Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw. G.F. KleinJan MSc Bedrijfsopdracht ADMS, september 2012

Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw G.F. KleinJan MSc Bedrijfsopdracht ADMS, september 2012

A catalogue record is available from the Eindhoven University of Technology Library ISBN: 978-90-444-1174-4 (Eindverslagen Stan Ackermans Instituut; 2012/072) Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 2

gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw

Auteur G.F. (Gerrie) KleinJan MSc Opdrachtgevers Stichting Ruimte voor Onderwijs en Kinderopvang Platform Onderwijshuisvesting Begeleidingscommissie mr. J.W. (Jan) Schraven Stichting Ruimte voor Onderwijs en Kinderopvang C.J. (Chris) van Mechelen MSc Platform Onderwijshuisvesting ir. M.L.A. (Machteld) Vroom Platform Onderwijshuisvesting prof. ir. J.P.T. (Jeanne) Dekkers Voorzitter bedrijfsopdracht TU/e drs. ir. T.J.P. (Tibor) Goossens PDEng Begeleider bedrijfsopdracht TU/e dr. A. (Allard) Kastelein Begeleider bedrijfsopdracht TU/e Datum September 2012

Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 3


Voorwoord Dit rapport is het resultaat van de bedrijfsopdracht ter afronding van de postdoctorale opleiding ‘Architectural Design Management Systems’ (ADMS), verbonden aan de Technische Universiteit Eindhoven. De opleiding is ontwikkeld door de faculteiten Bouwkunde en Industrial Engineering & Innovation Sciences, en is onderdeel van de 3TU. School for Technological Design, Stan Ackermans Institute (SAI). De opleiding ADMS is een tweejarige postdoctorale technologisch ontwerpersprogramma. ADMS richt zich op het ontwerpen, inrichten en besturen van (steden)bouwkundige ontwerpprocessen voor omvangrijke en technisch complexe bouwprocessen. De opleiding is bedoeld voor afgestudeerde academici die competenties willen ontwikkelen op het gebied van procesontwerpen en ontwerpmanagement. In opdracht van Stichting Ruimte voor Onderwijs en Kinderopvang en Platform Onderwijshuisvesting heb ik een onderzoek uitgevoerd naar gebruikersparticipatie bij een nieuw- of verbouwproject van een schoolgebouw. Doel van het onderzoek is het ontwikkelen van een instrument dat een hulpmiddel vormt voor een schooldirectie om gebruikers te betrekken bij de (ver)bouw van een schoolgebouw. Deze bedrijfsopdracht maakt onderdeel uit van een serie van bedrijfsopdrachten over onderwijshuisvesting. Het eerste onderzoek, uitgevoerd door Wouter Roemaat, heeft zich gericht op de ontwikkeling van een evaluatie-instrument voor schoolgebouwen. Het tweede onderzoek, uitgevoerd door Eline Jonkers, heeft zich gericht op de ontwikkeling van een instrument voor het sturen op prestatie-eisen tijdens het ontwikkelproces van schoolgebouwen. Op deze plek wil ik graag mijn externe begeleiders: Jan Schraven, Machteld Vroom en Chris van Mechelen bedanken voor hun reflectie vanuit de praktijk op de stappen in het onderzoek. Daarnaast wil ik graag mijn begeleidingscommissie van de Technische Universiteit Eindhoven: Jeanne Dekkers, Tibor Goossens en Allard Kastelein, bedanken voor hun kritische vragen en opmerkingen en voor het aanscherpen van mijn ideeën. In het bijzonder wil ik hier ook mijn dank uitspreken naar alle personen die mij in het kader van dit onderzoek een kijkje hebben gegund in de praktijk van onderwijshuisvesting en gebruikersparticipatie. Dit is zeer waardevolle inbreng geweest voor het onderzoek. Tot slot wil ik mijn ADMS-collega Ferdie van de Winkel bedanken voor zijn hulp en inspirerende discussies gedurende dit traject. Gerrie KleinJan MSc Eindhoven, september 2012



Samenvatting Dit onderzoek vormt een onderdeel van het scholenhuisvestingsonderzoek van Architectural Design Management Systems (ADMS), Stichting Ruimte voor Onderwijs en Kinderopvang (Stichting RuimteOK) en Platform Onderwijshuisvesting (POH), dat opgezet is als reactie op ontwikkelingen in het onderwijsveld. Veranderende opvattingen over de manier van onderwijs geven, vragen om andere inrichtingen van lesruimtes. Ook worden er steeds meer eisen gesteld aan de kwaliteit van schoolgebouwen. Kwalitatieve huisvesting is van belang, omdat dit het geven van goed onderwijs ondersteunt. Een (ver)bouwproject is dus een uitdagende opgave. Daarnaast is een school bouwen voor veel opdrachtgevers een eenmalige en unieke gebeurtenis, waarmee zij vaak geen enkele ervaring hebben. Daarbij komt dat het voor hen vaak lastig is om de veranderende behoeften van hun organisatie te vangen: wat zijn de eisen van de gebruikersgroepen? Hoe communiceer je deze eisen naar de ontwerpers? En hoe genereer je betrokkenheid bij het project? Het is daarom van belang om gebruikers te betrekken bij het bouwproces. Op die manier kunnen zij input leveren aan het project over hun behoeften en kennis van het gebruiksproces. Hierdoor kan de kwaliteit van het schoolgebouw vergroot worden, in die zin dat het beter aansluit op de wensen en behoeften van de gebruikers. Tegelijkertijd ontstaat er draagvlak en uiteindelijk tevredenheid over het eindresultaat doordat gebruikers onderdeel worden van het proces. Het niet of niet op de juiste manier betrekken heeft vaak negatieve gevolgen. Het is dan ook niet zozeer de vraag of men gebruikers zou moeten betrekken, maar op welke manier dat gedaan moet worden. Het doel van dit onderzoek is dan ook het ontwikkelen van een instrument dat inzicht geeft aan een schoolbestuur/directie in de manier waarop zij gebruikers kunnen betrekken bij een nieuw- of verbouwproject van een schoolgebouw en hen ondersteunt bij het vormgeven en inrichten van een dergelijk participatieproces. Om dit doel te bereiken is onderzocht hoe een participatieproces vormgegeven kan worden, wat de kenmerken van een participatieproces zijn en hoe deze ingevuld worden vanuit literatuur en praktijk. Hiervoor is gebruik gemaakt van een literatuurstudie naar het vormgeven van participatieprocessen en het invullen van de kenmerken bij een dergelijk proces, en zijn interviews gehouden met schooldirecteuren en professionals in onderwijshuisvesting om gebruikersparticipatieprocessen in de praktijk te analyseren. Participatie is het betrekken van gebruikers bij het (ver)bouwproces van een schoolgebouw. Het participatieproces kan daarbij beschreven worden door de volgende kenmerken: 



Doelgroep participatie Bij de (ver)bouw van een schoolgebouw zijn veel gebruikers(groepen) en andere belanghebbenden betrokken. Bij een (ver)bouwproces moeten de gebruikers die in hun dagelijkse activiteiten het resultaat van het bouwproces – het schoolgebouw – gebruiken, centraal worden gesteld. Deze primaire gebruikersgroep bestaat uit docenten, leerlingen, ondersteunend personeel en schooldirectie. Daarnaast is er een secundaire gebruikersgroep die wordt gevormd door schoolbestuur, ouders en omwonenden. De verschillende groepen gebruikers die betrokken worden in het participatieproces, hebben elk hun specifieke aandachtpunten en brengen ook weer elk specifieke kwaliteiten mee naar het participatieproces. Niveau van participatie Gebruikers kunnen op verschillende niveaus betrokken worden. De zogenaamde participatieladder is een hulpmiddel om de mate van invloed en zeggenschap te laten zien. Deze participatieladder kent vijf niveaus met een toenemende mate van invloed. De niveaus informeren, raadplegen, adviseren en coproduceren blijken nodig om draagvlak te creëren. Het hoogste niveau, meebeslissen, is niet per se nodig, zolang gebruikers het gevoel hebben Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 7

ONTWERP

PROGRAMMEREN

5

4

prioriteren

(co)design

evalueren

6

experimenteren

inspireren 2c

verbeelden

2d

expertise halen

3

7

8

plannen

2b

2a

inlichten

VOORBEREIDEN

1

REALISATIE



GEBRUIK



dat hun input wordt meegenomen. Feedback en terugkoppeling naar aanleiding van input van de gebruikers is dan ook van wezenlijk belang. Moment van participatie Gebruikers al vroeg betrekken levert een meerwaarde op voor het uiteindelijke product – het schoolgebouw. Maar participatie moet niet alleen in het begin plaatsvinden, maar voortdurend gedurende het gehele bouwproces. Een bouwproces is verdeeld in verschillende fases waarin verschillende activiteiten worden uitgevoerd als tussenstappen naar het eindresultaat. Deze fasering kan ook structurerend werken voor de inrichting van het participatieproces en de momenten en onderwerpen waarop gebruikers betrokken worden bij het ontwikkeltraject van het schoolgebouw. Participatiemethoden & -technieken Er bestaan zeer veel verschillende methoden en technieken voor het betrekken van gebruikers. Verschillende type (gebruikers)groepen, verschillende participatieniveaus en verschillende momenten in het proces zullen om verschillende methodes vragen. Wat een passende methode is, is daarom altijd afhankelijk van de specifieke projectomstandigheden.

10

verbinden

11

updaten

12

feedback

13

documenteren

14

vieren

beoordelen

gereedmaken

9

placemaking

Figuur 1: Overzicht stappen.


Uit het literatuur- en praktijkonderzoek blijkt dat het vormgeven en inrichten van gebruikersparticipatie maatwerk is. De mogelijkheden en ruimte die er binnen een project is om te participeren, en de wensen en mogelijkheden om te participeren vanuit de gebruikers en de schoolorganisatie, verschillen per school en per project. Daarom moet ook per (ver)bouwproject bepaald worden hoe het gebruikersparticipatieproces vormgegeven wordt. Op basis van de bevindingen en conclusies uit het literatuur- en praktijkonderzoek is een instrument ontwikkeld in de vorm van een routekaart voor gebruikersparticipatie. Gedurende de ontwikkeling van het instrument is een validatie uitgevoerd, op basis waarvan het ontwerp is aangescherpt. De routekaart vormt een leidraad voor het vormgeven en inrichten van een participatieproces, en is bedoeld ter ondersteuning van een schooldirecteur. Het instrument beschrijft 17 verschillende stappen die samen het framework voor een gebruikersparticipatieproces vormen (zie figuur 1) en waarmee een participatieproces vorm gegeven kan worden. Het instrument vormt geen blauwdruk voor het gebruikersparticipatieproces, maar probeert te inspireren en handvatten aan te reiken voor de manier waarop gebruikers betrokken kunnen worden bij het (ver)bouwproces van een schoolgebouw.



Inhoudsopgave Voorwoord .............................................................................................................................................. 5 Samenvatting .......................................................................................................................................... 7 1

2

3

4

Onderzoeksopzet .......................................................................................................................... 13 1.1

Inleiding................................................................................................................................. 13

1.2

Aanleiding ............................................................................................................................. 13

1.3

Probleemveld ........................................................................................................................ 14

1.4

Afbakening ............................................................................................................................ 15

1.5

Doelstelling ........................................................................................................................... 15

1.6

Vraagstelling.......................................................................................................................... 16

1.7

Plan van aanpak .................................................................................................................... 16

Literatuuronderzoek gebruikersparticipatie ................................................................................. 19 2.1

Inleiding................................................................................................................................. 19

2.2

Gebruikersparticipatie .......................................................................................................... 19

2.3

Kenmerk: doelgroep participatie .......................................................................................... 25

2.4

Kenmerk: niveau van participatie ......................................................................................... 33

2.5

Kenmerk: moment van participatie ...................................................................................... 34

2.6

Kenmerk: participatiemethoden & -technieken ................................................................... 42

2.7

Conclusie: literatuuronderzoek............................................................................................. 45

Praktijkonderzoek gebruikersparticipatie ..................................................................................... 47 3.1

Inleiding................................................................................................................................. 47

3.2

Redenen participatie ............................................................................................................. 47

3.3

Doelgroep participatie .......................................................................................................... 47

3.4

Niveau van participatie ......................................................................................................... 51

3.5

Moment van participatie ...................................................................................................... 52

3.6

Participatiemethoden & -technieken ................................................................................... 55

3.7

Succesfactoren ...................................................................................................................... 56

3.8

Knelpunten ............................................................................................................................ 57

3.9

Aanbevelingen ...................................................................................................................... 57

3.10

Conclusie: praktijkonderzoek ................................................................................................ 58

Ontwerp ........................................................................................................................................ 61 4.1

Inleiding................................................................................................................................. 61

4.2

Ontwerpuitgangspunten ....................................................................................................... 61 Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 11

5

4.3

Opzet instrument .................................................................................................................. 61

4.4

Gebruik instrument ............................................................................................................... 64

4.5

Validatie ................................................................................................................................ 64

Conclusie en aanbevelingen ......................................................................................................... 67 5.1

Inleiding................................................................................................................................. 67

5.2

Conclusies ............................................................................................................................. 67

5.3

Aanbevelingen ...................................................................................................................... 68

Epiloog .................................................................................................................................................. 71 Literatuurlijst ......................................................................................................................................... 73 Bijlagen.................................................................................................................................................. 77 Bijlage 1: Herkomst hoofdvragen vormgeving participatieproces ................................................... 78 Bijlage 2: Het voortgezet onderwijs .................................................................................................. 79 Bijlage 3: Interviewopzet .................................................................................................................. 81 Bijlage 4: Factoren voor succes bij gebruikersparticipatie ............................................................... 83 Bijlage 5: Formele inspraak bouwproces .......................................................................................... 85 Bijlage 6: Waardesysteem stakeholders ........................................................................................... 86 Bijlage 7: Projectorganisatie ............................................................................................................. 88 Bijlage 8: Activiteiten bouwproces ................................................................................................... 91 Bijlage 9: Activiteiten gebruikersproces ........................................................................................... 95 Bijlage 10: Het Programma van Eisen ............................................................................................... 97 Bijlage 11: Participatiemethoden & -technieken ............................................................................ 103 Bijlage 12: Interviews schooldirecteuren ........................................................................................ 107 Bijlage 13: Opzet validatie............................................................................................................... 109 Bijlage 14: Overzichtsschema stappen ........................................................................................... 111


1 Onderzoeksopzet “Een kind heeft drie onderwijzers: de eerste zijn de andere kinderen, de tweede is de meester en de derde is de ruimte.” Zweeds gezegde

1.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de onderzoeksopzet van de ADMS-bedrijfsopdracht over gebruikersparticipatie bij scholenbouw beschreven. Eerst wordt een beschrijving gegeven van de aanleiding en het probleemveld. Daarna volgt een toelichting op de inrichting van het onderzoek door een beschrijving van de doelstelling, de onderzoeksvragen, en het plan van aanpak.

1.2 Aanleiding Architectural Design Management Systems (ADMS), Stichting Ruimte voor Onderwijs en Kinderopvang (Stichting Ruimte-OK) en Platform Onderwijshuisvesting (POH) hebben een strategische samenwerking opgezet als reactie op geconstateerde problemen en trends bij scholenhuisvesting. Een onderzoeksplan is geformuleerd om vanuit praktijkonderzoek en kennisvalorisatie verschillende instrumenten te ontwikkelen. Gebruikersparticipatie vormt een belangrijke richting binnen dit scholenhuisvestingsonderzoek. In onderstaande tekst wordt eerst een beeld geschetst van de problemen en ontwikkelingen in het onderwijsveld. Daarna wordt beschreven welke rol gebruikersparticipatie daarin kan vervullen. In de eerste plaats is iedere school verantwoordelijk voor het geven van kwalitatief goed onderwijs. Hiervoor is een wettelijk vastgesteld basisniveau, waaraan scholen dienen te voldoen (Rijksoverheid, 2012a). Een goed functionerend schoolgebouw biedt hierbij ondersteuning om dit kwalitatief goed onderwijs te kunnen geven. Het onderwijsveld is echter voortdurend in ontwikkeling en in beweging. Ontwikkelingen in maatschappij en technologie hebben geleid tot veranderde opvattingen over het onderwijs en vernieuwing in onderwijsvormen. Deze veranderingen vragen om een andere leer- en werkomgeving, vormgeving en inrichting van schoolgebouwen (Steijns, 2004). Zo hebben docenten meer behoefte aan plekken voor gedifferentieerde werkvormen waaraan leerlingen kunnen deelnemen (BNA, 2011). Daarnaast worden er ook steeds hogere eisen gesteld aan de functionaliteit, flexibiliteit en algemene kwaliteit van schoolgebouwen (Steijns, 2004). De recente aandacht voor de kwaliteit van het binnenmilieu in scholen vormt hier een illustratief voorbeeld van (Agentschap NL, 2010). Daarnaast is het totstandkomingsproces van schoolgebouwen een complex proces met verschillende inbreng en verantwoordelijkheden van Rijk, gemeente en schoolbestuur. Door decentralisatie van het bekostigingsstelsel in de jaren ’90 zijn gescheiden geldstromen en gescheiden verantwoordelijkheden ontstaan (Mol, 2009). Bovendien hebben opdrachtgevende partijen vaak weinig kennis hebben van het bouwen en verbouwen van scholen (Mol, 2009) (Lathouwers, 2008). Dit wordt veroorzaakt doordat een nieuw- of verbouwproject voor deze opdrachtgever vaak een eenmalige, unieke situatie is. Op het vlak van professionalisering van het opdrachtgeverschap valt dan ook nog een belangrijke verbeterslag te maken.


Verder hebben opdrachtgevers vaak moeite om de veranderende behoeften van hun organisatie volledig te vangen. Dit probleem kan onderverdeeld worden in drie sub-problemen (Zwemmer, 2008): (1) De onbekende specifieke behoeften van gebruikersgroepen, inclusief de wisselende algemene eisen; (2) Hoe deze eisen en waarden naar de ontwerpers gecommuniceerd moeten worden, en (3) Hoe betrokkenheid bij het totale project gegenereerd wordt, evenals eigenaarschap van gebruikers over het gebouw. Om deze problemen aan te pakken, is het van belang om gebruikers te betrekken bij het bouwproces. Door gebruikers te betrekken bij het ontwikkeltraject van een schoolgebouw kunnen zij input leveren aan het project met betrekking tot hun behoeften en wensen. Tegelijkertijd ontstaat er draagvlak en tevredenheid over het eindproduct, doordat gebruikers onderdeel worden van het proces (Maarleveld, 2008). Doordat gebruikers vaak geen stem en zeggenschap hebben (Blyth, 2001), is het begrijpen en invulling geven aan de echte, werkelijke behoeften van de gebruikers een uitdaging. Gebruikers zijn experts van het gebruiksproces. Deze kennis heeft de gebruiker opgedaan door het gebruiken van het gebouw voor zijn dagelijkse werkzaamheden. Zijn specifieke behoeften verschillen dan ook vaak van hoe een architect of opdrachtgever deze veronderstelt (Kernohan, 1992). De oplossing om dit gat te overbruggen is het praten met gebruikers en het betrekken van gebruikers bij het ontwikkeltraject. Participatie is een middel om de belangen van verschillen gebruikersgroepen en individuele gebruikers te beschermen, doordat zij een gevoel van zeggenschap krijgen dat er rekening wordt gehouden met hun behoeftes en waardes (Sanoff, 1992). Kortom, participatie kan de kwaliteit van het eindresultaat – het schoolgebouw – vergroten, doordat gebruikers als dé experts van het gebruiksproces de mogelijkheid krijgen om vanuit hun kennis en expertise het bouwproces te voeden. Daarnaast kan, door het betrekken van gebruikers bij het bouwproces, draagvlak worden gecreëerd voor het ontwerp.

1.3 Probleemveld Het betrekken van gebruikers bij het bouwproces is dus van belang. Het niet of niet op een juiste manier betrekken van gebruikers bij het proces heeft vaak negatieve gevolgen en vormt bovendien een gemiste kans, vanwege de positieve effecten van gebruikersparticipatie. Door gebruikers te betrekken bij het ontwikkeltraject van een schoolgebouw kunnen zij input leveren aan het project m.b.t. hun behoeften en kennis van het gebruiksproces. Tegelijkertijd ontstaat er het al eerder genoemde draagvlak en uiteindelijk tevredenheid over het eindresultaat, doordat gebruikers onderdeel worden van het proces. Toch worden gebruikers nog niet altijd betrokken bij het proces. Zo blijken leerkrachten nauwelijks betrokken te worden bij het bedenken en inrichten van het schoolgebouw, ondanks dat dit een van hun belangrijkste leerinstrumenten is (SfA, 2009). Het betrekken van gebruikers wordt gezien als belangrijk, maar er is nog weinig aandacht geweest voor het betrekken van gebruikers vanuit het perspectief van de opdrachtgever (Zwemmer, 2008). Onderstaande voorbeelden illustreren deze problematiek. Uit onderzoek naar de Hogeschool voor de Kunsten te Arnhem (Beckers, 2007) blijkt er een tegenstelling te zijn tussen enerzijds een prijswinnend ontwerp en anderzijds onvrede bij de gebruikers van het gebouw. Beckers (Beckers, 2007) laat zien dat deze onvrede werd veroorzaakt doordat er nauwelijks is gekeken naar wat de gebruikers belangrijk vinden en doordat gebruikersgroepen als docenten en studenten ontbraken in het gebruikersoverleg. Zij concluderen


dat overleg met gebruikers tijdens het proces belangrijk is voor projectsucces, en dat de manier waarop met gebruikers wordt omgegaan, bepalend is voor het creëren van draagvlak. Hierbij moeten gebruikers het gevoel hebben dat ze betrokken worden bij het proces, en dat er met hun input ook iets gedaan wordt. Verder komen uit onderzoek naar de Kinderwerkplaats te Bilthoven (Dansen, 2005) een aantal verbeterpunten naar voren. Hierbij was er van te voren geen plan gemaakt voor de participatie, waardoor de verschillende partijen niet wisten wat hun doelen waren en waardoor ze zich ook meer rechten toedichtten dan wat wenselijk werd geacht door het projectmanagement. Dit kan leiden tot misverstanden en teleurstellingen bij de gebruikers, als zij verwachten (op een bepaalde manier) te worden betrokken bij het proces. Verder zijn de leerlingen nauwelijks betrokken bij dit proces, terwijl zij onderdeel uitmaken van de uiteindelijke gebruikers van het gebouw. Dansen (Dansen, 2005) geeft hierbij aan dat hierdoor naast een potentiële informatiebron, ook de mogelijkheid tot het creëren van draagvlak verloren gaat. Tot slot blijkt uit een onderzoek naar het beste schoolgebouw van Amsterdam (SPA, 2011) dat ouders de onderzochte nieuwbouwscholen slechts met een zes beoordeelden. Als oorzaak wordt aangegeven dat de gebruikers – de ouders, kinderen en leerkrachten – te weinig betrokken worden bij het ontwerp van een nieuwe of te verbouwen school. Met als gevolg dat de wensen van deze gebruikers vaak niet in het uiteindelijke ontwerp terugkomen.

1.4 Afbakening Dit onderzoek richt zich op gebruikersparticipatie bij (ver)bouwprojecten binnen het Voortgezet Onderwijs. In Nederland bestaan er 659 instellingen voor het Voortgezet Onderwijs, waar gemiddeld 711 leerlingen onderwijs volgen (CBS, 2011). In het Voortgezet Onderwijs ligt het zwaartepunt van het bouwproces bij het betrekken van sub-groepen binnen de school. Dit in tegenstelling tot het Primair Onderwijs/Brede scholen, waar het zwaartepunt van het bouwproces ligt bij het organiseren van samenwerking tussen organisaties zoals de school, de kinderopvang en de buitenschoolse opvang.

1.5 Doelstelling Het doel van het onderzoek is het ontwikkelen van een instrument dat inzicht geeft aan een schoolbestuur/directie in de manier waarop zij gebruikers kunnen betrekken bij een nieuw- of verbouwproject van een schoolgebouw en hen ondersteunt bij het vormgeven en inrichten van een dergelijk participatieproces. Hiermee wordt een constructieve bijdrage geleverd aan het vergroten van de kwaliteit van onderwijshuisvesting en de ontwikkeling van een gebouw dat beter aansluit bij de wensen en eisen van de gebruikers.


1.6 Vraagstelling Om de doelstelling te bereiken is de volgende hoofdvraag geformuleerd: Hoe kan een schoolbestuur/directie op een goede manier gebruikers betrekken bij een nieuw- of verbouwproject van een schoolgebouw? Om deze hoofdvraag te beantwoorden, zijn een aantal deelvragen geformuleerd: 1. Wat zijn de aspecten die een rol kunnen spelen bij gebruikersparticipatie? 2. Welke kenmerken kunnen hieruit worden afgeleid, waarmee een participatieproces kan worden vormgegeven? 3. Wat zegt de literatuur over de invulling van deze kenmerken? 4. Hoe verhoudt zich dat ten opzichte van de invulling van deze kenmerken in de praktijk? 5. Hoe kunnen op basis daarvan partijen ondersteund worden?

1.7 Plan van aanpak Om het onderzoek te structureren is een onderzoeksmodel opgesteld, waarbij het onderzoek verdeeld is in drie fases: oriëntatiefase, analysefase en ontwerpfase. Dit onderzoeksmodel is bedoeld als leidraad voor de te volgen stappen, om efficiënt en effectief toe te werken naar het bereiken van de doelstelling. Het onderzoeksmodel is schematisch weergegeven in figuur 2. Aan de hand van dit onderzoeksmodel wordt de aanpak per fase toegelicht. Dit onderzoek is een explorerend, kwalitatief onderzoek naar gebruikersparticipatie, waarbij eveneens kwalitatieve methoden worden ingezet voor het uitvoeren van het onderzoek. Orientatie

Participatie

Gebruikers

Analyse

Ontwerp

Gewenste situatie

Gebruikersparticipatie processen: vormgeving en kenmerken Kaders & ontwerpcriteria

Bouwproces Vooronderzoek Verkenning praktijkervaringen

VO Instrument

DO Instrument Vormgeving & inrichting gebruikersparticipatieproces

Huidige situatie

Gebruikersparticipatie processen in de praktijk: vormgeving en kenmerken

Validatie

Figuur 2: Onderzoeksmodel.

Oriëntatiefase In de oriëntatiefase wordt een verkenning van het onderzoeksveld uitgevoerd. Hiervoor wordt vanuit een breed perspectief georiënteerd op het onderwerp ‘gebruikersparticipatie’. Hierbij wordt een verkennend literatuuronderzoek uitgevoerd om het bouwproces, de gebruikers en hun participatie in kaart te brengen. Verder worden interviews (zie bijlage 3) gehouden om inzicht te krijgen in praktijkervaringen met gebruikersparticipatie als ondersteuning bij het bepalen van de kenmerken van een participatieproces. In deze fase worden deelvragen 1 en 2 beantwoord.


Analysefase In de analysefase volgt een verdieping van het vraagstuk om te komen tot een diagnose en kaders en ontwerpcriteria voor het instrument. Deelvragen 3 en 4 worden in deze fase beantwoord. Hierbij wordt een verdiepend literatuuronderzoek uitgevoerd, waarbij verschillende bronnen worden geraadpleegd. Dit literatuuronderzoek is vooral gericht op inzicht in het vormgeven van participatieprocessen en het invullen van de kenmerken van een participatieproces, die naar voren zijn gekomen vanuit de oriëntatiefase. Verder wordt de huidige situatie van gebruikersparticipatieprocessen in de praktijk geanalyseerd op basis van de invulling die werd gegeven aan de kenmerken (wie betrek je wanneer en hoe?) en de ervaringen daarmee. Hiervoor zijn interviews gehouden met opdrachtgevers (schooldirectie) en opdrachtnemers (architect en huisvestingsadviseur) (zie bijlage 3). Ontwerpfase In de ontwerpfase volgt het ontwerp en ontwikkeling van het instrument, gebaseerd op kaders en ontwerpcriteria die zijn geformuleerd vanuit de analyse, waarmee deelvraag 5 wordt beantwoord. Het instrument vormt een hulpmiddel voor een schooldirectie bij het opzetten van een gebruikersparticipatieproces bij een nieuw- of verbouwproject van een schoolgebouw. Een voorlopig instrument zal worden gevalideerd door het voor te leggen aan enkele toekomstige gebruikers van het instrument en aan enkele professionals op het gebied van onderwijshuisvesting, waarna aanbevelingen meegenomen worden in het definitief ontwerp. Ten slotte worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan voor vervolgstappen.



2 Literatuuronderzoek gebruikersparticipatie 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de resultaten van het literatuuronderzoek beschreven. Hiervoor wordt achtereenvolgens ingegaan op verschillende aspecten van het begrip gebruikersparticipatie, de kenmerken van een participatieproces, en het invullen van deze kenmerken.

2.2 Gebruikersparticipatie 2.2.1

Inleiding

In deze paragraaf wordt eerst beschreven welke aspecten een rol kunnen spelen bij gebruikersparticipatie. Daarna wordt beschreven welke kenmerken, waarmee een participatieproces beschreven kan worden, daaruit afgeleid kunnen worden. 2.2.2

Gebruikersparticipatie: een verkenning

Participatie is het hebben van aandeel in iets, ergens aan deelnemen. Dit geeft echter nog geen informatie over wie deelneemt en waaraan deelgenomen wordt. Wanneer we het in dit onderzoek hebben over participatie, gaat het om het betrekken van gebruikers bij het (ver)bouwproces van een schoolgebouw.

Figuur 3: Drie manieren van participatie (Lee, 2008).

Hierbij is dus sprake van een bepaalde relatie tussen ontwerpers in het ontwerpproces en de gebruikers. Om deze relatie en de positie van gebruikersparticipatie daarin te verklaren, kan het sociaal / ruimtelijk concept van Lefebvre (Lee, 2008) worden gebruikt. Volgens dit concept is de wereld verdeeld in een ‘concrete ruimte’ en een ‘abstracte ruimte’. Hierbij is ‘concrete ruimte’ de ruimte waar mensen leven, en ‘abstracte ruimte’ de ruimte waar experts, zoals ontwerpers en architecten, werken. Waar deze twee gebieden elkaar overlappen ontstaat een domein van samenwerking. Gezamenlijk vormt dit een framework dat kan worden gebruikt om participatie te begrijpen. ‘Werken met ontwerpers’ en ‘werken met mensen’ zijn hierbij twee tegengestelde polen. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 19

Daarbij kunnen er drie manieren van participatie worden geïdentificeerd: ‘publieke participatie’ in de ‘abstracte ruimte’, ‘gemeenschapsparticipatie’ in de ‘concrete ruimte’, en ‘ontwerp participatie’ in het overlappende gebied (zie figuur 3). ‘Ontwerp participatie’ gaat over het betrekken van de gebruiker bij het ontwerpproces (Lee, 2008). Binnen de context van dit onderzoek valt gebruikersparticipatie te positioneren onder ‘ontwerp participatie’ in het domein van de samenwerking. Gebruikersparticipatie kan dus worden begrepen als interactie tussen de wereld van de ontwerpers (abstracte ruimte) en de wereld van de mensen / gebruikers (concrete ruimte). 2.2.3

Doel participatie

Figuur 4: Het ‘user-needs gap model’ (Lawson, 2006).

