Gebruikershandleiding
e-line DNB
Datum April 2015 Versienummer 6.32
Pagina 1 van 46
Inhoud 1
E-LINE DNB............................................................................................................. 3 1.1
Rapporteren aan De Nederlandsche Bank ........................................................... 3
1.2
Een internetapplicatie ...................................................................................... 3
1.3
Oefenen met e-Line DNB .................................................................................. 3
1.4
De handleiding ............................................................................................... 3
2
SNEL AAN DE SLAG: E-LINE DNB IN 8 STAPPEN ........................................................... 4
3
AANMELDEN, INLOGGEN EN AFMELDEN ...................................................................... 6
4
5
6
7
3.1
Verbinding maken met e-Line DNB .................................................................... 6
3.2
Eerste keer aanmelden: wachtwoord aanmaken .................................................. 7
3.3
Inloggen ........................................................................................................ 9
3.4
Wachtwoord vergeten .................................................................................... 11
3.5
Wachtwoord wijzigen ..................................................................................... 13
3.6
Voorkeuren instellen ...................................................................................... 13
3.7
Uitwisseling CBS ........................................................................................... 15
3.8
Rapporteur afmelden ..................................................................................... 15
RAPPORTAGES MAKEN ............................................................................................ 16 4.1
Verplichtingenoverzicht bekijken ..................................................................... 16
4.2
Rapportages openen ...................................................................................... 18
4.3
Rapportages openen door middel van kopie ...................................................... 20
4.4
Gegevens invoeren........................................................................................ 21
4.5
Rapportages nihil verklaren ............................................................................ 23
4.6
Bestanden importeren ................................................................................... 23
4.7
Grote bestanden koppelen aan een rapportage .................................................. 26
4.8
Rapportages opslaan en sluiten ....................................................................... 28
4.9
Gegevens controleren .................................................................................... 29
4.10
Rapportages insturen .................................................................................... 31
4.11
Gegevens wijzigen ........................................................................................ 32
4.12
Rapportages opslaan of openen in excel .......................................................... 33
4.13
Rapportages afdrukken .................................................................................. 34
4.14
Afdrukken ingestuurde rapportages (Archief raadplegen) .................................... 35
4.15
Exporteren in XML-formaat ............................................................................. 37
4.16
e-Line DNB afsluiten ...................................................................................... 38
ADDITIONELE FUNCTIONALITEITEN .......................................................................... 39 5.1
Rapporteursgebonden selectielijsten ................................................................ 39
5.2
Antwoordgedreven vragenstructuur ................................................................. 41
5.3
Invoer grote stukken tekst ............................................................................. 42
OPENINGSTIJDEN EN ONDERSTEUNING .................................................................... 43 6.1
Openingstijden ............................................................................................. 43
6.2
Problemen met de werking van e-Line DNB ....................................................... 43
6.3
Vragen over de rapportage ............................................................................. 43
INDEX .................................................................................................................. 44
Pagina 2 van 46
1
e-Line DNB
1.1 Rapporteren aan De Nederlandsche Bank Diverse financiële instellingen zijn uit hoofde van wettelijke bepalingen verplicht om periodieke rapportages bij de Nederlandsche Bank (DNB) in te dienen. Deze rapportages verschaffen de Nederlandsche Bank de informatie, die nodig is om haar taken te kunnen uitoefenen. 1.2 Een internetapplicatie De rapportages van de aan DNB rapporterende instellingen dienen een bepaald formaat te hebben. e-Line DNB is een internetapplicatie. Dat wil zeggen dat u op een speciale website uw rapportages kunt invullen. U logt in op de website met de door DNB toegestuurde gegevens. Vervolgens verschijnt er een overzicht waarin al uw actuele en historische rapportageverplichtingen opgesomd staan. 1.3 Oefenen met e-Line DNB Het is mogelijk om eerst te oefenen met het rapporteren via e-Line DNB. Daarvoor kunt u bij uw rapportagebehandelaar een simulatie relatie-id aanvragen. Hiermee kunt u het rapporteren met e-Line DNB onder de knie krijgen, zonder bang te zijn om ´fouten´ te maken. Neem contact op met uw rapportagebehandelaar bij DNB als u gebruik wilt maken van deze mogelijkheid. 1.4 De handleiding In hoofdstuk 2 van deze handleiding wordt beschreven hoe u snel aan de slag kunt met e-Line DNB. U wordt in 8 stappen langs de belangrijkste functionaliteiten van het programma geleid. Mocht u tijdens het uitvoeren van de 8 stappen problemen tegenkomen, dan kunt u hoofdstuk 3 en 4 van deze handleiding gebruiken als naslagwerk. In hoofdstuk 5 zijn enkele additionele functionaliteiten opgenomen. Vragen stellen aan DNB kan natuurlijk ook. Lees in hoofdstuk 6 hoe, waar en wanneer u DNB kunt bereiken voor hulp bij het werken met e-Line DNB.
Pagina 3 van 46
2
Snel aan de slag: e-Line DNB in 8 stappen
In dit hoofdstuk wordt u in 8 stappen langs de belangrijkste functionaliteiten van eLine DNB geleid. Gebruik deze stappen om te rapporteren met e-Line DNB. Stap 1: wachtwoord aanmaken Als u e-Line DNB voor de eerste keer gebruikt, dient u een wachtwoord aan te maken. Dat doet u als volgt: Maak een verbinding met het internet en ga naar www.dnb.nl. Kies tab Statistiek Kies e-Line DNB. Kies voor Inloggen e-Line DNB (rechts op het scherm). Als u nog niet eerder hebt aangelogd aan e-Line DNB, kies dan voor Eerste keer aanmelden. Kies anders voor Inloggen e-Line DNB en ga verder met stap 2. Het scherm met de Algemene voorwaarden verschijnt. Selecteer het vakje Ik ga Akkoord en klik op Verder. Hiermee gaat u akkoord met de Algemene voorwaarden. Typ uw relatie-id in het veld Relatie-id. (zie de brief welke uw directie van DNB ontvangen heeft). Typ uw aanmeldcode in het veld Aanmeldcode (zie de brief die u van DNB ontvangen heeft). Typ een wachtwoord in het veld Wachtwoord dat voldoet aan de geldigheidsregels (zie onderaan het scherm). Typ hetzelfde wachtwoord in het veld Herhaal wachtwoord. Klik vervolgens op Verwerk. Er verschijnt een inlogscherm waar u met uw nieuwe wachtwoord kunt inloggen. Meer weten? Lees § 3.1 en § 3.2. Stap 2: inloggen Vervolgens logt u in: Typ uw relatie-id in het veld Relatie-id. Typ uw wachtwoord in het veld Wachtwoord. Klik op Inloggen. Meer weten? Lees § 3.3. Stap 3: verplichtingenoverzicht openen U kunt nu uw rapportageverplichtingen bekijken: Klik in het menu aan de bovenzijde van het scherm op Verplichtingen (onder Rapporteren). Selecteer in het scherm dat verschijnt de data van één of meerdere rapportageverplichtingen die u wilt inzien of wijzigen. Selecteer ook één of meerdere statussen van rapportages die u wilt inzien of wijzigen. Klik op de knop Selecteer. Het verplichtingenoverzicht verschijnt. Meer weten? Lees § 4.1. Stap 4: rapportage openen en invullen Plaats de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van een formulierenset. Selecteer in het keuzemenu dat nu verschijnt de optie Openen formulieren. Vul de formulieren van de formulierenset in. Gebruik de Tab-toets om door de velden van het formulier te ´wandelen´. Vul de gele velden in. Meer weten? Lees § 4.2, § 4.3 en § 4.4. Pagina 4 van 46
Stap 5: rapportage opslaan Onderaan het scherm klikt u op de knop Opslaan. Meer weten? Lees § 4.8. Stap 6: gegevens controleren Onderaan het scherm klikt u op de knop Terug. Het verplichtingenoverzicht verschijnt. Let op: de status van rapportage kan veranderd zijn, waardoor de rapportage niet meer in het verplichtingenoverzicht getoond wordt. Open in dat geval een nieuw verplichtingenoverzicht (stap 3). Plaats de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van de te controleren formulierenset. Kies in het keuzemenu dat verschijnt voor Controleren. Er verschijnt een scherm met een fouten-administratie. Probeer (indien blokkerend) de fouten op te lossen, sla de rapportage op en controleer opnieuw. Meer weten? Lees § 4.9. Stap 7: rapportage insturen Wanneer alle gegevens zijn gecontroleerd, kunt u de rapportage insturen. Plaats in het verplichtingenoverzicht de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van de in te sturen formulierenset. Selecteer in het keuzemenu dat nu verschijnt de optie Insturen. Onderaan het scherm klikt u op de knop Insturen. Meer weten? Lees § 4.10. Stap 8: e-Line DNB afsluiten Klik in het blauwe menu bovenaan het scherm op Afmelden (onder Algemeen). Meer weten? Lees § 4.15.
