Gebruikershandleiding Business Assistent

Gebruikershandleiding ‘Business Assistent

Wijzigingsgeschiedenis Versie 0.1

Datum 25-09-2014

0.2

14-10-2014

1.0 1.1

4-11-2014 9-12-2014

1.2 1.3

6-01-2015 4-08-2015

Omschrijving Eerste opzet van het installatie document. Lezercorrecties + toevoeging ‘Zoeken naar Adressen’Zoeken naar (Nederlandse) adressen Geen: Commercieel maken Toegevoegd ‘International Search’ Toegevoegd ‘Bedrijfsgrootte’ Bekende (fout)melding toegevoegd Toegevoegd: Sector gebruikt indien subsector reeds bestaat. Synergy 255 ondersteund, update Business Assistent benodigd.

Versie 1.3 Business Assistent - Gebruikershandleiding

Status Concept Concept

Definitief: Commercieel 1.0 Definitief: Commercieel 1.1 Definitief: Commercieel 1.2 Definitief: Commercieel 1.3

| 1

Inhoud WIJZIGINGSGESCHIEDENIS ............................................................................................................................... 1 INHOUD ........................................................................................................................................................... 2 1.

INTRODUCTIE ........................................................................................................................................... 5 DOELSTELLING DOCUMENT......................................................................................................................................... 5 GERELATEERDE DOCUMENTEN .................................................................................................................................... 5 GEBRUIK VAN HET DOCUMENT .................................................................................................................................... 5 LEZERS DOELGROEP .................................................................................................................................................. 5

2.

AANMAKEN VAN RELATIES VIA BUSINESS ASSISTENT ............................................................................... 6 BEDRIJVEN: ZOEKEN SCHERM...................................................................................................................................... 6 Buttons ............................................................................................................................................................ 6 ‘Tonen’ .......................................................................................................................................................................... 6 ‘Handmatig aanmaken’ ................................................................................................................................................. 6 ‘Sluiten’ ......................................................................................................................................................................... 6

Secties ............................................................................................................................................................. 6 ‘Snel zoeken’ ................................................................................................................................................................. 6 Veld ‘Snel zoeken’ ..................................................................................................................................................... 6 Veld ‘Nummer kamer v. koophandel’ ....................................................................................................................... 7 ‘Adres’ ........................................................................................................................................................................... 7 Veld ‘Straat’ .............................................................................................................................................................. 7 Veld ‘Huisnummer’ ................................................................................................................................................... 7 Veld ‘Toevoeging’ ..................................................................................................................................................... 7 Veld ‘Postcode’ ......................................................................................................................................................... 7 Veld ‘Plaats’ .............................................................................................................................................................. 7

ZOEKRESULTATEN SCHERM ......................................................................................................................................... 7 Kolom ‘Bestaat reeds’ ............................................................................................................................................... 8 Kolom ‘Aanmaken’ .................................................................................................................................................... 8

3.

DE RELATIEKAART ................................................................................................................................... 10 AANGELEVERDE GEGEVENS EN KENMERKEN ................................................................................................................. 10 UITLEG BIJ DE AANGELEVERDE GEGEVENS EN KENMERKEN............................................................................................... 10 Naam ........................................................................................................................................................................... 10 Adres, Postcode, Plaats ............................................................................................................................................... 10 Telefoonnummer ........................................................................................................................................................ 10 Website ....................................................................................................................................................................... 10 Hoofd Contactpersoon ................................................................................................................................................ 10 Bron............................................................................................................................................................................. 11 Bedrijfsgrootte ............................................................................................................................................................ 11 Sector/ Subsector/ SBI Codering ................................................................................................................................. 11 Nummer kamer v. koophandel ................................................................................................................................... 11 RSIN-nummer .............................................................................................................................................................. 12 Rechtsvorm ................................................................................................................................................................. 12 Soort organisatie ......................................................................................................................................................... 12 Volledige handelsnaam ............................................................................................................................................... 12 Indicatie Failliet ........................................................................................................................................................... 12 Indicatie in Surseance ................................................................................................................................................. 12 Indicatie Economisch actief......................................................................................................................................... 12 Dossiernummer ........................................................................................................................................................... 12 Datum laatst bijgewerkt .............................................................................................................................................. 12


| 2

4.

