Gebruiksaanwijzing Call Manager tiptel 355 ISDN
(NL, B)
Pictogrammen in het display
Pictogrammen in het display Automatische centrale ingeschakeld
b
Begroeting en doorverbinden (tekst voor melden) ingeschakeld
Infosysteem ingeschakeld
AC 1
Tekst 1 van de automatische centrale is ingesteld
)& v
Telefoonbeantwoorder ingeschakeld, geen nieuwe berichten ontvangen, 7 oproepen
Weergave
T
Telefoonnummer van de gesprekspartner
Weergave pauze
g
Oproep
Huidige opname, microfoon ingeschakeld
r
Oproep voor telefoonnummer (MSN)
l
Telefoonnummer van een nummeroproep of van een update (logboek)
l
Volume
m
Opname actief
a
Opname algemeen
z
Tweede functie
u
Tijdsturing ingeschakeld, schakeltijd
UT
Invoegen van een telefoonnummer uit het telefoonregister
n
Nummeroproep ingeschakeld
>
Wissen
o!
Geselecteerde tekst
a
Bericht/gesprek
&
Zoeken (skip) vooruit
f
Uitgevoerde afstandsbediening (logboek)
$
Zoeken (skip) terug
n
Nummeroproep (paging) zonder afstandsbediening (logboek)
b
Oproep mislukt, geen bericht ingesproken
!@
Mailbox 1 ingesteld, nieuwe berichten ontvangen
TT
Onderverdeling naar een submenu
!ß
Mailbox 1 ingesteld, geen nieuwe berichten ontvangen
?
Apparaat geblokkeerd
~
v
x
)& * p
p m
Telefoonbeantwoorder ingeschakeld, nieuwe berichten ontvangen, 7 oproepen
0k100%
3
Resterende opnamecapaciteit
Huidige opname via de audio-ingang
Inhoud
Inhoud Pictogrammen in het display
.................................................................................
3
................................................................................................................................
4
Call manager .................................................................................................................. Algemeen ................................................................................................................ Voorwaarden voor doorverbinden ................................................................
6 6 7
Belangrijke opmerking ....................................................................................... Doorverbinden in centrales ................................................................................ Zo stelt u het doorverbinden in: .........................................................................
7 8 8
Inhoud
Aansluitschema
....................................................................................................
9
Automatische centrale .............................................................................................. Instelmogelijkheden voor de automatische centrale ............................ Instellingen voor de automatische centrale ..............................................
10 10 11
Het menupunt “Automatische centrale” openen ............................................... Teksten bewerken .............................................................................................. Toestelkeuze instellen ........................................................................................
11 12 12
Voorbeelden voor automatische centrale ..................................................
13
Teksten AC1 tot AC5 van de automatische centrale ......................................... Bezettekst van de automatische centrale ..........................................................
13 14
Telefoonbeantwoorder met automatische centrale
...............................
15
Begroeting en doorverbinden ............................................................................... Instelmogelijkheden voor begroeting en doorverbinden .................... Instellingen voor begroeting en doorverbinden ......................................
16 16 17
Openen van het menupunt Begroeting en doorverbinden ............................... Teksten bewerken .............................................................................................. Toestelkeuze instellen ........................................................................................
17 18 18
Voorbeelden voor begroeting en doorverbinden
................................... Teksten BD1 tot BD5 van begroeting en doorverbinden .................................. Bezettekst van begroeting en doorverbinden ...................................................
Telefoonbeantwoorder met begroeting en doorverbinden
19 19 19
................
21
Infosysteem .................................................................................................................... Instelmogelijkheden voor het infosysteem ................................................ Instellingen voor infosysteem .........................................................................
22 22 23
Openen van het menupunt Infosysteem ........................................................... Teksten bewerken ..............................................................................................
23 24
4
Inhoud Voorbeelden voor infosysteem
...................................................................... Tekst IS 0 van het infosysteem .......................................................................... Infotekst IS 1 van het infosysteem .....................................................................
Telefoonbeantwoorder met infosysteem
...................................................
24 24 25
26
...................
27
Zo stelt u uw mailbox-systeem in .................................................................. Combinatiemogelijkheden van teksten ......................................................
27 28
Het instellen van het mailbox-systeem (korte aanwijzing)
Flowchart automatische centrale
........................................................................
Flowchart begroeting en doorverbinden
.........................................................
32
..............................................................................................
33
...................................................................................................................................
34
Flowchart infosysteem Index
31
5
Inleiding Call manager
Call manager Algemeen Deze gebruiksaanwijzing beschrijft alle Call manager-functies van de tiptel 355 ISDN. Voor de eventueel aanwezige telefoonbeantwoorder of mailbox-functies is ook de gebruiksaanwijzing van de tiptel 350 ISDN bijgevoegd. Volgende functies van de tiptel 355 ISDN staan ter beschikking: 1.
Automatische centrale Hiermee kan degene die belt zelf, middels het indrukken van een cijfer op een telefoontoestel dat geschikt is voor toonkiezen (TDK), met welk toestel hij wil worden doorverbonden. Hierdoor wordt dus bijna iedere telefooncentrale geschikt voor het doorkiezen.
2.
Begroeting en doorverbinden Deze functie ontlast medewerkers van b.v. een hotline die anders altijd dezelfde begroetingsteksten moeten uitspreken. Een gesprekspartner wordt met een (omvangrijke) tekst begroet en daarna volautomatisch doorverbonden naar een bepaald toestel of groepsnummer.
3.
Infosysteem Deze functie biedt voor een bedrijf de mogelijkheid steeds terugkerende vragen van klanten of gelijkluidende inlichtingen automatisch af te handelen, zodat de medewerkers worden ontlast. De gesprekspartner kan met behulp van toonkiezen de door hem gewenste informatie zelf selecteren en beluisteren.