Bij het ontwikkeltraject van het ontwerp van een schoolgebouw zijn de opdrachtgever, de gebruiker en de architect de drie belangrijkste partijen. Een architect heeft eigenlijk twee opdrachtgevers: de opdrachtgever die betaalt voor het ontwerp (‘paying clients’), en de uiteindelijke gebruiker van het gebouw (‘users’) (Blyth, 2001). Zeisel (zie figuur 4) toont aan dat terwijl er tussen de opdrachtgever en de architect vaak een goede communicatie zal zijn, beide partijen echter een ‘gap’ hebben in hun communicatie met de gebruikers (Blyth, 2001). In een bouwproces is de gebruiker vaak niet dezelfde persoon als de opdrachtgever, daarom vertegenwoordigt de opdrachtgever de gebruikers en behoeften van deze gebruikers. De gebruikers zelf spelen vaak geen rol in de besluitvorming over het gebouw wat zij zullen gaan gebruiken (Kernohan, 1992). Gebruikersparticipatie vormt een middel om dit gat te overbruggen. Het betrekken van gebruikers in het ontwerpbesluitvormingsproces, heeft als gevolg dat hun vertrouwen wordt verhoogd in organisaties, waardoor het waarschijnlijker wordt dat zij beslissingen en plannen zullen accepteren en binnen de kaders van het project naar oplossingen zullen zoeken voor problemen. Daarnaast is het van belang om een stem te geven aan gebruikers in ontwerp en besluitvorming om plannen, besluiten en dienstverlening te verbeteren. Dit vormen dan ook de twee hoofddoelen van participatie (Sanoff, 1992). Daarnaast zijn er nog een aantal verschillende redenen waarom gebruikers betrokken zouden moeten worden bij een nieuw- of verbouwproject van een schoolgebouw. Zo kan gebruikersparticipatie bijdragen aan (CABE, 2003):     

Toename van het inzicht van gebruikers van de consequenties van het project voor hen; Meer begrip voor de geplande organisatieveranderingen; Het gebruikmaken van de verbeeldingskracht van anderen; Realistische verwachtingen wekken; Het creëren van een tevredener gebruikersgroep aan het eind van het project. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 20

Door gebruikers te betrekken bij besluitvorming wordt een groter gevoel van verbondenheid gecreëerd. Hoe meer gebruikers het gevoel hebben dat ze input en betrokkenheid hebben in het besluitvormingsproces, hoe meer eigenaarschap zij zullen voelen voor het schoolgebouw en hoe meer zorg zij daarvoor zullen dragen (CABE, 2004). Door het betrekken van gebruikers wordt dus draagvlak en tevredenheid gecreëerd. Wel dient het betrekken van gebruikers op een goede manier te gebeuren anders bestaat er het risico op misverstanden en teleurstellingen. Draagvlak en tevredenheid ontstaan enerzijds door tevredenheid over het proces dat gevolgd is, en anderzijds door tevredenheid over de uitkomst van dat proces (Graaf, 2007). Draagvlak en tevredenheid hebben dus een inhoudelijk en een procesmatige component, en de uiteindelijke algehele tevredenheid is dan ook afhankelijk van beide (zie figuur 5). Hierbij geldt dat een succesvol proces noodzakelijk is, maar niet in zichzelf voldoende voor een succesvol product (Boedeltje, 2004). Voor het eindoordeel over het schoolgebouw, dus in hoeverre de gebruiker tevreden is met het eindresultaat, geldt dat vooral de tevredenheid over het product van invloed is. De tevredenheid over het proces is eveneens van belang, maar in mindere mate. Het proces in dit geval is het participatieproces als onderdeel van het bouwproces; de uitkomst (product) van dat bouwproces is een schoolgebouw. Een positief oordeel over het proces kan zorgen dat het eindoordeel over het schoolgebouw toch positief uitvalt, ondanks dat men niet helemaal tevreden is over het uiteindelijke product. Zo geldt ook dat een negatief oordeel over het proces, dempend kan werken op het eindoordeel over het schoolgebouw, ondanks dat men wel tevreden is over het product zelf.

Figuur 5: Conceptueel model creatie van draagvlak en tevredenheid.

Bij een nieuw- of verbouwproject van een school zijn veel verschillende actoren betrokken. Al deze actoren hebben bepaalde belangen bij het project die ze graag tevreden gesteld zouden zien. Een succesvol project kan gedefinieerd worden als “de mate waarin het projectresultaat betrokken actoren tevreden stelt”. Van deze verschillende actoren zouden de gebruikers de meeste invloed moeten hebben op de bepaling van het succes van het project. Het eindresultaat van een project is immers bedoeld voor de gebruiker om te gebruiken. Zo zal een gebruiker die ontevreden is met het projectresultaat zal dat projectresultaat vaak suboptimaal, slecht of nauwelijks gebruiken, waardoor het project in dat geval ook niet succesvol genoemd kan worden. Van Aken stelt dat naarmate een actor meer afhankelijk is van het projectresultaat voor zijn eigen functioneren, zijn tevredenheid van groter belang is (Aken, 2009).


Feedback

Gebruikers Input wensen & eisen

Creëren draagvlak

Bouwproject

Figuur 6: Schematisch model gebruikersparticipatie.

Concluderend kan worden gesteld dat gebruikersparticipatie een middel vormt voor het ontwikkelen van een goed schoolgebouw, doordat het a) de kwaliteit van een schoolgebouw vergroot, in die zin dat het beter aansluit op de wensen en behoeften van de gebruikers, en b) de algehele tevredenheid van de gebruikers over het uiteindelijke projectresultaat vergroot (zie figuur 6). Dit zijn dan ook de twee belangrijkste doelen van gebruikersparticipatie. 2.2.4

Vormgeving participatieproces

Er zijn verschillende randvoorwaarden en succesfactoren aan te wijzen die bijdragen aan een succesvolle gebruikersparticipatie wat betreft de vormgeving, inrichting en uitvoering. Een onderzoek door Parnell (Parnell, 2009) naar wat als een succesvol en onsuccesvol participatieproces wordt gezien door participanten en waarom, identificeert de volgende factoren voor succes1: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Participatieaanpak Organisatiecultuur Procedures, protocollen en onvoorziene gebeurtenissen Relaties Rollen & vertegenwoordiging Het zien van resultaten Gevoel van verbondenheid/gedeeld belang Ondersteuning Het communicatieproces

Er zijn dus verschillende aandachtspunten waarmee rekening moet worden gehouden bij een gebruikersparticipatieproces, maar deze factoren vormen nog geen antwoord op de vraag hoe een participatieproces vormgegeven kan worden. Wanneer er de behoefte is bij de (ver)bouw van een school om gebruikers te betrekken, kan het participatieproces effectief vorm krijgen door het te conceptualiseren. Dit betekent vragen stellen over wie, wat, waarom, hoe en wanneer (Sanoff, 1992): • Wie zijn de partijen die betrokken worden bij de participatie? Individuen of groepen die betrokken zullen worden bij de participatieactiviteiten, moeten worden geïdentificeerd. • Wat willen we bereikt hebben met het uitvoeren van het participatieprogramma? Wat zijn de doelstellingen van de participatieactiviteit? Is de participatieactiviteit bijvoorbeeld bedoeld om ideeën te genereren, om houdingen te identificeren, om informatie te verspreiden, of om een voorstel te beoordelen. • Waarom moet de participatie plaatsvinden? Wat zijn de doelen? • Hoe moeten mensen worden betrokken? Passende participatiemethoden moeten worden geïdentificeerd om de gewenste doelstellingen te bereiken.

1

In bijlage 4 worden de factoren voor succes verder toegelicht. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 22

•

Wanneer in het planningsproces is participatie nodig of gewenst? Participanten kunnen betrokken worden in de ontwikkeling, uitvoering, evaluatie of een combinatie daarvan. Hoewel dit simpele vragen zijn, blijken ze maar zelden gesteld te worden vooraf aan de ontwikkeling van een participatief ontwerpprogramma (Sanoff, 2000). Aanvullend hieraan beschrijft Rosner (Rosner, 1978 in Sanoff, 1992) de stappen die moeten worden gezet voor het plannen van een succesvolle participatie:  Identificeer de personen of groepen die betrokken of betrokken zouden moeten worden bij de geplande participatieactiviteit;  Bepaal waar in het bouwproces de participanten betrokken zouden moeten worden;  Verwoord de doelstellingen van de participatie(activiteiten);  Koppel opties van methoden aan de doelstellingen;  Selecteer een geschikte methode om gebruikt te worden voor het behalen van de vastgestelde doelstellingen;  Implementeer de gekozen participatieactiviteiten;  Evalueer de uitvoering van de methoden om te zien in hoeverre de gewenste doelen en doelstellingen zijn bereikt. Het volgen van deze acht stappen zal niet automatisch succes verzekeren, maar het volgen van de stappen zal falen wel minimaliseren (Sanoff, 1992). Er moet echter niet alleen bepaald worden wie participeert, maar ook welk niveau de participatie heeft (Woolner, 2009) (Maarleveld, 2008). Deze vraag vormt wel een onderdeel van het afwegingskader voor burgerparticipatie bij vorming en uitvoering van gemeentelijk beleid (IPP, 2012). Hierbij dient een vergelijkbare set vragen als voorgesteld door Sanoff (Sanoff, 1992) te worden gesteld. Achtereenvolgens moet antwoord gegeven worden met welk doel (vraag 1), in welk stadium van het beleidsproces (vraag 2), met welke verantwoordelijkheid (vraag 3), met welke burgers (vraag 4), met welke duur van het traject (vraag 5), en met welke werkvormen en instrumenten (vraag 6) het (burger)participatieproces vorm krijgt (IPP, 2012). Specifiek voor de context van participatie bij het ontwerp van een school, geeft CABE (CABE, 2004) aan dat vormgeving van het participatieproces eveneens kan variëren in het niveau, de methode en de timing van de participatie van de gebruiker. Er zijn dus vele vragen en aandachtspunten waarmee een schooldirectie rekening moet houden bij het vormgeven van een gebruikersparticipatieproces. Het instrument, het eindresultaat van het onderzoek, heeft als doel om een schooldirectie hierbij te ondersteunen. Om het overzichtelijk te houden, richten we ons in dit onderzoek op vier (samenvattende) hoofdvragen2:  Welke gebruikers worden betrokken?  Welke mate van invloed hebben de gebruikers op het proces?  Wanneer in het proces moeten gebruikers betrokken worden?  Welke methoden worden gebruikt? Hieruit volgt dat een participatieproces kan worden beschreven door de volgende kenmerken:  Doelgroep participatie  Niveau van participatie  Moment van participatie  Participatiemethoden & -technieken

2

Zie bijlage 1 voor de herleiding van de vragen en aandachtspunten vanuit de literatuur tot de vier hoofdvragen. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 23

2.2.5

Kenmerken participatieproces

Doelgroep participatie Bij de (ver)bouw van een schoolgebouw zijn veel gebruikers(groepen) en andere belanghebbenden betrokken. Individuen of groepen die betrokken zijn of zouden moeten worden bij de participatieactiviteiten moeten hiervoor worden geïdentificeerd. Algemeen geldt dat mensen die beïnvloed zullen worden door het ontwerp en de plannen betrokken zouden moeten worden bij het proces van het maken van deze beslissingen (Sanoff, 1992). Niveau van participatie Voor een beschrijving van de mate van invloed en zeggenschap van de participant is de participatieladder een veel gebruikt hulpmiddel. De verdeling van participatieniveaus van Edelenbos is veelgebruikt in de praktijk. Deze participatieladder kent vijf niveaus met een toenemende mate van invloed van de betrokkenen/gebruikers (zie figuur 7). Deze niveaus zijn in oplopende volgorde: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen (Edelenbos, 2001). INFORMEREN

betrokkenen/gebruikers worden alleen op de hoogte gesteld.

RAADPLEGEN

betrokkenen/gebruikers worden geraadpleegd over een voorgenomen beslissing. Hun meningen kunnen worden meegenomen, maar dit is niet verplicht. betrokkenen/gebruikers geven een advies over een onderwerp. Hun advies wordt meestal overgenomen. Indien niet, dient dit beargumenteerd te worden. betrokkenen/gebruikers werken samen met professionele partijen aan de ontwikkeling van het ontwerp. Initiatief ligt bij betrokkenen/gebruikers en zij zijn (mede)verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen, binnen bepaalde kaders.

ADVISEREN COPRODUCEREN MEEBESLISSEN

Figuur 7: De participatieniveaus kennen een toenemende mate van invloed door de betrokkenen/gebruikers (Edelenbos, 2001).

Moment van participatie Het is van belang om gebruikers al vroeg te betrekken bij het proces, want door de verkenning van strategische onderwijs- en ontwerpvraagstukken in een vroeg stadium kan er een meerwaarde worden gecreëerd in het uiteindelijke eindproduct in de vorm van een goed en geschikt schoolgebouw voor een specifieke school (CABE, 2004). Participatie is echter niet alleen nodig in het begin van het project, zoals in de voorbereidende fase bij het ontwikkelen van een Programma van Eisen (PvE), maar moet voortdurend plaatsvinden gedurende het hele proces (CABE, 2003). Een bouwproces is verdeeld in verschillende fases waarin verschillende activiteiten worden uitgevoerd als tussenstappen naar het eindresultaat. Deze fasering kan eveneens structurerend werken voor de momenten waarop gebruikers betrokken worden bij het ontwikkeltraject. Aangezien het moment van participatie gerelateerd is aan de fasering van het bouwproces, is het daarmee ook bepalend voor de onderwerpen van participatie. Doordat ontwerpen planvormingsactiviteiten gepositioneerd zijn in een specifieke fase van het bouwproces, zijn het moment en het onderwerp van participatie aan elkaar gekoppeld. Participatiemethoden & -technieken Er bestaan veel verschillende methoden en technieken voor het betrekken van gebruikers. Verschillende type gebruikers(groepen), verschillende participatieniveaus en verschillende momenten in het proces zullen om verschillende te gebruiken methodes vragen. Afhankelijk van de specifieke projectomstandigheden moet bepaald worden wat geschikte participatiemethoden zijn.


Hierbij moet er wel voor gezorgd worden dat de gekozen participatiemethode(n) ook effectief zijn. Daarom moet in gedachten worden gehouden dat de kwaliteit van de antwoorden voortkomt uit de kwaliteit van de vragen. Bovendien is van belang om voordat gebruikers betrokken worden, na te denken over de benadering en manier van betrekken, anders kan het overleg met gebruikers leiden tot veel verwarring, en eindigen in onhaalbare verwachtingen (CABE, 2003). 2.2.6

Conclusie: gebruikersparticipatie

Bij gebruikersparticipatie gaat het om het betrekken van gebruikers bij het (ver)bouwproces van een schoolgebouw. Gebruikersparticipatie kan hierbij gezien worden als interactie tussen ontwerpers en gebruikers. Door gebruikers te betrekken bij een (ver)bouwproces kunnen zij hun vanuit hun behoeften en hun kennis van het gebruikproces het bouwproces voeden. Daarnaast ontstaat er draagvlak en tevredenheid bij gebruikers over het ontwerp. Het is daarbij wel van belang om gebruikersparticipatie op een goede manier vorm te geven. Om de vraag hoe een participatieproces vorm gegeven kan worden te kunnen beantwoorden, zijn in dit onderzoek een viertal kenmerken vastgesteld waarmee de vormgeving van een participatieproces beschreven kan worden. Deze kenmerken zijn: doelgroep participatie, niveau van participatie, moment van participatie, en participatiemethoden & -technieken. Voor de invulling van deze kenmerken bestaan verschillende mogelijkheden en variaties. Inzicht in de invulling van deze kenmerken is nodig om uitspraken te kunnen doen over een geschikte manier voor gebruikersparticipatie bij een specifieke school. Dat betekent dat nu de kenmerken zijn bepaald, vervolgens onderzocht kan worden welke invulling wordt gegeven aan deze kenmerken vanuit de literatuur.

2.3 Kenmerk: doelgroep participatie 2.3.1

Inleiding

Gebruikers zijn niet een groep, maar een complexe verzameling van mensen en groepen met verschillende belangen en invalshoeken. In deze paragraaf wordt eerst beschreven welke gebruikers(groepen) en andere belanghebbenden onderscheiden kunnen worden bij een nieuw- of verbouwproject van een school. Daarna worden de aandachtspunten en kwaliteiten van de verschillende gebruikers(groepen) beschreven. Ten slotte worden de verschillende waardeniveaus van gebruikers en de inrichting van een projectorganisatie beschreven. 2.3.2

Gebruikers

Gebruikers Dé gebruiker van een schoolgebouw bestaat niet. Binnen de gebruikers van een schoolgebouw, zijn er verschillende veelvormige gebruikers(groepen) te onderscheiden, met elk verschillende belangen en behoeftes die een schoolgebouw voor hen zou moeten vervullen. Als de gebruikers van een school kunnen we onderscheid maken tussen de volgende soorten gebruikers(groepen) (Steijns, 2004):  Leerlingen  Onderwijzend personeel  Ondersteunend personeel  Schooldirectie  Overige gebruikers Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 25

Leerlingen In het Voortgezet Onderwijs zijn leerlingen vaak de grootste gebruikersgroep in een school. Leerlingen vallen bijvoorbeeld te verdelen in onder- en bovenbouw. Daarnaast kan een verdeling worden gemaakt naar het type onderwijs (vmbo, havo, vwo) of naar het profiel van de leerlingen. Onderwijzend personeel De docenten maken samen met de leerlingen deel uit van het primaire proces van een school: onderwijs geven en onderwijs krijgen. De docenten zijn als groep gebruikers bepalend voor de manier van onderwijs geven en hebben daarmee ook invloed op het schoolgebouw. Docenten kunnen eveneens verdeeld worden op basis van de profielen. Daarnaast valt een verdeling te maken tussen praktijk- en theorievakken. Ondersteunend personeel Het ondersteunend personeel is betrokken bij het beheer en onderhoud van het schoolgebouw. Tot deze groep horen bijvoorbeeld de conciërge, kantinepersoneel, schoonmaakpersoneel, en administratie. Schooldirectie/schoolleiding De schooldirectie/schoolleiding is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van een school. Vaak zijn ze (gedelegeerd) opdrachtgever – bouwheerschap – bij een nieuw- of verbouwproject. Overige gebruikers Bij de groep overige gebruikers valt bijvoorbeeld te denken aan verhuur aan derden van bijvoorbeeld de gymzaal/sportruimte. Hoe groter deze groep is, hoe meer rekening met hen zal moeten worden gehouden in en hoe groter hun invloed zal zijn op het ontwerp van het gebouw om het gebouw ook voor medegebruik geschikt te laten zijn. Belanghebbenden Naast de verschillende gebruikers zijn er ook nog een aantal partijen aan te wijzen die belanghebbende zijn bij een nieuw- of verbouwproject van een school. Deze belanghebbenden zijn onder meer:  Schoolbestuur  Gemeente  Buurt en omwonenden  Ouders Schoolbestuur Het schoolbestuur is een overkoepelend orgaan waaronder één of meerdere scholen vallen. Zij is vaak de opdrachtgever – bouwheerschap – bij een nieuw- of verbouwproject van een schoolgebouw. Gemeente De gemeente is betrokken vanwege het financieringsstelsel en omdat het hun plicht is om te zorgen voor onderwijshuisvesting. Daarnaast kan de gemeente ook het bouwheerschap overnemen van de school; dit gebeurt echter vaak in het geval van nieuwbouw van brede scholen in het Primair Onderwijs. Een gemeente maakt niet gebruik van het resultaat van bouwproces, het schoolgebouw. Buurt en omwonenden De buurt is wel belanghebbende, maar zij zijn niet gebruikers in de ware zin van het woord. Het is wel van belang om deze groep te betrekken om bijvoorbeeld bezwaarschriften te voorkomen. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 26

Ouders Vanwege het feit dat hun kinderen leerlingen zijn, zijn ouders ook belanghebbenden. Ouders moeten vooral geïnformeerd worden. Enerzijds vanuit een formele kant voor de ouderraad en anderzijds vanuit een PR/imago-gedachte vanuit de school naar hun klanten, de (toekomstige) leerlingen en hun ouders. 2.3.3

Gebruikers: aandachtspunten en kwaliteiten

GEBRUIKERS Leerlingen

Docenten

AANDACHTSPUNTEN  Representatieve vertegenwoordiging  Leeftijd  Ervaring  Realistische ideeën?  Passende methodes  Conservatief?  Botsing van professionele culturen  Continue betrokkenheid

Overig personeel / ondersteunend personeel

   

Macht en status Continue betrokkenheid Betaling, tijd om betrokken te zijn Passende methodes

Ouders

 

Representatieve vertegenwoordiging Gedateerde ideeën over educatie / onderwijs Beperkte kennis van de huidige schoolpraktijk Representatieve vertegenwoordiging Beperkte, gedateerde kennis Specifieke, beperkte belangen / zorgen

 Lokale gemeenschap / buurt

  

KWALITEITEN  Brede, uitgebreide kennis en ervaring  Meer verbeeldingskracht?

          

Link naar curriculum Uitgebreide kennis en ervaring Link naar verleden school Link naar toekomst school Uitgebreide kennis en ervaring Ongebruikelijke invalshoeken Overzicht van schoolorganisatie Invalshoek gemeenschap Link naar verleden school Link naar toekomst school Kritische afstand, maar kunnen wel zeer geïnteresseerd zijn

 

Invalshoek gemeenschap Link naar verleden school

Figuur 8: Aandachtspunten en kwaliteiten van verschillende gebruikers in het ontwerpproces van een school (Woolner, 2009).

De verschillende groepen gebruikers die betrokken zijn in het participatieproces hebben elk hun specifieke aandachtpunten en brengen ook weer elk specifieke kwaliteiten mee naar het participatieproces (zie figuur 8). Onderstaande beschrijving van de aandachtspunten en kwaliteiten van de verschillende gebruikers is gebaseerd op onderzoek van Woolner (Woolner, 2009) naar participatie in het ‘building schools for the future’ programma. Leerlingen In de literatuur zijn leerlingen de groep waarvan het vaakst wordt voorgesteld om te betrekken bij overleg en participatieactiviteiten. Hiervoor wordt meestal aangedragen dat leerlingen hun school en de activiteiten die er plaatsvinden zeer goed kennen. Hierbij moet wel aandacht geschonken worden aan wie binnen de leerlingenpopulatie de mogelijkheid krijgt om te participeren en wat het doel is van hun participatie. Er moet volgens Woolner voor gewaakt worden dat het betrekken van leerlingen geen geïsoleerd initiatief of slechts een symbolisch gebaar is, wat leerlingen gefrustreerd en cynisch kan achterlaten. Er bestaan wel een aantal voorbeelden, waarbij geprobeerd wordt leerlingen op een zinvolle manier te betrekken, hoewel het betrekken van leerlingen nog steeds meer lijkt te gaan over consulteren dan over meer actieve participatie.


Een belangrijk aandachtspunt bij Woolner is vertegenwoordiging. Het is mogelijk om alle leerlingen te betrekken bij bijvoorbeeld een ‘ontwerpdag’, maar als op een gegeven moment de input van leerlingen een onderdeel gaat vormen van het proces, wordt het noodzakelijk om een bepaalde vertegenwoordiging te krijgen van de totale groep van leerlingen. Hierbij is het vooral van belang hoe deze vertegenwoordiging wordt gemaakt. Hierbij moet aandacht geschonken worden dat verschillende leeftijden en belangen/interesses vertegenwoordigd zijn. Daarnaast lijkt het weliswaar gemakkelijker om daarbij te richten op al actieve, beschikbare en enthousiaste leerlingen, maar de vraag kan gesteld worden in hoeverre dat een betrouwbare afspiegeling is van de totale leerlingengroep. Volgens Woolner is een ander belangrijk aandachtspunt bij het betrekken, het afstemmen van de participatiemethode op de (eigenschappen van de) doelgroep. Daarnaast wordt aangeraden om verschillende activiteiten te gebruiken. Er zijn vele verschillende bestaande methodes voor het betrekken van leerlingen van verschillende leeftijden en met verschillende interesses. Het vermogen van leerlingen om meer fantasierijk/creatief en minder conservatief te zijn dan volwassenen, is een reden die vaak wordt gegeven voor het betrekken van leerlingen bij een ontwerpproces. Hierbij moet afgevraagd worden of de input van kinderen werkelijk verschilt van die van andere gebruikers. Woolner merkt op dat de aanname dat kinderen en jongeren altijd innovatief en fantasierijk denken en nooit behoudend of conservatief zijn, wel betwist kan worden. Door hun beperkte levenservaring, bestaat het gevaar dat kinderen/jongeren met niet-realistische ideeën komen, ofwel ideeën waarvan ze de uiteindelijke uitwerking niet volledig hebben doordacht. Toch komt het voor dat deze ideeën door een architect worden opgepakt, met als motivatie dat dit is wat de gebruiker wil. Dit kan vanzelfsprekend gebeuren met elk niet-realistisch of ‘wild’ idee dat door een willekeurige participant naar voren wordt gebracht. Woolner geeft aan dat het lijkt alsof ideeën van kinderen/jongeren hiervoor vatbaarder zijn. Dit wordt misschien veroorzaakt door de hoge status die volwassenen lijken te geven aan de fantasieën en ideeën van de kinderen/jongeren of door de symboliek die er uit gaat van het overnemen van ideeën van leerlingen. Het ideaalbeeld van dialoog en communicatie in het participatieproces lijkt erop te wijzen dat een groep die samenwerkt gedurende het project een mix zou moeten zijn van participanten zoals leerlingen, docenten en ander personeel. Woolner geeft aan dat dit desondanks problemen kan geven, vooral in het begin van het proces, doordat van leerlingen verwacht wordt om samen te werken met docenten op basis van gelijkheid, terwijl ze doorgaans meestal een ander soort relatie hebben. Daarnaast kan het ook docenten in een lastige positie brengen als hun rol niet duidelijk is gemaakt en ze niet weten of van hen verwacht wordt dat ze hun gebruikelijke verantwoordelijkheid voor het houden van toezicht en orde uitvoeren of niet. Dit geldt natuurlijk vooral als een groot aantal leerlingen tegelijkertijd bij een activiteit betrokken wordt. In bijvoorbeeld een medezeggenschapsraad zijn een afvaardiging van leerlingen en docenten natuurlijk al in een samenwerkende groep geplaatst. Docenten Uit onderzoeken (in Engeland) blijkt dat het toch nog vaak het geval is dat docenten weinig betrokken worden bij het (ver)bouwproject van hun schoolgebouw. Woolner stelt dat als docenten betrokken worden, het van belang is dat hen een specifieke rol in het proces wordt toegewezen. Als ze uitgenodigd worden om participatieworkshops bij te wonen zonder een specifieke rol, blijken ze de neiging te hebben om rond te hangen, te verstoren of te verdwijnen. Dit wordt veroorzaakt, doordat docenten dan niet het gevoel hebben dat hun professionele kennis van de school, of in het algemeen van het onderwijs, wordt gewaardeerd. Dit draagt niet alleen bij aan het ontbreken van


enthousiasme, maar verzwakt ook de doelstellingen om koppelingen te maken tussen de huidige praktijk, de ervaring van de docenten, en de toekomstige onderwijsomgeving. Het lijkt ook noodzakelijk dat de rol die aan docenten wordt gegeven in het ontwerpproces van een school, expliciet wordt gerelateerd aan hun kennis van de school. Zodat daarmee ook waarde wordt toegekend aan hun potentieel om de nieuwe omgeving in te passen in de voortgaande en ontwikkelende onderwijspraktijk. Wanneer docenten betrokken zijn bij het ontwerp, kunnen er spanningen ontstaan die veroorzaakt worden door een gebrek aan inzicht in de professionele kennis van andere participanten/actoren. Naar dit punt wordt vaak gerefereerd als de kloof tussen docenten en ontwerpers die overbrugd moet worden. Vaak wordt als verklaring voor het ontstaan van deze kloof de verschillende talen genoemd die gesproken worden binnen de verschillende beroepsgroepen. Om een gemeenschappelijke taal voor het ontwerpen, bouwen en leren/pedagogie te ontwikkelen, vormt vaak nog een lastig opgave. Hieruit leidt Woolner af dat er een specifieke rol is weggelegd in het proces voor facilitators. Deze facilitator vormt daarbij de verbindende schakel tussen ontwerpgroep en gebruikersgroep, en moet in staat zijn om die vertaalslag van de gebruikers te maken. Dit taalprobleem zou ook deels omzeild kunnen worden door meer visuele methoden voor consultatie en communicatie te gebruiken. Dit biedt voor alle participanten/actoren een concreet iets om naar te kijken, te manipuleren en te bespreken. Het blijft echter van belang om juist ook een goede verscheidenheid van de docentengroep te betrekken, waarbij vanzelfsprekend de bovenstaande aandachtspunten moeten worden erkend en aangepakt. Het betrekken van een goede verscheidenheid van de docentengroep, vergroot echter wel de kans op een schoolomgeving die niet alleen geschikt is voor de huidige praktijk, maar daarnaast ook ontwikkelingen ondersteunt, en bovendien door docenten wordt gezien als een integraal deel van de onderwijsactiviteiten. Overig personeel Uit het onderzoek van Woolner is naar voren gekomen dat dergelijke facilitators vaak van mening lijken te zijn dat de gebruikers van een schoolgebouw vooral bestaan uit docenten en leerlingen. Hierdoor wordt een groot aantal personen die in de school werkzaam zijn in niet-onderwijsgevende posities, genegeerd. Deze groep maakt ongeveer een derde uit van het totale personeel van de school en vormt daarmee een substantiële groep gebruikers binnen een school. Alleen al vanwege democratische redenen is het van belang dat deze mensen ook worden betrokken in het ontwerpproces. Hierbij moet er echter, evenals bij de andere participanten, wel voor gewaakt worden dat participatie van deze personeelsleden niet slechts een symbolisch gebaar is. Het betrekken van mensen vanuit het gehele schoolteam moet het gevolg zijn van het op waarde schatten van hun brede ervaring van de school. Hierbij geldt dat naast de voor de hand liggende expertise die voortkomt vanuit het type werk, dat hun daadwerkelijke input aan kennis breder kan zijn. Voor docenten geldt dat hun activiteiten vaak gecentreerd zijn binnen een aantal ruimtes in een school, terwijl het ondersteunend personeel zich vanwege hun functie meer door de school heen bewegen. Daardoor hebben zij bijvoorbeeld een beter overkoepelend overzicht van de lay-out, organisatie en werking van de school. Net als voor andere groepen participanten, geeft Woolner aan dat het noodzakelijk is dat tijd beschikbaar wordt gesteld voor participatie. Daarnaast moet er ook aandacht geschonken worden aan een aantal praktische aspecten, zoals het plannen van de sessies rond de werktijden van de personeelsleden of ervoor zorgen dat personeel dat per uur betaald wordt, ook betaald wordt voor de tijd dat ze een bijdrage leveren.


Door ook het ondersteunend personeel te betrekken, wordt een breed scala van inzichten en ervaringen geproduceerd, wat een meer volledig begrip van de school mogelijk maakt, maar het ook moeilijker maakt om overeenstemming te bereiken, vanwege verschillen in standpunten en ervaringen. Ouders en buurt Uit het onderzoek van Woolner komt naar voren dat er recent steeds meer aandacht is om scholen te integreren in de gemeenschap/omgeving waarin ze zich bevinden. Daaruit volgen ook aanbevelingen om bij bouwprojecten van een school ook de lokale gemeenschap en ouders te betrekken. In hoeverre dit ook werkelijk gebeurt en wat de ervaringen ermee zijn, daarover bestaat volgens Woolner nog weinig informatie. 2.3.4

Gebruikers en waarde

Figuur 9: Waardeniveaus van verschillende categorieën stakeholders (Mallory-Hill, 2004).