BIJWERKEN VAN GEGEVENS VAN EEN RELATIE ....................................................................................... 13 OP HALEN INDICATIE WIJZIGING ................................................................................................................................ 13 INDICATIE VAN BIJWERKEN ....................................................................................................................................... 13 Indicatie via de relatiekaart ......................................................................................................................................... 13 Indicatie op ‘Bij te werken relaties’ overzicht ............................................................................................................. 13 Buttons ................................................................................................................................................................... 14 ‘Tonen’ ........................................................................................................................................................... 14 ‘Mijn Relaties’/ ‘Alle relaties’ ......................................................................................................................... 14 ‘Sluiten’ .......................................................................................................................................................... 14 Secties..................................................................................................................................................................... 14 ‘Relatie’ .............................................................................................................................................................. 14 Veld ‘Relatiebeheerder’ ................................................................................................................................. 14 Resultaten zoekscherm ‘Bij te werken relaties’ ...................................................................................................... 14

BIJWERKEN VAN DE RELATIE ..................................................................................................................................... 15 Buttons ................................................................................................................................................................... 15 ‘Bijwerken’.......................................................................................................................................................... 15 ‘Sluiten’ .............................................................................................................................................................. 15

5.

ZOEKEN NAAR (NEDERLANDSE) ADRESSEN ............................................................................................. 16 ADRES: ZOEKEN SCHERM ......................................................................................................................................... 16 Buttons .......................................................................................................................................................... 16 ‘Tonen’ ........................................................................................................................................................................ 16 ‘Internationaal adres’ .................................................................................................................................................. 16 ‘Sluiten’ ....................................................................................................................................................................... 17

Secties ........................................................................................................................................................... 17 ‘Snel zoeken’ ............................................................................................................................................................... 17 Veld ‘Snel zoeken’ ................................................................................................................................................... 17 ‘Adres’ ......................................................................................................................................................................... 17 Veld ‘Straat’ ............................................................................................................................................................ 17 Veld ‘Huisnummer’ ................................................................................................................................................. 17 Veld ‘Toevoeging’ ................................................................................................................................................... 17 Veld ‘Postcode’ ....................................................................................................................................................... 17 Veld ‘Plaats’ ............................................................................................................................................................ 17

ADRESGEGEVENS OVERNEMEN .................................................................................................................................. 17 BESCHIKBAARHEID VAN ADRES: ZOEKEN SCHERM ......................................................................................................... 17 6.

ZOEKEN NAAR INTERNATIONALE ADRESSEN .......................................................................................... 18 ADRES: ZOEKEN SCHERM ......................................................................................................................................... 18 Buttons .......................................................................................................................................................... 18 ‘Tonen’ ........................................................................................................................................................................ 18 ‘Nederlands adres’ ...................................................................................................................................................... 19 ‘Sluiten’ ....................................................................................................................................................................... 19

Secties ........................................................................................................................................................... 19 ‘Adres’ ......................................................................................................................................................................... 19 Veld ‘Land’ .............................................................................................................................................................. 19 Veld ‘Postcode’ ....................................................................................................................................................... 19 Veld ‘Huisnummer’ ................................................................................................................................................. 19 Veld ‘Straat’ ............................................................................................................................................................ 19 Veld ‘Plaats’ ............................................................................................................................................................ 19

ADRESGEGEVENS OVERNEMEN .................................................................................................................................. 19 BESCHIKBAARHEID VAN ADRES: ZOEKEN SCHERM ......................................................................................................... 19


| 3

7.

BEKENDE (FOUT)MELDINGEN ................................................................................................................. 20 AUTHENTICATIE PROBLEEM. CONTROLEER DE WEBSERVICES.NL GEBRUIKERSNAAM EN WACHTWOORD ................................... 20 WEBSERVICES.NL IS ONBEREIKBAAR. CONTROLEER DE INTERNETVERBINDING OP DE SERVER .................................................. 20 ONVERWACHTE EN ONBEKENDE FOUT OPGETREDEN ...................................................................................................... 20 GEEN RESULTAAT NA HET INGEVEN VAN EEN ZOEKACTIE ................................................................................................. 20 ONVOLDOENDE SALDO OM DEZE ACTIE UIT TE VOEREN................................................................................................... 20 BIJ HET AANMAKEN VAN EEN NIEUWE RELATIE KOM IK NIET EERST IN HET ZOEKSCHERM, MAAR GA IK GELIJK NAAR HET AANMAKEN: RELATIE SCHERM .................................................................................................................................................... 20


| 4

1. Introductie In dit document wordt Business Assistent vanuit de rol van een eindgebruiker besproken. In het document worden de verschillende functies van deze module uitgelegd. Doelstelling document Het document heeft als doelstellingen om de lezer te informeren over Business Assistent, zodat deze in staat is om de applicatie zelfstandig te gaan gebruiken. Het document beschrijft alleen de standaard functies, inrichting en werking van de applicatie. In het document worden geen bedrijfsspecifieke situaties beschreven. Het document gaat er verder van uit dat de lezer bekend is met Exact Synergy Enterprise en de functionele mogelijkheden van het systeem. Gerelateerde documenten De volgende documenten zijn een aanvulling op de informatie Business Assistent: Documentnaam Installatie handleiding Business Assistent Handleiding voor Applicatiebeheerders Business Assistent

Omschrijving Installatie handleiding waarin de installatie van Business Assistent worden besproken. Handleiding met extra informatie voor applicatiebeheerders van Business Assistent.