Pagina 5 van 46
3
Aanmelden, inloggen en afmelden
3.1 Verbinding maken met e-Line DNB Om te kunnen rapporteren met e-Line DNB, heeft u een verbinding met het internet nodig. Vervolgens kunt u in uw internet browser een verbinding maken met e-Line DNB. Werkwijze Maak een verbinding met het internet. Typ in de adresbalk van uw browser het webadres van e-Line DNB, https://e-line.dnb.nl/ Om er zeker van te zijn dat u de juiste url hebt, kunt u deze zelf intypen. Op die manier voorkomt u ook dat men u via bijvoorbeeld een misleidende banner of link naar een vals adres leidt. Let op! E-Line DNB vindt u op www.dnb.nl/statistiek/eline-dnb. Door https://e-line.dnb.nl te gebruiken wordt u in geval van onbeschikbaarheid van de officiële DNB pagina automatisch doorgeleid naar de E-Line DNB aanlog pagina.
Het openingsscherm van e-Line DNB verschijnt:
Openingsscherm e-Line DNB
Door te klikken op Inloggen e-Line DNB opent u de rapportagemodule van de site. Wat hierna de vervolgstappen zijn, hangt af van het feit of u zich al dan niet voor de eerste keer aanmeldt bij het systeem: Als u voor de eerste keer werkt met het systeem, maakt u eerst een wachtwoord aan (zie § 3.2 Eerste keer aanmelden: wachtwoord aanmaken). Als u al vaker met het systeem gewerkt hebt, logt u in met uw relatie-id en uw wachtwoord (zie § 3.3 Inloggen).
Pagina 6 van 46
Als u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u een nieuw wachtwoord aanmaken (zie § 3.4 Wachtwoord vergeten).
3.2 Eerste keer aanmelden: wachtwoord aanmaken Wanneer u als instelling voor de eerste keer met e-Line DNB werkt, moet u zich aanmelden als nieuwe gebruiker. In de brieven die uw directie ontvangen heeft van DNB, is een aantal gegevens opgenomen die u gebruikt bij het aanmelden: Een relatie-id: dit is een uniek nummer, verstrekt door DNB, waarmee u zich in combinatie met een wachtwoord toegang verschaft tot e-Line DNB. Een aanmeldcode: dit is een speciale code waarmee wordt geverifieerd of u bevoegd bent om e-Line DNB te gebruiken. Let op! Een aanmeldcode is niet hetzelfde als een wachtwoord. De aanmeldcode ontvangt u van DNB, terwijl u met behulp van de aanmeldcode zelf een wachtwoord aanmaakt. Let op! Stel de aanmeldcode alleen ter beschikking aan medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het invoeren van de rapportage. Bewaar relatie-id´s en met name aanmeldcodes zorgvuldig, bij voorkeur in een safe. Mocht de gebruiker van de code uw organisatie verlaten, vraag dan een nieuwe aanmeldcode aan bij DNB. Tijdens de eerste inlogsessie maakt u een wachtwoord aan waarmee u zich in het vervolg bij het systeem aanmeldt. Werkwijze Maak een verbinding met e-Line DNB via het internet (https://eline.dnb.nl). Klik in het scherm dat verschijnt op Inloggen e-Line DNB en vervolgens op Eerste keer aanmelden. Het volgende scherm verschijnt:
Algemene Voorwaarden
Pagina 7 van 46
Selecteer het vakje Ik ga Akkoord en klik op Verder. Hiermee gaat u akkoord met de Algemene voorwaarden. Om verder te kunnen moet u akkoord gaan met de Algemene voorwaarden. Wilt u toch niet akkoord gaan, Selecteer dan het vakje Ik ga niet akkoord en Klik op Verder . De onderstaande melding wordt getoond.
Wachtwoord aanmelden (stap 1) Voordat u uw wachtwoord kunt aanmelden, moet u zich identificeren met behulp van uw relatie-id en aanmeldcode. Typ uw relatie-id in het veld Relatie-id. Typ uw aanmeldcode in het veld Aanmeldcode. Klik op de knop Verwerk.
Tip: Wanneer u fouten maakt in de in te voeren gegevens, kunt u in één keer de velden weer leeg maken door op de knop Velden leegmaken te klikken. Tip: Mocht er een storing optreden tijdens het vastleggen van de aanmeldcode en u heeft niet geklikt op de knop Verwerk, dan is de aanmeldcode niet in het systeem vastgelegd. Sluit dan ALLE browsersessies op uw computer en probeer het opnieuw.
Pagina 8 van 46
Wachtwoord aanmelden (stap 2) Typ een wachtwoord in het veld Wachtwoord dat voldoet aan de geldigheidsregels. Deze regels vindt u onderaan het scherm. De rode kruisjes worden vervangen door groene vinkjes zodra uw wachtwoord aan de regels voldoet. Typ hetzelfde wachtwoord in het veld Herhaal wachtwoord. Klik op de knop Verwerk.
Tip: Mocht er een storing optreden tijdens het vastleggen van uw wachtwoord en u heeft niet geklikt op de knop Verwerk, sluit dan ALLE browsersessies op uw computer en probeer het opnieuw. Tip: Als u een wachtwoord hebt aangemaakt, verschijnt een scherm waarin u kunt inloggen. Daarvoor heeft u uw relatie-id en uw nieuwe wachtwoord nodig (zie § 3.3 Inloggen). Uw aanmeldcode heeft u weer nodig als u een nieuw wachtwoord moet aanmaken (zie § 3.5 Wachtwoord wijzigen). Bewaar het relatie-id en de aanmeldcode dus zorgvuldig. 3.3 Inloggen Wanneer u tijdens de eerste sessie met e-Line DNB een wachtwoord heeft aangemaakt, kunt u vervolgens inloggen door uw relatie-id en uw wachtwoord in te vullen. Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u een nieuw wachtwoord aanmaken (zie § 3.4 Wachtwoord vergeten). Ook kunt u uw wachtwoord op elk moment wijzigen (zie § 3.5 Wachtwoord wijzigen). Let op: Ter bescherming van uw gegevens heeft DNB enkele veiligheidsmaatregelen getroffen rond het inloggen. U kunt maximaal 5 keer een foutief wachtwoord intypen. Na 5 mislukte pogingen kunt u pas na een verplichte wachttijd van 5 uur opnieuw proberen in te loggen. Werkwijze Maak een verbinding met e-Line DNB via het internet (https://e-line.dnb.nl) Klik in het scherm dat verschijnt op Inloggen e-Line DNB en vervolgens weer op Inloggen e-Line DNB. Het inlogscherm verschijnt:
Pagina 9 van 46
Inloggen
Typ uw relatie-id in het veld Relatie-id. Typ uw wachtwoord in het veld Wachtwoord. Klik op Inloggen.
Tip: Wanneer u wilt dat bij een volgende sessie uw relatie-id al is ingevuld, vinkt u het vakje Relatie-id bewaren aan. Na het inloggen verschijnt het volgende scherm:
U bent succesvol aangemeld bij e-Line DNB Let op: Als u bent aangemeld, maar enige tijd het programma niet gebruikt, zal de inlogsessie verlopen. Als er 30 minuten geen activiteit heeft plaatsgevonden (zoals een nieuw formulier selecteren, opslaan, etc.) verbreekt DNB de internetsessie. U zult dan opnieuw in moeten loggen. Gegevens die niet opgeslagen zijn, gaan verloren. Het is dus belangrijk uw gegevens regelmatig op te slaan.
