gebruikerservaringen Sybren Bouwsma Frans van Ginkel Nicole Schrijver

 

gebruikerservaringen

  Sybren Bouwsma Frans van Ginkel Nicole Schrijver

VIS2: Gebruikerservaringen

3

Arcon 2006

Inhoudsopgave 1

INLEIDING................................................................................................................. 5

2

GEBRUIKERS VAN VIS2 .......................................................................................... 7

3

VERWACHTINGEN CLIËNTVOLGSYSTEEM........................................................... 9

4

ERVARINGEN VIS2................................................................................................. 11

5

EKD EN LANDELIJKE VERWIJSINDEX................................................................. 15

6

CONCLUSIES.......................................................................................................... 17

7

AANBEVELINGEN .................................................................................................. 19

BIJLAGE: VRAGENLIJST VIS2 ..................................................................................... 21


4

Arcon 2006


5

Arcon 2006

1 Inleiding Vangnet Informatie en Samenwerking Systeem (VIS2) is een digitaal cliëntvolgsysteem ter ondersteuning van overlegstructuren in de jeugdhulpverlening. In diverse gemeenten in Overijssel komen vertegenwoordigers van verschillende leefgebieden1 van jongeren regelmatig bij elkaar om de voortgang van jeugdigen te bespreken en om informatie uit te wisselen. VIS2 ondersteunt deze overlegstructuren door het bieden van mogelijkheden voor de (digitale) registratie van probleemjeugd en hun omgeving. Gegevens over jongeren kunnen via het systeem op een eenvoudige manier tussen de verschillende organisaties uitgewisseld worden, en zo kan er eerder (preventief) ingegrepen worden. In de gemeente Hengelo wordt VIS2 sinds een half jaar actief gebruikt. In Hengelo wordt het gebruikt in twee zogenaamde ‘vangnetoverleggen’. Eén vangnetoverleg is gericht op jeugdigen tot 12 jaar, het andere op jongeren tussen 12 en 23 jaar. Aan de overleggen nemen onder meer deel: gemeente, welzijnsorganisaties, maatschappelijk werk, woningbouwverenigingen, meldpunt kindermishandeling en de politie. In Enschede wordt het systeem op dit moment geïntroduceerd in het wijkzorgteam Oost. Dit wijkzorgteam moet zorgen voor een integrale aanpak van individuele problematiek in probleemwijken2. In het team werken diverse hulpverleners, welzijnsorganisaties, onderwijsinstellingen en politie, onder regie van de gemeente, met elkaar samen. De provincie Overijssel heeft zich in het actieprogramma Jeugdbeleid-Jeugdzorg 20052008 tot doel gesteld om de overdracht van VIS2 te realiseren naar andere gemeenten binnen de provincie. Om een eventuele ‘uitrol’ van VIS2 naar andere gemeenten mogelijk te maken, wil de provincie weten wat de ervaringen zijn van de huidige gebruikers. Op grond van deze ervaringen kan het systeem dan eventueel worden aangepast voordat het verder uitgerold wordt naar andere gemeenten in Overijssel. Arcon is daarom gevraagd een gebruikers- en waarderingsonderzoek uit te voeren onder de huidige gebruikers van VIS2.

1.1 Onderzoeksopzet Het gebruikersonderzoek is uitgevoerd door middel van gestructureerde telefonische interviews. In overleg met de provincie is een vragenlijst opgesteld. De vragenlijst is als bijlage in deze rapportage opgenomen. De vragen gaan in op de (algemene) verwachtingen van een cliëntvolgsysteem, de gebruikersvriendelijkheid van VIS2, de meerwaarde van het cliëntsysteem voor de eigen organisatie, de meerwaarde voor samenwerking en de ervaring van VIS2 in vergelijking met andere cliëntvolgsystemen. Tot slot is er een vraag opgenomen naar een mogelijke koppeling van VIS2 met twee toekomstig te ontwikkelen systemen: het Elektronisch kinddossier en de Landelijke verwijsindex probleemjongeren3.

1

Voorbeelden van leefgebieden zijn onderwijs, zorg, welzijn, werk en inkomen, veiligheid en wonen. 2 Uit: Jaarplan 2006 – Enschede-Oost 3 Uit: Voortgangsrapportage Operatie Jong, juni 2006


6

Arcon 2006

Voor het benaderen van de respondenten is gebruik gemaakt van de adreslijsten van de deelnemers aan de beide vangnetoverleggen in Hengelo en van het wijkzorgteam Oost in Enschede. Al deze deelnemers zijn telefonisch benaderd. De voorzitters van deze overleggen zijn van tevoren door de provincie schriftelijk van het onderzoek op de hoogte gebracht. In Hengelo is tevens de VIS2-systeembeheerder geïnterviewd. Op de deelnemerslijsten van de twee vangnet overleggen in Hengelo stonden 47 personen. Er is gesproken met 32 personen. Bijna alle mensen waarmee niet is gesproken, waren op vakantie. Dit rapport geeft een weerspiegeling van de ervaringen van gebruikers. In Enschede is gesproken met de administratieve medewerker en de teamleider van het wijkzorgteam Oost. Omdat VIS 2 nog niet door het wijkzorgteam wordt gebruikt, kon niet naar ervaringen van andere gebruikers worden gevraagd.