Gebruik van het document Het document is opgebouwd rondom de volgende onderwerpen. Het aanmaken van de relaties, het bijwerken van de relaties, de opbouw van de relatiekaart en het zoeken/ onderhouden van adressen. Het is niet nodig om alle hoofdstukken te lezen. U kunt ook direct naar het hoofdstuk gaan dat voor u de juiste informatie bevat. Lezers doelgroep Het document is bestemd voor de volgende doelgroepen:

Doelgroep Eindgebruikers Applicatiebeheerders

Omschrijving Dagelijkse gebruikers van de applicatie en verantwoordelijke voor het aanmaken en beheren van relatiegegevens. Persoon verantwoordelijk voor het onderhoud en inrichten van Synergy Enterprise als Applicatie.


| 5

2. Aanmaken van Relaties via Business Assistent Business Assistent biedt een software oplossing met functionaliteiten voor het aanmaken van onderhouden van relaties en het onderhouden van adressen. In dit hoofdstuk komen het aanmaken van relaties aan bod. Bedrijven: Zoeken scherm Wanneer de login gegevens onder Webservices.nl/ inrichting/ algemeen/ instelling ingevuld zijn, wordt bij het aanmaken van een nieuwe relatie het ‘Bedrijven: Zoeken scherm getoond. Dit geldt alleen als men ‘reguliere’ relaties wil aanmaken. Voor het aanmaken van Natuurlijke Personen is niets veranderd.

Figuur 1: Bedrijven: Zoeken scherm.

Een uitleg van het scherm volgt hieronder. Buttons ‘Tonen’ Het ingeven van minimaal één criterium is verplicht. Wanneer men kiest voor ‘tonen’ zal op basis van de ingegeven criteria een zoekactie uitgevoerd worden. De gevonden resultaten worden door Business Assistent weergegeven in dit scherm. ‘Handmatig aanmaken’ Indien men hiervoor kiest, zal men in het reguliere ‘aanmaken relatie’ scherm uitkomen. ‘Sluiten’ Met deze button sluit men dit scherm af. Secties ‘Snel zoeken’ Door op de grijze balk bij ‘Snel zoeken’ te klikken wordt het scherm in- of uitgeklapt. Veld ‘Snel zoeken’ Met deze optie kan je snel relaties opzoeken op basis van korte zoekacties. •

•

Als men zoek met een ‘,’ in het veld zoekt, dan wordt dit gelezen als de zoekactie ‘Bedrijfsnaam, Plaats’. o Voorbeeld: Cane, Rijswijk. Resultaat: aantal firma’s met ‘Cane’ in bedrijfsnaam en vestigingsplaats Rijswijk. Als men zonder een ‘,’ in het veld zoekt en het is een postcode formaat, dan wordt dit gelezen als zoekactie ‘Postcode/ huisnummer’. o Voorbeeld: 2289DA. (let op: gebruik geen spatie). Resultaat: Alle bedrijven gevestigd op het bijbehorende adres.


| 6

Voorbeeld: 2289DA27. (let op: gebruik geen spatie). Resultaat: Alle bedrijven gevestigd op het bijbehorende adres + huisnummer Let op: Business Assistent valideert niet op toevoeging aan het huisnummer. Een zoekactie hierop zal geen resultaat opleveren. Als men zonder een ‘,’ in het veld zoekt en het is geen postcode formaat, dan wordt dit gelezen als zoekactie ‘Bedrijfsnaam’. o Voorbeeld ‘12GO’. Resultaat: 12GO Biking o Voorbeeld ‘Cane Rijswijk’. Resultaat: Alle firma’s met ‘Cane’ in de bedrijfsnaam. o

•

Veld ‘Nummer kamer v. koophandel’ Met deze optie kan je snel relaties opzoeken op basis van het KvK nummer.

‘Adres’ Door op de grijze balk bij ‘Adres’ te klikken wordt het scherm in- of uitgeklapt. Veld ‘Straat’ Geef hier de straatnaam op waarop men wil zoeken. Let op: indien met straat + huisnummer ingeeft, zal de zoekactie geen resultaat opleveren omdat men dan op de straatnaam ‘straatnaam + huisnummer’ zoekt. Veld ‘Huisnummer’ Geef hier het huisnummer op waarop men wil zoeken. Het veld accepteert alleen cijfers. Veld ‘Toevoeging’ Geef hier de toevoeging van het huisnummer op waarop men wil zoeken. Veld ‘Postcode’ Geef hier de postcode op waarop men wil zoeken. Het gebruikte formaat is 0123AA. (Let op: geen spaties) Veld ‘Plaats’ Geef hier de plaats op waarop men wil zoeken.