Pagina 10 van 46
3.4 Wachtwoord vergeten Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, gebruikt u uw aanmeldingsgegevens om een nieuw wachtwoord aan te maken. U heeft zowel uw relatie-id als uw aanmeldcode nodig. Werkwijze Maak een verbinding met e-Line DNB via het internet (https://eline.dnb.nl). Klik in het scherm dat verschijnt op Inloggen e-Line DNB en vervolgens op Nieuw wachtwoord aanmaken
Wachtwoord aanmelden (stap 1) Voordat u uw wachtwoord kunt aanmelden, moet u zich identificeren met behulp van uw relatie-id en aanmeldcode. Typ uw relatie-id in het veld Relatie-id. Typ uw aanmeldcode in het veld Aanmeldcode. Klik op de knop Verwerk. Tip: Wanneer u fouten maakt in de in te voeren gegevens, kunt u in één keer de velden weer leeg maken door op de knop Velden leegmaken te klikken. Tip: Mocht er een storing optreden tijdens het vastleggen van de aanmeldcode en u heeft niet geklikt op de knop Verwerk, dan is de aanmeldcode niet in het systeem vastgelegd. Sluit dan ALLE browsersessies op uw computer en probeer het opnieuw.
Pagina 11 van 46
Wachtwoord aanmelden (stap 2) Typ een wachtwoord in het veld Wachtwoord dat voldoet aan de geldigheidsregels. Deze regels vindt u onderaan het scherm. De rode kruisjes worden vervangen door groene vinkjes zodra uw wachtwoord aan de regels voldoet. Typ hetzelfde wachtwoord in het veld Herhaal wachtwoord. Klik op de knop Verwerk.
Tip: Mocht er een storing optreden tijdens het vastleggen van uw wachtwoord en u heeft niet geklikt op de knop Verwerk, sluit dan ALLE browsersessies op uw computer en probeer het opnieuw. Als u het nieuwe wachtwoord hebt aangemaakt, verschijnt onderstaand scherm:
Klik op de knop om naar het inlogscherm te navigeren. Daarvoor heeft u uw relatie-id en uw nieuwe wachtwoord nodig (zie § 3.3 Inloggen).
Pagina 12 van 46
3.5 Wachtwoord wijzigen Het is verstandig uw wachtwoord van tijd tot tijd te wijzigen, om te voorkomen dat onbevoegden er gebruik van maken. Om uw wachtwoord te wijzigen, dient u eerst met uw oude wachtwoord in te loggen. Werkwijze Log in op de gebruikelijke wijze (zie § 3.3 Inloggen). Klik in het menu aan de bovenzijde van het scherm op wijzig Wachtwoord (onder Algemeen). Het volgende scherm verschijnt:
Wachtwoord wijzigen
Typ Typ Typ Klik
uw oude wachtwoord in het veld Huidig wachtwoord. uw nieuwe wachtwoord in het veld Nieuw wachtwoord. nogmaals uw nieuwe wachtwoord in het veld Herhaal wachtwoord. vervolgens op Verwerk. Uw wachtwoord is nu gewijzigd.
Uw nieuwe wachtwoord moet voldoen aan de geldigheidsregels (zie onderaan het scherm). De rode kruisjes worden vervangen door groene vinkjes zodra uw wachtwoord aan de regels voldoet. 3.6 Voorkeuren instellen U kunt in e-Line DNB een aantal voorkeuren instellen, die ook onthouden worden als het systeem afgesloten wordt. Zo kunt u bijvoorbeeld de taal instellen die het systeem voert.
Pagina 13 van 46
Voorkeuren instellen Werkwijze Klik in het menu aan de bovenzijde van het scherm op Voorkeuren (onder Algemeen). Geef uw persoonlijke voorkeuren aan met behulp van de radiobuttons: Taal Selecteer een taal: Engels of Nederlands. Standaard staat de optie Nederlands aan. Waarschuwingen Als u deze optie selecteert, zal het systeem u voorzien van waarschuwingen wanneer u bepaalde acties uitvoert. Bijvoorbeeld wanneer u een formulier verlaat, zonder de gegevens opgeslagen te hebben. E-Line DNB komt dan met een melding waarin gewaarschuwd wordt dat niet opgeslagen gegevens verloren gaan. Standaard staat de optie Waarschuwingen aan. Bij return wordt de rapportage opgeslagen Als u deze optie selecteert, kunt u eenvoudig en snel uw rapportages tussentijds opslaan. Met een druk op de return-toets worden alle gegevens opgeslagen. Standaard staat Nee geselecteerd. Multi-user gebruik Deze optie biedt de mogelijkheid om meerdere personen tegelijkertijd gebruik te laten maken van uw wachtwoord en relatie-id. Daarmee is het mogelijk om met meerdere personen gelijktijdig aan één rapportage te werken. Standaard staat Nee geselecteerd. Files direct openen Indien de ‘pdf’ print niet direct opstart als gevolg van een andere versie van acrobat reader dient bij de voorkeuren de optie op ‘nee’ te worden gezet. Standaard staat Ja geselecteerd. Naar volgend veld springen via Indien deze optie op ‘Tab en rechter cursortoets’ wordt ingesteld is het mogelijk door middel van tab en rechter pijltjestoets te navigeren. Standaard staat Tab geselecteerd.
Pagina 14 van 46
Klik op Opslaan
Het is te allen tijde mogelijk om uw persoonlijke voorkeuren weer aan te passen. 3.7 Uitwisseling CBS Hieronder kunt u de policy van DNB terugvinden in het kader van gegevensuitwisseling met het CBS. Werkwijze Klik in het menu aan de bovenzijde van het scherm op Uitwisseling CBS (onder Algemeen). 3.8 Rapporteur afmelden Als u e-Line DNB wilt verlaten, is het verstandig om u af te melden voordat u het systeem sluit. U bent er dan zeker van dat uw relatie-id niet kan worden misbruikt. Werkwijze Klik in het menu aan de bovenzijde van het scherm op Afmelden (onder Algemeen). Het volgende scherm verschijnt:
Afmelden
Klik vervolgens op de knop Afmelden. Wilt u zich nog niet afmelden, kies dan in het blauwe menu aan de bovenzijde van het scherm voor Verplichtingen. U kunt dan opnieuw rapportage - verplichtingen selecteren.
Pagina 15 van 46
4
Rapportages maken
4.1 Verplichtingenoverzicht bekijken Nadat u een wachtwoord hebt aangemaakt en hebt ingelogd in e-Line DNB, kunt u gegevens invoeren. Daarvoor opent u eerst het rapportageoverzicht. Daarin zijn al uw rapportageverplichtingen opgenomen. U kunt in dit scherm een selectie maken van de rapportageverplichtingen die u wilt bewerken. Dat doet u aan de hand van de datum van de verplichtingen en de status ervan. Rapportageverplichtingen Status Betekenis Openstaand In bewerking Voldaan Herrapportage
kunnen de volgende statussen hebben: Rapportage is nog niet bewerkt Rapportage is geopend en opgeslagen Rapportage is verzonden, ontvangen en geaccepteerd door DNB Er is een nieuwe rapportageverplichting, van een eerder ingezonden rapportage, aangemaakt door DNB
Werkwijze Klik in het blauwe menu aan de bovenzijde van het scherm op Verplichtingen (onder Rapporteren) Het rapportageoverzicht verschijnt:
Rapportageoverzicht In het rapportageoverzicht staan standaard de laatste rapportageperiode en alle voorkomende statussen geselecteerd. Maar u kunt ook andere periodes of enkele statussen selecteren. Selecteer onder Periode de datum van de rapportageverplichting die u wilt inzien. Dat doet u door op een datum te klikken. Bijvoorbeeld: 30-06-2009 voor alle rapportageverplichtingen van die maand. U kunt meerdere data tegelijk selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u meerdere data aanklikt. Of door op een datum te klikken, de (linker)muisknop ingedrukt te houden en vervolgens de muis naar beneden of omhoog te bewegen.
