Gebruiksaanwijzing Vox M3110, Vox M3310 & Vox M3820
Inhoudsopgave: 1
INLEIDING ....................................................................................................................................................3
2
ALGEMEEN...................................................................................................................................................3 2.1
NOTATIEWIJZE ...........................................................................................................................................3
*1 MEELUISTEREN .............................................................................................................................................3 KIES OF ZOEK 2.2 2.3 2.4 2.5 3
4
TOETSFUNCTIES .........................................................................................................................................4 SCHEMATISCH OVERZICHT VOX M3310.......................................................................................................5 SCHEMATISCH OVERZICHT VOX M3310.......................................................................................................6 SCHEMATISCH OVERZICHT VOX M3820.......................................................................................................7
ALGEMENE FACILITEITEN ......................................................................................................................8 3.1 3.2 3.3 3.4
GEKOZEN NUMMERS / BELLERS LIJST & Ê .............................................................................................8 BERICHT INDICATIE ....................................................................................................................................8 CURSOR TOETSEN .......................................................................................................................................8 DELETE A ...............................................................................................................................................8
3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 3.18 3.19
DIAL Ã ...................................................................................................................................................8 DISPLAY ....................................................................................................................................................9 EDIT E ....................................................................................................................................................9 FUNCTIETOETSEN .......................................................................................................................................9 GIDS &...................................................................................................................................................10 HOLD.......................................................................................................................................................10 LCD-STRIP ..............................................................................................................................................10 LUIDSPREKER ...........................................................................................................................................10 LUIDSPREKER/MUTE LED.........................................................................................................................11 LIJNTOETS ...............................................................................................................................................11 MICROFOON .............................................................................................................................................11 MUTE ......................................................................................................................................................11 PROGRAM ................................................................................................................................................11 RLS..........................................................................................................................................................11 VOLUMEREGELAAR [ - <<< >>> + ].........................................................................................................11
BASISFUNCTIES .........................................................................................................................................11 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7
5
<<< >>> ...............................................................................................................................3
GESPREK TOT STAND BRENGEN .................................................................................................................11 GESPREK BEANTWOORDEN........................................................................................................................11 HANDENVRIJ BELLEN ................................................................................................................................11 GESPREK BEËINDIGEN ...............................................................................................................................12 GESPREK IN DE WACHT ZETTEN .................................................................................................................12 GESPREK TERUGNEMEN: ...........................................................................................................................12 GESPREK DOORVERBINDEN (TRANSFER) ....................................................................................................12
FACILITEITEN............................................................................................................................................12 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10
AUTO ANS (AUTO ANTW.) - AUTOMATISCH BEANTWOORDEN.....................................................................12 AUTO DIAL (AUTO KIEZEN) - AUTOMATISCH KIEZEN .................................................................................13 AUTH.CODE (AUTORISATIE) - AUTORISATIECODE ......................................................................................13 BFS (CHEF) - CHEF-SECRETARESSE SCHAKELING ......................................................................................13 BUZZ (ZOEMTOON) - ZOEMTOON ..............................................................................................................14 CALL PICKUP (OVERNEMEN) - CALL PICKUP ..............................................................................................14 CALL WAIT (WISSELGESPREK) - GESPREK WACHTEND ...............................................................................14 CHARGE (KOSTENTEL.) - ACCOUNTCODE OPGEVEN ...................................................................................15 CONFERENCE (CONFERENTIE) - CONFERENTIEGESPREK .............................................................................15 DIG (INTERCOM) - INTERCOM GROEP .......................................................................................................16
5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18 5.19 5.20 5.21 5.22 5.23 5.24 5.25 5.26 5.27 5.28 6
TOESTELINSTELLINGEN ........................................................................................................................21 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12
7
DISPLAY - NUMMERS ZICHTBAAR MAKEN ..................................................................................................16 FORWARD (DOORSCHAKELEN) ..................................................................................................................16 GROUP CALL (GROEPSOPROEP) - GROEPSCONFERENTIE .............................................................................17 LAST NUMBER REDIAL - LAATST GEKOZEN NUMMERHERHALING ................................................................17 MAKE BUSY (BEZET) - TOESTEL BEZET MAKEN .........................................................................................17 MESSAGE (BERICHT) - BERICHT AANWEZIG ...............................................................................................17 NACHTBEL - BEANTWOORDING NACHTOPROEP ..........................................................................................17 OVERRIDE (OPSCHAKELEN).......................................................................................................................17 PARK (PARKEREN)....................................................................................................................................18 PRIVACY RLS (BIJSCHAKELEN) - OPHEFFEN PRIVACY .................................................................................18 PROGRAM - PROGRAMMEREN / OPSLAAN ...................................................................................................18 REMOTE CALL FORWARD (DIRECT DOORSCHAKELEN VANAF EEN ANDER TOESTEL)......................................18 RING AGAIN (BEL TERUG) - TERUGBELLEN NA BEZET EN NIET BEANTWOORDEN ..........................................19 RING ON/OFF (BEL AAN/UIT) - OPROEPSIGNAAL AAN/UIT ...........................................................................19 SPEED CALL (VERK. KIEZEN) - VERKORT KIEZEN ......................................................................................19 STORED NO. (NR. OPSLAAN) - OPGESLAGEN NUMMERHERHALING .............................................................20 TRANSFER (DOORVERBINDEN) ..................................................................................................................20 VOICE CALL - INTERCOM ..........................................................................................................................21
ALGEMEEN ..............................................................................................................................................21 MEELUISTEREN ........................................................................................................................................21 BELLERS LIJST .........................................................................................................................................21 GIDS ........................................................................................................................................................22 VOLUME AFSTELLEN .................................................................................................................................23 TERUGHALEN VOORKIEZEN .......................................................................................................................23 CONTRAST AFSTELLEN..............................................................................................................................23 KOSTENTELLER ........................................................................................................................................24 DISPLAYFORMAAT ....................................................................................................................................24 TAALSECTIE .............................................................................................................................................24 DISPLAY DIAGNOSE ..................................................................................................................................25 TOETSKLIK...............................................................................................................................................25
STANDAARD FACILITEITENCODES......................................................................................................25
1 Inleiding Uw Vox Meridian digitale systeemtoestel heeft een groot scala aan gebruikersmogelijkheden. Een groot deel daarvan zal ook op uw toestel geïnstalleerd zijn. Een juist gebruik van het toestel zal de efficiëntie van uw werk doen toenemen. Deze handleiding zorgt er voor dat u snel en doeltreffend de gebruiksmogelijkheden van uw toestel leert hanteren. De kans bestaat dat de hier beschreven faciliteiten met het door u gebruikte toestel (of systeeminstelling) niet te mogelijk zijn. Bijvoorbeeld; indien u in het bezit van een eenvoudig toestel (bijvoorbeeld Vox M3110) dan zijn de faciliteiten zoals onder andere, Bellerslijst en Gids functie niet te gebruiken. Waarschuwing Er is geprobeerd om in deze gebruiksaanwijzing de beschikbare faciliteiten zo volledig en correct mogelijk weer te geven, hieraan kunnen echter geen rechten worden verleend.