Elke gebruiker heeft verschillende belangen en invalshoeken. Zo wil een docent bijvoorbeeld een goed functionerend klaslokaal om les te kunnen geven, en zal een schoolbestuur meer kijken naar de langere termijn. Voor een docent is dus de basis en functionele waarde vooral van belang, terwijl voor een schoolbestuur de strategische en economische waarde vooral van belang is (zie figuur 9). Waarde is dus verschillend voor verschillende gebruikers(groepen), maar moet wel verenigd worden in een (school)gebouw. Waarde is hét einddoel van alle bouwprojecten, de perceptie van waarde is echter subjectief en individueel (Emmit, 2006). Mallory-Hill (Mallory-Hill, 2004) stelt dat de totale waarde van een gebouw wordt afgeleid van de kwaliteit van zijn relatie met zijn menselijke omgeving. Hoewel de behoeften en belangen van de verschillende ‘gebruikers’ elkaar niet altijd uitsluiten, kunnen ze wel heel gevarieerd zijn. De totale waarde van een gebouw kan worden afgeleid uit hoe goed het presteert vanuit alle verschillende menselijke perspectieven waarmee deze wordt bekeken. Voor het beschrijven van de totale gebouwkwaliteit moeten dan ook de behoeften van alle zogenaamde ‘stakeholders’, de belanghebbenden, worden overwogen. Mallory-Hill onderscheidt hiervoor zes categorieën van Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 30

stakeholders, die elk een bepaald waardeniveau 3 vertegenwoordigen (zie figuur 8). Deze verschillende waardeniveaus kunnen helpen bij het bepalen van het niveau van participatie voor verschillende gebruikers(groepen). Uit verschillende onderzoeken blijkt dat één van de belangrijkste voorwaarden voor succes de betrokkenheid van de gehele school is. Als een brede participatie met veel verschillende gebruikers(groepen) het streven is, wordt het probleem van het combineren van tegenstrijdige standpunten en invalshoeken om een zoveel mogelijk compleet begrip van de school samen te stellen, vergroot. Bovendien zal het ontwerpproces waarschijnlijk meer gecompliceerd en verlengd worden, als geprobeerd wordt om alle relevante gezichtspunten en ideeën te begrijpen en mee te nemen (Woolner, 2009). Desondanks is het wel belangrijk om een dergelijke brede participatie na te streven, omdat daarmee de totale waarde van het gebouw voor alle stakeholders vergroot kan worden. Het Programma van Eisen is hierbij een belangrijk (hulp)middel om over te brengen wat waarde is voor een specifieke opdrachtgever, een specifieke organisatie, en voor specifieke gebruikers (SBR, 2006).

Figuur 10: Algemene structuur projectorganisatie in relatie tot de lijnorganisatie (Kohnstam, 1994).

2.3.5

Projectorganisatie

Een projectorganisatie is een tijdelijke organisatie die speciaal wordt opgericht voor het realiseren van een project. De samenstelling van de projectorganisatie is voor de opdrachtgever een belangrijk instrument om het huisvestingsproces te beheersen en te coördineren. Een projectorganisatie heeft eigen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, maar staat wel in verbinding met de lijnorganisatie. In figuur 10 is de relatie tussen de projectorganisatie en lijnorganisatie weergegeven. Vaak zijn er in een projectorganisatie4 drie niveaus te onderscheiden (Kohnstam, 1994):  Besluitvormend niveau  Coördinerend niveau  Uitvoerend niveau 3 4

Een beschrijving van de verschillende waardeniveaus wordt gegeven in bijlage 6. In bijlage 7 wordt een beschrijving gegeven van de invulling van de verschillende niveaus. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 31

Het linking-pin model, ontwikkeld door Likert (Reijnders, 2006), kan gebruikt worden om de communicatie tussen deze niveaus te beschrijven. Van te voren kan de vertegenwoordiging van de verschillende partijen, en specifieke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd worden. Daarmee vormt de projectorganisatie een sturingsmiddel, waarmee ook duidelijkheid wordt gecreëerd naar de verschillende betrokkenen. 2.3.6

Conclusie: doelgroep participatie

Bij de (ver)bouw van een schoolgebouw zijn veel verschillende gebruikers(groepen) en andere belanghebbenden betrokken. Bij gebruikersparticipatie5 en de organisatie van het bouwproces van een schoolgebouw blijkt het te gaan om het centraal stellen van de eindgebruiker, díe belanghebbenden die ook echt in hun dagelijkse activiteiten het resultaat van het bouwproces (het schoolgebouw) gebruiken. Dit zijn dan vooral docenten en leerlingen, maar ook ondersteunend personeel en schooldirectie. De impact en invloed die de buurt en omwonenden echter als belanghebbenden kunnen hebben op het (vaak vertragen van het) proces, moet echter niet vergeten worden, ook al zijn ze niet als ‘gebruiker’ aan te merken. Deze en andere belanghebbenden moeten wel op een bepaalde manier betrokken worden. Hieruit volgt dat er een verdeling kan worden gemaakt in een primaire en secundaire gebruikersgroep. De primaire gebruikersgroep wordt daarbij gevormd door de gebruikers in de school en bestaat uit docenten, leerlingen, ondersteunend personeel en schooldirectie. Zij zijn de gebruikers die centraal moeten worden gesteld in het gebruikersparticipatieproces. De secundaire gebruikersgroep wordt gevormd door het schoolbestuur, ouders en omwonenden. Deze verschillende gebruikersgroepen die betrokken worden in het participatieproces, hebben elk specifieke aandachtspunten waarmee rekening moet worden gehouden wanneer een participatieproces vormgegeven gaat worden. Daarnaast hebben de verschillende gebruikersgroepen ook weer verschillende behoeften en belangen met betrekking tot wat ze van een schoolgebouw verwachten. Inzicht in de verschillende waardeniveaus kan helpen om die belangen en behoeften te begrijpen en bovendien kunnen de verschillende waardeniveaus helpen bij het bepalen van het niveau van participatie. Het betrekken van veel verschillende gebruikersgroepen met elk hun eigen aandachtspunten en belangen zal het proces waarschijnlijk wel gecompliceerder maken. Dit mag echter geen reden zijn om ze niet te betrekken, want elke gebruikersgroep brengt ook weer specifieke kwalititeiten mee naar het proces, wat kan bijdragen aan het verhogen van de totale gebouwkwaliteit. Bij een dergelijk complex met een brede participatie is het aan te raden om van te voren de vertegenwoordiging van de verschillende gebruikersgroepen, en de verschillende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast te leggen. Dit schept enerzijds duidelijkheid naar de verschillende betrokkenen, anderzijds helpt het om het project te sturen. De oprichting van een projectorganisatie kan daarbij een belangrijk instrument zijn om het huisvestingsproces te beheersen en te coördineren.

5

Formele inspraak vormt een onderdeel van het bredere begrip participatie. In bijlage 5 wordt de formele inspraak bij een bouwproces verder toegelicht. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 32

2.4 Kenmerk: niveau van participatie 2.4.1

Inleiding

In deze paragraaf worden de verschillende participatieniveaus en de bijbehorende rollen van de gebruikers beschreven. 2.4.2

Participatieniveaus

Voor de mate van invloed en zeggenschap van de participant wordt de participatieladder gebruikt. Deze participatieladder (zie figuur 6) kent vijf niveaus met een toenemende invloed door de betrokkenen / gebruikers. Deze niveaus zijn in oplopende volgorde: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen (Edelenbos, 2001). Uit de participatieniveaus volgt een bijbehorende rol van de participant, waarbij ook een bepaalde taak en verantwoordelijkheid hoort (Van Bloois, 2008). Hill (in Lee, 2006) definieert drie rollen van gebruikers – passieve, reactieve en creatieve gebruikers – die eveneens aan participatieniveaus gekoppeld kunnen worden. In figuur 11 wordt een overzicht gegeven van de participatieniveaus en de rollen van gebruikers. Hieruit valt af te leiden dat bij de rol van passieve gebruiker, er geen sprake is van participatie. Bij de participatieniveaus informeren, raadplegen en adviseren is de rol van de gebruiker reactief te noemen, terwijl bij de participatieniveaus coproduceren en meebeslissen er sprake is van de rol van creatieve gebruiker. Met een toenemende mate van invloed op de participatieladder, verandert dus de rol van gebruiker ook van reactief naar creatief. NIVEAU VAN PARTICIPATIE Laag

Hoog

PARTICIPATIELADDER Geen participatie Informeren Raadplegen Adviseren Coproduceren Meebeslissen

ROL PARTICIPANT Geen rol Toehoorder Geraadpleegde Adviseur Samenwerkingspartner Meebeslisser

TYPE GEBRUIKER Passieve gebruiker Reactieve gebruiker

Creatieve gebruiker

Figuur 11: Overzicht participatieniveaus en rollen van gebruikers (gebaseerd op Edelenbos, 2001 en Hill in Lee, 2006).

In de context van een schoolgebouw, waarbij een project in zeer sterke mate wordt gecontroleerd door externe organisaties, is het onrealistisch om aan te nemen dat het hoogste niveau waarbij de participant bij het proces betrokken kan zijn, aanwezig is (Woolner, 2009). Dit betekent dat waarschijnlijk weinig tot geen gebruikers zullen mogen meebeslissen. Deze vaststelling is echter niet negatief, want de participatieniveaus informeren, raadplegen, adviseren en coproduceren blijken nodig om draagvlak te creëren. Meebeslissen lijkt echter niet nodig te zijn, zolang de ideeën en keuzes van de betrokken gebruikers herkend kunnen worden in het eindproduct (Maarleveld, 2008). Wanneer gebruikers betrokken worden bij het proces, is het dus vooral van belang dat ze het gevoel hebben dat hun input wordt meegenomen. Feedback en terugkoppeling naar aanleiding van input van gebruikers is dan ook van wezenlijk belang (zie figuur 6). 2.4.3

Conclusie: niveau van participatie

Gebruikers kunnen op verschillende niveaus betrokken worden. De zogenaamde participatieladder kent vijf niveaus met een toenemende mate van invloed, waarbij de rol van de gebruiker verschuift van reactief naar creatief. Hoewel een hoger niveau van participatie te prefereren lijkt te zijn, zullen door de regulering rondom een schoolgebouw waarschijnlijk weinig gebruikers participeren op het Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 33

niveau van meebeslissen. Dit hoeft echter geen probleem te zijn, want voor gebruikers is het vooral van belang dat ze het gevoel hebben dat de input die ze leveren, wordt meegenomen. Feedback en terugkoppeling over wat er met de input en opmerkingen is gedaan, is daarbij wel noodzakelijk.

2.5 Kenmerk: moment van participatie 2.5.1

Inleiding

In deze paragraaf wordt achtereenvolgens ingegaan op het bouwproces, de activiteiten van het gebruikersproces en het Programma van Eisen. 2.5.2

Het bouwproces

Elke schoolbouwproject is een uniek project, doordat omstandigheden en organisatie steeds verschillend zijn. Toch kent een bouwproces van een school een aantal vaste, generieke onderdelen6. Kenmerken bouwproces Faseren Een fase is een afgebakend stadium met een gedefinieerd en toetsbaar resultaat. In elke fase worden bepaalde activiteiten7 uitgevoerd die nodig zijn om uiteindelijk een bepaald eindresultaat te bereiken. Het faseren is het opdelen van alle activiteiten in opeenvolgende stappen. Door het doorlopen van de opeenvolgende fases ontwikkeld het project zich van globaal naar gedetailleerd en van grof naar fijn (zie figuur 12).

Faseren

Initiatief

Definitie

Ontwerp

Voorbereiding

Realisatie

Nazorg

(Idee)

(Wat)

(Hoe)

(Hoe te maken)

(Doen)

(In stand houden) Projectresultaat

Beheersen TG K I O Projectdefinitie

Beslissen

TG K I O Projectprogramma

TG K I O Projectontwerp

T

TG K I O

Realisatie

Nazorg

Projectweg Beheersplannen

Tijd

G K

TG K I O

Geld Beheersaspecten

Kwaliteit

I

Informatie

O

Organisatie

Figuur 12: Samenhang tussen faseren, beheersen en beslissen (Wamelink, 2010).

Beheersen 6

Dit tekstgedeelte is gebaseerd op: (Agentschap NL, 2010) (Arbo VO, 2012) (CABE, 2003) (DNR-STB, 2009) (Lathouwers, 2008) (Maas, 2003) (Wamelink, 2010) en (Pijpers, 2004). 7 Een overzicht van de activiteiten per fase wordt beschreven in bijlage 8. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 34

Het beheersen van het project heeft betrekking op het plannen en bewaken van de voortgang van een project. Hiervoor worden vaak de GOTIK-beheersaspecten gebruikt. Dit staat achtereenvolgens voor geld, organisatie, tijd, informatie/communicatie en kwaliteit. Beslissen Op bepaalde momenten gedurende het proces moeten keuzes worden gemaakt en beslissingen worden genomen. De belangrijkste beslismomenten zijn bij de overgang van een fase naar de volgende. Dit zijn formele keuzemomenten waarop de opdrachtgever op basis van een fasedocument een besluit neemt over de voortzetting van het project. Afname ontwerpvrijheid vs. toename kosten wijzigingen Door de beslissingen tussen de opeenvolgende faseovergangen worden de onzekerheden minder, maar tegelijkertijd ook de vrijheden met betrekking tot het ontwerp. Naarmate het bouwproces vordert neemt de ontwerpen keuzevrijheid af, en neemt tegelijkertijd de prijs voor eventuele veranderingen toe (zie figuur 13). Het is daarom van belang om beslissingen op het juiste moment te nemen, omdat het uitstellen van beslissingen verband houdt met oplopende kosten. Tegelijkertijd is het van belang om wel zolang mogelijk ontwerpvrijheid en beslisruimte te behouden, omdat dit mogelijkheden biedt voor het beïnvloeden en vergroten van de kwaliteit van het ontwerp.

Figuur 13: Verband tussen afname ontwerpvrijheid en toename kosten wijzigingen (CABE, 2004).

Tijd, prijs en kwaliteit Voor een succesvol project is het van belang dat gedurende het proces de juiste balans wordt gevonden en bewaard tussen de aspecten kwaliteit, tijd en prijs. Deze drie aspecten zijn onderling met elkaar verbonden en sterk van elkaar afhankelijk (zie figuur 14). Het, bijvoorbeeld, verkorten van de tijdsduur van het project, is van invloed op de kwaliteit van het gebouw, doordat dan bijvoorbeeld keuzes overhaast worden gemaakt. De balans tussen deze drie aspecten is afhankelijk van de specifieke eisen en omstandigheden van een project, maar altijd geldt dat het belangrijk is om de juiste balans te bereiken.


Figuur 14: Balans tussen kwaliteit, tijd en prijs (CABE, 2004).

Fasering Het bouwproces bestaat uit de volgende fases (zie figuur 15):  Initiatieffase  Definitiefase  Ontwerpfase o Structuurontwerp o Voorontwerp o Definitief ontwerp  Bouwvoorbereidingsfase  Realisatiefase  Gebruiksfase Initiatieffase In de initiatieffase wordt de behoefte of noodzaak voor de bouw of uitbreiding van een school vastgesteld. Dit initiatief gaat vaak uit van de school. Door het uitvoeren van een haalbaarheidstudie kan worden bepaald wat de mogelijkheden zijn op het gebied van bouwen en verbouwen, de locatie en het budget. Hierbij wordt het idee vertaald naar uitgangspunten voor nieuwe/andere huisvesting. Het vastleggen van deze uitgangspunten is van belang, aangezien deze gegevens de randvoorwaarden van het project bepalen. Op basis van de uitkomsten wordt een aanvraag bij de gemeente ingediend voor de bouw of uitbreiding van een school volgens de gemeentelijke verordening voorziening onderwijshuisvesting. Verder dienen een aantal voorbereidingen te worden uitgevoerd, onder andere: samenstellen projectteam, communicatieplan opstellen, benoemen projectleider/projectregisseur, aanzet projectdefinitie/visie. Definitiefase In de definitiefase wordt het Programma van Eisen (PvE) geformuleerd aan de hand van de eisen en wensen die door de opdrachtgever en de toekomstige gebruikers worden gesteld aan het nieuwe schoolgebouw. Het Programma van Eisen bestaat meestal uit een ruimtelijk, functioneel en technisch PvE. Daarnaast wordt er in het PvE het budget en de planning voor het project vastgesteld. Voordat het PvE wordt vastgesteld, is het verstandig om dit financieel te laten doorrekenen. Door het PvE te koppelen aan het bouwbudget, ontstaat duidelijkheid over de haalbaarheid van ambities, wensen en eisen. Het Programma van Eisen vormt het uitgangspunt voor de uitwerking van het project van ontwerp tot en met realisatie, waaraan tijdens het proces ook getoetst wordt. Met het opstellen van het PvE wordt dan ook de basis gelegd voor het uiteindelijke eindresultaat. Het


betrekken van verschillende belanghebbenden kan hierbij dan ook zeer waardevol zijn, doordat het draagvlak wordt vergroot en daarmee het succes van het project. Voordat begonnen kan worden met de ontwerpfase dient er eerst een architect te worden geselecteerd en een ontwerpteam te worden samengesteld. Afhankelijk van de grootte van het project moeten bepaalde aanbestedingsprocedures gevolgd worden. Voor realisatie van kwalitatieve onderwijshuisvesting, heeft het sterk de voorkeur om selectie niet alleen op prijs te laten plaatsvinden. Nadat de opdracht is verleend aan de geselecteerde architect en de overige adviseurs, is de voorbereidende fase afgerond.

Figuur 15: Fasering van het bouwproces.

Ontwerpfase De ontwerpfase bestaat uit de onderdelen structuurontwerp (SO), voorontwerp (VO) en definitief ontwerp (DO)8. Op basis van het PvE wordt een ontwerp gemaakt door de architect en adviseurs, in overleg met de opdrachtgever en gebruikers. Hierbij worden verschillende ontwerpstappen doorlopen en wordt van grof naar fijn gewerkt. Om te zorgen dat het ontwerp een goede ruimtelijke vertaalslag is van het PvE en de onderwijskundige uitgangspunten van de school, is het van belang dat het – steeds gedetailleerder wordende – ontwerp op verschillende (van te voren vastgestelde) momenten wordt voorgelegd aan de opdrachtgever/stuurgroep/projectteam. Daarnaast is het verstandig om het uiteindelijke voorontwerp te presenteren aan alle geïnteresseerde betrokkenen. Hierbij kunnen keuzes en beslissingen worden toegelicht en kunnen zij hun mening en feedback geven op het ontwerp. Eventuele wijzigingen kunnen dan nog worden verwerkt in het definitief ontwerp. De ontwikkeling van het DO is een gedetailleerde uitwerking van het VO tot het definitieve ontwerp, wat uiteindelijk gebouwd gaat worden. Ook voor het definitieve ontwerp is het verstandig om dit te presenteren aan de gebruikers en andere betrokkenen. Voordat een volgende stap in de ontwerpfase wordt gezet, moet eerst het resultaat van die fase – het VO en DO – worden getoetst of het voldoet aan de gestelde uitgangspunten. Op basis van het DO kan ook een bouwvergunning worden aangevraagd. Bouwvoorbereidingsfase De bouwvoorbereidingsfase vormt de overgang van de ontwerp- naar de realisatiefase. In deze fase wordt het definitief ontwerp verder uitgewerkt in een technisch ontwerp (voorheen bestek en tekeningen). Hierna volgt in het traditionele bouwproces de aanbesteding, waarna uiteindelijk aan een aannemer/uitvoerende partijen het werk wordt gegund (prijs- en contractvormingsfase).

8

Zie bijlage 8 voor een verdere beschrijving van de onderdelen SO/VO/DO-fase. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 37

Realisatiefase Tijdens de realisatiefase wordt het gebouw gebouwd. Namens de opdrachtgever kan een directievoerder toezicht houden op de uitvoering van het werk en de naleving van de aannemingsovereenkomst. Voordat begonnen word met de eigenlijke werkzaamheden is het verstandig om de verschillende betrokkenen, met name ook de omwonenden en de buurt, te informeren over de geplande werkzaamheden en hoe lang die zullen gaan duren. Met de oplevering eindigt de realisatiefase en wordt het gebouw formeel overgedragen aan de opdrachtgever. Bij de oplevering wordt getoetst of voldaan is aan het ontwerp en bestek. Gebruiksfase Na oplevering van het gebouw, kan het gebouw in gebruik genomen worden. Na de – vaak feestelijke – ingebruikname, volgt de gebruiksfase. Hierbij dient er rekening mee te worden gehouden dat het tijd kost om bijvoorbeeld installaties goed in te regelen. De periode na de ingebruikname dient dan ook gebruikt te worden om eventuele (kleine) aanpassingen nog door te voeren, die van groot belang kunnen zijn voor de toe-eigening van het gebouw door zijn gebruikers. 2.5.3

Activiteiten gebruikersproces

Uit onderzoek van Parnell (Parnell, 2009) komen achttien activiteiten 9 voor het betrekken van gebruikers naar voren: 1. 2a. 2b. 2c. 2c. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Plannen Onderrichten Expertise halen Inspireren Experimenteren Verbeelden Prioriteren Rekruteren (Co) Design Beoordelen Realiseren Evalueren Placemaking Verbinden Updaten Feedback Documenteren Vieren

De activiteiten 11 tot en met 15 zijn activiteiten die voortdurend plaatsvinden tijdens het bouwproces en niet gekoppeld zijn aan een specifieke fase. De activiteiten 2 tot en met 6 kunnen herhaald worden tijdens het ontwerpproces op een andere schaal, waarbij dan gefocust wordt op specifieke ruimtes, vraagstukken of activiteiten. Deze activiteiten kunnen worden uitgezet tegen de fases in het bouwproces (zie figuur 16). Zoals het faseren het opdelen van activiteiten in opeenvolgende stappen is, zo zijn ook deze activiteiten van betrokkenheid opgeknipt in opeenvolgende stappen.

9

De activiteiten worden toegelicht in bijlage 9. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 38

onderwijsvisie

PvE

initiatief

SO

definitie

VO

DO

ontwerp

realisatie

gebruik

verbinden – updaten – feedback – documenteren - vieren

plannen

onderrichten expertise halen inspireren experimenteren

verbeelden

prioriteren

rekruteren

(co)design

beoordelen

realiseren

evalueren

placemaking

Figuur 16: Activiteiten gebruikersproces uitgezet tegen fases in het bouwproces (Parnell, 2009).

2.5.4

Het programma van eisen

Het Programma van Eisen10 (PvE) is een van de belangrijkste documenten in het bouwproces. Door de SBR (SBR, 2006) wordt de volgende definitie voor het PvE gebruikt: Een Programma van Eisen is een document, dat dient om:  In de communicatie tussen de opdrachtgever en de toekomstige gebruikers van een gebouw enerzijds,  En de opdrachtnemende bouwpartners anderzijds,  Op basis van uitgangspunten en rekening houdend met voorwaarden,  De behoeften, eisen, wensen en verwachtingen van opdrachtgevers en toekomstige gebruikers,  Via een samenhangend geheel van activiteiten, gericht op eenduidig en volledig verzamelen, bewerken, evalueren en overdragen van informatie,  Gefaseerd van globaal naar gedetailleerd in te brengen in het ontwerpproces. In deze definitie zitten zowel elementen van het programmeringsproces als van de inhoud van het PvE. Het PvE is hierbij een document dat zich stapsgewijs ontwikkelt van globaal naar gedetailleerd in wisselwerking met het ontwerp. Positie van het PvE in bouwproces De traditionele rol van het PvE is dat deze wordt opgesteld in de fase ‘projectdefinitie’. Het PvE is het resultaat van de activiteit programmeren. Het PvE is dan een statisch document waarin alle eisen en wensen zijn vastgelegd, en wat voorafgaand aan het ontwerpproces wordt opgesteld (SBR, 2006). Enkele nadelen van het PvE als statisch document vooraf, zijn echter onder andere (SBR, 1996):  Het blijkt erg lastig om voorafgaand aan een project een volledig sluitend PvE te maken. Tussentijdse ontwerpresultaten kunnen aanleiding zijn om het PvE bij te stellen, of nader uit te werken.  Bouwen is voor opdrachtgever en gebruikers een ontdekkingsreis die ook aanleiding kan zijn voor verandering in het denken over het functioneren van hun organisatie. Een dergelijk bewustwordingsproces heeft tijd nodig. Deze bewustwording wordt gestimuleerd door tussentijdse (ontwerp)resultaten te bespreken. Een statisch PvE werkt belemmerend voor dergelijk voortschrijdend inzicht. 10

Het Programma van Eisen wordt verder beschreven in bijlage 10. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 39

Ook in de praktijk blijkt dat het PvE niet eenmaal, vooraf wordt opgesteld, maar tijdens het ontwerpproces nog vaak wordt aangepast. Dit pleit dan ook voor een gefaseerde ontwikkeling van het PvE in wisselwerking met het ontwerp. Hierbij wordt in elke fase van het programmeren nieuwe informatie toegevoegd, waardoor het PvE zich gefaseerd ontwikkeld van grof naar fijn (zie figuur 17). Hierbij overlappen de activiteiten ‘programmeren’ en ‘ontwerpen’ elkaar in het bouwproces (SBR, 2006). Een gefaseerde ontwikkeling voor het PvE biedt voordelen voor zowel de opdrachtgevers en gebruikers, als voor de bouwpartners (SBR, 1996) (SBR, 2006): 

 

Door een gefaseerde ontwikkeling kunnen opdrachtgever en gebruikers in het huisvestingsproces groeien. Door de gefaseerde ontwikkeling is er nog ruimte voor veranderingen tijdens het proces en kan het PvE beter inspelen op dynamische ontwikkelingen binnen de organisatie. Opdrachtgever en gebruikers kunnen hun eisen, wensen, verwachtingen en voorwaarden op strategische momenten inbrengen in het ontwerpproces; Door een gefaseerde ontwikkeling bevat het PvE alleen de benodigde informatie en eisen die voor een ontwerper nodig is voor de ontwikkeling van het ontwerp in die fase.

Een gefaseerde ontwikkeling van het PvE is echter niet altijd mogelijk. Bij bepaalde vormen van geïntegreerde contracten vormt het PvE het basisdocument voor de aanbestedingsprocedure. Dit zorgt echter wel voor een verhoogd risico dat het eindresultaat niet volledig de kwaliteit en functionaliteit bezit die de organisatie nodig heeft, dan wel dat er van het PvE wordt afgeweken. Ook hebben opdrachtgever en gebruikers minder mogelijkheden om het proces te beïnvloeden en in het huisvestingsproces te groeien (SBR, 2006). Hieruit valt af te leiden dat dit minder geschikt is voor scholenbouw, doordat daar een ontdekkingsreis / groeiproces en de wisselwerking tussen ontwikkeling van het PvE en het ontwerp voor opdrachtgever en gebruikers, waarvan bouwen niet hun core-bussines is, eigenlijk niet mogelijk is, terwijl dat wel zeer wenselijk is. PvE Finaal

Ontwerp

PvE Basis

PvE VO

SO

Bestek

PvE DO

VO

PvE Definitief

DO

Bestek

Figuur 17: Ontwikkeling PvE vooraf en gefaseerde ontwikkeling PvE (Prins, 2001).

Gefaseerde ontwikkeling PvE De ontwikkeling van de vraag en de ontwikkeling van het aanbod zijn verschillende activiteiten die wel in grote samenhang moeten worden ontwikkeld. Het programmeren is het ontwikkelen van de vraag, en ontwerpen is het ontwikkelen van het aanbod (SBR, 1996) (Blyth, 2001). Bij een gefaseerde ontwikkeling van het PvE wordt de PvE-informatie stapsgewijs opgebouwd (zie figuur 18), waarbij de ontwikkeling van het PvE steeds een fase/stap moet voorlopen op de ontwikkeling van het ontwerp. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 40

Gebruikers – als een van de groep betrokkenen, naast bestuurders en deskundigen – dragen bij de PvE-ontwikkeling hun kennis en ervaring vooral aan de bouwstenen ‘gebruiksfuncties’ en ‘waarden’ van het PvE bij (SBR, 2004).

LOCATIE

LOCATIEPROFIEL

GEBOUW

capaciteit bruikbaarheid beleving

GEBOUW

RUIMTEN

gezondheid veiligheid flexibiliteit

RUIMTEN

PLEKKEN

GEBRUIKSPROFIEL

PLEKKEN

organisatie processen activiteiten groepen mensen taken

4 BEELDVORMING

5 BUDGETTEN

LOCATIE

6 NORMEN MILIEUVOORWAARDEN (energie | materiaal | water)

BETROKKENEN

AMBITIES

DE OPGAVE

samenleving

3 WAARDEN

EXPLOITATIEBUDGET

2 GEBRUIKSFUNCTIES

INVESTERINGSBUDGET

1 PROJECTDEFINITIE

Invullen voor:

LOCATIE SO GEBOUW RUIMTEN

VO

PLEKKEN

DO

BOUWSTENEN VAN EEN PVE

Figuur 18: Fasegewijze ontwikkeling van PvE-informatie (SBR, 2006).

Structuurontwerpfase (SO) In de SO-fase worden vooral ontwerpbeslissingen genomen op het niveau van de locatie en het gebouw als geheel. Voor het structuurontwerp is informatie nodig over de globale ruimtebehoefte en de relaties tot die functies. In de SO-fase is het belangrijk om de organisatie, de verschillende afdelingen binnen de organisatie en de belangrijkste bedrijfsprocessen te vertalen in een logistiek concept. Hiervoor is informatie-uitwisseling en overleg nodig tussen de opdrachtgever, gebruikers en PvE-adviseur (SBR, 2006). Voorontwerpfase (VO) In de VO-fase wordt onder meer een ‘ruimtenplan’, een voorlopige plattegrond, ontwikkeld. Voor het voorontwerp moet de PvE-informatie onder meer aangevuld worden met de gedetailleerde ruimtebehoefte en de gewenste indelingsmogelijkheden. Daarvoor moeten de primaire en ondersteunende functies en bedrijfsprocessen geanalyseerd zijn en samen met de ruimtesoorten en aantallen en afmetingen in het PvE zijn opgenomen. De ruimtelijke samenhang tussen afdelingen en ruimten moet nu eveneens bekend zijn. Om deze informatie te verkrijgen is regelmatig contact tussen de PvE-adviseur en de opdrachtgever en gebruikers van belang. Een optie hiervoor is het houden van meerdere interviewrondes met één of meerdere gebruikersvertegenwoordigers. Aanbevolen wordt echter om hiervoor enkele workshops in te gebruiken. Door deze workshops met groepen van gebruikers of alle gebruikers tegelijkertijd, is namelijk interactie tussen verschillende gebruikers mogelijk. Informatie die wordt verzameld in de workshops kan eventueel nog indien nodig worden aangevuld op basis van besprekingen. In deze besprekingen kan op specifieke afdelingsaspecten worden ingegaan (SBR, 2006). Definitief ontwerpfase (DO) In de DO-fase worden ontwerpbeslissingen genomen op het niveau van de plekken. Voor het definitief ontwerp is informatie nodig over de eisen met betrekking tot afwerkings- en inrichtingsaspecten. In het PvE voor de DO-fase moeten alle eisen staan die nodig zijn voor om keuzes te kunnen maken in bouwkundige, werktuigbouwkundige, elektrotechnische en transporttechnische voorzieningen. Voor het formuleren van eisen voor dergelijke voorzieningen zijn de medewerkers van de facilitaire of technische dienst van de organisatie een geschikte informatiebron (SBR, 2006).


2.5.5

Conclusie: moment van participatie

De fasering in het bouwproces is een herkenbare onderverdeling in stappen die worden gezet en activiteiten die worden uitgevoerd om van idee naar een gerealiseerd schoolgebouw te komen. Door het betrekken van gebruikers bij een nieuw- of verbouwproject van een school, verloopt het participatieproces parallel aan het bouwproces. De fasering van het bouwproces kan daarom ook structurerend werken voor de inrichting van het participatieproces. Deze relatie tussen het bouwproces en het participatieproces is schematisch weergegeven in figuur 19. Hierbij werkt het bouwproces als een soort van kapstok waaraan participatiemomenten en -activiteiten gehangen kunnen worden. Onderzoek van Parnell (zie paragraaf 2.5.3) benoemt verschillende van dergelijke participatieactiviteiten, gerelateerd aan fases in het bouwproces. Daarnaast kan een gefaseerde ontwikkeling van het Programma van Eisen (PvE) in wisselwerking met het ontwerp, belangrijke aanknopingspunten bieden om die participatiemomenten en de inhoud te kunnen bepalen. Bovendien kunnen met een dergelijke gefaseerde ontwikkeling van het PvE, opdrachtgever en gebruikers ook in het huisvestingsproces groeien, kan ingespeeld worden op voortschrijdend inzicht, en kan input op strategische momenten in het ontwerpproces gebracht worden.