Pagina 16 van 46
Selecteer onder Status de statussen van de rapportages die u in wilt zien. Bijvoorbeeld: Openstaand en Voldaan voor alle rapportageverplichtingen van 30-06-2009 met de status Openstaand of de status Voldaan. Klik vervolgens op de knop Selecteer. Het volgende scherm verschijnt:
Verplichtingenoverzicht In dit overzicht vindt u van alle geselecteerde rapportageverplichtingen de volgende informatie: Periode Formulier set Frequentie Status Uiterste inzenddatum Datum laatste opslag Controle Herrapportage Aangepaste inzenddatum
Datum ontvangen
datum van de verslagperiode naam van de formulierenset dag, week, maand, kwartaal, half jaar of jaar openstaand, in bewerking, voldaan, herrapportage datum waarop rapportage door DNB ontvangen moet zijn datum waarop u de rapportage voor het laatst bewerkt heeft controle op setniveau uitgevoerd: J (ja) of N (nee) J (ja) of N (nee) bij een herrapportage wordt de inzenddatum aangepast. Dit kan DNB ook in andere uitzonderlijke gevallen doen (altijd in goed overleg met u). datum waarop rapportage door DNB is ontvangen
Wanneer de uiterste inzenddatum rood is, is de inzenddatum overschreden. U dient de rapportage zo spoedig mogelijk in te sturen.
Tip: U kunt de volgorde van de regels in het verplichtingenoverzicht veranderen door op de kolomkoppen Periode, Formulier Set, Frequentie of Status te klikken. Als u de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van een formulierenset plaatst, verschijnt er een keuzemenu. Daarmee kunt u: Pagina 17 van 46
De formulierenset openen (zie § 4.2 Rapportages openen). Een eerder ingestuurde formulierenset als kopie openen (zie § 4.3 Rapportages openen door middel van kopie). De formulierenset importeren (zie § 4.6 Bestanden Importeren). De formulierenset insturen (zie § 4.9 Rapportages insturen). De formulierenset exporteren naar Excel (zie § 4.11 Rapportages exporteren naar Excel). De formulierenset printen (zie § 4.12 Rapportages afdrukken). Printen van een ingestuurde formulierenset (zie § 4.13 Archief raadplegen) De formulierenset exporteren in XML (zie § 4.14 Rapportages exporteren in XML formaat).
Keuzemenu in verplichtingenoverzicht Als u de formulieren van een rapportageset al heeft ingevuld en opgeslagen, verschijnt er in het keuzemenu een extra optie: Controleren (zie § 4.8 Gegevens controleren). Als u vervolgens de gegevens gecontroleerd heeft, krijgt het keuzemenu de opties Foutadministratie en Insturen erbij (zie § 4.9 Rapportages insturen). 4.2
Rapportages openen
Werkwijze Open het rapportageoverzicht. Plaats de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van een formulierenset. Er verschijnt een keuzemenu waarin u de optie Openen formulieren aanklikt:
Pagina 18 van 46
Een op het volgend plaatje lijkend scherm verschijnt:
Formulierenset De blauwe tabbladen links bovenaan de pagina geven de verschillende rapportageformulieren weer. Door op een tabblad te klikken verschijnt het bijbehorende formulier. Het tabblad van een actief formulier wordt donkerblauw. Let op: Bij het openen van een rapportage met een dynamische tabel, wordt vanwege performance redenen het aantal op het scherm getoonde regels beperkt tot een gemaximeerd aantal regels (b.v. 250 regels). Wilt u meer of alle regels raadplegen, dan kunt u de rapportage (gedeeltelijk) afdrukken.
Let op: Wanneer u met meerdere personen tegelijkertijd gebruik maakt van het systeem, is het niet ondenkbaar dat u een rapportage opent waarin Pagina 19 van 46
uw collega al gegevens heeft gewijzigd. Om te voorkomen dat uw wijzigingen of die van uw collega verloren gaan, verschijnt er bovenin het scherm een melding op het moment dat u een rapportage wilt opslaan die al door iemand anders in bewerking genomen is:
4.3 Rapportages openen door middel van kopie In sommige gevallen is het handig om bij het rapporteren verder te werken op gegevens van een vorige rapportage. E-Line DNB geeft u de mogelijkheid om de gegevens van een al verzonden formulierenset te kopiëren naar een nieuwe formulierenset.
U maakt een kopie van een formulierenset door in het rapportageoverzicht de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van een formulierenset te plaatsen. Er verschijnt dan een keuzemenu:
Keuzemenu in verplichtingenoverzicht
Klik in het keuzemenu de optie Openen d.m.v kopie aan. Onderstaand popup scherm verschijnt. Daarin staan de te kopiëren rapportages vermeld. U kunt een rapportage alleen kopiëren als de rapportage de status ´voldaan´ heeft, het een rapportage van de voorgaande rapportageperiode betreft en het gaat om een zelfde soort formulierenset. Wanneer er geen formulierensets zijn die aan deze voorwaarden voldoen, verschijnt daar een melding van.
Pagina 20 van 46
Openen door middel van kopie
Selecteer de formulierenset waarvan u de gegevens wilt kopiëren naar de nieuwe formulierenset. Klik op OK. De gegevens van de geselecteerde rapportage worden nu gekopieerd naar de nieuwe rapportage. In situaties waarbij de formulierenset is aangepast met bijvoorbeeld extra invulvelden en of extra formulieren zal de optie openen d.m.v. kopie een foutmelding genereren.
4.4 Gegevens invoeren De formulieren bevatten gele en grijze velden. De gele velden kunt u aanpassen, de grijze worden automatisch berekend. Klik op een geel veld om de waarde ervan aan te kunnen passen. Met behulp van de Tab-toets kunt u door het formulier ´wandelen´. De knoppen onderaan het formulier gebruikt u om gegevens op te slaan, nihil te verklaren of te verwijderen, te controleren, te printen, te exporteren naar Excel of XML of de formulierenset te sluiten:
Pagina 21 van 46
Knoppen in formulierenset Niet alle velden van elk formulier zijn vrij in te vullen. Soms geeft e-Line DNB alleen de mogelijkheid om een waarde te kiezen. Zoals in onderstaand voorbeeld. U kunt er geen nieuwe waarde invullen, maar alleen kiezen uit de mogelijkheden die het pull down menu u geeft.
Pull down menu in formulier Sommige formulieren zijn dynamisch. Dat betekent bijvoorbeeld dat u er zelf regels aan toe kunt voegen. In onderstaand voorbeeld kunt u zien hoe dat werkt. Klik op het pijltje in het pull down menu, selecteer een waarde en klik op Toevoegen. Het systeem voegt vervolgens het geselecteerde aantal regels toe aan het formulier.
Pagina 22 van 46
Dynamisch formulier U kunt de velden van de formulieren ook vullen door gegevens uit andere rapportages te kopiëren (§ 5.3 Rapportages openen door middel van kopie), of door gegevens uit andere bestanden te importeren (§ 5.6 Bestanden importeren). 4.5 Rapportages nihil verklaren Wanneer er in een bepaalde periode niets te rapporteren is, omdat alle waarden 0 zijn en er geen mutaties zijn geweest, dan kunt u een formulier nihil verklaren. Formulieren die nihil zijn verklaard, moeten wel verzonden worden naar DNB. De functie Nihil verklaren is ook handig als u alle gegevens uit een formulier wilt wissen. Met één druk op de knop verwijdert u alle ingevoerde gegevens.
Let op: Het nihil verklaren geldt alleen voor het actieve formulier van een formulierenset (het formulier dat u op dat moment geopend heeft). De overige formulieren van de formulierenset behouden hun gegevens.