2 Algemeen 2.1 Notatiewijze Opdrachten worden steeds voorafgegaan door het teken Ø. Opsommingen worden steeds voorafgegaan door het teken v. Opmerkingen of systeemreactie worden voorafgegaan door het teken ü. In te voeren gegevens zijn steeds als T o e t s weergegeven. Schermteksten zijn steeds omkaderd en vet weergegeven. Voorbeeld: Ø Druk op P r o g r a m ü U ziet het volgende op het scherm:
*1 Meeluisteren Kies of zoek Ø Druk op *
1 om te kiezen.
<<<
>>>
2.2 Toetsfuncties De toetsen op het toestel bestaan uit de volgende typen: 2.2.1
Toetsen met een vaste functie
Hold
Wachtstand
Rls
Verbreken Microfoon uit Luidspreker
& é
Gids ê
ê
è
&Ê
Cursortoetsen Gekozennummers / Bellerslijst Getekend als (E in een rondje dus ) Edit-toets E
Delete/Wis-toets (de toets onder de lijntoets)
2.2.2 Toetsen met een variabele functie Onder deze toetsen kunnen diverse functies geprogrammeerd worden. Bijvoorbeeld: Transfer
Doorverbinden
Ring Again
Terugbellen
Forward
Doorschakelen
Zie voor een beschrijving van deze toetsen hoofdstuk 5 Faciliteiten (hieronder). Enkele faciliteiten kunnen ook met behulp van een code worden geactiveerd. Achter in de gebruikershandleiding zijn de meest gebruikte codes met hun betekenis weergegeven. Zie hoofdstuk 7 Standaard faciliteitencodes (hieronder).
2.3 Schematisch overzicht Vox M3310 De Vox M3110 bezit de volgende onderdelen;
2
3
1
2
3
4
5
6
7
8
9
*
0
#
<<<
12
Luidspreker Wachtstand toets (Hold) Message waiting lampje (Bericht aanwezig) Verbreektoets (Rls) LCD strip Programmeerbare functietoetsen
7) 8) 9)
Lijntoets Kiesklavier Microfoon uit
10)
Volumeregelaar
11) 12)
Luidsprekertoets Luidspreker lampje
5
6
1
1) 2) 3) 4) 5) 6)
4
11
>>>
10
7
9
8
2.4 Schematisch overzicht Vox M3310 De Vox M3310 bezit de volgende onderdelen;
2
3
4
5 6
KPN Telecom
7
1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
*
0
#
<<<
14
1) 2) 3) 4) 5) 6)
Luidspreker Wachtstand toets (Hold) Message waiting lampje (Bericht aanwezig) Verbreektoets (Rls) Display LCD strip
7)
Programmeertoets
8) 9) 10)
Programmeerbare functietoetsen Lijntoets Kiesklavier
11)
Microfoon uit
12) 13)
Volumeregelaar Luidsprekertoets
14)
Luidspreker lampje
13
8
9
>>>
12
11
10
2.5 Schematisch overzicht Vox M3820 De Vox M3820 bezit de volgende onderdelen;
2
3
4
5 6
KPN Telecom
7
1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
*
0
#
<<<
8 9 10
>>>
11
12 21
20
1)
Luidspreker
2)
Wachtstand toets H o l d
3)
Message waiting lampje (Bericht aanwezig)
4)
Verbreektoets R l s
5) 6) 7)
Display LCD strip Programmeertoets
8)
Programmeerbare functietoetsen
9)
Lijntoets
10)
Delete toets A
11)
Bevestig toets (Dial) Ã
12)
Handsfree microfoon (t.b.v. luidsprekend telefoneren)
13)
Gids
14)
Cursortoetsen é
15)
Gekozennummers / Bellerslijst & Ê
16)
Edit-toets E
17) 18)
Kiesklavier Microfoon uit
19) 20)
Volumeregelaar Luidsprekertoets
21)
Luidspreker lampje
ê
ê
è
19
18
17
16
15
14
13
3 Algemene faciliteiten 3.1
Gekozen nummers / Bellers lijst & Ê
Met behulp van deze faciliteit kunnen de volgende gegevens zichtbaar gemaakt worden; a. een lijst met 20 telefoonnummers van toestellen waarvan geprobeerd is u te bereiken b. een lijst met de 5 laatst door u gekozen nummers 3.1.1 Opvragen Gekozen nummers lijst Deze gegevens zijn op de volgende manier op te roepen; a.
druk op de toets & Ê (Gekozen nummers / Bellers lijst)
b.
selecteer door het drukken van de toets é de optie Gekozen nummers lijst
c.
met behulp van de é en ê toetsen kan door de lijst gestapt worden, met de toets è kan extra informatie over de oproep worden opgevraagd 1. met de toets à kan het nummer worden gekozen 2. met de toets E kan het nummer worden opgeslagen in de gids
3.1.2 Opvragen Bellers lijst Deze gegevens zijn op de volgende manier op te roepen; a.
druk op de toets & Ê (Gekozen nummers / Bellers lijst)
b.
selecteer door het indrukken van de toets ê de optie Bellers lijst
c.
met behulp van de é en ê toetsen kan door de lijst gestapt worden 1. met de toets à kan het nummer worden gekozen 2. met de toets E kan het nummer worden opgeslagen in de gids
3.2 Bericht indicatie Dit smalle rode lampje gaat branden wanneer er een bericht is binnengekomen. Berichten kunnen aanwezig zijn in het Voicemail systeem (Vox Meridian Mail) of bij de in het bedrijf aanwezige berichten centrale (meestal de telefoniste of de afdelingssecretaresse). 3.3 é
Cursor toetsen é
ê
è
Hiermee kunt u door de Gids, Bellerslijst en de Gekozennummerslijst lopen. 3.4
Delete A
Met behulp van deze toets kunnen namen en telefoonnummers uit de Gids of Bellerslijst worden verwijderd. 3.5
Dial Ã
Met deze (groene) toets kan een geselecteerd nummer uit de Gids worden gekozen. Na het indrukken van deze toets wordt de eerste lijntoets1 van het toestel geactiveerd hierna wordt het telefoonnummer gekozen. De LCD naast deze lijntoets gaat branden. 1
Onder deze toets zit het hoofdnummer van het toestel.
