Ontheffing jaarrekening verplichting -------------------------------------------------------Belangrijkste verplichtingen voor jaarrekening en jaarverslag KvK www.kvk.nl AFM www.afm.nl DNB www.dnb.nl Links Ontheffingsmogelijkheden - Algemeen (p3) - Jaarekening (p4) - Vermelding deelnames (p5) - Vermelding zeggenschapsrechten (p6) - Hoe ontheffing aanvragen (p7)
Boek 2 van het Bugerlijk wetboek kent een aantal bepalingen m.b.t. de jaarrekening en het jaarverslag van ondernemingen. Drie belangrijke verplichtingen betreffen: Het jaarlijks opstellen, goedkeuren en deponeren van de • jaarrekening en het jaarverslag. Vermelding van bepaalde deelnemingen in het jaarverslag. • Vermelding van bepaalde zeggenschapsrechten in de • jaarrekening en het jaarverslag. Toelichting Opmaken, goedkeuren en deponeren jaarrekening en jaarverslag De volgende rechtspersonen zijn verplicht om jaarlijks een jaarrekening en jaarverslag op te maken, vast te stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel. b.v.´s; n.v.´s; coöperaties; onderlinge waarborgmaatschappijen; verenigingen (zie kader); stichtingen (zie kader). Vermelding deelnemingen Van de volgende deelnemingen moeten in het jaarverslag gegevens in het jaarverslag worden vermeld.
1. Eigen deelnemingen van minstens 20% in andere organisaties (NAW gegevens en eigen vermogen en resultaat meest recente boekjaar) en organisaties waarin de rechtspersoon volledig aansprakelijk is voor de schulden (NAW gegevens). Het gaat om NAW gegevens en de omvang van het belang 2. Deelneming(en) door derden in de eigen rechtspersoon en van rechtspersonen die gegevens van de eigen rechtspersoon consolideren (NAW gegevens en plaats waar de jaarrekening te verkrijgen is). Voor meer specifieke informatie hierover kunt u zich wenden tot de Kamer van Koophandel of de website www.kvk.nl zoekterm jaarverslag. Vermelding zeggenschapsrechten Het gaat om vermelding in het jaarverslag van een lijst met namen van degenen aan wie een bijzonder statutair recht inzake de zeggenschap in de rechtspersoon toekomt, met een omschrijving van de aard van dat recht. Er zijn enkele categorieën ondernemingen met afwijkende bepalingen (zie de kaders hieronder). Verenigingen en stichtingen Voor verenigingen en stichtingen gelden de verplichtingen m.b.t. hun jaarrekening en jaarverslag alleen als zij een onderneming exploiteren van een bepaalde minimale omvang.
1
Ontheffing jaarrekening verplichting -------------------------------------------------------Financiële ondernemingen Financiële ondernemingen, zoals banken, verzekeraars, pensioenfondsen en beleggingsondernemingen zijn m.b.t. hun jaarrekening ook onderworpen aan rapportageverplichtingen richting de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en/of De Nederlandse Bank (DNB) op grond van de Wet op het financieël toezicht (Wft). Zie voor meer informatie de websites www.afm.nl of www.dnb.nl. Pensioenbv’s en stamrechtbv’s Pensioenbv’s en stamrechtbv’s zijn gedeeltelijk vrijgesteld van de jaarrekeningplicht. Zij kunnen onder bepaalde voorwaarden volstaan met het deponeren van een accountantsverklaring. De verplichtingen verschillen afhankelijk van de aard en omvang van de rechtspersoon. Voor volledige en meest actuele gegevens kunt u zich wenden tot de kamer van Koophandel (website www.kvk.nl).
2
Ontheffing jaarrekening verplichting -------------------------------------------------------Ontheffingsmogelijkheden algemeen Links: KvK www.kvk.nl AFM www.afm.nl DNB www.dnb.nl Links Ontheffingsmogelijkheden - Jaarekening (p4) - Vermelding deelnames (p5) - Vermelding zeggenschapsrechten (p6) - Hoe ontheffing aanvragen (p7)
Er zijn drie ontheffingsmogelijkheden op basis van het Burgerlijk Wetboek: 1. Van de verplichting tot het opmaken, vaststellen en deponeren van de jaarrekening. 2. Van de verplichting tot vermelding van bepaalde deelnemingen in het jaarverslag 3. Van de verplichting tot vermelding van bepaalde zeggenschapsrechten in de jaarrekening en het jaarverslag. Ontheffing wordt slechts in zeer uitzonderlijke gevallen verleend. Dit heeft te maken met het positieve belang dat velen in de maatschappij hebben bij die naleving. De verplichtingen inzake de jaarrekening kunnen afhankelijk van de omstandigheden van belang zijn voor bijvoorbeeld aandeelhouders, leden, werknemers, crediteuren, contractspartijen, toekomstige contractspartijen en donateurs. Voor financiële ondernemingen gelden bijzondere voorwaarden in verband met het daarop rustende toezicht door de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en/of De Nederlandse Bank (DNB) op grond van de Wet op het financieël toezicht (Wft). Ontheffing van die voorwaarden kan alleen door de AFM worden verstrekt. Zie voor meer informatie de websites www.afm.nl of www.dnb.nl.