1.2 Leeswijzer In hoofdstuk 2 worden de gebruikersgroepen van VIS2 nader toegelicht, daarbij wordt ook ingegaan op de verschillen tussen de gebruikersgroepen in Hengelo en Enschede. Niet alle deelnemers die in het vangnetoverleg vertegenwoordigd zijn, zijn ook gebruiker van VIS2. Wel is naar hun verwachting van een volgsysteem gevraagd. De verwachtingen gaan met name over de mogelijkheden voor samenwerking in een cliëntvolgsysteem, alsmede de overzichtelijkheid en de toegankelijkheid van een cliëntvolgsysteem. Hierover gaat hoofdstuk 3. Hoofdstuk 4 gaat over de eerste ervaringen van de gebruikers van VIS2. Het gaat hierbij om de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en over de introductie van het systeem in de eigen organisatie. Vervolgens wordt ingegaan op ervaringen van gebruikers met de mogelijkheden in het systeem voor samenwerking,en de overzichtelijkheid en toegankelijkheid van het systeem. Tot slot is er aandacht voor de ervaringen van het gebruik van VIS2 in relatie tot andere cliëntvolgsystemen. Hoofdstuk 5 gaat kort in op een tweetal toekomstige ontwikkelingen in de jeugdzorg: het Elektronisch Kinddossier en een landelijk verwijsindex probleemjongeren. De mogelijke koppeling van VIS2 staat in dit hoofdstuk centraal. In hoofdstuk 6 worden de belangrijkste conclusies uit het gebruikersonderzoek beschreven. In hoofdstuk 7 worden een aantal aanbevelingen gedaan waar rekening mee gehouden kan worden bij de verdere ‘uitrol’ van VIS2 over de provincie. De bijlage met daarin de vragenlijst is achterin opgenomen.


7

Arcon 2006

2 Gebruikers van VIS2 In dit hoofdstuk worden de gebruikersgroepen van VIS2 in het kort nader toegelicht. Eerst wordt ingegaan op hoelang het systeem wordt gebruikt en vervolgens wordt nader toegelicht door wie het wordt gebruikt. Bij dit laatste onderwerp wordt onderscheid gemaakt tussen actieve, passieve en niet-gebruikers.

2.1 Hoelang wordt het gebruikt? Hengelo: Sinds maart 2006 wordt het systeem ‘VIS2’ in Hengelo actief gebruikt in de twee vangnetoverleggen. Daarvoor werd door een aantal organisaties gebruik gemaakt van de voorloper van dit systeem: ‘De Draad’. Enschede: In Enschede gaat VIS2 gebruikt worden in het wijkzorgteam Oost. Sinds enkele maanden worden probleemjongeren en probleemgezinnen in het systeem ingevoerd. Het systeem wordt echter nog niet actief gebruikt. Op zeer korte termijn gaat dit wel gebeuren. Na de invoering in wijkzorgteam Oost gaan ook andere wijkzorgteams in Enschede het systeem gebruiken.

2.2 Wie gebruikt het? De functionarissen die deelnemen aan de twee vangnetoverleggen in Hengelo zijn momenteel de belangrijkste huidige gebruikers van het systeem. In Enschede start men binnen het wijkzorgteam op korte termijn met het systeem. Alle 48 ‘multiprobleemgevallen’ die recentelijk in het wijkzorgteam zijn besproken, zijn inmiddels ingevoerd in VIS2. De gebruikerservaringen in Hengelo zijn richtinggevend voor de beschrijvingen in dit rapport. In Hengelo zijn vrijwel alle functionarissen die vertegenwoordigd zijn in het vangnetoverleg bekend met VIS24, maar niet iedereen maakt er gebruik van. Wat het gebruik betreft kan onderscheid gemaakt worden tussen actieve gebruikers, passieve gebruikers en niet-gebruikers. Actieve gebruikers zijn functionarissen die in het systeem kijken en zelf probleemjongeren in VIS2 invoeren. Het aantal jongeren dat deze functionarissen invoeren, is in de meeste gevallen een relatief klein deel van het cliëntenbestand van de organisatie. Momenteel worden alleen jongeren ingevoerd met zwaardere hulpvragen. Vaak is bekend (of bestaat het sterke vermoeden) dat ze op meerdere leefgebieden problemen hebben. Van de 32 vangnetdeelnemers behoren 15 deelnemers tot de actieve gebruikers. Dit is 47% van het totaal. Passieve gebruikers zijn functionarissen van instellingen en organisaties die zelf geen gezinnen of jongeren in het systeem hebben ingevoerd. Ze kijken wel eens in VIS2, meestal ter voorbereiding op een vangnetoverleg. Zij ervaren het als omslachtig om naast het registratiesysteem van hun eigen organisatie een tweede registratiesysteem in te vullen. Het gaat hier enerzijds om organisaties die niet zelf direct in contact staan met de doelgroep jongeren, zoals een woningbouwvereniging, en anderzijds om organisaties die de gebruiksmogelijkheden voor het systeem op dit moment te beperkt vinden. Van de 32 vangnetdeelnemers in Hengelo behoren 9 tot de groep van passieve gebruikers. Dit is 28% van het totaal.