3.6 Display Het display bevat twee regels met elk 23 karakters. De volgende gegevens worden vermeld: v Datum en tijd (alleen wanneer u geen gesprek voert) v Het type binnenkomend gesprek (intern, extern of doorgeschakeld) v Of de functie Forward (Volgstand) geactiveerd is. v Of de functie Make Busy (Toestel Bezet Actief) geactiveerd is. v De nummers die opgeslagen zijn onder Auto Dial of Speed Call. Verder kunt u de display kantelen en het contrast afstellen. Zie ook, 6 Toestelinstellingen (hieronder) 3.7
Edit E
De toets wordt gebruikt om namen en telefoonnummers in de Gids te wijzigen. 3.8 Functietoetsen Met deze toetsen kunnen bepaalde functies en lijnen geactiveerd worden.
3.9 Gids & Met deze toets kunnen 75 namen en telefoonnummers in alfabetische volgorde worden ingebracht in een persoonlijke telefoongids. Telefoonnummers die zonder naam worden ingevoerd, worden in het begin van de lijst opgeslagen. Met de cursortoetsen kunt u door de lijst stappen. Toevoegen van nieuwe telefoonnummers; Ø Druk op & Ø Druk op Program Ø Toets het telefoonnummer in Ø Druk op Program Ø Voer de naam in via de cijfertoetsen. Druk op de cursortoets naar rechts om de volgende letter in te voeren. Ø Druk op Program Verwijderen van nummers: Ø Druk op & en zoek met de cursortoetsen het gewenste nummer Ø Druk op Delete Ø Druk nogmaals op Delete Ø Druk op Directory Zoeken naar nummers: Ø Druk op & Ø Loop met de cursortoetsen naar de gewenste naam of Ø Toets de eerste letter van de gezochte naam in. Gebruik de cursortoetsen om verder te stappen. Ø Druk op Dial Wijzigen van nummers en namen: Ø Druk op & Ø Zoek de gewenste naam Ø Druk op E Ø Druk op Program om de verschenen informatie op te slaan Ø Gebruik de cursortoetsen om door de naam c.q. het telefoonnummer heen te lopen. 3.10 Hold Door op deze toets te drukken zal een gesprek in de wacht gezet worden. Haal het gesprek uit de wacht door op de lijntoets naast het knipperende driehoekje te drukken. 3.11 LCD-strip Naast elke toets bevindt zich een ruitje met LCD’s (Liquid Crystal Display = vloeikristal). Het werkt als een lampje. Een lampje (driehoekje) knippert om aan te geven dat een lijn of functietoets geactiveerd is. Status LCD: Betekenis: Uit Lijn of functie is niet actief. Aan Lijn of functie is actief. Knipperend Er staat een gesprek in de wacht. Snel knipperend Er wordt een gesprek aangeboden / er wordt een functie geprogrammeerd. ü Een driehoekje zal constant branden wanneer een lijn of functie actief is. 3.12 Luidspreker Deze toets maakt het mogelijk handenvrij te bellen.
3.13 Luidspreker/Mute LED Dit kleine lampje gaat branden wanneer een lijn geactiveerd wordt en gaat knipperen wanneer de Mutefunctie geactiveerd is. 3.14 Lijntoets De toets rechts onder, boven de Gidstoets, is de lijntoets. Wanneer de hoorn wordt opgenomen, wordt deze toets geactiveerd. Er kunnen meerdere lijnen geprogrammeerd worden. 3.15 Microfoon De geïntegreerde microfoon (alleen aanwezig bij het type Vox M3820) zorgt ervoor dat er handenvrij gesproken kan worden. 3.16 Mute Tijdens een gesprek kan deze toets worden ingedrukt. De andere kant kan dan niet meer horen wat er gezegd wordt. Om terug te keren naar het gesprek, wordt nogmaals de Mute-toets ingedrukt. 3.17 Program Hiermee wordt toegang verschaft tot de telefoonopties via de display. Deze toets wordt ook gebruikt om de namen in de Gids op te slaan. 3.18 Rls. Door op deze toets te drukken, wordt de verbinding verbroken. Deze toets wordt alleen gebruikt bij handenvrij bellen. 3.19 Volumeregelaar [ - <<< >>> + ] Hiermee regelt u het volume van de bel, de luidspreker en de hoorn. Het volume kan alleen afgesteld worden op het moment dat het geluid daadwerkelijk klinkt. Het volume gaat omhoog wanneer op de rechterkant gedrukt wordt en omlaag wanneer als op de linkerkant gedrukt wordt.
4 Basisfuncties 4.1 Gesprek tot stand brengen Er zijn verschillende manieren om een gesprek op te bouwen: ♦ ♦ ♦ ♦
via de lijntoets via de Dial toets via de Speakertoets via de hoorn Ø Druk één van bovengenoemde toetsen in of neem de hoorn op. Ø Kies het telefoonnummer (voor een extern nummer, kies eerst een 0)
4.2 Gesprek beantwoorden Uw toestel gaat over en de LCD naast de lijntoets knippert. Ø Druk op de lijntoets, op de Speakertoets of neem de hoorn op. Ø Druk indien nodig op de gewenste lijntoets. 4.3 Handenvrij bellen Wanneer u beschikt over een Vox M3820, kunt u gesprekken voeren zonder de hoorn op te nemen. Het toestel is hiervoor uitgerust met zowel een luidspreker als een microfoon. 4.3.1
Een telefoongesprek voeren Ø Druk op Speaker. De LCD naast de lijntoets gaat branden.