Al deze functies zijn volledig onafhankelijk instelbaar. In de ruststand zijn deze functies uitgeschakeld; ze moeten in elk menu worden ingesteld en ingeschakeld. Na het instellen beschikt u over bijkomende teksten (AC, BD, IS). Met de selectie van de tekst kunt u omschakelen tussen de verschillende functies. Natuurlijk kan dit ook volautomatisch gebeuren met de geïntegreerde tijdsturing. In tegenstelling tot de tiptel 350 ISDN beschikt de tiptel 355 ISDN over een groter geheugen, zodat in de fabrieksversie ca. 2 uur opnametijd beschikbaar zijn. De opnametijd kan b.v. voor omvangrijke informatieteksten worden uitgebreid tot 6 uur. Daartoe heeft u de als toebehoren leverbare multimedia-kaarten (MMC) nodig. Mailboxen kunnen bij de tiptel 355 ISDN als bestemming voor bezette toestellen worden gedefinieerd, m.a.w. als een deelnemer bezet is, wordt de gesprekspartner doorverbonden naar de ingestelde mailbox, waar hij een bericht kan achterlaten. Om deze mailboxen in te stellen, verwijzen we naar het hoofdstuk “Mailbox instellen“ in
6
Inleiding Call manager de gebruiksaanwijzing van de tiptel 350 ISDN. Een korte handleiding voor het instellen van mailboxen vindt u op pagina 27 van deze gebruiksaanwijzing.
Voorwaarden voor doorverbinden Voor u het toestel instelt, dient u het hoofdstuk “Eerste stappen” in de gebruiksaanwijzing van de tiptel 350 ISDN te lezen. Belangrijk voor gebruik als Call Manager zijn de varianten 3 (gebruik vóór een centrale) en 4 (gebruik op een interne S0-bus van de centrale). Variant 3 is aanbevolen wanneer u de tiptel 355 ISDN wilt gebruiken met een centrale die via de ISDN-point-to-multipoint is aangesloten. Variant 4 is aanbevolen wanneer u de tiptel 355 ISDN wilt gebruiken met een ISDN-centrale die via een ISDN-point-to-point (meervoudige) aansluiting wordt gebruikt of over verschillende externe ISDN-aansluitingen beschikt.
Belangrijke opmerking Voor de Call manager-functies “Begroeting en doorverbinden” en “Automatische centrale” is de doorverbindmogelijkheid onontbeerlijk. Als u de tiptel 355 ISDN volgens variant 3 vóór een centrale aansluit, kunt u doorverbinden naar toestellen die achter de tiptel 355 ISDN aangesloten zijn (op de interne S0-bus). Doorverbinden naar een extern telefoonnummer (b.v. GSM) is alleen mogelijk als uw netwerk de functie “ECT” ondersteunt. Als u deze mogelijkheid wenst te gebruiken, dient u contact op te nemen met uw netwerkleverancier. Als u de tiptel 355 ISDN volgens variant 4 in een centrale aansluit, moet uw centrale het doorverbinden naar de interne S0-aansluitingen ondersteunen. Anders kunt u de tiptel 355 ISDN niet in deze aansluitvariant gebruiken. Doorverbinden naar een extern telefoonnummer (b.v. GSM) is enkel mogelijk als uw centrale deze functie ondersteunt. Als u deze mogelijkheid wenst te gebruiken, dient u contact op te nemen met de leverancier of de fabrikant van uw centrale. De centrales tiptel 411 clip, 811 clip, 822 clip en 4011 XT ondersteunen op hun interne S0-aansluitingen het doorverbinden naar interne en externe telefoonnummers.
7
Inleiding Call manager
Doorverbinden in centrales De tiptel 355 ISDN ondersteunt momenteel twee verschillende manieren om in centrales door te verbinden: •
ECT (Explicit Call Transfer)
•
ICT (Implicit Call Transfer, ook wel dubbel-DISCONNECT genoemd)
U moet de in uw centrale vereiste variant in elk geval instellen in de tiptel 355 ISDN, anders werkt het doorverbinden niet. Vraag aan de leverancier of fabrikant van uw centrale welke variant moet worden ingesteld.
Zo stelt u het doorverbinden in: De toets “Menu” indrukken.
In het display verschijnt het hoofdmenu.
De regeltoets naast “Call Manager” indrukken.
Het display toont alle beschikbare Call Manager-functies.
Met de pijltjestoets naar beneden gaat u naar “Doorverbinden”.
In het display verschijnt het menupunt.
De regeltoets naast “Doorverbinden“ indrukken.
In het display verschijnt de ingestelde versie van doorverbinden.
Voor het verlaten van het menu, dient u de Stop-toets meerdere keren in te drukken.
Het display keert terug in ruststand.
8
Inleiding Call manager
Aansluitschema
9
Automatische centrale
Automatische centrale De eerste toepassing is de “automatische centrale”. Hier beslist de gesprekspartner zelf, door een cijfer op zijn toonkiestelefoon (TDK) in te drukken, met welke bestemming hij verbonden wenst te worden. Op die manier beschikt nagenoeg elke telefooncentrale over inkiesmogelijkheid. Bovendien wordt een eventueel aanwezige telefoniste ontlast, doordat een gesprekspartner zichzelf kan doorverbinden naar de gewenste contactpersoon. Als u ook mailboxen heeft ingesteld, hoort de gesprekspartner een tekst als één van de 9 bestemmingen bezet is, en kan hij eventueel een bericht achterlaten. Een korte aanwijzing voor het instellen van mailboxen vindt u op pagina 27 (zie ook “Mailbox instellen” in de gebruiksaanwijzing tiptel 350 ISDN).