4

Overigens geldt dit niet altijd voor de ‘vervangers’ van de functionarissen in het overleg.


8

Arcon 2006

Daarnaast is er een groep die helemaal geen gebruik maakt van het systeem. Een aantal niet-gebruikers vinden niet voldoende dossierinformatie over eigen cliënten in VIS2 en het eigen management kent weinig prioriteit toe aan VIS2. Van de 32 vangnetdeelnemers behoren 8 tot de groep van niet-gebruikers. Dit is 25% van het totaal. Twee van deze 8 vangnetdeelnemers zijn plaatsvervanger van een collega uit de eigen organisatie die wel gebruik maakt van VIS2.


9

Arcon 2006

3 Verwachtingen cliëntvolgsysteem Uit het vorige hoofdstuk blijkt dat lang niet iedereen die VIS2 kent, ook actief gebruik maakt van het systeem. Toch hebben veel respondenten wel een beeld bij een ‘ideaal’ cliëntvolgsysteem. Dit hoofdstuk gaat in op de verwachtingen van een dergelijk ‘ideaal’. Uit de interviews komen een aantal verwachtingen van een cliëntvolgsysteem naar voren: • het dient de samenwerking tussen organisaties ten goede te komen • het dient sneller handelen en eerder ingrijpen mogelijk te maken (preventie) • een beter zicht op de instroom en doorstroom van cliënten binnen organisaties • een beter overzicht op acties en betrokkenheid van organisaties • het systeem dient goed toegankelijk te zijn voor gebruikers • alle deelnemers dienen het systeem te gebruiken. Hieronder worden drie onderwerpen nader uitgewerkt: mogelijkheden samenwerking, overzichtelijkheid en toegankelijkheid. Met name wanneer het gaat om de inhoud van het overzicht en de mate van toegankelijkheid is er verschil van inzicht. Deze aspecten zijn ook van belangrijke invloed op de gebruikerservaringen. In het volgende hoofdstuk, dat gaat over de gebruikerservaringen, komen deze onderwerpen dan ook weer terug.

3.1 Verwachtingen mogelijkheden voor samenwerking De verwachtingen van mogelijkheden voor samenwerking in een cliëntvolgsysteem liggen vooral op het gebied van communicatie. Om samenwerking mogelijk te maken, moet een cliëntvolgsysteem volgens respondenten in ieder geval de mogelijkheid bieden om snel en eenvoudig contact met elkaar te leggen, bijvoorbeeld door de mogelijkheid van het sturen van interne berichten via het systeem. De communicatievorm moet laagdrempelig zijn en weinig tijd kosten.

3.2 Verwachtingen overzichtelijkheid Het cliëntvolgsysteem moet volgens respondenten een helder overzicht bieden op het moment dat je informatie nodig hebt. Het overzicht moet in ieder geval duidelijkheid geven over de betrokkenheid van andere organisaties bij een cliënt. Naast individuele gevallen moet je ook een overzicht kunnen krijgen van groepen en gezinnen. Ook afspraken uit een (vangnet) overleg moeten duidelijk in het overzicht van een cliëntvolgsysteem vermeld worden. Er moet duidelijk worden afgesproken en vastgelegd binnen VIS2 wie welke actie onderneemt. Er wordt door respondenten zeer verschillend gedacht over in hoeverre de inhoudelijke betrokkenheid van een organisatie in een cliëntvolgsysteem vermeld moet worden. Sommige respondenten, waaronder veel gemeenteambtenaren, willen in een cliëntvolgsysteem enkel de naam van de betrokken instelling of organisatie te zien krijgen. Voor meer inhoudelijke informatie zou dan contact opgenomen moeten worden met deze instelling. Andere respondenten, met name hulpverleners, verwachten juist ook inhoudelijke informatie over de betrokkenheid van de instelling in het cliëntvolgsysteem. Men wil graag meer uitgebreide mogelijkheden voor het invoeren en inzien van (inhoudelijke) dossiers. Achtergrondinformatie over een jongere, bijvoorbeeld over een uitkerings- of scholingssituatie, wordt als zeer waardevol ervaren.


10

Arcon 2006

3.3 Verwachtingen toegankelijkheid Een cliëntvolgsysteem moet volgens de respondenten snel en makkelijk toegankelijk zijn. Gegevens moeten makkelijk ingezien kunnen worden en ook makkelijk in het systeem gezet kunnen worden. De toegankelijkheid hangt echter nauw samen met een ander belangrijk punt, namelijk de autorisatie. In verband met de privacy moet de toegang volgens de meeste respondenten beveiligd zijn, zodat niet iedereen zomaar in het systeem kan komen. Vervolgens gaat het om de vraag wie er wel en geen toegang moet hebben tot het systeem, en om de vraag of iedere gebruiker ook direct toegang moet hebben tot alle gegevens. Over beide onderwerpen verschillen de ideeën. Allereerst de vraag welke organisaties toegang zouden moeten hebben tot het systeem: een aantal respondenten vindt het een goed idee als ook functionarissen van buiten het (vangnet)overleg in bepaalde gevallen toegang hebben tot (bepaalde) gegevens in het cliëntvolgsysteem. In de praktijk komt het voor dat een organisatie die bij een jongere betrokken is, niet deelneemt aan het overleg. De gegevens in het cliëntvolgsysteem zijn echter voor de hulpafstemming wel degelijk relevant en de registratie ook. Van de andere kant moet het aantal gebruikers ook weer niet te groot worden, omdat het daarmee onoverzichtelijk kan worden. Belangrijk is dat goed wordt bijgehouden wie op welke wijze toegang heeft tot het systeem. De vraag of iedere gebruiker ook toegang moet hebben tot alle gegevens, levert ook verschil van mening op. Een aantal respondenten vindt dat iedere gebruiker ook direct toegang moet hebben tot alle gegevens. Andere respondenten plaatsen daar vraagtekens bij.