Werkwijze
Open een formulier Onderaan het scherm klikt u op de knop Nihil verkl. en beantwoord de vraag die verschijnt met OK. Rechtsboven op het formulier verschijnt de tekst: “Rapportage status: nihil”
4.6 Bestanden importeren Het is mogelijk om bestanden uit uw eigen systeem te importeren in e-Line DNB. Wel moeten deze bestanden voldoen aan bepaalde eisen. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen bestanden importeren van het XML- formaat. XML-bestanden (één of meerdere) kunt u ook als ZIP-bestand importeren. Daarnaast mag een ZIP of XML bestand niet groter zijn dan 1 MB. Uw contactpersoon bij DNB kan u meer vertellen over de eisen waaraan importbestanden moeten voldoen. Tip: Als een XML bestand groter is dan 1 MB, dan kunt u er een ZIP bestand van maken. Zo wordt een XML bestand kleiner gemaakt (gecomprimeerd). Tip: Bij bepaalde rapportages is het mogelijk om bestanden van het XBRL formaat te importeren. In één importbestand kunt u meerdere formulieren verwerken. Daarmee is het mogelijk om een complete formulierenset in één keer te vullen met een importbestand. Pagina 23 van 46
Werkwijze Selecteer de verplichting en selecteer in het verplichtingenscherm Importeren
Het onderstaande scherm verschijnt:
Importeren rapportages
Zoek met de Browse-knop het bestand op dat u wilt importeren (XML of ZIP) Vervolgens kunt u voor drie opties kiezen: - Rapportage uitsluitend importeren indien nog niet aanwezig
Pagina 24 van 46
Vink deze optie aan als u wilt voorkomen dat u reeds ingevulde gegevens overschrijft. E-Line DNB zal alleen gegevens importeren in een rapportage die nog niet eerder ingevuld en opgeslagen is. - Posten combineren Vink deze optie aan als de gegevens uit uw importbestand opgeteld dienen te worden bij de reeds ingevulde gegevens van uw rapportage. - Varianten verwijderen Vink deze optie aan als u varianten als valuta en landen wilt overschrijven. Voordat de varianten worden geïmporteerd, zal e-Line DNB eerst de varianten verwijderen die al aanwezig zijn in het formulier. Daarmee wordt voorkomen dat de rapportage na importeren meer varianten bevat dan het importbestand. U kunt één, twee of drie mogelijkheden aanvinken, u kunt er ook voor kiezen niets aan te vinken. In dat geval worden alle reeds ingevulde gegevens overschreven door de gegevens uit het importbestand.
Daarna kiest u één van de drie volgende opties: - Uitsluitend foutieve posten overslaan Kies voor deze optie als u wilt dat e-Line DNB doorgaat met de import van de volgende post als er een onbekende of een foutieve post wordt gevonden in het importbestand. De foutieve post wordt dan overgeslagen. - Uitsluitend foutieve rapportages overslaan Kies voor deze optie als u wilt dat e-Line DNB doorgaat met de import van het volgende formulier als er een onbekende of een foutieve post gevonden wordt in het importbestand. De overige posten op het formulier waarop de foutieve post is gevonden, worden overgeslagen. - Importeren staken nadat een foutieve rapportage is gevonden Kies voor deze optie als u wilt dat e-Line DNB onmiddellijk stopt met importeren als er een onbekende post gevonden wordt in het importbestand. De wijzigingen in de formulieren die daarvoor al zijn geïmporteerd, blijven bewaard. Het formulier met de foutieve post en de rest van de formulieren uit het importbestand, worden niet geïmporteerd. U kunt één van deze drie mogelijkheden kiezen. Standaard staat de eerste optie aan.
Klik nu op de knop Importeer. Na het importeren wordt door e-Line DNB een importverslag getoond. Het volgende scherm verschijnt:
Pagina 25 van 46
Importverslag In dit importverslag is te lezen of de import gelukt is. U kunt vervolgens van elk geïmporteerd formulier de (fout)meldingen bekijken door in het importverslag op de code van het formulier te klikken. Posten welke berekend worden door e-Line worden niet geïmporteerd maar in rood weergegeven. Als uw e-mail adres bij ons bekend is ontvangt u het importverslag ook in uw mailbox, zodat u eventueel op een later tijdstip het importverslag kunt doornemen.
De foutboodschap ‘Er is iets fout gegaan omdat de tokenvalidatie faalde’ wordt getoond als binnen hetzelfde import scherm meerdere keren geprobeerd is een bestand te selecteren en te importeren. De oplossing is het scherm te sluiten en daarna opnieuw een bestand te importeren.
U kunt vervolgens handmatig gegevens aanvullen en/of wijzigen en de formulierenset opslaan (zie § 4.4 Gegevens invoeren en § 4.7 Rapportages opslaan en sluiten).
4.7 Grote bestanden koppelen aan een rapportage Bij specifieke rapportages is het mogelijk om grote bestanden tot 2 GB via e-Line DNB naar De Nederlandsche Bank te sturen. Deze rapportages zijn zichtbaar in het verplichtingenoverzicht en kunnen op dezelfde wijze benaderd worden als reguliere rapportages. Deze rapportages bieden de mogelijkheid één of meerdere bestanden te ‘attachen’ of te koppelen aan de rapportage. Zo’n rapportage is een transportmiddel om op een veilige manier data naar De Nederlandsche Bank te versturen. In zo’n rapportage kunt u per attachment-knop één vooraf gedefinieerde extensie uploaden. Bijvoorbeeld een bestand van het XML- formaat. De bestanden kunt u ook als ZIP-bestand importeren. Daarnaast mogen de ZIP of andere bestanden per rapportage in totaliteit niet de 2gb overschrijden. De volgende bestandsextensies kunnen van toepassing zijn: Microsoft office documenten: Word (tot 2003 versie): doc
Pagina 26 van 46
Excel (tot 2003 versie): xls Powerpoint (tot 2003 versie): ppt Word (2010 versie): docx Excel (2010 versie): xlsx Powerpoint (2010 versie): pptx Komma gescheiden bestand: csv Extensible Markup Language: xml eXtensible Business Reporting Language: xbrl Tekstbestand: txt Adobe Acrobat Portable Document Format: pdf Gecomprimeerde bestanden: zip Uw contactpersoon bij DNB kan u meer vertellen over de eisen waaraan bestanden moeten voldoen. Tip: Als een bestand groter is dan 2 GB, dan kunt u er een ZIP bestand van maken. Zo wordt een bestand kleiner gemaakt (gecomprimeerd). Werkwijze Selecteer de verplichting en selecteer in het verplichtingenscherm Openen formulieren. Als de rapportage wordt geopend kunt u één of meer attachments toevoegen. Het aantal attachments dat kan worden toegevoegd is gelijk aan het aantal getoonde knoppen. Het kruisje geeft aan dat er geen bericht is gekoppeld aan de betreffende knop.
Klik op een knop ‘attachment’ om uw gereed staande bestand te kunnen selecteren, waarna een dialoogvenster wordt getoond. Klik in het dialoogvenster op ‘bladeren’ om uw bestand, dat lokaal bij u is opgeslagen, te selecteren. Dit proces kan herhaald worden, gelijk aan het aantal getoonde knoppen.
Vervolgens klikt u in het dialoogvenster op opslaan.
Pagina 27 van 46
Er zal een syntax controle plaatsvinden van het geselecteerde bestand, namelijk of de extensie en de bestandstructuur met elkaar overeen komen. Als het bestand geaccepteerd is zal een groen vinkje worden getoond bij de betreffende knop:
Als alle bestanden geselecteerd en opgeslagen zijn, kunt u verder gaan met het proces zoals is beschreven in paragraaf 4.8.
Een bestand dat geselecteerd en opgeslagen is onder een ‘attachmentknop’ kan worden verwijderd. Klik op de knop ‘attachment’ met het groene vinkje. Klik vervolgens in het dialoogvenster op de knop ‘Verwijderen’. Het bestand wordt verwijderd en de knop ‘Attachment’ krijgt weer een kruisje. Door te klikken op de knop ‘Opslaan’ wordt de verwijdering definitief doorgevoerd en is het bestand uit de database van e-Line DNB verwijderd.
4.8 Rapportages opslaan en sluiten Als u gegevens heeft ingevuld, kunt u de gegevens opslaan en de rapportage sluiten.
Werkwijze
Onderaan het scherm klikt u op de knop Opslaan. Niet alleen de gegevens op het actieve formulier (het tabblad dat u geopend heeft), maar ook de gegevens op de andere formulieren van de formulierenset worden opgeslagen. Bovenaan het tabblad van het actieve formulier dat u geopend heeft, verschijnt in rode letters de melding dat de rapportage is opgeslagen. Wanneer u een formulierenset sluit zonder de gegevens op te slaan, verschijnt er een waarschuwing.
