Gebruikershandleiding Green Leaf Excel (2007) Tool Versie 1.2 (21 december 2010)

Gebruikershandleiding “Green Leaf” Excel (2007) Tool Versie 1.2 (21 december 2010)

Het Green Leaf project wordt ondersteund door Garden Retail Services, Intratuin, Life & Garden, GS1, Ranzijn en Tuincentrum Overvecht.

Inhoudsopgave

1

HANDLEIDING EXCEL TOOL ................................................................................................................ 3

2

TOEGEVOEGDE MENU OPTIES ............................................................................................................ 4 2.1 KEUZEOPTIE NIEUW ..................................................................................................................................... 6 2.2 HET INLEZEN VAN EEN GLF BESTAND ........................................................................................................... 8 2.3 OPSLAAN ALS .............................................................................................................................................. 9


1

Handleiding Excel Tool

Na de Greenbase artikel database applicatie is er nu ook een Excel tool beschikbaar. Met behulp van deze tool wordt het voor leveranciers ook mogelijk om direct vanuit Excel een bestand aan te maken conform de GLF standaard. De Excel tool is ook te downloaden via de website en is in feite een Excel blad, waarbij d.m.v. macro’s extra functies aan zijn toegevoegd. Het verschil met de Greenbase applicatie is dat de Excel tool maar 1 artikel bericht per keer kan invoegen. Greenbase heeft daarentegen de functionaliteit van een complete database, waarbij dus meerdere artikelberichten kunnen worden opgeslagen. Na het opstarten van het programma verschijnt het volgende scherm:

Figuur 1. Macro’s inschakelen

Aangezien de Excel tool gebruik maakt van macro’s, dient u hier “Macro’s activeren” te kiezen. Na dit te hebben gekozen verschijnt een grijs blad met boven de keuze menu’s van Excel. Als laatste is een extra menu optie toegevoegd genaamd “Green Leaf Artikelbericht.”


2

Toegevoegde Menu opties

De opties die zijn toegevoegd, hebben de standaard functionaliteit als het openen en opslaan van een bestand. Het verschil met het openen van een gewoon Excel bestand is, dat met deze opties alleen GLF bestanden kunnen worden ingelezen, bewerkt of opgeslagen. Menu is terug te vinden onder tabblad Invoegtoepassingen.

Onder Invoegtoepassingen vind u een extra menu “Green Leaf Artikelbericht.”

Het gaat dan om de volgende opties:

Nieuw artikelbericht hardwaren 9 Nieuw artikelbericht groenwaren 8 Nieuw artikelbericht hardwaren + taal 7 Openen.. Opslaan als.. Verwijder rij(en)…

Figuur 2. Green Leaf Artikelbericht opties


Keuze berichttype Er zijn drie typen berichten mogelijk. Het onderscheid wordt aangegeven in het soort bericht dat je kiest. Nieuw artikelbericht hardwaren 9 bevat het artikelbericht zonder het taaldeel indien je één taal hebt als artikelomschrijving. Nieuw artikelbericht groenwaren 8 bevat het artikelbericht groenwaren en is gelijk aan het artikelbericht hardwaren + taal, maar bevat naast het taaldeel een groendeel. Nieuw artikelbericht hardwaren + taal 7 bevat het artikelbericht met het taaldeel voor artikelomschrijvingen in meerdere talen. Nieuw artikelbericht hardwaren 9 is de meest voorkomende bericht, deze wordt dan ook uitgebreid beschreven in deze handleiding. Echter is het principe voor de andere twee berichten hetzelfde. De opmaak, verwerking en uitvoer is indentiek. Het enige verschil zit hem in de extra velden. Wanneer geen menu wordt getoond kan dit komen omdat de beveiliging in Excel op “hoog” staat. In dat geval dient de beveiliging op “medium” gezet te worden. Dit gaat in Excel versies ouder dan Excel 2007 als volgt : 1. Kies menu optie extra/tools 2. Ga naar macro 3. Kies beveiliging/security Voor u verschijnt een nieuw dialoog venster beveiliging, waarbij het tabblad Beveiligingsniveau is geopend. Kies nu de middelste optie oftewel Medium. Voor Excel 2007 of hoger gaat u naar :

1. 2. 3. 4. 5.

Ga naar Excel menu door te klikken op Kies menu optie “Opties voor Excel” onderaan. Klik in de categorie “Vertrouwenscentrum” op “Instellingen voor het Vertrouwenscentrum” En klik vervolgens op de categorie “Instellingen voor macro's.” Kies daar voor macro-instelling die een Digitale handtekeningen gebruiken.

Voor het vastzetten van de invoegtoepassing in uw Excel kunt u het volgende activeren.