Instelmogelijkheden voor de automatische centrale Functie activeren ................... Ja of nee. Hier wordt ingesteld of “automatische centrale” mogelijk is. Zo kunt u b.v. vooraf alle instellingen ingeven en teksten opnemen, maar met de instelling “Nee” kan de functie niet met de toets beantwoorden of via de tijdsturing worden geactiveerd, m.a.w. de functie is verborgen in alle menu’s. Teksten bewerken ................. >> Tekst ........................... Hier kunt u de naam van de tekst wijzigen (max. 10 tekens). De namen AC1 tot AC5 zijn vooringesteld. Gebruik een duidelijke naam, b.v. “Txt. Morg” voor de tekst voor de voormiddag. Zo heeft u later een beter overzicht. Met de pijltjestoetsen boven/beneden kunt u de teksten doorlopen. Tekst opnemen .......... Hier kunt u de ingestelde tekst inspreken of opnemen. U hoeft dit niet in één keer te doen, want zodra u de opnametoets loslaat, beschikt u over een pauzefunctie. Toestelkeuze instellen .......... >> Toets ........................... 1 tot 9. Kies hier de toets die de gesprekspartner op zijn TDK-telefoon moet indrukken zodat hij naar het bijbehorende telefoonnummer doorverbonden kan worden. Als de gesprekspartner geen toets indrukt, schakelt de tiptel 355 ISDN naar het telefoonnummer
10
Automatische centrale dat voor toets 1 ingegeven is. Dit nummer moet dus altijd worden ingegeven. Toestelkeuze .............. Geef hier het (groeps-) telefoonnummer in waarmee de tiptel 355 ISDN moet doorverbinden als de gesprekspartner op zijn telefoon de bijbehorende toets indrukt. Mailbox ....................... “–” of “gebruiker X”. Hier kunt u instellen in welke mailbox een eventuele opname voor het hierboven opgegeven telefoonnummer wordt gemaakt. Dit is b.v. belangrijk als een telefoonnummer bezet is. Bij de instelling “–” is er geen opnamemogelijkheid. Bezettekst opnemen ............. Neem hier de tekst op die een gesprekspartner moet horen als het toestel bezet is en geen mailbox ingesteld is.
Instellingen voor de automatische centrale Het menupunt “Automatische centrale” openen De toets Menu indrukken.
In het display verschijnt het hoofdmenu.
De regeltoets naast “Call Manager” indrukken.
In het display verschijnen alle beschikbare Call Manager-functies.
De regeltoets naast “Automatische centrale” indrukken.
In het display verschijnen alle instellingsmogelijkheden.
11
Automatische centrale De regeltoets naast “Functie activeren” indrukken.
In het display verschijnt “Ja”. Deze functie is nu beschikbaar.
De regeltoets naast “Bezettekst opnemen” indrukken.
U neemt de bezettekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven).
Als u een opname wenst te maken via de externe AUDIO IN-ingang, drukt u eerst op de toets
.
Teksten bewerken
Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden gaat u naar de gewenste tekst.
In het display verschijnt de naam van de tekst.
Als u de vooringestelde naam van de tekst wenst te wijzigen, drukt u op de regeltoets naast Tekst.
U gaat naar het instelmenu voor de naam.
De regeltoets naast Tekst opnemen/veranderen ingedrukt houden.
U neemt de aangegeven tekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven).
Als u een opname wenst te maken via de externe AUDIO IN-ingang, drukt u eerst op de toets
.
Toestelkeuze instellen
Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden gaat u naar de gewenste toets.
De door de gesprekspartner in te drukken toets wordt aangegeven.
De regeltoets naast “Toestelnr.” indrukken indien u bij een instelling meerdere posities wilt ingeven. Met de pijltjestoetsen rechts/links kunt u de cursor verplaatsen.
Het geselecteerde invoerpositie knippert.
12
Automatische centrale Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden stelt u het cijfer in.
Het gewenste cijfer wordt weergegeven.
Voor het beëindigen van het ingeven dient u de regeltoets naast “Toestelnr.” in te drukken.
De invoerpositie stopt met knipperen.
De regeltoets naast “Mailbox” indrukken tot de gewenste mailbox wordt weergegeven.
De weergegeven mailbox wordt nu gebruikt om berichten achter te laten als het telefoonnummer bezet is.
Voor het wissen van de instellingen dient u de regeltoets 2 seconden in te drukken.
De instellingen voor dit toestelnummer worden gewist.
Voor het verlaten van het menu, dient u de Stop-toets meerdere keren in te drukken.
Het display keert terug in ruststand.
Voorbeelden voor automatische centrale Teksten AC1 tot AC5 van de automatische centrale “Welkom bij de firma ..., als u een rechtstreekse verbinding met de telefooncentrale wenst, drukt u op 1, als u informatie wenst over een product, drukt u op 2, als u een bestelling wenst op te geven drukt u op 3, als u met onze service-afdeling wenst te spreken, drukt u op 4. ... Als u deze tekst nogmaals wenst te beluisteren, drukt u op 0. ... (Pauze ca. 5 seconden) ...U heeft geen keuze gemaakt, wij schakelen u door naar onze telefooncentrale.”
U kunt tot 5 verschillende teksten opnemen (AC 1 tot AC 5) en tussen deze
teksten handmatig schakelen (in de ruststand de onderste regeltoets in het display) of via de tijdsturing op basis van het tijdstip van de dag en/of de dag van de week.
Gebruik in plaats van de vooringestelde namen AC1 tot AC5 duidelijke namen, zoals “Txt. Morg” voor de tekst van de voormiddag of “Txt. WE” voor de tekst voor het weekend. Voor de naam staan max. 10 tekens ter beschikking.
Als de gesprekspartner geen keuze maakt, verbindt de tiptel 355 ISDN de ge-
sprekspartner automatisch met het toestelnummer voor het cijfer 1. Voor deze toets moet dus altijd een toestelnummer en eventueel een mailbox worden ingesteld.
13
Automatische centrale
Bezettekst van de automatische centrale “De gewenste afdeling is momenteel niet bereikbaar/bezet. Als u een nieuwe keuze wenst te maken en met een andere afdeling wenst te spreken, drukt u op de 0. U kunt ook een bericht voor de afdeling achterlaten, drukt u hiervoor op de * toets op uw telefoon. Als u niets doet, blijven we proberen u met de gewenste afdeling te verbinden. Even geduld, a.u.b.”
Dit voorbeeld toont alle mogelijkheden, maar het is niet noodzakelijk om aan de
gesprekspartner de keuzemogelijkheden uit te leggen. Als de gesprekspartner tijdens de bezettekst niet op 0 of op * toets drukt, blijft hij in een wachtlus tot het toestel weer bereikbaar is.
Als u in het instelmenu geen mailbox voor dit nummer heeft toegewezen, gebeurt er niets als men op de *toets drukt.
Als het telefoonnummer vrij is en er niemand antwoordt, zorgt uw telefoon-
centrale na een vast ingestelde tijd ervoor dat de gesprekspartner weer terugkomt bij de tiptel 355 ISDN (enkel bij aansluitvariant 4). Als u deze mogelijkheid wenst te gebruiken, dient u contact op te nemen met de leverancier of de fabrikant van uw centrale. De centrales tiptel 411 clip, 811 clip, 822 clip en 4011 XT voeren na 45 seconden deze functie uit.