11

Arcon 2006

4 Ervaringen VIS2 Ervaringen met het gebruik van VIS2 gaan enerzijds over de functionaliteit van het systeem zelf en anderzijds over het functioneren van het systeem in de eigen organisatie. In het ene geval gaat het om de gebruiksvriendelijkheid en om de vraag of de technische mogelijkheden van het systeem voldoen aan de verwachtingen van de gebruikers. In het andere geval gaat het om de vraag hoe VIS2 gebruikt wordt binnen de instellingen en organisaties. Het gaat hier bijvoorbeeld ook om ervaringen met het gebruik van VIS2 in relatie tot het eigen registratiesysteem. In dit hoofdstuk wordt nader op deze ervaringen ingegaan. Eerst wordt kort ingegaan op de ervaringen die gebruikers hebben opgedaan bij het leren werken met het systeem en bij het gebruik van het systeem. In de drie daaropvolgende paragrafen wordt ingegaan op de onderwerpen samenwerking, overzichtelijkheid en toegankelijkheid. Deze onderwerpen zijn ook al bij de verwachtingen in het vorige hoofdstuk besproken. De verwachtingen en de praktijk worden hier tegenover elkaar gezet. Er wordt zowel ingegaan op de functionaliteit van VIS2 als op de vraag hoe VIS2 in de overlegstructuur functioneert. In de voorlaatste paragraaf wordt ingegaan op de ervaringen met het gebruik van VIS2 in relatie tot de eigen organisatie en in de laatste paragraaf gaat het over de gebruikerservaringen in relatie tot het eigen cliëntvolgsysteem. Omdat in Enschede nog niet actief wordt gewerkt met VIS2 is dit hoofdstuk gebaseerd op de ervaringen van gebruikers in Hengelo.

4.1 Met VIS2 leren werken De meeste gebruikers van VIS2 hebben een introductiecursus gehad van anderhalf uur. Veel mensen konden na deze cursus direct aan de slag. Een aantal mensen heeft echter meer tijd nodig om met het systeem te leren werken. Voor een aantal respondenten wijst het systeem zich bijna vanzelf. Anderen vinden het systeem toch wel knap ingewikkeld en hebben extra ondersteuning nodig. De mensen die met VIS2 werken vinden het over het algemeen erg gebruiksvriendelijk. Hoewel het redelijk makkelijk in gebruik is, geven respondenten aan dat ze soms nog wel met vragen zitten. Ze maken echter nauwelijks gebruik van de helpfunctie van het systeem. Men belt liever even naar de systeembeheerder om de vraag direct voor te leggen. Veel gebruikers wachten nog op het beschikbaar komen van een heldere (niet te technische) handleiding. Een aantal respondenten geeft aan dat wanneer VIS2 al direct bij het opstarten van de computer op het bureaublad zou verschijnen er waarschijnlijk vaker gebruik van gemaakt zou worden.

4.2 Samenwerking VIS2 wordt gezien als een goed hulpmiddel om de informatie over jongeren van de verschillende organisaties uit te wisselen en de lijnen korter te maken. Het is duidelijker wie de regie in handen heeft en het samenwerkingsverband wordt inzichtelijker. De communicatie via het systeem loopt ook goed en het is prettig dat de communicatie in een beveiligde omgeving plaatsvindt. Het gebruik van VIS2 maakt een deel van de normaal gepleegde telefoontjes overbodig . Wel wordt aangegeven dat VIS2 in feite slechts een hulpmiddel is om samenwerking vorm te geven. Het computersysteem kan veel zaken inzichtelijk maken, maar vervolgens moet


12

Arcon 2006

de afstemming toch vooral face-to-face plaatsvinden. Functionarissen moeten vooral zelf de samenwerking en afstemming over cliënten bewaken. Uit hoofdstuk 2 bleek dat lang niet iedere organisatie die vertegenwoordigd is in het vangnetoverleg VIS2 actief gebruikt. Op dit moment werkt ongeveer de helft van de organisaties in het vangnetoverleg actief met het systeem en niet iedere gebruiker registreert even frequent. Voor het goed functioneren van het systeem wordt opgemerkt dat het belangrijk is dat iedere organisatie die erbij betrokken is er ook écht mee werkt. Het enkel creëren van mogelijkheden voor samenwerking in het systeem hoeft niet direct tot een betere samenwerking te leiden. Volgens respondenten werkt een volgsysteem als VIS2 alleen als het echt gebruikt wordt en er vanuit iedere organisatie ook voldoende draagvlak is om het systeem actief te gebruiken. Pas dan zal VIS2 ook echt tot een betere samenwerking leiden. In het kader van de samenwerking is ook gevraagd of het aantal gebruikers op dit moment voldoende is. Het huidige aantal gebruikers is volgens de meeste respondenten op zich goed (wanneer iedereen er ook actief gebruik van zou maken), al zijn er ook voorstanders van een kleinere groep hoofdgebruikers. Aan de andere kant zijn er respondenten die vinden dat instellingen als Humanitas, de Stadsbank en onderwijsinstellingen meer bij VIS2 betrokken moeten worden.