Figuur 19: Relatie tussen bouwproces en participatieproces.

2.6 Kenmerk: participatiemethoden & -technieken 2.6.1

Inleiding

Er bestaan zeer veel verschillende participatiemethoden en –technieken. In deze paragraaf wordt beschreven op welke eigenschappen en kenmerken de methoden te onderscheiden zijn en hoe tot een keuze voor een passende methode gekomen kan worden. 2.6.2

Methoden en technieken

Ondanks dat men in de praktijk vaak geneigd is om eerst de participatiemethode te kiezen en daarna pas te kijken naar het doel en de doelgroep, is het echter effectiever om eerst te weten wat men wil bereiken met de participatie, welke doelgroepen men wil betrekken en op welk moment (CPP, 2011). Dit wordt ook ondersteund door de stappenvolgorde in het stappenplan voor plannen van een succesvolle participatie van Rosner (zie paragraaf 2.2.4). Voor het proces om tot een keuze te komen voor een participatiemethode heeft het centrum voor publieksparticipatie (CPP, 2011) een stappenplan opgesteld met de stappen die gezet moeten worden per participatiemoment:


1. 2. 3. 4. 5.

Zoek uit welke vormen het beste passen bij het door jou geformuleerde participatiedoel. Check wat voor soort vragen je stelt. Ga na of de participatievorm11 past bij de participatiedoelgroep. Denk na over het gewenste participatieresultaat. Houd rekening met tijd, capaciteit en budget.

Hieruit valt af te leiden dat het ten eerste belangrijk is om een koppeling te maken tussen de participatiemethode en de doelstelling(en) die nagestreefd worden. In de literatuur worden veel verschillende doelstellingen genoemd die een grote mate van overlap kennen (Sanoff, 2000), (CPP, 2011), (IPP, 2011), (Loyens, 2006). Loyens en Van de Walle (Loyens, 2006) hebben een zeer uitgebreid vergelijkend onderzoek gedaan naar participatiemethoden en -technieken voor burgerparticipatie. In hun onderzoek geven zij een overzicht van participatietechnieken gecategoriseerd op basis van doelstellingen en bovendien ook op participatieniveau. Een overzichtstabel met participatietechnieken is opgenomen in bijlage 11. Voor het vormgeven van een participatieproces is het participatieniveau een belangrijk element, daarom wordt het onderzoek van Loyens en Van de Walle hier als uitgangspunt genomen. Loyens en Van de Walle benoemen de volgende doelstellingen:  Informatieverstrekking  Informatieverwerving  Opvattingen nagaan  Bewustmaking  Kwaliteitsverhoging beslissingen  Steunverwerving voor beslissingen  Implementatie bevorderen Een participatiemethode kan niet alleen verschillen in doelstelling(en) en participatieniveau(s), maar daarnaast ook op een aantal andere eigenschappen. Deze eigenschappen zijn (Loyens, 2006) (Van Bloois, 2008):  Grootte doelgroep: klein, gemiddeld, groot.  Kostprijs: laag, gemiddeld, hoog.  Organisatorische voorwaarden (m.b.t. kosten, fte en tijd): laag, gemiddeld, hoog.  Duur participatie: incidenteel, langdurig, permanent Wat een geschikte participatiemethode is, is sterk afhankelijk van de specifieke projectsituatie. Om meerwaarde te creëren is het belangrijkste dat de methode wordt afgestemd op de doelstelling(en) en doelgroep(en) die men wil betrekken. Maatwerk is dus noodzakelijk, niet alleen in de afstemming van de participatietechniek op de doelgroep en de beoogde doelgroepen, maar daarnaast moeten de vele verschillende technieken niet als blauwdruk worden gezien, maar veel meer als een inspiratie en een reeks van handvaten. Om het gewenste resultaat te behalen zal in veel gevallen ook een mix van participatiemethoden en technieken moeten worden ingezet om de gewenste resultaten te behalen (Loyens, 2006). Daarbij moet ook rekening gehouden worden dat verschillende gebruikers(groepen) verschillende methodes zullen vereisen. Het lezen van bouwtekeningen is vaak lastig voor mensen die hierin niet zijn opgeleid of getraind. Tentoonstellingen daarentegen kunnen mensen die minder bekend zijn met het project een goed overzicht geven van de plannen. Voor het kiezen van een geschikte participatiemethode, moet daarom onder meer rekening gehouden worden met de professionele expertise en de bekendheid met het project (CABE, 2003). Uit het zeer grote aanbod aan verschillende participatiemethodes geeft CABE (CABE, 2003) een aantal effectieve methodes aan: 11

In de literatuur worden participatiemethoden of participatietechnieken ook participatievormen genoemd. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 43

        

Eén-op-één overleg Bijeenkomsten Werkgroepen Excursies en voorbeeldprojecten Vragenlijsten Nieuwsbrieven Tentoonstellingen en open dagen Posters Internet- en intranetsites

In principe kunnen de verschillende participatiemethoden ingezet worden in alle fases van het bouwproces, maar uit onderzoek van Parnell (Parnell, 2009) valt wel af te leiden dat er bepaalde zwaartepunten zijn te onderscheiden in de fase waarin een bepaalde methode wordt toegepast (zie figuur 20).

initiatief

definitie

verbinden – updaten – feedback – documenteren - vieren meetings

plannen


verbeelden

realisatie

ontwerp

discussie tentoon- feedback brieven & reactiebox vergadering presentatie forums stelling enquetes flyers

prioriteren

rekruteren

(co)design

beoordelen

collage

maquette bouwen

multivoting

meetings

collage

meetings

voorbeelden

collage

diamond nine

interview

storytelling

feedback enquetes

storytelling

tekenen

classificatie obv criteria

maquette bouwen

reactiebox

maquette bouwen

posters maken

discussie forums

presentatie

presentatie

discussie forums

vergadering

Feedback workshop

vergaderingen

meetings

tentoonstelling

school bezichtiging film, fotografie, audio

school bezichtiging

games

tekenen

realiseren

gebruik

website

evalueren

placemaking

mapping

tekenen

proef opstelling inspiratie bezoek

Figuur 20: Participatiemethoden gekoppeld aan activiteiten in het gebruikersproces, uitgezet tegen de fases in het bouwproces (gebaseerd op Parnell, 2009).


2.6.3

Conclusie: participatiemethoden & -technieken

Er bestaan zeer veel verschillende methoden en technieken voor het betrekken van gebruikers. Participatiemethoden kunnen verschillen op de volgende onderdelen:  Doelstelling  Participatieniveau  Grootte doelgroep  Kostprijs  Organisatorische voorwaarden  Duur participatie Wat een geschikte methode is, is afhankelijk van:  De type doelgroep / gebruiker(sgroep)  Het participatieniveau  Het moment in het bouwproces  Het doel van het participatiemoment Een passende participatiemethode is daarom altijd maatwerk voor een specifieke projectsituatie.

2.7 Conclusie: literatuuronderzoek Bij gebruikersparticipatie gaat het om het betrekken van gebruikers bij het (ver)bouwproces van een schoolgebouw. Hierbij kan gebruikersparticipatie gezien worden als interactie tussen ontwerpers en gebruikers. De vormgeving van een participatieproces kan daarbij beschreven worden door een viertal kenmerken: doelgroep participatie, niveau van participatie, moment van participatie, en participatiemethoden & -technieken. Doelgroep participatie: Bij gebruikersparticipatie en de organisatie van het bouwproces van een school moeten de gebruikers in de school centraal gesteld worden. Deze primaire gebruikersgroep bestaat uit docenten, leerlingen, ondersteunend personeel en schooldirectie. Daarnaast is er een secundaire gebruikersgroep, die wordt gevormd door het schoolbestuur, ouders en omwonenden. De verschillende groepen gebruikers die betrokken worden in het participatieproces hebben elk hun specifieke aandachtpunten en brengen ook weer elk specifieke kwaliteiten en invalshoeken mee naar het participatieproces. Niveau van participatie: Gebruikers kunnen op verschillende niveaus betrokken worden. De zogenaamde participatieladder kent vijf niveaus met een toenemende mate van invloed. Betrokken worden op het hoogste niveau lijkt niet per se noodzakelijk te zijn, zolang de ideeën en keuzes van de betrokken gebruikers herkend kunnen worden. Feedback en terugkoppeling is dan ook van wezenlijk belang. Moment van participatie: De fasering in het bouwproces kan structurerend werken voor de inrichting van het participatieproces en de verschillende momenten en onderwerpen bepalen waarop gebruikers betrokken worden bij het ontwikkeltraject van het schoolgebouw.


Participatiemethoden & -technieken Er bestaan zeer veel verschillende methoden en technieken voor het betrekken van gebruikers. Wat een passende participatiemethode is, is afhankelijk van de specifieke projectsituatie en omstandigheden. De bevindingen vanuit het literatuuronderzoek laten zien dat in een participatieproces verschillende doelgroepen met verschillende participatieniveaus op verschillende momenten in het bouwproces met verschillende methodes betrokken kunnen worden bij het (ver)bouwproject van een schoolgebouw. Het vormgeven en inrichten van gebruikersparticipatie is dan ook maatwerk, waarbij per project moet worden bepaald hoe het participatieproces vormgegeven wordt. Om een schoolbestuur/directie te kunnen ondersteunen bij het vormgeven van een gebruikersparticipatieproces, op maat gemaakt voor hun school, is inzicht nodig in wat een geschikte invulling is van de kenmerken, gebaseerd op de specifieke context van de school, gebruikers en project. Daarvoor moeten de inzichten vanuit de literatuur worden aangevuld, uitgebreid en vergeleken met praktijkervaringen met gebruikersparticipatie.


3 Praktijkonderzoek gebruikersparticipatie 3.1 Inleiding Om inzicht te krijgen in praktijkervaringen met gebruikersparticipatie bij nieuw- of verbouwproject van een schoolgebouw zijn interviews gehouden. Hiervoor zijn gesprekken gevoerd met partijen die betrokken zijn bij gebruikersparticipatie bij scholen in het primair en voortgezet onderwijs vanuit de perspectieven van opdrachtgever (schooldirectie) en opdrachtnemer (huisvestingsadviseur en architect). Meer informatie over de interviewopzet van deze interviews is te vinden in bijlage 3. In dit hoofdstuk worden de bevindingen, die naar voren zijn komen vanuit de inventarisatie van ervaringen met gebruikersparticipatie in de praktijk, beschreven.

3.2 Redenen participatie Als redenen voor het toepassen van gebruikersparticipatie werd onder andere genoemd:  Mogelijkheid tot het geven van een mening.  Je kunt wel veronderstellen wat de gebruiker vindt, maar weet dat nooit zeker.  Gebruikers betrekken, zorgt uiteindelijk ervoor dat zij het gebouw gaan waarderen. Dat betekent dat er vanwege deze tevredenheid van de gebruikers, niet na een jaar of twee al verbouwd hoeft te worden. Extra tijd investeren in het begin, betaalt zich dus later terug.  Docenten en leerlingen brengen de hele dag door in lesruimtes. Vormgeving en inrichting daarvan is daarom erg bepalend voor hun werk. Daarom is het van belang om juist deze mensen ook invloed te geven op en hun kennis over het gebruik van ruimtes te benutten voor het ontwerp van deze ruimtes.

3.3 Doelgroep participatie Gebruikers(groepen) en andere belanghebbenden die betrokken worden, zijn:  Leerlingen  Docenten  Managementteam  Onderwijsondersteunend personeel  Buurt en omwonenden Leerlingen Leerlingen worden in veel gevallen betrokken, maar dan wel beperkt. Hoewel ook hier geldt dat het van een specifieke school afhangt hoe hiermee wordt omgegaan. Als leerlingen betrokken worden, geldt dat vaak een afvaardiging wordt betrokken die de leerlingengroep representeert. Deze leerlingen zijn veelal afkomstig uit de leerlingenraad en medezeggenschapsraad, waarin alle klaslagen vertegenwoordigd zijn. In het voortgezet onderwijs nemen deze leerlingen bijvoorbeeld in sommige gevallen deel aan de projectgroep. Als leerlingen betrokken worden, gebeurt dat vaak in de voorbereidende fase en bij de inrichting van het gebouw. In de voorbereidende fase worden leerlingen betrokken om input te leveren en feedback te geven op ideeën van docenten. Van de ontwerpfase wordt aangegeven dat daarbij leerlingen minder betrokken worden dan in de vorige fase. Als mogelijke redenen hiervoor wordt aangegeven dat het in de voorbereidende fase gemakkelijker is om leerlingen te betrekken, omdat het daarbij over ideeën en wensen gaat, in tegenstelling tot de ontwerpfase waarin keuzes gemaakt Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 47

moeten worden over het ontwerp van het gebouw. Daarnaast is de indeling van het gebouw vooral van belang voor de docenten, omdat zij hun onderwijs moeten kunnen geven. Als leerlingen betrokken worden in de ontwerpfase is dat dan ook vaak op het niveau van de inrichting. Leerlingen worden dan vaak bij bepaalde ruimtes betrokken die meer gericht zijn op leerlingen, zoals de kantine en studieruimte. Voor het niet betrekken van leerlingen worden de volgende redenen aangedragen:  Angst bij schoolbestuur en directie om verwachtingen te wekken of beloftes te doen die niet nagekomen kunnen worden naar leerlingen toe.  Leerlingen zijn een tijdelijke populatie. Docenten zijn vaker langer werkzaam op een school, waardoor er een ander type betrokkenheid is.  Twijfel of leerlingen een dergelijk proces wel aankunnen. Ouders Als ouders betrokken worden bij het bouwproces is dat hoofdzakelijk in de vorm van een afvaardiging, in de vorm van een afvaardiging van ouders die al een zitting hebben in de MR of de oudersenaat/ouderraad. Onderwijzend personeel Het onderwijzend personeel is een gebruikersgroep waarvan de geïnterviewden aangeven dat het noodzakelijk is om deze te betrekken, omdat het vooral voor deze gebruikersgroep van belang is dat het gebouw aansluit op de manier van lesgeven en op het onderwijs. Vaak wordt de docentengroep verdeeld in secties/functiegroepen. Het onderwijzend personeel is wat betreft het ontwerp, vooral geïnteresseerd in en wordt ook vooral betrokken bij de positionering/indeling en inrichten van hun eigen lokaal en hun eigen specifieke gedeelte van het gebouw. Het eens worden binnen een sectiegroep over deze invulling is soms nog een lastige opgave, waarbij verschillende persoonlijke meningen en inzichten kunnen botsen. Onderwijsondersteunend personeel / niet-onderwijzend personeel De geïnterviewden geven aan dat het van belang is dat niet alleen het primaire proces (onderwijs geven), maar ook het facilitaire proces (organisatie, beheer en administratie) vertegenwoordigd moet zijn in het participatieproces. Het niet betrekken van ondersteunende mensen en facilitaire mensen wordt gezien als een gemiste kans, omdat zij vaak goed weten wat belangrijk is in het organisatieproces van een school. Daarom moeten facilitaire mensen ook al in de beginfase worden betrokken, omdat ze belangrijke input kunnen leveren over het dagelijkse beheer en onderhoud van het gebouw. Daarnaast wordt aangegeven dat een facilitair manager ook een belangrijke rol speelt tijdens de uitvoering –bij een traditioneel proces – waarbij hij bijvoorbeeld de inhuizing en montage van machines bij een vmbo-school en laboratoria bij een vwo-school regelt. Buurt en omwonenden Algemeen wordt aangegeven dat het van belang is om de buurt te betrekken bij het proces. Vaak gebeurt dit ook al voordat dit wettelijk verplicht is. Dit is desondanks geen garantie dat er geen bezwaarprocedures zullen komen, wat vaak als reden wordt aangedragen waarom de buurt een belangrijke rol in het proces heeft. Daarnaast moet je je als school ook als een goede buur gedragen. Meestal komt de buurt erbij op het moment dat de eerste ontwerpen gepresenteerd worden. Als de verwachting is dat het een lastige buurt kan gaan zijn, kan de buurt ook al eerder in het proces betrokken worden, bijvoorbeeld bij de architectenselectie. Maar dit kan eveneens als de school een Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 48

belangrijke voorziening voor de buurt is en waar grote betrokkenheid dient te worden behouden, dan wel gestimuleerd te worden. Het betrekken van de buurt moet daarom ook afgestemd worden op het type buurt waarin gebouwd wordt. Verder wordt aangegeven dat in de praktijk het ontwerp vooral wordt ontwikkeld met de school, omdat het voor mensen die wat verder van het project afstaan, zoals de buurt, het moeilijk is om zich in te leven. Zij kunnen het ontwerp mooi of lelijk vinden, maar voor een school is het vooral van belang dat het een goede of slechte oplossing is voor hun opgave. Indeling gebruikersgroepen Een veel toegepaste methode is waarbij een kleinere (gebruikers)groep intensief wordt betrokken, maar waarbij wel openheid is naar de achterban toe en waarbij deze achterban regelmatig de stand van zaken en het ontwerp te zien krijgt. In een projectorganisatie zit dan ook vaak een afvaardiging van de verschillende gebruikers(groepen). Alle gebruikers kunnen wel meegenomen worden in het ontwikkeltraject, maar niet iedereen kan ook opgenomen worden in de projectorganisatie. Dan zou de slagvaardigheid verdwijnen en daarnaast zou dat ook een te grote hoeveelheid meningen opleveren, aangezien alleen al een docententeam vaak uit 80-100 mensen bestaat. Vaak wordt gewerkt met een stuurgroep, projectgroep, ontwerpgroep, werkgroepen, en klankbordgroepen, die het raster van de projectstructuur vormen. Naast deze hiërarchische (lijn)indeling, wordt ook wel gewerkt met een olievlekwerking. In de stuurgroep worden besluiten genomen, hierin zitten dan ook de mensen die beslissen. In stuurgroep zit de opdrachtgever, het schoolbestuur; eventueel ook een wethouder van de gemeente; de rector of directeur als vertegenwoordiger van de gebruikers; en de architect. De projectgroep daarentegen kan geen besluiten nemen, maar het proces wordt vaak wel zodanig georganiseerd dat de stuurgroep er “alleen nog maar een klap op hoeft te geven”. Voor de stuurgroep geldt dat het ontwerp binnen de van tevoren vastgestelde kaders moet passen. Binnen deze kaders bevindt zich de speelruimte / beweegruimte van de projectgroep. De groepsgrootte en samenstelling van een zogenaamde projectgroep is variërend. Bij de samenstelling van een brede projectgroep wordt geprobeerd om alle geledingen te betrekken. Bij een VO-school betekent dat bijvoorbeeld dat er wordt geprobeerd vanuit alle teams binnen de school een afvaardiging te krijgen. Naast een afvaardiging van het onderwijzend personeel, zit in een brede projectgroep vaak ook een afvaardiging van andere groepen gebruikers, zoals ondersteunend personeel, mr/ouders, en leerlingen. Deze projectgroep bestaat vaak uit ongeveer 12 mensen. Onder deze brede projectgroep hangen klankbordgroepen en werkgroepen, zodat de achterban van de projectgroepleden ook op de hoogte blijft van de plannen en input daarop kan geven. Dergelijke werkgroepen en klankbordgroepen kunnen ook weer variëren in samenstelling en grootte. Een klankbordgroep wordt naast geïnformeerd over de plannen en de stand van zaken ook vaak gevraagd om feedback en reactie op bijvoorbeeld een ruimtelijke visie of ontwerp. Een klankbordgroep bestaat vaak ook uit een groter aantal mensen dan een werkgroep. Werkgroepen worden vaak gevormd om mee te denken over specifieke vraagstukken, zoals inrichting, interieur, kleurstellingen of ict. Gebruikelijke werkgroepgrootte is vaak ca. 6-10 mensen. Het is hierbij belangrijk om de rollen van de verschillende groepen duidelijk af te spreken. Ook de mate van invloed en het mandaat moeten duidelijk worden afgesproken. Een andere methode om de doelgroepen te verdelen is die van de olievlekwerking. Hierbij is de kern steeds onderdeel van een groter geheel, maar niet in een hiërarchische verhouding. De kerngroep bestaat uit ca. 5 mensen waarin bijvoorbeeld een schooldirectie of een aantal bevlogen en innovatieve mensen zitten. Met deze kerngroep worden de kaders uitgezet en op bepaalde momenten, wanneer gewenst is dat meer mensen meedenken over een onderwerp, wordt de groep


groter gemaakt. Als het hele team, alle medewerkers, worden betrokken, kan dat een klankbordgroep genoemd worden. Op deelontwerpen worden soms doorsneden (uit de olievlek) genomen, dit kunnen werkgroepen genoemd worden. In de voorbereidende fase wordt vaak sterk gewerkt met deze olievlekwerking. Daarna wordt die ook nog toegepast voor de communicatie. Vanaf de ontwerpfase wordt verder voornamelijk met doorsneden gewerkt. Voor de inrichting van het proces is het vooral van belang wat de school ermee wil bereiken en welke gebruikers zij erbij willen betrekken. Aan de hand daarvan kan de opdrachtgever eventueel samen met een adviseur bepalen hoe zij het proces zouden willen vormgeven, zodat de inrichting van het proces ook aansluit op de specifieke groep mensen. Verder is er gedurende de ontwerpfase ook sprake van een ontwerpgroep. In deze ontwerpgroep zitten naast de architect, ook andere adviseurs zoals een constructeur en een installatieadviseur. Daarnaast kan ook een bouwmanager/projectmanager deel uitmaken van deze groep. Verder zit er in deze groep ook vaak één vertegenwoordiger namens de gebruikers. Voor deze vertegenwoordiger gaat de voorkeur uit naar een facilitair directeur/manager. Deze vertegenwoordiger van de gebruikers fungeert dan als doorgeefluik van en naar de verdere achterban van gebruikers en zorgt dat informatie wordt gekanaliseerd. Daarnaast kan er in de ontwerpgroep nog een vertegenwoordiger van het schoolbestuur zitten, als de opdrachtgever dat wenselijk acht. Algemene bevindingen 

  









In een brede school zitten veel verschillende groepen, bij een VO-school zitten deze verschillende groepen vooral in de school zelf. Voor het betrekken van gebruikers is het van belang om in de school al de verschillende groepen te benoemen. Een school kent al veel bestaande structuren. Aanbevolen wordt om daar ook gebruik van te maken. De gebruikers in een school bestaan uit een directeur of rector; de staf of directie; het onderwijzend en niet-onderwijzend personeel, het team; en de leerlingen. Voor de mensen in een school is bouwen niet het primaire proces, daarom moet een architect, of adviseur, hun inbreng vertalen in een aantal belangrijke punten en die meenemen in het ontwerp. Daarnaast zijn er ook verschillende randvoorwaarden (zoals constructies, installatie, budget/betaalbaarheid, stedenbouwkundige kaders) waarmee rekening moet worden gehouden en waarvan mensen zonder ontwerpachtergrond weinig tot niets afweten. Als meest werkbare en ook meest toegepaste methode wordt genoemd: kleinere (gebruikers)groep intensief betrekken, overige (gebruikers- en belangen)groepen informeren en raadplegen. Gebruikers hebben vooral belang bij functionaliteit en gebruik, met technische aspecten hebben gebruikers meestal minder, het gaat daarbij vooral om de prestaties van het gebouw. Een onderwijsorganisatie wordt gekenmerkt als een organisatie met professionals. Deze professionals zijn meestal heel erg betrokken en willen ook graag meedenken. Bij onderwijsgebouwen is het dan ook zeker van belang dat gebruikers goed worden meegenomen in het proces. Waarover mensen willen meepraten, verschilt per persoon.


3.4 Niveau van participatie Als participatieniveaus zijn gebruikt: Veel voorkomend:  Informeren  Consulteren  Adviseren Bij uitzondering:  Coproduceren  Meebeslissen Alle vijf participatieniveaus kunnen dus voorkomen binnen een project. Afhankelijk van het onderwerp en niveau van het ontwerp dat aan de orde was, varieert het niveau van informeren tot en met meebeslissen. Hierbij valt wel een algemene trend te onderscheiden waarbij het gaat om het informeren en raadplegen van de school als geheel en de buurt; en adviseren, co-produceren en meebeslissen voor bijvoorbeeld werkgroepen en sectiegroepen. Deze kleinere groepen vormen dan een afvaardiging van de totale groep gebruikers binnen een school. Daarnaast hangt het niveau ook af van het belang dat een gebruiker(sgroep) heeft bij en de kennis die een gebruiker(sgroep) heeft over een bepaald onderwerp of niveau van het ontwerp. Zo komt het vaak voor dat een docentengroep (een sectiegroep) een gedeelte van het gebouw ‘krijgt’ waarin ze later komen te werken, waarbij ze mogen meedenken over de indeling van het gebouw. Bij dit deelonderwerp hebben zij dus het niveau co-produceren, terwijl ze over de rest van het gehele gebouw geïnformeerd en/of geraadpleegd worden. Een vergelijkbaar voorbeeld is te geven voor het betrekken van de buurt. Het ontwerp wordt vooral gemaakt door de architect samen met de school, waarbij de buurt wel op gezette tijden geïnformeerd wordt. De keuze voor dit participatieniveau kan verklaard worden, doordat mensen uit de buurt toch wat verder van het project afstaan. Toch is ook het blijven informeren zeer belangrijk, want daardoor wordt een plan vaak wel breed gedragen en positief ontvangen. Hierbij is het wel van belang om duidelijk te zijn dat het gaat om het niveau informeren. Dit moet dan ook geen inspraak worden genoemd, want dat levert vooral meningen op en kan ook verkeerde verwachtingen geven. De tevredenheid van gebruikers is erg afhankelijk van de mate van betrokkenheid in het proces en de manier waarop zij worden meegenomen in het proces. Als zij onvoldoende worden meegenomen, is er een groot risico dat ze op een aantal vlakken ontevreden zullen zijn. Dit hoeft niet altijd terecht te zijn, maar heeft soms alleen al te maken met het feit dat ze niet geïnformeerd zijn, of niet op de hoogte zijn, of niet weten hoe ze iets moeten gebruiken. Bijvoorbeeld een vloerafwerking die twee keer per jaar in de boenwas moet worden gezet. Op het moment dat van tevoren met gebruikers is gesproken en bewust die keuze is gemaakt, zijn gebruikers daar ook niet negatief over. Als dit van tevoren niet besproken is met gebruikers, en zij komen er pas achter bij het gebruik van het gebouw, dan kunnen ze daar negatief over zijn. De inrichting van de projectorganisatie kan worden gebruikt om de mate van invloed en betrokkenheid voor de gebruikers te bepalen. Hiervoor is een duidelijke projectorganisatie noodzakelijk, waarbij elke relevante groep (gremium) zijn eigen rol en mandaat heeft en waarbij ook de gebruikers duidelijk een mandaat gegeven wordt. Hierbij is het wel essentieel om de mate van zeggenschap en het mandaat duidelijk af te spreken voor de verschillende groepen, zoals projectgroep en klankbordgroep.


3.5 Moment van participatie In de volgende fases van het bouwproces werden gebruikers betrokken bij de ontwikkeling en ontwerp van het schoolgebouw:  Definitiefase  Ontwerpfase Daarnaast worden gebruikers vaak ook nog betrokken tijdens de realisatiefase. Het gaat dan veelal om het op de hoogte gehouden te worden van de bouwactiviteiten, en het nemen van een kijkje op de bouwplaats. Definitiefase Tijdens de definitiefase wordt het Programma van Eisen (PvE) ontwikkeld. Hierbij wordt vaak een gebruikersgroep bij betrokken, waarbij een afvaardiging van gebruikers van de school wordt ingezet. De grootte van deze gebruikersgroep varieert van 6-10 tot 25-30 mensen. Vaak wordt een serie van workshops ingezet als activiteit, waarbij naast de gebruikersgroep vaak een huisvestingsadviseur betrokken is, hoewel een architect ook mogelijk is. De eerste stap bij deze workshops is visievorming over de manier van lesgeven. Als blijkt dat over de visie nog niet voldoende is nagedacht, moet eerst een visietraject worden ingezet. De volgende stap is het projecteren van het onderwijsconcept op het gebouw. Hieruit ontstaat een ruimtelijk organigram of vlekkenplan, dat dient als input voor de architect. Deze stap vertoont verwantschap met de ontwikkeling van het vlekkenplan in de SO-fase. Naast workshops, zijn referentiebezoeken of excursies een activiteit die vaak met een projectgroep worden gedaan in deze fase. Gebruikers hebben vaak een eigen referentiekader van wat een school is, wat vaak ook gebaseerd is op de huidige situatie. Om een gezamenlijk referentiekader te creëren bij de projectgroep is het dan ook aan te bevelen om een aantal projecten (van scholen) te bezoeken. Ontwerpfase In de ontwerpfase wordt een ontwerpgroep geformeerd met architect, adviseurs zoals installatieadviseur en constructeur, en vaak ook met een projectmanager, evenals een vertegenwoordiger van de gebruikers. Dit is het team van professionals en specialisten die het gebouw gaan ontwerpen. Gedurende de ontwikkeling vindt er regelmatig wisselwerking plaats tussen de projectgroep en ontwerpgroep. Hierbij is het belangrijk voor de ontwerpgroep om niet alleen de (concept)oplossing te presenteren, maar vooral ook om de consequenties daarvan voor de gebruikers in beeld te brengen, zodat de projectgroep op basis daarvan een beslissing kan nemen. Gedurende de ontwerpfase zijn er daarnaast ook een klankbordgroep en stuurgroep actief. De stuurgroep neemt aan het eind van elke fase op basis van de faserapportage een besluit over de voortzetting van het project. De klankbordgroep bestaat uit gebruikers die feedback kunnen geven op de stappen die worden gezet. De ontwerpfase start vaak met de ontwikkeling van een schetsontwerp door de architect. In het vlekkenplan wordt aangegeven welke sectie of functiegroep waar komt. Bij de ontwikkeling daarvan worden soms ook gebruikers betrokken in de vorm van een projectgroep of werkgroep, waarbij een workshop wordt ingezet als middel door de architect. Een vergelijkbare activiteit wordt soms ook tijdens de definitiefase uitgevoerd als onderdeel van het PvE-traject. In een aantal workshopsessies wordt het (ruimtelijk) PvE vertaald naar een studie voor de ruimtelijke organisatie van de school. In Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 52

een aantal sessies wordt onderzocht hoe de functiegroepen / sectiegroepen zich op de locatie gaan organiseren, waarbij het PvE en de onderwijskundige visie als kaders dienen. Naast de ruimtelijke organisatie doet het resultaat ook uitspraken over de massa, aantal bouwlagen, ontsluiting, parkeren, buitenruimte, etc. Dit ‘vlekkenplan’ vormt als het ware een getekend programma van eisen, wat voor de architect de basis vormt om de eerste ontwerpen te gaan maken. Tussen de sessies moet niet teveel tijd zitten, omdat de spanningsboog van de gebruikers moet worden vastgehouden, maar tegelijkertijd heeft een architectenbureau ook tijd nodig om de resultaten van een sessie te verwerken. Het is aan te raden om het resultaat van deze stap te presenteren aan alle docenten, het gehele team. Door te klankborden op dit moment is er al een basis van commitment wanneer de architect vervolgens aan de slag gaat met het ontwerp. In de VO-fase gaat het om het indelen van het gebouw met specifieke groepen. Hierbij wordt vaak een werkgroep betrokken die afkomstig is van een sectiegroep / functiegroep. Bij de ruimtes voor beeldende vormgeving bestaat een werkgroep bijvoorbeeld uit de docenten beeldende vormgeving, een onderwijsassistent en een afgevaardigde van de schooldirectie. Deze werkgroep krijgt een aantal spelregels mee die gedefinieerd zijn in de definitiefase, over de manier van onderwijs geven. In een aantal sessies gaat een dergelijke groep zelf aan de slag met de indeling van hun eigen omgeving en ruimtes. Dit gaat vaak wel een aantal keer heen en weer, waarbij de werkgroep een voorstel doet en de architect weer een tegenvoorstel. Tijdens de VO-fase is vaak ook 1 à 2 keer een overleg/presentatie voor alle docenten. Hier worden dan bijvoorbeeld de eerste plattegrondschetsen en architectuurbeelden getoond. De verschillende werkgroepen kunnen dan op hun eigen gedeelte reageren en feedback geven. Daarnaast wordt vaak al in de VO-fase ook een keer een buurtinformatieavond gehouden. In de DO-fase gaat het om het inrichten van het gebouw, ook weer met specifieke groepen. Hierbij wordt vaak onderscheid gemaakt tussen specials en niet-specials. Voor de niet-specials wordt een basis ontwikkeld die geldt voor het gehele gebouw. Dit wordt wel besproken met de gebruikers, maar niet per ruimte afzonderlijk. Voor de ruimtes die bijzonder zijn en specifieke voorzieningen nodig hebben, wordt in gesprek gegaan met een werkgroep vanuit die specifieke groep ruimtes. Dit resulteert in een voorzieningenboek, met daarin per ruimte een overzicht van alle voorzieningen die in een ruimte geplaatst worden. Tijdens de DO-fase wordt het ontwerp technisch uitgewerkt. Het aandeel van de ontwerpgroep wordt dan ook groter. Er is nog wel feedback door gebruikers en werkgroepen, maar vaak wel minder frequent. Daarnaast wordt er tijdens de DO-fase een (deels losstaand) proces voor interieur ingezet, waarvoor vaak een aparte werkgroep meubilair/interieur wordt gevormd. Realisatiefase Naarmate de realisatie van het schoolgebouw dichter bij komt, wordt de gebruikersparticipatie vaak minder. In het begin is een sterke focus op de gebruiker te zien, die gaandeweg het proces steeds meer afneemt. Dit is al te herkennen in de DO-fase, omdat daar de focus van het project zit op het detail-technische en minder op het functionele. Dit geldt echter nog meer voor de realisatiefase. Tijdens de realisatiefase is de rol van de gebruiker eigenlijk uitgespeeld. Vanuit de bouw is er in de realisatiefase weinig vraag naar de input van de gebruikers. Verder is het, in een traditioneel proces wanneer het werk is aanbesteed aan een aannemer, onverstandig om tijdens de uitvoering nog van alles te willen veranderen of aan te passen vanwege de extra kosten.