Wanneer de verbinding tot stand komt, spreek dan, op normaal geluidsniveau, in de richting van het toestel. Houd er rekening mee dat de microfoon vrij gevoelig is en ook achtergrondgeluiden opvangt. Wanneer de verbinding niet tot stand komt, druk dan op Rls. Uitschakelen van de microfoon: ü U kunt de microfoon uitschakelen wanneer u bijvoorbeeld tijdens het gesprek iets met een collega wilt bespreken. Ø Druk op Mute. Weer inschakelen van de microfoon: Ø Druk nogmaals op Mute. 4.4
Gesprek beëindigen Ø Druk op Rls.
4.5 Gesprek in de wacht zetten U bent in gesprek en wilt dit in de wacht zetten. Ø Druk op Hold. De LCD naast de lijntoets knippert. 4.6
Gesprek terugnemen: Ø Druk op de toets waaronder het gesprek in de wacht staat.
4.7 Gesprek doorverbinden (Transfer) U bent in gesprek en u wilt dit gesprek doorverbinden naar iemand anders. Ø Druk op Transfer. De andere partij wordt in de wacht gezet en u hoort een kiestoon. Ø Kies het toestelnummer waarnaar u het gesprek wilt doorverbinden. Ø Kondig het gesprek aan. Deze stap is niet noodzakelijk. u kunt ook het gesprek doorverbinden door direct op [Transfer] te drukken. Ø Druk op Transfer. Als het toestel niet wordt beantwoord, of als u een verkeerd nummer heeft gekozen, keert u als volgt terug naar het gesprek: Ø Druk op [Rls.] Ø Druk op de lijntoets, waaronder het originele gesprek staat.
5 Faciliteiten 5.1 Auto Ans (Auto antw.) - Automatisch beantwoorden U kunt een gesprek aannemen, nadat de bel één keer is overgegaan, zonder dat u de hoorn hoeft op te pakken of een toets hoeft in te drukken. Dit is alleen mogelijk op de Vox M3820. Door middel van [Auto Ans] kunt u de faciliteit in- en uitschakelen: Ø Druk op [Auto Ans]. Ø De LCD gaat aan. ü Wees erop bedacht dat alle gesprekken automatisch aangenomen worden. De oproeper kan u dus ook horen. Auto Answer opheffen: Ø Druk op [Auto Ans]. ü De LCD gaat uit.
5.2 Auto Dial (Auto kiezen) - Automatisch kiezen Deze faciliteit stelt u in staat om een nummer te kiezen door op een toets te drukken. Deze faciliteit kunt u goed gebruiken bij veel gekozen nummers. Hoe u nummers moet opslaan en wissen, staat eveneens hieronder beschreven. Een nummer opslaan Ø Laat de hoorn liggen. Ø Druk op [Auto Dial]. Ø Kies het nummer dat u wilt opslaan. Druk op [*] om een pauze voor de kiestoon in te lassen (bijvoorbeeld na de 0 voor de buitenlijn). Ø Druk weer op [Auto Dial]. ü Het nummer is opgeslagen tot u het zelf verandert. Het nieuwe nummer wordt dan over het oude heen geschreven. Een nummer kiezen Ø Neem de hoorn op of druk op de lijntoets. Ø Druk op [Auto Dial]. ü Het nummer wordt nu automatisch voor u gekozen. Een nummer wissen Ø Laat de hoorn liggen. Ø Druk op [Auto Dial]. Ø Druk op [*]. Ø Druk weer op [Auto Dial]. 5.3 Auth.code (Autorisatie) - Autorisatiecode In bepaalde gevallen worden er autorisatiecodes toegewezen, waardoor bepaalde personen gesprekken kunnen voeren die boven hun normale verkeersklasse uitgaan. Ø Neem de hoorn op of druk op de lijntoets. Ø Kies de code [*73]. Ø Toets de autorisatiecode in. Ø Kies het gewenste nummer. 5.4 BFS (Chef) - Chef-Secretaresse schakeling Bij deze Busy-Forward-Status-schakeling wordt ervan uitgegaan, dat het toestel van de chef altijd direct doorgeschakeld staat naar de secretaresse. Dit betekent dat alle gesprekken voor de chef eerst bij de secretaresse binnenkomen. Deze gesprekken voor de chef komen op de eigen lijn van de secretaresse binnen en kunnen dan alsnog naar de chef worden doorverbonden. Het toestel van de chef kan zowel door de chef als door de secretaresse direct doorgeschakeld worden. De chef doet dit door de [Forward]-toets in te drukken, het toestelnummer van zijn secretaresse in te toetsen en nogmaals op [Forward] te drukken. De secretaresse heeft een speciale toets met het toestelnummer van haar chef op haar toestel. Hiernaast zal een driehoekje snel knipperen als het toestel van haar chef doorgeschakeld staat. Brandt er niets, staat het toestel dus niet doorgeschakeld. Zij kan dit vanaf haar eigen toestel instellen door de toets met zijn toestelnummer eenmaal in te drukken. Ook nu zal er een snel knipperend driehoekje verschijnen. Dient de chef-secretaresse schakeling opgeheven te worden kan dit weer vanaf beide toestellen gebeuren. De chef drukt dan eenmaal op de [Forward]-toets, de secretaresse drukt eenmaal op die toets met zijn toestelnummer. Het snel knipperende driehoekje is dan verdwenen. De secretaresse kan met diezelfde toets ook een gesprek doorverbinden naar haar chef. Dit gaat als volgt: Ø Druk op [Transfer]. Ø Druk op de toets met het toestelnummer van de chef. Ø Kondig (eventueel) het gesprek aan. Ø Druk nogmaals op [Transfer].