4.3 Overzichtelijkheid Volgens veel respondenten ziet het overzicht er op het scherm overzichtelijk uit: in één oogopslag is te zien welke organisatie(s) bij welke jongere betrokken is of zijn. Wel wordt opgemerkt dat er problemen zijn met het afdrukken van gegevens. Er gaat informatie verloren bij het uitprinten. Een aantal respondenten vindt het systeem te oppervlakkig en er is volgens hen te weinig ruimte voor tekst. Je kunt daarom niet alles kwijt wat je erin kwijt wilt. Dit heeft onder andere te maken met de keuzes die gemaakt zijn over de gegevens die geregistreerd worden. In Hengelo is er voor gekozen om VIS2 te gebruiken als systeem dat inzicht en overzicht moet verschaffen in de betrokkenheid van organisaties bij een cliënt. Daardoor ligt er weinig nadruk op het registreren van de inhoudelijke bemoeienis van de verschillende organisaties. Een aantal gebruikers in Hengelo mist daarom de mogelijkheden voor het registreren en opslaan van meer inhoudelijke informatie over de bemoeienis van de organisaties met de cliënten. In Enschede kiest men voor een iets ruimere opzet van het systeem dan in Hengelo, met meer ruimte voor het registreren van inhoudelijke aspecten van de begeleiding. Echter, omdat er nog niet actief met VIS2 wordt gewerkt, kunnen op dit moment ook nog geen ervaringen in Enschede worden beschreven. Hiervoor is nodig dat er minimaal een half jaar met het systeem is gewerkt.Ongeveer de helft van de deelnemers aan de vangnetten in Hengelo heeft cliënten ingevoerd in VIS2. Bij het merendeel betreft het een klein deel van de cliënten. Dit heeft onder andere te maken met het ‘soort’ cliënten dat op dit moment in VIS2 terug te vinden is, de multiprobleemgevallen. Er wordt door een aantal respondenten expliciet aangegeven dat eigenlijk niet alleen de ‘zware’ gevallen in het cliëntvolgsysteem terecht zouden moeten komen, zoals op dit moment het geval is, maar dat met name ook de ‘lichte’ probleemgevallen geregistreerd zouden moeten worden. Zo kan er eerder (preventief) actie ondernomen worden als dat nodig is.

4.4 Toegankelijkheid Het systeem is volgens respondenten over het algemeen goed toegankelijk. Het is ook goed dat het beveiligd is, zodat niet iedereen er zomaar gebruik van kan maken. In Hengelo is er voor gekozen dat een gebruiker pas alle gegevens van een jongere in kan


13

Arcon 2006

zien, op het moment dat deze functionaris die jongere ook zelf invoert. Volgens een aantal respondenten is de toegang tot de informatie op deze manier nog te beperkt. Een aantal gebruikers zou graag al eerder toegang willen hebben tot de gegevens over de jongere. In Enschede is er gekozen voor verschillende autorisaties, waaronder ‘probleemhouder intern’ en ‘probleemhouder extern’. Daardoor kunnen ook mensen van buiten het wijkzorgteam toegang krijgen tot bepaalde onderdelen van het systeem, wanneer hij/zij ook te maken heeft met mensen in het systeem. Er is in Enschede echter nog geen ervaring met het gebruik van het systeem opgedaan.

4.5 VIS2 en de eigen organisatie Hoe het gebruik van VIS2 ervaren wordt, hangt erg af van de instelling of organisatie waar het gebruikt wordt. Bij een aantal organisaties wordt het draagvlak vanuit de directie gemist om het systeem te gebruiken. Het management van een instelling is volgens respondenten niet altijd op de hoogte van de precieze gebruikers en ook niet altijd van het doel van VIS2. Mede daardoor wordt er nog onvoldoende gebruik gemaakt van het systeem. Verder geven gebruikers aan dat wanneer er geen andere gebruikers zijn van het systeem binnen de eigen organisatie de drempel om het actief te gaan gebruiken vaak hoger ligt. De steun van de eigen organisatie om het systeem te gebruiken is dus erg belangrijk. Wanneer er door een organisatie voor het gebruik van VIS2 gekozen wordt, dan wordt aangegeven dat het gebruik vanuit de eigen organisatie meer gestimuleerd en gefaciliteerd kan worden. Er dient voldoende tijd en ruimte gegeven te worden om met het systeem te leren werken.