Toch kan juist ook de realisatiefase een waardevolle periode zijn voor het betrekken van gebruikers, omdat er nog veel besluiten volgen en het project ook steeds concreter wordt. Deze beslissingen liggen op voornamelijk op het vlak van gebruikersvoorzieningen, inrichting en gebruik. Deze, vaak kleinere, onderdelen kunnen veel betekenen voor het gevoel van betrokkenheid. Daarnaast zou de realisatiefase gebruikt kunnen worden om alvast te experimenteren met de nieuwe manier van onderwijs geven. Algemene bevindingen Voordat nagedacht kan worden over huisvesting, moet eerst nagedacht worden over de onderwijsvisie/onderwijsconcept, over de manier waarop de school lesgeeft. Dat vormt het fundament waarop verder gebouwd kan worden, daarom moet dat ook als eerste gebeuren en vastgesteld worden en daar moet ook het hele (docenten)team over eens zijn. Hoewel dit laatste wel enigszins afhangt van de specifieke situatie en project. Als het nieuwbouwproject bijvoorbeeld als aanleiding wordt gezien om een complete en radicale verandering door te voeren in het onderwijs van de school, dan is niet aan te raden om dat heel democratisch te bespreken, omdat het anders waarschijnlijk nooit tot die verandering komt. Een dergelijke onderwijsvernieuwing kan wel worden doorgevoerd worden door het team erbij te betrekken, maar dat vraagt wel om gemotiveerde en enthousiaste mensen, en (veel) tijd om een visietraject te doorlopen. Vanaf de start van een (ver)bouwproject zou de school er binnen drie jaar moeten staan. Hierbij wordt als regel aangehouden dat voorbereidingstijd gelijk is aan uitvoeringstijd. Dus als voor de realisatiefase van een schoolgebouw anderhalf jaar geldt, is ook anderhalf jaar nodig voor het maken van het programma tot aan de start van de bouw. Daarom wordt ook een balans gezocht tussen aan de ene kant slagvaardigheid en aan de andere kant voldoende tijd om te overdenken en besluiten te kunnen nemen. Voor het ontwikkelen van het PvE betekent dat bijvoorbeeld dat de projectgroep niet te groot moet worden, omdat anders de slagvaardigheid verdwijnt. Daarom wordt de strategie waarbij een kerngroep betrokken wordt bij allerlei ontwikkelingen en ontwerpbeslissingen, en waarbij alle gebruikers, buurt en overige mensen de stappen in het proces gepresenteerd wordt voor feedback, veelvuldig toegepast. Een schoolgebouw is voor gebruikers ook een verandertraject, waarbij mensen vaak de komende jaren op een andere manier moeten gaan werken. Een bouwproces is echter één keer een wijziging geven, waarbij bij voorkeur alle informatie aan het begin bekend is, zodat het gebouw vervolgens gerealiseerd kan worden. Daarom wordt voor de gebruikers geprobeerd om het proces waarmee de gebruikers invloed hebben op het ontwerp, zo lang mogelijk te maken. Daarvoor moet niet alles aan het begin al vastgelegd worden, maar moet juist gekeken worden welke ruimte gegeven kan worden aan gebruikers om later nog input te geven. Het is dan ook een valkuil om in het PvE al te veel te vroeg vast te leggen. Door op meerdere momenten in het proces om de zoveel tijd een moment te hebben, blijven mensen ermee bezig. Dit is belangrijk in een veranderingsproces. De taak van de architect is het ruimtelijk vertalen van een huisvestingsvraagstuk, waarbij vanzelfsprekend gebruikers betrokken moeten worden. Ook adviseurs houden zich bezig met het bedenken van ruimtelijke concepten in workshops met de gebruikers. Hierdoor lijkt een spanningsveld te kunnen ontstaan tussen de adviseur en architect. Voor een architect geldt dat hij om de vertaalslag te kunnen maken, hij de gebruikersgroep ook moet leren kennen. Een adviseur als intermediair kan ruis veroorzaken in de overdracht en voor de gebruikers is een directe communicatielijn tussen gebruikers en architectenbureau een prettige manier van werken.


De geïnterviewden geven aan dat de belangrijkste onderwerpen binnen het ontwikkeltraject waarover gebruikers moeten meepraten, zijn:  Onderwijsconcept: hoe zijn de functiegroepen samengesteld? Wat zit erin?  Vlekkenplan: wat zijn de relaties van de functiegroepen ten opzichte van elkaar?  Plattegrondlay-out: hoe functioneert deze lay-out? Kan in deze lay-out de werkwijze van de school worden georganiseerd?  Architectuurbeeld: representeert het architectuurbeeld de school?

3.6 Participatiemethoden & -technieken In het participatieprocessen zijn onder andere de volgende methoden en technieken gebruikt:  Excursies en referentiebezoeken  Evaluatie bestaande ruimtes in schoolgebouw  Varianten voorleggen ter keuze  Een voorstel voorleggen voor reactie  Gesprekken in dialoogvorm  Workshops en interactieve werkvormen  Presentaties en informatiebijeenkomsten  Bezoek aan leveranciers  Nieuwsbrieven tijdens de bouw  Rondleiding tijdens de bouw Een veelgebruikte werkwijze is waarbij gesprekken, overleg en workshops met specifieke kleinere groepen van vertegenwoordigers van gebruikers worden toegepast, en waarbij presentaties en informatiebijeenkomsten worden gehouden voor de gehele groep gebruikers. Met een kleinere groep wordt eerst het werk voorbereid in een workshop, waarna het resultaat wordt gepresenteerd aan het gehele team van docenten voor feedback en reactie. Er is dus sprake van een actieve en reactieve rol voor verschillende gebruikersgroepen, waarbij er wel sprake is van een wisselwerking. In de definitiefase bij het ontwikkelen van het PvE, en in het eerste deel van de ontwerpfase bij het ontwikkelen van het SO en het VO worden vaak interactieve werkvormen en workshops toegepast. In het tweede deel van de ontwerpfase bij het ontwikkelen van het DO valt een verschuiving waar te nemen naar een grotere focus op het presenteren en voorleggen voor feedback, ook de frequentie door de gebruikersgroep wordt iets minder. Tijdens de realisatiefase is er vanuit de bouw weinig vraag naar input van de gebruikers, dit is ook terug te zien in de methoden die worden ingezet. Tijdens de bouw gaat het vooral om het op de hoogte houden van bouwactiviteiten bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven, zodat gezorgd wordt voor een continuïteit in de betrokkenheid van gebruikers bij het (ver)bouwproject. Een workshop is een zeer regelmatig gebruikte participatiemethode. Als reden hiervoor wordt aangegeven dat mensen zelf aan het werk zetten meer leidt tot gedragen uitgangspunten, vergeleken met wanneer een architect of adviseur zelf een voorstel of plan presenteert en de deelnemers daarop laat reageren. Een workshop maakt vaak onderdeel uit van een serie van bijeenkomsten. De eerste bijeenkomst is een kick-off waarbij de deelnemers uitleg krijgen over wat de taak is van de groep en wat er van ze verwacht wordt. In de tweede bijeenkomst gaat de groep dan echt aan de slag met de workshop. Tijdens de derde bijeenkomst presenteert de architect, waarop de groep gevraagd wordt feedback te geven. Bij de vierde bijeenkomst is de feedback verwerkt door de architect en ligt er een definitief concept, dat vastgesteld kan worden.


In een volgende workshop(serie) wordt het vastgestelde resultaat uit een eerder stadium als input gebruikt, waarbij er altijd een feedbackloop is. Deze terugkoppeling is ook heel belangrijk. Een bijeenkomst loopt vaak vast in discussies die niet meer gaan over waar het op dat moment in die bijeenkomst over zou moeten gaan. Dan kan weer teruggegrepen worden op het resultaat wat in een eerder stadium is vastgesteld en wat de basis vormt voor een volgende stap. Op deze manier kan er ook elke keer een stap verder vooruit worden gezet. Daarom is het ook aan te raden dat steeds dezelfde groep mensen vertegenwoordigd is bij de verschillende activiteiten door het proces heen om deze gezamenlijk opgebouwde kennis te behouden. Duidelijkheid over de opbouw en status van een workshopserie is van belang. Deze aanbeveling geldt eveneens voor gesprekken en andere bijeenkomsten. Als dit niet gedaan is, kan dat zorgen voor onrust en problemen. Als bijvoorbeeld een gebruikersgroep tekeningen heeft besproken met een architect en zij het idee hebben dat de status van dat gesprek oriënterend is geweest en er nog een vervolggesprek zal zijn, terwijl de architect het idee heeft dat het met dit gesprek afgerond is. Aanbevolen wordt om van te voren in bijvoorbeeld een draaiboek vast te leggen welk type gesprekken en bijeenkomsten gehouden zullen worden. Hierdoor weten de verschillende gebruikersgroepen wanneer een bepaald gesprek of bijeenkomst te verwachten is en kan ook actie ondernomen worden wanneer een dergelijk gesprek nog niet geweest is. Als opbouw wordt aangeraden om te beginnen met een oriënterend gesprek, daarna een meningvormend gesprek, en afsluitend een besluitvormend gesprek. Waarbij in een later stadium, indien nodig, nog een gesprek kan plaatsvinden als er bepaalde problemen blijken te zijn.

3.7 Succesfactoren Door de geïnterviewden werden verschillende factoren en randvoorwaarden genoemd, die ze van belang achten voor een succesvol participatieproces:  Architect die open staat voor gebruikersparticipatie en goed luistert; en opdrachtgever die het belang van het betrekken van gebruikers op waarde weet te schatten.  Open en transparante communicatie met alle partijen.  Varianten voorleggen waaruit gekozen kan worden.  Kleinere (gebruikers)groep intensief betrekken, overige (gebruikers- en belangen)groepen informeren.  Goed samenwerkend team van professionals (opdrachtnemende partijen).  Herhaling, een cyclus van participatiemomenten.  Terugzien van eigen inbreng door participanten.  Maak tijd in het proces om gebruikers te betrekken, dit betaalt zich uiteindelijk terug  Van te voren problemen oplossen om vertrouwen en goodwill op te bouwen. Dit wordt vooral genoemd in relatie tot het betrekken van de buurt en omwonenden.  Managen van verwachtingen en duidelijkheid. o Inzichtelijk maken van keuzes en consequenties ervan. o Duidelijk kaders aangeven.  Juiste mensen op het juiste moment betrekken. Maar tegelijkertijd ook ruimte geven aan meningen en vragen van gebruikers en belanghebbenden op ‘onjuiste’ momenten.  Directe communicatielijnen tussen gebruikers en architect/adviseur.


3.8 Knelpunten Daarnaast noemden de geïnterviewden ook verschillende knelpunten en valkuilen voor gebruikersparticipatie:  Te langdurig proces, waardoor gebruikers zijn verdwenen en/of enthousiasme moeilijk is vast te houden.  Niet alles met iedereen willen bespreken. De relatie tussen de persoonlijke mening van een persoon in relatie tot de waarde daarvan voor de school in de toekomst.  De rol van projectmanagementbureaus. Een lastige balans in een bouwproces tussen aan de ene kant het uitsluiten en sturen op zekerheden door projectmanagers, en aan de andere kant het ontwerpproces door architecten, waar onzekerheden en het daarmee omgaan onderdeel zijn van het creatieve ontwikkelproces.  Onduidelijkheid over de mate van invloed door gebruikers. Een verkeerde of onduidelijke voorstelling van zaken geven, leidt tot teleurstelling en misverstanden. Wat uiteindelijk remmend werkt op het procesverloop en de tevredenheid van gebruikers.  Per moment/fase moet de nadruk worden gelegd op een andere groep, een ander accent. Hierdoor is het per proces zoeken naar hoe je de verschillende groepen betrekt.  Overvragen bij een vrije keuze in wensen en behoeften. Uiteindelijk moeten keuzes worden gemaakt, omdat niet alles kan.  (Verplichte) Europese aanbestedingsprocedure.

3.9 Aanbevelingen Verder werden ook een aantal aanbevelingen en leerpunten gegeven, onder meer vanuit de vraag naar de behoefte (van opdrachtgevers) bij het betrekken van gebruikers tijdens het bouwproces. De volgende aanbevelingen kwamen onder andere naar voren: 



       

Professionalisering van de opdrachtgever. Het is van belang dat de opdrachtgever het proces vanaf het begin helder insteekt, zodat het niet leidt tot problemen vanwege verkeerde verwachtingen. Duidelijkheid over hoe het proces gestructureerd moet worden. Dit is een combinatie van: o Proces goed helder hebben: welke stappen doorloop je. o Procesorganisatie goed helder hebben: welke mensen, posities, taken, welke werkgroepen over welke onderwerpen, etc. Een school als organisatie heeft vaak al veel bestaande structuren, maar daar gebruik van/sluit daar op aan. Onderwijsvisie eerst, dan pas huisvesting. Gebruikersparticipatie is geen doel op zich, maar een middel. Het vormgeven van een participatieproces is elke keer maatwerk voor een specifieke organisatie in een specifieke situatie. De manier van communiceren is van belang. Kies eenvoudige manieren en maak gebruik van bestaande communicatienetwerken, zoals het netwerk van de school. Gebruikers betrekken is een constant en voortdurend proces. Dit betekent ook nog tijdens de realisatiefase contact blijven houden en herhaalde participatiemomenten inbouwen. Juist ook kleinere en concrete onderdelen/projecten kunnen veel betekenen voor het gevoel van betrokkenheid. Niet alleen goed beginnen met gebruikersparticipatie, maar ook in een later stadium dit volhouden en voortzetten. Anders leidt dat tot onrust en frustratie bij gebruikers, mogelijke vertraging van het proces, en extra energie om plooien weer glad te strijken. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 57



3.10

Gebruikers betrekken is meer dan informeren, maar betekent ook dat ze ook iets te veranderen hebben en invloed kunnen uitoefenen. Hierbij moet van te voren wel duidelijk zijn waarover ze wel wat mogen zeggen, en waarover niet.

Conclusie: praktijkonderzoek

Het praktijkonderzoek is gericht op de vier kenmerken, zoals benoemd in het literatuuronderzoek. Hierbij is de invulling van deze kenmerken in praktijksituaties geanalyseerd. De bevindingen die daarbij naar voren zijn gekomen, worden hieronder per kenmerk toegelicht. Daarbij wordt ook toegelicht hoe deze bevindingen zich verhouden ten opzichte van de invulling van de kenmerken die vanuit de literatuur naar voren is gekomen. Doelgroep participatie Gebruikers(groepen) en andere belanghebbenden die betrokken worden, zijn:  Leerlingen  Docenten  Managementteam  Onderwijsondersteunend personeel  Buurt en omwonenden  Ouders Dit zijn dezelfde doelgroepen als vanuit de literatuur genoemd worden. Wat vanuit de praktijkervaringen aanvullend naar voren komt als meest werkbare en ook meest toegepaste methode is het intensief betrekken van een kleinere gebruikersgroep en het informeren en raadplegen van overige gebruikers- en belangengroepen. Hierbij wordt voor de kleinere gebruikersgroep bij voorkeur gewerkt met afvaardigingen vanuit de verschillende geledingen. Daarbij wordt nadrukkelijk aangegeven dat het van belang is dat niet alleen het primaire proces (onderwijs geven), maar ook het facilitaire proces (organisatie, beheer en administratie) vertegenwoordigd moet zijn. Verder wordt aangegeven dat in de praktijk het veelal zo blijkt te zijn dat het ontwerp vooral wordt ontwikkeld met de school, maar de secundaire groep gebruikers die iets verder van het project afstaan, wel op de hoogte gehouden worden en ook moeten worden. Het informeren (en raadplegen) van gebruikers is een participatieniveau, dat ondanks zijn meer geringe mate van invloed niet onderschat mag worden. Reden hiervoor is dat als gebruikers onvoldoende worden meegenomen in het proces, wat soms alleen te maken heeft met het feit dat ze niet op de hoogte gehouden zijn (het participatieniveau informeren), er een groot risico is dat ze op een aantal vlakken ontevreden zullen zijn. De belangrijkste groep om te betrekken bij het (ver)bouwproces zijn dus de uiteindelijke gebruikers van het schoolgebouw. Niveau van participatie Als participatieniveaus zijn gebruikt: Veel voorkomend:  Informeren  Consulteren  Adviseren Bij uitzondering:  Coproduceren  Meebeslissen


Zoals reeds uit het literatuuronderzoek gebleken is, is een dergelijke verdeling van participatieniveaus geen probleem, zolang de gebruikers maar het gevoel hebben dat hun input wordt meegenomen in het proces. Als algemene trend in de toedeling van de participatieniveaus valt te zien dat het vaak gaat om het informeren en raadplegen van de school als geheel en de buurt; en adviseren, coproduceren en meebeslissen voor kleinere groepen als afvaardiging van de totale groep gebruikers binnen een school. De toedeling van de niveaus is vaak afhankelijk van het belang dat een gebruiker(sgroep) heeft bij, en de kennis die een gebruikers(groep) heeft over een bepaald onderwerp of niveau van het ontwerp.

Figuur 21: Betrokkenheid gebruikers bij fases van het bouwproces.

Moment van participatie In de volgende fases van het bouwproces werden gebruikers betrokken bij de ontwikkeling en ontwerp van het schoolgebouw (zie figuur 21):  Definitiefase: opstellen PvE  Ontwerpfase: indeling gebouw en inrichting specifieke ruimtes  Realisatiefase: informeren en bouwplaatsbezichtiging Naarmate de realisatie van het schoolgebouw dichter bij komt, wordt de gebruikersparticipatie vaak minder. In het begin van het bouwproces is een sterke focus op de gebruiker te zien, die gaandeweg het proces steeds meer afneemt. Dit valt te verklaren doordat gebruikers vooral belang hebben bij functionaliteit en gebruik, en minder met detailtechnische aspecten. Het verloop van de activiteiten in de fases van het bouwproces, blijkt dus ook in de praktijk structurerend te werken voor de momenten en onderwerpen waarbij gebruikers betrokken worden, zoals vanuit de literatuur werd verondersteld. Vanuit dit belang van de gebruikers valt ook te verklaren dat de belangrijkste onderwerpen binnen het ontwikkeltraject van een schoolgebouw waarbij gebruikers betrokken zouden moeten worden, zijn:  Onderwijsconcept: wat is de manier van lesgeven?  Vlekkenplan: wat zijn de relaties van de functiegroepen ten opzichte van elkaar?  Plattegrondlay-out: kan in deze lay-out de werkwijze van de school worden georganiseerd?  Architectuurbeeld: representeert het architectuurbeeld de school? Hierbij wordt wel nadrukkelijk aangegeven dat in de context van scholenbouw het onderwijsconcept de basis in het ontwikkeltraject vormt, en daarom ook vooraf als eerste moet worden bepaald en vastgesteld. Dit is een extra element in het bouwproces van een schoolgebouw, vergeleken met een algemeen bouwproces. Participatiemethoden & -technieken In de participatieprocessen zijn veel verschillende methoden gebruikt. Een veel toegepaste manier is waarbij workshops, gesprekken en overleggen zijn ingezet voor specifieke kleinere groepen van vertegenwoordigers van gebruikers, en waarbij voor de gehele groep gebruikers presentaties en Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 59

informatiebijeenkomsten worden gehouden. Dit valt te verklaren vanwege de participatieniveaus en doelstellingen die aan deze methodes gekoppeld zijn. Daarnaast valt er ook een verschuiving waar te nemen in het soort methodes dat wordt toegepast in de verschillende fases van het bouwproces, van meer (inter)actief naar meer informatief gedurende het proces. Dit komt overeen met de bevindingen die hierboven zijn genoemd bij het moment van participatie, waarbij de focus op de gebruiker afneemt naarmate de realisatie van het schoolgebouw dichterbij komt, doordat er vanuit de bouw weinig vraag is naar input vanuit de gebruikers. Tot slot kunnen we vaststellen dat ook in de praktijk binnen een participatieproces op verschillende momenten in het proces verschillende gebruikersgroepen op verschillende niveaus met verschillende participatiemethodes worden betrokken. Het praktijkonderzoek heeft inzichten opgeleverd over welke gebruikersgroepen op welke niveaus op welke momenten in het proces met welke participatiemethodes betrokken worden. Met behulp van de gecombineerde bevindingen uit literatuur- en praktijkonderzoek, kan nu een instrument ontwikkeld gaan worden, waarmee een schooldirectie ondersteund wordt bij het vormgeven en inrichten van een gebruikersparticipatieproces op maat voor hun school.


4 Ontwerp 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt het instrument en de ontwikkeling ervan beschreven. Allereerst worden de uitgangspunten voor het ontwerp beschreven. Daarna volgt een toelichting op de opzet en het gebruik van het instrument. Ten slotte wordt de validatie van het instrument beschreven. Het instrument is als een los document bij dit rapport bijgevoegd.

4.2 Ontwerpuitgangspunten Op basis van bevindingen en conclusies uit het literatuur- en praktijkonderzoek en gesprekken met schooldirecteuren12, zijn de volgende uitgangspunten voor het ontwerp geformuleerd:   

   





Het ontwerp moet inzicht geven in manier waarop gebruikers betrokken kunnen worden bij de (ver)bouw van een school. Het ontwerp moet een praktisch bruikbaar hulpmiddel vormen ter ondersteuning van een schooldirectie bij het opzetten van een gebruikersparticipatieproces op maat. Gebruik van het instrument moet een schooldirectie helpen om geen belangrijke punten meer te vergeten als het gaat om het betrekken van gebruikers en moet helpen om het hele proces dat nodig is om de gebruiker erbij te betrekken in beeld te hebben. Het ontwerp moet bij opdrachtgevers de behoefte naar duidelijkheid over het proces en projectorganisatie vervullen, waarbij de invulling per school kan verschillen. De doelgroep van het instrument is een schooldirectie in het Voortgezet Onderwijs. Het instrument beslaat het bouwproces van definitie tot en met realisatie. Het instrument moet gericht zijn op het centraal stellen van de primaire gebruikersgroep, de gebruikers in het schoolgebouw, waarbij de secundaire gebruikersgroep niet vergeten mag worden. Het instrument is voorafgaand en in het voortraject van een bouwproces te gebruiken, want het is belangrijk om vooraf een beeld te vormen over de manier waarop gebruikers betrokken kunnen en gaan worden. Het instrument moet het proces beschrijven vanuit het gebruikersperspectief.

Bovenstaande ontwerpuitgangspunten vormen de basis voor het ontwerp en ontwikkeling van het instrument.

4.3 Opzet instrument Doel instrument Het vormgeven en inrichten van een gebruikersparticipatieproces is afhankelijk van de specifieke context van het (ver)bouwproject en de school. In elke fase van het ontwerpen bouwproces van een schoolgebouw zijn er veel mogelijkheden om gebruikers te betrekken bij het (ver)bouwproces. Om gebruikers op een goede manier te betrekken, is een instrument ontwikkeld in de vorm van een routekaart voor gebruikersparticipatie. Deze routekaart vormt een leidraad voor het vormgeven en inrichten van een participatieproces, en is bedoeld ter ondersteuning van een schooldirecteur. 12

In bijlage 12 worden de opzet en resultaten van deze interviews verder toegelicht. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 61

Structuur instrument Het instrument bestaat uit drie delen, waarbij het eerste onderdeel gevormd wordt door een introductie. In het onderdeel ‘introductie’ wordt het onderwerp gebruikersparticipatie geïntroduceerd, wordt het doel en de kenmerken van een participatieproces beschreven, en wordt het framework voor gebruikersparticipatie gepresenteerd. De kern van het instrument wordt gevormd door een procesbeschrijving die vanuit het perspectief van gebruikers is opgezet. Deze procesbeschrijving bestaat uit een serie van opeenvolgende stappen en activiteiten, die samen een framework voor een gebruikersparticipatieproces vormen. Ten slotte worden in het onderdeel ‘hulpmiddel’ een aantal mogelijke hulpmiddelen beschreven die gedurende het proces kunnen worden ingezet. Deze hulpmiddelen kunnen ondersteuning bieden bij het uitvoeren van een stap of geven aanvullende informatie. In de kantlijn van het instrument zijn verwijzingen naar deze hulpmiddelen te vinden, evenals verwijzingen naar kaders met extra informatie en naar stappen die gerelateerd zijn.

definitie

verbeelden

4

prioriteren

experimenteren

inspireren 2c

3

2d

expertise halen

plannen

2b

2a

inlichten

initiatief

1

10

verbinden

11

updaten

12

feedback

13

documenteren

14

vieren

Programma van Eisen

Voorontwerp (VO) Definitief Ontwerp (DO)

ontwerp

Structuurontwerp (SO) 5

(co)design

6

beoordelen

gebruik

realisatie

Technisch Ontwerp (TO) 7

8

gereedmaken

evalueren

9

placemaking

Figuur 22: Overzicht stappen.


Voor de opzet van het instrument is ervoor gekozen om het bouwen participatieproces vanuit het perspectief van de gebruikers te beschrijven. Dat betekent dat de focus moet liggen bij activiteiten van gebruikers, waarbij deze activiteiten wel gerelateerd moeten zijn aan de fases in het ontwerpen bouwproces. Daarom is gebruik gemaakt van het model van Parnell (zie paragraaf 2.5.3), waarin verschillende stappen zijn geïdentificeerd voor het betrekken van gebruikers, die tevens gekoppeld kunnen worden aan de verschillende fases van het ontwerpen bouwproces. Het onderverdelen van participatieactiviteiten in stappen, maakt het mogelijk om een gebruikersparticipatieproces eenvoudiger op te zetten en te coördineren. Daardoor kan het betrekken van gebruikers meer gestructureerd en georganiseerd aangepakt worden, wat de kans op een succesvol participatieproces vergroot. Bevindingen in het praktijkonderzoek hebben geleid tot aanpassingen in dit theoretische model, om zo een betere afstemming te krijgen op de bestaande praktijksituatie. Hierdoor zijn er in totaal 17 verschillende stappen (zie figuur 22) gedefinieerd die samen het framework voor een gebruikersparticipatieproces vormen. Daarnaast is er voor de opzet van het instrument nadrukkelijk gekozen voor een duidelijke en praktisch bruikbare opbouw. Door de toepassing van verschillende kleuren en tabbladen zijn de verschillende onderdelen van het instrument snel en duidelijk te herkennen. Elke fase, die bestaat uit één of meerdere stappen, heeft hierbij een eigen unieke kleur in combinatie met een eigen tabblad. Het instrument vormt een boekje, dat naast als een papieren versie ook eenvoudig digitaal kan worden verspreid. Overzicht stappen Het framework voor een gebruikersparticipatieproces wordt gevormd door de volgende stappen (zie figuur 22): 1. 2a. 2b. 2c. 2c. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Plannen Inlichten Expertise halen Inspireren Experimenteren Verbeelden Prioriteren (Co) Design Beoordelen Evalueren Gereedmaken Placemaking Verbinden Updaten Feedback Documenteren Vieren

Elk van deze stappen is in het instrument vervolgens verder uitgewerkt in de volgende punten:  Doel: beschrijving van het doel van de stap.  Resultaat: beschrijving van het resultaat na het uitvoeren van de stap.  Aanpak: beschrijving van de aanpak en de te volgen werkwijze.  Toelichting: verdere toelichting op de stap, aanpak van de stap en de te volgen werkwijze.


Naast de uitwerking van de stap in bovengenoemde punten is per stap een schema geplaatst, die kort weergeeft waar het in die specifieke stap over gaat. Deze korte en vereenvoudigde weergaves van de stappen zijn gecombineerd in een overzichtsschema dat op die manier een totaaloverzicht geeft van het framework voor een gebruikersparticipatieproces. Dit overzichtsschema (zie bijlage 14) bevindt zich vooraan in het instrument, als een samenvattende routekaart om direct inzicht te geven in het participatieproces en het instrument. De verschillende stappen zijn gerelateerd aan de fases in het ontwerpen bouwproces (zie figuur 22), waarbij geldt dat de stappen 10 tot en met 14 stappen zijn die voortdurend dan wel herhalend moeten plaatsvinden tijdens het ontwerpen bouwproces. Deze stappen zijn dan ook niet gekoppeld aan een specifieke fase van het bouwproces. Verder kunnen de stappen 2 tot en met 6 tijdens het ontwerpproces op een andere schaal herhaald worden, waarbij dan gefocust wordt op specifieke ruimtes, vraagstukken of activiteiten.

4.4 Gebruik instrument De doelgroep van het instrument is een schooldirectie in het Voortgezet Onderwijs. Enerzijds vanwege zijn onbekendheid met het bouwproces en anderzijds vanwege zijn positie als vertegenwoordiger en voortrekkersrol voor alle gebruikers binnen de school. Dat betekent echter niet dat een schooldirecteur de inrichting van een dergelijk gebruikersparticipatieproces ook volledig zelf zou moeten oppakken. Het is zelfs aan te raden om hierbij de samenwerking op te zoeken met andere gebruikers(groepen) en professionals om dit proces samen vorm te geven. Verder kan het instrument ook waardevol zijn voor andere partijen en personen die betrokken zijn bij de (ver)bouw van scholen. Hierbij moet gedacht worden aan een schoolbestuur, een projectleider, een gemeente, een woningcorporatie, etc. Het instrument is ontwikkeld voor gebruik voorafgaand en in het voortraject van een ontwerpen bouwproces, omdat het belangrijk is om van te voren na te denken over de manier waarop gebruikers betrokken gaan worden en daarvoor ook een plan te maken, en om vooraf een beeld te hebben van het hele proces dat nodig is om gebruikers bij het (ver)bouwproces te betrekken. Daarnaast kan door de indeling van het instrument echter ook per fase gekeken worden naar de in die fase relevante stappen en aspecten. Het instrument vormt geen blauwdruk voor het gebruikersparticipatieproces, maar probeert enerzijds te inspireren en anderzijds handvatten te geven voor de manier waarop gebruikers betrokken kunnen worden bij het (ver)bouwproces van een school.