Met dezelfde toets kan de chef ook eenvoudig gebeld worden door de hoorn op te nemen en die toets in te drukken. Tevens kan de secretaresse aan deze toets zien of haar chef al dan niet in gesprek is. Als het driehoekje namelijk langzaam knippert, is het toestel van de chef bezet. Nog even de verschillende indicaties op een rijtje: v Knippert snel Het toestel staat doorgeschakeld en is vrij. v Knippert langzaam Het toestel staat doorgeschakeld en is bezet. v Brandt constant Het toestel staat niet doorgeschakeld en is bezet. v Er brandt niets Het toestel staat niet doorgeschakeld en is vrij. 5.5 Buzz (Zoemtoon) - Zoemtoon Wanneer uw toestel een [Buzz]-toets heft, is er een speciale verbinding met een ander toestel geprogrammeerd. U kunt dan een ‘buzz-signaal’ (zoemtoon) geven over de luidspreker van dat toestel. Ø Druk op [Buzz]. ü Als het toestel vrij is, klinkt het signaal op gewone sterkte; als het toestel bezet is, klinkt het signaal zachter. Zolang u deze toets ingedrukt houdt, klinkt er door de luidspreker van het toestel een zoemtoon. 5.6 Call Pickup (Overnemen) - Call Pickup Telefoons kunnen in zogeheten Pickup-groepen worden geplaatst. Dit betekent dat u gesprekken die op een ander toestel binnenkomen, vanaf uw eigen toestel kunt beantwoorden. Gesprekken beantwoorden van de eigen Pickup-groep Een toestel in uw Pickup-groep gaat over. Ø Neem de hoorn op of druk op de lijntoets. Ø Druk [Call Pickup] of kies code [842]. Gesprekken beantwoorden van een andere Pickup-groep De [DN Pickup]-toets maakt het u mogelijk om een gesprek dat op een bepaald toestel binnenkomt naar u toe te halen. Een gesprek beantwoorden met de [DN Pickup]-toets: Ø Neem de hoorn op of Ø Druk op de lijntoets. Ø Druk op [DN Pickup] of Ø Kies code [*43]. Ø Kies het toestelnummer. De [Grp Pickup]-toets stelt u in staat om een gesprek naar u toe te halen dat binnenkomt in een andere groep. Een gesprek beantwoorden met de [Grp Pickup]-toets: Ø Neem de hoorn op of druk op de lijntoets. Ø Druk op [GPU] of kies code [*44]. Ø Kies het nummer van de groep. 5.7 Call Wait (Wisselgesprek) - Gesprek wachtend Deze faciliteit geeft aan dat er een tweede gesprek voor u is binnengekomen terwijl u in gesprek bent. De LCD gaat knipperen. Ø Druk op [Hold]. Hiermee zet u het eerste gesprek in de wacht. Ø Druk op [Call Wait]. ü U bent nu verbonden met het tweede gesprek. Het tweede gesprek in de wacht zetten:
Ø Druk op [Hold]. Terugkeren naar het eerste gesprek: Ø Druk op de lijntoets waaronder het eerste gesprek staat. 5.8 Charge (Kostentel.) - Accountcode opgeven U kunt gesprekskosten ten laste laten komen van een bepaalde afdeling, een project of een administratienummer. Accountcode opgeven voor u gaat bellen Ø Neem de hoorn op of druk op de lijntoets. Ø Druk op [Charge] of kies code [*46]. Ø Voer het te belaste nummer in. ü U hoort een kiestoon. Ø Kies het nummer (voorafgegaan door de 0 voor de buitenlijn). Accountcode opgeven tijdens een gesprek U bent in gesprek. Er zijn twee manieren om deze faciliteit te activeren; Gebruik [Charge]: Ø Druk op [Charge]. ü De andere partij is nu in de wacht gezet. Ø Kies de Accountcode (het te belaste nummer). Gebruik [Hold]: Ø Druk op [Hold]. Ø Kies code [*46] Ø Kies de Accountcode. Ø Druk op de lijntoets. ü U bent weer verbonden met het gesprek. Accountcode opgeven terwijl het gesprek wordt doorverbonden Ø Druk op [Transfer]. Ø Druk op [Charge] of kies code [*46]. Ø Kies de Accountcode. Ø Kies het nummer van het toestel waar het gesprek naar toe moet worden verbonden. Ø Druk op [Transfer]. 5.9 Conference (Conferentie) - Conferentiegesprek U bent in gesprek en wilt meerdere personen erbij betrekken. Het maximum aantal deelnemers, inclusief uzelf, is zes. Ø Druk op [Conference]. ü Het gesprek wordt automatisch in de wacht gezet. U hoort een kiestoon. Ø Kies het nummer van degene die u bij het gesprek wilt betrekken. Ø Wacht op antwoord. ü U kunt nu spreken. De eerste partij hoort u niet. Ø Druk weer op [Conference]. ü U bent nu met drie personen in het gesprek. Meer personen bij het gesprek betrekken: Ø Herhaal vanaf de eerste behandeling. Elke partij kan zich terugtrekken uit het conferentiegesprek door op te hangen; de anderen blijven dan in conferentie. Wanneer u zelf eenmaal heeft opgehangen, kunt u niet meer naar het conferentiegesprek terugkeren. U kunt het conferentiegesprek wel in de wacht zetten en er later naar terugkeren.
5.10 DIG (Intercom) - Intercom groep Een aantal telefoontoestellen in uw bedrijf kan gegroepeerd zijn in Dial Intercom Groups. U kunt de leden van deze groep bellen met een één- of twee-cijferige code. Iemand in uw intercom groep bellen Ø Druk op [Intercom] ü De LCD gaat branden. Ø Kies de code van degene die u wilt bellen. Gesprekken binnen de intercom groep ontvangen Drie mogelijkheden 1. U wordt gebeld op uw [Intercom]-toets: Ø Druk op [Intercom]. 2. U wordt gebeld terwijl u in gesprek bent: Ø U hoort dan een zoemtoon door de luidspreker. 3. U hoort de oproeper over de luidspreker. Deze mogelijkheid bestaat als voor de toets op uw toestel de zogenaamde Voice-optie is ingesteld: Ø Neem de hoorn op. 5.11 Display - Nummers zichtbaar maken Deze faciliteit kunt u gebruiken om het nummer te zien dat onder Auto Dial, Forward of de code van de Verkort Kieslijst staat opgeslagen. Ø Druk op [Display] Nummers van Verkort Kieslijst tonen: Ø Druk op [Speed Call]. Ø Toets de code van het nummer dat u wilt zien. Ø Druk op [Display]. ü De LCD naast [Display] gaat uit Auto Dial nummers tonen: Ø Druk op [Display]. Ø Druk op [Auto Dial]. ü Het nummer opgeslagen onder [Auto Dial], verschijnt in het display. 5.12 Forward (Doorschakelen) U kunt inkomende gesprekken op een ander toestel laten binnenkomen. Dit kan nodig zijn als u bijvoorbeeld in een andere ruimte gaat werken. ü Uitgaande gesprekken blijven gewoon mogelijk als de volgstand geactiveerd is. Volgstand inschakelen: Ø Laat de hoorn liggen. Ø Druk op [Forward]. ü De LCD gaat knipperen. Ø Kies het nummer van het toestel waarop u de gesprekken wilt laten binnenkomen. Ø Druk weer op [Forward]. ü De LCD gaat aan. Volgstand uitschakelen: Ø Druk op [Forward]. ü De LCD gaat uit. Let op! Als u tweemaal achter elkaar [Forward] indrukt, komen de gesprekken binnen op het laatste toestel dat u voor [Forward] heeft gebruikt.