Meer gedetailleerde informatie over alle functies vindt u in de flowchart “Automatische centrale” op pagina 31.
14
Automatische centrale
Telefoonbeantwoorder met automatische centrale Met de regeltoets naast het tekstsymbool kiest u de als begroeting gedefinieerde tekst.
In het display verschijnt de ingestelde tekst naast het symbool rechts onderaan (AC 1, AC 2, AC 3, AC 4, AC 5).
De toets “Beantwoorden” indrukken.
De toets Beantwoorden gaat aan. In het display verschijnt het symbool voor “automatische centrale”.
Voor het omschakelen tussen de functies “Beantwoorden” en “Automatische centrale” dient u de regeltoets naast “AC 1” in te drukken. Om de telefoonbeantwoorder uit te schakelen met “automatische centrale”, nogmaals op de toets “Beantwoorden” drukken.
Er worden geen verdere oproepen aangenomen. Het display keert terug in ruststand.
Als u de tekst via de tijdsturing laat omschakelen, kunt u b.v. overdag de functie “automatische centrale” gebruiken, en ’s avonds automatisch laten omschakelen naar telefoonbeantwoorder (mailbox-systeem).
Voorbeeld: Bij de tweede schakeltijd wordt om 08:00 uur van maandag tot vrijdag de tekst AC 1 (Txt. Morg) gekozen en wordt de telefoonbeantwoorder ingeschakeld. Op die manier is tegelijk de functie van de tiptel 355 ISDN omgeschakeld naar “automatische centrale”.
15
Begroeting en doorverbinden
Begroeting en doorverbinden Uw tiptel 355 ISDN kan de gesprekspartner begroeten en hem daarna doorverbinden naar een ander telefoonnummer (b.v. groepsnummer bij aansluiting op een centrale). In tegenstelling tot de functie “automatische centrale” is daarbij geen tussenkomst van de gesprekspartner (indrukken van een cijfertoets) vereist. Als het toestel bezet is, kan de gesprekspartner worden teruggenomen, waarna hij de daarvoor ingestelde bezettekst hoort. De gesprekspartner weet onmiddellijk dat hij juist verbonden is en uw medewerkers worden ontlast met het uitspreken van de begroetingstekst. Als alle lijnen bezet zijn, kan het gesprek ook worden doorverbonden naar een Mailbox van de tiptel 355 ISDN. De gesprekspartner krijgt dan niet het gevoel dat er niemand aanwezig is.
Instelmogelijkheden voor begroeting en doorverbinden Functie activeren ................... Ja of nee. Hier wordt ingesteld of “begroeting en doorverbinden” mogelijk is. Zo kunt u b.v. vooraf alle instellingen ingeven en teksten opnemen, maar met de instelling “Nee” kan de functie niet met de toets Beantwoorden of via de tijdsturing worden geactiveerd, m.a.w. de functie is verborgen in alle menu’s. Teksten bewerken ................. >> Tekst ........................... Hier kunt u de naam van de tekst wijzigen (max. 10 tekens). De namen BD1 tot BD5 zijn vooringesteld. Gebruik een duidelijke naam, b.v. “Begr. Morg” voor de tekst voor de voormiddag. Zo heeft u later een beter overzicht. Met de pijltjestoetsen naar boven/beneden kunt u de teksten doorlopen. Tekst opnemen .......... Hier kunt u de ingestelde tekst inspreken of opnemen. U hoeft dit niet in één keer te doen, want zodra u de opnametoets loslaat, beschikt u over een pauzefunctie.
16
Begroeting en doorverbinden Toestelkeuze instellen .......... >> Toestelkeuze .............. Geef hier het (groeps)nummer in waarnaar de tiptel 355 ISDN na de begroetingstekst moet doorverbinden Mailbox ....................... “–” of “gebruiker X”. Hier kunt u instellen in welke mailbox een eventuele opname voor het hierboven opgegeven toestelnummer wordt gemaakt. Dit is b.v. belangrijk als een toestel bezet is. Bij de instelling “–” is er geen opnamemogelijkheid. Bezettekst opnemen ............. Neem hier de tekst op die een gesprekspartner te horen krijgt als het toestelnummer bezet is en er geen mailbox is ingesteld.
Instellingen voor begroeting en doorverbinden Openen van het menupunt Begroeting en doorverbinden De toets Menu indrukken.
In het display verschijnt het hoofdmenu.
De regeltoets naast “Call Manager” indrukken.
In het display verschijnen alle beschikbare Call Manager-functies.
De regeltoets naast “Begroeting en doorverbinden”.
In het display verschijnen alle instelmogelijkheden.
17
Begroeting en doorverbinden De regeltoets naast “Functie activeren” indrukken.
In het display verschijnt de melding “Ja”, zodat deze functie voortaan in de menu‘s beschikbaar is.
De regeltoets naast “Bezettekst opnemen” ingedrukt houden.
U neemt de bezettekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven).
Als u een opname wenst te maken via de externe AUDIO IN-ingang, drukt u eerst op de toets
.
Teksten bewerken
Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden gaat u naar de gewenste tekst.
In het display verschijnt de naam van de tekst.
De regeltoets naast “Tekst” indrukken als u de vooringestelde naam van de tekst wenst te wijzigen.
U gaat naar het instelmenu voor de naam.
De regeltoets naast “Tekst opnemen/ veranderen” indrukken.
U neemt de aangegeven tekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven).
Als u een opname wenst te maken via de externe AUDIO IN-ingang, drukt u eerst op de toets
.
Toestelkeuze instellen
De regeltoets naast “Toestelnr.” indrukken indien u bij een instelling meerdere posities wilt ingeven. Met de pijltjestoetsen rechts/links kunt u de cursor verplaatsen.
18
Het geselecteerde invoerpositie knippert.
Begroeting en doorverbinden Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden stelt u het cijfer in.
Het gewenste cijfer wordt weergegeven.
Voor het beëindigen van het ingeven dient u de regeltoets naast “Toestelnr.” in te drukken.
De invoerpositie stopt met knipperen.
De regeltoets naast “Mailbox” indrukken tot de gewenste mailbox wordt weergegeven.
De weergegeven mailbox wordt nu gebruikt om berichten achter te laten als het telefoonnummer bezet is.