4.6 VIS2 en andere cliëntvolgsystemen Veel van de gebruikers van VIS2 in het vangnetoverleg hebben al ervaring met een ander cliëntvolgsysteem. Het gaat daarbij om de voorloper van VIS2, ‘De Draad’ of om een eigen registratiesysteem. ‘De draad’ ‘De Draad’ is het eerste cliëntvolgsysteem dat gebruikt is in Hengelo en Enschede. Dit systeem heeft een aantal jaren gefunctioneerd en VIS2 borduurt daar op voort. De mensen die met VIS2 werken vinden dit een gebruiksvriendelijker systeem dan voorloper ‘De Draad’. Als voordeel wordt gezien dat je vanaf iedere werkplek in kunt loggen en dat het gekoppeld is aan de Gemeentelijke Basisadministratie. Eigen cliëntvolgsysteem Het eigen cliëntvolgsysteem van een aantal instellingen is in de meeste gevallen feitelijk een uitgebreid registratiesysteem. Het eigen systeem is vaak vooral beschrijvend en een systeem waarin de dossiers bijgehouden worden.VIS2 is voornamelijk bedoeld om te komen tot een goede afstemming met andere betrokkenen. In de meeste gevallen is er dan ook geen directe koppeling van VIS2 met het eigen registratiesysteem. Vanwege het verschil in functionaliteit, en vanwege de privacy, zit ook niet iedere organisatie of instelling op deze koppeling te wachten. Wel wordt aangegeven dat het gebruik van beide systemen naast elkaar soms dubbel werk en omslachtigheid oplevert. Dat leidt er mede toe dat er nog niet optimaal gebruik gemaakt wordt van VIS2. Er zou volgens sommigen daarom nagedacht kunnen worden over betere afstemming tussen het eigen systeem en VIS2. Ook een meer uitgebreide dossierbeschrijving binnen


14

Arcon 2006

VIS2 maakt het systeem voor gebruikers aantrekkelijker. Daarbij moet vanzelfsprekend wel rekening gehouden worden met de privacy.


15

Arcon 2006

5 EKD en landelijke verwijsindex Naast de verwachtingen ten aanzien van een cliëntvolgsysteem en de ervaringen met VIS2 is ook gevraagd naar de ideeën ten aanzien van de koppeling van VIS2 met twee toekomstig te ontwikkelen systemen: het Elektronisch kinddossier en een Landelijke (digitale) verwijsindex probleemjongeren.

5.1 Elektronisch kinddossier Het Elektronisch kinddossier (EKD) is een gemeenschappelijk registratiesysteem voor de jeugdgezondheidszorg. Het is de bedoeling dat vanaf 2008 ieder kind in dat systeem wordt geregistreerd en dat de ontwikkeling in de gezondheidssituatie wordt bijgehouden. Aan de respondenten is gevraagd of ze een koppeling van het cliëntvolgsysteem VIS2 aan het EKD een goed idee zouden vinden. Slechts een klein deel van de respondenten bleek op de hoogte te zijn van de plannen. Het deel van de respondenten dat er wel mee bekend is, is vooral terughoudend over een koppeling. Te veel dossierinformatie vanuit het EKD zou problemen op kunnen leveren met de privacy en dat is ongewenst. Je hoeft immers ‘niet op de hoogte te zijn van het verleden van iedere jongere’. Ook heeft het EKD een veel bredere doelgroep omdat in het EKD in principe van alle jeugdigen een registratie gemaakt wordt, terwijl VIS2 met name op probleemjongeren gericht is. Op bepaalde onderdelen zou een koppeling zinvol kunnen zijn, maar een standaardkoppeling is geen optie. In ieder geval moet er bij een eventuele koppeling dus goed nagedacht worden over welke informatie eventueel opgenomen kan worden.

5.2 Landelijke verwijsindex probleemjongeren De landelijke verwijsindex betreft een idee dat ‘instellingen in de brede zorgketen, zoals (jeugd)zorg, onderwijs en justitiële instellingen, adequate en actuele informatie moeten gaan bieden aan collega-instellingen die met dezelfde risicojeugdige aan de slag zijn, dan wel een risico bij een jongere signaleren’5. Omdat er op lokaal niveau al een aantal van dergelijke initiatieven zijn, waaronder VIS2, wordt in de landelijke verwijsindex uitgegaan van een landelijke koppeling van de verschillende decentrale cliëntvolgsystemen. Niet alle respondenten zijn van de plannen met de landelijke verwijsindex op de hoogte. De respondenten die het wel kennen staan over het algemeen gematigd positief tegenover zo’n landelijke koppeling. De grote meerwaarde ligt in het kunnen volgen van cliënten bij verhuizingen naar andere gemeenten. Ook komt er meer zicht op activiteiten van de cliënt buiten de eigen gemeente.