5.13 Group Call (Groepsoproep) - Groepsconferentie Deze faciliteit stelt u in staat om automatisch met een toets een conferentiegesprek op te zetten met een vooraf bepaalde groep van maximaal twintig personen. Ø Druk op [Group Call]. ü Alle personen in de groep worden nu een voor een gebeld. Als u een display heeft, ziet u welk nummer gekozen wordt. Wanneer iedereen heeft opgenomen, brandt de LCD van de [Group Call]-toets. Groepsconferentie in de wacht zetten: Nadat iedereen heeft opgenomen, kan het gesprek in de wacht gezet worden door degene die de Groepsconferentie heeft opgezet. Ø Druk op [Hold]. 5.14 Last Number Redial - Laatst gekozen nummerherhaling Het laatstgekozen nummer, zowel intern als extern, wordt automatisch opgeslagen. U kunt dit nummer eenvoudig weer kiezen. Ø Neem de hoorn op. Ø Druk op de lijntoets. 5.15 Make Busy (Bezet) - Toestel bezet maken U kunt deze faciliteit gebruiken als u niet gestoord wilt worden door inkomende gesprekken. Make busy inschakelen: Ø Druk op [Make Busy]. ü Uw toestel lijkt bezet. U kunt echter nog wel uitgaande gesprekken voeren. ü De LCD gaat branden. Make busy uitschakelen: Ø Druk op [Make Busy]. ü De LCD gaat uit. 5.16 Message (Bericht) - Bericht aanwezig Uw toestel is uitgerust met een langwerpig rood lampje. Dit brandt wanneer er een bericht voor u is. Ø Neem de hoorn op of Ø Druk op de lijntoets. Ø Druk op [Message]. ü U komt nu automatisch bij het systeem uit waarin het bericht geplaatst is (bijvoorbeeld ‘Meridian Mail’ of ‘de boodschappendienst’). 5.17 Nachtbel - Beantwoording nachtoproep Wanneer de bedienpost in de nachtstand staat, kunnen alle binnenkomende oproepen worden gesignaleerd op een nachtbel. Vanaf elk toestel kan het gesprek dan worden aangenomen door het intoetsen van de code. Ø Neem de hoorn op en wacht op de kiestoon. Ø Kies code [*83]. 5.18 Override (Opschakelen) U kunt inbreken op een intern toestel wanneer dit bezet is. U krijgt een bezettoon. Ø Druk op [Override]. ü De partijen van het gesprek waar u op inbreekt horen een waarschuwingstoon, waarna u met het gesprek verbonden bent. U kunt nu luisteren en/of spreken. Toestellen kunnen nu beschermd zijn tegen opschakelen. In dat geval hoort u bij uw poging om in te breken een snelle bezettoon. Het opheffen van de opschakelsituatie:
Ø Let de hoorn neer of druk op [RLS]. 5.19 Park (Parkeren) U kunt een gesprek parkeren onder een gekozen nummer, waarna u vanaf elk toestel toegang tot het gesprek heeft. Drie mogelijkheden 1. Een gesprek parkeren op een Station Call Park-number. Deze mogelijkheid gebruikt u, als u geen display heeft: Ø Druk op [Park]. Ø Toets een Station Call Park-number in. ü Dit kan elk willekeurig toestelnummer zijn. Ø Onthoud dit nummer. ü U heeft het nodig om weer toegang tot het gesprek te krijgen. Ø Druk op [Park]. 2. Een gesprek parkeren op het System Call Park-number: Ø Druk op [Park]. ü U kunt elk willekeurig toestelnummer eventueel over het systeem -gedefinieerde nummer heen schrijven. ü Het nummer verschijnt nu op het display. Onthoud dit nummer. U heeft het nodig om weer toegang tot het gesprek te krijgen. Ø Druk weer op [Park]. 3. Een gesprek parkeren met [Transfer]. Deze mogelijkheid gebruikt u als u geen [Park]-toets heeft: Ø Druk op [Transfer]. Ø Kies code [*76] + (toestel)nummer. Ø Druk op [Transfer]. Toegang krijgen tot een geparkeerd gesprek: Ø Neem de hoorn op of Ø Druk op de lijntoets. Ø Kies code [#76]. Ø Kies het nummer waaronder het gesprek is geparkeerd. Als het geparkeerde gesprek niet wordt beantwoord binnen een vastgestelde tijd, zal het terugvallen op het originele toestel. 5.20 Privacy Rls (Bijschakelen) - Opheffen Privacy Als u een toestelnummer met een of meerdere personen deelt, kunt u een ander zich bij uw gesprek laten voegen met behulp van deze faciliteit. Maak de persoon kenbaar dat u hem of haar in het gesprek wilt betrekken: Ø Druk op [Priv Rls]. ü De LCD naast de lijntoets gaat knipperen, totdat de derde persoon zich erbij voegt. Meer personen bij het gesprek betrekken: Ø Herhaal bovenstaande procedure. 5.21 Program - Programmeren / opslaan Met behulp van de [Program] toets kunnen de instellingen van uw toestel worden aangepast naar uw persoonlijke behoefte. Zie verder bij, 6 Toestelinstellingen (hieronder) 5.22 Remote Call Forward (Direct doorschakelen vanaf een ander toestel) U kunt vanaf ieder willekeurig toestel uw eigen toestel direct doorschakelen. Ø Neem de hoorn op. Ø Kies code [*22].