Zoekresultaten scherm Op basis van de ingegeven criteria geeft Business Assistent een resultaat terug. Het resultaat wordt weergegeven met de volgende kolommen: • Naam • Bezoekadres: Straat • Bezoekadres: Plaats • Postadres: Straat • Postadres: Plaats • Nummer kamer v. koophandel • Bestaat reeds • Aanmaken


| 7

Figuur 2: Bedrijven: Zoeken scherm

De meeste kolommen spreken voor zich, de laatste twee kolommen hebben extra uitleg nodig. Kolom ‘Bestaat reeds’ Indien een relatie al via Business Assistent is aangemaakt of de relatie is handmatig aangemaakt en het Kamer van Koophandel nummer is ingevoerd en deze relatie wordt nu weer via de Business Assistent aangemaakt, dan wordt de gebruiker hier op geattendeerd middels een groen vinkje in de kolom ‘Bestaat reeds’. De controle wordt gedaan op de Kamer van Koop Handel nummer.

Figuur 3: Bestaat reeds indicatie.

Kolom ‘Aanmaken’ Indien de relatie aangemaakt moet worden, dan kiest u voor de ‘Aanmaken’ link in de kolom ‘Aanmaken’.

Figuur 4: Aanmaken van een relatie

De relatie wordt dan aangemaakt met de door Business Assistent aangeleverde KvK gegevens.


| 8

Figuur 5: Voorstel aan te maken relatie.

Meer uitleg over de door Business Assistent aangeleverde velden vindt u in het hoofdstuk “De Relatiekaart”.


| 9

3. De Relatiekaart De volgende gegevens en kenmerken (kunnen) worden aangeleverd vanuit het KvK bij het aanmaken van een relatie. Aangeleverde gegevens en kenmerken • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Naam Adres, Postcode, Plaats Telefoonnummer Website Hoofd Contactpersoon Bron Bedrijfsgrootte Sector/ Subsector/ SBI Codering Nummer kamer v. koophandel RSIN-nummer Rechtsvorm Soort organisatie Volledige handelsnaam Indicatie Failliet Indicatie In Surseance Indicatie Economisch actief Dossiernummer Datum laatst bijgewerkt

(niet zichtbaar, achtergrond veld) (niet zichtbaar, achtergrond veld)

Uitleg bij de aangeleverde gegevens en kenmerken

Hieronder volgt een uitleg bij de aangeleverde gegevens en kenmerken. Naam Hier wordt de aangeleverde bedrijfsnaam gevuld. Adres, Postcode, Plaats Het KvK levert via Business Assistent twee soorten adressen. Het vestigingsadres en het correspondentieadres. Het vestigingsadres wordt gebruikt om het bezoekadres en het leveringsadres te vullen. Het aangeleverde correspondentieadres wordt gebruikt om het postadres en het factuuradres te vullen. Telefoonnummer Indien een telefoonnummer wordt aangeleverd op relatieniveau, dan wordt deze in het veld ‘telefoonnummer’ gevuld. Indien alleen een mobiel nummer wordt aangeleverd, dan wordt dit gevuld in het veld ‘telefoonnummer’. Wordt een mobiel nummer in combinatie met een telefoonnummer aangeleverd, dan wordt op relatieniveau alleen het telefoonnummer gevuld. Website Indien een website wordt aangeleverd, dan wordt deze gevuld in het veld ´website´. Hoofd Contactpersoon Indien aangeleverd, dan worden de volgende gegevens ingevuld: Geslacht, titel, initialen, voornaam, tussenvoegsel, achternaam en mobiel nummer.


| 10

Bron Indien in de instellingen Business Assistent een standaard bron is vastgelegd (Webservices.nl/ Inrichting/ Algemeen/ Instellingen -> sectie ‘Standaardwaarde’, Veld ‘Bron’.), dan wordt deze bron standaard voorgesteld. Indien niets ingevuld, dan wordt de standaard bron gepakt welke te definiëren is onder Klanten/ Inrichting/ Overige/ Instellingen -> Sectie ‘Relatie: Standaarden’. Dit laatste is standaard functionaliteit van Exact Synergy Enterprise. Bedrijfsgrootte In de standaard van Exact Synergy Enterprise is het mogelijk om via het menupad Marketing, Inrichting, Algemeen, Groottes, coderingen op te geven voor de bedrijfsgroottes. Als uitbreiding hierop, is voor Business Assistent hier een extra sectie aan toegevoegd. In de sectie “aantal medewerkers” kan een ‘vanaf’ en T/m’ aantal opgeven worden.

