door te allen tijde eerlijk te handelen. We streven naar relaties met klanten en derden, die zijn gebouwd op samenwerking en een lange termijn visie.
2.3. Kritisch denkvermogen Binnen Imtech moet onze houding er een zijn van opbouwende kritiek jegens elkaar als onderdeel van onze focus op integriteit, loyaliteit en kwaliteit, die consistent moeten worden beoordeeld en vergroot. We respecteren en moedigen kritische gedachten en het uiten van kritiek of zorgen binnen alle niveaus in Imtech aan.
4/8
Gedragscode
3. Gedragsregels Deze Code bevat de bedrijfswaarden van Imtech en de vertaling van deze waarden in algemene gedragsregels. De Code is van toepassing op alle medewerkers van Imtech.
3.1. Gedrag van de medewerker 3.1.1. Respect en gelijke behandeling Imtech hecht er grote waarde aan om een eerlijke en betrouwbare werkgever te zijn en spant zich in om een goed werkgever te zijn. Bovenal stelt respect mensen in staat hun werk goed te doen met de juiste instrumenten, middelen en training. Onze inspanningen zijn gericht op het stimuleren van goede prestaties en het waarderen en respecteren van elkaars meningen. Brute of slechte behandeling of intimidatie wordt niet getolereerd, noch enige vorm van discriminatie. 3.1.2. Veiligheid en gezondheid op de werkplek Imtech creëert een werkklimaat waarin de medewerkers optimaal kunnen presteren, met de juiste balans tussen werk- en privéleven. Maximale veiligheid op het werk, de bescherming van de gezondheid en het voorkomen van ziekte en arbeidsongeschiktheid vormen de basis van veiligheid en gezondheid op de werkplek. 3.1.3. Belangenverstrengelingen Besluiten die Imtech betreffen, moeten niet beïnvloed worden door persoonlijke en privéoverwegingen. Daarom moeten medewerkers elke activiteit vermijden die strijdig zou kunnen zijn met hun verantwoordelijkheden jegens Imtech. Dit zijn bijvoorbeeld een dienstverband of andere zakelijke relatie met een concurrent, klant of leverancier van Imtech of misbruik van de positie van de medewerker binnen Imtech om zichzelf, familieleden, vrienden of andere derden te bevoordelen. 3.1.4. Privacy van de medewerker Imtech verbindt zich ertoe om de vertrouwelijke informatie van medewerkers te respecteren en beschermen. Dit houdt in dat de toegang tot dergelijke informatie beperkt is tot het personeel dat daartoe over de geëigende bevoegdheid beschikt en een duidelijke bedrijfsmatige behoefte heeft aan deze informatie. 3.1.5. Sociale media Het gebruik van sociale media kan een negatief effect hebben op de reputatie van Imtech. Daarom wordt van de medewerkers verwacht dat zij de reputatie van Imtech niet schaden en zich onthouden van het doen van uitspraken die schadelijk kunnen zijn voor Imtech. Als u zorgen heeft, bespreek het dan eerst met mensen binnen Imtech. 3.1.6. Handelen met voorkennis Bij Imtech is het verboden om transacties uit te voeren met effecten van Imtech met gebruikmaking van voorkennis, hetzij voor het persoonlijk gewin van de medewerker of ten 5/8
Gedragscode
behoeve van een derde. Het is elke medewerker die beschikt over voorkennis verboden om derden aan te raden transacties in financiële instrumenten uit te voeren waarop zijn/haar voorkennis betrekking heeft, dan wel ervoor te zorgen dat derden dit doen. Als u twijfelt over of een verbod van toepassing is, is het raadzaam advies te zoeken. 3.1.7. Bedrijfsmiddelen De bedrijfsmiddelen van Imtech, apparatuur, gebouw, kantoorartikelen, ICT-voorzieningen, arbeidsuren en bedrijf gerelateerde knowhow worden alleen ingezet voor het werk bij Imtech. Verkoop of diefstal van deze middelen is verboden en medewerkers moeten de bedrijfsmiddelen op verantwoorde wijze gebruiken voor het doel waarvoor ze bedoeld zijn. 3.1.8. Nauwkeurige boekhouding Imtech vindt het van essentieel belang om juiste en niet-misleidende financiële informatie over Imtech en haar werkzaamheden te rapporteren. Dit begint met een zorgvuldige administratie en goedkeuring van alle zakelijke transacties in het boekhoudkundige proces. Onze administratie verschaft een volledig en transparant beeld; er wordt actuele, betrouwbare en relevante informatie bijgehouden. Besluiten met betrekking tot alle zakelijke transacties dienen goed te worden gedocumenteerd. 3.1.9. Vertrouwelijkheid Bedrijfsinformatie is een van de belangrijkste bezittingen van Imtech en moet vertrouwelijk worden behandeld. Het is onze medewerkers verboden om vertrouwelijke bedrijfsinformatie, financiële, persoonlijke of technische informatie, plannen of gegevens waarover zij de beschikking hebben gekregen, te delen met daartoe niet bevoegde partijen.