4.5 Validatie Om het instrument te toetsen op praktische toepasbaarheid in de praktijk, is de conceptversie van het instrument voorgelegd aan enkele toekomstige gebruikers van het instrument en aan enkele experts/professionals op het gebied van onderwijshuisvesting. Tijdens deze validatie is het instrument getoetst op de aspecten inhoudelijke volledigheid van het model, bruikbaarheid en begrijpelijkheid. Meer informatie over de opzet van deze validatie is te vinden in bijlage 13. Op basis van de resultaten van de validatie is het instrument aangepast. De resultaten van de validatie worden hieronder verder toegelicht.


Resultaten validatie Inhoudelijke volledigheid De stappen die in het instrument worden benoemd, vindt men herkenbaar. Van de verschillende stappen die worden beschreven, geeft men aan dat dergelijke stappen en activiteiten ook zijn uitgevoerd bij (ver)bouwprojecten van schoolgebouwen. Vaak noemt men voorbeelden om te illustreren hoe een bepaalde stap in het algemeen wordt gezet of hoe een bepaalde stap is uitgevoerd bij een specifiek project. Voor de uitwerking van de realisatiefase geeft men aanvullende suggesties voor de invulling van deze fase. Men benadrukt dat er in de praktijk nog verschillende activiteiten en gebeurtenissen plaatsvinden en dat er ook een bepaalde rol is voor de gebruikers. Hiervan geeft men ook een aantal voorbeelden vanuit de ervaringen van de verschillende personen in de praktijk. Op basis daarvan is de uitwerking van de stap in de realisatiefase aangepast om de activiteiten van gebruikers in die fase te beschrijven. Daarnaast wordt door een aantal personen de aanbeveling gegeven om aanvullende informatie toe te voegen over het bouwproces. Als reden hiervoor geeft men aan dat er bij de gebruikers van het instrument behoefte is aan een uitleg over de manier waarop een bouwproces in elkaar steekt. Daarom is er een hulpmiddel toegevoegd waarin een korte toelichting wordt gegeven op de fasering, de betrokken partijen en het beheersen van een bouwproject. Dit hulpmiddel is extra toegevoegd om tegemoet te komen aan de informatiebehoefte bij een schooldirectie. Hierbij dient echter wel opgemerkt te worden dat dit niet de hoofdzaak van het instrument is, een uitgave die zich specifiek op dit onderwerp richt, zou deze behoefte kunnen vervullen. Tot slot zijn er door alle personen nog voorbeelden genoemd en aanvullingen in het algemeen voorgesteld om het instrument te kunnen aanscherpen en completer te maken. Deze punten zijn meegenomen en verwerkt in het definitieve ontwerp. Bruikbaarheid Men geeft aan dat het instrument zeker bruikbaar en nuttig is voor een schooldirectie. Hierover wordt opgemerkt dat een schooldirecteur het instrument zelfs nodig heeft om van te voren na te denken over de inrichting van een dergelijk proces en om te begrijpen wat er gedaan moet worden of waar hij op moet letten. Ook wordt opgemerkt dat het goed is dat een instrument over dit onderwerp ontwikkeld wordt en dat een totaalbeeld van het gehele proces een keer wordt opgeschreven. Daarnaast geeft men aan dat het instrument niet alleen voor een schooldirectie bruikbaar en waardevol is, maar dat ook kan zijn voor een schoolbestuur, projectleider, procesmanager, gemeente of woningcorporatie. Daaraan wordt toegevoegd dat het daarbij wel zal gaan om een andersoortig gebruik. Bij een schoolbestuur die formele beslissingen moet nemen en processen bewaken, zal het waarschijnlijk meer in de vorm van een checklist gebruikt worden. Voor een procesmanager of projectleider is het instrument bruikbaar om het voor te leggen aan een opdrachtgever, om op die manier duidelijk te maken dat aandacht moet worden gegeven aan participatie van gebruikers.


Verder wordt door een aantal personen opgemerkt dat de omvang van het instrument de doelgroep mogelijk zal afschrikken om het te gaan lezen en te gebruiken. Hieraan wordt wel toegevoegd dat de inhoud van het instrument zeer waardevol is en prettig is om te lezen. Daarom is het overzichtsschema van de stappen verplaatst naar het begin van het instrument, waar het fungeert als een samenvattende routekaart om direct inzicht te geven in het participatieproces en het instrument. Begrijpelijkheid Voor de deelnemers aan de gesprekken is het enigszins onduidelijk voor wie het instrument geschreven is. Men herkent echter het instrument als bruikbaar voor Primair Onderwijs en (Voortgezet) Speciaal Onderwijs, als ook voor het MBO. Het instrument is dus breder inzetbaar dan alleen binnen het Voortgezet Onderwijs. Daarom is in het voorwoord specifieker beschreven wat de doelgroep van het instrument is. Op de opbouw en lay-out van het instrument wordt door iedereen zeer positief gereageerd. Men vindt de opbouw helder en meteen duidelijk, vanwege de gebruikte kleuren en tabs. Daarnaast vindt men de teksten over het algemeen prettig leesbaar.


5 Conclusie en aanbevelingen 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de conclusies van het onderzoek beschreven, op basis waarvan een instrument is ontwikkeld dat de hoofdvraag van het onderzoek beantwoordt: “Hoe kan een schoolbestuur/directie op een goede manier gebruikers betrekken bij een nieuw- of verbouwproject van een schoolgebouw?”. Daarnaast worden aanbevelingen gegeven voor verdere vervolgstappen.

5.2 Conclusies Het is van belang om gebruikers te betrekken bij het (ver)bouwproces. Op die manier kunnen zij input leveren aan het project met betrekking tot hun behoeften en kennis van het gebruiksproces. Tegelijkertijd ontstaat er draagvlak en tevredenheid, doordat gebruikers onderdeel worden van het proces. Het is daarbij wel belangrijk dat gebruikersparticipatie op een goede manier gebeurt. In dit onderzoek is onderzocht hoe een schoolbestuur/directie op een goede manier gebruikers kan betrekken bij een nieuw- of verbouwproject van een schoolgebouw. Er zijn vier kenmerken vastgesteld waarmee de vormgeving van een participatieproces beschreven kan worden. Deze kenmerken zijn: 

Doelgroep participatie Bij gebruikersparticipatie en de organisatie van het (ver)bouwproces van een schoolgebouw moeten de gebruikers in de school centraal worden gesteld. Deze primaire gebruikersgroep bestaat uit docenten, leerlingen, ondersteunend personeel en schooldirectie. Daarnaast is er echter een secundaire gebruikersgroep, die gevormd wordt door het schoolbestuur, ouders en omwonenden, die niet vergeten moet worden en ook op een bepaalde manier betrokken moet worden.



Niveau van participatie Gebruikers kunnen op verschillende niveaus betrokken worden. De zogenaamde participatieladder kent vijf niveaus met een toenemende mate van invloed van de betrokkenen/gebruikers. Betrokken worden op het hoogste niveau is niet per se noodzakelijk, zolang gebruikers het gevoel hebben dat hun input wordt meegenomen. Terugkoppeling en feedback wat er met de opmerkingen is gedaan en waarom, is daarbij noodzakelijk. Toedeling van de niveaus is vaak afhankelijk van het belang dat een gebruikers(groep) heeft bij een bepaald onderwerp of niveau van het ontwerp, en van de kennis die een gebruiker(sgroep) heeft.



Moment van participatie De fasering in het bouwproces kan structurerend werken voor de inrichting van het participatieproces en de momenten en onderwerpen waarop gebruikers betrokken worden bij het ontwikkeltraject van het schoolgebouw. Continuïteit in het proces is daarbij belangrijk, zodat participatie voortdurend moet plaatsvinden gedurende het gehele bouwproces.




Participatiemethoden & -technieken Er bestaan zeer veel verschillende methoden en technieken voor het betrekken van gebruikers. Wat een geschikte methode is, is afhankelijk van het type doelgroep, het participatieniveau, het moment in het bouwproces, en het doel van het participatiemoment. Wat een passende methode is, is daarom altijd afhankelijk van de specifieke projectsituatie.

Binnen een participatieproces worden op verschillende momenten in het proces verschillende gebruikersgroepen op verschillende niveaus met verschillende methodes betrokken. De mogelijkheden en ruimte die er is om te participeren, en de wensen en mogelijkheden om te participeren vanuit de gebruikers en de schoolorganisatie, verschillen daarbij per school en project. Het vormgeven en inrichten van gebruikersparticipatie is daarom altijd maatwerk. Per project moet bepaald worden hoe het gebruikersparticipatieproces vormgegeven wordt. Het literatuur- en praktijkonderzoek heeft inzichten opgeleverd over de invulling van deze kenmerken waarmee een participatieproces kan worden vormgegeven. Deze bevindingen zijn verwerkt in een instrument. Dit instrument – routekaart gebruikersparticipatie – vormt een leidraad voor het vormgeven en inrichten van een participatieproces ter ondersteuning van een schooldirectie die voor een (ver)bouwopgave staat. Het instrument beschrijft de verschillende stappen waarmee een participatieproces vorm gegeven kan worden. Het instrument geeft geen blauwdruk voor een participatieproces, maar probeert enerzijds te inspireren en anderzijds handvatten aan te reiken voor de manier waarop gebruikers betrokken kunnen worden bij het (ver)bouwproces. Op die manier kan een schooldirectie een eigen participatieproces op maat uitzetten voor zijn school en zodoende gebruikers op een goede manier betrekken. Hierdoor wordt een bijdrage geleverd aan het vergroten van kwaliteit van onderwijshuisvesting, doordat deze beter aansluit op de wensen en eisen van de gebruikers.

5.3 Aanbevelingen Dit onderzoek heeft zich gericht op het ontwikkelen van een instrument voor een schooldirectie in het Voortgezet Onderwijs. Veel van de bevindingen gelden zeer waarschijnlijk ook voor Primair Onderwijs, (Voortgezet) Speciaal Onderwijs en MBO. Aanbevolen wordt dan ook om vervolgonderzoek te doen naar eventuele aanpassingen die nodig zijn om het instrument ook voor deze onderwijstypen geschikt te maken. Met verder onderzoek en specifieke aanpassingen kan het instrument mogelijk zelfs meer generiek inzetbaar gemaakt worden gebruikersparticipatie bij andere type gebouwen. Een nieuw- of verbouwproject van een schoolgebouw, betekent in veel gevallen ook een verandering of herziening van de manier van onderwijs geven. Dit onderzoek heeft zich nu vooral gericht op de fysieke transformatie, maar de onderwijskundige transformatie is evenzeer van belang. Een tweede aanbeveling is dan ook om verder onderzoek te doen naar de manier waarop dat aspect ook onderdeel kan uitmaken van dit instrument, of van een serie instrumenten. Een derde aanbeveling is om het instrument uit te breiden met casestudies. Voorbeelden uit de praktijk kunnen de verschillende manieren beschrijven om gebruikers te betrekken bij het (ver)bouwproces en de ervaringen daarmee. Het zichtbaar maken van concrete uitwerkingen van gebruikersparticipatie kan waardevolle inzichten geven aan de gebruikers van het instrument. Ten slotte wordt aanbevolen om bij toepassing van het instrument bij een (ver)bouwproject van een schoolgebouw in de praktijk, het gebruikersparticipatieproces achteraf te evalueren. Op basis daarvan kan het instrument worden aangepast en verbeterd. Afstemming op de praktijk en het Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 68

reageren op ontwikkelingen in de bouw is namelijk van belang voor een goed gebruik. Een schooldirectie maakt vaak slechts een keer een (ver)bouwproject mee, maar hun evaluaties en ervaringen kunnen wel gebruikt worden om het instrument aan te passen voor toekomstig gebruik. Daarnaast moet ook rekening worden gehouden met voortschrijdende (technologische) ontwikkelingen, waardoor (delen van) het instrument mogelijk op termijn zal moeten worden aangepast. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan de groei van social media, door de opkomst van dergelijke nieuwe communicatiekanalen onstaan nieuwe mogelijkheden om te participeren. Het kenniscentrum dat zich ook bezig houdt met de verspreiding van het instrument is de aangewezen organisatie om deze verbetercyclus uit te voeren.



Epiloog Uitgangspunt van deze bedrijfsopdracht is de veronderstelling geweest dat het betrekken van gebruikers bij het (ver)bouwproces van een schoolgebouw van belang is. Uit het onderzoek is duidelijk naar voren gekomen dat dit inderdaad het geval is. Het resultaat van het onderzoek en het instrument kunnen daarbij beschouwd worden als een pleidooi voor het toepassen van een zeer participatief proces rondom de (ver)bouw van een schoolgebouw. Hierbij dient wel de opmerking te worden gemaakt dat er rekening mee moet worden gehouden dat participeren tijd en geld kost, maar deze ‘investering’ zeker de moeite waard is om toekomstige – meer tijdrovende en meer geld kostende – problemen te voorkomen. Dit betekent echter wel dat in planning en budget er rekening mee moet worden gehouden. Daarnaast is het goed om een ruime mate van participatie te ambiëren en na te streven, maar wel moet de effectiviteit daarvan in de gaten worden gehouden. Zo is continuïteit in het proces van participeren belangrijk, om mensen ook betrokken te blijven houden bij het (ver)bouwproces. Dergelijke processen kunnen, zeker wanneer er ook sprake is van een grote verandering in onderwijsvisie en daaruit volgend een visietraject, echter een lange looptijd kennen. Daardoor kunnen gebruikers die betrokken werden intussen verdwenen zijn en/of enthousiasme is moeilijk vast te houden. Dit zijn slechts twee voorbeelden om te illustreren dat gebruikersparticipatie wel op een goede manier moet plaatsvinden, passend bij de specifieke school en bij het specifieke (ver)bouwproject. Een gebruikersparticipatieproces is dan ook elke keer maatwerk voor een specifieke schoolorganisatie in een specifieke projectsituatie. Het instrument wat ontwikkeld is, vormt dan ook geen blauwdruk, maar wil een schooldirectie inspireren en handvatten aanreiken om zijn/haar eigen route voor het gebruikersparticipatieproces uit te stippelen aan de hand van de processtappen die beschreven worden. Het bouwproces van scholen is als onderwerp veelvuldig beschreven. Vanwege de focus in dit onderzoek op het betrekken van gebruikers bij het bouwproces, vormt het bouwproces zelf de achtergrond waartegen het onderzoek en de ontwikkeling van het instrument heeft plaatsgevonden. Over de invalshoek van dit onderzoek, waarbij vanuit het perspectief van de gebruikers naar het bouwproces en participatie wordt gekeken, is gedurende het onderzoek gebleken dat er weinig onderzoek naar is gedaan. Het onderzoek is dan ook te kenmerken als een explorerend onderzoek naar gebruikersparticipatie bij scholenbouw, om vanuit literatuur en praktijk inzichten te verzamelen en een overzicht weer te geven. Het betrekken van gebruikers bij de (ver)bouw van een schoolgebouw gebeurt in de praktijk in vrijwel alle gevallen. Daar zijn dus wel kennis en praktijkervaringen over gebruikersparticipatie. Deze kennis zit aan de ene kant intern binnen organisaties die zich bezig houden met de (ver)bouw van onderwijshuisvesting. Daarbij is die kennis wel gefragmenteerd en slechts over een beperkt deel van het bouwproces. Zo zit er bijvoorbeeld kennis bij een architect over het betrekken van gebruikers bij de ontwerpfase en kennis bij een huisvestingsadviseur over het betrekken van gebruikers bij de ontwikkeling van een onderwijs- en huisvestingsconcept. Aan de andere kant, zit die kennis bij schooldirecties. Na een - vaak eenmalig – bouwproces te hebben doorlopen, hebben zij veel ervaring en kennis opgedaan. Die kennis kan nuttig en bruikbaar zijn voor schooldirecties die voor een vergelijkbare bouwopgave komen te staan, zodat zij niet ook met vallen en opstaan proberen gebruikers te betrekken bij het (ver)bouwproject. Daarom zijn in dit onderzoek ook vanuit de praktijk verschillende ervaringen met gebruikersparticipatie verzameld, geïnventariseerd en geanalyseerd om (samen met inzichten vanuit het literatuuronderzoek) een beeld te kunnen schetsen van het totale proces als het gaat om het betrekken van gebruikers bij het (ver)bouwproces van een schoolgebouw. Het instrument bestaat uit een procesbeschrijving van verschillende stappen die samen een framework voor een gebruikersparticipatieproces vormen. Het instrument vormt een hulpmiddel om gebruikersparticipatie om een meer gestructureerde en georganiseerde manier aan te pakken, om zo ook een succesvol verloop van het proces te bevorderen en het risico op misverstanden en Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 71

teleurstellingen te verkleinen. Dit kan echter nooit volledig worden uitgesloten. Zo kunnen enerzijds zeer waarschijnlijk niet alle wensen van alle verschillende individuele gebruikers en gebruikersgroepen worden vervuld. Anderzijds kan een schooldirectie een participatieproces over het geheel genomen goed uitvoeren of proberen uit te voeren, maar desondanks kunnen mensen vanwege bijvoorbeeld verborgen agenda’s of andere persoonlijke zaken, toch negatief reageren. Ter afbakening van het onderzoek lag de focus op gebruikersparticipatie bij (ver)bouwprojecten binnen het Voortgezet Onderwijs, waarbij het instrument is ontwikkeld ter ondersteuning van een schooldirectie. De inzichten van het onderzoek en het ontwikkelde instrument kunnen echter naar verwachting breder worden ingezet. Enerzijds voor andere schoolorganisatietypes, zoals het Primair onderwijs, het (Voortgezet) Speciaal Onderwijs en het MBO, anderzijds voor opdrachtgevers in onderwijshuisvesting en partijen, zoals huisvestingsadviseurs, projectmanagers, architecten, etc.


Literatuurlijst Agentschap NL (2010) Handleiding bouwen aan frisse scholen, Utrecht: Agentschap NL Aken, T., van (2009) De weg naar projectsucces: resultaten bereiken met mensen, Zaltbommel: van Haren Publishing, Arbo VO (2012) Rol en positie medezeggenschap (conceptversie) Beckers, K., Luijt, I. van, Timmer, G. en Verlinden, I. (2007) Ondergrondse faculteit hogeschool voor de kunsten Arnhem, bewust organiseren, bewust ontwerpen, Eindhoven : Stan Ackermans Instituut Blyth, A. en Worthington, J. (2001) Managing the brief for better design, Londen: Spon Press BNA (2011) Luisteren naar schoolgebouwen: hoe presteren schoolgebouwen?, Amsterdam: BNA Onderzoek Boedeltje, M. en Graaf, L. de (2004) Draagvlak nader bekeken: Een verkenning van het begrip draagvlak binnen interactief beleid op lokaal niveau vanuit een normatief en instrumenteel perspectief, Enschede/Utrecht CABE (2003) Creating excellent building, Londen: Commission for Architecture and the Built Environment CABE (2004) Being involved in school design: a guide for school communities, local authorities, funders and design and construction teams, Londen: Commission for Architecture and the Built Environment CBS (2011) Jaarboek onderwijs in cijfers 2011, Den Haag: Centraal Bureau voor de Statistiek Dansen, R., Dorleijn, S., Isselt, J., Klompen, I. en Steltenpool, R. (2005) Werkplaats kindergemeenschap Bilthoven: een aangepast procesontwerp voor nieuwbouw van een scholengemeenschap, Eindhoven: Stan Ackermans Instituut DNR-STB (2009) Standaardtaakbeschrijving 2009: toelichting en takenoverzicht Edelenbos, J. en Monnikhof (2001) Lokale interactieve beleidsvorming. Utrecht: Uitgeverij Lemma Emmit, S., Christoffersen, A.K. en Sander, D. (2006) Implementing a value based approach to construction, Lynby: CIB Graaf, L. de (2007) Gedragen Beleid: een bestuurskundig onderzoek naar interactief beleid en draagvlak in de stad Utrecht, Delft: Uitgeverij Eburon Hevo (2012) Duurzame kwaliteitsrichtlijn huisvesting voortgezet onderwijs, s-Hertogenbosch: Hevo Infowms (2012), beschikbaar via: http://www.infowms.nl/downloadcentrum/ik-in-de-mr. Laatst bezocht op 6 februari 2012 IPP (2012), beschikbaar via: http://www.participatiewijzer.nl. Laatst bezocht op 12 januari 2012


Kernohan, D., Gray, J. en Daish, J. (1992) User participation in building design and management, Oxford: Butterworth Architecture Kohnstamm, P.P. en Regterschot, L.J. (1994) De manager als bouwheer: de rol van de bestuurder bij de realisatie van nieuwe huisvesting, Den Haag: ten Hagen & Stam Lathouwers, G. en Heddegem, I., van (2008) Bouw wijs: bouwwijzer voor scholen, Mechelen: Katholieke Hogeschool Mechelen Lawson, B. (2006) How designers think: the design process demystified, Amsterdam: Elsevier Lee, Y. (2006) Design participation tactics: involving people in the design of their built environment, Hong Kong: Hong Kong Polytechnic University Maarleveld, M. (2008) Evidence-based workplace design and the role for end-user participation, keynote RAMAU conference, Parijs Maas, G.J. en Eekelen, A.L.M., van (2003) Reisgids naar ‘The Future Site’: inleiding in de bouwprocesleer, Eindhoven: Technische Universiteit Eindhoven Mallory-Hill, S.M. (2004) Supporting strategic design of workplace environments with case-based reasoning, Eindhoven: Technische Universiteit Eindhoven Mol, A. en Broekhuizen, D. (2009) Gezond en goed, scholen in topconditie, Den Haag: Atelier Rijksbouwmeester Parnell, R. (2009) School design involvement, University of Sheffield. Beschikbaar via: http://rosieparnell.staff.shef.ac.uk/DSIU/index.html Pijpers, I.R. en Woude, D.H.J., van der (2004) Bouwnijverheid: inleiding, Utrecht: ThiemeMeulenhoff Prins, M., Heintz, J.L., Vercouteren J. (2001) Ontwerpen en Management, in: Lousberg L.H.M.J. en Duijn, F.A. van, eds. Handboek Bouwprojectmanagement, Den Haag: Ten Hagen Stam, Den Haag Reijnders, E. (2006) Basisboek interne communicatie, Assen: Van Gorcum Rijksoverheid (2012a), beschikbaar via: http://abonneren.rijksoverheid.nl/article/primaironderwijs/nieuwsbrief-primair-onderwijs/wetgoed-onderwijs-goed-bestuur/300/1729. Laatst bezocht op 4 maart 2012 Rijksoverheid (2012b), beschikbaar via; http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ruimtelijkeordening/vraag-en-antwoord/hoe-komt-een-bestemmingsplan-tot-stand-en-kan-ik-hier-invloed-opuitoefenen.html Rijksoverheid (2012c), beschikbaar via: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/omgevingsvergunning/vraag-en-antwoord/kan-ikbezwaar-maken-tegen-de-bouwplannen-of-omgevingsvergunning-van-mijn-buren.html . Laatst bezocht op 4 maart 2012


Rijksoverheid (2012d), beschikbaar via: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/toezicht-oponderwijs/vraag-en-antwoord/wat-doet-de-medezeggenschapsraad-mr-in-het-onderwijs.html. Laatst bezocht op 6 februari 2012 Rijksoverheid (2012e), beschikbaar via: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/voortgezetonderwijs. Laatst bezocht op 3 mei 2012 Sanoff, H. (1992) Integrating programming, evaluation and partcipation in design: a theory z approach, Aldershot: Aveburry SBR (2006) Bouwen aan het PvE: het proces van het maken van een programma van eisen, Rotterdam: SBR SBR (2004) Bouwstenen: gids bij het maken van een programma van eisen, Rotterdam: SBR SBR (1996) Programma van eisen: instrument voor kwaliteitsbeheersing, Rotterdam: SBR SfA (2009) Geen meter teveel: agenda scholenbouw, Stimuleringsfonds voor Architectuur, Rotterdam: Stimuleringsfonds voor Architectuur SPA (2011), beschikbaar via: http://www.en-maes.nl/agenda/2011-09/anders-denken-anders-doende-zwijger/%202/21/2012#2011 Laatst bezocht op 7 februari 2012 Steijns, Y. en Koutamanis, A. (2004) Onderwijsvisie & schoolgebouw: transformatie in het voortgezet onderwijs, Amsterdam: Uitgeverij SUN Twynstra Gudde (2012) Doorlichting van nieuwbouwproject ROC, beschikbaar via: http://www.twynstragudde.nl/NL/Ideen-Overzicht/Cases/Doorlichting-van-nieuwbouwprojectROC.html. Laatst bekeken op 1 mei 2012 Van Bloois, R. (2008) Ingrediënten voor succesvolle bewonersparticipatie bij stedelijke herstructurering: onderzoek naar de invloed van bewonersparticipatie op het proces en resultaat van stedelijke herstructurering, Eindhoven: Technische Universiteit Eindhoven Wamelink, J.W.F. (2010) Inleiding bouwmanagement, Delft: VSSD WMS (2012), beschikbaar via: http://wetten.overheid.nl/BWBR0020685/geldigheidsdatum_06-022012. Laatst bezocht op 6 februari 2012 Woolner, P.J. (2009) Building Schools for the Future through a participatory design process: exploring the issues and investigating ways forward, Manchester: BERA Zwemmer, M. (2008) Engaging users in briefing and design: a strategic framework, Helsinki: CIB Conference



Bijlagen


Bijlage 1: Herkomst hoofdvragen vormgeving participatieproces In paragraaf 2.2.4 zijn verschillende vragen en aandachtspunten vanuit de literatuur benoemd voor het vormgeven van een participatieproces. Deze vragen zijn vervolgens gereduceerd tot vier heldere hoofdvragen. Het doel van deze bijlage is om kort te laten zien dat de relevante literatuurvragen in deze vier hoofdvragen besloten liggen, dat wil zeggen, we laten zien dat de antwoorden op de vier hoofdvragen ook antwoord geven op de vragen die door de literatuur belangrijk worden geacht. De vier hoofdvragen zijn achtereenvolgens: I. Welke gebruikers moeten worden betrokken? II. Welke mate van invloed hebben de gebruikers op dit proces? III. Wanneer in het proces moeten gebruikers betrokken worden? IV. Welke methoden worden gebruikt? We geven nu een opsomming van de literatuurvragen, zoals genoemd door Sanoff (Sanoff, 1992), Rosner (Rosner, 1978 in Sanoff, 1992) en in het ‘afwegingskader burgerparticipatie bij beleid’ (IPP, 2012). Achter iedere vraag wordt aangegeven onder welke hoofdvraag of hoofdvragen I - IV deze vraag valt. Vragen met betrekking tot het doel van gebruikersparticipatie worden hierbij buiten beschouwing gelaten, aangezien het doel van gebruikersparticipatie reeds is vastgesteld in paragraaf 2.2.3. De vragen uit Sanoff (Sanoff, 1992): S1: Wie zijn de partijen die betrokken worden bij de participatie?  vraag I S2: Wat willen we bereikt hebben met het uitvoeren van het participatieprogramma? Wat zijn de doelstellingen van de participatieactiviteit?  n.v.t., doelvraag S3: Waarom moet de participatie plaatsvinden? Wat zijn de doelen?  n.v.t., doelvraag S4: Hoe moeten mensen worden betrokken?.  vraag IV, evt. ook vraag II en III S5: Wanneer in het planningsproces is participatie nodig of gewenst?  vraag III De aandachtspunten uit Rosner (Rosner, 1978 in Sanoff, 1992): R1: Identificeer de personen of groepen die betrokken of betrokken zouden moeten worden bij de geplande participatieactiviteit;  vraag I R2: Bepaal waar in het bouwproces de participanten betrokken zouden moeten worden;  vraag III R3 Verwoord de doelstellingen van de participatie(activiteiten);  n.v.t., doelvraag R4: Koppel opties van methoden aan de doelstellingen;  vraag IV R5: Selecteer een geschikte methode om gebruikt te worden voor het behalen van de vastgestelde doelstellingen;  vraag IV De vragen uit het ‘afwegingskader burgerparticipatie bij beleid’ (IPP, 2012): B1: Met welk doel?  n.v.t., doelvraag B2: In welk stadium van het beleidsproces?  vraag III B3: Met welke verantwoordelijkheid?  vraag II B4: Met welke burgers?  vraag I B5: Met welke duur van het traject?  vraag III B6: Met welke werkvormen en instrumenten?  vraag IV Tot slot geeft CABE (CABE, 2004) aan dat vormgeving van het participatieproces eveneens kan variëren in het niveau, de methode en de timing van de participatie van de gebruiker. Deze aandachtspunten liggen besloten in de antwoorden op (respectievelijk) vraag II, IV en III.