Overlap tussen de verschillende coderingen is NIET toegestaan. Bij het ophalen van de relatie, wordt door Business Assistent vanuit het KvK een aantal medewerkers meegeleverd. Aan de hand van de opgegeven aantallen bij de Bedrijfsgroottes coderingen, wordt bepaald welke standaard Exact Synergy codering toegevoegd kan worden als ‘grootte’. Sector/ Subsector/ SBI Codering Voor het vastleggen van (Sub)sector e.d. wordt gebruikt gemaakt van de Standaard Bedrijfs Indeling 2008 codering. Of te wel SBI codering. Om deze SBI codering vast te leggen zijn de maatwerkvelden: Standaard Bedrijfs Indeling en Standaard Bedrijfs Indeling: Niveau 1-4 aangemaakt. Deze velden zijn alleen zichtbaar te maken in een ‘view’ modus van een relatiekaart en zijn niet wijzigbaar.

Figuur 6: Voorbeeld gebruikte SBI Code

De codering van Niveau 1 en Niveau 3 worden ook vastgelegd in de velden ‘Sector’ en ‘Subsector’. Deze standaard velden zijn verder niet gekoppeld aan de maatwerkvelden ‘Standaard Bedrijfs Indeling: niveau 1’ en ‘Standaard Bedrijfs Indeling: niveau 3’. Of te wel, als later de velden Sector en/of Subsector handmatig gewijzigd worden, zullen de maatwerkvelden niet mee wijzigen. (Tabellen voor de maatwerkvelden: CSCaneWebNLSBISections, CSCaneWebNLSBILevel1, CSCaneWebNLSBILevel2, CSCaneWebNLSBILevel3, CSCaneWebNLSBILevel4) Let op: Bestaat de subsector code reeds in uw database, dan wordt de bijbehorende sector opgezocht en wordt deze gebruikt. Dit kan dus afwijken van de Standaard Bedrijfs Indeling 2008 codering. Nummer kamer v. koophandel In het veld ‘Nummer kamer v. koophandel’ wordt het aangeleverde KvK nummer vastgelegd. Versie 1.3 Business Assistent - Gebruikershandleiding

| 11

RSIN-nummer RSIN staat voor Rechtspersonen, Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer en wordt gevuld in het RSIN-nummer veld. Rechtsvorm In dit veld wordt de meegeleverde rechtsvorm ingevuld. Het veld is een ‘drop-down’ scherm met meegeleverde rechtsvormen. (Tabel voor maatwerkveld: CSCaneWebNLLegalForms) Soort organisatie In dit veld wordt de meegeleverde organisatiesoort ingevuld. Het veld is een ‘drop-down’ scherm met vastgestelde organisatie soorten. Volledige handelsnaam In dit veld wordt de aangeleverde ‘volledige handelsnaam’ ingevuld. Indicatie Failliet Indien het KvK een Failliet indicatie meelevert, dan zal in het veld ‘Failliet’ met een vinkje worden aangegeven. Wanneer dit vinkje aanstaat, dan wordt op de relatiekaart in de ‘bekijk’ modus het veld ‘Faillliet’ in het rood en dikgedrukt weergegeven. Indicatie in Surseance Indien het KvK een In Surseance indicatie meelevert, dan zal in het veld ‘In Surseance’ met een vinkje worden aangegeven. Indicatie Economisch actief Indien het KvK een Economisch actief indicatie meelevert, dan zal in het veld ‘Economisch actief’ met een vinkje worden aangegeven. Dossiernummer Het veld dossiernummer is functioneel niet zichtbaar en onderhoudbaar. Dit veld wordt op de achtergrond gebruikt om te kunnen koppelen met Webservices.nl Datum laatst bijgewerkt Het veld Datum laatst bijgewerkt is functioneel niet zichtbaar en onderhoudbaar. Dit veld wordt op de achtergrond gebruikt om te kunnen koppelen met Webservices.nl en om relaties bij te werken op basis van nieuwe informatie.


| 12

4. Bijwerken van gegevens van een relatie In dit hoofdstuk komt het onderdeel aan bod van het bijwerken van de gegevens en kenmerken van een relatie. Dit proces bestaat uit twee stappen. • •

Op halen van indicatie van wijziging Bijwerken van de relatie.

Op halen indicatie wijziging Het bijwerken van de relatiegegevens gaat in twee stappen. Allereerst dient de indicatie voor wijziging opgehaald te worden. Dit kan gedaan worden via een ‘Background’ job. Deze background job zorgt er voor dat op vaste tijden gecontroleerd wordt of al aangemaakte relaties via Business Assistent gewijzigd zijn. Meer informatie over het aanmaken van de background job is te vinden in het document: “Applicatiebeheer handleiding Business Assistent”. Een tweede mogelijkheid om de indicatie voor wijziging op te halen is via het menupad Webservices.nl/ Overzichten/ Bijwerken/ Haal gewijzigde relaties op. Via de button ‘Bijwerken’ wordt gecontroleerd of al aangemaakte relaties via Business Assistent gewijzigd zijn. Na het ophalen van de gewijzigde relaties, komt het aantal van de bijgewerkte relaties naar voren.