Ø Toets uw password in, dit is hetzelfde als uw toestelnummer. Ø Toets uw toestelnummer in. ü U hoort nu een bevestigingstoon. Ø Toets het toestelnummer in waarnaar u uw toestel in Forward wilt zetten, gevolgd door [#]. ü U hoort opnieuw de bevestigingstoon. Ø Leg de hoorn neer. ü Uw toestel staat nu doorgeschakeld. U kunt de doorschakeling vanaf ieder willekeurig toestel weer ongedaan maken. Ø Neem de hoorn op. Ø Kies code [*22]. Ø Toets uw password in. Ø Toets uw toestelnummer in. ü U hoort nu de bevestigingstoon. Ø Leg de hoorn neer. ü Uw toestel staat niet meer doorgeschakeld. 5.23 Ring Again (Bel terug) - Terugbellen na bezet en niet beantwoorden Als u een intern nummer kiest en het toestel is in gesprek, of wordt niet beantwoordt, dan kunt u deze faciliteit gebruiken om u te laten weten wanneer het toestel vrij komt, of wanneer het toestel weer gebruikt is. Ø U belt een nummer en hoort de bezettoon of er wordt niet opgenomen. Ø Druk op [Ring Again]. Ø Leg de hoorn neer. ü De LCD naast [Ring Again] gaat aan. ü U hoort een signaal als het eerder gebelde toestel vrijkomt. ü U moet binnen 30 seconden reageren. Ø Neem de hoorn op. Ø Druk op [Ring Again]. ü Het nummer wordt automatisch gekozen. Ring Again opheffen voordat het toestel vrijkomt of gebruikt wordt. Ø Druk op [Ring Again]. ü De LCD gaat uit. 5.24 Ring On/Off (Bel aan/uit) - Oproepsignaal aan/uit Met Ring On/Off kan van alle lijntoetsen op een toestel het oproepsignaal veranderd worden van bellend in niet bellend en andersom. Ø Druk op [Ring On/Off]. Ø Druk op de betreffende lijntoets(en). ü Als de LCD naast de lijntoets knippert, belt het toestel bij een binnenkomend gesprek op deze lijn. ü Als de LCD naast de lijntoets constant brandt, belt het toestel bij een binnenkomend gesprek op deze lijn niet. Ø Om bellend te veranderen in niet-bellend (of andersom) wordt dezelfde lijntoets nogmaals ingedrukt. Ø Druk nogmaals op [Ring On/Off] om dit te bevestigen. 5.25 Speed Call (Verk. kiezen) - Verkort Kiezen U kunt vaak gekozen nummers invoeren onder een één-, twee- of drie-cijferige code. Met behulp van deze code kunt u het nummer verkort kiezen. Er bestaan twee soorten verkort kieslijsten, namelijk de systeemlijst (wordt meestal door de telefonist(e) beheerd) en de eigen lijst. Dit kan een lijst zijn voor een hele afdeling, een groep gebruikers of een gebruiker.
Een verkort nummer invoeren Ø Laat de hoorn liggen Ø Kies de code. Ø Kies het nummer dat onder deze code moet worden opgeslagen. Ø Druk op [Speed Call]. Een verkort nummer kiezen Ø Neem de hoorn op of druk op de lijntoets. Ø Druk op [Speed Call]. Ø Kies de code van het nummer. Ø Het nummer wordt nu automatisch gekozen. Dit geldt voor nummers die opgeslagen zijn in de privelijst. Een verkort nummer kiezen (systeemlijst) Ø Neem de hoorn op of druk op de lijntoets. Ø Druk op [Sys.Sp.Call] of kies code [**]. Ø Kies de code van het nummer. 5.26 Stored No. (Nr. Opslaan) - Opgeslagen Nummerherhaling Met de [Stored No.]-toets kunt u tijdelijk een nummer opslaan. Later is dit nummer gemakkelijk weer te kiezen. Deze faciliteit is handig als u een nummer kiest dat: • in gesprek is; • niet antwoordt; • u later nogmaals wilt kiezen. Nummer opslaan: Ø Kies het nummer. Ø Druk op [Stored No.]. ü Het nummer blijft opgeslagen tot u er een ander nummer overheen schrijft. Ø Leg de hoorn neer. Nummer opslaan voor u gaat bellen: Ø Laat de hoorn liggen. Ø Druk op [Stored No.]. Ø Kies het nummer. Ø Druk op [Stored No.]. Nummer kiezen: Ø Neem de hoorn op. Ø Druk op [Stored No.]. 5.27 Transfer (Doorverbinden) U bent in gesprek en u wilt dit gesprek doorverbinden naar iemand anders. Ø Druk op [Transfer]. ü Het gesprek wordt nu automatisch in de wacht gezet. ü U hoort een kiestoon. Ø Kies het nummer van het toestel waarnaar u het gesprek wilt doorverbinden. Ø Kondig het gesprek aan. ü Deze stap is niet noodzakelijk. U kunt ook het gesprek zonder aankondiging doorverbinden, door direct op [Transfer] te drukken. Let op! De eerste partij kan u niet horen. Ø Druk op [Transfer]. ü Als het toestel niet wordt aangenomen of als u een verkeerd nummer gekozen heeft, dan verricht u de volgende handelingen:
Ø Druk op [RLS]. Terugkeren naar het gesprek: Ø Druk op de lijntoets, waaronder het originele gesprek staat. 5.28 Voice Call - Intercom U kunt met iemand spreken door middel van de luidspreker op het toestel. Ø Neem de hoorn op of Ø Druk op de lijntoets. Ø Druk op [Voice Call]. ü Uw stem klinkt nu door de luidspreker van het andere toestel. Als de ander iets terug wil zeggen, moet deze de hoorn oppakken.
6 Toestelinstellingen 6.1 Algemeen De toestellen Vox M3820 en M3310 zijn voorzien van een display. Bij deze toestellen is de toets rechts bovenaan de [Program –toets], deze toets dient om wijzigingen aan te brengen in volume, contrast en dergelijke. Ø Druk op [Program].