Tip: Als u alle gegevens heeft opgeslagen, kunt u e-Line DNB zonder problemen afsluiten. Uw gegevens blijven bewaard, ook als u de formulieren nog niet helemaal heeft ingevuld en ingestuurd.
Let op: Wanneer u een veld verkeerd invult, bijvoorbeeld door een alfanumeriek teken in een veld te zetten waar een numeriek teken verwacht wordt, krijgt u een foutmelding bij het opslaan. In dat geval worden de verkeerd ingevulde velden rood, zodat u eenvoudig kunt zien waar u een en ander dient aan te passen. Opslaan kan pas als u deze fouten heeft opgelost.
Let op: Wanneer de bestandsnaam van een bijlage vreemde tekens bevat, wordt de bestandsnaam tijdens het opslaan door e-line DNB automatisch aangepast. Een waarschuwing wordt op het scherm getoond.
Pagina 28 van 46
De volgende tekens in de naam van een attachment zijn toegestaan: 0 t/m 9; a t/m z; A t/m Z. Vreemde teken worden omgezet naar: é wordt e, ä wordt a, etc.; ß naar ss, þ naar b, ð naar d, Ð naar D, ø naar o, Ø naar O, æ naar ae, Æ naar AE, ¢ naar c, ¿ naar c. Alle overige tekens worden 1 op 1 vervangen door een underscore ("_") U kunt de aangepaste naam van het bestand opvragen via de functie ‘Openen rapportage’, waarna het overzichtsscherm ‘Verplichtingen’ wordt getoond. Open de bewuste formulierenset en het formulier waar de betreffende bijlage aan is gekoppeld. Het aanpassen van de bestandsnaam met vreemde tekens is noodzakelijk voor het juist en foutloos kunnen archiveren van de formulierenset inclusief de bijlagen. 4.9 Gegevens controleren Als u gegevens heeft ingevoerd en opgeslagen kunt u met de knop Controleren een controle uitvoeren op de juistheid van de ingevoerde gegevens. E-Line DNB maakt dan een foutadministratie aan.
Let op: De knop Controleren verschijnt pas in het keuzemenu in het verplichtingenscherm als u de rapportage heeft opgeslagen. Werkwijze 1: controleren vanuit de formulieren Onderaan het scherm klikt u op de knop Controleren om de gegevens van het actieve formulier te controleren. Let op: hiermee controleert u alleen de gegevens op het tabblad dat u geopend heeft. Wanneer tijdens de controle blijkt dat er foute gegevens zijn ingevoerd, dan verschijnt er een foutadministratie zoals in onderstaand voorbeeld (zie afbeelding). Daar wordt op aangegeven in welke formulieren fouten geconstateerd zijn. Als er geen fouten worden gevonden, ontvangt u een akkoordmelding. Klik in de foutadministratie op een formulier, zodat de fouten verschijnen die in dat formulier voorkomen (zie afbeelding). Klik op een fout in het formulier om een overzicht te krijgen van de post waarin de fout is opgetreden en de waarde die is ingevuld (zie afbeelding). Als u vervolgens op de post klikt, wordt de cursor naar het betreffende veld gebracht waar u de fout direct aan kunt passen. Sla het formulier op. Werkwijze 2: controleren vanuit het verplichtingenoverzicht Plaats de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van de te controleren rapportage. Het keuzemenu verschijnt. In dit keuzemenu kiest u voor de optie Controleren. Let op: hiermee controleert u alle gegevens van alle formulieren van de geselecteerde formulierenset. Wanneer tijdens de controle blijkt dat er foute gegevens zijn ingevoerd, dan krijgt u een foutmelding zoals in onderstaand voorbeeld (zie afbeelding). Daar wordt op aangegeven in welke formulieren fouten geconstateerd zijn. Als er geen fouten worden gevonden, ontvangt u een akkoordmelding. Klik in de foutadministratie op een formulier, zodat de fouten verschijnen die in dat formulier voorkomen (zie afbeelding).
Pagina 29 van 46
Klik op een fout in het formulier om een overzicht te krijgen van de post waarin de fout is opgetreden en de waarde die is ingevuld (zie afbeelding). Als u vervolgens op de post klikt, wordt de cursor naar het betreffende veld gebracht waar u de fout direct aan kunt passen. Sla het formulier op. In het verplichtingenoverzicht wordt onder Controle de status veranderd van N(ee) naar J(a). Deze status verandert zodra u nieuwe wijzigingen toevoegt (J(a) wordt N(ee)). U dient de rapportage na wijzigingen namelijk altijd op setniveau opnieuw te controleren.
Foutadministratie
Foutadministratie per formulier
Pagina 30 van 46
Foutadministratie per post
Tip: De tekst van de foutmelding kunt u afdrukken met behulp van de knop Printen. Tip: Nadat u alle gegevens van een formulierenset gecontroleerd heeft, verschijnt er in het keuzemenu een extra optie: Foutadministratie. Hiermee kunt u het resultaat van de controle later nog eens inzien. 4.10 Rapportages insturen Als u gegevens heeft ingevoerd, opgeslagen gecontroleerd en, indien opgetreden, de blokkerende fouten hebt opgelost, kunt u de rapportage versturen naar DNB. Werkwijze: insturen vanuit het verplichtingenoverzicht Open het verplichtingenoverzicht. Plaats de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van de in te sturen formulierenset. Het keuzemenu verschijnt. In dit keuzemenu kiest u voor de optie Insturen. Onderstaand overzicht verschijnt. In dit overzicht vindt u een aantal automatisch aangemaakte controlegetallen. Deze controlegetallen zijn codes waarmee de authenticiteit van de rapportage kan worden aangetoond. Ze vormen een verklaring dat de rapportage ingestuurd wordt. Eventueel kunt u de pagina printen en als bewijs bewaren.
Pagina 31 van 46
Inzenden rapportageset
Onderaan het overzicht klikt u op de knop Insturen om de rapportage definitief te verzenden. Als DNB de rapportage heeft ontvangen, wordt het veld Datum ontvangen in het verplichtingen - overzicht ingevuld. Ook wordt de status van de rapportage in het rapportageoverzicht gewijzigd in Voldaan.
Let op: De knop Insturen verschijnt pas in het keuzemenu als u alle formulieren van de formulierenset hebt ontdaan van blokkerende foutmeldingen. Daarna gecontroleerd en daarna niets meer gewijzigd. Let op: Eenmaal verstuurde rapportages zijn niet aan te passen. Mocht er toch nog een aanvullende wijziging noodzakelijk zijn dan dient u daar een herrapportage voor aan te vragen bij uw contactpersoon bij DNB (zie § 4.10 Gegevens wijzigen). Controleer de gegevens dan ook altijd zorgvuldig voordat u een rapportage instuurt. Let op: Tijdens het insturen van rapportages, wordt de rapportage omgezet in een Pdf-file. Het omzetten van grote rapportages naar een Pdf-file vergt veel capaciteit en is van invloed op de responsetijden van e-Line. Houdt daarom rekening met enige wachttijd. De voortgang van het proces is zichtbaar op het scherm. Breek het proces niet af. 4.11 Gegevens wijzigen Zolang u een rapportage nog niet heeft verstuurd naar DNB, kunt u op elk gewenst moment de gegevens in de rapportage wijzigen. Maar wanneer u wijzigingen wilt aanbrengen in de gegevens van een al verstuurde rapportage, dient u contact op te nemen met uw contactpersoon bij DNB. Deze contactpersoon kan een herrapportage voor u aanmaken. Die herrapportage verschijnt in uw verplichtingenoverzicht. U herkent een herrapportage aan de status Herrapportage: dit veld is ingevuld met J(a).
Pagina 32 van 46
U behandelt een herrapportage op dezelfde manier als een ´gewone´ rapportage. Eerst vult u de rapportage in. Omdat een herrapportage in beginsel al gegevens van de laatst ingezonden rapportage zal bevatten, hoeft u waarschijnlijk slechts enkele gegevens te wijzigen. Vervolgens slaat u de wijzigingen op. Daarna controleert u de rapportage en stuurt u de rapportage in (§ 4.8 Gegevens controleren en § 4.9 Rapportages insturen). 4.12 Rapportages opslaan of openen in excel Het is mogelijk om een formulierenset te openen of op te slaan in Excel. Dat stelt u bijvoorbeeld in staat om verder te rekenen met de gegevens uit de rapportages of om ze door te voeren in uw eigen administratie.