Indicatie van bijwerken De indicatie dat een relatie gewijzigd is, is op twee manieren te zien. Via de relatiekaart zelf en via menupad Webservices.nl/ Overzichten/ Bijwerken/ Bij te werken relaties. Indicatie via de relatiekaart Indien de relatie bijgewerkt kan worden, wordt dit middels een button “Webservices.nl: Bijwerken”

Figuur 7: Indicatie op de relatiekaart

Indicatie op ‘Bij te werken relaties’ overzicht Via het menupad Webservices.nl/ Overzichten/ Bijwerken/ Bij te werken relaties krijgt u een overzicht van alle relaties waarvoor een indicatie om bij te werken is afgegeven.


| 13

Figuur 8: bij te werken relaties scherm

Buttons ‘Tonen’ Op basis van de ingegeven Relatiebeheerder (mag ook leeg zijn) worden de relaties getoond welke gewijzigd zijn binnen het KvK. ‘Mijn Relaties’/ ‘Alle relaties’ Bij het benaderen van het menupad komt standaard de button ‘Mijn relaties’ naar voren. Klik hierop om alleen de relaties die onder de ‘u’ naam staan te zien. Kiest men weer voor de button “Alle relaties” dan komen alle te wijzigen relaties naar voren. ‘Sluiten’ Met deze button sluit u het geopend menupad weer af. Secties ‘Relatie’ Door op de grijze balk bij ‘Snel zoeken’ te klikken wordt het scherm in- of uitgeklapt. Veld ‘Relatiebeheerder’ Geef hier eventueel een specifieke relatiebeheer op. Kies dan voor ‘tonen’ om de bij te werken relaties van deze relatiebeheerder te tonen. Resultaten zoekscherm ‘Bij te werken relaties’

Figuur 9: Bij te werken relaties scherm

De volgende kolommen worden getoond • • • • • •

Code Naam Datum gewijzigd (Synergy) Laatst bijgewerkt (Webservices.nl) (leeg) Bijwerken

De eerste kolommen spreken voor zich. Voor de kolom ‘Bijwerken’ wordt in kolom (leeg) via een ‘i’ icoon informatie getoond over het gewijzigde gegeven.


| 14

Figuur 10: 'i' icoon met gegevens welke gegeven(s) gewijzigd zijn in het KvK.

Wanneer met de muis over het ‘i’ icoontje gegaan wordt, komt hier de melding welke gegeven(s) gewijzigd zijn in het KvK. Via de link ‘Bijwerken’ in de kolom Bijwerken wordt het scherm getoond om de gewijzigde gegevens op te nemen in de administratie. Bijwerken van de relatie Op dit moment is het bijwerken van relaties alleen mogelijk per relatie. Via de button ‘Webservices.nl: Bijwerken’ op de relatiekaart, of via de link “bijwerken” achter de relatie in het menupad Webservices.nl/ Overzichten/ Bijwerken/ Bij te werken relaties komt men uit in het relatie scherm waarbij links de huidige gegevens in Synergy getoond worden en rechts de voorgestelde wijzigingen worden weergegeven.

Figuur 11: Voorgestelde wijzigingen bij een relatie.

Indien rechts een groen ‘=’ teken staat, dan zijn de gegevens gelijk gebleven. Staat er een □ dan betreft het een gewijzigd gegeven. Staat hier een ‘˅’ in dan worden de huidige gegevens overschreven met de voorgestelde wijzigingen. Laat je het vakje leeg, dan blijven de huidige gegevens bewaard en wordt de wijziging niet doorgevoerd. Buttons ‘Bijwerken’ Met de button “bijwerken” voert u de wijzigingen door Let op: de indicatie van wijziging zal na de ‘bijwerken’ actie niet meer getoond worden, ook al heeft u de wijzigingen niet doorgevoerd. ‘Sluiten’ Met de button “sluiten”, sluit u dit scherm af. De indicatie van wijziging zal blijven.


| 15

5. Zoeken naar (Nederlandse) adressen Met Business Assistent is het ook mogelijk om te zoeken naar adressen in Nederland. Door gebruik te maken van deze functionaliteit, is het mogelijk om op uniforme wijze de adressen op te nemen in uw Synergy administratie. Adres: Zoeken scherm Achter het veld ‘adres’ kan via een browser button het scherm geopend worden om een adres te kunnen zoeken.

Figuur 12: Button om adres te gaan zoeken.

Door het klikken op de browser button, wordt het Adres: Zoeken scherm geopend. Het zoekscherm ziet er als volgt uit:

Figuur 13: Adres: Zoeken scherm.