Bijlage 2: Het voortgezet onderwijs Soorten voortgezet onderwijs Het voortgezet onderwijs in Nederland bestaat uit de volgende vormen (Rijksoverheid, 2012e):  Praktijkonderwijs  Voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs (vmbo)  Hoger algemeen voortgezet onderwijs (havo)  Voorbereidend wetenschappelijk onderwijs (vwo) Praktijkonderwijs Het praktijkonderwijs is bedoeld voor leerlingen voor wie het vmbo niet geschikt is. Het praktijkonderwijs duurt 6 jaar en leidt rechtstreeks op voor de arbeidsmarkt. Vmbo Het vmbo duurt 4 jaar, waarna een leerling kan doorstromen naar het mbo of de havo. Het vmbo is verdeeld in een onderbouw van 2 jaar en een bovenbouw van 2 jaar. Tijdens de onderbouw krijgen alle leerlingen hetzelfde lesaanbod. Aan het einde van de eerste 2 jaar kiest elke leerling een sector en een leerweg. Het vmbo kent de sectoren: zorg en welzijn, techniek, economie, en landbouw waarbinnen weer verschillende afdelingen bestaan. Het vmbo kent de leerwegen: theoretische leerweg (vmbo-t), gemengde leerweg, kaderberoepsgerichte leerweg, en basisberoepsgerichte leerweg. Een leerweg is de manier van leren die het beste past bij een leerling, van meer praktisch naar meer theoretisch gericht. Havo De havo duurt 5 jaar en bereidt leerlingen voor op het hoger beroepsonderwijs (hbo). De havo is verdeeld in een onderbouw van 3 jaar en een bovenbouw van 2 jaar. Tijdens de onderbouw volgen de leerlingen algemene vakken. In de bovenbouw – ook wel tweede fase genoemd – kiezen leerlingen een profiel, waarmee ze zich in een bepaalde richting kunnen specialiseren. Deze profielen zijn: natuur en techniek, natuur en gezondheid, economie en maatschappij, en cultuur en maatschappij. Vwo Het vwo duurt 6 jaar, waarna leerlingen kunnen doorstromen naar een universiteit of hogeschool. Het vwo bestaat uit twee typen: het atheneum en het gymnasium, waarbij op het gymnasium het volgen van een klassieke taal verplicht is. Tijdens de onderbouw volgen de leerlingen algemene vakken. In de bovenbouw, de tweede fase, kiezen de leerlingen net als bij de havo een profiel. Kerncijfers voortgezet onderwijs (CBS, 2011) Kerncijfers leerlingen Leerlingen (x1000) Praktijkonderwijs Algemeen leerjaar Vmbo Havo Vwo

939,6 26,6 393,6 203,5 151,1 164,8


Kerncijfers instellingen Instellingen (x1) Scholen Vestigingen Gemiddelde vestigingsgrootte

659 1321 711

Kerncijfers personeelsleden Personeelsleden (x1000 voltijdbanen)

88,0


Bijlage 3: Interviewopzet Doel interview: Inzicht krijgen in praktijkervaringen met gebruikersparticipatie bij nieuw- of verbouwproject van een school; verkenning van het probleemveld/thema met als doel aanscherping van probleemveld en onderzoeksopzet. Informatie verzamelen om gebruikersparticipatieproces te kunnen analyseren. Doelgroep interview: Partijen die betrokken zijn bij gebruikersparticipatie bij scholen vanuit de volgende perspectieven:  Opdrachtgevende partijen (schoolbestuur, schooldirectie), tevens gebruikers  Opdrachtnemende partijen (architect, huisvestingsadviseur) Criteria:  Bouwprojecten in het primair en voortgezet onderwijs  Projecten en/of partijen die zich profileren op het gebied van het betrekken van gebruikers bij het proces. Opzet interview:  Introductie o Toelichting ADMS o Toelichting onderzoek o Toelichting doel interview/thema’s  Vragen interview o Tijdens het interview worden thema’s besproken. Deze thema’s vormen een leidraad voor het interview, maar het doel is inzicht te krijgen in de ervaringen van de geïnterviewde, daarom dienen deze thema’s slechts als een leidraad voor het gesprek.  Afronding o Toelichting uitwerking interview en verificatie


Thema’s: Doel participatie Waarom werd er geparticipeerd? Wat was het doel/de redenen voor het toepassen van gebruikersparticipatie? Participanten Welke gebruikers waren betrokken/participeerden? Participatieniveaus Wat waren de niveaus van participatie? Methodes/technieken Welke methodes en technieken zijn gebruikt bij het betrekken van gebruikers? Moment van participatie Wanneer in het proces werd er geparticipeerd? Wanneer (in welke fasen) in het bouwproces werden gebruikers betrokken bij de ontwikkeling en ontwerp van het schoolgebouw? Onderwerp van participatie Bij welke onderwerpen werden gebruikers betrokken? Bij welke onderwerpen werd geparticipeerd door de gebruikers? Randvoorwaarden voor succesvolle participatie Welke factoren/randvoorwaarden zijn van belang voor een succesvol gebruikersparticipatieproces en voor het op een goede manier betrekken van gebruikers? Knelpunten van participatie Welke knelpunten zijn ervaren? Wat zijn valkuilen/barrières voor gebruikersparticipatie? Instrument Waar zou een instrument/instrumentarium voor gebruikersparticipatie aan moeten voldoen? Aan welke onderwerpen/aspecten zou het aandacht moeten geven? Gesprekkenlijst: NAAM

FUNCTIE

ORGANISATIE

TYPE SCHOOL

OPDRACHTNEMER/ OPDRACHTGEVER

Karin Mertens

Adjunct-directeur

Brede school Heuvelrijk

PO

opdrachtgever

Jurriaan van Stigt

Architect

LEVS architecten

VO

opdrachtnemer

Anita Swenneker

Rector

St. Ignatiusgymnasium

VO

opdrachtgever

Remco van der Pluym

Architect

Kuin & Kuin Architecten

PO

opdrachtnemer

Pierre Maas

Architect

RDH architecten

VO

opdrachtnemer

Hidde Benedictus

Huisvestingsadviseur

ICS adviseurs

VO/PO

opdrachtnemer

Wouter Houet

Huisvestingsadviseur

Hevo

VO/PO

opdrachtnemer


Bijlage 4: Factoren voor succes bij gebruikersparticipatie Er zijn verschillende randvoorwaarden en succesfactoren aan te wijzen die bijdragen een succesvolle gebruikersparticipatie wat betreft de vormgeving, inrichting en uitvoering. Vanuit onderzoek door Parnell (Parnell, 2009) naar wat als een succesvol en onsuccesvol participatieproces wordt gezien door participanten en waarom, heeft ze de volgende factoren voor succes geïdentificeerd: 1. Participatieaanpak 2. Organisatiecultuur 3. Procedures, protocollen en onvoorziene gebeurtenissen 4. Relaties 5. Rollen & vertegenwoordiging 6. Het zien van resultaten 7. Gevoel van verbondenheid/gedeeld belang 8. Ondersteuning 9. Het communicatieproces 1. Participatieaanpak  Het participatieproces kan profijt hebben van strategische planning in het begin, waarbij een persoon wordt benoemd, die verantwoordelijk is voor de coördinatie tijdens het participatieproces.  Activiteiten die gevarieerd zijn en passen bij de manier waarop participanten betrokken zouden willen en kunnen worden, zijn vaak het meest succesvol.  Duidelijkheid aan het begin over de mogelijkheden die een participatieactiviteit of – programma biedt om invloed uit te oefenen, is zeer van belang om ervoor te zorgen dat de participanten niet het gevoel krijgen dat hun inspanningen verspilde moeite zijn.  De timing van een activiteit – gerelateerd aan de fase waarin het bouwproces zich bevindt – is daarbij ook belangrijk. Dat is namelijk van invloed op hoeveel informatie en inspiratie kan worden meegenomen in het Programma van Eisen en het ontwerpproces. 2. Organisatiecultuur  De verschillende betrokken professionals hebben verschillende organisatieculturen. Daarbij is het belangrijk dat de geselecteerde partijen een positieve houding hebben tegenover het betrekken van gebruikers.  Een bestaande participatieve structuur/sfeer binnen de school, kan het gezamenlijke ontwerpproces aanzienlijk verbeteren. 3. Procedures, protocollen en onvoorziene gebeurtenissen  Complexe bureaucratische procedures en meerdere tussenpersonen kan hinderlijk zijn voor de betrokkenheid van gebruikers. De rol van de opdrachtgever is hierin cruciaal, vanwege zijn beslissingsbevoegdheid.  Een strategische aanpak voor de langere termijn waarbij de betrokken gebruikersgroepen een duidelijke positie is toebedeeld, is van belang om onvermijdelijke procedurele moeilijkheden te managen.  Er is een onvermijdelijk spanningsveld tussen de onvoorspelbaarheid van een bouwproject en de gecontroleerde en vaststaande structuur van een (middelbare) school, zoals het lesrooster, het schooljaar en het curriculum. 4. Relaties  De relaties die zich ontwikkelen tussen de verschillende professionals en participanten en tussen de participanten onderling, spelen een belangrijke rol in het succes van een ontwerpproces. Participanten stellen prijs op een luisterende en respectvolle houding ten Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 83



opzichte van hun eigen perspectief, openheid en een positieve benadering van de samenwerking. Samen met een continue of herhaald contact, helpt het om vertrouwen en vertrouwdheid – een cruciaal element – tussen de professionals en participanten en participanten onderling te ontwikkelen.

5. Rollen & vertegenwoordiging  De rol die de participanten hebben in het ontwerpproces en de mate van invloed op besluitvorming, zijn factoren die bepalen hoe effectief het participatieproces in hun ogen is.  Onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden van participanten, leidt vaak tot misverstanden en teleurstellingen. Daar staat tegenover dat duidelijkheid op dit gebied leidt tot een positieve houding ten opzichte van betrokkenheid.  Hierbij is het wel van belang dat de verschillende gebruikersgroepen een adequate vertegenwoordiging hebben in het ontwerpproces. 6. Het zien van resultaten  Voor participanten is het terugzien van hun inbreng en inspanningen in een tastbare vorm een belangrijke motiverende factor. Hierbij wordt naast invloed op het uiteindelijke ontwerp van het schoolgebouw, ook het zien van eerdere tastbare resultaten in eerdere fases van het proces, gewaardeerd. Dit is namelijk erg van belang voor het gevoel van voldoening en invloed dat mensen krijgen.  Dit gevoel van voldoening en invloed is wel afhankelijk van de manier waarop wordt omgegaan met de verwachtingen van participanten en de hoeveelheid ondersteuning die zij ontvangen gedurende het proces.  Het totale bouwproject kan een lange doorlooptijd hebben, waardoor participanten belangstelling en betrokkenheid kunnen verliezen. Participatie kan dan ook zeker effectief zijn, als het wordt ingezet bij specifieke en kortlopende deelprojecten. 7. Gevoel van verbondenheid/gedeeld belang  Een gemeenschappelijk doel of belang is een motiverende factor. Dit wordt nog versterkt door het gevoel om bij een groep te horen. 8. Ondersteuning  Ondersteuning is een belangrijke factor om participanten te betrekken bij het ontwerpproces. Deze ondersteuning kan variëren van het vrijmaken van voldoende tijd en middelen, tot ondersteuning bij het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden die nodig om te kunnen participeren. Deze ondersteuning maakt het aan de ene kant mogelijk voor participanten om te participeren, aan de andere kant voelen participanten zich ook gewaardeerd als ze ondersteund worden. 9. Het communicatieproces  Bij een bouwproces is er een groot aantal partijen en personen, waartussen communicatie moet plaatsvinden. Voor succesvolle communicatie is transparantie, feedback en direct contact tussen de verschillende groepen (bijv. tussen architect/adviseur en gebruikersgroepen van de school) cruciaal.  De totale groep gebruikers in een school wordt niet altijd op de hoogte gesteld van beslissingen die worden gemaakt bij de ontwikkeling van het schoolgebouw. Om hen ook mee te nemen in het proces, is het belangrijk dat zij op de hoogte worden gesteld van dergelijke beslissingen.  Ook is het belangrijk dat de resultaten van participatieactiviteiten wordt gedeeld en gecommuniceerd met de betrokken professionals. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 84

Bijlage 5: Formele inspraak bouwproces Inspraak vormt een onderdeel van het bredere begrip participatie. Wettelijk zijn er verschillende mogelijkheden vastgelegd voor formele inspraak. Deze inspraak geldt enerzijds voor de interne omgeving: de gebruikers in het schoolgebouw; en anderzijds voor de externe omgeving: de omwonenden en andere belanghebbenden. Medezeggenschapsraad De medezeggenschapsraad (MR) is een verplicht orgaan op elke school volgens de Wet Medezeggenschap op Scholen (WMS). Daarnaast moet een organisatie met meerdere scholen verplicht een gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) instellen. De MR bestaat in het primair onderwijs uit personeelsleden en ouders, in het voortgezet onderwijs komen hier ook leerlingen bij. De MR kan invloed uitoefenen op het beleid van de school en praat mee over beslissingen. De MR heeft twee soorten rechten: instemmingsrecht en adviesrecht. Adviesrecht wil zeggen dat het schoolbestuur bepaalde besluiten ter advies aan de MR moet voorleggen. Het schoolbestuur kan dit advies naast zich neerleggen, maar moet dit dan wel beargumenteren. Instemmingsrecht is zwaarwegender en houdt in dat voor bepaalde besluiten vooraf de instemming van de MR noodzakelijk is. Zonder deze instemming mag een school bestuur een dergelijk besluit niet uitvoeren (Rijksoverheid, 2012d) (Infowms, 2012). Bij besluiten van een schoolbestuur over nieuwbouw of een belangrijke verbouwing van de school heeft de MR adviesbevoegdheid (WMS art 11, sub n.)13. Wijziging bestemmingsplan Indien voor een nieuw- of verbouwproject van een school een wijziging van het bestemmingsplan nodig is, hebben omwonenden en andere belanghebbenden het recht om hiertegen bezwaar te maken door het kenbaar maken van een zienswijze, en in een later stadium beroep in te stellen (Rijksoverheid, 2012b). Aanvragen omgevingsvergunning Wanneer een omgevingsvergunning (tot okt. 2010 bouwvergunning) is aangevraagd, kan daartegen bezwaar worden gemaakt door het indienen van een bezwaarschrift door omwonenden en andere belanghebbenden (Rijksoverheid, 2012c).

13

Dit zegt echter nog niets over op welke moment(en) in het bouwproces de MR om advies moet worden gevraagd. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 85

Bijlage 6: Waardesysteem stakeholders Mallory-Hill (Mallory-Hill, 2004) stelt dat de totale waarde van een gebouw wordt afgeleid van de kwaliteit van zijn relatie met zijn menselijke omgeving. Hoewel de behoeften/belangen van de verschillende ‘gebruikers’ elkaar niet altijd uitsluiten, kunnen ze wel heel gevarieerd zijn. De totale waarde van een gebouw kan worden afgeleid uit hoe goed het presteert vanuit alle verschillende menselijke perspectieven waarmee deze wordt bekeken. Voor het beschrijven van de totale gebouwkwaliteit moeten dan ook de behoeften van alle stakeholders worden overwogen.

Figuur 1: Waardeniveaus van verschillende categorieën stakeholders (Mallory-Hill, 2004).

Mallory-Hill (Mallory-Hill, 2004) onderscheidt zes categorieën van stakeholders, die elk een bepaald waardeniveau vertegenwoordigen (zie figuur 1):  Individuele bewoners  Organisatie & groepen  Eigenaars  Gemeenschap  Wereldwijde gemeenschap  Toekomstige gebruikers & context Basis waarde (individueel): wordt bepaald door de relatie van een gebouw met individuele bewoners en hun gevoel van psychologisch en fysiek welzijn. Eisen in deze categorie zijn onder andere: degelijkheid, ruimtelijk comfort, akoestisch comfort (controle over gebouw en kantoorgeluid), visueel comfort, thermisch comfort en luchtkwaliteit. Functionele waarde (organisatie): houdt zich bezig met hoe de activiteiten die plaatsvinden in het gebouw ondersteund worden. Onderliggende eisen zijn onder andere: ondersteuning van productie, beheer, exploitatie & onderhoud, en schoonmaakbaarheid. Economische waarde (eigenaar): is gebaseerd op de relatie tussen mensen betrokken bij de eigendom en marketing van het gebouw. Sub-level eisen zijn onder andere: initiële kosten, life-cycle kosten (operationele kosten & onderhoudskosten), en sloopkosten.


Lokale waarde (gemeenschap): is gebaseerd op de bijzondere condities die uniek zijn voor een bepaalde plaats. Alles wat kan verhinderen dat een gebouw gebouwd wordt op de meest eenvoudige manier. Hieronder valt onder andere de noodzaak om te reageren op aardbevingsgebieden, extreme klimaten, bouwvoorschriften, of historische context. Ecologische waarde (wereldwijde gemeenschap): beschouwt de relatie/verhouding tussen het gebouw en het milieu. Aandachtspunten hierbij zijn hoe een gebouw gebruik maakt van middelen (energie, materialen & water), en/of zorgt voor afval en vervuiling. Strategische waarde (toekomstige gebruikers): is een abstracte mens-gebouw relatie, omdat het prestatie-eisen beschouwt in verband met de tijd en de toekomst. Hieronder vallen het gemak waarmee een gebouw voorziet in de behoeften van veel verschillende bewoners en bezettingsgraden (universaliteit), en/of hoe het kan worden aangepast of gewijzigd na verloop van tijd om te passen (veranderbaarheid).


Bijlage 7: Projectorganisatie Een projectorganisatie is een tijdelijke organisatie die speciaal wordt opgericht voor het realiseren van een project. De samenstelling van de projectorganisatie is voor de opdrachtgever een belangrijk instrument om het huisvestingsproces te beheersen en te coördineren. Een projectorganisatie heeft eigen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, maar staat wel in verbinding met de lijnorganisatie. In figuur 1 is de relatie tussen de projectorganisatie en lijnorganisatie weergegeven. Vaak zijn er in een projectorganisatie drie niveaus te onderscheiden (Kohnstam, 1994):  Besluitvormend niveau  Coördinerend niveau  Uitvoerend niveau

Figuur 1: Algemene structuur projectorganisatie in relatie tot de lijnorganisatie (Kohnstam, 1994).

Het linking-pin model, ontwikkeld door Likert (Reijnders, 2006), kan gebruikt worden om de communicatie tussen deze niveaus te beschrijven. Van te voren kan de vertegenwoordiging van de verschillende partijen, en specifieke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd worden. Daarmee vormt de projectorganisatie een sturingsmiddel, waarmee ook duidelijkheid wordt gecreëerd. Besluitvormend niveau Het besluitvormend niveau is het domein van de opdrachtgever. Vaak wordt hiervoor een stuurgroep benoemd die de vertegenwoordiging van de opdrachtgever vormt (Kohnstam, 1994). De stuurgroep is het opdrachtgevende orgaan dat op hoofdlijnen stuurt (Twynstra Gudde, 2012). Samenstelling stuurgroep In de stuurgroep is altijd het hoogste beslissingsniveau vertegenwoordigd, de bouwheer/opdrachtgever die de eindverantwoordelijkheid draagt voor het project. Als een breed draagvlak gewenst is kunnen vertegenwoordigers vanuit belangrijke aandachtsgebieden van de huisvesting een plek krijgen in de stuurgroep. Hierbij kan gedacht worden aan een Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 88

vertegenwoordiger van gebruikers, een vertegenwoordiger van de afdeling financiën en personeel, en een vertegenwoordiger van de facilitaire organisatie. Of deze vertegenwoordigers ook daadwerkelijk opgenomen moeten worden in de stuurgroep, is afhankelijk van de aard van het project en de cultuur van de organisatie. Daarnaast moet ook de projectleider/projectmanager als vertegenwoordiger van de projectgroep in de stuurgroep zitten. Voor het goed uit kunnen voeren van hun taken en verantwoordelijkheden, zou een stuurgroep een omvang moeten hebben van 5 à 7 leden/personen (Kohnstam, 1994). Taken stuurgroep (Kohnstam, 1994):  Definiëren projectresultaat  Randvoorwaarden project opstellen  Opdrachten verstrekken  Beslissingen nemen  Eindverantwoordelijkheid project dragen  Projectuitgangspunten op hoofdlijnen bewaken Coördinerend niveau Op het coördinerend niveau is meestal een projectgroep geformeerd. De taak van de projectgroep is het realiseren van de doelstellingen van het project en deze te bewaken en de stuurgroep te ondersteunen (Kohnstam, 1994). De projectgroep is het coördinerend orgaan dat de projectinhoud beheerst (Twynstra Gudde, 2012). Tijdens de verschillende fasen verandert de agenda van de projectgroep en kan ook de samenstelling wijzigen (Kohnstam, 1994). Taken projectgroep (Kohnstam, 1994):  Tijdens definitiefase vooral: o Opstellen van Programma van Eisen (PvE)  Tijdens ontwerpfase vooral: o Coördinatie ontwerpactiviteiten o Controle of ontwerpen voldoen aan uitgangspunten PvE (inhoudelijke en beheersmatige aspecten)  Tijdens realisatiefase vooral: o Implementatie specifieke inrichtingsaspecten o Voorbereiding ingebruikneming Samenstelling projectgroep: In een projectgroep kunnen de volgende partijen vertegenwoordigd zijn (Kohnstam, 1994):  Projectmanager  Architect  Installatietechnisch adviseur  Constructieadviseur  Toekomstige gebruiker  Bouwbedrijf Als er een gebruikersgroep is, zit er vaak een vertegenwoordiger van deze groep in de projectgroep. In de projectgroep kunnen echter ook vertegenwoordigers zitten van alle gebruikers. Het domein van de projectgroep wordt dan beschreven als het orgaan dat input levert aan het kernteam/stuurgroep tijdens de verschillende fases, en communiceert met de achterban van lerarenkorps, ouderraad, buurtcomités, etc. (Lathouwers, 2008).


Uitvoerend niveau Op het uitvoerend niveau wordt daadwerkelijk gewerkt aan de totstandkoming van het project. Hierbij is de ontwerpgroep/bouwvergadering het uitvoerend orgaan met externe ontwerpende of uitvoerende partijen (Twynstra Gudde, 2012). Daarnaast kunnen voor het uitwerken van specifieke vraagstellingen werkgroepen worden ingesteld. Werkgroepen richten zich op het uitwerken van een specifiek onderdeel van het project. Gedurende het project kunnen dan ook verschillende werkgroepen worden opgericht en weer worden opgeheven (Hevo, 2012) (Kohnstam, 1994).


Bijlage 8: Activiteiten bouwproces In de standaardtaakbeschrijving zijn vrijwel alle taken opgenomen die samenhangen met het programmeren en ontwerpen van gebouwen en hun directe omgeving. De STB is een hulpmiddel om ontwerpgerelateerde taken in een project toe te wijzen aan verschillende partijen en in onderlinge samenhang te contracteren (SBR, 2006). Overzicht activiteiten per fase14: Initiatief/haalbaarheid Het doel van deze fase is: • Het inventariseren en analyseren van een huisvestingsbehoefte of marktvraag en het onderzoeken van de haalbaarheid van een project om in die behoefte of marktvraag te voorzien. De werkzaamheden in deze fase omvatten in hoofdzaak: • Het analyseren en formuleren van de huisvestingsbehoefte van de gebruikersorganisatie(s) of – in het geval van projectontwikkeling – de marktvraag; • Het vaststellen van de ambities van de opdrachtgever en, indien bekend, de gebruikersorganisatie(s); • Het onderzoeken van het gewenste gebouwen locatietype; • Het onderzoeken van de planologische, functionele, economische en juridische haalbaarheid van verschillende oplossingsrichtingen; • Indien van toepassing: het kiezen van een locatie (NB: een gegeven locatie kan ook uitgangspunt zijn voor het initiatief). Projectdefinitie (PD) Het doel van deze fase is: • Het zodanig inventariseren en vastleggen van de ambities, eisen, wensen, verwachtingen en voorwaarden van de opdrachtgever en toekomstige gebruikers, dat op basis daarvan een ontwerpproces kan worden gestart. De werkzaamheden in deze fase omvatten in hoofdzaak: • Het analyseren van de te huisvesten organisatie(s) en de processen of activiteiten die met de huisvesting moeten worden geaccommodeerd; • Het opstellen van (prestatie-)eisen, wensen, verwachtingen en voorwaarden met betrekking tot het bouwwerk en het documenteren daarvan in een Programma van Eisen. Structuurontwerp (SO) Het doel van deze fase is: • Het ontwikkelen van een globale voorstelling van het project, zodanig dat deze een goed beeld geeft van de oplossingen op stedenbouwkundige schaal en van de hoofdvorm en hoofdindeling van de bebouwing. De werkzaamheden in deze fase omvatten in hoofdzaak: • Het maken van een stedenbouwkundig plan wat betreft bebouwing en landschap; • Het ontwerpen van de hoofdvorm en de hoofdindeling van de bebouwing ‘vlekkenplan’; • Het verkennen van de constructieve opzet (principes van de hoofddraagstructuur); • Het adviseren inzake mogelijke energievoorziening- en installatieconcepten.

14

afkomstig uit: DNR-STB 2009 Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 91

Voorontwerp (VO) Het doel van deze fase is: • Het ontwikkelen van een globale voorstelling van het bouwwerk, zodanig dat deze een goed beeld geeft van de situering, de functionele en ruimtelijke opbouw, bestemmingen, gebruiksvoorzieningen, de architectonische verschijningsvorm en de integratie van constructieve en installatietechnische aspecten. De werkzaamheden in deze fase omvatten in hoofdzaak: • Het uitwerken van de stedenbouwkundige inpassing van het bouwwerk in de omgeving; • Het ontwerpen van de functionele en ruimtelijke indeling; • Het ontwerpen van de architectonische verschijningsvorm; • Het maken van een conceptueel ontwerp voor de buitenruimte; • Het uitbrengen en verwerken van richtinggevende adviezen op het gebied van bouwfysica en akoestiek; • Het ontwerpen van de hoofdopzet van de draagconstructie, inclusief voorlopige materiaalkeuze en globale dimensionering; • Het ontwerpen van de hoofdopzet van de installaties, ten behoeve van de inpassing in het bouwproject; • Het integreren van de deelontwerpen (bouwkundig, constructief, installatietechnisch); • Het ontwikkelen van een brandveiligheidsconcept. Definitief Ontwerp (DO) Het doel van deze fase is: • Het ontwikkelen van een gedetailleerde voorstelling van het bouwwerk, zodanig dat deze een goed beeld geeft van de verschijningsvorm, de interne en externe structuur, het materiaalgebruik, de afwerking en detaillering, de constructieve opbouw en aard en capaciteit van de installaties. De werkzaamheden in deze fase omvatten in hoofdzaak: • Het vastleggen van de definitieve stedenbouwkundige inpassing van het bouwwerk; • Het vastleggen van de definitieve ruimtelijke indeling; • Het vastleggen van de architectonische verschijningsvorm; • Het (globaal) bepalen van toe te passen materialen, afwerkingen en bouwtechnische uitwerking t.b.v. de definitieve beeldvorming; • Het vastleggen van het definitieve ontwerp voor de buitenruimte; • Het ondersteunen van de DO-ontwikkeling op bouwfysische en akoestische aspecten; • Het uitwerken van de definitieve hoofdopzet van de draagconstructies, inclusief ontwerpberekeningen; • Het werken van de definitieve hoofdopzet van de installaties, inclusief definitieve installatieberekeningen en capaciteitsbepalingen • Het integreren van de deelontwerpen (bouwkundig, constructief, installatietechnisch); • Het uitbrengen van brandveiligheidadviezen; • Het aanvragen van de bouwvergunning. Technisch Ontwerp (TO) Het doel van deze fase is: • Het zodanig – in technische zin – uitwerken en specificeren van het bouwwerk in al zijn facetten, dat op basis daarvan definitieve prijsvorming voor de uitvoering kan plaatsvinden. De werkzaamheden in deze fase omvatten in hoofdzaak: • Het uitwerken van het Definitief Ontwerp in ‘technische’ tekeningen met definitieve indelingen, inrichting en aanzichten, inclusief ruimten- en bouwdeelspecificaties, maatvoeringen en detailleringen; • Het technisch specificeren van het ontwerp voor de buitenruimte;


• •

• • •

• •

Het ondersteunen en sturen van de TO-ontwikkeling op bouwfysische en akoestische aspecten; Het uitwerken van het constructief ontwerp in een palenplan, plattegronden en doorsneden van de draagstructuur, inclusief maatvoeringen van constructiedelen en principedetailleringen; Het maken van constructieve hoofdberekeningen; Het maken van gedetailleerde installatieberekeningen; Het maken van installatietekeningen met o.a. dimensionering en maatvoering van alle leidingen en eindtoestellen, schema’s waarin werking en capaciteit van installaties eenduidig worden vastgelegd en klimaatcondities per ruimte; Het opstellen van technische specificaties (‘besteksomschrijvingen’) voor bouwkundig, constructief en installatietechnisch werk; Het integreren van de deelontwerpen (bouwkundig, constructief, installatietechnisch).

Prijs- en contractvorming (PC) Het doel van deze fase is: • Het selecteren en contracteren van een ‘aanbiedende partij’ voor de uitvoering van het project, afhankelijk van de contractvorm al dan niet inclusief ontwerp, financiering, onderhoud en/of exploitatie. De werkzaamheden in deze fase omvatten in hoofdzaak • Het adviseren van de opdrachtgever omtrent de wijze van aanbesteden (indien van toepassing); • Het aankondigen, voorbereiden en houden van de aanbesteding (indien van toepassing); • Het verstrekken van bestedingsstukken; • Het verstrekken van inlichtingen aan (de) potentiële aanbieders; • Het beoordelen van door de aanbieder(s) ingediende uitwerkingen, plannen of alternatieven; • Het voeren van onderhandelingen met aanbieders over prijs en kwaliteit; • Het adviseren van de opdrachtgever omtrent de gunning; • Het voorbereiden van de contractvorming. Uitvoering – Uitvoeringsgereed Ontwerp (UO) Het doel van deze fase is: • Het zodanig uitwerken van het ontwerp, dat aan de hand daarvan de productie van bouwen installatiecomponenten, alsook de daadwerkelijke uitvoering en assemblage op de bouwplaats kan plaatsvinden. De werkzaamheden van adviseurs omvatten in deze fase in hoofdzaak: • Het maken van bouwuitvoeringstekeningen (‘werktekeningen’) voor bouwkundig werk, constructies en installaties, inclusief de onderlinge afstemming daarvan; • Maken van vormtekeningen van buiten de bouwplaats te vervaardigen bouwkundige en constructieve componenten; • Het voorbereiden, verzorgen en/of coördineren van de detailengineering van (deel)constructies; • Het controleren van uitwerkingen door leveranciers van deelconstructies en het bewaken van de constructieve samenhang; • Het maken van gedetailleerde capaciteits- en dimensioneringsberekeningen voor alle installatieonderdelen.


Uitvoering – Directievoering Het doel van deze fase is: • Het namens de opdrachtgever begeleiden van en toezien op de uitvoering van het werk. Mogelijke werkzaamheden van adviseurs omvatten in deze fase in hoofdzaak: • Het voeren van de directie: het vertegenwoordigen van de opdrachtgever in alle zaken die de uitvoering van het bouwproject betreffen (voor zover het tussen de opdrachtgever en de uitvoerende partij(en) gesloten contract zich daar niet tegen verzet); • Het houden van toezicht op de uitvoering van het werk conform de contractstukken; • Het ondersteunen van directie en toezicht op het gebied van architectuur/bouwkunde, interieur, bouwfysica en akoestiek, landschapsarchitectuur, constructies en installaties; • Het opnemen van het werk na uitvoering, het houden van de oplevering(en) en het verzorgen en vaststellen van het proces-verbaal van oplevering. Gebruik/exploitatie Het doel van deze fase is: • Het ondersteunen van de opdrachtgever c.q. eigenaar en gebruikers bij het gebruik, het onderhoud en de exploitatie c.q. het facility management van de huisvesting. De werkzaamheden van adviseurs kunnen in deze fase omvatten: • Het adviseren in de onderhoudstermijn van het project; • Het opstellen van beheerplannen; • Het opstellen van onderhoudsplannen; • Het opnemen van het werk na de onderhoudsperiode en het verzorgen van het procesverbaal daarvan.


Bijlage 9: Activiteiten gebruikersproces Uit onderzoek van Parnell (Parnell, 2009) komen achttien activiteiten voor het betrekken van gebruikers naar voren: 









  













Plannen: Stakeholders nemen deel aan het plannen hoe zij en andere schoolgebruikers zullen worden betrokken bij de school ontwerpproces, de herziening van dit plan op gezette tijden. Onderrichten: Stakeholders kunnen worden voorzien van nieuwe kennis, vaardigheden en begrip om hen in staat stellen om beter deel te nemen aan het proces. Expertise halen: Stakeholders kunnen hun impliciete kennis over hun eigen ervaringen van de sociale en fysieke omgeving bijdragen. Inspireren: De stakeholders worden geïnspireerd om hun horizon te verbreden en anders te denken. Deze activiteit is voornamelijk gericht op docenten en studenten, maar kan van toepassing zijn op alle stakeholdergroepen. Experimenteren: Gedurende de school ontwerpproces, kunnen stakeholders experimenteren met hun ontwerp ideeën door ze te testen op een een-op-een schaal. Verbeelden: Creatieve ontwikkeling van ideeën over elk aspect van de toekomstige school. Prioriteren: Stakeholders prioriteren de ideeën en thema's die zijn gegenereerd en geïdentificeerd. Rekruteren: Voor het ontwerpproces moeten vaak onafhankelijke artiesten, consultants, ontwerpers en andere personen aan genomen worden. Het rekruteringproces kan toestaan dat verschillende stakeholders deskundigen die hun ambities verpersoonlijken in dienst nemen. (Co) Design: Stakeholders kunnen mogelijk direct werken met ontwerpers om schoolontwerpen te ontwikkelen, bijvoorbeeld door middel van modellen, of ze kunnen de verantwoordelijkheid krijgen om onderdelen van de school zelf te ontwerpen, vaak 'sub-projecten', zoals kunst, meubels etc. Beoordelen: Stakeholders evalueren en wijzigen ontwerpbeslissingen. Belangrijk is, dat dit ook kan gebeuren tijdens en na de verhuizing naar de nieuwe school, een effectieve voortzetting van het ontwerpproces na 'voltooiing'. Realiseren: Stakeholders kunnen worden betrokken bij onderdelen van het realisatieproces zelf of helpen om de visie voor de nieuwe school te realiseren door het implementeren van initiatieven die verband houden met leren, de organisatie, het bestuur, etc. Evalueren: Zodra de nieuwe school is gebouwd, kunnen stakeholders worden gevraagd om het nieuwe schoolgebouw te evalueren. Dit kan leiden tot veranderingen in hoe ruimtes zijn ingericht en gebruikt. Placemaking: Stakeholders kunnen worden betrokken bij de manier waarop de plekken en ruimtes in de schoolomgeving worden gebruikt nadat deze zijn gebouwd. Ze kunnen dit ook doen door middel van het veranderen, vormen, en toe eigenen van hun omgeving. Verbinden: Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 95

Maakt het mogelijk dat verschillende stakeholdergroepen bij elkaar komen. Updaten: Stakeholders worden geüpdate over de voortgang, zonder dat ze actief bijdragen aan het proces. Feedback: Stakeholders kunnen feedback geven in elke fase van het proces, door middel van structuren die opgezet zijn om dat te doen. Documenteren: Het proces en zijn output kan bruikbaar worden vastgelegd voor de participanten zelf en voor de communicatie met anderen. Vieren: Het participatieproces kan mogelijkheden bieden om te vieren wanneer belangrijke mijlpalen zijn bereikt.









onderwijsvisie

PvE

initiatief

SO

definitie

VO

DO

ontwerp

realisatie

gebruik

verbinden – updaten – feedback – documenteren - vieren

plannen


verbeelden

prioriteren

rekruteren

(co)design

beoordelen

realiseren

evalueren

placemaking

Figuur 1: Activiteiten gebruikersproces uitgezet tegen fases in het bouwproces (Parnell, 2009).