3.2. Klanten, zakenpartners en concurrenten 3.2.1. Maatschappelijk verantwoord ondernemen Imtech onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord ondernemen en we leggen verantwoording af over onze inspanningen om op verantwoorde wijze te voldoen aan de groeiende economische, milieu- en sociale behoeften van de wereld. Binnen Imtech is sociaal verantwoord ondernemen vertaald in een aantal thema’s. Onze bedrijfsvoering dient te voldoen aan de sociale eisen van de omgeving en veiligheidsoverwegingen. Er worden wanneer dat maar mogelijk is milieuvriendelijke oplossingen aangeboden aan opdrachtgevers en eindgebruikers, met duurzaamheid en afbreekbaarheid als belangrijke criteria. Bovendien houden we ons strikt aan regelgeving op het gebied van mensenrechten en tolereren we geen kinderarbeid en/of gedwongen arbeid. 3.2.2. Eerlijk handelen Imtech streeft ernaar een reputatie als een betrouwbare en ethisch handelende zakenpartner in stand te houden. We proberen op eerlijke wijze om te gaan met al onze klanten, zakenpartners en concurrenten. We mogen onszelf niet oneerlijk bevoordelen ten opzicht van een ander door een verkeerde voorstelling van materiële feiten, manipulatie, verberging, misbruik van vertrouwelijke informatie, fraude of ander oneerlijke zakenpraktijken.
6/8
Gedragscode
3.2.3. Corruptie en omkoping Het geven, aanbieden, beloven, aanvaarden, overeenkomen te ontvangen van of het verzoeken om geschenken, uitnodigingen, steekpenningen en andere ongepaste voordelen is verboden. Dit is niet alleen van toepassing op de voordelen van met Imtech verbonden personen en zakenpartners, maar ook op die van ambtenaren. Alleen goedkope promotionele geschenken of uitnodigingen voor bescheiden entertainment worden niet als omkoping beschouwd. Denk eraan dat zelfs ongegronde claims van corruptie onze reputatie kunnen schenden. 3.2.4. Witwassen Imtech zet zich in om te voorkomen dat bedrijfsmiddelen van Imtech worden gebruikt voor het witwassen van geld, hetgeen gedefinieerd wordt als een poging door individuen of organisaties om de opbrengsten van criminele activiteiten te verbergen door deze criminele opbrengsten legitiem te maken. We moeten betalingen voor goederen en diensten alleen via goedgekeurde en behoorlijk gedocumenteerde betalingsmethodes doen en ontvangen. 3.2.5. Concurrentie Imtech is voorstander van een vrije markt en concurreert met andere ondernemingen op haar terrein op een professionele, eerlijke en ethische wijze. We tolereren geen schendingen van antitrustwetten (bijv. prijsafspraken met concurrenten en marktverdelingen zijn verboden). 3.2.6. Octrooien en handelsmerken Octrooien, handelsmerken en andere intellectuele eigendommen zijn deel van de bedrijfsidentiteit van Imtech en kunnen niet worden gedeeld met een externe partij. Het zijn essentiële middelen om bedrijfsdoelstellingen te behalen. 3.2.7. Privacy van klanten en zakenpartners Imtech verzekert de bescherming van de privacy van persoonlijke gegevens en communicaties van klanten en zakenpartners. Medewerkers van Imtech mogen klanten- of zakenpartnergegevens niet gebruiken, wijzigen, delen of verspreiden zonder een goede bedrijfsmatige reden en behoorlijke goedkeuring hiervoor. 3.2.8. Exportcontroles Imtech legt zich toe op het leveren van kwalitatief hoogstaande service aan klanten over de hele wereld en om dit te kunnen doen, kan het nodig zijn dat we apparatuur, technologie, diensten of software naar een ander land exporteren. Op grond van de regelgeving inzake exportcontroles vallen elektronische overdrachten ook onder de term export. We moeten voldoen aan alle relevante exportcontrolevoorschriften. 3.2.9. Inkoop Imtech volgt een actief inkoopbeleid dat als doelen heeft het bereiken van kostenreducties en het tot stand brengen van duurzaamheid en innovatie door samenwerking met leveranciers. Inkoopmedewerkers en ander personeel van Imtech die mogelijk invloed hebben op de selectie van leveranciers en langdurige relaties met leveranciers, moeten er in het bijzonder voor waken dat er zich geen situaties voordoen die aanleiding geven tot belangenverstrengeling.
7/8
Gedragscode
4. Uw persoonlijke inzet De Raad van Bestuur van Imtech zorgt ervoor dat deze Code wordt geïntroduceerd en gecommuniceerd. De Directeur GRC is ervoor verantwoordelijk dat de Code periodiek wordt herzien en geactualiseerd. De directeuren van de divisies, groepsondernemingen en bedrijfseenheden moeten zorgen dat medewerkers kennis hebben van de regels. Het is de verantwoordelijkheid van elke medewerker om ervoor te zorgen dat zij deze gedragsregels toepassen en naleven.
5. Onze verbintenis tot naleving Wanneer u een vraag heeft over of een gedraging toelaatbaar is of u als advies wenst te krijgen over het toepassen van de bedrijfswaarden of gedragsregels, moet u contact opnemen met uw lijnmanager of uw Compliance Functionaris. Als uw zorgen niet lokaal kunnen worden besproken of opgelost, aarzel dan niet om contact op te nemen met de Directeur GRC via
[email protected]. Overtredingen van deze gedragsregels kunnen leiden tot disciplinaire procedures. Onze medewerkers dienen wangedrag te melden op grond van de bepalingen van de Klokkenluidersregeling van Imtech. Imtech heeft ook een Commissie Ethiek opgericht, die verantwoordelijk is voor de correcte en tijdige behandeling van meldingen betreffende wangedrag.
6. Ingangsdatum Deze Code treedt in werking op 15 november 2013 en vervangt alle eerder Gedragscodes en -regels.
8/8