Buttons ‘Tonen’ Het ingeven van minimaal één criterium is verplicht. Wanneer men kiest voor ‘tonen’ zal op basis van de ingegeven criteria een zoekactie uitgevoerd worden. De gevonden resultaten worden door Business Assistent weergegeven onder dit scherm. ‘Internationaal adres’ Is de landcode van een relatie leeg of gevuld met ‘NL’, dan wordt standaard de nationale adressen zoekpagina opgeroepen en wordt de button ‘Internationaal adres’ getoond om naar de internationale adressen zoekpagina te gaan. Indien de landcode van een relatie gevuld is met een andere landcode, dan zal de button ‘Nederlands adres’ getoond worden.


| 16

‘Sluiten’ Met deze button sluit men dit scherm af.

Secties ‘Snel zoeken’ Door op de grijze balk bij ‘Snel zoeken’ te klikken wordt het scherm in- of uitgeklapt. Veld ‘Snel zoeken’ Met deze optie kan je snel adressen opzoeken op basis van korte zoekacties. • • •

•

•

Men kan zoeken naar ‘Straatnaam, Plaats’, dan komt deze straatnaam + plaats met bijbehorende postcode als zoekresultaat naar voren. Men kan zoeken naar ‘Straatnaam + huisnummer, Plaats’. Het juist adres wordt dan direct als zoekresultaat getoond Men kan zoeken naar ‘Postcode’, bijvoorbeeld “1111AK”. Adressen met deze postcode komen dan naar voren in het zoekresultaat. Let op: zoeken naar allen de cijfers van een postcode zal geen resultaat opleveren. Men kan zoeken naar ‘Postcode+huisnummer’, Bijvoorbeeld “1111AA2”. Het juiste adres wordt dan direct als zoekresultaat getoond. Let op: Plaats huisnummer direct achter de postcode en laat de spatie uit de postcode weg. Bij het zoeken op alleen een ‘Straatnaam’ zal geen zoekresultaat getoond worden.

‘Adres’ Door op de grijze balk bij ‘Adres’ te klikken wordt het scherm in- of uitgeklapt. Veld ‘Straat’ Geef hier de straatnaam op waarop men wil zoeken. Let op: indien met straat + huisnummer ingeeft, zal de zoekactie geen resultaat opleveren omdat men dan op de straatnaam ‘straatnaam + huisnummer’ zoekt. Veld ‘Huisnummer’ Geef hier het huisnummer op waarop men wil zoeken. Het veld accepteert alleen cijfers. Veld ‘Toevoeging’ Geef hier de toevoeging van het huisnummer op waarop men wil zoeken. Veld ‘Postcode’ Geef hier de postcode op waarop men wil zoeken. Het gebruikte formaat is 0123AA. (Let op: geen spaties) Veld ‘Plaats’ Geef hier de plaats op waarop men wil zoeken. Adresgegevens overnemen Na het kiezen voor ‘tonen’ zal via Business Assistent op basis van de ingevoerde gegevens één of meer regels teruggegeven worden. Klikt u op één van de regels, dan is dit het adres wat voor gevuld wordt als adres.

Beschikbaarheid van Adres: Zoeken scherm Mits men voldoende rechten heeft binnen Synergy om adressen bij te mogen werken, vindt men het adres: zoeken scherm in de volgende schermen: • Relatie: Nieuw scherm (alle type relaties); • Relatie: Bewerken scherm (alle type relaties); • Relatie: Adressen scherm (alle type adressen: mits ‘Gelijk niet gelijk: bezoekadres’); Versie 1.3 Business Assistent - Gebruikershandleiding

| 17

• • •

Persoonsrelatie: Nieuw scherm (alle type personen); Persoonsrelatie: Bewerken scherm (alle type personen); Persoonsrelatie: Adressen scherm (alle type adressen: mits ‘Gelijk niet gelijk: bezoekadres’).

6. Zoeken naar Internationale Adressen Vanaf versie 2014.12 van Business Assistent is het mogelijk om ook te zoeken naar Internationale adressen. Heeft de relatie een landcode NL of is de landcode leeg, dan wordt het zoekscherm voor de nationale adressen opgestart. Zie hoofdstuk 5 hiervoor. Staat de landcode gevuld met een andere landcode, dan wordt de zoekpagina voor de internationale adressen gestart. Adres: Zoeken scherm Achter het veld ‘adres’ kan via een browser button het scherm geopend worden om een adres te kunnen zoeken.

Figuur 14: Button om adres te gaan zoeken.

Door het klikken op de browser button, wordt het Adres: Zoeken scherm geopend. Het zoekscherm ziet er als volgt uit:

Figuur 15: Adres: Zoeken scherm.