5

Uit: Voortgang Operatie Jong, juni 2006


16

Arcon 2006


17

Arcon 2006

6 Conclusies Hoewel het systeem VIS2 nog relatief kort in gebruik is, kunnen er op dit moment al wel een aantal conclusies worden getrokken. Gebruikers In Hengelo wordt VIS2 in twee multidisciplinaire overlegstructuren op het gebied van jeugdbeleid gebruikt, de zogenaamde vangnetoverleggen. In Enschede gaat men in het wijkzorgteam Oost met het systeem werken. Van de 32 vangnetdeelnemers behoren er 15 (47%) tot de actieve gebruikers, 9 (28%) tot de passieve gebruikers en 8 (25%) deelnemers tot de niet-gebruikers van VIS2. Twee van deze 8 vangnetdeelnemers zijn plaatsvervanger van een collega uit de eigen organisatie die wel gebruik maakt van VIS2. De redenen waarom niet iedereen het systeem actief gebruikt zijn zeer verschillend. De belangrijkste zijn: - de organisatie staat te weinig in direct contact met de doelgroep jongeren - het gebruik is te omslachtig in combinatie met het eigen registratiesysteem van de instelling en kost daarom te veel tijd - de mogelijkheden van het systeem worden als te beperkt ervaren, met name op het gebied van de dossiervorming - er is te weinig draagvlak binnen de eigen organisatie om het te gebruiken. Gebruiksvriendelijkheid VIS2 wordt door de actieve gebruikers over het algemeen als een gebruiksvriendelijk systeem ervaren. Prettig is dat er vanaf iedere werkplek mee gewerkt kan worden. Een aantal gebruikers heeft nog iets meer tijd en ondersteuning nodig om ermee te leren werken. Zij wachten nog op het beschikbaar komen van een heldere (niet te technische) handleiding Samenwerking VIS2 wordt gezien als een goed hulpmiddel om de informatie over jongeren van de verschillende organisaties uit te wisselen en de lijnen korter te maken. Het is duidelijker wie de regie in handen heeft en het samenwerkingsverband wordt inzichtelijker. De communicatie via het systeem loopt ook goed en het is prettig dat de communicatie in een beveiligde omgeving plaats vindt. Het gebruik van VIS2 maakt een deel van de normaal gepleegde telefoontjes overbodig. VIS2 biedt door de communicatiemogelijkheden goede mogelijkheden voor samenwerking, maar in feite is het systeem vooral een hulpmiddel voor de samenwerking. Het enkel creëren van mogelijkheden voor samenwerking in VIS2 hoeft niet direct tot een betere samenwerking te leiden. Functionarissen moeten toch vooral zelf de samenwerking en afstemming over cliënten bewaken. Op dit moment wordt er nog door relatief weinig organisaties en instellingen actief gebruik gemaakt van het systeem. Door verschillende respondenten wordt dan ook aangegeven dat het systeem eigenlijk alleen aantrekkelijk is als iedere netwerkpartner het gebruikt. De functionaliteit van het systeem staat of valt immers met de organisaties en mensen die er mee werken. Overzichtelijkheid Het systeem VIS2 is volgens gebruikers goed overzichtelijk. In één opslag is te zien wie er bij welke jongere betrokken is. Bij het maken van een afdruk gaat er echter informatie verloren. Aan een oplossing voor dit probleem wordt momenteel gewerkt.


18

Arcon 2006

Het systeem biedt volgens een aantal respondenten te weinig mogelijkheden voor het registreren van meer inhoudelijke informatie. De keuze in Hengelo om de nadruk te leggen op de registratie van de feitelijke betrokkenheid van de organisatie bij een jongere, in plaats van op de inhoudelijke bemoeienis en dossiers, is niet voor iedere gebruiker duidelijk. Er is nu een relatief beperkt aantal jongeren ingevoerd. Eigenlijk zouden niet alleen de ‘zware’ probleemgevallen ingevoerd moeten worden, maar ook ‘lichte’ gevallen, want dan kan er pas echt preventief ingegrepen worden. Toegankelijkheid Het systeem is over het algemeen goed toegankelijk en de beveiliging en autorisatie is goed in orde. Wel moet er volgens een aantal respondenten eerder toegang zijn tot de informatie over een jongere of een cliënt, en niet pas op het moment dat je zelf ook deze jongere in het systeem invoert. Organisatie In een aantal instellingen en organisaties ontbreekt op dit moment het draagvlak vanuit het management om het systeem te gebruiken. Het management van een instelling is niet altijd op de hoogte van de precieze gebruikers. Wanneer er door een organisatie voor het gebruik van VIS2 gekozen wordt, dan zou het gebruik vanuit de eigen organisatie eigenlijk gestimuleerd en gefaciliteerd moeten worden, bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van voldoende tijd om ermee te leren werken. Ook het onderschrijven van het belang en het aanspreken van medewerkers op het gebruik van VIS2 zijn belangrijk. EKD en landelijke verwijsindex In verband met de privacy en het verschil in doelstelling zou een standaardkoppeling van VIS2 aan het Elektronisch kinddossier geen goed idee zijn. Maar er kan wel nagedacht worden over een koppeling op bepaalde onderdelen. Een koppeling van VIS2 met de landelijke verwijsindex wordt redelijk positief ontvangen. Bij verhuizingen is er dan eerder informatie beschikbaar en is er zicht op activiteiten van jongeren buiten de eigen gemeente.