Voor het wissen van de instellingen dient u de regeltoets 2 seconden in te drukken.
De instellingen voor dit toestelnummer worden gewist.
Voor het verlaten van het menu, dient u de Stop-toets meerdere keren in te drukken.
Het display keert terug in ruststand.
Voorbeelden voor begroeting en doorverbinden Teksten BD1 tot BD5 van begroeting en doorverbinden “Welkom bij het technische support van firma ... Dit gesprek kost 1 Euro per minuut. Gelieve uw klantnummer en de gegevens van uw toestel, zoals het serienummer en de softwarestand, klaar te houden, zodat onze medewerkers u snel kunnen helpen. U wordt nu met de eerste vrije medewerker doorverbonden.”
U kunt tot 5 verschillende teksten opnemen (BD 1 tot BD 5) en tussen deze
teksten handmatig schakelen (in ruststand de onderste regeltoets in het display) of via de tijdsturing op basis van het tijdstip van de dag en/of de dag van de week.
Gebruik in plaats van de vooringestelde namen BD1 tot BD5 duidelijke namen, zoals “Begr. Morg” voor de tekst van de voormiddag of “Begr. WE” voor de tekst voor het weekend. Voor de naam staan max. 10 tekens ter beschikking.
Bezettekst van begroeting en doorverbinden “Al onze medewerkers zijn momenteel in gesprek. Gelieve even te wachten, u wordt zo dadelijk doorverbonden met een vrije medewerker. U kunt ook een bericht achterlaten, drukt hiervoor op de * toets van uw telefoon.”
19
Begroeting en doorverbinden
Het is niet noodzakelijk uw gesprekspartner mee te delen dat hij een bericht kan achterlaten. Als de gesprekspartner tijdens de bezettekst niet op de * toets drukt, blijft hij in een wachtlus tot het toestel weer bereikbaar is.
Als u in het instelmenu geen mailbox heeft toegewezen, gebeurt er niets als men op de * toets drukt.
Als het telefoonnummer vrij is en er niemand antwoordt, zorgt uw telefoon-
centrale na een vast ingestelde tijd ervoor dat de gesprekspartner weer terugkomt bij de tiptel 355 ISDN (enkel bij aansluitvariant 4). Als u deze mogelijkheid wenst te gebruiken, dient u contact op te nemen met de leverancier of de fabrikant van uw centrale. De centrales tiptel 411 clip, 811 clip, 822 clip en 4011 XT voeren na 45 seconden deze functie uit.
Meer gedetailleerde informatie over alle functies vindt u in de flowchart “Begroeting en doorverbinden” op pagina 32.
20
Begroeting en doorverbinden
Telefoonbeantwoorder met begroeting en doorverbinden Met de regeltoets naast het tekstsymbool kiest u de als begroeting gedefinieerde tekst.
In het display verschijnt de ingestelde tekst naast het symbool rechts onderaan (BD 1, BD 2, BD 3, BD 4, BD 5).
De toets “Beantwoorden” indrukken.
De toets “Beantwoorden” gaat aan. In het display verschijnt het symbool voor “automatische centrale”.
Voor het omschakelen tussen de functies “Beantwoorden” en “Begroeting en doorverbinden” dient u de regeltoets naast “BD 1” in te drukken. Om de telefoonbeantwoorder uit te schakelen met “Begroeting en doorverbinden”, nogmaals op de toets “Beantwoorden” drukken.
Er worden geen verdere oproepen aangenomen. Het display keert terug in ruststand.
Als u de tekst via de tijdsturing laat omschakelen, kunt u b.v. overdag de functie “Begroeting en doorverbinden” gebruiken, en ’s avonds automatisch laten omschakelen naar telefoonbeantwoorder (mailbox-systeem).
Voorbeeld: Bij de derde schakeltijd wordt om 09:00 uur van maandag tot vrijdag de tekst BD 1 (Begr. Morg) gekozen en wordt de telefoonbeantwoorder ingeschakeld. Op die manier is tegelijk de functie van de tiptel 355 ISDN omgeschakeld naar “Begroeting en doorverbinden”.
21
Infosysteem
Infosysteem Als derde functie is in de tiptel 355 ISDN een menugestuurd infosysteem geïntegreerd met 10 eigen teksten van willekeurige lengte. Hier beslist de gesprekspartner zelf door een cijfer op zijn toonkiestelefoon (TDK) in te drukken, welke informatie hij wenst te beluisteren. Als een onderneming haar klanten via de telefoon verschillende, langlopende informatie wenst te geven (reisbureau’s, weekpromoties in de kleinhandel, product-infolijn van een fabrikant), kan het bedrijf met de functie “Infosysteem” haar medewerkers ontlasten van altijd maar dezelfde standaardinlichtingen.
Instelmogelijkheden voor het infosysteem Functie activeren ................... Ja of nee. Hier wordt ingesteld of het “infosysteem” kan worden gebruikt. Zo kunt u b.v. vooraf alle informatie ingeven en teksten opnemen, maar met de instelling “Nee” kan de functie niet met de toets “Beantwoorden” of via de tijdsturing worden geactiveerd, m.a.w. de functie is verborgen in alle menu’s. Tekst opnemen ...................... Neem hier de tekst op die de gesprekspartner als begroeting te horen krijgt. In de tekst dient u de max. 9 mogelijkheden te vermelden om een infotekst (zie hierna) te selecteren. Infoteksten ............................. >> Tekst ........................... Hier kunt u de naam van de tekst wijzigen (max. 10 tekens). De namen IS1 tot IS9 zijn vooringesteld. Gebruik een duidelijke naam, b.v. “Mallorca” of “USA budget” voor de verschillende teksten. Zo heeft u later een beter overzicht. Met de pijltjestoetsen naar boven/beneden kunt u de teksten doorlopen. Tekst opnemen .......... Hier kunt u de ingestelde tekst inspreken of opnemen. U hoeft dit niet in één keer te doen, want zodra u de opnametoets loslaat, beschikt u over een pauzefunctie.
22
Infosysteem Opn.mailbox .......................... “–” of “gebruiker X”. Hier kunt u instellen in welke mailbox een eventuele opname voor de hierboven opgegeven infotekst wordt gemaakt. Bij de instelling “–” is er geen opnamemogelijkheid.