Bijlage 10: Het Programma van Eisen Het Programma van Eisen (PvE) is een van de belangrijkste documenten in het bouwproces. Door de SBR (SBR, 2006) wordt de volgende definitie voor het PvE gebruikt: Een Programma van Eisen is een document, dat dient om:  In de communicatie tussen de opdrachtgever en de toekomstige gebruikers van een gebouw enerzijds,  En de opdrachtnemende bouwpartners anderzijds,  Op basis van uitgangspunten en rekening houdend met voorwaarden,  De behoeften, eisen, wensen en verwachtingen van opdrachtgevers en toekomstige gebruikers,  Via een samenhangend geheel van activiteiten, gericht op eenduidig en volledig verzamelen, bewerken, evalueren en overdragen van informatie,  Gefaseerd van globaal naar gedetailleerd in te brengen in het ontwerpproces. In deze definitie zitten zowel elementen van het programmeringproces als van de inhoud van het PvE. Het PvE is hierbij een document dat zich stapsgewijs ontwikkelt van globaal naar gedetailleerd in wisselwerking met het ontwerp. Functies van het PvE Het Programma van Eisen vervult de volgende functies (SBR, 2006):  Communicatiemiddel;  Beslisdocument;  Contractstuk;  Informatiedrager;  Toetsingskader. Communicatiemiddel Het PvE is een communicatiemiddel tussen opdrachtgever, gebruikers en andere belanghebbenden. Het (in samenspraak) opstellen van het PvE dwingt de opdrachtgevers en gebruikers om na te denken over de gewenste huisvestingskwaliteit. Beslisdocument Als tussenresultaat in het bouwproces is het PvE een beslisdocument, op basis waarvan de opdrachtgever kan beslissen over de voortgang van het bouwproject. Contractstuk Het PvE vormt de basis van het contract tussen de opdrachtgever en een of meer bouwpartners voor het maken van een ontwerp. Informatiedrager Het PvE vormt de intermediair voor de overdracht van informatie voor het te maken ontwerp tussen de opdrachtgever en gebruikers, en de ontwerper, adviseur en aannemer/bouwer. Toetsingskader Op bepaalde momenten in het ontwikkelproces kan het ontwerp worden getoetst aan het PvE. Daarmee is het een instrument voor kwaliteitsbeheersing.


Opbouw PvE De inhoud van een PvE bestaat uit de volgende bouwstenen (SBR, 2006): 1) Projectdefinitie 2) Gebruiksfuncties (Functie-eisen) 3) Waarden (Prestatie-eisen) 4) Beeldvorming (Beeldverwachtingen) 5) Budgetten (interne voorwaarden) 6) Normen (externe eisen en voorwaarden) PvE Finaal

Ontwerp

PvE Basis

PvE VO

SO

Bestek

PvE DO

VO

PvE Definitief

DO

Bestek

Figuur 1: Ontwikkeling PvE vooraf en gefaseerde ontwikkeling PvE (Prins, 2001).

Positie van het PvE in bouwproces De traditionele rol van het PvE is dat deze wordt opgesteld in de fase ‘projectdefinitie’. Het PvE is het resultaat van de activiteit programmeren. Het PvE is dan een statisch document waarin alle eisen en wensen zijn vastgelegd, en wat voorafgaand aan het ontwerpproces wordt opgesteld (zie figuur 2) (SBR, 2006). Enkele nadelen van het PvE als statisch document vooraf zijn echter (SBR, 1996):  Het blijkt erg lastig om voorafgaand aan een project een volledig sluitend PvE te maken. Tussentijdse ontwerpresultaten kunnen aanleiding zijn om het PvE bij te stellen, of nader uit te werken.  Aan een gebouw zitten veel aspecten die tijdens het ontwerp moeilijk volledig in te schatten zijn, zelfs voor professionals.  Creatieve en onverwachte oplossingen worden uitgesloten doordat een (te) gedetailleerd PvE dat al een oplossing voorschrijft.  Bouwen is voor opdrachtgever en gebruikers een ontdekkingsreis die ook aanleiding kan zijn voor verandering in het denken over het functioneren van hun organisatie. Een dergelijk bewustwordingsproces heeft tijd nodig. Deze bewustwording wordt gestimuleerd door tussentijdse (ontwerp)resultaten te bespreken. Een statisch PvE werkt belemmerend voor dergelijk voortschrijdend inzicht. Ook in de praktijk blijkt dat het PvE niet eenmaal, vooraf wordt opgesteld, maar tijdens het ontwerpproces nog vaak wordt aangepast. Dit pleit dan ook voor een gefaseerde ontwikkeling van het PvE in wisselwerking met het ontwerp. Hierbij wordt in elke fase van het programmeren nieuwe informatie toegevoegd, waardoor het PvE zich gefaseerd ontwikkeld van grof naar fijn. Hierbij overlappen de activiteiten ‘programmeren’ en ‘ontwerpen’ elkaar in het bouwproces (zie figuur 3) (SBR, 2006).


Fase Initiatief en haalbaarheid

Programmeren

Ambitie

Haalbaar heidsstudie

Fase Projectdefinitie

Fase Ontwerp

Fase Uitvoering

Programma van Eisen

Fase Nazorg

Projectmanagement

Ontwerpen

Ontwerp

Technisch specificeren

Bestek

Uitvoeren

Gebouw

Gebouw in gebruik

Fase Uitvoering

Fase Nazorg

Figuur 2: De plaats van het PvE in het traditionele bouwproces (SBR, 2006).

Fase Initiatief en haalbaarheid

Programmeren

Ambitie

Haalbaar heidsstudie

Fase Projectdefinitie

Fase Ontwerp

Programma van Eisen Projectmanagement

Ontwerpen

Ontwerp

Technisch specificeren

Technisch ontwerp / bestek

Uitvoeren

Gebouw

Gebouw in gebruik

Figuur 3: Overlappende activiteiten in het bouwproces (SBR, 2006).

Een gefaseerde ontwikkeling voor het PvE biedt voordelen voor zowel de opdrachtgevers en gebruikers, als voor de bouwpartners (SBR, 1996) (SBR, 2006):  Door een gefaseerde ontwikkeling kunnen opdrachtgever en gebruikers in het huisvestingsproces groeien. Door de gefaseerde ontwikkeling is er nog ruimte voor veranderingen tijdens het proces en kan het PvE beter inspelen op dynamische ontwikkelingen binnen de organisatie.  Opdrachtgever en gebruikers kunnen hun eisen, wensen, verwachtingen en voorwaarden op strategische momenten inbrengen in het ontwerpproces;  Door een gefaseerde ontwikkeling bevat het PvE alleen de benodigde informatie en eisen die voor een ontwerper nodig voor de ontwikkeling van het ontwerp in die fase. Een gefaseerde ontwikkeling van het PvE echter niet altijd mogelijk. Bij bepaalde vormen van geïntegreerde contracten vormt het PvE het basisdocument voor de aanbestedingsprocedure. Dit zorgt echter wel voor een verhoogd risico dat het eindresultaat niet volledig de kwaliteit en functionaliteit bezit die de organisatie nodig heeft, dan wel dat er van het PvE wordt afgeweken. Ook hebben opdrachtgever en gebruikers minder mogelijkheden om het proces te beïnvloeden en in het huisvestingsproces te groeien (SBR, 2006). Hieruit valt af te leiden dat dit minder geschikt is voor scholenbouw, doordat daar een ontdekkingsreis / groeiproces en de wisselwerking tussen Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 99

ontwikkeling van het PvE en het ontwerp voor opdrachtgever en gebruikers, waarvan bouwen niet hun core-bussines is, eigenlijk niet mogelijk is, terwijl dat wel zeer wenselijk is.

Figuur 4: Samenhangende ontwikkeling van vraag en aanbod. (SBR, 1996).

Gefaseerde ontwikkeling PvE De ontwikkeling van de vraag en de ontwikkeling van het aanbod zijn verschillende activiteiten die wel in grote samenhang moeten worden ontwikkeld. Het programmeren is het ontwikkelen van de vraag, en ontwerpen is het ontwikkelen van het aanbod (SBR, 1996) (Blyth, 2001). In figuur 4 wordt de samenhang in de PvE-ontwikkeling en de ontwikkeling van het ontwerp weergegeven. Bij een gefaseerde ontwikkeling van het PvE wordt de PvE-informatie stapsgewijs opgebouwd (zie figuur 5), waarbij de ontwikkeling van het PvE steeds een fase/stap moet voorlopen op de ontwikkeling van het ontwerp. Gebruikers – als een van de groep betrokkenen, naast bestuurders en deskundigen – dragen bij de PvE-ontwikkeling hun kennis en ervaring vooral aan de bouwstenen ‘gebruiksfuncties’ en ‘waarden’ van het PvE bij (SBR, 2004).

LOCATIE

LOCATIEPROFIEL

LOCATIE

GEBOUW

capaciteit bruikbaarheid beleving

GEBOUW

RUIMTEN

gezondheid veiligheid flexibiliteit

RUIMTEN

PLEKKEN

GEBRUIKSPROFIEL

PLEKKEN

organisatie processen activiteiten groepen mensen taken

4 BEELDVORMING

5 BUDGETTEN

6 NORMEN MILIEUVOORWAARDEN (energie | materiaal | water)

BETROKKENEN

AMBITIES

DE OPGAVE

samenleving

3 WAARDEN

EXPLOITATIEBUDGET

2 GEBRUIKSFUNCTIES

INVESTERINGSBUDGET

1 PROJECTDEFINITIE

Invullen voor:

LOCATIE SO GEBOUW RUIMTEN

VO

PLEKKEN

DO

BOUWSTENEN VAN EEN PVE

Figuur 5: Fasegewijze ontwikkeling van PvE-informatie (SBR, 2006).

Voordat de ontwerpers starten met het VO, moet het PvE minimaal het detailniveau hebben zodat het de ontwikkeling van het VO kan sturen en het resultaat van de VO-fase eraan getoetst kan worden (SBR, 2006) (SBR, 1996). Deze stap tussen voorlopig ontwerp/voorontwerp (VO) en definitief ontwerp (DO) wordt toegelicht als ‘standaard-stap’ in de ontwikkeling van het PvE (zie figuur 6) (SBR, 1996): (A) Bij de start van de VO-fase moet het PvE minimiaal de informatie bevatten die nodig is om de ontwerpbeslissingen in die fase te kunnen sturen. (B) Het VO moet kunnen worden getoetst aan dat PvE. (C) Het toetsen is een cyclisch proces. (D) Op een gegeven moment moet de opdrachtgever beslissen over de acceptatie van het VO. En daarmee ook voor eventuele afwijkingen van het PvE. Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 100

(E) In een interim-periode wordt het PvE voor het DO ontwikkeld. Indien noodzakelijk wordt dit eerst bijgesteld op basis van het geaccepteerde VO. Daarna wordt het PvE verder uitgewerkt tot het minimaal de informatie bevat die nodig is om de ontwerpbeslissingen in de DO-fase te kunnen sturen. (F) De opdrachtgever komt tot overeenstemming met de procespartners om op basis van het ontwerp en het verder ontwikkelde PvE de volgende (ontwerp)fase in te gaan. In figuur 7 is dit principe van de ontwikkeling van het PvE in samenhang met de planontwikkeling schematisch weergegeven in een ideaaltypisch model (SBR, 1996). Fase VO beslislijn

Fase DO D Interim

A

E

PVE Voor VO

PVE voor DO

B toetsing

Programma-ontwikkeling Plan-ontwikkeling

C voorlopig ontwerp

definitief ontwerp F overeenstemming

Figuur 6: ‘Standaard-stap’ in de ontwikkeling van het PvE (SBR, 1996).

Structuurontwerpfase In de SO-fase worden vooral ontwerpbeslissingen genomen op het niveau van de locatie en het gebouw als geheel. Voor het structuurontwerp is informatie nodig over de globale ruimtebehoefte en de relaties tot die functies. In de SO-fase is het belangrijk om de organisatie, de verschillende afdelingen binnen de organisatie en de belangrijkste bedrijfsprocessen te vertalen in een logistiek concept. Hiervoor is informatie-uitwisseling en overleg nodig tussen de opdrachtgever, gebruikers en PvE-adviseur (SBR, 2006). Voorontwerpfase In de VO-fase wordt onder meer een ‘ruimtenplan, een voorlopige plattegrond, ontwikkeld. Voor het voorontwerp moet de PvE-informatie onder meer aangevuld worden met de gedetailleerde ruimtebehoefte en de gewenste indelingsmogelijkheden. Daarvoor moeten de primaire en ondersteunende functies en bedrijfsprocessen geanalyseerd zijn en samen met de ruimtesoorten en aantallen en afmetingen in het PvE zijn opgenomen. De ruimtelijke samenhang tussen afdelingen en ruimten moet nu eveneens bekend zijn. Om deze informatie te verkrijgen is regelmatig contact tussen de PvE-adviseur en de opdrachtgever en gebruikers van belang. Een optie hiervoor is het houden van meerdere interviewrondes met één of meerdere gebruikersvertegenwoordigers. Aanbevolen wordt echter om hiervoor enkele workshops in te gebruiken. Door deze workshops met groepen van gebruikers of alle gebruikers tegelijkertijd, is namelijk interactie tussen verschillende gebruikers mogelijk. Informatie die wordt verzameld in de workshops kan eventueel nog indien nodig worden aangevuld op basis van besprekingen. In deze besprekingen kan op specifieke afdelingsaspecten worden ingegaan (SBR, 2006). Definitief ontwerpfase Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw | Gerrie KleinJan | 101

In de DO-fase worden ontwerpbeslissingen genomen op het niveau van de plekken. Voor het definitief ontwerp is informatie nodig over de eisen met betrekking tot afwerkings- en inrichtingsaspecten. In het PvE voor de DO-fase moeten alle eisen staan die nodig zijn voor om keuzes te kunnen maken in bouwkundige, werktuigbouwkundige, elektrotechnische en transporttechnische voorzieningen. Voor het formuleren van eisen voor dergelijke voorzieningen zijn de medewerkers van de facilitaire of technische dienst van de organisatie een geschikte informatiebron (SBR, 2006).

Programma-ontwikkeling

Fase 1: initiatief 1.1 initiatief

1.2 haalbaarheidsstudie

Fase 2: ontwerp

beslislijn

basisPVE

globaal PVE

Fase 3: uitwerking

2.1 structuurontwerp

1.3 projectdefinitie

Plan-ontwikkeling

toetsing

toetsing

rapportage haalbaarheid

structuur ontwerp

contract

2.2 Voorlopig ontwerp interim

PVE voor voorlopig ontwerp

beslislijn

toetsing

2.3 definitief ontwerp interim

PVE voor definitief ontwerp

voorlopig ontwerp

overeenstemming

beslislijn

3.1 bestek interim

definitief PVE toetsing

definitief ontwerp

overeenstemming

bestek plan

contract

Figuur 7: Samenhang tussen programma- en planontwikkeling (SBR, 1996).


Bijlage 11: Participatiemethoden & -technieken Overzicht participatiemethoden In figuur 1 wordt een overzicht gegeven van verschillende participatiemethoden gekoppeld aan een participatieniveau(s)Overzichtstabel en een doelstelling(en). participatietechnieken (Loyens en Van de Walle, 2006) Techniek

Participatieniveau

x x x x x x x x

x x x x

x x x x

x x x

x

Implementatie bevorderen

x x

Steun verwerven voor beslissing

x x

Kwaliteitsverhoging

x x x x x x

x x x x x

Informatieverwerving

x x

x x x x x x

Opvattingen nagaan

x

Informatieverstrekking

x x x

Bewustmaking

x x x x x x x x x x x x x

Meebeslissen

x x

Coproduceren

Raadplegen

x x x x x x

Adviseren

Informeren

Digitaal debat Interactieve televisie Audiovisuele media Geschreven informatie Publieke hoorzitting / Meeting Website Keuze-enquete Burgerpanel / Internetpanel Delphi-methode Versnellingskamer; brainbox Zoekconferentie / Future search conference / Scenarioplanning Deleberative Polling / Deliberative Opinion Poll Dynamic mindmapping Elektronische consultatie Enquete of survey Fishbowl discussie Focusgroep Stellingen ter discussie Vraaag naar schriftelijke reactie / bijdrage Dialoogmethode Worldcafe Burgerjury Consensusconferentie Adviescommissie Expertpanel Charette of Design workshop Open Space Technology Referendum

Doelstelling

x x

x x x x x x x x x x x x x x x x x

x x x x

x x x

x

x x

x x x x x

x x x x x

x

x x x

x

x

Figuur 1: Overzichtstabel participatietechniek (gebaseerd op Loyens, 2006).


Participatiemethoden en fases bouwproces Uit het onderzoek van Parnell (Parnell, 2009) valt af te leiden dat een bepaalde participatiemethode gekoppeld kan worden aan een bepaalde fase in het bouwproces. Hoewel hierbij wel wordt aangegeven dat participatiemethoden in principe toegepast kunnen worden gedurende de verschillende fases, zijn er wel zwaartepunten te onderscheiden (zie figuur 2). initiatief

definitie

verbinden – updaten – feedback – documenteren - vieren meetings

plannen


verbeelden

realisatie

ontwerp

discussie tentoon- feedback brieven & reactiebox vergadering presentatie forums stelling enquetes flyers

prioriteren

rekruteren

(co)design

beoordelen

collage

maquette bouwen

multivoting

meetings

collage

meetings

voorbeelden

collage

diamond nine

interview

storytelling

feedback enquetes

storytelling

tekenen

classificatie obv criteria

maquette bouwen

reactiebox

maquette bouwen

posters maken

discussie forums

presentatie

presentatie

discussie forums

vergadering

Feedback workshop

vergaderingen

meetings

tentoonstelling

school bezichtiging film, fotografie, audio

school bezichtiging

games

tekenen

realiseren

gebruik

website

evalueren

placemaking

mapping

tekenen

proef opstelling inspiratie bezoek

Figuur 2: Participatiemethoden gekoppeld aan activiteiten in het gebruikersproces, uitgezet tegen de fases in het bouwproces (gebaseerd op Parnell, 2009).

Participatiemethoden Inspiratiebezoek Het bezoeken en bekijken van design, zoals gebouwen beeldhouwwerken, meubels, etc. geeft stakeholders nieuwe ervaringen en verhoogt ambities. Het zien van wat niet werkt of wat niet geschikt is, kan eveneens bruikbaar zijn. Collage Stakeholders kunnen collages maken om ideeën gerelateerd aan het ontwerp te onderzoeken en uit te breiden.


Voorbeelden In veel gevallen, worden stakeholders of voorbeelden getoond, of gaan ze zelf actief op onderzoek naar ontwerpvoorbeelden om hun denken te verbreden en hun bewustzijn voor architectuur te vergroten. Storytelling Storytelling kan gebruikt worden door individuen of groepen om zich te verdiepen in ervaringen en concepten, en deze toegankelijk te maken voor anderen. Verhalen kunnen ook gebruikt worden om toekomstige scenario’s te verbeelden. Maquette bouwen Maquettes zijn een goede manier voor stakeholders om de uitstraling, sfeer en functioneren van ruimtes en plekken te onderzoeken. Maquettes kunnen worden gemaakt van allerlei verschillende soorten materialen, zoals karton, verpakkingsmateriaal, stof, draad, etc. Tentoonstelling Tentoonstellingen en exposities kunnen worden gebruikt om te laten zien dat het werk en de ideeën van de stakeholders wordt gewaardeerd. Presentatie Mondelinge presentaties zijn een effectieve manier om informatie te delen met anderen. Brieven en flyers Brieven en flyers kunnen gebruikt worden om informatie te delen met grote aantallen mensen. Website In sommige gevallen hebben projectgroepen hun eigen website ontwikkeld en onderhouden om anderen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Daarnaast kan ook de website van de school gebruikt worden om stakeholders op de hoogte te houden. Discussie forums en vergaderingen Discussie forums en vergaderingen zijn voor stakeholders mogelijkheden om deel te nemen in gezamenlijke gesprekken met betrekking tot het ontwerpproces. Meetings Gesprekken in bijeenkomsten zijn een rechtstreekse aanpak waardoor een groep mensen gedeelde agenda’s kunnen verkennen. Feedback enquêtes en reactiebox Deze technieken worden gebruikt wanneer het belangrijk is om een grote hoeveelheid meningen te verzamelen in korte tijd. Schoolbezichtiging Een rondleiding in een school door de gebruikers kan gebruikt worden om de ervaringen met het gebouw te verkennen en de manier waarop het effectiever zou kunnen werken. Film, fotografie en audio Het gebruik van verschillende media geeft stakeholders de mogelijkheid om de gebouwde omgeving te onderzoeken en te documenteren op een manier die eenvoudig gedeeld kan worden met anderen.


Games Games zijn een leuke en gedenkwaardige manier voor stakeholders om hun gebouwde omgeving te onderzoeken en te ervaren. Mapping Kaarten kunnen visueel veel verschillende soorten informatie op verschillende manieren tonen. Het proces van kaarten creëren, kan helpen om te verkennen, evalueren en begrijpen hoe plekken gevormd zijn. Daarnaast kunnen ze ook verschillende kwaliteiten van plekken aangeven en de activiteiten die daar plaats vinden, evenals de fysieke eigenschappen ervan. Tekenen Tekenen is een goed hulpmiddel voor het visueel weergeven of het verkennen van ideeën, voor zowel individuen als groepen. Daarnaast kan het ook gebruikt worden om de bestaande omgeving te bestuderen. Posters maken Posters zijn een veel gebruikte manier voor participanten om visueel hun ambities/wensen en zaken die voor hen belangrijk zijn, weer te geven in de beginstadia van het ontwerpproces en PvE-traject.


Bijlage 12: Interviews schooldirecteuren OPZET INTERVIEWS Doel interview Achterhalen waar de behoefte aan ondersteuning ligt voor een schooldirecteur en waar de belangrijkste uitdagingen/moeilijkheden liggen voor een schooldirecteur wanneer het gaat om het betrekken van gebruikers bij een (ver)bouwproces van een school, om het te ontwikkelen instrument te laten aansluiten op behoeftes die er zijn bij een schooldirecteur wanneer hij/zij voor een dergelijke bouwopgave komt te staan. Doelgroep interview  Schooldirecteur VO  3-5 personen Gesprekkenlijst NAAM A. Jansen J. Taphoorn N. Van Beurden J. Wiertz

ORGANISATIE Het Vlier St. Joris Collge Sondervick College Eckart College

Opzet interview  Introductie o Toelichting ADMS o Toelichting onderzoek o Toelichting doel interview  Vragen interview o Tijdens het interview wordt gevraagd naar de behoeftes aan ondersteuning en de belangrijkste uitdagingen/moeilijkheden als het gaat om het betrekken van gebruikers. Ter voorbereiding zijn een aantal vragen opgesteld die dienen als richtlijn om het gesprek te sturen.  Heeft u kennis/ervaring van een bouwproces?  Waar ligt de behoefte aan ondersteuning vor u als schooldirecteur bij een bouwproces en het betrekken van gebruikers daarbij?  Waar zitten voor u als schooldirecteur de belangrijkste uitdagingen/moeilijkheden als het gaat om het betrekken van gebruikers?  Wanneer zou u een instrument willen gebruiken?  Wanneer is een instrument in uw ogen een toegevoegde waarde?  Afronding RESULTATEN INTERVIEWS De belangrijkste punten die naar voren zijn gekomen vanuit de interviews ten aanzien van de behoefte aan ondersteuning en uitdagingen voor een schooldirecteur, zijn de volgende: 

Voor de projectmatige kant van het bouwproces bestaan al verschillende draaiboeken en kan ook een projectleider een belangrijke rol van betekenis spelen. Maar in de verwevenheid met de communicatieve kant voor gebruikers en stakeholders valt nog veel te








 

winnen. Dit onderdeel ontbreekt vaak op de overzichten voor het organiseren en regelen van de projectmatige kant. Vaak gaat het mis bij de vertaling van onderwijsconcept naar ontwerp. Daarom moet eerst duidelijk zijn hoe een school wil lesgeven, daarna moet dan een goede vertaling komen naar het gebouw. Een instrument waarbij de stappen in de juiste volgorde worden geplaatst, zou dan ook kunnen helpen. Door het instrument erbij te pakken zou een schooldirecteur geen belangrijke punten meer vergeten en daarnaast ook het hele proces dat nodig is om de gebruiker erbij te betrekken in beeld hebben. Vaak verloopt het betrekken van gebruikers en de communicatie ad-hoc, waardoor het grotendeels geluk is dat een proces goed verloopt. Vanuit die ervaringen, wordt dan ook voor een volgende keer aangeraden om het betrekken van gebruikers meer gestructureerd en georganiseerd aan te pakken. Een instrument zou daarbij kunnen ondersteunen. Het moment waarvan een schooldirecteur aangeeft een instrument te willen of kunnen gebruiken, is vooraf en in het begin van een bouwproces. Een instrument heeft een toegevoegde waarde als het naast een procesbeschrijving daarbij ook tips zet en praktische tools biedt.


Bijlage 13: Opzet validatie Doel validatie Het doel van de validatie is het toetsen van de praktische toepasbaarheid van het instrument. Daarvoor wordt het instrument getoetst op inhoudelijke volledigheid van het model, bruikbaarheid en begrijpelijkheid. De validatie wordt uitgevoerd door de conceptversie van het instrument voor te leggen aan enkele toekomstige gebruikers van het instrument, en aan enkele experts. Op basis van de resultaten van de validatie worden aanpassingen en verbeteringen doorgevoerd in het instrument. Doelgroep validatie Doelgroep van het instrument is een schooldirectie in het Voortgezet Onderwijs. Daarom wordt het instrument gevalideerd met deze toekomstige gebruikers. Daarnaast wordt het instrument ook besproken met experts vanwege hun brede ervaring in (ver)bouwprocessen van schoolgebouwen.  

Toekomstige gebruikers instrument: schooldirecteur (1-2 personen) Experts/professionals op het gebied van onderwijshuisvesting: huisvestingsadviseur (1-2 personen), en architect (1-2 personen).

Gesprekkenlijst NAAM Frans Benjamins Jean Paul Hofkens Jetty Kruiter Cees Streng Paula Toonen

ORGANISATIE Architecten |en|en Nul25 Brink Groep Schoolgemeenschap Were Di Stedelijk College

Opzet validatie Voor de validatie zijn individuele gesprekken gevoerd. Ter voorbereiding op het gesprek is de conceptversie van het instrument naar de personen opgestuurd. Gedurende het gesprek is het instrument besproken en is het doel, structuur, inhoud en gebruik van het instrument toegelicht en geëvalueerd. Ter voorbereiding op het gesprek zijn een aantal vragen opgesteld als leidraad voor het gesprek. Structuur gesprek:  Introductie o Toelichting ADMS o Toelichting onderzoek o Toelichting doel validatie  Vragen validatie o Tijdens de validatie wordt het instrument besproken, hiervoor zijn een aantal vragen opgesteld die dienen als een leidraad voor het gesprek.  Afronding Vragenlijst validatie Inhoudelijke volledigheid  Zijn er onderdelen in het instrument die u mist?  Zijn er stappen in het stappenplan die ontbreken / die overbodig zijn?




Zijn er in het instrument belangrijke punten die ontbreken als het gaat om het betrekken van gebruikers?

Bruikbaarheid  Denkt u dat u/een schooldirecteur het instrument (eenvoudig) zou kunnen gebruiken?  Denkt u dat het instrument u/een schooldirecteur ondersteunt bij het opzetten van een gebruikersparticipatieproces?  Denkt u dat het instrument u/een schooldirecteur zou helpen? Begrijpelijkheid  Is de toelichting op het instrument helder?  Is de uitleg van de stappen helder?  Is de structuur van het instrument helder?  Komen er termen/begrippen voor die onduidelijk zijn of voor meerdere interpretaties vatbaar zijn?  Is het instrument te begrijpen? / Is het instrument volgens u te begrijpen door een schooldirecteur?  Is duidelijk voor wie het instrument bedoeld is? Overig  Heeft u nog opmerkingen/aanbevelingen/verbeteringen die niet aan bod zijn gekomen?


Bijlage 14: Overzichtsschema stappen

Nieuwsbrief Bouwplaatsbezoek Keuze gebruikersvoorzieningen

Evaluatie gebouw na ingebruikname

Inspectie Vragenlijsten Reactiebox Eggo

Experimenteren met nieuwe ideeën

Veranderen bestaand gebouw Uitproberen andere inrichting

13

Vieren van mijlpalen in het proces

Openingsevenement Presentatie Tentoonstelling

documenteren Vastlegging proces en resultaten activiteiten

Verslag Foto’s

9

8 14

Follow-up gesprekken Website Mededelingenbord

Wat?

Hoe?

Website Prikbord/ mededelingenbord Nieuwsbrief Presentatie

vieren

Hoe?

Bijeenkomsten Discussieforums en vergaderingen Feedbackenquêtes en reactiebox

Updaten over voortgang

Terugkoppeling naar aanleiding van input

Wat?

12 Wat?

11 Wat?

Bijeenkomen en ontwikkelen relaties

HERHALEND

feedback

Hoe?

experimenteren

updaten

verbinden

Hoe?

Bezoek scholen Raadpleeg literatuur & websites Bezoek symposia en bijeenkomsten

HERHALEND

10

Verbreding horizon en leren van andere scholen

Wat?

inspireren

Hoe?

2c

Evalueren school Tekenen en fotograferen

Wat?

Voorbereiden op gebruik

evalueren

Hoe?

Presentaties ontwerp Rondetafelgesprek Tentoonstelling Post-its en Reactiebox

gereedmaken

Wat?

Beoordeling ontwerp

GEBRUIK

Hoe?

7

beoordelen

Wat?

6 Wat?

5

Maquettes maken Tekeningen/ collages maken Onderdelen zelf ontwerpen

REALISATIE

Hoe?

Multivoting Diamond nine Classificatie op basis van criteria

Samen (met architect) werken aan ontwerp

Hoe?

Prioriteren van ideeën en thema’s

(co)design

Wat?

Workshop Scholenbouwwaaier Droomsessie

prioriteren

Hoe?

4 Wat?

Ontwikkelen visie en beeld

Hoe?

3 Wat?

verbeelden

ONTWERP

Leren van het bestaande schoolgebouw

Wat?

Hoe?

PROGRAMMEREN

Hoe?

2a

expertise halen

Wat?

Hoe?

Inlichten over procesverloop

2b

Wat?

inlichten

Presentaties Bijeenkomsten

Hoe?

Identificatie gebruikers Bepalen ambitie & participatieruimte

2d

Strategie bepalen

Wat?

plannen

Hoe?

Hoe?

Wat?

1

VOORBEREIDEN

placemaking Toe-eigening ruimtes

Herinrichting ruimte


Gebruikersparticipatie bij de (ver)bouw van een schoolgebouw. G.F. KleinJan MSc Bedrijfsopdracht ADMS, september 2012

Recommend Documents