Buttons ‘Tonen’ Het ingeven van minimaal één criterium is verplicht. Wanneer men kiest voor ‘tonen’ zal op basis van de ingegeven criteria een zoekactie uitgevoerd worden. De gevonden resultaten worden door Business Assistent weergegeven onder dit scherm.


| 18

‘Nederlands adres’ Indien de landcode van een relatie gevuld is met een andere landcode, dan ‘NL’, dan zal de button ‘Nederlands adres’ getoond worden. Is de landcode van een relatie leeg of gevuld met ‘NL’, dan wordt standaard de nationale adressen zoekpagina opgeroepen en wordt de button ‘Nederlands adres’ getoond om naar de Nederlandse adressen zoekpagina te gaan. ‘Sluiten’ Met deze button sluit men dit scherm af.

Secties ‘Adres’ Door op de grijze balk bij ‘Adres’ te klikken wordt het scherm in- of uitgeklapt. Veld ‘Land’ Het veld ‘Land’ wordt standaard gevuld met de landcode opgegeven in de relatie. Veld ‘Postcode’ Geef hier de postcode op waarop men wil zoeken. Veld ‘Huisnummer’ Geef hier het huisnummer op waarop men wil zoeken. Veld ‘Straat’ Geef hier de straatnaam op waarop men wil zoeken. Let op: indien met straat + huisnummer ingeeft, zal de zoekactie geen resultaat opleveren omdat men dan op de straatnaam ‘straatnaam + huisnummer’ zoekt. Veld ‘Plaats’ Geef hier de plaats op waarop men wil zoeken. Adresgegevens overnemen Na het kiezen voor ‘tonen’ zal via Business Assistent op basis van de ingevoerde gegevens één of meer regels teruggegeven worden. Klikt u op één van de regels, dan is dit het adres wat voor gevuld wordt als adres.

Beschikbaarheid van Adres: Zoeken scherm Mits men voldoende rechten heeft binnen Synergy om adressen bij te mogen werken, vind men het adres: zoeken scherm in de volgende schermen: • Relatie: Nieuw scherm (alle type relaties); • Relatie: Bewerken scherm (alle type relaties); • Relatie: Adressen scherm (alle type adressen: mits ‘Gelijk niet gelijk: bezoekadres’); • Persoonsrelatie: Nieuw scherm (alle type personen); • Persoonsrelatie: Bewerken scherm (alle type personen); • Persoonsrelatie: Adressen scherm (alle type adressen: mits ‘Gelijk niet gelijk: bezoekadres’).


| 19

7. Bekende (fout)meldingen In dit hoofdstuk worden de bekende (fout)meldingen weergegeven. Authenticatie probleem. Controleer de Webservices.nl gebruikersnaam en wachtwoord Indien de login gegevens incorrect zijn, zal de Business Assistent de volgende melding teruggeven:

Figuur 16: Authenticatie probleem. Controleer de Webservices.nl gebruikersnaam en wachtwoord.

Webservices.nl is onbereikbaar. Controleer de internetverbinding op de server Indien een probleem met de internetverbinding zich voordoet, dan zal de volgende melding getoond worden:

Figuur 17: Webservices.nl is onbereikbaar. Controleer de internetverbinding op de server

Controleer de internetverbinding van de webserver (‘Synergy’ server). Onverwachte en onbekende fout opgetreden Neem contact op met de systeembeheerder. Er heeft zich een fout voorgedaan op de webserver. Geen resultaat na het ingeven van een zoekactie Krijgt u bij het zoeken geen foutmelding, maar ook geen resultaat terug? Neem dan contact op met Webservices.nl, het kan zijn dat het ‘tegoed’ bij Webservices.nl op is. Onvoldoende saldo om deze actie uit te voeren Neem dan contact op met Webservices.nl, het ‘tegoed’ bij Webservices.nl is op. Bij het aanmaken van een nieuwe relatie kom ik niet eerst in het zoekscherm, maar ga ik gelijk naar het aanmaken: relatie scherm Indien u een natuurlijk persoon aan het aanmaken ben, dan klopt dit. Hierop kunt u niet in het KvK zoeken. Indien u een relatie wilt aanmaken dan dient u te controleren of u beschikt over een ‘Enable add-on’ licentie rol in combinatie met OF een professional licentie rol OF een CRM rol. Indien u hierover niet beschikt, dan kunt u inderdaad geen gebruik maken van het aanmaken van relaties via de Business Assistent. Heeft u de benodigde licentie rollen wel, dan dient u de login gegevens van Webservices te (laten) controleren. Deze vindt u terug onder Webservices.nl/ Inrichting/ Algemeen/ Instellingen. Indien deze NIET gevuld staan, dan zal u bij het aanmaken van relaties altijd uitkomen in het ‘aanmaken relatie’ scherm. Een andere optie kan zijn dat uw applicatiebeheer Business Assistent (tijdelijk) heeft gedeactiveerd. (Dit is eventueel terug te vinden in het menupad Webservices.nl, Inrichting, Algemeen, Instellingen -> Sectie “Deactiveren”.


| 20

Gebruikershandleiding Business Assistent

Recommend Documents