Instellingen voor infosysteem Openen van het menupunt Infosysteem De toets Menu indrukken.
In het display verschijnt het hoofdmenu.
De regeltoets naast “Call Manager” indrukken.
In het display verschijnen alle beschikbare Call Manager-functies.
De regeltoets naast “Infosysteem” indrukken.
In het display verschijnen alle instellingsmogelijkheden.
De regeltoets naast “Functie activeren” indrukken.
In het display verschijnt “Ja”. Deze functie is nu beschikbaar.
De regeltoets naast “Tekst opnemen” ingedrukt houden.
U neemt de Tekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven).
Als u een opname wenst te maken via de externe AUDIO IN-ingang, drukt u eerst op de toets
.
23
Infosysteem
Teksten bewerken
Met de pijltjestoetsen naar boven/ beneden gaat u naar de gewenste tekst.
In het display verschijnt de naam van de tekst.
Als u de vooringestelde naam van de tekst wenst te wijzigen, drukt u op de regeltoets naast “Tekst”.
U gaat naar het instelmenu voor de naam.
De regeltoets naast “Tekst opnemen/ veranderen” ingedrukt houden.
U neemt de aangegeven tekst op. Tijdens de opname kunt u ook een pauze inlassen (wordt aangegeven).
De regeltoets naast “Opn.mailbox” indrukken, tot de gewenste mailbox wordt weergegeven.
De aangegeven mailbox wordt gebruikt voor berichten die door beluisteraars van de opgegeven infotekst worden achtergelaten.
Voor het verlaten van het menu dient u de Stop-toets meerdere keren in te drukken.
Het display keert terug in ruststand.
Voorbeelden voor infosysteem Tekst IS 0 van het infosysteem “Welkom bij het reisbureau ‚Vlieg er eens uit‘. U bent verbonden met ons automatisch infosysteem, waarmee u onze zeer aantrekkelijke aanbiedingen kunt beluisteren. Voor ‘budgetvriendelijke reizen naar Mallorca’ kiest u 1, voor onze supergunstige “all inclusive aanbiedingen naar de Dominicaanse Republiek’ kiest u 2, voor ‘USA-tours’ kiest u 3. Voor ‘vakantie in Turkije’ kiest u 4, voor uw ‘vakantie in Spanje’ kiest u 5, voor ‘city trips’ kiest u 6 en voor ‘avontuurlijke vakantie in de Alpen’ kiest u 7 ...” (pauze ca. 5 seconden)
U kunt de cijfers 1 tot 9 gebruiken. Het cijfer 0 is gereserveerd om terug te keren naar Tekst IS 0 (vanuit infoteksten).
24
Infosysteem
Infotekst IS 1 van het infosysteem “Hallo, voor slechts 99,- EURO kunt u deze week naar Mallorca vliegen. Maar er is nog meer ... (tekst van willekeurige lengte) ... Als u informatie over andere aanbiedingen wenst, drukt u het gewenste cijfer. Als u de 0 kiest, keert u terug naar het keuzemenu indien u dit nogmaals wenst te beluisteren. U kunt ook een bericht achterlaten voor onze medewerkers, druk daartoe op de * toets op uw telefoon.”
Het is niet noodzakelijk mee te delen dat uw gesprekspartner een bericht kan
achterlaten. Als de gesprekspartner tijdens de infotekst niet op de * toets drukt, blijft hij in deze tekst tot hij een ander cijfer kiest of de verbinding verbreekt.
Als u in het instelmenu geen Mailbox heeft toegewezen, gebeurt er niets als men op de * toets drukt.
Meer gedetailleerde informatie over alle functies vindt u in de flowchart “Infosysteem” op pagina 33.
25
Infosysteem
Telefoonbeantwoorder met infosysteem Met de regeltoets naast het tekstsymbool kiest u tekst IS 0.
In het display verschijnt naast het symbool rechts onderaan de ingestelde tekst (IS 0).
De toets “Beantwoorden” indrukken .
De toets “Beantwoorden” gaat aan. In het display verschijnt het symbool voor “infosysteem”.
Voor het omschakelen tussen de functies “Beantwoorden” en “Infosysteem” dient u de regeltoets naast “IS 0” in te drukken. Om de telefoonbeantwoorder uit te schakelen met “Infosysteem”, nogmaals op de toets “Beantwoorden” drukken.
Er worden geen verdere oproepen aangenomen. Het display keert terug in ruststand.
Als u de tekst via de tijdsturing laat omschakelen, kunt u b.v. ’s nachts de
functie “infosysteem” gebruiken, en overdag automatisch laten omschakelen naar telefoonbeantwoorder (mailbox-systeem).
Voorbeeld: Bij de vierde schakeltijd wordt om 18:00 uur van maandag tot vrijdag de tekst IS 0 (Tekst infosysteem) gekozen en wordt de telefoonbeantwoorder ingeschakeld. Op die manier is tegelijk de functie van de tiptel 355 ISDN omgeschakeld naar “infosysteem”.
26
Korte aanwijzing mailbox-systeem
Het instellen van het mailbox-systeem (korte aanwijzing) Met dit toestel kunt u niet alleen een algemene mailbox (hoofd-telefoonbeantwoorder) instellen, maar ook 9 bijkomende mailboxen (afdelings- of persoonsgerichte telefoonbeantwoorders) voor elke MSN. Een mailbox wordt daarbij ingesteld met dezelfde menustructuur als de hoofd-telefoonbeantwoorder, u dient vooraf enkel de gewenste mailbox te selecteren door op de derde displaytoets van boven te drukken.
Zo stelt u uw mailbox-systeem in 1.
Geef alle MSN‘s in die u wenst te gebruiken: De toets “menu” indrukken, selecteer “Instellingen”, ga naar “Eigen telefoonnummer”, selecteer en geef telefoonnummer in.
2.
De verschillende mailboxen toewijzen: De toets “menu” indrukken, ga naar “Mailbox instellen” en selecteer. U kunt ook een andere naam ingeven dan de standaardnaam “Gebruiker X”.
3.