Werkwijze:
Open het verplichtingenoverzicht. Plaats de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van de in te sturen formulierenset. Het keuzemenu verschijnt. In dit keuzemenu kiest u voor de optie Excel. Het volgende scherm verschijnt:
Opslaan of openen in Excel
Klik op Opslaan om de formulierenset als Excel-bestand te bewaren, of klik op Openen om het Excel-document te bekijken.
Het is ook mogelijk om één enkel formulier van een formulierenset te openen of op te slaan in Excel. Werkwijze: Open het verplichtingenoverzicht. Plaats de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van de in te sturen formulierenset. Het keuzemenu verschijnt. In dit keuzemenu kiest u voor de optie Openen formulieren. In de knoppenbalk onderaan elk formulier vindt u een knop om alleen het betreffende formulier naar Excel te exporteren: Alleen het actieve formulier exporteren naar Excel m.b.v. knoppenbalk
Het scherm (zie afbeelding) verschijnt. Klik op Opslaan om de formulierenset als Excel-bestand te bewaren, of klik op Openen om het Excel-document te bekijken.
Pagina 33 van 46
4.13 Rapportages afdrukken Om rapportages af te drukken, worden er door e-Line DNB eerst pdf-bestanden aangemaakt. Pdf-bestanden zijn bestanden die u kunt lezen en afdrukken met het programma Acrobat Reader van Adobe. Op het welkomstscherm van e-Line DNB (https://e-line.dnb.nl) vindt u onder Tools/ondersteuning een link naar een pagina op de website van Adobe waar u dit programma gratis kunt downloaden. Werkwijze in een actief formulier: Onderaan het scherm klikt u op Print Rapportage. Het pdf-bestand verschijnt in de Acrobat Reader. Let op: u print op deze manier alleen het actieve formulier.
Printen formulierenset
Klik in de menubalk van de Acrobat Reader op het Print-icoon.
Werkwijze in het verplichtingenoverzicht: Plaats de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van de te printen formulierenset. Het keuzemenu verschijnt:
Pagina 34 van 46
Keuzemenu in verplichtingenoverzicht
Klik op Print rapportageset. Het pdf-bestand verschijnt in de Acrobat Reader. Let op: dit print-bestand bevat alle formulieren van de complete formulierenset. Klik in de menubalk van de Acrobat Reader op het Print-icoon. U kunt vervolgens aangeven welke pagina´s u geprint wilt hebben.
Let op: Bij rapportages die na 1 januari 2012 ingestuurd zijn, is de functie Print rapportageset niet meer beschikbaar. Ingestuurde rapportages kunnen dan alleen nog afgedrukt worden via de functie Archief raadplegen (zie § 4.13 Afdrukken van ingestuurde rapportages). 4.14 Afdrukken ingestuurde rapportages (Archief raadplegen) Per 1 januari 2012 kunnen ingestuurde formulierensets alleen nog afgedrukt worden via de functie Archief raadplegen. Ingestuurde formulierensets worden in eLine DNB als PDF bestand opgeslagen en gearchiveerd. De rapporteur kan alleen formulierensets opvragen uit het archief die na 1 januari 2012 zijn ingestuurd. Dit betekent dat rapportages die ingestuurd zijn na 1 januari 2012 niet meer via de functie Print rapportageset als PDF bestand geprint kunnen worden. Per 8 december 2012 worden de bijlagen, behorend bij een ingestuurde formulierenset, raadpleegbaar met de functie ‘Archief raadplegen’. Vanaf deze datum wordt op het overzichtsscherm ‘Archief bestanden’ de geselecteerde formulierenset met de bijbehorende bijlagen getoond. Bijlagen die ingestuurd zijn vóór 8 december 2012 worden niet getoond. Let op: De knop Archief raadplegen verschijnt pas in het keuzemenu als de rapportage is ingestuurd. Dit geldt alleen voor rapportages die na 1 januari 2012 zijn ingestuurd. Let op: Rapportages die voor 1 januari 2012 zijn ingestuurd hebben de functie Archief raadplegen niet. Deze rapportages kunnen wel via de functie Print rapportageset afgedrukt worden (zie § 4.12 Rapportages afdrukken). Werkwijze in het verplichtingenoverzicht: Plaats de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van de te printen formulierenset. Het keuzemenu verschijnt:
Pagina 35 van 46
Keuzemenu in verplichtingenoverzicht
Klik op Archief raadplegen. De rapportageset met de bijbehorende bijlagen, verschijnen in het scherm:
Klik in het overzicht op het bestand Rapportage set PDF. De rapportageset wordt geopend als PDF – bestand in Acrobat reader. De rapportageset kan vervolgens geprint of opgeslagen worden. Klik in het overzicht op de bestandsnaam van de betreffende bijlage. De bijlage wordt geopend in het desbetreffende programma, afhankelijk van
Pagina 36 van 46
de bestandsextentie. Als voorbeeld: een *.doc bestand wordt geopend met MS-Word. De bijlage kan vervolgens geprint of opgeslagen worden. De getoonde bijlagen zijn door de naam van het bestand uniek gekoppeld aan een specifieke cel van een formulier. De bestandsnaam is zodanig opgebouwd dat de formuliernaam, evenals de betreffende regel en kolom van het formulier worden getoond. Hierdoor is iedere bijlage uniek herleidbaar. 4.15 Exporteren in XML-formaat In e-Line DNB wordt de mogelijkheid geboden om uw ingevoerde data te exporteren naar een XML-formaat. Deze XML-file kan (aangepast) in een volgende periode weer ingelezen worden. Er zijn twee mogelijkheden om de data in het XML-formaat op te slaan. Één mogelijkheid is in het formulier zelf (hier wordt het betreffende subformulier als XML-file opgeslagen) en de tweede mogelijkheid is in het verplichtingen overzicht. (Hier wordt de mogelijkheid geboden het hele formulier als XML-file op te slaan). Werkwijze (Aanmaken XML-file betreffend(e) subformulier(en)) Klik op de knop XML in de onderstaande knoppenbalk
Klik op de knop ‘download’. Er zal een XML-file aangemaakt worden welke wordt getoond in de Internet explorer. Selecteer deze data d.m.v.
+ (alle data selecteren) en + (alle data kopiëren) Open kladblok (Notepad, wordpad) en kies hier voor + (alle data plakken) Verwijder het “minstreepje” op de diverse regels welke als eerste karakter in de file staat.
De getoonde data kan dan opgeslagen worden als bestandsnaam.xml Werkwijze in het verplichtingenoverzicht: (Aanmaken XML-file geheel formulier) Plaats de muisaanwijzer zonder te klikken op de periode van de te exporteren formulierenset. Het keuzemenu verschijnt. Kies voor Exporteren. Klik op de knop ‘download’. Er zal een XML-file aangemaakt worden welke wordt getoond in de Internet explorer. Selecteer deze data d.m.v + (alle data selecteren) en + (alle data kopiëren) Open kladblok (Notepad, wordpad) en kies hier voor + (alle data plakken) Verwijder het “minstreepje” op de diverse regels welke als eerste karakter in de file staat. Pagina 37 van 46
De getoonde data kan dan opgeslagen worden als bestandsnaam.xml 4.16 e-Line DNB afsluiten Het is verstandig u eerst af te melden voordat u e-Line DNB afsluit. Daarmee voorkomt u dat uw relatie-id kan worden misbruikt. Werkwijze Klik in het menu aan de bovenzijde van het scherm op Afmelden (onder Algemeen). Het volgende scherm verschijnt:
Afmelden e-Line DNB
Klik op de knop Afmelden als u zeker weet dat u e-Line DNB wilt verlaten. Er verschijnt een melding dat u bent afgemeld. Vervolgens kunt u het systeem veilig afsluiten.