19

Arcon 2006

7 Aanbevelingen De aanbevelingen die van belang zijn bij een verdere verspreiding van het cliëntvolgsysteem VIS2: •

VIS2 via een duidelijke presentatie met duidelijke gebruikersgroepen en doelen presenteren

•

een heldere (niet te technische) handleiding

•

een systeembeheerder met uren om gebruikers te ondersteunen

•

koppeling van eigen registratiesysteem met VIS2 kan dubbel werk voorkomen

•

VIS2 direct bij het opstarten van de computer ook laten opstarten

•

duidelijke autorisaties: wil VIS2 echt snelle informatie uitwisseling en hulp stimuleren dan moeten binnen het registratiesysteem duidelijke afspraken worden gemaakt over de samenwerking en de afstemming rondom een cliënt

•

het aanwijzen van een probleemhouder of zorgcoördinator bij cliënten waarbij twee of meer instellingen betrokken zijn

•

wanneer een netwerk ervoor kiest om een cliëntregistratiesysteem te gaan gebruiken dan is het systeem alleen effectief als alle deelnemers aan het netwerk er gebruik van maken

•

gebruikers moeten door de eigen organisatie in staat worden gesteld om het systeem te gebruiken

•

‘lichte’ probleemgevallen invoeren om preventief in te kunnen grijpen

•

overzichtelijke informatieafdrukken

•

er moet bij verschillende organisaties meer aandacht besteed worden aan het vergroten van draagvlak voor het gebruik van VIS2.

Het zou mooi zijn wanneer het gebruik van VIS2 over een jaar wordt geëvalueerd. Hierbij is het interessant om de ervaringen met de meer uitgebreide dossierversie van Enschede en de minder uitgebreide versie van Hengelo met elkaar te vergelijken.


20

Arcon 2006


21

Arcon 2006

Bijlage: Vragenlijst VIS2 Naam: Organisatie: Gemeente: Korte introductie van het cliëntvolgsysteem en het onderzoek.

A. Algemeen 1. Kent u het cliëntvolgsysteem VIS2?  Ja  Nee 2. Werkt u zelf met VIS2?  Ja  Nee, waarom niet

3. Gebruikt u (ook) een eigen cliëntvolgsysteem?  Ja, nl.:……………………………………………………………………………  Nee, door naar vraag 5 4. Hoe beoordeelt u het gebruik van VIS2 in relatie met het eigen cliëntvolgsysteem? (alleen vragen indien de respondent ook met VIS2 werkt)

5. Wat verwacht u van een cliëntvolgsysteem?


22

B. Ervaringen gebruik systeem 6. Hoe lang werkt u nu met VIS2?

7. Hoeveel tijd heeft het gekost om met het systeem te leren werken?

8. Heeft u een training gehad om te leren werken met het systeem?  Ja, door naar inhoud training  Nee, ga door naar vraag 9 inhoud training Door wie of welke organisatie werd deze training gegeven?

Wat was de inhoud van de training?

Wat vond u van de training?

9. Hoe ervaart u het gebruik van VIS2? a. met betrekking tot het invoeren van cliëntgegevens

b. met betrekking tot het terugvinden van informatie c. met betrekking tot samenwerking met andere partners c. met betrekking tot de samenwerking met andere partners

Arcon 2006


23

c. met betrekking tot de samenwerking met andere partners

d. overige opmerkingen (over gebruik VIS2)

10. Hoeveel van uw cliënten heeft u in VIS2 gezet? Aantal:…………………………… Welk deel van uw cliënten is dit? (Aandeel en/of specifieke groepen). Aandeel/percentage?:

Specifieke groepen?:

11. Werkt het systeem naar uw verwachting?  Ja  Nee Waarom wel/niet?

Arcon 2006


24

Arcon 2006

12. Zijn er functies die u in VIS2 mist? Ja, namelijk





Nee

13. Maakt u gebruik van de helpfunctie van het systeem? Ja, van welk(e) onderde(e)l(en) van de helpfunctie maakt u gebruik?





Nee

C. VIS2 in de organisatie 14. Welke meerwaarde heeft het gebruik van VIS2 voor uw organisatie?

15. Zorgt VIS2 ook voor keten/samenwerkingspartners?  Ja, op welke manier

een

betere

afstemming

tussen


25

Arcon 2006

Nee, waarom niet?



16. Zouden er volgens u meer organisaties moeten deelnemen aan VIS2?  Ja, namelijk de volgende personen en/of organisaties Personen:……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Organisaties:……………………………………………………………………………….…… …………………………………………………………………………………  Nee 17. Hoe gaat u om met privacy met betrekking tot VIS2?

D. Toekomst 18. Heeft u verbetervoorstellen voor het cliëntvolgsysteem VIS2?  Ja  Nee, door naar vraag 19 Zoja, welke punten zijn voor verbetering vatbaar?

19. Zou u het gebruik van VIS2 ook aan anderen aanbevelen?  Ja, kunt u drie pluspunten/verkoopargumenten noemen? 1. 2. Nee, omdat  Nee, omdat: 3. 

VIS2: Gebruikerservaringen 

26

Arcon 2006

Nee, omdat

20. Ziet u een relatie van VIS2 met het in te voeren Elektronisch Kind Dossier (EKD)?  Ja, namelijk

 

Nee Niet bekend met EKD

21. Ziet u een link van VIS2 met de plannen voor een Landelijke verwijsindex risicojongeren?  Ja, namelijk

 

Nee Niet bekend met de Landelijke verwijsindex risicojongeren

22. Ruimte voor op- of aanmerkingen

gebruikerservaringen Sybren Bouwsma Frans van Ginkel Nicole Schrijver

Recommend Documents