Het instellen van de verschillende mailboxen: Derde regeltoets van boven indrukken en selecteer de mailbox. Het aangegeven nummer rechts onderaan van de tekst heeft nu betrekking op deze specifieke mailbox. Alle toetsen en menu’s hebben nu betrekking op de in het display aangegeven mailbox. Meer informatie over de mogelijke tekstcombinaties vindt u op pagina 28 van deze gebruiksaanwijzing. Als u de toets menu indrukt, verschijnt de geselecteerde mailbox op de eerste displayregel voor elk menupunt. Elke mailbox heeft een eigen menu, dat met uitzondering van enkele algemene instellingen overeenkomt met het menu van de hoofd-telefoonbeantwoorder.
Meer gedetailleerde informatie over dit onderwerp vindt u in de gebruiksaanwijzing van tiptel 350 ISDN onder “Mailbox instellen”.
Wanneer de mailboxen zijn ingesteld, staan deze in de “Callmanager” ter
beschikking als bestemmingen wanneer de toestellen bezet zijn of om berichten achter te laten.
Met de tijdsturing kunt u terwijl de “automatische centrale” actief is, een andere
dan de gebruikelijke tekst voor de mailbox instellen door in de tijdsturing van de mailbox dezelfde tijden in te geven als die van de “automatische centrale”.
27
Korte aanwijzing mailbox-systeem
Combinatiemogelijkheden van teksten Tekst Globale mailbox (nr.) met “voorbeeld” 0
Plug & Answer
9 Mailboxen (telkens afzonderlijk instelbaar)
Telefoonregister (individuele teksten)
selecteerbaar
selecteerbaar
automatisch geselecteerd als er geen opnamecapaciteit meer is
automatisch geselecteerd als er geen opnamecapaciteit meer is
selecteerbaar
selecteerbaar
selecteerbaar
selecteerbaar
selecteerbaar
selecteerbaar
selecteerbaar
selecteerbaar
selecteerbaar
selecteerbaar
selecteerbaar
selecteerbaar
telkens eigen individuele tekst:
–
“Goedendag, u bent verbonden met de automatische telefoonbeantwoorder van …Na de toon kunt u een bericht inspreken.”
1
individueel “Welkom bij de firma XYZ. De opnamecapaciteit van ons mailbox-systeem is ten einde. Gelieve later nog eens te proberen.”
2
individueel “Goedendag. Welkom bij de firma XYZ ...”
3
individueel “Goedenavond. Welkom bij de firma XYZ. Helaas belt u ons op buiten onze kantooruren ...”
4
individueel “Goedendag en welkom bij de firma XYZ. De gewenste medewerker is momenteel niet aanwezig..”
5
individueel “Goedendag en welkom bij de firma XYZ. De gewenste medewerker is momenteel afwezig ...”
6
individueel “Goedendag en welkom bij de firma XYZ. De gewenste medewerker neemt momenteel middagpauze ...”
7
individueel “Goedendag en welkom bij de firma XYZ. De gewenste medewerker is momenteel op vakantie ...”
8
Individueel “Goedendag, u bent verbonden met de centrale van de firma XYZ ...”
9
Individueel
“Hallo, u bent verbonden met de mailbox van An Peeters, ik ben momenteel in vergadering ...”
telkens eigen individuele
“Goedendag, u heeft het juiste nummer gekozen en u bent tekst: verbonden met de firma XYZ ...” “Hallo, u bent verbonden met de mailbox van An Peeters, ik ben momenteel op vakantie ...”
28
–
Korte aanwijzing mailbox-systeem
Tekst Globale Mailbox (nr.) met “voorbeeld”
AC 1 Automatische centrale, tekst 1
9 Mailboxen (telkens afzonderlijk instelbaar)
Telefoonregister (individuele teksten)
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
“Goedemorgen, u bent verbonden met de firma XYZ. Jammer genoeg is onze centrale momenteel overbelast. U kunt uzelf echter doorverbinden. Druk op ...”
AC 2 Automatische centrale, tekst 2 “Goedendag, u bent verbonden met de firma XYZ. Jammer genoeg is onze centrale momenteel overbelast. U kunt uzelf echter doorverbinden. Druk op ...”
AC 3 Automatische centrale, tekst 3 “Goedenavond, u bent verbonden met de firma XYZ. Jammer genoeg is onze centrale momenteel overbelast. U kunt uzelf echter doorverbinden. Druk op ...”
AC 4 Automatische centrale, tekst 4 “Goedendag, u bent verbonden met de firma XYZ. Ons bedrijf is tijdens de zomervakantie gesloten. U kunt uzelf echter doorverbinden naar onze wachtdienst. Druk op ...”
AC 5 Automatische centrale, tekst 5 “Goedendag, u bent verbonden met de firma XYZ. Ons bedrijf is tijdens het weekend gesloten. Indien u onze storingsdienst wilt spreken kiest u ….”
BD 1 Begroeting en doorverbinden, tekst 1 “Welkom bij het technische support van firma ... Dit gesprek kost 1 Euro per minuut. Gelieve uw klantnummer en de gegevens van uw toestel, zoals het serienummer en de softwarestand, klaar te houden, zodat onze medewerkers u snel kunnen helpen. U wordt nu met de eerste vrije medewerker doorverbonden.”
BD 2 Begroeting en doorverbinden, tekst 2 “Goedendag en welkom bij het technische support van firma ...”
BD 3 Begroeting en doorverbinden, tekst 3 “Goedenavond en welkom bij het technische support van firma ...”
BD 4 Begroeting en doorverbinden, tekst 4 “Welkom bij het technische support van de firma ... Ook tijdens het weekend hebben we een speciale hotline voorzien. Dit gesprek kost 1 Euro per minuut. Gelieve uw klantnummer en de gegevens van uw toestel, zoals het serienummer en de softwarestand, klaar te houden, zodat onze medewerkers u snel kunnen helpen. U wordt nu met de eerste vrije medewerker verbonden.”
29
Korte aanwijzing mailbox-systeem
Tekst Globale Mailbox (nr.) met “voorbeeld”
BD 5 Begroeting en doorverbinden, tekst 5
9 Mailboxen (telkens afzonderlijk instelbaar)
Telefoonregister (individuele teksten)
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
“Welkom bij de technische support van de firma ... Ook ’s nachts hebben we een speciale hotline voorzien. Dit gesprek kost 1 Euro per minuut. Gelieve uw ...”