Pagina 38 van 46
5
Additionele functionaliteiten
5.1 Rapporteursgebonden selectielijsten Ten behoeve van de pensioenregelingen is de mogelijkheid gecreëerd dat de rapporteur zelf een lijst met items kan onderhouden. Deze lijst wordt automatisch gevuld vanuit een eerdere rapportage. De regelingen worden in de kwartaalrapportage in meerdere formulieren gebruikt. In beide formulieren is het mogelijk door middel van de button ‘SEL.LIJSTEN’ dimensies toe te voegen, te verwijderen, danwel de naam van de dimensie te wijzigen. Via keuze in het formulier kan een keuze worden gemaakt uit de regelingen. Dimensies toevoegen, verwijderen en naam wijzigen: Na het indrukken van de button ‘SEL.LIJSTEN’ kan op het tabblad selecteer dimensies een nieuwe dimensie worden aangemaakt, een bestaande worden geselecteerd of verwijderd worden. Zie onderstaande schermen:
Activeren button ‘selectie lijsten’
Pagina 39 van 46
Werkwijze Toevoegen van een Dimensie: Klik op de knop om een dimensie toe te voegen. Voer vervolgens een waarde in en klik op de knop Voeg toe. Werkwijze Verwijderen van een Dimensie: Klik op de knop naast de Dimensie die u wilt verwijderen. Klik vervolgens op OK in het pop-up scherm om dit te bevestigen. Werkwijze Wijzigen van een Dimensie: Klik op de knop klikt u op Wijzig.
om de Dimensie te wijzigen. Na het wijzigen van de Dimensie
Pagina 40 van 46
5.2 Antwoordgedreven vragenstructuur Bij een antwoordgedreven vragenstructuur worden vragen gesteld op basis van eerder gegeven antwoorden. Een bekend voorbeeld van een dergelijke antwoordgedreven vragenstructuur is het aangifteprogramma van de belastingdienst. Voor e-Line DNB is deze functionaliteit ook ingebouwd bij verschillende formulieren. In onderstaande schermen is in de eerste afbeelding bij het formulier ‘ja’ vermeld bij de vraag “Heeft de rapportage betrekking op een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds”, zodat de volgende twee velden ook ingevuld moeten worden. In de tweede afbeelding is ‘nee’ vermeld, waardoor deze twee vragen niet meer relevant zijn.
Vraag en antwoord (vervolg)
Vraag en antwoord (géén vervolg) Pagina 41 van 46
5.3 Invoer grote stukken tekst In e-Line DNB is de mogelijkheid gecreëerd om via copy-paste tekstvelden te vullen. Het importeren van grote stukken tekst in vrije ‘toelichtingen’ velden bij formulieren is niet mogelijk.
Toevoegen tekst via copy en paste Wanneer u via copy-paste tekstvelden vult met stukken tekst kan het voorkomen dat de leestekens in de betreffende tekst na opslaan van het e-Line formulier zijn gewijzigd of verdwenen (voorbeeld: € wordt na opslaan?). Dit wordt veroorzaakt door de toetsenbordindeling van de computer die wordt gebruikt voor het invullen van de formulierenset. Hieronder vindt u een uitleg om deze instellingen te wijzigen, om bovenstaande problemen te voorkomen dient uw toetsenbordinstelling op ‘Nederlands’ of ‘Engels’ te zijn ingesteld. U kunt speciale toetsenbordindelingen gebruiken om tekst in specifieke talen te typen. U kunt tussen verschillende toetsenbordindelingen schakelen als u meer dan één indeling hebt geïnstalleerd.
Pagina 42 van 46
6
Openingstijden en ondersteuning
6.1 Openingstijden Inloggen op e-Line DNB kan iedere werkdag van 7:00 - 22:00 uur. Vanwege het dagelijks uitvoeren van onderhoud op onze systemen is het niet mogelijk e-Line DNB op werkdagen tussen 22:00 en 7:00, in het weekend en op feestdagen open te stellen. In incidentele gevallen behoudt DNB het recht e-Line DNB eerder te sluiten als het benodigde onderhoud daar om vraagt. DNB communiceert dit minimaal een week van te voren op de nieuwspagina van e-Line DNB (http://www.dnb.nl/statistiek/eline-dnb/index.jsp) indien de urgentie van het uit te voeren onderhoud dit toe laat. Daarnaast wordt het langer open stellen van eLine DNB tot 22:00 na zes maanden bij DNB intern geëvalueerd. Op het scherm wordt aangegeven hoe lang het systeem nog open is voor sluitingstijd. Zorg dat u uw gegevens voor sluitingstijd opslaat. 6.2 Problemen met de werking van e-Line DNB Als u problemen heeft met de werking van het systeem kunt u van maandag tot en met vrijdag van 08.00 tot 18.00 uur contact opnemen met de DNB Servicedesk. Zorg ervoor dat u uw relatie-id bij de hand heeft als u belt met de DNB Servicedesk. U kunt ook schriftelijk contact opnemen door een e-mail te sturen. DNB Servicedesk telefoon 020-5246111 mail [email protected] 6.3 Vragen over de rapportage Heeft u geen problemen met het systeem, maar wilt u inhoudelijke vragen stellen over de rapportages, dan kunt u telefonisch contact opnemen met uw rapportagebehandelaar bij DNB. Zorg ervoor dat u uw relatie-id bij de hand heeft als u belt. U kunt ook een e-mail richten aan uw rapportagebehandelaar bij DNB. Wanneer u niet beschikt over de contactgegevens van uw rapportagebehandelaar, kunt u uw vraag sturen naar [email protected].
Pagina 43 van 46
7
Index
A aangepaste inzenddatum ...................................................................... 17 aanmeldcode ........................................................................................ 7 Adobe acrobat reader .......................................................................... 34 afmelden ........................................................................... 15, 38, 41, 42 afsluiten ....................................................................................... 35, 38
B bestanden importeren .......................................................................... 23
C controle ............................................................................................. 17
D datum laatste opslag ........................................................................... 17 datum ontvangen ................................................................................ 17 dynamische formulieren ....................................................................... 22
E eerste keer aanmelden........................................................................... 7 excel ................................................................................................. 33 exporteren ......................................................................................... 33
F formulierenset ............................................................................... 17, 19 foutrapportage.................................................................................... 29 frequentie .......................................................................................... 17
G gegevens controleren........................................................................... 29 gegevens invoeren .............................................................................. 21 gegevens wijzigen ............................................................................... 32
H herrapportage ............................................................................... 16, 17
Pagina 44 van 46
I importeren ......................................................................................... 23 importverslag ..................................................................................... 25 in bewerking ...................................................................................... 16 inloggen .............................................................................................. 9 inloggen, meerdere personen ................................................................ 19 inlogscherm ....................................................................................... 10
K knoppen in formulierenset .................................................................... 22
M multi-user gebruik instellen................................................................... 14
O ondersteuning ............................................................................... 39, 43 openen formulieren ............................................................................. 18 openingstijden ............................................................................... 39, 43 openstaand ........................................................................................ 16 opslaan en sluiten ............................................................................... 28
P periode.............................................................................................. 17 printen rapportage .............................................................................. 34 pull down menu .................................................................................. 22
R rapportage openen door middel van kopie ............................................... 20 rapportage overzicht ............................................................................ 16 rapportages afdrukken .................................................................... 34, 37 rapportages exporteren naar excel ......................................................... 33 rapportages nihil verklaren ................................................................... 23 rapportages openen............................................................................. 18 rapportages verzenden......................................................................... 31 relatie-id.............................................................................................. 7 return-toets instellen ........................................................................... 14
S status ............................................................................................... 17
Pagina 45 van 46
T taal instellen ...................................................................................... 14
U uiterste inzenddatum ........................................................................... 17
V veiligheidsmaatregelen........................................................................... 9 verplichtingenoverzicht ................................................................... 16, 17 verplichtingenoverzicht bekijken ............................................................ 16 voldaan ............................................................................................. 16 voorkeuren instellen ............................................................................ 14
W waarschuwingen instellen ..................................................................... 14 wachtwoord aanmaken ...................................................................... 6, 7 wachtwoord vergeten........................................................................... 11 wachtwoord wijzigen............................................................................ 13 webadres ............................................................................................. 6 welkomstscherm ................................................................................... 6
X XBRL................................................................................................. 23 XML .................................................................................................. 24
Z ZIP ................................................................................................... 24
Pagina 46 van 46