3
Ontheffing jaarrekening verplichting -------------------------------------------------------Ontheffing van de verplichting tot het opmaken, vaststelen en deponeren van de jaarrekening KvK www.kvk.nl AFM www.afm.nl DNB www.dnb.nl Links Ontheffingsmogelijkheden - Algemeen (p3) - Vermelding deelnames (p5) - Vermelding zeggenschapsrechten (p6) - Hoe ontheffing aanvragen (p7)
Alles of niets Ontheffing is alleen mogelijk voor het geheel van opmaken, vaststellen en deponeren van de jaarrekening (inclusief toelichting/jaarverslag). Het is niet mogelijk slechts voor één van de onderdelen ontheffing te verkrijgen. Het is met andere woorden “alles of niets”. Een uitzondering hierop vormen de pensioenbv en de stamrechtbv (zie kader). Wanneer kan een rechtspersoon in aanmerking komen voor deze ontheffing? Om in aanmerking te komen voor een ontheffing moet sprake zijn van een “gewichtige reden”. In de praktijk betekent dit dat het voor de bestuurder(s) in ”technische zin” onmogelijk is om de jaarrekening op te maken, vast te stellen en te deponeren. Hiermee is bedoeld dat de onderliggende stukken voor het opmaken van de jaarrekening niet beschikbaar zijn voor de bestuurders van de onderneming. Bij gewichtige redenen kunt u denken aan bijvoorbeeld: •
Faillissement van de rechtspersoon. Als er sprake is van faillissement gedurende de gehele periode waarvoor de ontheffing is gevraagd. Over deze periode is het feitelijke beheer van de boedel in handen van de curator die daarover ook in het openbaar verantwoording aflegt door middel van verslagen en bovendien onder toezicht staat van de rechtercommissaris. Als de naleving van de verplichting inzake de jaarrekening hierdoor feitelijk overbodig is kan ontheffing worden verleend. N.B.! Faillissement ontslaat de bestuurder(s) niet van de verplichting met betrekking tot de jaarrekening over de jaren die voorafgaan aan het faillissement. Ontheffing is mogelijk als de stukken over die jaren bij de curator zijn en er geen financiële middelen aanwezig zijn om de jaarrekening op te maken.
•
Gevallen van overmacht Er is sprake van overmacht als het niet mogelijk is om (tijdig) aan de verplichting tot het opmaken, vaststellen en deponeren van de jaarrekening te voldoen. Voorbeelden hiervan zijn: Brand of diefstal, waardoor de stukken feitelijk zijn verdwenen. In beslagname van relevante stukken door de FIOD of justitie.
Wat is de maximale tijdsduur voor ontheffing? De periode waarvoor de ontheffing wordt verleend bedraagt ten hoogste twaalf kalendermaanden, tenzij tevoren aannemelijk is gemaakt dat de omstandigheden op grond waarvan de ontheffing wordt verleend nog volledig van kracht zullen zijn na verloop van die periode. Bij naar tijdsduur beperkte ontheffingen moet na afloop van de ontheffingsperiode, alsnog de jaarrekening worden opgemaakt, vastgesteld en gedeponeerd.
4
Ontheffing jaarrekening verplichting -------------------------------------------------------Ontheffing van de verplichting tot vermelding van deelnemingen in het jaarverslag KvK www.kvk.nl AFM www.afm.nl DNB www.dnb.nl Links Ontheffingsmogelijkheden - Algemeen (p3) - Jaarekening (p4) - Vermelding zeggenschapsrechten (p6) - Hoe ontheffing aanvragen (p7)
Wanneer kan een rechtspersoon in aanmerking komen voor ontheffing? Om in aanmerking te komen voor een ontheffing moet sprake zijn van gegronde vrees dat ernstig nadeel kan ontstaan door de vermelding van deze deelnemingen in het jaarverslag. Het begrip gegronde vrees is niet éénduidig aan te geven. Het zal van geval tot geval verschillen. Geen grond voor ontheffing Als een rechtspersoon het ongewenst acht dat concurrenten kennis kunnen nemen van deelnemingen, is dat geen grond voor ontheffing. Wat is de maximale tijdsduur voor ontheffing? Een ontheffing kan telkens voor maximaal 5 jaar worden verleend.
5
Ontheffing jaarrekening verplichting -------------------------------------------------------Ontheffing van de verplichting tot vermelding van zeggenschapsrechten in de jaarrekening en het jaarverslag) KvK www.kvk.nl AFM www.afm.nl DNB www.dnb.nl Links Ontheffingsmogelijkheden - Algemeen (p3) - Jaarekening (p4) - Vermelding deelnames (p5) - Hoe ontheffing aanvragen (p7)
Wanneer kan een rechtspersoon in aanmerking komen voor ontheffing? Om in aanmerking te komen voor een ontheffing moet sprake zijn van een “gewichtige reden”. Een gewichtige reden is niet éénduidig aan te geven. Het zal van geval tot geval verschillen. Van belang is dat de gewichtige reden wordt aangetoond. Wat is de maximale tijdsduur voor ontheffing? Een ontheffing kan telkens voor maximaal 5 jaar worden verleend.
6
Ontheffing jaarrekening verplichting -------------------------------------------------------Hoe moet ik een ontheffing aanvragen?
Een verzoek om ontheffing moet schriftelijk (per brief) worden ingediend bij:
KvK www.kvk.nl AFM www.afm.nl DNB www.dnb.nl
Agentschap NL Divisie Innovatie / Team Garanties Postbus 93144 2509 AC Den Haag
Links Ontheffingsmogelijkheden - Algemeen (p3) - Jaarekening (p4) - Vermelding deelnames (p5) - Vermelding zeggenschapsrechten (p6)
De brief moet zijn ondertekend door de verantwoordelijke bestuurder. Een ontheffingsverzoek kan niet per email worden ingediend. Het verzoek moet zijn voorzien van onderbouwingen en bewijsstukken. Bewijsstukken zijn bijvoorbeeld verklaringen van curatoren, processen-verbaal van aangifte bij justitie, brieven van FIOD, justitie, eigen correspondentie met administratiekantoren of accountants e.d.
7