1. Klik op de Microsoft Office-knop Invoegtoepassingen.

, klik op Opties voor Excel en klik vervolgens op

2. Zoek in het vak Invoegtoepassingen de invoegtoepassing die u wilt in- of uitschakelen en onthoud het type invoegtoepassing dat in de kolom Type staat. 3. Selecteer het type invoegtoepassing het het vak Beheren en klik op Ga. 4. Schakel het selectievakje in of uit voor de invoegtoepassing die u wilt in- of uitschakelen en klik op OK.


2.1 Nieuw artikelbericht hardwaren 9 Het eerste menu item is nieuw artikelbericht hardwaren 9, waarmee een nieuw blad kan worden geopend die volgens de GLF standaard dient te worden ingevuld. Dit ziet er als volgt uit:

Figuur 3. Nieuw blad

Zoals u misschien bekend is, bestaat een GLF bericht uit minimaal twee regels. Het gaat hier om de kopregel en 1 of meerdere artikelregels. De kopregel bestaat onder andere uit identificatie van verzender/ontvanger en soort bericht, in de Excel tool is dat rij twee. Vanaf rij vier kunnen de verschillende artikelen worden ingevoerd. Zoals u misschien weet bestaat het GLF bericht uit een aantal velden die optioneel zijn ( O ) aangegeven met een groene kleur en velden die verplicht zijn ( R ) aangegeven met een blauwe kleur. Voor een opsomming van deze velden wordt verwezen naar de gebruikershandleiding van de Green Leaf standaard die ook vanaf de website www.glf-standaard.com/downloads op te halen is. Verder wordt tijdens invoer gecontroleerd of de ingevoerde waarden correct zijn. De velden worden gecontroleerd op : Type (getal/tekst) Lengte (aantal tekens) Bij het invoeren van foutieve gegevens kan dan de volgende foutmelding verschijnen:

Figuur 4. Foutieve invoer


Daarnaast is er een aantal velden waarbij de waarden uit een keuzelijst kunnen worden geselecteerd. Het gaat om de volgende velden :

Mutatiecode Assortimentsgroepcode Merkcode Assortimentstype Verkoopdimensie Toeslagcode Opdrukcode Kleurcode Verpakkingsvorm Inkoopdimensie Promotietype

Een voorbeeld wordt hieronder grafisch weergegeven:

Figuur 5. Selectielijst assortimentsgroepcode

Zoals u ziet worden hier alleen de codes weergeven. Dit is het geval bij alle selectielijsten. Voor een omschrijving van de codes wordt verwezen naar de codetabellen die in de gebruikershandleiding “Green Leaf standaard” staan. Als laatste kan extra informatie over het in te voeren veld worden verkregen door met de muis over de kolomtitel heen te gaan. Nu verschijnt er een extra infobox met gegevens over het veld.


2.2

Het inlezen van een GLF bestand

Naast het maken van een GLF bestand, is het ook mogelijk om GLF bestanden in te lezen en vanuit het Excel blad te bewerken. Het inlezen gaat als volgt: 1. Kies Green Leaf Artikelbericht 2. Klik op Openen, waarna een dialoog venster verschijnt:

Figuur 6. Openen GLF

Het dialoogvenster geeft alleen de bestanden weer van het type Green Leaf Artikelbericht (oftewel ‘.GLF’). Selecteer nu het gewenste bestand en klik op “Openen.” Nu wordt het inlezen gestart. De gegevens worden in de cellen geplaatst, waarbij de volgende punten worden meegenomen: Scheiding van de velden door de komma Getallen met een punt als decimaalscheidingsteken worden omgezet naar de lokale instellingen Datums worden omgezet naar de datumindeling conform de lokale instellingen (meestal dd-mm-jjjj i.p.v. jjjjmmdd of mmddjjjj )


2.3

Opslaan als

De laatste handeling is het opslaan van het CSV bestand en de conversie naar het GLF formaat. Na invoer van alle gegevens kan de conversie beginnen. Dit gaat d.m.v. menu item “Opslaan als..”.

Figuur 7. Opslaan CSV

Nu wordt meteen een controle gestart die controleert of alle verplichte velden zijn ingevoerd. Als dit niet het geval is verschijnen er foutmeldingen waarin aanvullende informatie wordt aangegeven voor de soort foutmelding en op welke artikelregel de foutmeldinge zich voor doet. Na het corrigerenn van de eventuele foutmelding kunnen we het nog een keer proberen op te slaan, ditmaal wordt de conversie voltooid en is het bestand omgezet naar het formaat .GLF . Nu is in feite een bestand aangeleverd volgens het Green Leaf formaat. Verstandig is wel om de eerste keer bestand te laten controleren door de helpdesk, zij kunnen naast een technische controle ook een inhoudelijke controle uitvoeren.

:


Gebruikershandleiding Green Leaf Excel (2007) Tool Versie 1.2 (21 december 2010)

Recommend Documents