IS 0
Infosysteem, tekst “Welkom bij het reisbureau ‚Vlieg er eens uit‘. U bent verbonden met ons automatisch infosysteem, waarmee u onze zeer aantrekkelijke aanbiedingen kunt beluisteren. Voor ‘budgetvriendelijke reizen naar Mallorca’ kiest u 1, voor onze supergunstige 'all inclusive aanbiedingen naar de Dominicaanse Republiek’ kiest u 2, voor ‘USA-tours’ kiest u 3. Voor ‘vakantie in Turkije’ kiest u 4, voor ‘vakantie in Spanje’ kiest u 5, voor ‘city trips’ kiest u 6 en voor ‘avontuurlijke vakantie in de Alpen’ kiest u 7 ...” (pauze ca. 5 seconden)
IS 1
Infosysteem, tekst voor toets 1 “Mallorca heel budgetvriendelijk, voor slechts ...”
IS 2
Infosysteem, tekst voor toets 2 “Welkom bij de informatie over de Dominicaanse Republiek ...”
IS 3
Infosysteem, tekst voor toets 3 “USA-tours, het veelzijdige alternatief ...”
IS 4
Infosysteem, tekst voor toets 4 “Turkije voor kenners, dit zijn onze aanbiedingen ...”
–
–
IS 5
Infosysteem, tekst voor toets 5
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
“Cultuurvakantie in Spanje, de aanbiedingen ...”
IS 6
Infosysteem, tekst voor toets 6 “City-trips zijn onze specialiteit ...”
IS 7
Infosysteem, tekst voor toets 7 “Klimmen in de Alpen, hier bent u aan het juiste adres ...”
IS 8
Infosysteem, tekst voor toets 8 “Superkoopjes uit alle landen ...”
IS 9
Infosysteem, tekst voor toets 9 “Boottochtjes op de Noordzee ...”
30
Technische bijlage
Flowchart automatische centrale
% $ * +,- $ .
$ (
1,2
/ $ (
0 - $ " $
/ $ (
) (
( )(
! "#! $ #%!&& ! '
#&
#&
31
Technische bijlage
Flowchart begroeting en doorverbinden
)$
( )(
) (
! "#! $ #%!&& ! '
#&
#&
32
Technische bijlage
Flowchart infosysteem
#%/
$ (
1,2
#%,
,2 $ (
/ $ (
( )(
#&
33
Index
Index A
F
Aansluitschema ..................................... 9 Automatische centrale ......................... 10 Bezettekst ......................................... 11 Flowchart .......................................... 31 Functie aktiveren .............................. 10 Instellingen ....................................... 11 Instelmogelijkheden ......................... 10 Mailbox ............................................. 11 Opname in mailbox .......................... 11 Teksten bewerken ............................ 10 Telefoonbeantwoorder ..................... 15 Toestelkeuze .................................... 11 Toestelkeuze instellen ...................... 10 Voorbeelden ..................................... 13
Flowchart Automatische centrale ..................... 31 Begroeting en doorverbinden .......... 32 Infosysteem ...................................... 33 Functie activeren Automatische centrale ..................... 10 Begroeting en doorverbinden .......... 16 Infoysteem ........................................ 22 Functies ................................................. 6
G Groepsnummer .................................... 16
I
C
Infosysteem ......................................... Begroeting ....................................... Flowchart ......................................... Functie activeren .............................. Infoteksten ........................................ Instellingen ....................................... Instelmogelijkheden ......................... Opname mailbox ............................. Teksten bewerken ............................ Telefoonbeantwoorder ..................... Voorbeelden ..................................... Infoteksten, infosysteem ...................... Instellen, mailbox-systeem .................. Instellingen Automatische centrale ..................... Begroeting en doorverbinden .......... Infosysteem ...................................... Instelmogelijkheden Automatische centrale ..................... Begroeting en doorverbinden .......... Infosysteem ......................................
Call manager ......................................... 6 Combinatiemogelijkheden van teksten 28
M
D
Mailbox Automatische centrale ..................... 11 Begroeting en doorverbinden .......... 17
B Begroeting en doorverbinden .............. Bezettekst ......................................... Flowchart .......................................... Functie activeren .............................. Instellingen ....................................... Instelmogelijkheden ......................... Mailbox ............................................. Opname in mailbox .......................... Teksten bewerken ............................ Telefoonbeantwoorder ..................... Toestelkeuze .................................... Toestelkeuze instellen ...................... Voorbeelden ..................................... Begroeting, infosysteem ...................... Bezettekst Automatische centrale ..................... Begroeting en doorverbinden ..........
16 17 32 16 17 16 17 17 16 21 17 17 19 22 11 17
Doorverbinden, voorwaarden ................ 7
34
22 22 33 22 22 23 22 23 22 26 24 22 27 11 17 23 10 16 22
Index Toestelkeuze Automatische centrale ..................... Begroeting en doorverbinden .......... Toestelkeuze instellen Automatische centrale ..................... Begroeting en doorverbinden ..........
Mailbox-systeem instellen .................... 27 Meldteksten, combinatiemogelijkheden 28
O Opname in mailbox ................................ 6 Automatische centrale ..................... 11 Begroeting en doorverbinden .......... 17 Infosysteem ...................................... 23 Opnametijd ............................................ 6
10 17
V Voorbeelden Automatische centrale ..................... 13 Begroeting en doorverbinden .......... 19 Infosysteem ...................................... 24
T Teksten bewerken Automatische centrale ..................... Begroeting en doorverbinden .......... Infosysteem ...................................... Telefoonbeantwoorder Automatische centrale ..................... Begroeting en doorverbinden .......... Infosysteem ......................................
11 17
10 16 22 15 21 26
35
Tiptel B.V. Camerastraat 2 NL – 1322 BC Almere Telefoon: 0900 – BELTIPTEL of 0900 – 2358478 (niet gratis) Fax: 036 – 53 678 81 e-mail:
[email protected] Internet: www.tiptel.nl
Tiptel NV F. Smoldersstraat 14 B – 1932 Zaventem Telefoon: Fax: e-mail: Internet:
0903 99 333* 02 714 93 34
[email protected] www.tiptel.be
* Technische bijstand: 1,12 € / min.
(NL) 10/2001 4931472