*1 Meeluisteren Kies of zoek
- <<<
>>> +
U ziet het volgende op uw display: Ø Druk op [*1] om te kiezen of Ø Zoek met behulp van de volumeregelaar naar de volgende functies. 6.2 Meeluisteren Door deze functie aan te zetten kunt u andere personen laten meeluisteren, terwijl u zelf door de hoorn blijft praten. Ø Druk op Program Ø Kies[*1]
Meeluisteren Aan -<<<
>>> +
U ziet nu het volgende op uw display: Ø Kies met de volumeregelaar [<<< >>>] aan of uit. Ø Druk op Program. ü De gewenste optie wordt opgeslagen en het display wordt verlaten. 6.3 Bellers Lijst Door deze functie aan of uit te schakelen, kan de Bellers Lijst wel of niet getoond worden. Staat de functie aan, onthoudt het toestel de laatste vijf gebelde nummers.
Ø Druk op Program Ø Kies[*2]
Bellers Lijst Aan <<<
>>>
U ziet nu het volgende op uw display: Ø Kies met de volumeregelaar “aan” of “uit”. Ø Druk op Program. ü De gewenste optie wordt opgeslagen en het display wordt verlaten. 6.3.1 Bellers Lijst Opties Met deze functie kan aangegeven worden of de nummers van alle oproepen of alleen die van de niet beantwoorde oproepen bewaard moeten worden. Ø Druk op Program Ø Kies [*3]
Niet Beantwoorde Oproepen
<<<
>>>
<<<
>>>
U ziet nu het volgende op uw display:
Alle Oproepen
of Ø Kies met de volumeregelaar “Niet Beantwoorde Oproepen” of “Alle Oproepen”. Ø Druk op Program. ü De gewenste optie wordt opgeslagen en het display wordt verlaten. 6.4 Gids Met deze functie kan de gehele gids in één keer gewist worden. Ø Druk op Program Ø Kies [*4] U ziet nu het volgende op uw display:
Druk Op Delete Om De Gehele Gids Te Wissen Ø Druk op Delete. Ø Druk op Program. ü De gids is gewist. 6.5 Volume afstellen Met de volumeregelaar kunt u het volume verhogen of verlagen. Ø Druk op [Program]. Ø Kies [00].
[1234] Luidspreker Vol. [] U ziet nu het volgende op uw display: Ø Kies [1] [2] [3] of [4] voor de sectie, waarvan u het volume wilt regelen. Ø Druk op de volumeregelaar tot het gewenste niveau is bereikt. Ø Druk op [Program]. ü De gewenste instelling wordt opgeslagen en het display wordt verlaten. 6.6 Terughalen voorkiezen U kunt het laatst gebruikte voorgekozen nummer weer kiezen. Ø Druk op [Program].
[01 terughalen voorkiezen Kies of zoek <<<
>>>]
Ø Zoek m.b.v. de volumeregelaar tot u het volgende op uw display ziet: Ø Kies [01]. ü U ziet dan het nummer. Ø Druk op [Program] om het display te verlaten. Ø Druk op de lijntoets. ü Het nummer wordt nu gekozen. 6.7 Contrast afstellen Door middel van de volumeregelaar kunt u het contrast sterker of lichter maken. Ø Druk op [Program]. Ø Kies [02]. U ziet nu het volgende op uw display:
[Contrast [] <<<
>>>]
Ø Ga met de volumeregelaar de contrastmogelijkheden af en stop wanneer u de gewenst afstelling heeft bereikt. Ø Druk op [Program]. ü De gewenste afstelling wordt opgeslagen en het display wordt verlaten. 6.8 Kostenteller Met de volumeregelaar kunt u de tijdsregistratie van de gesprekken aan of uit zetten. Ø Druk op [Program]. Ø Kies [03].
Gespreksduur aan <<<
>>>
U ziet nu het volgende op uw display: Ø Kies met de volumeregelaar ‘aan’ of ‘uit’. Ø Druk op [Program]. ü De gewenste optie wordt opgeslagen en het display wordt verlaten. 6.9 Displayformaat De datum en de tijd kunnen in acht varianten worden getoond. Ø Druk op [Program]. Ø Kies [04].
Schermformaat <<<
>>>
U ziet nu het volgende op uw display: Ø Ga met de volumeregelaar de mogelijkheden af en maak uw keuze. Ø Druk op [Program]. ü De gewenste afstelling wordt nu opgeslagen en het display wordt verlaten. 6.10 Taalsectie U kunt de taal selecteren, waarin u de informatie op het display wilt laten verschijnen. Ø Druk op [Program]. Ø Kies [05]. ü Op het display verschijnen nu de taalopties. Ø Ga met de volumeregelaar langs de taalmogelijkheden.
Ø Toets het nummer in voor de taal waarin u de informatie op het display wilt laten verschijnen. Ø Druk op [Program]. ü De gewenste taal wordt opgeslagen en het display wordt verlaten. 6.11 Display diagnose Ø Druk op [Program]. Ø Kies [07].
Display Diagnose Kies PGR voor verlaten U ziet het volgende op uw display: Ø Druk enkele malen op de rechterkant van de volumeregelaar. Zo kunt u controleren of alle karakters functioneren en of er geen velden van het display defect zijn. Ø Druk op [Program]. 6.12 Toetsklik Ø Druk op [Program]. Ø Kies [09].
Toetsklik uit <<<
>>>
U ziet nu het volgende op uw display: Ø Kies met de volumeregelaar ‘aan’ of ‘uit’. Ø Druk op [Program].
7 Standaard faciliteitencodes Functie Algemeen verkort kiezen Autorisatiecode Beantwoording nachtoproep Call Pickup, eigen groep (willekeurig toestelnummer) Call Pickup, eigen groep (bepaald toestelnummer) Call Pickup, andere groep Charge Account Groepsnummer, inschakelen Groepsnummer, uitschakelen Parkeren Toegang krijgen tot een geparkeerd gesprek Radio Paging Access (Meet me)
Code ** *73 *83 *42 *43 *44 *46 *48 #48 *76 #76 *81
Radio Paging (Call me) Radio Paging Answering Remote Call Forward, inschakelen Remote Call Forward, uitschakelen
*82 #82 *22 #22
